Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
RAPPORTSKRIVNING
og
PRÆSENTATION
en vejledning for
IT-uddannelserne
RAPPORTSKRIVNING OG PRÆSENTATION
FORORD
INDHOLDSFORTEGNELSE
INDLEDNING ............................................................................................. 1
1. RAPPORTSKRIVNING ........................................................................ 2
1.1. PUNKTER I EN RAPPORT............................................................... 2
1.1.1. FORSIDE ............................................................................................ 2
1.1.2. FORORD ............................................................................................. 3
1.1.3. INDHOLDSFORTEGNELSE ................................................................... 3
1.1.4. INDLEDNING ...................................................................................... 4
1.1.5. PROBLEMFORMULERING .................................................................... 4
1.1.6. RAPPORTDEL ..................................................................................... 6
1.1.7. KONKLUSION ..................................................................................... 7
1.1.8. LITTERATURLISTE ............................................................................. 8
1.1.9. BILAG ................................................................................................ 8
1.1.10. AFRUNDING ..................................................................................... 8
2. PRÆSENTATION ................................................................................ 10
2.1. TALETEKNIK ................................................................................... 10
2.1.1. DEN ENKLE DISPOSITION: ................................................................ 11
2.1.2. FORMULERING:................................................................................ 12
2.1.3. HJÆLPEMIDLER: .............................................................................. 12
2.1.4. SELVE TALEN – PRÆSENTATIONEN .................................................. 13
2.1.5. AFRUNDING ..................................................................................... 13
RAPPORTSKRIVNING OG PRÆSENTATION
INDLEDNING
1. RAPPORTSKRIVNING
1.1.1. FORSIDE
På forsiden af en rapport skal være angivet
Titel på projektet
Uddannelse/semester/evt. fag
Erhvervsakademi Vest
Vejledere
Jeres navne
Projektperiode
Oplag
Derudover kan forsiden ”krydres” med billeder, tegninger o. lign. der ”pep-
per” rapporten lidt op.
1.1.2. FORORD
Efter forsiden kommer forordet. Et forord handler ikke om rapportens faglige
emne, men skal i bred forstand handle om forfatternes hensigt med rapporten,
evt. at takke eksterne bidragsydere (f.eks. en virksomhed) og evt. krav om for-
trolighed. Under forordet nævnes, at rapporten er udarbejdet på Erhvervsaka-
demi Vest, hvilken uddannelse det drejer sig om og hvilket semester.
I forordet kan nævnes andre evt. praktiske ting – men husk at forordet ikke
har med selve den faglige besvarelse af projektet at gøre. Forordet bør ikke
fylde mere end ca. en halv side. Forordet afsluttes med at gruppens medlem-
mer underskriver med Esbjerg d. xx/xx 200x og derefter alle gruppemedlem-
mernes underskrifter.
1.1.3. INDHOLDSFORTEGNELSE
Efter forordet kommer indholdsfortegnelsen. En indholdsfortegnelse skal gi-
ve et overblik over rapportens indhold, omfang og disposition. Indholdsfor-
tegnelsen skal kunne bruges til genfinding, så man som læser let kan finde de
oplysninger man søger. Det er helt klart en fordel, og vi kan ikke anbefale det
kraftigt nok – brug Words automatiseringsmuligheder.
Det sikrer, at indholdsfortegnelsen hele tiden er konsistent og ajourført – og
det er det absolut vigtigste ved en indholdsfortegnelse og skal være opfyldt.
For at bruge Words automatiseringsmuligheder kræver det, at du bruger Ty-
pografier i Word. En typografi er en samling formateringsindstillinger, og du
finder Typografier i Word i hovedmenuen under Format.
Sørg for i indholdsfortegnelsen at bruge en systematiseret decimalinddeling.
Endelig er det et krav i en indholdsfortegnelse, at forordet og indholdsforteg-
nelsen ikke indgår på den side, hvor indholdsfortegnelsen er vist, og dermed
at forord og indholdsfortegnelse ikke indgår i sidenummereringen.
Efter indholdsfortegnelsen begynder selve rapportdelen, som er den faglige
besvarelse af projektet. Rapportdelen indledes normalt med indledning og
problemformulering.
1.1.4. INDLEDNING
Indledningen skal give en:
Indføring i emnet og problemstillingen (hvilket problem står vi
overfor?)
Baggrundsviden, som hjælper læseren til bedre at forstå den
egentlige behandling af emnet, det kunne f.eks. være en kort
koncentreret case- eller virksomhedsbeskrivelse
Sagt på en anden måde, skal en indledning lede læseren ind til rapportens
egentlige emne og behandling, den skal forberede læseren og give baggrund
for, at han eller hun bedre kan forstå hovedindholdet, den skal lette tilegnelsen
af stoffet, den skal være en appetitvækker.
