SISTEM

SISTEM FAIL
FAIL
Bersama
Jalani bin Hj. Hussain
Master Pengurusan(M.M) UPM
Sarjana Muda Sains & Pend. UTM
Diploma Sains serta Pendidikan UTM
Sijil Kejurulatihan Kursus Induksi SSB,
Kementerian Pendidikan M`sia
 Definisi
Sistem fail ?
 PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MEYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN
•RAHSIA BESAR
•RAHSIA
•SULIT
•TERHAD
•TERBUKA
 Warna Kulit fail
 TERBUKA - PUTIH
 TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT
PERKATAAN TERHAD
 SULIT - HIJAU DAN TERCATAT
PERKATAAN SULIT
 RAHSIA - MERAH JAMBU
BERPALANG DAN TERCATAT PERKATAAN
RAHSIA
 RAHSIA BESAR - KUNING DAN
BERPALANG MERAH DAN TERCATAT
PERKATAAN RAHSIA BESAR
KAEDAH PENDAFTARAN
MENGIKUT SIRI
MENGIKUT TAHUN
MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT
SISTEM YANG DIGUNAKAN

SISTEM INDEKS
SISTEM DOKET
SISTEM KAD
 PERGERAKAN FAIL
 FAIL KELUAR MASUK MELALUI
KERANI PENDAFTARAN
 PENGHANTARAN ANTARA
PEGAWAI PERLU ADA SLIP T
RANSAKSI
 PERLU ADA SISTEM SIMPAN
DALAM PERHATIAN
 SIMPAN DALAM
PERHATIAN
 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
PADA SESUATU MASA YANG
DITETAPKAN
 CATATAN SDP PERLU DIBUAT DI
KERTAS MINIT OELH PEGAWAI
BERKENAAN
 FAIL DIKEMBALIKAN PADA PIHAK
PENDAFTARAN, MENCATATKAN SDP
DI KULIT FAIL
 SIMPAN DALAM
PERHATIAN
 FAIL DISIMPAN DAN AKAN
DIKELUARKAN PADA TARIKH SDP
 SERAHKAN FAIL SDP KEPADA
PEGAWAI BERKENAAN UNTUK
TINDAKAN SELANJUTNYA
 PUSAT
PENDAFTARAN
 MENERIMA MEL/SURAT MASUK DAN
MEMASUKKANNYA DALAM FAIL-FAIL
YANG BERKAITAN
 MEMBAHAGIKAN FAIL-FAIL KEPADA
PEGAWAI BERKENAAN UNTUK
TINDAKAN
 MENGAWAL PERGERAKAN
SEMUA FAIL
 PUSAT
PENDAFTARAN
 MEYIMPAN FAIL-FAIL DENGAN
SELAMAT
 MENDAFTAR SEMUA FAIL DENGAN
MEMBERI SIRI-SIRI NOMBOR DAN
MENGADAKAN INDEKS BAGI SETIAP
FAIL
 Kebaikan Pusat
Pendaftaran
 Memudahkan kawalan yang
berkesan
 Penggunaan peraturan dan kaedah
yang standard
 Tangungjawab dapat dipastikan
 Mengelakkan dokumen-dokumen
bertindih
 Keburukan

 Fail sukar dikesan dengan cepat

 Kemungkinan fail hilang kerana
ramai menggunakannya
 Kelewatan mungkin berlaku kerana
bilangan fail dikendalikan terlalu
banyak
 Kebaikan Pusat
Pendaftaran
Dipecahkan
 Perkhidmatan yang lebih licin dan
cepat
 Bilangan fail yang dikehendaki
adalah kecil dan kawalan adalah lebih
kemas
 Mudah dikesan
1. Kepadatan
Seboleh-bolehnya menggunakan ruang
minima
2. Asesibiliti
mudah untuk dirujuk
3. Ekonomi
kos penyimpanan fail yang minima
4. Keanjalan
pembesaran ruang masa depan
5. Lokasi
letak di tempat mudah diperolehi
6. Rujukan silang
Memberi kemudahan dalam silang
mengesan lain-lain dokumen yang
bersangkutan atau rekod dapat dicari di
bawah berbagai tajuk
7. Retention
Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi
aktif dipindahkan
8. Klasifikasi
Untuk memberi kemudahan di dalam
membuat rujukan
 NOMBOR RUJUKAN FAIL
KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN
UNTUK MENYEDIAKAN NOMBOR RUJUKAN
FAIL ADALAH SEPERTI BERIKUT:

