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NEREU DELGADO

administrando com uma

informática
EFICAZ uma proposta voltada para
a produção de resultados
Administrando
com uma Informática
Eficaz
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Nereu Delgado

Administrando
com uma Informática
Eficaz
Uma proposta voltada para a
produção de resultados
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Assistência editorial: M. Elisa Bifano
Revisão: Ana Luiza França e Maria Aparecida Amaral
Capa: Marta Cerqueira Leite
Composição: Empresa das Artes
Impressão:

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)


(Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

Delgado, Nereu
Administrando com uma Informática Eficaz /
Nereu Delgado. – São Paulo : Nobel, 1999.

ISBN 85-213-1109-5

1. Informática - Administração I. Título.

99-3930 CDD-001.6068

Índices para catálogo sistemático:

1. Administração da informática 001.6068


2. Informática : Administração 001.6068

É PROIBIDA A REPRODUÇÃO

Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transmitida por
meios eletrônicos ou gravações sem a permissão, por escrito, do editor. Os infratores serão punidos
pela Lei nº- 9.610/98.

Impresso no Brasil / Printed in Brazil


Prefácio

Para o executivo e para o empresário não ligados à área de


informática:

O objetivo principal deste livro é mostrar em linguagem comum e


isenta de termos técnicos que:

– é possível controlar a informática;


– a informática é administrável. É possível administrá-la mesmo
sem conhecê-la;
– a informática é compreensível, qualquer pessoa pode entender
seus princípios;
– a informática é extremamente simples;
– a informática pode ser ágil;
– a informática é imprescindível e decisiva:
– na consolidação da empresa;
– na conquista de novos mercados;
– na participação do processo produtivo;
– na ampliação dos lucros;
– na reversão de prejuízos;
– na sobrevivência da empresa;
– a idéia de uma caixa preta, complicada, distante, problemática e
independente é coisa do passado, ou de quem se recusa a abrir
mão desse conceito ultrapassado.

Para o executivo e para o empresário ligados à área de


informática:

– é melhor ir se mexendo. A verdadeira informática tem um novo e


importante papel, bem mais nobre, porém bem mais difícil.

No decorrer deste trabalho o leitor irá encontrar a palavra “informática” significando


tanto o processo de informatização quanto a própria área de informática – no merca-
do ou na empresa – e os profissionais nela envolvidos.
Sumário

Introdução _____________________________________ 9

1 - Por que informatizar a empresa? _________________ 13


Obtendo lucros 15
Querendo obter ainda mais lucros 16
Deixando de perder dinheiro e oportunidades 17

2 - Por que aprender a lidar com a informática,


se ela não é uma exigência da sua função? _________ 19
O que é preciso saber sobre a informática 20

3 - Usando o computador para simplificar o cotidiano____ 25


Afinal, como o computador pode ser usado para
simplificar o cotidiano? 28

4 - Criativo é o homem. Simplificadora é a máquina_____ 30

5 - Usando a informática para melhorar o ritmo


da empresa e a interação entre as áreas ___________ 33

6 - O uso da informática no gerenciamento da empresa _ 37

7 - Trabalhando com dados e obtendo informações _____ 40


O que é informação? 42
Os segredos contidos nos dados 43
Gerando informações 44
8 - A importância de dados e processos
disponíveis para análise________________________ 46
A propriedade dos dados 46
Procurando acabar com a propriedade dos dados 48
Administrando processos 50

9 - Usando a informática para agilizar, otimizar


e ampliar resultados ___________________________ 52
Otimizando e ampliando os resultados 54

10 - A evolução contínua da tecnologia – mudanças


necessárias e desnecessárias __________________ 56
Adote um fornecedor e uma linha de produtos 59

11 - Planejando a informatização ____________________ 62


Dificuldades de planejamento 64
Traçando objetivos 65

12 - Estrutura conceitual da informática ______________ 67


Colocando a informática junto ao usuário 68

13 - Modelo de organização da informática ____________ 71


Administrativa 73
Especializada 73
Técnica 76

14 - Evoluindo por constância, não por saltos __________ 78


Introdução

Esta história desconcertante e surpreendentemente recorrente me


estimulou a escrever este livro.
Numa data qualquer, a cúpula de uma empresa estava reunida e
alguém discursou com solenidade:
– “Nós estamos aqui reunidos, nesta data que se tornará histórica
na empresa, para contratarmos junto à área de informática um sistema
que nos colocará à frente de nossa concorrência. Será a consagração de
nossa empresa no cenário nacional e internacional. Esse sistema fará
com que possamos produzir e entregar nossos produtos na metade do
prazo praticado pela concorrência, com uma produtividade invejável...”
Aplausos... aplausos...
– A informática pode conseguir isso?
– Sim, é claro! Deixe conosco...
Passados meses... muitos meses, – novamente:
–“Nós estamos aqui reunidos, nesta data que se tornará histórica
em nossa empresa, para conhecer o sistema desenvolvido pelo nosso
setor de informática, que nos custou (orgulhosamente!)... milhões de
dólares. Com a palavra a informática.”
Aplausos... aplausos...
– Bem, o sistema se constitui basicamente em...
Terminada a espetacular apresentação, eis que se levanta o diretor
industrial e lança uma pergunta fatal e final ao gerente de informática:
– Agora me diga uma coisa: para que me serve isso?!

9
POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?

Esta trágica e verídica história (apenas um pouco floreada para que os


protagonistas não sejam identificados) infelizmente teima em se repetir em
muitas empresas na atualidade. É um abismo que existe (desnecessariamente)
entre a área de informática e as demais áreas das organizações. Foi
vislumbrando a possibilidade de eliminar esse abismo e por ter vivido muitas
histórias parecidas com essa que fui levado a escrever este livro.
Desde há muito, quando passei (à revelia) a ser um profissional de
informática, tenho instintivamente me recusado a “tirar a camisa” do usuário
final. Acho que foi a premonição de que, um dia, a informática aprenderia a
se voltar para o usuário, tal qual as empresas estão aprendendo a se voltar
para seus funcionários, clientes e fornecedores.
É claro que tenho tentado com todo empenho vestir a camisa da
informática. Por um lado, certamente a camisa já é a da informática, mas por
outro ela ainda é a de um usuário. Por esse motivo tenho tido muitas
dificuldades, principalmente por não ser bem compreendido pela própria área
de informática. Apesar disso, acho que foi bom ser assim, principalmente
para os meus usuários, com os quais sempre procurei conversar em um
linguajar por eles entendido. Esforcei-me para atender a suas reais
necessidades, às vezes correndo riscos que dificilmente seriam enfrentados
por outro profissional. Fiz muitos trabalhos à revelia das regras e dos conceitos
adotados pela informática. Criei conceitos, regras, metodologias, processos.
Não me cansava de procurar caminhos que levassem ao perfeito sincronismo
entre a área de informática e as áreas usuárias. Pois bem: não é nada fácil
trabalhar na surdina, desenvolvendo novos métodos, quando há muitas regras
estabelecidas e que devem ser respeitadas; afinal, manter-se entre a submissão
e a rebeldia exige mais sacrifício do que se situar em um dos extremos.
Aos poucos fui percebendo o surgimento de um diferencial entre os
meus serviços e os de outros profissionais. Percebi que, enquanto eu
desenvolvia muitos aplicativos e os mantinha, colegas tão ou mais capazes do
que eu desenvolviam e mantinham poucos sistemas. Percebi que meus
aplicativos eram simples, enquanto os dos outros eram complexos. Confesso
que muitas vezes até me senti frustrado, porque em geral a idéia de
complexidade está diretamente relacionada à qualidade e capacidade
profissional. Demorei para perceber que a verdade é exatamente o contrário:
a capacidade de simplificar a complexidade é que está diretamente relacionada
à qualidade e capacidade profissional. Percebi que eu não fazia mais horas

10
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

extras, enquanto os outros continuavam a fazer. Percebi que perdera a fobia


de telefone; o de casa já fazia anos não tocava de madrugada nem nos fins de
semana! Percebi que eu saía de férias sem deixar nenhum substituto e, quando
voltava, tudo estava na mais perfeita normalidade.
Concluí então que minha visão estava sendo boa tanto para os meus
usuários quanto para a própria informática, embora ninguém ainda tivesse
percebido isso. Assim, decidi que estava na hora de tirar minha visão da
obscuridade e oferecê-la a quem a desejasse, pois a maioria das empresas
ainda continua com dificuldades quanto à informatização.
Resolvi escrever este primeiro trabalho que, embora seja sobre
informática, é voltado principalmente aos executivos e empresários não
profissionais de informática, apenas dependentes ou necessitados dela, pois
acho que terei melhores chances de ser compreendido. Ainda tenho receio
de que aos especialistas da área custe muito entender e aceitar as minhas
idéias. Porém, agora que concluí o trabalho, acho que ele também será muito
útil para o profissional de informática que deseja ver seu serviço absolutamente
integrado às necessidades e aos objetivos da empresa.

11
POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?

12
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

1 - Por que informatizar a empresa?

A informatização deve ser feita com prioridade nas


atividades por meio das quais a empresa ganha dinheiro,
para que continue ganhando ou ganhe ainda mais. Também
deve atender as atividades através das quais pretenda ga-
nhar dinheiro ou vislumbre a possibilidade de fazê-lo. As
atividades em que está perdendo dinheiro, se não puderem
ser descartadas, também devem ser atendidas para que as
perdas cessem, reduzam-se ou sejam controladas.

O que deve levar à informatização da empresa é uma das grandes


questões com que todos os executivos deparam. Na verdade, todo mundo
imagina por que as empresas se informatizam. Porém, se isso for perguntado
aos executivos, a maioria deles titubeará ao responder, haverá muitas respostas
diferentes e algumas até poderão ser conflitantes. São raras as empresas que
têm esta questão bem clara e definida. Se a todos os remadores desse barco
(empresa) for passada a resposta desta questão, certamente haverá mais
empenho e eles terão maiores possibilidades de tornarem-se vencedores na
acirrada competição pelo mercado. Há alguma empresa que não quer ser
vencedora? Pois então: não acredito que uma empresa sem informatização
conseguirá competir com desenvoltura em seu mercado específico.
Muitas outras questões igualmente embaraçosas também surgem com
freqüência. Uma delas é – por onde começar a informatização? Pode-se
ter até um objetivo claro; porém, por onde começar a informatização nem

13
POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?

sempre está definido. É preciso que todos saibam como a informatização


será feita na empresa, a fim de se evitarem atropelos ou sobrecargas. Uma
escala bem definida permitirá que os resultados comecem a ser colhidos mais
cedo e a informatização possa ser feita com maior naturalidade e eficácia.
O que deve ser informatizado? – também é uma questão difícil de ser
respondida. Muitas atividades devem ser informatizadas na empresa, porém
nem todas devem ter a mesma prioridade e a mesma necessidade. Não vejo
como decisão acertada, por exemplo, informatizar o refeitório antes da
produção industrial.
E, assim, muitas questões complicadas e outras tantas dúvidas vão
surgindo durante a elaboração do plano de informatização. Todas elas precisam
ser consideradas e superadas conscientemente, como veremos adiante no
capítulo “Planejando a informatização”. Se isso não for feito, irão se constituir
em problemas e entraves que poderão levar ao insucesso.
Algumas empresas menosprezam essas questões e se “informatizam”
de qualquer jeito. Outras deixam que as diversas áreas existentes se manifestem
quando tiverem interesse. Muitas têm dificuldades em levantar parâmetros
que facilitem a decisão. Há empresas que optam por informatizar atividades
pouco nobres, pois temem que o processo de informatização não seja benéfico,
eficiente e seguro. É comum optar-se pelas funções mais trabalhosas,
volumosas, morosas, visuais ou por aquelas em que os responsáveis se
dispõem ou mostram mais interesse em aderir à informatização do que os de
outras áreas.
A conseqüência de tais procedimentos é uma informatização traumática,
confusa, dispersa, muito abrangente, morosa, insegura e com resultados pouco
significativos.
As três premissas enunciadas no início deste capítulo – obtendo lucros,
querendo obter ainda mais lucros e deixando de perder dinheiro e
oportunidades – são, entretanto, destacadamente importantes e, na maioria
das vezes, conduzem a informatização a uma direção perfeita. Elas podem
balizar as respostas a tantas perguntas complicadas. Seguindo esses três
princípios básicos a empresa terá a informatização como uma de suas mais
importantes aliadas. Esses princípios oferecerão sólido apoio à decisão porque
esta estará em consonância com a essência da empresa: o lucro. As demais
atividades que inicialmente não forem beneficiadas com a informatização com
certeza poderão esperar por outra oportunidade. Bem ou mal elas estarão e

14
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

continuarão sendo realizadas. Com a manutenção ou o aumento dos lucros,


mais recursos poderão ser liberados para a informatização dessas tarefas,
sem que a empresa tenha que se descuidar das suas atividades essenciais.
Quando digo neste trabalho ganhar dinheiro, ou obter lucro, não estou
me restringindo apenas às empresas da iniciativa privada. Todos esses
conceitos se aplicam também às chamadas entidades sem fins lucrativos:
empresas públicas, de pesquisa, ensino, assistenciais, recreativas etc. Afinal,
existe alguma entidade que consiga sobreviver sem dinheiro? Seja por meio
de doação, de contribuições, impostos ou taxas, elas dependem dele para
realizar suas atividades mais básicas. Quanto mais arrecadarem, mais
poderão realizar.
Uma informatização que não tenha seu foco principal calcado nesses
princípios provavelmente não tem valor – e a empresa que a fizer estará
fadada a desaparecer junto com sua geração.

Obtendo lucros

Todas as empresas certamente têm uma ou mais atividades de onde


provêm seus lucros. Também executam uma série de outras tarefas que servem
de suporte às que efetivamente trazem os recursos de fora para dentro da
empresa. É a diferença entre o que ela traz para dentro e o que ela manda
para fora que constitui o seu verdadeiro lucro, ou seja, o quanto ela ganha de
dinheiro. Já é assim há milhares de anos e me parece haver poucas chances
de que isso mude nos próximos milênios.
Exemplificando: uma indústria tem no processo de comercialização uma
de suas atividades principais, muito embora o processo produtivo pareça ser
de longe sua principal atividade. Vejamos então: de que adianta um excelente
processo produtivo se os produtos gerados não conseguem ser comercializados?
Um primoroso processo de comercialização, porém, também não traria bons
resultados por muito tempo caso o produto a ser comercializado não tivesse
uma qualidade compatível com o público-alvo da política de comercialização.
Neste caso, é claro, ainda que de modo simplista e apenas como ilustração,
duas atividades poderiam ser tratadas como prioritárias nessa empresa: o
processo produtivo e a comercialização. Elas se completam e são altamente
dependentes, o que não significa que as outras áreas da empresa não sejam

15
POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?

importantes. Todas elas fazem parte do processo, porém essas duas têm um
peso maior.
No caso dessa suposta empresa já identificamos as atividades por meio
das quais ela ganha dinheiro. Logicamente, essas áreas devem ser priorizadas
em um processo de informatização, para que a empresa continue ganhando
dinheiro ou ganhe ainda mais. Não é uma obrigação somente da produção
produzir bem nem da área de comercialização comercializar bem. Todas as
demais áreas da empresa devem colaborar de forma efetiva para que se
produza cada vez melhor e se comercialize cada vez mais. A informática é
uma das ferramentas que podem ser de grande valia para essas áreas. Talvez
a que mais contribuição poderá dar.

Querendo obter ainda mais lucros

Uma empresa dinâmica não deve se sentir em situação confortável só


porque no momento está obtendo bons lucros. Ela precisa colocar os olhos
no futuro, lançar novos produtos, enveredar por caminhos pouco explorados,
ampliar seus negócios, aperfeiçoar-se, influenciar o mercado, mudar as
tendências. Afinal, o objeto de fartos lucros hoje pode ser o objeto de largos
prejuízos amanhã. A literatura está repleta de exemplos desse gênero. O
mercado é dinâmico, muda com rapidez e sem piedade. Por isso é preciso
ser um pouco como um “guru”, antever o futuro e investir sempre, porém,
sem riscos exagerados e que não possam ser suportados caso os caminhos
se mostrem infrutíferos.
Mesmo que a empresa seja pouco arrojada, a informatização deve atuar
com prioridade nessas investidas. Tal processo deve ser o aliado principal
nas atividades pelas quais a empresa procura encontrar novos caminhos para
ganhar mais dinheiro. A informática deve ajudar a abrir esses novos caminhos,
ampliar e agilizar as possibilidades de ganhos da empresa e, com isso,
contribuir para a sua consolidação, solidez e longevidade.
Basta olhar para o passado – e este não precisa ser tão distante, há
apenas duas ou três décadas – e veremos que as empresas que não mudaram,
se não desapareceram, tornaram-se inexpressivas. As que demoraram para
se transformar passaram por momentos de grandes dificuldades. Por outro
lado, as que foram se moldando à realidade ou que certeiramente apostaram

16
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

no futuro transformaram-se nas empresas exemplares de hoje. Certamente,


daqui a duas ou três décadas nenhuma empresa estará realizando suas
atividades do mesmo modo que as realiza hoje. As que resistirem às mudanças
perecerão ou se tornarão inexpressivas. As que se adaptarem permanecerão
ativas no mercado. As que na antevisão do futuro forem mais felizes farão
novos e grandes sucessos, além dos substanciais lucros que obterão. Esse
ciclo continuará eternamente, ora mais intenso ora mais ameno, tal qual tem
ocorrido há milênios.
É claro que a maioria das empresas que – tentando antever o futuro –
se lançarem cegamente no mercado perecerá antes de poder obter qualquer
resultado relevante. É correto e necessário apostar no futuro, porém com
parcimônia, dentro do limite em que se possa suportar um eventual fracasso.
O sensato é garantir a sobrevivência mantendo-se dentro da realidade. Apostar
no futuro somente “as fichas” coerentemente separadas para isso, pois a
qualquer momento pode-se descobrir um grande atalho rumo ao futuro.
Já é certo, e não mais uma simples previsão, que para a próxima geração
de empresas a informática constituirá a base mínima indispensável de criação,
controle e sustentação. Certamente haverá muitas atividades não-informatizadas.
Elas, porém, serão classificadas como habilidade pessoal, arte ou simplesmente
artesanato, e terão grande valor de mercado como tais, não como produtos de
consumo em massa. A sobrevivência de uma empresa estará diretamente
relacionada à eficácia de sua informática. É preciso, então, que se comece a
aprender já a construir o que será o pé direito das estruturas empresariais do
futuro. Não consigo ver como uma empresa poderá existir sem estar
informatizada! A informática já é indispensável em quase tudo, principalmente
em atividades com as quais se pretende ganhar dinheiro.

