Curso Excel 2007 Avanzado

Ofimática Avanzada http://capacitateexcel.blogspot.
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Índice
Índice............................................................................................................... 1
Funciones......................................................................................................... 3
Insertar una función .............................................................................................. 3
Operadores numéricos .......................................................................................... 5
La sintaxis de una función ...................................................................................... 6
Tipo de argumentos de una función ...................................................................... 7
Funciones Matemáticas ......................................................................................... 7
Funciones de búsqueda ....................................................................................... 10
Funciones lógicas................................................................................................. 13
Funciones de texto .............................................................................................. 14
Usando nombres en las fórmulas ........................................................................ 17
Como asignar un nombre a una celda o rango ..................................................... 17
Insertando nombres a rangos desde la pestaña fórmulas .................................... 19
Administrador de nombres .................................................................................. 20
Formato Condicional ....................................................................................... 21
Formato condicional en rangos de colores .......................................................... 23
Formato condicional basado en una fórmula ....................................................... 24
Validación de Datos y Filtros............................................................................ 27
Validación de datos ............................................................................................. 27
Trabajar con Listas ............................................................................................... 28
Ayuda cuando se repiten datos de entrada en una lista ....................................... 29
Filtros .................................................................................................................. 30
Usando Autofiltro ................................................................................................ 30
Autofiltro personalizado ...................................................................................... 32
Filtro “Avanzada” ................................................................................................ 32
1
Lenin E. Puga Buenfil leninpuga@gmail.com
Ofimática Avanzada http://capacitateexcel.blogspot.com
Caracteres comodines para filtro avanzado ......................................................... 35

Ejemplos de criterios de filtro avanzado .............................................................. 35
Tablas dinámicas ............................................................................................ 37
Creando una tabla dinámica con el asistente ....................................................... 38
Elementos de la tabla dinámica ........................................................................... 41
Cambiar el modo en que se resumen los datos .................................................... 42
Agrupaciones en tablas dinámicas ....................................................................... 43
Cálculos personalizados ....................................................................................... 43
Creando campos y elementos calculados ............................................................ 45
Creando un campo calculado............................................................................... 46
Creando un elemento calculado .......................................................................... 47
Crear listas de fórmulas ....................................................................................... 48
Gráfico dinámico ................................................................................................. 50
Creando un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica ya existente ........... 50
Análisis What-if .............................................................................................. 52
Función Buscar Objetivo.................................................................................. 52
Tablas de una y dos variables.......................................................................... 55
Qué es una tabla de datos para What-if............................................................... 55
Tabla de una variable .......................................................................................... 55
Tabla de dos variables ......................................................................................... 59
Macros........................................................................................................... 62
Archivo para macros ............................................................................................ 62
Habilitar la pestaña Programador ........................................................................ 63
Grabar una macro ............................................................................................... 64
Ejecutar una macro con el método abreviado ..................................................... 65
Ejecutar una macro ............................................................................................. 66
Asignar una macro a un botón ............................................................................. 68
2
Funciones
Una función es una fórmula creada con Visual Basic para realizar cálculos complicados. Las
funciones tiene un nombre propio y existen multitud de funciones en Excel.
Existen funciones que realizan cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, e incluso
funciones de búsqueda y de texto.
Insertar una función
Barra de Fórmulas
Las funciones pueden ser introducidas usando el teclado o por el asistente de funciones.
Para insertar una función por medio del asistente de fórmulas, necesitamos hacer lo siguiente:
1. En la barra de herramientas hacemos clic en la pestaña de Fórmulas seguido pulsamos
el botón Insertar función y con ello aparece la pantalla de Pegar función la cual muestra
las diversas categorías de las funciones de Excel 2007.
2. Por ejemplo, Si deseamos usar la función de suma seleccionamos SUMA de la ventana

de Nombre de la función.
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3. Hacemos clic en el botón de Aceptar y tenemos otra pantalla para insertar los
parámetros de la función.
4
4. Ahora tenemos la pantalla para la entrada de los datos o el vínculo a los datos a sumar,
en los espacios de texto colocamos los valores a sumar o el vinculo a las celdas a sumar.
Operadores numéricos
Los operadores son una parte importante en las fórmulas pues con ellos podemos establecer
criterios al momento de hacer operaciones.
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Operadores utilizados en las fórmulas
Operador Nombre
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Exponencial
& Concatenación
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor e igual a
<= Menor e igual a
<> diferente a
La sintaxis de una función
Las funciones tienen reglas de sintaxis para un correcto funcionamiento, ver el siguiente
ejemplo:
=SUMA(A1:B12;100)
Signo igual Nombre de la Argumentos separados por

función punto y coma, y
encerrados entre
paréntesis
En esta fórmula se suman los valores del rango A1:B12 y el número 100. Entonces podemos
decir que esta función tiene dos argumentos a sumar, el rango y el valor de 100.
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Tipo de argumentos de una función
Los argumentos de una función pueden ser:

