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MANUAL DE

MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
PROGRAMADO
Manual de Funciones y Guía de
Implantación de un Sistema de
Mantenimiento Preventivo Programado

“Disponibilidad = Calidad Académica”

Apoyo al Proceso de Reforma de la Educación Media en


el Área Técnica “APREMAT”
6 DE ENERO DEL AÑO 2000. SAN SALVADOR, EL SALVADOR.

Este documento es el resultado de consultoría bajo proyecto APREMAT


según número de Proyecto SLV/B7-310/IB/97/248. El documento goza de los
derechos de propiedad intelectual bajo las leyes de la República de El Salvador.
Por lo que dicho material podrá ser reproducido exclusivamente para uso de los 22
institutos focales para los cuales ha sido diseñado. El documento podrá ser
reproducido únicamente por las oficinas centrales de APREMAT, o bajo su previa
autorización.
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

ÍNDICE:
I. CAPÍTULO 1: RESUMEN EJECUTIVO---------------------------------------------------------2

II. CAPÍTULO 2: OBJETIVOS DEL MANUAL -------------------------------------------------5

III. CAPÍTULO 3: MARCO TEÓRICO --------------------------------------------------------------6


3.1 INTRODUCCIÓN A MANTENIMIENTO PREVENTIVO-----------------------------6
3.2 DISPONIBILIDAD -------------------------------------------------------------------------------9
3.3 DEFINICIONES DE MANTENIMIENTO----------------------------------------------- 15
IV. CAPÍTULO 4: ÍNDICES DE MEDICIÓN DE MANTENIMIENTO ----------------- 19

V. CAPÍTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO--------------------------- 23

VI. CAPÍTULO 6: FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO ----------- 29


6.1 REGISTRO DE UNIDADES ----------------------------------------------------------------- 31
6.2 PLAN DE MANTENIMIENTO-------------------------------------------------------------- 42
6.3 MECANISMO DE GENERACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO --------------- 46
6.4 CONTROL DE INVENTARIOS ------------------------------------------------------------- 68
6.5 COMPRAS----------------------------------------------------------------------------------------- 73
6.6 DOCUMENTACIÓN TECNICA------------------------------------------------------------- 78
6.7 ANÁLISIS Y RETROALIMENTACIÓN -------------------------------------------------- 82
VII. CAPÍTULO 7: DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIÓN --------------------- 85

VIII. CAPÍTULO 8: ORGANIZACIÓN--------------------------------------------------------- 86

IX. CAPÍTULO 9: PRACTICAS CONTRACTUALES----------------------------------------- 95

X. CAPÍTULO 10: SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SISTEMA DE


MANTENIMIENTO PREVENTIVO ------------------------------------------------------------------ 101

XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS ------------------------------------------------- 108

XII. ANEXO A. FORMULARIOS --------------------------------------------------------------- 109

Proyecto APREMAT 1
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

I. CAPÍTULO 1: RESUMEN EJECUTIVO

La educación se está convirtiendo en la única garantía para la seguridad


laboral en una sociedad cada vez más tecnificada y especializada. Muchos
expertos aseguran que los trabajos del futuro serán para las personas que
presenten la mayor oferta de habilidades y conocimientos técnicos.

De igual forma, la educación media en El Salvador debe de asegurar que los


graduados puedan ofertar sus servicios con un alto grado de conocimiento
práctico y cuyos puestos sean remunerados por el valor intelectual de sus
conocimientos.

La educación en general en El Salvador, al igual que en muchas naciones del


mundo, esta tomando la importancia que se merece. En particular los Institutos
Tecnológicos deben de jugar un papel primordial para el anhelado desarrollo
económico y social del país. En los años venideros se prevén muchas mejorías
positivas en los Institutos Tecnológicos de El Salvador. Las mejorías se darán
conforme nuestra capacidad de adaptación a nuevos estándares de calidad
académica se presenten.

Uno de los componentes fundamentales para una efectiva enseñanza es el del


equipamiento de los talleres o laboratorios de los institutos para sus diferentes
áreas de especialización. El equipamiento consiste en la búsqueda de equipos de
laboratorio modernos, más automatizados, con mayor grado de productividad y
calidad académica. El poseer un recurso ya no es simplemente lograr obtenerlo,
sino que poseer un recurso requiere en los tiempos actuales la habilidad de
administrarlo, cuidarlo, usarlo y mantenerlo.

El objetivo de poseer un recurso, es el de poder disponer de éste para los


propósitos académicos para los cuales el centro educativo desea fortalecer
prácticamente a sus alumnos. Y una de las tendencias fuertes ya probadas a
Proyecto APREMAT 2
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

nivel mundial para lograr estos objetivos de disponibilidad es por medio del
Mantenimiento Preventivo Programado. En pocas palabras, de nada sirve que la
institución educativa compre, le regalen, o le donen el recurso académico, si no
se puede utilizar para sus fines de enseñanza.

Lograr implantar los mecanismos necesarios de un Sistema de Mantenimiento


Preventivo Programado requiere de la puesta en marcha operativa de las
funciones del sistema, pero al mismo tiempo requiere de la generación de un
hábito a favor del mantenimiento preventivo. Ambas tareas requieren esfuerzo,
disciplina y conocimiento sobre prácticas de Administración de Mantenimiento
Preventivo Programado.

Como podemos observar, este manual está siendo presentado a los


responsables de los diferentes Institutos Técnicos de El Salvador en los primeros
días del año 2000. Son muchas las expectativas que nos presenta el nuevo
milenio. Es necesario avanzar en las prácticas técnicas a TODO nivel para poder
brindar la mejor educación posible a los estudiantes. El mantenimiento preventivo
no es una rama totalmente nueva. Lo que es nuevo es el reconocimiento de su
importancia en las áreas de enseñanza técnica. Para que los institutos puedan
albergar nuevos materiales, equipos e infraestructuras didácticas en éste nuevo
milenio, es totalmente imprescindible que exista una cultura y un conocimiento
práctico sobre el mantenimiento preventivo. Esto es así porque las limitantes
económicas, de recursos humanos, de normativas, etc. con la que se han visto
encarados los Institutos Técnicos de El Salvador durante la pasada guerra y a
finales del siglo XX, no han permitido una estrategia definida sobre la
conservación de sus recursos. Ahora que se incurre en nuevos proyectos de
equipamiento, reformas curriculares, infraestructura y otros, es responsabilidad de
todos mantener y no permitir que los recursos se deterioren.

El momento de iniciar la implantación de un sistema de mantenimiento


preventivo programado en cada instituto es de inmediato, aún cuando no se
tienen los nuevos equipos. El mantenimiento preventivo ayuda a reducir los

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problemas inesperados y a conservar los activos que ya poseemos. Al iniciar


ahora las funciones y la puesta en marcha del sistema de mantenimiento,
estaremos listos para cuando lleguen los nuevos recursos didácticos a los
institutos. La incorporación de éstos al esquema de mantenimiento preventivo
será muy transparente y sin obstáculos. En general, la mejor estrategia es
sistematizar las funciones y responsabilidades que requiere un sistema de
mantenimiento para cuando los nuevos recursos lleguen. Y por el contrario,
resulta mucho más difícil tratar de implantar el sistema de mantenimiento hasta
después de instalados los nuevos recursos.

Estas filosofías y la implantación del presente manual garantizarán la


prolongación de la vida de los equipos, infraestructuras, proyectos y otros que
contribuyan a mejorar la calidad de la enseñanza, y al mismo tiempo propicien un
desarrollo económico y social en las áreas de influencia de cada instituto. Todas
las personas se verán beneficiadas por las mejoras en las funcionalidades
didácticas y agrado laboral que proporciona una cultura responsable orientada al
MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

Proyecto APREMAT 4
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II. CAPÍTULO 2: OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo General:
1. Garantizar la máxima disponibilidad de los recursos didácticos por medio de la
implantación de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado que
comprenda una metodología práctica de trabajo y que propicie una atmósfera
orientada al mantenimiento preventivo en los 22 Institutos Técnicos y Comerciales
del proyecto APREMAT. Tomando como punto de arranque el apoyo de los
CDE’s y logrando la realización del proyecto al menor costo posible.

Objetivos Específicos:
1. Proporcionar los conocimientos y una guía práctica para la implantación de un
Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado en los Institutos Tecnológicos
focales de APREMAT.
2. Garantizar la máxima disponibilidad de la maquinaria, equipo técnico didáctico e
infraestructura en función de un mayor aprovechamiento en las prácticas
pedagógicas, al menor costo posible.
3. Proporcionar los pasos lógicos para la implantación de un Sistema de
Mantenimiento Preventivo que incluya todas las funciones que lo comprenden.
4. Crear una cultura hacia la prevención a los usuarios y alejarlos día a día de fallos
imprevistos de los recursos.
5. Prolongar y preservar la vida útil de los recursos al servicio de la comunidad
docente y estudiantil.
6. Lograr que todo el cuerpo docente sea partícipe en la retroalimentación para el
enriquecimiento del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado.

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III. CAPÍTULO 3: MARCO TEÓRICO

3.1 INTRODUCCIÓN A MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Las corrientes modernas de enseñanza presentan materias, maquinarias,


entornos didácticos mucho más modernos y de mayor grado de sofisticación de lo
que escasos años anteriores los centros educativos acostumbraba a utilizar. Los
recursos se convierten cada vez más automatizados y con mayor diversidad de
agregados o componentes tecnológicos. Esta realidad en el ámbito mundial ha
propiciado la tremenda importancia de las prácticas de mantenimiento en todas
aquellas instituciones que posean recursos especializados e infraestructura
adecuada.

Para que las actividades de mantenimiento puedan realizarse en la vida


práctica, es imprescindible contar con un Sistema de Mantenimiento Preventivo que
interrelacione a los recursos, materiales, al personal técnico, a su administración y a
sus objetivos.

Lo que busca el Sistema de Mantenimiento en general es incrementar al


máximo la disponibilidad de los recursos. Entendiendo por disponibilidad que el
equipo se encuentre en buen estado de funcionamiento la mayor parte del tiempo,
cumpliendo así los propósitos para lo cual fue diseñado.

Las ventajas que proporciona un Sistema de Mantenimiento son: mayor


disponibilidad, incrementar la vida útil de los recursos, reducir los costos de
reparaciones, reducir los tiempos muertos, aumentar la confiabilidad, mejorar las
condiciones de operación y trabajo, propiciar un mejor ambiente laboral y enseñar
con calidad.

Proyecto APREMAT 6
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Un Sistema de Mantenimiento es un conjunto de funciones que están


orientadas a brindar el mayor soporte a la gestión de mantenimiento y lograr así los
objetivos de una alta disponibilidad.

Las funciones principales de un Sistema de Mantenimiento son:

1. Registro de Unidades
2. Plan de Mantenimiento Preventivo
3. Control y Flujo de Ordenes de Trabajo
4. Control de Inventarios
5. Compras
6. Documentación Técnica
7. Análisis y Retroalimentación

Si observamos detenidamente cada una de estas funciones ayudará al


personal técnico a responder en una forma ordenada y oportuna a las necesidades
de mantenimiento de la maquinaria e infraestructura.

Los requisitos fundamentales de una exitosa implantación de un Sistema de


Mantenimiento inician identificando a cada uno de los recursos que consideramos
estén incluidos dentro del esquema de mantenimiento; luego, diseñando un plan de
las necesidades de mantenimiento para dicho recurso, y finalmente documentando
todas las actividades que ocurran para poder realizar un análisis y retroalimentación
al sistema basado en el historial de cada equipo.

La gran ventaja de seguir esta filosofía de implantación de Sistemas de


Mantenimiento, es que en la gestión seguiremos los mismos pasos ya sea que
nuestro Instituto cuente con un solo equipo, con mil, diez mil o los que sea. Y quizá
más importante es que exactamente la misma lógica podrá ser utilizada para el
mantenimiento de infraestructura u otros activos como computadoras, equipos de

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oficina, automóviles, etc. (Las funciones del Sistema de Mantenimiento Preventivo


se detallaran ampliamente en el capítulo 5).

En el caso particular de los Institutos focales de APREMAT, una alta


disponibilidad significa que tanto los estudiantes como el personal docente podrán
utilizar los equipos de laboratorio cuando éstos estén programados por los planes de
estudio y que la infraestructura estará igualmente en buen estado para la comodidad
de los usuarios y la protección de los bienes. Es decir, disponibilidad significa que
cuando un grupo de jóvenes tengan programada una práctica de laboratorio ellos
lleguen a su mesa de trabajo y que el equipo este disponible para satisfacer sus
necesidades de aprendizaje. Esto se logra y se garantiza únicamente con la
ejecución de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado.

El Sistema de Mantenimiento Preventivo nos ayuda a planificar, a programar y


ejecutar los trabajos de mantenimiento utilizando diferentes técnicas para realizar los
procedimientos de mantenimiento. Estos procedimientos pueden ser programados
basados en tiempos fijos, por horas de utilización del recurso, por monitoreo de
condiciones de operación, por análisis de fallas, por rutinas de inspección, etc. Lo
verdaderamente importante es que exista la cultura y la disciplina para que las
actividades de mantenimiento realmente tengan una alta prioridad en las funciones
de los encargados de los Institutos.

Resulta fácil evaluar si realmente es importante poner en práctica un Sistema


de Mantenimiento en nuestras instituciones. ¿Estamos actualmente manejando el
mantenimiento como si fuéramos una unidad del cuerpo de bomberos cuyo
propósito es andar apagando incendios?. Esto quiere decir que los mantenimientos
los estamos realizando según van ocurriendo las fallas, pero no estamos utilizando
estrategias de mantenimiento que nos conlleven a la prevención de incendios.

Proyecto APREMAT 8
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Una gestión de mantenimiento eficaz debe estar orientada a la prevención y


no a la de solventar problemas de emergencia.

Una administración moderna de mantenimiento NO es reparar recursos


dañados lo más rápidamente posible. Una administración moderna de mantenimiento
es la de mantener los recursos en operación y maximizar las oportunidades de
enseñanza con calidad.

El componente 5 del proyecto APREMAT prevé el equipamiento de los 22


Institutos técnicos focales, la existencia de un Sistema de Mantenimiento no
solamente es un requerimiento para que el proyecto global se cumpla, sino que en
términos prácticos se traducirá en una eficaz y continuo aprovechamiento de las
futuras generaciones de estudiantes que gozarán de estos recursos, para que
finalmente puedan incorporarse a la fuerza laboral salvadoreña con seguridad y
tecnología práctica aplicada como sus principales cartas de presentación ante la
cada día más difícil competencia profesional.

3.2 DISPONIBILIDAD

Disponibilidad es un índice de medición que nos proporciona información de la


habilidad de los recursos de desempeñar su función sin problemas y nos brinda una
idea general de sus condiciones.

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La disponibilidad es la proporción del tiempo en que el recurso se encuentra


en buenas condiciones a lo largo de su vida útil, o a lo largo de un período específico
de tiempo.

DISPONIBILIDAD

CONFIABILIDAD TIEMPOS MUERTOS

Figura 1. Disponibilidad

La Disponibilidad depende de dos factores principalmente:

CONFIABILIDAD DE UN RECURSO:

La confiabilidad es el tiempo promedio desde que el recurso entra en


funcionamiento hasta que se daña. Por ejemplo: un vehículo último modelo, cuando
lo sacamos de la agencia pasará mucho tiempo sin que se nos dañe. Con los años
este tiempo continuo de buen funcionamiento se irá reduciendo. La confiabilidad es
por lo tanto el tiempo promedio en que el equipo esté en buen funcionamiento entre
sus fallas.

Técnicamente este término es conocido como Tiempo Promedio Entre Fallas


(TPEF). Diferentes calidades de recursos tendrán diferentes confiabilidades.

