Sie sind auf Seite 1von 47

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM

Berdasarkan flowchart sistem informasi di Apotek Pontjol Semarang

yang telah diuraikan pada BAB III, disadari bahwa perancangan sistem

informasi untuk mempermudah Apotek Pontjol Semarang dalam melakukan

pembelian perlu dilakukan. Pada Bab ini akan dibahas mengenai desain

sistem meliputi desain proses, desain data dan desain user interface. Desain

proses akan dibuat akan dibuat dengan menggunakan DFD (Data Flow

Diagram) yang terdiri dari proses-proses yang bersangkutan dengan

pembelian yang dilakukan oleh Apotek Pontjol Semarang. Selain

dijabarkan dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD), perancangan sistem

informasi ini akan dijabarkan juga dalam bentuk Entity Relationship

Diagram (ERD) sebagai desain data untuk melihat keterkaitan antara satu

tabel dengan tabel lainnya dan perancangan user interface untuk rancangan

dalam pembuatan tampilan (bentuk form)

A. DFD (Data Flow Diagram)

Berdasarkan analisis Sistem Informasi yang ada di Apotek Pontjol

Semarang, dibuatlah pemodelan sistem dengan menggunakan DFD (Data

Flow Diagram).
A.1. Data Flow Diagram level 0

Gambar 4.1
DFD level 0 Sistem informasi Apotek Pontjol Semarang

Sistem informasi pada Apotek Pontjol Semarang

berhubungan dengan 4 entitiy yaitu PBF, konsumen, apoteker dan

Gudang. PBF disini adalah supplier utama dari Apotek sehingga

jika Apotek ingin melakukan pesanan obat maka akan dibuat surat

pesanan yang berisi data obat yang akan dibeli dan diserahkan
kepada supplier. Setelah diterima, supplier menyiapkan semua

obat yang dipesan dan setelah itu obat akan dikirim. Pimpinan

Apotek akan mendapatkan faktur pembelian dan obat yang

dipesan. Setelah itu maka akan dilakukan pembayaran kepada

supplier. Tetapi jika ditemukan kemasan yang rusak maka akan

dilakukan retur sesuai dengan perjanjian yang telah dilakukan

sebelumnya (biasanya obat yang datang langsung diperiksa dan

jika ada yang tidak sesuai atau rusak maka akan dikembalikan pada

saat itu juga). Setelah obat diterima maka sebagian akan

dimasukkan kedalam gudang. Dengan menggunakan sistem

informasi maka Apotek dapat menyimpan dan mengetahui data

obat yang masuk, keluar dan habis dengan waktu yang cepat.

Untuk proses penjualan, jika ada konsumen datang untuk membeli

maka konsumen selain mendapatkan obat yang diinginkan dan

konsumen mendapatkan nota jual. Semua data-data ini nantinya

diperlukan oleh apoteker selaku pemilik dari Apotek Pontjol

sebagai laporan dari kegiatan operasional yang telah dilakukan dan

dapat dibuat sebagai bahan pertimbangan dalam membuat suatu

keputusan baik sekarang atau untuk masa yang akan datang

A.2. Data Flow Diagram level 1

DFD level 1 merupakan gambaran yang lebih rinci dari DFD

level 0 yang menggambarkan 3 sistem utama yang terjadi dalam


Apotek Pontjol yaitu sistem pembelian, penjualan dan pembuatan

laporan dengan 4 entity yang terdiri dari PBF, konsumen, gudang

dan apoteker. PBF selaku supplier utama Apotek berhubungan

langsung dengan sistem pembelian dan diperoleh data-data seperti

data supplier, data obat yang sudah dipesan, data retur pembelian

dan pembayaran yang dilakukan. Setelah obat datang maka akan

dimasukkan kedalam gudang untuk disimpan dan diperoleh data

obat yang masuk dan keluar. Sedangkan konsumen berhubungan

langsung dengan sistem penjualan dan diperoleh data penjualan

dan obat yang terjual oleh Apotek. Dilain pihak, apoteker yang

berperan juga sebagai pemilik akan berhubungan langsung dengan

sistem pembuatan laporan sehingga data yang didapat dari kegiatan

operasional yang telah dilakukan dibutuhkan sebagai dokumentasi

untuk membantu dalam membuat suatu keputusan yang akan

dilakukan
Gambar 4.2
DFD level 1 Sistem Informasi Apotek Pontjol Semarang

A.3. Data flow Diagram level 2

Pada DFD level 2 ini akan menggambarkan lebih detail

sistem pembelian yang ada pada DFD level 1. DFD level 2 ini

akan memiliki 4 sistem utama yang merupakanbagian dari proses


pembelian yang dilakukan yaitu sistem proses pemesanan obat,

proses penerimaan obat, proses pembayaran obat dan proses retur

pembelian dengan 3 entity yaitu PBF selaku supplier utama

Apotek, Gudang dan Apoteker yang merangkap juga sebagai

pemilik. Proses pemesanan dilakukan jika obat yang ada digudang

telah mencapai stok minimum . Disini Apotek akan melakukan

pemesanan terlebih dahulu kepada supplier sesuai dengan catatan

yang diberikan oleh petugas gudang. Pada saat melakukan

pemesanan, Apotek memerlukan data supplier yang bersangkutan.

Output dari pemesanan obat berupa data pemesanan yang nantinya

digunakan dalam pembuatan laporan yang diperlukan oleh

apoteker selaku pemilik Apotek.

Langkah selanjutnya adalah Apotek memberikan data

pemesanan obat yang diinginkan kepada supplier dan setelah itu

Apotek akan menerima faktur pembelian beserta obat yang dipesan

dari supplier dan terjadilah proses penerimaan obat.