 Números: con o sin separador decimal, aceptando hasta una precisión de 15
decimales.
 Texto: los argumentos en formato de texto deberán ir obligatoriamente entre
comillas dobles, pudiendo contener hasta 256 caracteres.
 Valores Lógicos: éstos son Verdadero o Falso.
 Referencias: pueden ser referencias a celdas individuales o a rangos de celdas.
Funciones Matemáticas
SUMAR.SI (rango;criterio,rango_suma)
Suma los valores de rango_suma que cumplan con el criterio indicado en la columna de rango.
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SUMAR.SI.CONJUNTO (Rango_suma,rango_criterios1,criterio1, rango_criterios2,criterio2)

Suma los valores de un rango que cumplan múltiples criterios
CONTAR.SI (rango;condición)
Cuenta el número de celdas que cumplan con la condición dada.
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CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterios1,criterio1, rango_criterios2,criterio2)

Cuenta un rango basado en múltiples criterios.
El resultado es 2 porque solo hay dos datos de Depto. que cumplen con el criterio de ser
Blancos con Unidades >2
CONTAR (rango)
Cuenta cuantos números hay en el rango.
MAX (número1, número2)

Devuelve el valor máximo de los valores en la sección de argumento.
MIN (número1, número2)

Devuelve el valor mínimo de los valores en la sección de argumento.
ENTERO (número)
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Redondea un número dado como argumento hasta el entero más próximo.

=ENTERO(4.5) es 4
REDONDEAR (número, decimales)

Redondea un número dado como argumento al número de decimales especificado.
=REDONDEAR(4.5,0) es 5
Funciones de búsqueda
BUSCAR (valor buscado, vector de comparación, vector resultado)

Devuelve un valor del vector resultado (una columna del rango) que se corresponden en
posición al valor buscado dentro del vector de comparación, que debe ser del mismo tamaño.
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BUSCARV (valor buscado, matriz de comparación, indicador columna, ordenado)

Encuentra el valor buscado dentro de una vector de comparación (serie de columnas) y
devuelve el valor que se encuentra en la celda que se muestra en el indicador de columna.
Ordenado, es una indicación de que la primera columna de la matriz esta ordenada.
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Nota: Si queremos que la fórmula nos devuelva un dato exacto en vez del más cercano,
debemos de agregarle a la fórmula el criterio de “falso” al final de ésta, obligando a la misma a
hallar el dato real y no una aproximación.
BUSCARH (valor buscado, matriz de comparación, indicador fila, ordenado)

Encuentra el valor buscado dentro de una matriz de comparación (serie de filas) y devuelve el
valor que se encuentra en la celda que se indica en el indicador de fila. Ordenado, es una
indicación de que la primera fila de la matriz esta ordenada.
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Funciones lógicas
SI (prueba lógica, valor si es verdadero, valor si es falso)

La función SI, evalúa una condición establecida como argumento (prueba lógica), si el resultado
de ésta es verdadero, la celda presenta el segundo de los argumentos, si es falso presentará el
tercero.
Ejemplo 1. Deseamos evaluar si la calificación de un alumno es de aprobado o no aprobado.
=SI(Nota<5,”No Aprobado,”Aprobado”)
Ejemplo 2. Se compara el presupuesto vs. Real.
Y(valor lógico1, valor lógico2…, es_verdadero, es_falso)
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La función Y evalúa una o más condiciones establecidas como argumento. Si todas son
verdaderas, la función devuelve el segundo argumento o el tercero en su defecto.
O (valor lógico1, valor lógico2… es_verdadero, es_falso)

La función O, evalúa una o más condiciones establecidas como argumento. Si el resultado de al
menos una de éstas es verdadero, la celda presenta el segundo de los argumentos y si es falso,
el tercero.
Ejemplo; Se evalúa si al empleado le corresponde bono anual o permiso.
Funciones de texto
IZQUIERDA (texto, número de caracteres)

Devuelve a partir de la izquierda de un texto, el número de caracteres especificados en el
argumento número de caracteres.
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DERECHA (texto, número de caracteres)

Devuelve a partir de la derecha de un texto, el texto que se especifica con el argumento
número de caracteres.
EXTRAE (texto, posición inicial, no. de caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados un texto fuente a partir de una posición
determinada por el argumento posición inicial (cuenta de izquierda a derecha).
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CONCATENAR(texto1,texto2)
Concatena o une dos textos.
Nota: la concatenación de dos textos puede hacerse con el símbolo de &, usándolo de la
siguiente manera: =”Auto”&”Rojo” resulta en AutoRojo.
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Usando nombres en las fórmulas
Las celdas son identificadas por la posición que ocupan en la hoja de cálculo considerando la
columna y renglón que la conforman, es decir, si está en la columna A y en la fila 6 la celda se le
denomina A6. A las celdas también se les puede asignar un nombre para identificarlas con el
dato que contiene, como por ejemplo, TAREAS, PRECIOS, etc. Esta asignación tiene sus
ventajas:
a) Teniendo nombre una celda o un rango es más fácil averiguar el origen ya que al poner el
cursor en el rango o hacer clic en F2 al mismo tiempo que está seleccionada, mostrará los
nombres de las celdas que intervinieron en la operación.
b) Se puede localizar de manera más rápida, por ejemplo, si se busca la celda con el nombre
asignado PRECIO, sólo se tendrá que buscar por medio del comando IR A (F5) y este comando
nos llevará a la celda o rango así denominada.
c) Se pueden realizar operaciones con mayor lógica, por ejemplo, si en la celda A4 se encuentra
el PRECIO y en la celda A6 se encuentra el DESCUENTO, en vez de que la fórmula sea =A4*A6
ésta será =PRECIO*DESCUENTO.
Como asignar un nombre a una celda o rango
1. Para crear un nombre de celda seleccionamos la celda o celdas a nombrar.

