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Administração de Recursos Materiais

1. INTRODUÇÃO

Não há como uma empresa funcionar sem a existência de recursos, sejam eles
financeiros, humanos ou materiais. A Administração de Materiais foca sua
atenção sobre este último, seja no que diz respeito aos insumos ou aos bens
patrimoniais indispensáveis no processo de fabricação.

Com a crescente concorrência existente por um participação no mercado


consumidor as empresas buscam identificar formas de melhorar seus
desempenhos, encontrando maneiras diferentes de obterem vantagens
competitivas. Uma das formas de obter uma vantagem é através de uma boa
gestão dos recursos materiais e patrimoniais.

Com os custos crescentes é importante gerir bem seus estoques e seu patrimônio
produtivo de forma a utilizá-los com a máxima eficiência e eficácia.

Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações que tem


início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu
recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu
transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto
acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.

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O ciclo da administração de materiais é ilustrado abaixo

Sendo o ambiente competitivo como é faz-se necessário a busca de alternativas


de vencer os concorrentes. A administração de materiais é bastante ampla e
pode contribuir a partir do momento que envolve as atividades de gerenciamento
dos recursos materiais, gerenciamento dos recursos patrimoniais e compras.

Do desempenho satisfatório dessas atividades dependem os Departamentos de


Vendas, Produção, Manutenção, os Setores Administrativos, etc.

Tem que ser considerado que o número de itens e a diversidade dos mesmos é
grande, que as informações têm de ser precisas e rápidas que a manutenção de
estoques representa parcela significativa do ativo da empresa, etc.

Se considerarmos a posição do homem de produção e de vendas seu desejo é de


que exista a maior quantidade de matérias-primas e produtos acabados,
respectivamente, estocados de forma a poder atender as suas necessidades.
Porém sendo a manutenção de estoques algo extremamente caro para a
empresa é preciso que o Administrador de Materiais equilibre os mesmos de
forma a satisfazer ambos, os administradores de produção e vendas e também
ao administrador financeiro.

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Com certeza o maior desafio continuará sendo a busca do equilíbrio entre o nível
dos estoques os recursos financeiros disponíveis. Quanto manter em estoque
com o menor risco de falta de materiais.

A tendência aponta para uma necessidade crescente no desenvolvimento de


técnicas de previsão que possibilitem minimizar as possibilidades de erro na
administração dos recursos materiais. Será necessário que a área de materiais e
seu administrador sejam o mais dinâmicos possíveis de forma a responder de
forma rápida as movimentações do mercado. Para isso um excelente suporte de
informática é fundamental, fornecendo as informações em tempo real.

A integração entre as empresas, fornecedores e compradores, deve ser cada vez


mais intensa buscando ganhos para a cadeia como um todo.

2. GESTÃO DE ESTOQUE

O estoque é a acumulação de recursos materiais em um sistema de


armazenagem para atendimento da demanda em tempo oportuno.

2.1 AS PRINCIPAIS FUNÇÕES DO ESTOQUE

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos


de:

• demora ou atraso no fornecimento de materiais;

• sazonalidade no suprimento;

• riscos de dificuldade no fornecimento.

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b) Proporcionar economias de escala:

• através da compra ou produção em lotes econômicos;

• pela flexibilidade do processo produtivo;

• pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.

Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e


venda - no processo de comercialização em empresas comerciais - e entre as
etapas de compra, transformação e venda - no processo de produção em
empresas industrias. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas,
os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da
empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas
etapas dos processos de comercialização e de produção, pois minimizam os
efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura,
ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas
partes da organização empresarial.

2.2 CURVA DENTE DE SERRA

A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um


sistema de estoque pode ser feita por um gráfico.

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O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se:

• não existir alteração de consumo durante o tempo T;

• não existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar


compra;

• o fornecedor nunca atrasar;

• nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade.

Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever
essas possíveis falhas na operação como representado abaixo:

No gráfico acima podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto
e setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de
80 peças. A partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer
um estoque de segurança.

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TEMPO DE REPOSIÇÃO

É o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a
chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Este tempo pode ser
dividido em três parte:

• Emissão do pedido - Tempo que se leva desde a emissão do pedido de


compras até ele chegar ao fornecedor;

• Preparação do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os


produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem
transportados.

• Transportes - Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento


pela empresa dos materiais encomendados.

Em virtude de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de


modo mais realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo
podem alterar toda a estrutura do sistema de estoques.

PONTO DE PEDIDO (PP)

O Ponto de Pedido corresponde à quantidade que, ao ser atingida, dá início ao


processo de reposição. Os pedidos de compra devem ser emitidos quando as
quantidades estocadas atingirem o nível do ponto de pedido, nível suficiente

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apenas para cobrir o consumo previsto para o período correspondente ao prazo


de entrega dos fornecedores.

