Tema 1: Conceptos Bsicos y Procedimientos Contables Cuentas bsicas de la Contabilidad La estructura bsica de la contabilidad en todos los sistemas es sencilla.

Hay varios conceptos, definiciones de trminos, clasificaciones, principios de contabilidad generalmente aceptados y otras disposiciones que rigen las partes de un sistema contable y como se relacionan entre si. El elaborar un sistema contable es similar a construir un edificio. Al inicio puede verse difcil darse una idea de cmo quedar ya terminado pero si se siguen con cuidado los planos y las instrucciones, cada una de las partes que conforman el proyecto de edificio quedarn en el lugar correcto. Esto tambin aplica en un sistema contable bien elaborado. La estructura contable tiene 5 clasificaciones bsicas, a saber: 1. 2. 3. 4. 5. Activo Pasivo Capital o Patrimonio Ingresos Gastos.

Vamos a ver la definicin de cada uno: Activo: es el recurso econmico propiedad de un negocio o empresa, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina po el costo de adquisicin del artculo. Los tipos de activos de un negocio varan de acuerdo a la naturaleza de la empresa. Asi un pequeo negocio puede tener solo un camin, materiales y una oficina en la propia casa del dueo, mientras que una gran tienda o una empresa manufacturera puede tener varios edificios, mobiliario, maquinarias y equipos. Algunos ejemplos bsicos de activos son: efectivo, materiales, terreno, edificio, maquinaria, equipo y mobiliario. Pasivo: representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades que se conocen como acreedores. Los acreedores tienen derecho prioritarios sobre los activos de un negocio, antecediendo a los dueos, quienes siempre vendrn en ltimo lugar. En caso de disolucin o cierre del negocio, se debe pagar primero a los acreedores legales con el producto de la venta de los activos y el efectivo remanente queda para los dueos. Como ejemplo de pasivos tenemos: cuentas por pagar a proveedores, los sueldos o salarios a pagar, los impuestos por pagar y los prstamos bancarios.

Capital o Patrimonio. Es la aportacin que hacen los dueos. Representa la parte de los activos que pertenecen al dueo o dueos del negocio. Es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. Capital contable y capital neto son otros trminos de uso frecuente para designar la participacin de los dueos. La participacin de los dueos, o el capital, puede aumentarse de dos formas: 1. Por la aportacin en efectivo o por la aportacin de otros activos en el negocio. 2. Por las utilidades provenientes de la operacin del negocio y que han sido retenidas. El capital puede disminuir en dos formas: 1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los dueos. 2. Por las prdidas provenientes de la operacin del negocio. Una empresa individual es propiedad de un solo dueo. Este tiene la facultar de retirar un activo del negocio o cualquier otro activo para su uso personal en cualquier momento. Siempre que el dueo retira activos disminuye su participacin o capital en el negocio y a esto se le conoce como retiro. Ingresos: representan los recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crdito y se conoce como cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como tales en el momento que se presta el servicio o se vende el producto y no en el momento en que se recibe el dinero. Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ejemplos son. a. Ingresos por honorarios. Los ingresos devengados por servicios profesionales que prestan un mdico, contador, abogado, dentista o los honorarios percibidos a cabo de proporcionar cualquier servicio. b. Ventas: ingresos percibidos por la venta de un producto o un cliente. Gastos: comprenden activos que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen la participacin del dueo del negocio.Algunos tipos de gastos son: a. Gastos por alquiler b. Gastos por seguros c. Gastos de materiales d. Gastos por viticos 2