Deixando de perder dinheiro e oportunidades

Como nada é perfeito, em todas as empresas existem “buracos” pelos quais


sangram os lucros e foge o dinheiro. O mais prudente é descartar essas atividades,
embora nem sempre isso seja possível. Então, a informatização deve desempenhar
um papel preponderante e colocar essas atividades em sua lista de prioridades.
Pelo menos deverá ajudar a reduzir ou controlar esse sangramento. De nada
adianta a empresa estar ganhando dinheiro de um lado e perdendo-o do outro.

17
POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?

É preciso “amar” a empresa e suas atividades para que se possa idealizar


e construir seu futuro com solidez. Mas esse amor não pode ser cego, tão
intenso a ponto de se definhar por ele. Sei que existem muitos “Romeu &
Julieta Ltda.”, mas não são casos racionais no mundo dos negócios. Aqui a
separação, o divórcio e mesmo o término de atividades ou empresas é uma
questão de sobrevivência e não de morte. Uma empresa pode se tornar mais
forte, ágil e sólida se tiver uma de suas partes improdutivas amputada.
Quando a empresa insistir em atividades nada ou pouco lucrativas, sem
nenhuma perspectiva concreta de recuperação, ela, além de perder dinheiro,
estará perdendo oportunidades. O certo seria dirigir sua atenção ao mercado
e às novas oportunidades, em vez de se concentrar em atividades sem re-
torno. Essas devem ser descartadas ou controladas para não roubarem mais
atenção do que merecem. Nesses casos, a informatização pode se prestar a
um papel doloroso, mas importante.

•••

Embora essas três premissas sejam claras, cada empresa ainda precisa
saber, de modo específico, como a informática pode contribuir para que ela
continue ganhando dinheiro, ganhe ainda mais e deixe de perdê-lo.
Sinceramente, não há uma fórmula poderosa que se aplique a todas as
empresas, com resultados sempre satisfatórios. Cada empresa tem seus
objetivos, seus ideais, seu mercado, seus segredos e uma série de peculiaridades
que a caracterizam. De acordo com essas características é que se faz o
levantamento das maneiras como a informática pode realmente ajudar. É mais
ou menos o modo como um psiquiatra trata seus clientes. Se a todos tratar
do mesmo modo, certamente trará a cura a poucos. Porém, se para cada um
direcionar um tratamento voltado às suas peculiaridades, trará a cura para
um número bem maior de pacientes. A cura para todos será muito difícil;
afinal, ninguém é infalível, tanto em seu diagnóstico quanto em suas ações, e
não existe o método perfeito.
As questões mais comuns, contudo, estão sendo tratadas neste trabalho
e soluções estarão sendo sugeridas. É possível, somente a partir delas,
redirecionar a informática da empresa e obter resultados expressivos.

18
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

2 - Por que aprender a lidar com a


informática, se ela não é
uma exigência da sua função?

A informática simplesmente estará em tudo.

Embora a informática já seja bastante popular, poucos sabem lidar


efetivamente com ela. O profissional de informática tem uma função técnica
bem definida e especializada que lhe custou muitos anos de estudos e sacrifícios.
Os demais profissionais não precisam ser especialistas em informática para
tirar do computador informações importantes. Para melhor entender essa
relação, vamos supor um executivo de uma determinada área. Ele consegue
interpretar números, balancetes e demonstrativos contábeis, porém não precisa
ser um contador ou um economista. O gerente de uma área a administra com
desenvoltura, mas pode não ser um administrador de empresas... e assim por
diante. O que todo profissional precisa entender de informática é um mínimo
para poder extrair e exigir dela bons resultados.
Diz um ditado popular: Tudo que não se entende admira-se. Muitas
coisas que não entendemos, além de despertar nossa admiração, despertam
um certo temor. É o caso da informática. Aproveitando o pouco conhecimento
sobre informática das pessoas de mais idade, e por ser uma atividade acessível
às pessoas há tão pouco tempo, a informática tem se aproveitado para traçar
seu próprio caminho dentro das empresas. Este mal certamente estará

19
POR QUE APRENDER A LIDAR COM A INFORMÁTICA, SE ELA NÃO É UMA EXIGÊNCIA DA SUA FUNÇÃO?

extirpado na próxima geração, pois praticamente todas as pessoas terão um


conhecimento mínimo sobre ela, suficiente para influenciar no seu destino.
Basta olhar para as crianças de hoje que brincam sem medo com o computador
em casa e na escola. Para elas, essa máquina não traz qualquer receio ou
susto. Conseqüentemente, quando crescerem não terão a mesma dificuldade
de entendê-la quanto temos nós, das gerações anteriores a delas.

O que é preciso saber sobre a informática

Primeiro é preciso entender e aceitar que a informática estará em tudo.


As pessoas serão altamente dependentes dela. Será como uma bengala para
um deficiente visual que, sem ela, terá bastante dificuldade para se locomover.
Mas também poderá trazer algumas dificuldades e prejuízos, tais como ser
usada para observar, registrar e verificar as atividades das pessoas – claro
prejuízo à liberdade de todos. Muitas atribuições exclusivamente humanas
passarão a ser feitas pelo computador, livrando a todos de tarefas enfadonhas.
Isso, porém, poderá fazer com que o ser humano perca algumas de suas
habilidades. O exercício diário que as pessoas fazem para guardar informações
e compromissos será desnecessário, pois o computador fará essa tarefa com
maior confiabilidade. Apesar de esse quadro parecer aterrorizador, acredito
que não seja um fator alarmante. O mundo sempre foi dividido em seres
“mais pensantes” e “menos pensantes”. O homem certamente achará um meio
termo que mantenha em harmonia essa relação, ainda mais porque a
capacidade do computador estará sempre limitada à inteligência de quem o
criou ou programou. Aliás, nenhum computador tem inteligência: eles têm
instruções lógicas que executam à risca. Não acredito que um dia tenhamos
um computador capaz de pensar, com sentimentos e intuição. Antes disso,
morreremos todos de loucura. Somente o homem poderá tomar decisões
mesclando conhecimentos, lógica, emoções e sentimentos. Ao passar esse
modismo (ou febre!), o computador tomará seu assento e os homens se
recusarão a aceitar uma máquina interferindo no que eles têm de mais valioso:
inteligência e discernimento, que os diferencia dos outros seres animados ou
inanimados conhecidos.
O segundo ponto a ser considerado é que a informática é segura, funciona
bem e em harmonia com o usuário, tal qual um carro novo. Porém, como no

20
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

caso do carro, para que continue funcionando assim devem-se observar


inúmeros fatores, tais como: o ambiente e as condições dos locais por onde
circula, revisões periódicas e principalmente como trabalha o condutor. Se
todos os fatores com alguma influência forem observados, o que está sendo
conduzido certamente chegará ao seu destino intacto e no tempo certo.
Seguindo as recomendações e o bom senso, certamente o nível de
confiabilidade no computador pode ser adequado.
Acredito ser ilusório que as pessoas, principalmente os executivos,
devam sentar-se na frente de um computador para criar programas, algoritmos,
digitar dados e tantas outras tarefas que levam tempo, podem e devem ser
feitas por pessoas especializadas. Qualquer pessoa é capaz de tirar uma
fotografia ou fazer um filme; porém, quando se deseja boa qualidade, procura-
se um profissional, pois somente ele está habilitado para tanto.
Mas o que todos precisam saber de verdade é que o computador pode
fazer tudo que as pessoas querem. É claro, isso depende dos dados. Se os
dados estiverem dentro dele, ou em algum lugar onde ele possa buscá-los,
qualquer que seja a informação desejada, ele será capaz de gerá-la – essa
história comum na área de informática de que não é possível é apenas lorota.
Pode ser até difícil, demorado, complexo. Mas possível é. Pode não ser
possível exatamente do modo desejado, por falta de algum recurso; por
exemplo, deseja-se um gráfico colorido e a informática não tem um programa
gráfico ou uma impressora gráfica colorida.
Sei que é um exagero dizer que o computador pode fazer tudo. Mas
isso serve apenas para demonstrar que, na verdade, poucas coisas solicitadas
pelos usuários não se podem fazer. Na maioria das vezes, o que falta é somente
boa vontade (ou uma boa administração). Só acredite que não dá para ser
feito o que pediu se lhe for explicado com palavras comuns e de modo bastante
lógico o motivo pelo qual não pode ser feito. Desconfie também se a
informática não apresentar uma solução alternativa para compensar o que
não pode fazer. Se o que lhe explicarem tiver muitos termos que não lhe são
familiares ou seja algo difícil de compreender, então certamente estão tentando
“passá-lo para trás”. Qualquer pessoa, por menos que entenda de informática,
tem a capacidade de discernir uma simples desculpa de uma razão lógica.
Nunca aceite um “não’’ como resposta.
Quanto ao computador, o que todos precisam de imediato é não ter
medo dele. Se ao esbarrar numa tecla ou emitir um comando qualquer por

21
POR QUE APRENDER A LIDAR COM A INFORMÁTICA, SE ELA NÃO É UMA EXIGÊNCIA DA SUA FUNÇÃO?

engano acontecer uma perda irrecuperável, não se culpe. Se não houver uma
opção para evitar a perda ou a recuperação for difícil de ser feita, então o
que está errado é o aplicativo, que não tem o mínimo de qualidade e
preocupação com aspectos de segurança e navegabilidade. Mesmo que se
jogue o computador pela janela, não se devem perder os dados registrados,
desde, é claro, que sejam mantidas cópias de segurança.
Fazer e manter cópias de segurança de tudo que há em seu computador
é fundamental. É um trabalho rápido, indolor e fácil de ser feito, embora
pareça ser uma verdadeira tortura para muitas pessoas. Elas passam horas
na frente do computador realizando um trabalho, mas no momento de fazer
uma cópia de segurança, que demora alguns segundos, geralmente não o
fazem. Os back-ups, como se chamam tecnicamente essas cópias de
segurança, devem fazer parte da disciplina e rotina de trabalho. Quando os
dados são guardados em um computador central (servidor), geralmente não
há necessidade de se preocupar com as cópias de segurança. Existem
métodos e programas que fazem cópias automaticamente e com muita
qualidade. Geralmente há também um administrador ou um profissional que
se preocupa com isso. Porém, quando os dados estão contidos no seu computador
pessoal ou no dispositivo de armazenamento de dados de sua estação de trabalho,
é fundamental que você faça criteriosamente essas cópias de segurança.
Quanto aos aplicativos (programas) de que todos precisam e os quais
devem saber usar, limitam-se a poucos. É indispensável que se tenha um
conhecimento mínimo sobre um editor de textos, uma vez que ele substitui
com larga vantagem, qualidade e facilidade a velha máquina de escrever.
Deve-se conhecer um pouco sobre planilhas eletrônicas, pois elas são bastante
úteis no dia-a-dia. Deve-se saber navegar pela Internet, pois ela é a maior
promessa de abertura de uma janela para o mundo. Quem tem um objetivo
claro consegue achar na Internet tudo aquilo que mais lhe interessa. O mais
importante de tudo isso, porém, é que se deve ter apenas um editor de texto,
uma planilha eletrônica e um navegador para usar a Internet. É bobagem
mais do que um. Aliás, é melhor dominar um do que ter muitos e não ter
domínio sobre nenhum.
Para obter os conhecimentos necessários sobre esses aplicativos o
melhor é fazer um curso rápido, qualquer um desses anunciados nos jornais.
Não se assuste quando eles começarem a apresentar uma série de facilidades
que na ocasião vão lhe parecer dificuldades, de comandos que não vai

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ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

conseguir perceber para que servem e uma série de tarefas que nunca utilizará.
Afinal, eles precisam provar o conhecimento que têm para se manter no
mercado. Preocupe-se em aprender apenas o “arroz com feijão”, aquilo que
se aplica ao seu dia-a-dia, que tenha utilidade imediata. Caso um dia precise
de um comando que não conheça ou não domine, esse seu conhecimento
mínimo lhe dará condições de procurá-lo, estudá-lo, aprendê-lo e aplicá-lo.
É claro que sua atividade profissional poderá exigir outros tipos de aplicativos.
A idéia quanto a eles é a mesma: limite-se aos que são realmente necessários.
Além desses poucos aplicativos é importante também aprender a acessar
os programas desenvolvidos e/ou utilizados pela sua empresa, necessários
para suas atividades profissionais. Mas você também não deve se assustar
com isso. O primeiro item a observar é se o aplicativo precisa de algum
treinamento para ser utilizado, sem confundir treinamento com uma simples e
rápida explicação sobre seu uso. Todo programa de computador que pre-
cise de um treinamento demorado ou é um aplicativo mal projetado, que tem
uma interface inadequada com o usuário, ou processa uma operação complexa,
especial, que não pode ser tratada por qualquer um. Ao olhar para a tela do
seu computador, tudo tem que estar suficientemente claro para que você
saiba o que fazer, possa tomar uma decisão lógica ou solicitar uma ajuda ou
esclarecimento rápido ao próprio aplicativo. Ninguém deveria ter dificuldades
na utilização de um aplicativo. Ninguém poderia perder tempo navegando,
navegando e tentando descobrir como fazer uma determinada tarefa. Nunca
deveria ser necessário fazer anotações dos passos que se devem dar, das
conseqüências, dos resultados que obterá. Um bom aplicativo tem que ser
adequado para facilitar o dia-a-dia de quem o utiliza e para dar-lhe as respostas
de que precisa, sem muito trabalho ou dificuldade.
Não se deixe tentar pelas maravilhas que o mercado apresenta todo
dia. A primeira pergunta que deve fazer sobre o produto é: isso trará algum
benefício significativo ao meu trabalho ou à minha vida pessoal? Caso não,
deixe que outras pessoas fiquem com ele, que desfrutem essa maravilha! Se
ficar claro que lhe será bem útil, talvez valha a pena adquiri-lo. Não seja um
maníaco cibernético que instala em seu computador todas as novidades e
programas existentes, que copia todos os programas ofertados pela Internet.
Não transforme seu computador numa lata de lixo. Ninguém pode saber
tudo e dominar tudo. Seja um profissional de poucas ferramentas, mas
perfeitamente dominadas. A capacidade de alguém jamais será medida pelo

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POR QUE APRENDER A LIDAR COM A INFORMÁTICA, SE ELA NÃO É UMA EXIGÊNCIA DA SUA FUNÇÃO?

número de aplicativos que possui, mas sim pelo proveito que pode tirar dos
poucos que realmente lhe são úteis. Não se deixe intimidar pelos que só
falam em informática. Se o seu negócio não é informática, então se concentre
no seu negócio e não na informática. Qualquer que seja sua necessidade, em
termos de informática, sempre haverá um profissional qualificado que saberá
como atendê-la, ou um aplicativo no mercado que poderá ser adquirido por
um bom preço.
Se você pretende desenvolver algum aplicativo, multiplique o custo da
sua hora de trabalho pelas horas que deverá demorar para construí-lo e veja
se não é mais barato adquiri-lo no mercado ou encomendá-lo a um profissional
qualificado. Ah! É um modelo inexistente, um segredo, um produto que não
existe no mercado! Sendo assim, esse aplicativo pode apresentar um diferencial
que justifique o investimento. Certifique-se de que seja realmente necessário
e poderá trazer algum valor para o seu negócio. Agora, se fazer programas
por lazer, fora do seu horário de expediente, lhe dá prazer, então vá em frente!

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ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

3 - Usando o computador para


simplificar o cotidiano

O que fazemos é em sua maior parte desperdício de


tempo e pura rotina. Pouca coisa sobra que realmente exige
abstração e decisão.

A grande queixa de todo executivo é a falta de tempo. Parece que os


afazeres são muitos para as minguadas horas de um dia. Como não é possível
“espichar” o dia, só resta uma alternativa: simplificar a carga de trabalho. Se
analisarmos tudo que fazemos durante um dia de expediente, notaremos que
a maior parte consiste em tarefas repetitivas, burocráticas, de busca, de
pesquisa, de conversas inúteis, de prestação de esclarecimentos sobre o que
já está escrito e esclarecido, reuniões inúteis, reuniões prolongadas sem
nenhuma necessidade, cobranças de tarefas repassadas, dar ou ouvir desculpas
e justificativas de tarefas não-cumpridas, locomoções não-planejadas (ir daqui
para lá, fazer isso, voltar para cá, fazer outra coisa, retornar para lá,
pegar alguma coisa, ir acolá, falar algo, voltar para cá, perceber que
esqueceu algo, voltar para lá e, como ninguém é de ferro, ir até ali para
tomar um café. O dia acabou e nada de substancial foi feito) etc.
Quantas e quantas vezes, ou quase sempre, voltamos para casa com a
sensação do dever não-cumprido, estressados, preocupados, agitados,
nervosos, agressivos e, também, cansados de tanto trabalhar!

