L O O S E M I N U T E

DG l n f o l \ l 2 l 3 l 2 & 3 1 2 1 1
1
2 2 N o v e m b e r 2 0 0 2
P S / U S o f S
C o p y
t o :
A P S / S o f S
P S / P U S
P S / 2 " d P U S
P S / P e r s o n n e l
P a r l i a m e n t a r y C l e r k
Di r e c t o r
DG I n f o
DGC ( N e w s )
DA S
D I n f o ( E x p )
L O R D C H A N C E L L O R S A N N U A L R E P O R T O N I M P L E M E N T A T I O N O F T H E
FR E E DO M O F I N FO R M A T I O N A C T
2 O O O
R e f e r e n c e A : DG I n f o 3 l 2 l 3 l 2 d a t e d
1 3 S e p t e m b e r 2 0 0 2
l s s u e
T h e i n t e n t i o n t o h i g h l i g h t M O D s p u b l i c a t i o n o f i n f o r m a t i o n o n a l l e g e d U FO
s i g h t i n g s a t a M i n i s t e r i a l b r i e f i n g f o r t h e m e d i a t o
p u b l i c i s e
t h e L o r d C h a n c e l l o r s
a n n u a l r e p o r t o n i m p l e m e n t a t i o n o f t h e Fr e e d o m o f l n f o r m a t i o n ( FO l ) A c t .
R e c o m m e n d a t i o n
1 ,
2 .
o
e
T i m i n q
U S o f S i s i n v i t e d t o n o t e t h a t :
T h e M O D i n f o r m a t i o n t o b e h i g h l i g h t e d a t t h e L C D p r e s s c o n f e r e n c e i s
a l r e a d y i n t h e
p u b l i c d o m a i n
T h e l i n e s t o t a k e a t A n n e x A w i l l b e a v a i l a b l e f o r u s e b v t h e M O D P r e s s
O f f i c e i n t h e e v e n t o f e n q u i r i e s .
P r i o r i t y . T h e L o r d C h a n c e l l o r s A n n u a l R e p o r t i s t o b e
p r i n t e d
o n 2 7
N o v e m b e r , a n d Y v e t t e C o o p e r w i l l h o l d a b r i e f i n g f o r m e d i a r e p r e s e n l a t i v e s t h e
f o l l o w i n g d a y .
B a c k q r o u n d
3 ,
4 .
O n e a c h a n n i v e r s a r y o f R o y a l A s s e n t
( 3 0
N o v e m b e r ) , t h e L o r d C h a n c e l l o r i s
r e q u i r e d t o r e p o r t t o P a r l i a m e n t o n t h e p r o g r e s s t h a t h a s b e e n m a d e i n
i m p l e m e n t i n g t h e FO I A c t . A n a d v a n c e c o p y o f t h e 2 0 0 2 r e p o r t i s a t t a c h e d ( p t e a s e
n o t e t h a t t h i s
h a s a
p u b l i c
e m b a r g o u n t i l m i d n i g h t o n 2 8 N o v e m b e r ) . W e h a d a n
o p p o r t u n i t y t o c o m m e n t o n t h i s i n d r a f t a n d t h e t h r e e r e f e r e n c e s t o M O D ( o n p a g e s
r
1 9 , 2 1
, a n d
2 6 ) a r e n o n - c o n t r o v e r s i a l . P r i n t i n g o f t h e r e p o r t i s d u e t o b e a n n o u n c e d
t h r o u g h a r r a n g e d P Q s o n 2 7 N o v e m b e r .
T o c o i n c i d e w i t h t h e L o r d C h a n c e l l o r s r e p o r t , t h e M i n i s t e r w i t h l e a d
r e s p o n s i b i l i t y f o r F O I - Y v e t t e C o o p e r - i n t e n d s t o h o l d a m e d i a b r i e f i n g o n 2 8
N o v e m b e r . A s t h e m a i n i n t e n t i o n i s t o h i g h l i g h t t a n g i b l e a c h i e v e m e n t s , t h e b r i e f i n g
w i l l f o c u s o n
g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t P u b l i c a t i o n S c h e m e s . U n d e r t h e t i m e t a b l e
a n n o u n c e d b y t h e L o r d C h a n c e l l o r l a s t
y e a r t h e r e q u i r e m e n t w a s f o r a l l s u c h
S c h e m e s t o b e a p p r o v e d b y t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r
a n d t h e n
p u b l i s h e d b y
3 0 N o v e m b e r 2 O O 2 . I a m p l e a s e d t o r e p o r t t h a t w e h a v e r e c e i v e d c o n f i r m a t i o n t h a t
o u r S c h e m e
( c i r c u l a t e d u n d e r R e f e r e n c e A ) h a s s e c u r e d t h e n e c e s s a r y a p p r o v a l :
f i n a l a r r a n g e m e n t s a r e n o w i n h a n d t o m a k e t h e S c h e m e a v a i l a b l e o n M O D s
i n t e r n e i s i t e f r o m 3 0 N o v e m b e r .
5 .
6 .
M r s C o o p e r w a s c o n s c i o u s t h a t i n p r o m o t i n g t h e v a l u e o f P u b l i c a t i o n
S c h e m e s , i t w o u l d b e n e c e s s a r y t o s h o w t h a t t h e y w o u l d b e t h e v e h i c l e s f o r m a k i n g
a v a i l a b l e s o m e s i g n i f i c a n t i n f o r m a t i o n t h a t h a d n o t b e e n a v a i l a b l e p r e v i o u s l y . H e r
s t a f f t h e r e f o r e a s k e d a l l d e p a r t m e n t s t o i d e n t i f y
p o s i t i v e
e x a m p l e s t o d e m o n s t r a t e
t h e v a l u e o f t h e i n i t i a t i v e . U n f o r t u n a t e l y , t h e r e s p o n s e w a s n o t a s
p o s i t i v e
a s L C D
h a d h o p e d .
M O D s P u b l i c a t i o n S c h e m e d o e s i n c l u d e a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f m a t e r i a l t h a t
h a s n o t b e e n
g e n e r a l l y a v a i l a b l e i n t h e p a s t b u t , l i k e o t h e r d e p a r t m e n t s , w e f o u n d i t
d i f f i c u l t t o o f f e r e x a m p l e s t h a t w o u l d b e e y e - c a t c h i n g t o a n o n s P e c i a l i s t a u d i e n c e .
O n e s u b j e c t t h a t c o n t i n u e s t o a t t r a c t s o m e w h a t w i d e r i n t e r e s t , h o w e v e r , i s t h e
a l l e g e d s i g h t i n g o f U F O s . l t w a s f o r t h i s r e a s o n t h a t a C l a s s o f I n f o r m a t i o n o n t h e
s u b j e c t w a s i n c l u d e d i n t h e S c h e m e . I n l i g h t o f t h e d i s a p p o i n t i n g r e P l y f r o m o t h e r
d e p a r t m e n t s , L C D h a v e s e i z e d o n t h i s a s a l o s i t i v e e l a m p l e t o c i t e i n t h e m e d i E -
p r r e f l n b .
w t x n r n - n e P u o r c d t r o n S c i r e r n e
f f i u - f d l e d i f f i c u l t t o w i t h h o l d o u r a g r e e m e n t t o t h i s p l a n . H o w e v e r , w e h a v e
s t r e s s e d t h a t t h e s u b j e c t d o e s n o t f o r m
p a r t o f c o r e M O D b u s i n e s s a n d t h a t i t s h o u l d
n o t b e
p o r t r a y e d a s s u c h ! H a v i n g s a i d t h i s , i t i s a f a i r e x a m p l e o f t h e b e n e f i t t h a t
m i g h t f l o w f r o m h a v i n g a P u b l i c a t i o n S c h e m e : b y m a k i n g s u c h m a t e r i a l a v a i l a b l e
p r o a c t i v e l y i t w i l l b e p o s s i b l e t o r e d u c e t h e a d m i n i s t r a t i v e e f f o r t i n v o l v e d i n h a n d l i n g
i n d i v i d u a l r e q u e s t s .
7 .
- A f f i i s s
n -
8 .
t ,
i l
I
I
I
W e u n d e r s t a n d t h a t M r s C o o p e r i n t e n d s t o d r a w a t t e n t i o n t o t h e C l a s s o f
I n f o r m a t i o n i n h e r g e n e r a l
b r i e f a n d t h a t a b r i e f i n g
p a c k p r o v i d e d t o m e d i a
r e p r e s e n t a t i v e s w i l l t h e n i n c l u d e a n e x t r a c t f r o m o n e o f t h e i n f o r m a t i o n i t e m s ( T h e
R e n d l e s h a m F o r e s t f i l e ) . T h i s f i l e h a s b e e n d i s c l o s e d i n t h e
p a s t
t o i n d i v i d u a l
a p p l i c a n t s b u t i t h a s n o t b e e n m a d e
g e n e r a l l y a v a i l a b l e . E n c l o s u r e 1 g i v e s s o m e
b a c k g r o u n d a b o u t t h e f i l e a n d t h e C l a s s o f I n f o r m a t i o n i n w h i c h i t s i t s .
P r e s e n t a t i o n
9 .
C l e a r l y , b y h o l d i n g t h i s m e d i a b r i e f i n g , L C D a i m t o g a i n s o m e p o s i t i v e m e d i a
c o v e r a g e . W h i l e i t i s c e r t a i n l y t r u e i h a t
g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s h a v e h a d t o
p u t
a
l o t o f e f f o r t i n t o p r o d u c i n g t h e i r P u b l i c a t i o n S c h e m e s i t i s q u i t e p o s s i b l e t h a t s o m e
s e c t o r s o f t h e m e d i a w i l l n o n e t h e l e s s
b e c r i t i c a l o f t h e i n i t i a t i v e a n d d o u b t f u l a b o u t
c l a i m s t h a t t h e r e i s a
g e n u i n e m o v e t o w a r d s
g r e a t e r o p e n n e s s . I n d e e d , t h e b r i e f i n g
c o u l d b e t a k e n a s a c u e t o f l a g u p e x a m p l e s w h e r e g o v e r n m e n t h a s r e s i s t e d c a l l s
A n n e x A
t o DG I n f o / 3 / 2 / 3 / 2 o f 2 2 N o v e m b e r 2 0 0 2
L i n e s t o t a k e : F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n
( F O l )
A c t 2 0 0 0
MO D P u b l i c a t i o n S c h e m e
-
Ge n e r a l
W h a t i s t h e s c o p e o f MO D s P u b l i c a t i o n S c h e m e ?
T h e S c h e m e c o v e r s t h e w h o l e o f MO D. T h i s i n c l u d e s t h e d e p a r t m e n t o f s t a t e , t h e
A r m e d F o r c e s , A g e n c i e s , a n d T r a d i n g F u n d s . S o m e o f t h e N o n - De p a r t m e n t a l
P u b l i c B o d i e s a f f i l i a t e d t o MO D h a v e a l s o e l e c t e d t o b e a p a r t o f t h e MO D S c h e m e .
H a s MO D s S c h e m e b e e n a p p r o v e d b y t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r ?
Y e s , w e r e c e i v e d c o n f i r m a t i o n o f t h i s i n a l e t t e r d a t e d 12 N o v e m b e r . T h e S c h e m e
h a s a p p r o v a l f o r f o u r
y e a r s ( t i l l N o v e m b e r 2 0 0 6 ) .
H o w m a n y c l a s s e s o f i n f o r m a t i o n a r e i n c l u d e d i n MO D s P u b l i c a t i o n S c h e m e ?
T h e r e a r e 11 1 C l a s s e s o f I n f o r m a t i o n a n d a l m o s t 10 0 0 i t e m s w i t h i n t h e s c o p e o f
t h e s e C l a s s e s
[ N . 8 .
t h e R e n d l e s h a m F i l e i s r e g a r d e d a s 1 i t e m a l i h o u g h i t i s m a d e
u p o f o v e r 17 0 s e p a r a t e d o c u m e n t s . ]
W h a t s u b j e c t s d o t h e Gl a s s e s o f I n f o r m a t i o n c o v e r ?
A w i d e r a n g e
-
i n c l u d i n g r e c r u i t m e n i a n d p e r s o n n e l p o l i c y , e d u c a t i o n o f s e r v i c e
c h i l d r e n , s c i e n t i f i c
p a p e r s ,
c l i m a t o l o g i c a l i n f o r m a t i o n ; m i l i t a r y l o w f l y i n g , o p e r a t i o n a l
a n a l y s i s r e f e r e n c e d o c u m e n t s , a n d
p u b l i c
a c c e s s t o t h e d e f e n c e e s t a t e . MO D w i l l
p u b l i s h m a i e r i a l i n a c c o r d a n c e w i t h t h e d e f i n i t i o n o f e a c h C l a s s o f I n f o r m a t i o n .
l s t h i s n o w t h e m a i n c h a n n e l f o r r e l e a s i n g i n f o r m a t i o n ?
P u b l i c a t i o n S c h e m e s a r e t h e c h a n n e l t h r o u g h w h i c h
p u b l i c
a u t h o r i t i e s c o m m i t t o
r e l e a s i n g d e f i n e d C l a s s e s o f I n f o r m a t i o n o n a c o n t i n u o u s b a s i s . N o t a l l i n f o r m a t i o n
i s s u i t a b l e f o r d i s s e m i n a t i o n i n t h i s w a y
-
d y n a m i c i n f o r m a t i o n o n c u r r e n t n e w s
i t e m s w i l l c o n t i n u e t o b e m o r e a p p r o p r i a t e f o r p u b l i c a t i o n o n a w e b s i t e .
A n y p l a n s t o e x p a n d t h e P u b l i c a t i o n S c h e m e ?
U n d e r t h e t e r m s o f t h e F O I A c t p u b l i c a u t h o r i t i e s h a v e t o k e e p t h e i r P u b l i c a t i o n
S c h e m e s u n d e r r e v i e w , A s
p a r t
o f t h i s
p r o c e s s
w e i n t e n d t o l o o k f o r o p p o r t u n i t i e s t o
a d d n e w C l a s s e s o f I n f o r m a t i o n t o t h e S c h e m e .
MO D P u b l i c a t i o n S c h e m e
-
T h e R e n d l e s h a m F i l e
W h y h a s n t t h i s f i l e b e e n p u b l i s h e d b e f o r e ?
MO D h a s r e l e a s e d t h e f i l e t o i n d i v i d u a l m e m b e r s o f t h e p u b l i c
o n r e q u e s t , b u t t h e
P u b l i c a t i o n S c h e m e
p r o v i d e s a n o p p o r t u n i t y t o m a k e i t m o r e g e n e r a l l y a v a i l a b l e .
W h a t m a k e s t h e f i l e a p p r o p r i a t e f o r i n c l u s i o n i n t h e P u b l i c a t i o n S c h e m e ?
T h e F O I A c t r e q u i r e s
p u b l i c
a u t h o r i t i e s t o i a k e a c c o u n t o f t h e
p u b l i c
i n t e r e s t w h e n
d e c i d i n g t h e c o n t e n t o f P u b l i c a t i o n S c h e m e s . W e k n o w f r o m t h e n u m b e r o f
p r e v i o u s
e n q u i r i e s t h a t t h i s s u b j e c t i s o f i n t e r e s t t o m e m b e r s o f t h e p u b l i c .
C o n t . /
W h y d o e s MOD t a k e a n i n t e r e s t i n U F Os ?
T h e MOD e x a m i n e s r e p o r t e d s i g h t i n g s s o l e l y t o e s t a b l i s h w h e t h e r t h e y p r e s e n t
a n y
e v i d e n c e t h a t t h e U n i t e d K i n g d o m s a i r s p a c e m i g h t h a v e b e e n c o m p r o m i s e d b y
h o s t i l e o r u n a u t h o r i s e d a i r a c t i v i t v .
Op e n G o v e r n m e n t
-
G e n e r a l
H o w i s MOD e m b r a c i n g t h e c u l t u r e o f o p e n n e s s ?
I t i s c u r r e n t l y MOD p o l i c y t o c o m p l y w i t h t h e C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o
G o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n . T h e C o d e i s b e i n g s u p p l a n t e d b y t h e F r e e d o m o f
I n f o r m a t i o n ( F Ol ) A c t w h i c h w i l l
p l a c e
i m p o r t a n t n e w r e s p o n s i b i l i t i e s o n
p u b l i c
a u t h o r i t i e s : MOD u n d e r s t a n d s t h i s a n d i n t e n d s t o t a k e i t s s t a t u t o r y o b l i g a t i o n s v e r y
s e r i o u s l y .
n e e d e d ]
W e l l a w a r e t h a t MOD i s s e e n b y m a n y a s b e i n g a s e c r e t i v e De p a r t m e n t . Do n t
b e l i e v e t h i s i s e n t i r e l y f a i r . A d e t e r m i n e d e f i o r t h a s b e e n m a d e i n r e c e n t y e a r s
t o
m a k e m o r e i n f o r m a t i o n
p u b l i c
a n d t h i s e f f o r t w i l l b e r e d o u b l e d w i t h i m p l e m e n t a t i o n
o f t h e F OI A c t .
Op e n G o v e m m e n t
De f e n s i v e
[ f
-
I n v e s t i q a t i o n b v t h e P a r l i a m e n t a r y Om b u d s m a n
-
o n l y i f n e e d e d :
T r u e t h a t MOD i s b e i n g i n v e s t i g a t e d f o r w i t h h o l d i n g i n f o r m a t i o n ?
U n d e r t h e C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o G o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n , MOD i s e n t i t l e d
t o w i t h h o l d i n f o r m a t i o n i f i t i s c o v e r e d b y a n e x e m p t i o n a n d w e b e l i e v e t h a t t h e h a r m
a s s o c i a t e d w i t h d i s c l o s u r e o u t w e i g h s t h e
p u b l i c
i n t e r e s t . l f t h e a p p l i c a n t w a n t s t h i s
d e c i s i o n t o b e r e v i e w e d h e c a n a s k f o r a r e v i e w : t h e P a r l i a m e n t a r v Om b u d s m a n i s
c u r r e n t l y c o n d u c t i n g a r e v i e w i n v o l v i n g MOD.
W h a t d o e s t h e i n f o r m a t i o n r e l a t e t o ?
N o t a p p r o p r i a t e o r r e l e v a n t t o
g o
i n t o d e t a i l s ,
I f
p r e s s e d
o r a s k e d t o c o n f i r m t h e s u h j e c t : R e l a t e s t o t h e c i r c u m s t a n c e s o f
a c c i d e n t s i n v o l v i n g n u c l e a r w e a p o n s .
Do e s n t t h i s i n v e s t i g a t i o n c o n f i r m t h a t MOD i s
! g !
c o m m i t t e d t o o p e n n e s s ?