2.3 PREVISÃO DOS ESTOQUES

Todo o início de estudo de estoques está baseado em previsões de consumo de


material. Esta previsão de demanda estabelece estimativas futuras dos produtos
acabados comercializados pela empresa. Ainda definem quais, quantos e quando
determinados produtos serão comprados pelos clientes. Algumas características
da previsão são:

• Ponto de partida de todo planejamento de estoques;

• Eficácia dos métodos empregados;

• Qualidade das hipóteses que se utilizou no raciocínio.

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As informações básicas que permitem decidir quais serão as dimensões e a


distribuição no tempo da demanda dos produtos acabados podem ser
classificadas em qualitativas e quantitativas:

Quantitativas

• Evolução das vendas no passado;

• Variáveis com evolução e explicação baseada nas vendas. Como exemplo:


criação e vendas de produtos infantis;

• Variáveis de fácil previsão, também relacionadas as vendas (população,


renda, PIB);

• Influência da propaganda.

Qualitativas

• Opinião dos gerentes;

• Opinião dos vendedores;

• Opinião dos compradores;

• Pesquisas de mercado.

As técnicas de previsão podem ser classificadas em três grupos:

• Projeção: admitem que o futuro será repetição do passado ou as vendas


evoluirão no tempo. Técnica de natureza essencialmente quantitativa;

• Explicação: procura relacionar vendas do passado com outras variáveis


cuja evolução é conhecida ou previsível. Basicamente aplicações de
técnicas de regressão e correlação;

• Predileção: funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes


nas vendas e no mercado estabelecem a evolução das vendas futuras.

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Podemos representar as formas de evolução de consumo pelas seguintes formas:

 Método de evolução horizontal de Consumo: de tendência invariável ou


constante

 Modelo de evolução de consumo sujeito a tendência: o consumo médio


aumenta ou diminui com o correr do tempo.

Modelo de evolução sazonal de consumo: o consumo possui oscilações regulares,


que tanto podem ser positivas quanto negativas, ele é sazonal quando o desvio é
no mínimo de 25% do consumo médio e quando aparecer condicionado a
determinadas causas.

Técnicas quantitativas para calcular a previsão de consumo

Método do último período

É um método simples e sem embasamento matemático. Consiste em utilizar


como previsão para o período seguinte o valor ocorrido no período anterior.

Método da média móvel

Neste método, a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média


dos valores de consumo nos n períodos anteriores.

A previsão gerada por este modelo é geralmente menor que os valores ocorridos
se a tendência de consumo for crescente. Inversamente, será maior se o padrão
de consumo for decrescente.

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Se o número de períodos for grande, a reação da previsão diante dos valores


atuais será muito lenta. Inversamente, se o número for pequeno, a reação será
muito rápida. A escolha do número de períodos é arbitrária e experimental.

Desvantagens

• As médias móveis podem gerar movimentos cíclicos, ou de outra natureza


não existente nos dados originais;

• As médias móveis são afetadas pelos valores extremos; isso pode ser
superado utilizando-se a média móvel ponderada com pesos apropriados;

• As observações mais antigas têm o mesmo peso que as atuais;

• Exige a manutenção de um número muito grande de dados.

Vantagens

• Simplicidade e facilidade de implantação;

• Admite processamento manual.

Método da média móvel ponderada

Este método é uma variação do modelo anterior, em que os valores dos períodos
mais próximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos períodos
menos atuais.

Método da média com ponderação exponencial

Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da


média móvel ponderada. Além de valorizar os dados mais recentes, apresenta
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menor manuseio de informações passadas. Apenas três fatores são necessários


para gerar a previsão para o próximo período:

 A previsão do último período;

 O consumo ocorrido no último período;

 Uma constante que determina o valor ou ponderação dada aos valores


mais recentes.

Este modelo procura prever o consumo apenas com a sua tendência geral,
eliminando a reação exagerada a valores aleatórios. Ele atribui parte da diferença
Entre o consumo atual e o previsto a uma mudança de tendência e o restante a
causas aleatórias.

Método dos mínimos quadrados

Este método é usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais
perto de todos dados coletados, ou seja, é a linha de melhor ajuste que minimiza
as distâncias entre cada ponto de consumo levantado.

2.4 CLASSIFICAÇÃO ABC

A curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite


identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à
sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens
conforme a sua importância relativa.

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Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqüência dos itens e sua
classificação ABC, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das
técnicas de gestão administrativas, conforme a importância dos itens.