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USANDO O COMPUTADOR PARA SIMPLIFICAR O COTIDIANO

Se pararmos para nos organizar, automatizarmos as tarefas que mais


nos roubam tempo e adquirirmos uma disciplina (esta é a palavra mágica),
certamente o dia será suficiente para tanto trabalho. Algumas tarefas podem
ser transferidas para outras pessoas, outras evitadas e muitas podem ser
feitas pelo computador. Muitos contatos demorados, explicações,
telefonemas, justificativas, delegação de tarefas e esclarecimentos podem
ser feitos via correio eletrônico (e-mail). Prestação de contas, cobrança
de serviço, agendamento de tarefas, planejamento do deslocamento, entre
tantas, também podem ser simplificadas com a informatização. Para nada
disso é preciso desenvolver aplicativos, pois nas prateleiras das casas
especializadas eles são encontrados já prontos por preços bem razoáveis,
e são compatíveis com diversos sistemas operacionais. O custo do tempo
que irá ser poupado compensará, em poucos dias, o investimento. Ao
adquirir um programa desses não compre o mais sofisticado, compre aquele
que lhe parece mais simples e capaz de fazer as tarefas de que precisa e
não um que invente novas tarefas que passarão a fazer parte da sua rotina
diária, sobrecarregando-a.
Recentemente li em uma reportagem que um executivo, enquanto se
dirigia para seu escritório ou para um compromisso, trabalhava em seu laptop
no carro. Durante esse tempo ele colocava todos os seus e-mails em dia,
organizava sua agenda, fazia e lia relatórios etc. Para ele, era bem mais barato
pagar um motorista do que gastar seu precioso tempo no trânsito. Para ele, o
computador era indispensável na organização e execução do seu trabalho e
certamente ele encontrou um modo bastante eficaz para “aumentar” as horas
de seu dia. Portanto, todos nós também podemos simplificar as coisas e
descobrir modos de utilizar melhor o tempo disponível.
Além dessas tarefas corriqueiras, existem muitas outras atividades,
peculiares a cada um, que podem ser informatizadas com expressivos ganhos
de tempo, qualidade e resultado. Basta apenas parar de correr por uns
instantes e observar tudo à nossa volta para perceber o quanto se desperdiça
de tempo.
Um colega de profissão contou-me que, em uma das empresas em
que trabalhou, foi-lhe solicitado fazer um sistema de contas a receber. Uma
das tarefas desse sistema era emitir faturas/duplicatas. Eram centenas por
dia. Embora tenha tentado argumentar e provar ao diretor que eram
desnecessárias a sua assinatura e a do cliente em todas elas, desde que na

26
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

nota fiscal constassem detalhadamente as condições de pagamento e a


assinatura do cliente, ele insistia em assinar uma a uma e exigir que o cliente
as assinasse também, uma a uma. Na impossibilidade de demovê-lo da
sua idéia propuseram ao diretor que passasse a incumbência a um
funcionário qualquer, cujo salário fosse bem menor que o dele. Mas não,
o diretor continuou irredutível ainda por muito tempo, pois entendia ser
aquela uma tarefa de grande responsabilidade. Gastava diariamente horas
preciosíssimas assinando inutilmente aquelas faturas/duplicatas. O pior
de tudo é que irritava o cliente – que também tinha que assinar 20, 30 ou
mais documentos!
Atualmente, fala-se muito em qualidade de vida. Acontece que para
obtê-la a pessoa precisa simplificar seu cotidiano! Deve reduzir sua correria
para que o trabalho se torne mais agradável e sobre mais tempo para
atividades criativas, de lazer e dedicação à família. O computador pode e
deve ser usado para simplificar as tarefas, sem causar qualquer prejuízo na
qualidade; aliás, provavelmente trazendo significativas melhorias.
Numa determinada empresa, semanalmente, vários profissionais têm
que fazer registros sucintos de suas atividades por meio de programas de
computador. Isso representou uma facilidade muito grande, que reduziu
o tempo necessário para produzir extensos e detalhados relatórios. Seria
perfeito se, além desses registros, não tivessem que fazer mais um relatório
para sua chefia, outro registro em um sistema de cronogramas e mais um
em uma base de dados de projetos! No final do mês eles ainda têm que
informar seus próprios índices de produtividade, todos eles partindo
praticamente dos mesmos dados! Assim, um funcionário gasta em média
meio expediente por semana para fazer esses registros. Ou seja, gasta
10% do seu tempo fazendo registros pouco confiáveis e respondendo via
e-mail ou telefone as dúvidas na análise desses registros.
Tarefas como a exemplificada são comuns, feitas com pouco interesse
e desagradam quem as faz e quem as analisa. Inclusive, nessa empresa, o dia
da semana dedicado a fazer esses registros era conhecido como “o dia da
mentira”. É óbvio que muitas daquelas informações são necessárias. A
informática pode – a partir de um único registro – gerar todas as informações
desejadas pelas diversas áreas da empresa, com melhor qualidade e
confiabilidade. Dessa forma pode simplificar ainda mais o trabalho dos já
atarefados profissionais e reverter o tempo em qualidade e produtividade.

27
USANDO O COMPUTADOR PARA SIMPLIFICAR O COTIDIANO

Afinal, como o computador pode ser usado para simplificar o


cotidiano?

Uma das facilidades que se aplica bem a quase todas as empresas é o


correio eletrônico (e-mail). Através dele os memorandos internos e externos
podem ser enviados com relativa segurança e agilidade. Pode-se endereçar um
memorando para inúmeros destinatários, ou grupos deles, ao mesmo tempo.
Pode-se até exigir a confirmação do recebimento ou um recibo de entrega. O
destinatário pode redirecioná-lo para quem desejar. Pode-se mantê-lo arquivado
no computador, imprimi-lo ou simplesmente eliminá-lo. Pode-se transcrevê-lo,
copiá-lo ou anexá-lo em qualquer outro documento no computador.
Através desse mesmo correio eletrônico podem-se enviar recados, dar
felicitações, fazer pedidos, anexar planilhas, textos, desenhos, dar notícias,
manter um setor de classificados, agendar reuniões etc. Com ele, muitas saídas
do local de trabalho, telefonemas demorados e deslocamentos desnecessários
são evitados. Tudo pode ser feito com informalidade e rapidez.
A agenda eletrônica é outra facilidade que também pode ser incorporada
ao cotidiano. O ideal é que ela faça parte do correio eletrônico. Assim, quando
alguém tiver que agendar uma reunião, bastará relacionar as pessoas que devem
participar e o programa se encarregará de consultar a agenda de cada um deles
e sugerir uma data e hora em que todos possam participar, ou que a maioria
possa, ou ainda que os principais elementos da lista tenham disponíveis.
Além disso, existem ainda eficientes programas para gerenciamento de
projetos e cronogramas, versáteis planilhas eletrônicas, editores de texto,
editoração eletrônica, de apresentação (palestras, cursos, demonstrações),
enfim, há programas e máquinas que fazem eficientemente quase tudo de
que precisamos.
Embora gostemos de dizer que nosso trabalho tem alta dose de
abstração, que cada momento é crítico e exige análise profunda, acredito
que o que fazemos é, em sua maior parte, desperdício de tempo e pura
rotina. Até mesmo aquela análise diária indispensável que só nós sabemos
fazer não passa de um ritual: todo dia é feita do mesmo modo. Pouca coisa
sobra que realmente exija abstração e decisão. Se essa minha suspeita for
verdadeira, então é possível simplificar drasticamente o nosso cotidiano. A
maior parte do que fazemos pode ser automatizado, o que fará com que
sobre mais tempo para tarefas que realmente exijam abstração.

28
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

Minha sugestão é fazer periodicamente um levantamento verdadeiro


do cotidiano, listando as tarefas que mais nos tomam tempo. Com essa lista
em mãos, devemos pegar a mais “gastadora de tempo”, dissecá-la
completamente, etapa por etapa, passo a passo, detalhe por detalhe. A seguir,
colocamos tudo isso no papel. Chamamos um profissional de informática e
discutimos profundamente com ele até que uma solução informatizada seja
definida. Não devemos nos deixar levar pela conversa de que é preciso
considerar todas as tarefas para que um planejamento geral seja feito. Isso
implicará um projeto demorado e complexo e nenhuma garantia de que, ao
término, a tecnologia empregada ainda estará de acordo. A informática tem
que dominar a técnica de fazer as coisas seccionadas, passíveis de serem
alteradas de acordo com a necessidade e evolução. A solução a ser dada deve
ser simples, prática, flexível (certamente será melhorada depois) e não deve
acrescentar ainda mais trabalho ao dia-a-dia. É preciso concentrar-se somente
no que é necessário e importante, embora mais tarde as possibilidades e
facilidades possam ser ampliadas. Saber desfazer-se do que não é necessário
e se concentrar apenas no que é importante constitui-se na melhor ferramenta
para quem deseja simplificar seu cotidiano.

29
CRIATIVO É O HOMEM. SIMPLIFICADORA É A MÁQUINA

4 - Criativo é o homem.
Simplificadora é a máquina

A dupla homem e computador, com o homem sem-


pre no comando, será uma das mais produtivas uniões.

Tem-se falado muito sobre a informática e as maravilhas que essa


máquina chamada popularmente de computador pode fazer. Mas de uma
coisa não podemos nunca nos esquecer, se desejamos ter sucesso com ela e
obter o máximo de resultados com sua utilização: ela faz somente e exatamente
o que lhe ensinamos a fazer e solicitamos para que faça. Seu limite está
exatamente na nossa capacidade de criar e passar-lhe as instruções corretas.
Nenhuma máquina é ainda capaz de pensar e criar. Se um dia entendermos
exatamente os mecanismos que nos levam a pensar e criar, talvez seja possível
construirmos máquinas também com essa capacidade, pois o limite exato de
tudo que fazemos é o quanto entendemos das coisas.
Portanto, se a empresa espera que o computador lhe dê todas as
respostas, assuma riscos, descubra novos nichos de negócios, encontre
soluções para seus problemas, identifique como reduzir custos, aumentar os
lucros, abrir novos mercados, conquistar novos clientes, selecionar bons
colaboradores, evitar que a empresa tenha perdas e tantas outras questões
tão intrigantes e difíceis do dia-a-dia, então pode ir encerrando suas atividades,
pois essas respostas só podem vir de uma mente criativa e repleta de
conhecimentos. Se a empresa tiver em seu quadro de colaboradores pessoas

30
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

preparadas, criativas, sensíveis, então estas poderão idealizar tarefas


extremamente complexas e lógicas para que essa maravilhosa máquina
trabalhe com desenvoltura e as ajude a encontrar, com maior rapidez e
segurança, as respostas a que tanto almejam.
As mentes criativas é que influenciam e movem o mundo. No cinema
encontramos muitas mentes extremamente imaginativas e criativas. Na ficção,
os computadores tomam decisões estratégicas, lêem pensamentos, resolvem
qualquer problema apresentado pelo homem sem a necessidade de ser
previamente programados, computadores com vontade própria, com
capacidade para eliminar qualquer pessoa que interfira na missão para a qual
foram instruídos, inclusive seu próprio criador. Isso tudo ajuda o homem a
acelerar suas pesquisas e procurar atingir o estágio em que se encontram
esses personagens de ficção. O difícil é quando uma pessoa vê tudo isso,
acredita que já seja realidade e exige da informática resultados idênticos!
Eu não tenho nenhuma dúvida de que o diferencial existente entre as
empresas está na capacidade de seus colaboradores. Não é só o conhecimento
que leva a bons resultados, é preciso muita criatividade e capacidade de
realização. É claro que raramente uma pessoa reúne amplos conhecimentos,
grande capacidade criativa e de realização. O normal é a pessoa ter apenas
uma dessas habilidades. Portanto, é preciso um quadro de pessoas na empresa
que mescle essas habilidades, para que possa haver criação (criatividade) e
sustentação (conhecimento) e as idéias possam ser implementadas (capacidade
de realização).
Conheço pessoas que são extremamente criativas e visionárias e estão
relegadas à periferia do mercado de trabalho porque não têm capacidade de
realizar o que idealizam. Por outro lado, existem muitas pessoas com
capacidade esplêndida de fazer as coisas acontecerem mas que não têm o
que fazer acontecer, pois não têm capacidade criativa. Há muitos profissionais
extremamente qualificados que dirigem mal suas áreas, pois não têm
capacidade administrativa ou de realização. Se sob o mesmo teto forem
reunidas algumas pessoas com capacidade criativa, outras com capacidade
técnica e outro grupo com capacidade de realização, sem a menor dúvida
poderá haver sucesso em qualquer empreendimento.
Algumas empresas já se preocupam em colocar as pessoas certas no
lugar certo. Mas identificar com clareza as características das pessoas para
então colocá-las na posição correta é um trabalho muito difícil. Parece que o

31
CRIATIVO É O HOMEM. SIMPLIFICADORA É A MÁQUINA

ambiente e a rotina moldam as pessoas e obscurecem suas reais características.


Não conheço os resultados que estão sendo obtidos por essas empresas.
Acredito que ainda não seja possível quantificá-los, mas certamente já devem
ser sensíveis. Acredito que a sobrevivência das empresas dependerá sobretudo
desse discernimento e dessa capacidade de aproveitar o potencial das pessoas.
É nisso que se deve investir. O fator humano continuará sendo o principal
diferencial enquanto existirmos. A dupla homem e computador, com o homem
sempre no comando, será uma das mais produtivas uniões.
A informática é um instrumento de apoio, indispensável para permitir
criação, a base técnica e a realização do que foi idealizado. O homem terá
mais tempo e condições para criar se a tarefa de realizar o que se pode
prever for delegada à máquina. Nunca a máquina será capaz de criar para o
homem realizar.

32
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

5 - Usando a informática para


melhorar o ritmo da empresa e a
interação entre as áreas

A informática deve ser um instrumento de apoio à


evolução da inteligência da empresa, proporcionando e acom-
panhando esse apoio e, ao mesmo tempo, mantendo cons-
tante capacidade de mutação.

É sabido que nas empresas em que a interação entre as áreas ocorre de


modo mais natural e em maior grau os resultados são melhores. Há boa
produtividade, melhor qualidade, satisfação dos funcionários, dos dirigentes,
dos fornecedores e dos clientes. Há muito orgulho pela empresa. Há lucro.
Para haver interação é preciso que haja ritmo, ou seja, cada área e cada
pessoa fazendo racional e progressivamente seu trabalho, sem a intenção de se
sobrepor uma à outra. Tudo ocorre no tempo certo e de forma harmoniosa.
Para que haja ritmo é preciso que haja um elo de ligação entre uma
atividade e outra, entre uma área e outra, entre uma pessoa e outra. Todos
devem ter a consciência de que seus papéis são importantes e de que fazem
parte de uma intrincada cadeia produtiva. Quanto melhor e mais rápido for
esse ritmo, tanto melhor será o resultado obtido pela empresa.
Por conseguinte, esse elo de ligação constitui-se na chave do sucesso
da empresa e deve ser construído com base nos seus objetivos, de modo

33
USANDO A INFORMÁTICA PARA MELHORAR O RITMO DA EMPRESA E A INTERAÇÃO ENTRE AS ÁREAS

impessoal, respeitando as características, as necessidades e os interesses de


cada área, promovendo a interação entre elas sem ressentimentos, sem
desvalorização ou submissão.
A informática se presta muito bem a essa complexa atribuição: ser o elo
entre as diversas áreas e atividades da empresa. Ela é o canal pelo qual
transita a quase totalidade dos dados e onde a maior parte das informações
é gerada. Não se trata do poder para mudar o sistema ou impor nova rotina.
Não há razão para simplesmente substituir o que é eficiente. A informática
detém os dados e gera informações, mas não detém o conhecimento e a
especialização necessários e específicos a cada atividade para promover
mudanças complexas. O que ela pode fazer é agregar valor agilizando o
escoamento dos dados, melhorando a geração das informações, oferecendo
novas facilidades e ferramentas. Ainda existem muitas empresas em que isso
não é praticado e à informática foi dado um poder de mudanças enorme,
como se todas as “inteligências” da empresa nela se concentrassem.
Sem dúvida, deve existir inteligência na informática, mas também em
todas as demais áreas da empresa. Não há uma só área sem inteligência que
possa trazer bons resultados e estar perfeitamente enquadrada no ritmo da
empresa. Cada área deve executar de modo inteligente as suas atribuições.
Nenhuma empresa pode se sustentar na dependência da inteligência de uma
única área ou pessoa. Ainda mais se essa área for a de informática, cuja mais
nobre função hoje é a de integração das diversas áreas e não a de se sobrepor
a elas. Numa empresa em que uma área é colocada em posição de
superioridade não há um nível de decisão rápido e consistente, e as demais
áreas deixam naturalmente de produzir com eficiência, pois tendem a se sentir
inferiorizadas, com pouca importância e poder.
Sempre que uma área procura promover mudanças, mesmo que sejam
de pouco impacto, descobre que está atrelada às demais áreas da empresa
num laço de maior ou menor dependência. Por isso, poucas vezes pode
promover mudanças sem antes levantar as conseqüências que causará em
outras áreas – e sem a concordância delas. E é essa dependência que
geralmente trava o processo evolutivo. Na maioria das vezes os impedimentos
são meros caprichos ou ciúmes entre os profissionais.
Com a disseminação da informatização, os maiores laços de dependência
das áreas passaram a ser com a área de informática. Por meio dela passou a
ser gerada a maior parte das informações. No princípio ela centralizava a

