La ejecucin adecuada de una buena poltica de crditos es fundamental para la administracin exitosa de las cuentas por cobrar Para

conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayora de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crdito similares. Los prestamos que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crdito que estipulan el pago en un numero determinado de das. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro el periodo de crdito, la mayora de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un ao; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa. Las cuentas por cobrar representan el crdito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta. POLTICAS DE CRDITO La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos. ESTNDARES DE CRDITO Los estndares de crdito de la empresa definen el criterio mnimo para conceder crdito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crdito, referencias, periodos promedio de pago y ciertos ndices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estndares de crdito. Al realizar el anlisis de los estndares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversin en cuentas por cobrar, la estimacin de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.

Gastos de oficina Si los estndares de crdito se hacen ms flexibles, ms crdito se concede. Los estndares de crdito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si los estndares de crdito son ms rigurosos se concede menos crdito y por ende los costos disminuyen.

INVERSION DE CUENTAS POR COBRAR:

Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras ms alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es ms costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace ms flexibles sus estndares de crdito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estndares por ende deben disminuir. Entonces se tiene que los estndares de crdito ms flexibles dan como resultado costos de manejos ms altos y las restricciones en los estndares dan como resultado costos menores de manejo. La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estndares de crdito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respecto a las ventas y otra respecto a los cobros que estn ntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga ms flexibles sus estndares de crdito teniendo como resultado un promedio un mayor nmero de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las condiciones de crdito se hacen menos flexibles, se da crdito a pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminucin en el nmero de prestamos. En conclusin se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estndares de crdito se hacen ms flexibles y se reducen cuando los estndares de crdito se hacen ms rigurosos.

ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES: Otra variable que se afecta por los cambios en los estndares de crdito es la estimacin de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difcil cobro aumenta a medida que los estndares de crdito se hacen ms flexibles y viceversa, esto dado tambin por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.

Volumen de prstamo: Como se denoto en prrafos anteriores, a medida

que los estndares de crdito se hacen ms flexibles se espera que aumenten los prestamos y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada. EVALUACIN DE ESTNDARES DE CRDITO: Para determinar si una compaa debe establecer estndares de crdito ms flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades marginales en los prestamos y en el costo de la inversin marginal de las cuentas por cobrar. La inversin marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe comprometer en cuentas por cobrar si hace ms flexible su estndar de crdito. TOMA DE DESICIONES: Para decidir si una empresa debe hacer ms flexibles sus estndares de crdito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar. Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse ms flexibles los estndares de crdito; de otra manera deben mantenerse inmodificados los que se tienen en ese momento aplicado dentro de la empresa. Cuando un cliente desea obtener prestamos, servicios u otros recursos se acerca a las diferentes empresas que le puedan proveer crdito, por ello es importante tener unas buenas historia crediticia, ya que esta es la clave para

la evaluacin que hace el departamento de crdito de la empresa proveedora. Continuando con el estudio que se esta realizando de la administracin efectiva y eficiente de las cuentas por cobrar y aplicando las herramientas que ya se han descrito, en esta ocasin se har un esbozo de las premisas que aplican las empresas para otorgar crdito a sus clientes. Una vez que la empresa ha fijado sus estndares de crdito, deben establecerse procedimientos para evaluar a los solicitantes de crdito. A menudo la empresa debe determinar no solamente los mritos que tenga el cliente para el crdito, sino tambin calcular el monto por el cual ste pueda responder. Una vez que esto se ha hecho, la empresa puede establecer una lnea de crdito, estipulando el monto mximo que el cliente puede deber a la empresa en un momento cualquiera. Las lneas de crdito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el crdito de un cliente importante cada vez que se haga una compra a crdito. Finalmente El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito de los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa Haciendo caso omiso de si el departamento de crdito de la empresa est evaluando los meritos para el crdito de un cliente que desee hacer una transaccin especfica o de un cliente regular para establecer una lnea de crdito, los procedimientos bsicos son los mismos, la nica diferencia es la minuciosidad del anlisis. Una empresa obrara con poca prudencia al gastar ms dinero del monto que adquieren sus clientes para otorgarle un crdito. Los dos pasos bsicos en el proceso de la investigacin del crdito son obtener informacin de crdito y analizar la informacin para tomar la decisin del crdito. OBTENCIN DE LA INFORMACIN DE CRDITO

