i)

TERMINOLOGI BAGI ORGANISASI

ii) PERANAN ORGANISASI Organisasi adalah satu tatacara social untuk mencapai matlamat secara kolektif serta melibatkan sekumpulan manusia atau individu yang melakukan sesuatu dengan bersama-sama bagi mencapai matlamat tersebut. Contohnya, organisasi sekolah melibatkan pihak pengurusan sekolah, guru-guru dan pelajar. Matlamat sekolah adalah untuk melahirkan pelajar yang cemerlang dari segi akademik dan kokurikulum. Oleh itu, pihak pengurusan sekolah bersama dengan guru-guru berusaha untuk mencapai matlamat tersebut dengan merancang dan melaksanakan program-program yang dapat meningkatkan kecemerlangan pelajar. Guru-guru juga berusaha dalam mendidik para pelajar mereka. iii) CIRI-CIRI BAGI ORGANISASI a) Gabung-jalin usaha : individu berganding bahu memberikan sokongan untuk mencapai keputusan yang lebih baik dalam menjalankan tugas yang berat berbanding daripada bekerja seorang diri. b) Menetapkan matlamat yang sama: member focus untuk mencapai matlamat yang diingini terhadap organisasi. c) Pembahagian kerja : pembahagian tugas secara khusus mengikut kepakaran bidang masing-masing dengan menggunakan sumber manusia secara cekap. d) Hirarki kuasa : menggunakan kuasa untuk mengawal dan mengarah tindakan orang lain atau melakukan penurunan kuasa kepada seseorang individu secara terkawal.

iv) PENURUNAN KUASA

Penurunan kuasa adalah proses di mana seseorang pengurus mengagihkan sebahagian daripada keseluruhan beban kerja mereka kepada orang lain. Tujuan penurunan kuasa ini dilakukan adalah untuk memastikan pelaksanaan sesuatu tugas dalam sesebuah organisasi akan menjadi lebih licin, teratur, cepat dan berkesan, mengikut masa, keadaan (siatuasi) dan tempat.
v) KEBAIKAN PENURUNAN KUASA

PIhak pengurusan secara tidak langsung dapat mengcungkil kemahiran dan bakat terpendam yang ada pada pekerja mereka. Selain itu, penurunan kuasa juga dapat menggalakkan

pembangunan professional subordinat serta memberi peluang kepada mereka dalam membuat sesuatu keputusan dalam menyelesaikan sesuatu masalah yang dapat meningkatkan kejayaan dalam sesebuah organisasi. Secara tidak langsung subordinat dapat belajar tentang organisasi mereka dan dapat meningkatkan kemahiran pengurusan mereka.
vi) MASALAH PENURUNAN KUASA a) Pengurus enggan melakukan penurunan kuasa. Ramai pengurus enggan menyerahkan kuasa kepada subordinatnya kerana mereka bimbang akan kehilangan kuasa jika subordinatnya dapat melakukan sesuatu tugas dengan lebih baik. Pengurus juga berkebarangkalian hanya ingin menonjolkan diri mereka sahaja dan ini menghadkan kebebasan para subordinat untuk bertindak dan peluang mereka untuk maju.Pengurus juga enggan menurunkan kuasa kerana ada perasaan bimbang. Mereka merasa bertanggungjawab atas segala tindakan subordinat, menyebabkan mereka enggan memperjudikan nasib dan menyerahkan tugas-tugasnya. Kekurangan kebolehan pengurus ialah satu sebab kengganan mereka melakukan penugasan. Sesetengah pengurus ternaya begitu tidak terurus dalam membuat perancangan ke hadapan sehingga mereka merasa sukar untuk membuat keputusan tugas-tugas yang manakah yang perlu diserahkan kepada siapa atau membentuk suatu system kawalan supaya tindakan subordinat dapat dikawal. Pengurus juga enggan melakukan penuruan kuasa kerana kurang yakin dengan subordinatnya. Dalam jangka masa pendek, perasaan kurang yakin ini mungkin dapat diterima oleh subordinat jika mereka kurang berpengetahuan atau kurang mahir. Dalam j/masa panjang tidak ada sebab mengapa terdapat kegagalan dalam melatih subordinat.