34
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

maior parte dos dados. Somente pela intervenção de um especialista é que


se podia obter, realizar ou enviar informações. Com tanto poder, a área de
informática passou a ditar o ritmo das empresas e a decidir sobre a importância
das coisas. Havia, porém, uma limitação na capacidade e na disposição dos
profissionais dessa área em aceitar e atender a avalanche de necessidades
dos demais setores da empresa e colaborar com eles. Muitas vezes sentiam-
se com o poder de um deus, pois podiam decidir qualquer coisa, traçar
destinos, impor interesses, e ainda tinham a vantagem de poder falar numa
língua que só eles entendiam. Aos demais, cabia apenas aceitar.
Alguns perceberam logo que tudo aquilo era uma “oportunidade de
ouro” para que a informática se transformasse no principal elo entre as áreas
e melhorasse substancialmente o ritmo da empresa. Outros demoraram mais
para perceber isso enquanto alguns, até hoje, nada perceberam! Talvez isso
explique por que certas empresas evoluíram rapidamente e se tornaram as
grandes estrelas do mercado, enquanto outras ainda estão se debatendo ou
foram dizimadas por um poder que desconheciam.
Ainda hoje é muito comum, e até de praxe, a informática definir e
classificar seus usuários de inconstantes, indecisos, sem domínio do que fazem
e sem firmeza de propósitos. Isso ocorre porque as solicitações dos usuários
são carregadas de pontos de interrogação e constantemente alteradas, muitas
vezes até mesmo antes de se tornarem programas de computador.
Antes de ser um defeito, essa atitude dos usuários é uma virtude. Quando
um usuário se decide por alterar um trabalho, quase sempre significa que a
idéia inicial evoluiu e, conseqüentemente, deve ser alterada para que mantenha
cadência com a evolução. As alterações não param por aí, elas continuam
existindo, pois a idéia continua evoluindo. O real perigo ocorre quando os
pedidos de mudança cessam. Isso significa que a idéia foi descartada ou que
o usuário perdeu o interesse por ela ou, ainda, que ela deixou de ser útil. É
claro também que, a partir de um determinado nível de evolução, uma idéia
estará suficientemente madura e ajustada à situação presente. Desse momento
em diante a evolução ocorrerá de modo mais lento, porém nunca estagnará.
Somente nessa fase a área de informática terá seus trabalhos em situação
mais estável.
Com sua costumeira postura crítica e defensiva, a informática causa
uma retração nos usuários. Ou seja, inibe a criatividade, restringe a evolução.
No início a situação pode não parecer tão grave, porém, com o passar do

35
USANDO A INFORMÁTICA PARA MELHORAR O RITMO DA EMPRESA E A INTERAÇÃO ENTRE AS ÁREAS

tempo a estagnação começa a ser sentida e então a informatização, que foi


introduzida para ajudar, passa a ser também um problema. Quando isso
começa a ser sentido certamente é porque os dados e os processos estão
centrados na informática e absolutamente dependentes dela. Reverter esse
quadro é uma grande dificuldade. Por esse motivo é que a reengenharia se
deu muito bem na informática. É um modo polido de dar um basta em tudo e
colocar a informática novamente em compasso com a realidade. De toda
forma, é inútil quando o pensamento não acompanha o processo de mudança
e, dentro de pouco tempo, nova reengenharia será necessária. Embora essa
situação esteja sendo apresentada vinculada à informática, é preciso considerar
que o problema não é exclusivo dessa área, sendo encontrado também em
outros setores da empresa.
Para evitar a estagnação é preciso que a informática adote uma postura
ativa, crítica no sentido construtivo, acessível, receptiva, abrangente, flexível
o suficiente para implementar e fomentar a evolução da inteligência da empresa
e a integração entre as áreas. Deve ser capaz, porém, de avaliar e dimensionar
uma idéia para que nenhuma atitude inconseqüente coloque em risco toda a
organização. Precisa ter o espírito político para negociar, integrar as áreas e
os interesses antagônicos. A administração da área de informática (aliás, de
qualquer área de uma empresa) deve ser conduzida com mais habilidade e
sensibilidade administrativa e política do que técnica. Somente assim poderá
transformar a informática no principal elo entre as áreas e melhorar o ritmo
da empresa.
A informática precisa estar em constante (diária) mutação para dar vazão
à evolução. Nenhum trabalho idealizado hoje será tão bom que amanhã já
não esteja entrando em um processo de obsolescência. Nenhum projeto será
tão bom a ponto de contar, no momento de sua implantação, com o mesmo
interesse e empolgação que seu criador tinha na época de sua idealização.
Por mais evoluída que a informática possa estar, sempre será dependente
do grau de evolução das demais áreas da empresa, porém é a área cuja
maior vocação consiste em incentivar e proporcionar condições para que a
inteligência da empresa evolua e seja mantida em condições de vencer os
desafios do mercado.

36
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

6 - O uso da informática no
gerenciamento da empresa

Gerenciar a empresa com a informática é estabele-


cer pontos de sensibilidade na organização e transformar
os gerentes em estrategistas.

Quando se fala em gerenciar a empresa utilizando a informática é comum


as pessoas entenderem que a área de informática é que gerenciará a empresa.
Isso nunca daria certo porque a informática é de caráter acentuadamente
lógico, enquanto a administração é de caráter perceptivo e estratégico. Um
gerenciamento baseado somente na percepção, sem uma razoável
fundamentação lógica, certamente seria uma administração com um grau de
risco muito elevado. A informática numa administração é fundamental para
que haja equilíbrio nas decisões. As decisões não devem ser tomadas com
base somente na percepção do administrador nem tão-somente na lógica
dos acontecimentos. Muitas vezes percebemos equivocadamente e os
acontecimentos podem ocorrer de acordo com uma lógica inesperada.
Quando digo administração, não me refiro especificamente àquela
exercida pelos altos comandos da empresa. Refiro-me também à
administração setorizada, àquela exercida de forma quase isolada em cada
área da empresa. Qualquer que seja a tarefa que um setor tenha que realizar,
ele terá que contar com uma administração específica para realizá-la, mesmo
que seja feita por um técnico e não por um administrador.

37
O USO DA INFORMÁTICA NO GERENCIAMENTO DA EMPRESA

E é justamente no auxílio que pode prestar a esses administradores que


está uma das grandes utilidades da informática. Essas pessoas precisam estar
permanentemente atentas ao que ocorre em suas áreas e ter tudo sob absoluto
controle. Geralmente são pessoas com grande conhecimento do trabalho que é
realizado em suas áreas, porém muitas vezes desprovidas dos conhecimentos
necessários para uma gerência adequada. É muito difícil para alguém que domina
um determinado trabalho desprender-se dele para se dedicar apenas à sua
administração. É uma resistência natural, compreensiva, pois há o receio da
perda do conhecimento e da habilidade adquiridos para se arriscar com um
trabalho para o qual ainda não se sente preparado e seguro. Toda pessoa
passa por um período de transição crítico no qual, em uma primeira etapa,
custa a se desvincular do trabalho que realiza. Numa segunda etapa a pessoa
começa a perder a habilidade no que fazia e então evita fazê-lo com medo de
errar e de ser ridicularizada por seus colegas. Alguns procuram desesperadamente
recuperar a habilidade perdida. Esse é um período de transição que pode ser
curto, longo ou até permanente; depende muito do nível de conscientização
do profissional e de seu preparo. Essa insegurança naturalmente se reflete em
toda a área.
Mais uma vez a informática pode ter a função de facilitadora nesse processo
auxiliando, apoiando, direcionando, conduzindo o administrador e fazendo com
que ele se sinta mais seguro e confiante em seu trabalho. A interferência da
informática não deve ser arbitrária, mas seguir um modelo determinado pela
gerência geral e que tenha o suporte de gerentes experientes.
Gerenciar a empresa utilizando a informática pode simplificar todo o
processo de administração, ampliar o inter-relacionamento das áreas, aproximar
os procedimentos, disseminar as boas práticas, apontar com mais rapidez os
desvios e as tendências benéficas ou malévolas decorrentes de decisões tomadas
ou de procedimentos adotados. Por meio da informática, a gerência pode
acompanhar o que ocorre na empresa, em todos os estágios, sem muito esforço.
Quando penso em gerenciamento com o uso da informática, o que
primeiramente me “salta aos olhos” é o estabelecimento de pontos de
sensibilidade em toda a organização. Esses pontos é que deverão acionar de
forma automática a necessidade de uma observação mais acurada ou a tomada
de uma atitude preventiva ou corretiva. A informática deve ser um instrumento
de alerta permanente para que não haja desvios sérios e, ao mesmo tempo,
permitir ajustes e melhorias na rota estabelecida pela empresa.

38
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

É muito difícil determinar os pontos de sensibilidade de uma empresa ou


área sem conhecê-los profundamente. Grosso modo esses pontos funcionam
como sensores que, com base em parâmetros, indicam o nível de risco, de
qualidade e de desequilíbrio do trabalho que está sendo realizado, acionando
os responsáveis sempre que o menor sinal de desvio for detectado. Os programas
de computador são ideais para esse trabalho, pois são impessoais e quando
bem programados muito raramente falham. O ideal é que ao acionar um alerta
o programa também mostre o que deve ser feito. Isso facilita e agiliza a tomada
de decisão. Há casos e níveis de sensibilidade em que o próprio computador
pode tomar uma decisão.
Pode-se ter a impressão de que o estabelecimento desses pontos de
sensibilidade se aplique somente em áreas de produção e de maior risco de
acidentes. Mas isso não é verdade. Esses pontos existem em qualquer área,
desde a recepção até a área contábil, financeira e de recursos humanos. É só
uma questão de sensibilidade... Talvez seja por falta deles que muitas empresas
só percebem que estão endividadas, perdendo mercado ou entrando em crise,
quando a situação já é grave ou irreversível.
Lembro-me de que, quando ainda garoto, no entusiasmo do meu primeiro
emprego, criei um conceito um tanto radical: “Chefe que trabalha não presta”.
A expressão não significa que o chefe não deva fazer coisa alguma. Significa
que ele não deve estar sempre tão ocupado que não tenha tempo para
observar, para sentir e perceber os desajustes em sua área. Significa que ele
está nessa posição para idealizar soluções, melhorias, fazer experimentos e
correções. Não significa que o chefe não deva “pôr as mãos na massa”, mas
que isso o faça natural e eventualmente e não seja parte de sua rotina diária.
Embora esse pensamento seja um pouco chocante e tenha sido idealizado no
resplendor de minha juventude, ainda não perdi a crença nele, aliás, acho até
que está bem atualizado!
O parêntese que acabo de fazer foi com a intenção de reforçar a idéia de
que o uso da informática no gerenciamento da empresa deve visar também a
redução da carga de trabalho das chefias, para que elas tenham mais tempo de
observar, procurar e criar soluções. Para que uma empresa possa crescer e se
solidificar é preciso possuir um time de estrategistas, pessoas com os olhos
atentos, sempre à frente, mas que organizem corretamente a retaguarda de
acordo com o que percebem. Afinal, se um comando se distrair limpando
armas, poderá ser surpreendido pelo inimigo.

39
TRABALHANDO COM DADOS E OBTENDO INFORMAÇÕES

7 - Trabalhando com dados e


obtendo informações

Os dados de uma empresa são comparáveis ao DNA


de um ser vivo. A saúde da empresa e seu futuro neles es-
tão estampados. O segredo está em sua interpretação.

A forma de guardar dados utilizada pela informática é a mesma que já


vem sendo empregada pelas empresas há séculos. Calma! Isso não é nenhuma
crítica maliciosa. Um método de trabalho que vem sendo empregado e
melhorado há tanto tempo não pode ser ruim. Aliás, tem que ser muito bom.
Por mais que os profissionais de informática abominem essa idéia (vou
ser apedrejado por isso), por mais termos “novos” criados para diferenciá-
la, por mais sofisticadas que sejam as metodologias, a informática ainda não
conseguiu emplacar um modelo próprio diferenciado de armazenar dados.
Acredito que essa dificuldade está atrelada à cultura humana e à qualidade
desse método centenário.
Acredito que, no futuro, a informática irá mudar a forma de guardar os
dados, porém isso só ocorrerá quando houver uma mudança cultural, incluindo
aspectos jurídicos e tributários, de proporções mundiais. Aliás, uma mudança
pela qual a informática certamente será a principal responsável.
Para que qualquer pessoa não habituada com a informática possa entender
bem o que será detalhado a seguir, faço agora uma correlação entre a forma de
guardar dados utilizada pela informática e o modo tradicional, não-informatizado.

40
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

No armazenamento tradicional, são usados arquivos de aço para guardar


fichas, relatórios e pastas suspensas; na informática, o armazenamento deixa
de ser feito em “papel” para ser feito em meios magnéticos, registrados em
CD, disquete, disco rígido, fitas magnéticas etc.
Na informática também existe o velho arquivo de aço do escritório, porém
de forma invisível, contido em um meio de armazenamento. Ele pode ser
chamado de arquivo mesmo ou de file, database, base de dados, banco de
dados etc. Embora tenha uma variedade de nomes, a idéia continua sendo a
mesma: dentro dele se “colocam” pastas, caixas, documentos, fichários e tudo
o que couber. O que ele tem de mais importante é que possui controles mais
rígidos, é mais seguro e não pode ser comido por traças. Às vezes é bem mais
desorganizado do que o seu arquivo de aço, porém pode-se encontrar nele o
que se deseja com muito maior rapidez e facilidade. Tal qual seu armário, de
vez em quando precisa de uma limpeza, pois também pega poeira, documentos
são arquivados em lugar errado, misturam-se as coisas... e muito lixo é guardado!
Aquele fichário guardado no seu armário de aço, na informática con-
tinua existindo com o nome de tabela, entidade etc., dentro do banco de
dados. A idéia é a mesma: dentro de um fichário existem fichas; na informática
existem registros, instâncias etc. Nas fichas existem campos que contêm dados;
na informática também são chamados de campos ou atributos e contêm dados.
Não sei ainda porque os profissionais de informática acham ruim quando
se faz comparação entre a armazenagem eletrônica e o armário de aço. Não
há nenhum demérito nisso. Aliás, essa foi até hoje a melhor forma de organização
encontrada pelo homem. Por isso é que a informática a usa. Usa o que há de
melhor, até que um dia alguém invente algo mais eficaz.
Essa correlação simplista costuma deixar os profissionais do setor um
tanto decepcionados. Acho, porém, que com ela fica mais fácil para as pessoas,
não-profissionais de informática, entenderem como as coisas estão dentro
de um computador e, assim, melhorar seus relacionamentos com aqueles que
verdadeiramente entendem da área. É claro que a semelhança fica somente
na correlação. A sofisticação é tão grande e as facilidades tão eloqüentes
que já é até difícil imaginar como é que as empresas conseguiam se organizar
sem a informática! Arrisco-me a afirmar que certamente as grandes empresas
não estariam tão grandes como estão se não fosse a informática. Se isso é
verdade, então também é verdade que a informática é o instrumento mínimo
e indispensável para o crescimento de uma empresa.

41
TRABALHANDO COM DADOS E OBTENDO INFORMAÇÕES

O que é informação?

Quando se pega um punhado de fichas e se somam seus valores, por


exemplo, os créditos (cada crédito é um dado), obtém-se um resultado, ou
seja, uma informação. Se somarmos os débitos (cada débito também é um
dado), obtém-se outro resultado, ou seja, outra informação. Se subtrairmos
um do outro obteremos uma terceira informação: o saldo. Conclusão: os
dados são obtidos de registros reais de ações ou produtos da empresa
enquanto a informação é o resultado da manipulação ou combinação de dados.
Normalmente a informação não está disponível, pronta para ser usada.
Para obtê-la é preciso trabalhar os dados, muitas vezes combinando os da
própria empresa com os obtidos no mercado, os obtidos dos concorrentes e
os das mais variadas fontes.
A principal característica de uma informação é a inconstância. Muitas
vezes ela é até imprecisa. Assim que chegamos a ela, ao repetirmos
exatamente os mesmos procedimentos poderemos chegar a outro resultado.
Isso porque constantemente novos dados são inseridos e outros são
eliminados ou alterados, embora, em média, o ciclo de vida de um dado seja
muito superior ao de uma informação. Porém, como o volume de dados
considerados na geração de uma informação geralmente é muito grande, a
possibilidade de que haja uma alteração nesse universo em um curto espaço
de tempo é muito significativa. Em nosso exemplo, enquanto a soma dos
valores das diversas fichas está sendo feita, alguém pode precisar de uma
das fichas e retirá-la do fichário. Ou, ainda, alguém pode introduzir uma nova
ficha no fichário. Alguém também pode alterar os valores de uma das fichas,
e por aí afora...
Isso tudo é normal, embora pareça estranho e de difícil controle. O fato é
que a empresa não pode parar enquanto alguém busca uma informação. Por
isso a tomada de uma decisão é tão difícil e arriscada. Geralmente é feita com
base em uma informação que não representa mais o momento. A informática
introduziu um fator relevante na geração da informação: a velocidade com que
pode ser obtida. Mesmo assim, a informação continua com alguma defasagem,
mas pode ser melhorada para que haja menos riscos numa decisão.
Existem muitas maneiras de fazer isso. A mais comum é a combinação
de informações. Por exemplo: apresenta-se o saldo, conforme anteriormente
desejado, mostrando-se também a tendência para um determinado período.

42
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

As informações podem ser apresentadas sob os mais diversos modos:


um número, um índice, um valor, um texto, um relatório, um gráfico, uma
planilha etc., de uma forma concisa, pronta para uma tomada de decisão ou
de modo que a facilite ou agilize.

Os segredos contidos nos dados

É comum as pessoas ocultarem dados com medo dos concorrentes.


Apesar de os dados, isoladamente ou mesmo agrupados, poderem não ter
nenhum significado importante, é legítima essa preocupação. A sua
interpretação, ciência que poucas pessoas dominam, é o segredo. É bom
proteger tais dados, pois algum inimigo pode interpretá-los e utilizar essas
informações para prejudicar a empresa. Contudo, maior preocupação deve-
se ter com as informações, pois elas representam a interpretação dos dados
pela empresa, mesmo que feita com superficialidade, e não é difícil deduzir a
tendência ou atitude que a empresa tomará com relação a uma informação.
O dado é o elemento mais primitivo de uma informação. Somente
depois de um tratamento e da combinação com outros dados é que se
origina uma informação. É muito difícil, trabalhoso e complexo trabalhar
dados para que gerem informações. As pessoas conseguem entender as
informações com facilidade, o que raramente acontece com os dados. O
trunfo da informática é manter os dados em seus estados naturais para que,
por meio de fórmulas e algoritmos, gerem as mais diversas informações. A
sabedoria da empresa está na sua capacidade de interpretar os dados
existentes e, assim, ter um perfeito diagnóstico do passado, a imagem do
presente e a projeção do futuro. Os dados guardam com precisão o
momento da empresa. Um equívoco em seu tratamento pode fazer com
que as informações sejam percebidas pelos executivos da empresa de forma
errada. Isso é, sem dúvida, a principal causa que tem levado muitas
empresas a tomar decisões sem obter resultados.
Os dados devem ser capturados íntegros na origem e armazenados na
forma natural. As diversas funções de inteligência da empresa é que devem
estar preparadas para fazer o tratamento desejado dos dados e, com isso,
gerarem informações estratégicas, rápidas, seguras e claras. Os dados, in-
clusive, nunca devem ser modificados, suprimidos, agrupados ou seccionados.

