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Presidencia del consejo de Ministros

Programa de Modernizacin y Descentralizacin del Estado

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF

Consultora Consultor Fecha de publicacin

: Manual para la elaborar el Reglamento de Organizacin y Funciones ROF : Mayen Ugarte Vsquez-Solis : Marzo de 2006

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Programa de Modernizacin y Descentralizacin del Estado (Contrato de Prstamo N 1437/OC-PE) Unidad Co-Ejecutora PCM

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF

Elaborado por: Mayen Ugarte Vsquez-Solis

Marzo 2006

RESUMEN EJECUTIVO

El Manual para la Elaborar el Reglamento de Organizacin y Funciones ROF tiene por finalidad ayudar a las entidades del sector pblico en el proceso de elaboracin de sus ROF, para lo cual recoge lo sealado en el Decreto Supremo N XX-PCM - Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin de ROF, y propone una metodologa para la aplicacin de los mismos. En ese sentido, el Manual (i) proporciona a las entidades los conceptos bsicos que les permitirn conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organizacin y Funciones como instrumento de gestin de la organizacin, (ii) las gua paso a paso en el anlisis de sus funciones y la estructura de la organizacin, para definir los contenidos de su nuevo ROF y (iii) las orienta en la elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio y en el proceso de aprobacin de sus ROF. La importancia del presente Manual reside en que, de seguirse cada uno de sus pasos, se asegura que la entidad habr analizado todos aquellos aspectos que podran tener influencia en su accionar y por ende, en su organizacin, a fin de tener un acercamiento integral a la etapa de definicin de la manera ms adecuada de organizarse para alcanzar sus objetivos y cumplir con su misin institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodologa de trabajo que permite revisar las distintas fuentes de informacin que pueden influir en la estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente:
NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIN GENERAL NORMAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ROF

Cccccccccccccccccccccc ESTRATEGIA INSTITUCIONAL ccccccccccccccccccc

REALIDAD: ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIN

En efecto, un ROF debe contemplar no slo el marco legal que explica la razn misma de ser de la entidad y da origen a sus funciones, sino tambin las prioridades o la estrategia institucional que haya sido ideada por la entidad o el sector al que pertenece, para afrontar dichas responsabilidades. No se puede dejar de lado en este anlisis a la realidad, es decir las posibilidades concretas que tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas le asignan como responsabilidades, as como la informacin que surge de analizar las transformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la organizacin formal. As, el Manual prev una metodologa de trabajo a travs de pasos y ejemplos prcticos que ordena y facilita el proceso de anlisis de la informacin, mediante la elaboracin de matrices que recogen informacin de cuatro fuentes de informacin: marco legal, estrategia institucional, ROF vigente y el estado actual de la organizacin, as como matrices comparativas que las consolidan para obtener un panorama completo de las funciones que debe realizar y poder optar por la organizacin ms adecuada para la entidad. Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices as como los pasos que se proponen en el Manual, generan la documentacin necesaria para formular el Informe Tcnico Sustentatorio que, de acuerdo con los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, Decreto Supremo N XX-PCM, toda entidad debe

presentar a la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia u gano de decisin, segn el tipo de entidad, a fin de justificar las modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobacin de dicho instrumento de gestin. Metodologa para la identificacin de funciones y reas de la organizacin Se proceder a elaborar cuatro matrices que contendrn informacin respecto a las funciones generales y especficas a cargo de la entidad y de sus respectivos rganos y unidades orgnicas, segn las cuatro fuentes de informacin antes mencionadas. Matriz 1. Funciones y reas segn el marco legal Matriz 2. Funciones y reas segn la estrategia institucional Matriz 3. Funciones y reas segn el ROF vigente Matriz 4. Funciones y reas segn la organizacin actual De la consolidacin de dichas matrices se obtendr la Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que constituir el insumo bsico para la determinacin por parte de la entidad de sus funciones y de la estructura organizacional ms adecuada para el cumplimiento de las mismas.

MATRIZ 1

MATRIZ 2

MATRIZ 3

MATRIZ 4

MATRIZ 5 A

Asimismo, del anlisis que realice la entidad sobre la informacin consignada en la Matriz 5A. se desprendern las funciones generales y especficas, as como los rganos y unidades orgnicas que formarn parte de la nueva organizacin, y que debern ser plasmados en el proyecto de ROF. Con el objeto de recoger dicha informacin y facilitar la redaccin del documento de ROF, el Manual propone una matriz final Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF que especificar adems para cada funcin general de la entidad y conjunto de funciones especficas de los rganos que la conforman, el marco legal que las sustenta. Las Matrices 5A y 6 formarn parte integrante del Informe Tcnico Sustentatorio que deber ser presentado a las instancias correspondientes a fin de justificar la nueva organizacin de la entidad, segn lo sealado en el Decreto Supremo N XX-PCM. Una vez definida la nueva estructura organizacional de la entidad el Manual guiar a la entidad en el proceso administrativo que deber permitirle lograr la aprobacin de su proyecto de ROF en el marco de lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF.

INDICE DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO____________________________________________________________ 3 CAPTULO I. QU ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? ______________ 9 1. 2. 3. ASPECTOS GENERALES _____________________________________________________ 9 MARCO LEGAL __________________________________________________________ 16 ACTORES INVOLUCRADOS __________________________________________________ 17

CAPTULO II CMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? ___ 19 PASO 1. PASO 2. PASO 3. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGNICA SEGN EL MARCO LEGAL ____ 19

IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGNICA SEGN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL ______________________________________________________________ 26

IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGNICA 28

Paso 3.1 Paso 3.2

PASO 4.

Revisar el ROF vigente _____________________________________ 28 Aplicar Cuestionario en la entidad _____________________________ 29 Elaborar Matrices Comparativas ______________________________ 33 Definir las funciones generales y especficas de la organizacin______ 34 Definir el tipo de organizacin ms adecuada ____________________ 38 Elaborar la Matriz de funciones y reas del proyecto de ROF________ 43

DEFINIR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGNICA DE LA ENTIDAD _________ 33

Paso 4.1 Paso 4.2 Paso 4.3 Paso 4.4

PASO 5. PASO 6. PASO 7.

IDEAS BSICAS PASO 4_________________________________________________________ 44 DISEAR EL ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD _______________________________ 44 ANLISIS FINAL DE VIABILIDAD DEL PROYECTO DE ROF _____________________ 52 ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF__________________________ 53

CAPTULO III CMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? __ 56 PASO 1. PASO 2. PASO 3. ELABORACIN DEL INFORME TCNICO SUSTENTATORIO _____________________ 56 APROBACIN DEL ROF________________________________________________ 58 DIFUSIN DEL ROF __________________________________________________ 61

ANEXOS ______________________________________________________________________ 62 ANEXO 1. CUESTIONARIO PARA LA IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN ACTUAL ________ 62 ANEXO 2A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIN GENERAL PARA LOS MINISTERIOS ________________________________________________________________ 67 ANEXO 2B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL NACIONAL ____ 69 ANEXO 2C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL NACIONAL _____ 71

ANEXO 3A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIN GENERAL PARA GOBIERNOS REGIONALES ______________________________________________________ 75 ANEXO 3B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL REGIONAL ____ 77 ANEXO 3C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL REGIONAL ______ 79 ANEXO 4A. CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIN GENERAL PARA GOBIERNOS LOCALES _________________________________________________________ 83 ANEXO 4B. DOCUMENTOS DE PLANEAMIENTO A SER REVISADOS EN EL NIVEL LOCAL _______ 85 ANEXO 4C. MODELO DE ESTRUCTURA DE ROF PARA ENTIDADES DEL NIVEL LOCAL ________ 86 ANEXO 5. EJERCICIO PRCTICO DE APLICACIN DE LOS PASOS Y MATRICES DEL MANUAL ____ 90 ANEXO 6. FUNCIONES VINCULADAS A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ________________ 103 BIBLIOGRAFA ________________________________________________________________ 106

Objeto: El manual tiene por finalidad orientar a las entidades pblicas en el proceso de elaboracin, modificacin y/o actualizacin de sus Reglamentos de Organizacin y Funciones, previndoles de los mecanismos necesarios a fin de que puedan contar con una herramienta gil, estandarizada, de fcil aplicacin en su operacin y funcionamiento y que permita:

o Una adecuada orientacin de la labor de la entidad. o Facilitar la supervisin y la evaluacin del trabajo. o El ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo, evitando la duplicacin de
actividades.

o Servir de medio de integracin y orientacin al personal nuevo, que facilite su

incorporacin al trabajo. o Propiciar el mejoramiento de la eficacia y la calidad de la entidad. Contenido: El Manual ha sido organizado en captulos y pasos. El primer captulo define conceptos generales relacionados al instrumento de gestin ROF, a las organizaciones y seala el marco legal que regula el mencionado documento normativo, as como a los actores involucrados. Los siguientes dos captulos tienen por objeto guiar paso a paso a la entidad en el proceso de elaboracin del proyecto de ROF y de aprobacin del mismo. Cabe sealar, que como resultado de la aplicacin del Manual la entidad contar con la documentacin bsica necesaria para la elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio que deber ser presentado a la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros o a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, segn el tipo de entidad, para obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobacin de su nuevo ROF, de acuerdo a lo sealado en el Decreto Supremo N XX-PCM. Pblico Usuario: El Manual se dirige a todas las entidades pblicas1 que cumplen con funciones de carcter permanente, es decir que han sido creadas por norma con rango de Ley que les otorga personera jurdica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminacin o desaparicin conlleve a la de la entidad (como puede ser el caso de algunos Proyectos, Programas y Comisiones); y en particular, a sus rganos encargados de la formulacin, modificacin y/o actualizacin del Reglamento de Organizacin y Funciones.

Incluye a las sealadas en los incisos 1 al 7 del artculo I del titulo preliminar de la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

CAPTULO I. QU ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

Ruta del Captulo: En este primer captulo del Manual se desarrollarn algunos conceptos generales que nos permitirn entender qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones y cul es su utilidad, as como definir conceptos especficos vinculados con dicho instrumento de organizacin. 1. Aspectos Generales a) Qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones? El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es un documento tcnico normativo de gestin institucional que contiene la organizacin formal de una entidad pblica, vale decir, contiene su estructura orgnica as como las funciones generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas. A diferencia de un reglamento propiamente normativo, es decir, aqul que desarrolla lo regulado por una ley sustantiva (por ejemplo, el Reglamento de la Ley General de Pesca), un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organizacin que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad pblica.
Conceptos clave:: Competencia: mbito de actuacin material (salud, educacin, defensa, etc.) o territorial (nacional, regional o local) de la entidad en su conjunto establecido conforme un mandato constitucional o legal. Funcin: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus rganos y unidades orgnicas de manera particular. Objetivos: Describen el propsito que prentende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus competencias y funciones.

Qu quiere decir que el ROF sea un documento tcnico normativo de gestin? El ROF es un documento: Tcnico dado que es el resultado del proceso de planeacin organizacional en el cual una entidad define el modelo de organizacin que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos. Normativo pues constituye una norma de carcter pblico y de obligatorio cumplimiento para la entidad. De gestin ya que es una gua administrativa para la entidad y su personal sobre cmo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.

Cul es la utilidad de un ROF? El Reglamento de Organizacin y Funciones es un instrumento til para diferentes actores: Para la entidad

o Presenta una visin de conjunto de la entidad y de los rganos y unidades que la componen. o Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los rganos y unidades
orgnicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables. Para el personal de la entidad

o Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qu atribuciones y

responsabilidades le corresponde a cada uno de los rganos y unidades orgnicas en los que labora de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones. o Facilita la integracin del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de los rganos y unidades de la entidad. Para otras entidades pblicas

o Al delimitar los campos de actuacin de las entidades pblicas, contribuye a una mejor
coordinacin entre stas al facilitar la bsqueda respecto de con quin coordino y sobre qu materias. Para quienes ejercen control sobre la entidad

o Facilita la labor de quienes ejercen algn tipo de control sobre la entidad al identificar a los
rganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad.

Cmo se enmarca el ROF dentro de los instrumentos de gestin de la administracin pblica? El ROF no es un documento aislado del resto de instrumentos de gestin con los que cuenta una entidad pblica sino que por el contrario, se encuentra estrechamente ligado a cada uno de stos. Para comprender mejor esta interrelacin entre el ROF y los otros instrumentos de gestin es bueno que diferenciemos entre:

o Los instrumentos de gestin vinculados con la parte organizacional de una entidad, tales
como el ROF, el Manual de Organizacin y Funciones (MOF), el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP), entre otros; y,

o Los instrumentos vinculados con el planeamiento del logro de metas y objetivos a cargo de
una entidad, tales como los Planes Estratgicos Sectoriales (Ministerios), los Planes Estratgicos Institucionales y/o Planes de Desarrollo Institucional (entidades pblicas, Gobiernos Regionales y Locales), los Planes de Desarrollo Concertados, entre otros.

Conceptos clave Instrumentos de Gestin: Son documentos con los que cuenta una entidad para gestionarse o administrarse de una manera ordenada, planificada y eficiente, tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo. CAP: Es un documento de gestin institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la entidad, sobre la base de su estructura orgnica vigente prevista en su ROF. MOF: Es un documento que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el ROF, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el CAP.

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 Interrelacin con los instrumentos de gestin organizacionales Respecto del primer grupo de instrumentos de gestin, existe una interrelacin con el ROF ya que ste es el insumo que necesitan los otros documentos para que puedan ser formulados. En efecto, solamente un vez que se tiene definida la organizacin interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles jerrquicos as como asignadas las funciones y responsabilidades entre los rganos y unidades orgnicas, se puede luego, a travs del CAP, establecer los cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones as como, mediante el MOF, establecer las funciones particulares de cada cargo. Interrelacin con los instrumentos de planeamiento Respecto del segundo grupo de instrumentos de gestin, existe una interrelacin con el ROF ya ste es una herramienta que sirve (o debera servir) para identificar qu rganos de la entidad son los responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento. En ese sentido, el ROF no es un instrumento aislado del proceso de toma de decisiones de una entidad sino que la organizacin y distribucin de funciones plasmadas en el ROF, como norma de organizacin, debe facilitar tambin la identificacin de responsables sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la entidad. Es decir, si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni a prioridades de la entidad como lo hacen los instrumentos de planeamiento, s debe haber una correspondencia entre rganos responsables de cumplir determinadas funciones y el cumplimiento de metas concretas. b) Qu debemos entender por una organizacin? Se define a una organizacin como el ente social creado intencionalmente para el logro de determinado fin, mediante el trabajo humano y la utilizacin de recursos materiales (tecnologa, equipos, maquinaria, instalaciones, etc.). Una organizacin dispone de una estructura jerrquica conformada por rganos y unidades orgnicas, orientados al cumplimiento de funciones o fines y caracterizados por una serie de relaciones tales como: poder, control, divisin del trabajo, comunicacin, liderazgo, entre otros. Qu caractersticas presenta una organizacin pblica? Una organizacin pblica presenta ciertas caractersticas particulares que la diferencian de otro tipo de organizaciones: Son creadas por un mandato constitucional o legal

Las organizaciones pblicas slo pueden existir si son creadas por mandato de un dispositivo legal o constitucional.
Por ejemplo:

o o

Los organismos constitucionalmente autnomos (Defensora del Pueblo, Jurado Nacional de Elecciones, etc.) son creados por mandato de la Constitucin Poltica y mediante una ley orgnica se formaliza su existencia. Los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales son creados en el marco de lo establecido en la Constitucin Poltica y en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y Ley Orgnica de Municipalidades, respectivamente.

Son entidades formales

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Las organizaciones pblicas para funcionar adecuadamente requieren contar con una estructura orgnica formal conformada por diferentes rganos y unidades orgnicas encargados de cumplir funciones especficas vinculadas, tanto con la misin de la organizacin, como con aspectos administrativos de su funcionamiento. Sus objetivos estn orientados a satisfacer el inters pblico

Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones pblicas pueden variar entre una y otra, todas tienen en comn el que sus objetivos trascienden el propio inters o beneficio de la organizacin, dado que estn orientadas a satisfacer el inters de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en particular.
Por ejemplo:

La Defensora del Pueblo es un organismo autnomo que tiene como finalidad defender los derechos constitucionales de la persona y la comunidad, as como supervisar el cumplimiento de los deberes de la administracin estatal y prestacin de los servicios pblicos (satisface el inters de la sociedad en su conjunto). El Instituto Nacional de Investigacin Agraria es un organismo pblico descentralizado del Ministerio de Agricultura que tiene como finalidad el promover la innovacin tecnolgica agraria y agroindustrial en el sector agrario (satisface el inters de un grupo social en particular). Los Gobiernos Locales tienen por finalidad representar a su localidad, promover la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales y el desarrollo integral sostenible de su circunscripcin (satisface el inters de un grupo social en particular).

Sus funciones estn reguladas por el ordenamiento jurdico

Las funciones a cargo de las organizaciones pblicas no pueden ser creadas por ellas mismas sino que vienen determinadas por las normas sustantivas que regulan su actuacin, tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Captulo II. Sus recursos son pblicos

Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos aportan ya sea de manera directa, por ejemplo a travs del pago de tasas por determinados trmites que hacen en la entidad, o indirectamente, a travs del pago de tributos con los que se asignan recursos a las entidades pblicas para su funcionamiento. Su actuacin est sujeta a control

Dado que las organizaciones pblicas son creadas para el cumplimiento de determinados fines y a travs de recursos pblicos, su actuacin est sujeta a diferentes clases de control.

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Clases de control Control gubernamental: A cargo de la Contralora General de la Repblica, busca prevenir y verificar la correcta, eficiente y transparente utilizacin y gestin de los recursos y bienes del Estado, supervisando la legalidad de los actos de las organizaciones pblicas sujetas a su control. Control judicial: Mediante procesos judiciales se fiscaliza que en los procesos administrativos en los que intervienen las organizaciones pblicas as como en el ejercicio de sus funciones, no se cometan arbitrariedades ni excesos de poder frente al administrado (acciones de inconstitucionalidad, acciones contencioso administrativa, etc.). Control poltico: A cargo del Congreso de la Repblica, mediante el cual fiscaliza la actuacin de una determinada entidad pblica. Control social: A cargo de la sociedad civil, se ejerce a travs de asociaciones de consumidores, colegios profesionales, audiencias pblicas, etc.

Cules son los principios que rigen la forma de organizarse de una entidad? Es importante conocer algunos de los principios y criterios vinculados con la parte organizacional de las entidades pblicas que, a diferencia de los clsicos principios recogidos en la Ley del Procedimiento Administrativo General relacionados directamente con la actuacin de stas (principio de legalidad, imparcialidad, celeridad, debido procedimiento, etc.), estn referidos directamente a aspectos sobre cmo debe organizarse una entidad pblica. La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658, hace mencin a algunos de estos principios: Legalidad de las funciones: Las funciones y actividades que realice la Administracin Pblica, a travs de sus dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en sus normas.

o Tal y como se vio, las funciones a cargo de las organizaciones pblicas, las
contenidas en sus normas de organizacin y funciones, deben estar amparadas en normas sustantivas, por lo que no pueden ser creadas por ellas mismas. Evitar duplicidades: Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la Administracin Pblica no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras entidades ya existentes.

o Se debe evitar duplicar funciones entre entidades por un tema de eficiencia ya que
no tiene sentido asignar recursos a dos entidades para que realicen las mismas funciones o presten los mismos servicios, cuando dichos recursos podran ser utilizados en servicios o funciones no atendidos. Principio de especialidad: En el diseo de la estructura orgnica pblica prevalece el principio de especialidad, debiendo integrarse las funciones y competencias afines.

o Al respecto, la especialidad puede darse: i) En razn de la tarea a cumplirse. As,

tareas o funciones similares no deben ser ejercidas por ms de un rgano al interior de la entidad; ii) En relacin con el mbito territorial en el cual una funcin va a ejercerse. As, una misma funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en mbitos territoriales diferentes con lo cual no habra superposicin de funciones sino especializacin en razn del territorio. Asignacin de competencias: Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeo y el

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grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una pluralidad de criterios de medicin.

o Se debe recordar que los trminos competencia y funcin son conceptos

diferentes. As, las competencias se refieren al mbito material y territorial en el cual una entidad va a poder ejercer sus funciones. De all que sea importante tener en claro cul es el mbito de competencia de cada entidad. Adems de los criterios y principios recogidos en la Ley Marco de Modernizacin del Estado, existen otros principios organizacionales que deben tomarse en cuenta: Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos para los que fue creada la entidad (la existencia de un puesto slo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos). Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los objetivos de la entidad en el marco de sus funciones, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el ms alto nivel hasta el ms bajo. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportarse a una misma autoridad o ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre deben mantenerse en equilibrio coordinando su labor entre ellas de modo tal de evitar compartimentos estancos. Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, sta requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las nuevas realidades que vayan surgiendo. c) Qu entidades deben contar con un ROF? No todas las entidades conocidas como pblicas (segn la definicin contenida en los incisos 1 al 7 del artculo I del titulo preliminar de la Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General) estn sujetas a la elaboracin de un ROF en el marco de lo sealado en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF (Decreto Supremo N XX-PCM). En ese sentido, dicha norma establece que son entidades que requieren un ROF aqullas que organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente. Asimismo, aquellas organizaciones que fueron creadas con el objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunos programas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razn especfica y un tiempo determinado no requieren de un ROF. Lo importante para determinar si una entidad requiere o no contar con un ROF no es la denominacin formal que tenga, sino que su naturaleza responda a los criterios definidos en los Lineamientos. En el caso particular de los Gobiernos Regionales y Locales, considerando que su organizacin viene establecida en las respectivas Leyes Orgnicas, se sujetarn a los Lineamientos en aquellos aspectos que corresponda.

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En ese sentido, son entidades que requieren contar con un ROF, de acuerdo con Lineamientos aprobado por DS XXX-PCM:

los

Ministerios y sus Organismos Pblicos Descentralizados, incluyendo los Reguladores Organismos Constitucionalmente Autnomos Gobiernos Regionales Gobiernos Locales y sus Organismos Pblicos Descentralizados As como a toda organizacin que cumpla con funciones de carcter permanente, es decir que haya sido creada por norma con rango de Ley que le otorga personera jurdica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminacin o desaparicin conlleve a la de la entidad, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo N XX-PCM.

De otro lado, los Lineamientos excluyen expresamente del mbito de su aplicacin a otras organizaciones que si bien cumplen con lo antes sealado, es decir ejercen una actividad permanente y son reconocidas como entidades pblicas, por su naturaleza y funciones son reguladas por organismos especializados, tal es el caso de: Las Empresas del Estado cuya regulacin, y por ende su ROF, debe ser regulado y revisado por el FONAFE, al ser ste ltimo el titular de las acciones de las empresas del Estado; Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno Local, siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar su organizacin de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial que cada empresa haya adoptado; Las Universidades Pblicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las reas administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos.