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Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

TIEMPOS MUERTOS:

Tiempos muertos se define como todos los tiempos en los cuales el recurso no
está disponible para su uso. Un tiempo muerto en un equipo didáctico impide que se
pueda realizar una práctica en alguna materia. O un orificio en el techo de un salón
de clases impide que una clase se desarrolle con normalidad cuando existe lluvia.
Tiempo muerto es el tiempo que pasa un recurso sin que éste realice la función para
la cual fue diseñada.

Por ejemplo: cuando un vehículo se arruina porque se le desinfló una llanta,


esto es un tiempo muerto. Cuando el vehículo se queda sin combustible esto genera
tiempo muerto. Cuando se envía el vehículo a una agencia y tiene que pasar tres
días en esa agencia para mantenimiento preventivo (aunque el equipo esté en
buenas condiciones), este tiempo también es considerado tiempo muerto por el
hecho que no se dispone del equipo y se incurre en la necesidad de tomar un bus o
un taxi para poder transportarse. Si se deja parqueado un vehículo en el garaje de un
vecino por motivos de viaje, esto NO es tiempo muerto. Porque aunque el vehículo
no está siendo utilizado, sí estaría disponible en el caso que su dueño comandara a
cualquier persona que lo sacara del garaje.

De las dos definiciones anteriores, podemos concluir que para lograr la


máxima disponibilidad posible debemos de incrementar la confiabilidad y reducir los
tiempos muertos.

Un incremento en la confiabilidad y una disminución en tiempos muertos se


logra, y se ve tremendamente influenciado por la ejecución de MANTENIMIENTOS
PREVENTIVOS PROGRAMADOS.

La confiabilidad también puede ser influenciada desde el momento en que un


proyecto de adquisición de un equipo didáctico está en sus fases iniciales. Ya que la
calidad de los recursos, su mantenibilidad, su operabilidad, su información técnica,
sus repuestos, pueden ser evaluados como criterios muy importantes en la toma de

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decisiones sobre qué equipo adquirir. (Este tema se explicará más profundamente en
el capítulo de Prácticas Contractuales). Como podemos apreciar un buen
desempeño de disponibilidad no solamente depende del personal que realizará los
mantenimientos preventivos sino que también de aspectos tan importantes como
quién toma la decisión y qué maquinaria se comprará.

Por otro lado el tiempo muerto se puede también reducir si existe un Sistema
de Mantenimiento que apoye a la pronta detección de fallas y a reducir los tiempos
de reparación. Aunque el mantenimiento preventivo tiende a disminuir
sustancialmente la cantidad de fallas inesperadas, estas fallas siempre en alguna
medida existirán. Esto es algo totalmente natural y aleatorio. Y es la organización la
que contribuirá a la reducción de estos tiempos si contamos con su apoyo. También
los tiempos de reparación se reducirán sustancialmente si se cuenta con un
inventario de repuestos disponibles, si el personal que realiza los mantenimientos
está debidamente entrenado y si se cuenta con la documentación técnica para
ejecutar los mantenimientos.

DISPONIBILIDAD

CONFIABILIDAD TIEMPOS MUERTOS


(TPEF) (TMP)

Figura 2. Relación disponibilidad, confiabilidad y tiempos muertos.

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Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

La búsqueda que los recursos de los institutos se encuentren impecables todo


el tiempo es sinónimo de la búsqueda de la más alta disponibilidad de los equipos.
Disponibilidad es en realidad el término técnico de los objetivos del mantenimiento
preventivo programado.

La fórmula de disponibilidad:

TPEF
D= x 100%
TPEF + TMP
Fórmula 1

Donde:
D = Índice de Disponibilidad de los Recursos (Su valor oscila entre 0%
100%)
TPEF = Tiempo Promedio entre las Fallas de Cada Recurso
TMP = Tiempo Muerto Promedio

Para simplificar los cálculos:

Tiempos en buenas condiciones de


operación
D= Tiempos en buenas condiciones de
x 100%
operación + Tiempo muerto total
Formula 2

Tiempo total – Tiempo muerto total


D= Tiempo total
x 100%
Formula 3

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Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

La fórmula 3 presenta una forma muy sencilla para calcular la disponibilidad.


El tiempo total es el tiempo del período en que deseamos calcular la disponibilidad y
el tiempo muerto es el tiempo muerto en que ha incurrido el equipo en ese periodo.

Por ejemplo: digamos que se quiere calcular la disponibilidad de una máquina


fresadora en el año escolar 1999, el año cuenta con 365 días y en total el equipo
estuvo en mantenimiento por 27 días en todo el año. Entonces, utilizando la fórmula
3, podemos calcular lo siguiente:

D= Tiempo Total – Tiempo Muerto x 100 %


Tiempo Total

D= 365 – 27 x 100
365

D= 92.6 %

Lo que en términos sencillos significa que los laboratorios o prácticas en esta


máquina se realizaron en más de un 90% de sus fechas programadas. O que el
aprovechamiento de este recurso didáctico en el año escolar fue de un 92.6%. Es el
personal de cada instituto quien determine con qué nivel de disponibilidad quieren
operar en sus clases. El no tener un plan de mantenimiento preventivo programado
genera disponibilidades en el orden de 50% o menos. Con la implantación de un
sistema de mantenimiento preventivo básico se aseguran niveles de disponibilidad
arriba de un 90%, y para alcanzar niveles arriba de un 98% debe de existir una
estrategia de mantenimiento muchas veces demasiado minuciosa y demasiado
costosa. Lo importante es notar los excelentes resultados que se obtienen con solo el
hecho de programar procedimientos básicos de mantenimiento y contar con la actitud
apropiada de los involucrados.

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Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

3.3 DEFINICIONES DE MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO:

El término mantenimiento cubre toda las actividades realizadas para que los
recursos permanezcan en sus condiciones para las cuales fueron diseñadas, o
retornarlos a tales condiciones. El término mantenimiento agrupa una gran cantidad
de actividades como pueden ser mantenimientos correctivos, mantenimientos
preventivos, monitoreo de condiciones de operación, etc.

En la definición podemos observar que el mantenimiento consiste en tres


clasificaciones importantes:
• Mantenimiento Correctivo
• Mantenimiento Preventivo
• Mantenimiento Innovativo

MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Cubre todos los mantenimientos que se realizan con el propósito de corregir


(reparar) un recurso dañado.

La definición anterior dice que cuando se considera que una falla está siendo
reparada ésta es clasificada como mantenimiento correctivo. Por ejemplo, reparar
las goteras de un salón de clases es definitivamente mantenimiento correctivo, ya
que estamos retornando al techo a sus condiciones iniciales de funcionamiento.

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MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

Mantenimiento Preventivo cubre todos los mantenimientos programados que


se realizan con el propósito de prevenir el aparecimiento de fallas, o el de detectar
fallas antes que éstas se desarrollen en daños o desviaciones en el funcionamiento
del recurso. Por ejemplo, limpiar las hojas en el techo de un salón de clases es
considerado un mantenimiento preventivo, ya que estamos impidiendo que con el
tiempo el techo se obstruya o dañe a causa de las hojas que caen sobre él.

Es importante resaltar que por definición el mantenimiento Predictivo es parte


del mantenimiento preventivo.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DIRECTO:

Es el mantenimiento que se realiza para prevenir que ocurran fallas y estos


mantenimientos son los que se programan basados en frecuencias de tiempos fijos o
en frecuencia de conteos fijos. Una característica de los Mantenimientos Preventivos
Directos por lo general se tiene que parar el uso del equipo para revisarlos, lo que
por definición también generan tiempo muerto. Por ejemplo, revisar la presión de las
llantas de un vehículo cada semana es un típico ejemplo de un mantenimiento
preventivo directo. Porque se realiza con una frecuencia definida en el tiempo y
porque se tiene que detener el vehículo para poderla realizar.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO INDIRECTO:

El Mantenimiento Preventivo Indirecto es el que se realiza para poder detectar


o anticipar fallas en sus tempranas fases de desarrollo y se ejecuta realizando
mediciones, inspecciones o controles de los niveles normales de operación. La
palabra indirecta en esta definición se emplea porque la condición no se modificará
cuando se realiza este tipo de trabajo. Sino que la corrección del equipo se realizará
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Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

basado en los resultados de las mediciones. Este tipo de mantenimiento es conocido


como Mantenimiento Basado en Condiciones de Operación. Este tipo de
mantenimiento se está volviendo muy común ya que reduce los costos de
mantenimiento al mismo tiempo que las mediciones se realizan cuando el equipo
está en funcionamiento. Y por lo tanto no generan tiempo muerto.

La planificación de Mantenimiento Preventivos Indirectos (Monitoreo de


Condiciones de Operación), también está controlada por tiempos. Es decir, que los
monitoreos se pueden realizar semanalmente o diariamente. Por ejemplo, los
vehículos por lo general tienen medidores de temperatura. Como conductor del
vehículo se puede observar diariamente el nivel de temperatura de éste medidor, y
si notamos que la flechita ya esta entrando a la sección roja, pues nos detenemos en
una estación de gasolinera para reparar la falla echándole más agua al radiador.

MANTENIMIENTO INNOVATIVO:

Es la clase de mantenimiento que se realiza para modificar el diseño de los


recursos con el propósito de disminuir las fallas y por ende incrementar la
disponibilidad. Por ejemplo, El instituto pinta la fachada antes de cada 15 de
septiembre para mejorar su imagen. Sin embargo el director del instituto detecta que
todos los años antes de pintar la fachada la pintura esta totalmente decolorada y
enmohecida. El mantenimiento innovativo dice que esta es una falla muy repetitiva,
se llama a un experto en pinturas y con un incremento en el costo de un aditivo
plastificante de solo un 5%, la nueva pintura durará 10 años sin que se deteriore, en
vez de seguir usando la pintura corriente de aceite.

Como se puede ver en las definiciones anteriores el mantenimiento moderno


va mucho más allá que el de desmantelar equipos y cambiar piezas dañadas. Ahora
existen nuevas técnicas que administradas correctamente producen excelentes
resultados. Un dicho en la administración de mantenimiento moderno dice:

Proyecto APREMAT 17
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

“Nunca tocar un equipo que esté trabajando en


perfecto estado”.

Este dicho nos da a entender que en ciertas circunstancias un plan de


mantenimiento nos podría decir que ya es necesario reemplazar ‘x‘ o ‘y’ piezas de la
maquinaria, pero si su trabajo es excelente es preferible incurrir en otras técnicas
como puede ser la de monitorear sistemáticamente las condiciones normales de
operación hasta que empecemos a sentir el inicio del deterioro de los recursos.

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IV. CAPÍTULO 4: ÍNDICES DE MEDICIÓN DE MANTENIMIENTO

Para poder dar seguimiento a la gestión de mantenimiento y a las condiciones


de los equipos de los laboratorios será necesario poder calcular indicadores.

A continuación presentaremos una lista de los principales indicadores a llevar


dentro de los Institutos:

1. DESEMPEÑO DE DISPONIBILIDAD POR EQUIPO

La fórmula de disponibilidad:

Tiempo total – Tiempo muerto total


D= Tiempo total
x 100%
Fórmula 3

2. TIEMPOS MUERTOS POR RECURSOS

Se calcula sumando la columna de tiempos muertos de la hoja de vida de equipo.

Tiempo
Muerto Total TM1 + TM2 + TM3 + ... + TMn

Fórmula 4 (Se extrae de Formulario 12)

Proyecto APREMAT 19
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Este indicador nos dirá cuales son los recursos que estuvieron fuera del servicio
de los estudiantes el mayor tiempo. Y nos permitirá poder tomar decisiones sobre
reemplazos.

3. COSTOS DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS POR RECURSOS

Se calcula sumando la columna de costos totales de la hoja de vida tomando en


cuenta de solo sumar los causados por mantenimientos preventivos.

Costo de
Mantenimiento Sumatoria de Costos Mantenimientos
Preventivo Preventivos
Fórmula 5 (Se extrae de Formulario 12)

4. COSTOS DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS POR RECURSOS

Se calcula sumando la columna de costos totales de la hoja de vida tomando en


cuenta de solo sumar los causados por mantenimientos correctivos.

Costo de
Mantenimiento Sumatoria de Costos Mantenimientos
Correctivos Correctivos
Fórmula 6 (Se extrae de Formulario 12)

Proyecto APREMAT 20
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

5. NUMERO DE FALLAS POR AÑO POR EQUIPO

Número de Sumatoria de Ordenes de Trabajo de


fallas por año Mantenimiento Correctivo
Fórmula 7 (# órdenes de trabajo en expediente de equipo por
año)

6. COSTO DE MANTENIMIENTO MENSUAL POR EQUIPO

Costo de
Mantenimiento Costos Preventivos + Costos Correctivos
mensual por
equipo
Fórmula 8 (De Formulario 12)

7. COSTO DE MANTENIMIENTO ANUAL POR EQUIPO

Costo de
Mantenimiento Sumatoria del Costo Total por año
anual por
equipo
Fórmula 9 ( De Formulario 12)

8. COSTO DE MANTENIMIENTO DE CICLO DE VIDA DEL EQUIPO

Costo de
Mantenimiento Sumatoria del Costo Total de todos los
de ciclo de vida años del equipo
de equipo
Fórmula 10 (De Formulario 12)

Proyecto APREMAT 21
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Como puede observarse la mayoría de los indicadores se calculan utilizando


el Formulario 12, de hoja de vida de los recursos. Naturalmente en el mundo del
mantenimiento existen otros cientos de mediciones y ‘Bench Markings’ para poder
saber donde estamos con el mantenimiento.

Para los 22 Institutos Técnicos de APREMAT, con estos indicadores se puede


llevar un seguimiento muy exacto del desempeño de todo el Sistema de
Mantenimiento. Porque es importante saber el % de aprovechamiento de los
recursos para los propósitos didácticos, lo cual como mencionado anteriormente, se
extrae de la medición de disponibilidad. Y también podemos conocer y clasificar los
costos de mantenimiento por cada recurso separado por costos preventivos y
correctivos. Estas mediciones de costos son fundamentales ya que nos demostrarán
las grandes diferencias entre costos correctivos y preventivos. De estas se podrá
concluir que es mucho más económico y brindará muchos mayores resultados de
aprovechamiento de recursos el mantenimiento preventivo que el correctivo.

La idea es alejarnos cada día más de los mantenimientos correctivos y


acercarnos cada vez más a los mantenimientos preventivos. Una buen práctica es
ver como estamos hoy en día con estos indicadores y ver como con el tiempo los
indicadores van mejorando.

Proyecto APREMAT 22
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

V. CAPÍTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO

Un procedimiento de mantenimiento es una colección de tareas específicas


que se llevarán a cabo por un técnico directamente sobre los recursos.

Dentro de las principales responsabilidades técnicas de la gestión de


mantenimiento está la de lograr identificar acertadamente qué mantenimientos, con
qué frecuencia, quién los debe realizar y cómo debe realizarlo para cada uno de los
recursos. El conjunto de tareas a realizar por un técnico en un momento específico
se conocen como procedimientos de mantenimiento.

Es importante que a nivel técnico todos manejemos el mismo vocabulario. Por


lo que a continuación definiremos los diferentes tipos de procedimiento a practicar en
los recursos de los Institutos.

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS:

1. MP–BTF MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN TIEMPOS FIJOS:


Este es el mantenimiento que se planifica basado en una frecuencia específica de
tiempo.
Ejemplo: mantenimiento de engrasado de una fresadora cada 7 días, 30, 90, etc.

Proyecto APREMAT 23
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2. MP–BCF MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN CUENTAS FIJAS:


Este mantenimiento que se planifica basado en una frecuencia de contadores o
conteos.
Ejemplo: mantenimiento a una planta eléctrica cada 1000 horas de operación.