43
TRABALHANDO COM DADOS E OBTENDO INFORMAÇÕES

Devem ficar sempre em seu estado natural e primitivo. Partindo-se do nível


mais baixo pode-se escolher um leque de caminhos ou tratamentos possíveis,
enquanto partindo-se de um nível mais alto esse leque se torna bem mais restrito.
Por exemplo: se ao fazer uma venda a empresa registra apenas a data e
o valor total da nota fiscal, esses dados possibilitam a apuração do montante
das vendas do dia, da semana, do mês, entre outros. Agora imagine o leque
de informações possíveis se forem registrados também o nome da loja, do
vendedor, do comprador e as condições de pagamento!

Gerando informações

A informática nas empresas até que está bem evoluída em relação à


captação e guarda dos dados, porém, em se tratando de geração de
informações, ainda é muito pobre. A culpa não cabe só à informática ou ao
usuário, mas sim a ambos. A informática não poderá gerar informações
inteligentes se o usuário não lhe explicar claramente o “que” precisará fazer,
com “quais” dados e “onde” eles se encontram ou podem ser encontrados
para gerar a informação necessária. Por outro lado, cabe à informática
incentivá-lo a fazer isso e mostrar que ela é o meio mais seguro e rápido para
fazê-lo. O que vemos hoje é a informática gerando uma gama muito grande
de informações, porém a maioria delas de cunho meramente operacional,
burocrático ou legal, o que é uma pena.
Embora os executivos tenham prioridade na obtenção de informações,
às vezes seus pedidos atropelam o processo de informatização. Alguns deles
fazem a informática entrar em polvorosa. Nem sempre os dados necessários
estão à disposição. Por causa disso, criam-se muitos artifícios precários para
atender a determinada necessidade. É feita uma série de quebra-galhos e
acabam sendo armazenados dados já consolidados (transformados por
premissas em simulações sem registro), e não em seus estados primitivos,
invalidando a sua utilidade. A solução sempre implica muito trabalho, é difícil
de administrar, é morosa e não inspira confiança. Assim é que começa a
degradação do setor de informática de uma empresa.
É importante ter em mente que a informática deve primeiramente
estruturar os dados, isto é, relacioná-los de uma forma ordenada e facilmente
rastreável. As necessidades, embora essenciais, não devem atropelar o

44
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

processo de estruturação dos dados. As informações são apenas


conseqüências dos dados existentes. Se a informática tiver todos os dados
necessários, bem estruturados, qualquer que seja o desejo será atendido
com facilidade, rapidez, eficiência e o resultado inspirará total confiança. Se
o processo de informatização for bem conduzido, em um curto espaço de
tempo todos terão mais informações do que podem imaginar. Em termos de
utilização, a informática é comparável, hoje, ao cérebro humano. Tem uma
capacidade extremamente grande, porém ninguém consegue utilizar ou
desvendar mais do que uma pequena parcela dessa capacidade.

45
A IMPORTÂNCIA DE DADOS E PROCESSOS DISPONÍVEIS PARA ANÁLISE

8 - A importância de dados e
processos disponíveis para análise

Os dados precisam estar permanentemente à dispo-


sição dos usuários de cujas decisões depende o futuro da
empresa. Porém, não basta somente torná-los disponíveis,
é preciso que haja processos e ferramentas para seu rápido
tratamento.

É indiscutível que a velocidade na obtenção de uma informação e a


rapidez com que uma decisão deve ser tomada se tornaram os fatores de
importância crítica no competitivo mundo capitalista. Necessitando-se de uma
informação, ela tem que estar à mão ou ser gerada num “piscar de olhos”.
Para isso é preciso que os dados necessários estejam disponíveis e haja
processos e ferramentas para rapidamente tratá-los e gerar as informações
desejadas. Somente com uma informatização consciente pode-se chegar a
tal estágio.

A propriedade dos dados

É muito comum os dados de uma empresa serem tratados como


segredos pessoais ou setoriais, embora na maioria das vezes a pessoa que
deveria ter os dados à disposição não saiba como lidar com eles. Estou longe

46
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

de afirmar que os dados tenham pouco valor: eles são bem mais preciosos
do que podemos imaginar. O problema é que o legítimo dono dos dados – o
proprietário da empresa ou os executivos que constantemente precisam tomar
importantes e arriscadas decisões – invariavelmente não tem acesso, poder e
domínio sobre eles. Além disso, tem muita dificuldade em obtê-los, ou os
obtém distorcidos e adulterados. É claro que nem sempre intencionalmente,
mas por falta de sensibilidade do responsável pela sua manutenção.
A extração de informações muitas vezes vitais, principalmente aquelas
ainda não programadas, geralmente é demorada, depende de processos
burocráticos, disponibilidade de técnicos e autorização de alguém ou de
algum setor que se julga proprietário dos dados. Às vezes, quando tudo
parece resolvido surgem as famosas “impossibilidades técnicas” que são
pacientemente detalhadas e explicadas, porém difíceis de serem
compreendidas e digeridas.
Os irrefutáveis argumentos: estratégico, importante ou confidencial
geralmente são somente rótulos atribuídos aos dados, visando apenas
(inconscientemente) garantir a sua posse. Guardar os dados a sete chaves
não tem nenhum significado. A cada dia que passa eles perdem atualidade e
utilidade e a empresa perde oportunidades. Atualmente um executivo atuante
extrapola os limites de sua área e se mune de informações das mais diversas
áreas, inclusive externas à empresa, para a tomada de uma decisão. Daí a
necessidade da disponibilidade e atualidade dos dados.
Quando sugiro que os dados não sejam tratados como segredos, pessoais
ou setoriais, não significa que devam ficar à disposição de qualquer pessoa.
Significa que apenas áreas e pessoas estratégicas devem ter livre acesso a
eles. As restrições devem continuar, mas não as dificuldades burocráticas e
técnicas. Os processos existentes deverão ser vistos e utilizados por qualquer
pessoa, bastando para isso um simples comando de autorização, não
importando a área da qual provenha ou quem seja o responsável pela
atualização dos dados.
Na organização os segredos devem ser minimizados em vez de
incentivados, pois podem servir apenas a propósitos pessoais, contrários
aos interesses da empresa.
Numa era em que os executivos estão saindo das trincheiras construídas
para defender seus feudos, para se integrar à organização e ao mundo, não é
correto colocar à sua disposição apenas os dados que se referem às suas

47
A IMPORTÂNCIA DE DADOS E PROCESSOS DISPONÍVEIS PARA ANÁLISE

áreas. Eles têm que ter acesso a todos os dados da empresa, pois não devem
ser confinados às suas limitações físicas, mas sim integrados a um esforço
comum e geral.

Procurando acabar com a propriedade dos dados

Acabar com a propriedade dos dados é uma missão impossível, pois sempre
restará algum dado retido ou escondido. Esconder dados é uma necessidade
íntima das pessoas e, às vezes, uma estratégia para suas ascensões profissionais.
É possível, porém, minimizar e reduzir as conseqüências desse problema.
Fazer com que toda a organização tenha conhecimento da existência
dos dados e dos processos que os tratam é o primeiro passo para minimizar
a propriedade dos dados. Ainda assim, não significa que todos terão acesso
livre a eles, pois, no mínimo, irão precisar da autorização de quem administra
os dados e processos da empresa. O fundamental é que todos saibam que
eles existem e que também existem processos que os tratam e que os dados
estarão facilmente à disposição.
Mesmo como profissional de informática tenho muita dificuldade de
saber quais os dados disponíveis e quais os processos que os tratam no
momento em que preciso atender a uma nova necessidade. Essa é a razão de
muitos aplicativos serem gerados com redundância. No momento de criar
um aplicativo acaba-se por criar bancos de dados e processos que já existem
na empresa. Há muitos casos em que diversos aplicativos se prestam para
gerar informações semelhantes. O pior é que geralmente uma informação
não “bate” com a outra. Às vezes são até contraditórias. Outro mal é que
nesses casos os aplicativos são gerados e somente depois integrados aos
demais, quando o correto seria que já fossem gerados de modo integrado.
Como exemplo: em uma certa empresa havia um aplicativo que alimentava
um banco de dados e, na seqüência, emitia uma extensa listagem. Essa listagem
seguia para um setor da empresa que precisava daqueles dados, porém não
tinha acesso a eles através do computador. A solução encontrada pelo setor
foi, com base naquela listagem, digitar todos os dados e alimentar o seu
próprio banco de dados (que, por sua vez, residia no mesmo computador),
para então extrair as informações de que necessitava. Este é um caso real,
extremo e idiota em todos os sentidos. Uma área queria proteger seus dados,

48
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

porém não o fazia, já que a listagem tinha que ser apresentada a outro setor.
Por sua vez, este tinha um retrabalho desnecessário, caro e inseguro.
Provavelmente nenhuma das duas áreas chegava a algum resultado importante,
pois ambas agiam como verdadeiras “toupeiras”.
Atingir o estágio ideal para tornar disponíveis os dados e processos não
implica necessariamente centralização. Os dados e processos podem estar
distribuídos por diversas áreas, filiais e computadores. O que importa é que eles
sejam confiáveis e possam ser, quando necessários, imediatamente recuperados.
O método tradicional de construção de sistemas isolados (contabilidade,
contas a pagar, contas a receber, administração de pessoal, estoques etc.)
tem alimentado e reforçado a propriedade dos dados. Para complicar ainda
mais, os sistemas às vezes não são construídos sob a mesma plataforma
tecnológica, o que dificulta a integração dos dados e o acesso a eles por
diferentes áreas.
A grande preocupação que as empresas geralmente têm quanto a essa
mudança de enfoque é que seja necessário desenvolver novamente todos os
aplicativos. De fato, o ideal seria começar tudo de novo, mas isso não é
necessário e racional. Dá para aproveitar quase tudo o que já foi feito
anteriormente. Seria até irracional jogar fora tanto investimento.
Sua empresa já fez um levantamento de quanto custou o desenvolvimento
de todos os aplicativos? Se não o fez, experimente fazê-lo. Muitas empresas
se surpreendem ao constatar que o maior investimento que fizeram não está
nas áreas essenciais, como a produção, mas sim no desenvolvimento de
aplicativos pela informática. O que geralmente consideram são os preços dos
equipamentos, que são os menos onerosos. O que custa realmente caro é o
desenvolvimento de aplicativos e sua manutenção. O pior é que em grande
parte a qualidade desses aplicativos é duvidosa. Muitos deles são desnecessários,
muitos não são terminados e muitos deixam de ser utilizados! Experimente
exigir uma planilha de custos (principalmente da mão-de-obra técnica a ser
utilizada), antes de aprovar o desenvolvimento de um novo aplicativo em
sua empresa.
Embora cada empresa tenha uma situação peculiar e necessite de uma
estratégia específica, no geral basta seguir alguns princípios básicos para a
obtenção de uma mudança de postura frente à informatização. O primeiro
deles é a definição clara da plataforma e da linha tecnológica a ser seguida
(que serão detalhadas no capítulo A evolução contínua da tecnologia –

49
A IMPORTÂNCIA DE DADOS E PROCESSOS DISPONÍVEIS PARA ANÁLISE

mudanças necessárias e desnecessárias). Em seguida determina-se um


modelo de administração para os dados e processos. A administração de
dados e processos evitará a redundância de dados e processos e o retrabalho,
unificará a forma de navegação (procedimentos de acesso e operação do
sistema pelos usuários) e critérios de segurança. A partir desse ponto todos
os programas que foram adquiridos e desenvolvidos deverão ser compatíveis
com a plataforma escolhida. Para os aplicativos e programas existentes,
pequenos retrabalhos e adaptações poderão ser desenvolvidos para permitir
sua comunicação com os da nova plataforma.
A grande vantagem dessa estratégia é que não serão despendidos
grandes esforços e recursos para a reconstrução de sistemas. Afinal, um
grande investimento foi feito em informática e não seria louvável jogar tudo
fora para se começar algo que, ao ser terminado, estará implacavelmente
desatualizado tecnologicamente. E, o mais importante: enquanto uma
reformulação se processa a empresa não pode sofrer pela carência de
informações estratégicas.
Outra grande vantagem é que qualquer necessidade não implicará um
projeto grandioso e demorado e a confecção de redundâncias tais como a
migração, criação e atualização de tabelas. Além disso, qualquer projeto
poderá ser seccionado e cada uma das pequenas partes, desenvolvida e
implantada rapidamente, sem que se necessite esperar que todo o projeto
esteja pronto. Com isso, novos projetos encontrarão grande parte de suas
funções já desenvolvidas.

Administrando processos

Processo é um conjunto de instruções (comandos do computador)


logicamente ordenadas que, quando executadas, dão origem a uma ação ou
informação. Um processo equivale a um programa, a uma rotina ou a um
procedimento. Tecnicamente se constitui numa evolução desses. Ele tem uma
função bem mais restrita, especializada e melhor performance. Exemplo de
processo: Cálculo do dígito verificador.
Talvez eu fale muito em administrar processos, além da administração
de dados. Sei que poucas empresas fazem isso. Ao considerarmos que os
processos são o que há de mais caro, na informática e na empresa, poderemos

50
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

atribuir-lhes a devida importância. Aqui residem os maiores custos hoje


existentes nessa área. Vejamos. Um aplicativo desenvolvido no decorrer de
seis meses por uma equipe de três técnicos – computando-se todos os cus-
tos, tempo dos usuários que prestarão as informações e farão os testes finais,
depreciação de equipamentos, custos dos softwares de apoio e muitos outros,
principalmente o da equipe técnica (salários, encargos, benefícios etc.) – ,
não custa menos de US$ 100 mil. Por esse valor podem-se adquirir no
mercado centenas de aplicativos iguais (senão melhores), já prontos e testados.
É claro que às vezes vale a pena pagar esse preço por um segredo comercial
que dará um retorno muito significativo, mas o que pretendo destacar é que
pelo menos 30% do que se faz no desenvolvimento de um aplicativo é
redundante: já foi feito por outra pessoa, já existe em outro aplicativo dentro
da empresa e, às vezes, em mais de um. Ou seja, desse nosso hipotético
sistema US$ 30 mil foram gastos inutilmente. Agora multiplique isso pelo
número de aplicativos desenvolvidos em sua empresa. Em muitas empresas
esse valor é maior que o seu próprio capital social. Isto não é muito?!
Ao introduzirmos nesse valor o custo da manutenção do aplicativo vamos
perceber que isso é quase um “saco sem fundo”, como se diz. Em média os
programadores e analistas dedicam cerca de 80% de seu tempo à manutenção
de aplicativos. Considerando que 90% das manutenções são conseqüência de
programas malfeitos e aplicativos mal projetados, veremos que o tamanho do
rombo é assustador. Muito dinheiro é desperdiçado. Por isso insisto na
necessidade da administração de processos. Além de evitar custos
desnecessários com o desenvolvimento de aplicativos, pode reduzir em muito
o dinheiro gasto com a sua manutenção. Processos bem estanques e estruturados
comumente não dão problemas.

51
USANDO A INFORMÁTICA PARA AGILIZAR, OTIMIZAR E AMPLIAR RESULTADOS

9 - Usando a informática para agilizar,


otimizar e ampliar resultados

Agilidade na captação dos dados e na geração das


informações é de vital importância. Ser ágil é antes de tudo
antever o futuro e preparar-se para ele.

Não basta capturar os dados em sua forma primitiva e na origem se isso


não for feito de forma ágil. Tem pouco valor estratégico um demonstrativo
que retrate apenas o ocorrido há meses. O que realmente importa é saber o
que está acontecendo, qual a tendência futura e como tirar proveito (resultado)
disso tudo. Perde tempo e oportunidades o executivo que fica se lamentando
das loucuras da economia e do mercado. É preciso encarar tudo como uma
oportunidade e ver que, mesmo em momentos adversos, é possível buscar
resultados positivos.
Os dados devem ser capturados preferencialmente no momento em
que ocorrem. Qualquer demora pode trazer conseqüências desagradáveis,
pois a empresa deixa de estar momentaneamente retratada. Mas não adianta
capturar os dados rapidamente se eles não ficarem imediatamente à disposição
e a empresa não tiver a capacidade de gerar, com agilidade, informações
estratégicas. É preciso, entretanto, estar atento para não confundir agilidade com
precipitação. A precipitação pode ser um mal tão grande quanto uma ação lenta.
Exemplificando. Vamos considerar a entrada de um material qualquer
na empresa. De imediato os usuários deverão ter o material à disposição, o

52
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

controle de estoques deverá ser atualizado, os lançamentos contábeis deverão


ser automaticamente gerados, ao caixa ser autorizado o seu pagamento e os
indicadores deverão imediatamente considerar a entrada. Enfim, onde possa
haver algum reflexo motivado por essa transação, essa informação deverá
estar disponível. Assim, qualquer que seja a informação solicitada ela será
gerada com atualidade, no momento da necessidade e também com muita
agilidade. Caso não ocorram desse modo, os procedimentos de agilização
não estarão corretos.
Portanto, a agilidade deve existir no momento em que os dados, o ma-
terial e a geração de informações sejam solicitadas. Não adianta muito saber
que já tenho o material desejado no estoque mas que ele estará disponível
para ser requisitado somente daqui a 30 dias, ou que só obterei nova informação
após o fechamento do mês. Ter rapidamente uma informação pode ser vital
para uma tomada de decisão. Pode ser a diferença entre uma decisão acertada
ou errada, com maior ou menor risco, com melhor ou menor índice de re-
torno. Pode ser um passo a mais à frente da concorrência. Assim, a empresa
tem, a cada momento, sua situação presente, o passado mais recente e maior
segurança quanto à projeção do futuro.
Quando me refiro a informações estratégicas, não estou falando da
emissão dos tradicionais relatórios e dos demonstrativos corriqueiros.
Refiro-me a extrair “algo mais”, um diferencial que balize e alicerce uma
tomada de decisão.
Como exemplo, temos uma empresa cujas vendas eram sazonais. Nela
se queria montar uma linha de produção contínua mais estável, de modo que
se estocasse adequadamente em momentos de baixa e se vendesse em
momentos de alta. Porém, para isso era preciso saber-se com antecedência
o grau de sazonalidade para não se correr riscos de produzir a mais ou a
menos. Paralelamente a isso era preciso prever os compromissos financeiros,
de modo que se pudesse poupar para poder saldá-los no momento necessário.
Além dessas dificuldades, os produtos tinham certa interferência da moda, o
que exigia boa sintonia com o mercado. Era um quebra-cabeça difícil e que
se tornara mais complicado porque poucos dados do passado estavam
guardados. Depois de muito estudo o modelo foi definido e implantado com
uma margem de segurança muito grande, porém, com a expectativa de poder
ser refinado a cada ano, à medida que mais dados fossem coletados e
informações diferenciadas e confiáveis geradas.

