You are on page 1of 28

| 

 
Ô 
Jalani bin Hj.Hussain
Master Pengurusan (M.M) UPM
Sarjana Muda Sains & Pend. UTM
Diploma Sains & Pendidikan, UTM
Sijil Kejurulatihan Kursus Induksi SSB,
Kementerian Pendidikan M¶sia.
Definisi

Sejenis komunikasi bertulis


secara sehala bagi
menyampaikan suatu pesanan
dari satu pihak kepada pihak
yang lain.
Klasifikasi surat

Ñ Terbuka
Ñ Terhad
Ñ Sulit
Ñ Rahsia
Ñ Rahsia Besar
Ñ Persendirian
Bentuk surat
Ñ Poskad
Ñ Surat biasa
Ñ Surat berdaftar
Ñ Surat berdaftar akuan terima
Ñ Bungkusan
Mengalamatkan surat

Ñ Ketua organisasi
Ñ Ketua pentadbir
Ñ Melalui peguam
Kiriman surat

Ñ Jabatan lain-
lain- kepada Ketua Jabatan
Ñ Orang ramai atau perseorangan
Ñ firma / badan berkanun/pertubuhan
Ñ orang awam / firma yang
menggunakan PEGUAM - terus
kepada peguam berkenaan
[ 


   
  

 
Menerima surat
Asingkan surat-
surat-surat
Ñ Persendirian
Ñ Jabatan
Ñ Untuk perhatian
Ñ Tersalah alamat
Menerima surat
Buka surat (jabatan)
Ñ Cop tarikh terima
Ñ Masukkan ke dalam fail berkenaan
Ñ Minit
Menerima surat
Mengkandungkan surat
Ñ Ventukan tajuk
Ñ Dapatkan fail
Ñ Vebuk lubang sebelah kiri
Ñ Nombor kandungan
Ñ Buat catatan di ketas minit
MELAYANI SURAT YANG
DITERIMA
A. Tindakan perlu
Ñ perlu perhatian segera
Ñ berikan kepada pegawai pada hari terima
Ñ tindakan bahagian pendaftaran
Ñ membuka `sampul kecil¶ sementara
Ñ rekod secara `daftar mel¶ atau `pengelasan
keselamatan¶
Membuat surat rasmi
Ñ Taip di atas kertas rasmi
Ñ 0si kandungan jelas
Ñ Nombor rujukan dan tajuk
surat
Ñ Berperenggan dan bernombor
Ñ Isi surat jelas
Ñ Satu surat satu perkara
Membuat surat rasmi
Ñ Mengalamatkan surat:
„Ketua Jabatan
„Peguam
„ rang ramai
„Swasta
„Badan Berkanun
Ñ Pengkelasan surat
Ñ Rekod keluar masuk
Bentuk surat rasmi
[. Jelas
Ñ terang maksud tidak keliru

r. Kepala surat rasmi


Ñ senang dialamatkan kelak
‰. Salaman
Ñ tuan,puan pembuka
Ñ saya yang menurut perintah
penutup
  

 
V        

 

V    
 


    


V !  "#$% [&#$% &

' 
 
V 
  

( %  

)    


*


MENGHANTAR SURAT

A. Surat Biasa :
Ñ pastikan surat lengkap
Ñ asingkan mengikut tempat
Ñ guna sampul surat rasmi
Ñ cop jabatan
MENGHANTAR SURAT

B. Surat Berdaftar :
Ñ perkataan BERDAFVAR
Ñ tulis buku kira„
kira„kira belanja pos
Ñ resit pos
MENGHANTAR SURAT

C. Dengan tangan :
Ñ copkan HANVAR DENGAN VANGAN
Ñ catatkan dalam buku `penghantar surat¶
Ñ jarak kurang daripada 25 km
Rekod surat-
surat-surat keluar
direkodkan dalam kertas minit fail.

Ñ Dihantar dengan tangan


rekod dalam buku kiriman

Ñ secara berdaftar
rekod dalam buku surat berdaftar
Kesimpulan
Di akhir sesi ini anda akan :

Ñ memahami serta mengamalkan prosuder


menulis, meyimpan,mengkelas, mengalamat
dan merekod surat rasmi dengan betul

Ñ menulis minit dan melayani surat diterima


dengan prosedur yang betul tanpa kecacatan
Soalan objektif
Semua surat-
surat-surat yang dikeluarkan
oleh mana-
mana-mana
Kementerian/Jabatan/Agensi perlu
diberi pengkelasan keselamatan
mengikut

Ñ Jawapan : panduan keselamatan jabatan


Soalan objektif
Perhubungan antara pegawai-
pegawai-pegawai
dalam sesebuah jabatan adalah
biasanya dilakukan melalui minit.
Kertas--kertas minit di dalam fail
Kertas fail--fail
disediakan bertujuan:

Ñ Jawapan : „merekodkan surat


surat„„surat yang
diterima atau masuk
‡ „menulis minit sebagai rekod
rundingan
Soalan objektif
Apabila sesuatu minit ditulis oleh
seorang pegawai dengan maksud
untuk mendapatkan tindakan dari
seorang pegawai kanan tanpa
ulasan.Perkara berikut perlu diambil
perhatian kecuali :

Ñ Jawapan : satu memo kecil perlu


dilampirkan di luar fail tersebut.
Soalan objektif
Berikut adalah cara yang betul
merekodkan surat-
surat-surat dalam kertas
minit sebuah fail kecuali :

Ñ Jawapan : nombor turutan hendaklah ditulis


dan dikandung dalam bulatan di
tepi sebelah kiri.
Soalan objektif
Dalam Arahan Perkhidmatan , maksud
butiran `tiap-
`tiap-tiap surat memerlukan
perhatian segera¶ ialah
Jawapan : „semua surat yang diterima diberi
perhatian segera

„surat yang perlu diberi balasan


dalam kadar yang singkat
„jika tindakan segera tidak dapat
diberi hendaklah memberitahu penulis surat itu
bahawa jawapan jelas akan diberi kemudian