Setelah faktur pembelian diterima oleh Apotek maka proses

selanjutnya adalah pembayaran kepada supplier. Tetapi sebelum

supplier meninggalkan Apotek obat yang diterima akan dicek

terlebih dahulu sehingga jika terdapat kemasan yang rusak maka

dapat dilakukan retur dan obat yang diretur tentunya akan

berkaitan dengan faktur pembelian yang telah dilakukan


Gambar 4.3
DFD level 2 Sistem Informasi Pembelian Apotek Pontjol Semarang
A.4. Data Flow Diagram level 3

Proses retur pembelian yang terdapat dalam DFD level 2 akan

dijelaskan lebih rinci lagi pada DFD level 3. Level ini

menggambarkan 2 sistem utama dan 2 entity yang berperan. Sistem

itu adalah pembuatan nota retur pembelian dan penggantian obat,

sedangkan entity yang berperan adalah PBF (Pedagang Besar

Farmasi)

Faktur pembelian yang didapat dari supplier merupakan data

yang dibutuhkan dalam pembuatan nota retur pembelian karena

didalam faktur pembelian, Apotek mengetahui obat yang baru

dibeli. Setelah diketahui ada kemasan atau obat yang salah maka

Apotek akan membuat catatan retur dan diserahkan kepada PBF

selaku supplier. Setelah itu supplier akan memberikan nota retur

beli kepada Apotek yang berisi obat yang diretur dan tanggal

dilakukannya retur tersebut. Setelah itu semua data-data tersebut

akan disimpan kedalam data yang khusus untuk bagian obat yang

didalamnya terdapat data-data obat dibeli dan diretur. Setelah

semua proses dilakukan maka obat tersebut akan kembali ke

gudang untuk disimpan. Untuk lebih jelasnya perhatikan DFD pada

gambar 4.4 berikut


Faktur
Data obat yang dibeli
pembelian

Data obat yang pernah dibeli

Jumlah obat ynag rusak Obat

Pencatatan obat
yang rusak

Data obat yang diretur

PBF

Jumlah obat yang diretur

Nota retur pembelian, Penggantian obat


Tanggal retur

Retur Data obat yang diretur,


pembelian Tanggal retur

Gambar 4.4
DFD level 3 Sistem Informasi Retur Pembelian Apotek Pontjol
Semarang
B. Entity Interface Diagram (ERD)

ER-Diagram dari Sistem Informasi Apotek Pontjol ini terdiri dari 7

entity yaitu Obat, Nota Retur Beli, Pegawai, Nota Pembelian, Adjustment,

PBF dan History Harga. History Harga merupakan Weak Entity, sedangkan

yang lain merupakan strong entity. ER-Diagram yang menggambarkan

hubungan data dalam sistem informasi Apotek Pontjol dapat dilihat di

gambar 2.4.

Entity obat memiliki 9 atribut yang terdiri dari Kode Obat, Nama

Obat, Jenis Obat, Harga Beli, Harga Jual, stok Toko, stok Gudang, Nama

Perusahaan dan Tanggal Expired. Atribut yang menjadi Primary key adalah

Kode Obat. Entity Nota Retur Beli memiliki 6 atribut yang terdiri dari

No.Nota Retur Beli, No.Nota Pembelian, Kode PBF, Tanggal, Total dan

Keterangan. Atribut yang menjadi primary key adalah No.Nota Retur Beli.

Entity Nota Pembelian memiliki 5 atribut yang terdiri dari No.Nota

Pembelian, Kode PBF, Kode Pegawai, Tanggal dan Total. Atribut yang

menjadi primary key adalah No.Nota Pembelian. Entity Pegawai memiliki 4

atribut yang terdiri dari Kode Pegawai, Nama Pegawai, Alamat Pegawai

dan Telpon Pegawai. Atribut yang menjadi primary key adalah Kode

Pegawai. Entity PBF memiliki 5 atribut yang terdiri dari Kode PBF, Nama

PBF, Alamat PBF, Telpon PBF dan No.Nota Pembelian. Atribut yang

menjadi primary key adalah Kode PBF. Atribut Adjustment memiliki 4

atribut yang terdiri dari No.adjustment, stok Real, stok Hilang dan Tanggal.
Atribut yang menjadi primary key adalah No.Adjustment. Weak entity

History harga memiliki 5 atribut yaitu Harga Obat Lama, Harga Obat Baru,

Kode Obat, Nama Obat dan Tanggal Ubah.

Relasi yang terdapat pada ER-Diagram untuk Sistem Informasi pada

Apotek Pontjol Semarang terdiri dari 7 relasi. Relasi “dicatat pada” antara

entity nota pembelian dengan nota retur nota pembelian bersifat 1: N artinya

satu nota pembelian banyak memiliki nota retur beli tetapi nota retur beli

tidak dimiliki oleh banyak nota pembelian. Participation antara entity nota

pembelian dengan relasi dicatat pada adalah total participation artinya

No.Nota Pembelian selalu dicatat dalam Nota Retur Pembelian.

Participation antara Nota Retur Beli dengan relasi dicatat pada adalah

partial participation artinya No.Nota Retur Beli tidak selalu dicatat dalam

Nota Pembelian.

Relasi “diterima” antara entity Nota Pembelian dan PBF bersifat 1:N

artinya satu PBF dapat menerima banyak Nota Pembelian tetapi satu Nota

Pembelian hanya dapat dimiliki oleh satu PBF. Participation antara entity

Nota Pembelian dan relasi “diterima” adalah total participation artinya tiap

Nota Pembelian pasti diterima dan dimiliki oleh PBF. Participation antara

entity PBF dengan relasi “diterima” adalah partial participation artinya

PBF tidak hanya menerima Nota Pembelian.

Relasi “mencatat” antara entity Nota Pembelian dengan Pegawai

bersifat 1:N artinya satu pegawai dapat mencatat banyak Nota Pembelian
tetapi satu Nota Pembelian hanya dapat dicatat oleh satu pegawai.

