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GESTIÓN DE COMPRAS Logística Empresarial Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales Juan Carlos Pérez P
GESTIÓN DE COMPRAS
Logística Empresarial
Universidad Nacional de Colombia
Sede Manizales
Juan Carlos Pérez P
Ingeniero Industrial
Conceptos Clave Compras El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas, suministros y

Conceptos Clave

Compras

El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas, suministros y componentes para la organización.

Las actividades asociadas con este proceso incluyen:

Seleccionar y calificar proveedores

Evaluar el desempeño del proveedor

Negociar contratos

Comparar precio, calidad y servicio

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Conceptos Clave Contratar bienes y servicios Programar compras Evaluar el valor recibido Medir la calidad

Conceptos Clave

Contratar bienes y servicios

Programar compras

Evaluar el valor recibido

Medir

la

calidad

que

proviene

del

exterior,

responsabilidad de control de calidad

si

esto

no

es

Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda

Especificar la forma en la que se recibirán los bienes

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

¿Fabricar o Comprar? Razones para fabricar Menor costo de producción. Proveedores no adecuados. Asegurar el

¿Fabricar o Comprar?

Razones para fabricar

Menor costo de producción.

Proveedores no adecuados.

Asegurar el suministro adecuado (en cantidad o instante de entrega).

Utilizar los excedentes de mano de obra e instalaciones y hacer una contribución marginal.

Obtener la calidad deseada.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

¿Fabricar o Comprar? Razones para fabricar Evitar la complicidad entre proveedores. Mantener las capacidades de

¿Fabricar o Comprar?

Razones para fabricar

Evitar la complicidad entre proveedores.

Mantener las capacidades de la organización y proteger al personal de un despido.

Proteger el diseño patentado o la calidad.

Incrementar o mantener el tamaño de la compañía (preferencia de la dirección).

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

¿Fabricar o Comprar? Razones para comprar Menor costo de adquisición Mantener el compromiso con el

¿Fabricar o Comprar?

Razones para comprar

Menor costo de adquisición

Mantener el compromiso con el proveedor

Obtener habilidad técnica o de gestión

Capacidad inadecuada.

Reducir costos de inventario.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

¿Fabricar o Comprar? Razones para comprar Asegurar fuentes alternativas. Recursos de gestión o técnicos inadecuados

¿Fabricar o Comprar?

Razones para comprar

Asegurar fuentes alternativas.

Recursos de gestión o técnicos inadecuados

El artículo está protegido por una patente o secreto industrial.

Liberar a la dirección para ocuparse de su negocio principal.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

¿Fabricar o Comprar? Ejemplo El gerente de un restaurante de comida rápida que vende hamburguesas

¿Fabricar o Comprar?

Ejemplo

El gerente de un restaurante de comida rápida que vende hamburguesas decide incluir ensaladas en el menú. Existen dos opciones y el precio para el cliente será el mismo con cualquiera de ellas. La opción de fabricar consiste en instalar una barra de ensaladas y dejar que el cliente prepare su propia ensalada. La barra tendría que pedirse en alquiler y sería necesario contratar un empleado de tiempo parcial que la atendiera. El gerente estima los costos fijos en $12.000 y cree que los costos variables totalizarían $1,50 por ensalada.

La opción de comprar consiste en conseguir las ensaladas ya preparadas y listas para la venta. Éstas tendrían que comprarse a un proveedor local, a $2,00 por ensalada. La venta de ensaladas previamente preparadas requeriría la instalación y operación de más frigoríficos, con un costo fijo anual de $2.400. El gerente espera vender 25.000 ensaladas al año.

¿Qué decisión debería tomar?

¿Cuál es la cantidad de equilibrio entre fabricar y comprar?