3. MP–BCO MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN CONDICIONES DE


OPERACIÓN (MANTENIMIENTO PREDICTIVO):
Este es el mantenimiento preventivo que se puede realizar durante la operación
de la maquinaria, el cual consiste en identificar dentro de los equipos puntos de
medición como voltaje, temperatura, presión, etc. Estos puntos deben de trabajar
en condiciones normales de operación dentro de un margen de tolerancia
determinado por su lectura mínima y su lectura máxima. El mantenimiento
consiste en realizar lecturas en una frecuencia de tiempos especificas ya sea
diariamente o semanalmente, y permitir detectar el momento en que las lecturas
de estos puntos de operación se salen o llevan una tendencia a salirse de los
márgenes normales de operación. Y de esta forma poder anticipar las fallas y
lograr reestablecer los recursos a sus condiciones normales de operación.
Ejemplo: la temperatura normal de un motor automotriz debe oscilar entre 170 a
190 grados centígrados. Se podría establecer una rutina de medición diaria de
esta temperatura. Cuando los usuarios van reportando que dicha temperatura se
ha salido de los márgenes de tolerancia es un indicativo que hay que tomar una
medida correctiva en el equipo, como puede ser un cambio de aceite, agregar
agua al radiador hasta sus niveles normales, calibrar un termostato, etc.

Proyecto APREMAT 24
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

4. MP–BINSP MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN INSPECCIONES:


Este es un procedimiento de mantenimiento que contribuye a la prevención de
problemas. Este procedimiento consiste en realizar rutinas de inspección
subjetivas (sensoriales) de los recursos. Es decir, realizar recorridos dentro de las
instalaciones semanalmente llevando una libreta en la mano y verificando por
condiciones generales de los recursos como pueden ser la limpieza del equipo, el
buen manejo por parte de los usuarios, sonido, la presentación, las condiciones
eléctricas, el orden alrededor del equipo, la iluminación, etc. y poder reportar
cualquier anomalía.

5. MP–HQD MANTENIMIENTO PREVENTIVO HASTA QUE SE DETERIORAN:


En ciertos equipos y bajo ciertas circunstancias resulta más económico y práctico
no brindar ningún mantenimiento preventivo a los equipos y deliberadamente
dejar que estos funcionen durante su vida útil hasta que abruptamente fallan y
hasta ese momento reemplazar completamente la unidad o equipo.
Ejemplo: un ejemplo típico de esta clase de mantenimiento es la luminaria. En
donde resultaría ilógico decir que alguien va a cambiar los focos de su casa cada
tres meses, sino que deliberadamente se espera hasta que el bombillo se queme
para reemplazarlo. Esto puede suceder también en elementos de maquinarias de
alta productividad y sofisticadas para las cuales resulta muy imprevisible prevenir
las fallas.

Proyecto APREMAT 25
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

6. MC–P MANTENIMIENTO CORRECTIVO PLANIFICADO:


Es el que resulta de una solicitud de mantenimiento, para la cual la unidad de
gestión de mantenimiento pueda anticipadamente identificar, planificar todo lo que
sea necesario para regresar los equipos a sus condiciones normales de
operación. Es decir, que idealmente aunque los trabajos sean correctivos debe
existir una previa planificación sobre como debemos realizar los trabajos e
idealmente consultar los manuales técnicos.
Ejemplo: Se puede observar que la acometida eléctrica del instituto esta
generando chispas por un falso contacto. Para la realización de dicha reparación
se planifica qué materiales se utilizarán, qué herramientas, qué dispositivos de
seguridad, quién podrá realizar el trabajo, y se programa para un día domingo en
donde nadie se verá afectado por el corte voluntario de energía para realizar la
reparación.

7. MC–NP MANTENIMIENTO CORRECTIVO NO PLANIFICADO:


Este tipo de procedimiento debería ser la excepción en el lenguaje técnico se
conocen como mantenimientos de emergencia. Este es el caso en donde el
mecánico actúa directamente sobre el equipo dañado identificando la causa del
problema y resolviéndolo en el momento basándose exclusivamente en su
experiencia técnica y posteriormente reportándolo como una de las fallas más
criticas dentro del Sistema de Mantenimiento. Cada vez que realizamos un
trabajo correctivo no planificado es porque hemos fallado en nuestro plan de
mantenimiento preventivo planificado.

Proyecto APREMAT 26
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

8. MI–P MANTENIMIENTO INNOVATIVO PLANIFICADO:


Un análisis de fallas repetitivas en un mismo equipo propician una situación
para planificar una reparación para que esta falla frecuente no vuelva a ocurrir
jamás. El Mantenimiento Innovativo nos lleva a planificar y modificar los recursos
de tal forma que la falla no vuelva a ocurrir.
Ejemplo: si tuviéramos en una manguera de agua caliente una ruptura que se
presenta intermitentemente con una frecuencia de 3 fallas por mes. La manguera
siempre se reemplaza por una pieza original, se realiza el montaje siguiendo las
instrucciones del fabricante, sin embargo el problema persiste. El mantenimiento
innovativo nos lleva a que rediseñemos este punto de ruptura y una solución seria
reemplazar la manguera plástica por una tubería metálica de tal forma que dicha
falla nunca volverá a ocurrir.

9. MP–Anualizado (Conocido en nuestro medio como Overhaul).


Este procedimiento es un mantenimiento mayor que se realiza aprovechando
prolongados períodos de inactividad de la maquinaria. Estos procedimientos
deben ser cuidadosamente planificados y realizados por personal especializado.
En el caso específico de los Institutos técnicos, estos mantenimientos tienen que
realizarse al finalizar del período escolar, es decir, cuando las maquinarias no

Proyecto APREMAT 27
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

están al servicio de los estudiantes. Por lo general este tipo de mantenimiento


incluye una inspección exhaustiva de todos los componentes de la maquinaria y
el debido reemplazo de componentes defectuosos.

En periodo de vacaciones de fin de año en los Institutos es una ventana de


mantenimiento excelente para realizar trabajos mayores de mantenimiento,
nuevas instalaciones, mejoras en la infraestructura y seguridad, etc.

Proyecto APREMAT 28
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

VI. CAPÍTULO 6: FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO

A partir de este capítulo se presenta la forma en que las unidades de gestión


de mantenimiento de los Institutos deben seguir como lineamientos para la
implantación del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. El Sistema debe
contar (pero no se limita) a las siguientes funciones principales:

1. Registro de Unidades
2. Plan de Mantenimiento Preventivo
3. Control y flujo de Ordenes de Trabajo
4. Control de Inventarios
5. Compras
6. Documentación Técnica
7. Análisis y Retroalimentación

Un Sistema de Mantenimiento Preventivo requiere la integración y


organización de cientos de acciones y operaciones en términos de QUE es lo que se
tiene que hacer, CUANDO se tiene que hacer, COMO se debe de hacer y POR
QUIEN debe ser hecho.

Es necesario poder coordinar y procesar toda esta información. El presente


manual describe la implantación de un Sistema de Control Manual que a futuro podrá
ser la base de información de un Sistema Computarizado para la administración de
toda esta información.

Las bases de un Sistema de Mantenimiento Preventivo es un levantamiento


detallado de todos los recursos y de sus respectivos requerimientos de
mantenimiento. Este trabajo puede ser realizado por los encargados de cada uno de
los laboratorios, y/o con la ayuda de los proveedores de maquinarias o expertos en
las diferentes áreas técnicas. Una vez se tiene toda esta información de los

Proyecto APREMAT 29
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

inventarios de recursos y sus requerimientos de mantenimiento, debe de existir un


mecanismo para producir un calendario principal de todos los trabajos preventivos
que deben realizarse. El calendario principal proveerá información general de qué
recursos, en qué fechas y qué procedimientos deben de llevarse a cabo. Este
calendario principal provee una fotografía general del total de requerimientos de
mantenimiento preventivo en un período anual y mensual. Una vez las fechas de los
mantenimientos se van acercando, el planificador del mantenimiento extraerá
información adicional de la hoja técnica del equipo y de la hoja del procedimiento
estándar del mantenimiento para crear las Ordenes de Trabajo que serán las que se
realizarán por los técnicos encargados del mantenimiento. La actividad de
generación de las Ordenes de Trabajo derivadas del calendario principal se realiza
una vez por semana. En la Orden de Trabajo debe de existir información sobre el
equipo, el departamento al que pertenece, la fecha programada del mantenimiento,
la ubicación, el detalle de las tareas del procedimiento, los repuestos, la mano de
obra, las herramientas, cualquier gasto misceláneo, y una casilla de control de
tiempos muertos, tiempos de reparación, contadores e información del personal que
ejecuta el mantenimiento.

El Sistema de Mantenimiento Preventivo también incluye instrucciones


detalladas de cómo administrar los inventarios de repuestos, flujo y los niveles de
autorización de compras, el soporte de mantenimiento por medio del material técnico
de los recursos y la retroalimentación por el análisis de indicadores de medición del
desempeño del mantenimiento de los recursos.

En resumen, un Sistema de Mantenimiento Preventivo asegura que los


trabajos planificados son realizados en el tiempo correcto, por las personas correctas
en una forma correcta.

Proyecto APREMAT 30
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

INFRAESTRUCTURA:

El Sistema de Mantenimiento descrito en este manual se aplica perfectamente


a la infraestructura de los Institutos. Puesto que el sistema presenta una lógica
sencilla basada en procedimientos estándar, en donde se pueden definir muy
claramente los croquis y las tareas específicas relacionadas al mantenimiento de
infraestructura.

A continuación se definirá cada una de estas funciones y se describirá la


forma de implementarlos en los diferentes Institutos focales de APREMAT.

6.1 REGISTRO DE UNIDADES


6.1.1 Objetivos
• Poder identificar y codificar todos los activos tanto en maquinaria,
equipo e infraestructura que se desee incorporar al esquema de
Mantenimiento Preventivo Planificado. Además el registro de la unidad
es la llave de acceso a las demás funciones de un sistema del
mantenimiento preventivo.

Proyecto APREMAT 31
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

6.1.2 Metas
• Asignar un código a cada uno de los recursos y activos.
• Contar con un levantamiento completo de los inventarios de
maquinaria, equipo didáctico e infraestructura de los Institutos.
• Contar con una ficha técnica para cada una de las unidades
registradas.

6.1.3 Resultados esperados


• Que todos los recursos y activos tengan un código único.
• Que cada uno de los códigos esté debidamente señalizado en el puesto
de trabajo.
• Llevar un expediente de cada uno de los activos que contenga como
mínimo su ficha técnica, su plan de Mantenimiento Preventivo, sus
procedimientos estándares de mantenimiento, y su hoja histórica de
vida.

6.1.4 Metodología de Desarrollo


Registro de Unidades se refiere a la utilización de una codificación
estandarizada para la debida identificación de cada recurso y la creación del registro
técnico del equipo. El registro de unidades contiene mucha información práctica que
será necesaria para realizar los trabajos de mantenimiento en una forma eficiente.

CODIFICACIÓN DE RECURSOS

Antes de comenzar a construir el Sistema de Mantenimiento, un código para la


identificación de los recursos debe de ser diseñado. El código del equipo es la llave
que nos guiará para el resto de las funciones del Sistema de Mantenimiento.

El criterio principal para determinar qué es lo que se debe codificar como e


recurso es el de considerar todas aquellas maquinarias o sub-sistemas de la

Proyecto APREMAT 32
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

maquinaria a las cuales se les puede diseñar un plan de mantenimiento preventivo


(Esto también aplica para infraestructura u otros activos). Es importante que este
punto quede muy claro ya que muchas veces no logramos diferenciar qué es un
componente que sea mantenible y qué es un repuesto. Los repuestos se codificaran
bajo una lógica completamente diferente la cual se considera en el apartado 4 de
este capítulo.

La codificación debe de ser inteligente, práctica, y entendible por cualquier


persona. Es decir, que un alumno que entre por primera vez al Instituto en primer año
de bachillerato en un corto instante podría entender la estructura de los códigos de
los recursos, y sólo con ver el código en cualquier documento, saber de qué equipo
le están hablando.

Ejemplo:
Para codificar un motor eléctrico de 5 caballos de fuerza, se puede utilizar una
simbología que nos exprese la familia a la cual pertenece el equipo, un breve nombre
del equipo, seguido de un número correlativo.

Ejemplo:
ME-5HP-001
Donde:
ME: Tipo de Equipo Motor Eléctrico
5HP: Nombre del Equipo Cinco Caballos de Fuerza
001: Número Correlativo Cero Cero Uno

El estándar de codificación recomendado para el Sistema de Mantenimiento


Preventivo es el siguiente:

Proyecto APREMAT 33
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

XX-YYYYY-###
Donde:
XX: Tipo de Equipo
YYYYY: Nombre del Equipo
###: Número Correlativo

Figura 3. Estándar de codificación de maquinaria

XX-YYYYY-###
Donde:
XX: Tipo de Infraestructura
YYYYY: Nombre
###: Número Correlativo

Figura 4. Estándar de codificación de infraestructura

Ejemplo de Equipos:
CÓDIGO COMPLETO XX YYYYY ###
ME-5HP-002 ME: Motor Eléctrico 5HP 002

PE-ONAN-001 PE: Planta Eléctrica ONAN 001

MB-PENTIUM-001 MB: Mother Board PENTIUM 001

CO-IBM486-015 CO: Computador IBM486 015

IM-EPSON-007 IM: Impresor EPSON 007

SR-IRAND-001 SR: Sistema de Refrigeración IRAND 001

MC-WW78-002 MC: Motor de Carburación WW78 002

MI-5FI-003 MI: Motor de Inyección 5FI 003

Proyecto APREMAT 34
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Ejemplo de Infraestructuras:
CODIGO COMPLETO XX YYYYY ###
CB-Cancha-001 CB: Cancha de Basketball Cancha 001

AC-Com-002 AC: Aula de Clases Comercial 002

OF-Dir-001 OF: Oficina Director 001

OF-Adm-002 OF: Oficina Administración 002

RO-Fac-001 RO: Rótulo Fachada 001

REGLAS PARA LA CODIFICACIÓN:

1. No pueden existir dos códigos iguales.


2. Nunca conectar el código de los recursos con los códigos contables o los
códigos de activos fijos. Ya que estos últimos no proporcionan al personal
técnico ni a los usuarios información relacionada con el equipo. Además el
código contable puede ser modificado sin previo aviso al personal técnico
perdiéndose la conexión entre los controles del mantenimiento y los controles
del activo fijo.
3. No utilice los números de repuesto como números de maquinaria.
4. Mantener la codificación lo mas corta y simple posible.
5. Cada código debe OBLIGATORIAMENTE ser marcado en su puesto. Ya que
éste será el número que utilizará el Sistema de Mantenimiento Preventivo en
las Ordenes de Trabajo, en procedimientos, en análisis y por tal razón es
necesario que este marcado sobre cada unidad.
6. Hacer la placa con el código de equipo lo suficiente mente grande (10cm de
altura x 30cm de ancho)

Proyecto APREMAT 35
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

3O cms

ME-5HP-001 1O cms

Figura 5. Ejemplo de una placa de un equipo a ser ubicada en el lugar.

INVENTARIO GENERAL DE EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA

Una vez se ha diseñado el código a utilizar por el Sistema de Mantenimiento


se procede a hacer un levantamiento físico de toda la maquinaria, equipo e
infraestructura del Instituto. Para tal propósito se utilizará el Formulario 1 para
maquinaria y Formulario 2 para infraestructura (Ver figura siguiente o anexo A). En
dicho Formulario se registrará el código de cada uno de los equipos, su descripción,
su ubicación, una breve descripción de su condición general y se podrá marcar en
este Formulario si el equipo debe ser incluido en el plan de mantenimiento
preventivo.

Proyecto APREMAT 36
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Formulario #1
FORMULARIO DE INVENTARIO GENERAL DE EQUIPO
Nombre de Taller o Edificio:

Código de equipo Descripción Ubicación Condición General Incluir en plan de mantenimiento

Figura 6. Vista de Formulario 1.