Participation antara entity Pegawai dengan relasi “mencatat” adalah total

participation artinya tiap pegawai selalu dapat mencatat Nota Pembelian

sedangkan participation antara entity Nota Pembelian dengan relasi

“mencatat” adalah partial participation artinya Nota Pembelian belum pasti

dicatat oleh seorang pegawai.

Relasi “ada” antara entity Nota Pembelian dengan Obat bersifat M:N

artinya satu jenis obat dapat ada pada banyak Nota Pembelian dan satu Nota

Pembelian memiliki banyak jenis obat. Participation antara entity Nota

Pembelian dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya pada

Nota Pembelian pasti ada obat, sedangkan participation antara entity Obat

dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya satu jenis obat

pasti memiliki Nota pembelian

Relasi “mempunyai” antara entity Obat dan Nota Retur Beli bersifat

M:N artinya satu Nota Retur Beli dapat memiliki banyak obat dan satu jenis

obat memiliki banyak Nota Retur Beli. Participation antara entity Obat

dengan relasi “mempunyai” adalah partial participation artinya tiap satu

jenis obat belum tentu mempunyai Nota Retur Beli sedangkan participation

entity Nota Retur Beli dengan relasi “mempunyai” adalah total

participation artinya tiap Nota Retur Beli pasti mempunyai obat

Relasi “disesuaikan” antara entity Obat dan entity Adjustment bersifat

M:N artinya satu adjustment dapat menyesuaikan banyak obat dan satu
jenis obat dapat disesuaikan oleh banyak adjustment. Participation antara

entity Obat dengan relasi “disesuaikan” adalah partial participation artinya

satu jenis obat belum tentu dapat di adjustment sedangkan participation

antara entity Adjustment dengan relasi “disesuaikan” adalah total

participation artinya tiap adjustment yang dibuat menyesuaikan obat.

Relasi “dimiliki” antara entity Obat dengan weak entity History Harga

bersifat 1:N artinya satu jenis obat dapat memiliki banyak history harga

tetapi history harga dapat dimiliki oleh satu jenis obat. Participation antara

entity Obat dengan relasi “dimiliki” adalah total participation artinya tiap

history harga pasti dimiliki oleh satu jenis obat sedangkan participation

antara weak entity History Harga dengan relasi “dimiliki” adalah total

participation artinya tiap satu jenis obat pasti memiliki history harga.

ERD berikut ini memiliki asumsi (1) obat yang dibeli oleh kosumen

tidak dapat dikembalikan, (2) tidak ada obat racikan, (3) obat yang datang

langsung diperiksa dan jika tidak sesuai dengan yang dipesan atau

mengalami kerusakan maka akan langsung dikembalikan (retur)


Gambar 4.5
Entity Relationship Diagram
C. Tabel Mapping

Setelah ER-Diagram terbentuk, maka langkah selanjutnya adalah

melakukan pemetaan kedalam basis data relational. Tabel maping yang

didapat dari ER-Diagram Sistem Informasi Apotek Pontjol Semarang dapat

dilihat dibawah ini :

Ket:

PK : Primary Key

FK : Foreign Key

1. Pegawai

Kode_Pegawai Nama_Pegawai Alamat_Pegawai Telpon_Pegawai


PK

2. Nota Pembelian

No_Nota Pembelian Kode_PBF Tanggal Total Kode_Pegawai


PK PK(Pegawai)

3. PBF

Kode_PBF Nama_PBF Alamat_PBF Telpon_PBF No_Nota Pembelian


PK PK(NB)

4. Obat

Kode_Obat Nama_Obat Jenis_Obat Harga_Beli Harga_Jual


PK

Stok_Toko Stok_Gudang Tgl_Expired


5. Retur Pembelian

No_Nota Retur Beli Kode_PBF Tanggal No_Nota Pembelian


PK PK(NB)

6. Adjustment

No_Adjustment Tanggal Stok_Real Stok_Hilang


PK

7. History Harga

Harga_Lama Harga_Baru Kode_Obat Tgl_Ubah


PK(Obat)

8. Nota Pembelian_Detail (dimiliki)

No_Nota Pembelian Kode_Obat Jmlh_Pesan Harga_Beli Subtotal


PK(NB) PK(Obat)

9. Nota Retur Beli_Detail (Ada)

No_Nota RB Kode_Obat Harga_Beli Jmlh_Retur Subtotal


PK(NRB) PK(Obat)

10. Disesuaikan

Kode_Obat No_Adjustment Jumlah Keterangan


PK(Obat) PK(Adjustment)

D. Desain user interface

User interface adalah bentuk tampilan dari program yang tampak

oleh user. User interface adalah bagian yang sangat penting karena

merupakan media komunikasi antara program dengan user dan kebanyakan

user menilai suatu program pertama kali dari tampilan atau interfacenya

(menarik atau tidak). Oleh karena itu sebelum membuat program terlebih
dahulu mendesain user interfacenya. Desain user interface dibagi menjadi

dua bagian, yaitu : desain menu dan desain form. Berikut adalah penjelasan

dari menu program yang telah dibuat

a. Log-in : untuk masuk ke dalam program atau menu utama. User

sudah ditentukan dan sudah dibatasi sesuai dengan perannya masing-

masing.

b. Menu utama

1. Master

a. Obat : untuk melihat semua data obat-obat yang ada pada

Apotek

b. Supplier : untuk melihat semua data mengenai supplier (PBF)

c. Pegawai : untuk melihat semua data yang berhubungan

dengan identitas dari pegawai

2. Transaksi

a. Pemesanan Obat : untuk melihat data obat yang dipesan dan

dapat merubahnya jika diinginkan

b. Pembelian

1. Data pembelian : untuk melihat dan merubah data

pembelian

2. Retur pembelian : untuk melihat dan merubah data retur

pembelian

c. Penjualan
c. Laporan

1. Obat : untuk melihat laporan data-data obat yang ada

2. Supplier : untuk melihat laporan data-data supplier yang ada

3. Pegawai : untuk melihat laporan data-data pegawai yang ada

4. Data pembelian

a. Range waktu tertentu: untuk melihat laporan data

pembelian pada waktu-waktu tertentu berdasarkan inputan

waktu.

b. Obat tertentu : untuk melihat laporan data pembelian

berdasarkan obat tertentu.

c. Supplier (PBF) : untuk melihat laporan data pembelian

berdasarkan pemasok (supplier) tertentu.

