Manual de Estudiante – Oficina Virtual SENA__________________________________________V 1.

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OFICINA VIRTUAL SIS

MANUAL DE ESTUDIANTE

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Tabla de Contenidos

Capitulo 1 – Bienvenido a la Oficina Virtual SIS ………………………………………… 4

Introducción ……………………………………………………………………………… 4
Descripción General de la Oficina Virtual SIS ………………………………………. 4
Uso de la Oficina Virtual SIS …………………………………………………………….5
Ingreso a la Oficina Virtual SIS…………………………………………………………. 6
Consulta Certificación…………………………………………………………………….7

Capitulo 2 – Herramientas de Usuario……………………………………………………….8

Listado de integradores ………………………………………………………………….8
Cambio de Correo ………………………………………………………………………..8
Cambio de Contraseña …………………………………………………………………. 9
Listar inscripciones ………………………………………………………………………10
Retiro de Cursos ……………………………………………………………………..…..11
Cancelación Inscripción …………………………………………………………………11
Ver Actualizar Ficha ……………………………………………………………………..12
Salir del sitio……………………………………………………………………………….13

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Capitulo 1 – Bienvenido a la Oficina Virtual SIS

1.1 Introducción

La Oficina Virtual SIS (Student Information System) es la herramienta

que permite realizar los procesos administrativos correspondientes a la
formación en ambientes virtuales de aprendizaje, registra y muestra
información contenida en la base de datos de la Comunidad Educativa
Virtual.

El manual de estudiante de la Oficina Virtual SIS comienza por la

descripción general de la aplicación, definición de las áreas de la
oficina virtual y la forma de uso de las herramientas incluidas en ésta.
Posteriormente se realiza la descripción detallada de cada una de las
herramientas y cómo deben utilizarse de manera secuencial.

1.2 Descripción General

La Oficina Virtual SIS está comprendida por tres partes básicas

distribuidas dentro de la página como se muestra a continuación:

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Encabezado Muestra el logo del SENA y el banner de la comunidad educativa

virtual (CEV).

Área de Trabajo Es el espacio destinado para interactuar con las herramientas de la

aplicación, en ésta área se muestra información de cursos,
inscripciones etc. Como también aparecerán los formularios y/o
formatos de ingreso de datos dependiendo de la herramienta utilizada.

Menú En ésta área se encuentran las herramientas del usuario organizadas

por temas, los temas se encuentran en letra blanca con fondo gris
oscuro y las herramientas con letra negra con fondo gris claro. Para
acceder a las herramientas se debe hacer clic sobre el respectivo
vínculo.

1.3 Uso de la Oficina Virtual SIS

Las herramientas incluidas en la oficina virtual siguen un sistema

secuencial por pasos los cuales se encuentran definidos en la parte
derecha del área de trabajo, al ir completando cada paso la aplicación
mostrará el siguiente hasta que termine el proceso respectivo
finalizando con la confirmación por parte del sistema en el que se
indica que el proceso se llevó a cabo correctamente como se muestra
en la figura a continuación:

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1.4 Ingreso a la Oficina Virtual SIS

Para ingresar a la oficina virtual SIS se debe hacer clic en el vínculo

Ingreso a la oficina virtual que se encuentra en el menú de la parte
izquierda dentro de la página de inicio de la Comunidad Educativa
Virtual del SENA senavirtual (http://www.senavirtual.edu.co) o ingresar
directamente dentro del navegador la dirección
http://oficina.senavirtual.edu.co de las dos formas se ingresa al módulo
de validación.

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Al ingresar al módulo de validación el sistema solicita el nombre de

usuario y la contraseña, esta información es la misma utilizada por el
usuario para ingresar a la plataforma blackboard en el vínculo Iniciar
sesión, se deben incluir éstos datos dentro de los campos respectivos
y posteriormente hacer clic en el botón ingresar.

Se encuentra también el vínculo ¿Olvido su contraseña? Que envía un

correo electrónico al usuario con la clave personal y el vínculo Haga
clic aquí para ver nuestra oferta de cursos actual el cual lleva al
usuario a la oferta de cursos de la Comunidad Educativa Virtual.

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1.5 Consulta Certificación

La validez de los certificados electrónicos puede ser consultada a

través de la página de inicio de la Oficina Virtual (SIS), ésta utilidad es
de gran importancia para la confirmación de los datos incluidos en una
certificación electrónica, estos datos están protegidos para que no
puedan ser modificados y por lo tanto sean veraces, estos datos
pueden ser consultados por el estudiante o por un tercero (ej: un
empleador).

Detalles La función Consulta Certificación requiere el ingreso del número de

registro del certificado para ubicar la información en la base de datos
como se muestra en la figura:

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El sistema mostrará entonces los datos correspondientes al número de

registro ingresado por la persona que consulta, incluyendo: Numero de
registro del certificado, número de documento del estudiante, tipo de
documento del estudiante, nombre del estudiante, nombre del curso,
duración del curso, fecha de expedición del certificado, Centro de
formación, Regional responsable y ciudad.

