BOLETINES DE PROCEDIMIENTO

➢ Boletines de procedimientos

Ceja (1997) expresa que el boletín de procedimientos, es el documento que

contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones de una unidad administrativa, o de más o menos de ellas.
Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el
correcto desarrollo de las actividades. (Pág. 125).

Valencia (2002) explica que los boletines de procedimientos son aquellos

instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los
pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones
de una unidad administrativa. (Pág. 247).

Haroldo Herrera (2008) define los boletines de procedimientos, como

documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de
elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de
acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Estos boletines de procedimientos representan una guía práctica que se utiliza

como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que
contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo
que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Para Franklin (1999) los boletines de procedimientos son documentos que

sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, entre otros), así como las instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
Sin embargo, Ponce (2004) opina que un boletín de procedimiento es de uso
empírico, variable y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc.;
en lo que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática,
una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y
uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano de la
empresa”.

Mientras Kellog aludiendo a lo dicho anteriormente por Ponce (2004) y Franklin

(1999), señala que los boletines de procedimientos “presentan sistemas y
técnicas específicas. Señalando el proceso a seguir para lograr el trabajo de
todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña
responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer
debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”.

Un boletín es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados

y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica
cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento
determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de
desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que
constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.

Los boletines de procedimientos son elementos básicos de referencia y de

auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del
personal. Por medio de estos boletines pueden proporcionarse al personal sus
deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos
de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada.

➢ ¿Qué debe contener un boletín de procedimiento?

Ceja (2002) cita que estos documentos registran y transmiten, sin distorsiones,
la información básica requerida referente al funcionamiento de las unidades
administrativas; además, facilitan la actuación de los elementos humanos que
colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones.

Los manuales e instructivos de procedimientos permiten: uniformar y controlar

el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;
simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de
auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además
de otras ventajas adicionales.

Para Franklin (1999), un boletín de procedimiento debe contener:

Identificación

Este documento incorpora la siguiente información:

✔ Logotipo de la organización.
✔ Nombre oficial de la organización.
✔ Denominación y extensión (general o específico). De responder a una
unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
✔ Lugar y fecha de elaboración.
✔ Numero de revisión (en su caso).
✔ Unidades responsables de elaboración, revisión y/o autorización.
✔ Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en
segundo lugar de las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza
la forma y, por último, el numero de la forma. Entre las siglas y el
número debe colocarse un guion o diagonal.

Índice o contenido

Relación de los capítulos que forman parte del documento.

Prologo y/o introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e

importancia de su revisión o actualización. Puede incluir un mensaje la máxima
autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

Objetivo (s) de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Área de aplicación o alcance de los procedimientos

Esferas de acción que cubre los procedimientos.

Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases.

Políticas o normas de operación

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acciones

que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de la
responsabilidad de las distintas instancias que participan en los
procedimientos.

Conceptos

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento,

las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor
información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario
la consulta manual.

Procedimiento (descripción de las operaciones)

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en procedimientos, explicando en qué consiste,
cuando, como, donde, con qué, y cuanto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento
general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe notarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de la unidad administrativa, tiene que indicarse el
puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las
operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos
de varias opciones en una misma operación.

Formularios o impresos

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las
operaciones que impliquen su uso debe hacerse referencia específica de estas,
empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

Diagrama de flujo

Representación grafica de la sucesión en la que se realizan las operaciones de

un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos
que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita.
Además, suelen hacer mención del, equipo o recursos utilizados en cada caso.

Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan

una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para
este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Glosario de términos

Lista de conceptos de carácter técnico relacionado con el contenido y técnicas

de elaboración de los boletines de procedimientos, que sirven de apoyo para su
uso o consulta. (Pág. 160).

Ceja (2002) expresa que el contenido de los instructivos de procedimientos se

conformara por la siguiente información:

✔ Portada de identificación
✔ Índice
✔ Introducción
✔ Base Legal
✔ Objetivo del instructivo
✔ Políticas y/o normas de operación
✔ Descripción narrativa del procedimiento
✔ Diagrama de flujo del procedimiento
✔ Formularios y/o impresos
✔ Información general
✔ Glosario de términos
✔ Índice temático. (Pág. 140).
 ➢ Importancia de los boletines de procedimientos

Para Herrera (2008), los boletines de procedimientos son considerados uno de

los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya
que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la
acción humana en cada una de la unidades administrativas que conforman a la
empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una
fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus
integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado.