N o t a t a l l . T h e C o d e o f P r a c t i c e a n d t h e F OI A c t b o t h r e c o g n i s e t h a t t h e r e w i l l
a l w a y s b e s o m e i n f o r m a t i o n t h a t i t w o u l d b e i n a p p r o p r i a t e t o m a k e p u b l i c . T h e
i n v e s t i g a i i o n s i m p l y s h o w s t h a t t h e d e c i s i o n s t a k e n b y p u b l i c a u t h o r i t i e s c a n b e
s u b j e c t t o i n d e p e n d e n t r e v i e w .
o
W w - m m N f f i $ r e r e
w $
$ m f f w n f f i K w f f $ w m
A n n u a l r e p o r t o n b r i n g i n g f u l l y i n t o f o r c e t h o s e
p r o v i s i o n s
o f t h e
F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0
w h i c h a r e n o t y e t
f u l l y i n f o r c e
N O V E M B E R 2 O O 2
P r e s e n t e d t o P a r l i a m e n t b y t h e
L o r d C h a n c e l l o r
p u r s u a n t
t o s e c t i o n 8 7 ( 5 ) o f t h e
F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0
O r d e r e d b y t h e H o u s e o f C o m m o n s
t o b e
p r i n t e d
2 7 t h N o v e m b e r 2 0 0 2
H C 6 8 t 4 . 7 5
e
: 2
F R E E D O [ , , I O F I N F O R M A T I O N
]
f l m a t f l m r e t s
I
2
3
4
5
6
F o r c w o r d b y L o r d C h a n c e l l o r 4
6 H i g h l i g h t s o f t h . Y e a r
E x a n p l e s o f G o o d P r a c t i c e i n h b l i c A r t h o r i t i r 5 s
t o S e c o l d a r y L e g i i l a t i o r
R y l e w o f l e g i s h t l o n f r o h i b i t h g t h c D i r c l o s t | r e o f I n f o f l r a t i q r
t 4
t 5
P r o g r i r T o w r d i l | r | p l c t t | c n t . t i o n
C o l n | t | e n c G l l t e n t T i l ! t a b l G 3 2
n
| . [
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W o r k o f t h e A d v i s o r y c r o r p o n I n p l n e n t r t i o n o f t { r e A c t
t \ l i t . r - x
l 8
4 2
4 9
{
c s i d a n c e f o r C e r t r a l G o v e r r t t t e n t a n d N o | t " D e p a r t n c | r t i l h b l i c B o d i r o n P r b l i c a d o n S c h e m e r | | n d e r
t h c F r e e d o n o f l r f o r m a t i o n A c t 2 O O 0
A p p e n d i x t o P u b l i c a t i o n S c h e m e 6 u i d a n c e
A r , l u f Y $
E x i s t i n g S c h e f i e s f o r h o y i d i n g A c c a s s t o l l | f o r f i | a t l o n
5 0
5 l
I
2
3
4
5
o p e f l C o v e r n m e n t C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o C o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n
C o d e o f P r a c t i a e 0n O p e n n e s s i n t h e N H s
I n d i v i d u a l J R i g h t o f A c c e s s t o t h e i r P e 6 o n a l D a t a u n d e r t h e D a t a P r o t e c t i o n A c t I 9 9 8
A c c e s s
6 6
t o I n f o r m a t i o n u n d e r t h e E n v i r o n m e n t a l I n f o r m a t i o n R e q u l a t i o n s
A r c e s s t o L o l G o v e r n m e n t l n f o r m a t i o n
d FOREWORD
Y * w * w * r d
B y L o r d l r v i n e o f L a i r g ,
T h e L o r d C h a n c e l l o r
I a m p l e a s e d t o b e a b l e t o l a y o r d e r h a s b e e n m a d e w h i c h e x t e n d 5 t h e c o v e r a q e o f t h e
b e t o r e P a r l i a m e n t t h e s e c o n d
Re p o r t o n
p r o p o s a l s
f o r
A c t t 0 i n c l u d e f u r t h e r
p u b l i c
a u t h o r i t i e s . T h e r u l e s o f
p r o c e d u r e f o r t h e I n f o r m a t i o n T t i b u n a l h a v e a l s o b e e n
a m e n d e d t o g i v e i l t h e p o w e r t o d e c i d e o n i m p l e m e n t i n g t h e Fr e e d o m o f
I n f o r m a t i o n A s L
c o m p l j i n t s
a b o u t a u t h o r i t i e s p u b l i c a t i o n s c h e m e s .
Wh i l e t h e p r o g r e s s m a d e i n t h e A t t h e s a m e t i m e a s t h i s Re p o r t i s p u b l i s h e d I h a v e a l s o
a r n o u n c e d t h e p u b l i c a t i o n
o f a n u p d a t e d Re p o r t o n t h e
r e v i e w o f s t a t u t o r y p r o v i s i o n s c o n c e l n i n g d i s c l o s u r e
f i Et
y e a r 5 i n c e t h e A c t w a s p a s 5 e d
w a s b o t h e n c o u r a g i n g a n d n e c e s s a r y , t h i s p r i m a r i l y o f
i n v o l v e d s e t t i n g u p t h e r e l e v a n l s t l u c t u r e s t o c o - o r d i n a t e
t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t a n d t h e m a k i n g o f
t e c h n i c a l l e g i s l a t i v e p r o v i s i o n s . I a m h a p p y t o a n n o u n c e
i n f o r m a t i o n . T h i 5 Re p o r t i d e n t i f i e s
g 7
p i e [ e s Df l e g i s l a t i o n
w h i c h u n n e c e s s a r i l y p r e v e n t t h e d i s c l o s u t e o f i n f o r m a t i o n
w h i c h t h e C o v e r n m e n t i n t e n d s t o r e p e a l o r a m e n d . T h i s
e v i d e n c e s t h e C o v e r n m e n t s d e t e r n i n a t i o n t o f e m o v e
u n n e c e s s a r y s e c r e r y
t h a t t h i s y e a r h a s s e e n t h e c o m i n g i n t o f o r c e o f t h e f i r c t
t a n q i b l e a s p e c t s o f t h e A c t , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e
i m p l e n r e n t a t i o n t i m e t a b l e f o r t h e A c t w h i c h I a n n o u n c e d
o n t h e I 3 t h N o v e m b e r 2 0 0 1 . o v e r t h e c o u r s e o f t h e y e a r T o g e t h e r t h e s e a r e i m p o r t a n t s t e p 5 i n t h e i $ p l q m e n t a t i o n
m y De p a r t m e n t h a s b e e n e n g a g e d i n c o n s u l t i n g o n a n d o f t h e A c t , b u t t h e r e i s s t i l l m u [ h t o d o i n t h o s e p a t s o f
d r a f t i n g a r a n g e o f s e c o n d a r y l e q i s l a t i o n a n d C o d e s o f
P r a c t i c e w h i c h i m p l e m e n t s i g n i f l c a n t
p a r t s
t h e p u b l i c s e c t o r s t i l l
p r c p a r i n g f o r t h e c o m i n g i n t o f o r c e
o f t h e A c L o f t h e
p u b l i c a t i o n
s c h e m e 5 p r o v i s i o n s .
A l l
p u b l i c a u t h o r i t i e s
s h o u l d a l s o b e d e v e l o p i n g a c o n t i n u i n g p r o q t a m r n e
o f
T h e m o s t i m p o r t a n t s t e p i n t h e
j m p l e m e n t a t i o n
o f t h e A c t
t h i s y e a r h a 5 b e e n t h e c o m i n g i n t o f o r c e o f t h e
p u b l i r a t i o n
s c h e m e
p r o v i s i o n s o f t h e A c t f o r t h e f i r s t \ , r a v e o f p u b l i c
w o t k t o e n s u r e t h e r i q h t o i a c c e s s o p e r a t e s s m o o t h l y a n d
e f f e c t i v e l y f r o m J a n o a r y 2 0 0 5 .
a u t h o r i t i e s T h i s p l a c e s a s t a t u t o r y d u t y o n t h o s e a u t h o r i t i e s , T h e r e a r e m a n y e l e m e n t s t o e n s u r i n g s u c c e s s f u l
i m p l e m e n t a t i o n . 6 o o d r e c o r d s i n c l u d i n g a l l c e n t r a l g o v e r n r n e r t d e p a r t m e n t t o s e t o u t
t h e i n f o r m a t i o n t h a t t h e y p u b l i s h a n d a r e [ o m m i t t e d t o
p u b l i s h i n g i n t h e f u t u r e P u b l i c a t i o n s c h e n e s s h o u l d b e a n
m a n a g e $ e n t a n d
a d m i n i s t r a t i v e p r o c e d u r e s n e e d t o b e i n p l a c e
t 0 e n s u r e
t h a t a u t h o f i t i e s h a v e t h e c a p a b i l i t y t o d e a l w i t h r e q u e s t s
f o I i n f o l m a t i o n . S f a f f w i l l n e e d t o b e t r a i n e d 5 0 t h a t t h e y
k n o w w h a t t h e r e q u i r e m e n t s
p r o Ee s s t e q u e s t s f o r
i m p o r t a n t c a t a l y 5 t f o r c h a n g i n g t h e r u l t u r a l a t t i t u d e s 0 f
p u b l i c a u t h o r i t i e s a n d e n c o u r a g i n g t h e p r o a c t i v e
d i s : e m j n a t i o n o f i n f o r m a t i o n . T h e y s h o u l d s e r y e a s a m o t o r
f o r t h e d e c l a s s i f i c a t i o n o f p r e v i o u s l y u n a v a i l a b l e i n f o r m a t i o n .
o f t h e A c t a r e a n d c a I
i 5
i n f o l m a t i o n c o r e c t l y . B u t p e r h a p s t h e
f o r t h e r e t o b e a c l e a r m o s t i m p o r t a n t s t e p t o b e t a k e n
a c c e p t a n [ e o f r e s p o n s i b i l i t y a t s e n i o t l e v e l t o e n s u r e t h a t
Ea r l i e r t h i s m o n t h I l a i d b e f o r e P a r l i a m e n t t w o C o d e s o f
P r a c t i c e u n d e r s e c t i o n s 4 5 a n d 4 6 o f t h e A c t . Re s p e c t i v e l y ,
t h e s e s p e c i r y t h e p r a c t i c e s w h i c h p u b l i c a u t h o r i t i e s s h o u l d
t h e s e c h a n q e s t a k e
p l a c e
a n d t h a t t h e y a r e c o - o r d i n a t e d
i n t h e m o s t e l f e c t i v e m a n n e r Fr e e d o m o f i n f o r m a t i o n
r e q u i i e s a f u n d a m e n t a l r e e x a m i n a t i o n o f t h e w a y s i n
f o l l o w i n d e a l i n g w i t h r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n a n d w i t h
c o r f i d e n t i a l i t y c l a u s e s i n c o n t r a c t s w i t h p u b l i ( a u t h o r i t i e s ;
a n d i n f e c o r d 5 m a n a g e m e n t p r o c e d u r e s . l n a d d i t i o n a n
w h i c h a u t h o r i t i e s c a r r y o u t t h e i l w o l k a n d c o o m u n i c a t e
w h a t t h e y d o . Wi t h o u t c o - o r d i n a t i o n a t a s e n i o r l e v e l o f
t h e d i s p a r a t e p o l i c i e s t o b r i n g t h i 5 c h a n q e a b o u t , a u t h o r i t i e s
F R E E D O I M O F I N F O R M A T I O N
I
i
5
w i l l n o t r e a p t h e b e n e f i t s t h e A c t c a n b r i n g , D e t a i l s o t
h o w c e n t r a l 6 o v e r n m e n t
f o u n d l a t e r i n t h i s R e p o r t .
i s t a c k l i n g t h i s i s s u e c a n b e
T h i s R e p o r t d e t a i l s t h e p r o g r e s s t h a t i s b e i n g m a d e o n
t h e s e f r o n t s , p a f i i c u l a r l y i n t h o s e p u b l i c a u t h o r i t i e s
i n c l u d e d i n t h e f i r s t w a v e 0 f i m p l e m e n t a t i o f l . I l o o k
f o l w a r d t o b e i n g a b l e t o r e p o r t i n f u t u r e o n t h e p r o g r e s s
m a d e i n t h e s u . c e s s i v e w a v e s .
$ *
Q r / ^ ,
T h e R t . H o n T h e L o r d l r v i n e o F t a i r q
2 7 N o v e m b e r 2 0 0 2
]
H r c n r - r c n r s o F T H E Y E A R
k
W A l g h | i g h t s m t t t u * V * n r
S i f l c e t h e L D r d C h a n c e l l o r s l a 5 t r e p o r t t o P a r l i a m e n t i n , T h e p u b l i c a t i o n
o f a n u p d a t e d r e p o r t 0 n l e g i s l a t i o n
N o v e m b e r 2 0 0 1 t h e r e h a s b e e n s i g n i f i c a n t a n d t a n g i b l e
p r o g r e s 5 m a d e o n b r i n g i n g i n t o f o r c e i m p o f t a n t
p r o v a s i o n J
o f t h e F r e e d o m o f i n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0 . T h i s b u i l d s o n
p r o h i b i t i n g t h e d i s c l 0 s u r e o f i n f o r m a t i o n . T h i 5 i d e n t i f i e s
g 7
i t e m s o f l e g i s l a t i o n p r o h i b i t i n g t h e d i s c l o s u r e o f
i n f o r m a t i o n w h i c h t h e o o v e r n m e n t i n t e n d s t o r e p e a l o r
a m e n d
{ s e e
s e c t i o n 5 ) . t h e p r o g r e s s m a d e i n t h e f i E t y e a r o f t h e i m p l e m e n t a t i o n
o f t h e A c t w h i c h , f o r t h e m o s t p a r t , i n v o l v e d e n s u r i n g t h a t
A f u l l l i s t o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e A c t w h i c h a r e a l r e a d y i n
f o r c e , a n d t h e t i m e t a b l e f o r t h e i m p l e m e n t a t i o a
t h e r e l e v a n t s t r u c t u r e s i n 6 o v e t n m e n t w e r e i n p l a c e a n d
t h a t t h e r e q u i s i t e l e g a l p r o v i s i o n s h a d b e e f l m a d e .
A s t h e L o r d C h a n c e l l o i a n n o u n c e d o n 3 N o v e m b e r 2 0 0 1 , I
o f t h e
A f e s t o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e A c t a r e i n c l u d e d a t A n n e x
o f t h i s r e p o r t .
l n a d d i t i o n , w o r k i s b e i n g u n d e f t a k e n t h r o u g h o u t t h e
t h e F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t w i l l b e i m p l e m e n t e d i n
s t a g e s , a c c o r d i n g t o a r o l l i n g p r o g r a m m e N o v e m b e r 2 0 0 2
s e e s t h e f i r s t s i g n i f i c a n t
p l o v i s i o n s
o f t h e A c t t o m e i n t o p u b l i c s e c t o r t o p r e p a r e f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e
A c t . T h i s r e p o r t p r o v i d e s a n u p d a t e o n t h e p r e p a r a t i o n s
f o l t e . A c h i e v e m e n t s t h i s y e a r i n c l u d e :
b e i n g m a d e i n e a c h w a v e o f i m p l e m e n t a t i o n w i t h a


E x t e n d i n g t h e c o v e r a g e o f t h e A c t t o i n c l u d e m o r e
p u b l i c a u t h o r i t i e s
{ s e e
s e c t i o n
p a r t i c u l a r f o c u s o n t h e p r o g r e s s m a d e b y a u t h o r i t i e s
i n c l u d e d i n t h e f i r s t w a v e . M u c h o f t h i s p r o q r e s s h a s b e e n
d r i v e n b y t h e n e e d f o r t h e s e a u t h o r i t i e s t o
p r o d u c e a
4 . l ) .
T h e t o m i n g i n t o i o r c e o f t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e
p r o v i s i o n s o f t h e A c t f o r t h e f l E t w a v e o f p u b l i c a u t h o r i t j e S
i n c l u d i n g a l l c e n t r a l g o v e m m e n t d e p a r t n r e n t s a n d m a n y
n o n - d e p a r t m e n t a l p u b l i c b o d i e s
{ N D P B s ) .
B y 3 0 N o v e m b e t
p u b l i c a t i o n s c h e m e u n d e r t h e A c t . F o l l o w i n g c o n s u l t a t i o n
w i t h o t h e r g o v e r n m e n t
d e p a t m e n t s t h e L o r d C h a n c e l l o r l
D e p a r t m e n t i s s u e d g u i d a n c e o n p u b l i c a t i o n s c h e m e s f o r
c e n t r a l g o v e r n m e n t
d e p a r t m e n t s a n d n o n - d e p a r t m e n t a l
p u b l i c b o d i e s i n J u l y t h i s y e a r t o s u p p l e m e n t t h a t
p r o d u c e d b y t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r . T h i s g u i d a n c e
i s
t h i s y e a r , a l l t h e s e p u b l i c a u t h o r i t i e s w i l l h a v e a d o p t e d
a p u b l i c a t i o n s c h e m e , a p p r o v e d b y t h e I n f o r m a t i o n
c o m m i s s i o n e r , w h i c h d e t a i l s t h e c l a s s e s o f i n f o r m a t i o n r e p r o d u c e d i n A n n e x C . T h e t e p o n a l s o l o o k s a t t h e
t h a t t h e y w i l l m a k e a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c . p r o g r e s s
t h a t h a s b e e n m a d e a c l o s s a l a n g e o f a r e a s
i n c l u d i n g h a i n i n g a n d a w a r e f l e s s r a i s i n g , a d n i n i s t r a t i v e
* T h e i s s u i f l g o f t h e c o d e o f p r a c t i E e u n d e r s e c t i o n 4 5 o f
t h e A c t . T h i s s e t s o u t t h e
p r a c t i c e s w h i c h p u b l i c
a u t h o r i t i e 5 s h o u l d f o l l o w w h e n d e a l i n g w i t h l e q u e s t j
f o r i n f o r m a t i o n a n d o t h e r m a t t e f s i n c l u d i r g h o w t h e y
s h o u l d p r o v i d e f o r o p e n n e s s i n c o n t r a c t s t h e y s i g n
{ s e e
s e c t i o n
a n d o r g a n i s a t i o n a I s t r u c t u r e s , a n d r e c o r d s m a n a g e m e n t .
C o o d p r a c t i c e e x a m p l e s a r e i n c l u d e d i n s e c t i o n 3 a n d
s e c t i o n 6 . I b e l o w .