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Evolución de las Estrategias de Compra Enfoque en Precio Enfoque en calidad, confianza, respuesta efectiva

Evolución de las Estrategias de Compra

Enfoque en Precio

Evolución de las Estrategias de Compra Enfoque en Precio Enfoque en calidad, confianza, respuesta efectiva y

Enfoque en calidad, confianza, respuesta efectiva y costo total

en calidad, confianza, respuesta efectiva y costo total Enfoque Estratégico - Acuerdos con proveedores -

Enfoque Estratégico

- Acuerdos con proveedores

- predicciones

- Compras JIT

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Importancia del proceso de compras Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se

Importancia del proceso de compras

Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de estos productos y servicios.

Las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan 40 a 60% del valor de ventas de un producto final

Principio de apalancamiento:

Las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Importancia del proceso de compras Ejemplo Actualmente, una empresa con ventas brutas de $100 millones

Importancia del proceso de compras

Ejemplo

Actualmente, una empresa con ventas brutas de $100 millones y una utilidad de $5 millones gasta 60% de sus ventas en la adquisición de bienes y servicios. Los costos restantes incluyen mano de obra y salarios por $10 millones y gastos administrativos por $25 millones.

La pregunta es, ¿qué variación en ventas, precio, mano de obra y salario, gastos administrativos o compras sería necesario para incrementar las utilidades desde su nivel actual de $5 millones a $10 millones?

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Importancia del proceso de compras Ilustración del principio de apalancamiento en el proceso de compras

Importancia del proceso de compras

Ilustración del principio de apalancamiento en el proceso de compras para lograr duplicar las utilidades ($000,000)

 

Actual

Ventas

Precio

Mano de obra y salarios - 50%

Gastos indirectos -20%

Compras

+17%

+5%

-8%

Ventas

$100

$117

$105

$100

$100

$100

Bienes y servicios adquiridos

60

70

60

60

60

55

Mano de obra y salarios

10

12

10

5

10

10

Gastos indirectos

25

25

25

25

20

25

Utilidades

5

10

10

10

10

10

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Estrategias de reducción de costos Renegociación de contratos . Enviar a los proveedores cartas solicitando

Estrategias de reducción de costos

Renegociación de contratos. Enviar a los proveedores cartas solicitando reducciones de precio de 5% o más; volver a licitar los contratos de quienes se nieguen a reducir costos.

Ofrecer ayuda. Enviar equipos de expertos a las plantas de los proveedores para ayudarles a reorganizar y sugerir otros cambios que eleven la productividad; trabajar con los proveedores para hacer las partes más simples y baratas de producir.

Mantener la presión. Para asegurarse que las mejoras continúan, fijar objetivos anuales generalizados de reducción de costos, por lo general de 5% o más por año.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Estrategias de reducción de costos Reducir proveedores . Reducir el número global de proveedores, en

Estrategias de reducción de costos

Reducir proveedores. Reducir el número global de proveedores, en ocasiones hasta 80%, y estimular las compras de aquellos que permanecen mejorando sus economías de escala.

Subastas por Internet. Una ventaja inherente de Internet es que pueden reunirse muchos proveedores en el proceso de compra de forma conveniente y económica. Se logran precios más bajos ya que el mercado se extiende con más vendedores potenciales que ofrecen sus servicios y productos.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Estrategias de reducción de costos Ejemplo subasta : United Technologies necesitaba proveedores que fabricaran tarjetas

Estrategias de reducción de costos

Ejemplo subasta:

United Technologies necesitaba proveedores que fabricaran tarjetas de circuitos con valor de $24 millones. FreeMarkets, un servicio de subasta B2B en línea, evaluó a 1.000 proveedores potenciales e invitó a 50 especialmente calificados para que subastaran.

FreeMarkets planeó tres horas de subasta competitiva en línea. FreeMarkets dividió el trabajo en 12 lotes, cada uno se colocó en una subasta. A las 8 a.m. se inició con el primer lote valuado en $2.25 millones.

La primera oferta fue de $2.25 millones, la cual fue observada por todos. Minutos después, otro postor colocó una oferta por $2 millones. Más postores redujeron nuevamente el precio.

Minutos antes de que la oferta cerrara sobre el primer lote, a las 8:45 a.m., el postor número 42 colocó una oferta de $1.1 millones. Cuando todo terminó, las ofertas de los 12 lotes totalizaron $18 millones

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Necesidad de reducir gastos Causas que aumentan o disminuyen los gastos . Valor de los

Necesidad de reducir gastos

Causas que aumentan o disminuyen los gastos.