Cuando un cliente que desee obtener crdito se acerca a una empresa, normalmente el departamento de crdito da comienzo a un proceso de evaluacin del crdito pidindole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita informacin financiera y crediticia junto con referencias de crdito. Trabajando con base en la solicitud de crdito, la empresa obtiene entonces informacin adicional del crdito de otras fuentes. Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crdito al solicitante, ya tiene su informacin histrica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes externas principales de informacin crediticia es la brindada por los estados financieros, por las oficinas de referencias comerciales, las bolsas de informacin crediticia, la verificacin bancaria y la consulta de otros proveedores. Estados Financieros Pidindole al solicitante que suministre sus estados financieros de los ltimos aos, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de ste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado de resultados no aparece informacin con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situacin financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la administracin financiera total. La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos estados puede ser un indicador de su situacin financiera. Los estados financieros auditados son una necesidad en el anlisis de crdito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a crdito o que deseen que se les abran lneas de crdito. Oficinas de intercambio de referencias Las empresas pueden obtener informacin de crdito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red que cambia informacin crediticia con base en reciprocidad. Accediendo a suministrar informacin crediticia a esta oficina de crditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar informacin a la oficina de crditos relacionada con clientes en perspectiva.

Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de informacin crediticia ms qu analticos son acerca de casos definidos. Comnmente se cobran honorarios por cada solicitud. El objetivo general con respecto a la administracin de cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio Bolsas directas de informacin crediticia Otra manera de obtener informacin crediticia puede ser por intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. A menudo, una asociacin industrial mantiene cierta informacin crediticia a disposicin de todos sus miembros. Verificacin bancaria Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga informacin crediticia del banco del solicitante. Sin embargo, el tipo de informacin que se obtiene probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecucin. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la empresa. Otros proveedores Este consiste en obtener informacin de otros proveedores que vendan al solicitante del crdito y preguntarles cules son las normas de pago y sus relaciones inter-empresariales. ANLISIS DE LA INFORMACIN DE CRDITO Los estados financieros de un solicitante de crdito y el mayor de cuentas por pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar. Esta cifra se puede entonces comparar con las condiciones de crdito que la empresa ofrece actualmente. Un segundo paso puede ser el plazo de las cuentas por pagar del solicitante para obtener una idea mejor de sus normas de pago. Para clientes que solicitan crditos grandes o lneas de crdito, debe hacerse un anlisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la empresa utilizando los estados financieros de sta.

Una comparacin cclica de razones similares en aos diferentes debe indicar algunas tendencias del desarrollo. Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluacin de crdito a la medida de sus propios estndares de crdito. No hay procedimientos establecidos, pero la empresa debe encajar su anlisis a sus necesidades. Esto da una sensacin de confianza que se estn tomando los tipos de riesgos de crdito deseados. Una de las principales contribuciones en la decisin final del crdito es el juicio subjetivo del analista financiero acerca de los mritos que tenga una empresa para el crdito. Para determinar los mritos crediticios, el analista debe agregar sus conocimientos acerca de la ndole de la administracin del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas histricas de pagos de la empresa a cualquier cifra cuantitativa que se haya establecido. Basado en su propia interpretacin subjetiva de los estndares de crdito de la empresa, puede entonces tomar una decisin final acerca de si se debe conceder el crdito al solicitante y probablemente el monto de ste. Muy a menudo estas decisiones nos la toma una sola persona, sino un comit de revisin de crditos. Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pago que se estipulan para todos los clientes a crdito. CONDICIONES DE CRDITO: Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podran resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa puede tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuacin.

Nivel ptimo La empresa debe determinar cual es el nivel ptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio. Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por unidad disminuye. Si la demanda es elstica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminucin de este precio. Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan. La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras ms tiempo transcurra, hay ms oportunidades de que un cliente se declare tcnicamente insolvente o en bancarrota. Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la estimacin de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que toman el descuento y pagan un precio menor. La disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendra efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un mtodo por un mtodo similar al de la evaluacin de cambios de las condiciones de crdito. Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difcil de analizar debido a los

problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relacin con el periodo promedio de cobro. Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de cobros. Si en el momento de otorgar un crdito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo menor al estipulado, este accedera a un descuento. Sin embargo hay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde, retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difcil de cuantificar. Periodo de crdito Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten, as el efecto neto en las utilidades puede ser negativo. POLTICAS DE COBRO Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimacin de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la poltica de crditos en la cual se basa su aprobacin. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las polticas de crdito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difcil cobro de la empresa.

El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimacin de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando as las utilidades. Los costos de esta estrategia puede incluir la prdida de ventas adems de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestin de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo as loas ventas de la empresa. La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestin de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro. Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms personal y ms estricta. Los procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro. CARTAS: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una carta en buenos trminos, recordndole al cliente su obligacin. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado despus del envo de la carta, se enva una segunda carta ms perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas. LLAMADAS TELEFNICAS: Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago. UTILIZACIN DE AGENCIAS DE COBROS: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta

clase de gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir. PROCEDIMIENTO LEGAL: Este es el paso ms estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados. Existe un punto ms all del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto. As terminamos este ciclo de la administracin de las cuentas por cobrar, que como ya se explic en los anteriores artculos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del rea financiera y contable.