53
USANDO A INFORMÁTICA PARA AGILIZAR, OTIMIZAR E AMPLIAR RESULTADOS

Nesse caso, a empresa optou por correr o risco de implantar o modelo


sem ter dados suficientes do passado, os quais permitiriam fazer projeções
mais precisas a respeito do futuro. Mesmo assim, um avanço importante foi
feito, e em poucos anos uma confiável base de dados poderá dar sustentação
a decisões estratégicas, otimizando o processo produtivo e ampliando os
resultados da empresa.

Otimizando e ampliando os resultados

Há alguns anos, quando a informática começou a se tornar mais viável


para as empresas, ela se destinava basicamente a captação, armazenamento
e emissão de minuciosas e extensas listagens. Em outras palavras, destinava-
se a substituir o homem em trabalhos volumosos e repetitivos. Mas ela evoluiu
e hoje seu papel mais nobre é o de otimizar e ampliar a produção de resultados.
Apesar disso, não deixou de realizar com eficiência aquelas tarefas; pelo
contrário, está mais apta a realizá-las, mas captar e armazenar dados é a
função básica indispensável para a realização de atividades mais complexas.
No início da informatização, um dos trabalhos mais complexos era a
ordenação dos dados para a geração das listagens. Na época, os executivos
se debruçavam sobre essas listagens, faziam muitos cálculos e análises e
chegavam às suas inseguras conclusões. Hoje, a informática continua
absorvendo muitos dados, muito mais do que no passado, porém com maior
refinamento e qualidade. Não mais são geradas aquelas intermináveis listagens!
Geram-se apenas informações concisas, poupando o trabalho maçante que
era feito pelo executivo e sua equipe. Basta ao executivo usar a sua capacidade
conclusiva e tomar a decisão. Aliás, em muitas situações a própria máquina
pode ser programada para tomar uma decisão. Aos executivos restaram as
tarefas mais nobres, a função política, a responsabilidade pelas decisões e
o exercício da criatividade, coisa que a máquina ainda não está habilitada
para fazer. Contudo, não está sobrando mais tempo aos executivos, como
seria de se supor. Embora tenham-se reduzido significativamente o número
e o tamanho das listagens, a complexidade das informações e as exigências
de mercado aumentaram. É preciso que o executivo esteja mais atento e
sensível aos negócios. Tudo ocorre a uma velocidade estonteante e apresenta
mais dificuldade.

54
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

Apesar da significativa evolução, ainda existem muitos sistemas


informativos executando apenas atividades burocráticas. A grande vocação
da nova informática é para a extração de informações imaginadas pelo homem,
porém difíceis de serem rapidamente obtidas apenas com suas habilidades
manuais. A nova informática representa um grande diferencial na disputa de
mercado, na conquista e consolidação do cliente. A empresa que a estiver
utilizando fora desse propósito estará cruelmente condenada a deixar de atuar
no primeiro plano do mercado.
A informática deixou de ser apenas o “bicho-papão” de dados e a
produtora de listagens. A nova informática está voltada para a produção
de resultados.

55
A EVOLUÇÃO CONTÍNUA DA TECNOLOGIA – MUDANÇAS NECESSÁRIAS E DESNECESSÁRIAS

10 - A evolução contínua da
tecnologia – mudanças necessárias e
desnecessárias

O grande erro do comprador de computador e software


é acreditar em tudo que o vendedor diz. O grande erro do
vendedor é acreditar que o comprador saberá usar tudo o
que ele lhe vendeu.

Para adquirir um equipamento ou software (sistema ou programa), não


basta ir a uma loja e optar pela melhor sugestão de um vendedor. Também
não é possível ligar o equipamento adquirido em uma tomada e sair trabalhando
imediatamente, com toda a eficiência! O computador ainda não é um
eletrodoméstico, embora alguns vendedores mais afoitos afirmem que seja.
Mesmo que fosse, ainda há muitas pessoas que mal sabem ligar os
eletrodomésticos mais simples.
Antes de escolher os equipamentos e softwares é preciso levantar uma
série de variáveis para dimensionar corretamente os produtos necessários.
Existem produtos adequados para cada situação. É importante observar uma
infinidade de detalhes e necessidades, como capacidade para tratamento de
som e imagem (estática ou em movimento), resolução e cores do monitor,
velocidade de processamento, capacidade de armazenamento, tipo de
operação (de modo isolado, em rede, centralizado ou distribuído), características

56
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

das pessoas ou áreas que irão utilizá-los, distâncias, linhas de comunicação,


qualidade e cores de impressão, estabilizadores de voltagem, geradores de
energia, no breaks, piso, estática, sobressalentes, leitoras ópticas etc. Existem
alguns grandes fornecedores que já se preocupam em dimensionar as
necessidades de seus clientes e montar equipamentos adequados e exclusivos.
Para cada necessidade há um produto na medida certa. Não adianta
comprar pouco e ficar limitado ou comprar com exagero e ficar com
equipamento ocioso. Em qualquer das situações o prejuízo será grande.
Os softwares devem merecer especial atenção. Geralmente custam mais
caro que os equipamentos em que serão instalados. Por isso devem-se adquirir
softwares que terão utilização e utilidade e, ainda, que sejam compatíveis
entre si. São muitos os tipos existentes: planilhas eletrônicas, editores de texto,
editoração eletrônica, desenhos, pintura, banco de dados, linguagens de
programação, aplicativos etc. É preciso identificar os que existem no mercado
prontos para serem adquiridos, os que realmente atendem as necessidades,
o que será preciso desenvolver, qual o tempo necessário e se isso será feito
com recursos próprios ou de terceiros.
Paralelamente, será preciso dimensionar a necessidade de treinamento
do pessoal técnico e dos usuários. Às vezes o custo com o treinamento supera
em muito o custo do equipamento ou do software a que se destina. É preciso
também avaliar o suporte técnico oferecido pelo fornecedor. Não sendo bom
e rápido, é melhor tomar cuidado. Alguns minutos “fora do ar” podem trazer
incalculáveis prejuízos para uma empresa que trabalhar com computadores
em rede.
Depois que todos esses detalhes tiverem sido resolvidos, será necessária
ainda muita paciência até que os equipamentos estejam instalados, os
softwares utilizados e que surjam os primeiros e talvez apáticos resultados.
Muitas empresas optam por adquirir produtos de informática que
representem a tecnologia mais avançada, independentemente de quem seja o
fornecedor. Essa opção é feita em virtude do medo da desatualização ou de
que a concorrência obtenha mais vantagens antecipando-se na utilização de
produtos novos. Acontece que a informática ainda é uma atividade nova, em
sua fase de maior evolução e ebulição. Mesmo assim, as pessoas compram e
os utilizam indiscriminadamente. As empresas acabam tendo uma miscelânea
de fornecedores e produtos que, na maioria das vezes, têm problemas de
compatibilidade. Conseqüentemente, as empresas acabam tendo dificuldade

57
A EVOLUÇÃO CONTÍNUA DA TECNOLOGIA – MUDANÇAS NECESSÁRIAS E DESNECESSÁRIAS

em manter e utilizar seu equipamento sem tirar todo o proveito do que


possuem, em integrar os produtos novos com os que já estão em uso, e
finalmente gastam muito e obtêm uma produtividade muito abaixo do esperado.
Em resumo, as empresas acabam por se decepcionar com a informatização!
Se for feita uma verificação em todos os computadores de uma empresa,
certamente na maioria deles haverá uma quantidade muito grande de softwares
instalados que não são utilizados. É mínimo o número de produtos que
realmente são necessários e úteis. Há um grande desperdício de recursos,
de conhecimentos e de treinamento, adquirindo e instalando produtos que
são dispensáveis.
Encontrei um usuário cuja sala de trabalho se parecia mais com uma loja
do que com um simples escritório. Havia diversas impressoras, scanner e
equipamentos de todos os tipos. Seu microcomputador fazia inveja para muitos
servidores de rede. Ele exibia com orgulho a infinidade de softwares que possuía,
a maioria dos quais copiadas pela Internet. Com exceção de alguns, não tinha
a menor idéia do que fazer com eles. Antivírus, tinha todos! No início senti-me
até humilhado perante tanta tecnologia, depois fui percebendo o quanto era
ridículo tudo aquilo. O pior é que ele justificava com ênfase e convicção a
utilização de tudo: “– Dependendo do relatório eu utilizo uma impressora,
conforme o caso a outra, com isso otimizo meus resultados”. Só que ele emitia
por dia duas ou três páginas de relatórios sem nenhuma importância e todas
basicamente com a mesma diagramação! O scanner ele já havia utilizado para
copiar sua fotografia para pôr no currículo e a fotografia de sua filha para colocar
na tela de proteção do micro! Esposa ele já não tinha, é claro. Seu computador
nunca podia ser desligado, afinal, a qualquer momento podia chegar um e-mail
que, aliás, a cada nova mensagem fazia um estardalhaço danado. A janela da
Internet ficava permanentemente aberta, pois qualquer tempo disponível era
importante para vasculhar o mundo à procura de...
Este caso somente ilustra o exagero e o conceito errado que muitas
pessoas têm quanto às necessidades de inovação tecnológica. É evidente
que toda tecnologia que traga produtividade, qualidade, que acrescente um
diferencial à empresa e que possa melhorar seus resultados deve ser
considerada. Antes, porém, de optar pela aquisição é preciso fazer uma
análise fria e realista quanto aos resultados operacionais, financeiros, sociais,
ecológicos etc. que isso trará. Nem toda tecnologia se aplica à realidade da
empresa. É preciso ser realista e não um maníaco por tecnologia.

58
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

Adote um fornecedor e uma linha de produtos

Quando digo fornecedor, não estou me referindo à loja da esquina que


vende de tudo sobre informática, nem a um distribuidor ou representante de
produtos (embora seja com eles que mantenhamos contatos e por intermédio
deles que compremos nossos produtos). Geralmente essas empresas têm
vida curta e não podem oferecer muitas vantagens, a segurança e a garantia
dos produtos que vendem. Refiro-me a uma empresa que produz e coloca
seus produtos em termos globais. Pois o que importa é a origem do produto,
é quem o produz. Para bons produtos certamente sempre haverá alguém
interessado em sua representação.
Algumas empresas, numa tentativa desesperada, criam junto à
informática áreas exclusivas para estudo e pesquisa de novas tecnologias. Se
o negócio dessas empresas não é informática, elas acabam consumindo muitos
recursos para um retorno duvidoso. Todos os fornecedores de produtos de
informática têm grandes áreas de pesquisa e estão sintonizados com as
tendências e novidades do mercado. Gastam milhões para se manter
atualizados e criar produtos cada vez melhores e eficientes. Se os grandes
fornecedores fazem intensos investimentos, centenas de vezes superiores ao
que qualquer usuário é capaz de fazer, parece-me pouco proveitoso as
empresas-fim também investirem em pesquisa. Por que não pegar uma carona
com esses fornecedores? É melhor estudar, pesquisar, investir e se especializar
no seu negócio e deixar que as empresas cujo negócio é informática estudem,
pesquisem e invistam em novas tecnologias!
Adotar um fornecedor e uma linha de produtos pode ser uma prática
muito lucrativa para a empresa. A especialização dos usuários em um universo
limitado de produtos, todos com as mesmas características, será natural, mais
rápida e trará grande produtividade e qualidade. Se a empresa ficar correndo
atrás de toda nova tecnologia que aparece no mercado, seu pessoal nunca
terá domínio ou grande produtividade e nunca poderá oferecer boa qualidade.
A adoção de qualquer nova tecnologia é um processo moroso e caro, cujo
retorno pode demorar ou nunca vir. Acompanhar a evolução de uma linha
tecnológica adotada é mais simples, tudo ocorre com naturalidade, sua
avaliação é fácil, seu custo é menor e propicia um retorno a curtíssimo prazo.
Para adotar um fornecedor e uma linha de produtos não é preciso
observar muitos e complicados critérios. O mais importante dos critérios é

59
A EVOLUÇÃO CONTÍNUA DA TECNOLOGIA – MUDANÇAS NECESSÁRIAS E DESNECESSÁRIAS

que ambos estejam classificados entre os grandes do mercado e que atendam


suas necessidades mais importantes. Não é preciso que no momento sejam
os maiores, com uma tecnologia na dianteira. A liderança na informática se
alterna constantemente. Outro critério importante é saber se o fornecedor e
os produtos têm boa aceitação e bom conceito entre seus usuários (pergunte
isso aos clientes, não ao fornecedor). É preciso também que tanto o fornecedor
quanto os produtos tenham atingido maturidade no mercado. Produtos e
fornecedores da moda têm vida curta. Quanto aos custos, não são muito
relevantes, desde que, é claro, caibam no orçamento da empresa. Os custos
não devem se constituir no principal critério para uma empresa que busca,
acima de tudo, qualidade e produtividade. Os produtos mais baratos na maioria
das vezes exigem manutenção e treinamento mais caros e propiciam menor
produtividade. Por final, após identificado o fornecedor mais interessante, a
empresa deve perguntar para si mesma: quem tem maior chance de
desaparecer do mercado nos próximos 20 anos, o fornecedor ou eu? Se a
resposta for “eu” ou houver qualquer dúvida quanto a isso, então não deve
vacilar: adote esse fornecedor.
Nenhum fornecedor de porte correrá o risco de ficar afastado das
tecnologias de ponta. Seus produtos fatalmente acompanharão a evolução
ou estará condenado a ser alijado do mercado em pouco tempo. Por
conseguinte, nenhum produto fica por muito tempo na vanguarda, logo
aparece outro que o supera. A empresa que deseja estar permanentemente
na vanguarda, sem adotar um fornecedor, terá que trocar de produtos pelo
menos uma vez ao ano, o que parece absolutamente inviável. O que importa
é que o fornecedor se mantenha atualizado e possa oferecer produtos viáveis.
Não é necessário que sempre seja o mais elaborado ou o mais atualizado. O
importante é que sua evolução seja constante e que seus produtos atendam
plenamente as necessidades da empresa. Porém, é imprescindível que a
empresa troque as versões de seus produtos de acordo com a evolução do
fornecedor. Por pior que seja uma versão de produto, ela será melhor que a
anterior e propiciará uma conversão natural e tranqüila para a próxima versão.
Quando se salta uma versão, a dificuldade para readequação é muito grande.
As diferenças podem ser muito significativas, o que exige um reaprendizado.
Isso fatalmente irá se refletir na produtividade e qualidade da empresa.
É claro também que a empresa não deverá adquirir toda a linha de produtos do
fornecedor, mas apenas os produtos que lhe são mais úteis e necessários.

60
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

Mesmo que o fornecedor saia do mercado, o suporte aos seus produtos


não desaparecerá tão cedo. Certamente surgirão outras empresas para dar
continuidade à comercialização e ao suporte do produto ou, ainda, este será
incorporado por outro grande fornecedor. Ainda que nada disso aconteça,
sempre haverá um tempo relativamente grande para estudar e adotar um
novo fornecedor. Se for necessário ou desejável a troca de fornecedor,
qualquer outro, de porte, fará a conversão de tudo que a empresa possui
para a sua linha de produtos, de modo seguro, rápido, pouco indolor, de
graça ou por um custo bastante reduzido, só para tê-la como cliente. É a lei
do mercado.
Se a empresa costuma adquirir produtos de diversos fornecedores, você
sempre será um pequeno, inexpressivo ou desconhecido consumidor perante
todos eles, portanto, não merecedor de tratamento e atenção especiais. Agora,
se adotar um só fornecedor, será para ele um grande cliente, portanto
merecedor de especial e melhor tratamento. É a lei da fidelidade.
A indústria e a literatura afirmam que não há mais problemas em se
conectar equipamentos e softwares de fornecedores diferentes. No momento
é muito difícil e quase impossível provar o contrário. É como uma lei
promulgada, é referência e base para o assunto, mas na prática não funciona
do mesmo modo para todos. Cada indústria procura incessantemente embutir
“vantagens” em seus produtos para suplantar a concorrência. Assim, até certo
ponto os equipamentos e softwares podem se conectar sem problemas. A
dificuldade, porém, começa nessas “vantagens” que roubam muitas noites de
sono dos técnicos e dos usuários. No meu entender, nunca haverá plena
transparência e similaridade entre equipamentos e softwares de diferentes
fornecedores. Se isso acontecer, então significará a quase cessação da
evolução e a concorrência estará se limitando a apenas questões de aparência.

61
PLANEJANDO A INFORMATIZAÇÃO

11 - Planejando a informatização

Administrar sem um plano é desperdiçar esforços plan-


tando sobre pedras. Planejar sem um objetivo é o mesmo
que caçar com uma venda nos olhos.

