Principales Errores en Arquitectura de la Informacin

Marcelo Luis B. Santos

marcelolbsantos@gmail.com Twitter: @celoo
(publicado originalmente en www.terraforum.com.br)

El oficio de la Arquitectura de la Informacin ya no es novedoso: ocurre a partir del momento que se tiene una sensacin de abundancia de informacin, independientemente de los recursos tcnicos utilizados o medios de comunicacin involucrados en su administracin. Desde que el ser humano empez a desarrollar tcnicas de registro de informaciones, desarrollando sociedades ya no ms basadas estrictamente en la cultura oral, nace la necesidad de organizar dichos registros. Cualquier ncleo de produccin de informacin tiene la demanda por una mnima arquitectura, aunque en escala de referencia individual como lo es la folcsonoma o la forma como uno ordena su closet, sus CDs, sus libros o sus archivos en el computador porque es un ejercicio que aumenta la eficiencia al aumentar la facilidad de encontrar la cosa cierta en la hora que se la necesita, es decir, segn el concepto de Peter Morville, aumenta su encontrabilidad (findability en el libro homnimo de Morville). La novedad que viene con el advenimiento y la popularizacin de las redes de informacin es que el aumento de las posibilidades de conexin entre individuos, entre organizaciones o intra-organizaciones lleva a un crecimiento exponencial del compartir y del colaborar entre diferentes ncleos que pueden ser individuales, grupos de trabajo, departamentos de una empresa, relaciones empresa-cliente, empresa-proveedor, gobierno-ciudadano etc generando una necesidad latente de establecerse una arquitectura que organice y atienda a los diferentes intereses y contextos de dichos ncleos productores de informacin. Lo que se ha visto desde hace unos aos no es exactamente el nacimiento del concepto de la Arquitectura de la Informacin, sino la sistematizacin de su oficio en diversos contextos, en particular en el contexto de grandes organizaciones como el Gobierno o grandes empresas. En particular en el contexto del mundo digital. Mejor an, del mundo digital en rede. Basado en experiencias en trabajos y consultora con estos tipos de organizaciones, se presentarn los principales errores de iniciativas desestructuradas o incompletas de proyectos de Arquitectura de Informacin.

1. Traduccin de la estructura organizacional de la empresa para dentro de la red de informacin La gran mayora de las intranets nace reflejando la estructura organizacional de la empresa: departamentos, gerencias, directorias etc. Esta prctica lleva al aislamiento de las reas y enyesa los canales de comunicacin y colaboracin, restringiendo su alcance al rea mismo. La anttesis de esta prctica es admitir dentro de la arquitectura la existencia de otras formas de trabajo, tales como la colaboracin en torno a temas de inters mutuo (generando, por ejemplo, comunidades de prctica1), rompiendo los lmites departamentales. Esta prctica permite un sinnmero de beneficios en trminos de Gestin de Contenido y Conocimiento, pues genera diseminacin, intercambio, colaboracin entre diferentes reas de una organizacin, pudiendo optimizar muchos procesos, favoreciendo la innovacin y permitiendo que exista menos reinvencin de la rueda, pues si un rea o departamento ya tiene una solucin para un problema por que otro rea a veces incluso que opera al lado fsicamente - no puede disfrutar de esta solucin sin tener que invertir recursos humanos o financieros nuevamente?

2. Creacin de taxonomas basadas en la percepcin de unos pocos Cuando una persona, o un grupo de personas, se junta para definir, sin una metodologa adecuada, como ser organizada la informacin dentro de una organizacin, la tendencia es que el resultado sea parcial. Es decir, que satisfaga bien a una parte de los usuarios: justamente de aqul grupo que ha participado del proceso o que se identifica con estos comparte visin de mundo o rea de actuacin, departamento etc. El trabajo de la arquitectura de la informacin tiene que ser cualitativo pero nunca centrado en la percepcin parcial de uno u otro que se dice experto. Un trabajo riguroso de anlisis y entrevistas identificando prcticas organizacionales, tipos y flujos de informacin es uno de los fundamentos de esta ciencia.