Proyecto APREMAT 37
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Una necesidad para arrancar el sistema ordenadamente es hacer un


levantamiento para cada una de los de los 22 Institutos.

REGISTRO TÉCNICO DE RECURSOS

Registro técnico de quipos se refiere al levantamiento de toda la información


principal relacionada con el equipo (o infraestructura) como es fecha de compra,
fecha de instalación, marca, modelo, número de serie, ubicación, tipo de equipo,
proveedor o fabricante, etc. Es recomendable tratar de llenar la máxima cantidad de
información para cada unidad.

La siguiente figura muestra el Formulario 3, Registro Técnico de Recursos:

Proyecto APREMAT 38
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Formulario #3
Equipo TO-MSE-001
Infraestruc.
FICHA TÉCNICA

Instituto: Santa Ana Fecha de elaboración: 10/06/00 Responsable: Ing. Benito Sánchez

Nombre: Ubicación:
Torno MSE Taller Mecánica
Descripción: Fecha de compra:
Torno Mecánico Donación BID
Tipo: Fecha de instalación:
Torno 10 Enero 1989
Modelo: Costo de Adquisición:
MSE232 0
# Serie: Costo de Reemplazo:
9UJSIUUU 134,000.00 Colones
Año de fabricación: Vencimiento de Garantía:
1987 NO tiene
Fabricante:
MSE JAPON
Tel: Contrato de Mantenimiento
0222-232.9992 NO tiene
Proveedor:
CIDEMA S.A. DE C.V.
Tel: Vencimiento:
232 2321 NO tiene
Proveedores de Repuestos: 1.- CIDEMA Vida útil esperada: 10 Años
2.- CASA CASTRO

3.- Código Contable:


A123-544

Voltaje:
Documentación Técnica 220
Amperaje
Si No 25
Manual de Operaciones: Fases:
3
Manual de Mantenimiento: # de Acometida

Manual de Repuestos: Eléctrica:

Planos Eléctricos: Línea de Aire:

Planos Mecánicos: Peso (kg):


1800 kg
Proyecto APREMAT 39
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Check List: Dimensiones: A. 1.23mts

Otros: L. 2.34 mts

CD's: An. 090 mts

Si No Descripción
Herramientas:

Kit de repuestos:

Definición de insumos
Aceites:

Grasas:

Otros:

Observaciones: Dibujo Técnico (Equipos) o

Croquis de Ubicación (Infraestructura)

Figura 7. Ficha Técnica.

Ver Formulario 3 en anexo A.

Proyecto APREMAT 40
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

En todos los Formularios del Sistema de Mantenimiento Preventivo de


APREMAT se utilizará la norma que el código del equipo estará colocado en el
extremo superior derecho de cada Formulario para una búsqueda rápida de
información sobre cualquier equipo.

Figura 8. Posición de código de equipo o infraestructura.

Esta ficha técnica deberá guardarse en un fólder el cual será el expediente


único del equipo o unidad.

Proyecto APREMAT 41
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

ME-5HP-001

Figura 9. Ejemplo de expediente de Equipo o Infraestructura.

Como muestra la figura 9, el fólder muestra el expediente del motor eléctrico de


5 Caballos de Fuerza (Horse Power) número uno. Tanto la ficha técnica como toda la
información generada dentro del sistema relacionada a este equipo se deberá ir
guardando en su propio expediente. Lo mismo sucederá con la infraestructura que se
quiera incorporar al Sistema de Mantenimiento Preventivo.

6.2 PLAN DE MANTENIMIENTO


6.2.1 Objetivos
• Poder contar con un plan de mantenimientos programados para cada uno de
los recursos registrados en el Sistema de Mantenimiento Preventivo
Programado.

Proyecto APREMAT 42
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

6.2.2 Metas
• Contar con una herramienta para poder planificar los diferentes
procedimientos que se requieren para el eficiente mantenimiento de las
unidades.
• Que cada uno de los procedimientos quede registrado por medio de un
Procedimiento Estándar de Mantenimiento el cual cuente con la aprobación
oficial de las máximas autoridades de cada Instituto.

6.2.3 Resultados Esperados


• Plan de Mantenimiento Preventivo para cada unidad del sistema.
• Contar con los diferentes Procedimientos Estándar de Mantenimiento para
cada unidad.

6.2.4 Metodología de desarrollo


Después de haber finalizado las tareas encomendadas en la función 1 de
codificación de recursos, se deberá realizar un plan de mantenimiento para cada uno
de los recursos que se deseen integrar al Sistema de Mantenimiento.

Para la realización de esta función es necesario involucrar a las personas que


tengan mayor conocimiento o hallan recibido entrenamiento sobre los recursos.

El Plan de Mantenimiento Preventivo se debe realizar para cada uno de los


recursos registrados en la función 1 del Sistema de Mantenimiento, esto es así
porque cada equipo requiere de sus propios procedimientos de mantenimiento.

Para dejar claro este punto podemos hacer una analogía. Como cuando se
llevan los niños a control de su médico pediatra. El doctor lleva el expediente para
cada niño y dependiendo de su edad, peso, historial, etc., así éste recomendará su
tratamiento específico. Un buen pediatra recomendará lo mejor para cada uno de sus
pacientes y en ningún momento podrá generar una receta mágica que sea buena
para todos los niños.

Proyecto APREMAT 43
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Con el mantenimiento ocurre exactamente lo mismo. Es decir que


dependiendo del estado de los recursos, de su antigüedad, marca, modelo, así se
creará el plan de mantenimiento preventivo ESPECÍFICO para la maquinaria que en
esta fase estamos diagnosticando.

Por lo tanto, es el equipo quien nos dirá qué tipo de procedimientos son los
más recomendables para incorporarlos a su Plan de Mantenimiento Preventivo
Programado.

En el capítulo de Marco Teórico se definieron los diferentes procedimientos


más conocidos para poderlos incorporar al Plan de Mantenimiento Preventivo, siendo
éstos:
• MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos
• MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas
• MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operación
• MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones
• MP-HQD Mantenimiento Preventivo Hasta que se Deterioran
• MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado
• MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado
• MP-Anualizado (Overhaul)

La función 2 del Sistema de Mantenimiento cuenta con dos actividades


principales. La primera es la de crear el plan de mantenimiento por equipo y la
segunda es la de crear los documentos de procedimientos estándar de
mantenimiento, conocidos como PEM’s.

Proyecto APREMAT 44
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

PLAN DE REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD

Para cada equipo que ya esté codificado, identificado, y que se le halla abierto
expediente, se le creará un plan de requerimiento de mantenimiento por unidad. Esta
no es una tarea fácil ni debe de ser una tarea arbitraria. Se recomienda formar
pequeños equipos de trabajo (máximo 3 personas) en donde se encuentre las
personas con mayor conocimiento de los equipos. Es sumamente recomendable
hacer uso de las recomendaciones del fabricante y/o de expertos en el tipo de
maquinaria.

Para cada equipo se utilizará el Formulario 4 (ver anexo A) para unificar el


plan de requerimiento de mantenimiento por unidad. Recuerde que el código de la
unidad estará siempre en el extremo superior derecho del Formulario.

La forma de trabajar este Formulario es la de ir analizando cada uno de los


tipos de mantenimiento que aparecen en el encabezado y determinar cuál de estos
tipos de mantenimiento aplican para el recurso en estudio y así poder ir completando
cada una de las filas del Formulario. Es necesario que para cada tipo de
procedimiento ingresado se cree su número PEM (número del Procedimiento
Estándar de Mantenimiento).

El código PEM será exactamente el mismo código del equipo más un número
correlativo adicional. Ejemplo de un código PEM: ME-1.5HP-001-001. y así
sucesivamente para todos los demás recursos. Ver ejemplos del formulario de
requerimientos de mantenimiento y de los PEMs en el numeral 6.3.

Proyecto APREMAT 45
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

6.3 MECANISMO DE GENERACIÓN DE ORDENES DE


TRABAJO
6.3.1 Objetivos
• Asegurar que todos los trabajos relacionados con mantenimiento puedan ser
planificados y documentados por medio de Ordenes de Trabajo.

6.3.2 Metas
• Contar con un Formulario de Ordenes de Trabajo.
• Poder identificar todos los escenarios para los cuales sea necesario crear
Ordenes de Trabajo.
• Poder documentar correctamente las Ordenes de Trabajo.

6.3.3 Resultados Esperados


• Que exista un mecanismo Práctico para la generación de Ordenes de Trabajo
planeados para el mantenimiento correctivo.
• Que puedan documentar todos los trabajos relacionados tanto al
mantenimiento preventivo como del mantenimiento correctivo.
• Que se puedan crear solicitudes de trabajo.
• Poder cerrar adecuadamente el ciclo de las Ordenes de Trabajo.

6.3.4 Metodología de Desarrollo


Esta función es fundamental para echar a andar en la práctica todas las tareas
de Mantenimiento Preventivo (lo cual es el propósito general de este manual).

ORDEN DE TRABAJO

Una Orden de Trabajo es un documento con carácter oficial el cual define


claramente las tareas específicas a realizar sobre la maquinaria, equipo o
infraestructura.

Proyecto APREMAT 46
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Una Orden de Trabajo lleva información sobre la unidad a la que se le


proveerá el mantenimiento, información sobre las tareas específicas, la mano de
obra, los repuestos, herramientas y un espacio en donde se registrarán los tiempos
muertos y costos incurridos en completar la Orden de Trabajo.

La Orden de Trabajo es fundamental por las siguientes razones:


• Es lo que le da vida a un Sistema de Mantenimiento.
• Ordena tremendamente la gestión de Mantenimiento.
• Es la única evidencia real que los trabajos se realizaron.
• Es el único vínculo entre la administración y el mantenimiento físico hecho en
la realidad.
• Se convierte posteriormente en evidencia de la historia del equipo.
• Sirve para capturar tiempos muertos y costos de mantenimiento.
• Está acorde a las exigencias de normativas internacionales de calidad
(ISO–9000).

Por estas razones es que se dice que sin Ordenes de Trabajo NO PUEDE
EXISTIR un Sistema de Mantenimiento Preventivo. ¿Qué es lo que genera una
Orden de Trabajo? Lo que genera una Orden de Trabajo es lo que conoceremos
como escenarios: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado,
Solicitud de Trabajo, Documentar un trabajo correctivo que ya se realizó.

Proyecto APREMAT 47
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

ESCENARIOS QUE GENERAN ORDENES DE TRABAJO

En el día a día de los laboratorios, talleres, salones de clases, etc. Bajo


diferentes circunstancias será necesario dar mantenimiento a los recursos para que
éstos sigan trabajando correctamente y con esto nos referimos tanto a los
mantenimientos preventivos y correctivos. La figura siguiente muestra en qué
circunstancias o escenarios puede existir la necesidad de generarse una Orden de
Trabajo.

Calendario
General de
MPP

Solicitud de Motor (SMPP) Orden


Trabajo generador de de
Ordenes de Trabajo Trabajo

Documentar un
Trabajo
correctivo que
ya se realizó
Figura 10. Escenarios que dan origen a una Orden de Trabajo.

Idealmente todos los trabajos de mantenimiento deberán de nacer sobre la


base de un plan de mantenimiento preventivo. Sin embargo, en la práctica, hay que
estar consciente que las fallas SIEMPRE se seguirán dando de forma aleatoria en las
unidades.

En estas situaciones el personal del Instituto puede crear una solicitud de


mantenimiento correctivo para que los trabajos se realicen sobre las unidades. Y en
caso de fallas correctivas, podemos vernos obligados a reparar una falla de forma
urgente.

En cualquiera que sea el caso, siempre es posible documentar los trabajos de


Mantenimiento por medio de una Orden de Trabajo.

Proyecto APREMAT 48
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Escenario 1: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado


(Preventivo)

Calendario
General de MPP

Solicitud de Motor (SMPP)


Trabajo Generador de Ordenes Orden de
de Trabajo Trabajo

Documentar un
Trabajo correctivo
que ya se realizó

Figura 11. Calendario General de MPP generando una Orden de Trabajo.

El Calendario General se realiza una vez por año. En él encontramos por


equipo, todos los mantenimientos que hay que realizar para todo el año. Este
documento se llena del Formulario #4 que es el Plan de Requerimiento de
Mantenimiento por Unidad.

Proyecto APREMAT 49
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Figura 12. Plan de Requerimiento de Mantenimiento por unidad y PEM.

Proyecto APREMAT 50
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Formulario #4
TO-MSE-001
PLAN DE REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD
Tipos de Mantenimiento:MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos MP-HQD Mantenimiento Preventivo Hasta que se Deterioran

Equipo: x MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado

Infraestructura:
MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operación MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado
MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones MP-Anualizado (Overhaul)

Tipo de procedimiento Nombre Objetivo Frecuencia # PEM Fecha de Creación/ Revisión

MP-BTF LUBRICACION LUBRICAQCION MENSUAL 30 DIAS 001 01/01/2000

MP-Anualizado OVERHAUL MANTENIMIENTO ANUAL 360 DIAS OO2 01/03/2000

MP-BINS INSPECCION INSPECCION SEMANAL 7 DIAS 003 01/03/2001

Figura 13. Vista de Formulario 4.

Proyecto APREMAT 51
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Formulario #5
TO-MSE-001
PROCEDIMIENTO ESTANDARD DE MANTENIMIENTO
Instituto: Santa Ana Creado por: Julio Valdivieso PEM: OO1

FECHA: 02/12/1999 Aprobación Director:SI Aprobado CDE: R. CERNA

Nombre de procedimiento: LUBRICACION MENUSAL TORNOS

Tipos de Procedimiento:
Ž MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos Ž MP-HQD Mant. Preventivo Hasta que se Deterioran
Ž MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas Ž MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado
Ž MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operación Ž MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado
Ž MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones Ž MP-Anualizado (Overhaul)

Código: TO-MSE-001 Descripción: TRONO MECANICO

Ubicación: TALLER MECANICA Frecuencia en días o cuentas: 30 DIAS

Tareas
Apagar por completo el equipo para evitar cualquier accidente

1.-

Desmontar tolbase, verificar el nivel y la viscosidad del aceite con medidor trylo

2.-

Si el aceite esta en buenas condiciones, llevar al nivel correspondiente y correcto. Si el


3.-

Aceite esta defectuoso, drenar el aceite y asegurarse de no despilfarrar el aceite.

RECUERDE: El aceite contamina el medio ambiente


Reemplazar filtro de Aceite, y colocar de nuevo el tapón del dreno
4.-

Llenar con aceite nuevo. Ver abajo las especificaciones del aceite correcto
5.-

Proyecto APREMAT 52
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

M/O
Oficio: Nombre: Horas Estimado: Seguridad (S/N):

MECANICO JULIO SANABRIA 2SI

Repuestos/ Materiales
Código de Repuestos/ Materiales: Descripción: Cantidad Requerida: Costo Estimado (¢):

ACEITE SAE-40 ACEITE AUTOMOTRIZ 1 GALON 120


TBA-234 FILTRO DE ACEITE 1 100

Herramientas
Código de herramientas: Descripción: Cantidad Requerida:

SACA FILTRO SACA FILTRO 1

Misceláneos
Descripción: Costo Estimado (¢):

Dibujos y Diagramas

Figura 14. Vista de Formulario 5.

Proyecto APREMAT 53
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Como puede observarse en la figura:

Figura 15. Calendario General de Mantenimiento Preventivo Programado.

Este calendario nos ayuda a visualizar la carga de trabajo de mantenimiento


para todo un año. Es también muy práctico poder agrandar el Calendario General y
desplegarlo en cada uno de los lugares de especialidad de los Institutos. Como por
ejemplo, tener un Calendario General para maquinaria de Taller Automotriz, otro para
Mecánica, otro para Eléctrica, otro para el Centro de Cómputo, para equipo agrícola,
otro para infraestructura, etc.

