Manual Microsoft Project

CURSO: MANEJO DE HERRAMIENTAS OFIMTICAS: MICROSOFT PROJECT CURSO APOYADO EN AMBIENTES VIRTUALES DE APRENDIZAJE
MATERIAL SEMANA 2
Derechos reservados a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Cauca Popayn, Julio 2007
Fecha: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GRUPO TELEINFORMTICA FORMACIN VIRTUAL CURSO: MANEJO DE HERRAMIENTAS OFIMTICAS: MICROSOFT PROJECT 05/11/2007
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INTRODUCCIN A LA HERRAMIENTA MICROSOFT PROJECT ADMINISTRACIN DE TAREAS Microsoft Project: Microsoft Project es un programa o software para la Gestin de Proyectos. Es una herramienta de Administracin de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso. Tringulo del Proyecto: En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son:

Tiempo: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. Dinero: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: Los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos. Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto.
Iniciando Microsoft Project: Vamos a ingresar dando clic en el men inicio, seleccionar programas, despus seleccionar Microsoft Office y despus seleccionar Microsoft Project. (puede ser que en todos los equipos no funcione estos pasos, pero lo importante es que lo busque por programas).
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Al iniciar Microsoft Project aparece la siguiente ventana:
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Se ha dividido la ventana en 4 zonas: zonas: 1. Barras de Herramientas y mens. 2. Ingreso de tareas. 3. Diagrama de Gantt 4. Vistas
rea Roja:
1. 2. 3. 4. 5.
Barra Barra Barra Barra Barra
de Titulo de Mens Estndar de Formato de edicin o Texto.
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rea Negra: (esta seccin tambin la pueden ver en el men Ver) 1. Calendario: permitir ver las fechas de programacin de una tarea determinada. 2. Diagrama de gantt: Mejor conocido como HOJA DE TAREAS. Es en esta ventana donde iremos a declarar todas y cada una de las tareas que se realizaran en el proyecto. 3. Diagrama de Red: a medida que se introducen las actividades se ir generando el diagrama de red, el que representar la ruta critica, te acuerdas del diagrama de red que tu realizaste? Pues bien la aplicacin tambin lo genera, el hecho de que t lo realizaras es para que sepas de donde salen las cosas. 4. Gantt de Seguimiento: Permite ver que porcentaje de una tarea se ha ejecutado o desarrollado. 5. Uso de Tareas: Permite ver el tiempo destinado asignado a la ejecucin o realizacin de una tarea. 6. Grafico de Recursos: Permite ver grficamente la asignacin o sobre asignacin de los recursos, adems de las fechas de programacin y el porcentaje asignado de cada recurso en la realizacin de una tarea. Hay mas vistas es importante revisar que hace cada una de ellas.
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rea Verde: En esta zona se declaran todas y cada una de las tareas a realizar en el proyecto: Esta ventana tambin tiene otra ventana al lado derecho que es donde automticamente el programa va realizando el diagrama de gantt. En la siguiente pantalla trataremos de describir cada uno de los elementos del rea verde.
Indicadores: Columna que contiene todos los posibles indicadores utilizados en cada una de las tareas, indicadores tales como calendario asignado, tareas que se repiten, comentario para las tareas, indicadores de alerta para indicar que una tarea puede tener sobre asignaciones y algunos otros, de los que hablaremos en el caso en que se presenten. Nombre de Tarea: en estas casilla se digitan las actividades o tareas que componen el proyecto. Duracin: En este espacio se debe colocar la duracin de la tarea, en tiempo, en (horas h, minutos min, Das d, Semanas sem, Meses me) Comienzo: Este campo al igual que el siguiente se llenan automticamente, ha medida que se ingresan las duraciones de las tareas, de acuerdo al calendario fijado, las tareas se van programando automticamente. Final: como el campo anterior tambin se llena automticamente de acuerdo a la duracin de la tarea, al calendario y la programacin que se haga de dicha tarea.