A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para definição de
políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da
produção e uma série de outros problemas usuais na empresa.

Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva
ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:

Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma
atenção especial pela administração.

Classe B: Grupo intermediário.

Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, no


entanto, requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque.

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2.5 MÉTODOS DE AVALIAÇÃO DE ESTOQUES

A avaliação financeira dos estoques é o levantamento do valor financeiro dos


materiais para permitir a correta contabilização das informações.

Diversos métodos são utilizados para avaliação financeira dos estoques que
levam em conta as diversas formas de computar o preço de cada um dos itens
existentes no estoque Vamos a seguir analisar as diversas possibilidades
existentes. Antes disso, cabe lembrar que, no Brasil, a legislação do Imposto de
Renda tem permitido, apenas, a utilização do método do custo médio ou a dos
bens adquiridos mais recentemente (FIFO ou PEPS), não permitindo, para fins
fiscais, o uso do LIFO ou UEPS, motivo pelo qual a maioria das empresas, no
Brasil, utiliza principalmente o custo médio.

CUSTO MÉDIO

A avaliação do saldo de estoque que permanece no almoxarifado bem como o


custo do material fornecido à produção são calculados pelo custo médio.

No longo prazo, a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras
de material e funciona como um estabilizador ao equilibrar as flutuações de
preços que ocorrem ao longo do tempo.

Suponhamos a seguinte ficha de material em estoque:

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Notas:

a = Preço unitário = (400,00 + 800,00) /400 = 3,00


b = Preço unitário = (900,00 + 1.500,00) /600 = 4,00

Utilizando esse método, o valor de estoque é calculado pela média dos preços de
entrada no almoxarifado, enquanto o custo de produção é calculado com os
matérias avaliados a preço médio.

PEPS OU FIFO

A sigla PEPS significa Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, e é também
conhecida por FIFO, iniciais da frase inglesa First In, First Out.

Com base nesse critério para valoração dos estoques a empresa vai dando baixa
nos estoques, a partir das primeiras compras, o que equivale ao seguinte
raciocínio: vendem-se ou consomem-se antes as primeiras mercadorias
compradas.

Notas:

a = preço unit. = 1.000,00 / 300 = 3,33


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b = preço unit. = 800,00 / 200 = 4,00


c = preço unit. = 400,00 / 100 = 2,00

UEPS OU LIFO

A sigla UEPS é a abreviação de Ultimo a Entrar é o Primeiro a Sair. Em inglês:


last in, first out. A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no
almoxarifado. O valor do estoque é calculado ao custo do último preço, que
normalmente é o mais elevado. O UEPS não é aceito pela legislação brasileira
pois distorce os resultados apresentando custo maior e lucro menor.

Notas:

a = preço unit. = 800,00 / 300 = 2,66


b = preço unit. = 400,00 / 200 = 2,00
c = preço unit. = 200,00 / 100 = 2,00

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2.7 Modernas Filosofias de Planejamento e Controle de Estoques

No sentido de administrar a produção e materiais podem ser aplicadas


atualmente duas filosofias de administração de produção: a filosofia convencional
e a filosofia Just-In-Time (JIT), sendo esta última criada justamente na empresa
Toyota Motor Corporation e posteriormente aplicada em empresas japonesas e
ocidentais, onde vem substituindo com sucesso à filosofia convencional.

A filosofia JIT tem como objetivo estruturar a produção de modo que qualquer
atividade que não agregue valor ao produto seja eliminada, evitando todos os
desperdícios provocados por movimentações desnecessárias de materiais,
excessos de produção, tempos ocioso, fabricações indevidas, atividades
improdutivas e produção defeituosa. O estoque, sendo uma conseqüência de
tudo isto, é visto nesta filosofia como perdas, pois é capital imobilizado e ainda
precisa de investimentos para sua manutenção.

A filosofia JIT tem como um dos princípios a eliminação dos estoques, visando
chegar ao estoque zero, ainda que se considere isto como uma situação ideal;
fazendo com que a empresa seja mais flexível na produção e procure atender à
variação da demanda do mercado, quase que instantaneamente, produzindo
normalmente em lotes pequenos, e com qualidade garantida.

Para atender às mudanças do mercado a partir da venda do produto, é


necessário no JIT que as empresas desenvolvam formas para puxar a produção,
ou seja, produzir do final para o início da produção. Para tanto, utiliza-se um
sistema de gerenciamento das informações que permite que as unidades
necessárias sejam repostas na quantidade necessária e no momento necessário
nos diferentes centros produtivos, conhecido como sistema kanban. O kanban é
um sistema simples, de fácil compreensão, de controle visual dos estoques, que
garante a eficiência do sistema de puxar a produção.

