Trabajo Especial de Grado

Universidad Valle del Momboy Vice-Facultad de Ingeniera Escuela de Computacin Valera Edo.
Trujillo
Sistema de Informacin Gerencial para el estudio de marketing y ventas del Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A.
Autor: Briceo A. Miguel R. Tutor: Prof. Betzabeth Len
Valera, Octubre 2006
Sistema de Informacin Gerencial para el estudio de marketing y ventas del Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A.
Tesis de grado para optar por el titulo de Ingeniero de Computacin.
Dedicatoria
Hoy al culminar una de mis grandes metas dedico este triunfo a todos aquellos que me apoyaron.
A Dios todo poderoso, por iluminarme y guiarme a lo largo de mi carrera. A San Marcos de Len por escuchar mis oraciones.
A mis padres, Trina y Ricardo, quienes me dieron la vida y todo lo que soy, gracias a su esfuerzo amor, educacin y confianza, he logrado alcanzar esta meta. Ellos son motivo de inspiracin y lo mejor que me ha dado la vida.
A mis hermanos, Ricardo M., Maria y Janeth, Ricardo R, Daniel, Andrea y Selmary, quienes me han acompaado a lo largo de toda mi vida, gracias a sus consejos y apoyo en los momentos difciles es que estoy aqu hoy en da.
A mi compaera e inseparable novia Maria Alejandra, quien me ha ayudado a convertirme en una mejor persona y siempre ha estado ah cuando la he necesitado, gracias mi vida te amo.
A mi abuela Maura,
que con rezos y bendiciones me dieron la
seguridad y esperanza para alcanzar este triunfo.
A mis sobrinos, M. Joaquina, Ricardo A. y Fabiana, para que mi esfuerzo les sirva de ejemplo y continen el camino del estudio y el esfuerzo.
Mi triunfo es de ustedes
Agradecimiento
A Dios todo poderoso, por iluminarme y guiarme a lo largo de mi carrera. A San Marcos de Len por escuchar mis oraciones. Al Dr. Jos Gregorio Hernndez por alentarme durante mis estudios.
A la Universidad Valle del Momboy, gracias a su formacin y capacitacin he logrado culminar uno de mis grandes anhelos, como es recibir el titulo de Ingeniero de Computacin.
A todos mis compaeros por los buenos momentos vividos a lo largo de nuestra vida estudiantil.
A m querida profesora y tutora BETZABETH LEN que muy amablemente me apoy y ayud a lo largo de mi carrera y en la realizacin de esta investigacin, gracias por su paciencia y comprensin.
Al Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo, por permitirme desarrollar esta investigacin utilizando sus instalaciones, equipos y personal, y en especial al Jefe de Sistemas Deibenson Gonzlez quien me asesoro en todo momento en el desarrollo del el sistema.
Y a todas aquellas personas que de alguna forma u otra me ayudaron a lo largo de mi carrera.
Mil Gracias
Universidad Valle del Momboy Vice-Facultad de Ingeniera Escuela de Computacin Valera Edo. Trujillo
Sistema de Informacin Gerencial para el estudio de marketing y ventas del Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A. Autor: Briceo A. Miguel R. Tutor: Prof. Betzabeth Len Valera, Octubre 2006
Resumen La presente investigacin tiene como finalidad el desarrollo de un sistema de informacin gerencial integrado con el sistema administrativo (MixQ) del Central Cafetero Flor De Patria Geronimo Briceo y sus Depsitos de Ventas, esto con el objetivo de automatizar el proceso de generacin de informes de ventas y estudios de mercado que actualmente se hace manual en hojas de clculo. Esta informacin es de vital importancia para la empresa porque a travs de ella se reflejan sobre diversos elementos que contribuyen a tomar mejores decisiones, por ejemplo: los mejores clientes, la evaluacin de los vendedores, la cobertura de ventas que pudo obtener el depsito en determinado perodo, los clientes que no se les ha vendido, la tendencia de venta de los productos, la existencia que se debe tener para satisfacer la venta, el histrico de las ventas de todos sus productos. El desarrollo de esta investigacin est basada en la metodologa Sistemas de Informacin Gerencial de James OBrien (2001), la cual tiene como fases fundamentales: la investigacin, anlisis, diseo, implementacin y mantenimiento de los Sistemas de Informacin. El lenguaje de programacin a utilizar para el desarrollo del sistema propuesto es Microsoft Visual Basic 6.0 y manejador de base de datos SQL Server 2000, esta es la misma tecnologa utilizada por el sistema MixQ , lo cual hace mas factible la integracin de los sistemas.
Introduccin
Toda organizacin y empresa sabe que en la actualidad existe en un mundo muy competitivo por lo cual se hace imperativo el uso de la informacin al instante para poder realizar acciones en beneficio propio. La ciencia encargada del manejo de la informacin automatizada es la informtica, a travs de la cual se pueden optimizar y mejorar sistemas existentes que son engorrosos y no permiten un acceso inmediato a la informacin. A lo largo del siglo XX se han desarrollado herramientas tecnolgicas para afrontar proyectos de automatizacin de procesos, solamente queda por parte de los interesados determinar las necesidades y estrategias a seguir para satisfacer las mismas.
Hoy en da la automatizacin de los sistemas se hace necesaria debido a la gran cantidad de informacin que deben manejar las organizaciones y empresas para poder tener un funcionamiento ptimo y acorde con sus objetivos estratgicos. En este sentido, los sistemas de informacin actuales estn enfocados en brindar accesos rpido y seguro a la informacin, de esta manera la toma de decisiones se puede hacer en base a informacin detallada y actualizada en el momento que se requiera. La presente investigacin esta enmarcada en el rea de los Sistemas de Informacin Gerencial, la cual busca la automatizacin de procesos y la generacin de informacin actualizada en el menor tiempo posible. Esta informacin es de vital importancia para la toma de decisiones en el Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A porque en ella se refleja los anlisis de ventas de productos as como el desempeo de cada uno de sus depsitos de ventas.
El Central Cafetero Flor de Patria es una empresa que tiene como pilares fundamentales la venta y comercializacin de sus productos, en su visin destacan lo siguiente: ser la primera industria torrefactora lder en el mundo en ofrecer el mas competitivo producto caf elaborado, aunado al mas completo y eficiente conjunto de servicios y complementos, en la red de distribucin mas amplia y productiva. Para llegar a esa apreciada meta se deben realizar acciones acertadas, la gran mayora de las decisiones estn enfocadas a mejorar los pilares antes nombrados, en este sentido el desarrollo del proyecto que se presenta a continuacin tiene mucha relevancia ya que el mismo esta enfocado a optimizar procesos que ayudan la toma de decisiones acordes con los intereses de esta empresa. El sistema que se propone a lo largo de esta investigacin tiene como finalidad optimizar el tiempo de respuesta en la realizacin de informes de ventas mensuales y estudios de mercado, as como la generacin de un banco de datos inherente a estos informes que son necesarios para la toma de decisiones gerenciales que son de vital importancia para esta empresa. Cada una de las actividades y acciones realizadas en este proyecto se podrn observar a lo largo del desarrollo de cada una de sus etapas como se puede apreciar a continuacin: capitulo I (planteamiento del problema, objetivos, delimitacin, justificacin), capitulo II (antecedentes, marco terico, glosario de trminos), capitulo III (marco metodolgico), capitulo IV (desarrollo de la metodologa), capitulo V (conclusiones y recomendaciones).
ndice
DEDICATORIA AGRADECIMIENTO INTRODUCCION CAPITULO I Pg.
Planteamiento del problema.1 Objetivos .3 Justificacin 4 Delimitacin 5
CAPITULO II (Marco terico) Antecedentes..6 Sistemas de informacin . 8 Elementos de los Sistemas de informacin...9 Tipos de sistemas de informacin ..10 Sistemas de informacin gerencial .11 Producto ..12 La satisfaccin del cliente 13 Mercados ....13 Investigacin de mercados ..14 Marketing o Mercadotecnia..15 Central Cafetero Flor de Patria ...16 MixQ 21 Glosario de trminos 21
CAPITULO III (Metodologa) Tipo de investigacin ...23 Metodologa ...23 Ciclo de desarrollo de los sistemas ...23 Inicio de proceso de desarrollo de sistemas.27 Estudios de factibilidad 27 Anlisis costo/beneficios .28 Anlisis de los sistemas ...31 Diseo de los sistemas ....35 Implementacin de los sistemas 38 Mantenimiento de los sistemas40
CAPITULO IV (Aplicacin de la metodologa) Estudio de factibilidad42 Anlisis organizacional .44 Anlisis de sistema actual 44 Anlisis de requerimientos funcionales ..45 Diseo de interfaz de usuario . 46 Diseo de datos .68 Diseo de procesos ...87 Especificaciones del sistema propuesto ..121 Realizacin de pruebas ..121 Implementacin del sistema propuesto 122 Mantenimiento del sistema propuesto .123
CAPITULO V (Conclusiones y Recomendaciones) Conclusiones ...124 Recomendaciones ..125
BIBLIOGRAFIA126
ANEXOS Manual SISVENT 1.0..127 Manual de cada Modulo del sistema ..149
CAPITULO I
Planteamiento del problema
El Central Cafetero Flor de Patria cuenta con sistemas de informacin administrativos que se encargan de efectuar procesos operativos, como la facturacin, contabilidad, inventario, nmina, control de acceso y asistencia de los trabajadores, entre otros; pero no cuentan con un sistema que los apoye en la toma de decisiones para poder conocer realmente como pueden mejorar en el marketing de sus productos. Gracias a la tecnologa disponible es posible desarrollar sistemas de informacin a la medida, de esta manera se pueden satisfacer necesidades como la carencia de sistemas para la toma de decisiones en el rea de marketing para la empresa antes nombrada.
El sistema de informacin a desarrollar debe ser del tipo gerencial porque se adapta a las necesidades existentes ya que el mismo
proporciona informacin tanto para las necesidades de las operaciones como de la administracin y gerencia de una organizacin, adems de ser una herramienta importante para la toma de decisiones. Estos sistemas son brindan un avance considerable en el rea de la informacin porque ahorra costos para procesarla y resguardarla.
Por la rpida evolucin de los mercados, que exigen el anlisis permanente de los mismos, para identificar y evaluar las oportunidades, es preciso establecer y utilizar un sistema de informacin de marketing ms confiable. El marketing y la investigacin de mercado utilizan tcnicas para la comercializacin y distribucin de un producto entre los diferentes consumidores. Estas tcnicas son esenciales para satisfacer a los clientes,
conocer sus necesidades, localizacin, hbitos de compra, entre otros. A travs de estos estudios es posible llegar a conclusiones objetivas que sirven para la toma de decisiones comerciales o administrativas a que haya lugar para buscar mejorar de alguna u otra forma el proceso de comercializacin.
En la actualidad estos estudios son realizados por los Jefes Comerciales de los Depsitos de Ventas del Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A, los cuales mensualmente reflejan su informacin en hojas de clculo que llevan manualmente, extrayendo los datos de la facturacin del sistema administrativo MixQ (el cual no cuenta con informacin sobre marketing) de la empresa para obtener informacin sobre diversos elementos que contribuyen a tomar mejores decisiones. Algunos de estos elementos son: los mejores clientes, la evaluacin de los vendedores, la cobertura de ventas que pudo obtener el depsito en determinado perodo, los clientes que no se les ha vendido, la tendencia de venta de los productos, la existencia que se debe tener para satisfacer la venta, el histrico de las ventas de todos sus productos, entre otros.
Debido a que esta informacin es efectuada manualmente, todo esto toma tiempo para realizarlo, tiempo valioso que se podra emplear en otra actividad, adems origina retrazo en la toma de decisiones, debido a que no se puede obtener la informacin oportuna en el momento que se desee, razn por la cual se hace necesario desarrollar un sistema que pueda llevar a cabo estos procesos de una manera automtica, rpida y eficiente. Este sistema debe alimentarse de datos almacenados en el sistema administrativo de la empresa para que no exista la necesidad de cargar nuevamente los datos en sistema propuesto lo cual disminuir en gran medida el tiempo de realizacin de los informes de ventas. Adems, se debe poder acceder sin dificultades de ningn tipo y cuando sea necesario, tambin debe
proporcionar un banco de datos confiable que se pueda consultar en cualquier momento.
Objetivo General
Desarrollar un Sistema de Informacin Gerencial para el estudio de marketing y ventas del Central Cafetero Flor de Patria C.A. Geronimo Briceo
Objetivos Especficos
Investigar la
informacin inherente a los estudios de mercado e
informes de los depsitos de ventas. Analizar los requerimientos para el diseo del sistema propuesto. Disear el sistema de informacin gerencial para el estudio de marketing y ventas del Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A. Realizar pruebas para la deteccin y correccin de posibles errores. Implementar el sistema de informacin gerencial para el estudio de marketing y ventas del Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A.
Justificacin
El desarrollo de este proyecto se fundamenta en el rea de los sistemas de informacin gerencial los cuales brindan una base de informacin importante para realizar la toma de decisiones administrativas a que halla lugar en una empresa.
Todo proyecto completo debe ser desarrollado bajo una metodologa que permita tomar en cuenta todos los aspectos que conlleva el desarrollo de una investigacin. La metodologa a utilizar ser la de solucin de problemas empresariales con sistemas de informacin de James O`Brien (2001), esta metodologa es la ms idnea para este proyecto porque se adapta perfectamente a las necesidades existentes como es desarrollar un sistema para la toma de decisiones.
Este proyecto se basa en la premisa de la automatizacin de un proceso como es la obtencin de informacin acerca del desempeo que puedan tener los depsitos de ventas Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A, as como informacin acerca del comportamiento del mercado en el cual se desempea esta empresa lo cual es de vital
importancia a la hora de tomar decisiones comerciales o administrativas. Desarrollando este sistema se puede obtener informacin exacta y precisa en cuestin de minutos al contrario de lo que se esta haciendo actualmente que se puede tardar horas y hasta das.
Se podr contar con un banco de datos estable que almacene toda la informacin referente a estos estudios de mercado e informes de ventas. Adems, este sistema estar en lnea con el sistema Administrativo MixQ, lo
cual es una gran ventaja porque se podr contar con datos actualizados en todo momento.
Este sistema ser una herramienta para la toma de decisiones gerenciales y administrativas.
Para el desarrollo de este sistema se utilizar el lenguaje de programacin Microsoft Visual Basic 6.0 con manejador de Base de Datos Microsoft SQL Server 2000 y manejador de informes Seagate Crystal
Reports, que es la misma plataforma que utiliza el sistema administrativo (MixQ) de la empresa, el cual es bastante estable y confiable.
Hoy en da se puede afirmar que quien realiza acciones a favor del desarrollo y crecimiento de su empresa o negocio, es aquel que tiene la informacin a la mano en el momento preciso sin tener que esperar largos periodos de tiempo (horas o das) para obtenerla.
Delimitacin
Este sistema ser desarrollado para ser utilizado en los Depsitos de Ventas del Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A ubicados en los Estados Lara, Zulia y Trujillo, este ltimo ubicado en las instalaciones de la planta de la empresa el municipio Pampan , calle principal de Flor de Patria. Tambin ser utilizado por el departamento de Ventas Nacionales ubicado en Dicha Planta.
El tiempo estimado para desarrollar este sistema es de cuatro (04) meses aproximadamente.
CAPITULO II
Antecedentes Los antecedentes que se mencionan a continuacin han brindado aportes al desarrollo de esta investigacin en cuanto a la metodologa utilizada, formato de reportes del sistema y mtodos de integracin entre sistemas. Briceo M. (2005) realiz un proyecto titulado: Anlisis y diseo de un sistema para el control de colocaciones de los empleados de la empresa Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A (SIACOC): Este
sistema permite hacer el clculo automtico del pago de intereses mensuales correspondiente a cada una de las personas que tengan cuenta de Colocaciones. Proporciona una optimizacin considerable del tiempo que tarda realizar todos los clculos mensuales manualmente, los cuales pueden llevar hasta 2 das y con este sistema en 5 minutos se hacen los mismos clculos, adems tiene integrado la emisin de reportes detallados para la verificacin de los datos. Tambin es capaz de ingresar al sistema administrativo de la empresa (MixQ) las notas de debito (por concepto de pago de inters mensual de colocaciones) correspondientes a todas las cuentas de colocaciones existentes. Este sistema fue desarrollado bajo la supervisin del T.S.U Deibenson Gonzlez (jefe de sistemas de la empresa), utilizando el lenguaje de programacin Visual Basic 6.0 y manejador de Base de Datos Microsoft SQL Server 2000. El sistema SIACOC est integrado con el sistema administrativo MixQ ya que utilizan la misma base de datos y el mismo ODBC (origen de datos). Esta experiencia fue tomada como punto de referencia para en el anlisis de integracin del sistema de ventas propuesto con el sistema MixQ ya que el
mismo tambin necesita alimentarse de datos almacenados en la base de datos del sistema MixQ.
Duarte R. (2005), realiz una investigacin titulada: Sistema de informacin gerencial epidemiolgico del Estado Trujillo, teniendo como objetivo fundamental el desarrollo de un sistema de informacin gerencial para la direccin estatal de epidemiologa del Ministerio de Salud y Desarrollo Social-Trujillo, automatizando procesos que se realizaban anteriormente en hojas de calculo y archivos, utilizando una investigacin de tipo aplicativa con mira a la toma de decisiones en el sector salud, usando la metodologa de James OBrien (2001) con un diseo de campo experimental desarrollando un software en paquetes de programacin utilizando la tecnologa brindada por el lenguaje de programacin Visual Basic 6.0 y manejador de Base de Datos Microsoft Access 97. La investigacin antes mencionada brinda aportes importantes con respecto al desarrollo y la aplicacin de la metodologa de James OBrien (2001) a utilizar en la presente investigacin.
Rodrguez M. (2005), realizo una investigacin titulada: Sistema de informacin automatizado para la facturacin y control de ventas de la empresa 3M Computacin, C.A. esta investigacin est orientada a solucionar las fallas del sistema (Premiun-Soft) usado por la empresa as como gestionar las actividades y procesos de la empresa por medio de una herramienta informtica eficaz y efectiva.
La metodologa para el desarrollo del sistema es la descrita por el autor Jons Montilva, metodologa estructurada o ciclo de vida de un sistema de informacin, la programacin del sistema se realizo en Visual Basic 6.0, Access 97 y Crystal Reports 4. Este sistema tiene la capacidad de hacer reportes claros y precisos en cuanto a clientes, proveedores, ventas, stock de
artculos, y reportes de los ingresos tanto en efectivo como en cheques, tambin puede realizar sus respectivos respaldos para guardar y garantizar los datos. Las observaciones de los reportes generados por el sistema antes descrito (usando crystal reports 4) han sido tomadas en cuenta para el diseo de los reportes que debe generar el sistema de ventas propuesto para la empresa Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo, debido a que este sistema tambin debe generar reportes de clientes, productos, ventas acumuladas a lo largo de algn perodo.
Marco Terico:
Sistemas de Informacin: Segn OBrien James (2001), un sistema de informacin es aquel que acepta recursos de datos como entrada y lo procesa en resultados de informacin como salida, en otras palabras, es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una organizacin o empresa. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son
tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una
computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, los graficadores, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. Elementos de Sistemas de Informacin:
El equipo computacional: es el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda funcionar.
El recurso humano que interacta con el sistema de informacin: el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los programas (software) que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados. Las telecomunicaciones que son bsicamente software y hardware, facilitan la transmisin de texto, datos, imgenes y voz en forma electrnica.
Procedimientos que incluyen las Polticas y reglas de operacin, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicacin en la empresa.
Tipos de Sistemas de Informacin:
Sistemas Transaccionales: Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones.
Sistemas Estratgicos: Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
Sistemas de Informacin Gerencial: Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las operaciones como de la administracin. En teora, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Informacin Gerencial (SIG), pero en la prctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en informacin en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y caractersticas de los administradores. Principales Actividades de los SIG: Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de clculos, combinan elementos de los datos, etc. Proporcionan informacin en manuales, electromecnicos y
computarizados. Planeacin y control: Las funciones gerenciales; Planeacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeacin y el Control son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial. Por tanto el valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos:
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas.
Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades. Productos: Segn Kotler P. (1998), las personas satisfacen sus necesidades y
deseos con productos. Un producto es cualquier cosa que se puede ofrecer a un mercado para satisfacer una necesidad o un deseo. El concepto de producto no se limita a los objetos fsicos, se puede llamar producto a cualquier cosa capaz de satisfacer una necesidad. Adems de los bienes y servicios, los productos incluyen personas, lugares, organizaciones, actividades e ideas. Los consumidores deciden qu programa quieren ver en la televisin, qu lugares visitar durante las vacaciones, a cules organizaciones apoyarn con sus contribuciones y qu ideas deben adoptar.
Para el consumidor, todos stos son productos, si en ocasiones el trmino de producto parece inapropiado, se puede sustituir con otros trminos, como satisfactor, recurso u ofertas.
La satisfaccin del cliente:
Kotler P. (1998) afirma que depende del desempeo percibido de un producto para proporcionar un valor en relacin con las expectativas de un comprador. Si el desempeo del producto no est a la altura de las expectativas del cliente, el comprador se siente descontento. Si el desempeo es igual a las expectativas, el comprador se siente satisfecho. Si el desempeo excede las expectativas el comprador se siente complacido. Las compaas inteligentes aspiran a complacer a sus clientes, prometiendo slo lo que pueden proporcionar y concediendo ms de lo que prometen. Las expectativas del cliente se basan en parte en las experiencias de compra, en las opiniones de amigos y en la informacin, as como en las promesas del mercadlogo y de sus competidores. Los mercadlogos deben tener cuidado de establecer el nivel correcto de expectativas. Si establecen expectativas demasiado bajas, pueden satisfacer a quienes compran, pero no atraern suficientes compradores. Si sus expectativas son demasiado elevadas, los clientes se sentirn decepcionados.
Mercados:
Cualquier conjunto de transacciones o acuerdos de negocios entre compradores y vendedores. En contraposicin con una simple venta, el mercado implica el comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los participantes. El mercado surge desde el momento en que se unen grupos de vendedores y compradores, y permite que se articule el mecanismo de la oferta y demanda. Los primeros mercados de la historia funcionaban mediante el trueque. Tras la aparicin del dinero, se empezaron a desarrollar cdigos de comercio que, en ltima instancia, dieron lugar a las
modernas empresas nacionales e internacionales. A medida que la produccin aumentaba, las comunicaciones y los intermediarios empezaron a desempear un papel ms importante en los mercados. Entre las distintas clases de mercados podemos distinguir los mercados al por menor o minoristas, los mercados al por mayor o distribuidores, los mercados de productos intermedios, de materias primas y los mercados de acciones.
Investigacin de Mercado:
Este tipo de investigacin abarca desde la encuesta y el estudio pormenorizado del mismo hasta la elaboracin de estadsticas para poder analizar las tendencias en el consumo, y poder prever as la cantidad de productos y la localizacin de los mercados ms rentables para un determinado tipo de bien o servicio. Cada vez se utilizan ms las ciencias sociales para analizar la conducta de los usuarios. La psicologa y la sociologa, por ejemplo, permiten identificar elementos clave de las inclinaciones de las personas, de sus necesidades, sus actividades, circunstancias, deseos y motivaciones generales, factores clave para entender los distintos patrones de comportamiento de los consumidores. Al tiempo que se aplican las ciencias sociales se introducen mtodos modernos de medicin y nuevas tcnicas para realizar encuestas que permiten determinar la amplitud del mercado de un producto concreto. Estos mtodos utilizan tcnicas estadsticas y ordenadores o computadoras para establecer las tendencias y los gustos de los consumidores en relacin con varios artculos.
Marketing o Mercadotecnia:
Segn Muiz R. (2006), Se trata de una potente herramienta, que debe permitir a la empresa obtener la informacin necesaria para establecer las diferentes polticas, objetivos, planes y estrategias ms adecuadas a sus intereses.
