壹、 Calc 操作介面說明

經典<十善業道經>：

爾時，世尊復告龍王言。若有菩薩，依此善業，於修道時，能離殺害，而行施故，常富財

寶，無能侵奪，長壽無夭，不為一切怨賊損害。

離不與取，而行施故，常富財寶，無能侵奪，最勝無比，悉能備集諸佛法藏。

離非梵行，而行施故，常富財寶，無能侵奪，其家直順，母及妻子，無有能以欲心視者。

本次課程重點：函數、樞紐分析表、排序篩選、合併列印 2

壹、 Calc 函數
Calc 提供了電子試算表軟體中所有常用函數，函數可做非常精準且具體之參數運算。

貳、 Calc 資料助理(樞紐分析表) ~進階與排序篩選

參、 Writer & Calc 合併列印 ~進階

1
練習1：Calc函數練習
函數工具列
函數工具列最左邊有一名稱方塊，顯示現在選取範圍的方塊，儲存格位置表示方式由欄位的
字母及列位的數字組成，例如D7，為D欄的第7列。

名稱方塊往右邊，依序為函數精靈、小計及函數。
 點擊函數精靈將開啟一對話框，其中有所有函數清單並秀出函數內參數的格式。(下圖)
 小計按鈕可將現在儲存格位置之上或左邊全部儲存格的值加總。
 點擊函數按紐將於現在儲存格位置中插入一等號，可在輸入欄或儲存格中輸入公式。

當儲存格有新資料鍵入時，小計與函數的按鈕將變為取消及接受按鈕 。函數按鈕的
右邊為輸入欄，顯示現在儲存格的內容(資料、公式或函數)，可在輸入欄中修改儲存格內容，
或是在儲存格上點滑鼠左鍵兩下，當出現游標時，即可編輯儲存格內容。

2
數學函數

加總：SUM(number_1; number_2; ...number_30)

1
編號 人員名稱 鳳梨酥 核桃糕 饅頭 素粽 芝麻醬 加總

1 莫殺生 先生 1000 900 100 100 400 2500

2 吳偷盜 小姐 800 400 600 400 0 2200

2
=SUM(C5:G5)

滑鼠下拉加總

3
財務分析函數 (請參考就好)
範例：
PMT(rate; NPER; PV; FV; type)，傳回固定利率之年金每期付款金額：
 rate 決定週期利率。
 NPer 是指支付年金的期數。
 PV 是指連續支付的現值 (現金價值)。
 FV (選擇性) 是指定期付款結束時達到的所需值 (未來價
 值)。
 Type (選擇性) 指定定期支付的到期日期。Type=1 表示每期期初支付，而 Type=0 表
示每期期末支付。

統計函數 (請參考就好)
範例：
 MAX(number_1; number_2; ...number_30)，傳回引數清單中的最大值。Number1;
Number2;...Number30 是數值或範圍。
 AVERAGE(number_1;number_2; ... number_30)，傳回引數的平均值。Number1;
Number2;...Number 0 是數值或範圍。

重要！函數基礎：
所有函數最前面必須加上等於符號，例如『=average(a1;b5)』。
加： +
例如：
減： -
A1+A2+A3 乘以 B1 減 B2 除以 5，寫
乘： *
成 Calc 或 Excel 函數式為：
除： /
=((a1+a2+a3)*b1-b2)/5
日期和時間函數 (請參考就好)
透過日期和時間函數，可插入、編輯、使用日期與時間。OpenOffice.org 時間與日期之推算皆
由一指定數字開始；當日期或時間被設為數字格式時，將顯示一數值。例如 01/01/2000 12:00
PM顯示為36526.5。此狀況為格式問題，日期與時間在OOo中實際上為一數值，將這數值改變
數字格式(日期或時間)後，方可以標準日期或時間格式顯示。
 DATE(year; month; day)，此函數會計算由年、月、日所指定的日期，並以儲存格格式
顯示。包含 DATE 函數的儲存格預設格式為日期格式，但您可使用任何其他數字格
式來格式化此儲存格。Year 是介於 1583 和 9957 或介於 0 到 99之間的整數。Month
是表示月份的整數。Day 是表示當月日期的整數。
 DAY(number)，傳回指定日期值的天。天是以 1 與 31 之間的整數傳回。您也可以輸
入負數日期/時間值。serial_number是一個作為時間值的十進位數字，源自天數計算。

邏輯函數 (請參考就好)
4
練習2：Calc資料助理(Excel樞紐分析表)~由講師示範
資料助理(Microsoft Office中稱樞紐分析) 為透過比較與分析產生一互動式表格的工具。可將數
據依照指定的版面配置會總成表格，而表格之版面與內容皆可重新排列。
請由蓮苑官網下載：
2-13、2-14：Calc練習檔(OpenOffice).ods