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2.8 CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES

I - Quanto ao tipo de material os estoques são classificados em:

Estoques de Matérias-Primas

Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no


processo produtivo da empresa. São os ítens iniciais para a produção dos
produtos/serviços da empresa.

Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias

Os estoques de materiais em processamento - também denominados materiais


em vias - são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo
das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão
nem no almoxarifado - por não serem mais MPs iniciais - nem no depósito - por
ainda não serem produtos acabados. Mais adiante serão transformadas em
produtos acabados.

Estoques de Materiais Semi-acabados

Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente


acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de
acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que
compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo
seu estágio mais avançado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas
mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais
acabados ou em produtos acabados.

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Estoques de Materiais Acabados ou Componentes

Os estoques de materiais acabados - também denominados componentes -


referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem
anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que,
quando juntadas, constituirão o Produto Acabado.

Estoques de Produtos Acabados

Os Estoques de produtos acabados se referem aos produtos já prontos e


acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o
estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases, como
matéria prima, materiais em processamento, materiais semi-acabados e
materiais acabados.

II – Quanto às funções que desempenham

Estoque de antecipação

É aplicado para produtos com comportamento sazonal de demanda, isto é, usado


quando as flutuações de demanda são significativas, mas relativamente
previsíveis.

Ex.: Fabricantes de sorvetes, ovos de Páscoa, calendários, roupas, etc.

Estoque de flutuação ou Estoque de Segurança ou Isolador

É o estoque mínimo que tem como objetivo compensar as incertezas inerentes a


fornecimento e demanda. Serve para absorver variações não previstas. A função

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do estoque de segurança é proteger a empresa contra imprevistos na demanda e


no suprimento. Atrasos na entrega de materiais e produtos ou aumentos
inesperados no consumo podem gerar falta de produtos. Essas faltas, muitas
vezes podem gerar perdas reais de vendas.

Quanto maior é o objetivo de atender bem o cliente ou consumidor, maior é o


cuidado que se deve ter na definição do nível do estoque de segurança.

Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo

Os itens comprados ou fabricados em quantidades maiores que o necessário


criam imediatamente estoques de tamanho de lote. Isto é feito para se tirar
vantagem dos descontos sobre a quantidade, para reduzir as despesas de
transporte, os custos de escritório e de preparação e nos casos em que é
impossível fabricar ou comprar itens na mesma velocidade em que eles serão
utilizados ou vendidos. O estoque de tamanho do lote é, às vezes, denominado
estoque de ciclo. É a parte do estoque que vai diminuindo à medida que os
pedidos dos clientes chegam e é abastecida ciclicamente quando os pedidos aos
fornecedores são recebidos.

Estoque de transporte ou em trânsito ou no canal de distribuição

É o estoque alocado para determinado cliente até o momento em que se torna


disponível para o mesmo. Esse tipo de estoque corresponde à movimentação
física de materiais e produtos. Materiais movimentando-se de um fornecedor até
a planta, de uma operação para outra, de uma planta a um CD, do CD ao cliente.

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Estoque hedge ou de proteção

Tem como objetivo proteger a empresa contra eventualidades que envolvem


especulações de mercado relacionadas a aumento de preços, situação econômica
e política instáveis, ambiente inflacionário e imprevisível.

ETAPAS DA CLASSIFICAÇÃO:

A classificação dos itens é composta de diversas etapas, quais sejam :


catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à
codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa.

CATALOGAÇÃO: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a


não omitir nenhum deles.

Vantagens da Catalogação :

 A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção;

 Facilita a consulta por parte dos usuários;

 Facilita a aquisição de materiais;

 Possibilita a conferência;

 Evita duplicidade de codificação;

SIMPLIFICAÇÃO: significa a redução da grande diversidade de itens empregados


para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para
o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas;

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ESPECIFICAÇÃO: significa a descrição detalhada de um item, como suas


medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de
um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características,
mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento.

NORMALIZAÇÃO: essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o


uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser
utilizado em suas diversas aplicações;

PADRONIZAÇÃO: significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e


formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre
eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes
entrem em estoque.

Vantagens da Padronização :

 Possibilita a simplificação de materiais;

 Facilita o processo de normalização de materiais;

 Aumenta poder de negociação;

 Reduz custos de aquisição e controle;

 Reduz possibilidade de erros na especificação;

 Facilita a manutenção;

 Possibilita melhor programação de compras;

 Permite reutilização e permutabilidade

Assim a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a


padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da
classificação pode-se codificar os materiais.

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ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAL

A principal finalidade é evitar a compra de materiais em desacordo com as


necessidades.