Importante: En el caso de los Gobiernos Regionales, la normatividad no les confiere la facultad de crear Organismos Pblicos Descentralizados por lo que el Manual no hace mencin a stos. Los Programas y Proyectos que cumplan con las caractersticas previstas en los Lineamientos para ser calificados como tales deben aprobar un instrumento distinto denominado Manual de Operaciones.

d) Cundo una entidad debe reformular su ROF? La modificacin o actualizacin de un ROF se puede producir en los tres siguientes supuestos: Por un proceso de reorganizacin de la entidad aprobado conforme a ley La reorganizacin de una entidad implica una transformacin o cambio en la finalidad por la cual fue creada, lo que supone una modificacin a su Ley de creacin. De esta manera, la estructura orgnica preexistente a dicho cambio que responda a otros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad. La necesidad de reorganizacin de una entidad se produce por una decisin del Poder Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a travs de un cambio en la Ley de creacin de la entidad (un ejemplo de reorganizacin es el caso de la fusin de dos o ms

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entidades pblicas, ya sea cuando se fusionan para crear una nueva entidad o cuando una entidad es absorbida por otra existente). Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo rgano o unidad orgnica en su interior o ajustar sus funciones para incluir o dejar de hacer cierta actividad Supone una reestructuracin parcial de la entidad por mandato de un dispositivo legal que la obliga a crear un nuevo rgano o unidad orgnica para cumplir las nuevas funciones encomendadas (es el caso por ejemplo de las normas de Contralora de la Repblica que obligan a las entidades a contar con un rgano de control). O una modificacin simple de las funciones para adecuarla al cambio que se ha producido en las normas sustantivas.

Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con mayor eficiencia su misin y funciones Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razn de ser de la entidad. Supone la reestructuracin de una entidad en el sentido de redefinir su estructura orgnica de modo tal de cumplir de una mejor manera con sus objetivos, sin implicar un cambio en su finalidad o razn de ser. A travs de una reestructuracin se busca la optimizacin o simplificacin de los procesos de la entidad ya sea priorizando determinadas funciones o reasignndolas entre sus rganos de una manera ms eficiente. La reestructuracin de una entidad puede ser total, por ejemplo cuando decide cambiar su modelo organizacional o, puede ser parcial, cuando reestructura nicamente determinadas reas de la entidad. La reestructuracin de una entidad se da por mandato de la mxima autoridad de la entidad.

Conceptos Clave Reestructuracin: Una entidad entra en un proceso de reestructuracin cuando se redefine su estructura orgnica sin que ello implique un cambio en su finalidad o razn de ser. Reorganizacin: Una entidad entra en un proceso de reorganizacin cuando se produce una transformacin o cambio en la finalidad por la cual fue creada.

2. Marco Legal Si bien cada entidad pblica es responsable del proceso de elaboracin de su ROF, dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en: La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658, que contiene el marco general sobre el diseo y estructura de la Administracin Pblica de los diferentes niveles de gobierno. Los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N XX-PCM, contiene el marco especial que las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben seguir para la elaboracin y aprobacin de su ROF.

Importante: Las normas emitidas por el Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP) respecto a la

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elaboracin del ROF constituyeron por mucho tiempo el marco normativo referencial de las entidades pblicas. Sin embargo, dicho marco normativo qued implcitamente derogado por el Decreto Supremo N 74-95-PCM, situacin que ha sido ratificada por el Decreto Supremo N XX-PCM.

3. Actores involucrados El mbito de aplicacin de las normas que regulan el instrumento del ROF est dado en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF Decreto Supremo N XXX. En ese contexto, participan en la elaboracin y aprobacin del ROF diferentes rganos al interior de la entidad y, dependiendo de la entidad de la que se trate, rganos externos a sta para su aprobacin: Actores que participan en su elaboracin rgano a cargo de las funciones de racionalizacin: Es el rgano responsable de formular el proyecto de ROF, y de elaborar el Informe Tcnico Sustentatorio que justifique las modificaciones al documento de ROF propuestas. En algunas entidades, ser la Oficina de Planeamiento y Presupuesto quin se har cargo de esta tarea.

Actores que participan en su aprobacin rgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal al proyecto de ROF adems de emitir el Informe Legal con el proyecto de dispositivo legal aprobatorio. Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal visado por el rgano de asesoramiento. rgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658 y por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, D.S. xxx-PCM. Segn cada tipo de entidad, esta responsabilidad estar a cargo de un rgano distinto, de acuerdo al siguiente detalle:

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RGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIN Y APROBACIN DE UN ROF Elabora Proyecto de Visa Proyecto ROF de ROF (Informe Tcnico (Informe legal) Sustentario) Aprueba Proyecto de ROF

ENTIDAD

Emite Informe Previo para aprobacin de ROF

Ministerio OPD Nacional Organismos Constitucionalmente Autnomos Gobierno Regional Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces rgano de Asesora Jurdica Titular de la Entidad

Secretara de Gestin Pblica de la PCM Secretara de Gestin Pblica de la PCM Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Local o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional o la que haga sus veces

Gobierno Local

OPD Local

Direcciones Regionales Sectoriales

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CAPTULO II CMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

Ruta del Captulo: En este segundo captulo del Manual se desarrollarn los pasos que una entidad debera seguir para elaborar su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia lgica para el anlisis de la informacin que servir de insumo para su elaboracin. Del mismo modo, de acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N XX-PCM, los resultados de este anlisis sern parte integrante del Informe Tcnico Sustentatorio requerido para la aprobacin del proyecto de ROF. As, los pasos permitirn a la entidad responder a preguntas tales como Qu tengo que hacer? Qu estoy haciendo? De qu manera me organizo para hacerlo mejor?, entre otras.

Paso 1.

Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal

El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad identifique qu es lo que tiene que hacer como institucin, para lo cual deber referirse al marco legal vigente que determina la razn de ser de la entidad. Este paso es tambin necesario porque permitir identificar los cambios en la normativa que tienen implicancias en la organizacin y funciones de la entidad y que hasta ese momento no haban sido contemplados en el documento de ROF, y tal vez tampoco en la organizacin misma. La revisin de las normas legales que determinan el accionar de la entidad constituye uno de los pasos ms importantes que debe darse para la formulacin del nuevo ROF. Esto permitir a la entidad responder a la pregunta: Qu tengo que hacer?, es decir, identificar las razones para las cuales fue creada, las mismas que permitirn identificar las funciones generales que le corresponde cumplir as como asignar funciones especficas a los rganos y unidades orgnicas que la componen. Es importante recordar que las entidades pblicas son como administradores de los marcos legales en los cuales se desempean los ciudadanos y las personas jurdicas. Por eso las funciones que se incluirn en el ROF deben provenir de normas sustantivas que son las que determinas qu es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social o econmica. Se ver tambin que las funciones generales de la entidad estarn dadas mayormente por las normas, y en algunos casos, stas sealarn ciertas funciones especficas que debern ser cumplidas por los rganos y/o unidades orgnicas que la conforman, teniendo adems efectos sobre la estructura orgnica de la entidad.
Definiciones Funciones Generales: Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas vinculadas a la entidad. Funciones Especficas: Conjunto de acciones que deben realizar los rganos y unidades orgnicas que conforman la entidad, acorde con sus funciones generales y conducente a alcanzar los objetivos y metas de la entidad. Estructura Orgnica: Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse internamente, mediante la divisin del trabajo y la asignacin de funciones y responsabilidades entre sus rganos y unidades orgnicas as como coordinando su labor.

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rgano: Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica de la entidad (rganos de lnea, de apoyo, de asesoramiento, etc.) Unidad orgnica: Es la unidad de organizacin en que se dividen los rganos contenidos en la estructura orgnica de la entidad (oficinas, gerencias, direcciones, etc.). rea: Se refiere a los rganos y unidades orgnicas de una entidad

Qu normas regulan la actuacin de una entidad pblica? Con el objeto de identificar el conjunto de normas que regulan la actuacin de las entidades pblicas, se proceder a clasificarlas en tres grandes grupos: sustantivas, sobre sistemas administrativos y de aplicacin general; las que a su vez definen funciones de tres tipos: misionales, administrativas y de aplicacin general. o Normas sustantivas

En este grupo de normas se encuentran aqullas que definen el mbito de competencia de una entidad pblica as como las normas que le atribuyen funciones vinculadas con el cumplimiento de su finalidad o razn de ser: funciones misionales.

Algunas normas sustantivas:

La Constitucin Poltica, define el mbito de competencia de los organismos y poderes autnomos (por ejemplo la Defensora del Pueblo, el Ministerio Pblico, el Tribunal Constitucional, entre otros), as como de las regiones y municipalidades. Asimismo, establece atribuciones a cargo de determinados funcionarios pblicos. La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de los Ministerios y regula su organizacin. Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creacin de los Ministerios, las cuales precisan el mbito de su competencia y de sus Organismos Pblicos Descentralizados, as como leyes y reglamentos sectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al interior de tales entidades (como por ejemplo la Ley General de Educacin en el caso del Ministerio de Educacin, la Ley General de Aguas, en el caso de los Ministerios de Salud y Agricultura, etc.) Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a cargo de vinculadas con la materia del convenio. entidades pblicas

La Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales establece el mbito de competencia de los Gobiernos Regionales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgnica. La Ley Orgnica de Municipalidades establece el mbito de competencia de los Gobiernos Locales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgnica. La Ley de Bases de la Descentralizacin establece las competencias de cada uno de los niveles de gobierno.

Normas sobre sistemas administrativos

En este grupo de normas se encuentran aquellas normas emitidas por el rgano rector de un sistema administrativo. Como sabemos, un sistema administrativo esta conformado por la suma de normas, rganos y procesos destinados a proporcionar el soporte administrativo que toda entidad pblica requiere para funcionar y sin el cual no podra cumplir con los fines para los que fue creada. En el ordenamiento jurdico peruano existen varios sistemas administrativos cada uno de los cuales cuenta con un rgano rector y con varias ramificaciones conformadas por las diferentes oficinas al interior de las entidades pblicas responsables de cumplir con las funciones vinculadas con el sistema administrativo: funciones administrativas o de apoyo.

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Algunos de los principales Sistemas Administrativos Sistema Nacional de Presupuesto o o rgano rector: Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (DNPP) del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF). Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411; Directivas anuales emitidas por la DNPP en relacin a la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin de los presupuestos de las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

Sistema Nacional de Tesorera o o rgano rector: Direccin Nacional de Tesoro Pblico (DNTP) del MEF Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112; Directivas para el ao fiscal emitidas por la DNTP dirigidas a las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

Sistema Nacional de Endeudamiento o o rgano rector: Direccin Nacional del Endeudamiento Pblico del MEF Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112, Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento, Ley 28563

Sistema Nacional de Contabilidad

o rgano rector: Direccin Nacional de Contabilidad del MEF o Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley
28112; Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley 24680; Instructivos Contables, Resolucin de Contadura N067-97-EF/93.01; Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico, Resolucin N029-200-EF/93.01. Sistema Nacional de Inversin Pblica

o rgano rector: Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico (DGPM)
del MEF

o Principales normas: Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica, Ley N 27293; y su
Reglamento, Decreto Supremo N 157-2002-EF; Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica, Directiva 004-2002-EF/68.01; Directiva del Sistema Nacional de Inversin Pblica para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, Directiva N 004-2005-EF/68.01, modifica Directiva N 004-2003-EF/68.01 Sistema Nacional de Control

o rgano rector: Contralora General de la Repblica o Principales normas: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora de la
Repblica, Ley 27785; Reglamento de los rganos de Control Institucional, Resolucin de Contralora N 114-2003-CG. Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

o rgano rector: Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE

o Principales Normas: Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado, D.S. N 083-2004-PCM y su Reglamento; D.S. N 084-2004-PCM. Sistema de Personal del Empleo Pblico:

o rgano rector: Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) (*) hasta que
se constituya el Consejo Superior del Empleo Pblico (COSEP)

o Principales normas:
Ley Marco del Empleo Pblico, Ley N28175 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico, Decreto Legislativo 276 y su Reglamento D.S. N 005-90-PCM Texto nico Ordenado del Decreto Legislativo N 728, Ley de Productividad y

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Competitividad Laboral, aprobado mediante Decreto Supremo N 003-97-TR, aplicable en el caso que una ley haya asignado a la entidad un rgimen laboral privado. Ley que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos del Estado, Ley N 27482 y su Reglamento, Decreto Supremo N 080-2001-PCM Ley que establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores pblicos, as como de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier modalidad contractual, Ley N 27588 Ley que establece prohibicin de ejercer la facultad de nombramiento y contratacin de personal en el sector pblico, en casos de parentesco; Ley N 26771 Leyes que definen regmenes especiales de Carrera (*) No estn bajo la competencia de la PCM materias como las referidas a pensiones, remuneraciones, entre otras salariales. Sistema Nacional de Informtica

o rgano rector: Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica de la Presidencia del

Consejo de Ministros

o Principales normas: Patrn Nacional de Unidades Informticas, Resolucin Ministerial N

206-2004-PCM; Norma Tcnica Peruana NTP-ISO/IEC 12207:2004 Tecnologa de la Informacin, Resolucin Ministerial N 179-2004-PCM; Norma Tcnica Peruana NTPISO/IEC 17799:2004 EDI. Tecnologa de la Informacin: Cdigo de Buenas Prcticas para la gestin de la Seguridad de la Informacin, Resolucin Ministerial N 224-2004-PCM Sistema Nacional de Defensa Judicial

o rgano rector: Consejo Nacional de Defensa Judicial o Principales normas: Ley que crea el Consejo Nacional de Defensa Judicial, Decreto Ley
17537; Reglamento del Decreto Ley N 17537, D.S. 002-2000-JUS; Ley Orgnica de Municipalidades y Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, en la parte pertinente. Slo se ha hecho referencia de manera general a algunas de las normas por cada sistema administrativo mencionado, debiendo cada entidad revisar las normas reglamentarias, complementarias y modificatorias correspondientes.

Importante: Es necesario recordar que la Ley de Bases de la Descentralizacin establece que los sistemas administrativos del Estado referidos al presupuesto, tesorera, contadura, crdito pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno. Esto adems, est dispuesto en el artculo 33 de la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y por el Artculo VIII de la Ley Orgnica de Municipalidades.

Normas de aplicacin general

En este tercer grupo de normas ubicamos a aquellas normas que asignan funciones a ms de una entidad pblica sin que estn referidas a ningn sistema administrativo en particular, sino ms bien vinculadas a diferentes materias que deben ser tomar en consideracin: funciones de aplicacin general.

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Algunas normas de aplicacin general: Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestin Ambiental y su Reglamento; Ley del Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre otras, son normas que asignan funciones a las entidades con competencias en materia de medio ambiente y recursos naturales referidas a la proteccin del medio ambiente en las actividades que se encuentran bajo su sector o jurisdiccin. Normas sobre cooperacin internacional: Ley de Cooperacin Internacional, Decreto Legislativo 719; Reglamento de la Ley de Cooperacin Internacional, Decreto Supremo N 015-92-PCM Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y Defensa Nacional, Ley 28478; Ley del Sistema de Defensa Civil, Decreto Ley 19338; Reglamento del Sistema de Defensa Civil, D.S. 005-88-SGMD Normas sobre acceso a la informacin pblica: Texto nico Ordenado de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica; Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, D.S. 072-2003-PCM

Cmo identifico las normas que me asignan competencias y funciones? o Primero, cada entidad debe revisar el conjunto de normas sustantivas y de aplicacin general, incluyendo las regulaciones sectoriales.

o Segundo, respecto de las funciones vinculadas con los sistemas administrativos, tal y como se menciona ms adelante, se deber recoger las funciones contenidas en el Anexo 6 que recogen las funciones que deben ser incluidas en los ROF por Sistema Administrativo.
Normas que deben ser revisadas segn tipo de entidad Cada entidad deber identificar el marco legal aplicable a su accionar e identificar qu funciones y criterios organizacionales se desprenden del mismo y que debern verse reflejados en su ROF. De esa manera, se proceder a recoger en un Cuadro de Normas aquella informacin relevante, la misma que para efectos prcticos se recomienda sea clasificada segn temas principales que competen a la entidad. Por ejemplo, se podr elaborar un cuadro de normas relacionadas con las competencias ambientales que la normatividad le confiere a una entidad (ver ejemplo en Anexo 5), con las competencias sanitarias, entre otras. Con el objeto de guiar a las entidades en este paso, el Manual presenta una propuesta de las principales normas sustantivas y de aplicacin general en los Anexos 2A, 3A y 4A, as como de aquellas vinculadas a los sistemas administrativos del Estado que atribuyen funciones a los Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y que deberan ser revisadas para la elaboracin del Cuadro de Normas de la entidad, la misma que deber ser complementada por cada entidad. En el caso de los Sistemas Administrativos, cada ente rector de Sistema ha definido las funciones que deben ser incluidas en los ROF de las entidades, las cuales garantizan que stas podrn interpretar y aplicar correctamente las normas contenidas en sus respectivos marcos normativos.

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Del mismo modo, los Organismos Constitucionalmente Autnomos (OCA)2 y los Organismos Pblicos Descentralizados (OPD) de los Ministerios y de los Gobiernos Locales debern proceder a identificar las normas que les asignan funciones y tienen efectos sobre su estructura organizacional y proceder a elaborar su Cuadro de Normas.
Importante: Recordemos que en el proceso de revisin de normas se debe asegurar que se cuente con todas las modificaciones y/o derogaciones que stas hayan podido sufrir.

Cuadro de Normas vinculadas a los Sistemas Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SISTEMA NACIONAL M NORMAS QUE ASIGNAN RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES NIVEL NACIONAL OPD NIVEL REGIONAL OCA GR Ley 28112 - Ley 28411 NIVEL LOCAL GL OPD

PRESUPUESTO

Directivas para la programacin, Directivas para la programacin, formulacin y formulacin y ejecucin del presupuesto de ejecucin del los pliegos del Gobierno Nacional para presupuesto de los cada ao fiscal pliegos de los Gobiernos Regionales Ley 28112 - Ley 28563 Ley 27293 - D.S. 157-2002-EF - Directivas emitidas por la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico para el Gobierno Regional

Directivas para la programacin, formulacin y ejecucin del presupuesto de los pliegos de los Gobiernos Regionales

ENDEUDAMIENTO

INVERSIN PBLICA

- Directivas emitidas por la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico para el Gobierno Nacional

- Directivas emitidas por la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico para el Gobierno Local

INFORMTICA CONTABILIDAD

Resolucin Ministerial N 206-2004-PCM - Resolucin Ministerial N 179-2004-PCM - Resolucin Ministerial N 224-2004-PCM - otras Ley 28112 - Ley 24680 - Resolucin Contadura N 067-97-EF/93.01 - otras Ley 28112 Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico para pliegos del Gobierno Nacional Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico para el Gobierno Regional Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico para Gobierno Local

TESORO PBLICO

PERSONAL DEFENSA JUDICIAL (1) CONTROL

Ley 28175 - Decreto Legislativo 276 - D.S. 005-90-PCM - Ley 27482 - Ley 27588 - otras Decreto Ley 17537 D.S. 002-2002-JUS Capitulo II, Titulo VII Ley 27867 Sub capitulo II, Titulo II Ley 27972

Ley 27785 - Resolucin de Contralora No. 114-2003-CG

(1) Aquellas entidades que no cuentan con un Procurador Pblico al interior de su entidad recurren al de su sector, en el caso de las OPD del Gobierno Nacional o, al de su Gobierno Local o Regional en el caso de algunas municipalidades y OPD del nivel local.

Organismos Constitucionalmente Autnomos: Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Defensora del Pueblo, Contralora General de la Repblica, Tribunal Constitucional, Superintendencia de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Per.

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Importante: Se recomienda revisar las siguientes normas:

o o o o

Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal, Ley 27245 Ley de Gestin Presupuestaria del Estado, Ley 27209 Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658 Las Leyes anuales del Presupuesto General de la Repblica

Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en cuenta para la definicin de las funciones y estructura orgnica de la entidad, se proceder a elaborar la siguiente matriz, que distinguir entre Funciones Generales, Funciones Especficas y reas (rganos o unidades orgnicas) de la entidad segn lo sealado en las normas: Matriz 1. Funciones y reas segn el marco legal
FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECFICAS rgano Funcin Unidad Orgnica Funcin

1L

2L

#L: es el cdigo que se le asigna a las funciones generales contenidas en las normas que regulan la actuacin de la entidad. Dicha codificacin ser til al momento de elaborar la Matriz Comparativa por Funciones y reas por Fuentes de Informacin.

En esta matriz se har mencin a rganos y unidades orgnicas slo si las normas revisadas sealan su creacin, de lo contrario, nicamente se incluir informacin respecto a funciones generales y funciones especficas. Asimismo, y a fin de reflejar lo dispuesto en la normatividad vigente se recomienda, representar grficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del anlisis de las normas, con el objeto de compararla con lo sealado por las fuentes de informacin que se analizarn en los siguientes pasos. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas.

Ideas Bsicas Paso 1:

1. Qu tengo que hacer?

4. Identificar funciones y reas segn marco legal

PASO 1. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGNICA SEGN EL MARCO LEGAL

2. Identificar mi base legal

3. Elaborar Matriz 1 segn el marco

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Paso 2.

Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional

Si bien el ROF tiene un carcter de permanencia, toda reformulacin del mismo debe tomar en consideracin la estrategia institucional (que suele ser de corto o mediano plazo) la entidad haya definido para el logro de su finalidad y el cumplimiento de sus funciones. El objetivo de este anlisis es asegurarse que las responsabilidades otorgadas a los rganos y unidades orgnicas, as como la misma estructura organizacional propuesta, contribuya y no interfiera en el desarrollo de los objetivos y las estrategias. Por ello, es conveniente que se incluya como parte del anlisis institucional y antes de definir la estructura de la organizacin as como las funciones que sta ejercer, la revisin de los documentos de planeamiento elaborados por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar (por ejemplo algunos planes o polticas sectoriales). En efecto, la elaboracin de todo documento de planeamiento se ha basado en la identificacin de las responsabilidades de la entidad (competencias y funciones) as como de sus problemas traducindose en la definicin de estrategias para cumplirlas y superarlos respectivamente. Es importante que el ROF tome en consideracin estos aspectos, ya que la forma en que la entidad decida organizarse contribuir o no a hacer frente a dichas responsabilidades y posibles problemas identificados. En ese sentido, el manual propone en los Anexos 2B, 3B y 4B una lista de documentos de planeamiento que se recomienda sean revisados por las entidades de los tres niveles de gobierno, los mismos que contiene informacin relacionada a: Lineamientos de polticas (nacionales, sectoriales o institucionales) Misin, Visin y Objetivos Estratgicos Prioridades Estratgicas de desarrollo institucional En el caso de las entidades a las que les estn siendo transferidas competencias en el marco del proceso de descentralizacin, el proyecto de ROF debera incluir las nuevas funciones as como de ser necesario, los nuevos rganos y/o unidades orgnicas o la reestructuracin de las mismas que conllevar la transferencia de las competencias. Para ello, las entidades que transfieren incluyen en sus planes de transferencia sectorial las funciones que corresponde incluir en el ROF de las entidades que reciben la nueva funcin, y corresponde a la entidad receptora establecer el rgano que se har responsable de sta. Problemas as como oportunidades, entre otros.