➢ Flujograma de procedimientos

Valencia (2002) expresa que los diagramas de flujo representan en forma

simbólica o pictórica la secuencia en que se realizan las operaciones de un
determinado procedimiento y/o recorrido de las formas o los materiales. (Pág.
219).

Sirve para descubrir y eliminar ineficiencias, y para tal objeto a través de los
símbolos clasifica las acciones que tienen lugar durante un proceso
determinado. (Pág. 218).

Franklin (1999) opina que es una representación grafica de la sucesión en que

se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada
operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo de recursos
utilizados en cada caso. (Pág. 163).

Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan

una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para
este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Ceja (1997) expresa que el Flujograma expresa gráficamente las distintas

operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su
secuencia cronológica.
Según su formato o su propósito, puede contener información adicional sobre
el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las
formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

Se usa el término de Flujograma para designar cualquier representación grafica

de un procedimiento o parte de este.

El Flujograma de procedimientos, como su nombre lo indica, representa el flujo

de información de un procedimiento. Los Flujograma de procedimientos,
conocidos también como diagramas de flujo, satisfacen tres funciones:

✔ Permiten al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos

del procedimiento.
✔ Da las bases para escribir un informe claro y lógico.
✔ Es un medio para establecer un enlace con el personal que
eventualmente operara el nuevo procedimiento. (Pág. 100).

➢ Importancia de Flujogramas de procedimientos

Según Ceja (1997), es importante ya que ayuda a designar cualquier

representación grafica de un procedimiento o parte de este, el Flujograma de
procedimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el
flujo de información de un procedimiento. En la actualidad los Flujograma son
considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas
como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método
y sistema.

Según Chiavenato (1993), son importantes los Flujogramas en toda

organización y departamento, ya que este permite la visualización de las
actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada,
o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras
otros trabajan con mucha holgura.

Según Rondón (1995) los Flujogramas o diagramas de flujo son importantes

para el diseñador porque le ayudan en la definición, formulación, análisis y
solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el
sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos
incluidas, le ayudara a analizas esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas
como de incrementar la existencia de sistemas de información para la
administración.

➢ Simbología de fujogramas de procedimientos

Ceja (1997). Simbología de la Norma ANSI para elaborar diagrama de flujo.

(Pág. 98).

Símbolos De La Norma ANSI Para Elaborar Diagramas De Flujo

SIMBOLO REPRESENTA SIMBOLO REPRESENTA

Terminal. Indica el
inicio o la terminación
Conector.
del flujo, puede ser
Representa una
acción o lugar; además
conexión o enlace de
se usa para indicar una
una parte del
unidad administrativa o
diagrama de flujo
persona que recibe o
con otra parte lejana
proporciona
del mismo.
información.
Disparador. Indica el
inicio de un
Conector de página.
procedimiento,
Representa una
conteniendo el nombre
conexión o enlace de
de este o el nombre de
una parte del
la unidad administrativa
diagrama de flujo
donde se da el inicio.
con otra parte lejana
del mismo.
 Dirección de flujo o
línea de unión.
Operación. Representa
Conecta los símbolos
la realización de una
señalando el orden
operación o actividad
en que se deben
relativas a un
realizar las distintas
procedimiento.
operaciones.
Decisión o alternativa. * Operación con
Indica un punto dentro teclado. Representa
del flujo en que son una operación en que
posibles varios caminos. se utiliza una
perforadora o
verificadora de tarjeta
Documento. * Tarjeta perforadora.
Representa cualquier
Representa cualquier
tipo de tarjeta
tipo de documento que
perforadora que se
entre, se utilice, se
utilice en el
genere o salga del
procedimiento.
procedimiento.
* Cinta perforadora.
Representa cualquier
Archivo. Representa un
tipo de cinta
archivo común y
perforadora que se
corriente de oficina.
utilice en el
procedimiento.
Nota aclaratoria. No *
forma parte del
Cinta magnética.
diagrama de flujo sino
Representa cualquier
más bien es un
tipo de cinta
elemento que se le
magnética que se
adiciona a una
utilice en el
operación o actividad
procedimiento
para dar una explicación
 a ella.
* Teclado en línea.
Representa el uso de
Línea de comunicación.
un dispositivo en
Representa la
línea para
transmisión de
proporcionar
información de un lugar
información a una
a otro mediante líneas
computadora
telefónicas, telegráficas,
electrónica u
de radio, etc.
obtenerla de ella.

