1. Manejo de archivos y documentos.

Introducción

MANUAL DEL ARCHIVERO

Introducción:

Este manual está dirigido a todas aquellas personas (particularmente

funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Tambopata) que en
el desarrollo de sus actividades y responsabilidades están encargadas del
manejo de los archivos de nuestra Institución, como una herramienta útil para
el mejor desempeño de su labor. Juntos, conoceremos por qué y cómo se
archivarán en adelante nuestros documentos.

En la actualidad (al igual que en casi todas partes) se tiene una idea totalmente
distorsionada de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general
nos dan la impresión de constituir un cúmulo de papeles desorganizados,
donde los documentos se van juntando (o, para ser precisos, “arrumando”) sin
ningún criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece
oportuno para “desocupar” o “hacer espacio” en la oficina.

Todo esto lo vamos a revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto
para transformar esa imagen en un conjunto de documentos importantes que
se deben conservar, clasificando y ordenando de manera técnica y metódica.
El Órgano de Administración de Archivos (O.A.A.), se encargará de organizar
previamente el incremento documental en base a criterios únicos y legales y
cuya consulta se hará en forma ágil cuando tengamos a la mano los inventarios
con la descripción correspondiente.

En el desarrollo de nuestro trabajo diario nos iremos convenciendo que el arte

de archivar es una labor apasionante, pero previamente requerimos de mucho
conocimiento y paciencia para organizar, describir, seleccionar, conservar y
brindar el servicio de documentos a los administrados y a nuestra propia
Institución.

Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo, cuando
comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducirá en una mayor
eficiencia de la administración, en un mejor servicio al ciudadano y también en
la difusión de la información, conocimiento, cultura y la investigación histórica.

Finalmente, recordemos que en nuestros archivos reposa la memoria de la

Nación, por lo que somos responsables directos de proteger de manera integral
y adecuada el patrimonio cultural archivístico de nuestra Institución y por ende,
del País. (JVM)

2. Documento. Concepto y tipos de documentos

1. DOCUMENTO

¿Qué es un documento?
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre
cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las
instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus
actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o

impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas,
etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos),
audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos
(disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y
cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el
futuro.

¿Qué es un documento archivístico?

Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras

oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo
institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios,
publicaciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO
PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación
original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por
lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos
deben separarse de nuestro archivo.

En consecuencia, un documento archivístico es aquel que es producido,

recibido y conservado por una institución y contiene información relativa
al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta
institución desarrolla.

¿Qué son los tipos documentales?

Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican

en:

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un
libro de caja, recibo, etc.

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente
como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias,
etc.

¿Qué es una serie documental?

Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo tipo
documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado,
transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones,
Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc.

¿Qué es una sección documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes

unidades orgánicas o dependencias de la Municipalidad Provincial de
Tambopata. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General,
Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro
Civil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc.

¿Qué es un fondo documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una

institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos:
Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madre de
Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial de Tahuamanu,
etc.

3. Archivo: concepto. Administración de documentos

2. ARCHIVO

¿Qué es un archivo?

Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o

jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son
administrados, organizados y conservados para difundir la información
contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o a la
institución.

¿Para qué son útiles los archivos?

Los archivos sirven a favor de:

La administración pública, para lograr una mayor eficiencia y una

transparencia de la gestión y como un antecedente y testimonio de sus
funciones.

La ciudadanía, para la defensa de sus derechos, la fiscalización de los actos

públicos y como garantía de la transparencia administrativa que debe existir en
todo Estado de Derecho.

La investigación y la difusión cultural, como un repositorio de la memoria de

la Nación. Todos los documentos producidos por las instituciones que se
vinculan con los ciudadanos forman parte del Patrimonio Cultural
Archivístico de la Nación, que se encuentra protegido por la legislación
archivística vigente. De allí que los archiveros, o quienes sean responsables de
administrar la documentación archivística, están obligados a conservarlos y
protegerlos; a no apropiarse de ellos, entregándolos a quienes los sucedan en
sus funciones y a no eliminarlos sin autorización de la administración
competente: el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales de sus
respectivas jurisdicciones.

Ciclo vital de los documentos

Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a su vez dan
lugar a diferentes niveles de archivo.

PRIMERA ETAPA

Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitación por los

canales regulares, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado
origen y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable
de su tramitación. Esta documentación forma parte del “ARCHIVO DE
GESTIÓN” y, en algunos casos, del denominado “ARCHIVO PERIFÉRICO”.