La forma de completar este calendario es que de cada expediente de Equipo


yo extraigo su Plan de Requerimiento de Mantenimiento (Formulario 4) y por cada fila
donde se encuentre un procedimiento yo transcribo al Calendario General el código
de Equipo, el # PEM, la frecuencia, la unidad de frecuencia, y cuenta inicial (si es
mantenimiento basado en cuentas fijas). Luego basado en la frecuencia, marco con
una ‘x’ la semana en el año en donde le corresponde el mantenimiento.

Proyecto APREMAT 54
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Ejemplo:
Formulario 6: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado

Año 2000
Ene. Feb. Mar. Abr. May.

Equipo/ Inf PEM Frec. U de Frec. Conteo Ini. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4

ME-1.5HP-001 001 60 Días x x x

ME-1.5HP-001 002 360 Días X

Para la generación de Ordenes de Trabajo en la Práctica se hace lo siguiente.


Estos pasos se deben de hacer un día específico de cada semana. Por ejemplo los
días jueves a partir de las 2:00 pm TODAS LAS SEMANAS.

GENERACION DE ORDENES DE TRABAJO POR CALENDARIO GENERAL DE


MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICADO

Paso 1
Se selecciona la semana para la cual hay que elaborar las ordenes de trabajo
de mantenimiento preventivo con dos semanas de anticipación, para poder planificar
y adquirir los repuestos que se utilizarán.

Si se está en el día jueves 6 de Enero del año 2000, ese día se crearán las
Ordenes de Trabajo de mantenimiento preventivo para la semana que inicia el lunes
17 de Enero.

Paso 2
Se escribe el mes y la semana sobre una hoja del calendario auxiliar
Formulario #7 en blanco.

Proyecto APREMAT 55
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Paso 3
Regreso al Calendario General y busco la columna del mes y la semana que
corresponden a la semana que se desea trabajar.

Formulario 6: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado

Año 2000
Ene. Feb. Mar. Abr. May.

Equipo/ Inf PEM Frec. U de Frec. Conteo Ini. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4

ME-1.5HP-001 001 60 Días x x x

ME-1.5HP-001 002 360 Días X

Se extrae la información para


todas las ‘x’ que aparezcan en
la semana del calendario.

De la información de la semana a programar se extrae la información del


recurso y del numero PEM y se transcribe al calendario auxiliar. Formulario 7, ver
pagina siguiente.

Proyecto APREMAT 56
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Formulario #7

CALENDARIO AUXILIAR
Mes:ENERO Semana: 17 DEEnero

Fecha de programación de Trabajo No de Orden de Trabajo


Paso de Estatus
Equipo/ Infraestructura PEM Asignada a: (nombre) Creada Cancelada Asignada Completada Registrada Hist.

TO-MSE-001 001 SANABRIA 17/01/2000 OT 234 X X

TO-MSE-004 001 SANABRIA 18/01/2000 OT235 X X

FE-UN-0010 002 ORTEGA 18/01/2000 0T236 X X

FE-UN-0011 003 ORTEGA 19/01/2000 OT237 X X

Figura 16. Vista de Formulario 7.

Proyecto APREMAT 57
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Paso 4
Se recorre la columna del Calendario General y para cada ‘x’ encontrada,
transcribo una línea de información al Calendario Auxiliar (Formulario 7).

Podemos transcribir tanto el código del recurso como el número PEM. El


numero PEM, es el procedimiento de mantenimiento que ya le toca al equipo.

Paso 5
Le asignó una fecha específica de la semana para que le dé mantenimiento a
la unidad.

Paso 6
Se asigna un número de Orden de Trabajo. Este es simplemente un número
correlativo que debemos seguir (ver más adelante la sección sobre codificación de
Ordenes de Trabajo). Para éste escenario “Orden de Trabajo de Calendario
General”, todas son mantenimientos Preventivos por lo que el número de orden será:
MP-####.
Ejemplo:
MP-0230
MP-0231
MP-0232 ...
MP-nnnn

Paso 7
Se asigna a una persona en específico que será responsable para la ejecución
del mantenimiento.

Paso 8
Utilizando el Calendario Auxiliar, se elaboran las Ordenes de Trabajo. La
información se llenará en la elaboración de la Orden de Trabajo provendrá de la
Ficha Técnica de la Unidad y del PEM. Códigos que puede encontrar en el
Calendario Auxiliar.

Proyecto APREMAT 58
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Paso 9
Importante. Antes de distribuir las Ordenes de Trabajo se tiene que completar
el Formulario de Requerimiento de Materiales (Formulario #11). Para que el
proveedor (o bodeguero) tenga suficiente tiempo para preparar o comprar los
materiales que puedan hacer falta para los mantenimientos preventivos. Ver
Formulario 11 en la siguiente página.

Paso 10
Registrar en el Calendario Auxiliar el ‘Estatus’ de cada Orden de Trabajo.

Paso 11
Distribuir las Ordenes de Trabajo con 10 días de anticipación.

Paso 12
Realizar los trabajos, documentando sobre la misma Orden de Trabajo toda la
información solicitada.

Paso 13
Conforme se van realizando los trabajos en la semana que corresponde, se
van actualizando los estatus del Formulario del Calendario Auxiliar.

Proyecto APREMAT 59
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Formulario #11
PLAN DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES/ REPUESTOS
Material de Mantenimiento Requerido Mes: Semana:
Enero 17 de Enero

Código de Repuestos Descripción Existencia física actual Cantidad Requerida Cantidad a Comprar

TB-1 FILTRO DE AIRE 3 1 0

SAE 40 ACEITE SAE 40 68 10 0

S 10 ELECTRODOS 2 20 18

Figura 17. Vista de Formulario 11.

Proyecto APREMAT 60
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Paso 14
Transcribir los tiempos muertos y costos registrados en la Orden de Trabajo al
Formulario de Vida de Equipo (Formulario 12).

Figura 18. Historia de vida de Equipo o Infraestructura.

Paso 15
Archivar la Orden de Trabajo en el Expediente del Equipo.

Escenario 2: Solicitud de Trabajo


(Correctivo Planificado)
Las solicitudes de Ordenes de Trabajo ayudan grandemente a ordenar
trabajos cuando los usuarios o personal en general detectan fallos o perciben que
éstos empiezan a desarrollarse.

Proyecto APREMAT 61
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Por definición, todo trabajo que nace de una solicitud de mantenimiento es


considerado Mantenimiento Correctivo. La ventaja es que bajo éste esquema aun los
mantenimientos correctivos se pueden planificar:

Calendario
General de MPP

Solicitud de Motor (SMPP)


Trabajo generador de Ordenes Orden de
de Trabajo Trabajo

Documentar un
Trabajo correctivo
que ya se realizó

Figura 19. Solicitud de Trabajo generando una Orden de Trabajo.

GENERACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO PROVENIENTES DE SOLICITUD DE


TRABAJO.

Paso 1
Crear la Solicitud de Trabajo (Formulario #8), especificando claramente la
fecha y hora de solicitud, quién solicita, a qué equipo se le solicita el trabajo,
ubicación, gravedad del problema, descripción exacta del problema reportado.

Proyecto APREMAT 62
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Figura 20. Solicitud de Orden de Trabajo.

Paso 2
Entregar la Solicitud a la persona encargada de Planificar los trabajos de
Mantenimiento.

Paso 3
Aprobar y programar la Solicitud. Para esto es necesario registrar la orden en
el Calendario Auxiliar (Formulario #7), en donde se le asigna un número correlativo a
la nueva Orden de Trabajo de Mantenimiento Correctivo. Ej: MCP-000-301.

Paso 4
Se elabora la Orden de Trabajo utilizando el Formulario 10. Se extrae
información adicional de la Ficha Técnica del Equipo.

Proyecto APREMAT 63
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Nota: No debe de existir ni se debe crear un PEM para mantenimientos


correctivos, ya que estos en teoría no deberían existir.

Paso 5
Le asigno una fecha especifica de la semana para que le dé mantenimiento a
la unidad.

Paso 6
Se asigna a una persona en específico que será responsable para la ejecución
del mantenimiento.

Paso 7
La información que se llenará en la elaboración de la Orden de Trabajo
provendrá de la Ficha Técnica de la Unidad y de la solicitud de la orden de trabajo.

Paso 8
Importante. Antes de distribuir las Ordenes de Trabajo se tiene que completar
el Formulario de Requerimiento de Materiales (Formulario 11). Para que el proveedor
(o bodeguero) tenga suficiente tiempo para preparar o comprar los materiales que
puedan hacer falta para los mantenimientos correctivos.

Paso 9
Distribuir las Ordenes de Trabajo inmediatamente para corregir las fallas.

Paso 10
Realizar los trabajos, documentando sobre la misma Orden de Trabajo toda la
información solicitada.

Paso 11
Transcribir los tiempos muertos y costos registrados en la Orden de Trabajo al
Formulario de Vida de Equipo (Formulario 12).

Proyecto APREMAT 64
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Paso 12
Archivar la Orden de Trabajo en el Expediente del Equipo.

Proyecto APREMAT 65
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Escenario 3: Documentación de un trabajo correctivo que ya se hizo


(Correctivo Emergencia)
Este escenario, aunque NO deseado, sucede mucho en la vida real. Este es el
caso en que los usuarios o responsables de mantenimiento se ven en la obligación
de corregir una falla sin previa planificación, para evitar mayores daños al equipo.

En estos casos se realizan los siguientes pasos:

Calendario
General de MPP

Solicitud de Motor (SMPP)


Trabajo generador de Ordenes Orden de
de Trabajo Trabajo

Documentar un
Trabajo
correctivo que
ya se realizó

Figura 21. Generación de una Orden de Trabajo a través del escenario 3.

Paso 1
Completar lo más extensa y exactamente posible una Orden de Trabajo.

Paso 2
Registrar la Orden y asignarle un número correlativo de MCE “Mantenimiento
Correctivo de Emergencia” del Calendario Auxiliar.

Paso 3
Completar la línea del Calendario Auxiliar.

Proyecto APREMAT 66
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Paso 4
Registrar la información de Tiempos Muertos y Costos en la hoja de Vida del
Equipo.

Paso 5
Archivar la Orden de Trabajo en el expediente del Equipo.

CODIFICACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO

• Mantenimientos Preventivos
MP-00015

• Mantenimientos Correctivos Planificados


MCP-00015

• Mantenimientos Correctivos de Emergencia


MCE-00015

Para no perder la secuencia de la correlatividad de las Ordenes de Trabajo, se


pueden transcribir las Ordenes de Trabajo Correctivo en los Calendarios Auxiliares
(Formulario 7), y cuando vamos a generar una nueva Orden de Trabajo, buscamos el
número de la última orden creada en las listas que encontraremos en dicho
Formulario.

Si en nuestra organización, diferentes personas para diferentes talleres o


áreas de trabajo se crean Ordenes de Trabajo, podemos agregar un Sufijo
determinado a qué área le corresponde la Orden de Trabajo.

Ejemplo para el Centro de Cómputo: MCP-0241-CC

Proyecto APREMAT 67
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

6.4 CONTROL DE INVENTARIOS


6.4.1 Objetivos
• Poder contar con un sistema de control de inventarios que permita conocer las
cantidades en existencia de repuestos e insumos y que permita generar las
transacciones necesarias de repuestos.

6.4.2 Metas
• Contar con un mecanismo para almacenar y registrar las transacciones de
inventarios.
• Contar con una codificación práctica de repuestos.
• Integrar el sistema de control de inventarios al Sistema de Mantenimiento
Preventivo.

6.4.3 Resultados Esperados


• Que los repuestos estén debidamente codificados e inventariados.
• Contar con los mecanismos básicos para un eficiente control de inventarios de
repuestos.

6.4.4 Metodología de desarrollo


Desde el punto de vista de mantenimiento, es importante que un adecuado
nivel de inventarios de repuestos exista. Al menos que éste sea el caso, el
mantenimiento no podrá realizarse de una forma adecuada. Un inventario de
repuestos puede tener cientos de piezas. Y para que éstas sean accesibles debe de
existir un control de las mismas.

En el caso particular de los INSTITUTOS, es importante que los repuestos


estén codificados, inventariados y que se registren los recibos y entregas de
repuestos desde las bodegas de materiales y repuestos.

Idealmente los repuestos deberían de ser obtenidos por el personal cuando


los necesitemos. Esta situación en la vida real es muy difícil o muy costoso que se
pueda dar. Es necesario por ende, contar con un mecanismo para lograr mantener la
Proyecto APREMAT 68
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

menor cantidad de repuestos posible, pero al mismo tiempo saber donde y como
adquirir los repuestos en caso que se necesiten, tanto para mantenimiento preventivo
como para mantenimiento correctivo.

Para un eficiente control de inventarios, la siguiente información es necesaria


para cada repuesto que se desee almacenar en la bodega:
• Código del Repuesto
• Códigos Equivalentes
• Descripción del Repuesto
• Característica Técnica especial
• Equipos o Unidad donde se utiliza (pueden ser varias)
• Catalogo donde se encuentra la pieza
• Si la pieza requiere de inventario permanente o no.
• Existencia a Fecha de Inventario Físico
• Localización dentro de la bodega
• Punto de Pedido (o punto de reorden)
Proyecto APREMAT 69
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

• Días de reposición
• Proveedores principales
• Precio Estimado
• Precio de la última fecha recibida
• Casillero de control
o SALIDAS
o ENTRADAS
o FECHAS
o COMENTARIOS
o RELACIONADA A
o Ajuste +/-
• Ciclo de control de Inventario Físico

CODIFICACIÓN DE REPUESTOS

La práctica más sencilla de codificación de los repuestos, es utilizar el código


de la pieza según la codifica el proveedor principal. En la práctica, debido a que la
cantidad de repuestos a utilizar en una institución con el correr del tiempo puede ser
muy grande, ésta forma de codificación permite poder crear nuevo códigos muy
rápidamente.

HOJA DE CARDEX DE REPUESTOS

La hoja del Cardex es la hoja de control de inventario de los repuestos. Es


necesario por lo tanto que se pueda elaborar un inventario físico para poder echar a
andar las hojas de control de inventarios. El Formulario 9, es que se emplea como
hoja de control de inventarios. Como puede observarse, existe una sección superior
en donde se define el código, y toda la información general del repuesto. Luego en la
sección de cuadricula existe una columna central sombreada, que nos indica como
esta la existencia física según fechas. Y tiene el nombre de proyectada porque si
existe alguna asignación de repuestos para mantenimiento preventivo, el bodeguero
Proyecto APREMAT 70
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

podrá fácilmente poner la cantidad a utilizar asociada con una orden de trabajo y ver
fácilmente como quedará el inventario a una fecha futura.

La lógica de uso de la cuadricula es que se arranca con la fecha y la cantidad


de conteo físico de la fecha. Luego tenemos la columna de la izquierda en donde se
irá reflejando la fecha exacta en donde ocurrirán las transacciones de inventario.

Al lado IZQUIERDO de la columna central, tenemos lo que es la demanda del


repuesto. Es decir TODO LO QUE SALE DE LA BODEGA. Ya sea por requerimiento
en una orden de trabajo o por una solicitud de materiales. En la casilla de SALIDAS
se escribe la cantidad exacta de los repuestos o insumos que salen de la bodega y
en TIPO DE TRANSACCIÓN, se registra el documento asociado a la transacción.

Luego tenemos en el lado IZQUIERDO de la columna central, todo lo que


entra a la bodega. Es decir las cantidades que vamos recibiendo de los repuestos en
la bodega. De igual forma se irá actualizando la columna central. Y finalmente
tenemos una casilla de comentarios en donde podremos escribir cualquier situación
especial o el nombre de la persona a la que se le entregan los repuestos.

