UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE HUEJOTZINGO

Organismo Pblico Descentralizado del Gobierno de Estado de Puebla

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Administracin del tiempo Docente: Ing . Prudencio Tlapale Hernndez Maestro en Alta Direccin

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UNIDADES TEMATICAS I.- ADMINISTRACION DEL TIEMPO Trminos: eficiencia y efectividad, control, urgente e importante, mitos y enemigos del tiempo, planeacin del tiempo y sus herramientas (agenda ejecutiva, matriz de administracin del tiempo). Herramientas para la administracin del tiempo: planificador de uso del tiempo, objetivos , metas, lista de pendientes, lista de actividades (priorizadas) horarios, holgura para atencin de contingencias

II.- Liderazgo Autoestima Motivacin e inteligencia emocional Liderazgo transformacional

U n iv rs i

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La administracin del tiempo es una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, consideramos al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.

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DEFINICION

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Stephen Covey, explica que la administracin del tiempo no es la habilidad de exprimirle ms horas al da. Tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas. De hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata de concretar lo que es ms importante.

Aspectos relevantes en la Administracin, personal, del tiempo

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 Define claramente los objetivos y selecciona lo ms importante.  Analiza como gastas tu tiempo.  Lleva una lista de tareas pendientes.  Asigna prioridad a tus tareas.  Planea tu da desde el da anterior.  No dejes las cosas para despus.  Delega en los dems.  Aprende a decir NO .  Concntrate en la tarea actual.  No te olvides de la persona ms importante.

Aspectos relevantes en la Administracin, empresarial, del tiempo

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Identificar metas, objetivos y prioridades. Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin del tiempo. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo. Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan tanto en la vida acadmica como en la vida profesional.

Mitos y enemigos del tiempo

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Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Ejercicio 1

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Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo , destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos. Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

Eficacia y Eficiencia
La eficiencia, esta referida a la capacidad de lograr resultados con el mnimo esfuerzo o costo.

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La efectividad, esta referida a la capacidad de lograr el mximo de resultados al mnimo costo

Entre la eficacia y la eficiencia

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La eficiencia acta y se manifiesta en el mbito interno de la empresa, ah es donde ustedes pueden trabajar para reducir sus gastos. La efectividad es hacer lo que a la empresa le pueda resultar ms conveniente en un momento determinado, es decir, acta en el mbito interno y externo de la empresa. Algunos autores como Peter Druker menciona: No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (efectividad)

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"Emplearse en lo estril, cuando se puede hacer lo til; ocuparse de lo fcil, cuando se tienen energa para intentar lo difcil; es despojar de dignidad al talento."

Donde estoy y donde debo estar

Eficiencia nfasis en los medios Hacer las cosas correctamente Resolver problemas Ahorrar gastos Cumplir tareas y obligaciones Capacitar a los subordinados Enfoque reactivo (Del pasado al presente) Cmo podemos hacer mejor lo que hacemos? Efectividad nfasis en los resultados Hacer las cosas correctas Lograr objetivos Crear ms valores Obtener resultados

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Proporcionar eficacia a subordinados Enfoque proactivo (Del futuro al presente)

Pregunta principal? Qu es lo que deberamos estar haciendo?

Relacin entre eficiencia y efectividad

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CONCLUSION

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Eficiencia: cmo se hacen las cosas, de qu modo se ejecutan. Efectividad: para qu se hacen las cosas, cules son los resultados que se persiguen; qu objetivos se logran. (Actividad para portafolio de evidencias. De las actividades que cotidianamente realizas elabora una lista de 10 de ellas y plantea en otra columna lateral como puedes mejorarla)

CONTROL
   

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Definicin El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planeadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa" Para Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" Para Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se puedan reparar y evitar su repeticin".

Interaccin del control

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Elementos que son bsicos del control

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 En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas.  En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.  En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.  Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias.

Tipos de control
Preliminar Concurrente Retroinformacin

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Control preliminar

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Tiene lugar antes de que inicien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad.

Control concurrente

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Tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran.

Control de retroinformacin

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Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable.

Factores a controlar
Cantidad Tiempo Costo Calidad

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CONCLUSION

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Podemos mencionar que el control es la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional.

Urgente e importante

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Es una cuestin de tiempo, como en todos los rdenes de la vida, hay que diferenciar lo urgente de lo importante y poner lo primero por sobre lo segundo.

URGENTE

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Significa que se necesita una atencin inmediata, ahora!. Las cosas urgentes actan sobre nosotros. Lo urgente es toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan

IMPORTANTE

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Tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportacin a nuestra misin, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Lo importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno

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PLANEACION DEL TIEMPO Y SUS HERRAMIENTAS

MATRIZ DE LO URGENTE E IMPORTANTE

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Grfico de la Matriz de Manejo del Tiempo

No Urgente

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Urgente Cuadrante 1: Crisis, Presin, "Apagar Incendios", Fechas Lmites, Problemas Acuciantes.

