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TRABAJO DE ASESORÍA
AUTORES:
NOVIEMBRE 2010
ÍNDICE
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1.- INTRODUCCIÓN
Esto con la intención de sustentar los requisitos necesarios para poder cumplir con
sus requerimientos operativos y tomar en consideración la opinión de los asesores en
cuanto a la manera correcta de hacerlo.
Se incluyen en este trabajo los conceptos básicos sobre el tema de las Agencias y
Sucursales, así como también los motivos que pueden llevar a una empresa a
establecerlas, adicionalmente se establecen las diferencias entre estas dos formas posible
de expansión de las operaciones y cómo deben efectuarse los registros contables en los
distintos casos posibles.
Esperamos que este trabajo pueda aclarar las dudas que puedan existir en cuanto a
estos temas y ayudar a la empres a tomar las decisiones adecuadas en la materia,
considerando además las implicaciones que cada una de estas posibilidades tendría.
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2.- IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
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3.- RAZONES PARA EL ESTABLECIMIENTO DE AGENCIAS Y/O
SUCURSALES
La razón por la que una empresa establece de Agencias o sucursales, surge del
crecimiento de sí mismas, conllevando al establecimiento de puntos de distribución de
los bienes y servicios que ofrece, ya sea a nivel local (en la misma ciudad), nacional o
internacional.
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A los fines de cubrir sus gastos menores, las agencias cuentan con un fondo
fijo ó caja chica, que va siendo repuesto por la casa matriz en la medida que
este va siendo utilizado, por lo que estas entradas y salidas de efectivo se
realizan en un libro auxiliar de caja.
Aún cuando las sucursales tienen autonomía, se deben regir en cuanto a las
normas y procedimientos por las correspondientes a la casa matriz, entre
otras es usual que las sucursales emitan la facturación de los servicios que
prestan a los clientes y así mismo se encarguen del registro y recuperación
de las cuentas por cobrar relativas a estos.
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directamente por la sucursal, así como también las compras de insumos y
materiales necesarios para su funcionamiento, por ello, los gerentes de las
sucursales emiten los pagos correspondientes a sus proveedores y poseen
firmas autorizadas en cuentas bancarias que se utilizan para tales fines.
Para el caso de las agencias y debido a que como se explico estas no llevan su
propia contabilidad, sino que esta se efectúa en la casa matriz, se hace necesaria la
incorporación en el plan de cuentas de las siguientes con el fin de separar internamente
el origen de estas operaciones, así como para controlar los activos de los que dispone
cada una de ellas y que han sido asignados por la casa matriz, detallamos a continuación:
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1. Para el control de las Cajas Chicas asignadas a cada agencia:
1 Activo
11 Activo circulante
1101 Disponible
110101 Caja Casa Matriz
110101001 …
110103 Caja Chica Agencias
11010301 Caja Chica Valencia
11010302 Caja Chica Maracay
11010303 Caja Chica Barquisimeto
11010304 Caja Chica Puerto La Cruz
11010305 Caja Chica Falcon
11010306 Caja Chica Maracaibo
11010307 Caja Chica Anaco
11010308 Caja Chica Trujillo
11010309 Caja Chica Maturin
11010310 Caja Chica La Victoria
11010311 Caja Chica Margarita
11010312 Caja Chica Puerto Ordaz
110104 Bancos Moneda Nacional
110104001 …
2. Para el control de los activos colocados por a Casa Matriz en las agencias:
15 Propiedades y equipos
1501 Mobiliario
150101 Mobiliario Caracas
150101001 Mobiliario Caracas
150101002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Caracas
150102 Mobiliario Barquisimeto
150102001 Mobiliario Barquisimeto
150102002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Barquisimeto
150103 Mobiliario Valencia
150103001 Mobiliario Valencia
150103002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Valencia
150104 Mobiliario Maturin
150104001 Mobiliario Maturin
150104002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Maturin
150105 Mobiliario Maracaibo
150105001 Mobiliario Maracaibo
150105002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Maracaibo
150106 Mobiliario Trujillo
150106001 Mobiliario Trujillo
150106002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Trujillo
150107 Mobiliario Bolivar
150107001 Mobiliario Bolivar
150107002 Depreciacion Acumulada Mobiliario Bolivar
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3. Para el control de los activos por concepto de depósitos en Garantía de los
locales en arrendamiento operativo y de equipos de copiado asignados a las
agencias:
17 Otros activos
1701 Depósitos en garantía
170101 Depósitos en locales
170101001 Local Caracas
170101002 Local Valencia
170101003 Local Maracaibo
170101004 Local Puerto La Cruz
170101005 Local Trujillo
170101006 Local Maracay
170101007 Local Anaco
170101008 Local Maturin
170101009 Local Falcon
170101010 Local Cumana
170101011 Local Barquisimeto
170101012 Local Bolivar
1702 Depósitos en garantia Equipos de Terceros
170301 Depósitos en garantía equipos de fotocopiado
170301001 Equipos asignados a Caracas
170301002 Equipos asignados a Valencia
170301003 Equipos asignados a Maracaibo
1704 Cargos diferidos
170401 Cargos Diferidos
170401001 …
Para el caso de las sucursales y en el supuesto de que se decida que estas lleven su
propia contabilidad, estas tendrán su propio plan de cuentas, bien sea que tengan su
propia personalidad jurídica o no, esto último afecta la forma en la que se transferirán
los registros contables a la Casa Matriz ya que si no tienen su propia personalidad
jurídica los registros deberán transferirse al menos mensualmente para el correcto orden
y adicionalmente a las cuentas ya mencionadas para el caso de las agencias deberá
creárseles sus propios sub-mayores de Ingresos (efectuaran su propia facturación), al
igual que los de gastos, bancos (manejaran cuentas bancarias independientes) y cuentas
por cobrar y pagar. El caso de que estas sucursales tengan su propia personalidad
jurídica entonces no transferirán sus registros directamente a la contabilidad de la Casa
Matriz, sino que enviaran sus registros contables para efectos de control y estos serán
consolidados en un Balance General agrupado e igualmente para el Estado de Ganancias
y Pérdidas, y sólo una vez al año al cierre del ejercicio se transferirán a las cuentas por
cobrar o pagar relacionadas los resultados netos luego de impuestos que haya generado
la sucursal.
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6.- LEGISLACIÓN VENEZOLANA A CONSIDERAR
Otras consideraciones:
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2. Inscripción de los trabajadores en el Sistema nacional de seguridad social
( IVSS, INCE, LOPCYMAT).
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5. Centralización de la facturación y mejor control de las cuentas bancarias,
gastos y cuentas por cobrar, reduciendo adicionalmente los riesgos
inherentes a la fidelidad del personal.
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BIBLIOGRAFÍA
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Galeón (07-2007) Capítulo VIII: Agencias y Sucursales [Documento en línea],
Disponible: http://www.galeon.com/contausac/descargas/AgenSucTeo.doc
[Consulta: 2010, Noviembre 12]
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