<十善業道公司 銷售月記帳表>
日期 部門 業務姓名 產品 業績 毛利
100 年 4 月 1 日 業務部 古邪行 先生 鳳梨酥 300 15
100 年 4 月 1 日 業務部 林妄語 小姐 核桃糕 120 6
100 年 4 月 4 日 業務部 林妄語 小姐 核桃糕 160 8
100 年 4 月 6 日 業務部 林妄語 小姐 核桃糕 90 4.5
100 年 4 月 6 日 行銷部 王惡口 小姐 饅頭 60 3
100 年 4 月 8 日 行銷部 王惡口 小姐 鳳梨酥 220 11
100 年 4 月 9 日 行銷部 莫殺生 先生 饅頭 90 4.5
100 年 4 月 10 日 業務部 林妄語 小姐 饅頭 160 8
100 年 4 月 10 日 總務部 周兩舌 先生 饅頭 480 24
100 年 4 月 10 日 行銷部 王惡口 小姐 饅頭 30 1.5
100 年 4 月 12 日 業務部 古邪行 先生 鳳梨酥 200 10
100 年 4 月 12 日 行銷部 莫殺生 先生 饅頭 60 3
100 年 4 月 14 日 行銷部 莫殺生 先生 核桃糕 70 3.5
100 年 4 月 15 日 業務部 林妄語 小姐 鳳梨酥 150 7.5
2190

在Calc中建入資料作為資料助理之依據。

範例：上述虛擬公司，依照時間登記『部門』及『產品』之業績與毛利；以下介紹如何利用
資料助理將不同部門與產品之業績與毛利做加總。
 選取欲分析的資料範圍(包含表頭)。若為連續之資料範圍(中間沒有空白的欄或列)，
可選擇資料範圍中任一格儲存格，啟動資料助理時將自動選取整個連續的資料範圍。
 由功能表「資料」→「資料助理」→「啟動」，將出現下圖中的對話框。

5
  點選目前的選取後按確定，將出現資料助理版面配置對話框，如下圖所示。
 資料範圍之欄位標題將以按鈕的形式顯示在對話框中，可任意拖曳至頁面欄位、欄欄
位、列欄位或資料欄位中。

樞紐分析表<結果>

樞紐分析表 結果說明 與圖表：

(1)業務部貢獻53.88%最高，行銷部24.20%次之。
(2)鳳梨酥(39.73%)與饅頭(40.18%)，貢獻度約80%。
(3)建議：
 由業務部主力銷售鳳梨酥(29.68%)與核桃糕(16.89)。
 總務部銷售饅頭(21.92%)。
 行銷部協助銷售鳳梨酥(10.05%)與饅頭(10.96%)。

操作過程不難，樞紐分析表重點在於”解釋”

6
練習3：資料排序與篩選
排序
由功能表「資料」→「排序」，將出現下圖中的對話框。再選擇向上或向下。

<原始資料>依”日期”排序：

<已排序資料>按照順序，依”部門代號”、”業績”及”產品”排序：
1 3 2

7
排序，其他選項

篩選

自動篩選
由功能表「資料」→「篩選」→「自動篩選」，
將會出現篩選按鈕(向下箭頭)。

部門代號篩選

8
標準篩選

進階篩選(略)

9
練習4：合併列印2 - 學員練習
Writer與Calc(Word與Excel)的整合應用

本次練習：製作標籤貼紙

建立資料來源(Calc, Excel)
資料來源 是一個資料庫，包含了姓名和地址的記錄（和其他資訊），由這些資訊，郵件清
單便可產生了。雖然能夠建立和列印郵遞標籤、信封而不使用資料來源，但在大部分時候，
使用已建立的資料來源是比較方便快速，這個章節我們假設您是使用一個資料來源。
OOo能夠存取的資料來源很廣泛，包括試算表、文字檔和資料庫，像是 MySQL、Adabas和
ODBC等，如果被使用於合併列印的資訊，其格式不能直接被OOo存取，您需要先進行轉換，
例如：匯出為一個由逗點分隔數值的檔案（CSV檔）。
以下列Calc範例，試算表資料內容如下圖所示：Calc檔，儲存於桌面

註冊資料來源(Writer, Word)
為了要讓一個資料來源能夠直接的被OOo文件取得，首先要註冊資料來源。
 選擇功能表「檔案」→「精靈」→「地址資料來源」。

10
 選擇適合的外部通訊錄類型，在本練習中，我們選擇 其他的資料來源（本次練習由
Calc或Excel匯入資料），然後點擊繼續鈕。

 精靈的下一頁為 連線設定，在此點擊 設定鈕。(無圖)

 在下一個對話方塊中，點擊 瀏覽 鈕，尋找地址資料的試算表後，點擊開啟舊檔鈕就
會返回本對話方塊，在此時您在 試算表文件的路徑 方塊中就可以看到通訊錄的路徑
了，若想測試連線是否已正確建立，可按 測試連線鈕。(如上圖及下圖)