5. Retur pembelian

a. Range waktu tertentu: untuk melihat laporan data retur

pembelian pada waktu-waktu tertentu berdasarkan inputan

waktu.

b. Obat tertentu: untuk melihat laporan data retur pembelian

berdasarkan barang tertentu.

c. Supplier (PBF): untuk melihat laporan data retur

pembelian berdasarkan pemasok (supplier) tertentu.

6. Obat yang hampir habis (Stok minimum): untuk melihat obat

dengan stok yang paling sedikit atau minimum.


7. History Harga: untuk melihat semua harga pada obat yang

dijual dan melakukan pembaharuan jika terjadi perubahan

d. Bantuan : untuk membantu user dalam menjalankan program ini

e. Keluar : untuk keluar dari menu utama. Setelah keluar tampilan

log-in akan muncul kembali

Tampilan user interface beberapa form yang dipakai dalam dapat dilihat

pada gambar berikut ini :

a. Form Log-in

Form Log-in digunakan pada saat user pertama kali masuk ke dalam

aplikasi. User harus memasukkan user dan password-nya terlebih

dahulu. Jika keduanya sesuai barulah user boleh menggunakan

program ini lebih lanjut. Hal ini dibuat agar keamanan data terjaga.

Pada form login terdapat textbox untuk mengisikan user dan

password. Password yang diisikan akan tampil berupa karakter (*).

Kemudian pada form tersebut terdapat dua buah tombol (button) yaitu

OK dan Batal. Tombol OK berfungsi untuk konfirmasi user dan

password yang diinputkan. Apabila user dan password sesuai dengan

database, maka user dapat melanjutkan ke form utama. Sedangkan

bila ID pegawai dan password tidak sesuai akan muncul kotak

peringatan dan user harus mengisikan kembali data yang benar.

Tombol Batal berfungsi untuk membatalkan proses login ke dalam


sistem dan keluar program. Rancangan untuk Form Login dapat

dilihat pada Gambar 25

Form Login

APOTEK PONTJOL

User:
Password:

Gambar 4.6
Form Login

b. Menu utama
OK Register
Form utama merupakan hasil rancangan dari struktur menu yang
telah dijelaskan sebelumnya. Gambarnya dapat dilihat dibawah ini

Form utama _ OX

APOTEK PONTJOL

Master Transaksi Laporan Bantuan Keluar

Gambar 4.7
Form Utama

c. Form Master Obat

Form ini berisi mengenai data semua obat yang ada pada Apotek

Pontjol Semarang. Form ini dapat langsung diakses dari Form

Utama dengan menekan pada menu master lalu memilih menu


obat. Form Master Obat digunakan user untuk melihat semua data

obat. Pada tampilan awal, user dapat melihat data seluruh obat,

dimana pada form ini ditampilkan dalam bentuk form. Pada form ini

disediakan fasilitas seperti mengubah, menghapus ataupun

menambah data obat, sehingga jika user ingin mengubah data obat

ini, baik itu menambah, mengubah, menghapus, user hanya menekan

tombol-tombol yang sudah tersedia pada form ini. Tetapi pada form

ini pegawai tidak akan dapat mengubah data yang ada karena

tombol-tombol yang ada tersebut tidak diaktifkan. Ini dilakukan

untuk menghindarkan dari kecurangan yang biasanya terjadi. Selain

tombol-tombol tersebut, pada form ini juga disediakan fasilitas

pencarian atau search berdasarkan pada Nama Obat dan Kode

Obat. Selain itu juga terdapat fasilitas untuk menampilkan stok

minimum (berupa peringatan) dan untuk melihat obat yang

mendekati stok minimum tersebut, user hanya menekan tombol

Tampil. Namun, jika tidak ada obat dengan stok minimum, maka

tombol ini tidak bisa ditekan dan tombol kembali berfungsi untuk

kembali kepada menu utama. Rancangannya dapat dilihat pada

gambar berikut ini


APOTEK PONTJOL

Kode_Obt Nama_Obt Jenis_Obt Nm_Prshaan Harga_Beli Harga_Jual Stok_Toko Stok_Gdg Tgl_Expired

Tambah INGAT!! ADA STOK MINIMUM


(Ada stok minimum di gudang)
Ubah

Hapus
Tampilkan History Kembali
n

Cari :

Gambar 4.8
Form Master Obat
Form ini terdiri dari beberapa bagian didalamnya yaitu:

1. Form Tambah Obat

Form ini hanya dapat diakses melalui Form Master Obat. Form

ini berfungsi untuk menambah data obat. Jika semua data obat

yang ada sudah dimasukkan kedalam form yang tersedia maka

user harus menekan tombol Simpan sehingga data tersebut

tersimpan dan dapat ditampilkan pada Form Obat yang terdapat

pada Master Obat dan apabila user tidak jadi untuk

memasukkan data obat maka dapat menekan tombol Batal.