1.1.5. PROBLEMFORMULERING
Problemformuleringen skal afgrænse, konkretisere og problematisere det eller
de forhold, som gruppen ønsker at undersøge. Det vil sige I skal formulere et
eller flere problemer, som der ikke uden videre kan gives svar på.
Et problem kan være en forskel mellem en faktisk og en ønsket tilstand. Den-
ne forskel kan f.eks. være økonomiske forhold som omsætning, omkostninger
og indtjening, eller design af et nyt IT-baseret administrationssystem.
Forskellen kan være af positiv eller negativ art. Et positivt problem kunne væ-
re, at man i virksomheden mener, at der på et marked er en uudnyttet indtje-
ningsmulighed. Et negativt problem kunne omvendt være faldende indtjening.
Man skal i denne forbindelse blot være opmærksom på, at der er forskel på
symptomer og problemer. I nævnte eksempel vil den faldende indtjening være
symptomet på, at virksomheden har et problem. Det bliver herefter problem-
løserens opgave at finde frem til samt løse problemet/problemerne.
Endelig kan forskellen være aktuel eller potentiel. Et aktuelt problem er eksi-
sterende her og nu. Et potentielt problem er et problem, der kan tænkes at
opstå i fremtiden på grund af nogle forventede fremtidige hændelser.
Sagt på en anden måde er et problem noget som afviger fra reglen eller det
sædvanlige. Noget som ikke opfører sig, som det forventes, som det plejer,
eller som man er vant til. Noget som udfordrer ens (ellers andres) vanetænk-
ning.
1.1.6. RAPPORTDEL
Herefter kommer rapportdelen, der er den faglige besvarelse af problemfor-
muleringen. Her disponerer I selv besvarelsen (der skal med andre ord ikke
være en overskrift i jeres rapport, der hedder ”rapportdel”). Det er en god ide
at begynde et hovedafsnit med en kort introduktion, der fortæller hvad det
kommende afsnit handler om, og hvad dets formål er. Brug få linier (eks.: ”vi
vil i det kommende hovedafsnit komme ind på…”). Derefter behandles ho-
vedafsnittets emner/punkter. Hovedafsnittet bør afsluttes med en kort op-
summering (eks.: ”i ovenstående fik vi besvaret”…”og næste emne diskuterer,
hvorledes designet udformes for at imødekomme…”).
Når et hovedafsnit udformes med en kort introduktion og kort opsummering,
vil det være med til at give os en fornemmelse af den røde tråd i rapporten, og
dermed være med til at give et overblik over, hvor I er i rapporten, samt en
mulighed for at vurdere hovedafsnittets relevans.
En rapport bør organiseres og præsenteres på en sådan måde, at vi fornem-
mer den røde tråd i projektet, eller sagt på en anden måde, kapitler, afsnit og
underafsnit bør komme i en logisk rækkefølge, der gør det muligt for os at
følge jeres tankegang.
Husk, at når vi læser rapporten, er det jo første gang, vi ser den – I har jo væ-
ret dybt inde i alle problemstillinger mv. undervejs. I skal derfor være op-
mærksomme på, om I ikke ubevidst kommer til at tage for mange ting for gi-
vet for læseren. Vi har jo ikke fulgt alle jeres diskussioner og skænderier ☺. Så
I skal sørge for at ”forkæle” os med at vise os vejen og vise, at I har tænkt
over rækkefølgen og indholdet i rapporten.
Igennem hele rapporten (også forordet og indholdsfortegnelsen) skal der være
en passende margin. I sidehovedet skal være angivet uddannelse og projektets
titel og i sidefoden skal være angivet projektmedlemmernes navne (initialer),
sidetallet og sidetal i alt.
Der vil ofte være angivet et antal sider som rapporten må fylde. En normal-
side i den forbindelse er skrifttype Times New Roman, skriftstørrelse 12, li-
nieafstand 1,5 og med marginer på 3 cm. I må gerne anvende en anden skrift-
type, skriftstørrelse og linieafstand mv., men det må ikke afvige for kraftigt.
Siderne i dette dokument kan således opfattes som normalsider.
Under alle billeder, figurer, tabeller mm. (evt. fra andre programmer) skal der
være en nummereret titel og herefter en meget kort beskrivelse af, hvad figu-
ren viser. I selve teksten skal der være en krydshenvisning til figuren. Numme-
reringen skal være konsistent og fortløbende. Her kan Word’s automatise-
ringsmuligheder med fordel anvendes.
Fodnoter kan anvendes til korte men nødvendige kommentarer, som ikke
umiddelbart kan indflettes i teksten 1 . Dette kan ligeledes automatiseres i
Word, således at nummereringen fremstår konsistent og fortløbende. Fodno-
tekommentaren er placeret på samme side, hvor den optræder.