Nota: Los símbolos marcados con * son utilizados en combinación con el

resto cuando se está elaborando un diagrama de flujo en un
procedimiento en el cual interviene algún equipo de procesamiento
electrónico.

Simbología para diagramas de flujo o Flujogramas.

Principio y/o terminación del diagrama.

Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su

procesamiento (entrada), como la mención de que la información ya ha sido
procesada.

Actividad u operación.

Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un
cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.

Anotación, aclaración, o ambos casos.

Siempre que se quiera hacer algún comentario al margen, notas exploratorias,
aclaraciones, etc., se trazara indistintamente una línea punteada que vaya
desde la nota aclaratoria hasta el símbolo en que se requiere esa nota.

----------------

Conector.

Este símbolo se utilizara cuando se desee representar un documento

cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc.,
(excluidas las tarjeta perforada y la cinta magnética). Siempre que un
documento tenga varias copias, estas deberán representarse dentro del
diagrama y numerarse con cero original: uno para la primera copia y asi
sucesivamente, ejemplo: (Pág. 112).

Destrucción.

Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información es

conveniente aclarar siempre que documento se está destruyendo.

Transferencia.

Este símbolo se utiliza cuando en flujo del proceso o sistemas interviene otra
sección o departamento que no sea el estudiado, siempre y cuando nos
interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.
Alternativa.

Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación

cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes, ejemplo: (Pág. 113).

SI

NO

Dirección ( ).

Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos, según sea

su flujo, o para indicar principios de alternativas.

Actividad fuera del ámbito de investigación.

Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el diagrama
el detalle de las actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar
que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se encuentran
diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistema muy parecidos
o similares, que nada mas varia en su inicio o en su final). (Pág. 114).

Canalización

Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe información

de varias fuentes y se condesa en una sola, por ejemplo:

SIMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

 Simples

Símbolo Representa

Combinados

Símbolo Representa
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales
son:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que
representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas
en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una
sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de
su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia mas de una vez en el flujograma
aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.
c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas
que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de
flechas en sus extremos terminales.
d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con
claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.
e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia
del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente,
temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).
f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado
en el procedimiento se indica con una (X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se
indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.
h. Al igual que vimos en los organigramasen los flujogramas cuando
varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una
inflexión en cualquiera de ellas.
 i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola
hoja, pero cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página,
se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un circulo, en la
página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se
colocará en otra página como sigue.
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Convención para trazar los diagramas:
a. La información para identificar cada diagrama debe ser la
siguiente:
b.
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos
que realiza cada uno de los pasos.
d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos
proporcionales a las formas o documentos representados. Sin embargo
como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse
empleando solamente el buen juicio.
e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las
mismas dimensiones.
f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y
copias un triángulo negro en la esquina inferior derecha.
g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es
conveniente poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.
h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden.
Se coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original
siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán
numeraciones ascendentes.
i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que
intervienen.
j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya
sea con grapa o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos
identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola
línea.
k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se
representa por medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes
tengan una ligera tendencia hacia abajo.
m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en
que aparecen los rectángulos, de arriba hacia abajo.
 n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña
descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la
acción.
o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el
empleado que ha proporcionado la información.
Presentación de las formas en el diagrama:
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos,
imitando hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales
reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre
con una sola palabra.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se
recomienda empezar con la más alejada para evitar que se crucen.
d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior
izquierda y con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por
primera vez en el proceso.
f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea
necesario pasar otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de
procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos
con la letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en
el lugar en que se reinicia.
Formularios
Franklin (1999) Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las
cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.
En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que
permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar
instructivos para su llenado.