E x i s t i n g S c h e m e s f o r A c c e s s t o I n f o r m a t i o n
T h e r e i 5 s t i l l a g r e a t d e a l o f w o r k t o b e d o n e u n t i l t h e f u l l
4 . r ) .
e T h e i s s u i n g o f t h e c o d e o f p r a c t i r c u n d e r s e c t a o n 4 6 o f
t h e A c t . T h i s s e t s
r i g h t o f a c c e s s c o m e s i n t o f o r c e i n J a n u a r y 2 0 0 5 .
A l t h o u g h t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e r e q u i r e m e n t s o f t h e A c t
o r t t h e p l a c t i c e s w h i c h p u b l i c
a u t h o r i t i e s s h o u l d f o l l o w i n m a n a g i n g t h e i r t e c o t d s
( s e e s e E t i o n 4 . 3 ) .
w i l l c o f i e i n t o f o r c e f r o m N o v e m b e r 2 0 0 2 o n w a r d s ,
m e m b e r s o f t h e p u b l i c s h o u l d
u n t i l t h e a c c e s s
b e a w a r e t h a t t h e y d o n o t
n e e d t o w a i t r i g h t r c m e s i n t o t o r c e b e f o r e
t h e y c a n m a k e r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n h e l d b y p u b l i c
t
a u t h o r i t i e s . A r a n g e o f s c h e m e s a l r e a d y e x i s t . s o m e
a d m i n i s t r a t i v e , o t h e r s s t a t u t o r y , w h i c h g o v e r n h o w
a u t h o r i t i e s s h o u l d r e l p o n d t o r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n -
P u b l i c a u t h o r i l i e s w i l l a l s o b e n e f l t f t o m c o n s i d e r i n g h o w
F R E E D O M O F I N F O R M A T I O N
w e l l t h e y a f e o p e r a t i n g t h e e x i s t i n g r e g i r n e s a n d t h e l e s s o n s
w h i c h t h e s e p r o v i d e f o r i m p l e m e n t i n g t h e m e c h a n i s m s
a n d p r o c e d u r e s f o r c o m p l i a n c e w i t h t h e F r e e d o m o f
I n f o r m a t i o n A c t . T h e x i s t i n g s c t { e m e 5 i n c l L r d e i
t h e C o d e o f P r a c t i [ e o n A [ [ s s t 0 6 o v e t n m e n t
I n f o r n r a t i o n r e m a i n s i n f o r c e a n d s e t s t h e s t a n d a r d f o r
r e s p o n s e s t o i n d i v i d u a l r e q u e s t s f o r g o v e t n m e n t
d e p a d m e n t s a n d o t h e r
p u b l i c b o d i e s w i t h i n t h e t e m i t
o f t h e P a r l i a m e n t a r y C o m m i 5 s i o n e r f o r A d m i n i s t r a t i o n
{ t h e
P a r l i a m e n t a r y O m b u d s n a n ) .
T h e C o d e o f P r a c t i c e o n O p e n n e s 5 i n t h e N H S s e t s o u t
s i m i l a r s t a n d a r d s f o r r e q u e s t s f o r i n f a r m a t i o n t o
N H S b o d r e s
T h e D a t a P r o t e E t i o n A c t 1 9 9 8
g i v e s a n a c c e s s r i g h t t o
p e r s o n a l i n f o r m a t i o n h e l d b y p u b l i c a n d p r i v a t e b o d i e s .
T h e E n v i r o n m e n t a l I n f o r m a t i o n R e g u l a t i o n s h a v e b e e n
i n p l a c e s i n c e 1 9 9 2 a n d a p p l y t o
p u b l i c a u t h o r i t i e s v , r i l h
r e s p o n s i b i l i t i e s f o r t h e e n v i r o n m e n t , g i v i n g a l e q a l r i g h t
0 f a c c e s s t o i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o t h e e n v i r o n m e n t .
T h e f e a I e a l s o l o n g s t a n d i n g t i g h t s t o c e r t a i n l o c a l
a u t h o r i t y p a p e r s w h i c h w e r e e x t e n d e d b y t h e r e g u l a t i o n s
m a d e u n d e r t h e L o c a l 6 o v e r n m e n t A c t 2 0 0 0 .
M o r e d e t a i l e d i n f o r m a t i o n o n t h e s e a c c e s s r e g i m e s
i n c l u d e d i n A n n e x D D f t h i s l e p o r t .
i s
$
E X A M P T E S OF COOD P R A CT I CE I N P U S L I C A U T H OR I T I E S
3 .
f f i x m r u z p \ * s * f f
# * * d Y r n s t | * *
s m Y u b E * A x a t f u m r E * a m n
T h e 6 o v e r n m e n t b e l i e v e s t h a t f o r
p u b l i c a u t h o r i t i e s t o b e *
N a t i o n a l A s s e m b l y f o r W a l e r : A n i n f o r m a t i o n a u d i t
w a s c a r r i e d o u t a s p r e p a f a t i o n f o r t h e d r a f t
p u b l i c a t i o n
s c h e m e , a n d t h e d r a f t s c h e m e w a s p u t
o u t t o f u l l p u b l i c
f u l l y p r e p a r e d t o c o m p l y w i t h t h e Fr e e d o m o f I n f o r m a t i o n
A c t p a r t i c u l a r
a t t e n t i o n m u s t b e p a i d t o c e d a i n a s p e c t s o f
h o w t h e y f u n c t i o n . T h e i m p o r t a n t t h e r n e s r l h i c h
p u b l i c c o n 5 u l l a t i o f l . T h e s c h e m e w i l l b e a v a i l a b l e b o t h
e l e c t r o n i c a l l y a n d p a p e r c o p i e s w i l l b e d a s t r i b u t e d t o a a u t h o r i t i e s n e e d t o c o n s i d r i n c l u d e ; t h e n e e d f o r
r e s p o n s i b i l i t y f o r i m p l e m e n t a t i o n t o r e s i d e w i t h i e n i o r
m a n a g e m e n t ; t h e n e e d f o r a c o h e r e n t o r g a n i s a t i o n a l
n u m b e r o f p u b l i c i n s t i t u t i o n s i n c l u d i n g a l l l i b r a r i e s a n d
t i t i z e n J A d v i c e B u r e a u x .
N a t i o n a l A 5 s e m b l y f o r W a l e s : A n e w s r h e m e i s b e i n g
p i l o t e d
t h a t w i l l e n a b l e t h f a c t s u p o n w h i E h l \ r l i n i s t e r s
m a k e d e c i s i o n s t o b e p u b l i s h e d o p e n l y o n a r o u t i n e
s t r u t t u r e t o d e a l w i t h f l e e d o m o f i n f o r m a t i o n
{ FOI )
a n d
r e l a t e d i s s u e s ; t h e d e v e l o p m e f l t o f c l e a r a d m i n i s k a t i v e
p f o c e d u r e s t o r e c o r d a n d p r o c e s s r e q u e s t s f o t i n f 0 t m a t i o n i
g o o d r e c o r d s m a n a g e r n e n t , i n c l u d i n g u n d e r t a k i n g
i n f o r m a t i o n a u d i t s a n d m a k i n g t h e n e c e s s a r y l i n k s t o
p r o g r a m m e s i n t r o d u c i n g e l e c t r Dn i c r e r o r d m a n a q e m e n t ;
c o n s u l t i n g p u b l i c l y o n t h e c o n t e n t o f p u b l i c a t i o f l s c h e m e s ;
a n d t r a i n i n g
p r o g r a m m e s f o r
b a s i :
T h e W e l s h A s s e m b l y 6 o v e r n m e n t w i l l m a k e t h e r e s u l t s
o f t h e
p r o j e c t a v a i l a b l e o n c e i t
Of f i c e
i s c o r n p l e t e d .
s t a f l o f t h e De p u t y P r i m e M i n i r t e r
( o DP M ) , / De p a r t m e n i f o r T r a n s p o r t ( Df f l : A s i n g l e
o n e o f t h e b e s t w a y s o f a s s i s t i n g a u t h o r i t i e s i n t h e i r
p r e p a r a t i o n s f o r t h e i m p l e r n e n t a t i o n o f t h e A c t i s t o
r e c c r d s c a t a l o g u e o f a l l 0 DP M a n d Dl i r e c o r d s i s b e i n g
c o m p l e t e d , a n d b o t h d e p a d m e n t s p l a n
t o i n t r o d u c e a n
e l e c t r o n i a d o c u m e n t a n d r e c o r d m a n a g e m e n t s y s t e m
f f o m 2 0 0 3 .
h i g h l i g h t a n d d i s s e m i n a t e e x a m p l e s o f g o o d
p r a c t i c e . T h e
r e t u r n s t h a t a u t h o r i t i e s i n t h e f i f s t w a v e o f i m p l e m e n t a t i o n
w e r e a s k e d t a s u b m i t f o r t h i s r e p o r t c o n t a i n e d e x a n p l e s
w h e r e a u t h o r i t i e s h a v e b e e n p a r t i c u l a r l y i n n o v a t i v e , o t L o r d Ch a n c e l l o r s De p a r t m e n l A p r e l i m i n a r y p i l o t o f a
w e l l o r g a n i s e d i n p r e p a r i n g f o r t h e A c t . A s u m t f l a r y o f t h e
g o o d p r a c t i E e e x a m p l e s w h i c h i l l u s t r a t e s o m e o f t h e s e
t h e m e s a r e l i s t e d b e l o w T h e s e e x a m p l e s a I e e x p l a i n e d i n
m o r e d e t a i l a n d r a n b e f o u n d , a l o n g w i t h f u r t h e r e x a m p l e s
p r o p o s e d r e c o r d m a n a g e m e n t s y s t e m c a l l e d T R I M w a s
u n d e r t a k e n w h i c h w i l l i n f o r m i m p l e m e n t a t i o n p l a n s
f o r
f u l l r o l l o u t i n 2 0 0 3 .
Fo r e i g n a n d Co m m o n t { e a l t h Om c e : A f o r m a l t r a i n i f l g
s c h e m e f o r s t a f f h a s l l e e n d e v e l o p e d i n c o n j u n c t i o n
o f g o o d
p r a c t i c e , i n s e c t i o n 6 . 1 o f t h i s r e p o f t .
n
De p a r t m e n t f o t I n t e f i a t i o n a l De v e l o p m e n t A n e w
Di r e c t o l o f l n f o r m a t i o n w i l l s h o r t l y b e a p p o i n t e d w h o
w i t h e x t e r n a l c o n s u l t a n t 5 . Fr e e d o m o f i n f o r m a t i o n i s s u e s
a r e a l s o i n c l u d e d i n s e p a r a t e r e c o r d s m a n a g e m e n t
w i l l h a v e s t r a t e g i q l e s p o n s i b i l i t y f o t a l l l T a n d Op e n
G o v e r n m e n t i s s u e s . s t r a t e g y a n d p e d o r m a n c e i n t h e s e
a r e a s a r e s e t b y t h e K n o w l e d g e a n d Co m m u n i c a t i o n s
Co m m i t t e e , a s u b - c o m m i t t e e o f t h e m a n a g e m e n t b o a r d
o n w h i c h a c r o s s s e c t i o n o f s e n i o r m a n a g e m e a t 5 i t .
t r a i n i n g c o ! f s e s .
De p a r t n e n t f o r E d u c a t i o n a n d S k i l l s : A s p e [ i f i r
i n t r a n e t s i t e h a s b e e n d e v e l o p e d w h i c h p r o v i d e s
p r o c e d u r a l g u i d a n c e f o r 5 t a f f o n t r e e d o m o f
i n f o r m a t i o n a n d r e l a t e d i s s u e s , a s w e l l a s l i n k s t o
r e l e v a f l t e x t e r n a l s i t e s .
F R E E D O M O F I N F O R M A T I O N I J
D e p a r t m e n t f o r H e a l t h : A m a j o r c o f l e s p o n d e n c e
m a n a g e m e f l t s y s t e m i s b e i n g d e v e l o p e d w h i c h w i l l
a l l o w s t a f f t D l o g i n f o r m a t i o n r e q u e s t s a n d m o n i t o r
t h e i r
p r o g r e s s . T h e s F t e m w i l l h e l p t o e n f o r c e t h e t i m e
l i m i t s o n p r 0 v i d i n g r e s p D n s e s a n d a l l o w E o m p l e x c a s e s
t o b e r e i e r r e r l q u i c k l y t o t h e f r e e d o n o f i n f o r m a t i o n
u n i t , a n d i f n e c e s s a r y t o l a w y e r s .
H e a l t h a n d 5 a f t y E x e c r t i v e : A n a u d i t o f s t a f s
a t t i t u d e s t o o p e n n e s s i s s u e s w a s c o n d u c t e d b y a n
e x t e r n a l m n s u l t a n t . T h i s w i l l b e p u t f o r w a r d t o t h e H S E
b o a r d t o g e t h e r w i t h r e [ o m m e n d a t i o n s f o r i m p r c v e m e n t .
N o d h e r n l r e l a n d o f f i c e : A w a r e n e s s r a i s i n g s e m i n a t s
h a v e a k e a d y b e e n g i v e n
t o t w o t h i r d s o f s t a f f .
1 +
s E c o N D A R Y L E 6 r s r A T r o N
& % w * * n * m r y
L * g E s S m E a * m
D u r i n g t h e y e a r a I a r g e a m o u n t o f t h e w o r k o n

t h e y a r e a p u b l i c l y " o w n e d c o m p a n y a s d e f i n e d b y
s e c t i o n 6 .
i n p l e m e n t i n g t h e A c t h a s c o n c e r n e d t h e d r a f t i n g o f
v a r i o u s o r d e n a n d c o d e s o f p r a r t i c e , T h e l i s t o f p u b l i c
a u t h o r i t i e s t 0 w h i c h t h e A c t a p p l i e s h a s b e e n e x t e n d e d .
T h e a o d e s o f p r a d i c e u n d e r s e c t i o n s 4 5 a n d 4 6 o f t h e A c t ,
T h e 6 o v e f n m e n t a n n o u n c e d l a s t N o v e m b e r t h a t t h e
p r o v i s i o n s i n t h e F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0
w h i c h s e t o u t i m p o f t a n t
p r o [ e d u r a l g u i d e l i n e s f o r
p u b l i c
a u t h o r i t i e s w h e n d e a l i n g w i t h r e q u e s t ! f o t i n f o r m a t i o n a n d
w h e n m a n a g i n g t h e i r r e c o f d s h a v e b e e n c o n s u l t e d u p o n
a n d i s s u e d . T h e r u l e s o f p r o L e d u r e f o r t h e I n f o r m a t i o n
r e l a t i n g t o
p u b l i c a t i o n
s c h e m e s w i l l c o m e i n t o e f f e c t t h i s
N o v e m b e r f o r t h e f i r s t w a v e o f p u b l i c a u t h o l i t i e s . T h i s
v v a v e c o m p r i s e s t h o s e b o d i e s p r e s e n t l y c o v e r e d b y t h e
C o d e o f P f a c t i c e o n A c c e s s t o 0 o v e r n m e n t l n f 0 r m a t i o n :
T r i b u n a l h a v e a l s o b e e n a $ e n d e d t o g i v e i t t h e p o w e r
t o
d e c i d e o n c o m p l a i n t s i n r e s p e c t o f p u b l i c a u t h o r i t i e s
t h a t i s , a l l g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s a n d t h o s e n o n -
d e p a r t m e n t a l p u b l i c b o d i e s w i t h i n t h e j u r i s d i d i o n
o f
t h e P a r l i a m e n t a r y C o m m i s s i o n e r f o f A d m i n i s t r a t i o n
{ t h e
P a r l i a m e n t a r y O m b u d s m a n ) . S c h e d u l e I t o t h e F r e e d o m
o f I n f o r m a t i o n A s t 2 0 0 0 a h e a d y i d e n t i f i e s a s p u b l i c
a u t h o r i t i e s a l l g o v r n m e n t d e p a r t m e n t s a n d a
p u b l i c a t i o n s c h e m e s .
T h e L o r d C h a n c e l l o r s D e p a l t m e n t h a s b e e n t h e l e a d
d e p a r t m e n t i n v o l v e d i n d r a f t i n g t h e s e i t e r n s o f s e c 0 n d a r y
l e g i s l a t i o n , a l t h o u g h i t h a s c o n s u l t e d e x t e n s i v e l y w i t h
o t h e r g o v e r f l m e n t d e p a r t m e n t s . t h e i n f o r m a t i o n
C o m r n i s s i o n e r a n d t h e A d v i s o r y G r o u p o n t h e
s i g n i f i c a n t
p r o p o r t i o n o f t h e r e l e v a n t n o n - d e p a r t m e n t a l p u b l i c
b o d i e s B u t i t d o e s n o t i n c l u d e a l l o f t h e l a t t e r
l m p l m e n t a t i o n o f F I e e d o m 0 f I n f o l m a t i o n
{ s e e
A n n e x B ) . o v e r t h e l a s t y e a r t h e L o r d C h a n c e l l o t s D e p a r t m e n t h a s
b e e n e n g a g e d i n i d e n t i f y i n g
p u b l i c
a u t h o r i t i e s w h i c h a r e T h e D e p a r t m e n t h a s a l s o l i a i s e d w i t h o t h e r g o v e r n n e n t
d e p a r t m e n t s i n o r d e r t o i d e n t i f y t h o s e i t e m s o f l e g i s l a t i o n
w h i c h p r o h i b i t t h e d i s c l o s u r e o f i n f o l m a t i o n , w i t h a v i e w
t o d e t e r m i n i n g w h e t f r e r t o r e p e a l , a m e n d o r r e t a i n e a c h
i t e m . ( s e e s e c t i o n 5 I
c u r e n t l y n o t c o v e r e d b y S c h e d u l e 1 o f t h e A c t b u t m e e t
t h e c r i t e r i a b e l o \ a .
a T h a t t h e b o d y o r o f f i c e i n q u e s t i o n w a s e s t a b l i s h e d b y
H e r i \ 4 a i e s t y 5 p r e r o g a t i v e o r b y l e g i : l a t i o n ; o r
4 . 1
t e c t i q t r 4 O r d e r
T h e f r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0 a p p l i e s t o a l l
b o d i e s a n d o f f i c e i r o l d e r s w h o a r e i d e n t i f i e d a s p u b l i c
"
b y a m i n i s t e r o r g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t o r b y t h e
N a t i o n a l A s s e m b l y f o r W a l e s i a n d
w h o l l y o r p a r t l y t h a t i n t h e c a 5 e o f a b o d y , t h a t i t i s
a u t h o r i t i e s i n o n e o i t h r e e w a y s i c o n s t i t u t e d b y a p p o i n t m e n t m a d e b y t h e C r o w n , b y a
m i n i s t e r o r g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t o r t h e N a t i o n a l
o
e i t h e r t h e y a r e l i s t e d i n S c h e d u l e 1 t o t h e A c t ( w h i c h A s s e m b l y f o r W a l e s ; o r
c a n b e a m e n d e d b y o r d e . m a d e u n d e r s e c t i o n 4 ) ; o t
i n t h e c a s e o f a n o f f i c e , t h a t a p p o i n t m e n t s a r e m a d e b y
"
t h e y a r e d e s i g n a t e d a s a p u b l i c
a u t h o r i t y b y a n o r d e t
m a d e u n d e r s e c t i o n 5 o f t h e A c t ; o r
t h e O o w n , b y a m i n i s t e r o r g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t o r
t h e N a t i o n a l A s s e m b l y f o r W a l e s .