Litteraturhenvisninger i teksten markeres med forfatternavn, udgivelsesår og
sidetal i parentes, for eksempel (Katzenelson 1996, side 175) – se også neden-
for under litteraturliste. Bemærk, at litteraturhenvisninger også godt må op-
træde som fodnoter.
Krydshenvisninger til bilag i teksten nummereres fortløbende – se også ne-
denfor under bilag.
1.1.7. KONKLUSION
Rapportdelen afsluttes med en konklusion. Hovedformålet med konklusionen
er en samlet vurdering af rapporten og projektforløbet. En konklusion skal på
en kortfattet, præcis og dækkende måde sammenfatte de vigtigste af projektets
resultater. Sagt på anden måde: Konklusionen skal give svar på problemerne i
problemformuleringen.
Man må aldrig behandle nye emner/informationer i en konklusion. Og man
bør heller ikke komme med gæt på fremtiden. Konklusionen skal være vel-
skrevet og logisk opstillet, den kan passende være bygget op omkring disposi-
tionen.
Konklusionen skal sammen med indledningen og problemformuleringen give
læseren mulighed for at få et hurtigt indtryk af projektets indhold.
1.1.8. LITTERATURLISTE
Litteraturlisten placeres efter konklusionen i rapporten og litteraturlisten alfa-
betiseres efter forfatterefternavn.
Drejer det sig om BOGUDGIVELSER, skal der angives forfatterens ef-
ternavn og fornavn, udgivelsesår, titel, udgivelsessted, forlag og
udgave.
Ved ARTIKLER FRA TIDSSKRIFT angives forfatterens efternavn og for-
T
1.1.9. BILAG
Bilag placeres efter litteraturlisten. Bilag skal forsynes med overskrift, nummer
og evt. forklarende tekst. En bilagsoversigt skal vise bilagene i kronologisk
rækkefølge, som de optræder i teksten. Oversigten placeres lige før bilagene –
den må også godt være sammen med indholdsfortegnelsen. Husk i hovedtek-
sten, at der skal være præcise henvisninger (bilagsnummer og sidetal) til alle
bilag. Det er vigtigt at understege, at bilagene skal indgå som en integreret del
af rapporten. Det må med andre ord ikke være ”løse håndskrevne A4 sider”,
der bare er smidt ind i rapporten (med mindre det har et specielt formål –
f.eks. et storyboard)
1.1.10. AFRUNDING
Ovennævnte retningslinier indgår som nævnt i bedømmelsen af rapporten og
har til hensigt at få en rapport til at fremstå med et professionelt udseende og
2. PRÆSENTATION
2.1. TALETEKNIK
Såfremt man fortæller, hvorledes talens indhold er disponeret, letter man til-
hørerne i ”lyttearbejdet” – det er lettere at følge med i talen.
2.1.2. FORMULERING:
Vær mundtlig – pas på det ikke bliver ren oplæsning.
Brug stikordsmanuskript
Brug gerne mimik, gestus og tonefald som udtryksmidler.
Stilen skal være seriøs og faglig
Men det behøver ikke være tørt og kedeligt
2.1.3. HJÆLPEMIDLER:
Skal du benytte projector, tavle, overhead? Du skal vide hvordan de fungerer,
og du skal beherske det.
Projector:
Mest anvendt ved præsentationer
Det professionelle ”look”
Men pas på – det kan virke statisk/kedeligt – man kan ikke ænd-
re i præsentationen
Pas specielt på, at det ikke bliver ren oplæsning
Tavle:
God i indlæringssituationer, hvor man kan stoppe op og diskute-
re
Dynamisk
Man kan ændre i den planlagte præsentation undervejs
Pas på læseligheden – det kan blive rodet og dermed uprofessio-
nelt
Overhead:
Samme fordele som ved tavle – man kan også skrive på en oh
Derudover er det lettere at vise skitser, figurer
Man kan have forberedt det man vil skrive
Kan man se/læse oh’erne?
Check på forhånd at de ønskede hjælpemidler er til stede – og at de virker!
2.1.5. AFRUNDING
Vi er udmærket klar over, at eksamenssituationen kan være en presset og ner-
vøs situation for mange. Hensigten her har været at give nogle gode råd, der
kan medvirke til at styre nerverne og få jeres præsentation til at fremstå pro-
fessionel.
Vi har ofte set, at en virkelig god rapport bliver ”talt ned” under præsentatio-
nen og den efterfølgende eksamen, og det er jo lidt synd, hvis I har et godt
udgangspunkt i en god skriftlig rapport. Husk, at det jo er hele arbejdet der
tæller: Rapporten, præsentationen og den efterfølgende eksamen.