Sistema continuo de ordenamiento y limpieza SCOL

Fuente consultada: Mauricio Lefcovich, Consultor en Administracin de Operaciones mlefcovich@hotmail.com

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Introduccin Qu es SCOL? Objetivos del sistema Cmo se implementa? Anlisis para el ordenamiento y limpieza Beneficios de la aplicacin del SCOL Principios Cmo mentalizar al personal? Conclusiones

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Introduccin

Las empresas dedicadas a las actividades fabriles toman cada da mayor conciencia de la imperiosa necesidad de lograr y conservar, e inclusive mejorar, el ordenamiento y limpieza dentro de los sectores operativos. Sin embargo poco se hace para lograr igual espritu en los sectores de oficinas, algo que comparte con las dems actividades sean stas de los sectores servicios o comerciales. Japoneses, coreanos y alemanes estn a la cabeza de lo que es el orden y la limpieza como forma de actuacin en las organizaciones. Ese espritu y disciplina de trabajo que les es propio no es una causa menor de los altos ndices de productividad por ellos alcanzados. El desorden y suciedad son claros generadores de accidentes, improductividades, prdidas de tiempo, dficit de calidad, menores niveles de satisfaccin tanto de clientes como de operarios y empleados, excesos de stock, sustraccin de piezas, partes e instrumentos, entre otros y numerossimos efectos. La falta de orden no slo est motivada en cierta forma por razones psicolgicas, sino que adems afectan psicolgicamente a los integrantes de la organizacin. Los japoneses dieron vida al sistema de las Cinco "S" apoyndose en sus principios y ticas de trabajo, haciendo de ella uno de los puntales de la filosofa y sistema de produccin Kaizen. De lo que se trata ahora es de implantar un sistema que est ms en consonancia con la mentalidad occidental, y por sobre todas las cosas que llegue a comprender la cultura y naturaleza que le son propias. Debemos partir que la primera impresin que tienen los externos a la empresa cuando visitan sus recintos y dependencias es el orden y limpieza que en ello se observa, a tal punto de que muchos clientes pueden prescindir de los servicios o productos de una empresa al observar en ella desorden, inseguridad, falta de control, suciedad, y un mal mbito laboral; suponiendo que una organizacin que presenta esas falencias no est en condiciones de ofrecer ni productos ni servicios de calidad, a un coste aceptable y dando cumplimiento a la entrega en cantidad y plazos. Piense que opinin se llevara usted si visitara un taller mecnico sucio y desordenado, o si entrara a la cocina de un restaurante y ste estuviera o presentara psimas condiciones, con malos olores y suciedad entre otros. Ni dejara su auto ltimo modelo, ni se sentara a comer producto alguno. Es propio de una gran parte de los individuos tener una clara tendencia a la acumulacin de insumos o papeles, a no guardar las cosas donde corresponde, extraviar elementos o componentes, archivar o guardar elementos en lugares donde no corresponde y esperar que otros limpien y ordenen las cosas. Ello es posible de corregir, y el sistema SCOL permite llegar a ello.

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Qu es SCOL ?

SCOL significa Sistema Continuo de Ordenamiento y Limpieza. Por qu Sistema. Porque un sistema es un conjunto de elementos que interactan entre s con un fin determinado. Es eso justamente lo que se pretende, es mucho ms que un simple programa de ordenamiento y limpieza o un simple proceso en igual sentido. Se pretende con la implementacin y adopcin del SCOL lograr una serie de efectos que interactan entre s, como la motivacin, la seguridad, los costos, la velocidad de respuestas y la mayor calidad y productividad en los procesos entre otros. La segunda pregunta es: a qu viene lo de continuo? No se trata de lograr un orden y limpieza para una foto o un logro pasajero, se trata de mantener, conservar y mejorar de forma continua el buen orden y limpieza en cada elemento, componente, insumo, equipo e instrumentos existentes en la organizacin. Sin lugar a dudas ese ordenamiento y limpieza es tambin vlido y fundamental para las personas que se desempean en la empresa.

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Objetivos del sistema

El SCOL persigue el mejor orden y la mayor limpieza posibles a los efectos de mejorar la motivacin y seguridad tanto del personal como de los clientes, proveedores y otros que se pongan en contacto con la empresa y/o sus instalaciones, servicios o productos; reducir los costos e incrementar la productividad, mejorar la calidad de vida laboral, reducir los niveles de enfermedades en el mbito de trabajo, y lograr la mejor imagen de la empresa ante terceros a los efectos de ser considerada una organizacin de excelencia.