A informatização é um processo lento, trabalhoso, por vezes muito caro


e nem sempre indolor. Lento, porque é preciso que os técnicos em informática
compreendam em seus mínimos detalhes o trabalho que as áreas desenvolvem.
Esse aprendizado pode ser demorado pois depende da familiaridade dos
técnicos com o assunto tratado, suas propensões ao aprendizado, a facilidade
de absorção de conceitos, a forma de organizar as idéias, os conhecimentos,
a disposição em aprender, a capacidade para perceber detalhes importantes
não-revelados, ocultos ou ignorados. Por outro lado, as áreas envolvidas
necessitam rever alguns conceitos, reaprender alguns processos e se
reorganizar para que a informatização possa ser feita de acordo com um
modelo mais adequado.
A informatização pode ser trabalhosa porque exige muitos contatos,
muitas explicações, muito detalhamento, muita compreensão do modelo
idealizado pelo técnico para que ele reflita a verdade sobre a área envolvida.
Depois, é preciso transformar o modelo em milhares, às vezes milhões de
códigos de programa perfeitamente seqüenciáveis e inter-relacionados. An-
tes que se possa utilizá-lo são necessários ainda exaustivos e minuciosos
testes, feitos principalmente pelos futuros usuários, para confirmar a sua
exatidão e por vezes corrigir conceitos mal-entendidos.

62
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

É um processo caro, principalmente porque envolve por um longo


período o trabalho de pessoas bem formadas e treinadas, cujos salários são
elevados. Mesmo depois de concluído o projeto, ainda haverá um elevado
custo em função das correções necessárias e alterações decorrentes da
evolução do processo. Além da mão-de-obra, há ainda equipamentos, outros
softwares, serviços e materiais de alta tecnologia, cujos preços são elevados.
Nem sempre a informatização é indolor, porque há desentendimentos,
equívocos, dúvidas, necessidades de mudanças bruscas e profundas de hábitos,
de atribuições, além de aprendizagem, submissão, dependência, readaptação.
É claro que é possível informatizar a empresa toda de uma só vez e
rapidamente. Existem no mercado algumas empresas e produtos que se
propõem a isso. Mas é uma possibilidade remota, ao menos para a maioria
das empresas. É preciso que a empresa tenha muitos recursos, excelente
organização e esteja culturalmente preparada para contratar uma solução de
tal porte. São poucas as empresas que podem contratar uma solução tão
abrangente. Mesmo para essas é necessário um detalhamento profundo e
demorado planejamento . Precisam ainda reformular sua organização e treinar
o pessoal. É preciso ter controle sobre o processo para não gerar falsas
expectativas, impasses difíceis de transpor e descontinuidade de trabalho,
trazendo como conseqüência a perda dos investimentos. Enfim, para que
realmente haja qualidade, produtividade e ganhos financeiros com a
informatização é preciso haver segurança de que o planejamento feito é o
melhor possível e de que haverá força de realização para concretizá-lo.
Por outro lado, apenas ter um plano não significa que tudo irá correr
bem e que a informatização dará certo. Um plano é apenas um mapa de um
caminho desconhecido, elaborado sob a visão de quem já passou por ele (às
vezes por quem nunca passou por ele!). Se o mapa não for realista e inteligente
e não for elaborado a partir do mesmo ponto de vista de quem terá que
passar por ele, certamente serão tomados desvios que nem sempre
conduzirão à meta prevista. Pelo caminho haverá muita insegurança, dúvidas,
discussões, imprevistos e obstáculos, alguns até intransponíveis. A missão
poderá se perder num desvio sem retorno ou retornar debilitada, sob forte
frustração. Um plano seguro deve ter inúmeros pontos de referência para
que a missão não se desvie muito do caminho principal. Caso haja um desvio,
deve ser percebido a tempo para a retomada da rota correta. É indispensável
que os participantes da missão estejam bem informados, treinados, conscientes

63
PLANEJANDO A INFORMATIZAÇÃO

dos riscos, concordantes, empenhados e comprometidos com os objetivos


traçados. Será preciso também uma liderança expressiva, para que os
participantes do processo não queiram, em um momento de dificuldade e
por conta própria, dividir o grupo e cada um seguir o caminho que achar
mais correto.
Parece até uma guerra, não é? Bem, ao menos a estratégia é bem
parecida...

Dificuldades de planejamento

A maior dificuldade na elaboração de um plano é estabelecer um objetivo


de consenso. Um plano que não foque corretamente o objetivo não é um plano,
é apenas uma lista de vontades, uma aventura em que os imprevistos e
dificuldades se constituem no âmago da atividade. Se o plano não for de
conhecimento e domínio dos envolvidos, então de nada adiantará, pois cada
um traçará objetivos e estratégias de acordo com seus interesses e visões.
É comum surgirem dificuldades para estabelecer os parâmetros que
facilitem a tomada de decisão e a elaboração de um plano. Também é muito
comum as pessoas não confiarem na informática. Isso ocorre porque é corriqueira
a existência de problemas, tais como demora, perda de dados e informações
equivocadas. A informática hoje é comparável a um avião, meio de transporte
mais seguro do mundo. O índice de confiabilidade de um avião está diretamente
relacionado à experiência do piloto, à sua propensão a correr riscos, ao
conhecimento e eficácia dos mecânicos, à observação das normas de segurança,
à atenção dos controladores de vôos. Na informática a correlação é a mesma.
Se cuidados básicos não forem tomados, certamente um dia haverá um grave
acidente em uma tradicional empresa, com incalculável prejuízo, o que fará
com que a informática passe a ser tratada com menos displicência...
A informática é uma área muito nova ainda, comparada às outras
centenárias e milenares atividades exercidas pelo homem. Está passando por
um momento de grande evolução. O que traz muita dificuldade de assimilação
e domínio, uma vez que a tecnologia tem evoluído bem mais rapidamente do
que a nossa capacidade de absorvê-la. Fala-se que quando alguém freqüenta
até mesmo um curso rápido de algumas horas sobre a mais avançada tecnologia
ou metodologia, ao sair da sala já está desatualizado (Ops! Acabo de perder

64
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

um pouco do estímulo. Será que quando acabar de escrever este livro


ele já estará um tanto quanto desatualizado?! Ainda bem que ele é mais
conceitual que técnico... Ufa!). Deixando os exageros de lado, a velocidade
da evolução tecnológica faz com que os técnicos e especialistas em informática
encontrem dificuldade em se entender, usem técnicas e ferramentas que o
colega ao lado ainda desconhece, que o chefe mal ouviu falar, mas finge que
conhece porque tem medo de ser tachado de ultrapassado. Isso demonstra
que na maioria das empresas os profissionais de informática estão trabalhando
de forma quase individualizada, numa competição desenfreada, numa busca
descontrolada pelas melhores opções. Nessas empresas só existe o mínimo
necessário de integração; o que mantém o ferramental funcionando é a
dependência que se tem da informática. É sensível a fragilidade desse mínimo
que a sustenta.
Por todas essas razões muitas empresas optam por iniciar a informatização
por funções pouco nobres. Temem que o processo de informatização não
seja benéfico, eficiente e seguro. É comum a informatização de atividades
mais trabalhosas, volumosas, morosas ou de áreas cujos responsáveis se
mostram especialmente mais interessados do que os de outras áreas. A
informática que é feita assim, dispersa, sem um planejamento, tende a ser
confusa, improdutiva, sem qualidade, carregada de conflitos, morosa e cara.
Uma informatização não-planejada jamais trará soluções, trará problemas.

Traçando objetivos

Existe uma farta literatura sobre a importância dos objetivos e de como


determiná-los. Não cabe aqui nos aprofundarmos sobre o assunto, mas vale
a pela relembrar algumas idéias.
É comum nas empresas que os objetivos traçados para a informática
sejam amplos demais, superficiais ou inexistentes. Quando não se tem um
objetivo claro fica difícil até argumentar e justificar a impossibilidade ou a
necessidade da execução de um projeto. Fica muito difícil avaliar e quantificar
a contribuição da informática quanto à realização dos objetivos maiores da empresa.
Há empresas que estão em situação lamentável, não têm objetivos bem
definidos e, por isso, tudo internamente é muito confuso. Cada um age de
acordo com seus próprios conceitos. O que retarda o desmoronamento dessas

65
PLANEJANDO A INFORMATIZAÇÃO

empresas é a responsabilidade, o esforço e o desejo de acertar de cada um


de seus colaboradores.
As coisas não devem e não precisam ser assim. É preciso que exista um
objetivo bem claro para concentrar os esforços e não mais se dispersem
conhecimentos e habilidades de modo pouco produtivo. Uma informatização
adequada, participativa e produtiva só pode ser obtida se houver um objetivo
de verdade.
Traçar objetivos comuns à empresa e persegui-los não é uma tarefa das
mais fáceis. Os interesses setoriais e pessoais dificultam a identificação dos
objetivos que realmente interessam para a empresa. Traçá-los perfeitos,
exeqüíveis, atingíveis, depende de conhecimento, mas sobretudo de
consciência, para que não sejam confundidos com um sonho, uma vingança
ou com uma agonia. Parece incrível, mas é comum certos dirigentes sonharem
e esse sonho ser transcrito como objetivo da empresa. Daí ele já nasce
inatingível, difícil de ser sustentado. Todo objetivo deve provir de um sonho,
é claro, mas ser moldado e envolvido pela realidade. É também muito comum
objetivos serem traçados só para exibir poder, ou até mesmo para uma disputa
pessoal. Sobreviver a uma competição já é uma façanha admirável, porém
usar a empresa para uma vingança pessoal ou pelo simples prazer de destruir
um concorrente não é um objetivo coerente. Também há muitas empresas
que, encontrando-se em estado de agonia, traçam grandiosos objetivos,
impossíveis de ser atingidos, o que desvia a atenção de todos do seu real
problema. Todos esquecem que o objetivo do momento deveria estar
vinculado à necessidade de sair do estado agonizante em que se encontram.
Desse modo, os recursos e esforços são direcionados para o lado oposto da
necessidade, o que leva à aceleração dos problemas e até à morte da empresa.
Poucas são as empresas cujo real objetivo de sua existência não seja o
lucro. Heureca! Será que esse não seria o único e principal objetivo a ser
traçado pela maioria das empresas?! Se é, então por que tanta discussão
sobre esse assunto? Se existem outros objetivos, certamente devem ser
departamentais, pois sem lucro nada poderá ser feito, principalmente os
projetos de expansão, mesmo os assistenciais.
Bem, se já descobrimos o grande objetivo da empresa, então ficou
muito fácil definir os objetivos para a sua informatização. Será que ainda há
alguma dúvida sobre isso?

66
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

12 - Estrutura conceitual da
informática

A maioria dos grandes problemas e dificuldades com


a informática não tem origem técnica mas, sim, gerencial.

A informática como ferramenta evoluiu muito, mas em algumas


empresas, a organização de um CPD* (aliás, termo já em desuso) ainda
procura imitar os modelos mais tradicionais. Geralmente um modelo
hierárquico, centralizador e ultrapassado, mesmo para áreas que poucas
mudanças experimentaram nos últimos anos. No organograma da empresa
geralmente a informática é colocada numa posição superior, privilegiada e
segura, o que lhe traz algumas sensíveis vantagens. Talvez seja por esse
motivo que, com freqüência, adote uma postura presunçosa, autoritária e
de gestão autônoma.
A informática já deveria estar presente no dia-a-dia de cada uma das
áreas da empresa, sustentando a produção e a administração, mas ainda
encontramos muitas empresas resistindo às mudanças e insistindo no modelo
estritamente centralizado. Já é possível, tranqüilamente, promover-se a
descentralização da informática. Equipamentos, funções e pessoal podem
ser estrategicamente distribuídos nas diversas áreas da empresa. Captar
dados e extrair informações já não devem ser tarefas exclusivas da área de
informática. Devem ser feitas por técnicos e usuários diretamente em seus
postos de trabalho.
* Centro de Processamento de Dados.
67
ESTRUTURA CONCEITUAL DA INFORMÁTICA

Por outro lado, a estruturação dos dados, dos processos, dos acessos,
a instalação e manutenção de equipamentos e softwares, entre outras tarefas,
dependem de conhecimentos especializados, dos cuidados com a segurança
e da política de informatização da empresa, o que justifica ter essas tarefas
centradas numa área que se pode denominar de informática. Não cabe
mais aos especialistas em informática o papel de desenhar relatórios e
confeccionar programas que possam emiti-los. Isso é papel exclusivo dos
interessados, cabendo aos especialistas assegurar que esse trabalho seja feito
com desenvoltura, eficiência, rapidez e de modo estruturado.
A informática não é mais uma área independente e isolada na empresa,
mas sim a principal responsável pela integração das diversas áreas existentes.
É uma extensão, um fragmento de cada uma das demais áreas. Cada setor
da empresa deve conter um pouco da área de informática para que possa
realizar melhor seu trabalho.

Colocando a informática junto ao usuário

Quando se fala em colocar a informática junto ao usuário, muitos


entendem que basta instalar alguns microcomputadores ou terminais nas áreas,
ligá-los a uma rede de computadores ou a um computador central e instalar
alguns aplicativos tais como editores de texto e planilhas. Isso evidentemente
é indispensável, mas além disso deve-se colocar à disposição dos usuários
uma estrutura que lhes permitam retirar do computador todas as informações
desejadas. Conforme proposto no Modelo de organização da informática,
no capítulo seguinte, o ideal é colocar ao lado dos usuários, fisicamente
alocados, profissionais intermediários que tenham um mínimo de conhecimento
das atividades da empresa e razoável conhecimento de informática. Esses
profissionais devem ser capazes de entender estruturas de dados bem criadas
e extrair delas, com segurança, rapidez, exatidão e qualidade, as informações
de que as áreas necessitam.
O objetivo básico do modelo proposto é facilitar, agilizar e otimizar o
acesso aos dados por parte dos usuários, principalmente dos executivos.
Por mais que um usuário ou executivo conheça informática, dificilmente terá
a mesma desenvoltura de um técnico na extração de informações. É uma
simples questão de especialidade.

68
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

A primeira grande vantagem desse modelo é que ele evita a criação de


bases de dados paralelas para acessos exclusivos pelos usuários. São
economizados esforços e recursos necessários para a duplicação e/ou
consolidação de dados. Evitando-se a consolidação de dados, afastam também
as limitações ao leque de informações que se podem obter a partir dos dados.
Como já vimos neste trabalho, os dados nunca devem ser consolidados, porque
dessa forma criam-se limitações.
Por mais simples que uma estrutura paralela possa ser, em uma grande
organização ela é muito complexa para usuários não-profissionais de informática.
As bases de dados paralelas tendem a ficar cada vez maiores e, portanto, mais
complexas. Aos poucos irão tornar-se parecidas com as complicadas bases
estruturadas (bancos de dados cuidadosamente projetados para inter-
relacionarem-se e obterem a melhor performance possível do computador).
Então, a extração de informações passará a ser uma tarefa muito enfadonha
para os usuários. Nesse momento poderá haver erros de interpretação e de
acesso e a elaboração de procedimentos equivocados. Conseqüentemente,
uma decisão tomada com base em tais informações poderá ser muito prejudi-
cial à empresa.
A segunda grande vantagem do modelo proposto é a atualidade. Os dados
são retirados de uma base de dados única, estruturada, estável e atualizada.
Isso é muito importante numa era em que a atualidade da informação é uma
riqueza. Uma informação atualizada gera uma decisão compatível com a
atualidade, portanto, com menor risco e com maior validade. Para mim, somente
este fato já é suficiente para sepultar qualquer estrutura paralela, salvo raras
exceções em que as informações são geradas com base somente em dados
históricos, distantes do momento presente, ou ainda cuja precisão e atualidade
não sejam relevantes.
Ainda que muitos argumentem que é difícil extrair informações de bases
estruturadas, acredito que essa dificuldade não é por causa da sua complexidade,
mas sim por ainda estarem a meio caminho da estruturação. Estruturação
pressupõe clareza. Ninguém se propõe a estruturar alguma coisa com o intuito
de torná-la menos compreensível. Se uma base de dados não está clara, então
não está estruturada. Além disso, como já foi comentado anteriormente, não
basta estruturar os dados, é preciso também estruturar os processos.
Uma verdadeira reestruturação de dados e processos leva ao fácil
entendimento e à fácil obtenção das informações, sem ser necessário replicar

69
ESTRUTURA CONCEITUAL DA INFORMÁTICA

ou consolidar dados. O caminho correto é tornar as estruturas sólidas, límpidas


e simples. Impossível? Não, perfeitamente exeqüível, rápido e não tão
complexo quanto parece ser. É claro que para isso é preciso alguém com a
capacidade de simplificar as coisas. Há muitas pessoas, principalmente na
informática, que têm o dom de complicar tudo e transformar uma simples
necessidade num complexo quebra-cabeça.
Um dos fortes argumentos daqueles que são adeptos de uma estrutura
analítica paralela (aplicativos especialmente preparados para serem
compreendidos pelos usuários finais e facilitarem a geração das mais diversas
informações) é que as altas exigências dessas estruturas podem prejudicar a
performance dos aplicativos estruturados. Para se ter uma estrutura paralela
é preciso adquirir ou seccionar os equipamentos de informática. Minha dúvida:
continuaria havendo significativa perda de performance se em vez de criar
uma estrutura paralela fossem ampliados os equipamentos existentes na
quantidade exigida por essa estrutura? Nunca tive a oportunidade de fazer
essa verificação, porém suspeito de que o custo seria menor e a performance
não seria prejudicada!
É um erro pensar que executivos e especialistas de outras áreas sentarão
na frente de uma estação de trabalho e criarão procedimentos eficientes para
extração das informações que desejam, principalmente as de cunho gerencial.
Eles não têm tempo para isso. Suas especialidades, necessidades, focos e
prioridades são outras. Eles precisam canalizar o tempo para as necessidades
específicas de suas áreas e especialidades. Além disso, embora pareçam
simples e os fornecedores digam que são fáceis de serem utilizados por
qualquer pessoa, os aplicativos estão se tornando cada vez mais complexos
e especializados. Muitos executivos acham que dominam a informática, mas
na verdade apenas substituem a máquina de escrever por um editor de textos
e a calculadora por uma planilha eletrônica. O treinamento e atualização são
necessidades constantes. Basta observar que até mesmo os simples editores
de texto e planilhas são subutilizados por seus usuários. Existem muitos
recursos contidos nesses aplicativos, desconhecidos pela maioria das pessoas
e raramente utilizados. O que cada profissional deve saber não é operar um
grande número de aplicativos, mas sim ter perfeita noção do que eles podem
oferecer e exigir dos profissionais as informações de que necessitam.