Rancangannya dapat dilihat pada gambar berikut ini

APOTEK PONTJOL

Kode_Obt
Nama_Obt
Jenis_Obt
Nm_Prshaan
Harga_Beli
Harga_Jual
Stok Toko
Stok Gudang
Tgl_Expired

Batal Simpan

Gambar 4.9
Form Tambah Obat
2. Form Update Data Obat (Ubah)

Form ini memiliki bentuk yang sama dengan Form Tambah

Obat hanya disini terdapat tombol Ubah untuk mengubah data

obat yang sudah ada. Setelah user mengisi form tersebut maka

tekan tombol Simpan untuk menyimpannya kembali

3. Form History Harga

Form ini berfungsi untuk melihat semua harga obat yang ada

(khususnya untuk obat yang kerap mengalami perubahan harga).

Form ini dapat diakses dari Form Master Obat dengan menekan

tombol History atau dapat dilakukan langsung melalui Form

Utama dengan memilih laporan maka akan terdapat beberapa

pilihan salah satunya adalah History Harga. Lalu user menekan

tombol ini maka akan keluar Form History Harga. Pada form ini

tersedia fasilitas untuk mencari kode obat yang ada dan jika user

sudah memasukkan kode obat maka harga obat akan keluar.

Selain itu user dapat juga melakukan perubahan harga tersebut

dengan menekan tombol Ubah maka kolom harga baru dapat

digunakan karena jika user tidak menekan tombol ubah maka

kolom harga baru tidak dapat digunakan. Setelah semua form

diisi dengan lengkap maka user menekan OK sehingga data akan

tersimpan
APOTEK PONTJOL

Tanggal Kode_Obt Nama_Obt Harga_BL Harga_BB

Tambah Keluar Hapus

Gambar 4.10
Form History Harga

d. Form Supplier (PBF)

Form ini dapat diakses dari Form Utama dengan menekan pada

menu master dan menekan menu supplier. Form Master Supplier

digunakan user untuk melihat dan mengubah data supplier. Pada

tampilan awal ini, user dapat melihat data seluruh supplier pada form

supplier yang ditampilkan. Jika user ingin mengubah data supplier

dengan menambah (tekan tombol Tambah), mengubah (tekan

tombol Ubah) ataupun menghapus (tekan tombol Hapus) sehingga

user hanya menekan tombol-tombol yang sudah tersedia pada form

ini dan tombol Kembali untuk kembali pada menu utama. Pada form

ini juga disediakan fasilitas pencarian berdasarkan pada nama dan

kota dimana supplier berada. Rancangannya dapat dilihat pada

gambar berikut ini


APOTEK PONTJOL

Kode_Supplier Nama_Supplier Alamat Telpon

Tambah Ubah Hapus

Cari :

Gambar 4.11
Form Master Supplier

Form ini memiliki beberapa bagian didalamnya yaitu :

1. Form Tambah Supplier

Form ini berfungsi untuk menambah data supplier. Form ini

hanya bisa diakses melalui Form Master Supplier lalu tekan

tombol Tambah. Setelah data pada form ini diisi, maka user

harus menekan tombol Simpan, setelah itu data yang telah

ditambah tadi dapat dilihat pada tabel supplier pada Form

Master Supplier. Rancangannya dapat dilihat pada gambar

dibawah ini
APOTEK PONTJOL
Kode Supplier :
Nama Supplier :
Alamat Supplier :
Telpon Supplier :

Batal Kembali

Gambar 4.12
Form Tambah Supplier

2. Form Update Supplier (Ubah)

Form ini strukturnya sama dengan Form Tambah Supplier,

hanya form ini berfungsi untuk mengubah data supplier yang

telah ada. Form ini juga tidak bisa diakses secara langsung dari

Form Utama, tetapi harus diakses dari Form Master terus pilih

supplier maka akan muncul Form Master Supplier lalu tekan

tombol ubah.

E. Pembuatan Database

Implementasi Database dilakukan dengan menggunakan Microsoft

Access 2003. Database ini terdiri dari 15 tabel yang dibuat berdasarkan tabel

hasil proses mapping dari ER-Diagram Sistem Informasi Apotek Pontjol.

Setiap tabel memiliki field yang menentukan data apa saja yang akan

disimpan. Struktur field dari setiap tabel juga dibuat berdasarkan proses

maping yang telah dilakukan. Berikut ini adalah tabel-tabel yang dibutuhkan
dalam database Apotek Pontjol yang dibuat berdasarkan hasil dari maping

ER-Diagram. Tabel-tabel tersebut antara lain :

1. Tabel Obat (berisi mengenai data-data dari tiap obat yang ada)

2. Tabel login (berisi field mengenai login)

3. Tabel PBF (berisi field mengenai PBF di Apotek)

4. Tabel pegawai (berisi field mengenai pegawai)

5. Tabel Nota Beli (berisi field pembelian yang dilakukan)

6. Tabel Nota Beli detai (berisi field pembelian dengan detail)

7. Tabel Retur Beli (berisi field retur pembelian yang telah dilakukan)

8. Tabel Retur Beli detail (berisi field retur beli dengan detail)

9. Tabel History Harga (berisi field sejarah harga dari tiap jenis obat)

F. Implementasi Program

Berdasarkan masalah yang telah diuraikan pada BAB I dan

flowchart sistem informasi yang menggambarkan proses yang terjadi pada

Apotek Pontjol Semarang, disadari bahwa perancangan sistem informasi

khususnya untuk transaksi pembelian perlu dilakukan perbaikan.

Rancangan sistem informasi tersebut dijabarkan dalam bentuk form yang

dijalankan melalui suatu program, dimana form yang dibuat adalah proses-

proses yang berkaitan dengan transaksi pembelian dari Apotek Pontjol

Semarang. Proses-proses tersebut terdiri dari (1) pencarian data supplier

untuk melakukan pemesanan, (2) pencarian harga obat dan perubahannya

untuk memperlancar transaksi yang dilakukan, dan (3) pencarian tanggal


kadarluarsa obat untuk meminimalisasi terjadinya kerugian karena obat

yang harus dibuang.