Definição: Descrição das características de um material, com a finalidade de


identificá-lo e distingui-lo e seus similares. Conjunto de requisitos a serem
satisfeitos por um produto, um material ou processo.

Propicia:

a) Coleta de preços
b) Identificação
c) Inspeção
d) Armazenagem e preservação dos materiais
e) Redução das dúvidas

CRITÉRIOS SOBRE A DESCRIÇÃO:

a) Deve ser Concisa


b) Completa
c) Permitir a individualização

ESTRUTURA DA ESPECIFICAÇÃO:

a) Nome Básico
b) Nome modificador
c) Características físicas
d) Unidade metrológica
e) Medidas (se for o caso)

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f) Características para a fabricação – especificar os processos de produção


g) Características de operação – testes a serem executados;
h) Cuidados quanto a manuseio e armazenagem
i) Embalagem a ser utilizada

TIPOS PADRONIZADOS DE ESPECIFICAÇÃO:

a) Conforme Amostra
b) Por padrão e características físicas: quando os materiais devem obedecer a
normas técnicas
c) Por composição química
d) Por marca de fábrica
e) Conforme Desenho.

CODIFICAÇÃO DE MATERIAL

Significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas


por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material.

A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o


código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido
com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus
produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em
informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna,
principalmente os automatizados.

A codificação de informações vem a solucionar a questão de agrupamentos de


características referentes a determinado material, pessoa ou mesmo informações
de controle gerencial.

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A codificação se ramificou pelo planeta de formas variáveis se adaptando a cada


necessidade presente. Sua variação está inclusa entre codificações: numéricas,
alfabéticas, alfa-numérica e mais contemporânea o famoso código de barras.

CODIFICAÇÃO ALFABÉTICA: Este processo representa os materiais por meio de


letras, foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey), com a
implementação da imprensa no mundo, o sistema agregou números a sua
codificação, conseguindo com isto codificar a grande variedade de edições em
suas categorias e classificações de assuntos, autores e áreas especificas.

CODIFICAÇÃO ALFA-NUMÉRICA: Este processo agrupa números e letras,


atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e
na codificação de placas de automóveis. As quantidades de letras utilizadas e
números, são definidos pelo órgão ou empresa a qual adotou o sistema, não
havendo uma regra específica. Desta forma o sistema pode se adaptar a cada
necessidade.

CODIFICAÇÃO NUMÉRICA OU SISTEMA NUMÉRICO OU DECIMAL: A atribuição


consiste na adoção de algarismos arábicos. sendo o método mais utilizado, pela
facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da
informatização.

A codificação segue normalmente ao adotado pelo Federal Supply Classification


System, o qual foi elaborado para o controle de materiais no após segunda
guerra mundial.

A classificação e codificação dos materiais segue ao FSC, porém com


modificações provenientes de adequação necessária ao uso pela empresa
pretendente.

Os códigos seguem então a uma regra, sendo:

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XX – XX – XXXXXX - X

DÍGITO DE CONTROLE
CÓDIGO DE IDENTIFICAÇÃO
CLASSE
GRUPO

3. ATIVIDADE DE COMPRA

A função de compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de


hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos,
deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma
atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de
lucros.

O valor total gasto nas compras de insumos para produção, seja do produto ou
do serviço final, varia de 50 a 80 % do total das receitas brutas. No setor
industrial, esse número alcança a casa dos 57%. É fácil perceber que mesmo
pequenos ganhos decorrentes de melhor produtividade na função têm grande
repercussão no lucro. Por isso, e por outros fatores como a reestruturação pela
qual passaram as empresas nos últimos anos, evolução da tecnologia e novos
relacionamentos com os fornecedores, cresce cada vez mais a importância das
pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas,
terem habilidades interpessoais.

3.1 A FUNÇÃO COMPRA

O posicionamento atual da função compras ou aquisição é bem diferente do


modo tradicional como era tratada antigamente. Nesse cenário, saber o que,

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quanto, quando e como comprar começa a assumir condições de sobrevivência, e


assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da
organização.

Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas,
ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimento (supply chain). Por isso,
muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de
suprimento ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito
voltado para o processo, em vez do tradicional compras, voltado para as
transações em si, e não para o todo.

À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da


empresa, pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos
problemas com a produção, acarretam um custo exagerado para sua
manutenção. Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com
o espaço ocupado, custo de capital, pessoal de almoxarifado e controles.

Baixos níveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a empresa
trabalhe num limiar arriscado, onde qualquer detalhe, por menos que seja, acabe
prejudicando ou parando a produção. A empresa poderá enfrentar, por exemplo,
reclamações de clientes, altos níveis de estoque intermediários gerados por
interrupções no processo produtivo.