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Predecesoras: las predecesoras son las tareas que se realizan o se ejecutan antes de, es decir, en esta columna se colocar el nmero correspondiente a cada tarea y el orden en que se va ha ejecutar dicha tarea. Nombre de los Recursos: En esta columna van aparecer los recursos asignados a la realizacin de una tarea determinada, los mismos que sern visibles en el diagrama de gantt al final de una tarea determinada. rea Azul: rea Azul: En esta zona se ve el diagrama de gantt, este se va construyendo a medida que se van declarando las tareas y sus respectivas duraciones, lgicamente las barras mas grande denotan una mayor cantidad de tiempo.
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1. Vamos a ir al Men de Herramientas y seleccionamos opciones, aparece la siguiente ventana:
En esta ventana seleccionamos la opcin calendario. En esta parte en Hora predeterminada de Entrada coloquemos: 08:00 y en Hora predeterminada de salida: 18:00. Aqu tambin aparece la jornada laboral, semana laboral y das por mes. Por el momento estos datos no necesitamos cambiarlos. Pueden revisar las dems opciones para familiarizarcen, despus dar clic en aceptar. M Primer Proyecto: Pasos a seguir para hacer mi primer proyecto en Microsoft Project: 2. Cuando inicie primero configure la fecha de comienzo del proyecto. Esto lo puede realizar por el Men proyecto, y selecciona Informacin del proyecto. Debe aparecer la siguiente Ventana:
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En la siguiente ventana podemos configurar la fecha de comienzo del proyecto, que calendario vamos a utilizar, y desde que fecha queremos que empiece la programacin. En el campo Fecha de Hoy el sistema coloca automticamente la fecha que tenga el computador y en el campo fecha de fin el la coloca a medida que se vaya programando la va ajustando. 3. Configurar el Calendario Laboral: para configurar el calendario laboral, vamos al Men herramientas y seleccionamos la opcin calendario laboral. aparece la siguiente ventana:
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Lo primero que debemos de hacer es verificar que los das sbados y domingos estn configurados como no laborables. Despus seleccionamos los das desde el lunes identificada con la letra L, hasta el viernes. Para seleccionar se debe dar clic en la letra L, y con el Mouse sostenido arrastran hasta la letra V, que indica el da viernes. Despus la seleccin queda sombreada de negro, al lado derecho damos clic en la tercera opcin que indica Periodo laborable no predeterminado. En la parte derecha en Desde: 08:00 y Hasta: 12:00 y en la segunda fila Desde: 14:00 y hasta: 18:00. Para colocar un da como festivo se selecciona con clic y al lado derecho se selecciona Periodo no laborable.
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4. Ingresar las actividades en la pantalla que aparece cuando seleccionamos el Men Ver y Diagramas de Gantt. Hacer este ejercicio de prueba:
Como hacerlo: Primero nos ubicamos en la fila 1. En la columna de Nombre de Tarea escribimos A, y en la columna duracin escribimos 2d. Al hacer el ejercicio el calcula automticamente las fecha comienzo y fin. Para la primera actividad debe seleccionar la misma de fecha de comienzo del proyecto. Vamos a ingresar en la segunda fila la Actividad B y en duracin ingresamos 1d. Esta actividad de acuerdo a la tabla propuesta tiene una actividad predecesora que es la A, por lo tanto en la columna predecesora colocamos es el nmero de la fila donde se encuentra la actividad A que es 1. Despus de ingresar esta actividad podemos ver al lado derecho el diagrama de gantt que el hace automticamente. Realicen el ejercicio completo a ver como les va. en la pgina siguiente vemos como queda.....
5. De acuerdo al ingreso de las actividades el ejercicio debe quedar as: SOLUCIN AL EJERCICIO
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En la imagen de la parte izquierda aparece como debe quedar el ingreso de actividades con la duracin y las predecesoras. NOTA: En este momento es importante que ampli el conocimiento acerca de los tipos de actividades predecesoras. Para ello utilice los enlaces externos, los manuales, etc.
Tareas y Subtareas: Una Subtarea en Microsoft Project es una tarea que tiene una tarea principal, la cual ayuda a cumplir el objetivo de la tarea principal. Si una tarea principal tiene varias subtareas el conjunto de las subtareas deben ayudar a cumplir con el objetivo de la subtarea. Normalmente en Project los tiempos se asignan a las Tareas, en este caso donde hay subtareas, se les debe asignar es a las subtareas, el sistema automticamente le agrega los tiempos a la Tarea principal.
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Por ejemplo si yo tengo una Actividad como pintar una pared yo podra subdividirla en las siguientes: Pintar una Pared

