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MESSE CHECK

Inhalt.

Entscheidungsgrundlagen
- eigene Marktsituation.
- welche Messe?
- Entscheidungsfaktoren
- Beteiligungsziele.

Verantwortlichkeiten
.
Vorkalkulation.

Planung.
- Kostenfaktoren.
- Standausstattung.
- Personalbesetzung.

Durchführung
- Standübergabe.
- Messetag (Ablauf).
- Bewirtung.
- Pressemitteilung.
- Pressekonferenz.
- Manöverkritik.

Abschluß
- Schlußbericht.
- Messe-Nacharbeit.

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Entscheidungsgrundlagen
Eigene Marktsituation
Marktdaten
Informationsquellen

Presse- und Informationsamt der Bundesregierung


Ministerien
Statistisches Bundesamt
Statistische Ämter der Länder
Deutscher Städtetag
Deutscher Städte- und Gemeindebund
Veröffentlichungen der Stadtwerke
Verbandsveröffentlichungen
GFK-Daten (Gesellschaft für Konsum, Markt- und Absatzforschung)
IDFA (Interessengemeinschaft Deutscher Fachmessen und Ausstellungsstädte)
FAMA: (Fachverband Messen und Ausstellungen)
FAMAB (Dachverband Messe- und Ausstellungsbau e.V.)
FKM: (Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen)
Einzelne Messegesellschaften und deren Ausstellerpublikationen bzw. Erfolgsauswertungen:
Besucherzahlen
Besucherherkunft und Besucherstruktur
Besuchermeinungen
Ausstellermeinungen
Marktdaten der Region

Eigene Marktsituation überprüfen


Umsatzrangfolge der einzelnen Teilunternehmen
Umsatzrangfolge der einzelnen Leistungen
In diesen Bereichen sind wir technologisch an der Spitze...
In diesen Bereichen hinken wir technologisch hinterher...
Im Angebot voraus in den Bereichen
Im Angebot zurück in den Bereichen
Image bei Multiplikatoren wie z.B.
Presse
Opinion Leader
aus Verbänden ....
Image bei Verbrauchern, Kunden, Nutzern
Wo sind Imagegewinne möglich?
Unsere Angebotspalette
Unsere Schwerpunkte
Unsere Schwachstellen
Bekanntheitsgrad unserer Gesamtleistung
Bekanntheitsgrad und Zuordnung unserer Einzelleistungen

Welche Messe ist die Richtige?


Name
Art der Messe
Rahmenbedingungen
Standort
Alternativen zu der gewählten Veranstaltung
Marketing und Infopolitik der durchführenden Messegesellschaft
Strukturdaten einholen bei der Messegesellschaft über:
Bedeutung der Messe für Standort und
Wirtschaftsraum
Einzugsgebiet gestaffelt nach Besucherdichte
Kaufkraft der Region

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Entscheidungsgrundlagen(Fortsetzung)
Welche Messe ist die Richtige?
Gliederung der Erwerbstätigen nach Alter, Branchen, Kaufkraft
Zielgruppen der Messe
Daten und Ergebnisse von Ausstellerbefragungen
Besucherzahlen und Besucherstruktur, z. B.:
Schüler
Speziell interessierte Verbraucher
Sehbesucher
Senioren
Angehörige von Behörden oder kommunalen Verbänden
Angehörige bestimmter Industriezweige oder Branchen usw.

Entscheidungsfaktoren
Passen wir auf die Messe?
Wo gehören wir auf der Messe hin?
Wie sieht das Ausstellerumfeld aus?
Können wir uns auf der Messe auch als "Gast auf anderen Ständen" darstellen?
Sind strategische Gegner da?
Wenn ja, wie treten sie auf?
Was haben wir eigentlich "in einem Wort" zu sagen?
Wen wollen wir mit der Beteiligung eigentlich erreichen?
Ist die Beteiligung für uns ein Instrument der
Absatzvorbereitung - also Image-Auftritt ...
... oder können wir direkt neue potentielle Kunden ansprechen?
Stoßen wir auf Nachfrage oder müssen wir Infodefizite ausgleichen?
Wer erwartet, daß wir auf der Messe vertreten sind?
Gibt es demnächst einen einmaligen oder wichtigen Anlaß für eine einmalige Beteiligung?
Brauchen wir eine langfristige Beteiligung?
Paßt eigentlich der Messetermin in unser Konzept?
Sind wir für eine Beteiligung überhaupt personell gerüstet?
Sind überhaupt Mittel für eine Messebeteiligung frei zu machen oder vorgesehen?
Welche Öffentlichkeitswirkung hat eine Beteiligung
bei Massenmedien
bei Meinungsbildnern
bei der Fachpresse

