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Strukturierte Projektleitung mit Toodledo Aktionslisten

Wer vor lauter Sitzungen kaum noch zum Arbeiten kommt, muss gut strukturiert
sein. Eine automatische Organisation von Aktionslisten ist ein mächtiges
Werkzeug. Toodledo kann von jedem Browser und mobil von Handys, iPhones oder
iPads bedient werden und ist somit überall und jederzeit on- und offline einsetzbar.
Durch ein intelligentes Setup lässt sich Toodledo sogar für Großprojekte einsetzen.

Motivation für die Verwendung eines Web-Tools zur


Führung eines Projektes

Bei der Leitung von Großprojekten muss man viele


unterschiedliche Parteien zusammenbringen. Die Zahl
der Unterprojekte ist hoch. Der typische Projektleiter
hetzt von Sitzung zu Sitzung, um neue Aufgaben zu
sammeln und selbst Aufgaben zu verteilen. Detailliertes Arbeiten ist oft erst nach
Feierabend möglich. Dann werden Sitzungen aufbereitet oder geplant,
Informationen zusammengefügt und weitere Schritte überlegt. Um bei einer großen
Vielzahl von Teammitgliedern und Unterprojekten noch den Überblick zu behalten,
hat sich die Verwendung einer Aktionsliste bewährt, die einem wichtige Aufgaben,
wie Sortierung, Priorisierung, Delegieren abnimmt. Ein solches Werkzeug ist per
Webzugriff auf toodledo.com zu finden.

Strukturierung der Aktionsliste für Projekte

Toodledo bietet verschiedene Felder zur Strukturierung der Aktionslisten an. Diese
sind im Folgenden aufgeführt:

• Task = unter Task (Aufgabe) wird die eigentliche Aktion definiert. Zum Beispiel:
"Fertigstellung des Layouts".

• Folder (Ordner) = hier lassen sich Teilprojektnamen festlegen. Zum Beispiel:


"Keller", "Erdgeschoss".

• Context = der Kontext lässt sich vielfältig nutzen und kann eine Aktion einerseits
verfeinern (z.B. "Telefonat", "Meeting") oder das Teilprojekt untergliedern (z.B.
"Heizung", "Verkabelung"). Dadurch lassen sich ganze Matrizen anfertigen, in
denen später detailliert gesucht werden kann. Zum Beispiel: "Keller Heizung" oder
"Erdgeschoss Verkabelung".
• Due Date/Priority = Fälligkeit (Datum und wer will auch Uhrzeit) und Prioritäten
(top, hoch, mittel, niedrig) ergeben sich oft aus der Projektdynamik und den
Terminvorgaben. Die Priorität und der zeitliche Abstand zwischen Fälligkeit und
Heute werden addiert und bilden die wichtige Kennzahl
"Importance" (Wichtigkeit).

• Tag = das "Etikett" oder die "Marke" kann verwendet werden, um z.B. die Aufgabe
Personen oder Gruppen zuzuordnen (Beispiel: "Herr Fritz", "Fa. Elektro-Haus").
Es hat sich bewährt, mehrere Tags pro Aktion einzutragen, zum Beispiel
informierende oder ausführende Person und Empfänger. So können sehr
spezifisch Sitzungen geplant werden und nur Aktionen behandelt werden, die für
diesen Kreis relevant sind.

• Status = der Status kann als weitere Sortiermöglichkeit eingesetzt werden.

• Star = mit dem Stern lassen sich Aktionen in der Wichtigkeit um einen Punkt
hochstufen.

Sortieren und Suchen

Es lässt sich nach allen Feldern sortieren. Im täglichen Gebrauch ist es sinnvoll,
nach Wichtigkeit (Importance) zu sortieren und die Aktionsliste von oben nach
unten abzuarbeiten.

Veröffentlicht von mir am 12.05.2011 unter http://www.die-experten.com/article-177052-


strukturierte-projektleitung-mit-toodledo-aktionslisten.html