Presupuestos

Definición y Concepto

El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de

dirección que tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en
cifras monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa
durante un período.

Los presupuestos han de permitir a los diferentes niveles de toma de

decisiones, formarse una idea aproximada, pero aun así, lo suficientemente
clara y precisa de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto,
como para confirmar el acierto de la gestión y permitirles en forma oportuna
su rectificación o ajuste a través de la comparación continúa de los
resultados reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerirá de un
muy eficiente sistema de control presupuestario.

En resumen, podemos señalar que los resultados de la gestión de los

negocios se muestran en los estados financieros. Entonces, los
presupuestos son los estados financieros proyectados, los cuales serán
expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las
áreas o fases de operaciones de la empresa.

Ventajas de los Presupuestos

Los presupuestos proporcionan a la administración general, los siguientes

beneficios:
A.- Obliga a la administración a fijar los objetivos y metas en forma
anticipada.

B.- Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestión

administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la
característica de flexibilidad de los presupuestos.

C.- Asegura la coordinación entre las unidades de la empresa.

D.- Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con
los objetivos que se quiere lograr.

E.- Facilita la asignación eficiente de los recursos.

Limitaciones de los Presupuestos

A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso
debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas
limitaciones deben conocerse para que el presupuesto sea utilizado en
forma adecuada y se obtengan con él los resultados esperados. Estas
limitaciones son:

A.- Los presupuestos son una estimación aproximada de lo que traerá el

futuro pero no es una medición exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en
ellos como algo estático, sino como un instrumento de planificación muy
flexible.

B.- Los resultados no se obtendrán por el solo hecho de presupuestar. Los

resultados se obtendrán cuando el presupuesto comience a ejecutarse.

C.- El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en sí

mismo. Por lo tanto, no es un sustituto de la administración, es sólo una
herramienta de apoyo.

Período de los Presupuestos

El período que pueden abarcar los presupuestos dependerá de la naturaleza

de la empresa o bien de las necesidades de información que requiera, pero
lo mas generalizado es un período de un año, el que puede estar coordinado
con el período contable. También se puede efectuar la planeación a corto,
mediano o largo plazo.

Clasificación de los presupuestos.

1) PRESUPUESTO DE CAPITAL.
Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto
específico de inversión, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia
financiera del mismo, a través de la medición de indicadores tales como; la
tasa interna de retorno (TIR) o el valor actual neto (VAN).

2) PRESUPUESTOS OPERATIVOS.
Se definen como aquellos que tienen relación con la operación o giro de la
organización.
 Presupuesto de Ventas.
 Presupuesto de Producción.
 Presupuesto de Costos.
 Presupuesto de Gastos.

3) PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
Se refieren a las decisiones financieras.
 Presupuesto de Caja.
 Balance General Proyectado.
 Estado de Resultado Proyectado.

4) PRESUPUESTOS PERÍODICOS.
Se llama así a los que se confeccionan por un numero fijo de períodos, que
al vencer cada período se agrega uno nuevo a los presupuestos.

5) PRESUPUESTOS FLEXIBLES.
Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a través del
tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos valores, en
este caso es similar al llamado análisis de sensibilidad.

6) PRESUPUESTOS POR NIVEL.

Determina los presupuestos a distintos niveles de actividad programada,
por ejemplo, al 100% de capacidad instalada, al 80%, etc.

7) PRESUPUESTO PARCIAL.
Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro
 PROCESO

de la organización y se administra en forma independiente.

8) PRESUPUESTO BASE CERO.

Se basa en el supuesto de que recién se inicien las actividades de la
organización, desconociendo la validez de lo sucedido en períodos
anteriores.

9) PRESUPUESTO DE CONTINUIDAD.
Es lo contrario al Presupuesto Base Cero.

10)PRESUPUESTO MAESTRO.
Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las
distintas actividades de la empresa.

11)PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD.
Divide a la actividad presupuestada anual en términos de responsabilidad
individual. Por ejemplo: metas por vendedor, niveles de producción, etc.