(Tarea Principal) (Subtarea) y (Subtarea) la (Subtarea) (Subtarea)
Seleccionar color y pintura Comprar brochas Lijar Pared Pintar Pintura
Proceso para ingresar tareas con subtareas en Project: 1. Ingresar la tarea principal y las subtareas, en ese orden, lo que quiere decir que la tarea principal debe estar en la parte superior de sus subtareas. 2. Seleccionar las tareas que van a depender de la tarea principal, la forma de seleccionarlas es dando un clic sobre el numero de la fila que indica la primera subtarea y arrastrando suavemente hasta la ltima subtarea, despus puede dar clic con el botn auxiliar del Mouse y despus seleccionar Aplicar Sangra. Automticamente el coloca la Primera Actividad como la principal y las otras como subtareas. En la actividad principal coloca lago as: 3. Colocar los tiempos de las subtareas, que el automticamente coloca el tiempo de la tarea principal. 4. Si va a colocar predecesoras puede hacerlo con las subtareas o con la tarea principal, dependiendo el ejercicio.
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Tareas Repetitivas: Una tarea repetitiva es una tarea que en el tiempo de una manera peridica se vuelve a realizar por n veces. Por ejemplo una reunin de una empresa que se hace el ltimo viernes de cada mes. Nosotros podemos en Project insertar tareas repetitivas. Procedimiento: 1. Ubicarnos por donde ingresamos las actividades o tareas. 2. En el men insertar hay una opcin que dice tarea repetitiva y despus aparece la siguiente ventana:
Hagan el siguiente ejercicio de prueba: Nombre de la tarea: Reunin de accionistas. Duracin: 1 Da. Patrn de repeticin: Semanalmente, y al lado derecho seleccionar: Todas las Semanas el viernes. Comienzo: Seleccione el 1 de enero del ao vigente Terminar: 30 de junio del ao vigente Calendario: Standard Revisar despus de configurado el diagrama de gantt.
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Tareas Repetitivas: Ejemplo Diagrama resultante de una tarea repetitiva.
Generacin de vistas: Microsoft Project, permite mostrar diferentes estados de las tareas y del diagrama de Gantt, utilizando las vistas que el tiene provistas para ello. Para mirar algunas vistas, los invito ingresar a Documentos de la Semana 2 y descargar los proyectos de ejemplo. Primero nos ubicamos en la pantalla donde ingresamos las actividades y tareas, y por donde se muestra el Diagrama de Gantt. Despus en el men Ver seleccionamos la opcin Mas Vistas, como lo muestra la siguiente imagen:
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Tambin podemos hacer otras vistas utilizando los filtros que tiene la herramienta. Para acceder a ellos nos ubicamos por el men Proyecto y seleccionamos la Opcin filtro para: como lo muestra la siguiente imagen:
Por este mismo men y opcin podemos utilizar la opcin Autofiltro donde los encabezados de los campos aparecen con el botn para el Autofiltro:
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Por ltimo los invito a revisar todas las vistas y filtros para familiarizarse con la aplicacin. Propiedades de las Tareas: Podemos ver las propiedades o la informacin de cada tarea, dando botn Auxiliar del Mouse sobre cada una de ellas, o doble clic sobre la tarea. Despus aparece la siguiente ventana:
Esta ventana tiene en la parte superior 5 pestaas donde se da informacin de como esta configurada la tarea o actividad.
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Por ejemplo: usted puede colocar una nota para la tarea, dando clic en la pestaa nota y colocando el texto deseado. Para ampliar ms ustedes deben descargar los manuales que se encuentran en la parte de documentos. Cmo programa Microsoft Project: Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la siguiente frmula: Duracin = trabajo / esfuerzo de recurso
Donde:

Duracin: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada. Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo: de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignacin.
Por ejemplo:
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores). La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).
La comprensin de esta frmula es importante para saber en qu forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programacin del proyecto.
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Seguimiento y Cierre: Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de programacin, se genera el plan. Se podr ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalizacin y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:
Revisar el camino crtico para detectar posibles problemas. Un camino crtico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crtico, puede retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto. Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin, se deber evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el mbito, los recursos y la programacin. Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrar el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Central o mediante correo electrnico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. Est el proyecto por encima del presupuesto? Est programado que algn miembro del equipo trabaje horas extra? Va a finalizar tarde el proyecto? Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prcticas.

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Al iniciar Microsoft Project aparece la siguiente ventana:

Barra Barra Barra Barra Barra

de Titulo de Mens Estndar de Formato de edicin o Texto.

1. Vamos a ir al Men de Herramientas y seleccionamos opciones, aparece la siguiente ventana:

(Tarea Principal) (Subtarea) y (Subtarea) la (Subtarea) (Subtarea)

Seleccionar color y pintura Comprar brochas Lijar Pared Pintar Pintura

Tareas Repetitivas: Ejemplo Diagrama resultante de una tarea repetitiva.

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