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Cmo se implementa

Su puesta en prctica requiere de una serie de pasos, conformados de la siguiente manera: 1. Diagnstico a los efectos de conocer y tomar nota tanto de la magnitud positiva o negativa concerniente al ordenamiento y limpieza, como as tambin conocer la cultura y mentalidad existente en la empresa. 2. Concientizar al personal acerca de la necesidad imperiosa de establecer un cambio de actitudes. Demostrar los efectos negativos de sus actuales comportamientos, y los logros a conquistar a partir de la implementacin de SCOL. 3. Capacitar a todo el personal, y entrenar a lderes SCOL para cada sector o proceso de la empresa a los efectos de que haga de facilitador y coaching del personal, adems de gestionar ante las autoridades de la empresa el aprovisionamiento de los elementos requeridos para un mejor orden y limpieza. 4. Poner en prctica los principios mediante las actividades individuales y grupales. 5. Revisin y anlisis de situacin por parte de los directivos medios y superiores a los efectos del necesario feedback. 6. Ajustes y mejoras de parte del personal. El poner en prctica los principios de ordenamiento y limpieza requiere de un continuo anlisis y correccin de las situaciones existentes.

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Anlisis para el ordenamiento y limpieza

Qu es esto? Hay un lugar donde el mismo deba estar? En que lugar debera estar y de que forma, para que pueda encontrarse ms rpido, no produzca daos o no se dae, no se pierda o pueda ser sustrada? En qu lugar debera estar para evitar daarse o ensuciarse? Es seguro el lugar donde est?

El interrogarse, cuestionarse y preguntarse sobre cada situacin que se presente es el paso fundamental en el sistema SCOL.

Es segura su actual ubicacin para las personas que la manipulan o pueden llegar a estar cerca? Podra daarse, o daar a otros elementos? Cmo evitarlo? Sus envases puede dar lugar a confusin o equivocacin? Puede dar lugar a un uso incorrecto o inadecuado? Cmo prevenirlo? Est correctamente identificado? Est ubicado correctamente de acuerdo a su peso, tamao, altura, superficie, peligrosidad y valor? Se hace uso de software como elemento de apoyo para una mejor consulta de ubicacin de componentes, insumos, productos, equipos e instrumentos? Se han instaurado medidas destinadas a evitar el extravo o mal archivo de insumos o papeleras (documentacin)? (Sistemas "a prueba de errores"). Est ubicado de manera tal de poder inventariarse o controlarse su cantidad de manera rpida y eficiente? Est en el lugar ms adecuado para su uso? Est el lugar, componente, insumo, instalacin, producto o instrumento limpio? El personal cuenta con los elementos para manipular los insumos, mquinas, productos y otros elementos de acuerdo a su peso, cantidad, peligrosidad y otras caractersticas? El personal se presenta y/o cuenta con indumentaria y calzados adecuados a las labores que realizan? Guardan un mnimo de limpieza? Hay un lugar dispuesto para cada cosa, y est cada cosa en su lugar? Est funcionando todo cmo debera?

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Beneficios de la aplicacin del SCOL

Producto de su aplicacin sistemtica logran obtenerse: 1. Mayores niveles de productividad, generados al disponer de los instrumentos y mquinas, en un determinado lugar y con la limpieza necesaria. 2. Menores ndices de enfermedades y accidentes. 3. La deteccin de mquinas e instalaciones en mal estado o funcionamiento irregular. 4. Evitar los excesos de inventarios. 5. Un mejor control en los inventarios de insumos, materiales, y productos terminados. 6. Reducciones en los problemas de calidad generados por suciedad o desperfectos tcnicos debidos a mal mantenimiento. 7. Acelerar o hacer ms rpida las labores. 8. Menores necesidades de espacios fsicos. 9. El evitar la prdida o substraccin de materiales, insumos, productos o instrumentos. 10.El evitar la compra de elementos con los cuales ya se cuenta. 11.Un ingreso de fondos por la venta de elementos no necesarios. 12.Un incremento en la motivacin y calidad de vida laboral del personal.

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Principios

Los principios a seguir son: 1. Los elementos deben estar, en caso de no estar haciendo uso de ellos, en un lugar fsico predeterminado. (Ello es vlido tanto para instrumentos, herramientas, materiales, carpetas, papelera, tiles de escritorio, y mquinas entre otros). 2. Los objetos deben estar colocados y resguardados en un componente y lugar en funcin a los peligros que el mismo genere, al valor econmico que posea, al tamao fsico que tenga, al trabajo al cual est destinado, a su grado o nivel de fragilidad, a su obsolescencia, antigedad o vencimiento, y a la facilidad con que pueda extraviarse. 3. Debe evitarse la confusin entre elementos parecidos. 4. Debe en caso de peligrosidad o posible confusin en su uso, aclararse su uso, y peligrosidad.