Es un conjunto de tcnicas utilizadas para la comercializacin y distribucin de un producto entre los diferentes consumidores. El productor debe intentar disear y producir bienes de consumo que satisfagan las necesidades del consumidor. Con el fin de descubrir cules son stas se utilizan los conocimientos del marketing. Al principio se limitaba a intentar vender un producto que ya estaba fabricado, es decir, la actividad de mercadotecnia era posterior a la produccin del bien y slo pretenda fomentar las ventas de un producto final. Ahora, el marketing tiene muchas ms funciones que han de cumplirse antes de iniciarse el proceso de produccin; entre stas, cabe destacar la investigacin de mercados y el diseo, desarrollo y prueba del producto final.
Estas tcnicas se concentran sobre todo en analizar los gustos de los consumidores, pretende determinar sus necesidades y sus deseos e influir su comportamiento para que deseen adquirir los bienes ya existentes, de forma que se desarrollan distintas tcnicas encaminadas a persuadir a los consumidores para que adquieran un determinado producto. La actividad del marketing incluye la planificacin, organizacin, direccin y control de la toma de decisiones sobre las lneas de productos, los precios, la promocin, la comercializacin, la distribucin y los servicios postventa. En estas reas el marketing resulta imprescindible; en otras, como en el desarrollo de las
nuevas lneas de productos, desempea una funcin de asesoramiento. Adems, es responsable de la distribucin fsica de los productos, establece los canales de distribucin a utilizar y supervisa el transporte de bienes desde la fbrica hasta el almacn, y de ah, al punto de venta final.
El Central Cafetero Flor de Patria:
Es una empresa netamente manufacturera, la misma transforma la materia prima (caf verde) en productos elaborados (caf elaborado). Esta empresa tiene como norte la elaboracin de productos con una alta pureza y calidad, adems de querer alcanzar el nivel de desarrollo organizacional de acuerdo a las exigencias del mercado venezolano. Esto se logra posicionando en el mercado un producto competitivo y de gran calidad aunado a un conjunto de servicios complementarios eficientes.
Como la mayora de las empresas manufactureras , esta depende econmicamente hablando de la distribucin y comercializacin de su
producto caf elaborado , por lo cual es necesario contar con procesos que permitan realizar estas actividades lo mas eficientemente posible para poder esperar un incremento de la productividad de esta empresa a lo largo del tiempo. Para llevar a cabo una comercializacin de manera efectiva se deben realizar constantes estudios que reflejen el comportamiento del mercado con respecto al posicionamiento de su producto en el mismo, volmenes de ventas, adquisicin y conservacin de clientes, efectividad de las cadenas de distribucin, entre otras.
Esta empresa cuenta con un volumen de clientes considerable, alrededor de mil o mil quinientos por cada depsito de ventas, por lo cual
ellos utilizan todas las herramientas que sean necesarias para poder captar la intencin de cada uno de ellos as como tambin adquirir nuevos clientes. Para tratar la informacin de estos clientes esta empresa con un sistema administrativo llamado MixQ, el cual lleve el control de facturacin pero no cuenta con reportes inherentes al rea de ventas como los de cobertura, mejores clientes, histricos de ventas, grficos de ventas, entre otros. Estos clientes estn conformados por supermercados, abastos, panaderas, restaurantes, particulares, entre otros. Tcnicas para planificar las ventas Quiros O. (2002) afirma que las tcnicas de planeacin no consisten en predecir y en prepararse para el futuro, consisten en ordenar los recursos para que el futuro sea favorable. Para esto, se deben controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean. El central cafetero flor de patria aplica la planeacin de ventas como un recurso importante a la hora de comercializar sus productos. Los jefes comerciales de cada uno de los depsitos de ventas realizan estudios e informes mensuales en los cuales reflejan aspectos que contribuyen a tomar mejores decisiones. Algunos de estos elementos son: los mejores clientes, la evaluacin de los vendedores, la cobertura de ventas que pudo obtener el depsito en determinado perodo, la tendencia de venta de los productos, la existencia que se debe tener para satisfacer la venta, el histrico de las ventas de todos sus productos, entre otros. El central cafetero flor de patria usa en gran medida para la
planificacin de ventas los pasos que se describen a continuacin:
Recopilacin de informacin: a travs de los informes de ventas mensuales y estudios de mercado se fija el marco de referencia informativo. Como las ventas futuras son bsicas para toda la empresa, los gerentes de ventas tambin trabajan con pronsticos. El desarrollo de clculos precisos de las ventas futuras repercuten en las necesidades de personal de una organizacin, en la planeacin de la produccin, los requerimientos de distribucin y en otros aspectos.
Fijacin de objetivos: cuando define el marco de referencia informativo se fijan objetivos. Las cinco caractersticas de un objetivo pueden recordarse con facilidad mediante la palabra SMART: especfico, medible, acordado, realista y relacionado con el tiempo.
Desarrollo de estrategias: el desarrollo de estrategias consiste en decidir qu hacer, cmo y cundo. En el contexto de esta empresa, es el medio por el cual se alcanzarn sus objetivos, dado un conjunto de limitaciones econmicas y de polticas organizacionales.
Desarrollo de polticas: son las decisiones permanentes relativas a los asuntos estratgicos recurrentes y restringen las clases de estrategias aceptables para lograr los objetivos.
Desarrollo de programas: los programas descomponen los objetivos y estrategias en pasos manejables que pueden identificarse, delegarse e instrumentarse, cuyos resultados se pueden medir. Los gerentes de ventas crean programas que organizan las actividades de los vendedores para alcanzar los objetivos correspondientes.
Establecimiento
de
procedimientos:
los
procedimientos
son
programas de accin estandarizados que se refieren a asuntos tcticos recurrentes. Constituyen la forma ms eficiente de
desempear una tarea.
Presupuestacin: la presupuestacin es la asignacin de recursos a programas. Los recursos incluyen personas, capital de trabajo e informacin. La informacin acerca del mercado y los competidores se ha vuelto un recurso cada vez ms importante y costoso en la administracin de ventas. Los vendedores y los gerentes de ventas deben presupuestar su tiempo, gastos y materiales promocinales. Cada uno de estos aspectos es discutido en reuniones de la alta
gerencia de la empresa. Para llevar a cabo eficientemente cada uno de estos pasos es necesario contar con herramientas automatizadas que puedan brindar informacin resumida y veraz en cortos periodos de tiempo, lo cual proporciona una ventaja en la toma de decisiones acertadas en beneficio de una organizacin o empresa. A continuacin informacin suministrada por la pgina Web oficial de la empresa www.cafeflordepatria.com.ve con respecto a su misin, visin, valores y objetivos: Misin: El Central Cafetero Flor de Patria tiene como misin la elaboracin de un producto caf elaborado con una alta pureza, calidad y competitividad, identificado por su sabor, olor y textura; satisfaciendo la necesidad de los mas exigentes paladares, contando para ello con un equipo de personas altamente capacitadas y aptas para contribuir con el reto de elaborar, distribuir y ofrecer nuestros productos, adems de una serie de herramientas tecnolgicas acorde a nuestros requerimientos, alcanzando el nivel de desarrollo que exige nuestro pas, Latinoamrica y el mundo en general. Visin:
Ser la primera industria torrefactora lder en el mundo en ofrecer el mas competitivo producto caf elaborado, aunado al mas completo y eficiente conjunto de servicios y complementos, en la red de distribucin mas amplia y productiva. Valores: tica Calidad Liderazgo Participacin Competitividad Espritu emprendedor Objetivos: Obtener la mayor porcin del mercado con la elaboracin del ms competitivo producto, considerando las necesidades latentes en el mercado y las exigencias que all se encuentren. Alcanzar la ms alta productividad con la utilizacin eficiente de los recursos disponibles. Una de las herramientas utilizadas por esta empresa para estar a la vanguardia de las nuevas tecnologas y tratar de alcanzar sus objetivos estratgicos es el sistema administrativo MixQ.
MixQ: Este es el sistema administrativo que utiliza actualmente el Central Cafetero Flor de Patria, por medio de este sistema se lleva el control de facturacin, inventario, contabilidad. Este sistema fue desarrollado por DATAMAX, empresa que se encarga del desarrollo de software administrativo desde hace ms de 15 aos. Esta empresa utilizo el lenguaje de programacin Visual Basic 6.0 y Base de Datos SQL Server 2000 en el desarrollo de este sistema, lo cual es una gran ventaja porque permite que el Central Cafetero haga desarrollos de software que se integren al sistema MixQ para satisfacer necesidades de informacin o automatizacin de procesos.
Glosario de trminos:
Top Ventas: modulo que emite reporte de los mejores clientes de la Sucursal de mayor a menor y en orden Kg. Vendidos. Categora: nombre que se le asigna a aglomeracin de grupos de clientes, por ejemplo: en la categora Supermercado pueden estar los grupos de clientes de mayoristas, cadenas, etc.
Cobertura: es la representacin en porcentaje de la cantidad de clientes (por categora, grupo vendedor) a los cuales se les efectu por lo menos una venta en un periodo dado.
Catastro de clientes: cantidad de clientes que se tienen en cada mes y se representa en una tabla ordenada por vendedor. Crecimiento: se representa como un porcentaje que identifica la cantidad de clientes de un mes con respecto al mes anterior.
Das hbiles: das hbiles que posee un periodo en especfico. Estos periodos sirven pare emitir los reportes de cobertura de inventario y estimados de ventas.
Das por transcurrir: representa los das hbiles transcurridos hasta la fecha de emisin de uno de los reportes antes mencionados. Promedio Diario: ventas registradas en kilogramos de un producto entre la cantidad de das hbiles. Tendencia Ventas: representa las ventas que se podran alcanzar en un periodo de tiempo estimado. Esta se calcula a partir de la venta neta dividida entre los das hbiles transcurridos por la cantidad de das hbiles en un periodo estimado.
Tendencia Existencia: representa la existencia de determinado producto que estara en inventario si se cumple la tendencia de ventas.
Positivacion: sirve como medidor de evaluacin para cada vendedor y representa el porcentaje de efectividad de ventas que se alcanzo en un periodo especfico. Este porcentaje se calcula a travs de la siguiente formula: TC=total de clientes FE=Facturas emitidas DH=Das Hbiles
Positivacion = (FE * 100) / ( ( TC / 5 ) * DH )
CAPITULO III Marco Metodolgico
Tipo de investigacin:
La investigacin aplicada, guarda ntima relacin con la bsica, pues depende de los descubrimientos y avances de la investigacin bsica y se enriquece con ellos, pero se caracteriza por su inters en la aplicacin, utilizacin y consecuencias prcticas de los conocimientos. La investigacin aplicada busca el conocer para hacer, para actuar, para construir, para modificar.
En el desarrollo de este trabajo se utilizar el tipo de investigacin aplicativa debido a que partir de la base de los conocimientos hacia la aplicacin de los mismos para resolver un problema especfico.
Metodologa:
La metodologa a utilizar en esta investigacin ser la de solucin de problemas empresariales con sistemas de informacin. (O`Brien J. (2001)).
El ciclo de desarrollo de los sistemas:
Cuando el enfoque sistmico para la solucin de problemas se aplica al desarrollo de soluciones con sistemas de informacin para problemas empresariales, ste recibe el nombre de desarrollo de sistemas de informacin o desarrollo de aplicaciones. La mayora de los sistemas de informacin que se basan en el computador se conciben, disean e implementan utilizando alguna forma de proceso de desarrollo sistemtico. En este pro-
ceso, los usuarios finales y los especialistas en informacin disean sistemas de informacin con base en un anlisis de los requerimientos de informacin de una organizacin. As, una parte importante de este proceso se conoce como anlisis y diseo de sistemas. Sin embargo, como se muestra en la figura N 1 otras actividades importantes estn involucradas en un ciclo de desarrollo completo.
El uso del enfoque sistmico para desarrollar soluciones con sistemas de informacin abarca un proceso de mltiples pasos denominado ciclo de desarrollo de sistemas de informacin, tambin conocido como ciclo de vida de desarrollo de los sistemas (SDLC, systems development life cycle). En la figura N 2 se ilustra lo que sucede en cada etapa de este proceso, que incluye los pasos de:
Investigacin Anlisis Diseo Implementacin. Mantenimiento.
Ciclo de desarrollo de los sistemas
Investigar
Desarrollo de soluciones con sistemas de informacin Mantener
Analizar
Disear
Implementar
Figura N 1. Fuente: James OBrien (2001)
En el ciclo de desarrollo tradicional de los sistemas de informacin se puede notar cmo los cinco pasos del ciclo se basan en las etapas del enfoque sistmico, as como tambin los productos que resultan de cada paso en el ciclo, y que se puede regresar a cualquier paso anterior si se requiere ms trabajo.
Comprender el Problema o la Oportunidad Empresarial
Investigacin De Sistemas Producto: Estudio de factibilidad
Determinar si existe un problema o una oprtunidad empresarial. Realizar un estudio de factibilidad para determinar si un sistema nuevo o mejorado es una solucion viable Desarrollar un plan gerencial de proyectos y obtener la aprobaciuon de la gerencia.
Desarrollar una Solucin con un Sistema de Informacin
Anlisis De Sistemas Producto: Requerimientos funcionales
Analizar las necesidades de informacin de usuarios finales, el entorno organizacional y cualquier sistema que actualmente est en uso. Desarrollar los requerimientos funcionales de un sistema que pueda satisfacer las necesidades de usuarios finales.
Diseo De sistemas Producto: Especificaciones De los sistemas
Desarrollar especificaciones para los recursos de hardware, software, personas, redes y datos, y los productos de informacin que satisfarn los requerimientos funcionales del sistema propuesto
Implementar La solucin Con el sistema De informacin
Implementacin De sistemas Producto: Sistema Operacional
Adquirir (o desarrollar) hardware y software. Probar el sistema y capacitar a las personas para que lo operen y utilicen. Cambiarse al nuevo sistema.
Mantenimiento De sistemas Producto: Sistema mejorado
Utilizar un proceso de revisin Post implementacin para supervisar, evaluar y modificar el sistema segn se requiera
Iniciar el proceso de desarrollo de los sistemas:
En esta fase se deben hacer ciertas preguntas como: Se tiene un problema (o una oportunidad) empresarial? Qu est causando el problema? Un sistema de informacin nuevo o mejorado ayudara a solucionar el problema? Cul sera una solucin de sistema de informacin viable para el problema? stas son las preguntas que deben responderse en la etapa de investigacin de sistemas, el primer paso en el proceso de desarrollo de sistemas. La etapa de investigacin incluye el estudio preliminar de soluciones propuestas con sistemas de informacin para problemas empresariales de usuarios finales. Estudios de factibilidad: Como el proceso de desarrollo de un sistema de informacin importante puede ser costoso, con frecuencia la etapa de investigacin de sistemas requiere un estudio preliminar denominado estudio de factibilidad, que consiste en un estudio preliminar que investiga las necesidades de informacin de usuarios potenciales y determina los requerimientos de recursos, los costos, los beneficios y la factibilidad de un proyecto propuesto. Al reunir los datos para un estudio de factibilidad deben utilizarse los mtodos de recoleccin de informacin que se resumen en la figura N 3.
Entonces, podran formalizarse los hallazgos de este estudio en un informe escrito que incluya especificaciones preliminares y un plan de desarrollo para el sistema propuesto. Si la gerencia aprueba las recomendaciones del estudio de factibilidad, el proceso de desarrollo puede continuar. La factibilidad de un sistema propuesto puede evaluarse en trminos de cuatro categoras importantes, como se ilustra en la figura N 4.
El enfoque de la factibilidad organizacional se centra en qu tan bien respalda un sistema de informacin propuesto los objetivos de la organizacin y su plan estratgico de sistemas de informacin. Por ejemplo, generalmente no se financian aquellos proyectos que no contribuyen directamente al logro de los objetivos estratgicos de una organizacin.
La factibilidad econmica tiene que ver con el hecho de si los ahorros esperados en costos, el incremento en los ingresos y en las utilidades, las reducciones en la inversin requerida y otros tipos de beneficios excedern los costos de desarrollar y operar un sistema propuesto. Por ejemplo, si un proyecto no puede cubrir sus costos de desarrollo, no ser aprobado, a menos que sea ordenado por regulaciones gubernamentales o por otras consideraciones.
La factibilidad tcnica puede demostrarse si la empresa puede adquirir o desarrollar en el tiempo requerido el software y el hardware confiables capaces de satisfacer las necesidades de un sistema propuesto.
Finalmente, la factibilidad operacional es la disposicin y la capacidad de la gerencia, los empleados, los clientes, los proveedores y otros, para operar, utilizar y respaldar un sistema propuesto. Por ejemplo, si el software para un nuevo sistema es demasiado difcil de utilizar, es posible que los empleados cometan muchos errores y eviten su uso. De este modo, no mostrara la factibilidad operacional.
Anlisis de costos/beneficios: Por lo general, los estudios de factibilidad abarcan un anlisis de costos/beneficios. Si los costos y los beneficios pueden cuantificarse, stos se denominan tangibles; si no es as,
reciben el nombre de intangibles. Ejemplos de costos tangibles son los costos de hardware y software, los salarios de los empleados y otros costos cuantificables necesarios para desarrollar e implementar una solucin de Sistemas de Informacin.
Los costos intangibles son difciles de cuantificar; incluyen la perdida de la moral de los empleados, causadas por errores e interrupciones que surgen de la instalacin de un nuevo sistema.
Los beneficios tangibles son resultados favorables, como la disminucin en los costos de nmina generada por una reduccin en personal o una disminucin en los costos de tener inventario, causados por una reduccin en el inventario. Los beneficios intangibles son ms difciles de estimar. Tales beneficios como mejor servicio al cliente o informacin ms rpida y exacta caen dentro de esta categora. En la figura N 5 se enumeran beneficios tangibles e intangibles junto con algunos ejemplos. Maneras para reunir informacin para el desarrollo de sistemas: Entrevistas Cuestionarios finales organizacin. Observacin personal, videocintas de las actividades de trabajo del usuario final. con empleados, Anlisis informes, usuarios en la de documentos, de otra
clientes y gerentes. para
manuales y
procedimientos documentacin. Desarrollo,
apropiados
simulacin
observacin de un modelo de las actividades de trabajo
Factores operacional:
de
factibilidad
organizacional,
econmica,
tcnica
Factibilidad Organizacional
Qu tan bien respalda el sistema la organizacin
Factibilidad Econmica
Ahorros de costos Incremento en los ingresos Incremento de las utilidades
propuesto los objetivos estratgicos de Disminucin en la inversin
Factibilidad Tecnica
Capacidad, confiabilidad y disponibilidad de hardware, software y redes
Factibilidad Operacional
Aceptacin del usuario final Respaldo gerencial.
Requerimientos
del
cliente,
del
proveedor y del gobierno
Posibles beneficios de sistemas de informacin basados en el computador, junto con algunos ejemplos. Se puede notar que un resultado opuesto para cada uno de estos beneficios constituira un costo o una desventaja de los sistemas de informacin basados en el computador:
Beneficios Tangibles
Ejemplo Desarrollo de productos y servicios basados en el computador Eliminacin de procedimientos y documentos innecesarios Reduccin en los costos de mantenimiento de inventario Disminucin en la inversin en inventarios requerida Mejoramiento en la capacidad y eficiencia en la produccin; por ejemplo, menos despilfarro, desperdicio tiempo ocioso Ejemplo
Incremento en las ventas o utilidades Disminucin en los costos de procesamiento de informacin Disminucin en los costos operacionales Disminucin en la inversin requerida Incremento en la capacidad y eficiencia operacional
Beneficios Intangibles Disponibilidad de informacin nueva o mejorada Capacidades mejoradas en computacin y anlisis Servicio al cliente mejorado Moral del empleado mejorada Mejor toma de decisiones gerenciales Mejor posicin competitiva Mejor imagen empresarial y comunitaria
Informacin ms oportuna y exacta y nuevos tipos de informacin Elaboracin de modelos analticos Respuesta de servicio ms oportuna Eliminacin de tareas laborales aburridas y pesadas Mejor informacin y anlisis de decisiones Sistemas que incluyen clientes y proveedores
Anlisis de los sistemas:
En este aspecto, ya sea que se quiera desarrollar una nueva aplicacin con rapidez o que se est involucrado en un proyecto a largo
plazo, es necesario realizar varias actividades bsicas de anlisis de sistemas. Muchas de estas actividades son una extensin de aquellas que se utilizan al llevar a cabo un estudio de factibilidad.
Se utilizan algunos de los mismos mtodos de recoleccin de informacin. Sin embargo el anlisis de sistemas no es un estudio preliminar. Se trata de un estudio a fondo de las necesidades de informacin de los usuarios finales, que genera los requerimientos
funcionales que se emplean como la base para el diseo de un nuevo sistema de informacin. Tradicionalmente, el anlisis de sistemas comprende un estudio detallado de: Las necesidades de informacin de la organizacin. Las actividades, los recursos y los productos de cualquier sistema de informacin actual. Las capacidades de los sistemas de informacin que se requieren para satisfacer sus necesidades de informacin.
Anlisis organizacional:
En este anlisis se obtiene informacin sobre la empresa, este es un primer paso importante en el anlisis de sistemas. Cmo se puede mejorar un sistema de informacin si se sabe muy poco sobre el entorno organizacional en el cual se encuentra localizado el sistema? Es por eso que los miembros de un equipo de desarrollo deben saber algo sobre la organizacin, su estructura gerencial, su personal, sus actividades empresariales, los sistemas del entorno con los que debe tratar, y sus sistemas de informacin actuales. Alguien en el equipo debe saber esta informacin con
ms detalle, con respecto a las unidades de negocios especficas o los grupos de trabajo de usuarios finales que se vern afectados por el sistema de informacin nueva o mejorada que se est proponiendo. Por ejemplo, no puede disearse un nuevo sistema de control de inventarios para una cadena de tiendas por departamentos, a menos que alguna persona de un equipo de desarrollo sepa bastante sobre la empresa y los tipos de actividades empresariales que afectan su inventario. Es por eso que los usuarios finales empresariales con frecuencia se agregan a equipos de desarrollo de sistemas. Anlisis del sistema actual: Antes de disear un nuevo sistema, es importante estudiar el sistema que se mejorara o reemplazar (si existe uno). Es necesario analizar cmo este sistema utiliza los recursos de hardware, software, redes y personas para convertir los recursos de datos (como datos sobre transacciones) en productos de informacin, como informes y presentaciones. Posteriormente debe documentar cmo se logran las actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control de los sistemas de informacin. Anlisis de requerimientos funcionales: Este paso del anlisis de sistemas es uno de los ms difciles. Es posible que necesite trabajar como un equipo con analistas de sistemas y otros usuarios finales para determinar sus necesidades especficas de informacin empresarial. Por ejemplo, necesita determinar qu tipo de informacin requiere su trabajo; cul debera ser su formato, volumen y frecuencia, y qu respuestas de tiempo son necesarias. Segundo, debe tratar de determinar las capacidades de procesamiento de informacin
requeridas para cada actividad de sistemas (entrada, procesamiento, salida, almacenamiento, control), con el fin de satisfacer estas necesidades de informacin. La meta principal consiste en identificar que debera hacerse no como hacerlo. Finalmente, es necesario desarrollar requerimientos funcionales, que constituyen los requerimientos de informacin de usuarios finales que no estn ligados a los recursos de hardware, software, redes, datos y de personal que los usuarios finales actualmente utilizan o podran utilizar en el nuevo sistema. Eso se deja a la etapa de diseo para que lo determine. Por ejemplo, en la figura N 6 se describen algunas de las reas clave donde deberan desarrollarse requerimientos funcionales.
Requerimientos de interfaz de usuario. Las necesidades de entrada / salida de los usuarios finales que deben respaldarse a travs del sistema de informacin, incluidas fuentes, formatos, contenido, volumen y frecuencia de cada tipo de entrada y salida. Requerimientos de procesamiento. Actividades requeridas para convertir la entrada en salida. Incluye clculos, regla de decisin y otras operaciones de procesamiento, capacidad, rendimiento, tiempo de cambio completo y tiempo de respuesta necesarios para las actividades de procesamiento. Requerimientos de almacenamiento. Organizacin, contenido y tamao de las bases de datos, tipos y frecuencia de actualizacin e indagaciones, y el lapso y la razn fundamental para la conservacin de registros. Requerimientos de control. Requerimientos de exactitud, validez, solidez, seguridad y adaptabilidad para las funciones de entrada, procesamiento, salida y almacenamiento.
Diseo de los sistemas:
El anlisis de sistemas describe lo que un sistema debera hacer para satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios. El diseo de los sistemas especifica como lograr el sistema este objetivo. El diseo de los sistemas consta de actividades de diseo que generan especificaciones de los sistemas que satisfacen los requerimientos funcionales desarrollados en la etapa de anlisis de sistemas. En este marco, el diseo de sistemas consta de tres actividades: diseo de interfaz de usuario, de datos y de procesos. Esto da como resultado especificaciones de mtodos y productos de interfaz de usuario, estructuras de bases de datos y procedimientos de procesamiento y control.
El diseo de sistemas puede considerarse como el diseo de interfaces de usuario, de datos y de procesos
Diseo de la interfaz de Usuario