O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Um


deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. Essa
negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade
da empresa. Mas ela pode ir mais longe, já que o comportamento do comprador
pode mexer com vários aspectos da economia, como nível de preços, o poder de
compra do consumidor e o relacionamento entre setores.

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3.2 OBJETIVOS DA FUNÇÃO DE COMPRAS

Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma.


Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Prazos de
entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos
de produção e vendas, mas a função compras pode reduzir o número de
problemas para ambas as áreas, além de adicionar lucros.

Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias:

• Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias.

• Obter mercadorias e serviços ao menor custo.

• Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do


fornecedor.

• Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver


fornecedores potenciais.

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções


básicas:

• Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa


e entrega certa (tempo e lugar).

• Selecionar o fornecedor (fonte certa)

• Negociar os termos e condições de compra.

• Emitir e administrar pedidos de compra.

Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da


empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e
externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente
dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o
EDI (Eletronic Data Interchange), a Internet e cartões de crédito.

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3.3 CICLO DE COMPRAS

O ciclo de compras consiste nos seguintes passos:

1º. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm


início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente de
MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido planejado
autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de
compra. No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações:

• Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que será


debitado o custo;

• Especificação do material;

• Quantidade e unidade de medida;

• Data e local de entrega exigidos;

• Qualquer outra informação complementar necessária.

2º. Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são


importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens
rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter
uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se
não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se
o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor
provavelmente poderá ser encontrado num catálogo, num jornal especializado ou
numa lista telefônica.

3º. Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir


uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é
enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações
competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda.
Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, as
cotações são analisadas quanto a preço, obediências às especificações, termos e
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condições de venda, entrega e termos de pagamento. Para itens cujas


especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é provavelmente
feita com base no preço, entrega e termos de venda.

4º. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de


compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de
compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor
preço junto ao fornecedor.

5º. Emitir pedidos de compra:.Ordem de compra é uma oferta legal de compra.


Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das
mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de
compra. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou
nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional necessária.
Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras retém uma
cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como o de
contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção.

6º. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos


itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores
realmente entreguem pontualmente. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento
dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo
de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilização do transporte,
fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar
seus problemas ou a reprogramação da produção.

7º. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são


recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram
enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no
transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra, o departamento de
recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer

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variação. Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle de


qualidade, as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou
retiradas para inspeção. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o
departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as
mercadorias para outras providências. Desde que as mercadorias estejam em
ordem e não exijam mais inspeção, elas serão enviadas para o departamento
solicitante ou para o estoque. Ma cópia do recibo é então enviada para o
departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância em
relação ao pedido de compra. Se o pedido é considerado completo, o
departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o
departamento compras. Se não estiver completo, o pedido de compra é mantido
aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias também foram
inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade, os responsáveis por
esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou
não das mercadorias.

8º. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a


fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de
compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem
ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser
os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do
pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É função do
departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer
diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento de contas a
pagar.

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3.4 SELEÇÃO DE FORNECEDORES

O objetivo da função de compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade,


quantidade, prazo de entrega e preço. Uma vez tomada a decisão sobre o que
comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. Um
bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na
qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e
pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda
assim vender um produto a preços competitivos.

3.4.1 Fontes

a) Fonte única: implica que apenas um fornecedor está disponível devido a


patentes, especificações técnicas, matéria-prima, localização, e assim por
diante.

b) Fonte múltipla: é a utilização de mais de um fornecedor para um item. As


vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai
gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade
no fornecimento. Na prática, existe uma tendência de relação competitiva
entre fornecedor e cliente.

c) Fonte simples: é uma decisão planejada pela organização no sentido de


selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes
disponíveis. A intenção é criar uma parceria de longo prazo.

3.4.2 Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores

a) Habilidade técnica: O fornecedor tem habilidade técnica para produzir ou


fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de
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desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na


melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes, pois, muitas
vezes, o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça
as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos
produtos comprados. Algumas vezes, o fornecedor pode sugerir mudanças
na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo.

b) Capacidade de produção: A produção deve ser capaz de satisfazer às


especificações do produto de forma consistente, ao mesmo tempo
produzindo o menor número possível de defeitos. Isso significa que as
dependências de produção do fornecedor devem ser capazes de oferecer a
qualidade e a quantidade exigidas. O fornecedor deve ter um bom
programa de controle da qualidade, pessoal de produção competente e
capaz, e bons sistemas de planejamento e controle de produção, para
garantir uma entrega pontual. Esses elementos são importantes porque
garantem que o fornecedor possa suprir a qualidade e a quantidade
desejadas.