Sistema Presupuestario.

DEFINICION: es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre sí;

sirve para controlar periódicamente los presupuestos y para analizar las
desviaciones.
Esta destinado a construir y a realizar los objetivos de la empresa,
constituye una herramienta de planificación, coordinación y control.

Objetivos del Presupuesto como herramienta de planificación.

a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un período
determinado.
b) Sirve para fijar metas y estándares.
c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en
términos de las personas respecto de la ejecución.
d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones
periódicas de estos.

Objetivos del Presupuesto como herramienta de coordinación.

a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera tal
que la encausa a conseguir los objetivos finales.
b) Hace posible una efectiva acción administrativa.

Objetivo del presupuesto como herramienta de control.

a) Evaluación periódica del avance de la operación.
b) Ayuda a señalar el grado de eficiencia al evaluar los resultados
obtenidos

Funcionamiento del Sistema Presupuestario.

ENTRADA
SALIDA

RETROALIMENTACION
PRESUPUESTO DE PRESUPUESTO
PRESUPUESTO DE COSTOS
DE GASTOS
VENTAS BALANCE GENERAL
CAJA PRESUPUESTO DE PRODUCCION PROYECTADO

ENTRADA: es la información interna y externa, cuantificable o no.

PROCESO: es el desglose, registro y orden de la información obtenida.
SALIDA: son los presupuestos propiamente tal.
RETROLALIMENTACION: es la comparación de los datos y el análisis de estos
para volver a planificar.

Etapas para la aplicación del control presupuestario.

a) Fijar estándar de rendimientos basados en la experiencia o en cálculos

financieros.
b) Medir los resultados reales en el período presupuestario.
c) Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados.
d) Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo
originan.
e) Determinar medidas de rectificación.

ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
 ESTADO DE RESULTADO
PROYECTADO

Presupuesto de Ventas.

Este es el punto de partida del sistema presupuestario, ya que sobre la base

de las ventas se planifica la producción, los costos, gastos asociados, etc.
Las variables a considerar son los pronósticos de ventas en unidades, la
proyección de precios, la publicidad, el estudio de mercado, los vendedores,
etc.

Pronóstico de Ventas

Existen diversos métodos para pronosticar las ventas, entre ellos

encontramos:
a) Métodos Estadísticos-Matemáticos.
 Método de los mínimos cuadrados: consiste en linealizar el
comportamiento de las ventas.
Y=bx+a
Y = variable dependiente (cantidad, unidades físicas, etc.)
b = pendiente
x = variable independiente (tiempo, mes, año, etc.)
a = parámetro de posición

b) Métodos en Base a Porcentajes.

c) Métodos en Base a la Experiencia.

Presupuestos de ventas valorizados

Ventas proyectadas (unidades)

*
Precio de venta neto
Ventas netas
+
Iva débito fiscal
Ventas brutas

Presupuestos de ingresos por ventas

Esta referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro;
en él se consideran las ventas brutas proyectadas y las políticas de crédito
otorgadas a los clientes con su respectiva incobrabilidad.
Detalle Período 1 Período 2 Período 3 Total

Ventas contado

Ventas crédito

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

Las variables a considerar son: las ventas proyectadas en unidades físicas y

la política de inventario final de artículos terminados.

PRESUPUESTO DE PRODUCCION.

Ventas proyectadas (unidades)

+
Inventario final en artículos terminados.
-
Inventario Inicial en artículos terminados.

Cantidad a producir.

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA.

Cantidad a producir.
*
Tasa de uso
Consumo de materia prima directa (unidades)
*
Costo unitario
Consumo de materia prima directa valorizado ($)

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA.

Consumo de materia prima directa

+
Inventario Final de MPD
-
Inventario Inicial de MPD
Cantidad a comprar
*
Costo unitario ($)
Compras netas ($)
+
Iva crédito fiscal.
Compras brutas

PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS.