Valencia (2002) cualquier documento impreso destinado a que en el se anoten

datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.
Gibbs Meyers citado por Valencia (2002) Un objeto que tiene impresa
información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

Tipos y partes de formularios

Valencia (2002) indica que Las formularios pueden clasificarse en:

Generales. Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa

De oficina. Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas
solo dentro de la oficina donde se prepararon.
De interoficina. Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus
originales, sus copias o todos los juegos.
Según Valencia (2002) expresa que las partes del formulario son:

1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con
la forma
2. Debe proporcionar la manera mas fácil de anotar y usar los datos
en el contenido.
3. Debe ayudar a reducir la tendencia al error.
4. Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que
restrinja la eficiencia del trabajo.

Para rayado horizontal y vertical

Introduccion:
es la información que prepara la acción inmediata que se va a tomar;
generalmente consiste en el que está hablando, a quién está hablando y
cuándo, y otras condiciones que dirigen la acción que va a tener lugar en el
cuerpo del formulario.
Las formas externas deben llevar el nombre de la empresa y su dirección, de
preferencia en la parte superior. En cuanto a formas internas, se debe omitir el
nombre de la empresa, excepto aquellas que pueden servir de prueba en un
juicio.
CUERPO.- representa la parte principal de la forma y constituye precisamente
la acción que tiene lugar después de la introducción.

-CONCLUSIÓN.- consiste principalmente en espacios para firmas o aprobación

u otro dato concluyente que le da validez formal.

Auque no todas las formas contienen estas cinco partes, lo común es que al
menos haya cierto grupo de datos de carácter introductorio, unos que
representen el cuerpo y otros que representen la conclusión de la forma. En
general debe haber continuidad y lógica.
Reducir la tendencia al error. Está directamente relacionada con el diseño y la
impresión porque juegan un papel importante los colores usados, el tipo de
imprenta, las distancias entre las líneas, el tamaño de cada línea, el contraste
entre los datos estadísticos y los variables.

Hay tres factores que interviene en la eficiencia de los datos variables:

– Visibilidad de datos: es el grado el cual una cosa puede ser

perceptible por los ojos.
– Legibilidad: es el grado hasta el cual una cosa puede ser
leida, particularmente la cantidad que de ella se puede leer en un
periodo de tiempo.
– Fatiga visual: es el grado en el cual los musculos visuales
se fatigan al realizar el trabajo de leer.

La eficiencia de una forma, entonces, no puede ser determinada por la

evaluación de los datos estadísticos y los variables separadamente, son que
debe ser medida por los valores relativos a esos dos tipos de datos.

Para contribuir a disminuir la tendencia al error:

-Los datos deben cubrir toda la información necesitada. Al mismo tiempo no

debe existir nada que sobre.
-Las líneas verticales y horizontales son excelentes ayudas
visuales para agrupar las columnas.

– Clara asociación entre el titulo y el dato que se va a llenar.

Por ejemplo, no tiene que existir espacio que mide entre los
bloques para chequeo y el itulo que le corresponde.
Ser económico en impresión y papel. Este requisito es muy importante ya que
representa el costo de un formato y este debe ser de tal manera que no
restrinja la eficacia del trabajo. Existen cinco maneras fundametales de lograr
economía en costos, tanto de papel como de impresión:

– Tratar de combinar todo lo que haga el mismo trabajo. Un

control de formas.
– Eliminar la impresión del numero de copias. Comúnmente
el hecho de que las copias tengan impreso respectivamente:
original, duplicado, triplicado, etc. Supone un trabajo para el
impresor como si fueran formas distintas, por lo que tiene que
cobrar mas por su trabajo.
– Seleccionar el proceso de reproducción o impresión
ordenado. Para ello es preciso obtener información con las
caracterustucas de los equipos de reproducción y de impresión
con especialistas.
– Seleccionar el tipo de imprenta mas adecuado para el uso
que tendrá el formulario.
– Elegir el tipo y tamaño correcto de papel.