 RUJUKAN PERTAMA: NAMA RINGKAS

ORGANISASI / BAHAGIAN
 RUJUKAN KEDUA: TARAF KESELAMATAN
 RUJUKAN KETIGA: KOD ORGANISASI
TERLIBAT
 RUJUKAN KEEMPAT: KOD PERKARA/SUBJEK
 NOMBOR RUJUKAN FAIL
KOD-KOD RUJUKAN YANG DIGUNAKAN
UNTUK MENYEDIAKAN NOMBOR
RUJUKAN FAIL ADALAH SEPERTI
BERIKUT:

 RUJUKAN KELIMA: KOD PECAHAN

PERKARA/SUBJEK(SS)
 RUJUKAN KEENAM: KOD PECAHAN
KECIL SUB-SUB SUBJEK(SSS)
 RUJUKAN KETUJUH: KOD SIRI KES
Cara memberi nombor rujukan
fail

CONTOH:
FAIL UNTUK JABATAN PERDANA
MENTERI BAHAGIAN PENTADBIRAN
JPM : JAB. PERDANA MENTERI
BP : BAH. PENTADBIRAN
LETAKKAN: TARAF KESELAMATAN
Cara memberi nombor rujukan
fail

CONTOH:
JPM: BP (RB) : FAIL BERTARAF
RAHSIA BESAR
JPM:BP(R) : FAIL BERTARAF RAHSIA
JPM : BP (S): FAIL BERTARAF SULIT
JPM : BP : FAIL TERBUKA DAN
TERHAD
 KOD ORGANISASI BAGI
AGENSI SENDIRI

CONTOH:
KOD ORGANISASI JPM IALAH 01
CARA PENGGUNAAN SEPERTI BKT
JPM : NAMA RINGKAS ORGANISASI
JPM
BP : NAMA RINGKAS BAH. PENTAD.
01 : KOD ORGANISASI JPM
 KOD ORGANISASI BAGI
AGENSI SENDIRI

KOD PERKARA UTAMA

HURUF K : KOD
KAKITANGAN : 431
NO. RUJUKAN : JPM:BP-01/431-
KAKITANGAN
 SURAT DIHANTAR KELUAR
CATATKAN KE ATAS KERTAS MINIT (GUNA
“RUBBER STAMP” WARNA HITAM @ BIRU )

 TARIKH PENERIMAAN
 NAMA AGENSI PENERIMA
 TARIKH SURAT DIHANTAR

CONTOH:
SURAT BERTARIKH……DIHANTAR KEPADA……
PADA ………
 SEDIAKAN DUA PASANG KERTAS
DOKET
- UNTUK FAIL BERTARAF TERBUKA
- UNTUK FAIL BERTARAF
KESELAMATAN
 SEPASANG DOKET FIRASAT
MENGANDUNGI DUA KERTAS DOKET
BERIKUT:
- DOKET FIRASAT BILANGAN
- DOKET FIRASAT ABJAD
 BUTIRAN BERIKUT DITAIP PADA KERTAS
DOKET
- NOMBOR RUJUKAN BILANGAN
- TAJUK FAIL
 DOKET FIRASAT BILANGAN

- DIGUNAKAN UNTUK MENGETAHUI

PERGERAKAN FAIL
DOKET FIRASAT ABJAD
- DIGUNAKAN UNTUK MENGESAN FAIL
BERDASARKAN ABJAD
 MEMBUKA FAIL
SEMENTARA
 DIBUKA APABILA SURAT-SURAT ATAU
DOKUMEN MEMERLUKAN TINDAKAN SEGERA.
FAIL BERKENAAN HILANG(TIDAK DAPAT
DIKESAN)
 DI MANA TERDAPAT LEBIH DARIPADA SEORANG
PEGAWAI PERLU MENGAMBIL TINDAKAN
 KULIT FAIL YANG DIGUNAKAN IALAH
SAMPUL KECIL (AM 435A-PIN.1/82)
 PENYIMPANAN
&PENGEDARAN FAIL
PENYIMPANAN FAIL
CARA BAGI MENYIMPAN FAIL
FAIL BERTARAF KESELAMATAN
 BILIK SIMPANAN KHAS
 KABINET BESI