Beteiligungsziele.
Wer muß dabei sein, wenn wir Ziele definieren?
Können wir das Bündel unserer Ziele klar benennen und "zusammenfassen"?
Was überwiegt? Image- oder Umsatzziele?
wollen wir Interesse wecken
positive Beeinflussung quer durch alle Zielgruppen
oder bei einzelnen Zielgruppensegmenten?
Wollen wir bestehende Kontakte pflegen?
Wollen wir neue Kontakte knüpfen?
Wollen wir nur einzelne Angebotssegmente vorstellen oder die ganze Palette?
Wollen wir uns nur zeigen oder haben wir konkret etwas Neues?
Haben wir einen eindeutigen Angebotsschwerpunkt?
Müssen wir uns gegen private Wettbewerber behaupten?
Wollen wir in Teilbereichen konkret verkaufen?
Ist die Messe ein geeigneter Test für Image und Angebot?
Präsentieren wir uns nur oder treiben wir aktive Verkaufsförderung?
Müssen wir über komplexe Zusammenhänge informieren?
Müssen wir Fachbesucher informieren und betreuen?
Suchen wir Partner und Personal?
Müssen wir Investitionen und Entscheidungen "verkaufen und begründen"?

Entscheidungsgrundlagen (Fortsetzung)

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Beteiligungsziele.
Können oder müssen wir zu Werksbesichtigungen einladen?
Kann die Beteiligung einen Tag der offenen Tür vorbereiten oder vertiefen?
Ist die Beteiligung Gelegenheit für Marktforschung und Erfahrungsaustausch?
Können wir mit spezifischen Zielgruppen einen dauerhaften Dialog eröffnen?
Gewinnen auch wir auf der Messe neue Ideen, Anregungen und Impulse?
Strafft der Messeauftritt unsere Kommunikationsstrategie?
Ist die Messebeteiligung Gelegenheit für Schulung und Fortbildung des eigenen Personals?
Was ist unser wichtigstes Messeziel?

Verantwortlichkeiten
Welche internen Stellen müssen zusammenspielen?

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Welche externen Stellen müssen zusammenspielen?
Wer gehört dem Entscheidungsgremium oder Beirat für Messen an?
Wer muß zu welchen Terminen wo und wann unbedingt anwesend sein?
Wer plant die Kommunikation?
Wer plant den Stand?
Wer sorgt für Exponate?
Bei wem laufen alle Fäden zusammen:
kurz: wer ist "Messechef"?

Vorkalkulation.
Planung der Standaktivitäten
Planung Kommunikationskonzept

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Planung Standgestaltung
Planung Personalbesetzung
Planung Besucherwerbung
Planung Pressearbeit
Planung Besucheransprache
Bewirtung
Planung Transporte
Planung Auf- und Abbau
Standübergabe und Personaleinweisung
Messe-Nacharbeit
Dokumentation
Reserve

Planung.
Erste Aktionen

Anmeldeformulare bei Messegesellschaft anfordern

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Teilnahmebedingungen und Strukturdaten analysieren
Stand-Arten vergleichen, Kosten vergleichen

qm Kosten gesamt pro qm

Reihenstand

Eckstand

Kopfstand

Blockstand

Freigelände

Standaktivitäten
Angebotsgruppen
Exponate
Demo-Exponate
Demo-Exponate in Betrieb und erforderliche Anschlüsse
Vorträge, Empfänge, Filme, Tonbildschau,
Video, Multimedia
Infomaterial
Pressekonferenz
Gruppenführungen
Platzbedarf für:
Exponate
Info-Punkte
Info-Theke
Bewegliche Exponate
Intern / Büro
Besprechungskabinen offen
Besprechungskabinen geschlossen
Telefonecke
Besprechungsinseln aus Tisch und Sitzgelegenheiten (üblicherweise 4)
offene Sitz- und Besprechungslandschaft
Küche, Lager, Garderobe
Raum für Aktentaschen-Schränke
Technisches Lager und Werbemittel
Bar
Sehabstände und Bewegungsraum
Filmvorführraum
Summe Standfläche