F R E E D o M o F r N F o R M A r r o N
I
t
I
A s e c t i o n 4 o r d e r w a s l a i d o n
t h e s e a u t h o r i t i e s t o S c h e d u l e
2 l
1 ,
O r t o b e r t o a d d s o m e o f
t h e r e b y r e q u i r i n g t h e n t o
4 . 3
S e c t i o r 4 6 C o d e o f P . . c t i c e
S e c t i o n 4 6 c o m p l y w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e A c t a t t h e a p p f o p r i a t e
t i m e . F u r t h e r b o d i e s w i l l b e a d d e d i n f u t u r e o r d e r s . T h i s
o f t h e A c t r e q u i r e s t h e L o r d C h a n c e l l o r t o
i s s u e , a n d f r o m t i m e t o t i m e r e v i s e . a c o d e o f p r a c t i c e
w i l l b e a n a n n u a l
h o u s e k e e p i n g
s c o p e
e x e r c i s e t o k e e p t h e s e t t i n q o u t l
o f t h e A c t u p t o d a t e .
+ T h e p r a c t i c e s w h i c h p u b l i c
a u t h o r i t i e i a n d o t h e r b o d i e s
f o l l o w i n
s u b j e c t t o t h e P u b l i c R e c o r d s A c t I 9 5 8 a n d t h e P u b l i c
4 . 2
S r c t i o n 4 5 C o d r o f P r a G t i c r
s e c t i o n 4 5 o f t h e F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0
r e q u i r e s t h e L o r d C h a n c e l l o r t o i s s u e , a n d f r o m t i m e t o
R e c o r d s A c t
{ N o r t h e r n
l r e l a n d ) 1 9 2 3 , s h o u l d
m a n a g i n g t h e i r r e c o r d s ; a n d

T h e a r r a n g e m e n t s w h i c h
p u b l i c
b o d i e s s h o u l d f o l l o w i f l
t i n r e r e v i s e , a c o d e o f
p r a c t i c e s e t t i n g o u t p r a c t i c e s w h i h
h e c o n s i d e 6 p u b l i c a u t h o r i t i e s s h o u l d f o l l o w i n t h e d i s c h a r g e
t h e r e v i e w a f l d t r a n s f u r o f p u b l i c r e c o r d s t o t h e P u b l i c
R e c o r d o f f i c q
p l a c e s o f d e p o s i t o r t h e P u b l i c B e c o r d
o f t h e i r d u t i e s u n d e r P a r t I o f l h e A c t d e a l i n g w i t h r e q u e 5 t s
f o r i n f o f m a t i o n , a n d o p e n n e s s i n c o n t r a c t s t h e y s i g n . T h e
s a m e s e c t i o n s e t s o u t w h a t t h e c o d e m u s t c o v e r .
O f f i c e o f N o r t h e r n l r e l a n d .
W o r k i n g d r a f u o f t h e c o d e s / e r e p r e p a r e d b y t h e P u b l i c
B e c o r d o f f i ( e i n c o n s u l t a t i o n w i t h o t h e r g o v e r n m e n t
W o r k i n g d r a f t 5 o f t h e c o d e t i / e r e c i r c u l a t e d t o g o v e r n m e n t
d e p a f t m e n t s a n d o t h e r p u b l i c s e c t o r o r g a n a s a t i o n s f o r
c o m m e n t s . T h e A c t r e q u i r e s
d e p a r t m e f l t l T h e f i n a l v e r s i o n r e f l e c t s c o m m e n t s r e c e i v e d
f r o m t h e w i d e r p u b l i c s e c t o r d u r i n g a c o n 5 u l t a t i o n
e x e r c i s e i n 2 0 0 0 . l t w a s a l s O l a i d b e f o t e P a r l i a m e n t o n t h a t
p r i o r t o l a y i n g b e f o r e
P a r l i a m e n t a c o d e o r r e v i s e d c o d e u n d e r s e c t i o n 4 5 , t h e
L o r d C h a n c e l l o r s h a l l c o n s u l t t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r .
2 0 N o v e m b e r 2 0 0 2 .
C o n s u l t a t i o n w i t h l h e C o t n m i s s i o n e r h a s t a k e n
p l a c e a n d
t h e F i r s t t 4 i n i s t e r a n d D e p u t y F i r s t L 4 i n i s t e r i n N o r t h e r n
l f e l a n d , a n d t h e F i r s t M i n i s t e r o f t h e N a t i o n a l A s s e m l l l y
S e c t i o n 4 6 o f t h e t r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t r e q u i r e s
t h a t b e f o r c i s s u i n g o r r e v i s i n g a n y c o d e u n d e r t h a t s e c t i o n ,
t h e L o r d C h a n c e l l o r s h a l l c o n s u l t w i t h t h e I n f o r m a t i o n
C o m m i s s i o n e r a n d , i n r e l a t i o n t o N o r t h e f n l r e l a n d , t h e f o f W a l e s h a v e a l s o b e e n a s k e d f o r t h e i r E o m m e n t s T h e
c o m m e n t s r e c e i v e d h a v e b e e n t a k e n i n t o a c c o u n t i n a p p r o p r i a t e N o r t h e r n l r e l a n d M i n i s t e r . T h i s L o n ! u l t a t i o n
t o o k p l a c e , a n d i n a d d i t i o n , t h e F i r s t M i n i 5 t e r f o r t h e
N a t i o n a l A s s e m b l y f o r W a l e s w a s a s k e d f o r h i s c o m m e n t s .
f i n a l i s i n g t h e c o d e .
T h e c o d e w a s l a i d b e f o r e P a r l i a m e n t o n 2 0 N o v e m b e r
2 0 0 2 . l v l u c h o f i t d e a l s w i t h t h e w a y p u b l i c a u t h 0 r i t i e s
s h o u l d h a n d l e r e q u e s t s t o r i n f o r m a t i o n u n d e r t h e g e n e r a l
A l l c o m m e n t s v r e r e t a k e n i n t o a t o u n t i n f i n a l i s i n g t h e c o d e
A l t h o u g h t h e C o m n i s s i o n e r w i l l n o t b e a b l e t o i s s u e a
p r a c t i c e r e c o m m e n d a t i o n u n t i l t h e g e n e r a l
r i g h t o f a c c e s s
p r o v i s i o n s c o m e i n t o f o r c e , t h e r e w a s f e l t t o b e v a l u e i n
i 5 5 u i n g t h e [ o d e e a r l y , e n a b l i n g p u L ] l i (
a u t h o r i t i e s t o h a v e
a c l e a r e l
r i q h t o f a c c e s s , s o w i l l n o t b e a p p l i c a b l e u n t i l 1 l a n u a r y
2 0 0 5 . H o v r e v e L t h e s e c t i o n c o n c e r n i n g t h e h a n d l i n g o f
c o m p l a i n t s b y p u b l i c a u t h o r i t i e s a l s o c o v e r s c o m p l a i n t s
t h a t a p u b l i c a u t h o r i t y i s p e r c e a v e d a s n o t c o m p l y i n g w i t h
i t s p u b l i c a t i o n s c h e m e , a n d s o
i d e a o f w h a t i s e x p e c t e d o f t h e m i n t e r m s o f
w i l l b e a p p l i c a b l e t o m a n y g o o d p r a c t i c e i n r e c o r d s m a n a g e m e f l t a n d t h e t e v i e w a n d
t r a n s f e r o f p u b l i c r e c o r d s . p u b l i c a u t h o r i t i e t i n c l u d i n g c e n t I a l g o v e m m e n t d e p a f t m e n E
f r o m 3 0 N o v e m b e r l n a d d i t i o n , t h e e a r l y i s s u e o f t h e c o d e
e n a b l e s
p u b l i c
a u t h o r i t i e s t o h a v e a c l e a r e r i d e a o f w h a t
i s e x p e c t e d o f t h e f f i i n t e r m s o f g o o d p r a c t i c e i n h a n d l i n g F e e i R c a u l a t i o n r
T h e r e a r e o r d e r m a k i n g p o w e r s i n s e c t i o n s
g ,
r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n .
l 2 ( l ) , ( 4 )
T h e c o d e w i l l b e r e v i e w e d i n t h e l i g h t o f s e c o n d a r y
l e g i s l a t i o n a n d g u i d a n a e , a n d a m e n d e d / a u g m e n t e d
a s n e c e s s a r y .
a n d ( 5 ) , a n d I 3 w h i s h e n a b l e t h e L o r d C h a n c e l l o r t 0 m a k e
f e e s l e g u l a t i o n s u n d e r t h e A c t . T h e s e r e g u l a t i o n s a p p l y
f e e s w h i c h a u t h a r i t i e s m a y c h a r g e f o r d e a l i n g
t o
w i t h a r e q u e s t
f o r i n f o r m a t i o n u n d e r t h e i n d i v i d u a l r i g h t o f a c c e s s , a n d
;
I
I
I
s E c o N D A R Y L E c r s L A T r o N
t h e r e f o r e m u s t b e i n f o r c e b y 1 l a n u a r y 2 0 0 5 . H o w e v e r ,
4 , 6
E n y i r o n m e r t a l l n f o r m r t i o | | R g r l a t i o n t
T h e r e h a s b e e n a r i g h t o f a c c e s s t o e n v i r o n m e n t a l
e a r l y a v a i l a b i l i t y o f a f i n a l d r a f t w i l l b e v a l u a b l e t o a u t h o r i t i e s
i n h e l p i n q t h e m t q p r e p a r e f o r i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t .
D r a f t f e e s r e g u l a t i o n s h a v e b e e n c i r c u l a t e d t o g o v e f n m e n t
d e p a r t m e n t s a n d o t h e i
p u b l i c s e c t o r o r g a n i s a t i o n s f o r
b o t h g e n e r a l c o m m e n t a n d c o m m e n t s o n s p e c i f i c i s s u e s ,
f o r e x a r n p l e t h e
p r e c i s e d e f i n i t i o n o f p r e s c r i b e d c o s t s , i n
o r d e r t o g i v e m o r e s u b s t a n c e t o t h e p o l i [ y . T h e s e c o n d
d r a f t o f t h e f e e s r e g u l a t i o n s c a n l r e f o u n d o n t h e L c D w e b s i t e
a t ;
i n f o t m a t i o n s i n c e t h e c u r r e n t E n v i r o n m e f l t a l l n f o r m a t i o n
R e g u l a t i o n s ( E l R s ) w e r e i 5 s u e d i n l 9 g 2 i n a c c o r d a n c e
w i t h t h e E u r o p e a n C o m m u n i t y D i l e d i v e o n P u b l i c A [ c e s s
t o E n v i r o n m e n t a l I n f o r m a t i o n ( 9 0 , / 3 i 3 , / E E C ) . I n l u l y
2 0 0 0 t h e E u r o p e a n C o m m i s s i o n p r o p o s e d a n e w D i t e c t i v e
o n P u b l i c A c c e s s t o E n v i r o n m e n t a l l n f o r m a t i o n . T h e d r a f t
D i r e c t i v e a i m s t o i $ p l e m e n t t h e r e q u i r e m e n t s o l t h e
w w r , ! , l c d . q q u l 1 - f q z 5 e d e q . b ! t r . c o m m e n t s r e c e i v e d U n i t e d N a t i o n s E c o n o m i c C o m m i s s i o n f o r E u r o p e ( U N E C E )
a r e b e i n g c o n s i d e r e d a n d w i l l r e s u l t i n a r e v i s e d d r a f t .
W o r k o n t h e f u d h e r d e v e l o p m e n t o f
p o l i c y
i n t h i s a r e a , a
C o | v e n t i o n o n A c c e s s t o I n f o r m a { i o n , P u b l i ( P a r t i c i p a l i o n
i n D e c i s i o n - m a k i n g a n d A c c e s s t o J u s t i c e i n E n v i r o n f l e n t a l
l l r l a t t e r s
{ t h e
A a r h u s C o n v e n t i o n ) t o w h i c h t h e U K i 5
a s i g n a t o r y .
t h i r d d r a f t o f t h e f e e s r e q u l a t i o n s a n d d e v e l o p m e n t o n
a s s o c i a t e d g u i d a n c e , w i l l c o n t i n u e o n c e t h e p r i o r i t y t a s k s
a s s o c i a t e d w i t h i m p l e m e n t i n q t h e
p u b l i c a t i o n s c h e m e
p r o v i s i o n s
T h e D e p a d m e n t f o r t h e E n v i t o n m e n t , F o o d a n d R u r a l
A f f a i r s ( D E F R A
) o f t h e A c t a r e a c h i e v e d . c o n s u l t e d o n t h e E I R p r o p o s a l s a n d t h e
d r a f t D i r e c t i v e i n O c t o b e r 2 0 0 0 . T h e y h a y e s u b s e q u e n t l y
d r a f t e d n e w R e g u l a t i o n s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p t o p o s e d
4 . 5
h f o r m r t i o n T r i b | | n a l
A m e n d e d r u l e s o f p r o c e d u r e h a v e
D i r e c t i v e a n d c o n s u l t e d p u b l i c l y o n t h e m . T h e c o n 5 u l t a t i o f l
e x e r c i s e e n d e d i n O c t o b e r t h i s y e a r
b e e n e p a r e d w h i c h
S e c t i o n 7 4 o f t h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t c o n t a i n s a n w i l l e n a b l e t h e I n f o r m a t i o n T r i b u n a l t o c 0 n s i d e r a p p e a l s
b y p u b l i c a u t h o r i t i e s a g a i n s t d e c i s i o n s o f t h e I n f o r m a t i o n o r d e r m a k i n g
p o w e r
t o a l l o w E l R s t o b e m a d e , w h i c h
i m p l e m e n t t h e p r o v i s i o n s
o f t h e o f t h e A a t h u s C o n v e n t i o n .
H o w e v e r t h e d r a f t R e g u l a t i o n s a r e d e s i g n e d t o g i v e
e f f e c t
c o m m i s s i o n e r a b o u t t h e i r
p u b l i c a t i o n s c f r e m e . T h e s e
m a k e t e c h n i c a l c h a n g e s t o t h e e x i s t i n g D a t a P l o t e c t i o n
T t i b u n a l
( E n f o r c e m e n t A p p e a l s ) R u l e s 2 0 0 0 b u t d o n o t
p r o v i d e f o r a n y s u b s t a n t i a l c h a n g e t o h o w t h e T l i b u n a l
t o a s i m i l a r r i q h t o f a c c e s s t o i n f o r m a t i o n , a n d s p e c i l ,
s i m i l a r p r o c e d u r e s f o r p u b l i c a u t h o r i t i e s s u p p l y i n g t h e
i n f o r m a t i o n , f o r e x a m p l e :
w i l l r o n s i d e r a p p e a l s .
P r e p a r a t i o n o f t h e r u l e s o f p r o c e d u r e f o l l o w s a p u b l i .
c o n s u l t a t i o n e a r l i e r i a t h e y e a t . T h e C o u n c i l o n T r i b u n a l s
h a s a l s o b e e n c o n s u l t e d a b o u t t h e a m e n d e d r u l e s . A
T h e d u t y t o
p r o v i d e a d v i c e a n d a s s i s t a n c e u n d e r
s e c t i o n 1 6 o f t h e F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t i s
p r o v i d e d
f o r i n t h e R e g u l a t i o n s .
S t a t u t o r y I n s t r u m e n t h a s b e e n
p f e p a r e d a n d w a s l a i d
b e f o r e P a r l i a m e n t o n I N o v e m b e r l f t h e a p p l i c a n t i s u n s a t i s f i e d a f t e r a n i n t e r n a l
r e c o n s i d e f a t i o n p r 0 c e d u r e , t h e y w i l l b e a b l e t o a p p l y f o r
r e v i e w b y t h e O f f i r e o f t h e l f l f o r m a t r r r n C o m m i s s i q n e r .
A n e w c h a i r m a n h a s b e e n a p p o i n t e d t o t h e T r i b u n a l
f o l l o w i n g t h e r e t i r e m e n t o f t l - r e p r e v i o u s c h a i r . N e w
m e m b e r s a r e b e i n g r e o u i t e d t 0 c 0 n s i d e l a p p e a l s u n d e r A p p e a l s f i o m t h e d e c i s i o n o i t h e I n f o r m a t i o n C r m m i s s i o n e r
m a y t h e n b e m a d e t o t h e i n f o r m a t i o n T r i b u n a l . t h e f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n l e g i s l a t r o n .
F u r t h e r a m e n d e d r u l e s o f p t o c e d u r e w i l l b e p r o d u c e d i n
d u e c o u r s e t o e n a b l e t h e T r i b u n a l t o c o n s i d e t a p p e a l s
T h e r e w i l l b e a n E I R c o d e s i m i l a r t o t h e c o d e u n d e r
s e c t i o n 4 5 o f t h e F f e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t .
E v i r 0 n m e n t a l i n f o r m a t i o n R e g u l a t i o n s a n d
a p p e a l s u n d e r t h e f u l l a c c e s s r i g h t s p r o v i s i o n s o f t h e
u n d e r t h e
F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t . t h e C o v e r n m e n t w i l l t a k e
D e s t r o y i n g i n f o r m a t i o n i s a n o f f e n c e u n d e r b o t h t h e
F r e e d o m o f l n t o r m a t i o n a n d D a t a P r o t e c t i o n A c t s .
T h i s o f f e n c e a c c o u n t o f c o m m e n t s f e c e i v e d d u r i n g t h e p u b l i c
c o n s u l t a t i o n e x e r c i s e i n p r e p a r i n g f u d h e r a m e n d e d t u l e s .
w i l l a p p l y e q u a l l y w i t h r e s p e c t t o
e n v i r o n m e n t a l i n f o r m a t i o n .
F R E E O O M O F I N F O R M A T I O N ]
. - , ;
"
T h o s e p u b l i c a u t h o r i t i e s c o v e r e d b y t h e E l R s t h a t w i l l
n e e d t o a b i d e b y a p u b l i c a t i o n s c h e m e u n d e r t h e
F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t m i g h t i n c l u d e p l o a c t i v e
d i s s e m i n a t i o n r e q u i r e m e n t s o f t h e E I B i n t h e i f s c h e m e .
