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Projektmanagement

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken


und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts.
Die wesentlichen Teile eines Projektmanagements:
-Zusammenarbeit versch. Abteilungen (intern und extern)
- Projektorganisation: Zeitplanaufstellung und Teambesprechungen
- Führungstechniken: Programme zur Darstellung von Fortschritten
- Methoden/Instrumente: Meetings, Präsentationen bspw. Flip-Charts
Erfolgskriterien:
- Sachziele: Einhaltung und Umsetzung der Projektziele
- Terminziele: Einhaltung des Zeitplans
- Kostenziele: Einhaltung des Budgets
Arbeitspakete: Einteilung von standatisierten Schritten
Projekte zeichnen sich durch Einmaligkeit aus (immer wiederkehrend dann =
Produkt)
Vorteile:
- strukturierter Planungsverlauf eines Projekts
- Förderung von Teamarbeit
- Kreative Entfaltungsmöglichkeit
- Mitarbeiter werden als Mitunternehmer gefordert
- Konstruktive Konflikte beleben die Projektarbeit
Nachteile:
- Hohe Risikofaktor bei Fehlplanung
Der Unterschied zwischen Projekt und Produkt liegt darin, dass das Produkt bereits
etabliert ist. Und das Projekt sich in der Entstehungsphase befindet. Ein Projekt
kann zu einem Produkt werden.

Projektplanung:
Koordination der Beteiligten & Planung der Projektschritte
Projektziele:
a) Systemziele (Teufelsquadrat):
Termine/Dauer, Kosten, Qualität, Leistung
→ diese Aspekte hängen alle zusammen
b) Vorgehensziele: Meilensteine, Auflagen, Teamklima
Nutzen:
- gewinnbringendes Erreichen des Projektziels zur allgemeinen Zufriedenheit
Erfolgsfaktoren:
Projektleiter + Projektteam (Experten)
Kompetenzkategorien:
Einsatzfreude: hoch (PL + PT)
Selbstdiszipilin: mittel (PT), hoch (PL)
Entscheidungsfähigkeit: mittel (PT), hoch (PL)
Fachkenntnisse: mittel (PL), hoch (PT)
Fachkönnen: mittel (PL), hoch (PT)
Beurteilungsvermögen: gering (PT), hoch (PT)
Kooperationsbereitschaft: hoch (PL + PT)
Führungsverhalten: gering (PT), hoch (PL)
Motivationsfähigkeit: mittel (PT), hoch (PL)
Zielorientierung: hoch (PL + PT)
Kreativität: hoch (PL + PT)
Wirtschaftlichkeitsdenken: mittel (PT), hoch (PL)
Teamzusammensetzung und arbeit
→ Kompetenzen abgrenzen
→ Teamgröße
→ Kernteam
→ Eigenschaften: fachliche Ergänzungen, Kritik, Arbeitsmethoden, Qualitätsniveau

Projekt-Realisierung und Ablaufgestaltung


Die Ablaufgestaltung besteht aus:
→ Prozesskatalogerstellung (Haupt- und Teilprozess, Aktivitäten)
(Haupt → Weihnachten, Teil → Geschenke kaufen)
→ Ressourcen und Terminplanung
→ Preiskalkulation (Make-or-Buy-Kalkulation → Entscheidung zwischen Eigenfertigung
und Fremdleistung)
Lastenheft: (Briefing)
Im Lastenheft werden die Grundanforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung
festgehalten. Dem Auftragnehmer soll ermöglicht werden eigene Lösungsansätze zu
entwickeln. Meist wird das Lastenheft vom Auftraggeber erstellt und als Grundlage zum
Einholen von Angeboten genutzt.
Pflichtenheft: (Vertrag)
Das Pflichtenheft ist die detaillierte Ausarbeitung des Lastenheftes in dem die
Arbeitsprozesse genau beschrieben sind:
→ Projektziele und Terminierung der einzelnen Projektphasen (Milestones etc.)
→ Budget und Kostenrahmen
→ spezielle Anforderungen