Valor de los pedidos versus inventario actual y su duración.

Tamaño reducido de los pedidos en números de referencias y cantidad solicitada, lo cual implican necesariamente un mayor gasto en tiempo de elaboración de pedidos, papelería, recepción de mercancía, legalización de documentos, agotados y generación de pagos.

Traslados o devoluciones de mercancía de valor poco significativo en los que se utilizan medios de transporte costoso e inadecuado.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Funciones del Proceso de Compras Recibo de muestras y cotizaciones. Análisis y definición de nuevos

Funciones del Proceso de Compras

Recibo de muestras y cotizaciones.

Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna.

Análisis y aceptación de nuevas listas de precios.

Negociación de nuevos descuentos y condiciones de pago.

Visitar la competencia y el medio.

Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Funciones del Proceso de Compras Visitar las bodegas y zonas de almacenamiento de mercancías.  

Funciones del Proceso de Compras

Visitar las bodegas y zonas de almacenamiento de mercancías.

 

Determinación de precios de venta acordes con los márgenes de utilidad y los precios de la competencia.

Asistencia a lanzamientos y eventos que apoyen la comercialización de productos.

Establecer excelentes y efectivas relaciones con los colegas de la competencia.

Definición

de

artículos

promocionales

y

destacables

en

eventos

especiales.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Funciones del Proceso de Compras Determinación de cantidades de compra. Hacer conocer oportunamente a otras

Funciones del Proceso de Compras

Determinación de cantidades de compra.

Hacer conocer oportunamente a otras áreas de la empresa las condiciones de negociación y los cambios que se presenten en las relaciones comerciales con los proveedores.

Conocer y contactar nuevos proveedores potenciales.

Estar atento a las ofertas, demandas de productos en temporadas, eventos y promociones.

Conocer la rentabilidad de los productos y de los proveedores.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Funciones del Proceso de Compras Estar informado de las disposiciones legales (registros, patentes,

Funciones del Proceso de Compras

Estar

informado

de

las

disposiciones

legales

(registros,

patentes,

vencimientos, registros, IVA).

 

Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con fechas, cantidades y calidades.

Conocer las condiciones financieras de la empresa.

 

Conocer niveles de Inventarlos y fijar acciones que permitan optimizar el manejo de los mismos.

Resolver oportunamente todos los asuntos planteados por otras áreas inherentes a su función.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Funciones compartidas con otras áreas o Estar atento a que el área financiera cancele oportunamente

Funciones compartidas con otras áreas

o

Estar atento a que el área financiera cancele oportunamente las facturas de los proveedores, de acuerdo con las condiciones establecidas en el momento de la negociación.

o

Intervenir en forma objetiva y racional para ayudar a resolver los reclamos y diferencias que eventualmente se presenten en los pagos a proveedores.

o

Estar atentos a que los almacenes y el personal de ventas pidan oportunamente y en cantidades suficientes las mercancías definidas para el negocio.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Funciones compartidas con otras áreas o Velar por una adecuada exhibición y distribución de espacios

Funciones compartidas con otras áreas

o

Velar por una adecuada exhibición y distribución de espacios de acuerdo con la rotación y margen de utilidad que genera cada una de las referencias que maneja el almacén.

o

Estar atentos a las legalizaciones oportunas de las mercancías que se reciben en las bodegas, con el fin de que éstas se evacuen rápidamente hacia los almacenes o punto de venta.

o

Asesorar a los jefes de bodegas o depósitos, en sistemas de almacenamiento y distribución de mercancías que, por sus características especiales, requieran tratamiento diferente.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Funciones compartidas con otras áreas o Solicitar a las áreas de publicidad, que elaboren campañas

Funciones compartidas con otras áreas

o

Solicitar a las áreas de publicidad, que elaboren campañas o anuncios de programas o eventos que ofrezcan un buen potencial de ventas y requieran un apoyo especial de comunicación.