SEGUNDA ETAPA

Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el documento que

la sustenta ha de seguir siendo guardado. En este período formará parte del
“ARCHIVO CENTRAL”.

TERCERA ETAPA

Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o

histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e informativo,
principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y conservación
será definitivo en el “ARCHIVO HISTÓRICO”.

4. Organizar archivos. Procesos técnicos en la administración de archivos

3. PROCESOS TÉCNICOS

¿Cómo organizamos nuestros archivos?

Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se

relacionan con el poco personal existente, la escasa capacitación del mismo,
locales inadecuados, deficiencia logística, abultada documentación y un flujo
insuficiente de documentos.

Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado,

optaremos por seguir los siguientes pasos:

- Empezaremos por revisar el organigrama de la institución, lo cual nos

permitirá conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta
dirección, órganos de línea, órganos de asesoramiento, órganos de apoyo, etc.;
así como gerencias, sub-gerencias, jefaturas, etc.
- Debemos informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de
creación, antigüedad de las dependencias, variaciones en las funciones
institucionales, etc.)

- Revisaremos los documentos de gestión institucional (ROF, MOF, TUPA,

directivas internas, etc.)

- Respetando el origen y la forma cómo han sido dispuestos originalmente los

documentos.

Es importante elaborar un diagnóstico situacional que nos permita conocer la

realidad de nuestro archivo, previa evaluación de las condiciones de
infraestructura, volumen y características de la documentación y personal, etc.

Finalmente, por Ley, es función archivística la gestión de documentos desde su

elaboración hasta su eliminación o conservación permanente, de acuerdo a su
ciclo vital. Para ello existe un conjunto de procesos técnicos archivísticos
normados y reglamentados que detallaremos a continuación:

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Resulta necesario que en cada institución se constituya un Sistema

Institucional de Archivos, tal como estamos proponiendo en nuestro caso: el
Órgano de Administración de Archivos (que en adelante se identificará
con las siglas O.A.A.), el mismo que está integrado por los Archivos de
Gestión, los Archivos Periféricos (cuando éstos existan) y por el Archivo
Central. Precisamente, este último será el que conduzca las labores
archivísticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel institucional.

Los objetivos de esta etapa implican:

- Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la

administración de archivos.

- Brindar servicios de información al Estado, a la ciudadanía y a la

investigación.

NIVELES DE ARCHIVO

El ARCHIVO DE GESTIÓN, es comúnmente conocido como el “archivo de

oficina” y está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia
o unidad administrativa de una institución. Este archivo está formado por la
documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún
tramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cada dependencia.
Tiene plena vigencia jurídica y administrativa.

El ARCHIVO CENTRAL, también es denominado “archivo administrativo” y es

el que está conformado por la documentación proveniente de las transferencias
recibidas de las distintas oficinas de la institución. Este archivo centraliza la
documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina,
pero cuyo valor administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser objeto
de consultas por parte de la propia administración o de los ciudadanos. El
Archivo Central suele ubicarse físicamente en los locales del archivo y está
bajo la responsabilidad del Archivero de la Institución.

El ARCHIVO PERIFÉRICO, se constituye opcionalmente como producto de la

complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las
unidades orgánicas de una institución que así lo requiera. (En nuestro caso,
estamos proponiendo “archivos periféricos” para reforzar el trabajo de GDUR y
GAF, entre otros, por su misma complejidad).

El ARCHIVO HISTÓRICO, está encargado de concentrar, custodiar y/o

conservar documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de
su valor administrativo y cuentan con más de treinta años de originados. Sus
principales fines son la investigación y la difusión cultural.

5. Organización de documentos. Descripción y selección documental

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto

de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada
entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y
sub-series documentales.

- Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o

grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la
estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

- Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de

cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético,
numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

- Signar documentos:Es asignarles símbolos de codificación para su

rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.).
Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y

determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la
finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías,
inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos
documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente
y eficaz servicio de información.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar

las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para
establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para
fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para
la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar
las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los
documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente
detalle:

a) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico

evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los
primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer
de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y
la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los
documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

b) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la

destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización
del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su
competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de
Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en
cada institución.

IMPORTANTE.- Para proponer una eliminación de documentos se requiere:

- Acta del CED

- Inventarios de eliminación

Muestras de las series documentales a eliminarse.

6. Conservación de documentos: instalaciones, control, manejo y

medidas de seguridad

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en

mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los
documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y
restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice:
“siempre será mejor preservar que restaurar”.

Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la

integridad física de nuestros documentos. Estos son: el factor climatológico,
contaminación ambiental, contaminación biológica, siniestros,
almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc. Por ello es
recomendable observar las siguientes recomendaciones respecto a:

a) El local de archivos

El local deberá estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un
siniestro y también lugares excesivamente húmedos. Preferentemente se
debe decidir por locales construidos con material noble, evitándose el
revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones,
alfombras, etc.)

El local de archivo debe tener básicamente tres ambientes: área de trabajo

técnico y administrativo, depósitos y área de atención al usuario (oficina).

Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones eléctricas y sanitarias

deberán conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivístico (estantes,
archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.

b) El control de los Factores Externos

Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y

la documentación, así como ventilar por medios naturales o mecánicos, sobre
la base de la utilización racional de puertas y ventanas, con el empleo de
máquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.)

Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminación

ambiental. En este caso, se recomienda fumigar el local sólo en casos de
extrema infestación biológica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de
la luz natural o artificial sobre los documentos. Sólo se expondrán los
documentos durante el tiempo necesario y evitar la oscuridad completa en los
depósitos.

c) El manejo de los documentos

Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivasy evitar el uso

excesivo de elementos metálicos (grapas, clips, etc.). Los documentos
deben ser protegidos en unidades de instalación(cajas, folders o cualquier
otro elemento similar). En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y
uso y de productos químicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.)
y menos rociar directamente sobre los documentos.

Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos,

bacterias, etc.) deberán separarse de la documentación en buen estado y
restringir su servicio. Se debe evitar cualquier tipo de restauración
empírica.

d) Medidas de Seguridad

* Restringir el ingreso a los depósitos a personas no autorizadas. Se

deberán adoptar las medidas convenientes para evitar la sustracción de
documentos.

* No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier

otro lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios eléctricos y
cerrar la llave general del agua al término de de la jornada laboral y
revisarlos periódicamente.
* No mantener en el Archivo materiales inflamables(gasolina, petróleo,
cera, etc.). Disponer de extintores de polvo químico seco, con carga
vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de
archivo.

7. Servicios archivísticos (administración de archivos). Medidas y

ubicación de estanterías

SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

En realidad, el objetivo principal de todo archivo es brindarse permanente

al servicio de la Institución y de los administrados. Debemos de estar
prestos a poner a disposición de los usuarios la documentación de cada
entidad con fines de información, mediante la consulta, búsqueda, lectura,
préstamos, expedición de copias, etc. Es pertinente remarcar que todos los
documentos que son custodiados en los archivos integrantes del Sistema
Nacional de Archivos son accesibles al público en general, de acuerdo a las
normas administrativas vigentes, con excepción de aquellos que puedan
atentar contra los intereses y la seguridad nacional, o contra la privacidad
o intimidad personal.

MEDIDAS REGLAMENTARIAS Y UBICACIÓN DE ESTANTERÍA

Observando las siguientes recomendaciones podremos orientar correctamente

nuestras acciones para contar con una estructura conveniente y segura al
interior del Archivo:

- El largo de cada cuerpo deberá ser de 0.90 a 1.20 mts.

- La altura máxima de la estantería será de 2.10 a 2.30 mts.

- La resistencia de cada balda, según sea el largo, deberá ser de 100 kilos
como mínimo.

- Los espacios entre baldas serán de acuerdo al tamaño de los documentos

que se quieran instalar.

- El espacio del piso a la primera balda deberá ser de, mínimo, 15 cm.

- Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro estante para que no
pierda estabilidad.

- La distancia de la última balda al techo será de 30 cm., como mínimo.

- En las esquinas superiores e inferiores de los estantes se colocarán

ángulos de soporte (refuerzos).

- Las baldas pueden ser de doble faz o según tamaño de los documentos o
según necesidad de su ubicación.
- Un solo estante no debe tener más de 10 cuerpos.

Los estantes no deben colocarse pegados a la pared.

8. Sistema nacional de archivos: finalidad. Normas éticas del archivero

4. El Sistema Nacional de Archivos

Finalidad

El S.N.A. tiene por finalidad integrar estructural y funcionalmente los archivos

de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional mediante la
aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando
con ello la defensa, conservación organización y servicio del Patrimonio
Documental de la Nación. El Sistema Nacional de Archivos está integrado por:

Archivo General de la Nación (AGN)

Es un Organismo Público Descentralizado y máxima autoridad del Sistema

Nacional de Archivos.