Diseo de pantalla, formato, informe y dilogo
Diseo de Datos Diseo de la estructura de los elementos de datos
Diseo de Procesos Diseo de procedimientos y programas
Figura N 7. Fuente: James OBrien (2001).
Diseo de interfaz de usuario: La actividad de diseo de interfaz de usuario se centra en el respaldo de las interacciones entre usuarios finales y sus aplicaciones que se basan en el computador. Los diseadores se concentran en el diseo de formas atractivas y eficientes de entrada y salida de usuarios, como pginas Web en Internet o intranet fciles de usar, pueden disear mtodos para convertir documentos legibles por el ser
humano a entradas legibles por mquinas, como escaneo ptico de formularios empresariales.
Por ejemplo, aqu se presentan algunas sugerencias de diseo para tener en cuenta al momento de disear un sistema para una aplicacin empresarial: Ser simple. Evitar un vocabulario complejo, explicaciones demasiado elaboradas y digresiones confusas. Ser claro. La imagen no es todo, pero sin duda importa mucho. Un sistema funcional debe evitar presentaciones sin fundamento de trucos de tecnologa que saturan el mismo. Organizacin lgica. Para orientar la informacin de manera mas fcil de acceder.
Diseo de datos: La actividad de diseo de datos se centra en el diseo de la estructura de bases de datos y archivos utilizados por un sistema de informacin propuesto.
Diseo de procesos: La actividad de diseo de procesos se centra en el diseo de recursos de software es decir, los programas y procedimientos que necesita el sistema de informacin propuesto. Los diseadores se concentran en el desarrollo de especificaciones detalladas del software que tendr que adquirirse o desarrollarse mediante una programacin a la medida para satisfacer las especificaciones de diseo de la interfaz de usuario y de datos, y los requerimientos funcionales desarrollados en la etapa de anlisis.
Especificaciones de los sistemas:
Estas formalizan el diseo de mtodos y productos de la interfaz de usuario de una aplicacin, las estructuras de las bases de datos y los procedimientos de procesamiento y control. Por tanto, los diseadores de sistemas con frecuencia desarrollarn especificaciones de hardware, software, redes, datos y personal para un sistema propuesto. Los analistas de sistemas trabajan con usted de manera que puedan utilizar su conocimiento de sus propias actividades de trabajo y su conocimiento de sistemas basados en el computador, para especificar el diseo de un sistema de informacin nuevo o mejorado.
El diseo final del sistema debe especificar qu tipos de recursos de hardware (mquinas y medios), recursos de software (programas y procedimientos), recursos de redes (medios de comunicaciones y redes) y recursos humanos (usuarios finales) que sern necesarios.
Elaboracin de prototipos: sta consiste en el desarrollo rpido y la prueba de modelos adecuados, o prototipos, de nuevas aplicaciones en un proceso interactivo e iterativo que puede ser utilizado tanto por analistas de sistemas como por usuarios finales. La elaboracin de prototipos hace que el proceso de desarrollo sea ms rpido y ms fcil para los analistas de sistemas, en especial para proyectos donde los requerimientos del usuario final son difciles de definir. A continuacin se ilustran las etapas de elaboracin de prototipos:
Identificar los requerimientos de informacin de un usuario final
Desarrollar prototipos sistemas informacin Ciclo de elaboracin de prototipos
de de
Investigacin/anlisis. Los usuarios finales identifican sus necesidades de informacin y evalan la factibilidad de varias soluciones alternativas de sistemas de informacin Anlisis/diseo. Los usuarios finales y/o analistas de sistemas utilizan paquetes de desarrollo de aplicaciones para disear en forma interactiva y probar prototipos de componentes de sistemas de informacin que satisfacen las necesidades de informacin de los usuarios finales Diseo/implementacin. Se prueban, evalan y modifican repetidamente los prototipos de sistemas de informacin hasta que los usuarios finales los encuentran aceptables.
Revisar los prototipos para satisfacer mejor los requerimientos de los usuarios finales Ciclo de Mantenimiento
Utilizar y mantener el sistema aceptado
Implementacin/mantenimiento. El sistema de informacin aceptado puede modificarse con facilidad. ya que la mayora de la documentacin del sistema est almacenada en disco.
Implementacin de un nuevo sistema de informacin:
Una
vez
diseado
un
nuevo
sistema
de
informacin,
debe
implementarse. En la figura N 9 se ilustra que la etapa de implementacin de sistemas comprende la adquisicin de hardware y software; el desarrollo de software, la prueba de programas y procedimientos, el desarrollo de documentacin y una variedad de actividades de instalacin. Tambin abarca
la educacin y capacitacin de usuarios finales y especialistas que operarn un nuevo sistema. A continuacin se muestra un proceso tpico de desarrollo de sistema empresarial basado en la elaboracin de prototipos.
Equipo: unos cuantos usuarios finales y promotores de SI forman un equipo para desarrollar una aplicacin empresarial. Esquema: se desarrolla esquemtico inicial del prototipo Prototipo: el esquema se convierte en un prototipo simple de apuntar y hacer clic, utilizando herramientas para la elaboracin de prototipos. Presentacin: se presentan a los usuarios unas cuantas pantallas y enlaces rutinarios Retroalimentacin: despus que el equipo recibe retroalimentacin de los usuarios se reitera el prototipo. Reiteracin: se realizan presentaciones y reiteraciones adicionales. Consulta: se tienen consultas con promotores/consultores centrales de TI para identificar mejoras potenciales y adaptacin a los estndares existentes en la organizacin. Conclusin: el prototipo se convierte en una aplicacin terminada Aceptacin: los usuarios revisan e indican explcitamente su aprobacin en su aceptacin del nuevo sistema. Instalacin: el software de aplicacin se instala en los servidores de red
Visin general del proceso de implementacin: Las actividades de implementacin son necesarias para transformar un sistema de informacin recientemente desarrollado en un sistema operacional para usuarios finales.
Actividades de Implementacin
Adquisicin de hardware, software y servicios
Desarrollo o modificacin de software
Capacitacin
de Usuarios Finales
Documentacin del sistema
Conversin Paralela Piloto Fases
Finalmente, la implementacin comprende un proceso de conversin desde el uso de un sistema actual a la operacin de una aplicacin nueva o mejorada. Los mtodos de conversin pueden aminorar el impacto de la introduccin de una nueva tecnologa en una organizacin. De esta forma, la conversin puede abarcar sistemas operacionales tanto nuevos como antiguos en paralelo para un periodo de ensayo, o la operacin de un sistema piloto basndose en un ensayo en un lugar. La ejecucin en fases en el nuevo sistema en una aplicacin o lugar a la vez es otro mtodo popular de conversin.
Mantenimiento de los sistemas de informacin:
El mantenimiento de los sistemas es la etapa final del ciclo de desarrollo de sistemas. Comprende la supervisin, evaluacin y modificacin de un sistema para realizar mejoramientos deseables o necesarios. Esto puede incluir un proceso de revisin post-implementacin para garantizar que el sistema recin implementado est logrando los requerimientos empresariales funcionales que se establecieron para ste cuando se dise.
Los errores en el desarrollo de un sistema se corrigen mediante la actividad de mantenimiento. El mantenimiento de sistemas tambin incluye la modificacin de un sistema debido a cambios internos en una empresa o a cambios externos en el entorno empresarial. Por ejemplo, el desarrollo de nuevos productos o servicios, o cambios en las leyes impositivas, podran exigir modificaciones en los sistemas contables y de marketing de una empresa.
CAPITULO IV
Desarrollo de la Metodologa
Estudio de factibilidad: este estudio fue llevado a cabo a travs de un anlisis de costos/beneficios para identificar las ventajas y desventajas de desarrollar este sistema
Factibilidad Organizacional: a travs del estudio de los objetivos estratgicos de la empresa (expuestos en el capitulo II), se puede observar que uno de sus roles fundamentales es ser una de las principales empresas cafetaleras del mundo, para lograr este objetivo esta empresa debe contar con las herramientas necesarias para el desarrollo de cualquier organizacin, entre las cuales se destacan las herramientas informticas automatizadas que permiten monitorear el comportamiento y desempeo de la empresa. Una de estas herramientas es el sistema propuesto que tiene como norte el incremento de la capacidad de toma de decisiones gerenciales con respecto a las ventas y comercializacin del producto, lo cual se alinea totalmente con los objetivos de esta empresa.
Factibilidad Tcnica: hoy en dia la empresa cuenta con la plataforma tecnolgica para la implementacin del sistema de ventas propuesto. En la planta de la empresa se cuenta con treinta (30) computadoras con las siguientes caractersticas: procesador pentium 4, 256 MB memoria ram (minimo), disco duro de 40 GB (minimo), interconectadas a travs de una red almbrica a un servidor HP PROLIANT de altas prestaciones. En cada depsito de ventas, tanto en Maracaibo como en Barquisimeto, se cuenta con cinco (5) computadoras de similares caractersticas a las antes mencionadas asi como su respectiva red almbrica. Las componentes
tcnicos antes nombrados superan los requerimientos mnimos para el funcionamiento del sistema propuesto (ver especificaciones del sistema propuesto) , lo cual hace factible tecnicamente la implantacin del mismo.
Factibilidad Econmica: el sistema propuesto no present ninguna carga econmica para la empresa. Adems, su implementacin brinda
ahorro de costos con respecto a las horas hombre que se gastan realizando los informes de ventas con el sistema manual, horas que pueden ser utilizadas en el desarrollo de otras actividades en beneficio de la empresa. El sistema propuesto cuenta con optimizacin importante en cuanto al tiempo de obtencin de informacin importante para la toma de decisiones que buscan mejoras en cuanto al desempeo de cada depsito de ventas y su personal.
Factibilidad Operacional: el sistema propuesto cuenta con una gran aceptacin por parte de los ejecutivos de ventas y la alta gerencia de la empresa gracias a los beneficios obtenidos con respecto a la automatizacin del proceso de elaboracin de informes de ventas. Esta afirmacin puede ser verificada a travs de la certificacin de funcionamiento del sistema de ventas mostrada al inicio de la investigacin. En este certificado se puede observar que se realiz una presentacin del sistema ante los ejecutivos y directivos de la empresa el da 23 de junio de 2006 con el objetivo de
mostrar su uso y funcionamiento. Otra manera de verificar esta aceptacin es haciendo una supervisin en la empresa para certificar el funcionamiento del sistema y la conformidad por parte de los usuarios.
Anlisis organizacional:
Este anlisis se llevo a cabo con la colaboracin del Jefe de Sistemas, quien tiene conocimientos acerca del funcionamiento interno de la empresa por ejemplo: los sistemas actuales, entorno en que se desenvuelven los sistemas, estructura gerencial, las actividades empresariales del personal, etc. Esta valiosa informacin sirvi de base para el inicio de las actividades inherentes al anlisis del sistema actual y requerimientos funcionales del sistema propuesto. La observacin de los objetivos estratgicos de la organizacin tambin proporciono una visin importante del enfoque que deba tener el sistema propuesto.
Anlisis del sistema actual:
Los estudios de mercados e informes de venta son utilizados para verificar el desempeo de los depsitos de ventas, as como tambin se utilizan para la toma de decisiones gerenciales que buscan incrementar las ventas, por ejemplo: enfocar promociones para los mejores clientes, verificar el comportamiento de venta de un determinado producto, realizar clculos sobre la tendencia de ventas que se pueda tener en un perodo en especfico, entre otras.
En la actualidad estos estudios son realizados por los Jefes Comerciales de los Depsitos de Ventas del Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A , los cuales mensualmente reflejan su informacin en hojas de clculo y archivos que llevan manualmente extrayendo los datos del sistema administrativo (MixQ) de la empresa , por ejemplo: buscar en la facturacin del sistema las ventas obtenidas para cada uno de los clientes , o verificar cada uno de los vendedores sus objetivos y las ventas obtenidas ,
entre otras.
Esto representa un tiempo considerable para hacer estos
informes adems del riesgo de que se extrave la informacin.
Anlisis de requerimientos funcionales:
Para determinar estos requerimientos fue necesario verificar informes de ventas existentes (realizados con el sistema manual), realizar entrevistas a los ejecutivos de ventas (no estructuradas), entre los ejecutivos entrevistados estn: el gerente del deposito de ventas de Trujillo ubicado en la planta, la jefe del departamento de ventas nacionales, la gerente general, el presidente de la empresa y mas frecuentemente el jefe de sistemas. Esta informacin fue proporcionada a medida que se iba avanzando en el proyecto, los entrevistados siempre mostraron disponibilidad a la hora de responder cualquier interrogante relacionada con el desarrollo del sistema propuesto. Cada vez que se termin un mdulo se hizo una visualizacin conjunta del mismo para verificar la reaccin de los usuarios y escuchar sus opciones.
Requerimientos Funcionales:
Requerimientos de interfaz de usuario. Se estim que las entradas del sistema deben estar caracterizadas por ser muy interactivas y amigable, esto para que el usuario pueda acceder a la informacin con el menos esfuerzo posible. Requerimientos de procesamiento. Estas actividades sern realizadas de manera automtica porque cada proceso debe tomar los datos almacenados en la base de datos del sistema administrativo MixQ grficos de estadsticas. Requerimientos de almacenamiento. El almacenamiento y resguardo de los datos debe ser seguro y confiable ya que los mismos se almacenaran el la misma base de datos del MixQ (en tablas anexas), lo cual representa una gran ventaja porque la informacin de este sistema (MixQ) se hace diariamente de manera automtica. Requerimientos de control. Debe hacerse lo posible por realizar las validaciones correspondientes a cada uno de los procesos con la finalidad de tratar de reducir el margen de error que pudiere tener la informacin. para generar los respectivos reportes y
Fuente: Briceo (2006).
Diseo del sistema propuesto
Diseo de interfaz de usuario: El diseo de este sistema se caracteriza por ser muy interactivo, adems de proporcionar gran facilidad para la obtencin de la informacin, siempre tratando de utilizar herramientas grficas que proporcionen una buena apariencia para el usuario final. Con el desarrollo de este sistema se busca optimizar el tiempo de reaccin por parte de los usuarios ante cualquier situacin que se presente. A continuacin se presentan los prototipos de las pantallas a usar en el sistema:
Pantalla Mdulo Seleccin de Empresas y Verificacin de Usuarios:
Empresas Seleccione una empresa
Usuario Password
Aceptar
Cerrar
Pantalla n 1. Fuente: Briceo (2006)
Pantalla Men principal Procesos/Consultas Clientes:

Procesos/Consultas
del
Sistema
opcin
Sucursales
Otros
Ayuda
Clientes Cobertura Tendencia Vendedores Volumen de ventas Salir
Top Ventas Ventas Mensuales Clientes sin Ventas Registradas
Pantalla n 2. Fuente: Briceo (2006) Pantalla Men principal del Sistema opcin Procesos/Consultas Cobertura:
Procesos/Consultas
Sucursales
Otros
Ayuda
Clientes Cobertura Tendencia Vendedores

Volumen de ventas
Agrupar categoras Cobertura por categora Comparativo de catastro
Salir
Pantalla Men principal del Sistema opcin Procesos/Consultas Tendencia:

Procesos/Consultas
Sucursales
Otros
Ayuda

Volumen de ventas
Cobertura de inventario Propuesta de Ventas Estimado de ventas
Salir
Pantalla n 4. Fuente: Briceo (2006) Pantalla Men principal del Sistema opcin Procesos/Consultas Vendedores:
Procesos/Consultas
Sucursales
Otros
Ayuda

Volumen de ventas
Seguimiento de rutas Cuadro de ranking
Salir
Pantalla Men principal del Procesos/Consultas Volumen de Ventas:

Procesos/Consultas
Sistema
opcin
Sucursales
Otros
Ayuda

Volumen de ventas
Histrico Grficos por presentacin
Salir
Pantalla Men principal del Sistema (Men Sucursales):
Procesos/Consultas
Sucursales Depsitos de ventas
Otros
Ayuda
Pantalla Men principal del Sistema (Men Otros):