11
 點擊 完成鈕。
 在以下的對話方塊，點擊 繼續鈕（不要按欄位指定鈕）。

有 2 個以上通訊
錄，詢問哪一個

本次練習先
跳過

 在 位置 方塊中為資料來源命名，預設的名稱為 ...\地址.odb，但您可以更改為其他
名稱，通訊錄名稱 方塊中，可輸入新的名稱，在此並不更改。

 點擊完成鈕，這個資料來源已完成註冊。

12
列印郵遞標籤
在開始郵遞標籤內容之前，請確定資料來源已連線和註冊，並且要注意您想要使用標籤的商
標和類型。要列印郵遞標籤：:

 選擇功能表「檔案」→「開啟新檔」→「標籤」，
開啟標籤對話方塊。

 在 其他 標籤頁中，確定已勾選 內容同步化
的核取方塊。

 在 標籤 標籤頁中，選擇資料庫和表格，並且
選擇使用標籤的商標和類型。

備註
如果您想要的標籤類型不在清單中，您需要使用 格式
標籤頁來定義新商標和類型，這個設定並不困難，只要
將標籤的高度、寬度和間隔輸入，就能夠定義新的標籤
類型了。

標籤 標籤頁：

 點擊 資料庫欄位 的下拉式選單，選擇使用於標籤的第一個欄位（在本範例為姓
名），接下來點擊對話方塊中間的向左鈕，移動欄位至標籤文字區中。
11

5
1

13
 繼續加入欄位和插入想要的空格、標點符號和分行，直到標籤內容已組合完畢。

 點擊開啟新檔鈕，您現在有一個新的、一個頁面的文件，其中包含了許多的框架，每
一標籤都是選擇的類型，以填入選取的資料來源地址欄位，常常您會發現在您地址資
料來源中有一些欄位並沒有資料，因此會造成標籤中的空白行，如果這對您來說並不
造成困擾，您可以跳過下個步驟，否則請進行修正。

預設空白行

14
去除 “預設空白行”

 首先，請確認標籤框架上顯示欄位內容（資料來源的標題），按 Ctrl+F9 或選擇「檢

視」→「欄位名稱」進行切換檢視。

 下一步驟，確認您能夠看到控制符號，像是分段或段落標示等，如果沒有看到的話，
請選擇功能表「檢視」→「控制符號」，或是按 Ctrl+F10，或點擊工具列上的控制符
號圖示。

 您將會看到地址欄的分隔是以段落分行 所建立 ，而不是段落控制符號 。 由於抑

制空白地址欄位取決於隱入的段落，而不是行，你需要替換換行符為為段落控制符。

 點擊第一個標籤，在標籤的第一列最後資料來源地址欄位結束的地方，按Delete鍵移
除新列字元，然後按 Return (或Enter鍵)插入段落標示，在地址中的每一列重複這個動
作。

再按一下標籤同步化按鈕，則所有 段落分行符號 會自動全數改成 段落控制符號。

 再次點擊要抑制空白行的第一個段落結束的位置，選擇「插入」→「欄位指令」→「其
他」，在欄位指令對話方塊的功能標籤頁，於欄位類型中選擇隱入的段落，然後在條
件方塊中輸入，本範例的格式為：

![合併列印2.合併列印2.稱謂] 如果不行，請先放棄，
勿花太多時間於此！
![合併列印2.合併列印2.郵遞區號]
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標籤合併列印

 點擊「檔案」→「列印」，在合併列印訊息方塊中選擇是。

 在合併列印對話方塊中，您可以選擇列印所有記錄，或是被選取的記錄，要選擇記錄
列印，可使用Ctrl+click 選擇個別記錄，若想要選擇連續記錄時，可使用Shift+click鍵
進行選取。

 點擊確定將標籤由印表機列印。(實作上，先存到檔案再進行排版)

 如果您比較喜歡將標籤儲存為一個檔案，以進行校正或格式化設定，則在合併
列印 匯出 中選 合併列印 擇 檔案，而不要選擇預設的 印表機 選項。

 當選擇儲存為檔案時，對話方塊的 儲存合併的文件區會顯示在畫面中，預設選
取的是 (1)儲存為單一文件，您也可以依需要選擇 (2)另存為個別文件。在本範
例，我們儲存為單一文件，然後按確定鈕，儲存於資料夾中。

上述操作畫面，如下圖。

 另存新檔：
2-13、2-14：Writer練習檔(OpenOffice)-合併列印2(結果).odt

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開啟檔案
開啟上述檔案：
2-13、2-14：Writer練習檔(OpenOffice)-合併列印2(結果).odt
更新所有連結：否

合併列印完成

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