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Word / Excel
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55 rue Bonneuil Matours
8600 POITIERS
Tél : +33 05 49 61 16 90
Fax : +33 05 49 44 14 23
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E-mail : siveer@siveer.fr
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SO MMAI R E
I INTRODUCTION ............................................................................................... 5
II WORD .............................................................................................................. 6
2.1 La barre de mise en forme ......................................................................................... 6
2.2 Format de caractères ................................................................................................. 6
2.3 Justifications .............................................................................................................. 7
2.4 La règle ...................................................................................................................... 7
V EXCEL ............................................................................................................. 14
5.1 la feuille de calcul Excel ........................................................................................... 14
5.2 la barre d’outils standard ......................................................................................... 15
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5.8 Figer une cellule dans une formule .......................................................................... 19
5.9 Travaux pratiques : Génération automatique de login et mot de passe : ............... 19
5.10 Tris et Filtre .......................................................................................................... 20
5.11 INDEX et EQUIV ................................................................................................... 20
VI PUBLIPOSTAGE .............................................................................................. 26
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I Introduction
Le plan de formation pour l’année 2008, validé en CTP le 27 février dernier, prévoit
l’organisation en intra de plusieurs formations sur le thème de l’informatique. Ces
formations auront lieu au siège en juin et seront animées par Kamel LATRACH et
Fabrice ROUSSIN. Ce document contient le contenu de la formation Word et Excel.
Les informations contenues dans ce document sont issues du web. Voici quelques liens qui
m’ont permis de réaliser ce support de formation :
http://www.laboratoire-microsoft.org/t/10474/
http://www.alphaquark.com/Informatique/Excel.htm
http://www.pcastuces.com/pratique/bureautique/word/publipostage/page1.htm
http://www.excel-online.net/index2.htm
http://www.microsoft.com/france/entrepreneur/ressources/fiches-
pratiques/trucsetastuces/Excel_CreezUnGraphique.mspx
http://iut25-70.univ-
fcomte.fr/gmp/enseignements/site_word/tableau_des_ajustements.htm
http://www.cathyastuce.com/excel/fonctionsexemples.php#indexequiv
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II Word
Microsoft Word est un logiciel considéré comme étant le traitement de texte vedette de
Microsoft.
Word a élaboré le concept du WYSIWIG, en d’autres termes, Ce que Vous Voyez Est Ce
que Vous Obtenez . Il fut l’une des premières applications capables d’offrir la possibilité
d’afficher les polices de caractères en gras et en italique sur système IBM et autres
compatibles PC.
On entend par format de caractères les attributs d'un texte. C'est-à-dire la police, la taille, le
style (romain, gras, l'italique et souligné), les exposants et les indices.
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2.3 Justifications
il existe quatre principales façon de placer ces lignes : justifié, centré, placé à gauche, placé
à droite.
2.4 La règle
La règle permet de choisir les différents alignements du texte dans le document.
Elle ne s'affiche qu’en mode page (menu Affichage - Page activée et règle activée).
Le retrait négatif (petit triangle gris pointant vers le haut) et le retrait à gauche (petit carré
gris juste en dessous) permettent de modifier l'alignement des autres lignes (celles qui ne
sont pas les premières lignes de paragraphe).
Le retrait négatif permet de modifier l'alignement de ces lignes sans modifier le retrait de la
première ligne alors que le retrait à gauche entraîne avec lui le retrait de la première ligne de
façon à ce que le retrait entre les deux soit toujours le même.
Une marge est l'espace qu'il y a entre le bord de la feuille et l'ensemble du texte.
Il faut distinguer les marges générales des retraits de paragraphes.
Un retrait est l'espace supplémentaire donné à un paragraphe.
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2.6 L'interlignage
Sur Word, un interlignage est la distance qu'il y a entre le haut d'une ligne et le haut de la
ligne suivante.
Il y a aussi l'espace supplémentaire situé entre chaque paragraphe. Dans le menu "Format"
"paragraphe", l'espacement avant et après désigne cet espace supplémentaire.
Les termes portrait et paysage sont par analogie en rapport avec le sens utilisé
en peinture pour la disposition des feuilles.
2.8 Bordure
Une bordure (ou encadrement) est un trait entourant du texte ou délimitant le cadre d'une
ou plusieurs cellules d'un tableau.
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2.10 Les styles de paragraphes
Créer un style pour chaque type de paragraphe (titre de chapitre, sous titres, corps principal
du texte, etc).
Pour chaque style, on va pouvoir régler les paramètres (caractères, justification, interlignage,
tabulation, etc).
Plutôt que de définir à chaque nouveau document quel styles vont être employés, on crée un
modèle (template) de document type que l’ensemble du service (voir de l’entreprise) va
utiliser. Ainsi, chaque nouveau document sera issu de modèle commun.