c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor, é desejável que se escolha


um fornecedor confiável, reputado e financeiramente sólido. Se a relação
deve continuar, deve haver uma atmosfera de confiança mútua e garantia
de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio.

d) Serviço pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente


necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o fornecedor deve ter
um bom serviço de atendimento pós-venda. Isso deve incluir um
atendimento bem-organizado e um estoque adequado de peças
sobressalentes.

e) Localização do fornecedor: Algumas vezes, é desejável que o fornecedor


esteja próximo do comprador, ou pelo menos que mantenha um estoque

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local. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e


significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente.

f) Preços: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Isso


não significa necessariamente o menor preço. Esse aspecto considera a
capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias necessárias na
quantidade e na qualidade exigidas, no tempo desejado, e também
quaisquer outros serviços necessários.

No ambiente de negócios moderno, o tipo de relação entre fornecedor e


comprador é crucial para ambos. Idealmente, a relação será baseada numa
dependência mútua e duradoura. O fornecedor pode confiar em negócios futuros,
e o comprador terá garantia de fornecimento de produtos de qualidade, apoio
técnico e ambiente de produto. A comunicação entre comprador e fornecedor
deve ser aberta e plena, de modo que ambas as partes entendam o problema
uma da outra, e possam trabalhar juntas na solução de problemas que
beneficiará ambas. Assim, a seleção do fornecedor e a relação com ele
estabelecida são de fundamental importância.

3.5 FORMAS DE COMPRAR

O fenômeno da globalização, como não poderia deixar de ser, tem trazido grande
impacto na forma como as compras são efetuadas.

Os avanços em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma verdadeira


revolução na forma como as empresas têm efetuado seus negócios. Os meios de
comunicação, particularmente, têm fornecido velocidade e precisão cada vez
maiores para o fluxo de informações entre parceiros comerciais. Em um contexto
de comércio sem fronteiras, muitas empresas começaram a perceber as

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implicações de estarem ou não preparadas para se ajustarem à tendência já


internacionalizada de intercâmbio de dados.

3.5.1 EDI (Eletronic Data Interchange)

Uma das formas de compras que mais cresce atualmente é o EDI, tecnologia
para transmissão de dados eletronicamente. Por meio da utilização de um
computador, acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software
específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos, o
computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor,
independentemente dos hardwares e softwares em utilização. As ordens ou
pedidos de compras, como também outros documentos padronizados, são
enviados sem a utilização de papel. Os dados são compactados – para maior
rapidez na transmissão e diminuição de custos – criptografados e acessados
somente por uma senha especial.

3.6 VERTICALIZAÇÃO

A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzirá internamente


tudo o que puder, ou pelo menos tentará produzir.

As principais vantagens da verticalização são a independência de terceiros – a


empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas, prazos e padrão de
qualidade, além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que
naquele momento é menos importante, ficando com ela os lucros que seriam
repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria – a
tecnologia que o fornecedor desenvolveu, muitas vezes com a ajuda da empresa,
não será utilizada também para os concorrentes.

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A estratégia da verticalização apresenta também desvantagens. Ela exige maior


investimento em instalações e equipamentos. Assim, já que a empresa está
envolvendo mais recursos e imobilizando-os, ela acaba tendo menor flexibilidade
para alterações nos processos produtivos, seja para incorporar novas tecnologias
ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado –
quando se produz internamente é difícil e custosa a decisão de parar a produção
quando a demanda é baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais
funcionários para um período incerto de alta procura.

Vantagens e Desvantagens da Verticalização

Vantagens Desvantagens

Independência de terceiros Maior investimento

Maiores lucros Menor flexibilidade (perda de foco)

Maior autonomia Aumento da estrutura da empresa

Domínio sobre tecnologia própria

3.7 HORIZONTALIZAÇÃO

A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo


possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita.
É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que, hoje em dia, um
dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias. De um modo
geral não se terceiriza os processos fundamentais, por questões de detenção
tecnológica, qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele.

Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos –


não necessita novos investimentos em instalações industriais; maior flexibilidade

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para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a


empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária, pode até não
comprar nada determinado mês; conta com know how dos fornecedores no
desenvolvimento de novos produtos (engenharia simultânea).A estratégia de
horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle
tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço ou fabricação que
está sendo repassada.