o

Contactar a los proveedores para definir su participación en campañas de publicidad cooperativa o en eventos que requieran una vinculación conjunta.

o

Recomendar y desarrollar sistemas rápidos, útiles y prácticos de la información que se origina y recibe a través del departamento.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Compras Justo a Tiempo En el flujo tradicional del material a través del proceso de

Compras Justo a Tiempo

En el flujo tradicional del material a través del proceso de transformación, existen muchas esperas potenciales. Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Características de las Compras JIT Proveedores Pocos proveedores.   Proveedores cercanos o grupos de proveedores

Características de las Compras JIT

Proveedores

Pocos proveedores.

 

Proveedores cercanos o grupos de proveedores remotos.

 

Repetir negocio con los mismos proveedores.

 

La licitación competitiva limitada, en su mayoría, a nuevas compras.

 

El comprador se resiste a la integración vertical y a la consecuente eliminación del negocio del proveedor.

Los

proveedores

son

animados

a

extender

las

compras

JIT

a

sus

proveedores.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Características de las Compras JIT Cantidades Entregas frecuentes en lotes pequeños. Acuerdos contractuales a largo

Características de las Compras JIT

Cantidades

Entregas frecuentes en lotes pequeños.

Acuerdos contractuales a largo plazo.

Papeleo mínimo para lanzar los pedidos.

Poco o ningún permiso de rebasar o disminuir las cantidades recibidas.

Proveedores motivados para empaquetar en cantidades exactas.

Proveedores motivados para reducir sus tamaños de lotes de producción (o almacenar material no liberado)

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Características de las Compras JIT Calidad Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de

Características de las Compras JIT

Calidad

Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad.

Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la calidad del comprador y del proveedor.

Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso en lugar de la inspección de lotes por muestreo.

Envíos

Programación de la carga de entrada.

Asegurar el control mediante la utilización de una compañía de transportes propia o contratar transporte y almacenamiento.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Objetivos de las Compras JIT Eliminación de las actividades innecesarias . Por ejemplo, la actividad

Objetivos de las Compras JIT

Eliminación de las actividades innecesarias. Por ejemplo, la actividad de recepción y la actividad de inspección de entrada no son necesarias con el justo a tiempo.

Eliminación del inventario de planta. Casi no se necesita inventario de materias primas si los materiales que cumplen los estándares de calidad se entregan donde y cuando son necesarios.

Eliminación del inventario en tránsito. estimulando a los proveedores a situarse cerca de la planta y proporcionar un transporte rápido de las compras.

Mejora de la calidad y la fiabilidad. Para lograr entregas sólo cuando sean necesarias, y en las cantidades exactas, se requiere también una calidad perfecta, o cero defectos.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Compras Justo a Tiempo Preocupaciones del proveedor. Deseo de diversificación. Muchos proveedores no desean atarse

Compras Justo a Tiempo

Preocupaciones del proveedor.

Deseo de diversificación. Muchos proveedores no desean atarse a contratos de largo plazo con un solo cliente. La percepción de los proveedores es que se reduce su riesgo si tienen varios clientes.

Programación pobre del cliente. Muchos proveedores tienen poca fe en la habilidad del comprador para reducir los pedidos según un programa nivelado y coordinado.

Aseguramiento de la calidad. La producción "cero defectos" no se considera realista por muchos proveedores.

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Compras Justo a Tiempo Preocupaciones del proveedor. Tamaños de lote pequeños . Los proveedores a

Compras Justo a Tiempo

Preocupaciones del proveedor.

Tamaños de lote pequeños. Los proveedores a menudo tienen procesos que están diseñados para tamaños de lote grandes, y ven en la entrega frecuente de pequeños lotes una forma de transmitir los costos de mantenimiento de inventarios al proveedor.

Proximidad. Dependiendo de la localización del cliente, las entregas frecuentes del proveedor en lotes pequeños se consideran demasiado caras.

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Relaciones con los Proveedores Una buena relación con el proveedor es aquella en la que

Relaciones con los Proveedores

Una buena relación con el proveedor es aquella en la que éste está comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos.