T h e r e w i l l h o w e v e t b e s D m e d i f f e r e n c e s b e t w e e n t h e t w o
r e g i n e s w h e n t h e y b o t h c o m e i n t o f o r c e a n d t h e i l l e s p e c t i v e
f e q u i r e m e n t s w i l l n o t o v e r l a p e x a c t l y . l t i s l i k e l y t h a t 5 o m e
p u b l i c b o d i e s w h i c h w i l l b e s u b j e c t t o t h e E n v i r o n m e n t a l
I n f o r m a t i c l n R e g u l a t i o n s w i l l n o t b e w i t h i n t h e s c o p e o f
t h e F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t b e c a u s e o f a d i f f e t e n c e o f
d e f i n i t i o n i n t h e A a f h u s C o n v e n t i o n . T h e r e a r e a l s o
d i f f e r e n E e s i n t h e e x e m p t i o n s t h a t a r e t o a p p l y t o r e q u e s t s
f o r i n f o r m a t i o n . T h i 5 m e a n i t h a t w h e r e v e r a r e f u s a l t o
s u p p l y i n f o r m a t i o n w h i c h r c l a t e s t o t h e e n v i t o n m e n t i s
c o n t e m p l a t e d , t h e
p u b l i c a u t h o r i t y w i l l n e e d t o c o n s i d e r
t h e e x e m p t i o n s u n d e r t h e a p p r o p r i a t e t e g i m e . A l s o , u n l i k e
t h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t . t h e E n v i r o n m e n t a l
I n f o f m a t i o n R e g u l a t i o n s a p p l y t o o r a l r e q u e s t s .
0 t h e r d e t a i l s o f t h e R e g u l a t i o n s a r e s u b j e c t t o c o n t i n u i n g
E u r o p e a n n e q o t i a t i o n s a n d n e e d t o a r , 1 / a i t t h e a d o p t i o n 0 f
t h e D i r e c t i v e .
F o r d e t a i 1 5 o f e x i s t i n g r i g h t s u n d e r t h e E n v i l o n m e n t a l
I n f o r m a t i o n R e g u l a t i o n s l 9 9 l
s e e A n n e x D .
J / $
R E V r E W o f r - E G r s L A r l o N
p
R o H r B r r r N G T H E D r s c L o s u R E
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r N F o R M A T r o N
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T h e G o v e r n m e n t i s c O m m i t t e d t o r e d u c i n g t h e a m o u n t o f * 3 p r o t e c t i n f o r m a t i o n a s p a r t
o f a l i m i t e d a n d s p e c i f l c
a c c e s s r e g r m e . l e g i s l a t i o n w h i c h p r o h i b i t s t h e d i s c l o s u r e o f i n f o r m a t i o n .
T o t h i s e n d , i t h a s i n i t i a t e d a n o f l g o i n g r e v a e w t o r e p e a l o r
A d e t a i l e d a c c o u n t o f t h e r e v i e w u a m e n d a s m a n y i t e m s a s p m s i b l e e i t h e r u n d e r t h e o t d e r
m a k i n g p o w e r i n s e c t i o n 7 5 o f t h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n
A c t 2 0 0 0 o r b y o t h e r l e g i s l a t i o n .
A n i a t e r i m r e p o r t w a s p u b l i s h e d i n M a y 2 0 0 2 l i 5 t i n g h o w
m a n y s u c h i t e m s h a v e b e e n l d e n t i f i e d . T h i s h a s b e e n
u p d a t e d a n d a s
p
t o N o v e m b e r 2 0 0 2 i s
p u b l i s h e d s e p a r a t e l y a t t h e s a m e t i m e a s t h i s r e p o r t a f l d
c a f l b e f o u n d o n t h e I C D w e b s i t e a t :
U l y i l c d 4 q \ L v k d d l
f o i d o i r p t 2 . h t n
T h e r e i s c o n s i d e r a b l e p u b l i c i n t e r e s t i n s o m e o f t h e i t e r n s
o f N o v e m b e r 2 0 0 2 a t o t a l o f 3 8 1 s e p a r a t e i d e n t i f i e d , i n p a r t i c u { a r :
i t e m s h a v e b e e n i d e n t i f i e d . O f t h e s e :
{


"

9 7 w i l l b e r e p e a l e d o r a m e n d e d ;
s e c t i o n 2 8 o f t h e H e a l t h a n d S a f e t y a t l 4 r o r k A c t 1 9 7 4 ;
a
7 9 w i l l l r e r e t a i n e d ;
s e c t i o n l l B o f t h e M e d i c i n e s A c t 1 9 6 8 ; a n d
.
4 w i l l b e t h e s u b . i e c t o f i u r t h e r c o n s u l l a t i o n w i t h
a f f e c t e d p a r t i e s ; a n d
i e c t i o n ? 4 o f t h e A n i m a l s ( S c i e n t i f i c P r o c e d u r e s )
A c t 1 9 8 6 .
I t h a s b e e n a q r e e d t h a t s e c t i o n 2 8 o f t h e 1 9 7 4 A c t w i l l b e
2 0 1 c o n t i n u e t o b e u n d e r r e v i e w . a m e n d e d t o b r i n g i t i n l i n e w i t h t h e F f e e d o m o f I n f o r m a t i o n
A c t 2 0 0 0 . R e p e a l o r a n e n d r n e n t o f t h e o t h e r t w o i t e m s
N o t i m e t a b l e h a s a s y e t b e e n a g l e e d f o r t h e l e p e a l o r w i l l i m p a d o n a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f b o d i e s a n d i n d i v i d u a l s
a m e n d m e n t o f i n d i v i d u a l i t e m s b u t i t i s l i k e l y t h a t m o s a T h e G o v e r n m e n t w i l l t h e r e f o r e c o n s u l t w i t h t h o s e l i k e l y t o
b e a f f u c t e d b e f o r e a n n o u n c i n g a d e E i s i o n , w i l l o c c u r f o l l o w i n g f u l l i m p l e m e n t a t i o n o f t h e F r e e d o m o f
l n f o r m a t i c n A c t 2 0 0 0 i n 1 0 0 5 .
T h e r e v i e w i n c { u d e s a n u m b e r 0 f i t e m s w h i E h p r o v i d e
0 f t h e i t e m s i d e n t i f i e d f o r r e t e n t i o n : d i s c r e t i o n t o d i s c l o s e . T h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t
2 0 0 0 w i l l o v e r l a y t h e s e e x i s t i n g d i s c r e t i o n a r y p o w e r s
w i t h
.
o
5 7 f u l f i l i n t e r n a t i o n a l o b l i g a t i o n s ; a n a c c e s s r i q h t b u t w i l l o t h e r u i s e l e a v e t h e m u n c h a n g e d .
T h e G o v e r n m e n t w i l l s e e k t o a m e n d o r r e p e a l a s m a n y o f
7
p r o t e c t i n f o r m a t i 0 n w h i c h h a s b e e n g a t h e r e d
u n d e r c o m p u l s i o n ;
f h a < a i r a m c r < b ^ < < i h l a
T h e G o v e r n m e n t i s a v r a r e t h a t t h e e f f e c t o f m a n y o f t h e
. 1 2 p r o t e c t i n f o r m a t i o n w h i c h n a y b e h e l d b y b o d i e s
a n d i n d i v i d u a l s n o t s o v e r e d b y t h e F r e e d o m o f
I n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0 . a n d
i t e r l s i d e n t i f i e d i s t o
p r o h i b i t d i s c l o s u r e o f i n f o r m a t i o n i n
p e f p e t u i t y T h e G o v e r n m e n t d o e s n o t c o n s i d e r t h i s t o b e
d e s i r a b l e a n d w i l l s e e k t o i n t r o d u c e t i m e l i m i t s i n t o t h o s e
i t e m s t h a t a r e i d e n t i f i e d f o r r e t e n t i o n .
F R E E D O I \ 4 O T I N F O R I \ , I A T I O N I 5
i l l o s t o f t h e i t e m s i d e n t i f i e d i n t h e r e v i e w s o f a t a r e
c u r r e n t l y i n u s e . T h e n e x t s t a g e o f t h e r e v i e w w i l l i n c l u d e
c h e c k i n g d a t a b a s e s a n d o t h e r s o u r c e s i n o r d e r t o i d e n t i r y
o b s c u f e a n d d a t e d i t e m s .
L e g i s l a t i o n s o l e l y a f f e c t i n g S c o t l a n d , W a l e s a n d N o r t h e r n
l r e l a n d h a i w i t h s o m e s m a l l e x c e p t i o n t n o t f o r m e d
p a r t
o f
t h i s s t a g e o f t h e r e v i e w b u t w i l l b e i n d u d e d i n t h e n e x t s t a g e
T h i 5 e x e r c i s e i s t h e f i r s t t i m e i n h i s t o r y t h a t a f l y G o v e r f l m e n t
h a s a t t e m p t e d i n t h i s w a y t o l i s t . a n d i n d e e d t o j u s t i t
o f p r o v i s i o n s i n i t s l e g i s l a t i o n w h i c h p r o h i b i t t h e d i s c l o s u r e
i n f o r m a t i o n . l t f u l f i l s p a I o f t h e G o v e r n m e n t s c o m m i t m e n t
g i v e n i n t h e W h i t e P a p e t Y o u t R i g h t t o K n o w l t o r c d u c e
t h e c o m p l e x i t i e s a n d d u p l i a a t i o n i n e x i s t i n g s t a t u t o r y a n d
n o n " s t a t u t o r y a c c e s s r i g h t s a s f a r a s
p o s s i b l e .
p a . a y a p h 1 . S Y o u r R i g h t t e K n o w : r h e ( b v e t n , n e n t \ P t o t t o s a k f a t o f e e d o n o f l n f o m o t b n A d c m : t t i l I D c e m b e r I 9 9 7 -
J S i
I
p R o c R E s s
r o v { A R D s T M p t E M E N T A T t o N
f f i
f f n m g r w n s T * w m r # s * m p l w m * n L m t i * n
6 . 1
R e p o r t o r t h ? p r o g r l s s m r d E b ! p r b l i r s { t h o r i t i e 5
c o v e r e d i n t h e
T h i s c o n t i n u i n g i n v o l v e m e n t a t s e n i o r l e v e l h e l p s n o t o n l y
f i r r t w a v e o f t h i n p l c m e a t i o r l t o e n s u r e t h a t i m p l e m e a t a t i o n i s t a k e n s e r i o u s l y w i t h i n
d e p a r t m e n t s , b u t a l s o e n s u r e s a s t r a t e g i c a n d c o - o r d i n a t e d o f t h e A r L
l n N o v e m b e r t h i s
y e a r t h e f i r s t s t a g e o f t h e p u b l i c a t i o n
s c h e m e p r o v i s i o n s
a p p r o a c h t o r e l a t e d i s s u e s a c r o s s g o v e r n m e n t .
T h e S e n i o r C r o u p i s s u p p o r t e d b y t h e P r a c t i t i o n e r l G r o u p
o f t h e A c t v / i l l c o m e i n t o f o f c e T h i s o n F r e e d o n r o f l n f o r m a t i o n . l t [ o n s i s t s o f o f f i c i a l s w i t h
k n o w l e d g e a n d p r a c t i c a l e x p e r i e n c e o f d e a l i n g w i t h o p e n
g o v e r n m e n t i s s u e s a n d i m p l e m e n t i n g f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n
s e c t i o n r e p o r t s o n t h e p r o g r e s s
t h a t h a s b e e n m a d e b y
t h o s e p u b l i c a u t h o r i t i e s w h i c h a r e i n c l u d e d i n t h e f i t s t
w a v e o f t h e A c t ! i m p l e m e n t a t i o n , s p e c i f i c a l l y a l l c e n t r a l
g o , / e r n m e n t d e p a d m e n t s
{ w i t h
t h e e x c e p t i o n o f t h e
C r o w n P r o s e c u t i o n S e r v i c e a n d t h e S e r i o r r s F r a u d O f f i c e ) ,
b o t h H o u s e s o f P a r l i a m e n t , t h e N a t i o n a I A 5 s e m b l y f o r
W a l e s a n d
w i t h i n t h e i r o w n d e p a r t m e n t s . T h e P r a c t i t i o n e r s G r o u p
d e a l s w i t h s o m m o n i s s u e s r e l a t i n g t o t h e i n p l e m e n t a t i o n
o f t h e l e g i s l a t i o n a n d i s a u s e f u l f o r u m f o r s h a r i n g g o o d
p r a c t i c e a n d e n s u r i n g c o n s i s t e n c y i n a p p r o a c h a c r o s s
c e n t r a l q o v e r n m e n t ,
T h i s h a s b e e n o f
p a r t i c u l a r
v a l u e i a
t h e p r e p a r a t i o n o f d e p a d n e n f s p u b l i c a t i o n s c h e m e s .
t u s e n b l y s p o n s o r e d p u b l i c b o d i e s , a n d t h o s e
n o n - d e p a r t m e n t a l p u b l i c b o d i e s c o v e r e d b y t h e C o d e o f
P r a c t i c e o n A c c e s s t o G o v e f n m e n t I n f o t m a t i o n . A l l t h e s e
o r g a n i s a t i o n s w i l l b e r e q u i f e d t o h a v e p u b l i c a t i o n s c h e m e s
i n p l a c e w h i c h l i s t t h e c l a s s e s o f i n f o l m a t i o n t h a t t h e y w i l l
m a k e p u b l i c l y a v a i l a b l e .
T h e P r a d i t i o n e 1 5 6 r o u p a l s o s e r y e s a s t h e v e h i c l e t h r o u g h
w h i c h t h e L o r d C h a n c e l l o r s D e p a r t m e n t a s k s f o r r e p o l t s
o n t h e p r o g r e s s m a d e b y d e p a d m e n t j i n i m p l e m e n t i n g
f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n w i t h i n t h e i r o r g a n i s a t i D n s . F o r t h i s
5 . 1 . 1 C e n t r a l G o v e r n r n e n t a n d N D P B S s u b j e c t t o t h e C o d e o f r e p o r t d e p a r t m e a t s w e r e a s k e d t o r c m m e [ t o n t h e p r o g r e s s
P r a c t i c e o n A c c s s t o G o v e r n m e n t I n f o r m a t i a n
S T R U C I U R E S I N C O V E R N I \ I F N T
m a d e a c r o s s a I a n q e 0 f a r e a q a s [ a n b e s e e n i n t h e s e c t i o n
b e l o w D e p a m e n B w e r e a l s o a s k e d t o p r o v i d e
a n a s s u l a n c e
t h a t t h e N D P B s w h i c h t h e y s p o n s o r a r e a w a f e o f t h e i r
r e s p o n s i b i l i t i e s a n d a r e o n t r a c k t o m e e t t h e i r
p u b l i E a t i o n
5 c h e m e c o m m i t m e n t s .
O v e r a l l r e s p o n s i b i l i t y f o r i m p l e m e n t a t i o n o f t h e F r e e d o n
o l l n f o r m a t i o n A c t r e s t s w i t h t h e L o r d C h a n c e l l o r a s h e a d
o f t h e d e p a d m e n t w i t h l e a d r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e l e g i s l a t i o n .
T h e t o r d C h a n c e l l o f c h a i r i t h e c a b i n e t s u l r c o m m i t t e e o n
f r e e d o m o f i n f o r r n a t i o n a n d d a t a
p r o t e c t i o n , w h i c h h a s
r p r e s e n t a t i v e s f r o m a l l c e n t r a l g o v e r n m e n t d g p a t t m e n t s .
T w o i n t e r d e p a r t m e n t a l
g r o u p s o f o f f i c i a l s c o n t i n u e t o
I n a d d i t i o n t o t h e t w o g r o u p s o f o f f c i a l s t h e t o r d C . h a n c e l l o r
t h e A d v i s o r y C r o u p o n l m p l e m e n t a t i o n . i 5 a l s o a s s i s t e d b y
T h i s g r o u p , t h e f o r m a t i o n o f w h i c h w a s a n n o u n c e d i n l a s t
y e a / s r e p o t , i s m a d e u p o f p u b l i c s e c t o r r e p r e s e n t a t i v e s
a n d i n d e p e n d e n t e x p e r t s . l t a d v i s s t h e L o r d C h a n c e l l o r
o n t h e b e s t p r a c t i c e
s u p p o t t h e w o r k o f t h e m i n i s t e r i a l c o m m i t t e e . T h e S e n i o r
c r o u p o n l n f o r m a t i o n P o l i c y [ o n s i s t s o f t h o 5 e s e n i o r
o f f i [ i a l s f t o m a c t o s s w h i t e h a l l , a n d t h e d e v o l v e d
a d m i n i s t r a t i o n s , w h o h a v e I e s p o n 5 i b i l i t y f o r i m p l e m e n t i n q
f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n a n d d a t a p r o t e d i o n ( D P ) l e g i s l a t i o n
i n t h e i r o r g a n i s a t i o n . T h e r e m i t o f t h e g r o u p h a s b e e n
t o a d o p t a n d d i s s e m i n a t e t o p u b l i c
a u t h o r i t i e s i n i r n p l e m e n t i n g t h e A c t . f u l l d e t a i l s o f t h e
w o r k o f t h e A d v i s o r y G r o u p o v e r t h e l a s t y e a r a p p e a r i n
A n n e x B o f t h i s r e p o r t .
e x p a n d e d o v e r t h e l a s t
y e a t
t o i n c l u d e o v e r s e e i n g p o l i c y
o n p f i v a c y a n d d a t a s h a l i n q i s s u e s , a s w e l l a s p r o p o s e d
n a t i o n a l r e c o r d s a n d a r c h i v e s l e g i i l a t i o n .
I R E E D O I M O F I N FO R M A T I O N
J 1 ?
j
P R 0 6 R E S S R E P O R T g e n e r a l a w a r e n e s s r a i s i n g p r o g r a m m e s s h o u l d e n s u r e
c u l t u r d l C h a n g e T r c i n i n g
q n d
A w q r e n e s s
I n i t i a t i n g t h e c u l t u r a l c h a n g t h a t i s l e q u i r e d t o r e v e r s e
t h e t r a d i t i o n a l
p r e m i s e i n m a n y p u b l i c a u t h o f i t i e s t h a t
e v e r ! t h i n g i s s e c r e t
t h a t a l l s t a f f h a v e t h e s k i l l s t h e y n e e d t o d e a l w i t h t h e
r e q u i r e m e n t s o f t h e A c t .
u n l e : s o t h e r u i s e s t a t e d t o a p o s i t i o n
S o m e d e p a r t r n e n t s h a v e m a d e s u b s t a a t i a l p r o g r e s s i n
w h e r e e v e r y t h i n g i s p u b l i c u n l e s s i t f a l l s u n d e r a s p e c i f i e d
c l a s s o l e x e m p t i o n i s a p r o c e s s t h a t w i l l i n e v i t a b l y t a k e
p r e p a r i n g t h e i r t r a i n i n q s c h e m e s a n d h a v e a l r e a d y s t a r t e d
r u n n i n g m o r e f o r m a l t r a i n i n g p r o g r a m m e s f o l s t a f f .
