Apuntes de Documentación Informativa

Dra. Mariela Gómez Ponce

Facultad de Comunicación
Universidad San Jorge

“Si la redacción es el corazón de un periódico,

el servicio de documentación –su archivo–, es su cerebro”,
Jun Luis
Cebrián, 1981.

Las funciones de la Documentación para Comunicadores

1) Función previsora: Una parte de las informaciones que recibimos a través

de los medios de comunicación es previsible. Todos los años se informa sobre
algunos acontecimientos que se repiten como por ejemplo la llegada del
invierno, las Navidades, etc. Y son acontecimientos que se pueden prever de
una año a todo.

Muchos acontecimientos se repiten cíclicamente como las elecciones, los

juegos olímpicos o la entrega de los Oscar, por ejemplos. Otros eventos se
celebran con cierta periodicidad, como el recuerdo del nacimiento de grande
personajes o el Centenario del Quijote. Diariamente, incluso algunos
periódicos recuerdan como una agenda las efemérides. Todos estos
acontecimientos serán noticia y son previsibles. Es relativamente sencillo
saber que van a ocurrir y es importante tener preparado el material
informativo necesario para que la previsión pueda convertirse en noticia.
Para ello es necesario que los documentalistas trabajen con base de datos
en la que tengan registrados estos acontecimientos y puedan ordenarlos
cronológicamente, a modo de agenda.

Esta anticipación a los hechos permite a los redactores avanzar en su

tarea de preparación de la información, a la cual también contribuye
la Documentación. La anticipación posibilita una mejor organización
del trabajo informativo.

A través de este trabajo el documentalista puede detectar datos que

produzcan en el futuro una noticia y avisar a los redactores del posible interés
de esa informativa.

Es tarea del documentalista revisar lo que publican otros medios y acudir a

fuentes de información que le puedan aportar materiales noticiosos.

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Las rebajas es uno de los acontecimientos

comerciales que se resaltan en los medios de
comunicación en determinados momentos del
año desde hace ya muchos años.

2) Función preparatoria: Anticiparse a las noticias previsibles permite llevar a

cabo una buena preparación de las informaciones.

Los periodistas documentalistas habrán recurrido a los centros de

documentación o a las fuentes especializadas para profundizar en la detalles
de una noticia o entrevista a realizar. Averiguará cual ha sido su trayectoria,
su perfil biográfico, etc. Es decir, deberán haber investigado y profundizado
en los aspectos de fondo de esa noticia en el por qué de esa información. En
esa preparación de la noticia puede observarse la diferencia de
profesionalidad de los medios.

Como indica Galdón “toda información implica una información

previa” y todo proceso investigación está indisolublemente asociado
al rastreo de fuentes de información de muy distinto tipo, objeto de
análisis de los servicios de Documentación.

Este mismo autor apunta que hay géneros periodísticos que necesitan
preparación documental especial: la semblanza biográfica, el reportaje o la
entrevista. Tomando como ejemplo este último género parece difícil imaginar
que un periodista que vaya, por ejemplo a entrevistar al arquitecto Santiago
Calatrava no se haya documentado previamente y conozca suficiente datos
sobre el personaje y sobre la obra. Sin esas informaciones previa, es raro será
que el periodista pueda formularle buenas preguntas que den pie al
arquitecto a ofrecer informaciones novedosas y originales, que resulten
interesantes para el lector. Con una pregunta simple como ¿cuáles han sido
sus últimas obras ejecutadas darán lugar a una respuesta sobradamente
conocida por los lectores de los lectores habituales de los periódicos. Es una
pregunta que a penas requiere preparación documental previa, pero que a
penas aporta nada nuevo.

Otras cuestiones más preparadas como ¿cuáles son sus respuestas a las
críticas recibidas tras la construcción del Aeropuerto de Zamudio?, esta
pregunta implica que el periodista conoce la obra del autor y que ha seguido
su repercusión en la prensa especializada.

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El trabajo de preparación documental realizado por el periodista

marca la diferencia entre una entrevista superficial y una entrevista
en profundidad.

El trabajo de preparación documental no afecta sólo al trabajo informativo.

También es básica para la ficción y la persuasión. No puede concebirse la
escritura de un guión cinematográfico sin haber investigado en profundidad
sobre lo que se está por escribir. Tampoco es posible imaginar que el
diseñador de una marca de chocolate, por ejemplo, no tenga en cuenta
determinados datos científicos que pongan en relieve las buenas propiedades
de este producto. Encontrar este tipo de información le proporcionará
argumentos para hacer más convincente su campaña y conseguir una mayor
efectividad publicitaria. Incluso una vez realizada la campaña, habrá que
documentase sobre el tipo de medio de comunicación que consumen los
destinatarios del anuncio, los horarios en los que ven la tele o los programas
de radio que más escuchan con el objetivo de lograr la mayor efectividad
posible.

3) Función crítico-verificadora: Todos los comunicadores tienen la obligación

de transmitir información fiable y veraz. Verdadera y correcta. Esta corrección
es especialmente importante en el caso de los informadores, pero no es
desdeñable en el campo de la Publicidad, la Comunicación Corporativa o las
Relaciones Públicas.

Para ofrecer informaciones correctas a los lectores, telespectadores,

radioyentes o internautas, los profesionales de la comunicación,
deberán dedicar una parte de su tiempo a verificar los datos que
están ofreciendo.

Los centros de documentación y las fuentes que él se manejan son

herramientas claves para comprobar la corrección de los datos que se están
aportando en el mensaje informativo y en el persuasivo.

La rapidez con la que se trabaja en los medios de comunicación dificulta la

tarea de comprobación de datos.

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Dra. Mariela Gómez Ponce
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Revisar, corroborar y corregir deben

ser pasos imprescindibles antes de
presentar un trabajo o mandar a
imprimir un documento.

En estrecha relación con esta función crítico-verificadora Gabriel Galdón

apunta también la función rectificadora. Si bien lo deseable es que no se
comentan errores en los distintos mensajes que se generen, también lo es,
que si se comenten sean reconocidos y corregidos inmediatamente por el
medio de manera que generen confianza en sus mensajes.

Los apartados de fe de erratas y los destinados al defensor del oyente, del

lector, etc. Son sin duda, los espacios reservados para cumplir esta función
rectificadora a la que debe ayudar la Documentación.

Fuentes: GIMENEZ, TOLEDO, Elea, “Manual de documentación para

Comunicadores” Eunsa, 2004. Páginas 30,31 y 32 y FUENTES I PUJOL, María
Eulalia (edit), Manual de Documentación Periodística, Síntesis, 1995.