Definir la Misin, Visin y Objetivos de la entidad Un paso importante para que la entidad defina su estrategia de intervencin, es decir la manera en la que tiene previsto cumplir con el objeto para el cual fue creada, es identificar claramente su misin, visin y objetivos institucionales, como puntos de partida para la definicin de su organizacin. La Misin de la entidad constituye la razn de ser o propsito para el cual fue creada la organizacin que permite distinguirla de las dems en cuanto por ejemplo, sus objetivos, clientes o usuarios,

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productos o servicios y su responsabilidad frente a la sociedad. Debe ser entendida por todos los integrantes de la organizacin por lo que su definicin debe ser clara y sencilla y responder a las siguientes preguntas: qu, para qu y cmo, en relacin con las funciones principales que debe realizar. La Visin es la imagen objetivo de la organizacin con respecto a sus responsabilidades establecidas en las normas. Los Objetivos describen el propsito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus funciones y competencias. Una vez definidos estos aspectos, la entidad tendr mayor claridad para la definicin de sus funciones generales y especficas, as como sobre la mejor manera de estructurar su organizacin.

Como resultado de la revisin de los documentos de planeamiento de la entidad o con incidencia en su accionar, se deber elaborar una matriz que permita identificar los siguientes aspectos: Las funciones que debe cumplir la organizacin a fin de ser ms eficiente en su gestin y alcanzar los objetivos que se ha trazado y en particular sus rganos y unidades orgnicas. Sealar la necesidad de crear o eliminar algn rea (rgano o unidad orgnica) de la entidad a fin de llevar adelante la estrategia institucional. Verificar que la misin, visin y objetivos institucionales estn acorde con las competencias y funciones que la ley seala para la entidad.

Dicha matriz, para fines prcticos, podr ser subdividida segn temas principales de intervencin de la entidad o que marcan el accionar de la misma, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros. Matriz 2. Funciones y reas segn la estrategia institucional
FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECFICAS rgano Funcin Unidad Orgnica Funcin

1E

2E

#E: es el cdigo que se le asigna a las funciones generales que se deriven de la Estrategia Institucional definida en los Documentos de Planeamiento. Dicha codificacin ser til al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin.

Asimismo, y a fin de reflejar las consideraciones de la estrategia institucional se podr representar grficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del anlisis de los documentos de planeamiento (bosquejo de organigrama),, con el objeto de compararla con lo sealado por las normas (Paso 1) y las fuentes de informacin que se analizarn en los siguientes pasos. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas.

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Ideas bsicas Paso 2

1. Cul es la estrategia para cumplir con la misin Institucional?

5. Elaborar Matriz 2 de funciones y reas segn la estrategia institucional

PASO 2. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGNICA SEGN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL

2. Revisar documentos de planeamiento institucional

4. Identificar como se traducen en funciones y reas de la entidad

3. Identificar estrategia, prioridades y objetivos

Paso 3.

Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica

Si bien la normatividad seala las funciones que competen a las entidades pblicas, es decir, sealan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas, suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o reas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos. En algunos casos, estas nuevas funciones y reas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misin de la institucin y en otros casos, si bien stas persiguen la finalidad de hacer ms eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades pblicas. Existen dos fuentes de informacin para identificar las acciones que viene realizando la entidad a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas: el ROF vigente y el personal de la entidad. Paso 3.1 Revisar el ROF vigente

El ROF vigente debera reflejar la manera como la entidad tena previsto hacer frente a los objetivos que se haba trazado para el logro de las funciones que por norma le han sido conferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura orgnica vigente as como las funciones definidas, podran ser retomados en el nuevo proyecto de ROF. Sin embargo, tambin puede suceder que la estructura organizacional contenida en el ROF no est actualizada, que el ROF comprenda funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad, que establezca niveles jerrquicos o interrelaciones entre sus rganos que parecen no haber dado buenos resultados, que no defina o delimite claramente responsabilidades, entre otros, que son necesarios identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de nuevo ROF. La modificacin del ROF generalmente resulta de la necesidad que tiene la entidad de reestructurarse o reorganizarse, segn sea el caso, a fin de cumplir mejor con sus funciones o nuevas funciones que le hayan sido asignadas. Sin embargo, en muchos casos no ser necesario modificar completamente la organizacin, por lo que es importante analizar el ROF vigente; y en otros casos, este anlisis podr permitir identificar las disfunciones incentivos negativos,

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problemas organizacionales, etc.- de la organizacin al compararlas con las necesidades que se han ido creando por la definicin de nuevas funciones y rganos como resultado de modificaciones normativas. Se recomienda, a fin de verificar la consistencia de la informacin contenida en el ROF vigente, recoger las funciones generales y especficas, as como la estructura orgnica definida en ste, de acuerdo al siguiente formato. El objetivo es establecer si las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas de la organizacin contribuyen efectivamente al logro de sus funciones generales, las mismas que en teora fueron definidas conforme a la normatividad que sustenta la existencia de la entidad. Tal y como se ha sealado para la elaboracin de las Matrices 1 y 2, para fines prcticos se recomienda subdividir la matriz segn los temas principales de intervencin de la entidad o que marcan el accionar de la misma, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros.

Matriz 3. Funciones y reas segn el ROF vigente

FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECFICAS rgano Funcin Unidad Orgnica Funcin

1R

2R

#R: es el cdigo que se le asigna a las funciones generales que figuran en el ROF vigente. Dicha codificacin ser til al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin.

Asimismo, se proceder a contrastar los bosquejos de organigramas determinados sobre la base de la informacin recabada en los pasos 1 y 2, es decir del marco legal y los documentos de planeamiento, con el organigrama del ROF vigente. La finalidad es identificar algunos de los cambios necesarios en este ltimo para adecuarse a lo que seala la normatividad, en caso no estuviera acorde, y evaluar posibles cambios en la estructura a fin de implementar la estrategia institucional que permita tener una organizacin ms eficiente en el cumplimiento de sus funciones. Paso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad

Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explcita y oficialmente reconocida por la entidad. La estructura informal es la resultante de la forma de conduccin y el poder relativo de los individuos que componen la organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura formal, sino en funcin de influencia sobre otros miembros. Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la prctica los diferentes rganos y unidades orgnicas de la entidad a fin de identificar nuevos mecanismos de interrelacionarse que pudieran ser tomados en cuenta en la elaboracin del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos. Es muy comn que las entidades no tengan actualizados sus ROF. Con el objeto de lograr una adecuada reorganizacin o reestructuracin de la entidad, y no slo que las modificaciones en cuanto a funciones y estructura se incluyan en el documento del ROF, sino que efectivamente en la prctica sta tenga lugar, es necesario lo siguiente:

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Conocer la organizacin actual de la entidad, que refleja la manera en que vienen operando en la realidad los rganos y unidades orgnicas de la institucin -tanto los que resultan de la estructura formal como de la informal-, as como las funciones que cada rea viene cumpliendo (aunque stas no correspondan al ROF vigente). Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas, y determinar, en caso stas no contravengan a las normas y a las competencias de la entidad, si sern o no incluidas en la redefinicin de la organizacin. Conocer aquellas actividades y tareas que podran estarse duplicando para el cumplimiento de una misma funcin, o que no se vienen cumpliendo aunque sean parte de las competencias de la organizacin. Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes dependencias (niveles jerrquicos formales e informales) de la entidad, a fin de verificar si ello apoya o dificulta el cumplimiento de las funciones y misin de la entidad.

Para ello, en Anexo 1 se propone un Cuestionario que deber ser completado por el personal de la organizacin, bsicamente por los responsables de los rganos y unidades orgnicas de la entidad, y de estimarse necesario, por personal identificado como clave en la organizacin. Como resultado del procesamiento del cuestionario, los responsables de elaborar el proyecto de ROF obtendrn informacin que les permitir sustentar las modificaciones que tengan previsto realizar en las funciones de la entidad o en la organizacin misma, al poder identificar lo siguiente: Las funciones que vienen efectivamente cumpliendo los rganos y unidades orgnicas de la entidad y si ello contribuye adecuadamente al logro de la misin de la entidad. Las funciones que por distintas razones (falta de tiempo, estrategia institucional, normatividad incompleta, etc) se estn dejando de lado. Si existe duplicacin de funciones en la entidad misma o con otras entidades pblicas. Las lneas jerrquicas dentro de la organizacin y la toma de decisiones. Si existe una estructura organizacional informal y en cuanto sta difiere de la formal. Indicios respecto a si la reconversin (reestructuracin o reorganizacin) de la organizacin ser fcil o compleja de llevar a cabo considerando el estado actual de la misma. Lo que efectivamente la entidad est en capacidad de hacer comparativamente con lo que se supone debe hacer (marco legal).

Como resultado del Paso 3.2 se elaborarn las siguientes matrices:

o La Matriz 4 que recoger las funciones generales y especficas, as como la estructura

orgnica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la entidad (tanto su estructura formal como informal). Tal y como se ha sealado para la elaboracin de las dems Matrices, para fines prcticos se recomienda subdividir la matriz segn los temas principales de intervencin de la entidad o que marcan el accionar de la misma, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros. Esta Matriz junto con las Matrices 1 a 3 forman parte de la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que es parte del Informe Tcnico Sustentatorio previsto en los Lineamientos.

Matriz 4. Funciones y reas segn la organizacin actual

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FUNCIONES GENERALES

FUNCIONES ESPECFICAS rgano Funcin Unidad Orgnica Funcin

1A

2A

#A: es el cdigo que se le asigna a las funciones generales que han sido sealadas por el personal de la entidad en los Cuestionarios que recogen su organizacin actual. Dicha codificacin ser til al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin.

Ser tarea del personal que responda al cuestionario identificar de acuerdo a las fuentes de informacin que estime pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor del rgano o unidad orgnica en el que trabaja, definir las funciones especficas a las que el rea contribuye as como las actividades y tareas que aqullas implican. Una vez elaborada la matriz, se proceder a representar grficamente la estructura actual de la entidad, de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios, la misma que podr contrastarse con los bosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1, 2 y el organigrama vigente de la entidad. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas.

o La Matriz 4A permitir procesar la informacin de los cuestionarios, la misma que

ser de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad as como la nueva organizacin materia del proyecto de ROF.

Matriz 4A. Informacin sobre la organizacin actual de la entidad

Funcin General vinculada

rgano

Unidad Orgnica Actividades o tareas relacionadas rea que supervisa el cumplimiento

Cd.
1A 2A

Funcin

Tipo

Denominacin

Funcin Especfica

Denominacin

Funcin Especfica

reas involucradas

Cd #A: se refiere a las funciones generales sealadas por el personal en los cuestionarios. Tipo: Los tipos de rganos pueden ser de Alta Direccin, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Lnea y Desconcentrados. Denominacin: Se refiere al nombre que lleva el rgano o la unidad orgnica dentro de la entidad (por ejemplo: Direccin de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Inversiones, etc.). Actividades o tareas relacionadas: Permitir definir mejor la funcin especfica del rgano o unidad orgnica al momento de redactar el nuevo documento de ROF. rea que supervisa el cumplimiento: Se refiere al rgano o unidad orgnica que supervisa el accionar del rea, permitiendo identificar los niveles jerrquicos en la organizacin. reas involucradas: Se refiere a los rganos o unidades orgnicas que contribuye a que se cumpla la funcin,

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actividad o tarea de la unidad en cuestin y/o a quin beneficia el cumplimiento de las mismas, permitiendo identificar las dinmicas de trabajo y el modo de interrelacionarse dentro de la organizacin.

Asimismo, la matriz ayudar a resaltar las relaciones que existen entre las diversas reas para el cumplimiento y supervisin del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividades o tareas que stas conllevan. Con esta informacin se podr trazar la estructura orgnica real es decir la que funciona en la prctica-, auque sta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejar la manera de interrelacionarse de las diferentes reas de la entidad.

o La Matriz 4B recoger informacin relacionada a aquellas funciones generales o

especficas que de acuerdo a la opinin del personal no se vienen cumpliendo en la entidad y que son materia de sus competencias, as como las razones de ello. Este anlisis permitir a la entidad conocer que es lo que debe hacer y no est haciendo, as como sus limitaciones en materia de tiempo, presupuesto, entre otros, que harn que en algunos casos sea necesario priorizar funciones y tal vez formular estrategias que les permitan en un plazo razonable cumplir con todo lo que las normas les encargan. Es decir, que tendrn un insumo importante para disear su proceso de implementacin de la nueva organizacin.

Matriz 4B. Funciones que no se vienen cumpliendo

Funcin General vinculada Cd. Funcin No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinicin de responsabilidades Por estrategia institucional Otros: rgano a cargo rgano Funcin Especfica No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinicin de responsabilidades Por estrategia institucional Otros: Unidad Orgnica a cargo Unidad Orgnica Funcin Especfica No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinicin de responsabilidades Por estrategia institucional Otros:

Finalmente, de la aplicacin del cuestionario tambin se podr obtener informacin respecto a si existen funciones y/o actividades que se vienen duplicando dentro de la entidad as como las duplicidades de funciones con otras entidades pblicas. La verificacin de este ltimo aspecto ser parte del Informe Tcnico Sustentatorio necesario para el proceso de aprobacin de la propuesta de ROF.

Ideas bsicas del Paso 3

1. Qu hago actualmente como organizacin? 2. Revisar el ROF vigente

5. Elaborar Matrices 4, 4A y 4B de funciones y reas segn la organizacin actual

PASO 3. IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGNICA

4. Aplicar cuestionario

3. Elaborar la Matriz 3 de funciones y reas

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Paso 4.

Definir las funciones y la estructura orgnica de la entidad Paso 4.1 Elaborar Matrices Comparativas

Sobre la base del anlisis normativo, de la estrategia institucional, del ROF vigente y de los resultados del cuestionario, se proceder a consolidar la informacin incluida en las matrices en una nica comparativa que proporcionarn a la entidad informacin respecto a lo que debe hacer y lo que efectivamente hace, identificando problemas tales como: duplicidad de funciones, entre los rganos y unidades orgnicas de la misma entidad y con otras entidades pblicas; funciones ejercidas por diferentes rganos o unidades orgnicas que por su afinidad podran ser ejercidas por una sola; funciones reguladas pero que no son ejercidas por ninguna rea; funciones que son ejercidas pero que no tienen amparo en la legislacin sustantiva.

De ese modo se podr elaborar una matriz comparativa de las funciones generales identificadas de acuerdo a las cuatro fuentes de informacin analizadas y verificar su consistencia: Matriz 5. Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Informacin
FUNCIONES GENERALES Cd. 1L 2L 3L 4L 5L Marco Legal Cd. 1E 2E 3E 4E 5E Estrategia Institucional Cd. 1R 2R 3R 4R 5R ROF vigente Cd. 1A 2A 3A 4A 5A Organizacin Actual

Finalmente, como resultado del anlisis del marco legal, la estrategia institucional, el ROF vigente y de la organizacin actual de la entidad, se proceder a elaborar una matriz comparativa de todas las funciones y reas por dichas fuentes de informacin, que constituir el insumo bsico sobre el cual la entidad proceder a identificar las funciones y la estructura organizacional que contendr su nuevo ROF.

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De acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo N XX-PCM esta Matriz 5B deber ser adjuntada al Informe Tcnico Sustentario que ser elaborado por las entidades a fin de justificar las modificaciones a su ROF ante las instancias correspondientes.

Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin

Marco Legal Estrategia Institucional ROF vigente Organizacin actual Funcin Funcin Funcin Funcin Funcin Funcin Funcin Funcin Cd. FG Unidad Cd. FG Unidad Cd. FG Unidad Cd. FG Unidad rgano Especfica de Especfica de rgano Especfica de Especfica de rgano Especfica de Especfica de rgano Especfica de Especfica de vinculada Orgnica vinculada Orgnica vinculada Orgnica vinculada Orgnica rgano UO rgano UO rgano UO rgano UO

Tipo de rgano

Alta Direccin Consultivos Control Institucional De Asesoramiento De Apoyo De Lnea Desconcentrados

Como resultado de este paso, y del anlisis que se realice a la Matriz 5A, la entidad identificar y/o definir sus funciones generales y especficas, as cmo los rganos y unidades orgnicas que se harn cargo de las mismas, y las relaciones de coordinacin entre stas y con otras entidades. Toda esta informacin deber ser plasmada en la Matriz 6. Funciones y reas a ser incluidas en el Proyecto de ROF de acuerdo a lo especificado en el Paso 4.3 del Manual. Esta matriz formar tambin parte del Informe Tcnico Sustentatorio a que hace mencin el Decreto Supremo XXX-PCM.

Paso 4.2

Definir las funciones generales y especficas de la organizacin

La Matriz 5A es una suerte de consolidado de todas las funciones previstas en el ordenamiento jurdico, as como las que en realidad se vienen desempeando. Esta informacin constituye el insumo que se requiere para analizar y determinar los contenidos del ROF propuesto convirtindolos en funciones generales y especficas, as como para analizar la brecha entre lo que se debera hacer y lo que se est haciendo (capacidad efectiva de la entidad). Con esta informacin se redactar el contenido de la Matriz 6, en la que se reflejar cmo se expresan las funciones, se podr verificar que no existan vacos normativos (funciones que no se cumplen, pese a estar previstas en las normas sustantivas) y se podr proceder a definir la estructura ptima para la entidad, lo cual ser materia del siguiente paso (Paso 4.3). A continuacin, el Manual propone criterios a tomar en cuenta para una adecuada definicin de las funciones de la entidad. Funciones Generales Las funciones generales sealan a grandes rasgos el conjunto de acciones las cuales se vern traducidas en actividades y tareas de sus distintos rganos y unidades orgnicas- que debe

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realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. En ese sentido, y sobre la base de la informacin contenida en la Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin, los responsables de la elaboracin del ROF debern preguntarse lo siguiente: De acuerdo a la misin institucional cules seran las grandes lneas de accin que debe cumplir la entidad para lograr sus objetivos (definindose temas de intervencin), de manera consistente con las competencias de la entidad y lo sealado por la normatividad vigente. Cul sera la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los objetivos que se tracen alrededor de ellos, es decir qu acciones generales deber realizar la entidad para alcanzarlos.

Asimismo, es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustenta todas y cada una de las funciones generales que sern incluidas en el proyecto de ROF, con excepcin de las relativas a sistemas administrativos. Funciones Especficas Las funciones especficas sealan el conjunto de acciones (actividades o tareas) cuyo ejercicio est reservado a un determinado nivel jerrquico rgano o unidad orgnica- acorde con las funciones generales la entidad y conducentes a alcanzar los objetivos institucionales. Por ello, una vez definidas las funciones generales, se debern determinar sus implicancias en materia, por ejemplo, de direccin, control, asesoramiento y apoyo, as como en aspectos operativos. En ese sentido, las funciones especficas reflejan la forma como se operativizan las funciones generales para cada rgano y unidad orgnica. Para redactar las funciones especficas, sobre la base de las funciones generales definidas y de la informacin contenida en la Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin, los responsables de la elaboracin del ROF debern preguntarse lo siguiente: De acuerdo a las funciones generales definidas cuales seran los temas especficos de intervencin que permitiran dar cumplimiento a las mismas. De acuerdo a la misin de la entidad, sus funciones generales y las pautas normativas, qu rganos u unidades orgnicas deben ser puestos en marcha para asegurar el cumplimiento de labor de la entidad, y cuales seran sus funciones especficas. Qu elementos operativos, administrativos, logsticos, materiales u otros deben existir a fin de permitir contar con las condiciones adecuadas para dar cumplimiento a las funciones generales de la entidad, y como stos se traduciran en rganos, unidades orgnicas y funciones especficas en la organizacin.

Est claro entonces que las funciones especficas que se definan para los rganos y unidades orgnicas deben guardar una estricta y clara relacin con al menos una de las funciones generales de la entidad y que las funciones especficas de las unidades orgnicas se vinculan al menos a una de las funciones especficas del rgano al cual se encuentran adscritas. Asimismo, es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustenta todas las funciones especficas que estarn a cargo de sus rganos. A continuacin, se detallan las consideraciones que se deben tener para la definicin de las funciones especficas por rganos y unidades orgnicas. Las funciones que se definen para cada uno de los rganos o unidades pueden ser en cualquier nivel jerrquico de tipo estratgico, tctico u operativo, con la condicin de

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respetar la secuencia jerrquica, es decir que las funciones de una dependencia no sobrepasen o superen a las funciones que debe realizar el nivel superior del que dependen, sino que se desplieguen a partir de stas. Las funciones debern expresarse en forma clara y precisa, inicindose con verbos en infinitivo que refieran a actuaciones cada vez ms operativas, enumerndose slo aquellas que puedan cumplirse efectivamente y no las que se estime que podran eventualmente llevarse a cabo. Cuidar que las funciones de la unidad orgnica sean congruentes con las funciones que persigue el rgano del que depende, el mismo cuyas funciones debern guardar estricta relacin con las funciones generales de la entidad, debiendo estar estas ltimas orientadas a la consecucin de la misin y objetivos de la entidad. Las funciones asignadas a un mismo rgano o unidad orgnica deben ser afines, compatibles y/o complementarias. Cuando una funcin sea de coordinacin entre dos rganos o unidades o ms, sta deber especificarse en los dos.

Importante: Cuando una norma sustantiva o de aplicacin general asigna funciones a una entidad o a algn funcionario de sta sin especificar el rgano responsable de la misma, se debe tener en cuenta que se le est dando flexibilidad a la entidad para que sta se encargue de designar al rgano o unidad responsable de cumplir dicha funcin. Lo importante, es que la funcin regulada en las normas sustantivas o de aplicacin general sea debidamente asignada de modo tal que haya un responsable de cumplirla al interior de la entidad.