2. Hacemos clic en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas.
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3. Escribimos el nombre sin espacios y luego hacemos clic en Enter.
4. Para insertar un nombre de celda en la barra de herramientas hacemos clic en al

pestaña Fórmulas > Asignar a un rango > Definir nombre.
5. Seleccionamos el nombre a insertar, en este caso es Precio_de_Venta y en la sección
que dice Se refiere a: seleccionamos el rango o celda.
Nombre.- Nombre con el cual se designará a la celda o rango.

Ámbito.- El nombre del rango podrá ser usado a nivel libro o a nivel hoja, esto quiere decir que
si seleccionamos hoja1 o el nombre de la hoja en ámbito, el nombre solo podrá ser usado como
variable en esa hoja por lo tanto si deseamos que el nombre sea usado en todo el libro
debemos seleccionar Libro en Ámbito.
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Comentarios.- Se pueden poner comentarios que ayuden a tener una idea mas clara del
nombre.
Hacer referencia a: En esta sección se puede ver a que celda o rango se refiere el nombre
creado.
Insertando nombres a rangos desde la pestaña fórmulas
Si queremos insertar nombre a una lista de datos en base a sus títulos debemos hacer lo
siguiente.
 Seleccionamos el rango a nombrar, clic en la pestaña Fórmulas > Crear desde selección.
 En el cuadro deseleccionamos Columna Izquierda con lo que solo se utilizará los títulos.
Desmarcamos
“Columna izquierda”
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Administrador de nombres
El Excel 2007 se incluye el administrador de nombre el cual nos permite crear uno nuevo, editar
los existentes o eliminarlos. El botón de Filtro nos permite mostrar solo aquellos nombres
según el ámbito.
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Formato Condicional
En Excel 2007 Microsoft agregó más opciones de formato condicional tales como escala de
colores, grupo de iconos y mas de tres condiciones para una sola celda.
Con el cuadro de dialogo “Formato Condicional” podemos aplicar un formato a una celda o
rango que cumplan con una condición definida por el usuario.
Para utilizar la herramienta “Formato Condicional” hacemos lo siguiente:

1. Seleccionar al pestaña de Inicio luego el botón de Estilos y con ello el botón de Formato
Condicional.
2. Desde el botón Formato Condicional Excel despliega las opciones de formato

condicional de “Resaltar reglas de celdas” las cuales son:
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También hay las reglas superiores e inferiores que viene a mejorar a “los 10 mas” que tiene
Excel 2003.
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Veamos un ejemplo
Tenemos una base de datos de proveedores la cual contiene datos tales como sucursal,
nombre, saldo entre otras.
Supongamos que nos piden que marquemos con un color lso importes de saldos mayores a
20,000. Para ello hacemos lo siguiente.
 En la pestaña Inicio > Estilos > Fomato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es
mayor que…
 Seguido aparece el cuadro que dice “Es mayor que…” En el cuadro de texto de la
izquierda ponemos el valor de referencia, en nuestro caso es 20,000. Por defecto Excel
presenta una cantidad y un formato de texto preseleccionado el cual podemos cambiar
con solo pulsar la lista de opciones.
Formato condicional en rangos de colores
 Seleccionamos el rango de celdas a las cuales deseas aplicar el formato condicional.

 Pulsamos la pestaña de Inicio > Estilos > Fomato condicional > Barras de estados.
 Click en el color de la barra que deseas usar.
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Formato condicional basado en una fórmula
Veamos un ejemplo
Queremos aplicarle formato condicional a los saldos que tengan un % de Utilidad mayor al 15%
para ello hacemos lo siguiente:
Estilos > Formato condicional > Administrar reglas. Desde la ventana de seleccionamos
Formula, en el siguiente cuadro podemos especificar una fórmula, ya sea seleccionando una
celda con una fórmula o tecleando la fórmula directamente en el cuadro de texto. La fórmula
tecleada en el cuadro de Formula debe de empezar con el signo de igual (=).
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He aquí el resultado de aplicar el formato condicional.
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Nota: Es importante que la fórmula introducida retorne Verdadero o Falso. Si la fórmula

evaluada es verdadera la condición es satisfecha y el formato condicional es aplicado, en caso
contrario sería de resultar una solución falsa.
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Validación de Datos y Filtros
Validación de datos
La herramienta validación de datos es una aplicación para evaluar si el dato a introducir en una
celda cumple con los criterios establecidos por el usuario para dicha celda.
Con ello podemos ajustarlas para que solo se puedan introducir ciertos caracteres.
Cuando se hacen entradas de datos no validas Excel nos arroja una alerta indicando que se ha
violado una regla.
Veamos un ejemplo
1. Seleccionamos la celda o rango a validar.
2. En la barra de menú hacemos clic en la pestaña de Datos > Validación de datos.
3. En la pestaña de Configuración hacemos clic el cuadro de lista y seleccionamos una de