Berikut akan diuraikan mengenai rancangan sistem informasi yang

telah dibuat dan juga pembahasannya untuk memperbaiki transaksi

pembelian yang dilakukan oleh Apotek Pontjol Semarang. Sebelum dapat

masuk kepada form yang dibutuhkan, user harus mengisi terlebih dahulu

data pada form Login. Setelah form Login diisi dengan benar maka

tampilan menu utama akan tampil. Bentuk form Login dan Form Menu

Utama dapat dilihat dibawah ini

Gambar 4.12
Form Login (implementasi)

Form ini dibuat untuk menjaga keamanan data yang ada. Oleh sebab itu

seseorang yang ingin membuka program ini harus memasukkan user dan

password pada Form Login ini. Untuk pegawai dan pemilik dari Apotek

memiliki password sendiri karena jika pegawai yang membuka form-form


yang ada, mereka hanya dapat melihat dan menambah. Untuk tombol Ubah

dan Hapus di non-aktifkan.

Setelah memasukkan password dengan benar maka Form Master

Utama akan muncul dan selanjutnya user dapat memilih form yang

diinginkan. Berikut adalah bentuk Form Master Utama.

Gambar 4.14
Form Master Utama

1. Rancangan Sistem Informasi untuk data supplier

Sistem ini dibuat untuk melihat semua data supplier (PBF) yang

telah melakukan kerjasama dengan Apotek Pontjol. Data supplier ini

ditampilkan dalam bentuk form yang berisi mengenai identitas

supplier yang diperlukan. Melalui form ini pemilik Apotek Pontjol


Semarang dapat mengetahui identitas supplier (PBF) dengan waktu

yang cepat apabila pada saat diperlukan untuk melakukan

pemesanan kembali. Tampilan Form Supplier dapat dilihat dibawah

ini.

Gambar 4.15
Form Master Supplier

Form ini dilengkapi dengan tombol-tombol sebagai berikut :

a. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data supplier yang sudah

tidak diinginkan dengan memilih baris yang akan dihapus. Sebelum

data tersebut dihapus maka akan keluar perintah untuk memastikan

lagi apakah data tersebut ingin dihapus. Setelah user menjawab


peringatan tersebut maka data akan terhapus. Tampilan form tersebut

dapat dilihat pada gambar dibawah ini

Gambar 4.16
Form Hapus Supplier

b. Tombol Tambah digunakan jika user ingin menambah data supplier.

Setelah mengisi data dengan lengkap maka user menekan tombol

Simpan. Setelah itu akan keluar pemberitahuan bahwa ‘Data Telah

Tersimpan’. Tetapi jika user tidak mengisi data dengan lengkap maka

akan keluar peringatan bahwa ‘Data tidak terisi dengan lengkap’ dan

user tidak akan dapat menyimpan data. Jika proses Tambah supplier
sukses maka data supplier yang baru ditambah dapat dilihat pada

Form Master Supplier.

Gambar 4.17
Form Tambah Supplier

c. Tombol Ubah digunakan untuk mengubah data supplier yang ada

dengan memilih baris yang ingin dirubah. Tampilan form untuk

mengubah data supplier sama dengan form untuk menambah data

supplier, tapi pada form Ubah supplier, form sudah terisi dengan data

yang ingin diubah. Setelah user mengubahnya maka user dapat

menyimpannya dengan menekan tombol Simpan


Selain tombol-tombol untuk mengubah data sesuai yang diinginan,

pada form ini juga ada fasilitas untuk mencari data dengan

memasukkan NAMA SUPPLIER atau KODE SUPPLIER sehingga

keterangan mengenai supplier yang diinginkan dapat diperoleh dengan

cepat. Ini dibuat untuk mengantisipasi apabila data supplier yang ada

berjumlah banyak.

2. Rancangan Sistem Informasi untuk data obat

Sistem ini dibuat untuk melihat semua data obat yang ada pada Apotek

Pontjol Semarang. Data ini ditampilkan dalam bentuk form yang berisi

mengenai keterangan dari semua obat yang ada. Melalui tampilan form

ini data obat yang ada akan lebih mudah untuk dicari apabila

dibutuhkan. Keterangan mengenai tanggal expired setiap obat yang

ada dapat langsung dilihat pada form ini, sehingga pemilik Apotek

Pontjol Semarang dapat mengetahi dengan cepat tanggal dari setiap

obat yang ada. Tampilan Form Master Obat dapat dilihat pada

gambar dibawah ini


Gambar 4.18
Form Master Obat

Pada form ini dilengkapi dengan tombol-tombol yang hampir sama dengan

Form Master Supplier. Tombol-tombol tersebut terdiri dari :

1. Tombol Tambah yang digunakan untuk menambah data pada obat,

jika Apotek memiliki obat baru yang tidak ada didaftar dan data

tersebut harus disimpan untuk memudahkan dalam melakukan

pencarian ulang jika dibutuhkan. Untuk menyimpan data obat yang

baru, user harus mengisi Form Tambah Obat dengan lengkap karena
jika tidak maka akan muncul peringatan ‘Maaf Data Anda Tidak

Lengkap’ dan data obat tersebut tidak akan dapat tersimpan. Tetapi

jika data diisi dengan lengkap dan proses Tambah Obat sukses, maka

user dapat melihat data yang baru disimpan pada Form Master Obat.

Jika user tidak jadi dalam melakukan penambahan obat, maka user

dapat menekan tombol BATAL dan tampilan form kembali pada

Form Master Obat.

Gambar 4.19
Form Tambah Obat

2. Tombol Hapus yang digunakan untuk menghapus data yang sudah

tidak diperlukan lagi. User memilih baris yang akan dihapus lalu klik
tombol Hapus, maka sebelum data tersebut terhapus maka user akan

diperingatkan dengan muncul peringatan ‘Apakah Anda Yakin

Menghapus Data Ini’. Apabila user menyetujui maka data tersebut

akan terhapus.