Proyecto APREMAT 71
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Formulario #9
CODIGO

DESCRIPCIÓN SAE-40 Conteo Físico Inicial 100 Inventario Permanente: SI


EQUIVALENTES LQ-2993 Unidad de Medida Galones Descripción Técnica
2 Inventario de Seguridad 55 Aceite para Automotores
3 Ciclo de Conteo B SAE-40
PROVEEDORES SHELL Punto de Reorden 20 Equipos Fresas
ESSO Días de Reposición 3 Tornos
TEXACO Localización Principal Bodega Material Catalogo CP-012

FECHA TIPO SALIDAD CANTIDAD ENTRADAS TIPO PRECIO COMENTARIO


TRANSACCION PROYECTADA ENTRADAS TRANSACCION UNITARIO
01/07/2000 Inv Físico 100
11/07/2000 OT 113 2 98
21/07/2000 108 10 OC 23 ¢12.50
31/07/2000 OT 114 10 98
10/08/2000 OT 221 15 83
20/08/2000 OT 222 25 58
30/08/2000 OT 232 50 8
09/09/2000 33 25 OC 31 ¢13.40
19/09/2000 Ajuste Inv 1 32

Figura 22. Formulario 9, Hoja de Cardes Inventarios.

Proyecto APREMAT 72
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

RECUERDE: Todo control de inventario de repuestos debe de iniciarse con un


conteo Físico de los repuestos e insumos.

6.5 COMPRAS
6.5.1 Objetivos
• Establecer claramente el flujo de compras dentro de los Institutos para que
sea conocido por todo el personal relacionado al mantenimiento y que pueda
contribuir a la disminución de los tiempos muertos de los recursos.

6.5.2 Metas
• Establecer claramente los procedimientos de compras.
• Contar con la definición de los niveles de autorización.
• Agilizar la metodología de compras.

6.5.3 Resultados Esperados


• Contar con una forma ordenada de Solicitudes y Ordenes de Compras.
• Poder analizar y aprobar los requerimientos de repuestos y materiales
necesarios para los mantenimientos preventivos.

6.5.4 Metodología de desarrollo


Para las compras existen 3 escenarios que motiven a una solicitud de compras:
1. Revisiones periódicas de los Cardex de los repuestos identificando inventarios por
debajo de los puntos de pedidos.
2. De los Formularios de Requerimiento de materiales que se crean semanalmente
de las Ordenes de Trabajo de Mantenimiento Preventivo.
3. Solicitudes especificas de las personas encargadas de los laboratorios o talleres
de los Institutos.

Proyecto APREMAT 73
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Cada Instituto debe de crear sus propias políticas de Compras y Autorización


de compras de la forma que funcional y legalmente este establecido dentro de la
organización. Lo que necesitamos es integrar el flujo de necesidades de compra que
provengan del Sistema de Mantenimiento Preventivo. Para lo cual definimos a
continuación los diferentes casos:

COMPRAS DE REVISIONES PERIÓDICAS DE CARDEX DE


REPUESTOS.

El Cardex como expuesto anteriormente proporciona información exacta y


actualizada día a día de las existencias de los repuestos. Lógicamente los repuestos
cuyo inventario debe de existir permanentemente estarán debidamente marcado
sobre el Cardex de cada repuesto. Esta es una casilla en el bloque de definición de
repuestos.

La metodología es que el bodeguero con una frecuencia semanal, en un día


especifico, por ejemplo los días viernes por la mañana, realizará una revisión de
todos los Cardex. Verificará la existencia (cantidad disponible en la bodega) y
comprobará si el nivel de inventario esta por debajo del punto de reorden.

Esto es una señal que ya se está en un nivel muy bajo de inventario y amerita
realizar una solicitud de compra de este insumo o repuesto. La cantidad a pedir será
la aproximada para cubrir las necesidades de consumo para los próximos 30 días.

COMPRAS DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES


SEMANALES.

El Motor generador de ordenes de trabajo también produce un listado de


requerimientos de materiales (Formulario 11). El responsable de la planificación de
mantenimiento por cada uno de los talleres será la persona que elabore las ordenes
Proyecto APREMAT 74
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

de trabajo. De la misma forma ésta personal llenara el Formulario de requerimiento


de materiales. Este listado de requerimientos será enviado al bodeguero, quien con
este listado verificará en los CARDEX si cuentan con la existencia de los insumos y
los repuestos. Y creará una solicitud de compra para los materiales que requieran ser
comprados.

COMPRAS DE SOLICITUDES ESPECIFICAS DE LOS ENCARGADOS


DE LAS AREAS.

En la vida real existen siempre nuevas necesidades de compras de materiales,


herramientas, equipos de protección, infraestructura, etc. En estos casos las
personas encargadas de las diferentes áreas de los Institutos y con la autorización
correspondiente podrán realizar Solicitudes de Compras.

SOLICITUDES DE COMPRAS Y ORDENES DE COMPRAS.

Un proceso ordenado de compras nace con las solicitudes. Las cuales en el


caso de los Institutos deben de ser aprobadas por el Director del Instituto. Una vez
aprobadas éstas deben de regresar debidamente firmadas y autorizadas a la persona
encargada de Ejecutar las compras. Por lo general los encargados de áreas o los
bodegueros pueden solicitar varias cotizaciones a diferentes proveedores y elegir la
que nos proporcione la mejor ventaja económica sin poner en riesgo la calidad de los
repuestos. Una vez recibidas las cotizaciones se procede a crear la ORDEN DE
COMPRA, que es un documento con un mayor grado de formalidad. Las ordenes de
compra que sobrepasen los XX Colones deben de ser aprobadas no solo por el
director sino que también por el CDE. En el caso de equipo nuevo o muy sofisticado

Proyecto APREMAT 75
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

por lo general la compra de los repuestos se le debe de hacer directamente al


fabricante de los equipos.

Las solicitudes de compras pueden verse en el Formulario No. 13 a


continuación:

Figura 23. Solicitud de Compra.

Una vez aprobado la solicitud de compra y cuando se han evaluado varias


alternativas de proveedores de insumos y repuestos se procederá a crear la Orden
de Compra la cual deberá tener las firmas de autorización necesarias para proceder
a EJECUTAR la compra.

Proyecto APREMAT 76
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Figura 24. Orden de Compra.

Cada Instituto es responsable por establecer sus propias políticas de


autorización de compras, ya que cada cual tiene su propio presupuesto, diferente
personal, diferente apoyo de la comunidad, diferente ambiente de trabajo. Por lo que
se hace difícil en todo caso poder establecer un procedimiento único de compras.

Lo puntualizado en esta Función de Compras es que se genere el documento


de solicitud y éste se integre al sistema de compras que ya ésta trabajando y
funcionando en cada uno de los Institutos.

Proyecto APREMAT 77
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

6.6 DOCUMENTACIÓN TECNICA


6.6.1 Objetivos
• Lograr implementar una biblioteca técnica de todos los documentos
relacionados con los equipos, maquinarias e infraestructura en cada uno de
los Institutos.

6.6.2 Metas
• Contar con una biblioteca técnica funcional y ordenada para la fácil consulta
de información.
• Hacer conciencia que los manuales técnicos deben de emplearse con la
mayor frecuencia posible, ya que estos brindan suficiente información sobre
operación, mantenimiento y repuestos de los equipos.
• Que la información técnica sea un requisito para toda nueva adquisición de
maquinaria, insumos, repuestos, y otros.

6.6.3 Resultados Esperados


• Contar con una biblioteca técnica a la disposición y apoyo a las gestiones de
mantenimiento.
• Que los manuales técnicos realmente sean consultados y utilizados por el
personal de los Institutos de APREMAT.

6.6.4 Metodología de desarrollo


Es valido mencionar que para el diseño de equipos modernos como
computadoras, equipos agrícolas, maquinaria mecánica, eléctrica, electrónica, etc.,
han intervenido una gran cantidad de científicos, investigadores, empresas, y hasta
naciones. En nuestros tiempos la tecnología, aunque crece aceleradamente, esta
bastante madura en lo que a equipos comercialmente disponibles se refiere. Y una
gran cantidad de empresas a nivel mundial DISEÑAN BASÁNDOSE EN
MANTENIBILIDAD DE LOS EQUIPOS. (Técnicas conocidas en inglés como ‘Design
for Maintenance’ o diseño para mantenibilidad. Es decir que las maquinas están
diseñadas para que el mantenimiento sea lo más simple y lógico posible. Lo

Proyecto APREMAT 78
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

fabuloso es que todo esos procedimientos de operación y mantenimiento están ya


plasmados en los manuales del fabricante.

Hay empresas en el mundo que sin los respectivos manuales NO COMPRAN


o se hacen cargo de las maquinas. NI SIQUIERA AUNQUE SE LAS REGALEN.
Recordando el viejo dicho:

‘Lo barato sale caro’

Los fabricantes de equipos, en el 100% de las empresas, elaboran los


manuales técnicos. Siendo estos:

Manuales de Operación de Equipos


Manuales de Mantenimiento
Manuales de Catálogos de Partes
Planos Eléctricos
Planos Mecánicos
Etc.

Esta información es de vital importancia para el apoyo a la gestión de


mantenimiento. En muchos casos la forma de reparar un equipo, sin andar
adivinando, se encuentra en estos manuales.

Por lo tanto debe de existir en los Institutos una biblioteca técnica que sirva de
soporte al mantenimiento.

Proyecto APREMAT 79
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

La estantería en la biblioteca debe llamarse BIBLIOTECA TÉCNICA PARA


MANTENIMIENTO. En esta biblioteca, los manuales deben de estar ordenados por
áreas y por recursos. Así se podrá contar con las siguientes áreas:

• AGRÍCOLA
• COMERCIAL
• MECÁNICA
• MECÁNICA DE BANCO
• ELECTRÓNICA
• COMPUTO
• INDUSTRIAL
• INFRAESTRUCTURA
• OTROS

Y dentro de cada área deben de existir ordenados los manuales por recursos y
debidamente codificados.

Ejemplo:
MO-CATERPILAR-001
MM-CATERPILAR-001
MP-CATERPILAR-001
MP-CATERPILAR-002
MP-CATERPILAR-003
PM-CATERPILAR-001
PM-CATERPILAR-002
PM-CATERPILAR-003

Proyecto APREMAT 80
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Para una correcta codificación de los manuales se usa la siguiente simbología:

MO MANUALES DE OPERACIÓN
MM MANUALES DE MANTENIMIENTO
MP MANUALES DE PIEZAS
PE PLANOS ELÉCTRICOS
PM PLANOS MECÁNICOS
PC PLANOS DE INFRAESTRUCTURA CIVIL
PH PLANOS HIDRÁULICOS
ETC. SI LOS HUBIERE.

REGLAS PARA LA CREACIÓN DE LA BIBLIOTECA TÉCNICA


1. Para cada unidad registrada en el Sistema de Mantenimiento, se debe de
hacer un esfuerzo por conseguir sus manuales técnicos
2. Debe de existir un área segura y custodiada para la colocación de los
manuales.
3. Los manuales deben de seguir el mismo mecanismo de administración
formales en biblioteca.
4. Cada vez que viene un equipo nuevo se deben de codificar los manuales e
ingresarlos a la biblioteca técnica.
5. Los manuales NO SON PROPIEDAD DE UNA PERSONA EN PARTICULAR,
son propiedad del Instituto.
6. La información de los manuales debe de ser difundida y compartida
ampliamente. NO SON RECOMENDABLES LOS SUPER TARZANES QUE
SOLO ELLOS PUEDEN HACER LAS COSAS. El buen mantenimiento
consiste en que entre más personas puedan hacer los mantenimientos mejor.
7. No engavetar los manuales originales como tesoros técnicos. Que a la larga
se pierden sin que nadie los haya usado.
8. Ser cautelosos en no violar la propiedad intelectual duplicando manuales.
9. Acostumbrarse a consultar los manuales para brindar la mejor calidad en los
trabajos de mantenimiento.

Proyecto APREMAT 81
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

DOCUMENTACIÓN INTELECTUAL

La documentación intelectual se refiere a cultivar el nivel educativo del


personal docente de los Institutos. Esto es muy beneficioso para el desarrollo
profesional de los individuos y permite al mismo tiempo tener mayores elementos de
juicio para el perfecto funcionamiento del Sistema de Mantenimiento Preventivo.
Como se explica en las practicas contractuales de este documento, es necesario ir
incluyendo capacitaciones del personal en la operación y mantenimiento de los
recursos. Entre mayor cantidad de gente preparada se tenga mejores serán los
resultados de los Institutos en general.

6.7 ANÁLISIS Y RETROALIMENTACIÓN


6.7.1 Objetivos
• Que la información que brinda el Sistema de Mantenimiento sea aprovechada
para analizar, dinamizar, y retroalimentar el Sistema de Mantenimiento
Preventivo bajo una filosofía de trabajo basada en mejora continua.

6.7.2 Metas
• Que el personal de los Institutos como el CDE de cada Instituto pueda apreciar
la importancia de analizar las condiciones de las maquinarias e infraestructura
en una forma constante.
• Que exista una metodología de análisis de índices de medición y
disponibilidad de los activos.
• Que el personal de los Institutos pueda sacar conclusiones de los análisis y
poder enriquecer cada día más al Sistema de Mantenimiento Preventivo.

6.7.3 Resultados Esperados


• Establecer una frecuencia de reuniones mensuales para analizar los
resultados de los mantenimientos del mes anterior.
• Que las reuniones se basen en los índices de medición de los recursos e
infraestructura, principalmente en los costos de mantenimiento, la reducción o
Proyecto APREMAT 82
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

desaparición de Mantenimientos Correctivos, y analizar los tiempos muertos


de las maquinarias.

6.7.4 Metodología de desarrollo


La función de análisis y retroalimentación permite evaluar los avances y
mejoras de condiciones relacionados al buen desempeño del mantenimiento
preventivo. Es necesario tener una reunión mensual para analizar el mantenimiento.

ESQUEMA DE REUNIONES MENSUALES

Las reuniones llevarán el nombre de ‘Reuniones para análisis de


mantenimiento Preventivo’. Será el director del Instituto el responsable para convocar
a todas las personas relacionadas y responsables de los mantenimientos por área. Y
éstas reuniones deben de ser de carácter obligatorio y con reglas de juego muy
definidas.

Las reuniones deben de ser realizadas en los primeros 10 días de cada mes,
ya que su principal propósito es el de analizar lo ocurrido en el mantenimiento en el
mes anterior.

Para cada reunión debe de existir junto con la convocatoria una agenda a
tratar, y en cuyos temas de análisis deben de estar incluidos los siguientes puntos:

1. Lectura de Minuta de Reunión Anterior y verificación de


cumplimiento de acuerdos.

Proyecto APREMAT 83
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

2. Lectura de los mantenimientos CORRECTIVOS incurridos por


cada área en el mes.
3. Análisis de las causas y plan de acción para que estas fallas no
vuelvan a ocurrir.
4. Porcentaje de cumplimiento de Mantenimientos Preventivos por
área. Ordenes de trabajo de Mantenimiento Preventivo
Completadas vs. Planificadas.
5. Análisis de la causa de incumplimiento de los planes de
mantenimiento preventivo.
6. Lista de Unidades o recursos que resultaron los más caros en el
mes.
7. Lista de Unidades o recursos que resultaron con mayor tiempo
muerto en el mes.
8. Costo total de mantenimiento Correctivo y Preventivo por área.
9. Revisión de calendarios de mantenimiento para el presente mes
y discutir las principales actividades.
10. Discusión sobre campañas pro-mantenimiento entre estudiantes-
docentes- comunidad.
11. Análisis de mantenimientos de infraestructuras.
12. Análisis de presupuesto.
13. Puntos varios.

Se elabora una minuta, la cual lleva una lista de actividades pendientes, con
responsables y fechas.