las opciones.
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Mensaje entrante.- En ocasiones se necesita dar un mensaje al usuario informándole el tipo de

dato que puede insertar en la celda, para ello vamos a la pestaña de Mensaje entrante donde
pondremos el Título y el Mensaje de entrada.
Mensaje de salida.- Como en el caso del mensaje de entrada, existe una pestaña de Mensaje de
error, en la cual puede ser configurado para que arroje un mensaje de error cuando el usuario
intente entrar un dato no valido para dicha celda.
Trabajar con Listas
Una lista es una colección de información organizada que consiste en filas y columnas las cuales
pueden ser valores, texto o la combinación de ambos. Podemos ver una lista también como una
base de datos plasmada en una hoja de cálculo.
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Ayuda cuando se repiten datos de entrada en una lista
Auto completado: Cuando empezamos a teclear en una celda, Excel escanéa de arriba hacia
abajo de manera automática buscando si
antes ya se había tecleado el mismo dato,
de haberse hecho esto, Excel nos ofrece la
opción hallada para poder darle entrada o
seguir tecleando .
Elegir de la lista: Otra manera de insertar
un valor ya existente en la lista es
haciendo clic en el botón derecho del
ratón y seleccionar la opción de Elegir Lista, seguidamente Excel nos despliega una lista con lo
tecleado hasta el momento (ver gráfico).
Nota: Con Alt + Flecha Baja obtenemos el mismo resultado que “Elegir de la lista”.
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Filtros
Usando Autofiltro
En Excel 2007 Microsoft agregó cuadros de selección a las opciones de filtrado que existían y
desarrolló nuevos filtros, Las opciones en la herramienta de Filtros son:
Ordenar de la A a la Z.- Orden alfabético

Ordenar de la Z a la A.- Orden alfabética inversa.
Ordenado por color.- Orden en función al color o colores que le pongamos a la celdas.
Borrar Filtro de “ “.- Elimina los filtros aplicados.
Filtrar por color.- Como sucede con ordenar por color pero en este caso filtra y muestra solo los
datos que tiene el color seleccionado.
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Filtros de Texto.- Este filtro solo se habilita cuando es una columna con texto.
Filtros de Número.- Este filtro solo se habilita cuando es una columna de números.
Nota: Auto filtro tiene como límite, mostrar con el cuadro de lista solo los primero 1,000
datos diferentes.
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Autofiltro personalizado
Con esta opción se gana mas flexibilidad filtrando pues se toma en consideración mas de un
criterio. Con ello podemos filtrar valores con el criterio igual a, valores entre un rango, valores
discrecionales (uno u otro) y aproximaciones usando los símbolos ? y *.
Filtro “Avanzada”
Con el filtro Avanzadas Excel permite que filtremos datos con muchos más criterios que auto
filtro o el filtro personalizado. Por ejemplo, con el filtro avanzado uno puede filtrar datos
combinando criterios de las columnas que conforman nuestra base de datos
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Se desea filtrar de un reporte de ventas trimestrales, las ventas de enero, con los productos que
empiecen con la letra S y que en unidades vendidas sean mayores a 125, hacemos lo siguientes:
En este ejemplo filtramos las ventas del mes de enero mayores a 50 y todos los nombres de
productos que contengan la letra “T”.
Del siguiente reporte de ventas trimestral necesitamos las ventas de enero que sean mayores a
50 unidades y los productos que contengan la letra T. El orden de resolución es la primera fila
de arriba abajo.
Los criterios que se encuentren en la misma fila deben de cumplirse al mismo tiempo y la
búsqueda se hace de arriba a abajo.
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Operadores de Comparación
Operador Tipo de Comparación
= Igual a
> Mayor que
>= Mayor o igual que
< Menor a
<= Menor o igual que
<> Diferente
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Caracteres comodines para filtro avanzado
Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un
carácter comodín. Un carácter comodín representa uno o varios caracteres no especificados.
Utilice Para buscar
Un único carácter en la misma posición que el signo
? (signo de interrogación) de interrogación.
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia".
Cualquier número de caracteres en la misma posición
* (asterisco) del asterisco.
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
Ejemplos de criterios de filtro avanzado
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna,
varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una
fórmula.
Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o más condiciones en una sola columna,
escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio", "Buchanan" o "Suyama"
en la columna Vendedor.
Una condición en dos o más columnas Para buscar datos que cumplan una condición en dos o
más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por
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ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Producto" en la
columna Tipo, "Davolio " en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a $1,000
Una condición en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condición de una
columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Producto" en la
columna Tipo, "Davolio " en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a $1,000.
Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar filas que cumplan uno de
dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una
columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios presenta las filas que contienen Davolio en la columna Vendedor y valores de ventas
superiores a $3,000 y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas
superiores a $1,500.
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Tablas dinámicas
Una tabla dinámica es un reportador robusto el cual nos permiten y resumir grandes volúmenes
de datos y presentarlos de una manera elegante y ordenada. Con la tabla dinámica podemos
hacer operaciones y presentaciones sin arriesgarnos a dañar la base de datos fuente.
Reporte Mensual de Ventas
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Creando una tabla dinámica con el asistente
Ahora vamos a construir una Tabla Dinámica a partir de Datos almacenados en otro libro de
Excel
Para la ejecución de la tabla dinámica necesitamos emplear el asistente para tablas y gráficos
dinámicos.
 Clic en Insertar > Tabla Dinámica.
 la ventana para crear la tabla dinámica aparece y por defecto selecciona el rango de
datos existente en la hoja activa.
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En este paso se nos pide seleccionar entre las opciones de la fuente de los datos a utilizar y
donde colocar la nueva Tabla Dinámica.
Lista de campos de tabla dinámica