Planungsphasen:
auch bei großer Detailfülle an Schritte halten
mögliche Schritte zur Orientierung:
→ Aufgabenstellung des Kunden (was will er?)
→ Zielsetzung des Kunden (wo will er damit hin?)
→ Zielsetzung eigenes Unternehmen
→ IST-Zustand (vorhandenes Material, womit vergleichbar?)
→ SOLL-Zustand (nach Projektende)
→ Grobe Arbeitsschritte
→ Auflösen in detaillierten Lösungsmodellen
→ Zuordnung Ressourcen
→ voraussichtliche Zeitplanung
→ Abhängigkeiten (was bedingt was?)
→ Arbeitsplätze (Abstimmung, Kommunikation → intern + extern)
→ technische Machbarkeit eventuelle Probleme (z.B. mit Checkliste)
→ Versuch interner Konsens (bei Konflikten mit Plan)

Planungsinhalte:
realistischer Zeitplan:
→ auch bei hoher Komplexität an Hauptschritten/Meilensteinen ausgerichtet
→ Detailfülle an Projekt angepasst
→ bei komplexen Projekten muss Visualisierung auch logische Zusammenhänge (Folgen,
Voraussetzungen) und Qualitäten (z.B. Prioritäten) darstellen können → z.B. Netzplan
→ bei einfacheren Projekt hauptsächlich chronologische Terminfolge dargestellt
→ muss flexibel sein
→ mit Software möglich (z.B. filterbare Darstellung)
→ während Projekt muss gesagt werden können: Wo sollte das Projekt anhand des Plans
sein? Wo ist das Projekt tatsächlich?
→ zu berücksichtigen: Wartezeiten, Technikprobleme, Personalkapazitäten,
Arbeitskapazität

Projekt-Controlling:
Definition:
→ Angebotskalkulation: Grobplanung der Kosten, 1. Kalkulationsplan
→ Kalkulation: Definition der Haupt- und Teilprozesse + Aktivitäten, Erfahrung
→ Ausgewogener Arbeitsaufwand zwischen Controlling und Risikopotenzial
→ Risikopotenzial soll durch Controlling verringert werden (z.B. Reduzierung der
Gesamtkosten durch Früherkennen der Risiken)
Zielsetzung:
→ Projekt-Controlling stellt sicher, dass das Resultat im vorgegeben Zeitraum mit den
zugeteilten Ressourcen, realisiert wird: aktuellen Controlling-Status mit ursprünglichen
Controlling-Ziel regelmäßig vergleichen, Abweichungen müssen hinterfragt werden
(Ursache)
Funktionskreise:
→ Problemfelder früh erkennen (Transparenz)
→ Projektleitung unterstützen
→ Projektdokumentation und Erkenntnisse für Folgeprojekte
Aufgabenfelder:
→ Kosten-Controlling (Projektüberblick)
→ Effizienz-Controlling (Überwachung, Analyse, Optimierung des Ressourceneinsatzes)
→ Effiktivitäts-Controlling (Definition von Erfolgsmaßstäben)
Instrumente/Überblick:

Kommunikations Analyse Berichts


instrumente instrumente instrumente

Bspw.:
Risikoanalyse: Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos und dessen Auswirkung
Projektplanauswertung: Frühzeitige Erkennung von Zeitverzögerungen
Ressourcenauswertung: Steuerung finanzieller und personeller Ressourcenpotenziale
Projektbericht: Dient zur Kommunikation aktueller Erkenntnisse im Hinblick auf das
aktuelle Projekt.

FRAGEN:
Projekt: Ein Projekt ist ein einmaliger Prozess, der aus einem Satz von abgestimmten,
gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter
Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Kosten und Ressourcen ein Ziel zu
erreichen, das spezifische Anforderungen erfüllt.
Was zeichnet ein Projekt aus?
Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer
Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.: Zielvorgabe, zeitliche + finanzielle + personelle
und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische
Organisation.
DIN: Ein Projekt ist ein Vorhaben, das zeitlich befristet ist, sich durch Neuartigkeit
und Einmaligkeit auszeichnet sowie eine beachtliche Größe und einen hohen Grad
an Komplexität aufweist.

Unterschied Produkt/Projekt:
Der Unterschied zwischen Projekt und Produkt liegt darin, dass das Produkt bereits
etabliert ist. Und das Projekt sich in der Entstehungsphase befindet. Ein Projekt kann zu
einem Produkt werden.