Detalle Período 1 Período 2 Período 3 Total

Compras
contado
Compras
crédito

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Cantidad a producir
*
Tasa de uso

Consumo de MOD ( hrs.)

*
Valor de la hora

Consumo de MOD valorizado ($$)

PRESUPUESTO DE CONSUMO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION CIF

Base de distribución
*
cuota

Consumo de CIF valorizado ($)

PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCION

Consumo de MOD
+
Consumo de MPD
+
Consumo de CIF

Costo Total de Producción

PRESUPUESTO DE IVA.
Iva débito fiscal
-
Iva crédito fiscal

Iva por pagar o recuperar

Presupuesto de Caja

Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en

todo momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer
frente a todos sus compromisos.
En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si
ambas corrientes no coinciden, puede suceder dos cosas:

- Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En
este caso la empresa no tendrá suficiente liquidez, dicho de otra forma
tendrá un saldo negativo de caja.
- Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este
caso la empresa tendrá un saldo positivo de caja. Esto significa que
puede hacer frente a todos sus compromisos y aun así tener excedente.

La empresa buscará la manera de financiar su saldo negativo (por ejemplo;

vía préstamos bancarios) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o
excedente (por ejemplo; invirtiendo ese excedente en un depósito a plazo)

El presupuesto de caja es una de las herramientas más importante para

tomar decisiones de corto plazo que involucren la administración de los
recursos financieros (dinero).

Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente información:

- Entradas de dinero y sus fuentes

- Salidas de dinero y sus usos
- Saldo de efectivo y su financiamiento o utilización
PRESUPUESTO DE CAJA.

DETALLE Período Período Período TOTAL

INGRESOS

Ventas contado

Ventas crédito

Otros ingresos

TOTAL INGRESOS

EGRESOS

Compras contado

Compras crédito

Sueldos por pagar

PPM por pagar

Iva por pagar

Leyes sociales

Gastos

Otros egresos
TOTAL EGRESOS

SUPERAVIT O DEFICIT
PARCIAL
(+) SALDO INICIAL DE CAJA

SUPERAVIT O DEFICIT TOTAL

DEPOSITOS

INTERES GANADO

PRESTAMO

INTERES PAGADO

SALDO FINAL DE CAJA

Balance General Proyectado o Balance Proforma

El Balance General Proyectado es un estado que basándose en datos de

todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una visión
sobre el estado futuro de los Activos y Pasivos de la Empresa.

El Balance General Proyectado es un estado fundamental de la empresa por

cuanto nos mostrará en forma anticipada cual será el patrimonio de ésta, a
través de una relación valorada de sus activos y pasivos, productos de las
acciones que lleve a cabo la entidad durante el período presupuestado.

Además este estado proyectado nos mostrará cual podrá ser la situación
económica y financiera de la empresa esto es, si se cumplieron todos los
planes trazados por la empresa para el período, a través de la relación
sistematizada de los recursos económicos y financieros, debidamente
clasificados y valorizados.
Balance General Proyectado

Activos Pasivos

Activo Circulante Pasivo Circulante

Activo Fijo Pasivo Largo Plazo

Otros Activos Patrimonio

Total Activos Total Pasivos

Estado de Resultados Proyectado

Es un estado proyectado que incorporando información sintetizada de

presupuestos diversos realizados con anterioridad nos permite mostrar
como se produce el resultado económico de la empresa.

En términos generales , este presupuesto permite apreciar cual será el

resultado probable de la gestión empresarial al final del período
presupuestado y en particular permite conocer los detalles que provocarían
este resultado. Es decir, nos muestra la situación económica futura que
tendría la empresa producto de la eficiencia en la administración del
negocio durante el ejercicio presupuestado.

Estado de Resultados Proyectado

Ventas

- Costo de Ventas

Utilidad Bruta

- Gastos de Administración Y Ventas

Resultado Operacional

+ Otros Ingresos Fuera de operación

- Otros Egresos Fuera De Operación

+- Corrección Monetaria

Resultado Antes de Impuestos

Impuesto a la Renta

Resultado del Ejercicio