Los

proveedores

pueden

ser

una

fuente

de

ideas

sobre

nueva

tecnología, materiales y procesos. Las compras son un modo de transmitir esta información a la gente apropiada en la organización.

Las buenas relaciones incluyen aquellas en las que el comprador está comprometido a mantener informado al proveedor de posibles cambios en el producto y en el programa de producción.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Relaciones con los Proveedores Las compras siguen un proceso de tres etapas: 1. Evaluación del

Relaciones con los Proveedores

Las compras siguen un proceso de tres etapas:

1. Evaluación del proveedor: implica encontrar proveedores potenciales y determinar la probabilidad de que se conviertan en buenos proveedores. Esta fase requiere el desarrollo de criterios de evaluación.

2. Desarrollo del proveedor: El desarrollo del proveedor puede incluir distintos aspectos, desde el entrenamiento hasta la ayuda en ingeniería y producción, y los formatos para la transferencia electrónica de información.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Relaciones con los Proveedores 3. Negociaciones : Las estrategias de negociación se clasifican en los

Relaciones con los Proveedores

3. Negociaciones: Las estrategias de negociación se clasifican en los siguientes tipos:

a. Modelo del precio basado en el costo: requiere que el proveedor abra sus libros al comprador. El precio contratado se basa en el tiempo de mano de obra y los materiales o en un costo fijo, con una cláusula de aumento para acomodar los cambios en los precios.

b. Modelo de precio basado en el mercado: el precio está basado en un precio o índice publicado.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Relaciones con los Proveedores c. Licitación competitiva : Es apropiada en los casos en que

Relaciones con los Proveedores

c. Licitación competitiva: Es apropiada en los casos en que los proveedores no están dispuestos a discutir los costos. Requiere que la gente de compras tenga varios proveedores potenciales del producto y presupuestos de cada uno.

d. Combinar dos o más técnicas: proveedor y comprador deben estar de acuerdo en revisar ciertos datos de costos, aceptar alguna forma de datos del mercado para los precios de materias primas, o acordar que el proveedor deberá permanecer competitivo.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

SELECCIÓN DE PROVEEDORES Elementos de incertidumbre en el suministro: Tiempo de entrega. Cantidad entregada.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Elementos de incertidumbre en el suministro:

Tiempo de entrega.

Cantidad entregada.

Calidad de la entrega.

Exactitud de los datos y precios de los productos entregados.

Esta incertidumbre la podemos reducir con un adecuado conocimiento del proveedor.

Hay que valorar el costo total de la transacción, nono úúnicamentenicamente elel precioprecio, para elegir a un proveedor.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Criterios para seleccionar proveedores La seriedad en sus cotizaciones y argumentos. La trayectoria y reconocimiento

Criterios para seleccionar proveedores

La seriedad en sus cotizaciones y argumentos.

La trayectoria y reconocimiento en el medio.

La confianza que inspire por sus antecedentes.

La imagen de sus marcas.

La claridad en sus estrategias de comercialización.

Su capacidad de producción.

Sus recursos técnicos.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Criterios para seleccionar proveedores La puntualidad en la entrega. El tiempo de entrega. Sus condiciones

Criterios para seleccionar proveedores

La puntualidad en la entrega.

El tiempo de entrega.

Sus condiciones (descuentos, forma de pago, despacho, devoluciones, averías, reclamos).

Sus precios.

La calidad de sus productos y su gente.

La estructura y profesionalismo de su fuerza de ventas.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial

Criterios para seleccionar proveedores Sus servicios post venta.   La rapidez y preocupación para

Criterios para seleccionar proveedores

Sus servicios post venta.

 

La

rapidez

y

preocupación

para

atender

oportunamente

sus

requerimientos.

 

La asesoría en la comercialización de sus productos.

 

Su ubicación geográfica.

 

La naturaleza del proveedor (fabricante, representación, distribuidor).

 

Sus recursos financieros.

 

Sus apoyos publicitarios.

Juan Carlos Pérez P Ingeniero Industrial