Consideraciones para la descripcin y redaccin de las funciones Se deber procurar que la descripcin de cada funcin no exceda un prrafo de tres lneas. Se deber evitar el uso de adjetivos calificativos. Se iniciar la descripcin de cada funcin con un verbo en infinitivo. Se deber ser muy meticuloso en la seleccin de los verbos que definan las funciones de los distintos niveles jerrquicos de la entidad. El manual propone a manera de ejemplo un lista de los verbos que podran ser utilizados en la redaccin de funciones generales y especficas:
VERBOS COMUNES POR TIPO DE RGANO (*)
ALTA DIRECCIN CONSULTIVO APOYO ASESORAMIENTO LNEA

Apoyar Aprobar Asesorar Asistir Concertar Conducir Conocer Coordinar Delegar Designar

Presidir Proponer Refrendar Representar Supervisar Suscribir Visar

Absolver Asesorar Emitir Proponer

Abastecer Actualizar Administrar Apoyar Asistir Cautelar Conducir Controlar Coordinar Desarrollar

Formular Identificar Informar Integrar Organizar Participar Planificar Producir Programar Promover

Absolver Asesorar Compendiar Emitir Establecer Formular Lograr Opinar Proponer Sistematizar

Apoyar
Aprobar Asesorar Autenticar Brindar Concertar Conducir Controlar Coordinar Desarrollar

Evaluar Formular Identificar Imponer Participar Planificar Promover Proponer Supervisar Vigilar

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Dirigir Establecer Evaluar Expedir Fomentar Formular Informar

Difundir Dirigir Efectuar Ejecutar Elaborar Emitir Evaluar

Proponer Recopilar Registrar Supervisar Suscribir Verificar Visar

Visar

Dictar Dirigir Disear Disponer Ejecutar Emitir Establecer

(*) Es importante tener en claro que la seleccin de verbos propuesta segn los tipos de rganos es indicativa, no siendo necesariamente exclusivos de tales rganos sino que, dependiendo la funcin, podrn utilizarse por ms de un rgano o unidad orgnica.

Se deber tener cuidado al definir una funcin, de no utilizar ms de un verbo que tenga el mismo significado. Para facilitar la estandarizacin de los trminos se ha elaborado una lista de los verbos ms usados, as como su significado en el contexto de las normas de organizacin y funciones del sector pblico.
Son verbos sinnimos: supervisar - controlar - verificar - vigilar velar por garantizar evaluar conducir dirigir - liderar planear - planificar apoyar - colaborar recopilar - compilar - compendiar Se utilizan para funciones que implican: Ejercer la inspeccin superior en trabajos realizados por otros Asegurar que existen condiciones para que se cumpla algo que realiza un tercero. Calificar la calidad o el cumplimiento de lo realizado por otro Estar a cargo, como responsable principal. Hacer planes o proyectos Ayudar a otras personas o reas en la realizacin de una tarea que es responsabilidad principal de ella Juntar y organizar informacin y hacerse cargo de su integridad Iniciar o dar empuje a una tarea o proceso procurando su logro. No supone la ejecucin directa de la actividad (supone hacer alguna actividad previa a la principal que permita que otros la lleven a cabo o dar las condiciones para que otros la lleven a cabo). Tomar decisin sobre algo (poltica pblica, proceso administrativos, etc.) Hacer o preparar proyectos, polticas pblicas, informes que sern aprobados por otro Hacer gestiones para que los involucrados logren determinado resultado Determinar o resolver por comn acuerdo con otros involucrados Enterar, dar noticia de algo de manera oficial

promover impulsar -fomentar

definir formular - elaborar coordinar - armonizar concertar - acordar convenir - concordar informar - comunicar

Se deber tender a una redaccin sencilla para su fcil lectura, evitando en lo posible el uso excesivo de palabras para describir un mismo verbo.

Decir

Puede decirse

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Prestar asesoramiento Brindar apoyo Lograr la recopilacin Establecer la coordinacin

Asesorar Apoyar Recopilar Coordinar

Cuando se emplee el uso de determinados verbos que suponen una interrelacin con algn otro rgano, unidad orgnica u entidad, deber especificarse al momento de redactar a cul de ellos se hace referencia.
Funcin Verbo Pregunta Respuesta Redaccin Absolver consultas de carcter jurdico que formulen las unidades orgnicas del Ministerio

Absolver consultas de carcter jurdico

Absolver

A quin?

A las unidades orgnicas

Proponer las disposiciones legislativas o reglamentarias que juzgue convenientes

Proponer

A quin?

Al Ministro

Proponer al Ministro las disposiciones legislativas o reglamentarias que juzgue convenientes

Coordinar la celebracin de convenios para la promocin y proteccin Coordinar de inversiones y convenios para evitar la doble tributacin

Con quin?

Ministerio de Relaciones Exteriores

Coordinar con el Ministerio de Relaciones Exteriores la celebracin de convenios para la promocin y proteccin de inversiones y convenios para evitar la doble tributacin

Paso 4.3

Definir el tipo de organizacin ms adecuada

Una vez definidas las funciones generales y especficas que debe cumplir la entidad, se deber proceder a agruparlas de la manera ms adecuada para cumplir de forma eficiente con la misin y objetivos institucionales, definiendo su estructura orgnica y asignando funciones por rganos y unidades orgnicas en la entidad. Para ello, sobre la base del anlisis de Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin y considerando las disposiciones normativas que sealen la creacin de determinadas reas en la entidad, se proceder a definir el tipo de estructura organizacional que se aplicar en la entidad as como los rganos y unidades orgnicas que la conformarn. Este paso es primordial ya que la estructura que la entidad elija para organizarse marcar la dinmica de trabajo de la misma al definir la interrelacin entre las diferentes reas as como las relaciones de poder.

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a) Tipos de estructuras organizacionales El diseo de la estructura de la organizacin requiere un anlisis previo de las ventajas, inconvenientes y aplicacin de cada una de las alternativas posibles, por ello, a continuacin se presenta tipos o formas de organizacin interna ms comunes. Ntese que en la prctica la mayora de entidades de la administracin pblica ha adoptado una combinacin entre la estructura funcional y la lineal a la que se conoce como piramidal. Estructura lineal La estructura lineal est basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados (por ejemplo la estructura militar). Este tipo de organizacin obedece al hecho de que entre el superior y los subordinados existen lneas directas y nicas de autoridad y responsabilidad, las lneas de comunicacin se establecen con rigidez y tienen slo dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel ms elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su autoridad sobre el nivel ms bajo. Este tipo de estructura permite una clara delimitacin de responsabilidades y un control sencillo de la misma ya que el poder y las decisiones estn claramente centralizados. Sin embargo, la rigidez e inflexibilidad de la organizacin lineal dificulta la innovacin y la adaptacin de la misma a nuevas situaciones o condiciones externas; asimismo impide la especializacin de la organizacin puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la organizacin.

Estructura funcional La estructura funcional es la ms usada en las entidades pblicas y aplica el principio funcional o principio de la especializacin de funciones para cada tarea, el cual se caracteriza por separar, distinguir y especializar. La labor de la entidad y la divisin de responsabilidades se establece mediante una especializacin del trabajo por reas similares. Este tipo de estructura fomenta la creacin de especialistas en las diferentes funciones con un alto grado de especializacin y experiencia en las mismas. De esta manera, se establece una jerarqua funcional en la que las actividades se coordinan segn reglas, normas, polticas y procedimientos estandarizados. Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o funcin y no en las dems tareas secundarias, as mismo que cada cargo reporte ante expertos en su campo de especializacin. Sin embargo, puede suceder que la sustitucin de la autoridad lineal por la autoridad funcional, relativa y dividida dificulte que los cargos superiores controlen el funcionamiento de los cargos inferiores, teniendo por consecuencia una prdida de la unidad de mando y dificultades para la delimitacin de responsabilidades. Estructura matricial o por proyectos La estructura matricial es aquella en la que especialistas de diferentes partes de la organizacin se unen para trabajar en proyectos especficos, es decir, resulta de la participacin de una o ms unidades funcionales en el desarrollo de proyectos, en una misma estructura organizacional. Este tipo de estructura se caracteriza por un sistema de autoridad doble, una que nace de la relacin funcional y otra del proyecto institucional especfico; por lo general, para evitar doble mando, el director de proyecto suele responder ante el director general. La organizacin bajo un esquema matricial suele utilizarse en aquellas entidades que necesitan respuestas a los cambios rpidos, por ello, se decide la participacin de quienes poseen los

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conocimientos, es decir los expertos, y la cabeza del proyecto y no slo de la autoridad funcional. Una de las ventajas de la estructura matricial es que permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario y favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad tcnica. Sin embargo, puede suceder que se produzca cierta confusin acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitacin de autoridad; asimismo, en algunos casos da lugar a una lucha por el poder, tanto del responsable del rea funcional como del responsable del proyecto especfico. Estructura Territorial o Geogrfica La estructura territorial o geogrfica suele aplicarse cuando una entidad, de acuerdo con sus funciones, debe atender demandas de servicios en el mbito nacional y territorial. En ese supuesto la organizacin se estructura en unidades que, adems de su sede central, tengan jurisdiccin en diferentes zonas territoriales (tpicamente rganos desconcentrados en la denominacin de utilizada en los Lineamientos). Este tipo de estructura debe basarse en un sistema de direccin que confiera un alta grado de autonoma a sus unidades territoriales, a fin de asegurar su operatividad y flexibilidad para adaptarse a cada realidad territorial, teniendo como marco los lineamientos y polticas generales establecidos por el nivel central.

b) Cmo defino la estructura organizacional ms adecuada para mi entidad?

Qu es una estructura organizacional? Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especifica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que deben existir entre los diferentes rganos y unidades orgnicas de una entidad a efectos de lograr sus objetivos. En ese sentido constituye el reflejo de la capacidad de toda entidad de organizarse internamente, mediante la divisin del trabajo y la asignacin de funciones y responsabilidades.

Elementos claves para el diseo de una estructura organizacional Departamentalizacin: proceso que consiste en agrupar funciones y/o tareas en conjuntos especializados en el cumplimiento de ciertos tipos de actividades (rganos o unidades orgnicas). La calidad de una organizacin depende mucho de la calidad de la departamentalizacin, y en consecuencia, de la adecuada delegacin de funciones y autoridad para el desarrollo de las mismas. Cadena de mando: es la lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organizacin hasta el eslabn ms bajo y define quin informa a quin; y permite contestar preguntas de los empleados tales como: A quin acudo si tengo un problema? Ante quin soy responsable? Tramo de control: determina el nmero de niveles y responsables en la organizacin.

Criterios para el diseo de una estructura organizacional

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Contar con una misin y objetivos institucionales claramente definidos as como con una estrategia para su consecucin. Es importante recordar que las entidades se organizan para hacer ALGO (cumplir sus funciones), por ende el tamao y modelo de organizacin deben reflejar la mejor forma de organizarse para hacerlo y no ser simplemente una forma de justificar y mantener los recursos con los que ya cuenta. Toda responsabilidad deber ir acompaada por la autoridad correspondiente claramente identificada, y cada empleado debe ser responsable ante una sola persona. Una inadecuada delimitacin del mbito de accin de la autoridad dentro de la organizacin genera problemas de comunicacin, falta de control administrativo y fuga de responsabilidades. Una divisin adecuada del trabajo evitar duplicidad de funciones.

c) Qu tipo de reas puede contener la estructura de la entidad?

Qu tipo de rganos y unidades orgnicas componen la organizacin? De acuerdo a lo sealado en la normatividad vigente, las entidades debern o podrn contar con los siguientes tipos de rganos en su estructura organizacional, los mismos que a su vez podrn estar compuestos o no de unidades orgnicas: rganos de Alta Direccin Este rgano configura el primer nivel organizacional de la Entidad, est integrado por el rgano que constituye la mxima autoridad de la Entidad, los Consejos Consultivos, cuando corresponda, y la Secretara General o quien haga sus veces. Sus asesores no constituyen unidades orgnicas. rganos Consultivos Son por lo general comisiones u otros espacios de consulta en las que se convoca a especialistas o representantes de grupos con un inters determinado para que emitan opinin o recomendacin sobre materias previamente determinadas. Sus opiniones o recomendaciones no son vinculantes para la entidad y sus miembros participan ad-honorem. rgano de Control Institucional Es el rgano conformante del Sistema Nacional de Control, cuyo responsable guarda dependencia funcional y administrativa con la Contralora General de la Repblica, sienda sta ltima quien determina las funciones del rgano. Segn las caractersticas de la Entidad y la complejidad de los procesos, el rgano de Control Institucional podr constituir unidades orgnicas, lo cual debe justificarse en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Decreto Supremo N XX-PCM, debiendo considerarse la naturaleza, complejidad y volumen de funciones as como acreditar la opinin previa favorable de la Contralora General de la Repblica. rganos de Asesoramiento Son los encargados de brindar asesora a las entidades en determinados conocimientos especializados. La normatividad establece que las entidades contarn con los siguientes rganos de asesoramiento: una Oficina de Asesora Jurdica y una Oficina de Planeamiento y Presupuesto, teniendo ste ltimo a su cargo las materias de Planeamiento, Presupuesto, Racionalizacin y Cooperacin Tcnica Internacional. Asimismo, con la justificacin correspondiente mediante el Informe Tcnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad, las funciones previstas para el segundo rgano podrn ser desagregadas o asignadas a otro.

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rganos de Apoyo Los rganos de apoyo son aquellos que brindan soporte al quehacer de la Entidad, concentran las acciones de coordinacin y ejecucin de los sistemas de gestin. La normatividad establece que las entidades contarn con una Oficina General de Administracin como rgano de apoyo a cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administracin de Personal y Sistemas. Asimismo, con la justificacin correspondiente mediante el Informe Tcnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad, las funciones previstas para este rgano podrn ser desagregadas o asignadas a otro. rganos de Lnea Son aquellas unidades tcnico normativas que (i) formulan y proponen las normas y acciones de poltica de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento y (ii) ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones especficas de la entidad. Segn el tipo de entidad, podrn estructurarse a travs de Direcciones Nacionales, Direcciones Generales o Direcciones, segn corresponda. La creacin de estos rganos y de sus unidades orgnicas se decidir de acuerdo con la naturaleza, complejidad y volumen de funciones a cargo y su disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente justificadas en el Informe Tcnico Sustentatorio. rganos Desconcentrados Son rganos de la entidad con funciones especficas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado. Actan en representacin y por delegacin de sta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdiccin

Importante: Las Mesas y Grupos de Trabajo y los Comits Tcnicos son estructuras temporales, compuestas por quienes prestan servicios en distintas reas de entidades pblicas, que se renen en forma peridica preestablecida para cumplir con un objetivo definido. Tienen carcter temporal y realizan encuentros de trabajo concreto, por lo que no debern ser considerados en la estructura de la entidad, con independencia de la denominacin formal que las normas le reconozcan. Las Comisiones son estructuras de carcter no permanente, que tienen objetivos temticos precisos, por un plazo determinado y son producto de la voluntad poltico institucional, por lo que no deben figurar en la estructura de la organizacin, con independencia de la denominacin formal que las normas le reconozcan.

En qu casos se justifica la creacin de rganos o unidades orgnicas? La entidad debe ser muy cautelosa al determinar la necesidad de crear nuevas reas en su organizacin, que podran implicar, la contratacin de personal adicional y por ende, la necesidad de ampliar sus mecanismos de control interno, o expandir su administracin para darles el apoyo que requieran, entre otros. A continuacin se proponen algunos criterios generales que justificaran la creacin de rganos y/o unidades orgnicas en la entidad: La agrupacin de funciones o actividades para formar nuevas reas en la organizacin (rganos o unidades orgnicas) es necesaria cuando el accionar de la entidad se amplia ms all del tamao que puede gerenciar con eficacia una sola persona. Sin embargo, definir la decisin de creacin de reas sobre la base del nmero de personas no es ideal en el caso de entidades en la que su labor no implica la ejecucin directa de actividades que requieren cantidades significativas de personal. La divisin deber ms bien hacerse en funcin a las tareas que se tiene previsto realizar y que si bien se interrelacionan tienen naturalezas tan distintas y requieren tal especializacin, que ameritan que estn a cargo de reas distintas.

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De manera ms especfica, el Decreto Supremo N XX-PCM seala que la creacin de unidades orgnicas slo se justifica dependiendo del tipo de entidad cuando: Un rgano de lnea, de apoyo o de asesoramiento de la entidad cuanta con ms de 15 personas, en cuyo caso se evaluar la necesidad de crear una o ms unidad orgnica adscrita a dicho rgano. La carga administrativa que conlleva la funcin que gener la creacin de uno de los rganos de la entidad justifica la creacin de una unidad orgnica. Si se establece por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de independizar ciertos servicios o tareas.

En qu casos se justifica la creacin de rganos desconcentrados? Una entidad podra requerir crear un rgano desconcentrado cuando la naturaleza de sus actividades requiere una presencia territorial que no puede ser asumida con efectividad por los dems rganos que conforman la entidad. En ese supuesto se podrn crear rganos subordinados a la entidad con facultades especficas para resolver sobre la materia y mbito territorial que se determine. La jurisdiccin de un rgano desconcentrado no requiere responder a la demarcacin poltico administrativa del territorio sino a criterios como economa de escala de las operaciones, demanda por servicios y en algunos casos necesidad de presencia territorial de la entidad en razn de la naturaleza esencial de sus funciones para el ejercicio de derechos ciudadanos. Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y reas del proyecto de ROF

Como resultado de los Pasos 1 a 4.3 y en particular, del anlisis que se realice a la Matriz 5A, la entidad habr identificado y/o definido sus funciones generales y especficas, as cmo los rganos y unidades orgnicas que se harn cargo de las mismas, informacin que deber ser plasmada en el siguiente formato (Matriz 6), a fin de facilitar luego la redaccin del documento de ROF. Esta matriz formar tambin parte del Informe Tcnico Sustentatorio a que hace mencin el Decreto Supremo N XX-PCM, e incluir para cada funcin general de la entidad y conjunto de funciones especficas de los rganos que la conforman. la referencia al marco legal que las sustenta, sealndose el nmero de la norma sustantiva y, de ser necesario, el (los) artculo(s) o disposicin(es) en cuestin.

Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF

FUNCIONES GENERALES Sustento Legal Norma Artculo/ Disposicin Funcin Tipo de rgano (*) FUNCIONES ESPECFICAS Sustento Legal rgano Norma Artculo/ Disposicin Funcin Unidad Orgnica Funcin

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(*) La Matriz se subdividir segn el tipo de rgano que se haga cargo de las funciones especficas que se desprenden de las funciones generales de la entidad, stos pueden ser rganos: de Alta Direccin, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Lnea y Desconcentrados.

Por ejemplo:
De la funcin general del Ministerio de Transporte y Comunicaciones vinculada con la conservacin del medio ambiente, se desprenden las siguientes funciones especficas: Establecer y mantener actualizado un Registro nico de las unidades de transporte terrestre de materiales y/o residuos peligrosos. Sustento Legal: Norma sustantiva - Artculo 5, inciso 1, Ley que regula el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos, Ley 28256. Disponer la expedicin de licencia de conducir de categora especial para los conductores de las unidades de transporte de materiales y/o residuos peligrosos, as como determinar los requisitos para su obtencin Sustento Legal: Norma sustantiva - Artculo 5, inciso 2, Ley que regula el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos, Ley 28256.

Ideas bsicas Paso 4

1. Elaborar las Matrices Comparativas 5 y 5A por fuentes de informacin 2. Definir las funciones generales y especficas de la organizacin

4. Elaborar Matriz 6 de funciones y reas del proyecto de ROF

PASO 4. DEFINIR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGNICA DE LA ENTIDAD 3. Definir el tipo de organizacin ms adecuada para la entidad

Paso 5.

Disear el organigrama de la entidad

Este paso guiar a la entidad en la elaboracin de su organigrama organizacional, sealando criterios de diseo de organigramas as como ejemplos de stos segn la estructura organizacional que se adopte. a) Qu es un organigrama? Es la representacin grfica de la estructura orgnica de la entidad y refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad, as como sus respectivas relaciones.

b) Cul es la importancia de un organigrama? Constituye una fuente autorizada de informacin sobre cmo estn dispuestos los rganos y/o unidades orgnicas de una entidad as como las relaciones entre aqullos de acuerdo con el tipo de funcin o actividad que desempean.

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Indica la relacin de jerarqua que guardan entre s las principales reas de una entidad, permitiendo detectar las fallas de control en la estructura de la organizacin. Facilita al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. A travs de anlisis peridicos de los organigramas actualizados se puede detectar cuando el espacio de control de un rgano o unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificacin de la estructura. Permite identificar relaciones de dependencia confusa, ya que suele pasar que se crean rganos y/o unidades orgnicas sin estudiar primero su ubicacin y en el momento de representarlos grficamente se descubren dobles lneas de mando.

c) Cules son los requisitos fundamentales de un organigrama? Precisin Tanto los rganos, unidades orgnicas como sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos. No deben comprender a los trabajadores. Vigencia Es importante que los organigramas reflejen la situacin presente y por ello sean constantemente actualizados, de all que sea aconsejable indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualizacin, as como el nombre de la unidad responsable de su elaboracin. Uniformidad Para facilitar la lectura de un organigrama es recomendable uniformizar el empleo de las lneas y figuras utilizadas.

d) Qu pasos debo seguir antes de disear un organigrama? Lo primero que se debe hacer para elaborar un organigrama es recopilar la informacin bsica que se requiere para darle contenido, es decir, informacin acerca de: o o Los rganos y unidades orgnicas que integran la entidad (los cuales se graficarn a travs de figuras) y que se encuentran recogidos en la Matriz 6. El nivel jerrquico que stos ocupan en la estructura orgnica y las relaciones de coordinacin existentes (lo que se graficar a travs de la posicin de las figuras y las lneas que se utilicen, respectivamente).

Dicha informacin no slo ha sido debidamente recopilada en los pasos previos que anteceden la elaboracin del organigrama (Paso 1 a 4) sino tambin clasificada y concentrada en matrices para su manejo gil y claro, por lo que su diseo debe ser muy sencillo basndose en la Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF. e) Qu criterios de diseo se deben considerar? Las figuras utilizadas para representar las reas (rganos y unidades orgnicas) de una entidad as como las lneas de conexin empleadas para indicar las relaciones existentes entre ellos, constituyen los elementos esenciales que componen el diseo de un organigrama. A continuacin, se sealan algunas de las principales reglas o criterios que existen al respecto: Forma de la Figura

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Si bien pueden utilizarse varios tipos de figuras para elaborar un organigrama (rectngulo, crculo, cuadro, elipse), se recomienda usar un solo tipo para simbolizar los diferentes tipos de rganos y unidades orgnicas que integran la entidad. Dada la facilidad de diseo de las figuras de trazo horizontal se recomienda utilizarlas, en especial la figura del rectngulo. Dimensin de la figura Aunque suele relacionarse el tamao de la figura con la importancia del rgano, no debe reducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias del nivel jerrquico, ya que estas diferencias se establecen por la posicin de las unidades en el grfico.

DIMENSIN DE LAS FIGURAS Incorrecto Correcto

Ubicacin de las figuras En la ubicacin de las figuras al interior del organigrama, se debe considerar los tres niveles jerrquicos existentes en una entidad:
NIVELES ORGANIZACIONALES 1 NIVEL 2 NIVEL NIVELES JERARQUICOS ALTA DIRECCIN RGANOS DE ASESORAMIENTO Y ORGANOS DE APOYO Unidades orgnicas de rganos de asesoramiento y de apoyo.

RGANOS DE LINEA Unidades orgnicas de rganos de lnea

3 NIVEL

A partir de ello se recomienda que en el organigrama se ubique en la parte: o o o Superior, a los rganos la Alta Direccin y rganos Consultivos. Intermedia, a los rganos de Apoyo y Asesoramiento y sus respectivas unidades orgnicas (asesora legal, planeamiento, presupuesto, etc.) Inferior, a los rganos de lnea y sus unidades orgnicas.