70
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

13 - Modelo de organização da
informática

Para comandar a área de informática de uma empre-


sa, o ideal é um administrador com sensibilidade em
informática, que é melhor do que um técnico em informática
travestido de administrador.

O modelo de organização da informática, proposto a seguir, pode ser


aplicado em qualquer empresa, independentemente do seu ramo de
atividade, tamanho ou nível de informatização. Ele pode ser ajustado de
acordo com as necessidades, suprimindo, seccionando ou adicionando
funções. As funções constantes do modelo são as mais básicas e necessárias
numa organização. Porém existem outras, derivadas ou não dessas, que
também podem ser necessárias. O que realmente importa é o modo como
as funções são distribuídas e como elas atuam dentro da empresa.
As funções estão distribuídas em três faixas de atuação: administrativa,
de especialidade e técnica. Não é um modelo hierárquico, embora a idéia
de que a gerência se coloca em um nível hierarquicamente acima dos
demais cargos seja evidente. Não há necessidade de se estabelecer
qualquer vínculo hierárquico entre as funções. Porém, se houver
preferência pela hierarquização, ela poderá ser feita sem nenhuma
dificuldade e sem nenhum prejuízo, desde que não seja perdida a essência
do modelo.

71
ADMINISTRATIVA ESPECIALIZADA TÉCNICA

Infra- Infra-
Gerência estrutura estrutura Internas
física física
MODELO DE ORGANIZAÇÃO DA INFORMÁTICA

Secretaria Comunicação Comunicação Externas

72
Dados Dados
Auxílio administrativo e e
Processos Processos

Tratados Tratados
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

Administrativa

A faixa administrativa contempla as funções da área de informática


necessárias à administração. São funções para as quais não são necessários
conhecimentos profundos em informática. Certamente muitos diriam que pelo
menos a gerência deveria ter domínio em informática. Eu acho que a área de
informática já está cheia de especialistas, porém vazia em administradores.
Portanto, está bem servida quanto às questões técnicas da área, e mal servida
quanto às administrativas. Penso que o ideal está claro no pensamento que
abre este capítulo.
A secretaria deverá secretariar não só a gerência, como também todos
os demais profissionais da área. Dependendo do tamanho da organização
ela poderá contemplar ou não as tarefas de recepção e telefonia.
O auxílio administrativo é constituído pelos serviços rotineiros internos
e externos tais como expedientes bancários, correios, busca e entrega de
documentos e materiais.
É importante ressaltar que as funções da faixa administrativa devem
absorver todas as tarefas da área que não sejam estritamente técnicas. É
comum vermos especialistas caros gastando tempo atendendo telefonemas
que não lhes dizem respeito, transcrevendo textos, enfrentando longas filas
bancárias, locomovendo-se pela empresa à procura de um material ou de um
papel qualquer. São muitas as tarefas que executam que poderiam ser
perfeitamente feitas por alguém cujo salário seja bem inferior ao seu.

Especializada

Devem ser classificados como pertencentes à faixa especializada os


serviços que exijam domínio, permanente atenção e monitoramento de um
profissional. São serviços específicos da área de informática e que, para ser
realizados, necessitam de experiência e conhecimentos profundos.
A principal característica dessa faixa de atuação é que os profissionais
que nela atuam sempre trabalharão em duplas. A razão disso será explicada
ainda neste item.
Cada dupla atenderá um segmento bem definido e cuidadosamente
planejado. Exemplificamos conforme o modelo:

73
MODELO DE ORGANIZAÇÃO DA INFORMÁTICA

• Segmento da infra-estrutura física: serviço de instalação e


manutenção de equipamentos (computadores, cabos, antenas, periféricos etc.)
e softwares básicos (gerenciador de rede, sistema operacional, gerenciador
de banco de dados, linguagens de programação, editor de texto, planilha
eletrônica etc.).
• Segmento da comunicação: serviço que garante a perfeita circulação
dos dados e informações pela rede interna e externa, inclusive pela internet,
extranet, intranet e correio eletrônico.
• Segmento de dados e processos: conforme já foi tratado no capítulo
A importância de dados e processos disponíveis para análise, esse serviço
se responsabiliza principalmente pela representação, detalhamento e
disponibilidade dos dados e processos estruturados existentes na organização.
• Segmento dos tratados: serviço de desenvolvimento e manutenção
de aplicativos. O nome tratados provém de uma metodologia para
desenvolvimento de aplicativos, administração de dados e processos baseada
em assuntos, que leva esse nome. Cada dupla de especialistas (analistas
de sistemas) cuida especificamente de determinados assuntos, não
necessariamente correlacionados. Cada assunto é tratado de modo
completamente desvinculado dos demais, porém tem a capacidade de se
relacionar com qualquer programa ou aplicativo dentro da organização.
Exemplos de tratados: livros fiscais, código de endereçamento postal, plano
de contas, clientes, fornecedores e tratamento de resíduos. Uma dupla de
analistas terá como função a estruturação dos dados de seus tratados, a
construção de processos, otimização de processos desenvolvidos dentro da
organização, suporte aos técnicos internos e externos, treinamento e
documentação, entre outras.
Dependendo do volume de responsabilidades conferidas a um segmento,
ele poderá ser seccionado e cada parte ser atribuída a uma dupla diferente.
O segmento em que isso será mais comum é o dos tratados. Dependendo
do número de tratados, uma dupla de analistas de sistemas não conseguirá
dominá-los. Assim, será necessário fazer uma redistribuição para outras duplas.
A razão principal para a instituição de duplas de especialistas é
proporcionar maior segurança, qualidade, rapidez, melhor atendimento e
suporte aos demais profissionais e usuários.
É, por exemplo, muito comum existirem sistemas e rotinas nas quais o
analista responsável não tem um substituto para suas ausências. Quando tem,

74
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

o substituto não está preparado ou não possui domínio sobre o serviço para
atender adequadamente às necessidades. Substituir um analista ausente é
desgastante, desagradável e um risco que pode ser evitado na maioria das
empresas. A baixa qualidade e velocidade de resposta do substituto costuma
ser motivo de constantes queixas e descontentamento dos usuários.
A implantação do conceito de duplas pode se constituir em uma grande
oportunidade para qualificar, quantificar e redistribuir os serviços da área de
informática. Novamente exemplificando, facilmente podemos encontrar analistas
pouco experientes responsáveis por aplicativos críticos, quando deveriam estar
apenas auxiliando um analista mais bem qualificado ou respondendo por
aplicativos simples. Por outro lado, temos muitos analistas altamente experientes
codificando programas ou executando trabalhos corriqueiros para os quais
não são necessárias tantas qualificações. Conseqüentemente, temos usuários e
aplicativos mal atendidos por falta de recursos qualificados, enquanto há recursos
preciosos sendo mal geridos e desperdiçados.
As duplas de especialistas deverão ser constituídas por profissionais
bem qualificados e, de preferência, sem diferenças significativas no nível de
suas carreiras. O objetivo não é que um ensine o outro, mas que possam
discutir os problemas e resolvê-los em igualdade de condições.
Todo trabalho a ser executado em cada segmento passará a ser feito
em conjunto pela dupla responsável, isto é, os dois devem ter pleno domínio
sobre o mesmo universo de trabalho. Nesse ínterim necessita-se de uma
boa racionalização do trabalho para que haja produtividade. A divisão do
trabalho, não sendo feita adequadamente, poderá fazer com que um deles
perca o domínio sobre o ambiente em que está envolvido. Se isso ocorrer o
objetivo da instituição da dupla estará perdido. A total submissão de um ao
outro também trará prejuízos ao modelo.
O maior desafio desse modelo de trabalho, para os especialistas, é
aprender a conviver harmoniosamente, dividir o trabalho e informações com
alguém que é um concorrente direto e potencial. Assumir compromissos e
distribuir o trabalho racionalmente é uma das qualidades mais essenciais e a
dupla terá que saber lidar com isso.
Durante o horário normal de expediente, pelo menos um dos
especialistas deverá estar presente ao local de trabalho. Fora desse horário,
um deverá estar de plantão, com um pager ou celular, pronto para atender
qualquer emergência. Durante férias, licenças, feriados, fins de semana,

75
MODELO DE ORGANIZAÇÃO DA INFORMÁTICA

ausências por motivos particulares, tratamento de saúde etc., um dos


especialistas deve poder ser contatado.
Desse modo as questões relativas às ausências ou escalas de plantão
poderão ser tratadas somente entre a dupla, não necessitando o envolvimento
da chefia. Isso significa mais liberdade e flexibilidade às duplas, menos carga
de trabalho para a chefia e delegação de responsabilidades. Até a metade
dos especialistas poderá estar temporariamente ausente do trabalho sem que
qualquer transtorno ou dificuldade seja causado aos usuários da informática.
No caso de um dos dois se demitir, aposentar-se, ter que se ausentar de
modo definitivo ou por um longo período, o atendimento não sofrerá nenhum
impacto significativo. Bastará à chefia designar outro profissional para ocupar a
vaga. Caso se tenha optado pelo modelo hierárquico e o especialista secundário
esteja bem preparado, ele poderá ser promovido a principal e outro técnico
indicado como secundário na dupla.
Porém, nem todos os profissionais da área de informática deverão
fazer parte de uma dupla. O objetivo não é criar duplas indiscriminadamente,
mas sim de acordo com a amplitude dos aplicativos e das necessidades.
Os profissionais que não passarem a fazer parte de uma dupla serão
caracterizados como técnicos – internos ou externos – e poderão prestar
seus serviços a uma dupla, com exclusividade, ou aleatoriamente a várias
duplas, conforme a necessidade.

Técnica

Caracteriza-se como técnico o profissional de informática cujos


conhecimentos e experiência sejam inferiores aos dos especialistas e que não
faça parte de uma dupla de especialistas. Como exemplo de técnico temos
os analistas de sistemas menos experientes, os programadores, digitadores e
os instaladores de equipamentos e softwares.
Os técnicos internos trabalharão junto à área de informática. Atenderão
exclusivamente às necessidades das duplas de especialistas.
Os técnicos externos trabalharão junto ao usuário final. Desenvolverão
especificamente processos para atender as necessidades dos usuários, tais
como relatórios, consultas, análises, operação de equipamentos e alimentação
de dados. Tais técnicos, que no capítulo anterior foram classificados como

76
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

sendo profissionais de nível intermediário, fariam basicamente diálogos,


acessos aos processos escritos de modo eficiente por especialistas e criariam
processos específicos às necessidades de suas áreas. Trabalhariam alocados
física e/ou hierarquicamente junto aos executivos, atendendo de forma ágil e
desburocratizada suas necessidades. Porém, continuariam sendo orientados
e supervisionados pelos especialistas em informática. O técnico externo seria
o elo entre a área em que se encontra alocado e a informática. Os processos
e tabelas que esses profissionais criarem poderão, se forem de utilidade mais
abrangente, ser otimizados e transformados pelos especialistas, em processos
e bancos de dados padrões e estruturados para ficar à disposição de toda a
organização.
É bem verdade que a grande maioria dos acessos aos dados da empresa
– bem como seu manuseio desejado pelos usuários – é previsível, portanto,
passível de se tornar processo padrão. Uma minoria se constitui em
experimentos. Na maioria das vezes esses experimentos não levam a lugar
algum. Mas é assim que muitas vezes se encontram valiosíssimas informações.
O principal papel dos técnicos externos seria facilitar e permitir esses
experimentos. Comprovando a hipótese que levou à essa construção, esta
poderá ser transformada em estrutura permanente. Caso contrário, será
descartada, sem grandes prejuízos, porque somente se investiria em projetos
comprovadamente importantes.

•••

Embora o modelo não estabeleça uma hierarquia funcional, ele restabelece


o princípio da competitividade por meio da abertura de oportunidades e evolução
profissional. Fazer parte de uma dupla de especialistas e obter a liderança será
um dos principais objetivos de todos os profissionais da área. Isso certamente
trará significativas melhorias à produtividade, e preocupação quanto à qualidade
do trabalho.
A adoção desse modelo não implicará mudanças de estrutura, salários,
plano de cargos da empresa ou custos adicionais. Essa é uma de suas grandes
virtudes. Ele é muito simples e fácil de aplicar.

77
EVOLUINDO POR CONSTÂNCIA, NÃO POR SALTOS

14 - Evoluindo por constância,


não por saltos

O ideal não é revolucionar.

O início deste trabalho foi motivado por um incômodo descontentamento,


aparentemente sem nenhuma razão de existir. Comecei o trabalho com o objetivo
apenas de desenhar a empresa em que gostaria de estar trabalhando. Agora
que cheguei ao final, acho que já sei o porquê desse descontentamento. Já sei
como sair dele e evitar que seja novamente tomado por ele.
Quando assumimos um novo trabalho, por mais habilidade e conhecimentos
que possamos ter, ele constitui para nós um verdadeiro e emocionante desafio.
Os desafios excitam, atraem, fazem nascer os interesses e ativam a criatividade.
Nessas circunstâncias temos ânimo para pesquisar, estudar, desenvolver o
trabalho, enfrentar e vencer dificuldades. Conseqüentemente, evoluímos e nos
nivelamos ao desafio assumido. Quando atingimos esse estágio evolutivo, o
trabalho deixa de ser um desafio, já não atrai, não excita, não interessa. Mas
continuamos executando-o, já sem a mesma qualidade, cuidados e
produtividade. Mesmo em um ritmo bem menor, às vezes nos automotivamos
inventando pequenos desafios para continuarmos evoluindo, pois não há
crescimento sem desafios. Já nesse estágio nos sentimos preparados para fazer
julgamentos e avaliações, estamos sensíveis o bastante para fazer críticas, temos
experiência para antever problemas e resultados, temos conhecimento para
propor soluções, exigimos alguma perspectiva.

78
ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

Como é quase natural, tirando os modismos, uma organização segue


modelos e diretrizes predeterminados. Pelos mesmos motivos que já citei, as
diretrizes deixam de ser revistas constantemente e então começam a perder
contato com a modernidade e a dificultar o acesso a essa evolução. Crescem
o medo, as resistências, as dificuldades de adaptação e as incertezas. A ausência
da necessidade de correr riscos, os impedimentos estruturais e a insensibilidade
às pequenas e necessárias evoluções, entre outras situações, levam à ausência
de projetos e orçamento para modernização constante. Conseqüentemente,
abre-se um hiato entre o estágio em que se encontra a empresa e a modernidade.
Gradativamente, esse espaço vai aumentando. Chega um momento em que ele
é tão grande e incômodo que decidimos dar um salto na evolução e ficar ao
lado da modernidade novamente. Assim, muitas organizações evoluem por
saltos e não por constância, o que seria mais racional.
Ao evoluir por saltos incorre-se em muitos riscos. O primeiro deles é o
alto investimento exigido de uma só vez. A empresa pode já estar debilitada e
não ter os recursos necessários. Muitas empresas recorrem a empréstimos e
financiamentos, o que abre uma sangria através dos exorbitantes juros cobrados
pelas instituições financeiras. Outras se debatem até perder as forças. Algumas
têm sorte e conseguem um parceiro com capital ou um concorrente interessado
em sua aquisição.
Outro risco é a necessidade de readequação rápida a uma nova realidade.
É muito comum essa readaptação ser difícil ou mais demorada do que o
necessário, pois há resistência, acomodação, medo, falta de conhecimento.
Muitas nem conseguem se adaptar a uma nova situação. As mudanças já não
fazem parte da cultura da organização.
Um risco comum é a opção por um modelo errado. A distância da
modernidade é tão grande que não há mais conhecimento para diferenciar um
modelo emergente de um modelo decadente ou de um modismo. Uma mudança
muito grande pode levar a um caminho sem retorno.
Mas em que momento surge o descontentamento? Surge exatamente dentro
do tal hiato e tem a gravidade proporcional ao tamanho do hiato. Quando isso
ocorre, temos dois caminhos a seguir: o primeiro, mais usual, é o da acomodação
e do pouco caso (é o fim!); o segundo é reagir, tentar mudar a situação ou,
quando todo esforço tiver sido inútil, procurar um novo desafio, antes que o
hiato seja tão grande que também seja capaz de nos colocar definitivamente à
margem da evolução.

79
EVOLUINDO POR CONSTÂNCIA, NÃO POR SALTOS

O ideal não é revolucionar. A revolução deve ser a última alternativa. O


ideal é permanecer sensível às mudanças e se manter coeso aos caprichos da
realidade. É preciso ser ousado, não louco. É preciso correr riscos – porém
com consciência das alternativas, das conseqüências – nunca maiores do que
nossa capacidade de recuperação. É preciso evoluir sempre...

80
Atualmente não se pode Administrando com uma
pensar em uma empresa informática eficaz
não-informatizada. é um texto acessível,
No entanto constata-se, organizado com o
com freqüência, uma objetivo de demonstrar,
grande dificuldade principalmente a
no entrosamento dos executivos e empresários
procedimentos da não profissionais da
informática com informática, como a
as várias áreas das informática pode resolver
organizações. com simplicidade o
cotidiano das empresas,
Especialista em criar
melhorando seu ritmo,
aplicativos para abolir
consolidando a firma e
esse distanciamento em
auxiliando na conquista
empresas, buscando
de novos mercados e na
caminhos que levem ao
ampliação dos lucros.
perfeito sincronismo entre
informática e usuário,
Nereu Delgado mostra que
é possível controlar a
informática mesmo sem
conhecê-la, simplesmente
entendendo seus princípios.