Excel muestra la Lista de campos de tabla dinámica para seleccionar los campos a presentar en
la tabla dinámica. Ahora solo tenemos que seleccionar los campos a las áreas que deseamos
presentar.
Se habilita los botones de Herramientas de tabla dinámica y su pestaña de Opciones.
 Seleccionamos los campos de Vendedor, Ventas y Unidades.
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La tabla dinámica nos presenta el resumen de ventas y de unidades en función del campo
Vendedor.
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Elementos de la tabla dinámica
Filtro de Informes: En esta sección podemos poner el campo del mes o del vendedor y con ello
filtramos un mes o vendedor en especial.
Rótulos de fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinámica, que
suelen ser también las categorías, por ejemplo Vendedor, Mes, etc.
Valores: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, este tipo de datos
suelen ser numéricos o susceptibles de hacer operaciones aritméticas con ellos, en el caso de
utilizar datos no numéricos por defecto contará los datos.
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Cambiar el modo en que se resumen los datos
Cuando un campo de datos de una tabla dinámica es numérico, el resumen automático

realizado por la tabla dinámica es una suma, si el campo no es numérico entonces el cálculo
será una cuenta. Hay otras formas de resumir un campo de datos y se detallan a continuación:
Función Se utiliza para….
Suma La suma de los valores
Contar Número de registros.
Promedio Valor medio de los valores
Máx Valor maximo de los valores
Min Valor mínimo de los valores
Producto Producto de los datos subyacentes
Contar números Número de registros (filas) que contienen números.
Desviación estándar estimada de poblaciones en la que los datos subyacentes
Desvest
representan la muestra.
Desviación estándar de población en la que los datos subyacentes
Desvestp representan a toda la población.
Varianza de población en la que los datos subyacentes representan la
Var
muestra.
42
Agrupaciones en tablas dinámicas
Una importante función de las tablas dinámicas es la posibilidad de poder agrupar elementos,
para una mejor comprensión veamos el siguiente ejemplo.
Tenemos una base la cual tiene los saldos mensuales de ahorro, nos piden que presentemos la
información por trimestres, a lo que optamos por la opción de agrupar de la siguiente manera:
1. Seleccionamos los meses a agrupar ENE-FEB-MAR.
2. Nos vamos a la pestaña de Datos > Agrupar.
3. Para deshacer la agrupación nos vamos a Datos > Desagrupar.
Nota: Podemos cambiar el nombre de los nuevos campos creados llamados

Grupo1,Grupo2,etc.. poniéndole por ejemplo Trim-1,Trim-2, etc... Esto es seleccionando la
celda que queremos cambiar el nombre y pulsamos la función F2, con ello ya podemos teclear
el nuevo nombre.
Cálculos personalizados
Qué son los cálculos personalizados

Los cálculos personalizados son métodos para resumir valores del área de datos de un informe
de tabla dinámica utilizando los valores de otras celdas del área de datos.
Accedemos a la opción mediante la pestaña Opciones > Campo activo > Configuración de
campo.
43
Otra manera de realizar la misma operación es:

1. Colocar el puntero en alguno de los datos.
2. Clic en el botón de la derecha del ratón.
3. Clic en Configuración de campos.
4. Clic en el botón de opciones.
5. Desde la lista de Mostrar datos como podemos optar por algunas de las funciones.
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Las funciones para cálculos personalizados son:
Función Resultado
Muestra los datos como la diferencia del valor de Elemento base en Campo
Diferencia de base.
Muestra los datos como un porcentaje del valor de Elemento base en Campo
% de
base.
% de la diferencia Muestra los datos como la diferencia de porcentaje del valor de Elemento
de base en Campo base.
Muestra los datos de elementos (elemento: subcategoría de un campo en
informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes"
Total en
podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) sucesivos en Campo base
como un total.
Muestra los datos de cada fila o categoría como un porcentaje del total de la
% de la fila fila o categoría.
Muestra todos los datos de cada columna o serie como un porcentaje del total
% de la columna
de la columna o serie.
Muestra los datos como un porcentaje del total general de todos los datos o
% del total puntos de datos en el informe.
Índice Calcula datos como se indica a continuación:
((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x

(Suma total de columna))
Creando campos y elementos calculados
Después de haber creado la tabla dinámica podemos agregar dos tipos de cálculos a la tabla y
éstos son:
 Campo calculado.- Es un nuevo campo obtenido a partir de otros campos de la base de
datos.
 Elemento calculado.- Un elemento calculado es un nuevo elemento que utiliza otros
elementos.
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Creando un campo calculado
Para crear un campo calculado hacemos lo siguiente:

Tenemos el reporte anual de ventas de una empresa, la cual contiene la columna de los
vendedores, mes y las ventas en importe y en unidades, la dirección nos pide el precio unitario
de las ventas por vendedor.
1. Movemos el puntero del ratón a la sección de datos de la Tabla Dinámica.
2. Usando la barra de herramientas seleccionamos Tabla dinámica, nos vamos a la pestaña
de Opciones >Fórmulas >Campo calculado
3. Con ello Excel despliega el cuadro de Insertar campo calculado

4. Ponemos un nombre en cuadro de Nombre (por defecto aparece con Campo1) por
ejemplo Precio unitario, y en la sección de fórmula ponemos la siguiente fórmula
=Ventas *10%
46
5.
Creando un elemento calculado
Para crear un elemento calculado hacemos lo siguiente:

Necesitamos obtener el primer trimestre del año que es enero, febrero y marzo.
1. Movemos el puntero del Mouse a cualquier parte de la tabla dinámica.
2. Usando la barra de herramientas seleccionamos Opciones >Fórmulas > Elemento
calculado
3. Con ello Excel despliega el cuadro de Insertar elemento calculado
4. Escribimos un nombre en cuadro de Nombre (por defecto aparece con Campo1) por
ejemplo Precio unitario, y en la sección de fórmula ponemos la siguiente fórmula
=Ene+Feb+Mar
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5. Hacemos clic en Aceptar para insertar el nuevo campo calculado y tenemos primer
trimestre del año “Trim1”.
Nota: Cuando ponemos elementos calculados a una tabla dinámica, esta sección ya no se
puede presentar como campo de página.
Crear listas de fórmulas
6. Permite visualizar todas las fórmulas de los elementos y campos calculados que se
hayan realizado sobre la tabla dinámica. Para poder visualizar las fórmulas
seleccionamos cualquier celda de la tabla, nos vamos a la pestaña de Opciones >
Fórmulas > Crear lista de fórmulas, y se crea una nueva hoja con las fórmulas que
contiene la tabla.
48
49
Gráfico dinámico
Un gráfico dinámico es la representación gráfica de los datos de la tabla dinámica. Los datos
que se muestran son aquellos que actualmente se presentan en la tabla dinámica, veamos un
ejemplo.
Creando un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica ya

existente
Crear un gráfico dinámico es sencillo, solo hay que verificar que la tabla dinámica esté activa.
1. Ponemos el puntero en cualquier parte de la tabla dinámica.
2. Hacemos clic con el botón derecho del ratón, seleccionamos Gráfico dinámico y el
gráfico se genera en otra hoja de Excel en el mismo libro de trabajo.
50
51
Análisis What-if
Función Buscar Objetivo
En ocasiones necesitamos que una fórmula tenga a un determinado resultado, por lo que
optamos por cambiar variable a la fórmula a manera de prueba y error para llegar al resultado
deseado.
Para ello Excel dispone de una opción en el menú Herramientas llamada Buscar objetivo, con la
que es posible cambiar el valor de una celda de entrada específica para que una fórmula
dependiente de dicha celda consiga el resultado deseado.
Para comprender el funcionamiento de ésta herramienta veamos el siguiente ejemplo:
Adquirimos una deuda que tiene los siguientes supuestos:

1. Monto del préstamo $350,000
2. Tiempo del préstamo: 360 meses = 30 años
3. Tasa de interés anual 2.5%
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Hemos preparado la hoja de cálculo que muestra el cálculo del pago mensual, el pago total y el
interés total al final del préstamo. Podemos ver que el monto total del préstamo es de
$497,852 y queremos saber de cuanto debe ser el préstamo para pagar sólo 430,000. Para ello
hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos la celda C11, y seguimos la secuencia de la imagen.
2. Ahora tenemos la ventana de buscar objetivo con las siguientes opciones:
Definir la celda: Referencia de la celda con el importe objetivo y que tiene relación a la
celda cambiante para buscar una solución.
Con el valor: Permite escribir el valor objetivo para la celda anterior.
Para cambiar la celda: Se debe indicar la celda que contiene el valor que se desea
ajustar para lograr el importe objetivo.
53
El importe del préstamo debe de ser de 302,298 para pagar un total de 430,000.
Ahora tenemos la opción de:
 Aceptar y remplazar el dato original con el buscado.
 Cancelar para restaurar con el dato original previo a utilizar Buscar objetivo
Otros puntos a tomar en consideración con Buscar objetivo.