A w a r e n e s s o f f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n i s s u e s i s a l 5 o b e i n g
t i m e
A t t h i s s t a g e o f t h e A c t l i m p l e m e n t a t i o f l t h e m a i n f o c u s
b u i l t i n t o r e l a t e d t r a i n i n g p r o g r a m m e s , i n c l u d i n g d a t a
p r o t e c t i o n a n d r e c o r d m a n a g e m e n t w h i c h i s
o f d e p a r t m e n t s a n d n o n - d e p a r t m e f l t a l p u b l i c b o d i e s h a s
b e e n o n r a i s i n g
q e n e r a l
a w a r c n e s i T h i s h a 5 b e e n
a n e f f u c t i v e
w a y o f e n 5 u r i n g t h a t s t a f f m a k e t h e n e c e s s a r y l i n k
b e t w e e n t h e s e i s s u e s a n d t h a t t h e y b e c o m e i n t e g r a l t o
w o r k i n g p r a c t i c e s , n o t s i n p l y s e e n a s a n a d d i t i o n a l
r e q u i r e m e n t . S e v e r a I d e p a
r t m e n t s ,
a c h i e v e d t h r o u g h a v a r i e t y o f m e d i a s u c h a : b u l l e t i n s i n
n e w s l e t t e 1 5 a n d s t a f f m a g a z i n e t
a s
d e p a m e n t a l i n t r a n e t
a s w e l l a 5 t h t o u g h m o t e a c t i v e m e a n s s u c h w o r k i h o p s
i n c l u d i n g t h e H o m e
O f f i . e , t h e D e p a r t m e n t f o r t h e E n v i r o n m e n t Fo o d a n d
R u f a l A f f a i r s , a n d t h e P u b l i c c u a r d i a n s h i p O f f i c e h a v e
a l s o i n m r p o r a t e d f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n i s s u e s i n t o
a n d s e m t n a 1 5 .
W h i l e m o s t d e p a r t m e n b a t e a k e a d y e m b a r k e d o n a
g e n e r a l p r o g r a m m e o f a w a r e n e s s r a i s i n g , t h e m a j o t i t y o f
d e p a r t m e n t s a r e s t i l l i n t h e p r o c e s s o f p r o d u c i n g d e t a i l e d
i n d u c t i o n t . a i n i n q f o r n e w s t a f f .
t r a i n i n g
p l a n s f o r t h e i r s t a f f . T r a i n i n g p l a n s n e e d t o b e
b a s e d o n a n a c c u r a t e a s s e s s m e n t
l t i s n o t j u s t l h r o u g h a w a r e n e s s r a i s i n g p r o g r a m m e s
a n d
o f t h e n e e d s o f t h e
s t a f f t r a i n i n g t h a t d e p a r t m e n t s a r e t r y i n g t o i n i t i a t e
c u l t u r a l c h a n g e S o m e d e p a d m e n t s h a v e t h o u g h t o f c r e a t i v e
w a y 5 t o c h a n g e a t t i t u d e s a n d c h a l l e n g e t h e u s u a l w a y s o f
o r g a n i s a t i o n a n d t i m e d t o e n s u r e m a x i m u m e f f e c t i v e n e s s .
T h e m a i o r i t y o f d e p a r t m e n t s a r e p l a n n i n q
t o r o l l o u t
t r a i n i n g
p r o g r a m m e s i n s t a g e t s t a r t i n g w i t h s e n i o r
n r a n a g e m e n t ( w h o c a n t h e n c a s c a d e i n f o r m a t i o n t o s t a f 0
a n d s t a f f i n v o l v e d i n r e c o r d m a n a g e m e n t T h e c o m b i n a t i o n
o f a t a r g e t e d , i n c r e m e n t a l t r a i n i n g s c h e m e , t o g e t h e r w i t h
d 0 i n g t h i n g s . B o l d a p p r o a q h e s t o c h a n g e s u c h a s t h e s e
a r e a r e a l d r i v e r f o r c h a n g i n g p e o p l e l a t t i t u d e s a n d t h e
w o r k i n g p r a c t i c e s o f o r g a n i s a t i o n s .
I t i
]
p B o c
R E s s r o w A R D s r M p L E r \ i r E N T A r r o N
O r y a n i s o t i o n q l n e s p o n s i b i l i t i e s , S t t u c t u r e s
i s a t i o n
d n d P l s n n i n g A s w e l l a s h a v i n g o r g a n i s e d , w e l l p l a c e d s t r u c t u r E s w i t h i n
p a f t i c u l a r l y t h o s e w h o s p o n s o r l a r g e
T h e r e i s a n e e d f o r d e p a r t m e n t s t o h a v e t h e r e q u i s i t e
o r g a n
d e p a m e n t s w i t h c l e a r r e s p o n s i b i l i t y a t s e n i o r l e v e l . t h e
5 i z e o f d e p a r t m e n t s , a | s t r u [ t u r e s i n p l a c e , b o t h f o r t h e m t o b e
a b l e t o c o - o r d i n a t e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t , a n d f o r n o n - d e p a r t m e n t a l p u b l i c b o d i e s m e a n s t h a t t h e y m u s t
a l s o h a v e t h e n e t w 0 r k s i n
p l a c e
t 0 e n s u r e a [ o - o r d i n a t e d
a p p r o a c t r a c r o s s t h e o r q a n i s a t i o n . M o s t d e p a r t m e n t s h a v e
t h e m t o d e a l w i t h r e q u e s b f o r i n f o r m a t i o n w h e n t h e f u l l
r i q h t o f a c c e 5 s c o m e s i n t o f o r [ e i n J a n u a r y 2 0 0 5 . W h i l e
s o m e d e p a t m e n t s a r e a l l e a d y w e l l p l a c e d t o d e a l w i t h
t h e s e c h a n g e s o t h e r s h a v e u n d e r g o n e 5 i q n i f i c a n t i n t e l n a l
e s t a b l i s h e d l i n k 5 w i t h s t a f f a t a n o p e r a t i o n a l l e v e l w h i c h
h a s h e l D e d t o w i d e n t h e o w n e r s h i D o f A c t w i t h i n t h e
r e s t r u c t u r i n q . l n m a n y i n s t a n c e s d e p a r t m e n t s h a v e
d e c i d e d t o b r i n g t o g e t h e r r e s p o n s i b i l i t y f o t i m p l e m e n t a t i o n
o f f r e e d o m o f i n f o t m a t i o n w i t h r e l a t e d i 5 s u e s s u c h a s d a t a
o r g a n i s a t i o n , a c t a s a r o u t e f o r t h e d i s s e m i n a t i o n o f g o o d
p r a c t i c e , a n d h e l p w i t h t h e d e v e l o p m e n t o f p o l i c y . T h e s e
n e t w o r k ! w i l l a l s o e n s u r e t h a t r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n a r e
d e a l t w i t h a s e t f i c i e n t l y a s p o s s i b l e . p r o t e c t i o n a n d r e c o r d s m a n a g e m e n t . T h e s e c h a n q e s a r e
o f t e n a l s o r e f l e c t e d a t s e n i o r m a n a g e m e n t l e v e l w i t h a
s e n i o r o f f i c i a l t a k i n g o w n e r s h i p o f a l l r e l a t e d i n f o r m a t i o n
m a n a g e m e n t i s s u e s . T h i s r a i s e s t h e p r o f i l e o f s u c h i s s u e s
w i t h i n d e p a r t m e n t s a n d e n s u r e s s t r a t e g i c o v e r s i g h t o f t h
r e l e v a n t s c h e m e s o f w o r k .
F R E E D o M o F I N F o R L i t A T I O N I *
A d m i n i s t r s t i v e P r o c e d u r c s
C l o s e l y r e l a t e d t o t h e n e e d f 0 I d e p a n m e n t s t o h a v e
S o m e h o w e v e r a r e l o o k i n g a t p u t t i n g i n p l a c e n e l i t
c o n t e n t m a n a g e m e n t s y s t e m s f o r m a n a g i n g d a t a b a s e s
a n d e l e c t r o n i c a l l y p u b l i s h e d
m a i e r i a l . e f f i c i e n t o r g a n i s a t i o n a l s t r u c t u r e s i s t h e n e e d f o f t h e m t o
h a v e s u i t a b l e a d m i n i s t r a t i v e
p r o c e d u r e s i n p l a c e , b o t h t o
e n s u r e t h a t p u b l i c a t i o n s c h e m e c o m m i t m e n t s a t e m e t , F o r t h e m a j o r i t y o f d e p a r t m e n t s
p r o c e d u r e s f o r h a n d l i n g
v a r i e t y o f p r o p o s e d a p p r o a c h e s
a n d a h a t d e p a r t m e n b m e e t t h e r e q u i r e m e n t o f d e a l i n g f i e e d o m o f i n f o r m a t i o n r e q u e s t s a r e s t i l l t o b e d e t e r m i n e d ,
a l t h o u g h t h e t e a r e a w i t h a l l r e q u e s t s w i t h i r 2 0 w 0 r k i n g d a y s o f r e c e i p t .
B e c a u s e o f t h e a m o u n t o f i n f o r m a t i o n w h i c h d e p a t m e n t s
r e f l e r t i n g t h e d i f f e r e n t n e e d 5 a n d s i z e o f d e p a l t m e n t s .
S o m e d e p a r t m e n t s a r e p l a n n i n g t o a d a p t t h e e x i s t i n g
r e g u l a r l y p r o d u [ e t h e y n e e d t o h a v e t h e m e c h a n i s m s i n
p l a c e t o m a k e s u r e t h a t i f i n f o r m a t i o n f a l l s w i t h i n o n e o f
t h e c l a s 5 e r s p e c i f i e d i n t h e i l
p u b l i c a t i o n s c h e m e t h e y
p u b l i s h
i t i n t h e r e q u i s i t e f o r m a t a n d i n a
a r r a n g e m e n t s f 0 r d e a l i n q w i t h r e q u e s t s u n d e r t h e C o d e D f
P . a c t i c e o n A c c e s s t o G o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n a n d w i l l
i n i t i a l l y a t l e a s t h a v e s o m e c e n t t a l c o - o r d i n a t i o n o f
r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n i n o r d e r t o a s s e s s t h e l e v e l a n d t i m e l y f a s h i o n .
W h e r e t h i s m a t e a l w a s
p f e v i o u s l y
u n p u b l i s h e d d e p a f i m e n t s
m a y t h i n k a b o u t p u t t i n g i n p l a c e n e w p r o c e d u r e s i n o t d e t
t y p e 0 f d e m a n d , O t h e r d e p a t m e n t s , n o t a b l y t h M i n i s t r y
o f D e f e n c e a n d t h e H o m e o f f i c e a r e
p l a n n i n g
f o r r e q u e s t s
f o r i n f o r m a t i o n t o b e d e a l t w i t h a t a l o c a l l e v e l b y t h e
r e l e v a n t p o l i c y
o f f c i a l b e c a 0 s e t h e o f t h e w i d e r a n g e o f
t o
t r i g g e r p u b l i c a t i o n . l \ , r l a n y d e p a r t m e n t s a r e 5 t i l l i n t h e
p r o c e s s o f d e v e l o p i n g
p r o c e d u r a l g u i d a n c e o n h o w t o
e n s u r e t h e i r
p u b l i c a t i o n s c h e m e c o m m i t m e n t s a r e m e t . d e p a t m e n t a l r e s p o n s i b i l i t y .
} *
|
p R o c R E s s
r o w A R D s r M p L E M E N r A r r o N
W h i c h e v e r w a y d e p a * m e n t s c h o o s e t o d e a l w i t h r e q u e s t s b u t w i l l a l s o e n a b l e d e p a r t m e n t i t o s e e t h e k i n d s o f
r e q u e s t s t h a t a r e m a d e . T h i s m a y i n t u r n p r o m p t t h e m t o
i t i s i m p o r t a n t t h a t t h e y h a v e a s y s t e m f o r r e c o r d i n g a n d
m o n i t o r i n g r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n . T h i s w i l l n o t o n l y
e n s u r e t h a t r e q u e s t s a l e d e a t t w i t h p r o m p t l y a n d e f f i c i e n t l y ,
p u b l i s h m a t e r i a l p r o - a c t i v e l y , b o t h s r v i n g t h e n e e d s o f
t h e p u b l i c . a n d r e d u c i n g t h e i r o w n w o r k l o a d .
P u b l i c q t i o n S c h e n e s S o m e d e p a r t m e n t s a l r e a d y m a k e a l a r g e a m o u n t o f
m e n t s t o a d o p t
p u b l i c a t i o n
I h e r e q r i r e m e n t f o r d e p a i n f o r m a t i 0 n
p u
b l i c l y a v a i l a b l e W h i l e t h e p u b l i c a t i o n 5 c h e m e 5
5 c h e m e s h a s t h e p o t e n t i a l t o a c t a s a r e a l c a t a l y s t i n s h o u l d s e r v e t o c a t e g o r i s e m a t e r i a l t h a t i s a l r e a d y a v a i l a b l q
t h e c h a l l e n g e i s f o r d e p a d m e n t s t o m a k e p u b l i c i n f o r m a t i o n p r o m o t i n g o p e n n e s s a c r o i s C o v e r n m e n t . M o s t p u b l i c
a u t h o r i t i e s i n t h e f i r s t w a v e h a v e s u b m i t t e d t h e i r p u b l i c a t i o n
s c h e m e s t o t h e l f l f o r m a t i D n C o m m i s s i o n e r f o r a p p r o v a l .
t h a t u / a s p r e v i o u s l y
u n a v a i l a b l e S o m e d e p a r t m e n t s h a v e
t a k e n a t h o r o u q h a p p r o a c h t o t h e p r e p a r a t i o n
o f t h e i r
I t i s l i k e l y t h e r e f o r e t h a t t h e m a j o r i t y 0 f s c h e m e s w i l l b e
a p p r o v e d b y t h e C o m m i s i o n e r b y 3 0 N o v e m b e r
p u b l i c a t i o n s c h e m e s a n d c a r r i e d o u t i n f o n n a t i o n a u d i t s
a n d p u b l i c c o n s u l t a t i o n e x e r c i s e s t o e n s u r e t h a t t h e y
m a k e
p u b l i c
a s m u c h m a t e r i a l a s o o s s i b l e .
F R E E D o M o F r N r o R M A n o N
i
: 1
R e c o r d s M s n q g e m e n t G o o d r e c o r d s m a n a g e m e n t i s a n i n t e g r a l
p a r t
o f t h e
T h e l v l o d e r n i s i n g G o v e r n m e n t W h i t e P a p e r s e t s a t a r g e t o f i n f r a s t r u c t u r e w h i c h w i l l a s s i s t d e p a r t m e n t e t o c a
y
o u t
2 0 0 4 f o r a l l g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s a n d a g e n c i e s t o
m a n a g e t h e i r r e c o r d 5 e l e c t r o n i c a l y . l v l a n y d e p a r t m e n t s
a r e c o n s e q u e n t l y r e v i e w i n g t h e i r r e c o r d s m a n a g e m e n t
D f o a e d u t e s b o t h t o m e e t t h i s r e c u i l e m e n t a n d e n 5 u r e
t h e i r d u t i e s u n d e r t h e A d . W h i l e a f e w d e p a r t m e n t s w e f e
I a t e d a s a m b e f o r f l a s h i n g a m b e r i n t h e l a t e s t a s s e s s m e n t
o f t h e 2 0 0 4 E R l v l t a r g e t b y t h e P u b l i c B e c o r d o f f i c e m a n y
t h a t m o r e h a v e b e e n g i v e n a g r e e n l i g h t w h i c h i n d i c a t e s t h a t
o r o c e d u r e s m e e t t h e r e o u i r e m e n t s l a i d d o w n i n t h e s e c t i o n t h e y a I e o n c o u r s e t o m e e t t h e t a r g e t .
4 6 c o d e o f p r a c t i c e ( s e e s e c t i o n 4 . 3 o f t h i s r e p o r t ) .
P r i o r t o i t s s u s p e n s i o n i h i s t a r g e t d i d n o t a p p l y t o t h e N o d h e m l r e l a n d f x e . u t v e
; )
|
p R o c R E s s
r o w A R D s r M p r E M E N r A r r o N
6 . 1 , 2 H o u s e r o f P a r l i a m e n t
T h e L o r d c h a n c e l l o r i s r e s p o n s i b l e f o r n a k i n g s u r e t h a t
g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s a n d t h o s e N D P B s s u b j e c t t o t h e
C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o 6 o v e r n m e n t l n f o r m a t i o n
w i l l b e h e l d i n a u t u r n n 2 0 0 2 , p r i m a r i l y f o r s t a f f i n t h e
I n f o r m a t i o n O f f i c e , t o e n s u r e t h a t t h e y a r e a w a r e o f t h e
p u b l i c a t i o n s c h e m e a n d t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s t o t h e p u b l i c
u n d e r t h e A c t .
m a l e
t h e n e s e s s a r y
p r e p a r a t i o n s
f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e
A c t . T h e H o u s e s o f P a r l i a m e n t a r e n o t c o v e r e d b y t h e c o d e
T h e H o u s e o f C o m m o n s a p p o i n t e d a f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n
o f p r a c t i c e b u t a r e l i s t e d a s s e p a r a t e b o d i e s u n d e r t h e A c t
o f f i c e r i n 2 0 0 1 . T h e p r e p a r a t i o n
o f t h e
p u b l i c a t i o n
s c h e m e
w a s m a n a g e d
w h o m u s t b e a r t h e i r o w n r e s p o n s i b i l i t y f o r i m p l e m e n t a t i o n ,
b y t h e H o u s e o f C o m m o n s f r e e d o m o f
i n f o r n a t i o n w o r k i n q g r o u p , a g r o u p
o f s e n i o r C o m m o n s
o f f r c i a l s t h a t i n c l u d e 5 t h e f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n o f f l c e r
H O I J S E O F L O R D S
a n d i s c h a i r e d b y t h e O e r k o f t h e J o u r n a h t h i s g r o u p w i l l
T h e H o u s e o f L o r d s p u b l i c a t i o n s c h e m h a s b e e n a p p t o v e d
b y t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r A w a t e n e s s r a i s i n g
c o r t i n u e t c f l e e t a l r e g u l a r i n t e r v a l s o v e r t h e c o m i n g y e a r
K e y o b j e c t i v e s w i l l i n c l u d e o v e r s e e i n g t h e i m p l e m e n t a t i o n
o f r e c o d s m a n a g e r n e n t p r o c e d u r e s
i n a l l H o u s e d e p a r t m e n t s , t r a i n i n g s e s s i o n s h a v e b e e n h e l d f o r f f e e d o m o f i n f o r m a t i o n
a n d d a t a p r o t e c t i o n c o . o t d i n a t o f s a n d h e a d s o f o f f i c e s
Fr e e d o m o f i n f o r m a t i o n , d a t a p f o t e c t i o n a n d r e c o r d s
i d e n d r y i n g a d d i t i o n a l m a t e r i a l f o r
i h e
p u b l i c a t i o n
s c h e m e
a n d b e g i n n i n g t h e d e v e l o p m e n t o f p o l i c y f o r c o m p l i a n c e
m a n a g e m e n t i s s u e s h a v e a l s o b e e n i n c o r p o r a t e d i n t o t h e
i n d u c t i o n p r o g r a m m e f o r H o u s e o f L o r d s s t a f i
w i t h t h e i n d i v i d u a l r i g h t s o f a c c e s s .