Cuadrante 2: Planificacin, Visin, Valores, Preparacin, Recreacin verdadera.

Importante

No Importante

Cuadrante 3: Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.

Cuadrante 4: Actividades de Evasin, Trivialidades, Prdidas de Tiempo.

AGENDA EJECUTIVA

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Libr en el que se apuntan cosas para hacer , es una herramienta para la planeacin del tiempo que contiene hoja de datos personales, planificador anual, planificador trimestral, planificador mensual, planificador semanal, planificador diario (empresa - ejecutivo).

BENEFICIOS DE USO

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Planeacin interactiva de actividades de trabajo y personales Atencin a los tips para un buen cierre de actividades. Utilizacin de hojas de apuntes y anotaciones personales. Elaboracin de un plan de trabajo: semanal, mensual, trimestral, y anual. Seguimiento a un horario de citas y actividades (urgentes e importantes) Directorio Telefnico con un orden de contactos.

BENEFICIOS DE USO

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Medicin de logros, objetivos y resultados con un seguimiento tangible, en los siguientes puntos: Produccin, Calidad, Logstica, Ventas: Qu debo hacer para mejorarlas? Nuevas citas: Cmo lograrlas? Nuevos clientes: Cmo descubrirlos? Clientes actuales: Cmo retenerlos y potencializarlos?

PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO

Elementos que lo integran Objetivo Meta Lista de pendientes Lista de actividades (priorizadas) Horarios Holgura para atencin de contingencias

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Objetivo es la expresin de un deseo mediante acciones concretas para conseguirlo . Un objetivo nos sirve para: Formular concreta y objetivamente resultados Planificar acciones Orientar procesos Medir resultados El objetivo define de manera abstracta y cualitativa lo que queremos lograr
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Meta, es el trmino o referencia, establecido para denotar el cumplimiento de un recorrido, la meta define cuantitativa y especficamente los valores verificables que nos permiten comprobar o demostrar que hemos alcanzado una parte o todo el objetivo

PASOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS Y METAS

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Paso 1. Identificacin del objetivo(s) Paso 2. Identificacin de los beneficios y los beneficiarios Paso 3. Fijacin de lmites de tiempo Paso 4. Identificacin de los principales obstculos Paso 5. Identificacin de las habilidades y el conocimiento requerido Paso 6. Identificacin de individuos, grupos, organizaciones y compaas con las cuales trabajar Paso 7. Desarrollo del plan de accin

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Lista de pendientes, es la asignacin de actividades por orden de importancia definidas en urgentes e importantes y que debern cumplirse de acuerdo a la planeacin del tiempo.

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Lista de actividades (priorizadas), Es una lista cuidadosa y ordenada donde se recopilan todas las diferentes actividades que intervienen en la realizacin de un proyecto.

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Horarios, es el cuadro indicador de las horas en las que deben concretarse ciertas tareas y al tiempo durante el cual se desarrolla una accin.

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Holgura para atencin de contingencias, es el espacio vaco que queda entre dos tiempos programados y que estn sujetos uno dentro del otro.

ENFOQUES DE TIEMPO

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Tiempo de respuesta.- Es el tiempo que pasa desde que se enva una comunicacin y se recibe la respuesta. Tiempo discrecional.- Es el tiempo, de ocio, que sobra despus de satisfacer las tres reas fundamentales de la vida

TIEMPO DISCRECIONAL

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1) Las necesidades corporales (dormir, comer y, en general, cuidar del cuerpo). 2) Las necesidades financieras, es decir el tiempo requerido para obtener una cantidad de dinero que permita comprar bienes y servicios en el mercado. 3) Las necesidades del hogar, que incluyen las tareas domsticas y el cuidado de los menores.

EXPANSIN DEL TIEMPO DISCRESIONAL

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Elimine identificando las cosas que no debe hacer. Matriz de importante/urgente, Principio de Paretto 80/20. Delegue no imponga Aislese creando barreras para protegerse de las exigencias empresariales durante perodos limitados de tiempo Retirese o separarse del sitio habitual de trabajo Reserve espacios de tiempo, con el establecimiento de horas silenciosas Desarrolle la concentracin simultanea ms que la sucesiva. Contar con la capacidad para abordar varios temas de manera simultanea (el poder de tres), sin inquietarse en el proceso. Identifique y proteja el tiempo ptimo, momentos del da o de la semana cuando la persona puede desarrollar su mxima concentracin y creatividad Aproveche los trocitos de tiempo que sobran de manera inesperada.