Con este simple esquema de reuniones se obtendrán tremendos avances en


el desarrollo de practicas de Administración de Mantenimientos Modernas. El equipo
de personas que se presente a las reuniones podrá recomendar otros puntos de
particular interés como pueden ser capacitaciones, instalaciones, trabajos de mejoras
en infraestructura, seguridad física de recursos, garantías, contratos, repuestos, etc.

Proyecto APREMAT 84
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

VII. CAPÍTULO 7: DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIÓN

Código Único

Formulario 2 Formulario
Formulario 12
1 Vida de
Lista Equipo
Inventario
Equipo

Formulario
3
Ficha
Técnica Formulario
8
Solicitud

Formulario Formulario Formulario Formulario


4 6 7 10
Plan de Calendario Calendario Orden de
Requerimi General Auxiliar Trabajo
ento
Mantenimi

Formulario
5
PEM’s

Formulario Formulario Formulario


11 13 14
Requerimi Solicitudes Ordenes de
ento de Compra
de Compra
Materiales
Proyecto APREMAT 85
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

VIII. CAPÍTULO 8: ORGANIZACIÓN

Son las personas las que representan el principal recurso de un Sistema de


Mantenimiento. La organización se refiere a quien debe de asumir que
responsabilidades y como integrarlas a las diarias actividades de trabajo.

PARA QUE UN SISTEMA DE MANTENIMIENTO FUNCIONE, DEBE DE


EXISTIR UN APOYO INCONDICIONAL DE LA MÁXIMA AUTORIDAD DE CADA
INSTITUTO.

En muchas organizaciones se considera al mantenimiento una de las


funciones más importante de la organización.

En el caso particular de los Institutos Focales de APREMAT, La máxima


autoridad le corresponde al CDE. El mantenimiento como lo hemos analizado en
capítulos anteriores brinda muchos beneficios como:

• Incrementar la Disponibilidad de los Recursos al Servicio de Los Estudiantes


• Reducir los Costos de Mantenimiento
• Incrementar la Vida de los Recursos
• Mejorar las Utilidades Financieras
• Aumentar la Calidad Académica
• Utilizar Equipos que Funcionen Excelentemente
• Mejorar el Ambiente Laboral
• Mejorar la Imagen de la Institución
• Reducir Tiempos Muertos
• Estar Listos para la Llegada de Nuevos y Más Sofisticados Equipos
• Etc.

Proyecto APREMAT 86
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Bajo un claro entendimiento de los beneficios anteriores se puede apreciar al


Mantenimiento Preventivo como una actividad fundamental en el Instituto. El apoyo
de las máximas autoridades ayuda grandemente a la continuidad de los proyectos de
mantenimiento y a prever problemas futuros relacionados a problemas por deterioro
de los recursos.

'EL ÉXITO DE UNA ORGANIZACIÓN SE FUNDAMENTA EN GENTE


QUE PROPORCIONE BUENAS IDEAS, PERO MÁS IMPORTANTE
AUN, GENTE QUE ASUMA LA RESPONSABILIDAD DE DARLES
SEGUIMIENTO'.

A continuación presentamos un organigrama que involucra al personal que


tiene que ver con el Sistema de Mantenimiento Preventivo, ver Figura 25. Este
organigrama esta relacionado a la implantación de un Sistema de Mantenimiento.
Una característica es que prácticamente TODOS estarán involucrados con el
mantenimiento. Desde el CDE hasta los Alumnos de los Institutos. Este Organigrama
representa los puestos de las personas en un Sistema de Mantenimiento y JAMÁS
debe de confundirse con un grado jerárquico dentro de la organización administrativa
oficial de la institución.

Proyecto APREMAT 87
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

ORGANIGRAMA PARA LA ADMINSTRACION DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO

CDE

MINED
Unidad de Apoyo a Planes
de Mantenimiento
Preventivo Programado

DIRECTOR DE INSTITUDO

PLANIFICADOR Encargado de
DE MANTENIMIENTO Bodegas de Repuestos
y Materiales

Encargado de Encargado de Encargado de Encargado de Encargado de


Taller A Taller B Taller C Maquinaria Agricola Infraestructura

Docentes Docentes Docentes Docentes Docentes

Alumnos Alumnos Alumnos Alumnos Alumnos

Figura 25. Organigrama.

DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDADES

CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR

El CDE representa la máxima autoridad en la implantación y seguimiento de


un Sistema de Mantenimiento.

Sus responsabilidades son:


• Apoyar totalmente la gestión de mantenimiento preventivo

Proyecto APREMAT 88
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

• Definir prioridades y calendarios para Implantación del Sistema de


Mantenimiento Preventivo
• Aprobar planes anuales de mantenimiento
• Crear y Administrar una partida contable para mantenimiento preventivo
• Tomar decisiones sobre cambios que existirán con la Implantación de
los sistemas de mantenimiento preventivo
• Velar porque el mantenimiento genere un ahorro y no un gasto a la
institución
• Aprobar compras de insumos y repuestos
• Asegurarse que las prácticas contractuales en la adquisición de
recursos se cumplan.

DIRECTOR DE INSTITUTO

El director debe de ser un líder en la implantación de sistemas que contribuyan al


mejoramiento de la imagen del Instituto y ser un luchador por mantener en buen
estado de funcionamiento los equipos e infraestructura.

Sus responsabilidades son:


• Mantener informado al CDE sobre los avances en mantenimiento
• Apoyar a los docentes y encargados de área en las gestiones de
mantenimiento
• Convocar a reuniones de Análisis mensuales de Mantenimiento Preventivo.
• Ser el vinculo entre MINED y el Instituto
• Asegurarse que las prácticas contractuales de compras de recursos se
cumplan
• Estar informado sobre los resultados del Sistema de Mantenimiento
Preventivo
• Conocer todas las funciones del Sistema de Mantenimiento Preventivo
Programado

Proyecto APREMAT 89
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

• Autorizar Solicitudes de Compras y Ordenes de Compras.

UNIDAD APOYO A MPP MINED

El proyecto APREMAT en su componente 5, se preocupa por el hecho que se le


debe de dar una gran importancia a la Implantación des Sistema de Mantenimiento
Preventivo Programado. Por tal razón debe de existir el apoyo al proyecto de parte
del Ministerio de Educación por medio de una unidad de apoyo a la gestión de
mantenimiento preventivo programado. La cual vele por las normativas y mejoras a
los sistema de mantenimiento de los institutos.

Sus responsabilidades son:


• Crear una unidad central de mantenimiento para el apoyo y las
normativas de los sistemas de mantenimiento preventivos programados
en cada instituto.
• Velar por la autonomía de ejecución de los planes de mantenimiento en
cada instituto.
• Proporcionar consultores expertos en sistemas de mantenimiento
preventivo
• Ser el vinculo entre los consultores externos y los Institutos
• Diseñar y aprobar el modelo general de un Sistema de Mantenimiento
Preventivo Programado que sea de fácil Implantación y de fácil
entendimiento
• Capacitar al personal de los Institutos sobre administración del
mantenimiento
• Capacitar al personal de los Institutos sobre el uso del manual de
mantenimiento preventivo programado.
• Proporcionar el plan de puesta en marcha
• Proporcionar los mecanismos de instrumentalización

Proyecto APREMAT 90
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

• Dar seguimiento al desarrollo y funcionamiento de los sistemas de


mantenimiento preventivo en los Institutos.
• Difundir los logros alcanzados por el mantenimiento preventivo a la
sociedad Salvadoreña para fomentar el mantenimiento en otras
actividades sociales y de trabajo.

PLANIFICADOR DE MANTENIMIENTO

El planificador es un puesto en la organización que bien puede ser creada o


sus funciones pueden ser desempeñadas por los encargados de las diferentes áreas.

Sus responsabilidades son:


• Crear los calendarios auxiliares semanales de ordenes de trabajo de
mantenimiento Preventivo
• Asignar los números a las ordenes de trabajo
• Crear las ordenes de trabajo
• Preparar el listado de requerimiento de materiales
• Planificar las fechas de los mantenimientos
• Asignar responsables de la ejecución de los mantenimientos
• Solicitar los repuestos de las bodegas los días en que se solicitan
• Cerrar las ordenes de trabajo en la Hoja de Vida de los recursos y
archivar los Formularios.
• Apoyar a las actividades de mantenimiento.

Proyecto APREMAT 91
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

BODEGUERO

El bodeguero o el proveedor, es la persona que velará por la existencia de


repuestos e insumos:

Sus responsabilidades son:


• Mantener la custodia de los repuestos e insumos
• Realizar inventarios físicos con una frecuencia determinada
• Codificar los repuestos que entran a la bodega
• Crear y actualizar los Cardex de repuestos
• Revisar los Formularios de requerimientos de materiales
• Revisar los Cardex por puntos de reorden
• Elaborar Solicitudes y Ordenes de compras
• Solicitar cotizaciones a proveedores
• Revisar y dar ingreso a las compras
• Mantener las bodegas ordenadas y limpias
• Actualizar las hojas Cardex cada ves que hay una transacción de
inventario
• Custodiar algunos equipos que necesiten ser almacenados en bodegas
• Hacer reclamos a proveedores que han servido un producto de mala
calidad
• Velar por que la institución pague al proveedor en el tiempo justo

ENCARGADOS DE AREAS

Estas personas juegan un papel primordial por el hecho de permanecer la


mayor parte del tiempo con los equipos y sus usuarios.

Sus responsabilidades son:


• Codificar equipos e infraestructura

Proyecto APREMAT 92
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

• Hacer inventarios de los activos


• Crear un plan de mantenimiento preventivo para cada equipo
• Elaborar los procedimientos estándar de mantenimiento
• Elaborar el calendario general de mantenimiento y desplegarlo lo más
vistoso posible en el lugar de trabajo
• Revisar los calendarios auxiliares de mantenimiento
• Incentivar el orden y la limpieza de las áreas de trabajo
• Crear Solicitudes de compra
• Velar por la buena operación de los equipos
• Capacitar a docentes e instructores de laboratorios
• Preparar información para reunión mensual de análisis de Sistema de
Mantenimiento Preventivo Programado
• Ejecutar las ordenes de trabajo de mantenimiento especializadas
• Atender y documentar todas los trabajos de mantenimiento correctivo
• Consultar y estudiar los manuales técnicos
• Auto capacitarse constantemente

DOCENTES

Los docentes son quienes son responsables de la operación de los equipos.

Sus responsabilidades son:


• Mantener buen orden y limpieza en las áreas de trabajo
• Ejecutar mantenimientos preventivos básicos
• Conocer los planes de mantenimiento preventivo de los recursos
• Apoyar la gestión de mantenimiento
• Velar por la seguridad ocupacional de los estudiantes
• Reportar fallas lo antes posible por medio de Solicitudes de Trabajo
• Brindar los espacios de tiempo necesarios para que los mantenimientos
ser realicen sin obstáculos

Proyecto APREMAT 93
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

• Capacitar a los alumnos en mantenimientos preventivos básicos


• Montar campañas de mantenimiento con los alumnos.

ALUMNOS

Son los usuarios de los activos

Sus responsabilidades son:


• Aprender a preguntar y usar correctamente los equipos
• Limpiar sus mesas de trabajo 5 minutos antes de empezar la practica y
5 minutos al finalizar su practica
• Estar conscientes de la importancia de la buena conservación de los
recursos
• Considerarse un sensor humano capaz de detectar y notificar cuando
los recursos empiezan a fallar para que el docente elabore una solicitud
de trabajo de mantenimiento
• Colaborar con los mantenimientos de maquinarias e infraestructura
• Participar activamente en las campañas de mantenimiento
• Informar a sus padres de las actividades de mantenimiento
• Llevar a su vida cotidiana las buenas practicas de mantenimiento
preventivo
• Estar consciente que el mantenimiento se perfila como una excelente
oportunidad de trabajo en el nuevo milenio.

RESPONSABILIDAD DE TODOS

‘No Permitir que el Instituto y sus Recursos se


Deterioren’
Proyecto APREMAT 94
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

IX. CAPÍTULO 9: PRACTICAS CONTRACTUALES

En la actualidad las negociaciones y las prácticas contractuales se vuelven


una necesidad para que las futuras generaciones de estudiantes gocen de los
beneficios de utilizar equipos en perfecto estado de funcionamiento, ya que el futuro
de los equipos depende en gran medida también de las buenas gestiones de compra
o contratación de servicios.

En el mundo competitivo y tecnológico moderno las empresas se disputan un


mercado cada día más exigente. Ya no solo basta la calidad de los recursos, sino
que todos los beneficios adicionales que podemos obtener de un contrato. Como la
experiencia misma lo dice, muchos dolores de cabeza se pueden evitar si somos
totalmente precavidos y anticipamos los problemas. Podríamos diagramar el proceso
de adquisición de un equipo de la siguiente forma (ver figura):
1
Idea (necesidad)
2

3
Definición Técnica
Cotizaciones 4
(licitaciones)
Alternativas
5
Negociación

6
Cierre de compra

7
Instalación

8
Puesta en Marcha

Operación 9

Fin de vida útil


Figura 26. Proceso de Adquisición de un Equipo.

Proyecto APREMAT 95
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Como podemos observar, el proceso de, adquisición de un equipo (o


infraestructura), lleva al menos los 9 pasos mencionados.

Lo ideal es que durante la puesta en marcha y operación, los problemas de


tiempos muertos y altos costos de mantenimiento NO existan.

Por lo tanto se debe tener SIEMPRE presente al MANTENIMIENTO. Entre


más temprano se piense en la importancia del mantenimiento, menores serán los
problemas durante la operación o uso de los bienes, y mucho menores serán los
costos de Mantenimiento.

No es sorpresa para nadie, que muchas empresas o instituciones se empiezan


a preocupar por el mantenimiento hasta que están en el paso 8 y también hay
quienes se lamentan y analizan el mantenimiento hasta que ya están en el paso 9.
Es decir, que el equipo les falló abruptamente y no tienen ni la menor idea de cómo
repararlo, quién lo puede reparar, donde están los repuestos y por lo general el
equipo queda dañado por la exagerada cantidad de dinero que les costaría repararlo.

El mantenimiento se puede pensar desde que a alguien le surge la necesidad


de nueva maquinaria. Es decir, entrar al proceso de compra con una mentalidad
fuerte con relación a las exigencias sobre aspectos de mantenimiento.

REQUERIMIENTOS BÁSICOS PARA TODA COMPRA

En las prácticas de compra se deben de contemplar, en los términos de


licitaciones, o en la oferta de los proveedores los 3 siguientes elementos. Sin costo
adicional:

1. CAPACITACIÓN
El proveedor debe de poseer la capacidad y el personal certificado para
entrenar a nuestro personal en la OPERACIÓN y MANTENIMIENTO de los
equipos.

Proyecto APREMAT 96
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

La capacitación, idealmente, debe realizarse en los Institutos para que éste


tenga un efecto multiplicador. Es decir que podamos involucrar a una optima
cantidad de personas.
La capacitación de Operación se refiere al manejo correcto del equipo y sus
funciones importantes.
La capacitación de mantenimiento debe de explicar el diseño mecánico y
eléctrico de los componentes, cómo brindar el mantenimiento preventivo al
recurso y cómo detectar fallas (TroubleShoting). Así como características de
los insumos necesarios para la correcta operación del equipo.

2. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
El recurso (o servicio) debe de llegar con la información técnica completa. A
esto nos referimos a los siguientes puntos:
• Manuales de Operación
• Manuales de Mantenimiento
• Manuales de Repuestos
• Planos Eléctricos (si aplican)
• Planos Mecánicos (si aplican)

Proyecto APREMAT 97
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

La documentación técnica brinda mucho apoyo a la detección de fallas y a la


reducción de tiempos de reparación.