Messeanmeldung - Vorschriften
Anmeldeformulare termingerecht zurücksenden
Bei Terminüberschreitung mit der Messegesellschaft verhandeln. (Notfalls Standfläche reservieren lassen)
Vorschriften des Veranstalters beachten:
Standdecke
Aufbauhöhe
bewegliche Aufbauten,
z.B. auch bewegliche Displays
Farbgebung
Einsatz akustischer Werbemittel
Aktionen am Stand
Behördliche Vorschriften beachten:
mehrgeschossige Stände
Ausstellungsstände in den Hallen mit mehr als _____ qm Grundfläche (Großstände)
Bildwerfer und Filmvorführungen
Reihen- und Tischbestuhlung größeren Umfangs (z. B. für Vorträge usw.)
Vorführung von Maschinen

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Gasflaschen
Brennbare Flüssigkeiten
Ölfeuerungen. Ölbrenner und sonstige Feuerstätten
Elektrische Kochplatten, Bügeleisen, Stahlöfen
Rundfunkantennen
Hochfrequenz-Gerät
Mikrophonanlagen
Standplatz ansehen und erläutern lassen, z. B. technische Anschlüsse, Besucherstrom
Maße Standplatz vor Ort überprüfen
Über Veränderungen an Ihrem Standplatz kann rechtzeitig vor Messebeginn noch verhandelt werden!
Zulassung zur Messe überprüfen ob auch der Lageplan vollständig ist, z. B.:
sind alle wichtigen Maße lesbar
sind Vorsprünge und Säulen deutlich eingezeichnet und vermaßt?
sind alle technischen Anschlüsse bzw. Anschlußmöglichkeiten lokalisiert?

Kostenfaktoren.
(Unzutreffendes streichen)

Organisation

Standmiete
Tagungsräume - Miete
Werbeflächen - Miete
AUMA-Beitrag
Katalogeintrag
Warenverzeichnis
Elektro-, Wasser-, Luft- und Gasanschluß
Elektro-, Wasser- und Gasverbrauch
Telefon- und Fernschreibanschluß
Telefon- und Fernschreibgebühren
Datenleitung
Telefax-Anschluß und -Gebühren
Wechselsprechanlage
TV, HiFi, Video, PC, Kopierer
Lautsprecheranlage mit Mikrofon
Klimaanlagen
Lüftungsanlagen
Ausstellungsprogramm
Betriebspersonal
(Wartungsleute während der Messe)
Montagepersonal
(Telefon, Rufanlage, Telefax, Fernschreiber)
Rufanlagen
Versicherung Stand
Versicherung Diebstahl
Vorführmodelle
Bewachung nachts

Architektur (gemäß Unternehmensvorgaben/-design)


Schreinerarbeiten
Elektroarbeiten
Schlosserarbeiten
Malerarbeiten
Teppich-, Vorhang- und Bespannungsarbeiten
Stahlbauarbeiten
Glaserarbeiten

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Kunststoffarbeiten
Klimaanlagen
Luftanlagen
Statik
Architektenhonorar
Bauleitung
Standmodell
Ausstattung
Fundamente und Gruben
Beleuchtung

Messeaktionen
Durchführung eines Seminars
Durchführung einer Podiumsdiskussion
Produktdemonstration
Abendveranstaltung
Pressekonferenz
Sonstige: _________

Gestaltung (gem. Unternehmensvorgaben/-design)


Grafik
Modellbau
Foto
Diapositiv
Standfoto
Beschriftung
Layout
Satz
Buchstaben
Firmenzeichen/Markenzeichen
Bezeichnungsschilder
Copyrights
Übersetzungen
Dekoration

Transporte
Transportorganisation intern
Transportorg extern
Transportmittel
Hin- und Rücktransport
Manipulation vor Ort
Lagermiete (Verpackung/Leergut/Vollgut vor/während/nach der Messe)
Hilfskräfte
Hebezeuge
Verpackungsmaterial
Zollgebühren
Übersetzungen
Transportpapiere