Puede suceder que Excel no puede hallar una solución que satisfaga el objetivo, por lo que
tenemos las siguientes opciones:
 Aceptar y remplazar el dato original con el buscado.
 Cancelar para restaurar con el dato original previo a utilizar Buscar objetivo
Nota: Una celda objetivo debe tener una fórmula que dependa de una celda cambiante, una
celda cambiante no debe de contener una fórmula.
54
Tablas de una y dos variables
Qué es una tabla de datos para What-if
Una tabla de datos es una colección de celdas que muestran el efecto que tiene cualquier
cambio en alguna de las variables de una fórmula. La tabla de datos es una manera muy
conveniente de comparar opciones de una variable. Excel maneja análisis de datos con tablas
de una y dos variables.
Tabla de una variable
Una tabla de una variable muestra el resultado de una o más fórmulas cuando se usan múltiples
valores para una sola variable, veamos un ejemplo.
PRESTAMO
Importe del Prestamo $325,900.00
Interes 9.5%
Años 15
Mensualidades 12
Pago mensual $3,801.21
Tenemos un préstamo por $325,900 con un interés anual de 9.5% y pagos mensuales de
$3,801.21 por pagar durante 15 años, :
=PAGO(Interés Anual /12, Años * Mensualidades, -Importe del Prestamos)
55
1. Creamos la tabla de datos de una sola variable utilizando como celda objetivo el pago
mensual:
2. Ponemos los valores que deseamos analizar de la variable interés en el rango B13 a B19.
3. Vinculamos la celda C12 con el valor de la celda objetivo que es la C8.
4. Seleccionamos el rango de las celdas B12 a la celda C19.
5. En la pestaña Datos seguimos la secuencia de la imagen
56
6. En éste cuadro Celda de entrada (columna) introducimos el vinculo a la variable a

cambiar para lograr el valor en la celda objetivo que en este caso es la celda C5.
Veamos ahora un ejemplo en el cual deseamos ver como afecta los cambios en la variable a
modificar en cada una de las partes de la fórmula.
57
1. Vinculamos la celda F3 a la celda C11, la celda G3 a C12 y H3 a C13.

2. Seleccionamos el rango de la celda E3 a la celda H13.
3. En la barra de herramientas hacemos clic en Datos > Tabla y seleccionamos la celda
donde esta la variable a analizar que en este caso es la celda C5, interés.
4. Ahora ya tenemos la tabla con los resultados en las demás fórmulas.
58
Tabla de dos variables
Este procedimiento hace que una tabla de datos muestre resultados producidos al sustituir el
valor de dos variables en una fórmula.
59
1. Vincular la celda E4 a la celda objetivo que en este caso es el interés total.

2. En la parte de fila colocar los valores a analizar de una de las variables (celdas F4 a H4).
3. En la columna E colocar los valores de la otra variable a analizar (celdas E5 a E14).
4. Seleccionar el rango de celdas que contiene la fórmula, la fila y la columna de valores.
5. Elegir el comando Tabla del menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Tabla.
6. Introducir la referencia a la celda variable para la que desee que se sustituya la fila de
valores en el recuadro Celda de entrada (fila).
7. Introducir la referencia a la celda variable para la que desea que se sustituya la columna
de valores en el cuadro Celda de entrada (columna).
8. Hacer clic en el botón Aceptar.
Excel sustituye los valores y muestra los resultados en las intersecciones de fila/columna
correspondientes.
Veamos el ejemplo anterior pero ahora analizando el resultado cambiando las variables de
interés y de años.
60
En la fila F3 a la H3, ponemos los valores posible de la variable años, y en la fila E4 a E13 los
posibles valores del interés. En la celda E3 debemos de poner a manera de vínculo cualquier
celda con una fórmula pudiendo ser Pago mensual o Pago Total (Celdas C11 o C12).
61
Macros
Si ejecutamos frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, podemos automatizarla mediante

una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un
módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea.
Una macro se graba igual que se graba música en un disco compacto.
Antes de grabar o escribir una macro, necesitamos planificar los pasos y los comandos que
deseamos que ejecute la macro. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también
se grabarán los que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en un
nuevo módulo adjunto a un libro.
Archivo para macros
Para que podamos guardar una macro es necesario que el libro se guarde como Libro de Excel
habilitado para macros de otra manera es imposible que nuestra macro funcione.
Al grabar un archivo que contenga este tipo de datos, Excel 2007 nos advertirá que posee
macros y que debemos grabarlo con esta extensión. De omitir esta advertencia, el libro se
guardará con la extensión predeterminada y se eliminará todo código de macro.
El libro para macros tiene la extensión .XLSB
62
Habilitar la pestaña Programador
La Pestaña Programador es la que contiene los botones para interactuar con VBA, Para activar
la pestaña Programador debemos dirigirnos a Opciones de Excel incluido dentro del Botón de
Office.
Tilde en el
casillero para
habilitar
La seguridad de macros
Si presionamos el botón denominado Seguridad de macros, que se incluye del grupo Código en
la pestaña Programador, accederemos a al configuración del Centro de confianza de Excel
2007. En el encontraremos al configuración de seguridad y al privacidad de Excel 2007. Dentro
de centro de confianza encontraremos distintos grupos de opciones, como veremos en la
gráfica.
63
Grabar una macro
1. Muestre la hoja de cálculo en la que desea grabar la macro. La macro será almacenada en
un módulo aparte del libro y se podrá ejecutar en cualquier hoja de cálculo mientras el libro
de trabajo se encuentre abierto.
2. Cree un libro en la versión de Libro de Excel habilitado para macros.
3. Seleccione la pestaña de Vista de Programación, a continuación haga clic en Macros >
Grabar una macro. Verá el siguiente cuadro de diálogo.
64
4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden ser
letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro,
para ello podemos utilizar un carácter de subrayado como separador de palabra.
5. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la macro.
6. Si desea que la macro esté disponible siempre que se utilice Excel, almacene la macro en el
libro de macros personales en la carpeta INICIAR.
7. Para incluir una descripción de la macro, escriba la descripción en el cuadro Descripción.
Haga clic en Aceptar.
8. Ejecute las acciones que desee grabar.
9. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en Detener grabación.
Ejecutar una macro con el método abreviado
Para ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla
de método abreviado. Puede utilizarse Control + letra (para letras minúsculas) o Control +
Mayus + letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de
65
método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter especial. La tecla de
método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada en
Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las mismas
celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba
referencias absolutas de celda.
Si desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posición que tenga
la celda activa cuando se ejecute la macro, configure el grabador de macros para que grabe
referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en
Referencia.
Microsoft Excel continuará grabando macros con referencias relativas hasta que termine la
sesión con Microsoft Excel o hasta que haga clic otra vez en Referencias relativas.
Ejecutar una macro
1. Abra el libro que contiene la macro.