e. Gastos por combustible f. Gastos por reparacin Por lo tanto, el sistema contable de toda empresa u organizacin est compuesto de: activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. Pero existen tambin otros trminos que son importantes y bsicos de manejar, porque son importante para la determinacin de los resultados de operacin de una empresa; dichos trminos son: utilidad y prdida Utilidad: es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos incurridos en la generacin de dichos ingresos. Obviamente, lo anterior implica que los ingresos superan o son mayores a los gastos para que pueda registrarse una utilidad. Prdida: es el resultado de que los ingresos obtenidos por un negocio sean inferiores a sus gastos. Otra interpretacin de este concepto describe la prdida como una erogacin efectuada que no gener ningn ingreso, transformndose de esa manera de un gasto a una prdida. Dividendos: representan la distribucin de las utilidades obtenidas por la empresa a los accionistas. Los dividendos no son un gasto, sino que son semejante a los retiros que efecta el propietario de un negocio en el que l es nico dueo. Las distribuciones suelen tener lugar en la forma de efectivo o en algunos casos en acciones adicionales a favor de los accionistas. Cabe indicar que los resultados de las operaciones efectuadas por una empresa se resumen y presentan a sus dueos o accionistas al final de un periodo determinado, que se conoce como periodo contable. El periodo contable ms usual es el que abarca 12 meses y puede o no coincidir con el ao natural o ao calendario. Tambin se acostumbra contabilizar un periodo menor de un ao, como un mes o tres meses. Cada entidad determina sus propias necesidades de informes financieros contables, as como la periodicidad con que se presenten. Sistema de partida doble El sistema de partida doble para registrar las transacciones de la empresa, no significa sino el registro de los 2 componentes de la operacin mercantil. Ejemplp: Si la empresa compra materiales a crdito por 50.000.00, el negocio poseer 50.000.00 de materiales y al mismo tiempo debe 50.000.00 al proveedor por la compra a crdito. Deben registrarse ambas partes de la operacin, para mostrar el aumento de los materiales (activo) y el aumento de las cuentas por pagar (pasivo), provocadas por la compra. Los registros reflejarn: 3

Activo Costo de los materiales 50.000.00 Esta ecuacin determina que: LO QUE SE POSEE = = =

Pasivo Monto de lo que se debe al proveedor 50.000.00

LO QUE SE DEBE

A esto es lo que se le llama Partida Doble. Contabilidad basada en el efectivo versus la contabilidad acumulativa La forma ms sencilla de mantener el registro de las operaciones mercantiles es anotarlas en el momento en que se produce el cambio de efectivo, ese el sistema de contabilidad con base en el efectivo. Por ejemplo cuando un negocio vende un servicio a sus clientes, el ingreso que se obtiene debera registrarse en el momento en que se recibe el efectivo. Por tanto, bajo este mtodo, solo se deberan considerar como ingresos del periodo las ventas de contado, mientras que las ventas de crdito no se registrarn contablemente hasta que el cliente pagase la venta. Un mtodo con ms sentido, y sobre el que se base el registro contable de todas las transacciones se denomina sistema de contabilidad base devengado. En este sistema se reconocen como obtenidos los ingresos en el momento en que se ganan, sin tomar en cuenta cundo se recibe el pago en efectivo. Entonces, bajo esta segunda modalidad, una venta a crdito se considera un ingreso devengado aun cuando no se reciba el efectivo. A su vez, los gastos del periodo se consideran pertenecientes al periodo, en el momento en que se incurre en ellos, aunque no hayan sido pagados. El ciclo contable La contabilidad es un sistema que tiene por objetivo registrar y procesar las transacciones de negocios que lleva a cabo una organizacin para producir informacin cuantitativa en una forma comprensible y ordenada. Tanto el registro como el procesamiento y la produccin de informacin financiera son efectuados a la luz de criterios preestablecidos y aceptados por la generalidad de la comunidad financiera. El proceso contable incluye bsicamente las siguientes etapas:

1. Identificacin: esta etapa consiste en identificar cuales de las actividades que realiz la empresa pueden considerarse transaccin de negocios para efectos contables. 2. Anlisis: en esta etapa se analiza especficamente de qu manera afecta a la situacin financiera de la empresa las transacciones de negocios efectuadas por la organizacin e identificadas en la etapa anterior. 3. Registro: en esta etapa se anota en los registros permanentes de la compaa las transacciones de negocios efectuadas por ella y de acuerdo a la manera en que se haya efectuado su situacin financiera. 4. Clasificacin: en esta etapa se agrupan todas las transacciones de negocios que hayan afectado a un mismo tipo de rubro o partida que integra la situacin financiera de una organizacin. 5. Resumen: en esta etapa se genera un informe de todas las partidas integrantes de la situacin financiera de un negocio despus de haber tomado en cuenta las transacciones de negocios del periodo actual. 5. Elaboracin de Informes. En esta etapa se generan los informes que presentan la informacin financiera de la empresa. Dichos informes son: Balance General Estados de Situacin Financiera Estado de Flujo de Efectivo