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Capitulo 2 – Herramientas de usuario

2.1 Listado de integradores

El listado de integradores permite al usuario saber cual es el

coordinador regional respectivo para cada uno de los cursos que se
encuentre tomado dentro de la comunidad educativa virtual, cada
curso tiene un instructor, un centro y una regional responsable del
correcto desarrollo del curso, los comentarios o solicitudes que tenga
el alumno se deben hacer como primera instancia con el instructor del
curso, en los casos que se requiera, la solicitud puede ser escalada al
integrador respectivo.

Detalles La función listado de integradores no requiere de ingreso de

información, la aplicación devuelve el código del curso, el nombre del
curso, el estado del usuario en el curso, la regional, el integrador de la
regional y el correo electrónico del integrador como se muestra en la
siguiente figura:

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2.2 Cambio de correo

El correo electrónico del usuario debe estar actualizado y activo para

que pueda recibir la información enviada por la Comunidad Educativa
Virtual a través de este medio. La función cambiar correo permite
modificar el correo electrónico que se tiene registrado en la base de
datos de la oficina virtual.

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Detalles Para modificar el correo electrónico se debe colocar en el formulario la

nueva cuenta de correo electrónico y luego dar clic en el botón enviar
datos, el sistema registrará el cambio y enviará un correo electrónico
de confirmación a la cuenta de correo actualizada del usuario junto con
un link de validación, para que el cambio quede registrado en la base
de datos el usuario debe hacer clic en el link que viene dentro del
correo electrónico.

El sistema por defecto coloca en el espacio de correo electrónico la

cuenta que esté registrada en ese momento en la base de datos.

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2.3 Cambio de contraseña

La contraseña es el código o la palabra utilizada junto con el nombre

de usuario para ingresar a la plataforma Blackboard y a la Oficina
Virtual, la contraseña es de uso exclusivo del estudiante y no debe
darse a conocer a terceros. El cambio periódico de la contraseña evita
suplantaciones, envíos de información que no corresponden al usuario
etc.

Detalles Para cambiar la contraseña es necesario colocar en el espacio

contraseña actual la contraseña que se ha estado utilizando para
ingresar a la plataforma o la que se recibió en el correo electrónico al
realizar la primera inscripción si se va a realizar el cambio por primera
vez

Posteriormente en el espacio nueva contraseña se coloca la

contraseña actualizada y se realiza la confirmación colocando
nuevamente ésta contraseña en el espacio vuelva a escribir su nueva
contraseña.

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2.4 Listar inscripciones

La herramienta listar inscripciones permite al usuario conocer los

cursos activos o los cursos a los cuales se ha inscrito mediante un filtro
de menú desplegable, la función muestra los cursos junto con los
datos principales de éstos.

Detalles Esta función solamente requiere como parámetro de entrada el que

sea escogido en el filtro, es puramente informativa y muestra el
nombre del curso, el código del curso, el tutor, el centro y la regional
responsables, la fecha de inicio y finalización del curso y el estado del
usuario dentro del mismo.

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La aplicación tiene también la opción de listar las preinscripciones que

tenga el estudiante, esta opción se encuentra al terminar el listado de
inscripciones.

2.5 Retiro de cursos

El estudiante tiene la opción de retirarse voluntariamente de algún

curso al cual haya sido asignado, esto permite al tutor conocer de
antemano ésta decisión y evita que el estudiante siga recibiendo
información de un curso del cual decidió retirarse.

Detalles Al hacer clic en el vínculo Retiro de cursos el sistema mostrará una

descripción general de los cursos a los cuales esta asignado en ese
momento el usuario.

Adicionalmente en la parte inferior de la descripción de cada curso

aparece un botón de radio con la leyenda “Deseo retirarme de este
curso”, al hacer clic en éste botón se selecciona el curso o los cursos
de los cuales se desea retirar, posteriormente se debe hacer clic en el
botón retirarme de este curso, que se encuentra al final de la página
para actualizar ésta información en la base de datos.

2.6 Cancelación Inscripción

El estudiante tiene la opción de retirarse voluntariamente de algún

curso al cual se haya inscrito antes de ser asignado a alguna sección,
así puede inscribirse a otros cursos de su interés o permitirle a otro
usuario utilizar el cupo para un curso.

Detalles Al hacer clic en el vínculo Cancelación inscripción el sistema mostrará

los cursos a los cuales se ha inscrito el usuario, en la parte derecha de
la tabla aparecerá el vínculo “Cancelar”, al hacer clic se cancelará la
inscripción del curso respectivo.

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2.7 Ver actualizar ficha

La ficha de matrícula recoge los datos necesarios para realizar la

inscripción en el sistema de administración educativa del SENA, este
formato debe ser diligenciado desde la primera vez que el usuario se
inscribe en un curso y es responsabilidad de usuario mantenerlo
actualizado en todo momento.

Detalles La ficha de matrícula (o ficha de caracterización) muestra por defecto

la siguiente información básica del usuario: nombre, correo electrónico,
documento de identidad y la ciudad de expedición.

A continuación se muestra las diferentes áreas de información

solicitada en la ficha de matrícula.
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2.8 Salir del sitio

Esta opción envía al usuario a la página de inicio de la Oficina Virtual

SIS. Es importante señalar que la forma correcta de salir de la
aplicación es a través de este vínculo para eliminar la sesión existente.

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