Universidad de Carabobo Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales Escuela de Administracin Comercial y Contadura Pblica Campus Brbula - Estado Carabobo

PROPUESTA PARA AUTOMATIZAR A BAJO COSTO LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PARA MEJORAR EL CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS DE LA EMPRESA PROMOTORA BEMPECU S.A., EN VILLA DE CURA, EDO. ARAGUA

Autora: Ismar Maldonado C.I. 17.388.355

Brbula, Junio 2011

CAPITULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el entorno actual, cada vez ms competitivo y con menores mrgenes, las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga ms competitivas. En el escenario de nuestro pas, las medianas y pequeas empresas, han ganado poco a poco un espacio notable en la economa, contrastando con las grandes corporaciones, sin embargo, necesitan de informacin precisa y sencilla para gerenciar su desarrollo; adems, en un mundo cada vez mas controlado por la tecnologa de la informacin, es necesario que toda empresa por pequeo que sea su capital, tenga en cuenta que al automatizar sus funciones, esta caminando un paso adelante.

La gran mayora de los pequeos empresarios no poseen el conocimiento o el asesoramiento necesario para realizar sus operaciones administrativas y contables de una manera eficiente, y en muchas ocasiones no cuentan con los recursos para tener personal capacitado o para adquirir un sistema operativo para el registro de dichas operaciones, tomando en cuenta que un buen manejo es necesario para que la empresa

logre mantener el control de sus transacciones, as como tambin conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.

En este caso particular, donde hablamos de una pequea empresa familiar, es preciso que se controlen los ingresos y egresos de una manera confiable para as obtener los resultados esperados en utilidades y de igual manera evitar conflictos entre los accionistas de la empresa. En una entidad cuya actividad principal es el arrendamiento de inmuebles comerciales, la meta principal es obtener un ingreso que no solo permita cubrir los gastos que puedan generarse por concepto de mantenimiento de las instalaciones, sino que tambin este ingreso genere la utilidad esperada por los accionistas, bien sea para su uso particular o bien para futuras inversiones en infraestructura que permitan el crecimiento del patrimonio. Esto se logra con un constante control del flujo del efectivo, y el registro oportuno de ingresos y egresos debidamente respaldados, segn Santillana Gonzlez (2001: 6) expresa que es en este punto donde entra en juego la informacin administrativa para complementar a la informacin financiera

En la empresa Promotora Benpecu S.A., las operaciones administrativas se realizan si se quiere de una forma bastante rudimentaria, adems de llevar registros contables en los libros legales,

asienta los movimientos en libros auxiliares de ingresos y egresos; prctica que es totalmente valida como destacan Leguis Informacin & Soluciones (2005):

Todo comerciante debe llevar los otros libros que crea convenientes para el mejor desenvolvimiento de su giro social y que, por ello, reciben el nombre de libros auxiliares. Entre los libros auxiliares encontramos el Libro de Caja, en el cual se asientan da a da, todas las entradas y salidas de dinero, que tengan relacin con su negocio; el Libro de Bancos, el de Cuentas por Cobrar, el de Asambleas de Accionistas, el de la Junta Directiva, el de las Acciones, etc.(p. 204)

La empresa registra los depsitos bancarios por arrendamientos, estos se contabilizan en un libro denominado Libro de Ingresos, y los gastos por concepto de mantenimiento de reas comunes, servicios bsicos, prestamos a socios, entre otros, se contabilizan en otro libro denominado Libro de Egresos; un tercer libro denominado Libro de Cuentas por Cobrar, registra los cobros realizados a los inquilinos, permitiendo verificar las mensualidades pendientes de cobro cada mes.

El registro de estas operaciones se hace de forma manual. Visto de esta manera, la empresa esta operando correctamente, entonces surge una interrogante: Por qu en numerosas oportunidades no se registran las

operaciones de manera oportuna y existe una cantidad considerable de errores en la justificacin de ingresos y egresos?

OBJETIVO GENERAL

Proponer la automatizacin a bajo costo de las operaciones administrativas y contables para mejorar el control de ingresos y egresos de la empresa Promotora Benpecu S.A., en Villa de Cura, Edo. Aragua.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Cuantificar el tiempo empleado para el registro de las operaciones

administrativas.

Diagnosticar la repercusin que tienen los errores cometidos por la

administracin al momento de realizar los registros contables.

Separar las funciones de autorizacin, ejecucin, custodia y

registro de caja y bancos.

Implantar un sistema de control automatizado de bajo costo y uso

sencillo para registrar las operaciones administrativas de la empresa.

Reducir el tiempo empleado para el registro de las operaciones

administrativas.

Mejorar los controles de ingresos, egresos y cuentas por cobrar de

la empresa.

JUSTIFICACION DEL PROBLEMA

Las pequeas y medianas empresas, poseen por lo general un pequeo capital, las funciones administrativas en la mayora de los casos son ejercidas por sus socios, quienes posiblemente no tienen el conocimiento ni las herramientas para gerenciar con eficiencia. En el caso de una empresa en la cual su principal actividad es la comercial, debe tener en cuenta que la rentabilidad es su principal objetivo, siendo as, las posibilidades de crecimiento mucho mayores.

La contabilidad tiene como finalidad proporcionar informacin cuantitativa, de carcter financiero, la cual es representada por datos que reflejan la situacin financiera de una empresa en un periodo determinado. Para que se cumpla a cabalidad la funcin del departamento de contabilidad es necesario que la informacin que provee la administracin de la empresa sea confiable, oportuna y clara para poder preparar unos estados financieros que contengan informacin exacta y precisa de la situacin de la entidad o bien permitir el pago de las obligaciones fiscales dentro del periodo establecido en cada caso

El propsito de esta investigacin es ofrecer la posibilidad a las pequeas empresas que no poseen la suficiente liquidez, una forma de llevar a cabo sus operaciones de una manera sencilla, a bajo costo, en forma automatizada; implantando un sistema de fcil manejo que opere bajo los principios administrativos y contables establecidos, que pueda

alimentarse mediante los datos suministrados por la persona encargada de registrar las operaciones y que con una sola insercin, se generen los comprobantes bien sea de ingresos y egresos, retenciones, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc. los cuales puedan quedar respaldados y ser impresos nicamente cuando sea necesario, reduciendo ademas costos en material de oficina.

Si las actividades de la empresa Promotora Benpecu S.A., se organizan en un sistema automatizado, utilizando las herramientas que hoy nos brinda la tecnologa de la informacin, es posible no solo reducir gastos de administracin, sino ejercer un mejor control sobre los movimientos de efectivo que se generan, y ello se traduce, dadas las circunstancias favorables del mercado, en la tan deseada utilidad.

Se considera que este trabajo puede servir de base para otras investigaciones y como fuente de conocimientos no solo para estudiantes de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales, sino tambin para los de otras facultades. El beneficio esperado es contribuir de alguna manera a la eficiencia de los procesos de la organizacin en estudio la adquisicin de nuevo conocimiento y lograr cumplir las expectativas planteadas.

BIBLIOGRAFIA

Santillana Gonzlez, Juan Ramn (2001) ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO. FUNCION DE CONTRALORIA. Editorial ECAFSA/Thomson Learning. Mxico

Perdomo Moreno, Abraham (2000) FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO. Editorial Thomson. Mxico

Leguis Informacin & Soluciones (2005) GUIA PRACTICA PARA GERENCIAR LA PEQUEA Y MEDIANA EMPRESA PYME. Leguis Editores. Caracas