Vantagens e Desvantagens da Horizontalização

Vantagens Desvantagens

Redução de custos Menor controle tecnológico

Maior flexibilidade e eficiência Maior exposição

Foco no negócio principal da empresa Deixa de auferir o lucro do


fornecedor

Incorporação de novas tecnologias

3.8 COMPRAR VERSUS FABRICAR

A questão comprar ou fabricar não vem de hoje, ela persegue os administradores


e empresários faz muito tempo. Entretanto, seu escopo aumentou. Inclui agora
decisões sobre terceirização ou não da prestação de serviços que não são o
negócio principal da empresa, como limpeza, manutenção e até compras. Já há
várias empresas que prestam serviços de compras, manutenção predial,
mecânica ou elétrica.

A decisão para saber se compramos ou fabricamos componentes incluem


considerações tanto econômicas como não-econômicas. Economicamente, um
item é um candidato para a produção interna se a firma tiver capacidade
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suficiente e se o valor do componente for bastante alto para cobrir todos os


custos variáveis de produção, além de dar alguma contribuição para os custos
fixos. Os baixos volumes de consumo favorecem a compra, que quase não altera
os custos fixos.

3.9 ÉTICA EM COMPRAS

O problema da conduta ética é comum em todas as profissões, entretanto, em


algumas delas, como a dos médicos, engenheiros e compradores, assume uma
dimensão mais relevante.

Abordando a questão mais na sua forma operacional, entendendo que o assunto


deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduto devidamente
estabelecidas, divulgadas, conhecidas e praticadas por todos os envolvidos,
procurando fixa limites claros entre o “legal” e o “moral”.

Assim, os aspectos legais e morais são extremamente importantes para aqueles


que atuam em compras, fazendo com que muitas empresas estabeleçam um
“código de conduta ética” para todos os seus colaboradores.

No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos
valores monetários envolvidos, relacionados com critérios muitas vezes
subjetivos de decisão. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu
rigorosamente um critério técnico, onde prevaleça o interesse da empresa, ou se
a barreira ética foi quebrada, prevalecendo aí interesses outros, é extremamente
difícil. O objetivo de um código de ética é estabelecer os limites de uma forma
mais clara possível, e que tais limites sejam também de conhecimento dos
fornecedores, pois dessa forma poderão reclamar quando se sentirem
prejudicados.

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Outro aspecto importante é que esse código de ética seja válido tanto para
vendas quanto para compras. Não é correto uma empresa comportar-se de uma
forma quando compra e outra quando vende. Os critérios devem ser
compatibilizados e de conhecimentos de todos os colaboradores. É comum
empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina ao ser admitido,
um código de conduta (ou de ética) que deva ser seguido, sob pena de demissão
por justa causa.

O problema ético de compras não se restringe aos compradores, mas também ao


pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. É
normal encontrarmos especificações tão detalhadas, e muitas vezes mandatórias,
que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa. É isto
eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. E o comprador, nesse caso,
o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a
todos esses aspectos, questionando sempre a validade das especificações e a sua
justificativa.

E quanto aos “presentes”, “lembranças”, “brindes” como agendas, canetas, malas


e convites que normalmente são distribuídos, por exemplo, ao pessoal de
compras, do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse
assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor forma de abordar o assunto
é definir, o mais claro possível, um código de conduta, do conhecimento de
todos, pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de,
de uma forma ou de outra, ser “lembrado”. Quando o presente tem um maior
valor, maior será a obrigação de retribuição.

Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas
que sistematicamente, com política própria, oferece uma “comissão”. Devem tais
empresas ser excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser
incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros

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fornecedores, como ficam? Enfim, todos esses aspectos devam ser abordados no
código de ética.

Toda esta questão fica mais grave quando a figura do suborno aparece. A
intenção premeditada é a essência do suborno. Ninguém é subornado por
acidente. Nesses casos, uma vez consumado o delito, o assunto já passa para a
alçada judicial. Não é raro lermos nos jornais situações em que empresas
demitem, de uma só vez, até mesmo todos os componentes de seu setor de
compras. Por exemplo, já foi manchete da Gazeta Mercantil o fato de a Fiat
brasileira ter demitido “oito funcionários da área de compras – alguns com cargos
de gerência -, acusados de estar recebendo propinas e presentes de
fornecedores”, além de suspeitas de superfaturamentos ou desvio de dinheiro.

No setor público, todo processo de licitação é claramente definido através de


legislação específica (Lei 8.666/93), cujo fim precípuo é resguardar os interesses
do Estado.

Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações,


como o repasse dos critérios de julgamento e dados contidos nas propostas já
entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a proposta a sua.
Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente
qualificados se neguem a apresentar propostas a “clientes” não confiáveis.
Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos, isto é,
todos perdem.

A fim de evitar estas situações, mais uma vez o código de ética entra em cena. A
empresa deve estabelecer políticas claras sobre as informações que devem ser
manuseadas.

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