2. Seleccione la pestaña de Vista de Programador > Macros > Ver macros.
3. Seleccione Macros en el menú Código y seleccione la macro a utilizar.
4. Haga clic en Ejecutar.
66
67
Asignar una macro a un botón
1. En la pestaña Programador > Insertar > Controles de formulario y seleccionamos un

botón.
2. Ya insertado en la hoja procedemos a asignarle una macro, por defecto aparece un
menú contextual y seleccionamos la macro.
3. Seleccione la opción Asignar macro.
4. Seleccione el nombre de la macro y haga clic en el botón Aceptar.
5. Para finalizar pulse el botón Cerrar.
---- FIN ----
68

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Caracteres comodines para filtro avanzado ......................................................... 35

Insertar una función

2. Por ejemplo, Si deseamos usar la función de suma seleccionamos SUMA de la ventana

Operadores utilizados en las fórmulas

La sintaxis de una función

Signo igual Nombre de la Argumentos separados por

Tipo de argumentos de una función

Los argumentos de una función pueden ser:

SUMAR.SI.CONJUNTO (Rango_suma,rango_criterios1,criterio1, rango_criterios2,criterio2)

CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterios1,criterio1, rango_criterios2,criterio2)

MAX (número1, número2)

MIN (número1, número2)

Redondea un número dado como argumento hasta el entero más próximo.

REDONDEAR (número, decimales)

BUSCAR (valor buscado, vector de comparación, vector resultado)

BUSCARV (valor buscado, matriz de comparación, indicador columna, ordenado)

BUSCARH (valor buscado, matriz de comparación, indicador fila, ordenado)

SI (prueba lógica, valor si es verdadero, valor si es falso)

Y(valor lógico1, valor lógico2…, es_verdadero, es_falso)

O (valor lógico1, valor lógico2… es_verdadero, es_falso)

IZQUIERDA (texto, número de caracteres)

DERECHA (texto, número de caracteres)

EXTRAE (texto, posición inicial, no. de caracteres)

Usando nombres en las fórmulas

Como asignar un nombre a una celda o rango

1. Para crear un nombre de celda seleccionamos la celda o celdas a nombrar.

3. Escribimos el nombre sin espacios y luego hacemos clic en Enter.

4. Para insertar un nombre de celda en la barra de herramientas hacemos clic en al

Nombre.- Nombre con el cual se designará a la celda o rango.

Insertando nombres a rangos desde la pestaña fórmulas

Para utilizar la herramienta “Formato Condicional” hacemos lo siguiente:

2. Desde el botón Formato Condicional Excel despliega las opciones de formato

Formato condicional en rangos de colores

 Seleccionamos el rango de celdas a las cuales deseas aplicar el formato condicional.

Formato condicional basado en una fórmula

He aquí el resultado de aplicar el formato condicional.

Nota: Es importante que la fórmula introducida retorne Verdadero o Falso. Si la fórmula

Validación de Datos y Filtros

3. En la pestaña de Configuración hacemos clic el cuadro de lista y seleccionamos una de

Mensaje entrante.- En ocasiones se necesita dar un mensaje al usuario informándole el tipo de

Trabajar con Listas

Ayuda cuando se repiten datos de entrada en una lista

Ordenar de la A a la Z.- Orden alfabético

Operador Tipo de Comparación

Caracteres comodines para filtro avanzado

Ejemplos de criterios de filtro avanzado

Reporte Mensual de Ventas

Creando una tabla dinámica con el asistente

Lista de campos de tabla dinámica

 Seleccionamos los campos de Vendedor, Ventas y Unidades.

Elementos de la tabla dinámica

Cambiar el modo en que se resumen los datos

Cuando un campo de datos de una tabla dinámica es numérico, el resumen automático

Agrupaciones en tablas dinámicas

Nota: Podemos cambiar el nombre de los nuevos campos creados llamados

Qué son los cálculos personalizados

Otra manera de realizar la misma operación es:

Las funciones para cálculos personalizados son:

((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x

Creando campos y elementos calculados

Creando un campo calculado

Para crear un campo calculado hacemos lo siguiente:

3. Con ello Excel despliega el cuadro de Insertar campo calculado

Creando un elemento calculado

Para crear un elemento calculado hacemos lo siguiente:

Crear listas de fórmulas