Comunidades de Prctica es un trmino creado por Ettiene Wenger y Jean Lave para definir un grupo de personas que se junta en torno a un inters compartido para llevar a cabo alguna actividad con fines prcticos en nivel personal o profesional: http://en.wikipedia.org/wiki/Communities_of_practice
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3. Sndrome de la solucin nica

Uno de los secretos de la Arquitectura de la Informacin es una palabra aparentemente cargada de significado peyorativo: redundancia. Muchos arquitectos tratan de definir la (en vez de una) solucin para determinada estructura, men de navegacin, filtro para bsqueda, como si fuera uno de esos juegos para que nios desarrollen su psico-motricidad encajando bloques de plstico con formas geomtricas en los agujeros correspondientes. Pero al final, si el bloque estrella igual cabe dentro del agujero crculo an as hay que llevar el nio al psiclogo? Lo cierto es que no hay respuesta cierta. La respuesta cierta en el caso de la arquitectura de la informacin es crear las posibilidades para que todos los caminos lleven a Roma, es decir, distintas posibilidades de navegar lleven de forma eficiente personas que piensan de forma diferente al mismo contenido. 4. Falta de Evangelizacin Si estamos hablando sobre taxonoma y vocabulario controlado, hay que existir alguna medida de control. Al implementarse un proyecto de arquitectura de la informacin, los lderes en la organizacin deben promocionar con cierto rigor la evangelizacin de la organizacin, es decir, doctrinar los usuarios especialmente en un sistema de publicacin descentralizado como un portal de contenido para seguir a la risca el sistema implementado. Para servir de suporte a este proceso es necesario que existe un registro de los resultados del trabajo en un documento como una poltica de publicacin, que sirve como una gua oficial de referencia para la organizacin. Adems de una buena distribucin de deberes y responsabilidades de los usuarios y administradores del sistema, de forma a mantener un alto nivel de coherencia. En este campo, tambin es esencial la sensibilizacin de los usuarios para la importancia de un buen uso de las taxonomas, de forma que los mecanismo de relacionamiento y recuperacin de

contenido, tales como bsqueda, temes relacionados y los mismos mens de navegacin sean optimizados y funcionen correctamente. 5. Insuficiente Gestin de Cambio Si la evangelizacin trata de garantizar que todos publiquen contenidos de acuerdo a los padrones establecidos, una buena gestin de cambio es fundamental para garantizar no solamente que los colaboradores ejerzan sus funciones correctamente, pero que adems lo hagan efectivamente. Muchas iniciativas se equivocan al asumir que el trabajo se acaba cuando la implementacin (tcnica!!!) del sistema es finalizada exitosamente, olvidndose que el perfecto funcionamiento tcnico del sistema no garantiza el input que, al fin y al cabo, vienen de un ser humano En sntesis: el cambio informtico no garantiza que haya el cambio cultural. Una comprensin clara de los beneficios, un buen entrenamiento y la creacin de mecanismos de control, exigencia, motivacin, recompensa, liderazgo y otros (Terra & Gordon, 2002, pp. 65-6) garantizan la transicin de la inercia cultural organizacional para la evolucin hacia los sistemas de registro, distribucin y colaboracin de conocimiento dentro de la organizacin o an ms all de sus fronteras. 6. Bricks or Bits? Por fin, es comn ver casos en que la documentacin y la implantacin de la arquitectura de la informacin aparenten sugerir una falsa estabilidad, es decir, reglas inflexibles que no sufrirn cambios de aqu hacia un par de aos - cuando la organizacin har una revisin o contratar un grupo de consultores especialistas para hacerlo. La solidez de un buen proyecto de arquitectura de la informacin no es medida por su inflexibilidad Bricks sino por su alineamiento con la organizacin y la sociedad en constante movimiento o sea, Bits, informacin editable, iterativa, siempre en evolucin. Si la organizacin y la sociedad estn inmergidas en un ambiente abierto y dinmico, la AI de esta organizacin debe comprender las variables y permitir un cierto grado de flexibilidad controlada, previsto en el proyecto original. Lejos de un intento de predecir el futuro, es un mtodo que permite y demanda un grado de adaptabilidad, fundamentalmente porque si la arquitectura est en descompaso con el ambiente en el cul se encuadra, su efectividad es inmediatamente comprometida.

Referencias Bibliogrficas:
LVY, Pierre (1996). O que o virtual?. So Paulo: Editora 34. MORVILLE, Peter e ROSENFELD, Louis (2002). Information Arquitecture for the World

Wide Web. 2nd Edition. O'Reilly & Associates Inc., CA, EUA.
SANTOS, Marcelo L. B. (2005) DESIGN HIPERMDIA NA INTERNET: Uma anlise

semitica dos padres de comunicao on-line . Tese de Mestrado, Comunicao e

Semitica, PUC/SP. TERRA, Jos C. C. e GORDON, Cindy (2002) Portais Corporativos: A Revoluo na

Gesto do Conhecimento. 2 edio. So Paulo: Negcio Editora.