Archivos Regionales

Son Organismos Descentralizados de los Gobiernos Regionales, dependientes

técnica y normativamente del AGN que conducen las actividades del SNA en
su jurisdicción.

Archivos Públicos

Son los archivos pertenecientes a la administración estatal (poderes del

Estado, entes autónomos, instituciones públicas descentralizadas, empresas
estatales de derecho público y privado, empresas mixtas con la participación
accionaria del Estado, gobiernos regionales, locales y las notarías),
dependiendo técnica y normativamente del AGN. (Cabe aclarar que nuestro
archivo institucional está incluido en este rubro).

Obligaciones que establece el SNA

Los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos están obligados a

cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de política
dictados por el órgano rector del Sistema.

Los funcionarios públicos, sea cual fuere su nivel, no podrán conservar en su

poder documentos generados en el ejercicio de sus funciones, estando
obligados a remitirlos al archivo correspondiente.

Reglamento de Aplicación de Sanciones del AGN

Los archiveros debemos tener en cuenta que mediante la Resolución Jefatural

Nº 76-2008-AGN/J, se aprobó el “Reglamento de aplicación de sanciones
administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental
Archivístico y Cultural de la Nación”, el mismo que tiene por finalidad regular
el procedimiento sancionador y establece las escalas, criterios de gradualidad y
demás requisitos para la aplicación efectiva de sanciones por infracciones
cometidas en contra de las normas establecidas por el Sistema Nacional de
Archivos, la Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación y las demás
normas conexas.

5. Normas Éticas del Archivero

- El archivero tiene ante sí la enorme responsabilidad de administrar y

custodiar los documentos que son un valioso tesoro que la ciudadanía le ha
confiado. Debe tener siempre presente que la información pertenece a la
ciudadanía y debe estar siempre al servicio de ella en las mejores condiciones
posibles.

- Los documentos deben ser manejados con sumo cuidado porque de lo

contrario se deteriorarían y finalmente acabarían perdiéndose
irremediablemente. Por eso, cuando ocurre un robo de piezas documentales, o
un desglose de legajos, o cuando se exponen los documentos ante la
humedad, la insolación, o cuando se les expone ante los destructores bióticos
(bacterias, hongos, insectos y roedores) se consuma una pérdida irreparable.

- Todos los actos realizados por los archiveros están sujetos a reglamentos
y normas legales, por lo que nadie puede obligarlos a ir en contra de la Ley, es
decir, a ocultar, desaparecer o, sin escrúpulos, vender documentos bajo su
custodia.

- El archivero debe procurar constantemente la formación de una

conciencia archivística en el público, a fin de que éste interprete cabalmente la
función de los archivos y el papel de los propios archiveros.

- Por último, los archiveros por su propia condición de servidores públicos

están prohibidos de mantener intereses de conflicto, obtener ventajas
indebidas, realizar actividades de proselitismo político, hacer mal uso de
información privilegiada y de presionar y/o acosar.
CLASIFICACION DE ARCHIVO

1º DOCUMENTO: concepto y tipología.

a) Concepto de documento:

Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al

mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que
pruebe o acredita algo". Este seria le Concepto general de documento.

La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda

expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos
los soporte informáticos.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o

hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para
comprobar o acreditar algo.

Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos

válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada
Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que
tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de
documentos públicos o privados.

Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez

y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los

demás documentos aunque con algunas salvedades:

• En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas

con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre
sí.

• La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos

ya preestablecidos o normalizados;

• Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

En relación con la incorporación de medios técnicos el art.45.1 L.R.J.A.P. y

P.A.C. señala que la Administraciones Públicas impulsarán el empleo y
aplicaciones de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos,
para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las
limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la C.E. y las leyes.

Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy
variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales,
gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue
siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce
legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no
todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.

b) Impreso y documento:

Impreso sería un formulario en el que encontramos algunas partes ya

cumplimentadas (datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en
los que se demandan datos específicos a cumplimentar por el interesado.

El impreso sería el soporte del documento escrito. Una vez que éste ha sido
cumplimentado, firmado y sellado por el órgano competente adquiere la
consideración de documento.

Aunque los tipos de impresos son muy variados, según la finalidad que
cumplan y el organismo que los emita, éstos deben reunir unas características
básicas. Entre otras, las siguientes:

• Homogeneización en cuanto a tamaño y contenido.

• Debe facilitar su cumplimentación por parte del interesado. Para ello los
impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican
el modo de cumplimentarlos simplificando la tarea al máximo.