6. Interpretacin: en esta etapa se analizan los estados financieros del negocio, comparando la situacin financiera actual con la del periodo anterior y con las de otras empresas del mismo tipo de negocio. Dentro del ciclo contable se utilizan algunos trminos que son importante de entender, por lo que se incluyen a continuacin: Transacciones: en el mundo de los negocios dia con dia se generan un sinnmero de situaciones que pueden afectar o no a una empresa, dependiendo de diversos factores. Desde el punto de vista contable, una transaccin siempre se genera siempre y cuando un evento econmico afecte a alguna o algunas de las cuentas bsicas de la contabilidad. La identificacin de una transaccin es muy importante porque la decision de registro contable depende de ese hecho. Ejemplos de transacciones: la venta de un servicio o producto, el pago de salarios, el cobro de una cuenta por cobrar. Cada transaccin de una empresa puede afectar el activo o el pasivo o el capital en alguna de las siguientes formas: 5

1. Aumentar una cuenta de activo y disminuir una cuenta de activo. 2. Disminuir una cuenta de pasivo o capital y aumentar otra cuenta de pasivo o capital. 3. Aumentar un activo y aumentar un pasivo o capital. 4. Disminuir un activo y disminuir una cuenta de pasivo o capital. Cuenta: es el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones de cada partida de una transaccin de negocios (activos, pasivos, capital, ingresos y gastos). Por ejemplo, todos los aumentos y disminuciones de efectivo se registran en la cuenta de efectivo. Todo sistema contable tiene una cuenta por separado para cada clase de activo, pasivo, capital, ingreso y egreso. Estados Financieros Bsicos de una empresa El producto final del proceso contable es presentar informacin financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones. La informacin financiera que dichos usuarios requieren se centra principalmente en: Evaluacin de la Situacin Financiera Evaluacin de la rentabilidad Evaluacin de la Liquidez

Tomando en consideracin las necesidades de informacin financiera de los usuarios, la contabilidad considera 3 informes bsicos que debe presentar toda empresa. Dichos informes son: a. Estado de Situacin Financiera o Balance General: su fin es presentar la situacin financiera de un negocio. b. Estado de Resultados: pretende informar la relacin a la rentabilidad de un negocio (ingresos y gastos de un periodo) c. Estado de Flujo de Efectivo: su objetivo es dar informacin sobre la liquidez de la empresa, es decir presenta el flujo de ingreso de efectivo y a la vez los desembolsos de la empresa para atender sus obligaciones y necesidades. 6

Se incluye informacin de cada Estado Financiero 1. Estado de Situacin Financiera (Balance General) Este informe presenta en un mismo reporte la informacin necesaria para tomar decisiones en las reas de inversin y de financiamiento. Dicho estado incluye, en el mismo informe, ambos aspectos porque parte de la idea de que los recursos con que cuenta el negocio deben estar correspondidos directamente con las fuentes necesarias para adquirir dichos recursos. Este es un estado financiero que muestra la cantidad de activo, pasivo y capital de la empresa en una fecha determinada. Dicho estado muestra los recursos que posee la empresa, lo que debe y el capital aportado por los dueos o accionistas. El formato de un Balance General incluye: Encabezado del Estado Titulo para el activo Subclasificaciones del activo: circulante, inversiones a largo plazo, activos fijos y activos intangibles. Total de Activos Titulo del Pasivo. Subclasificaciones del pasivo: pasivo a corto plazo y pasivo a largo plazo. Total de los pasivos Titulo del capital Detalles de los cambios en el capital Total del pasivo y del capital. La ecuacin contable bsica Las tres primeras clasificaciones de la estructura contable: activo, pasivo y capital, forman la contabilidad bsica o ecuacin bsica. El sistema de partida doble es un resultado directo de la ecuacin contable bsica. Cuando se anotan ambos aspectos de una operacin contable se mantienen en balance los recursos con las fuentes de los mismos. La ecuacin contable se expresa de esta forma: Activo = Pasivo + Capital

Recursos de valor posedo =

Cantidad que debe a acreedores + Capital invertido por dueo o accionista

Esta ecuacin muestra como se divide la propiedad de los activos de la empresa entre los derechos que tienen los acreedores, quienes tienen prioridad sobre los activos y los derechos del dueo o accionistas, quien va en segundo orden de prioridad en los derechos. 7