Gambar 4.20
Form Master Obat (Hapus Data)

3. Tombol Ubah yang digunakan jika data obat yang ada mengalami

perubahan

4. Tombol Tampil. Tombol ini akan aktif apabila ada stok digudang

yang hampir habis, sehingga di form akan keluar peringatan ‘Ada


Stok Minimum di Gudang’ dan untuk melihat obat apa yang

mendekati stok minimum tersebut, user menekan tombol Tampil ,

maka tampilan form dapat dilihat pada gambar xx, dimana obat yang

ditampilkan memiliki stok minimum kurang dari 5 digudang. Jika

setelah melihat dan ingin kembali kepada Form Master Obat user

menekan tombol Kembali.

Gambar 4.21
Form Master Obat (Tampil Stok)
5. Tombol History. Tombol ini digunakan untuk melihat perubahan-

perubahan harga obat yang pernah terjadi.

Pada form ini juga disediakan fasilitas untuk mencari sehingga jika

jumlah obat yang mengalami perubahan banyak, maka user tidak perlu

mencari satu persatu, tinggal memasukkan nama obat pada kolom

Cari. Selain itu pada Form History Harga juga memiliki tombol-

tombol yang sama dengan form yang lain.

Gambar 4.22
Form History Harga
1. Tombol Tambah untuk menambah data obat yang mengalami

perubahan harga.setelah user memasukkan data dengan lengkap maka

akan keluar pernyataan bahwa ‘DataTelah Tersimpan’. Setelah

keluar pernyataan yang menyatakan data tersimpan, maka akan keluar

pernyataan selanjutnya ‘Apakah Anda Akan Input Lagi’. Jika tidak

maka data yang tersimpan akan tampil pada Form History Harga.

Jika user ingin melakukan penginputan kembali maka Form Tambah

History Harga harus diisi dengan lengkap. Berikut adalah tampilan

dari Form Tambah History Harga

Gambar 4.23
Form Tambah History Harga
2. Tombol HAPUS digunakan untuk menghapus data yang dianggap

sudah tidak diperlukan. User disini hanya memilih basris mana dari

data yang ada yang akan dihapus. Tampilan form sama dengan

tampilan Tambah History Harga dengan peringatan ‘Apakah Anda

Yakin Menghapus Data ini’

3. Tombol Keluar digunakan untuk keluar dari Form History Harga

dan kembali kepada Form Master Utama.

Jika user tidak mengerti mengenai kegunaan tiap form yang ada, pada

program ini juga disediakan Bantuan untuk memudahkan user dalam

menjalankannya. Disini user tinggal memilih form mana yang tidak

mengerti kemudian, keterangan mengenai form tersebut akan keluar.

Berikut adalah tampilan dari Form Bantuan.


Gambar 4.24
Form Bantuan

PEMBAHASAN

Proses perancangan ini dimulai dengan mengenali kebutuhan, karena

apotek membutuhkan waktu percepatan dalam melakukan proses kegiatan

operasionalnya(penjualan, pengecekan stok, pengadaan obat, mencari dan

memilih PBF, pembuatan, distribusi dan pemberian informasi tentang obat).

Proses ini dilanjutkan dengan pengumpulan dan pemilihan solusi yang

paling tepat berdasar kebutuhan karena dilihat dari kecepatan dalam

melakukan proses maka penggunaan sistem informasi berbasis teknologi


(komputer) akan sangat membantu. Perencanaan biaya juga merupakan hal

yang perlu diperhatikan karena akan dibutuhkan beberapa peralatan bantuan

untuk menunjang kegiatan yang akan dilakukan dan biaya-biaya cadangan

untuk hal yang tidak diinginkan terjadi kemudian dilanjutkan dengan

penerapan dengan menginstall program yang sudah dibuat dan membeli

peralatan yang dibutuhkan

Dalam rancangan Sistem Informasi diatas, kegiatan operasional pada

Apotek Pontjol Semarang khususnya pada kegiatan-kegiatan untuk

melakukan pembelian kembali kepada supplier mengalami perubahan.

Kegiatan operasional Apotek Pontjol Semarang tidak lagi dilakukan dengan

cara yang manual melainkan sudah dilakukan secara terkomputerisasi.

Penggunaan Sistem Informasi ini bertujuan untuk menyimpan dan

mengolah data dengan lebih baik dan tentunya akan menimbulkan dampak

yang lebih baik daripada proses yang dilakukan sebelumnya khususnya

pada proses transaksi pembelian di Apotek Pontjol Semarang. Berikut

adalah dampak penggunaan sistem informasi tersebut :

Dengan adanya Sistem Informasi, Apotek Pontjol Semarang dapat

lebih mudah untuk melakukan transaksi pembelian khususnya pemesanan

kepada supplier. Melalui suatu sistem informasi data-data supplier

(identitas) yang dulunya tidak tertata dengan baik dan harus mencari satu

persatu melalui faktur pembelian menjadi tersusun dengan rapi dan lebih

mudah untuk dicari terutama pada supplier (Pedagang Besar Farmasi) yang
pernah bekerja sama dengan Apotek Pontjol Semarang. Hal ini tentunya

akan menyingkat waktu yang dibutuhkan untuk pemilihan supplier yang

tepat atas obat yang ingin dipesan.