Standorganisation
Ausstellerausweise
Tagesausweise
Parkscheine
Einfahrtscheine
Kongreßkarten
Zimmerreservierung
Servicepersonal, z.B. Gästebetreuung,
Telefonistin, Küchenpersonal usw.
Küchenausstattung

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Bewirtung
Informationsunterlagen
Büromaterial
Bürogeräte
Standreinigung
Reisekosten und Auslösungen
Dolmetscher
Kraftfahrzeuge/Fahrer

Begleitende Werbemaßnahmen
Eintrittsgutscheine
Einladungs-Mailing
Druckschriften
Sonderdruckschriften
Inserate
Werbeflächen
Plakate/Plakataufsteller
Messepräsente
Werbegeschenke
Streuartikel

Standausstattung.
Rechtzeitig anliefern was gebraucht wird:

Standbetrieb
Aschenbecher
Besen, Bürste
Blumen und Blumenvasen
Ersatzlampen
Fensterleder
Feuerlöscher
Feuerzeuge
Fleckentferner
Gerätestecker
Handtücher
Handwerkszeug
Heftpflaster
Heizgeräte
Isolierband
Klebebänder
Kleiderbügel
Luftverbesserungsmittel
Mehrfach-Schukostecker
Medikamente
Nähzeug
Papierkörbe
Reinigungsmittel
Sicherungen
Schaufel
Schere
Schutzhülle für Exponate
Spiegel
Staubsauger
Staubtücher
Taschenlampe
Ventilatoren
Verlängerungskabel
Zündhölzer

Büro/Organisation
Anwesenheitsliste
Auftragsblock

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Berichtsbögen
Bleistifte
Briefbögen
Büroklammern
Diktiergerät
Farbstifte
Firmenstempel
Formulare
Gummiringe
Heftmaschine
Klarsichthüllen
Kohlepapier
Kugelschreiber
Leim
Lieferverzeichnis
Locher
Namensschilder für Standpersonal
Notizblocks
Ordner
Papierkorb
Radiergummi
Quittungsblocks
Rechenmaschine
Schnellhefter
Schreibmaschine
Stadtplan der Messestadt
Stempelkissen
Taschenrechner
Telefonverzeichnis
Terminkalender
Umschläge
Visitenkarten

Küche

Abfalleimer
Abfallcontainer
Abwaschlappen
Besteck
Büchsenöffner
Filterpapier
Flaschenöffner
Geschirrtücher
Gläser
Handtuchhalter
Kaffeemaschine
Kochplatte
Kochtöpfe
Korkenzieher
Kühlschrank
Müllbeutel
Papierservietten
Plastikschüssel
Salz- und Pfefferstreuer
Seife
Spülbecken
Spülbürste
Spülmittel
Tabletts
Tassen

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Teller
Unterteller
Wischtücher
Zitronenpresse
Zuckerdosen

Bewirtung/Besucherbetreuung
Belegte Brote
Bier
Cola
Fertiggerichte
Fruchtsäfte
Gebäck
Heiße Würstchen
Kaffee
Kaffeemilch
Mineralwasser
Salzgebäck
Sekt
Spirituosen
Suppen
Tee
Wein
Zigarren
Zigaretten
Zucker
Besucherliste
Erfrischungstücher
Gästebuch
Streuartikel
Werbegeschenke

Personalbesetzung.
Eigene Mitarbeiter:
Wer? - Für welche Aufgaben?
Kriterien sind:
Kontaktfähigkeit
Kenntnis der eigenen Organisation
Verhandlungsgeschick
Marktkenntnis
Produktkenntnis
Kundenkenntnis
Fremdsprachen

Aushilfspersonal
Wer? - Für welche Aufgaben?
Kriterien sind:
Kontaktfähigkeit
Technische Grundkenntnisse
Küchenerfahrung (auf Messen)

Standübergabe/Standeinweisung.