Contenido del Balance General Las cuentas del activo se presentan de acuerdo con su liquidez. Las partidas que se presentan en primer trmino corresponde a: Activo circulante: representa todos aquellos activos que se van a convertir en efectivo en un ao o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa. Activo no circulante: es aquel que no es convertible en efectivo con mucha frecuencia o facilidad. Clasificacin de Activos Activos Circulantes: Efectivo: es la primera partida de los activos circulantes, puesto que es la ms liquida. Las existencias de efectivo estn constituidas por el total de moneda de curso legal y sus equivalentes en cuanto a lo manejado en las entidades bancarias siempre y cuando sean propiedad de la empresa. Inversiones a corto plazo: constituyen inversiones de efectivo en exceso que momentneamente no se requieren para las transacciones normales del negocio ; esta partida o cuenta es convertible en efectivo en el instante que se requiera y debe ser fcilmente negociable. Cuentas por cobrar: representan los derechos del negocio contrar deudores (clientes) que normalmente surgen de la venta de mercadera o por la prestacin de servicios dentro de las operaciones normales de la empresa. Las cuentas por cobrar incluyen una estimacin para las cuentas malas o incobrables para determinar el valor que se espera cobrar realmente. La condicin para que sean cuentas por cobrar consiste en que sea cobrable dentro de un periodo de un ao o dentro del ciclo contable normal de operaciones de la empresa. Los documentos por cobrar con vencimientos mayores a 1 ao se presentarn inmediatamente despus de todos los activos circulantes dentro de la Seccin de Activo no Circulante o Activos Fijos. Inventarios: incluye el valor monetario de las mercancias que estn disponibles para la venta o para ser usadas en la prestacin de servicios. Normalmente esta es una partida de suma importancia para la administracin financiera de un negocio. La partida de inventario se presenta en el Balance General dependiendo del mtodo valuacin que se utilice.

Gastos pagados por anticipado: representan futuras partidas de gastos que ya han sido pagadas, ya que constituyen bienes y/o servicios que se van a consumir dentro de un ao. Si es mayor al ciclo normal de operaciones, se clasificar como Activo No Circulante o Activo Fijo. Otras partidas que se incluyen en el Activo Circulante son: ingresos acumulados por cobrar y deudores diversos. Activos Fijos Representan la propiedad de la empresa respecto a unidades fisicamente tangibles, las cuales contribuyen en la produccin y/o distribucin de los servicios y bienes que se dedican al giro normal de operaciones de la empresa. Todos los activos fijos se presentan al valor de costo original actualizado por inflacin menos la depreciacin acumulada, a excepcin del terreno que es el nico activo fijo que no se deprecia. La depreciacin acumulada representa la suma de todos los cargos por depreciacin tanto del pasado como del presente ao sobre los activos que actualmente se posee. Entre los activos fijos ms comunes estn: terrenos edificio y planta y equipo. Cargos diferidos: A semejanza de los gastos pagados por anticipado, son bienes que se utilizarn para generar ingresos en periodos futuros. Los cargos diferidos son gastos pagados por anticipado a largo plazo y en consecuencia, no se les puede clasificar como parte del activo circulante. Activos Intangibles: son activos que sin ser materiales o corpreos son aprovechables en el negocio. Algunos ejemplos son: patentes, derechos de autor, marcas registradas, franquicias, crdito mercantil, licencias y permisos. Clasificacin de Pasivos Los activos totales pueden financiarse ya sea a travs de pasivos o a travs de capital. El pasivo se clasifica conforme a su fecha de vencimiento en pasivo a corto a plazo y en pasivo a largo plazo. Cuentas por pagar: es un pasivo de corto plazo y representan los adeudos a los proveedores en mercancas o materias primas adquiridas a crdito las cuales se relacionan con el giro normal de la empresa. Documentos por pagar: consisten en deuda hecha por escrito y firmada por el suscriptor (empresa) en el que se compromete a pagar cierta cantidad de dinero en una determinada fecha. Los documentos por pagar generalmente generan intereses y debern aparecer en la cuenta de intereses acumulados por pagar en caso de haberse acumulado a la fecha del balance.