Travaux pratiques : créer un document word à partir d’un template, insérer des
paragraphes par copier/coller. Définir les titres et insérer une table des matières.
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2.11 Astuce Word : Touches Shift-F3
Sélectionnez le texte à traiter, utilisez cette combinaison de touches de sorte à passer le
texte de minuscule à majuscule et inversement.
Fonction Combinaison
Aide F1
Ouvrir Ctrl+O
Enregistrer Ctrl+S
Copier Ctrl+C
Couper Ctrl+X
Coller Ctrl+V
Gras Ctrl+G
Souligné Ctrl+U
Italique Ctrl+I
Police Ctrl+D
Réduire la taille Ctrl+Alt+<
Aperçu avant impression Alt+Ctrl+I
Imprimer Ctrl+P
Atteindre F5
Atteindre dernière modification Maj+F5
Rechercher Ctrl+F
Remplacer Ctrl+H
Grammaire et orthographe F7
Saut de page Ctrl+Entrée
Style Normal Ctrl+Maj+N
Annuler Ctrl+Z
Rétablir Ctrl+Y
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III Compression des images
On peut insérer facilement une image ou bien une photo dans un document Word. Toutefois,
cette opération peut rendre la taille du fichier Word très importante. Pour optimiser la taille
du fichier Word, une solution consiste à demander à Word de réduire automatiquement la
taille des photos du document.
Sélectionnez une image et allez dans le menu « Format » et cliquez sur le bouton
« Compressez les images ». Appliquez les options comme suit :
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3.1.2 Compression des images Sous Word 2003
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IV Les tableaux simples sous Word
Pour créer un tableau dans Word, On utilise le bouton insérer un tableau de la barre d'outil
standard et on glisse la souris sur l'aperçu pour choisir le nombre de colonnes et cellules,
lorsque le choix est fait, cliquez sur la dernière cellule sélectionnée et le tableau s'affichera.
Bien entendu pour la réalisation de tableaux complexes, il est d’usage de passer par le
logiciel Excel puis de réaliser un copier du tableau sous Excel et coller sous Word.
Raccourcie clavier :
Première cellule de la colonne Alt+Pg Préc
Première cellule de la ligne Alt+Origine
Dernière cellule de la colonne Alt+Pg Suiv
Dernière cellule de la ligne Alt+Fin
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V Excel
Microsoft Excel (officiellement Microsoft Office Excel) est un tableur-grapheur.
Par défaut, les colonnes sont indexées par des lettres et les lignes par des chiffres.
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5.2 la barre d’outils standard
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5.4 Les formules de calculs
L’avantage d’un tableau Excel, c’est qu’on y réalise des calculs de toutes sortes : des calculs
simples comme les additions, soustractions, produits et d'autres plus complexes. Mais Excel
manipule aussi des chaînes de caractères.
La première formule qu’on utilise sous Excel est généralement la formule somme.
Prenons ce tableau où pour chaque agent, on retrouve le kilométrage réalisé par mois.
=B2*B3. Multiplication.
=B2/B3. Division.
=B2-B3. Soustraction.
=max(B1 :B3). Donne la valeur maximum de tous les nombres situés dans la plage
de cellules précisée.
=min(B1 :B3). Donne la valeur minimum de tous les nombres situés dans la plage
de cellules précisée.
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5.5 Les formules concernant les textes
Les formules concernant les textes permettent de manipuler des chaînes de caractères. Voici
une série de fonctions qui sont disponibles sous Excel :
=substitue(A1;"oui";"toto"). Dans le texte situé en A1, remplace tous les oui par
toto.
=supprespace(a1). Supprime tous les espaces superflus. S'il y a deux (ou plus)
espaces consécutifs, cela n'en renvoi qu'un. Tous les espaces situés à gauche et à
droite du texte sont supprimés.
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5.6 Les conditions
L’expression conditionnelle sous Excel s’avère très pratique. La syntaxe à utiliser est la
suivante :
Nombre
Moyenne de
elève français anglais mathématique Sport Résultat du Bac de points
l'élève
à rattraper
Amandine 17 15 12 12 Admis 0
Samuel 10 12 15 15
Samir 15 16 14 15
Elodie 12 13 7 8
Meilleur note 15
Note Mini 7
3. Déclarez la formule affichant le nombre de point à rattraper dans le cas où l’élève est
non admis
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5.8 Figer une cellule dans une formule
Lors de la manipulation de formules sous Excel, utilisez au maximum le copier/coller pour
gagner du temps. Excel adaptera automatiquement la formule. Toutefois, pour les formules
complexes, vous pouvez « figer » une cellule d’une formule. Pour cela, insérer le caractère $
entre l’indice de la colonne et l’indice de la ligne.