Mencari dan memilih supplier merupakan sumber pembelian dan

kegiatan yang penting dalam pembelian. Kegiatan ini tidak hanya meliputi

mencari dan memilih siapa pemasok tetapi tempat, kualitas produk, waktu

pengiriman dan harga yang ditawarkan merupakan hal-hal yang harus

dipertimbangkan dengan kebutuhan perusahaan. Oleh sebab itu sistem

informasi yang dirancang untuk Apotek Pontjol Semarang memudahkan

pemilik dalam mencari dan memilih supplier yang tepat dengan

pertimbangan yang disesuaikan dengan kebutuhan Apotek dalam waktu

yang singkat. Sehingga kegiatan operasional tidak terhambat karena tidak

adanya obat yang dibutuhkan dan tentunya data supplier dapat digunakan

untuk jangka waktu yang panjang karena tersimpan dengan baik dan tidak

membutuhkan tempat yang khusus dalam penyimpanannnya.

Selain memudahkan dalam mencari data supplier, Sistem Informasi

yang dirancang juga memudahkan untuk melihat tanggal expired dan harga

dari tiap obat yang ada. Melalui form obat semua data obat dapat dilihat

semua dengan waktu yang cepat. Jika ada obat baru pemilik tinggal

memasukkan data obat tersebut pada form yang tersedia dengan lengkap

maka data tersebut akan tersimpan (tidak membutuhkan kartu yang banyak

untuk mencatatnya). Dengan memasukkan tanggal expired, pemilik dapat


mengontrol obat-obatan yang ada sehingga dapat meminimalisasi obat yang

rusak (kadaluarsa). Melalui form obat ini para pegawai dapat melihat semua

harga obat yang ada sehingga transaksi penjualan dapat dilakukan dengan

baik dan Apotek Pontjol Semarang dapat memberikan layanan yang cepat.

Hal ini sangat penting bagi Apotek karena jika keadaaan pasien dalam

keadaan yang tidak baik maka layanan yang cepat diperlukan dan bila ada

konsumen yang hanya tanya mengenai harga obat dapat langsung dijawab

sedangkan untuk obat apabila obat yang ada memiliki jarak 1 tahun dari

tanggal expired maka dapat menurunkan nilai jual dan manfaat dari obat

tersebut dan ini tentunya akan merugikan (dibuang) karena obat yang rusak

tidak dapat dikembalikan kecuali pada hari pemesanan dilakukan.

Keadaan ini mengacu kepada fungsi pembelian, karena pembelian

tidak hanya berfungsi untuk melakukan pengadaan barang atau bahan baku

tetapi juga pengendalian kualitas dan peningkatan layanan. Oleh karena itu

menjaga dan meningkatkan kualitas dan layanan merupakan cara untuk

mengantisipasi dan melampaui harapan konsumen. Hal ini juga merupakan

pendorong untuk memajukan perusahaan dan dapat dijadikan cara yang

paling ampuh untuk mempertahankan pangsa pasar.

Pada berbagai jenis perusahaan baik yang bergerak pada bidang jasa,

dagang dan manufaktur diperlukan sejumlah barang tertentu untuk

digunakan dalam mendukung operasional perusahaan tersebut sehari-


harinya yang disebut dengan inventory dan inventory ini merupakan aktiva

dari perusahaan.

Sesuai dengan pendapat Stevenson (2005:483) yang menyatakan

bahwa, “Good inventory manajement is important for the successfull

operation of most businesses and their supply chain. Poor inventory

manajement hampers operation, diminishes customer satisfaction and

increases operating cost.” Yang artinya bahwa inventory manajemen yang

baik merupakan hal yang penting untuk kesuksesan operasional dalam suatu

bisnis dan supply chainnya. Sedangkan untuk inventory yang buruk akan

menghalangi operasional perusahaan, mengurangi kepuasan konsumen dan

meningkatkan biaya operasional.

Sehingga dengan rancangan sistem informasi pembelian ini semakin

memudahkan pimpinan Apotek Pontjol Semarang untuk mengambil

keputusan mengenai reorder terhadap obat-obatan yang ada. Hal tersebut

dapat terwujud karena pimpinan dapat memperoleh informasi dengan cepat

dan akurat mengenai inventory yang ada. Dengan melihat form Obat

dimana didalamnya tersedia fasilitas berupa peringatan jika stock yang ada

mendekati stok minimum, sehingga pimpinan dapat langsung

memasukkannya kedalam nota pesan obat-obatan yang harus dibeli dan

menghubungi supplier yang tepat. Hal ini tentunya akan menghindarkan

Apotek Pontjol Semarang dari kehabisan stock dan kelebihan stok obat dan

Apotek Pontjol Semarang dapat memberikan layanan yang lebih baik


kepada konsumen dan profit yang diperoleh akan lebih maksimal. Dari

informasi ini, pemimpin dari Apotek Pontjol Semarang dapat melakukan

pemesanan kepada supplier dengan tepat sehingga tidak adanya kelebihan

dan kekurangan obat dan tujuan dari inventory manajemen dapat tercapai

yaitu mencapai tingkat customer service yang memuaskan dengan disertai

inventory cost yang tetap terjaga dalam batas yang wajar.

Meskipun dampaknya akan membuat Apotek Pontjol Semarang lebih

baik dalam melakukan proses transaksi pembelian tetapi sistem informasi

ini juga tidak lepas dari dampak negatif. Dampak negatif ini menyangkut

masalah adaptasi dari semua pihak yang terlibat dalam menjalankan sistem

yang baru, termasuk pemimpin Apotek karena sebelumnya dilakukan secara

manual dan sekarang berubah menjadi sistem yang terkomputerisasi. Oleh

sebab itu dibutuhkan dana untuk menunjang pemakaian sistem informasi

ini. Selain dana, pelatihan yang menyangkut sistem informasi pembelian

juga diperlukan terutama untuk para pegawai. Pelatihan ini sangat penting

dilakukan dimana nantinya untuk berjaga-jaga jika terjadi sedikit perubahan

karena sistem akan mengalami suatu keadaan yang usang dan harus

dilakukan pembaharuan dengan menyesuaikan pada kondisi-kondisi

tertentu.