Procesos/Consultas
Sucursales
Otros Cambiar empresa Usuarios
Ayuda
Pantalla Men principal del Sistema (Men Ayuda):
Procesos/Consultas
Sucursales
Otros
Ayuda Contenido Acerca de SISVENT 1.0
Pantalla Mdulo Top Ventas:
Top Ventas
Periodo Desde Hasta
/ /
/ /
N. Clientes
Guardar
Nuevo
Abrir
Emitir
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Ventas Mensuales:
Ventas mensuales
Periodo
Cliente
Nuevo
Emitir
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Clientes sin Ventas Registradas:
Clientes sin Ventas Registradas
Periodo
Mes Guardar
Ao
Vendedor
Nuevo
Abrir
Emitir
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Agrupacin de Categoras:
Agrupacin de Categoras Categoras Clientes Grupos
...
Agrupaciones
Listado de Clientes
Cerrar
Pantalla Mdulo Cobertura por Categoras:
Cobertura Por Categora
Periodo Desde Hasta
/ /
/ /
Guardar
Nuevo
Abrir
Emitir
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Comparativo de Catastro:
Cobertura Vendedor (Comparativo de Catastro)
Periodo
Mes
Ao
Guardar
Nuevo
Abrir
Calcular
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Cobertura de Inventario:
Cobertura de inventario (tendencia diaria)
Periodo Desde Hasta
/ /
/ / Guardar
Das Hbiles
Nuevo
Abrir
Emitir
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Propuesta de Ventas:
Propuesta de Ventas
Datos Para la Emisin
Periodo
Mes
Ao
Nuevo
Emitir
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Estimado de Ventas:
Estimado de Ventas
Periodo Desde Hasta
/ /
/ / Guardar
Das Hbiles
Nuevo
Emitir
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Seguimiento de Rutas:
Seguimiento de Rutas
Periodo Desde Hasta
/ /
/ / Guardar
Das Hbiles
Nuevo
Abrir
Emitir
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Cuadro de Ranking:
Cuadro de Ranking
Periodo Desde Hasta
/ /
/ / Guardar
Das Hbiles
Asignacin de Porcentajes
Nuevo
Abrir
Emitir
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Histrico:
Histrico
Periodo Desde Hasta Guardar
Mes Mes
Ao Ao
Nuevo
Abrir
Calcular
Eliminar
Impresora
Cerrar
Pantalla Mdulo Grficos Por Presentacin:

Volumen de Ventas Por Producto
Periodo
Seleccione un Producto Impresora Aceptar Cerrar
Pantalla n 22. Fuente: Briceo (2006) Pantalla Mdulo Opciones Vendedores): Depsitos de Ventas (Men de
Sucursales (Depsitos de Ventas)
Top Ventas Cobertura por categora Vendedores Listado de Clientes Seguimiento de rutas Cuadro de ranking
Relaciones!
Pantalla Mdulo Depsitos Opciones Listado de Clientes): Sucursales (Depsitos de Ventas)
de
Ventas
(Men
de
Top Ventas Cobertura por Vendedores Listado de Clientes Por vendedor Por Categora
Relaciones!
Pantalla Mdulo Usuarios:
Crear Usuarios Datos del Usuario Id_Usuario Nombre Password Confirmar Password Permisos
Top Ventas Ventas Mensuales Clientes Sin ventas R. Agrupar Categoras Cobertura por categora Comparativo de Catastro Cobertura de Inventario
Nuevo
Guardar
Id_User
Nombre
Cambio Password
Modificar
Eliminar
Cerrar
Pantalla Mdulo Ayuda:
Ayuda Contenido
Top Ventas Ventas Mensuales Clientes Sin Ventas Registradas Agrupacin de Categoras Cobertura por Categora Comparativo de Catastro Cobertura de Inventario Propuesta de ventas. Estimado de Ventas Seguimiento de Rutas Cuadro de Ranking Histrico Grficos por Presentacin Depsitos de Ventas Usuarios
Visor de manuales De cada modulo
Diseo de datos:
La base de datos del sistema propuesto esta integrada con las del sistema MixQ. Esto se logr anexndole tablas a dichas bases de datos y utilizando el mismo ODBC (origen de datos) llamado mixqsession a travs del cual se establece la comunicacin entre el programa y las bases de datos.
El sistema propuesto trabaja con mltiples bases de datos ya que para que funcione deben estar montadas por lo menos 2, la principal llamada MixQ (encargada de hacer el enlace con las otras bases de datos), y las de cada una de las empresas llamadas Empresa001, Empresa002.., Empresa00n, en las cuales se almacena la informacin referente a la facturacin, clientes, etc. A continuacin se presenta el diccionario de datos, describiendo las tablas propias del sistema propuesto axial como las que utiliza del sistema MixQ:
Modelo Entidad-Relacin:
A continuacin se presenta la simbologa utilizada para realizar el modelo entidad-relacin:
Fuente: Pearson (2001)
A continuacin se presentan el modelo entidad-relacin necesario para la construccin del sistema propuesto:
Modelo Entidad-relacin
Fuente: Briceo (2006)
Diccionario de datos SISVENT 1.0
COLOR Negro Rojo Naranja
Propiedad SISVENT 1.0 MixQ Ambos
Las siguientes tablas estn ubicadas en cada una de las Bases de Datos que tiene asignado cada Depsito de Ventas:
Tabla Categoras: en esta tabla se almacenan las categoras creadas por el usuario a travs de la interfaz del programa Categoras:
Campo *Codigo Nombre Tipo char char Longitud Significado 5 Cdigo identificador de la categora 50 Nombre que el usuario le asigna a la categora
Campo Clave ( * ).
Tabla CategorasxClienteGrupo: en esta tabla se almacenan las relaciones de las categoras con los grupos de clientes. Estas relaciones son creadas por el usuario a travs de interfaz del programa.
CategorasxClienteGrupo:
Campo CodigoCategoria *CodigoClienteGrupo Campo Clave ( * ). Tipo char char Longitud Significado 5 Cdigo identificador de la categora 5 Cdigo identificador del Grupo de clientes
Tabla Clientes: en esta tabla se almacenan todos los datos de cada uno de los clientes pertenecientes a la empresa. A continuacin se muestra solo los campos utilizados por SISVENT 1.0 Clientes:
Campo *CodigoCliente Nombre Direccin CodigoGrupo Estatus Vendedor Campo Clave ( * ). Tipo char char text char char char Longitud 20 50 16 5 2 5 Significado Cdigo que distingue a cada uno de los Clientes Registrados Nombre perteneciente a cada uno de los clientes Registrados Direccin perteneciente a cada uno de los clientes Registrados Identifica el grupo de clientes al cual pertenece cada cliente Sirve como identificador para saber si el cliente esta activo o suspendido Cdigo que tiene el vendedor asignado a cada cliente
Tabla ClientesGrupos: esta tabla pertenece al Sistema MixQ en la cual se almacenan las agrupaciones de clientes realizadas por los usuarios de dicho sistema. ClientesGrupos:
Campo *CodigoGrupo Nombre Campo Clave ( * ). Tipo de dato Char Char Longitud Significado 5 Cdigo identificador del Grupo de clientes Nombre asignado por los usuarios del MixQ al 50 Grupo de clientes
Tabla ClientesMovimientos: en esta tabla se almacenan todos los movimientos (cancelacin, abonos, etc.) que realizan los clientes. A continuacin se muestra solo los campos utilizados por SISVENT 1.0
ClientesMovimientos:
Campo CodigoCliente Numero Vencimiento Importe Vendedor Tipo char char datetime money char Longitud 20 8 8 8 5 Significado Cdigo que tiene asignado cada cliente en el sistema MixQ. Identifica el documento con el que se realiza el movimiento (factura, nota de crdito, etc.) Fecha a la cual se vencer el movimiento realizado Cantidad de dinero que se utiliza en el movimiento Cdigo que tiene el vendedor asignado a cada cliente
Tabla ClientesNoVenta: en esta tabla se almacenan los cdigos de los clientes que no han registrado ventas en un mes y un ao especfico.
ClientesNoVenta:
Campo *Mes *Ao Tipo char char Longitud 15 10 Significado Almacena el nombre del mes procesado Almacena el ao del mes procesado Cdigo que se extrae de la tabla clientes y que tiene asignado cada cliente en el sistema MixQ. Este campo se usa como un identificador para verificar si el usuario desea guardar los datos
*CodigoCliente Guardar Campo Clave ( * ).
char char
15 10
Tabla Cobertura: en esta tabla se almacenan datos permanentes calculados en el mdulo Cobertura. Este mdulo verifica las ventas realizadas a los clientes agrupado por categoras. Estas ventas se verifican en un perodo establecido por el usuario.
Cobertura:
Campo *CodigoClienteGrupo Tipo Char Longitud Significado 5 Cdigo por medio del cual se agrupan los
CodigoCategoria TotalClientes
Char Money
5 8
CompraSi Cobertura
Money Money
8 8
CantidadBs
Money
PESO *Desde *Hasta Guardar Campo Clave ( * ).
Money Datetime Datetime Char
8 8 8 1
clientes en el sistema MixQ. Cdigo de la categora de clientes a la cual pertenece el CodigoClienteGrupo. Cantidad de clientes que pertenecen a un grupo de clientes determinado Cantidad de clientes que pertenecen a un grupo determinado y que tiene alguna compra en el periodo establecido por el usuario Porcentaje de efectividad de ventas por los grupos de clientes Total de dinero pagado por el cliente en un lapso de tiempo determinado por el usuario del sistema Porcentaje del Total de dinero pagado por el grupo de clientes en un lapso de tiempo determinado por el usuario del sistema con respecto al total general de dinero adquirido Fecha a partir de la cual se verifican las compras que haya hecho el grupo de clientes Fecha hasta la cual se verifican las compras que haya hecho el grupo de clientes Este campo se usa como un identificador para verificar si el usuario desea guardar los datos
Tabla CoberturaVendedor: en esta tabla se almacenan datos permanentes calculados en el mdulo Comparativo de Catastro. Este mdulo verifica las ventas realizadas a los clientes agrupado por Vendedor. Estas ventas se verifican en un periodo establecido por el usuario.
CoberturaVendedor:
Campo Tipo Longitud Significado Fecha a partir de la cual se verifican las compras que hayan hecho los clientes de un vendedor Fecha hasta la cual se verifican las compras que hayan hecho los clientes de un vendedor Cdigo del Vendedor que efectu la venta este se extrae de la tabla Vendedores. Es la cantidad total de clientes que tiene asignado un vendedor
*Desde *Hasta *CodigoVendedor TotalClientes
datetime datetime char money
8 8 5 8
Compra NumMes Guardar Campo Clave ( * ).
money money char
8 8 1
Cantidad de clientes que efectuaron una compra en el periodo establecido Identifica el numero del mes para el cual se ha realizado el calculo Este campo se usa como un identificador para verificar si el usuario desea guardar los datos
Tabla Facturas: en esta
tabla se almacenan todas las facturas
realizadas por causa de venta de mercanca. A continuacin se muestra solo los campos utilizados por SISVENT 1.0
Facturas:
Campo *Numero FechaEmision CodigoCliente TotalFactura Vendedor Campo Clave ( * ). Tipo char datetime char money char Longitud 8 8 20 8 5 Significado Distingue cada una de las facturas que se registran en el sistema Fecha del da en que se emite la factura Cdigo del cliente que dueo de la factura. Cantidad total de dinero que tiene registrada cada factura Cdigo del vendedor que realiza la venta
Tabla FacturasRenglones: en esta tabla se almacena todos los renglones de cada una de las facturas emitidas, se registra cada producto con la cantidad asignada al mismo. A continuacin se muestra solo los campos utilizados por SISVENT 1.0
FacturasRenglones:
Campo Numero CodigoProducto Cantidad TotalRenglon Tipo char char money money Longitud 8 15 8 8 Significado Es el numero de la factura a la cual pertenece el Rengln Cdigo que identifica al producto de cada rengln Cantidad de cada producto comprado en Kg. Cantidad de dinero que se debe pagar para cada producto
Tabla Productos: en esta tabla se almacenan todos los productos existentes en la empresa. A continuacin se muestra solo los campos utilizados por SISVENT 1.0
Productos:
Campo *CodigoProducto Nombre CodigoGrupo EstimadoVenta Campo Clave ( * ). Tipo char char char bit Longitud 15 50 5 1 Significado Cdigo que identifica a cada uno de los productos registrados Nombre que se le asigna a cada producto Identifica el grupo al cual pertenece el producto Es un identificador para distinguir si se le har o no presupuesto para un determinado periodo.
Tabla ProductosGrupos: en esta tabla se almacenan todos los grupos de productos existentes.
ProductosGrupos:
Campo *CodigoGrupo Nombre Campo Clave ( * ). Tipo char char Longitud Significado 5 Cdigo Asignado a Cada Grupo de productos 50 Nombre Asignado a Cada Grupo de productos
Tabla ProductosExistencias: en esta tabla se almacenan las existencias de cada un de los productos.
Campo CodigoProducto Almacn Tipo char char Longitud 15 5 Significado Cdigo que identifica a cada uno de los productos registrados Cdigo de Almacn en que se encuentran los
Existencia
money
productos Cantidad de Producto existente en el almacn.
Tabla Ranking: en esta tabla se almacenan los datos referentes a la evaluacin que se le hace a cada vendedor para identificar el mejor vendedor del mes.
Ranking:
Campo *Mes *Ao *CodigoVendedor Positivacion CreditosVen Objetivo Cobertura guardar PositivacionPos CreditosVenPos ObjetivoPos CoberturaPos Total Campo Clave ( * ). Tipo char char char money money money money char money money money money money Longitud 10 10 5 8 8 8 8 1 8 8 8 8 8 Significado Mes en el cual se hace la evaluacin de los vendedores Ao en el cual se hace la evaluacin de los vendedores Vendedor al cual se le hace la evaluacin Es el porcentaje de visitas efectivas a los clientes Porcentaje de crditos vencidos que tengan las facturas emitidas por ese vendedor Porcentaje de la meta alcanzada con respecto al objetivo planteado en el presupuesto Porcentaje de efectividad de ventas por cada vendedor Este campo se usa como un identificador para verificar si el usuario desea guardar los datos Posicin alcanzada en la Positivacion Posicin alcanzada en los Crditos Vencidos Posicin alcanzada en el Objetivo Posicin alcanzada en la Cobertura Sumatoria de las puntuaciones obtenidas para identificar el mejor vendedor
Tabla RankingTMP: esta tabla almacena los datos temporales extrados de la tabla ClientesMovimientos referentes al clculo de crditos vencidos necesario para la realizacin del cuadro de Ranking.
Campo
Tipo
Longitud
Significado
Vendedor CodigoCliente Numero Vencimiento Saldo
char char char datetime money
10 20 8 8 8
Vendedor al cual se le hace la evaluacin Cliente que tiene registrados los movimientos Numero del documento (Facturas , Notas de crdito) Fecha en la cual se vence el crdito Saldo que tiene cada Cliente
Tabla SeguimientoRutas: esta tabla almacena los datos permanentes procesados en el mdulo de Seguimiento de Rutas y muestran informacin detallada sobre el desempeo de cada vendedor en un periodo especfico. SeguimientoRutas:
Campo *Desde *Hasta *CodigoVendedor TotalClientes Compra Cobertura FacturasEmitidas Venta Tipo datetime datetime char money money money money money Longitud 8 8 5 8 8 8 8 8 Significado Fecha a partir de la cual se verifica el desempeo del vendedor Fecha hasta la cual se verifican el desempeo del vendedor Vendedor al cual se le hace la evaluacin Cantidad de clientes que tiene asignado cada vendedor Cantidad de clientes con al menos una compra registrada Porcentaje de cobertura alcanzada por cada vendedor Cantidad de facturas emitidas por el vendedor en el periodo Venta total en Kg. Alcanzada por el Vendedor Es la cantidad de clientes entre 5 , este es el promedio de clientes a los cuales se les debera vender semanalmente. Es la cantidad de clientes por la cantidad de das hbiles del periodo Es el porcentaje de visitas efectivas a los clientes Este campo se usa como un identificador para verificar si el usuario desea guardar los datos
NumeroClientes PorDiasHabiles Positivacion guardar Campo Clave ( * ).
money money money char
8 8 8 1
Tabla TendenciaPerodo: en esta tabla se almacenan los perodos entre los cuales se calculara la tendencia diaria, as como tambin la cantidad de das hbiles existente en esos perodos. TendenciaPeriodo:
Campo *Desde *Hasta DiasHabiles Campo Clave ( * ). Tipo datetime datetime money Longitud Significado Inicio de periodo en el cual se realizaran los 8 clculos para la tabla TendenciaDiaria Fin de periodo en el cual se realizaran los 8 clculos para la tabla TendenciaDiaria Cantidad de das hbiles que existen entre el 8 inicio y el fin del periodo.
Tabla TendenciaDiaria: en esta tabla se almacenan todos los datos permanentes calculados en el mdulo Tendencia. Este mdulo verifica las ventas realizadas por cada producto, as como tambin las devoluciones, existencia, promedio de ventas entre otras. Todo esto es calculado a partir de un periodo de tiempo estimado por el usuario.
TendenciaDiaria:
Campo Tipo Longitud Significado Cdigo que se extrae de la tabla Productos y que tiene asignado cada producto en el sistema MixQ. Das hbiles Transcurridos al momento de realizar los clculos. Das hbiles por transcurrir al momento de realizar los clculos. Venta realizada por cada producto sin tomar en cuenta las devoluciones. Cantidad de producto devuelto una vez realizada la venta Representa la diferencia entre la venta bruta y la devolucin de un producto.
*CodigoProducto *DiasTrans *DiasXtrans VentaBruta Devolucin VentaNeta
Char money money money money money
15 8 8 8 8 8
VentaDia
money
PromedioDiario TendenciaVenta Existencia
money money money
TendenciaExistencia Guardar
money char
CodigoGrupo
char
*desde *hasta FechaDia Campo Clave ( * ).
datetime datetime datetime
Representa la venta realizada a la fecha de 8 realizacin de los clculos. Este promedio se calcula a partir de las ventas netas y la cantidad de das 8 transcurridos. Representa la posible cantidad de producto 8 que se pueda vender en un periodo 8 Cantidad de producto existente en inventario Cantidad de producto que debe haber en inventario para satisfacer la tendencia de 8 ventas. Este campo se usa como un identificador para 1 verificar si el usuario desea guardar los datos Permite identificar el tipo de producto para ejemplo: Caf elaborado, Azcar, Cafeteras, 5 entre otros. Fecha de inicio de periodo a partir de la cual se verifican las ventas que se hayan hecho 8 por producto 8 Fecha de fin de periodo de clculo. Fecha hasta la cual se verifican las ventas 8 que haya hecho el grupo de clientes
Tabla TmpTopVentas: en esta tabla se almacenan datos temporales referentes a los clculos realizados en el mdulo TopVentas, el cual se encarga de verificar los mejores clientes en un periodo de tiempo estimado. TmpTopVentas:
Campo *CodigoCliente Nombre Tipo de dato Char Char Longitud 20 50 Significado Cdigo que se extrae de la tabla clientes y que tiene asignado cada cliente en el sistema MixQ. Nombre que se extrae de la tabla clientes y que tiene asignado cada cliente en el sistema MixQ. Total de dinero pagado por el cliente en un lapso de tiempo determinado por el usuario del sistema Cantidad Total de Caf en Kg. comprado por el cliente en un lapso de tiempo determinado por el usuario del sistema Codigo del Vendedor que efectu la venta este se extrae de la tabla Vendedores.
CantidadBs
Money
CantidadKg
Money
8 5
CodigoVendedor Char Campo Clave( * ).
Tabla TopVentas: en esta tabla se almacenan datos permanentes referentes a los clculos realizados en el mdulo TopVentas, el cual se encarga de verificar los mejores clientes en un periodo de tiempo estimado. Estos datos son extrados directamente de la tabla tmp_TopVentas y de la interfaz del programa.
TopVentas:
Campo *CodigoCliente Nombre CantidadBs Tipo de dato Char Char Money Longitud 20 50 8 Significado Cdigo que se extrae de la tabla clientes y que tiene asignado cada cliente en el sistema MixQ. Nombre que se extrae de la tabla clientes y que tiene asignado cada cliente en el sistema MixQ. Total de dinero pagado por el cliente en un lapso de tiempo determinado por el usuario del sistema Cantidad Total de Caf en Kg. comprado por el cliente en un lapso de tiempo determinado por el usuario del sistema Cdigo del Vendedor que efectu la venta este se extrae de la tabla Vendedores. Fecha a partir de la cual se verifican las compras que haya hecho el cliente Fecha hasta la cual se verifican las compras que haya hecho el cliente Este campo se usa como un identificador para verificar si el usuario desea guardar los datos
CantidadKg
Money
8 5 8 8 1
CodigoVendedor Char *desde *hasta Guardar Campo Clave( * ). datetime datetime Char
Tabla VolumenVentas: en esta tabla se almacenan todos los datos permanentes calculados en el mdulo Volumen de Ventas. Este modulo verifica las ventas de cada producto mensualmente. VolumenVentas:
Campo Tipo Longitud Significado Representa el mes a partir del cual se empezaran a verificar las ventas. Ejemplo: 15 Enero2006
*MesIni
char
*MesFin
char
*CodigoProducto
char
CodigoGrupo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total Guardar Campo Clave ( * ).
char money money money money money money money money money money money money money char
Representa el mes hasta cual se van a verificar 15 las ventas. Ejemplo: Enero2006 Cdigo que se extrae de la tabla Productos y que tiene asignado cada producto en el 15 sistema MixQ. Permite identificar el tipo de producto para ejemplo: Caf elaborado, Azcar, Cafeteras, 5 entre otros. 8 Ventas de cada producto en el mes de Enero Ventas de cada producto en el mes de 8 Febrero 8 Ventas de cada producto en el mes de Marzo 8 Ventas de cada producto en el mes de Abril 8 Ventas de cada producto en el mes de Mayo 8 Ventas de cada producto en el mes de Junio 8 Ventas de cada producto en el mes de Julio 8 Ventas de cada producto en el mes de Agosto Ventas de cada producto en el mes de 8 Septiembre Ventas de cada producto en el mes de 8 Octubre Ventas de cada producto en el mes de 8 Noviembre Ventas de cada producto en el mes de 8 Diciembre 8 Ventas Acumuladas en los meses verificados Este campo se usa como un identificador para 1 verificar si el usuario desea guardar los datos
Tabla Vendedores: en esta tabla se almacena la informacin referente a cada uno de los vendedores existentes. A continuacin se muestra solo los campos utilizados por SISVENT 1.0.
Vendedores:
Campo *Cdigo nombre Tipo Char char Longitud 5 50 Significado Cdigo que se le asigna a cada uno de los vendedores Nombre de Cada uno de los Vendedores Es un identificador para distinguir si se le har o no presupuesto para un determinado periodo.
EstimadoVenta
bit
Campo Clave ( * ).
Tabla VEPeriodo: en esta tabla se almacenan los periodos entre los cuales se calculara los estimados de ventas, as como tambin la cantidad de das hbiles existente en esos periodos.
VEPeriodo:
Campo *Desde *Hasta DiasHabiles Campo Clave ( * ). Tipo datetime datetime money Longitud Significado Inicio de periodo en el cual se realizaran los 8 clculos para la tabla VendedoresEstimados Fin de periodo en el cual se realizaran los 8 clculos para la tabla VendedoresEstimados Cantidad de das hbiles que existen entre el 8 inicio y el fin del periodo.
Tabla VendedoresEstimados: esta tabla almacena los presupuestos correspondientes a cada uno de los vendedores para un mes en especifico , la misma pertenece al sistema MixQ pero fue modificada anexndole campos para almacenar la informacin correspondiente al modulo de Estimado de Ventas. VendedoresEstimados:
Campo Mes Ano Vendedor CodigoProducto Cantidad TendenciaAcumulado Tipo char char char char money money Longitud 2 4 5 15 8 8 Significado Numero del mes al que se almacena la informacin Identifica Ao al cual se almacena la informacin Cdigo del vendedor que se le hace el presupuesto y los estimados Cdigo del producto que se le hace el presupuesto y los estimados Cantidad de Kg. asignado en el presupuesto para cada producto. es la cantidad de producto vendida por cada vendedor en un periodo dado
Tendencia
money
DiasHabiles DiasTrans
money money
8 8
Representa el porcentaje de tendencia de venta que posee cada producto dependiendo de los das hbiles totales del mes y la cantidad de das hbiles transcurridos al momento de realizar el calculo Cantidad de das hbiles que existen entre el inicio y el fin del periodo creado en la tabla VEPeriodo das hbiles transcurridos al momento de realizar el calculo
Las siguientes tablas estn ubicadas en la Base de Datos MixQ siendo esta el enlace entre las distintas Bases de Datos de los Depsitos de Ventas:
Tabla Empresas: en esta tabla se almacenan los datos de las distintas empresas que puedan estar creadas en el sistema (Los Depsitos de Ventas). A continuacin se muestra solo los campos utilizados por SISVENT 1.0 Empresas:
Campo *CodigoEmpresa Nombre Tipo char char Longitud 3 50 Significado Codigo asignado a cada una de las empresas creadas Nombre de la Empresa ejemplo: Deposito Trujillo Representa el nombre de la Base de Datos en que estn almacenados los datos de dicha Empresa Sirve como identificador para saber si la empresa esta en funcionamiento o no.
BaseDeDatos Activa Campo Clave ( * ).
char Bit
50 1
Tabla Estados: guarda los datos referentes a los distintos estados del pas y sirve para relacionar una base de datos con un estado, necesario en el modulo de de Depsitos de Ventas
Estados:
Campo *Cdigo Nombre Campo Clave ( * ). Tipo char char Longitud 5 50 Significado Cdigo que se le asigna a cada Estado Nombre del Estado
Tabla EstadoXBasedeDatos:
esta tabla sirve para relacionar una
base de datos con un estado en especifico, esto con la finalidad de poder apreciar infamacin inmediata y de manera mas interactiva en el modulo de Depsitos de Ventas EstadoXBasedeDatos:
Campo *Estado *BasedeDatos Campo Clave ( * ). Tipo char char Longitud 20 20 Significado Nombre del estado Relacionado Nombre de la Base de Datos Relacionada
Tabla Users: esta tabla almacena los datos de los usuarios que tienen acceso a SISVENT 1.0 Users:
Campo Tipo Longitud Significado Es el identificador que tiene cada usuario y debe ser ingresado en la pantalla de acceso como Usuario Es el nombre que posee el usuario Almacena un password encriptado que se le asigna a cada usuario
*Id_User NombreUser Password Campo Clave ( * ).
char char char
10 50 50
Tabla UsersOptions: en esta tabla se almacenan los nombres de los mdulos a los cuales tienen acceso los usuarios.
UsersOptions:
Campo Id_User Opcin Tipo char char Longitud Significado 10 Es el identificador que tiene cada usuario Nombre del Modulo al cual tiene acceso el 100 usuario
Diseo de Procesos: Los procesos utilizados en este sistema estn caracterizados por poseer un alto grado de automatizacin, lo cual brinda al usuario posibilidad de acceder a la informacin con mucha facilidad, la
tratando
siempre de alertar al usuario de posibles errores que pueda cometer en el proceso de ingreso de datos.
A continuacin se muestran los diagramas de procesos de cada uno de los mdulos existentes en el sistema propuesto: Diagrama de flujo de datos Del Sistema de Ventas (SISVENT1.0)
Usuario
Accede a seleccin de empresa y verificacin de usuarios
1 Seleccin de Empresa y Verificacin de Usuario

