Modelo de Anlise SWOT de Riscos utilizando Mapas Mentais

Artigo cedido na parceria com o site: Peter Berndt de Souza Mello, PMP diretor da X25 Informtica, empresa de consultoria e treinamentos em Braslia. Tem experincia internacional na conduo de projetos on-site e com equipes virtuais e na definio de processos de gesto e engenharia, com modelos baseados no PMBO, ISO, CMM, e RUP. Ele o autor do InteliFrame, inicialmente criado para apoiar a leitura dos processos do PMBOK 2000 conforme desenho criado por Ricardo Vargas. Em decorrencia de parcerias firmadas com alguns outros desenvolvedores, hoje o aplicativo j utilizado na definio e publicao de diferentes modelos de processos ou metodologias, alm de interagir com o InteliMap, MinuteMan e Mirax Project.

Em muitos casos, simplicidade a alma do negcio. Por esta razo, tenho que confessar que estou viciado no uso de Mapas Mentais e a cada instante consigo produzir mais e mais em uma reunio com o cliente, com minhas equipes de projetos ou com meus alunos atravs do uso desta ferramenta. Para montar uma Anlise SWOT de Riscos (Identificao de pontos fortes, pontos fracos, ameaas e oportunidades), normalmente usamos uma simples planilha dividida em quatro grande reas:

(S) Strengths (Pontos Fortes, de origem interna) (W) Weaknesses (Pontos Fracos, de origem interna) (O) Opportunities (Oportunidades externas) (T) Threats (Ameaas externas)

A anlise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos perguntas similares a:
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Pontos Fortes:

O que voc (empresa/equipe/pessoa) faz bem? Que recursos especiais voc possui e pode aproveitar? O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que voc faz bem?

Pontos Fracos:

No que voc pode melhorar? Onde voc tem menos recursos que os outros? O que outros acham que so suas fraquezas?

Ameaas:

Que ameaas (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar ? O que seu concorrente anda fazendo?

Oportunidades:

Quais so as oportunidades externas que voc pode identificar? Que tendncias e "modas" voc pode aproveitar em seu favor?

Modelo Bsico em um Mapa Mental Embora uma planilha dividida em quatro reas possa ser suficiente, o uso dos mapas mentais permite se criar elementos identificados em qualquer rea da anlise que so progressivamente detalhados como em uma estrutura analtica de projetos. Para cada elemento, podemos rapidamente atribuir responsveis, prazos, metas, solues e links para documentos relacionados. Desta forma, os mapas mentais nos permitem comear com a simplicidade que precisamos para colocar as pessoas "participando do trabalho" e no instante seguinte j nos permitem evoluir para um detalhamento mais sofisticado de nossa anlise.

Exerccio prtico Em um exerccio rpido com alguns alunos dos cursos de Gerenciamento Prtico de Projetos, ns fizemos uma anlise SWOT para dois casos: A adoo do PMBOK em uma empresa e uma outra sobre o uso de Mapas Mentais em uma organizao. Para abrir os mapas abaixo necessria a instalao do InteliMap. Embora o Intelimap em seu modo "free" no permita exportar os mapas para outras ferramentas, ele j suficiente para conduzir reunies com equipes de trabalho para a criao de anlises SWOT.

Modelo/Mapa Modelo bsico para Swot

Descritivo Uso de mapas para registrar pontos fracos, fortes, ameaas e oportunidades Exemplo rpido com algumas consideraes sobre o uso do PMBOK em uma empresa
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SWOT_PMBOK

Exemplo rpido com algumas SWOT_Mapas_Mentais consideraes sobre a adoo de mapas mentais em uma empresa Software necessrio para se abrir os mapas mentais.

Software: InteliMap

Exemplo:

Observaes Para os dois exemplos descritos acima, ns nos permitimos a apontar apenas os primeiros pontos de nossa reunio e no foram gastos mais do que 15 minutos para o levantamento em ambos os mapas. Estas anotaes inicias servem como "incio de uma conversa" para uma anlise efetiva e o clima de "informalidade" e "simplicidade" colocado na reunio tem como objetivo aproximar o gerente de um projeto, por exemplo, de sua equipe ou do seu cliente.

Feito este levantamento inicial, o responsvel pela anlise SWOT tem que efetivamente expandir os tpicos levantados e validar premissas usadas pelos "entrevistados". importante perceber que cada sentena uma hiptese dada por um entrevistado e podemos adot-la como premissa em um projeto ou aceit-la como "verdade absoluta". Premissa aquilo que "se considera verdadeiro em um momento". Ns temos a premissa de que "Adotar o PMBOK em uma organizao oferece ganhos de produtividade". Ns no temos a garantia de que isso verdadeiro, mas consideramos como se fosse. Dependendo da criticidade do assunto tratado, cada premissa precisa ser colocada em uma lista de riscos e precisamos completar nossa anlise levando em considerao o impacto para nossa deciso se aquela premissa se mostrar falsa. "Verdade absoluta" o meu sonho de consumo: So aquelas informaes que recebemos cuja veracidade inquestionvel. No entanto, em vrias situaes o que transformamos em "verdades absolutas" so apenas aquelas "premissas" que resolvemos ignorar o risco de serem falsas. RESULTADO PRTICO Se o que colecionamos em nossa anlise SWOT um conjunto de premissas e esta coleta foi apenas superficial, de que serve ento este material? A Anlise SWOT deve nos auxiliar na tomada de decises. claro que quanto mais informao eu tiver sobre cada item identificado, melhor minha chance de tomar a deciso certa. No entanto, mesmo com informaes parciais, em apenas 15 minutos com vrias pessoas em uma mesma sala ns j fomos capazes de coletar pontos importantes para verificarmos se vale - ou no - fazer um trabalho para se adotar o PMBOK em novos projetos.

No exemplo acima, um diretor que no tenha acesso a uma rpida anlise SWOT pode simplesmente levar em considerao que o sucesso da adoo do PMBOK depende do treinamento interno e que o benefcio imediato em termos de ganho de produtividade. Aps uma leitura rpida do documento acima, no entanto, surgem novos pontos a serem valorizados antes de uma tomada de deciso:

Quanto custa para a empresa contratar consultores mesmo aps a realizao Qual a economia que posso propiciar ao meu ambiente de trabalho aps

de treinamentos internos?

nivelar conceitos entre meus profissionais e conseguir absorver do mercado modelos e ferramentas pr-avaliadas?

...

Neste caso, o mapa mental pode ser expandido em novos tpicos e com isso facilitar o entendimento dos resultados esperados caso uma empresa venha efetivamente adotar o PMBOK como padro em novos projetos.

Resumo Uma anlise SWOT pode trazer organizao que a utiliza um conjunto de informaes importantes para a tomada de decises.

Quando realizada atravs de Mapas Mentais, temos condies de conduzir reunies rpidas com clientes e membros da equipe para o levantamento de pontos que iro nos ajudar em uma anlise mais completa. Para completar, os Mapas Mentais nos permitem rapidamente ampliar a viso que temos dos pontos registrados durante a reunio, de forma a identificarmos seus componentes mais importantes (como em uma estrutura analtica de projetos) e at mesmo trabalhar em uma rpida diviso de tarefas entre os participantes de uma reunio para uma efetiva tomada de deciso. Fonte: InfoX2