55 RUE DE BONNEUIL
BERTHON Anne MATOURS AA
2 BIS RUE
BONNET Alain NATIONALE AE
55 RUE DE BONNEUIL
BREMAUD Annie MATOURS AA
2. Générer les mots de passes utilisateurs en vous appuyant sur la formule suivante :
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5.10 Tris et Filtre
Le tri permet de trier les données pour les mettre en ordre croissant ou décroissant par
rapport à une ou plusieurs colonnes données.
Le filtre permet de filtrer les données affichées : On active le filtre sur une ou plusieurs
colonnes et on décide de faire apparaitre seulement les lignes répondant au filtre activé.
Dans un premier temps, on appel la fonction EQUIV qui fournie le numéro de la ligne d’un
motif recherché sur une colonne donnée. La syntaxe est la suivante :
Dans un second temps, on appel la fonction INDEX qui renvoie la valeur d’une position
donnée. Voici la syntaxe :
Ce n’est que la décomposition étape par étape de ce que réalise la fonction recherche :
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5.12 RECHERCHE
La fonction RECHERCHEH sous Excel est permet de rechercher une valeur donnée dans un
tableau :
Exercice : Reprendre les colonnes nom, prénom et corps d’état dans nouvelle feuille de calcul
Excel puis ajouter la colonne « libellé Corps d’état » (2 solution : RECHERCHEH ou bien
Index/Equiv)
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5.14 Graphiques
Ainsi :
total
janvier février mars kilométrique
gilbert 55 60 50 165
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Réalisons le graphique suivant :
Ce graphique possède 3 courbes. Chaque courbe est définie par une série (suite de
nombres) : Il y a donc 3 séries :
Série Jacky
Série gilbert
Série henri
Ces 3 séries ont en commun l’axe des abscisses. Ce sont les étiquettes
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A partir des données précédentes, on peut réaliser un histogramme suivant en un clic de
souris
En effet, les séries et les étiquettes sont les mêmes. Seule la représentation visuel change.
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Réalisons le camembert suivant :
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VI Publipostage
Pour une lettre à envoyer à plusieurs personnes par exemple, cela permet un gain de temps.
C'est Word qui se charge d'imprimer la lettre pour chacune de ces personnes en y insérant
leurs adresses.
Travaux pratique :
http://www.pcastuces.com/pratique/bureautique/word/publipostage/page1.htm
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VII Fiche d’évaluation
Oui, complètement
Oui, globalement
Oui, Un peu près
Non, pas assez
Non, Pas du tout
Le formateur a-t-il été à votre écoute ? A-t-il été disponible tout au long de la formation ?
Oui, complètement
Oui, globalement
Oui, Un peu près
Non, pas assez
Non, Pas du tout
Oui, complètement
Oui, globalement
Oui, Un peu près
Non, pas assez
Non, Pas du tout
Oui, complètement
Oui, globalement
Oui, Un peu près
Non, pas assez
Non, Pas du tout
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Les travaux pratiques de la formation vous ont-ils permis de mieux comprendre le
fonctionnement de Word/Excel ?
Oui, complètement
Oui, globalement
Oui, Un peu près
Non, pas assez
Non, Pas du tout
Oui, complètement
Oui, globalement
Oui, Un peu près
Non, pas assez
Non, Pas du tout
Oui, complètement
Oui, globalement
Oui, Un peu près
Non, pas assez
Non, Pas du tout
Oui, complètement
Oui, globalement
Non, Pas du tout
Commentaires :
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VIII Résultat des fiches d’évaluation
La formation vous a-elle plu ?
Le formateur a-t-il été à votre écoute ? A-t-il été disponible tout au long de la formation ?
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La formation Excel correspond-elle à vos attentes ?
Commentaires :
Commentaires du formateur :
Niveaux hétérogènes des agents administratifs par rapport aux agents techniques.
Heureusement les groupes ont été globalement homogène ce qui m’a permis de
m’adapter aux capacités des uns et des autres.
Les agents formés n’ont pas d’apriori sur la façon d’aborder l’outil informatique et
comprennent la nécessitée de définir une identité commune en s’appuyant sur un
modèle de document Word unique.
Les agents ont tous envie d’aller plus loin et trouver l’occasion de réaliser un
graphique, un histogramme ou une formule de calcul.
Certains agents auraient souhaité recevoir un livret de formation sur support papier
même s’ils admettent que le support électronique devrait leur être suffisant. Mais ils
ont encore besoin de toucher le papier pour avoir le sentiment que c’est à eux. Je
comprends cette requête de la part des débutants mais je n’imprimerais qu’en cas de
réelle nécessité.
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