Seleccin de Empresa
Verificacin de usuario
Ingresa al Sistema
Users
Empresa
Users Options
2 Modulo Top Ventas
Si
Consulta los mdulos que tiene acceso el usuario
Sistema
Modulo Top Ventas?

No Si
Seleccio na opcin
Si
3 Modulo Ventas Mensuales
Si
Modulo Ventas Mensuales?
clientes?
No
Selecciona men Procesos/Co nsultas?
No No
4 Modulo Clientes Sin Ventas R.
Si
Modulo Clientes Sin Ventas R.? No
No
5 Modulo Agrupacin de Categoras
Si
Modulo Agrupacin de Categoras?
Si
Selecciona opcin
Cobertura?
No
No
6 Modulo Cobertura Por Categoras
Si
Modulo Cobertura por Categoras?
No
7 Modulo Comparativo De Catastro
Si
Modulo Comparativo De Catastro?
No
8
Modulo Cobertura De Inventario Si
Modulo Cobertura De Inventario?
Si
Selecciona opcin Tendencia?

No
No
9
Si
Modulo Propuesta de ventas
Modulo Propuesta de ventas?
No
10 Modulo Estimado De Ventas
Si
Modulo Estimado De Ventas? No
11 Modulo Seguimiento de Rutas
Si
Modulo Seguimiento de Rutas?
Si
Selecciona opcin Vendedores?
No
No
12
Modulo Cuadro de Ranking Si
Modulo Cuadro de Ranking?
No
13 Modulo Histrico
Si
Modulo Histrico?
Si
Selecciona opcin Volumen de Ventas? No
No
14
Modulo Grficos por Presentacin
Si
Modulo Grficos por Presentacin? No
Salida del Sistema
Si
Seleccion a opcin Salir?

No
Users Options
Consulta Datos
15 Modulo Depsitos De Ventas
Si
Modulo Depsitos de Ventas?
Si
Selecciona men Sucursales?
No
16 Modulo Usuarios
Consulta Datos
Si
Modulo Usuarios?
No
No
Selecciona opcin cambiar empresa? Si
Si
Seleccio na men otros?

No
Users
17
Si
Modulo Ayuda
Modulo Opcin Contenido?
Si
Selecciona men Ayuda?
No
No
Pantalla de Informacin del Sistema
Si Muestra
Modulo Opcin Acerca De?
No
Salida del Sistema
Diagrama N 1.Fuente: Briceo (2006)
Diagrama de Flujo del Proceso 1 (Seleccin de Empresas y Verificacin de Usuarios).
Usuario
Ingresa a pantalla de seleccin de empresa
Sistema
Consulta Empresas Existentes
Ingresa Datos
Empresa
Base de Datos MixQ
Users
Base de Datos MixQ
Verifica datos de usuario
Sistema
1.1 Seleccin de Empresa. Ingreso de Usuario y Password
Ingresa al Sistema
Si
Usuario y password correctos?
No
Mensaje Acceso Denegado
Diagrama de Flujo del Proceso 2 (Modulo Top Ventas).
Usuario
Ingresa Modulo Top Ventas?
Si
Selecciona Botn Nuevo?
No
Si 2.1 Ingreso de parmetros (Desde, hasta, # de clientes, Guardar)
Existe un clculo de TopVentas para este periodo
Si
Calculo Existente?
2. 2 Verificacin de Datos Guardados
Si
Selecciona Botn Emitir?
No No Consulta
Sistema
Clientes
Si
2.3 Verificacin y registro de ventas por cliente

Almacena Todos los Datos
Selecciona Botn Abrir?
No
2.4 Seleccin de Reportes Guardados
Top Ventas
Emite Reporte y Grafico Emite Reporte y Grafico Guardado Selecciona Botn Eliminar?
No
Si
Top Ventas
Top Ventas
Se elimina el registro
2.5 Eliminacin de Registro
Si
Desea Eliminar este registro?
No
2.6 Configurar Impresin

Ingresa
Si
Selecciona Botn Impresora?
No
Pantalla Men Principal
Cierra Modulo. Muestra
Si
Selecciona Botn Cerrar?
Diagrama de Flujo del Proceso 3 (Modulo Ventas Mensuales).
Usuario
Ingresa Modulo Ventas Mensuales?
Si
No
Si
3.1 Seleccin de Parmetros (Periodo, Cliente)
Ventas Mensuales
Emite Reporte con Grafico Guardado
Si
Sistema
Consulta parmetros: Periodo, Cliente
Facturas
No

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 4 (Modulo Clientes sin ventas Registradas).