Immer am Tag (abends) vor der Eröffnung

Standübergabe, Standeinweisung und Vorbesprechung immer mit dem gesamten Standpersonal


Besprechungspunkte:
Messeziele
Aufgabenverteilung
Vorstellung der Standleitung

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Bekanntmachen miteinander
(Eigen- und Fremdpersonal)
Produktpräsentation
Demo-Plätze
Einteilung des Standdienstes
Pausen und Messerundgang
Führung der Anwesenheitslisten
Verlassen des Standes
Betreuung der Besucher, Bewirtungsangebot
Aktionen am Stand während der Messe
Verteilung von Infomaterial
Telefonbenutzung
Kabinenplan: Küche, Lager
Gästebuch
Erklärung des Besucher-Erfassungsblocks
Namensschilder
Kleidungsstil
Visitenkarten
Hinweis auf Polizei, Feuerwehr
Hinweise auf Hallenmeister, Hallen- und
Standnummer, Telefon, Anschrift
Hinweis auf Post, Bundesbahn
Hinweis auf Hotels, Restaurant
Quartierliste
Transporte vom Quartier zur Messe und zurück
Kontakt zur Messegesellschaft
Kontakt zur Presseabteilung

Bewirtung.
Verständigung geht auch durch den Magen

Bei Ständen ab 60 qm ist eine Küche von 4 qm


zu empfehlen. Dazu 2 qm Lager.
Bei Bewirtung lokale Gewohnheiten beachten.
Bewirtungsatmosphäre ist wichtiger als Bewirtungsart.
Alkoholfreie Getränke sollten überwiegen.
Kleine Schnellgerichte und Gebäck genügen.

Der Messetag (Ablauf).

Vor Beginn des Messetages:

Standleiter und alle Beteiligten treffen sich immer 15 Minuten vor Messebeginn:

Hinweis auf besondere Ereignisse des Tages erwartete Besucher


Vorstellung neuer Standkollegen
Kontrolle Zustand Exponate / Sauberkeit Stand
Kontrolle Bestände, Auslage Werbemittel

Während des Messetages:

Koordinierung der Belegung von Kabinen und Tischen


Hilfen bei Kundengesprächen

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Repräsentationskontakte bei Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens (Messerundgänge)
Bestellungen für Küche

Am Schluß des Messetages:

Abschlußgespräch/Manöverkritik der Messe mit der Standmannschaft


Durchsicht der Gesprächsnotizen und ggf. Versand zur sofortigen Veranlassung
Besucherbetreuung:
Mitarbeiter darauf hinweisen, wie Sie die Besucher ansprechen sollen.
Lassen Sie sich von jedem Besucher einen kurzen Besucherbericht machen:
Messebesucher wollen Informationen und Dokumentationen.
Keinen Besucher vom Stand lassen, ohne etwas "Aufhebenswertes"!
Konkurrenzbeobachtung:
Stände von Wettbewerbern bzw. von interessanten Ausstellern ansehen.
Standfotos:
Lassen Sie sich Fotos mit verschiedenen Einstellungen von Ihrem Stand anfertigen.

Manöverkritik.

Manöverkritik unmittelbar nach Messeschluß oder in den nächsten Tagen. - Sonst ist alles vergessen.

Dazu sind folgende Infos nötig:

Besucherzahl insgesamt
Besucherzahl nach Gebieten
Besucherzahl nach Messetagen
Besucherzahl nach Gesprächsthemen bzw. Zielgruppen
Resonanz auf Ihre Einladungen
Konsequenz für die nächste Einladung

In der Manöverkritik sollte Stellung genommen werden zu:

Resonanz der Besucher

auf den Stand insgesamt


auf einzelne Exponate
auf einzelne Aktionen
auf besondere Aktivitäten (Messeangebote usw.)
(Dabei sollte allen Beteiligten offene Kritik erlaubt sein)

Erfahrung mit der Organisation der Messegesellschaft

Konsequenzen:
(Verbesserungsmöglichkeiten bei einer evtl. Wiederholung)

Die Manöverkritik sollte in einem Messeabschlußbericht münden als ....

Zusammenfassende Information für die Geschäftsleitung


Dokumentation
(Einzelheiten werden schnell vergessen)
Entscheidungshilfen für Nachfolgeveranstaltungen

Mögliche Nachträge

Auswertung des Presseechos


Nachlaufecho im Verkauf
Resonanz auf Nachfaßbriefe
Auswertung des Messeschlußberichtes der entsprechenden Messegesellschaft
(Besucher- und Ausstellerbefragungen, Analysen usw.)