• Facilitar el análisis de datos a la persona encargada, mediante la

ubicación de cada dato concreto en el mismo lugar en todos los
impresos.

• La calidad del papel dependerá de su finalidad o destino; así los

impresos a los que se prevé una vida larga son de una calidad superior
que la de aquellos cuya vida se prevea corta o sean para un solo uso.
En relación con la calidad también se tendrá en cuenta si estos son para
uso externo o interno; en el primer caso requerirán de mayor calidad y
de una presentación más estética.

• Cuando un impreso conste de varias copias, éstas serán de diferentes

colores para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a
la administración, etc.) y facilitar la clasificación en su caso.

• El contenido, aunque muy diferente según la finalidad que cumpla,

constará básicamente de:

• Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la

definición del impreso; un número de referencia correlativo que permitirá
su identificación; identificación del organismo que lo emite; instrucciones:
pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se
recogerán al dorso.

• Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad

con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a
 cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto
de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas
de oposición, declaración del I.R.P.F....)

• Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la

firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso.

Los documentos serán objeto de normalización, para que cada serie o tipo de
los mismos obedezcan a iguales características o formato, facilitando al mismo
tiempo las tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanización e
informatización, etc.

El número de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos

desde la Administración a los particulares y al contrario. En el próximo tema
hablaremos y conoceremos sobre la estructura de los documentos
administrativos básicos.

2º LA ORDENACIÓN:

En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los

documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o
funciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los
documentos integrados en las distintas series documentales. Un documento
determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada con
relación a los otros.

 Tipos de ordenación:

Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-

orden elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los
tipos de ordenación son los siguientes:

• Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la

ordenación cronológica.

• Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada

documento, tendremos la ordenación alfabética.

• Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la

ordenación numérica.

 Operaciones relacionadas con la ordenación:

Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor

parte de ellos, conjuntamente con la propia ordenación documental:

• Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado

plegados, como mapas, planos, etc.

• Signaturación y Sellado como medida de seguridad y control.

 • Datación indicar fecha completa.

• Numeración y foliación se indica en lápiz en el lado superior derecho.

• Agregación reubicación de documentos mal colocados, exige un

testigo.

3º EL ARCHIVO:

 Concepto de archivo:

La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de

acuerdo con el Diccionario de la R.A.L.E.:

• Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que

significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también
semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos
y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se
colocan).

• La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la

Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen
referencia al archivo como aquella institución cuya función primordial es
la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando las técnicas
adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le cumplimiento de
los fines anteriormente mencionados.

• También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de

Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar
documentos.

• Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles,

haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior
localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo

Z, guías, etc.

 Funciones del archivo:

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos,

ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de
conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos
documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta
conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra
rápidamente lo que se busca.

Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que

permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve
como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del
pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el
organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de
hacerlo.

 Clases de archivos:

• Según el grado o frecuencia de utilización:

• Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados

en la entidad o de consulta frecuente.

• Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos

por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

• Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor

operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

• Según el lugar de emplazamiento:

• Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo

lugar y es consultado por distintos departamentos.

• Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas

dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:

• Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser

utilizado constantemente por este.

• Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso

inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre

sí.

 El archivo de gestión:

Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su

puesto de trabajo. El número de consultas de este archivo es muy amplio y los
documentos archivados pueden provenir de otros organismos departamentos o
bien has sido entregados directamente por los interesados.

El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los

documentos y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario
fijado por la entidad o el que resulte imprescindible para realizar sobre el
documento las operaciones oportunas. Sólo deberán estar por tanto los
documentos en poder del funcionario el tiempo oportuno, sin que sirva el
archivo como lugar permanente de almacenamiento, debiéndose enviar los
documentos a otros puestos de trabajo para que siga su tramitación o bien a
los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado el trabajo
sobre éstos.

El archivo de gestión debe estar perfectamente ordenado para facilitar la

rapidez de actuación y la perfecta localización del documento.

 Conservación de la información:

Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores

condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios
básicos:

• Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los

documentos:

• Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de

edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)

• Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro,

destrucción o desaparición de los documentos: control de humedad,
incendio, robo, etc.

• Restauración de documentos deteriorados.

• Reproducción de la documentación más representativa.

• Aplicación de los criterios y métodos de organización documental

(clasificación y ordenación) según las normas de la teoría archivistica.
Realmente solo existe archivo cuando hay una organización, de otro
modo se trata de un conjunto almacenado de papeles.