5. Deben los elementos estar separados de componentes o ambientes fsicos que puedan daar su contenido (luz, calor, humedad, etc.) o producir un determinado efecto (ejemplo: explosin, incendio). 6. Tanto el lugar como el espacio de almacenamiento deben estar convenientemente limpios y resguardados. 7. Instaurar procedimientos o sistemas a prueba de errores para evitar el mal uso de ciertos insumos, el extravo de documentacin o componentes o herramientas. 8. El lugar donde se desempee el personal debe guardar limpieza, pero tambin humedad, temperatura, iluminacin, niveles de sonido, vibracin y aireacin convenientes al desempeo de sus actividades. 9. El personal debe hacer uso de los calzados y prendas requeridos por las normas de seguridad, para aquellos casos en los que as corresponda. 10.El personal debe guardar un nivel de aseo personal propio de su actividad, respetando de tal modo a sus compaeros, superiores, subordinados y terceros a la empresa. 11.El compromiso de mantener el orden y la limpieza es tanto individual como colectivo. 12.Los lugares para el transito deben estar limpios y ser suficientemente espaciosos, tanto para el manejo de los materiales como para el libre y rpido trnsito del personal, sobre todo en caso de tener que abandonar rpidamente el lugar por razones de peligros o accidentes. 13.Se debe contar con elementos de urgencia como matafuegos o salidas de emergencias convenientemente ubicados y demarcados para su fcil identificacin y utilizacin. 14.Los lugares de aseo personal deben ser ejemplos de orden y limpieza. 15.Se deben realizar peridicamente reuniones de empleados para el tratamiento de problemas vinculados con el cumplimiento de stos principios. Al mismo tiempo debe facilitarse la posibilidad de que el personal pueda elevar sugerencias a los efectos de mejorar el orden y limpieza existente en la organizacin.

8.

Cmo mentalizar al personal

El personal tomar ms conciencia del valor de la limpieza si ellos mismos son responsables de efectuar todos los das la limpieza de su lugar de trabajo, se trate de oficinas, talleres y baos. La colocacin de diversos slogan concernientes a la limpieza y orden, y su responsabilidad como integrantes de la organizacin es fundamental. Educar para la disciplina y entregar distintivos que hagan mencin al compromiso individual y colectivo del personal con el cuidado del orden, la limpieza, la calidad y la satisfaccin del cliente. Generar un compromiso por escrito de cada individuo con los principios de orden y limpieza. Realizacin de fiestas y entregas de premios, por el compromiso con el orden y la limpieza. Evitar de parte de los directivos la existencia del doble mensaje. S se dice que el orden y la limpieza son fundamentales, ellos deben dar el ejemplo en torno a ello, y adems le deben dar prioridad en sus reuniones, y en la entrega de fondos para hacer posible un mejor orden y limpieza. Es menester darle un fuerte impulso al sistema y su implementacin mediante el compromiso pleno de sus directivos, comprometindose ellos con el cambio de cultura organizacional. Debiendo fijarse cronogramas de tareas a los efectos de un reordenamiento y limpieza dentro de plazos preestablecidos. Las polticas, planes y estrategias deben ser muy claras y precisas en cuanto a la importancia que para los directivos y la organizacin tiene que el ordenamiento y la limpieza sean elementos prioritarios. Deben evitarse todo tipo de medidas disciplinarias, apostndose a la concientizacin mediante el liderazgo, el compromiso y la motivacin.

El SCOL es muy importante por cuanto es el paso previo a mayores y trascendentales implementaciones como puede ser el sistema de trabajo Just in Time, de all la crtica importancia que tiene su puesta en marcha y el logro de sus objetivos. Para una total compenetracin es menester mejorar la informacin y comunicacin interna, acompaado ello de un claro y poderoso liderazgo.

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Conclusiones

La falta de orden y limpieza es un factor crtico en materia de productividad, calidad y costes, por lo tanto su atencin es primordial. Pero no vale de nada, o poco sirve, copiar modelos basados en culturas centenarias o incluso milenariamente enfocadas en torno a la disciplina y ticas de trabajo y compromiso social. Mucho mejor es generar y construir una cultura propia de ordenamiento, limpieza y calidad. La excelencia y la competitividad no se consiguen en ambientes y lugares desordenados y sucios, o poco limpios, ello es algo que deben entender y comprender claramente los empleados, pero tambin los directivos de las empresas. La falta de aseo y orden caracteriza a las empresas carentes de competitividad. Su existencia no asegura el triunfo, pero su inexistencia si asegura la derrota. Ejecutar un plan de ordenamiento y limpieza es primordial para entrar en el juego competitivo del Siglo XXI. La falta de orden y limpieza es un fuerte generador de improductividades y despilfarros, por lo que su puesta en prctica no slo mejora la calidad de vida laboral, sino que ello va acompaado de importantes incrementos en la rentabilidad de la empresa.