Modulo Clientes Sin Ventas R.? Selecciona Botn Nuevo?
Si
No
Usuario
Si 4.1 Ingreso de parmetros (Mes, Ao, Vendedor, guardar)
Este Periodo ya ha sido procesado
Si
Calculo Existente?
Si
No No Consulta
Sistema
Clientes
Si
4.3 Verificacin y registro de Clientes sin Ventas Registradas

No
4.4 Seleccin de Reportes Guardados y Vendedor
ClientesNo Venta
Emite Reporte Emite Reporte Guardado No Selecciona Botn Eliminar? Si
Clientes sin Ventas Registradas
ClientesNo Venta
Si
No

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 5 (Agrupacin de Categoras)
Usuario
Modulo Agrupacin de Categoras?
Si
Selecciona Botn Categoras.. ..? Si
Almacena Datos
5.1
Si
Registra datos de Categora
No
Categoras
Consulta
Almacena Datos
5.2
Si
Categoras
Registra datos Modificados de Categora
Selecciona Botn Modificar?
Sistema
Consulta
No
Clientes Grupos
Se elimina el registro Si Esta Seguro? Si Selecciona Botn Eliminar?
No No

Selecciona Botn Cerrar? Si
5.3 Seleccin de Categoras y Grupos de Clientes

No
Seleccin de Agrupaciones ?
No
Selecciona Botn Listado de Clientes? Emite Reporte Si
Si
5.6
Seleccin Botn Agregar?
Seleccin de Agrupacin
Si
Listado de Clientes por Categora
Si 5. 4 Verificacin de Agrupaciones Guardadas
Selecciona Botn Quitar?
5.7
Si
Eliminacin de Agrupacin
Agrupacin Existente?
Si
Agrupacin existente
Se elimina
No
5.5 Registra Datos de Agrupacin
Almacena Datos
CategoriaxCliente Grupo
Diagrama de Flujo del Proceso 6 (Cobertura Por Categora).
Usuario
Modulo Cobertura por Categora?
Si
No
Si 6.1 Ingreso de parmetros (Desde, hasta, Guardar)
Existe un clculo de Cobertura para este periodo
Si
Calculo Existente?
Si
No No Consulta
Sistema
Clientes
Si
6.3
Verificacin y registro de Cobertura por Categora de Cliente Almacena Todos los Datos
No
Cobertura
Emite Reporte y Grafico Emite Reporte y Grafico Guardado Selecciona Botn Eliminar?
No
Si
Cobertura Por Categora
Cobertura
Si
No

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 7 (Comparativo de Catastro).
Usuario
Modulo Comparativ o de Catastro?
Si
No
Si 7.1 Ingreso de parmetros (Mes, Ao, Guardar)
Proceso Ya Calculado Para este Mes
Si
Calculo Existente?
Si
Selecciona Botn Calcular?
No No Consulta
Sistema
Clientes
Si
7.3
Verificacin y registro de Cobertura Mensual por Vendedor Almacena Todos los Datos
No
7.4 Seleccin de Parmetros (desde, Hasta, general detallado)
Selecciona Botn Eliminar? Si
CoberturaVendedor
No Muestra Mensaje Emite Si Reporte Selecciona Botn Aceptar?
Cobertura Mensual Calculada con xito
Comparativo de Catastro de Clientes
CoberturaVendedor
Si
No

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 8 (Cobertura de Inventario).
Usuario
Modulo Cobertura de Inventario?
Si
No
Si 8.1 Ingreso de Periodo para la Emisin (Desde, hasta, das hbiles)
Periodo Existente!
Si
Periodo Existente?
8. 2 Verificacin de Periodos Guardados
Si
Selecciona Botn Guardar?
No No
8.3 Registra Periodo

Almacena Periodo Tendencia Periodo Si Selecciona Botn Emitir? No
Calculo Procesado!
8.4 Seleccin de Periodo e ingreso de parmetros.
Si
Selecciona Botn Aceptar?
Calculo Existente?
8. 5 Verificacin de Datos Guardados Si
No
8.6
Sistema
Consulta
Verificacin y registro de Cobertura de Inventario Selecciona Botn Abrir? No
Productos
Tendencia
Cobertura de Inventario
Emite Reporte Si
Si
8.7 Seleccin de Periodo para clculo de Tendencia.

Tendencia Periodo
Selecciona Botn Periodo para Clculo de Tendencia?
No
8.8
Eliminacin de Registro
Selecciona Botn Eliminar?
Si Selecciona Botn Eliminar?
Si
No
Si
Tendencia
Si
Cobertura de Inventario
Emite Reporte
8.11
Si
Configurar Impresin
Ingresa
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 9 (Modulo Propuesta de ventas).
Usuario
Ingresa Modulo Propuesta de Ventas?
Si
No
Si
9.1 Seleccin de Parmetros (Mes, Ao)
Propuesta de Ventas
Emite Reporte
Si
Sistema
Consulta parmetros: Periodo, Cliente
No
Vendedores Estimados

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 10 (Estimado de Ventas).
Usuario
Modulo Estimado de Ventas?
Si
No
Si 10.1 Ingreso de Periodo para la Emisin (Desde, hasta, das hbiles)
Periodo Existente!
Si
Periodo Existente?
10. 2 Verificacin de Periodos Guardados
Si
No No
10.3 Registra Periodo

Almacena Periodo VEPeriodo
Si
No
10.4 Seleccin de Periodo e ingreso de parmetros.
10.5
Verificacin y registro de Estimado de Ventas
Sistema
Consulta Vendedores Estimados
Si
Emite Reporte
Estimado de Ventas
No
Si
VEPeriodo
Si

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 11 (Seguimiento de Rutas).
Usuario
Ingresa Modulo Seguimient o de Rutas?
Si
No
Si 11.1 Ingreso de parmetros (Desde, hasta, Das Hbiles, Guardar)
Existe un Clculo para Este periodo
Si
Calculo Existente?
Si
No No Consulta
Sistema
Vendedores Estimados Si Selecciona Botn Abrir? No
11.3 Verificacin y registro Seguimiento por Vendedor

Almacena Todos los Datos SeguimientoRutas
Emite Reporte
Emite Reporte Guardado
No
Si
SeguimientoRutas Se elimina el registro
Si
Desea Eliminar este registro? No

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 12 (Cuadro de Ranking).
Usuario
Ingresa Modulo Cuadro de Ranking?
Si
No
Si 12.1
Existe un clculo para este periodo
Ingreso de parmetros (Mes, Ao, Das Hbiles, Porcentajes, Guardar)
Si
Calculo Existente?
Si
No No Consulta
Sistema
Si
12.3 Verificacin y registro de Criterios a Evaluar por Vendedor

No
Ranking
Emite Reporte Emite Reporte o Selecciona Botn Eliminar?
No
Si
Cuadro de Ranking
Ranking
Si
No

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 13 (Histrico).

Ingresa Modulo Histrico? Selecciona Botn Nuevo?
Si
No
Usuario
Si 13.1
Este periodo de Histrico Ha sido Calculado

Si
Ingreso de parmetros (Desde, Hasta, Guardar)
Calculo Existente?
Si
No No Consulta
Sistema
Productos
Si
13.3 Verificacin y registro de Histrico de Ventas por Producto

No
VolumenVentas
Emite Reporte y grafico Emite Reporte Y grafico Selecciona Botn Eliminar?
No
Si
Histrico Volumen de Ventas
VolumenVentas
Si
No

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 14 (Modulo Grficos por Presentacin).
Usuario
Modulo Grficos por Presentacin ?
Si
14.1 Seleccin de Parmetros (Mes, Ao)
No
Volumen de Venta Por Producto
Emite Grafico
Si
Sistema
Consulta parmetros: Periodo, Producto
VolumenVentas
No

Ingresa
Si
No
Si
Diagrama de Flujo del Proceso 15 (Modulo Depsitos de Ventas).
Usuario
Ingresa Depsitos de Ventas?
Si
Selecciona Botn Relaciones?
No
Si
Relacin Existente!
Si Selecciona Botn Nuevo? No
Relacin Existente?
15. 2 Verificacin de Relaciones Guardadas
Si 15.1 Seleccin de Estado y Base de Datos
No
15.3 Registra Relacin

Si
No
EstadoXBasedeDatos
14.4 Seleccin de relaciones Guardadas
Top Ventas
Emite Reporte y Grafico Mes Anterior
14.6 Si
Opcin Top Ventas?

No
Seleccin de Regiones
Cobertura
Emite Reporte y Grafico Mes Anterior
Si
Opcin Cobertura ?
No
Emite Reporte Si Mes Anterior
Seguimie nto de Rutas?
Si
Opcin Vendedores ?
No
No
Cuadro De Ranking
Emite Si Reporte Mes Anterior
Opcin Cuadro de Ranking?
Opcin Listado de Clientes?

Si
Listado de Clientes Por Vendedor
Emite Reporte Si
Por Vendedor ?
No
Listado de Clientes Por Categora
Diagrama de Flujo del Proceso 16 (Modulo Usuarios).

Ingresa Modulo Histrico? Selecciona Botn Nuevo?
Si
No
Usuario
Si 16.1 Ingreso de parmetros (Nombre, Id _ usuario, password) y Seleccin de permisos
Id Usuario Existente
Si
Id Usuario Existente?
16. 2 Verificacin de Usuarios Guardados
Si
No No
16.3 Registro de Usuario

Almacena Datos
Almacena Datos
Users Options
16.4 Seleccin de Usuarios Guardados
Users
Se elimina el registro Selecciona Botn Eliminar?
Si
16.5 Eliminacin de Usuario
Desea Eliminar este Usuario?
No
No
Users
Almacena Datos Modificados
16.6 Modificar Usuario
Si
Selecciona Botn Modificar?
Users Options
No
Si
16.7 Ingreso de Password Anterior y verificacin
Password Correcto?
Selecciona Botn Cambio de Password?
No No
Password Incorrecto Pantalla Men Principal