FAIL-FAIL TERBUKA

 BILIK FAIL YANG MEMPUNYAI RAK FAIL

 PERGERAKAN FAIL
 CATATAN YANG PERLU DIBUAT OLEH KERANI
FAIL SEBELUM FAIL INI DIBERIKAN KEPADA
PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG
MENGGUNAKAN
-
- CATATAN DI SEBELAH BELAKANG KERTAS DOKET
FIRASAT BILANGAN
-CATATAN DI MUKA HADAPAN KULIT FAIL
BERKENAAN
 PERGERAKAN FAIL
 PERKARA-PERKARA YANG PERLU DI CATAT
-NAMA PEMOHON/ PENERIMA FAIL
- TARIKH FAIL DIEDARKAN

SEKIRANYA FAIL PERLU DIEDARKAN DARI

SEORANG PEGAWAI KEPADA PEGAWAI
LAIN,PEGAWAI BERKENAAN PERLU MENGISI
MAKLUMAT KE DALAM BORANG DAN
KEMBALIKAN KEPADA KERANI
 Bilik simpanan bersih dan selesa
 terhindar bahaya banjir dan bahang
matahari
 Awasi makhluk perosak
 Bersihkan daripada abuk
 Rekod basah dikeringkan
 Rekod koyak dibaiki
 Sediakan alat pemadam api
 Elak makan dan minum dibilik rekod
Menjaga dan meyimpan rekod
1. Akta pemeliharaan
 seksyen 4(1)(d) Undang-undang
Arkib Negara 1966

2. Menjaga rekod-rekod
 tanggungjawab pegawai rekod
jabatan
3. Peredaran udara
 suhu tidak lebih 75F

4. Membersihkan tempat simpanan rekod

5. Memeriksa tempat simpanan rekod

6. Penggunaan racun serangga

 7. Mengawasi dari
anai-anai
8. Larangan makan dan minum

9. Mengawasi dari api

10. Menyimpan di tempat sesuai

11. Rekod tidak digunakan mesti simpan

12. Menjaga fail

13. Menyelitkan semula fail yang

tertanggal

14. Membaiki muka surat yang koyak

15. Membersih rekod
16. Menghapuskan serangga

17. Mengeringkan rekod basah

18. Menyelamatkan rekod yang

terendam dalam air.
 Kesimpulan
Di akhir sesi ini anda akan dapat :

 memahami dan mengamalkan sistem

pengurusan fail yang betul dari segi
pengelasan, pendaftaran dan pengedaran
 mengamalkan teknik penjagaan dan
penyimpanan rekod kerajaan dengan rapi
dan sempurna
 Soalan objektif
Tindakan yang perlu diambil oleh
Pembantu Tadbir di Bahagian
Pendaftaran Fail apabila sesebuah fail
yang di Simpan Dalam Perhatian (SDP)
telah dikeluarkan lebih awal dari tarikh
SDPnya ialah
 Jawapan: menghantar peringatan kepada
pegawai yang menggunakan fail SDP itu
supaya dikembalikan segera.
 Soalan objektif
Dalam mengendalikan kunci-kunci
kselamatan supaya berada dalam
keadaan terkawal setiap masa,peraturan
yang perlu dipatuhi adalah seperti berikut
kecuali :

 Jawapan: melabelkan anak kunci dengan

nama dan alamat pengguna bagi
memudahkan pencarian.
 Soalan objektif
Jabatan Kerja Raya Negeri Pahang ingin
menghantar satu surat perjanjian tender
kerajaan kepada seorang kontraktor
secara surat berdaftar. Perkara ini
dilakukan kerana surat perjanjian
tersebut adalah

 Jawapan: dokumen penting yang

memerlukan bukti telah diterima
 Soalan objektif
Pilih cara yang tidak tepat dengan Sistem
Pengurusan Pengedaran di pejabat

 Jawapan: dalam jabatan yang sama fail

diedarkan melalui catatan
memo yang dikepilkan.