INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPAL AUDITORIA DE GESTION DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Del 01 de enero al 31 de marzo del 2007 Hoja de Hallazgos

Ref. P/T Hallazgo 1 INCUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE CLASIFICACIONES PRESUPUESTARIA PARA EL SECTOR PUBLICO DE GUATEMALA, DESCRIPCION POR GRUPO, SUBGRUPO Y RENGLON DE GASTO, PERSONAL POR JORNAL Y A DESTAJO Hecho por: Revisado por: COMENTARIOS P./T AUDITOR Pahola Pineda Fredy Garcia CONCLUSIONES H/H 1 FECHA 04.06.07 04.06.07 MARCAS

DESCRIPCION

CONDICION: Al 31 de marzo del 2007, existe personal que se le paga dentro del renglon 0-31 pero ejercen funciones diferentes a las contempladas dentro de la plaza que ocupan

CRITERIO: De acuerdo al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, Descripcin por Grupo, Subgrupo y Rengln de Gasto, Personal por Jornal y a Destajo, el personal 031 debe prestar sus servicios en talleres, principalmente en mantenimiento y similares, asi como la ejecucin de proyectos y obras pblicas que no requieren nombramiento por medio de acuerdo y cuyo pago se hace por medio de planilla y la celebracin del contrato que establece la ley.

CAUSA: Falta de aplicacin del Manual de Clasificacin y Definicin de los Renglones presupuestarios y Acuerdo Gubernativo No. 3612004 EFECTO: Existe personal que nominalmente se encuentra bajo el rengln 0-31, pero funcionalmente ejercen funciones tecnico administrativas, y segn el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico, el rengln 031 es Personal por Jornal y a Destajo

RECOMENDACIN: Se sugiere que se realice la reclasificacion de puestos, para evitar reparos del ente fiscalizador

Se queda firme y se incluye en el informe Se queda firme, pero por su inmaterialidad no se incluye en el informe, solo se incluye en el Resumen Gerencial.

Por haber sido desvanecido NO se incluye en el informe.

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Ref. P/T Hallazgo 2

DESCRIPCION

CONCLUSIONES MARCAS

INCUMPLIMIENTO DEL MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES CONDICION: Existe personal que fisicamente se encuentra ejerciendo funciones diferentes para las cuales fueron contratados nominalmente.

CRITERIO: De acuerdo al Manual de Clases de Puestos, constituye el principal instrumento para desarrollar las etapas tcnicas relacionadas con la administracin de los recursos humanos, cuyo objetivo principal es coadyuvar una mejor eficiencia y eficacia del personal.

CAUSA: Falta de aplicacin de la Direccin de Recursos Humanos de las Normas Legales y Administrativas establecidas en el Manual de Puestos y Funciones

EFECTO: Procedimientos dbiles en el Control Interno y en el Manual de Procesos Administrativos - Contables

RECOMENDACIN: Se deben realizar los cambios respectivos dentro de la nmina funcional para evitar confusiones en el momento de realizar posteriores auditoras y evitar reparos correspondientes, por la falta del cumplimiento de los Manuales de Procesos ya establecidos dentro de INFOM.

Se queda firme y se incluye en el informe Se queda firme, pero por su inmaterialidad no se incluye en el informe, solo se incluye en el Resumen Gerencial. Por haber sido desvanecido NO se incluye en el informe.

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Ref. P/T Hallazgo 3

DESCRIPCION

FALTA DE CONTROL SOBRE EL PERSONAL CONTRATADO DENTRO DEL RENGLON 0-31 CONDICION: Al 31 de marzo de 2007, se detect que no existe un control interno dentro de las Oficinas Regionales del personal contratado en rengln 031 y por ende la Direccion de Recursos Humanos no tiene una base de datos actualizada del personal que se encuentra activo dentro de dicho rengln

CRITERIO: Debe incluirse dentro del Manual de Procesos Administrativos de INFOM una nueva forma de control interno sobre el personal por Jornal y a Destajo

CAUSA: No existe establecido dentro del Manual de Procesos, establecido por INFOM ninguna clase de control interno para el personal 0-31

EFECTO: Alto Riesgo a que ocurran irregularidades RECOMENDACIN: Se sugiere que se realice un control interno del personal por parte de la persona encargada y designada para esta funcion; asimismo la Direccion de Recusos Humanos debe realizar una actualizacin de datos mensualmente, debido a que es personal obrero de alta rotacin

Se queda firme y se incluye en el informe Se queda firme, pero por su inmaterialidad no se incluye en el informe, solo se incluye en el Resumen Gerencial. Por haber sido desvanecido NO se incluye en el informe.

H/H 3 FECHA 04.06.07 04.06.07 MARCAS

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Ref. P/T Hallazgo 4

DESCRIPCION

FALTA DE CONTROL EN EL PAGO DE PERSONAL 0-31 CONDICION: Se determin que en la planilla de salarios del mes de marzo 2007 de la Region VII, Nor - Occidente Huehuetenango, se encuentra firmada en 8 casillas, por una sola persona, debiendo haber firmado cada empleado o en caso de no saber firmar colocar su huella digital; en el momento de la recepcin del pago correspondiente a sus servicios, esto como cumplimiento al Manual de Procesos establecido.

CRITERIO: Falta de procedimientos de Control Interno Financieros para el pago de personal por Jornal y a Destajo, por lo que debe aplicarse un nuevo procedimiento para que el pago tenga la documentacin de soporte respectiva en la cual se pueda comprobar que el empleado haya recibido el pago correspondiente por sus servicios.

CAUSA: Deficiencias de control interno dentro de las Oficinas Regionales de INFOM

EFECTO: La deficiencia anterior ha causado menoscabo para los recursos del patrimonio de INFOM y que una misma persona pueda cobrar varios cheques

RECOMENDACIN: Se debe determinar el nico soporte dentro de las planillas de pago para el personal 0-31, es la firma para la recepcin de cheques, por lo que se recomienda que se realice un soporte (VOUCHER) para que el empleado firme en el momento de la recepcin del pago por sus servicios y esto se deber incluir dentro del Manual de Procesos de INFOM

Se queda firme y se incluye en el informe Se queda firme, pero por su inmaterialidad no se incluye

en el informe, solo se incluye en el Resumen Gerencial. Por haber sido desvanecido NO se incluye en el informe.

H/H 4 FECHA 04.06.07 04.06.07 MARCAS

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Ref. P/T Hallazgo 5

DESCRIPCION

FALTA DE PROCESO DE INDUCCION A PERSONAL DE RECIENTE INGRESO CONDICION: En el Plan de Apoyo Bsico se contempla la capacitacin a personal de INFOM, sin embargo se determin que la induccin al personal de reciente ingreso, es dbil. CRITERIO: Planificar el proceso de induccin al personal de nuevo ingreso de manera que ninguno se quede sin recibir su respectivo adiestramiento. CAUSA: Falta de Politicas consistentes de Induccion al Personal de nuevo ingreso, provocan un lento desempeo de las labores asignadas. EFECTO: Al no haber un proceso de induccin, al personal de nuevo ingreso se le dificulta tener un conocimiento bsico de las funciones de la Institucin RECOMENDACIN: El personal de nuevo ingreso debe obtener un mejor conocimiento general de la Institucin a traves de un adecuado proceso induccin

Se queda firme y se incluye en el informe Se queda firme, pero por su inmaterialidad no se incluye en el informe, solo se incluye en el Resumen Gerencial. Por haber sido desvanecido NO se incluye en el informe.

H/H 5 FECHA 04.06.07 04.06.07 MARCAS