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Importante: El rgano de Control Institucional, de conformidad con lo establecido por las normas emitidas por la Contralora General de la Repblica, se ubica en el mayor nivel jerrquico de la entidad por lo que debe graficarse en la parte superior del organigrama. La Procuradura Pblica, en el caso de las entidades que cuenten con este rgano, tambin debe graficarse en la parte superior del organigrama dada su dependencia funcional y normativa con el Consejo de Defensa Judicial. A modo de ejemplo:
Despacho Ministerial

rgano Control Institucional

Procuradura Pblica

Lneas de conexin Las lneas que unen las figuras representadas en el organigrama representan las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgnica. A continuacin, se proporcionan criterios especficos con el objeto de uniformizar su presentacin. o Relacin Principal de Autoridad (relacin lineal) Es aquello que implica una relacin de subordinacin entre los rganos y unidades orgnicas que los conforman.

Recomendaciones: Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en este caso se pone de relieve solo uno de los componentes de la relacin de autoridad, descuidndose el elemento ascendente o sea relacionado con la relacin de responsabilidad.

Incorrecto

Correcto

El diseo debe disponerse de modo que todas las unidades orgnicas que dependen de un superior, queden ligadas a l por una sola lnea. Incorrecto Correcto

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Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados. Incorrecto Correcto

No deben adelgazarse las lneas de autoridad a medida que se descienda a los sucesivos niveles ya que no es necesario proporcionar una visin cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento. Es la posicin relativa de los rganos y unidades orgnicas lo que finalmente marca las lneas de autoridad.

Incorrecto

Correcto

Otras recomendaciones: Para evitar el cruce de dos lneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos al mnimo. La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados deber aparecer explicado en la leyenda del organigrama.

Relacin de Coordinacin: La relacin de coordinacin es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la organizacin, que podr darse entre unidades del mismo o diferente nivel jerrquico. Este tipo de relaciones suele representarse por medio de lneas largas de trazo discontinuo.

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REPRESENTACIN DE LA RELACIN DE COORDINACIN

( - - - ) RELACIN DE COORDINACION

Relacin con los rganos Desconcentrados: Es conveniente disponer los rganos desconcentrados en el ltimo nivel del organigrama. Entre esta ltima representacin y el grfico de la dependencia, deber trazarse una lnea de eje que permita establecer la distincin entre ambos.

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REPRESENTACIN DE LA RELACIN CON LOS RGANOS DESCONCENTRADOS

O.D.

SEPARACIN CON LOS RGANOS DESCONCENTRADOS

Relacin con los Organismos Pblicos Descentralizados: La relacin de este tipo de rganos, es una relacin de autoridad de lnea o directa, ya que dependen del rgano de ms alta jerarqua de la entidad, su colocacin se plasma al final de los niveles jerrquicos, despus de anotar una lnea discontinua. Se caracterizan por contar con personalidad jurdica y patrimonio propio.

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REPRESENTACIN DE LA RELACIN CON LOS ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS

O.P.D . SEPARACIN CON LOS ORGANISMOS PLICOS DESCENTRALIZADOS

Relacin con las Comisiones: Las Comisiones sern representadas en la estructura organizacional slo y nicamente si cumple funciones de carcter permanente en la entidad. De acuerdo al tipo de comisiones stas pueden clasificarse en:

Comisiones Consultivas: Debera aparecer despus del rgano del que depende, utilizando el rectngulo de trazo discontinuo. Si ste fuera el titular de un ministerio, por ejemplo, debera aparecer como se ve en el grfico siguiente. Comisiones Interinstitucionales: Son aqullas integradas por los representantes de diversas entidades pblicas y que tienen por objeto coordinar acciones determinadas. Cuando se requiera incluirlas en el organigrama de la entidad que las engloba, deber colocarse en un recuadro general de trazo discontinuo que est ligado por una lnea de coordinacin, dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma.

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COMISIONES
Despacho Ministerial

Comisin Consultiva

Comisin Interinstitucional

Ventajas del Organigrama Permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la entidad. Muestra quin depende de quin. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de la organizacin, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo en la entidad. Indica al personal, y en particular a los de nuevo ingreso, la forma como se integran a la organizacin. La desventaja considerada ms desfavorable es que con frecuencia indican la organizacin como era antes y no como actualmente es, ya que muchas entidades olvidan actualizarlos, descuidando el dinamismo de la organizacin, lo cual hace que un organigrama sea obsoleto. Representa nicamente las relaciones formales entre los rganos que integran las entidades pblicas.

Desventaja del Organigrama

Paso 6.

Anlisis final de viabilidad del Proyecto de ROF

En este acpite se dar pautas para que la entidad verifique que la propuesta de ROF ser viable, es decir posible de implementar. Para ello se debern responder las siguientes preguntas3:

Se considera necesario el anlisis dada la falta de congruencia que suele existir entre las funciones previstas y la realidad de las capacidades de las entidades, la falta de personal para cubrir las responsabilidades y como una forma de realizar una prueba de coherencia entre los instrumentos.

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Los procedimientos administrativos contemplados en el Texto nico de Procedimientos Administrativos estn todos recogidos en las funciones previstas? Ser posible, bajo la nueva estructura, asignar e identificar a los responsables de resolver dichos procedimientos administrativos? Es posible tercerizar algunas de las labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad? De ser posible se har un anlisis comparativo de las ventajas y riesgos de hacerlo, se analizarn las previsiones que puedan ser tomadas para minibar los ltimos y se compararn los costos de realizar dichas tareas con y sin tercerizacin de la labor. Si se optara por tercerizar, este anlisis deber ser incluido en el Informe Tcnico Sustentatorio. La nueva organizacin representar un cambio sustantivo en el Cuadro de Asignacin de Personal? Si la respuesta es afirmativa, se deber elaborar un borrador de CAP que se incluir en el Informe Tcnico Sustentatorio. Cunto cuesta la nueva organizacin? Elaborar un cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y la propuesta Puede ser financiada y con qu recursos? Por excepcin, en caso que la nueva estructura orgnica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deber incluirse la sustentacin del financiamiento de ste, as como la proyeccin de gasto corriente con un horizonte de tres aos. Paso 7. Elaborar el documento de proyecto de ROF

Los pasos anteriores han permitido definir las funciones que competen a la entidad, as como identificar el modelo de organizacin que mejor se ajuste a sus funciones. En este paso, se deber elaborar el documento del Proyecto de ROF, de acuerdo con lo que establecen los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, Decreto Supremo N XX-PCM, y sobre la base de la informacin contenida en la Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF Contenidos del documento de ROF propuesto El ROF contendr ttulos, captulos y artculos teniendo en cuentas los rubros que se sealan a continuacin. En los Anexos 2C, 3C y 4C se presentan ejemplos de estructura y redaccin de ROF para Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales que tienen por objeto guiar en el proceso a las entidades. Titulo Primero: De las Disposiciones Generales

En este rubro se detallar la naturaleza jurdica, las relaciones de dependencia y funciones generales de la Entidad, de acuerdo con las precisiones siguientes: Naturaleza Jurdica, entendida como las caractersticas de la personera jurdica de la Entidad conforme a las disposiciones legales de organizacin y funciones. Entidad de la que depende, de ser el caso y el tipo de dependencia que existe con ella funcional, tcnica y/o administrativa. Funciones Generales, entendidas como el conjunto de acciones que debe realizar la entidad con el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestin misional y administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas que debe administrar la entidad.

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Titulo Segundo: De la Estructura Orgnica

En esta seccin se incluir una descripcin ordenada jerrquicamente de los rganos y unidades orgnicas de la entidad. Es necesario codificar la estructura orgnica de tal forma que sea posible visualizar fcilmente las cadenas de mando, tramos de control (niveles de jerarqua) y las relaciones de dependencia al interior de la organizacin. Esta descripcin de la estructura orgnica debe coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de los rganos y unidades orgnicas, como a su nivel jerrquico. Slo se detallar la estructura de la entidad, incluyendo el tercer nivel organizacional si lo hubiere, indicando los siguientes tipos de rganos: o o o o o o o rganos de Alta Direccin rganos Consultivos rgano de Control Institucional rganos de Asesoramiento rganos de Apoyo rganos de Lnea rganos Desconcentrados

Asimismo, en este ttulo se desarrollarn captulos por cada uno de los tipos de rganos indicados, as como, subcaptulos de ser el caso, a fin de representar a las respectivas unidades orgnicas. As se describir para cada rgano y unidad orgnica sus funciones especficas as como la interrelacin y necesidad de coordinacin de los mismos con otras reas o entidades pblicas, de acuerdo al esquema contenido en los Anexos 2C, 3C y 4C.

Funcin y atribucin es lo mismo? No. En el lenguaje a ser utilizado en el ROF se recomienda referirse nicamente a funciones. Es muy comn que se utilice en la redaccin de los ROF indistintamente la terminologa atribucin o funcin para referirse al conjunto de acciones que debe realizar un rgano o unidad orgnica para el cumplimiento de la misin de la entidad. Sin embargo, si nos referimos a la definicin de dichos trminos, tenemos que la funcin est referida a la estructura orgnica mientras que la atribucin a las personas, es decir a aquellos que ocupan cargos en la estructura orgnica, lo cual no es materia de un ROF. Funcin: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus rganos y unidades
orgnicas de manera particular a fin de cumplir con la misin y objetivos de la entidad.

Atribucin: Facultad concedida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar decisin sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones.

Las denominaciones de los diferentes rganos y unidades orgnicas creadas o reformuladas, debern expresar con claridad y en forma sinttica lo relevante de su contribucin al logro de la misin de la entidad. Asimismo, al final del listado de funciones especficas de un rgano o de una unidad orgnica deber agregarse la frase siguiente: Otras que le delegue la Alta Direccin o le sean asignadas por la legislacin sustantiva.

Importante: Es incorrecto sealar en el ROF, por ejemplo, que son funciones del Director General ya que no se debe hacer mencin en ste a los cargos adscritos a cada rea, sino nicamente

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a los rganos y/o unidades orgnicas de la entidad.

Sin embargo, existe una excepcin en el caso de los niveles de la Alta Direccin en los que se podra asimilar un cargo al funcionamiento mismo de determinado rgano, por ejemplo: En el caso de los Ministerios, la Alta Direccin estar conformada entre otros por un Ministro y un Viceministro, siendo stos ltimos asimilados a rganos de la entidad. En el caso de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales, las normas asignan funciones especficas al Presidente Regional y al Alcalde respectivamente.

Titulo Tercero: Del Rgimen Laboral y Econmico

Se debe consignar el rgimen laboral de la Entidad conforme a Ley, as como la fuente de los recursos de la Entidad. Anexo Contendr el Organigrama de la entidad que refleje su estructura orgnica.

Recomendaciones Generales Una vez que se cuente con el proyecto de ROF, se sugiere someterlo a una revisin final, al interior de la organizacin responsables de los rganos y unidades orgnicas- a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. Es conveniente que el ROF sea elaborado con la participacin de las reas que tienen responsabilidad de realizar las funciones. Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de los rganos de mando, se recomienda que stas no tengan ms de seis unidades orgnicas subordinadas. La utilidad del ROF radica en la veracidad de la informacin que contiene, por lo que es necesario mantenerlo actualizado a travs de revisiones peridicas.

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CAPTULO III CMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

Ruta del captulo: En este tercer y ltimo captulo del Manual se desarrollarn los pasos finales que la entidad pblica deber para aprobar el proyecto de ROF, los mismos que consideran los requerimientos establecidos en el Decreto Supremo N XX-PCM en materia de la sustentacin tcnica de la propuesta de ROF y del proceso de aprobacin de la misma por las instancias competentes. Paso 1. Elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio

El Proyecto de ROF deber ser acompaado para su aprobacin, de un Informe tcnico que sustente la consistencia y viabilidad de la nueva organizacin propuesta. Para ello, de la aplicacin de los pasos contenidos en el Captulo II se podr obtener la informacin bsica para la elaboracin de dicho Informe. El Informe Tcnico Sustentatorio consta de tres secciones principales de acuerdo al siguiente esquema: Seccin 1. Justificacin

El objeto de esta seccin es sustentar la necesidad de la existencia de la nueva estructura y de la creacin de los nuevos rganos, cuando corresponda, as como la justificacin normativa que sustenta la modificacin del ROF vigente. Para ello ser necesario elaborar e incluir la siguiente informacin, la misma que resulta de la aplicacin de los pasos del presente Manual: o Mapeo de funciones previstas en la normatividad sustantiva que da origen y sustenta a las funciones recogidas en el ROF propuesto. Paso 1. Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF o Anlisis de funciones, a saber, las que se vienen realizando, los vacos identificados en el ROF vigente con relacin a las funciones contempladas por la legislacin sustantiva, la priorizacin de funciones que llevar a su inclusin en el ROF propuesto, y las razones que sustentan la no incorporacin de las otras. Paso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin o El organigrama vigente y el propuesto. Reglamento de Organizacin y Funciones vigente Paso 5. Disear el Organigrama de la entidad o Un anlisis de la no duplicidad de funciones con otra entidad del sector pblico, debiendo identificar a las entidades que realizan funciones o actividades similares o, que persiguen fines iguales o semejantes. Asimismo, deber contener la exposicin de

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la interrelacin de la entidad con otras entidades pblicas respecto de sus funciones y acorde con el mbito de sus competencias. Paso 1. Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal Paso 3.2. Aplicar Cuestionario en la entidad En caso que la nueva estructura represente cambios sustantivos en el Cuadro de Asignacin de Personal, se incluir el borrador del nuevo CAP. Paso 6. Anlisis de la viabilidad del proyecto de ROF Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir un anlisis comparativo de ventajas y riesgos, las previsiones incluidas respecto de stos. Paso 6. Anlisis de la viabilidad del proyecto de ROF o De ser el necesario, se incluir un acpite explicando la simplificacin y optimizacin de procesos, con detalle y justificacin de cada uno y su especializacin.

Seccin 2. Anlisis de la consistencia

En esta seccin del informe se deber sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y las necesidades contempladas en documentos de planeamiento, tales como las Polticas Sectoriales, Plan Estratgico Sectorial Multianual (PESEM), el Plan Estratgico Institucional (PEI), Planes de Desarrollo Concertado Regional y Local, as como otros planes contenidos en las normas funcionales y otros instrumentos que expresen las polticas sectoriales, regionales o locales, considerando las acciones de desarrollo que pretende alcanzar la entidad en el corto, mediano y largo plazo. Paso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional Seccin 3. Efectos presupuestales

Esta seccin del informe deber sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres aos. Para ello se incluir la siguiente informacin: o o Cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y la propuesta. Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir un anlisis entre los costos con y sin tercerizacin de la labor. Por excepcin, en caso que la nueva estructura orgnica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deber incluirse la sustentacin del financiamiento de ste, as como la proyeccin de gasto corriente con un horizonte de tres aos. Paso 6. Anlisis de la viabilidad del proyecto de ROF

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Paso 2.

Aprobacin del ROF

De acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, Decreto Supremo N XX-PCM, existe un proceso bsico para la aprobacin del ROF que tiene particularidades en funcin de los grados de autonoma que la legislacin reconoce para las entidades. Para describirlo se ha elaborado el flujo del proceso correspondiente a los tres grandes grupos de entidades que requieren contar con un ROF. En esencia el proceso de aprobacin tiene los siguientes pasos, una vez culminada su elaboracin y la del Informe Tcnico Sustentatorio: Visacin de la propuesta de ROF y del Informe tcnico Sustentatorio por el rgano que los elabor (o cuya unidad orgnica fue responsable de hacerlo) Visacin de la Oficina de Asesora Jurdica o la que haga sus veces para verificar que se cumplen los dispositivos legales correspondientes (Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado y por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF). Remisin del proyecto de ROF al rgano o entidad que revisar que este se ajuste a los Lineamientos previstos en el Decreto Supremo N XX-PCM acompaado del Informe Tcnico Sustentatorio, la que podr solicitar mayor informacin o emitir un Informe Previo. Si el Informe Previo es favorable se proceder a su aprobacin y promulgacin mediante el dispositivo legal que corresponda segn el tipo de entidad

Particularidades del proceso de aprobacin segn tipo de entidad Para la aprobacin de los ROF de los Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados Nacionales se ha considerados adems que: Corresponde a la Secretara General del Ministerio del Sector revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades del sector. Una vez hecho esto, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Decreto Supremo) correspondiente a la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros. La Secretara de Gestin Pblica verificar que el proyecto de ROF propuesto as como los informes tcnicos remitidos, se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. Para ello la SGP emitir un Informe Previo favorable o solicitar las modificaciones correspondientes a la entidad. Si el Informe Previo es favorable, se proceder a tramitar la aprobacin del correspondiente Decreto Supremo. El ROF de las Universidades se sujeta al procedimiento previsto para los Organismos Pblicos Descentralizados Nacionales.

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Proceso de Aprobacin de ROF para Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados Nacionales

Proyecto de ROF

Visacin del rgano que lo elabor

Visacin de Asesora Jurdica

Revisin por Secretara General

Enva a SGP - PCM

Informe Tcnico Sustentatorio

Ministerios

Elaoacin de Proyecto de ROF Decreto Supremo aprobado el ROF

Solicita ms informacin o propone modificaciones

Aprobacin SGP PCM

Informe Favorable

Proyecto de ROF

Visacin del rgano que lo elabor

Visacin de Asesora Jurdica

Aprobacin del Titular de OPD

Revisin por Sec. Gen. del Ministerio del Sector Solicita ms informacin o propone modificaciones

Enva a SGP - PCM

Informe Tcnico Sustentatorio

OPD Nacional

Elaoacin de Proyecto de ROF por OPD Decreto Supremo aprobado el ROF

Informe Favorable

Aprobacin SGP PCM

Solicita ms informacin o propone modificaciones

Para la aprobacin de los ROF de los Gobiernos Regionales y Locales, as como de los Organismos Pblicos Descentralizados Locales se ha considerados adems que: Corresponde a la Gerencia Regional o Municipal, segn corresponda revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades y rganos a su cargo y que los documentos propuestos se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. La Gerencia Regional o Municipal segn corresponda emitir un Informe Previo favorable o solicitar las modificaciones correspondientes al rgano que elabor la propuesta o al titular del Organismo Pblico Descentralizado Local. Si el Informe Previo es favorable, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Ordenanza Regional o Municipal) correspondiente a la Presidencia Regional o al Despacho del Alcalde para su consideracin y remisin al Consejo Regional o Concejo Municipal, a fin de someterlo a su aprobacin.

59

Proceso de Aprobacin de ROF para los Niveles Regional y Local

Proyecto de ROF Visacin del rgano que lo elabor

Informe Tcnico Sustentatorio

Visacin de Asesora Jurdica o la que haga las veces

Revisin por Gerencia Regional o Local

Aprobacin

GR y GL

Elaboracin de Proyecto de ROF por la OPP o el que haga las veces

Solicita ms informacin o propone modificaciones

Ordenanza Regional u Ordenanza Municipal

Enva al Consejo Regional o Concejo Municipal

Enva a Presidencia Regional o Despacho del Alcalde

Informe Favorable

Proyecto de ROF Visacin del rgano del OPD que lo elabor Visacin de Asesora Jurdica o la que haga las veces en el OPD Revisin por Gerencia Regional o Local

Solicita ms informacin o propone modificaciones

Informe Tcnico Sustentatorio

OPD Local

Aprobacin

Elaboracin de Proyecto de ROF por el OPD Ordenanza Regional u Ordenanza Municipal

Aprobacin del Titular de OPD Informe Favorable

Enva al Consejo Regional o Concejo Municipal

Enva a Presidencia Regional o Despacho del Alcalde

Para la aprobacin de los ROF de los Organismos Constitucionalmente Autnomos se ha considerados adems que una vez visados los documentos de acuerdo con el procedimiento general corresponder al Titular de la Entidad su aprobacin, mediante la Resolucin de corresponde de acuerdo con lo que establezca su respectiva Ley Orgnica.
Proceso de Aprobacin de ROF para Organismos Constitucionalmente Autnomos

Organismos Constitucionalmente Autnomos

Proyecto de ROF Visacin del rgano que lo elabor

Informe Tcnico Sustentatorio

Visacin de Asesora Jurdica o el que haga lsa veces

Aprobacin del Titular

Resolucin que aprueba (segn ley)

Elaoacin de Proyecto de ROF

Solicita ms informacin o propone modificaciones

60

Paso 3.

Difusin del ROF

Una vez aprobado el ROF, es de suma importancia que ste se difunda entre todo el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional que se les aplicar. Asimismo, la versin electrnica del documento deber ser puesta a disposicin del pblico en general a travs de la pgina Internet de la entidad para su libre acceso a la informacin organizacional de la entidad.

61

ANEXOS Anexo 1. Cuestionario para la Identificacin de la Organizacin Actual

El objetivo del presente cuestionario es identificar realmente cules son las distintas funciones de la entidad y cmo se desarrollan stas a travs de la labor del personal que la conforma. Para ello, es necesario contar con una descripcin de las funciones que realizan los rganos y unidades orgnicas actualmente existentes (no slo en el ROF sino en la prctica), la manera en que se organizan para cumplir con ellas, as como los procesos que intervienen para el cumplimiento de estas responsabilidades. Por eso, el personal deber llenar el cuestionario considerando las funciones y actividades que realmente realiza para cumplir con las tareas que le han sido asignadas, aunque ello no corresponda a lo sealado en el ROF, a la descripcin de puestos considerada en el MOF o a los Trminos de Referencia de sus contratos. Este cuestionario busca identificar tanto la estructura organizacional y las funciones formales como las informales, a fin de evaluar su pertinencia y de ser el caso, recoger toda la informacin en el nuevo ROF. El personal (responsable de rganos y/o unidades orgnicas) deber responder necesariamente a todas las preguntas del cuestionario.

DESCRIPCIN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y PROCESOS

I. A.

Aspectos Generales Identificacin en la organizacin

Ttulo del puesto: _______________________________________________________________________________ Nombre del Ocupante: ____________________________________________________________________________ Ttulo del Puesto del Jefe Inmediato: _________________________________________________________________ rgano y/o unidad orgnica a la que est asignado: ______________________________________________________
Puesto Nombre de su posicin (de la misma forma en que est descrito en el Cuadro de Asignacin de Personal, en el caso del personal nombrado o designado, o en los Trminos de Referencia, en el caso de los consultores). rgano o unidad orgnica Se refiere al rea dentro de la entidad a la que usted est asignado.

B.

Ubicacin en la estructura orgnica

El cuadro puede ser modificado a fin de reflejar claramente su ubicacin en la estructura organizacional de la entidad, aunque sta no corresponda en la prctica a lo sealado en el ROF vigente. Asimismo, deber sealarse las unidades orgnicas o puestos a su cargo de ser el caso.