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Pressemitteilung.
Prüfen Sie, ob sich der Anlaß lohnt:
Ist die Sache wirklich eine schriftliche Mitteilung wert?

Anlaß

Reichen die Möglichkeiten einer Pressemitteilung aus,


den Anlaß ausreichend darzustellen?
Oder ist eine Pressekonferenz besser?
Ist eine nähere Erläuterung durch ein Bild erforderlich,
zweckmäßig oder sinnvoll?
Ist der Termin in bezug auf den Anlaß richtig gewählt?

Darstellung

Ist die Darstellung allgemein verständlich?


Entspricht die Überschrift dem Inhalt der Meldung?
Wer, was, wann, wo, wie, warum?
Ist keine Hintergrundinformation erforderlich?
Sind unvermeidliche Fachausdrücke ausreichend erläutert
oder umschrieben?
Ist die Schreibweise von Namen und Fachausdrücken
einheitlich?
Sind ungebräuchliche Abkürzungen ausreichend erläutert?
Entspricht die Schreibweise von Begriffen, Abkürzungen
und Maßnahmen den Normen?

Rechtliche Fragen

Werden Persönlichkeitsrechte berührt?


Werden mitbestimmungspflichtige Sachverhalte mitgeteilt?
Ist die Einwilligung von Kooperationspartner,
Auftraggebern, Lizenzgebern erforderlich?
Sind patentrechtliche Fragen geklärt?

Äußere Form

Ist der Absender deutlich erkennbar?


Ist der Name des Sachbearbeiters erwähnt?
(möglichst mit Telefondurchwahl)
Entsprechen die Angaben dem letzten Stand?
(Anschrift, Telefon, Geschäftsführung)
Ist das Datum eingetragen?
Ist der Text eineinhalb- bis zweizeilig geschrieben?
Ist ein ausreichender Rand berücksichtigt?
Sind Sperrungen, Versalien und Unterstreichungen
vermieden?
Sind die Kopien lesbar?
Sind die Kopien einseitig beschrieben?
Sind beigefügte Anlagen erwähnt?
Sind erwähnte Anlagen beigefügt?

Termine und Fristen

Ist eine Sperrfrist erforderlich?


ist die vorgeschriebene Sperrfrist sinnvoll?
Sind Postlauf- und Produktionszeiten (evtl. Redaktions-
schlußzeiten) berücksichtigt?
Ist ein bestimmter Versandtermin unbedingt notwendig?

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(Wochenende!)

Streuung und Versandart

Entspricht der Verteiler dem Inhalt der Meldung?


Entspricht die Art und Weise der Darstellungen dem
vorgesehenen Verteiler?
Sind die Verteilergruppen vollständig berücksichtigt?
Ist die zuständige Redaktion auf der Anschrift angegeben?
Entsprechen die Verteileranschriften dem neuesten Stand?
(besonders bei namentlicher Adressierung)
Entspricht die Versandart dem Anlaß?
(Format des Umschlages, Eilzustellung, Drucksache)
Ist ein Begleitbrief erforderlich?

Pressekonferenz.
Wenn es tatsächlich etwas zu sagen gibt,
lohnt eine Pressekonferenz:

Ist der Termin richtig gewählt?


Ist der Termin mit den Redaktionen bzw. anderen
Koordinationsstellen abgestimmt?

Technische Organisation

Ist der Raum für die Pressekonferenz ruhig gelegen?