Otros pasivos: entre otros pasivo a corto plazo se pueden considerar dividendos por pagar, sobregiros bancarios, impuestos por pagar, sueldos por pagar, entre otros. Pasivos a Largo plazo: pueden considerarse dentro de este rubro los prstamos a largo plazo que se hacen para financiar equipo. Maquinaria, terrenos o edificios adicionales o para financiar la expansin de la empresa o con el objetivo de liquidar alguna deuda a corto plazo. Capital contable: representa la participacin que tienen los propietarios de un negocio sobre los activos de la empresa. El capital social est representado por la participacin de los accionistas en la empresa. Tambin aclara el estatus de cualquiera distribucin de dividendos. El capital social puede ser comn o preferente. La prima de venta de acciones consiste en el exceso sobre el valor nominal o al costo pagado por los accionistas a cambio de las acciones que le son entregadas. Estado de Resultados Dicho estado financiero trata de determinar el monto por le cual los ingresos contables superan a los gastos contables. Al remanente se le llama resultado, el cual puede ser positivo (utilidad) o negativo (prdida). Es decir, en este estado se encuentran detalladas las dos ltimas clasificaciones bsicas del ciclo contable. La diferencia entre los ingresos y los gastos se determina en ese estado financiero y se refleja posteriormente en la Seccin de Capital del Balance General. Partidas ordinarias de Ingresos y Gastos La caracterstica principal de este tipo de partidas es que corresponden al giro normal de operaciones del negocio y por lo tanto es de esperarse que se presenten recurrentemente a lo largo de la vida de la empresa. Ejemplos tpicos de este tipo de partidas son: Ingresos por ventas de productos o servicios Gastos de operacin Gastos administrativos Gastos de venta

Partidas ordinarias: Otros ingresos y gastos

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La caracterstica principal de este tipo de partidas es que corresponden al giro normal de operaciones de la empresa pero no se presentan con frecuencia sino ms bien espordicamente. Ejemplos tpicos son: Ingresos por intereses Ingresos por alquiler Gastos por dividendos Prdidas en inversiones temporales Perdida o ganancia en la venta de un activo

Partidas extraordinarias: no cumplen ninguna de las caractersticas de las partidas anteriores porque no son normales ni frecuentes. Ejemplos tpicos de estas partidas son: Prdidas por efecto de fenmenos naturales Prdidas por alguna prohibicin legal impuesta en forma imprevista. Formato del Estado de Resultado 1. Encabezado del estado 2. Periodo que cubre 3. Seccin de Ingresos 4. Seccin de gastos 5. Seccin de Utilidad neta o prdida neta (diferencia entre 3 y 4) Frmula de utilidad neta La diferencia entre las dos ltimas clasificaciones bsicas, ingresos y gastos, se llama utilidad neta y constituye la base de la frmula de la utilidad neta. Por lo tanto, la frmula de utilidad neta es: Ingresos Gastos= utilidad neta o prdida neta Esta combinacin da como resultado un aumento o una disminucin en la cuenta de capital. Si los ingresos son mayores que los gastos, tal diferencia se llama utilidad neta y sta aumenta el capital en el Balance General. Si los ingresos son menores que los gastos, tal diferencia se llama prdida neta y sta disminuye el capital en el Balance General.

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Contenido del Estado de Resultados Este estado es el principal medio para poder medir la rentabilidad de una empresa a travs de un periodo. El estado se muestra en etapas, ya que al restar a los ingresos los gastos del periodo, se obtiene diferentes utilidades hasta llegar a la utilidad neta. Como ingreso principal tenemos a la partida de Ventas, ya que surgen de las operaciones ordinarias de la empresa por la venta de bienes o servicios que ofrece al pblico, por lo cual pueden considerarse como tales ingresos por honorarios. Gastos de operacin. Est integrado por el costo de los servicios que presta la empresa (venta) y los gastos en los cuales incurre para el mantenimiento del negocio en si (administracin). Al deducir las ventas del gasto de operacin se obtiene la utilidad bruta antes de tomar en consideracin los gastos financieros, los cuales se conforman de los gastos por intereses, y otros aspectos que no son propios de la actividad de la empresa. Posteriormente, se obtiene la utilidad bruta antes del impuesto sobre la renta, y una vez calculado la tasa de impuestos por pagar, se obtiene en la resta de estos dos ultimos conceptos, la utilidad neta.

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