Cierra Modulo. Muestra Si Selecciona Botn Cerrar?
Diagrama de Flujo del Proceso 17 (Modulo Ayuda).
Usuario
Ingresa Modulo Ayuda?
Si
Selecciona Un Modulo?
No
Si
17.1 Muestra Manual del Modulo
Cierra Modulo. Si Muestra
Especificaciones del Sistema Propuesto:
Especificaciones de interfaz de usuario: monitor a color VGA 800X600, para poder apreciar con detalle las caractersticas de diseo. Especificaciones de base de datos: se debe utilizar manejador de base de datos Microsoft SQL Server 2000 para instalar este sistema. Esto debe ser as porque la base de datos esta integrada con la del sistema MixQ que utiliza ese manejador de base de datos. Especificaciones de software: para instalar este sistema como servidor es necesario tener instalado, Windows 98 o superior, Crystal Reports 8, SQL Server 2000, Visual Basic 6.0 y si desea visualizar la ayuda interactiva se debe instalar Acrobat Reader en cualquiera de sus versiones. Especificaciones de hardware: procesador con velocidad de 166 MHz mnimo, 3 GB de disco duro, 64 MB de memoria RAM. Instalaciones de red (para estaciones de trabajo). Especificaciones de personal: todo el hardware y software deben ser operados por personal de los depsitos de ventas as como por los ejecutivos de ventas en la Planta de la Empresa.
Realizacin de pruebas:
Las pruebas del sistema prototipo se realizaron a partir del 10/05/2006 y finalizaron un mes mas tarde. Estas pruebas arrojaron algunas correcciones considerables y sugerencias de mejoras que fueron tomadas en cuenta para la culminacin del sistema. Algunas de las observaciones fueron con respecto al formato de algunos de los informes que inmediatamente se adaptaron a los estndares de la empresa, tambin se detectaron algunos
errores en los clculos generados por los procesos automatizados pero que en lneas generales se lograron superar con xito.
Implementacin del nuevo Sistema de Informacin:
Para la implementacin de cualquier sistema es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: Adquisicin de hardware, software y servicios. Desarrollo o modificacin de software. Capacitacin de Usuarios Finales. Documentacin del sistema. Conversin: Paralela, Piloto, Fases.
Adquisicin de hardware, software y servicios: no hubo necesidad de adquirir hardware, software o servicios, porque la Empresa cuenta con toda la plataforma tecnolgica necesaria para utilizar el sistema.
Desarrollo o modificacin de software: se realizaron estas modificaciones despus de realizar las pruebas en el perodo antes mencionado.
Capacitacin de Usuarios Finales: se realiz una presentacin y demostracin de las capacidades del Sistema SISVENT 1.0 (Sistema de Ventas) el da 23/06/2006 a las 9:00 a.m. , a la cual asisti la alta gerencia de la Empresa incluyendo los jefes comerciales de los Depsitos de Ventas as como todo el personal de Ventas nacionales de la Planta. Adems, cualquier duda que tengan los usuarios la pueden despejar con el uso de la ayuda interactiva que posee el sistema
Mantenimiento del Sistema:
Este mantenimiento ser realizado por el Jefe de Sistemas, quien es el encargado de la verificacin y supervisin de todos los sistemas informticos de la empresa. Para realizar este mantenimiento se dej una copia del cdigo fuente del sistema para hacer cualquier modificacin a que haya lugar o cuando se llegue a un consenso con los ejecutivos de ventas con respecto a anexarle ms utilidades y mdulos que sirvan para satisfacer una necesidad en especfico.
CAPITULO V Conclusiones
Hoy en da se puede afirmar que quienes tienen los recursos de informacin a la mano en el momento adecuado son aquellos que toman las mejores decisiones para el buen desenvolvimiento de sus empresas.
A lo largo del desarrollo de este proyecto se logro establecer una comunicacin bastante buena y estable con los gerentes y ejecutivos de ventas lo cual facilito en gran parte la creacin de cada uno de los mdulos correspondientes a este sistema. Esta comunicacin se baso en gran medida en entrevistas no estructuradas que se realizaron a mediada que se avanz en el proyecto.
Se logr la integracin de los 2 sistemas (MixQ y SISVENT 1.0) gracias al anlisis de los requerimientos funcionales para el sistema propuesto , adems del estudio con respecto al comportamiento de las bases de datos y la utilizacin de las mismas, as como tambin la manera de establecer la comunicacin a trabes de un mismo ODBC(origen de Datos).
A travs de las pruebas realizadas al prototipo se logr adaptar a los estndares de la empresa y la correccin de todos los mdulos que componen el sistema para una mayor aceptacin por parte de los usuarios finales.
Se realiz una presentacin del sistema ante los gerentes y ejecutivos de ventas para mostrar sus capacidades y ventajas con respecto al sistema anterior. Estas personas mostraron su satisfaccin con la utilizacin de este sistema en la generacin de sus estudios de mercado e informes de ventas.
Posteriormente se procedi a su instalacin en la Planta de la Empresa y en el Depsito de Ventas de Trujillo. La instalacin de los depsitos de Barquisimeto y Maracaibo fue realizada por el Jefe de Sistemas de la empresa, gracias a que l tena que hacer la actualizacin de otros sistemas en dichos depsitos.
Recomendaciones
Utilizar el modulo de ayuda para despejar cualquier duda acerca del funcionamiento del sistema. Aprovechar todas las ventajas que proporciona el nuevo sistema en cuanto a la supervisin de los vendedores y los depsitos de ventas. A los usuarios finales para que hagan sugerencias al departamento de sistemas de la empresa para mejora o corregir el sistema.
Bibliografa
OBrien, J. (2001). Sistemas de Informacin Gerencial: Manejo de la tecnologa de la informacin en la empresa interconectada en red. Bogota: Mc. Graw Hill.
Kotler, P. (1998). Fundamentos de Mercadotecnia. Prentice-Hall. Cuarta edicin. Briceo M. (2005). Anlisis y diseo de un sistema para el control de colocaciones de los empleados de la empresa Central Cafetero Flor de Patria Geronimo Briceo C.A (SIACOC). Flor de Patria Edo.
Trujillo: proyecto de pasantas. Duarte R. (2005). Sistema de informacin gerencial epidemiolgico del Estado Trujillo. Valera: tesis de grado. Rodrguez M. (2005). Sistema de informacin automatizado para la facturacin y control de ventas de la empresa 3M Computacin, C.A. Valera: tesis de grado. Microsoft Enciclopedia Encarta 2006. Pearson (2001). Introduccin a los sistemas de bases de datos. http://www.monografias .com (7 de junio 2006). Quiros O. (2002). Planificacin de Ventas. http://www.monografias .com (7 de junio 2006) Muiz R. (2006). Marketing o mercadotecnia. http://www.MarketingXXI.com. (10 de junio 2006). Informacin de la empresa Central Cafetero Flor de Patria. http://www.cafeflordepatria.com.ve (10 de marzo 2006). Descarga de objetos OCX. http//:www.RecursosVisualBasic.com.ar (del 15 de marzo 2006 a 25 de julio 2006)
Manual de instalacin de SISVENT 1.0
El sistema SISVENT 1.0 trabaja con bases de datos elaboradas con Microsoft SQL Server 2000 y reportes elaborados con Seagate Crystal
Reports 8, por lo cual se hace necesario instalar estas aplicaciones antes de instalar SISVENT 1.0. Si ya tiene estas aplicaciones instaladas por favor avance hasta la fase de instalacin de SISVENT 1.0.
Instalando Microsoft SQL Server 2000:
Paso N 1:debe ingresar a Windows como administrador, instalar Microsoft SQL Server Desktop Engine, para hacer esto debe abrir el CD de Microsoft SQL Server 2000, ubicar la carpeta SQL Server\MSDE, en la misma se encuentra un instalador (Setup) , que debe ser ejecutado.
Paso N 2: Instalar SQL Server 2000, para realizar este paso debe ejecutar el instalador ubicado en SQL Server\Autorun
Paso N 3: Seleccionar SQL Server 2000 Components
Paso N 4: Seleccionar Install Database Server
Paso N 5: Oprimir Botn Next
Paso N 6: Seleccionar la opcin Local Computer, y presionar el botn Next.
Paso N 7: Seleccionar Create a new instance of SQL Server, or install Client Tools, y oprimir el boton next.
Paso N 8: Ingresar los datos del usuario y oprimir el botn Next.
Paso N 9: Seleccionar la opcin Server and Clients Tools y oprimir el botn Next.
Paso N 10: Ingresar el Instance Name (Nombre de la instancia) y oprimir el botn Next.
Paso N 11: Seleccionar la opcin Typical y oprimir el botn Next.
Paso N 12: Seleccionar la opcion Use the same account for each service. Auto start SQL server Service, y la opcion Use the local System account, oprimir el boton next.
Paso N 13: Seleccionar la opcin Windows Authentication Mode y oprimir el botn Next
Paso N 14: para comenzar a copiar los archivos oprima el botn Next
Paso N 15: despus de la instalacin es necesario activar los servicios de los servidores a travs del Service Manager
Instalando Seagate Crystal Reports 8: Paso N 1: ejecutar el instalador (setup) ubicado en la carpeta Crystal Reports 8. Oprima el botn siguiente.
Paso N 3: marcar la opcin Acepto el contrato de licencia y oprima el botn siguiente.
Paso N 4: Ingresar el nombre y la clave del CD y oprima el botn siguiente
Paso N 5: seleccionar la opcin completa para instalar todas las funciones de la aplicacin , seleccionar directorio y oprimir el botn siguiente.
Paso N 6: oprima el botn siguiente para iniciar la instalacin.
Paso N 7: Seleccione el botn Finaliza para terminar la instalacin
Instalando SISVENT 1.0: Antes de correr el instalador del sistema es necesario crear la base de datos a partir de un respaldo y crear el Origen de datos (ODBC).
Paso N 1: Para crear la base de datos es necesario abrir el Enterprise Manager ubicado en el men inicio Programas Microsoft SQL Server ,
abrir el servidor local y hacer clic derecho sobre Databases para crear una base de datos nueva como lo muestra la siguiente imagen:
Paso N 2: debe ingresar el nombre Empresa001 y oprimir el botn Aceptar.
Paso N 3: debe seleccionar la base de datos creada y hacer clic derecho sobre la misma. Debe ir al submen Todas las tareas y seleccionar Restore Database
Paso N 4: Debe marcar la opcin From device y oprimir el botn Select devices. Posterior mente debe oprimir en botn Add
Paso N 5: debe seleccionar la opcin File name y buscar el archivo que contiene el respaldo de la base de datos ubicado en el CD carpeta PROGRAMA Respaldo Base De Datos Empresa001, seleccionarlo y
oprimir el botn OK
Paso N 6: Una vez seleccionado el archivo debe seleccionar la ficha Options en la pantalla de restauracin y marcar la opcin Force restore over existing database. Presionar botn Aceptar
Paso N 7: Repetir los pasos 1,2,3,4,5,6 con la diferencia que debe crear una Base de datos llamada MixQ y montar el respaldo a partir del archivo MixQ ubicado en la misma carpeta del archivo de la base de datos anterior.
Paso N 8: Crear el Origen de datos (ODBC) a travs del cual se establece la comunicacin entre las bases de datos y el programa. Debe abrir el administrador de orgenes de datos Control Herramientas Administrativas Orgenes ubicado en Panel de de Datos (ODBC).
Seleccionar DSN de Sistema.
Paso N 9: presionar el botn Agregar, selecciona el controlador SQL Server y presiona el botn finalizar.
Paso N 10: Ingresar mixqsession
como nombre del origen de
datos, dejar la descripcin en blanco y colocar en el nombre del servidor (local). Presionar el botn Siguiente.
Paso N 11: Seleccionar la opcin Con Autenticacin de Windows NT. Presione el botn Siguiente.
Paso N 12: dejar seleccionadas las opciones por defecto y presionar el botn Siguiente.
Paso N 13: Establecer el idioma Spanish (Espaol) para los mensajes del sistema de SQL Server y presionar el botn Finalizar
Paso N 14: Ejecutar el instalador de SISVENT 1.0 ubicado en PROGRAMA Setup. Presione el botn Next.
Paso N 15: seleccione el directorio donde ser instalado y presione el botn Next.
Paso N 16: Seleccione la carpeta de men inicio donde se crearan los accesos directos.
Paso N 17: Seleccione los tipos de iconos que desea crear en la instalacin
Paso N 18: Presione el botn Install para comenzar la instalacin
Paso N 19: deje seleccionada la opcin Launch SISVENT 1.0 para iniciar el sistema y presione el botn Finish.
Paso N 20: Para ingresar al sistema por primera vez debe entrar con el usuario admin y contrasea 1234. Para mas informacin sobre el funcionamiento del sistema consulte el modulo de Ayuda.
Manual de cada uno de los mdulos del Sistema
Top Ventas: permite al usuario obtener un Top (el numero de clientes lo determina el usuario) de los mejores clientes de la Sucursal de mayor a menor y en orden Kg. Vendidos.
Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Clientes Top Ventas
Para emitir un repote debe presionar el botn Nuevo:
Ingresar los parmetros: Desde, Hasta, Nro. De Clientes y si desea Guardar los Datos. Posteriormente presionar el botn Emitir
Para Abrir un reporte que ya ha sido emitido y guardado debe presionar el botn Abrir
Debe hacer Doble Clic en el periodo que desea abrir
Si desea eliminar ese registro debe seleccionarlo y presionar el botn Eliminar
Para seleccionar una impresora debe presionar el botn Impresora
Ventas Mensuales. Permite obtener un grafico por Cliente y el Comportamiento de las ventas del mismo. Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Clientes Ventas Mensuales.
Seleccionar un periodo anual, un cliente y presionar el botn Emitir
Clientes Sin Ventas Registradas. Se trata de un Rep. Agrupado por vendedor de los clientes que no han comprado en un perodo especfico. Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Clientes Clientes Sin Ventas Registradas
Seleccionar los parmetros: Mes, Ao, Vendedor y si desea Guardar los Datos. Posteriormente presionar el botn Emitir
Debe seleccionar el vendedor y hacer Doble Clic en el periodo que desea abrir
Agrupar por Categora. A travs de esta opcin podr realizar la subagrupacin de los grupos de clientes en categoras y que permite el anlisis posterior de la Cobertura. (Se hace una sola vez, a menos que realicen modificaciones de agrupamiento).
Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Cobertura Agrupar Categoras.
Para crear una Categora se debe presionar el Botn Crear Categora
Posteriormente presionar el botn Nuevo
Ingresar los datos de la Categora y presionar el botn Guardar
Puede modificar o eliminar la categora presionado los botones correspondientes (Modificar, Eliminar).
Una vez creada la categora se le deben asociar los grupos de clientes, esta se hace seleccionando la categora, seleccionando los grupos de clientes y presionando el botn Agregar
Si desea eliminar una agrupacin debe seleccionarla y presionar el botn Quitar
Puede observar un listado de clientes agrupado por Categora y grupo de Clientes Presionando el Botn Listado de Clientes.
Cobertura por Categora. Emite el tradicional reporte de Cobertura por Categora. Simplemente se le da el perodo y automticamente trae toda la informacin. Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Cobertura Cobertura por Categora.
Ingresar los parmetros: Desde, Hasta y si desea Guardar los Datos. Posteriormente presionar el botn Emitir
Comparativo de Catastro: permite apreciar la cantidad de clientes que se tiene mes a mes as como tambin la cobertura y el crecimiento con respecto al mes anterior. Este reporte debe ser emitido todos los ltimos de mes para poder llevar el control con repacto a la cantidad de clientes. Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Cobertura Comparativo de Catastro.
Para realizar los clculos de un mes en especfico debe presionar el botn Nuevo:
Ingresar los parmetros: Mes, Ao y marcar Guardar los Datos. Posteriormente presionar el botn Calcular.
Una vez que halla sido Calculado debe presionar el botn abrir
Ingresar Seleccionar los parmetros y presionar el botn Aceptar
Cobertura de Inventario.
El primer da del mes debe crear el
proceso. Ingresando el perodo y los das hbiles del mes. Para posteriormente seleccionar el periodo y solo colocar los das transcurridos para emitir la Cobertura de Inventario. Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Tendencia Cobertura de Inventario
Para emitir estos reportes es necesario establece un periodo con sus respectivos das hbiles. Debemos presionar el botn Nuevo
Ingresar los datos del Periodo (Desde, Hasta, Das Hbiles) y presionar el botn Guardar.
Una vez guardado ese periodo se presiona el botn Emitir
Se debe Seleccionar el periodo e ingresar los parmetros para la emisin (das hbiles transcurridos, fecha de emisin y si desea guardar los datos. Presionar Aceptar para emitir el reporte.
Seleccionar el periodo con los parmetros que desea abrir darle doble clic sobre el mismo
Si desea eliminar, seleccione el periodo con los parmetros deseados y presione el botn Eliminar
Para observar los periodos para calcular la tendencia debe presionar el botn periodo para calcular la tendencia, esto con la finalidad de querer eliminar alguno. Si desea eliminarlo debe seleccionarlo y presionar el botn eliminar.
Propuesta de Ventas: Aqu hay una interfaz con el MixQ (Sistema Administrativo) ya que a travs de l deben indicarle los objetivos por
presentacin de cada vendedor. Ya en el Sistema de Ventas, y al igual que el reporte anterior debe indicrsele al inicio del mes: el perodo y los das hbiles; para despus poder obtener la propuesta de ventas del mes siguiente. Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Tendencia Propuesta de Ventas
Ingresar los parmetros: Mes, ao. Posteriormente presionar el botn Emitir
Estimado de Ventas. Aqu hay una interfaz con el MixQ (Sistema Administrativo) ya que a travs de l deben indicarle los objetivos por presentacin de cada vendedor. Ya en el Sistema de Ventas, y al igual que el reporte anterior debe indicrsele al inicio del mes: el perodo y los das hbiles; para despus poder obtener el anlisis de Objetivos del Vendedor a los das transcurridos. Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Tendencia Estimado de Ventas
Para emitir estos reportes es necesario establece un periodo con sus respectivos das hbiles. Debemos presionar el botn Nuevo
Ingresar los datos del Periodo (Desde, Hasta, Das Hbiles) y presionar el botn Guardar.
Una vez guardado ese periodo se presiona el botn Emitir
Se debe Seleccionar el periodo e ingresar los parmetros para la emisin (das hbiles transcurridos, fecha de emisin. Presionar Aceptar para emitir el reporte.
Si desea eliminar, seleccione el periodo con los parmetros deseados y presione el botn Eliminar
Seguimiento de Rutas.
Emite informacin detallada por ruta
(vendedor) de todos los tems que se consideran en Caf Flor de Patria: Nro. de Clientes, Cobertura, Positivacion, Facturas emitidas, entre otros.
Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Vendedores Seguimiento de Rutas
Ingresar los parmetros: Desde, Hasta, Das Hbiles Nro. De Clientes y si desea Guardar los Datos. Posteriormente presionar el botn Emitir.
Cuadro de Ranking. Antes de emitirlo deben ponderar los porcentajes para cada tem. Luego el sistema automticamente genera en trminos porcentuales los renglones de: Objetivo, Cobertura, Positivacion y Crditos Vencidos. Igualmente califica a cada vendedor.
Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Vendedores Cuadro De Ranking.
Ingresar los parmetros: Mes, Ao, Das Hbiles, Asignar los correspondientes porcentajes para la evaluacin del vendedor y si desea Guardar los Datos. Posteriormente presionar el botn Emitir.
Histrico.
Emite un reporte/grfico de la venta de todas las
presentaciones entre los meses indicados. Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Volumen de Ventas Histrico.
Ingresar los parmetros: Desde, Hasta y si desea Guardar los Datos. Posteriormente presionar el botn Emitir
Grficos por presentacin. Emite el reporte de ventas por producto para un perodo especfico
Para acceder a este modulo debe ir a Procesos/Consultas Volumen de Ventas Grficos Por Presentacin.
Para emitir un repote debe seleccionar el periodo, el producto y presionar el botn Aceptar:
Depsitos de Ventas: Permite apreciar a travs de un mapa de manera mas rpida e interactiva la informacin mas resaltante de los depsitos de ventas ubicados en las distintas regiones del pas. Para acceder a este modulo debe ir a Sucursales Depsitos de Ventas
Para poder interactuar con esta pantalla debe relacionar los estados con las bases de datos oprimiendo el botn relacionar
Debe seleccionar el Estado y la base de datos a que se quiere relacionar, posteriormente presionar el botn guardar
Puede ver informacin con solamente pasar por encima del estado
Si hace clic derecho se despliega un opciones
men con las siguientes
Al hacer clic en una de estas opciones se emitir inmediatamente un reporte del mes anterior
Usuarios: permite crear los usuarios que pueden acceder al sistema as como tambin a los mdulos que pueden acceder dichos usuarios. Para acceder a este modulo debe ir a Otros Usuarios
Para crear un usuario debe presionar el botn Nuevo:
Ingresar los Datos del Usuario y seleccionar los mdulos a los que podr acceder ese usuario y presionar el botn guardar.
Si desea modificar un usuario debe seleccionarlo haciendo doble clic sobre el, hacer los cambios (nombre, permisos) y presiona el botn modificar.
Si desea eliminar un usuario debe seleccionarlo haciendo doble clic sobre y presionar el botn eliminar.
Puede cambiar el password seleccionando el usuario y presionando el botn Cambio de Clave

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Universidad Valle del Momboy Vice-Facultad de Ingeniera Escuela de Computacin Valera Edo.

Autor: Briceo A. Miguel R. Tutor: Prof. Betzabeth Len

Valera, Octubre 2006

Tesis de grado para optar por el titulo de Ingeniero de Computacin.

que con rezos y bendiciones me dieron la

seguridad y esperanza para alcanzar este triunfo.

DEDICATORIA AGRADECIMIENTO INTRODUCCION CAPITULO I Pg.

Planteamiento del problema.1 Objetivos .3 Justificacin 4 Delimitacin 5

CAPITULO V (Conclusiones y Recomendaciones) Conclusiones ...124 Recomendaciones ..125

proporcionar un banco de datos confiable que se pueda consultar en cualquier momento.

informacin inherente a los estudios de mercado e

Tipos de Sistemas de Informacin:

La satisfaccin del cliente:

El Central Cafetero Flor de Patria:

planificacin de ventas los pasos que se describen a continuacin:

desempear una tarea.

Positivacion = (FE * 100) / ( ( TC / 5 ) * DH )

CAPITULO III Marco Metodolgico

El ciclo de desarrollo de los sistemas:

Investigacin Anlisis Diseo Implementacin. Mantenimiento.

Ciclo de desarrollo de los sistemas

Desarrollo de soluciones con sistemas de informacin Mantener

Figura N 1. Fuente: James OBrien (2001)

Comprender el Problema o la Oportunidad Empresarial

Investigacin De Sistemas Producto: Estudio de factibilidad

Desarrollar una Solucin con un Sistema de Informacin

Anlisis De Sistemas Producto: Requerimientos funcionales

Diseo De sistemas Producto: Especificaciones De los sistemas

Implementar La solucin Con el sistema De informacin

Implementacin De sistemas Producto: Sistema Operacional

Mantenimiento De sistemas Producto: Sistema mejorado

Figura N 2. Fuente: James OBrien (2001)

Iniciar el proceso de desarrollo de los sistemas:

clientes y gerentes. para

procedimientos documentacin. Desarrollo,

observacin de un modelo de las actividades de trabajo

Figura N 3. Fuente: James OBrien (2001)

propuesto los objetivos estratgicos de Disminucin en la inversin

proveedor y del gobierno

Figura N 4. Fuente: James OBrien (2001)

Figura N 5. Fuente: James OBrien (2001)

Anlisis de los sistemas:

Figura N 6. Fuente: James OBrien (2001)

Diseo de los sistemas:

Diseo de la interfaz de Usuario

Diseo de Datos Diseo de la estructura de los elementos de datos

Diseo de Procesos Diseo de procedimientos y programas

Figura N 7. Fuente: James OBrien (2001).

Especificaciones de los sistemas:

Identificar los requerimientos de informacin de un usuario final

Desarrollar prototipos sistemas informacin Ciclo de elaboracin de prototipos

Utilizar y mantener el sistema aceptado

Figura N 8. Fuente: James OBrien (2001)

Implementacin de un nuevo sistema de informacin:

Figura N 9. Fuente: James OBrien (2001)

Adquisicin de hardware, software y servicios

Desarrollo o modificacin de software

Documentacin del sistema

Conversin Paralela Piloto Fases

Figura N 10. Fuente: James OBrien (2001)

Mantenimiento de los sistemas de informacin:

Anlisis del sistema actual:

Esto representa un tiempo considerable para hacer estos

informes adems del riesgo de que se extrave la informacin.