USTED

62

Nmero de rganos, unidades orgnicas y/o personas (puestos) a su cargo segn corresponda. ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ____________ II. Objetivos

A. Objetivo Principal / Propsito del rgano o unidad orgnica a su cargo: ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ____________________ . B. Objetivos principales de las unidades orgnicas a su cargo o de ser el caso de los puestos que ocupan las personas a su cargo:

______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ____________________ C. Sealar con cual(es) de las funciones generales de la entidad o funciones especficas del rgano del que depende, estima usted que se vinculan las funciones que cumple el rgano o unidad orgnica a su cargo segn corresponda.

______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ____________________

III.

Funciones Especficas Asignadas

A.

Principales Responsabilidades del rea a su cargo

Agrupe las actividades (o tareas) de la o las dependencias a su cargo por temas de responsabilidad, y lstelas por orden de importancia (de mayor a menor). Para cada tema de responsabilidad resalte las tareas especficas que sean requeridas para realizar la actividad. (Nota: No incluir aquellas tareas que requieran menos del 5% de su tiempo, a menos que considere que sean extremadamente importantes para tener un entendimiento integral de su actividad). Esta informacin puede diferir a lo sealado en el ROF. Funcin Especfica: Conjunto de acciones (actividades o tareas) afines cuyo ejercicio est reservado a un determinado nivel jerrquico rgano o unidad orgnica- conducentes a alcanzar los objetivos y metas de la entidad. Actividad: Conjunto de acciones que forman parte de las responsabilidades a cargo de un rgano o unidad orgnica, as como de los puestos que stos engloban, en el marco de sus funciones especficas. Tarea: Serie coordinada de elementos de trabajo e instrucciones que sirven para obtener un resultado identificable y definible.

Funciones especficas y actividades bajo su responsabilidad 1. 1.a. 1.b. 1.c 2. 2.a. 2.b.

63

2.c. 3. 3.a 3.b. 3.c 4.

B.

Principales responsabilidades de las unidades orgnicas o del personal a su cargo

Si la persona que llena el cuestionario tiene a su cargo uno de los rganos de la entidad, en el siguiente cuadro deber completar la informacin relacionada a las funciones que cumplen las unidades orgnicas a su cargo, en el caso de existir alguna. Si quin llena el cuestionario es el responsable de una de las unidades orgnicas, en ese caso, ste deber sealar las funciones que cumple el personal a su cargo. Esta informacin puede diferir a los sealado en el ROF.

Funciones especficas y actividades de las unidades orgnicas o del personal bajo su responsabilidad 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5.

C.

Cules son los procesos que se realizan en su rea? Cul es su grado de participacin en dichos procesos?

Describir los procesos e indicar cmo o en qu punto del proceso las tareas que el rgano o unidad orgnica a su cargo realiza contribuyen para el adecuado desarrollo del mismo (participacin). Sealar los puntos del proceso dnde se toman las decisiones, quin es el responsable de tomarlas, con quin se coordina y a quin se le rinde cuentas respecto al desarrollo del proceso. Proceso: Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre s, que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un resultado especfico, bien o servicio a un destinatario, cliente externo o interno, optimizando los recursos de la organizacin.

Descripcin del Proceso 1: _________________________________________________________________________ Participacin: ____________________________________________________________________________________ reas involucradas: _______________________________________________________________________________ Toma de decisiones: _______________________________________________________________________________ Responsable: _____________________________________________________________________________________ Coordinacin de las actividades: ______________________________________________________________________ Nivel de control: __________________________________________________________________________________ Descripcin del Proceso 2: __________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________

64

_________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________

D.

Existen funciones, actividades o tareas que deberan ser realizadas pero que no son llevadas a cabo en el rgano o unidad orgnica a su cargo? SI NO

Si la respuesta es s, sealar cules son esas funciones, tareas o actividades as como la razn por la cual no se estn cumpliendo: 1. Funcin o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinicin de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin: _______________________________________________ 2. Funcin o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinicin de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin: _______________________________________________ 3. Funcin o Actividad: _____________________________________________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): ______________________________________________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): __________________________________________________________________ c) Por indefinicin de responsabilidades (explicar): _______________________________________________________ d) Por estrategia institucional (explicar): ________________________________________________________________ e) Otros (explicar): _________________________________________________________________________________ f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin: _______________________________________________ 4. Funcin o Actividad: _______________________________________________________________ E. Existen funciones que viene realizando la entidad y que se duplican con otras entidades pblicas? Si la respuesta es afirmativa sealar de qu funcin se trata y la entidad que tambin la viene cumpliendo.

Funcin: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________

65

Funcin: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________ Funcin: __________________________________________________________________________________________ Entidad: __________________________________________________________________________________________

V.

Comentarios Adicionales:

Incluya cualquier otro aspecto de su trabajo que no haya sido cubierto en este cuestionario que considere que sea importante para tener un entendimiento completo del mismo.

______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ________ ______________________________________________________________________________________________ ____ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ________ ____________________________ _________________________

Firma

Fecha

66

Anexo 2A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para los Ministerios

NORMAS SUSTANTIVAS Norma Funciones

- Que por ley se determina las funciones de los Ministerios - Que los Ministros son responsables por sus propios actos y por los actos presidenciales que refrenda - Que la Alta Direccin, est conformada por el Ministro, el Vice-Ministro y puede contar con Asesores especializados. En los Ministerios que tengan a su cargo ms de un sector, puede haber un Vice-Ministro para cada uno de ellos, debiendo el Ministro delegar en uno o varios de ellos la supervisin de los rganos de asesora y apoyo. - Que cada Ministerio puede contar con una Comisin Consultiva, cuya organizacin y funciones es determinada por ley. - Que en cada Ministerio puede haber Comisiones, Juntas y otros rganos integrados por representantes de diversos sectores o instituciones encargados de asesorar, supervigilar, orientar, coordinar o en general, realizar las polticas o acciones correspondientes a algn rea del Sector. - Que el rgano de Control Institucional (denominado por la Ley el Poder Ejecutivo Oficina de Inspectora Interna) es el encargado de programar y ejecutar las actividades de Control de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control. - Que la Oficina de Planificacin y Presupuesto, se encarga de formular bajo la direccin del Ministro la poltica del sector o sectores y coordinar la formulacin del presupuesto del Ministerio y de los organismos pblicos descentralizados del nivel nacional. - Que las funciones de asesora y apoyo estn a cargo de Oficinas. Cada Ministerio determina las que le corresponde de acuerdo a sus funciones y necesidades no pudiendo prescindir de una oficina de Asesora Jurdica, de Administracin y de Comunicaciones. - Que las Direcciones Generales son los rganos tcnico - normativos o de lnea que formulan y proponen las normas y acciones de poltica de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento, entre otras funciones a su cargo.

Efecto en la Estructura orgnica

Constitucin Poltica Nos dice

- Cuales son las responsabilidades y funciones especficas del Ministro y del Vice-Ministro.

Ley del Poder Ejecutivo Nos dice

Cules son las funciones generales del conjunto de Ministerios: - Formular en coordinacin con los Gobiernos Regionales, las polticas sectoriales de su competencia; - Dictar las normas sectoriales de alcance nacional en los asuntos de su competencia; - Supervisar y evaluar la ejecucin de las polticas sectoriales; - Supervisar y controlar a las instituciones pblicas descentralizadas de su sector.

- Las funciones generales a cargo de cada uno de los Ministerios.

Normas sobre descentralizacin (LOM, LOGR, Ley Bases de la Descentralizacin) Nos dicen

REGULACIONES SECTORIALES (*)

En el caso de los Ministerios descentralizables: - Cuales son las funciones vinculadas con el proceso de descentralizacin en cuanto a la competencias exclusivas del Gobierno Nacional y a la transferencia de funciones a los Gobiernos Regionales y Locales. - Que las Direcciones Regionales Sectoriales son responsables de la implementacin y ejecucin de las polticas nacionales sectoriales y regionales sectoriales en el mbito regional. - La ley de creacin de cada Ministerio que recoge y precisa el mbito de competencia de cada Ministerio - Leyes y reglamentos sectoriales que atribuyen diversas funciones

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales estn bajo la direccin del Sector y de la Gerencia Regional correspondiente ante quienes dan cuenta de su gestin

- En el caso de la ley de creacin de cada Ministerio, dicha norma determina su estructura.

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Convenios Internacionales

- Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios Internacionales que le atribuyen funciones e incorporarlas en su matriz. En el caso de Ministerios con competencias ambientales

- Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios Internacionales que se le aplican e identificar aqullos que puedan afectar su estructura orgnica.

Normas ambientales Nos dicen

- Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestin Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Informacin Ambiental, Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental, entre otros instrumentos de gestin ambiental.

- Que en el caso de Ministerios con competencias ambientales deben contar con una unidad ambiental o la que haga sus veces.

NORMAS DE APLICACIN GENERAL Norma

Normas sobre cooperacin internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dice Normas sobre Acceso a la Informacin Pblica Nos dicen

Funciones

Efecto en la Estructura orgnica

- Las funciones vinculadas con la cooperacin tcnica internacional

- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperacin tcnica internacional

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional.

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la ms alta autoridad de su institucin o la que haga sus veces. - Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica de la entidad

- Las funciones vinculadas con el acceso a la informacin Pblica,

(*) REGULACIONES SECTORIALES: Cada Ministerio as como sus OPD, debern identificar en su matriz cada una de las normas sectoriales que les atribuyen funciones, indicando las funciones identificadas. Por ejemplo, entre las regulaciones sectoriales que no podra dejar de revisar el Ministerio de Agricultura se encuentran:

o o o o o o o o

La Ley Orgnica para el Aprovechamiento Sostenible de los Recursos Naturales Ley de reas Naturales Protegidas Ley sobre Conservacin y Aprovechamiento Sostenible de la Diversidad Biolgica Ley Forestal y de Fauna Silvestre Ley de Promocin del Manejo Integrado para el Control de Plagas Ley Marco de Sanidad Agraria Ley de Promocin de la Inversin en la Amazona Ley de Prevencin de Riesgos Derivados del Uso de la Biotecnologa

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Anexo 2B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel nacional

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO NACIONAL Acuerdo Nacional Documento resultado de un proceso de concertacin para la gobernabilidad democrtica, suscrito el 22 de julio del 2002 por los principales partidos polticos, las organizaciones religiosas, las organizaciones ms representativas de la sociedad civil y el Gobierno, en torno a a polticas de largo plazo tendientes a lograr el desarrollo sostenible del pas a travs de metas e indicadores de cumplimiento Contiene 31 polticas de Estado dirigidas a alcanzar cuatro objetivos principales: 1) Democracia y Estado de derecho; 2) Equidad y justicia social; 3) Competitividad del pas; y, 4) Estado eficiente, transparente y descentralizado Ministerios - OPD OCA - D.S. 105-2003-PCM, Precisan que el Presidente de la Repblica preside el Acuerdo Nacional e institucionalizan el Foro del Acuerdo Nacional Polticas Sectoriales/ Planes y Estrategias Nacionales Sectoriales Polticas Sectoriales: Documentos que contienen declaraciones que cada Ministerio efecta respecto de alguna materia o rea de relevancia en su sector, cuyos efectos son de alcance nacional. Pueden estar contenidas en un dispositivo legal o en algn Plan sectorial. Qu son? Planes y Estrategias Sectoriales: Documentos que formulan cada Ministerio sobre una problemtica particular materia de su competencia de alcance nacional que por su relevancia requiere ser enfrentada de una manera planificada y mediante la identificacin de objetivos concretos. Por citar algunos ejemplos: - Ministerio de Salud: Las 11 estrategias que integra intervenciones y acciones priorizadas dirigidas a la reduccin de la morbi-mortalidad materna e infantil y a la reduccin de las deficiencias nutricionales - Ministerio de Agricultura: Plan Nacional de Desarrollo Forestal Lineamientos y objetivos generales a alcanzarse Ministerios OPD - Decreto Legislativo 560, Ley del Poder Ejecutivo - Ley de creacin de cada Ministerio Plan Estratgico Sectorial Multianual (PESEM) Documento elaborado por cada uno de los Ministerios y algunos OCA en el marco de los lineamientos de la poltica general de Gobierno y conforme con lo dispuesto por la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico, que contiene objetivos y acciones estratgicas a ser cumplidas en un nmero determinado de aos por las dependencias integrantes de cada una de dichas entidades. a) Rol Estratgico del sector b) Diagnstico General, situacin y perspectivas del sector c) Prioridades y orientaciones sectoriales d) Diagnstico de los programas principales e) Lineamientos de Poltica por Programas f) Objetivo general por programa g) Objetivos especficos por subprogramas h) Actividades/Proyectos prioritarios e) Recursos proyectados para cada ao del plan f) Indicadores de seguimiento y evaluacin h) Responsables (Instituciones) Ministerios OCA OPD - Universidades - R. M. 084-2001-EF, (Directiva para la formulacin de los PESEM y los PEI para el perodo 2002-2006) - R.M. N 0715-2003-EF, (Directiva para la reformulacin de los PESEM para el perodo 2004-2006)

Qu es?

Qu contiene?

Quin lo debe revisar?

Base Legal

Qu contienen? Quin lo debe revisar? Base Legal

Qu es?

Qu contiene?

Quin lo debe revisar?

Base Legal

69

Qu es?

Qu contiene?

Plan Estratgico Institucional (PEI) Es similar al PESEM, pero difiere de ste por tener un alcance institucional a nivel de cada Pliego Presupuestario. La suma de los PEI refleja a mayor detalle los objetivos estratgicos contemplados en el PESEM y responden a la manera como la entidad aporta en alcanzar las metas que se ha fijado el sector al cual pertenece. PEI 2002-2006: 1. Diagnstico 1.1 Caracterizacin general 2. Perspectivas a mediano y largo plazo 2.1 Visin y Misin 2.2 Prioridades 2.3 Lineamientos de poltica 3. Programacin multianual 3.1 Objetivos estratgicos generales 3.2 Objetivos estratgicos especficos 3.3 Acciones permanentes o temporales 3.4 Programacin Multianual de inversin pbica Ministerios - OPD - OCA - Universidades pblicas - R. M. 084-2001-EF, (Directiva para la formulacin de los PESEM y los PEI para el perodo 2002-2006) - R. D. 004-2003-EF, (Aprueba Directiva para la reformulacin de los Planes Estratgicos Institucionales 2004-2006) Plan de Transferencia Sectorial del Quinquenio 2005-2009 Documento aprobado por el Consejo Nacional de Descentralizacin (CND) que contiene la Propuesta de transferencia de funciones de los Ministerios descentralizables a los Gobiernos Regionales y Locales observando un perodo de cinco (5) aos a) Estructura y esquema de funcionamiento del sector en un esquema descentralizado. b) Competencias y funciones sectoriales por nivel de gobierno (nacional, regional y local) de acuerdo a las leyes vigentes. c) Clasificacin de las funciones a ser transferidas. d) Programacin anualizada de transferencia de funciones Ministerios Gobierno Regional Gobierno Local - Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin - Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales - Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditacin - Decreto Supremo N 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del Sistema de Acreditacin Plan Anual de Transferencia de Competencias Sectoriales a los Gobiernos Regionales y Locales Documento aprobado anualmente mediante Decreto Supremo con el voto aprobatorio del como resultado de la evaluacin, articulacin y coordinacin de los Planes Anuales de Transferencia que realiza el CND con los sectores. Las funciones que se transferirn a los Gobiernos Regionales y Locales, as como las acciones y cronogramas a desarrollar con tal fin. Ministerios - Gobierno Regional Gobierno Local - Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin - Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales - Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditacin - Decreto Supremo N 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del Sistema de Acreditacin

Quin lo debe revisar?

Base Legal

Qu es?

Qu contiene?

Quin lo debe revisar?

Base Legal

Qu es?

Qu contiene? Quin lo debe revisar?

Base Legal

70

Anexo 2C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional De conformidad con lo establecido en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N XX-PCM, el contenido bsico del ROF de un Ministerio es el siguiente:
Derivan de las normas sustantivas que regulan al Ministerio (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UN MINISTERIO TTULO I De las Disposiciones Generales En este Ttulo se indica: - La naturaleza jurdica del Ministerio, es decir, se indica que es una entidad del Poder Ejecutivo y ente rector del Sector correspondiente. - Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar el Ministerio para lograr su misin y objetivos establecidos en las normas sustantivas. Las principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales. TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas En este Ttulo se describe: - La estructura orgnica del Ministerio - Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la estructura orgnica as como de las unidades orgnicas que los integran - La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas del Ministerio. El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos, de ser el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea se debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las principales normas sustantivas de las que se derivan. Captulo I: Estructura Orgnica Captulo II: Alta Direccin Captulo III: rganos Consultivos Captulo IV: rgano de Control Institucional Captulo V: rganos de Asesoramiento Captulo VI: rganos de Apoyo Captulo VII: rganos de Lnea Captulo VIII: rganos Desconcentrados TTULO III
Se derivan de las normas sustantivas que regulan al Ministerio (Paso 1) y que quedan claramente identificadas en la Matriz No. 6

Del Rgimen Laboral y Econmico En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Ministerio conforme a Ley, as como las fuentes de las que provienen sus recursos.

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ANEXO: Contiene el organigrama del Ministerio que refleja su estructura orgnica

A continuacin, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Captulo IV y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los rganos de Asesoramiento y rganos de Lnea, respectivamente.

Se establece la interrelacin interna, especificndose a quin debe asesorar

TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas Se introduce CAPTULO IV rganos de Asesoramiento De la Oficina de Asesora Jurdica Artculo x.- La Oficina de Asesora Jurdica es el rgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta Direccin as como a los dems rganos del Ministerio. Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Asesora Jurdica:
al rgano indicando de qu se encarga

Se hace referencia slo al verbo recopilar, evitndose incluir innecesariamente a otros verbos sinnimos como por ejemplo escribir recopilar y compendiar

a) Asesorar a la Alta Direccin y a los rganos del Ministerio en los aspectos jurdico-administrativos que le sean consultados. b) Formular y proponer, en coordinacin con los rganos de Lnea del Ministerio, los proyectos relacionados con la normatividad sectorial. c) Recopilar la legislacin relacionada con el Sector. d) () e) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o que le sean dadas por las normas sustantivas.

Se establece la interrelacin externa, especificndose con quin se debe coordinar

De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto Artculo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de asesoramiento encargado de asesorar a la Alta Direccin en la formulacin y evaluacin de la poltica sectorial. Realiza los estudios de base para la planificacin, formula y evala la ejecucin de los planes, presupuestos, programas y proyectos; orienta y programa la cooperacin tcnica internacional, realiza acciones de racionalizacin, y coordina con los rganos competentes de los Gobiernos Regionales u rganos que lo sustituyan, los aspectos relativos a las Polticas Sectoriales. Artculo x .- Son funciones especficas de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Se describe cada funcin especfica a travs de verbos en infinitivo

a) Proponer a la Alta Direccin la poltica, planes, programas y proyectos sectoriales, presupuestos y acciones de

72

Al final de las funciones especficas asignadas a cada rgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones especficas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior

racionalizacin y modernizacin administrativa del Ministerio. b) Elaborar y mantener actualizado el diagnstico del sector, as como los estudios e informes tcnicos y de Gestin. c) Formular y evaluar el Presupuesto del Ministerio y los Planes Estratgicos. d) Gestionar lneas de financiamiento externo y/o interno. e) Conducir las acciones de Cooperacin Tcnica Internacional. f) Proponer estudios e instrumentos normativos de racionalizacin y modernizacin administrativa g) Elaborar la Memoria Anual del Ministerio y evaluar la de sus Organismos Desconcentrados. h) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artculo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Oficina de Presupuesto Oficina de Planificacin Oficina de Racionalizacin Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Presupuesto: a) Formular, dirigir y controlar el proceso presupuestario, en concordancia a la poltica, planes y programas sectoriales. b) Elaborar y evaluar el presupuesto del Ministerio. c) Dirigir las actividades de control de estadstica presupuestal, implementando progresivamente mtodos de sistematizacin y mecanizacin de la informacin. d) Elaborar documentacin e informacin presupuestal establecida en las normas que emita la Direccin Nacional de Presupuesto. e) Emitir los informes tcnicos y absolver las consultas relacionadas a su mbito de competencia. Artculo x.- Son funciones de la Oficina de Planificacin ()

CAPTULO VII rganos de Lnea De la Direccin General de ..

Se indica la base legal sustantiva del rgano de lnea.

Artculo x.- La Direccin General de . es un rgano de lnea de mbito nacional encargado de coordinar, proponer y evaluar con la Alta Direccin del Ministerio y dems rganos del Ministerio, la poltica nacional y las normas de alcance nacional en materia de supervisando su cumplimiento. Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se

73

derivan las funciones especficas de la Direccin General de . son: - Ley .. y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley .. y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley .. - Ley .. y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley Artculo x.- Son funciones especficas de la Direccin General .. las siguientes: a) Coordinar, proponer y evaluar la poltica nacional en materia de . a) Realizar estudios y proponer normas a la Alta Direccin en materia de . b) Proponer y evaluar en coordinacin con los Gobiernos Regionales las polticas nacionales en materia . i) Coordinar y promover programas nacionales de , en coordinacin con entidades pblicas y privadas y los Gobiernos Regionales. j) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Direccin Nacional de . : La Direccin de .. La Direccin de .. Artculo x.- Son funciones especficas de la Direccin de ()

En caso las Direcciones Generales cuenten con unidades orgnicas stas se denominan Direcciones. No es necesario especificar la base legal de las unidades orgnicas.

74

Anexo 3A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para Gobiernos Regionales

NORMAS SUSTANTIVAS Norma Funciones

- Que los Gobiernos Regionales tienen autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. - Que le corresponde, dentro de su jurisdiccin, la coordinacin y ejecucin de los planes y programas socio-econmicos regionales, que apoyan a los Gobiernos Locales, as como que sus funciones especficas se establecen por ley orgnica. - Que la defensa de los asuntos e intereses de los Gobiernos Regionales y su representacin en juicio est a cargo de Procuradores Pblicos que integran el Sistema de Defensa Judicial del Estado. - Que como parte de sus funciones, est el promover la participacin ciudadana as como promover y mantener relaciones de cooperacin tcnica y financiera con organismos internacionales. - Cuales son sus competencias exclusivas y compartidas (las que debern ser incorporadas en la matriz que elabore cada Gobierno Regional) - Cul es su misin y finalidad - Cules son sus competencias constitucionales, exclusivas y compartidas (las que debern ser incorporadas en la matriz que elabore cada Gobierno Regional). - Cules son las funciones y atribuciones del Consejo Regional, de los Consejeros Regionales, del Presidente Regional, del Vicepresidente Regional. - Que las funciones administrativas se desarrollan por las Gerencias Regionales indicando las funciones sectoriales a cargo de cada Gerencia Regional. - Que son competentes para crear mecanismos que promuevan la inversin as como para otorgar concesiones y celebrar cualquier otra modalidad contractual que contribuyan a su desarrollo. - Las normas y disposiciones que pueden dictar. - Cuales son sus funciones generales (normativa, planeamiento, etc.). - Cuales son sus funciones especficas por materias (educacin, cultura, salud, poblacin, etc.). - Que las Direcciones Regionales Sectoriales son responsables de la implementacin y ejecucin de las polticas nacionales sectoriales y regionales sectoriales en el mbito regional. - Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestin Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Informacin Ambiental y otros instrumentos de gestin ambiental.