b) Subordinat enggan menerimanya Sesetengah subordinat ingin mengelak t/jawab dan risiko serta lebih suka jika ketua mereka sahaja yang membuat keputusan. Para subordinat yang kurang keyakinan diri akan takut dikritik atau dibuang kerja kerana seringkali melakukan kesilapan dalam melakukan sesuatu tugasan yang diberi. Para subordinat juga mungkin tidak diberi insentif yang mencukupi kerana memikul t/jawab tambahan. Jika subordinat menerima sesuatu tugasan bererti mereka terpaksalah bekerja dengan lebih kuat dibawah tekanan yang hebat. Para subordinat juga mungkin tidak bersedia menerima sesuatu tugasan jika tidak diberi ganjaran yang setimpal.

vii)

ORGANISASI SEBAGAI ICEBERG

Sebuah organisasi adalah seperti iceberg yang boleh dikaitkan sama seperti seorang pelaut yang hanya bergantung nasib kepada pengetahuan yang mereka ada tentang keadaan iceberg di bawah air laut. Oleh itu, nasib sebuah organsasi sebenarnya bergantung kepada kefahaman seseorang pengurus tentang keperluan, pola dan perasaan atau factor dalaman yang tidak nampak dalam sesbuah organisasi. Maka, seseorang pengurus berperanan dalam berkongsi dan mencari penyelesaian kepada sesuatu masalah serta membimbing seluruh ahli dalam organisasi tersebut untuk melihat struktur di bawah air atau factor yang tidak nampak seperti sikap, persepsi, pandangan setiap kumpulan, hubungan tidak formal serta konflik yang wujud sama ada antara kumpulan atau individu. Proses pencairan ini adalah penting bagi sesuatu perubahan yang ketara di mana seseorang individu, kumpulan atau organisasi dapat melihat factor yang tidak nampak ini dan boleh menerimanya dengan baik. Pemimpin juga memainkan peranan penting dalam proses pembekuan semula iaitu memantapkan pola perilaku yang baru dengan bantuan alat-alat sokongan yang dapat membentuk norma baru yang lebih positif.

viii)

THE HARD S AND SOFT S

Model McKinsey 7S melibatkan 7 faktor yang saling bergantung antara satu sama lain iaitu unsur hard s dan soft s. Unsur-unsur hard s terdiri daripada strategi, struktur dan system. Unsur-unsur hard s lebih mudah dikenalpasti dan pengurusan secara langsung dapat mempengaruhi unsur-unsur ini iaitu merangka strategi, carta organisasi, perancangan korporat, system IT dan lain-lain dokumentasi. Sebaliknya, unsur-unsur soft lebih sukat dijelaskan, kurang nyata dan libih banyak dipengaruhi oleh budaya. Walaubagaimanapun, unsur soft s ini sama pentingnya dengan unsur hard s jika sesebuah organisasi ingin mencapai kejayaan sebagaimana berikut: Strategi: merancang dan membina keunggulan yang kompetetif dalam persaingan. Struktur: cara organisasi melaporkan kepada siapa. yang berstruktur dan siapa yang perlu

System: aktiviti setiap hari dan prosedur yang memastikan kakitangan dalam organisasi menyiapkan tugasan yang sepatutnya disiapkan. Shared values: nilai teras dalam organisasi yang dibuktikan dalam budaya syarikat dan etika pekerjaan secara umum. Style : gaya kepimpinan yang diterima pakai.

Staff: pekerja dan kemampuan umum mereka. Skills: kemahiran sebenar dan kecekapan yang ada bagi seseorang pekerja yang bekerja dalam organisasi tersebut. Kesimpulannya, model ini sangat membantu dan merupakan satu garis panduan dalam memastikan sesebuah organisasi berfungsi dengan baik dan berkesan serta dapat meningkatkan prestasi organisasi tersebut dengan menggabungkan kesemua elemen 7s tersebut.