El comité de exposición realiza los trámites necesarios para contar con el
espacio para las exhibiciones, y proporciona información a quienes se interesan en hacer uso de él. Además, se encarga de realizar los arreglos para el arrendamiento y prepara el material descriptivo relacionado con la exposición. En el desarrollo de sus tareas presta atención especial a las actividades siguientes:
a) Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga información acerca
de los precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la distribución de áreas de exposición. b) Envía el folleto a los posibles expositores. c) Verifica que dentro del área de exposiciones estén disponibles los servicios siguientes: contactos electrónicos, abastecimiento de agua y líneas telefónicas, así como carpinteros, electricistas, plomeros, pintores y rotulistas. Es necesario determinar con anticipación si estos servicios serán pagados por los expositores o por el comité organizador. d) Verifica las cargas que soporta la cimentación y la altura de piso a techo del local. e) Anticipa el tiempo que requiere el montaje y desmontaje de la exposición, para efectuar los arreglos relacionados con el alquiler del espacio general. f) Contrata los servicios de una empresa dedicada a la decoración para que esté disponible en caso de necesitarla. g) Contrata los servicios de un agente o nombra a una persona responsable dentro del comité, para que tramite la contratación del espacio con los expositores. h) Hace los trámites necesarios con la dependencia de gobierno que corresponda para la importación temporal de material para exposiciones. De este modo se asegura la asistencia de personal especializado.
COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES
La tare fundamental de este comité es efectuar los trámites necesarios para
contar con los servicios que se requieran durante los eventos sociales y de trabajo. El comité se encargará de los aspectos que se detallan a continuación:
a) Fechas y horarios de cada reunión
b) Salones reservados para uso de la convención c) Número de asientos para cada evento d) Consultar al encargado de convenciones del hotel y a la oficina de convenciones sobre sugerencias y apoyo en los aspectos siguientes: forma en que se arreglarán los salones en las conferencias, seminarios, banquetes, etc.; funcionamiento adecuado del sistema de sonido y del equipo eléctrico; disponibilidad de plataformas, andamios, tablones, etc.; equipo especial para los oradores; número de mesas y sillas en los banquetes; retiro del material empleado, al final de cada sesión; disposición de personal técnico especializado; mecanografiado de las conclusiones; resoluciones y reproducción de las conclusiones y resoluciones; grabación de los discursos; alquiler de equipos de sonido, magnavoces, etcétera.
COMITÉ DE ORNATO Y ROTULACIÓN
Este comité elabora los letreros para los eventos sociales y de trabajo; además, supervisa y ordena la decoración que requiera la convención, controla el desarrollo de las siguientes tareas:
a) Decoración del salón principal para reuniones.
b) Decoraciones para banquetes y eventos sociales. c) Flores en las habitaciones de los huéspedes d) Cortesías, menús impresos y tarjetas para asignación de lugares. e) Obtención de espacio para almacenamiento de decoraciones. f) Prevención y colocación de letreros que indiquen la localización de las salas de juntas. g) Consulta al encargado de convenciones del hotel y a la oficina de convenciones acerca de la colocación de avisos en lugares estratégicos, en especial cuando se refiere a cambios en el programa.