Teufelsquadrat:
Zielgrößen auf den Diagonalen:
�Zeit: Projektlaufzeit
�Kosten: Budget
�Qualität: z.B. Funktionalität, Nutzbarkeit,
Wartbarkeit
�Leistungsumfang: Anzahl ausgelieferter
Funktionen
�Je weiter außen, desto besser das
Ergebnis:
�„Mehr“Qualität und Leistung führen zu
besserem Ergebnis (daher „plus“außen)
�Kürzere Entwicklungsdauer und geringere
Kosten führen zu besserem Ergebnis (daher
„minus“außen)
�Die von den Zielgrößen gebildete Fläche beschreibt die Produktivität des Projekts.

Die Fläche (Produktivität) eines Projekts ist


invariant
�Wenn ein Projekt z. B. in weniger Zeit und zu
geringeren Kosten abgeschlossen werden soll,
verringern sich auch Leistungsumfang und
Qualität.
„Chinesenprinzip“
�Idee: Ein Projekt wird beschleunigt, indem
massiv Personen in das Projekt entsandt
werden.
�Funktioniert nur bei stark parallelisierbaren,
voneinander unabhängigen Tätigkeiten, die
keine größere Einarbeitung erfordern.
Gantt-Diagramm

Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in
Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt.
Im Unterschied zum Netzplan ist die Dauer der Aktivitäten im Gantt-Diagramm deutlich
sichtbar. Ein Nachteil des Gantt-Diagramms ist, dass die Abhängigkeiten zwischen
Aktivitäten nur eingeschränkt darstellbar sind. Dies ist wiederum die Stärke des Netzplans.
Ein weiterer Unterschied besteht zum Projektstrukturplan (PSP). Dieser zeigt nicht die
zeitliche Abfolge der Aktivitäten, sondern die sachliche Zusammenfassung der Aktivitäten
zu Teilprojekten.
Im Gantt-Diagramm werden die Aktivitäten eines Projektes in die erste Spalte einer Tabelle
eingetragen. In der ersten Zeile der Tabelle wird die Zeitachse dargestellt. Die einzelnen
Aktivitäten werden dann in den jeweiligen Zeilen mit einem waagerechten Balken
visualisiert. Je länger der Balken, desto länger dauert die Aktivität. Sich überschneidende
Aktivitäten werden durch überlappende Balken dargestellt. Auch die Visualisierung des
kritischen Pfades ist möglich. Häufig wird mit Pfeilen versucht, Abhängigkeiten zwischen
den Aktivitäten zu verdeutlichen. Bei einer großen Anzahl an Aktivitäten wird die
Darstellung dann schnell unübersichtlich. Das Gantt-Diagramm eignet sich deshalb eher
für Projekte mit einer geringen bis mittleren Anzahl an Aktivitäten.
Eine Herausforderung liegt in der Wahl des richtigen Detaillierungsgrades. Eine zu geringe
Anzahl an Aktivitäten oder nur die Darstellung von Teilprojekten ermöglicht keine
ausreichende Kontrolle der Aktivitäten. Jede einzelne Tätigkeit aufzunehmen, schwächt
die Aussagekraft. Die Zusammenfassung von Aktivitäten zu Projektphasen macht das
Gantt-Diagramm erheblich übersichtlicher.
Der Unterschied des Belegungsplanes besteht technisch darin, dass nicht wie bei der
Projektplanung den Phasen die Ressourcen zugeteilt, sondern den Ressourcen die
Aufgaben zugeordnet werden (die knappen Ressourcen wirken sich also auf die
Ablaufplanung aus). Maschinenbelegungspläne enthalten die Maschinen in der ersten
Spalte, so dass Belegungs- und Stillstandszeiten der Ressourcen bzw. Wartezeiten der
Aufgaben abgelesen werden können. Der Überblick über den Auftragsfortschritt kann hier
jedoch schnell verloren gehen. Beim Auftrags(folge)diagramm stehen die Aufträge in der
ersten Spalte, so dass Auftragsfortschritt und Durchlaufzeiten abgelesen werden können.
Beide Darstellungsarten sind verschiedene Sichtweisen auf dasselbe Planungsproblem.