6 . 1 . 3 D e \ o l v e d A d m i n i s t r a t i o n s
T h e H o u s e o f L o r d s R e c o r d o f f i c e ( t h e P a r l i a m e n t a r y
A r c h i v e s ) h a s c o n t i n u e d t o m a k e p r o q r e s s i n i m p l e m e n t i n g
t h e P a r l i a m e n t a r y r e c o r d s m a n a g e m e n t s t r a t e g y w h i c h
T h e U K Fr e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t d o e s a o t a p p l y t o
S c o t t i s h p u b l i c a u t h o r i t i e s
-
t h e S c o t t i s h P a r l i a m e n t h a s
w i l l p l a y a n i m p o r t a n t r o l e i n s u p p o n i n g s u c c e s s f u l
i m p l e m e n t a t i o n o f f r e e d o m o f i n f o t m a t i o n .
K e y a r e a s f o r t h e H o u s e o f L o r d s w o r k i n g g r o u p i n 2 0 0 3
r e c e n t l y e n a c t e d t h e i r o w n f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n
l e g i s l a t i o n
-
a l t h o u g h t h e A [ t a p p l i e s i n S c o t l a n d t o U K
w i d e b o d i e s , o r b o d i e s w h i c h h a v e n o d e v o l v e d f u n c t i o n s .
T h e A c t d o e s h o w e v e r a p p l y t o W a l e s a n d N o r t h e r n
w i l l b e i s s u e s r e l a t i n g t o t h e i n t e l a c t i o n w i a h d a t a p r o t e c t i o n
a n d s u p p o r t i n g t h e c o n t i n u i n g i m p l e m e n t a t i o n
l r e l a n d . B o t h t h e s e d e v o l v e d a d m i n i s t r a t i o n s w e l e a s k e d
o f t h e
t o
p r o v i d e d e t a i l s o t t h e p r o g r e s s m a d e i n t h e s a m e w a y
a s U K g o v e r n m e n t
d e p a t m e n t s . J t
P a r l i a m e n t a r y r e c o r d s m a n a g e m e n t s t t a t e g y i n t h e
H o u s e o f L o r d s -
H O U S E O F C o M | ! I O N S
5 h o u l d b e n o t e d t h a t
t h i s r e p o r t c o v e r s a p e r i o d w h e n t h e N o r t h e r n l f e l a n d
E x e c u t i v e w a s i n o p e f a t i o n .
B o t h t h e d e v o l v e d a d m i n i s t r a t i o n s h a v e b e e n i n v o l v e d i n
a r a n g e o f a c t i v i t i e s t o
p r e p a r e f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f
t h e
T h e H o u s e o f C o m m o n s p u b l i c a t i o n s c h e m e w a s a p p t o v e d
b y t h e l f l f u f m a t i o n C o m m i s s i o n e r e a r l y i n
i s
l u l y 2 0 0 2 , a n d A c l f r o m p r e p a r i n g p u b l i t i o n s c h e m e i t o r e s t r u c t u r i n g
a v a i l a b l e o n t h e p a r l i a m e n t w e b s i t e
@ ! 4 p a d i a u e n l u k .
r e c o r d s m a n a g e m e n t p r o . e d u r e s T h e N a t i o n a l A s s e m b l y
f o r W a l e s i n p a r t i c u l a r h a 5 d e m o n s t r a t e d i t s c o m m i t m e n t s o m e f u r t h e r c l a s s e s 0 f i n f o r m a t i o f l w i l l b e a d d e d t 0 t h e
s c h e m e i n 2 0 0 3 . l t i s e x p e c t e d t h a t m o s t e n q u i r i e s a b o u t t o i n c r e a s i n g o p e n n e s s a o d t r a n s p a r e n c y i n g o v e r n m e n t
b y l a u n c h i n g a p i l o t s c h e m e t o e n a b l e p u b l i c a t i o n
f a c t s o n w h i c h m i n i s t e r s b a s e t h e i f d e c i s i o n s
t h e
p u b l i c a t i o n
s c h e m e w i l l b e h a n d l e d b y l h e H o u r e o f
c o m m o n s I n f o r m a t i o n O f f i c e . A s e r i e s o f t f a i n i n g s e m i n a r s
o f t h e
F R E E D o M o F r N F o R M A r l o N
i
; $
6 . 2
R F o r t o n t h o p . o g . s r
n . d e b y p u b l i c a | | t h o r i t l e s
i n t h r E | n r i n i n g w r l r a 9
N a t i o n a l A s s o i : i a t i o n o f L o c a l C o u n c i l s ( N A L C ) . t h e s e a r e
t h e u n b f e l l a o r g a n i s a t i o n s f o r p r i n c i p a l c o u n c i l s
{ l a r g e
l o c a l a u t h o r i t i e s ) a n d l o c a l c o u n c i l s ( p a r i s h , t o w n , a n d
6 . 2 . 1 L o c a l G o v e r n m e n t
T h o s e p u b l i c a u t h o r i t i e s c l a s s i f i e d a s l o c a l g o v e l n m e n t f o r
c o m m u n i t y c o u n c i l s ) r e s p e c t i v e l y .
t h e p u r p o s e s
o f t h e A c t a r e l i s t e d i n P a r t l l o f S c h e d u l e
o f t h e A c t . T h i s i n c l u d e s a l l l o c a l a u t h o t i t i e s w i t h i n t h e
m e a n i n g o f t h e L o c a l G o v e r n m e n t A c t 1 9 7 2 a s
l n o r d e r t o
p r e p a r e l o c a l a u t h o r i t i e s f o r t h e f l e e d t o i s s u e
p u b l i c a t i o n
s c h e m e s t h e O f f i c e o f t h e I n f o r m a t i o n
C o m m i s s i o n e r a n d t h e L o c a l G o v e r n m e n t A s s o c i a t i o n
h a v e b e e n s u p p o r t i f l g a n d m 0 n i t o r i n g s e v e n p i l o t s E h e m e s
1
w e l l a s
o t h e r b o d i e s s u c h a s f i r e a u t h o r i t i e s a n d m a g i s t r a t e c o u r t
r o m m i t t e e s . A l l a u t h o r i t i e s c o v e r e d b y P a r t l l o f S c h e d u l e
1 a r e r e q u i r e d
d u r i n g t h e c o u r s e o f t h i s y e a r ( s e e a l s o s e c t i o n 5 . 1 ) . T h e
p i l o t s c h e m e s h a v e b e e n s e t u p a c r o s s t h e r a n g e o f d i f f e r e n t
t y p e s o f l o c a l a u t h o r i t y
t o h a v e t h e i r p u b l i c a t i o n s c h e m e s i n p l a c e
b y F e b r u a r y 2 0 0 3 .
-
c o u n t y . d i s t r i c t , m e t r o p o l i t a n
d i s t r i c l a n d L o n d o n b a r o u g h . A
p a p e r p r o v i d i n g f u e d b a c k
a n d o b s e r y a t i o n s o n t h e p i l o t s w a s p u b l i s h e d b y t h L o c a l
C o v e l n m e n t A s s o c i a t i o n a n d O f f i c e o f t h e l a f o r m a t i o n
[ 4 u c h o f t h e
p r e p a r a t D r y w o r k i n t h i s s e c t o r h a s b e e n d o n e
b y t h e O f f i c e o f t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r i n c o n j u n c t i o n
w i t h t h e L o c a l C o v e r n m e n t A s s o c i a t i o n ( l C A ) a n d t h e
? *
i
o p E R A r r o N A N D M o N r T o R r N c o F T H E c o D E o F
p B A c r r c E
C o m m i r s i o n e r i n l u l y , a n d t h e a u t h o r i t i e s i n v o l v e d a r e
s h a f i n g t h e i r w o r k w i t h o t h e r s a s t h e y d e v e l o p t h e i r
d r a f t s c h e n r e s .
B e c a u s e o f t h e d i v e r s i t y o f l o c a l g o v e r n m e n t b o d i e s e a c h
i n d i v i d u a l a u t h o r i t y w i l l a d o p t a t r a i n i n g a f l d a w a r e n e s s
s t r a t e g y a p p r o p r i a t e t o t h e s i z e a n d n e e d s o f t h e i r
o r g a n i s a t i o n . T h e ! r o r k t h a t h a s s o f a r b e e n d o n e a c f o s s
T h e L o c a l 6 o v e r n m e n t A s s o c i a t i o n p l a y s a n a c t i v e r o l e i n
d i s s e m i n a t i n g i n f o r m a t i o n t o l o c a l a u t h o r i t i e s t h r o u g h
f e a t u r e s i n t h e w e e k l y n e w s p a p e r f o r a l l c o u n c i l l o l s i n
E n g l a n d a n d W a l e t a s w e l l a 5 t h r a u g h u p d a t e s o n t h e i r
w e b s i t e . T h e c o r p g f a t e i r n p l i c a t i o n s o f f r e e d c m
t h e s e c t o r i l l u s t r a t e ! t h e t a n g e o f d i f f e r e n t a p p r o a c h e s .
A u t h o r i t i e s i n C h e s h i l e h a v e w o r k e d t o g e t h e r t o
p r e p a r e
t l a i n i n g m a t e r i a l s f o r u s e l o c a l l y , t a i l o r e d t o t h e i r l o c a l
c i r c u m s t a n c e a S o m e a u t h o r i t i e s h a v e p t e p a l e d
b f i e f i n q
n o t e s d i s s e m i n a t e d v i a t h e i n t r a n e t f o r s t a f f w h i l e o t h e r s
h a v e w o r k i n g g r o u p s a n d i n f o r m a t i o n a u d i t e x e r c i s e s
o f
i n f o r m a t i o n h a v e b e e n r a i s e d i n p e r s o n a l l e t t e 1 5
f o l n t h e
L G A 5 C h a i r m a n a n d C h i e f E x e E u t i v e t o l o c a l a u t h o r a t y i n v o l v i n g s t a f f f r o m a c f o s s t h e a u t h o r i t y .
l e a d e r c a n d c h i e f e x e c u t i v e s r e s p e c t i v e l y . A b r i e f i n g p a p e r ,
p r e p a f e d f o r t h e t G A b y t h e A s s o c i a t i o n o f C o u n c i l
S e c r e t a r i e s a n d S o l i c i t o r s , 0 n t h e c o r p o r a t e i m p l i c a t i o n s
A s u b s t a n t i a l p i e c e
o f w o r k h a s b e e n u n d e r t a k e n b y t h e
o f l o c a l
g o v e r n m e n t g r o u p o f t h e R e c o r d s l l l a n a g e m e n t
S o c i e t y o f G r e a t B r i t a i f l , d e v e l o p i n g d r a f t r e t e n t i o n
s c h e d u l e s f o r l o c a l a u t h o r i a y r e c o r d s . T h e P u b l i c R e c o r d
t h e A r t w a r p u b l i s h e d b y t h e L C A i n A u g u s t t h i s y e a L
T h e L o c a l 6 o v e r n m e n t A s s o c i a t i o n h a s a l s o e n c o u r a q e d O f I i c e i s w o r k i n q w i t h r e c o r d s m a n a g e r s i n l o c a l a u t h o r i t i e s ,
a u t h o r i t i e s a n d g o v e r n m e n t t o i d e n t i f y t h e l i n k s b e t w e e n
f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n a n d t h e e - g o v e r n m e n t a g e n d a ,
b o t h t o e n h a n c e t h e i r d e l i v e r y o f i n f o r m a t i o n s e r v i c e t a n d
i m p r o v e t h e i r o p e n n e s a n d d e m o c r a t i c p r o r e s s e 5 A n u r n b e r
o f a u t h o r i t i e 5 a r e e x p l i c i t l y m a k i n g t h a t l i n k , a n d t y i n g i n
r a i s i f l g a w a r e n e s s a n d a d v i s i n g o n i m p l e m e n t i n g t h e
m o d e l a c i i o n
p l a n .
T h e O f f i s e o f t h e I n f o r m a t i o n C o m r n i s s i o n e r h a s a l s o
w o l k e d c l o s e l y w i t h t h e N a t i o n a l A s s o c i a t i o n o f L o c a l
C o u n c i l s
{ N A L C ) t o
p r o d u c e a m o d e l p u b l i c a t i o n
s c h e m e p u b l i c a t i o r s c h e r n e p r e p a r a t i o n t o r i / i d e r p r o g r a m m e s o f
w o r k o f l i m p l e m e n t i n g e - g o v e r n m e n t . T h e L G A h o p e t o
s h o w t h e c o n n e c t i o n i n t h e f o r t h c o m i n g p u b l i c a t i o f l i n
f o r l o c a l c o u n c i l s ( s e e r e c t i o f l 6 . 3 ) . T h e m o d e l s c h e m e w a s
a p p r o v e d b y t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s i o n e r a t t h e e n d o f
A u g u s t 2 0 0 2 a n d d i s s e m i n a t e d t o l o c a l c o u n c i l s a t t h e
b e g i n n i n g o f S e p t e m b e r N A L C a r e n o w w o r k i n g w i t h m e m b e r
c o u n c i l s t o e n ( o u r a g e a d o p t i o n o f t h e m o d e l s c h e m e o r
a o n j u n c t i o n w i t h t h e o f f i c e o f t h e D e p u t y P r i m e M i n i s t e r
o n a n a t i o n a l s t l a t e g y f o r l o c a l e - g o v e r n m e n l
l n S e p t e m b e f t h i s y e a r t h e O f f i c e o f t h e D e p u t y P r i m e
i . 4 i n i 5 t e r p u b l i s h e d a c o n s u l t a t i o f l p a p e r A c c e J s f o
a r e a l t e r n a t i v e l y p r o v i d i n g g u i d a n c e
t o t h o s e E o u n c r t 5
w h o h a v e d e c i d e d t o p r o d u c e
t h e i r o w n b e s p o k e s c h e m e s
l n f u m o t i o n i n L o c l l G o v e f f f i e n t w h i c h w i l l s e r v e t o r a i s e
t h e p r o f i l e o f t h e A c t a n d d r a w a t t e n t i o n t o i s s u e s o f
i m p o r t a n c e t 0 l o c a l a u t h o r i t i e s . T h e 0 f f i c e o f t h e D e p u t y
P f i m e M i n i s t e r p l a n s t o s e t u p a r e v i e w g r o u p i n a u t u m n
P r i o r t o t h e F r e e d o m 0 f l n f o r m a t i o n A [ t t h e v a r i o u s l o c a l
g o v e r n m e n t a c t s g a v e e l e c t o r s t h e t i g h t t o i n s p e c t o r d e r s
f o r p a y m e n t , f i n a n c i a l s t a t e m e n t o t a b s t t a c t o f a c t o u n t s ,
a n y a u d i t o r s r e p o t s c o u n c i l m i n u t e 5 a n d c o m m i t t e e m i n u t e s
l a i d b e i o r e t h e c o u n c i l f o r a p p r o v a |
{ s e e
A n n e x D s e c t i o n 5 ) .
T h e s e w e r e t h e o n l y d o c u m e n t s w h i c h a l o c a l c o u n c i l c o u l d
2 0 0 2 w h i c h w i l l a n a l y s e r e s p o n s e s t o t h e c 0 n s u l t a t i o n
p a p e r a n d l o o k a t a n y i s s u e s w h i c h a r e l a i s e d .
A r a n g e o f a w a r e n e s s r a i s i n g c o n f e r e n c e t w o r k s h o p s a n d
t r a i n i n g c o u r s e s f o r l o c a l a u t h o r i t y s t a f f h a v e t a k e n p l a c e
a c r o s s t h e r c u n t r y . P r o f e s s i o n a l b o d i e s i n l o c a l
g o v e r n m e n t ,
a m o n g s t t h e m t h e n a t i o n a l c o n f u r e n c e o f l o c a l a u t h o r i t y
b e r e q u i r e d t D p r o d u c e o n d e m a n d . T h e r n o d e l p u b l i c a t i o n
s c h e m e i n c l u d e s a s i g n i f i ( a n t a m o u n t o f o t h e r i n f o t m a t i o n
w h i c h w a s n o t
p r e v i o u s l y
r o u t i n e l y a v a i l a t r l e .
c o m m u n i G t i o n s o f f i c e I s a n d t h e n a t i o n a l l i a i s o n g r o u p o f
l o c a l a u t h o r i t y l a w y e r s h a v e o r g a n i s e d e v e n t s a n d s e t u p
N A L C h a s a l r e a d y s e n t o u t s p e c i f i c q u i d a n c e , / b r i e f i n g s
0 n
t h e i m p l i c a t i o n s o f t h e A c t . F u r t h e r s t e p b y s t e p g u i d a n c e
o n h o w t o s e e k a p p r o v a l o f a p u b l i c a t i o n
s [ h e m e w i l l b e
s e n f o u t v e r y s h o r t l y .
t r a i n i n g a n d i n f o r m a t i o n s h a r i n g i n i t i a t i v e s T h e r e h a v e
a l s o b e e n s e s s i o n s a t v a t i O u s c o n f e r e n c e s f o r c h i e f
e x e c u t i v e s , m o n i t o r i n g o f f i c e t s a n d s e n i o t m a n a g e t s .