Sind Störungsmöglichkeiten ausgeschaltet?
Ist der Raum groß genug?
Sind genügend Tische und Stühle vorhanden?
Sind Reservestühle vorhanden?
Ist die Heizung, Klimaanlage, Belüftung ausreichend?
Ist die Beleuchtung in Ordnung, kann einwandfrei
verdunkelt werden?
Funktionieren Mikrofon- und Verstärkeranlage?
Ist die Akustik in Ordnung?
Funktionieren Projektionsgeräte, wer bedient sie?
Sind Reservelampen vorhanden?
Steht eine Leinwand, Flip-Chart, Tafel (Filzstifte,
Kreide) zur Verfügung?
Lage und Anzahl der Stromanschlüsse feststellen
(ggf. Verlängerungskabel)
Wie stark darf das Stromnetz belastet werden?
Wo ist der Sicherungskasten?
(Reservesicherungen bereithalten)
Wird ein Rednerpult benötigt?
Welche Dekoration wird benötigt?
(Namensschilder, Plakate, Schrifttafeln, Tischkarten,
Tischnummern, Fahnen, Blumen)
Sind die Namensschilder (Tischaufsteller) im ganzen
Raum gut zu lesen?
Sind Parkplätze reserviert, markiert?
Sind Hinweistafeln im Gebäude angebracht, die den
Weg zum Veranstaltungsraum weisen?
Ist die Begrüßung und Türkontrolle organisiert?
Ist ein Tonbandgerät für die Aufzeichnung der Presse-
konferenz vorhanden und funktionstüchtig?
Sind evtl. Produktdemonstrationen für alle Teilnehmer
gut sichtbar?
Werden Fotos zum Auswählen bereitgelegt?
Ist die Garderobe besetzt?

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Sind für die Journalisten Möglichkeiten zum Telefonieren
vorhanden?
Liegt Schreibmaterial für Teilnehmer bereit?
Ist ein Zeitungsausschnittdienst für Pressedokumentation
beauftragt?

Einladung

Hinweis auf Pressekonferenz ca. 5 Wochen vor dem


vorgesehenen Termin
Versand der Einladungen 2 Wochen vorher mit
freigemachter Rückantwortkarte
Thema der Veranstaltung
Uhrzeit Beginn, Uhrzeit Ende (möglichst max. 1 Stunde)
Ort der Veranstaltung
Welche Redner sprechen über welche Themen?
Wer leitet die Pressekonferenz?
Information über Imbiß
Hinweis auf Parkmöglichkeit
Hinweis auf günstigste Anfahrt ggf. Lageplan
Information über günstigste Zug- und Flugzeug-
verbindungen
Hinweis auf evtl. Abholdienst
Telefonnummern für Rückfragen mit Namensangabe
der zuständigen Person
Hinweis auf die vom Gastgeber übernommenen Kosten
Telefonische Nachfaß-Aktion zwei Tage vor der
Pressekonferenz bei denen, die nicht auf die Einladung
reagiert haben

Pressemappe

Pressemappe, in der der gesamte Inhalt geordnet eingelegt


oder eingeheftet werden kann
Teilnehmerliste Veranstalter
(Referenten mit Titel, Vor- und Zunamen,
Funktion im Unternehmen)
Teilnehmerliste Gäste
Pressefassungen der Referate
als Pressemitteilung
ausführlicher Text
Geschäftsbericht
Informationsbroschüre, falls vorhanden und aktuell
Fotos 13 x 18 oder 18 x 24 cm
Unternehmensorganigramm
Pressegeschenk, wenn in der Größe geeignet

Messeschlußbericht.
Diese Angaben gehören in einen Messeschlußbericht.

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Ziel der Messebeteiligung:

Messe / Ausstellung:

Termin:

Ort:

Halle:

Stand-Nr.:

Fotos:

Anzahl:

Standgröße:

Länge:

Breite:

Standart:

Zahl der Aussteller:

Bemerkungen zur Lage des Standes:


_____
_____

Skizze des Messestandes:

Standbesetzung:

Standleitung (wer?):

Standaufbau (wer?):

Eigene Standbesetzung:

Name, Zahl der Messetage

Andere Standbesetzung:

Namen:
Tageskosten:
Gesamtkosten:

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Besucher der Messe

Nachfassaktion.

Jede Messe bringt Kontakte


- sie sind nichts wert, wenn nicht nachgefasst wird.

Nachfassmöglichkeiten:

Brief, Dank für Ihren Besuch


Brief mit Zusatzinformationen
gezielte Gesamtinformation an Institutionen,
Kommunen, Firmen und Personen aus Ihrer Zielgruppe, die als Besucher nicht registriert sind.
angefordertes Material an Besucher versenden
zusammenfassender Rückblick an Fachpresse und an die Lokalzeitung
Besuchsveranlassung, soweit angebracht
Dank an alle Mitarbeiter der Standbesetzung und an eigene Mitarbeiter
Information über Messeergebnis an Partner, Verbände usw., evtl. auch an Vorlieferanten

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