3. PLANES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO


El proveedor deberá entregar un documento orientado a las recomendaciones
para el plan de mantenimiento preventivo del equipo. Este documento debe de
estructurarse por procedimientos calendarizados, proporcionando las
frecuencias y los tiempos estimados de Mantenimiento.
Nota: Este documento debe de ser específico para el Instituto al que se le está
entregando el equipo. Es decir que es una guía elaborada particularmente
para el Instituto que recibirá el equipo. No se acepta fotocopias de manual o
referencias a los manuales del fabricante del equipo.

Los tres puntos anteriores deben de ser de carácter obligatorio en los términos
de referencia para la adquisición de recursos.

En las negociaciones de compras hay otros factores también muy importantes


que se podrían solicitar sin costo adicional.

“Recuerden: Es válido pedir y negociar, antes de firmar el contrato,


después todo puede ser historia”

Muchas empresas ofrecen sin costo adicional otras ventajas


contractuales que ellos guardan como ‘Ases’ bajo la manga para quienes se lo

Proyecto APREMAT 98
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

soliciten. O dependiendo del caso pueden incluirse algunos de éstos como


cláusula obligatoria dentro de un contrato.

SOLICITUDES ADICIONALES:
• Instalación y Puesta en Marcha
• Garantía con Plazos extendidos
• Kit de Repuestos originales
• Guías de Prácticas de Laboratorios
• Contratos de Mantenimiento Preventivo
• Herramientas
• Dispositivos de autodiagnóstico
• Dispositivos de autolubricación
• Capacitación en el lugar de la fabricación del Equipo
• Costos anuales estimados de Mantenimiento
• Estimado de vida útil del Equipo
• Que el proveedor cuente con stock de repuestos en El Salvador
• Asignación de una persona contacto en caso de fallas, quien proporcione
soluciones técnicas. Nombre, teléfono, fax, e-mail.
• Referencias Comerciales en El Salvador

Es fundamental que los responsables de la institución donde se instalará el


equipo tome parte activa en todo el proceso de compra.

En los Institutos de APREMAT, los CDE’s deben de preocuparse, integrarse,


anticiparse y asegurarse que los componentes antes mencionados, sean ofrecidos
por los proveedores, y tener la facultad legal para establecer reclamos por
incumplimiento.

Proyecto APREMAT 99
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Resumiendo, los CDE’s deben de estar muy pendientes de todos los


ofrecimientos de equipamiento. Provengan estos de fondos propios, de APREMAT,
del MINED, del Gobierno Central, del BCID, del BID, del FIS, del gobierno de Japón,
no tendrá nada de malo (por el contrario), que se envíe una carta de carácter oficial
haciendo ver su conciencia y responsabilidad con relación al buen funcionamiento y
aprovechamiento de los recursos y solicitando que los proveedores ofrezcan los
puntos antes mencionados.

Proyecto APREMAT 100


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

X. CAPÍTULO 10: SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SISTEMA DE


MANTENIMIENTO PREVENTIVO

La implantación de un Sistema de Mantenimiento en ningún momento debe de


verse como un gasto adicional, el cual conlleva a un presupuesto adicional para el
cual no estamos preparados. Debe de verse como una responsabilidad de cuidar,
custodiar y mantener los recursos para el aprovechamiento de los estudiantes en un
plazo largo de tiempo.

El mantenimiento preventivo basado en un sistema dinámico es un generador


de ventajas funcionales y económicas muy fuertes para cada uno de los Institutos.
Simplemente, si el mantenimiento preventivo fuera un causante de incremento en los
costos de operación, nadie alrededor del mundo implementara sistemas de
mantenimiento preventivo.

Ejemplo. Hoy por hoy, en los Institutos técnicos focales de APREMAT, la


mayor parte de los mantenimientos se hacen con mucho sacrificio. Es decir cuando
un equipo se nos daña pues es un dinero que hay que gastar obligatoriamente o
nuestro equipo o nuestro taller se muere. Recurriendo muchas veces a reparaciones
provisionales. Estas fallas se repiten y se repiten una y otra vez. Luego tenemos el
caso que una buena cantidad de recursos están deteriorados, y en ningún momento
calculamos el costo por perdida de oportunidad. Es decir lo que cuesta que un equipo
no este disponible para los muchachos que asisten a sus prácticas de laboratorio. En
el caso de los Institutos la disposición de los recursos incide en la calidad académica.
Los mantenimientos correctivos siempre vienen acompañados por largas horas de
trabajo de nuestros colaboradores, prolongados tiempos muertos, seguro un elevado
costo de reparación y molestias entre los alumnos al verse frustrados de no poder
aprender las habilidades que en uno o dos años significarán sus fuentes de ingresos
en el mercado laboral.

Proyecto APREMAT 101


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

En pocas palabras podemos concluir que el alto costo del NO-


MANTENIMIENTO es de por sí difícil de calcular con exactitud, ya que la única
documentación con que contamos son los costos directos como son los repuestos.
Pero no contabilizamos los costos escondidos que siempre son mucho mayores que
los costos directos. Estos costos escondidos son los costos de la mano de obra, de
los costos por perdida de oportunidad, de un poca disponibilidad de los recursos,
utilización de espacio con maquinaria que ya no funciona, una corta vida de los
recursos, un mayor uso y desgaste de repuestos, malestar de las personas, costos
imprevistos, etc.

Lo que tenemos que analizar para saber justificar el mantenimiento preventivo


es realizar un análisis llamado ANÁLISIS DEL COSTO DEL CICLO DE VIDA. LO
CUAL SE EXPLICA CON EL SIGUIENTE EJEMPLO.

ALTERNATIVA 1.

ANÁLISIS DEL CICLO DE VIDA SIN INVERTIR EN MANTENIMIENTO


PREVENTIVO.

CCV = CI + NA(COA + CMCA + CMPA + CPO)

DONDE

CCV= Costo de Ciclo de Vida


CI= Costo de Inversión Inicial, Más Instalación, Más Transporte,
Más Cableado, Más Obra Civil, Etc.
CO= Costo de Operación, Energía Eléctrica, Mano de Obra,
Insumos Etc.
CMCA= Costo de Mantenimiento Correctivo Anual (Mano
de Obra, Repuestos, Misceláneos)
CMPA= Costo de Mantenimiento Preventivo Anual (Mano

Proyecto APREMAT 102


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

de Obra, Repuestos, Misceláneos)


CPO= Costo Por Perdida De Oportunidad ( El Costo De Brindar la
Oportunidad de aprendizaje a uno o un grupo de estudiantes)

O similar podemos leerlo así:

CCV= Costo Inicial de Adquisición e Instalación


+ NA(Costo Operación Anual + Costo Mantenimiento Correctivo Anual +
Costo Mantenimiento Preventivo Anual + Costo Por Perdida De
Oportunidad)

Introduciendo números a la formula,

CCV = 1000 + 5( 5000 + 10000 + 0 + 100)


= 1000 + 5(15100)
= 76,500.00 Que es el costo para el Instituto en la vida del equipo

En esta alternativa vemos que la organización NO cuenta con mantenimiento


preventivo, lo cual se comprueba al ver que el costo en la formula para
mantenimiento preventivo es cero.

El costo inicial es muy bajo, ya que solo costo 1000 colones. Es decir que
prácticamente el equipo fue regalado y que emplearon unos mil colones en instalarlo
y ponerlo a trabajar.

Luego vemos que anualmente gastamos en el equipo 10,000.00 colones, lo


cual no es una sorpresa para nadie. Son gastos que ocurren en la vida real de los
Institutos, y como todos sabemos son inesperados, y muchas veces el Instituto se
puede tardar hasta seis meses o más para conseguir los fondos.

Proyecto APREMAT 103


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

De nuevo nuestro costo de mantenimiento preventivo es cero. Y asignamos


una muy mínima cantidad, solo 100.00 colones al año para representar los costos
escondidos de perdida de oportunidad.

Vemos como resultado que después de cinco años si nos vamos por
alternativa 1, el costo de poseer el equipo es de:

ALTERNATIVA 1 = 76,500.00

ALTERNATIVA 2.

ANÁLISIS DEL CICLO DE VIDA INVIRTIENDO 1000 COLONES ANUALES EN


MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Vamos a cambiar un poco el panorama e INVERTIR únicamente 1000.00


colones anuales en mantenimiento preventivo.

Dejamos el valor de costo inicial idéntico. Es decir los mismos 1000.00


colones. Al invertir 1000 colones en mantenimiento preventivo, me estoy asegurando
que los mantenimientos básicos como engrasados, lubricados y cambios de filtros se
realicen en la maquinaria. Vemos que es muy realista que en mantenimientos
correctivos se disminuyen a 1000.00 COLONES ANUALES. El costo de operación
anual se puede reducir de 5000.00 anuales a 4,500.00, ya que hay un mayor
aprovechamiento de la maquinaria, menores desperdicios, menos fugas de aceite,
etc.

Y por último vemos que el costo de perdida de oportunidad que esta amarrado
a los tiempos muertos también obligatoriamente se reduce.

Si volvemos a calcular el CCV bajo este nuevo escenario vemos que:

Proyecto APREMAT 104


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

CCV = 1000 + 5( 4500 + 1000 + 1000 + 10)


= 1000 + 5(6510)
= 33500 Que es el costo para el Instituto en la vida del equipo

ALTERNATIVA 2 = 33,500.00

Generando un ahorro al Instituto 43,000 colones en términos económicos


directos. En conclusión, en un periodo de 5 años, el Instituto invirtió 5,000.00 colones
para mantenimiento preventivo y obtuvo ahorros por 43,000.00.

Esto es un solo recurso, estos ahorros se ven multiplicados cuando incluimos


todos los equipos, activos e infraestructura de los Institutos.

El mantenimiento aparte en conjunto al Sistema de Mantenimiento planteado


en este documento genera otra gran cantidad de ahorros y previsiones. Como
pueden ser las practicas contractuales, que solo con los ahorros generados porque
sea el proveedor quien cubra con los requerimientos indispensables de los recursos,
un plan de mantenimiento preventivo se paga.

Los otros ahorros los mencionamos de nuevo:

Aumento en la vida útil del equipo


Disminución de fallas inesperadas de alto costo
Reducción de los tiempos muertos de los equipos
Menor utilización de Repuestos
Reducción Horas Hombre de Mantenimiento Correctivo
Disminución en tiempos de Horas Hombre en busca de repuestos
Reducción en los tiempos de detección de fallas
Óptimos inventarios de repuestos

Pero ante todo y más importante que lo económico:

Proyecto APREMAT 105


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Mayor disponibilidad de los recursos al servicio de l@s jóvenes


estudiantes.

Como ejemplo real y modelo de esta situación, se puede mencionar al taller


mecánico del INSTITUTO THOMAS JEFERSON DE SONSONATE. LOS EQUIPOS
COMO TORNOS, FRESADORAS Y OTROS MECÁNICOS CASI NUNCA SE
ARRUINAN. Y los equipos se encuentran en más de un 95% del tiempo a la
disposición de las prácticas de los alumnos gracias al mantenimiento preventivo
programado al que han sido sometidos los recursos en los últimos años.

CREACIÓN DE PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO

El presupuesto anual es muy fácil de calcular teniendo en cuenta que ya


contamos con un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado.
Paso1. Completar el calendario general de mantenimiento preventivo
programado. Formulario 6.

Paso 2. Para cada equipo existirán ‘n’ cantidad de procedimientos estándar de


mantenimiento con una frecuencia determinada. Calcular cuantos de cada uno de los
mantenimientos realizaremos en el año.

Paso 3. Del expediente de cada equipo, extraer los PEMs y tomar nota de los
costos de materiales, e insumos necesarios para el mantenimiento y si existe
también algún costo misceláneo.

Paso 4. Calcular el costo anual para cada PEMs sin incluir Mano de Obra, ya
que esta es fija y sale de la planilla del MINED.

Paso 5. Sumar el monto total de todos planes de mantenimiento y dividirlo entre


12 para sacar un promedio mensual.

Proyecto APREMAT 106


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Paso 6. Analizar en junta de CDE, la creación de la partida presupuestaria para


el mantenimiento preventivo.

Paso 7. Si se analiza que el presupuesto es muy elevado hacer un recorte, sin


RESTRINGIR MUCHO las actividades de mantenimiento.

Paso 8. Establecer una meta menor de disponibilidad de los recursos. Y


Oficializar el presupuesto y la meta de disponibilidad, la cual se verá afectada y
reducida por el recorte del presupuesto de mantenimiento.

Paso 9. Modificar el calendario general en la proporción en que se recorto el


presupuesto.

Proyecto APREMAT 107


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉCNICOS

CDE:
Consejo Directivo Escolar.

Disponibilidad:
Disponibilidad es un índice de medición que nos proporciona información de la
habilidad de los recursos de desempeñar su función sin problemas y nos brinda una
idea general de sus condiciones.

Mantenimiento:
El término mantenimiento cubre toda las actividades realizadas para que los
recursos permanezcan en sus condiciones para las cuales fueron diseñadas, o
retornarlos a tales condiciones. El término mantenimiento agrupa una gran cantidad
de actividades como pueden ser mantenimientos correctivos, mantenimientos
preventivos, monitoreo de condiciones de operación, etc.

Mantenimiento Preventivo:
Mantenimiento Preventivo cubre todos los mantenimientos programados que
se realizan con el propósito de prevenir el aparecimiento de fallas, o el de detectar
fallas antes que éstas se desarrollen en daños o desviaciones en el funcionamiento
del recurso.

Procedimientos:
Un procedimiento de mantenimiento es una colección de tareas específicas
que se llevarán a cabo por un técnico directamente sobre los recursos.

Recurso:
Es toda maquinaria, equipo, activo o infraestructura perteneciente a cada uno
de los Institutos y que pueda ser incorporado al plan de Mantenimiento Preventivo
Programado.

Proyecto APREMAT 108


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

XII. ANEXO A. FORMULARIOS

Proyecto APREMAT 109


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Vita Autor
VITA AUTOR

Ing. Juan Francisco Sifontes Colocho


Nacionalidad: Salvadoreña
Fecha Nacimiento: 15 de Septiembre de 1963
Lugar Nacimiento: San Salvador
Carrera Universitaria: Ingeniería Electrónica, Louisiana State University 1987
Maestría: Ingeniería Industrial, Louisiana State University 1991
Estudios Avanzados: Administración y Organización de Mantenimiento Industrial, Estocolmo
Suecia 1995
Tesis: ‘Estudio de Mejoramiento en Eficiencia de Ensamblaje Selectivo
Y Control de Calidad Utilizando Sistemas de Reconocimiento de Voces’
Vida Profesional: Ingeniero de Campo Schlumberger Well Services, Nueva Orleáns
Gerente de Producción, Industrias Cristal de Centro América
Gerente General, Visual Tech, El Salvador
Consultor para Mantenimiento Industrial en Centro América
Docente Ingeniería Industrial
Honores: Tau Beta Pi. Mejores 10% de Ingenieros Graduados en Los EEUU
Etrta Kappa Un. Mejores 10% Ingenieros Eléctricos EEUU
Primer Estudiante en Mantenimiento en Suecia
Beca PRA, Organización de Estados Americanos
International Student Fellowship, Lousiana State University
Reconocimiento por aportaciones a la Escuela de Ingeniría Industrial
Universidad Don Bosco, Ciudadela Don Bosco, Soyapango.

Proyecto APREMAT 110


Manual de Mantenimiento Preventivo Programado

Notificación de correcciones.

Estimado lector, en caso de haber detectado cualquier error en el presente


documento, mucho se agradecerá que pueda enviar su sugerencia de enmienda a la
siguiente dirección:

ATTN.
MANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIV O PROGRAMADO
BOULEVARD CONSTITUCIÓN EDIFICIO 9B
COLONIA MIRALVALLE, SAN SALVADOR

O AL CORREO ELECTRÓNICO

vselsal@cyt.net

Proyecto APREMAT 111

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