Efecto en la Estructura Orgnica

Constitucin Poltica Nos dice

- Que la estructura de las Regiones se establece por ley orgnica. - Que el Presidente y el Consejo de Coordinacin Regional son las mximas autoridades de la Regin

Ley del Poder Ejecutivo Nos dice

Ley de Bases de la Descentralizacin Nos dice

- Que el Gobierno Regional es ejercido por el rgano ejecutivo de la Regin

Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Nos dice

- Que el Consejo Regional es el rgano normativo y fiscalizador integrado por el Presidente Regional, el Vicepresidente Regional y los Consejeros. Cuenta con una Secretara para el ordenamiento de su trabajo. - Que la Presidencia Regional es el rgano ejecutivo que se organiza en Gerencias Regionales (Desarrollo Econmico; Desarrollo Social; Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial; Infraestructura; Recursos Naturales y Gestin del Medio Ambiente), coordinadas y dirigidas por una Gerencia General. - Que los rganos de lnea, apoyo, asesoramiento y control, los determina cada Gobierno Regional de acuerdo a los lmites presupuestales asignados. - Que el Consejo de Coordinacin Regional es el rgano consultivo y de coordinacin con las Municipalidades. - Que el control gubernamental a nivel regional est a cargo del rgano Regional de Control Interno, conforme al Sistema Nacional de Control. - Que el Procurador Pblico Regional es el encargado de la defensa judicial de los intereses del Estado a nivel del Gobierno Regional.

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales estn bajo la direccin del Sector y de la Gerencia Regional correspondiente ante quienes dan cuenta de su gestin.

Normas ambientales: Nos dicen

- Que deben contar con una unidad ambiental

NORMAS DE APLICACIN GENERAL

75

Norma
Normas sobre cooperacin internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dicen Normas sobre Acceso a la Informacin Pblica Nos dicen

Funciones
- Las funciones vinculadas con la cooperacin tcnica internacional

Efecto en la Estructura orgnica

- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperacin tcnica internacional.

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la mas alta autoridad de su institucin

- Las funciones vinculadas con el acceso a la informacin pblica

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica de la entidad

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Anexo 3B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel regional

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO REGIONAL Plan Estratgico Institucional (PEI) El PEI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Regional, constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestacin que materializan los compromisos del Estado a nivel regional. Qu es? Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto Participativo. Es decir, los objetivos institucionales que se definen al interior de cada Gobierno Regional deben tender al logro de los objetivos estratgicos del mbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Regional a) Misin b) Objetivos especficos c) Actividades y proyectos

Qu contiene?

Quin lo debe revisar? Gobierno Regional - Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin - Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo Base Legal - Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo Planes de Desarrollo Concertado Regional (PDCR) Es un documento de planeamiento regional: - Concertado, permite a travs de la interaccin de mltiples actores sociales, identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo de la Regin y, en consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los problemas y aprovechar las potencialidades. - Participativo porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el grupo social, permite la participacin de quienes no detentan el mandato Qu es? popular en la toma de decisiones y en la ejecucin conjunta de las acciones destinadas a alcanzar los objetivos - Flexible porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse a los cambios polticos, sociales y econmicos que afecten a la Regin. - Multianual porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano y largo plazo Contenido mnimo: a) Visin regional b) Diagnstico Qu contienen? c) Objetivos estratgicos d) Acciones concertadas e) Los recursos e indicadores Gobierno Regional - Gobierno Local Quin lo debe revisar? - Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin - Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo Base Legal - Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo Planes de Paz y Desarrollo Instrumento de Gestin que permite articular y compatibilizar las acciones del gobierno central, gobiernos regionales y locales para que conjuntamente con la empresa privada concerten acciones orientadas a promover el desarrollo, la paz Qu es? social y las reparaciones colectivas a las vctimas de la violencia poltica en las circunscripciones territoriales establecidas. (Plan de Paz y Desarrollo San

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Martn, Huanuco, Pasco, Junn y la provincia de Padre Abad) I) Diagnstico, Objetivos, Metas y Estrategias II) Programas (de infraestructura bsica, de desarrollo humano, de apoyo al Qu contiene? desarrollo productivo, de fortalecimiento institucional y de competitividad regional) Quin lo debe revisar? Gobierno Regional - Gobierno Local - Marco Programtico de accin del Estado en materia de paz, reparacin y reconciliacin nacional, D.S. 062-2004-PCM Base Legal

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Anexo 3C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, Ley N 27867y, en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N xxx-PCM en la parte pertinente, el contenido bsico del ROF de un Gobierno Regional es el siguiente:

Derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Regionales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UN GOBIERNO REGIONAL TTULO I De las Disposiciones Generales En este Ttulo se indica: - La naturaleza jurdica del Gobierno Regional, es decir, se indica que tiene personera jurdica de derecho pblico con autonoma poltica, econmica y administrativa en las materias de su competencia. - Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar el Gobierno Regional para lograr su misin y objetivos establecidos en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y dems normas sustantivas que se le aplican. Las principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales del Gobierno Regional. TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas En este Ttulo se describe: - La estructura orgnica del Gobierno Regional - Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la estructura orgnica as como de las unidades orgnicas que los integran - La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas del Gobierno Regional El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos, de ser el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea se debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las principales normas sustantivas de las que se derivan. Captulo I: Estructura Orgnica Captulo II: Alta Direccin Captulo III: rganos Consultivos y de Coordinacin Captulo IV: rgano de Control Institucional Captulo V: rganos de Apoyo y Asesoramiento Captulo VI: rganos de Lnea Captulo VII: rganos Desconcentrados TTULO III Del Rgimen Laboral y Econmico En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Gobierno Regional conforme a Ley, as como las fuentes de las que provienen sus recursos.

No es necesario que se especifique cada una de las competencias exclusivas o compartidas otorgadas por la Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales pues las funciones que de ellas se derivan (generales y especficas) son incluidas en el ROF

Derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

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ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Regional que refleja su estructura orgnica

A continuacin, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Captulo V y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los rganos de Asesoramiento y rganos de Lnea, respectivamente.

TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas

Se establece la interrelacin interna, especificndose a quin debe asesorar

CAPTULO IV rganos de Asesoramiento De la Gerencia de Asesora Jurdica

Se introduce al rgano

Artculo x.- La Gerencia de Asesora Jurdica es el rgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta Direccin as como a los dems rganos del Gobierno Regional. Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Asesora Jurdica: f) Absolver las consultas de carcter legal que le formule el Consejo Regional, la Presidencia y dems rganos del Gobierno Regional. g) Opinar y asesorar sobre la aplicacin de las normas legales emanadas del Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Regionales. h) Recopilar la municipales. i) j) () Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas sustantivas. legislacin relacionada con las funciones

Se evita el uso innecesario de palabras: Opinar y no Emitir opinin Se hace referencia slo al verbo recopilar, evitndose incluir innecesariamente a otros verbos sinnimos como por ejemplo escribir recopilar y compendiar

De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Artculo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de asesoramiento encargado administrar las acciones correspondientes a los procesos de planeamiento, presupuesto, racionalizacin, estadstica y cooperacin tcnica.
Se establece la interrelacin externa, especificndose con quin se debe coordinar

Artculo x .- Son funciones especficas de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto k) Formular el Proyecto de Presupuesto Participativo anual del Gobierno Regional. l) Supervisar y controlar los avances de la ejecucin de los

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proyectos de inversin m) Coordinar el desarrollo y aplicacin de la estrategia de lucha contra la pobreza extrema con las Municipalidades de la Regin. n) () o) () p) Las otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas sustantivas.
Al final de las funciones especficas asignadas a cada rgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones especficas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior

Artculo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Sub Gerencia de Presupuesto Sub Gerencia de Planificacin Sub Gerencia de Estadstica Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de Presupuesto:

Se describe cada funcin especfica a travs de verbos en infinitivo

f) Formular, dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y el participativo, en concordancia a la poltica, planes y programas sectoriales. g) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario. h) Coordinar y ejecutar con las unidades orgnicas competentes el anlisis de costos operativos de los servicios pblicos que presta la municipalidad. i) () Artculo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificacin () CAPTULO VII rganos de Lnea De la Gerencia de Desarrollo Econmico Artculo x.- La Gerencia de Desarrollo Econmico es un rgano de lnea de mbito regional que le corresponde ejercer las funciones especficas en los sectores industria, comercio, turismo, artesana, pesquera, minera, energa e hidrocarburos y agricultura.

Se indica la base legal sustantiva del rgano de lnea

Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones especficas de la Direccin General de . son: - Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, Ley N 27867 - Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley N 27783 - Ley .. y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley .. Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Desarrollo Econmico las siguientes: a. Elaborar, dirigir y proponer a la Alta Direccin, las polticas

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b.

c.

d. e.

sectoriales regionales en concordancia con las polticas nacionales y de desarrollo regional. Supervisar y evaluar la calidad de los servicios pblicos sectoriales del mbito de su competencia, prestados en la Regin. Promover polticas y estrategias de promocin de la produccin regional en el marco del aprovechamiento sostenible de los recursos naturales. () Las otras funciones que le delegue el Presidente Regional o que le sean dadas por las normas sustantivas

Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico: La Su Gerencia de .. La Sub Gerencia de .. Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de ()

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Anexo 4A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para Gobiernos Locales
NORMAS SUSTANTIVAS Norma Funciones
- Que las municipalidades son los rganos de gobierno local con autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. - Cuales son sus competencias constitucionales. - Que el Gobierno Local promueve la participacin ciudadana as como promueve y mantiene relaciones de cooperacin tcnica y financiera con organismos internacionales. - Cuales son las competencias exclusivas y compartidas a cargo del Gobierno Local (las cuales deben ser incorporadas en la matriz de cada Municipalidad) - Cual es la finalidad de los Gobiernos Locales. - Cuales son las atribuciones del Consejo Municipal y del Alcalde. - Cuales son las atribuciones y obligaciones de los regidores. - Cual es el rol de las municipalidades provinciales. - Cuales son las competencias y funciones especficas, con carcter exclusivo o compartido de las municipalidades provinciales y distritales. - Cuales son las funciones del Consejo de Coordinacin Local Provincial y del Consejo de Coordinacin Local Distrital. - Cuales son las funciones de la Junta de Delegados Vecinales y Comunales - Que los Gobiernos Locales son competentes para promover el desarrollo integral local as como la participacin vecinal y para otorgar concesiones para la ejecucin y explotacin de obras de infraestructura o servicios pblicos locales. - Que corresponde a cada Municipalidad organizar la administracin de acuerdo con sus necesidades y presupuesto. - Que el Consejo Municipal ejerce funciones normativas y fiscalizadoras, estando conformado por el Alcalde y los regidores. - Que la Alcalda es el rgano ejecutivo del Gobierno Local, siendo el Alcalde la mxima autoridad administrativa. - Que los rganos de Coordinacin estn conformados por el Consejo de Coordinacin Local Provincial, el Consejo de Coordinacin Local Distrital, la Junta de Delegados Vecinales - Que las Municipalidades Provinciales cuentan con un Consejo de Coordinacin Local Provincial como rgano de coordinacin y concertacin; y, en el caso de las Municipalidades Distritales, con un Consejo de Coordinacin Local Distrital. - Que la Junta de Delegados Vecinales, es el rgano de coordinacin integrado por representantes de las agrupaciones urbanas y rurales que integran el distrito dentro de la provincia. - Que la administracin municipal adopta una estructura gerencial la cual comprende a: la Gerencia Municipal, al rgano de Auditoria Interna (rgano de Control Institucional), la Procuradura Pblica Municipal, la Oficina de Asesora Jurdica y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. Los dems rganos de lnea, apoyo y asesora los establecen cada Gobierno Local.

Efecto en la Estructura Orgnica

Constitucin Poltica Nos dice

- Que al Consejo Municipal le corresponden las funciones normativas y fiscalizadoras. - Que a la Alcalda le corresponden las funciones ejecutivas.

Ley de Bases de la Descentralizacin Nos dice

Ley Orgnica de las Municipalidades Nos dice

Normas ambientales: Nos dicen

- Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestin Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Informacin Ambiental y otros instrumentos de gestin ambiental

- Que deben contar con una unidad ambiental

NORMAS DE APLICACIN GENERAL Norma Funciones Efecto en la Estructura orgnica

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Normas sobre cooperacin internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dice Normas sobre Acceso a la Informacin Pblica Nos dicen

- Las funciones vinculadas con la cooperacin tcnica internacional

- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperacin tcnica internacional

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la mas alta autoridad de su institucin

- Las funciones vinculadas con el acceso a la informacin pblica

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica de la entidad

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Anexo 4B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel local

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO LOCAL Plan de Desarrollo Local Concertado (PDLC) Es un documento de planeamiento local: - Concertado, permite a travs de la interaccin de mltiples actores sociales, identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo de la Regin y, en consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los problemas y aprovechar las potencialidades. - Participativo porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el grupo social, permite la participacin de quienes no detentan el mandato Qu es? popular en la toma de decisiones y en la ejecucin conjunta de las acciones destinadas a alcanzar los objetivos - Flexible porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse a los cambios polticos, sociales y econmicos que afecten a la Municipalidad. - Multianual porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano y largo plazo Contenido mnimo: a) Visin Local b) Diagnstico Qu contiene? c) Objetivos estratgicos concertados d) Acciones concertadas e) Los recursos e indicadores Quin lo debe revisar? Gobierno Local - Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27783, Ley Bases de la Descentralizacin - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Base Legal - Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y Plan de Desarrollo Institucional (PDI) El PDI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Local, constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestacin que materializan los compromisos del Estado a nivel local. Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto Qu es? Participativo. Es decir, los objetivos institucionales que se definen al interior de la institucin deben tender al logro de los objetivos estratgicos del mbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Local EL PDI, equivale al Plan Estratgico Institucional del Gobierno Regional. a) Misin b) Objetivos especficos Qu contienen? c) Actividades y proyectos Quin lo debe revisar? Gobierno Local Gobierno Regional - Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27783, Ley Bases de la Descentralizacin - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto - Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de Base Legal planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo - R. M. 084-2001-EF (Directiva para la formulacin de los PESEM y los PEI para el perodo 2002-2006)

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Anexo 4C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972 y, en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N xxx-PCM en la parte pertinente, el contenido bsico del ROF de un Gobierno Local es el siguiente:
No es necesario que se especifique cada una de las competencias exclusivas o compartidas otorgadas por la Ley Orgnica de Municipalidades pues las funciones que de ellas se derivan (generales y especficas) son incluidas en el ROF

Derivan de las normas sustantivas que regulan los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UNA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL TTULO I De las Disposiciones Generales En este Ttulo se indica: - La naturaleza jurdica de la Municipalidad, es decir, se indica a qu Gobierno Local pertenece mencionndose que tiene personera jurdica de derecho pblico con autonoma poltica, econmica y administrativa en las materias de su competencia. - Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar la Municipalidad para lograr su misin y objetivos establecidos en la Ley Orgnica de Municipalidades y dems normas sustantivas que se le aplican. Las principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales de la Municipalidad. TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas En este Ttulo se describe: - La estructura orgnica de la Municipalidad - Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la estructura orgnica as como de las unidades orgnicas que los integran - La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas de la Municipalidad El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos, de ser el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea se debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las principales normas sustantivas de las que se derivan. Captulo I: Estructura Orgnica Captulo II: Alta Direccin Captulo III: rganos de Coordinacin Captulo IV: rgano de Control Institucional Captulo V: rganos de Asesoramiento Captulo VI: rganos de Apoyo Captulo VII: rganos de Lnea Captulo VIII: rganos Desconcentrados TTULO III

Se derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz 6

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Del Rgimen Laboral y Econmico En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Gobierno Local conforme a Ley, as como las fuentes de las que provienen sus recursos. ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Local

A continuacin, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Captulo V y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los rganos de Asesoramiento y rganos de Lnea, respectivamente.

Se establece la interrelacin interna, especificndose a quin debe asesorar

TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas CAPTULO IV rganos de Asesoramiento De la Gerencia u Oficina de Asesora Jurdica

Se introduce al rgano

Se evita el uso innecesario de palabras: Opinar y no Emitir opinin

Artculo x.- La Gerencia de Asesora Jurdica es el rgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta Direccin as como a los dems rganos de la Municipalidad. Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Asesora Jurdica: k) Absolver las consultas de carcter legal que le formule el Consejo Municipal, la Alcalda y dems rganos de la Municipalidad.

Se hace referencia slo al verbo recopilar, evitndose incluir innecesariamente a otros verbos sinnimos como por ejemplo escribir recopilar y compendiar

l)

Opinar sobre la aplicacin de las normas legales emanadas del Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Locales. legislacin relacionada con las funciones

m) Recopilar la municipales. n) ()

o) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas sustantivas.

De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Artculo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de asesoramiento encargado administrar las acciones correspondientes a los procesos de planeamiento, presupuesto, racionalizacin, estadstica y cooperacin tcnica.

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Artculo x .- Son funciones especficas de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

Al final de las funciones especficas asignadas a cada rgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones especficas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior

q) Dirigir, programar supervisar y evaluar los procesos de planeamiento, presupuesto, estadstica y de cooperacin internacional. r) Elaborar y proponer a la Alta Direccin proyectos de normas en materia organizacional e instrumentos de gestin. s) Conducir y supervisar el Proceso Presupuestario Institucional y el Participativo en coordinacin con el Consejo de Coordinacin Local Provincial. t) () u) () v) Las funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artculo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Sub Gerencia de Presupuesto Sub Gerencia de Planificacin Sub Gerencia de Estadstica Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de Presupuesto: j) Formular, dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y el participativo, en concordancia a la poltica, planes y programas sectoriales. k) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario. l) Coordinar y ejecutar con las unidades orgnicas competentes el anlisis de costos operativos de los servicios pblicos que presta la municipalidad. m) () n) () Artculo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificacin ()

Se describe cada funcin especfica a travs de verbos en infinitivo

CAPTULO VII rganos de Lnea De la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico

Se indica la base legal sustantiva del rgano de lnea.

Artculo x.- La Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico es un rgano de lnea de mbito local encargado de coordinar, proponer y evaluar con la Alta Direccin y dems rganos de la Municipalidad, la poltica nacional y las normas de alcance nacional en materia de supervisando su cumplimiento.

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Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones especficas de la Direccin General de . son: - Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972 - Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley N 27783 - Ley .. y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley .. Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico las siguientes: f. Disear un Plan Estratgico de Desarrollo Econmico Provincial. g. Dirigir y supervisar la simplificacin de los procedimientos de otorgamiento de licencias y autorizaciones de funcionamiento. h. Supervisar la administracin de los mercados de propiedad municipal. i. () j. Las otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas legales. Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico: La Su Gerencia de .. La Sub Gerencia de .. Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de ()

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Anexo 5. Ejercicio prctico de aplicacin de los pasos y matrices del Manual Para realizar un ejemplo que aclare el cmo se hace cada una de las matrices contenidas en el Manual para elaborar el ROF, se ha tomado como muestra algunas de las normas que le asignan competencias y funciones en materia ambiental al Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, en adelante Ministerio. PASO 1 Elaboracin de cuadro de normas sustantivas y transversales El siguiente cuadro contiene las principales normas sustantivas que le asignan competencias y funciones al Ministerio en materia ambiental. Se ha identificado con una flecha nicamente las funciones que se tomarn como ejemplo para desarrollar la Matriz 1.

CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS MINISTERIO Funciones (Materia ambiental)

Norma

Efecto en la estructura orgnica

Ley General del Ambiente, Ley 28611

Promover la produccin limpia en el desarrollo de los proyectos de inversin a travs de acciones normativas (art. 77) Coordinar y consultar con las autoridades sectoriales con competencia ambiental y con las autoridades de los gobiernos regionales y locales, con el fin de armonizar sus polticas, evitar conflictos o vacos de competencia y responder con coherencia y eficiencia a los objetivos y fines de la Ley General del Ambiente y del Sistema Nacional de Gestin Ambiental (art. 58.2) Hace referencia a las autoridades sectoriales con Obligaciones en materia de acceso a la informacin (art. 42): competencias ambientales - Establecer mecanismos para la generacin, organizacin y sistematizacin de la informacin ambiental relativas Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin a las reas o actividades a su cargo - Facilitar el acceso directo a la informacin ambiental que se le requiera, que se encuentre en el mbito de su competencia, sin perjuicio de adoptar las medidas necesarias para cautelar el normal desarrollo de sus actividades - Establecer criterios o medidas para validar o asegurar la calidad e idoneidad de la informacin ambiental Entregar a la autoridad ambiental nacional la informacin que sta le solicite por considerarla necesaria para la gestin ambiental

90

Ley del Sistema Nacional de Evaluacin del Impacto Ambiental, Ley 27446 Ley Marco del Sistema Nacional de Gestin Ambiental, Ley 28245

Aprobar los estudios de impacto ambiental y expedir certificaciones ambientales - Efectuar la funcin de seguimiento, supervisin y control de la evaluacin de impacto ambiental, aplicando las sanciones administrativas a los infractores - Informar al CONAM y a la autoridad sectorial correspondiente bajo responsabilidad de cualquier dao o infraccin a la legislacin ambiental de la cual tengan conocimiento en el cumplimiento de sus funciones. Asimismo () (art. 35) - Incorporar el uso de instrumentos econmicos orientados a incentivar prcticas ambientalmente adecuadas, de conformidad con el marco normativo presupuestal y normativo correspondiente (art. 20)

Hace referencia a autoridades nacionales y sectoriales con competencias ambientales Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin

Los Ministerios en general Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin

- Dictar las medidas necesarias para minimizar y controlar los impactos ambientales negativos, en el ejercicio de sus funciones vinculadas con el desarrollo de infraestructura de vivienda as como con la regulacin del desarrollo Hace referencia al Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento en general urbano (art. 11) Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin Reglamento de la Ley - Realizar acciones dirigidas a implementar el Sistema de Gestin Ambiental Sectorial, de conformidad con las Marco del Sistema disposiciones reglamentarias correspondientes, las que tienen en cuenta aspectos relativos a los impactos Nacional de Gestin ambientales, su magnitud, ubicacin y otros elementos especficos del sector (art. 52) Ambiental; D.S. 008Promover y establecer planes de descontaminacin y recuperacin de ambientes degradados, los que deben contar 2005-PCM con la opinin tcnica de la autoridad de salud (art. 62) Establecer y aprobar programas de adecuacin y manejo ambiental para facilitar la adecuacin de una actividad econmica a obligaciones ambientales nuevas (art. 60) - Promover a travs de guas la adopcin de los sistemas de manejo de residuos slidos que mejor respondan a las Ley General de Residuos Slidos; Ley caractersticas tcnicas de cada tipo de residuo, a la localidad geogrfica en la que sean generados, la salud pblica, la seguridad del medio ambiente, la factibilidad tcnica econmica y que conduzcan al establecimiento de 27314 un sistema de manejo integral de residuos slidos (art. 21) - Sistematizar y poner a disposicin del pblico la informacin obtenida en el ejercicio de sus funciones vinculadas a la gestin de residuos slidos (art. 35) - Publicar una relacin de las sustancias y productos peligrosos, considerando los impactos negativos generados en la salud pblica y el ambiente (Cuarta Disposicin Complementaria, Transitoria y Final) - Remitir al CONAM un informe anual sobre el manejo de residuos slidos generados por las actividades comprendidas en el mbito de su competencia (art. 35) Reglamento de la Ley Regular y fiscalizar la gestin y el manejo de los residuos slidos generados por la actividad de la construccin General de Residuos (art. 7.1) Hace referencia a las entidades sectoriales Debo definir a qu rgano le asigno tales funciones

Hace referencia a las entidades con competencias ambientales. Debo definir a qu rgano le asigno tales funciones

Hace referencia al Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento

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Slidos; D.S. 0572004-PCM

Ley que regula el transporte terrestre de materiales y residuos peligrosos; Ley 28256 Decreto Legislativo 757

Emitir opinin tcnica favorable, junto con DIGESA, como un requisito para la aprobacin de proyectos de infraestructuras de transferencia, tratamiento y disposicin final de residuos de mbito de gestin municipal y de gestin no municipal que se construyan fuera de las instalaciones productivas, concesiones de extraccin o aprovechamiento de recursos naturales (art. 69) - Emitir opinin tcnica favorable, junto con DIGESA, sobre la modificacin de las caractersticas y del perodo de vida til de la infraestructura de residuos slidos contenida en el proyecto aprobado por la Municipalidad Provincial respectiva (art. 74) - Regular, fiscalizar y sancionar las actividades, procesos y operaciones en lo referente a la produccin, almacenamiento, embalaje, manipulacin, utilizacin y reutilizacin de materiales y residuos peligrosos en las actividades bajo su competencia (art. 4)

Debo definir a qu rgano le asigno tales funciones

Hace referencia en general a las entidades responsables de las actividades econmicas que generen tales residuos Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin

- Proponer al CONAM los requisitos para la elaboracin de los PAMA, as como el trmite para su aprobacin y supervisin correspondiente (art. 51)

- Emitir normas que regulan la generacin de ruidos de las actividades, equipos y maquinarias que generen ruidos en la construccin, planeamiento y edificacin ( art. 22 a), Cuarta Disposicin Final) Reglamento de Estndares - Fiscaliza el cumplimiento de las normas que regulen la generacin de ruido de las actividades que se encuentren Nacionales de bajo su competencia (art. 22) Calidad Ambiental para Ruido; D.S. 085- Aprobar otras normas tcnicas que considere necesario para cumplir con lo establecido en el reglamento de 2003-PCM estndares de calidad ambiental para ruido (Cuarta Disposicin Final)

Hace referencia a los Ministerios en general. En el caso del Ministerio de Vivienda se refiere a los ruidos generados en las actividades de Construccin, planeamiento y edificacin Debo definir a qu rgano le asigno tales funciones

Matriz 1. Funciones y reas segn el marco legal Una vez identificada la normatividad sustantiva que respalda y justifica cada una de las funciones que se asignarn en el ROF, se debe proceder a realizar la Matriz 1 diferenciando claramente las funciones generales y especificas por tipo de rgano y unidad orgnica (Ver pg. X del Manual).

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FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES rgano Oficina de Medio Ambiente? Funcin Realizar las funciones relacionadas con la gestin y el manejo de residuos slidos generados en las actividades bajo competencia del Ministerio sealadas en la Ley General de Residuos Slidos y dems normas complementarias(2) Unidad Orgnica Funcin

4 (*)

Promover la conservacin del medio ambiente y el cumplimiento de la normatividad ambiental en las actividades bajo la competencia del Ministerio (1)

Direccin Nacional de Construccin? (3)

Aprobar los estudios de impacto ambiental (EIA) y expedir certificaciones ambientales

Importante: (1) De la matriz de normas sustantivas elaborada, se pudo desprender la funcin general No. 4 relativa a la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio. Dicha funcin general podr ser complementada y/o mejorada en la medida que se vayan realizando las siguientes matrices y tengamos ms informacin con la cual trabajar. (2) Dado que varias de las normas sustantivas revisadas establecen ms de una funcin a cargo de la entidad y, a fin de no hacer del ROF un documento innecesariamente extenso, al momento de su redaccin se puede simplificar en una sola funcin varias de ellas tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. Lo importante, es que las funciones reguladas en las normas sustantivas se hayan asignado a un responsable encargado de cumplirlas. (3) Toda vez que las normas sustantivas no identifican necesariamente al rgano encargado de ejercer la funcin asignada, pues es a la entidad a la que le corresponde hacerlo, se puede determinar en esta primera matriz a cul rgano o unidad orgnica se le asignar provisionalmente las funciones identificadas en las normas sustantivas, tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se podr tener ms informacin para determinar si es el rgano idneo para cumplir o no las funciones asignadas.
(*) Se le ha asignado el nmero (4) a esta funcin general partiendo que ya se identific en relacin con otras normas sustantivas otras funciones generales.

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PASO 2 Identificar funciones y estructura orgnica segn estrategia institucional Como siguiente paso se debe proceder a identificar la estrategia institucional que ha sido definida para el logro de la finalidad y cumplimiento de las funciones del Ministerio. Para ello, se ha tomado como ejemplo su Plan Estratgico Institucional 2005 (ver pgina 26). Matriz 2. Funciones y reas segn estrategia institucional
FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES 4 rgano Oficina del Medio Ambiente (2) Funcin - Formular e impulsar la aplicacin de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente generados por actividades sectoriales - Establecer mecanismos participativos para la elaboracin de normativa ambiental. - Fomentar polticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector. Unidad Orgnica Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental Funcin - Elaborar e incentivar estudios e investigaciones as como la aplicacin de tecnologas ambientales en actividades sectoriales para la recuperacin ambiental en zonas urbanas en estado de degradacin (3)

Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar el medio ambiente (1)

Importante: (1) La funcin general se desprende del objetivo general sealado en el PEI respecto al medio ambiente. (2) A partir de los objetivos especficos y estrategias contenidos en el PEI se han formulado dos funciones asignndoselas por su contenido a la Oficina del Medio Ambiente y a una de sus unidades orgnicas. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se podr tener ms informacin para verificar si tales funciones se asignaron al rgano o unidad ms idnea. (3) Es necesario resaltar la vinculacin directa que existe entre las funciones especficas asignadas a cada rgano o unidad orgnica con las funciones generales de la entidad, siendo stas ltimas el marco o gua de las primeras. Es decir, debe haber una vinculacin o nexo entre las funciones especficas y las funciones generales tal y como se puede apreciar en la Matriz 2.

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Parte correspondiente del PEI que se tom como muestra para elaborar la Matriz 2
Objetivos Generales - Incrementar la produccin habitacional, reducir los costos de adquisicin y facilitar la adquisicin de viviendas. - Propiciar el ordenamiento territorial de la poblacin y las actividades en el mbito priorizado, as como el desarrollo integral y calidad ambiental de las ciudades que lo conforman. Medio Ambiente: - Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar la calidad del medio ambiente. Especficos Medio Ambiente: Formular e impulsar la aplicacin de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente generados por actividades sectoriales. Elaborar estudios e incentivar el desarrollo de investigaciones, la aplicacin de tecnologas ambientales en actividades sectoriales para la recuperacin ambiental en zonas urbanas en estado de degradacin.

Estrategias Medio Ambiente: - Establecer mecanismos participativos para la elaboracin de normativa ambiental. - Fomentar polticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector. - Establecer mecanismos de participacin ciudadana en la formulacin de instrumentos de evaluacin ambiental para actividades del Sector. - Establecer convenios que impulsen el desarrollo de iniciativas ambientales a travs de los propios Gobiernos Locales.

PASO 3 Identificar el estado actual de las funciones y estructura orgnica A fin de identificar las acciones que en materia ambiental viene realizando el Ministerio a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas, se debe proceder a revisar el ROF vigente as como aplicar el cuestionario a la entidad.

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Paso 3.1: Revisin del ROF vigente

Matriz 3: Funciones y reas segn el ROF vigente (*)

FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES 4 Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generacin de programas y proyectos de desarrollo del hbitat y conservacin del medio ambiente urbano (1) rgano Direccin Nacional de Vivienda (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo) Direccin Nacional de Urbanismo (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo) Direccin Nacional de Construccin (Viceministerio de Construccin y Saneamiento) Oficina del Medio Ambiente (3) Funcin Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia conforme a la legislacin vigente (2) - Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia conforme a la legislacin vigente - () Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia conforme a la legislacin vigente - Formular, proponer, evaluar y actualizar la normatividad ambiental del Sector - Llevar el registro de las entidades autorizadas para la elaboracin de Estudios de Impacto Ambiental (EIA) respecto de las actividades Unidad de Polticas, a ) Elaborar una base de datos y Estrategias y Normas estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa ambiental sectorial en coordinacin con la Oficina General de Estadstica e Informtica. b) () Unidad Orgnica Funcin

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del Sector

Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental

- Promover la investigacin a travs de programas, estudios y proyectos sectoriales para proteger y conservar el medio ambiente en el mbito nacional. b) Llevar el registro de empresas consultoras ambientales autorizadas para la elaboracin de los EIA. (...)

(*) Algunas funciones mencionadas en el ROF vigente del Ministerio han sido simplificadas en la Matriz. No se han recogido todas las funciones ambientales del referido ROF sino slo algunas a modo de ejemplo.

Importante: (1) Se ha tomado como funcin general aqulla contenida en el ROF vigente que de manera explcita hace referencia a la conservacin del medio ambiente. Dicha funcin podra complementarse en el nuevo ROF con la funcin general resultado de las matrices anteriores. (2) La funcin referida a la aprobacin de EIA contemplada en la Ley Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental y que est debidamente contenida en la Matriz 1, en el ROF vigente es asignada a cada Direccin del Ministerio, de acuerdo con la actividad que se encuentre bajo su competencia con lo cual
(3) El ROF vigente nos seala una serie de funciones ambientales a cargo de la Oficina del Medio Ambiente y de sus unidades orgnicas, las mismas que debern corroborarse en la prctica a travs de la aplicacin del cuestionario.

Paso 3.2 Aplicacin del cuestionario en la entidad Una vez que se tengan los resultados del cuestionario, se deber proceder a realizar una Matriz en la que se indique las funciones especficas que en la prctica vienen ejerciendo cada una de las reas de la entidad. (ver pgina 28) Respecto de la funcin general, que en nuestro ejemplo se refiere a la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio, aqulla deber ser identificada por el jefe de cada rea a la que se le aplique la encuesta, que en este caso sera el jefe de la Oficina de Medio Ambiente. ste ltimo podr recoger la funcin general contenida en el ROF vigente por estimar que es la que efectivamente se da. Sin embargo, en otros casos, el jefe del rea podr proponer una funcin general que a su parecer sea ms acorde con las funciones especficas que en la prctica realizan.

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Matriz 4: Funciones y reas segn la organizacin actual

FUNCIONES ESPECIFICAS FUNCIONES GENERALES 4 Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales as como supervisar y controlar el impacto ambiental de las actividades del Sector (1) rgano Oficina del Medio Ambiente Funcin - Proponen, coordinan y evalan la poltica ambiental (1) Unidad Orgnica Funcin Unidad de Gestin, Investigacin e Evalan y Impacto Ambiental aprueban a las instituciones pblicas y privadas que se dedican a la elaboracin de estudios ambientales (2)

Del cuestionario resalt, a modo de ejemplo, que: (1) El jefe de la Oficina de Medio Ambiente seal como funcin general una funcin que no est contemplada entre las funciones generales del ROF vigente. (2) En la prctica la Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental viene ejerciendo una funcin que no est contemplada en el ROF actual, pero que si tiene amparo en las normas sustantivas. Para tal efecto, se deber decidir si la misma, dada su importancia para los fines de la entidad, se formaliza incorporndola en el nuevo ROF. 3) Adems de los supuestos sealados en la Matriz, pueden surgir otros tales como: duplicidad de funciones, funciones reguladas en las normas sustantivas que no son ejercidas por ningn rgano o unidad orgnica, entre otros. De all la utilidad de realizar la Matriz 4.

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PASO 4 Elaboracin de Matrices Comparativas Matriz 5: Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Informacin A continuacin, se elabora la Matriz 5 resumen de las funciones generales identificadas en cada una de las fuentes de informacin analizadas (Matriz 1: Marco legal; Matriz 2: Estrategia Institucional; Matriz 3: ROF vigente; y, Matriz 4: Organizacin actual) (ver pgina 33en la pgina 33).

Cd. 1L 2L 3L

Marco Legal

Cd.

FUNCIONES GENERALES Estrategia Cd. Institucional

ROF vigente

Cd.

Cuestionario

4L

Promover la conservacin del medio ambiente y el cumplimiento de la normatividad ambiental en las actividades bajo la competencia del Ministerio

4E

Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar el medio ambiente

4R

Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generacin de programas y proyectos de desarrollo del hbitat y conservacin del medio ambiente urbano

4C

Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales as como supervisar y controlar el impacto ambiental de las actividades del Sector

5L Importante: Se puede apreciar que las funciones generales 4L, 4E y 4C pueden ser resumidas en una sola funcin que complementara la funcin general contenida en el ROF vigente (4R). A modo de ejemplo dicha funcin general podra ser:
Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales que promuevan la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio.

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Cd. 4A 4B

FUNCIONES GENERALES Funcin Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales que promuevan la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio. Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generacin de programas y proyectos de desarrollo del hbitat y conservacin del medio ambiente urbano

A continuacin, se ha elaborado la matriz comparativa que consolida la informacin de las matrices anteriores. El objetivo es que dicha matriz se complete debidamente para cada tipo de rgano, de modo tal de puedan resaltarse los posibles problemas tales como funciones reguladas pero no ejercidas por ningn rgano, duplicidad de funciones, entre otros (ver pgina 34) Matriz 5A. Matriz comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin

Tipo de rgano

Marco legal Cd. F.G. rgano Direccin Nacional de Construccin? Funcin Especfica Aprobar los estudios de impacto ambiental Realizar las funciones relacionadas con la gestin y el manejo de residuos slidos generados en las actividades bajo competencia del Ministerio sealadas en la Ley General de Residuos Slidos y dems normas complementarias (1) Unidad Orgnica Funcin Especfica Cd. F.G. rgano

Estrategia institucional Funcin Especfica Unidad Orgnica Funcin Especfica

DE LNEA DE LNEA

DE LNEA

Oficina de Medio Ambiente?

Oficina de Medio Ambiente?

- Formular e impulsar la aplicacin de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente

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Tipo de rgano

ROF vigente Cd. F.G. Funcin Especfica Direccin - Aprobar los Nacional de estudios de Construccin impacto (Viceministerio ambiental en el de Construccin y mbito de su Saneamiento) competencia conforme a la legislacin vigente Direccin - Aprobar los Nacional de estudios de Vivienda impacto (Viceministerio ambiental en el de Vivienda y mbito de su Urbanismo) competencia conforme a la legislacin vigente Direccin - Aprobar los Nacional de estudios de Urbanismo impacto (Viceministerio ambiental en el de Vivienda y mbito de su Urbanismo) competencia conforme a la legislacin vigente Oficina del - Formular, Medio Ambiente proponer, evaluar y actualizar la normatividad ambiental del Sector rgano Unidad Orgnica Funcin Especfica Cd. F.G. rgano

Organizacin actual Funcin Especfica Unidad Orgnica Funcin Especfica

DE LNEA

DE LNEA

DE LNEA

DE LNEA

Unidad de Polticas, Estrategias y Normas

- Elaborar una base de datos y estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa

Oficina del Medio Ambiente

- Proponen, coordinan y evalan la poltica ambiental

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- Llevar el registro de las entidades autorizadas para la elaboracin de EIA Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental DE LNEA

ambiental en coordinacin con la Oficina General de Estadstica e Informtica (2) - Promover la investigacin a travs de programas, estudios y proyectos sectoriales para proteger y conservar el medio ambiente en el mbito nacional. - (...)

Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental

Evalan y aprueban a las instituciones pblicas y privadas que se dedican a la elaboracin de estudios ambientales

Importante, la matriz comparativa va a permitir observar entre otros aspectos:

(1) Si la funcin identificada en las normas sustantivas y asignada en la Matriz 1 a la Oficina de Medio Ambiente, es recogida en las otras matrices, verificando as a quin se le asign formalmente (ROF vigente) o de lo contrario si nadie la viene ejerciendo dicha funcin. (2) Si cuando se hace referencia a algn rgano u unidad orgnica con el cual se debe coordinar, en la parte de la matriz en que se menciona a ste ltimo rgano se incluye entre sus funciones la funcin respecto de la cual se debe coordinar con l. Ojo: Se aconseja mantener a cada rgano y unidad orgnica en la misma ubicacin en cada matriz (misma fila)

rgano/ Unidad Orgnica Direccin Nacional de Construccin

Unidad de Polticas, Estrategias y Normas Oficina General de Estadstica e Informtica

FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL Funcin General Funcin Especfica Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia 4A conforme a la legislacin vigente Elaborar una base de datos y estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa ambiental en coordinacin con la Oficina General de Estadstica e 4A Informtica Coordinar con la Oficina de Medio Ambiente la elaboracin de una base de 4A datos y estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa ambiental

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Anexo 6. Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos

FUNCIONES DEL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL El rgano de Control Institucional tiene como misin, promover la correcta y transparente gestin de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, as como el logro de sus resultados, mediante la ejecucin de acciones y actividades de control, para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales. a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, as como ejercer el control externo, por encargo de la Contralora General. b) Efectuar auditoras a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, as como a la gestin de la misma, de conformidad con las pautas que seale la Contralora General. c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad, que disponga la Contralora General, as como las que sean requeridas por el Titular de la entidad. Cuando estas ltimas tengan carcter de no programadas, su realizacin ser comunicada a la Contralora General por el Jefe del OCI. d) Efectuar control preventivo sin carcter vinculante, al rgano de ms alto nivel de la entidad con el propsito de optimizar la supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinin que comprometa el ejercicio de su funcin, va el control posterior. e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contralora General, as como, al Titular de la entidad y del Sector cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia. f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisin o de incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes. g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y servidores pblicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgndole el trmite que corresponda a su mrito y documentacin sustentatoria respectiva. h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contralora General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control, comprobando su materializacin efectiva, conforme a los trminos y plazos respectivos. Dicha funcin comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de control. j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contralora General para la ejecucin de las acciones de control en el mbito de la entidad.

SON FUNCIONES DEL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE TODAS LAS ENTIDADES PBLICAS (Art. 28 Resolucin Contralora N 1142003-CG)

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k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgnicas y personal de sta. I) Formular y proponer el presupuesto anual del rgano de Control Institucional para su aprobacin correspondiente por la entidad. m) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Contralora General. n) Otras que establezca la Contralora General. o) Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas, el rgano de Control Institucional ejerce las atribuciones que le confiere el Artculo 15 de la Ley.

ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS RGANOS DE CONTROL SECTORIAL (Art. 29 Resolucin Contralora N 1142003-CG) )

a) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del mbito de su competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y metas del Sector, en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por la Contralora General. b) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del mbito de su competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y rganos desconcentrados comprendidos en el Sector. c) Coordinar, integrar y consolidar la informacin de los rganos de Control Institucional de las entidades y rganos desconcentrados comprendidos en el Sector sobre los informes de control emitidos, el cumplimiento de sus planes anuales de control, as como la informacin que deban emitir en virtud de encargos legales o por disposicin de la Contralora General. Dicha funcin se realizar siempre dentro de un contexto de colaboracin racional, evitndose la superposicin de funciones. d) Informar a la Contralora General sobre el funcionamiento y situacin operativa de los rganos de Control instituidos en los rganos desconcentrados de su Sector. a) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del mbito de su competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y metas del Gobierno Regional, en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por la Contralora General. b) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del mbito de su competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y rganos desconcentrados comprendidos en la Regin. c) Coordinar, integrar y consolidar la informacin de los rganos de Control Institucional de las entidades y rganos desconcentrados comprendidos en la Regin sobre los informes de control emitidos, el cumplimiento de sus planes anuales de control, as como la informacin que deban emitir en virtud de encargos legales o por disposicin de la Contralora General. d) Informar a la Contralora General sobre el funcionamiento y situacin operativa de los rganos de Control instituidos en los rganos desconcentrados de su Regin.

ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS RGANOS DE CONTROL REGIONAL (Art. 29 Resolucin Contralora N 1142003-CG)

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De acuerdo a lo acordado con la Secretara de Gestin Pblica, la PCM solicitar a los entes rectores de los sistemas administrativos que definan las funciones que seran responsabilidad de las entidades en los tres niveles de gobierno.

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BIBLIOGRAFA Alvarado Mairena, Jos. Administracin Gubernamental. Per. Grijley. 2004 Cabanellas de Torres, Guillermo. Diccionario Jurdico Elemental. Dcimo Sptima Edicin. Argentina. Heliasta. 2005 Diccionario de la Lengua Espaola. Vigsima Segunda Edicin. Espaa. Real Academia Espaola. 2001 Diseo de Diagramas Organizacionales. rea de Gerencia Gubernamental. Puerto Rico. 2003 El Estado como proyecto poltico, social y como organizacin. Documento N 5 Criterios Generales para el Diseo de Estructuras de la Administracin Pblica Provincial. Subsecretara de la Gestin Pblica. Argentina. 2005 Gua Conceptual. Manual de Procesos. Ministerio de Economa y Finanzas. Quito. Ecuador. 2004 Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin. Secretara de la Contralora General. Direccin General de Desarrollo Administrativo. Mxico. 2005 Flores, Pedro. Diccionario Jurdico Fundamental. Segunda Edicin. Per. Grijley. 2002 Gua de Reestructuracin de Entidades Territoriales. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Colombia Gua para la Elaboracin de Organigramas. Secretara de la Contralora General. Direccin General de Desarrollo Administrativo. Mxico. 2005 Instructivo para el Ajuste del Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Colombia. 2005 Lusthaus, Charles; Adrien, Marie-Hlene y otros autores. Evaluacin Organizacional. Marco para mejorar el desempeo. Canad. Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo. 2002 Rubio, Marcial. El Sistema Jurdico. Introduccin al Derecho. Octava Edicin. Per. Fondo Editorial Pontificia Universidad Catlica del Per. 2002

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