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FLUXOGRAMAS

Introduo

Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operaes (entrada, processamento e sada). Esse fluxo envolve:

........

Operaes, reas da organizao envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execuo, Documentao que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informao utilizada.

Importncia da Anlise de Processos

CONCEITO
Fluxograma : Tcnica de representao grfica que se utiliza smbolos previamente convencionados, permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou seqncia, de um processo, bem como sua anlise e redesenho.

ASPECTOS PRINCIPAIS

Padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de anlise.

VANTAGENS

Aumenta a competncia e influncia de quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada sada. Desenvolve o esprito da equipe Cria motivao pelas fontes de informaes e apoio disponveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos

DESVANTAGENS

Apresentam dificuldades no desenho e alteraes; Depurao e testes no so fceis, em geral; Dificuldade na deciso do nvel de detalhes a serem colocados nos fluxogramas

Anlise pelo Fluxograma


O que feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase necessria? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? H algum mais bem qualificado para executla? Como a fase est sendo executada?

TIPOS DE FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA VERTICAL
destinado representao de rotina simples em seu processamento analtico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:

TIPOS DE FLUXOGRAMA

Consiste em poder ser impresso como formulrio padronizado; Rapidez de preenchimento, pois os smbolos j se acham impressos; Maior clareza de apresentao; e Grande facilidade de leitura por parte dos usurios.

Ex. de Fluxograma Vertical


FLUXOGRAMA VERTICAL Operao ou anlise Cliente: To tai s Processo: Atual ( ) ou Proposta ( ) Estudado por: Data: Unidade Organizacional Descrio

S m bo los

Execuo ou conferncia Demora Arquivo Provisrio Arquivo Definitivo Transporte

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Smbolos

Fluxograma Vertical
Smbolo Significado Operao Verbos Mais Usuais
Executar, criar, produzir, copiar, publicar, inserir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pr/colocar, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preencher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc. Remeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc. Arquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc. Esperar, aguardar, demorar, receber etc. Aprovar, inspecionar, controlar, assinar, verificar, examinar, analisar etc.

Transporte Arquivo

Espera Controle

Ideal para pequenas tarefas

TIPOS DE FLUXOGRAMA
......... a elaborao feita como se estivesse escrevendo, s que no lugar de somente palavras so utilizados smbolos e palavras que permitem a descrio do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

Fluxograma
Simbologia

Inicio ou Fim

Atividade ou ao

Verificao ou deciso Linha do fluxo

Conector

Documento

SIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS

SMBOLO

SIGNIFICADO

SMBOLO

SIGNIFICADO

Terminal
Inutilizao ou destruio de dcs.

Documento Informao oral Deciso


Conferncia
Sentido circulao Doc/Infor. Orais

Arquivo Demora ou atraso Conector de Rotina Material

Conector

Exemplo...
Projeto:
Fluxo Completo e Integraes das Marcas
Joabi Calado Joabi Calado / Duarte Salvador Rosa 3/10/2004 12/4/2008 Joabi Calado

Elaborado por: Efetuada por: Data: ltima atualizao: Atualizado por:

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POR QUE FLUXOGRAMAS ?

A razo porque os fluxogramas funcionam to bem porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas tm. O que o crebro faz de melhor reconhecer imagens. Fluxogramas so imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instrues que no refletem realmente como a empresa funciona e no conduz a identificao de melhorias.

POR QUE FLUXOGRAMAS ?

Isto acontece porque a maioria destas pastas no lida. Se algum as l, isto feito uma vez e em seguida so postas de lado. As pessoas no seguem estas instrues e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memria latente resultante desta leitura nica.

Concluso

Os fluxogramas possibilitam s pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrio de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de vrias pginas em texto torna-se muito mais difcil.

Concluso

.................A maior parte das companhias falha em manter a reviso de documentos que no so lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja ateno a esses documentos. Os fluxogramas so documentos vivos. Eles so alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.