F R E E D o M OF r N F Oh M A r t o N
]
: 5
6 . 1 . 1 P o l i c e , P r o s e c u t i n g B a d i e s , a n d t h e A r m e d F o r c e s
T h e t h i r d w a v e
A l l a t t e n d e e s a t t h e s e m i n a r s w e r e i s s u e d w i t h a T r e e d o m
o f i n f o r m a t i o n c o m p l i a n c e t o o l k i t t o a s s i s t a n d g u i d e
i n d i v i d u a l f o r c e s w i t h t h e i r i m p l e m e n t a t i o n . t t c o n t a i n s r
a m o n g s t o t h e r t h i n g t a m o d e l a r t i o n p l a n
t o a c h i e v e
c o m p l i a n c e i n r e s p e c t o f l e c o t d s m a n a g e m e n t . T h i s
r e c o m m e n d e d t h a t e a c h f o r c e s h o u l d i d e n t i f y s o m e o n e t o
h a v e s p e c i f i c r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e i n t t o d u c t i o n , d e v e l o p m e n t
a n d m a i n t e n a n c e o f f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n o b l i g a t i o n s
a n d a s s o c i a t e d i n f o r m a t i o n m a n a g e m e n t . l t a l 5 o s u g g e s t e d
o f t h e
p u b l i c a t i o n s c h e m e r e q u i r e m e n t 5 o f
t h e A c t c o v e r s t h e p o l i c e , p o l i c e a u t h o r i t i e s , t h e C r o w n
P r o s e c u t i o n S e . v i c e , t h e S e r i o u s F r a u d Of f i c e a n d t h e
A r m e d F o r c e s .
T h e p o l i c e h a v e b e e n a g o o d e x a m p l e o f a n o r q a n i s a t i o n
w h i c h t a k e 5 i t s d u t i e 5 u n d e r t h e F r e e d o m o f l n f o r n a t i o n
A c t s e l i o u s l y a n d t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r h a s
c o m m e n d e d t h e m f o r t h e a m o u n t o f
p r e p a r a t o r y w o r k
t h a t f o r c e s c o n s i d e r a p p o i n t i n g a n i f l f o r n a t i o n m a n a g e r
t o c o - o r d i n a t e t h e s e a c t i v i t i e s .
t h a t t h e y h a v e d o n e R e s p o n s i b i l i t y f o r i m p l e m e n t a t i o n l i e s
a t s e n i o r l e v e l w i t h t h e A s s o c i a t i o n o f C h i e f P o l i c e Of f i c e l
C R OWN P R OS E C U T I ON 5 E R V I C E
a n d t h e i m p o r t a n c e t h e y h a v e a t t a c h e d t o t h e A c t h a s b e e n
a k e y f a c t o r i n d r i v i n g f o r u a r d t h e n e c e s s a r y p r e p a r a t i o n r . l n t h e C r o w . r P r o s e c u t i o n S e r v i c e a w a r e n e i s - t a i s i f l g
p l e s e n t a t i o n s
h a v a l r e a d y b e e n g i v e n
t o a l l s e n i o t
l n o r d e r t o o v e r s e e t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t t h e m a n a g e r s T h e y a r e i n t h e p t o c e s s o f g i v i n g
f u r t h e r
p r e s e a t a t i o n s a c r o s s t n g l a n d a n d Wa l e s t o c r o s s . s e c t i o n s
o f s t a f f T h e r e c o r d s m a n a g e m n t m a n u a l h a 5 a l s o b e e n
A i s o c i a t i o n o f C h i e f P o l i c e Of f i c e r s ( A C P O) h a v e s e t u p a
i 5 f i e e d o n o f i n f o r m a t i o n
p r o j e c t b o a f d . I h e
p r o j e c t b e i n g
m a n a g e d i n a c c o r d a n c e w i t h P R I N C E V e r s i o n l l m e t h o d o l o g y
a n d a p r o j e c t t e a m b a s e d i n Wi n c h e s t e r i s c o " o r d i n a t i f l g
u p d a t e d t o
p f o v i d e g u i d a n c e f o r c o m p l i a n c e w i t h t h e
F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t .
t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A r t o f a n a t i o n a l l e v e l . T h e
n a t i o n a l t e a m a r e i n r e g u l a r c o n t a c t w i t h n o m i n a t d l i a i s o n
o f f i c e r : i n
T h e C r o w n P r o 5 e r u t i o n S e r v i c e i s i n t h e p r o c e s s
o f d e c i d i n g
e w y f o r c e a n d h a v e f i r m l y e s t a b l i s h e d t h e m s e l v e s w h a t m a t e l i a l t o i n [ l u d e i n t h e i r p u b l i c a t i o n s c h e m e a n d
h a v e u n d e r t a k e n a n i n f o r m a t i o n a u d i t . A r a n g e 0 f g u i d a n c e
a s t h e s i n q l e p o i n t o f r e f u r e n c e f o r t h e
p o l i c e
s e r u i c e .
t o p r o s e c u t o r s c o n c e r n i n g p r o s e c u t i o n p o l i [ y
l n [ o n j u n c t i o n w i t h Of f i c e f o r t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r
t h e A C P O P r o j e c t T e a m
i 5 t o b e
m a d e o p e n f o r t h e f i r s t t i m e a s w e l l a s v a r i o u s d o c u m e n t s
d e v e l o p e d a d r a f t m o d e l p u b l i c a t i o n g o v e r n i n g i n t e r n a l C P 5 b u s i n e s s a n d h u m a n f e s o u r c e s
p o l i c i e l
f u t u r e p l a n t p r o t o c o l s a n d a g r e e m e n E p e r f o r m a n c e
m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n a n d m i n u t e s o f m e e t i n g s . T h e
c o n t e n t o f t h e p u b l i r a t i o n s c h e m e w i l l b e r e v i e w e d
a n n u a l l y p o s t p u b l i c a t i o n -
s d h e m e w h i c h t h e y l a u n c h e d i n A p r i l 2 0 0 2 . T h e y s o u g h t
f e e d b a c k o n t h i s s c h e m e b o t h b y p l a c i n g i t o n a n a t i o n a l l y
s e c u r e p o l i c e n e h ^ r o r k f o r v i e w i n g p u r p o s e s , a n d b y h o l d i n g
t w o c o n s u l t a t i o n f o f u m s l n t o t a l s e v e n t e e n f o r c e s p r o v i d e d
f o r m a l f e e d b a c k . T h e A C P O p r o j e c t b o a r d r a t i f i e d t h e
p r o p o s e d m o d e l a t t h e i f m e e t i n g o n
1 9 S e p t e m b e r 2 0 0 2 S E R I OU S F R A U D OF F I C E
a n d h a v e 5 u b m i t t e d t h e m o d e l s c h e m e f 0 r t h e J n f o r m a t i o n
c o m m i s s i o n e r s a p p r o v a l . T h e H a m p s h i r e c o n s t a b u l a r y w i l l
p i l o t t h e m o d e l p u b l i c a t i o n s c h e m e a s s o o n a s i t i s a p p r o v e d .
P r e p a r a t i o n s f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e F r e e d o m o f
I n l o r m a t i o n A c t a r e a l s o u n d e r w a y a t t h e S e r i o u s F r a u d
o f f i r e . S e n i o r m a n a g e m e n t b o a r d o f f i c i a l s a r e r e g u l a r l y
u p d a t e d o n f r e e d o m o f i f l f o r m a t i o n i s s u e s b y w a y
I n a d d i t i o n t 0
p r e p a r i n q
t h e m o d e l
p u b l i c a t i 0 n s c h e m e
o f w r i t t e n
t h e A C P O P r o j e c t T e a m o r g a n i s e d a s e r i e s o f f o u r a w a r e n e s s
a n d v e r b a l r e p o r t s s l a f f i n t h e K n o w l e d g e M a n a g e m e n t
a n d l n f o r m a t i o n s y s t e m s U n i t h a v e a t t e n d e d c o n f e r e n c e s
a n d c o u t s e 5 a n d a l l s t a f f h a v e r e c e i v e d a m e m o r a n d u m
r a i s i n g a w a r e n e s s o f f r e e d D m o f i n f o l m a t i o n .
s e r n i n a r s a c r o s s t h e c o u n t r y . R e p r e s e n t a t i v e s f r o m a l l 4 3
f o r c e s i n E n g l a n d a n d Wa l e s a t t e n d e d , a s w e l l a s
s t a f f
f r o m a n u m b e r o f p o l i c e a u t h o r i t i e s , t h e C r o w n F r o s e c u t i o n
S e r v i c e , a n d r e p r e s e n t a t i v e s f r o m a n u m b e r o f S c o t t i s h
p o l i c e f o r c e s . T h s e m i n a r s w e r e w e l l r e c e i v e d b y a t t e n d e e s
T h e S e r i o u s F r a u d Of f i c e h a s i m p r o v e d a n d u p d a t e d i t s
f e c c r d 5 m a n a g e m e n t p o l i c y f o r l i v e a n d a r c h i v e d i n f o r m a t i o n .
a n d p r o v i d e d a n o p p o r t u n i t y f o r t h e l a u n c h o f t h e m o d e l
p u b l i c a t i o n s c h e m e , a s w e l l a s e m p h a s i s i n g t h e n e e d t o
p r e p a r e f o r c o m p l i a n c e w i t h t h e A c t .
T h e o f f i c e i s w o r k i n g t o m e e t t h e g o v e l r m e n t s d i r e c t i v e
f o r e l e ( t r o n i c r e c o r d s m a n a g e m e n t a n d i s r u n n i n g a
n u m b e r o f p i l o t s o n h a n d l i n g m a t e r i a l . I n i t i a l
p r e p a r a t i o n s
a r e a l s o u n d e r w a y t o s e l e c t t h e m a t e r i a l w h i c h w i l l f o r m
t h e c o n t e | t s o f t h e
p u b l i c a t i o n s c h e m e
] $
|
p R o c h E s s
r o w A R D s r M p L E M E N r A r r o N
A R M E D F O R C E S
I n p r a c t i c e , t h e A r m e d F o r c e s a n d t h e M O D P o l i c e o p e r a t e
a s p a r t
m a n a g e m e n t p f o c e d u l e s .
HS C 1 9 9 9 , / 0 5 3 m a d e
r e c o n m e n d a t i o n s f o r a r e c o r d s m a n a g e m e n t s t r a t e g y
o f t h e M i n i s t r y o f D e f e n c e , a n d t h i s h a s b e e n
i d e n t i l y i n g t h e r e s o u r c e s n e e d e d t o e n s u r e t h a t t h e
r e c o r d s
r e f l e c t e d b y t h e i r f u l l i n v o l v e m e n t i n M O D 5 F r e e d o m o f
I n f o r m a t i o n A c t i r n p l e n r e n t a t i o n p r o g r a m m e . T h e y w i l l
p u b l i s h
i n f o r m a t i o f l t h r o u g h M O D I
p u b l i c a t i o n s c h e m e ,
t h e r e b y p r o v i d i n g t h e p u b l i c w i t h a
o f a l l t y p e s ( a d m i n i s t r a t i v e a s w e l l a s m e d i c a l ) a r e
p r o p e r l y c o n t r o l l e d ; r e a d i l y a c . e s s i b l e a n d a v a i l a b l e f o r
u s e ; a n d e v e n t u a l l y a t c h i v e d o r o t h e w i s e d i s p o s e d
o l
s i n g l e p o i n t o f c a l l f o r
T h i s w o r k h a s b e e n s u p p o r t e d f u r t h e r b y t h e c o n t r o l s
a s s u r a n c e s t a n d a r d o n r e c o t d s m a n a q e r n e n t .
i n f o r m a t i o n o n d e f e n c e r e l a t e d i s s u e s , a n d t h e y a r e a l s o
a c t i v e l y i n v o l v e d i n t h e w o r k b e i n g c a ( i e d o u t t o p r e p a r e
M O D f o r t h e i n k o d u c t i o n o f t h e g e n e r a l . i g h t o f a c c e s s i n
I h e i m p l e m e n t a t i o n o f f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n
i 5
i n t h e N HS
J a n u a r y 2 0 0 5 .
h e i n g o v e E e e n b y a p r o j e c t b o a r d , c o m p r i s i n q c h i e f
e x e c u t i v e s w h o a t e
p r e p a r e d
t o p i l o t t h e m o d e l p u b l i c a t i o n
s . h e m e s i n t h e i r t r u s t s , t o q e t h e r w i t h t e p r e s e n t a t i v e s o f
t h e O f f i r c o f t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r , t h e N HS
( N HS ) m a k e s u p t h e f o u r t h
6 . 2 . 3 He a l t h S e r v i c e
l h e N a t i o n a l He a l t h s e r y i c e C o n f e d e r a t i o n a n d t h e D e p a r t m e n t o f He a l t h .
w a v e o f i m p l e m e n t a t i o n o f t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e
r e q u i r e m e n t s o f t h e A . t . A l l N HS b o d i e s w i l l h a v e t o h a v e
a s c h e m e
6 . 2 . 4 E d u c i t i o n S e c t o r
T h e r e a r e t h r e e p a r t s t o t h e e d u [ a t i o n s e c t o r i n p l a c e b y o c t o b e r 2 0 0 3 . N [ 1 5 b o d i e s c u r r e n t l y
-
s c h o o l s ,
r e s p o n d t o r e q u e s t s f o r a c c e s s t o i n f o r m a t i o n w i t h i n t h e f u r t h e r e d u E a t i o n a n d h i g h e r e d u c a t i o n . W o r k o f l
d e v e l o p i n g a n o d e l
p u b l i c a t i o n s c h e m e i n t h e a r e a s o f
f u r t h e r a n d h i g h e r e d u c a t i o n i s b e i n g u n d e r t a k e n b y a
t e r m s o f t h e C o d e o f P r a c t i c e o n O p e n n e s s i n t h e N H5 ,
w h i c h w i l l c o n t i n u e t o a p p l y u n t i l J a n u a r y 2 0 0 5 ( s e e
A n n e x D , S e d i o n 2 ) . A s N HS b o d i e s a r e u s e d t o r e s p o n d i n g w o r k i n g g r o u p s e t u p b y t h e J o i n t I n f o r m a t i o n S y s t e m s
t o r e q u e s b f o l i n f o r m a t i o n t h e s t r u c t u r e s a n d m e c h a n i s m s
t h e y a l r e a d y h a v e i n p l a c e m e a n s t h e y a r e \ . / e l l p l a c e d
t o
m e e t t h e n e e d s
C o n m i t t e e
U l s c ) .
T h i s i s a s t r a t e g i c a d v i s o r y c o n m i t t e e
w h i c h w o r k o n b e h a l f o f t h e f u n d i n g b o d i e s f o f f u r t h e r
a n d h i g h e r e d u c a t i o n i n E n g l a n d , S c o t l a n d , W a l e s a n d
N o r t h e r n l r e l a n d .
o f t h e F r e e d o m o f l n f o f m a t i o n A c t .
l n t h e N a t i o n a l He a l t h S e r u i c e , t h e S o u t h E a s t L o n d 0 n
S t r a t e g i c He a l t h A u t h o r i t y i s t a k i n q t h e l e a d n a t i o n a l l y i n T h e C o r n m i s s i o n e r b e g a n a d v i s i n g o n t h e w o r k o f t h i s
g r o u p d u r i n g J u l y 2 0 0 2 . W o r k h a s o n l y r e c e n t l y b e g u n
b e c a u s e o f t h e p r i o r i t y g i v e n t o t h e e a r l i e r w a v e s o t p u b l i c
i m p l e m e n t i n g f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n . l t w i l l b e i n v o l v e d
i n t h e d e v e l o p m e n t o f a p i l o t p u b l i [ a t i o n s c h e m e w h i c h
w i l l s e r v e a s a t e m p l a t e f o r u s e b y o t h e r S t r a t e g i c a n d a u t h o r i t i e s t h a t a r e s u b j e c t t o t h e A c t . T h e d e a d l i n e f o r
S p e c i a l He a l t h A u t h o r i t i e s W o r k h a s a l s o b e g u n t o a p p r o v a l b y t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r f o r t h e
e d u c a t i o n s e c t o r p u b l i ( a t i o n s c h e m e s i s 2 9 F e b r u a r y 2 0 0 4 , d e v e l o p m o d e l p u b l i c a t i o n s c h e m e s f o r u s e b y P r i m a r y
c a r e T r u s t s , A s u t e T r u s t J a n d M e n t a l He a l t h T r u s t s B o t h
m o d e l s c h e m e s a r e e x p e c t e d t o b e a v a i l a b l e f o r u s e i n
[ . , l a r c h 2 0 0 3 .
a l l h o u g h l h e 0 f f i c e o f t h e J n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r
i n t e n d t o h a v e t h e m o d e l p u b l i c a t i o n s c h e m e s c o m p l e t e
b y a u t u m n 2 0 0 3 . A m e m b e r o f t h i s g r o u p h a s s e t u p f o u r
t e g i 0 n a l w o r k s h o p s t o t a k e p l a c e d u r i n g O c t o b e r a n d
D i s c u s s i o n s a r e u n d e r w a y t 0 d e t e r m i n e t h e b e s t a p p r o a c h
t o s u p p o l t i n q t h e l a r g e n u m b e r s o f i n d e p e n d e n t c o n t r a r t o r s ,
N o v e m b e r i n C a r d i f f , L o n d o n , M a n c h e s t e r a . r d B e l f a s t .
T h e C o m m i s s i o n e r h a s c o m m i t t e d a s p e a k e r t o e a c h o f
t h e s e e v e n t s t o g i v e a p r e s e n t a t i o n o n p u b l i c a t i o n s c h e m e s
a n d m o d e r a t e a w o r k h o p -
i n c l u d i n g G P s , c o m m u n i t y p h a r m a c i s t s , d e n t i s t s a n d
o p t i c i a n s , w h o w i l l n e e d t o . o m p l y w i t h t h e t u t . l n t h e
m e a n t i m e , c o m m u n i s a t i o n s a r e p l a n n e d t o a l e n N Hs
T r u s t s a n d Ha l t h A u t h o r i t i e s t o t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s
u n d e r t h e A c t , a n d t o a d v i s e t h e m o n p r e p a r a t o r y w o r k
W o t k h a s a l s o b e g u n t o
p r o d u c e a m o d e l p u b l i E a t i o n
s c h e m e f o r p r i m a r y a n d s e c o n d a r y s c h o o l s i n a c c o r d a n c e
t h e y s h o u l d b e u f l d e r t a k i n g n o w w i t h s e c t i o n s 1 9 a n d 2 0 o f t h e A c t . T h e O f f i c e o f t h e
I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r a n d t h e D e p a r t m e n t f o t
E d u c a t i o n a n d S k i l l s a n d h a v e b e g u n d i s c u r s i o n s t o o u t l i n e l n t e r m s o f t h e r e q u i r e m e n t s t h a t t h e A c t w i l l h a v e o n
r e c o r d s m a n a g e m e n t t h e N HS i s a l s o r e l a t i v e l y w e l l t h e i m p l i c a t i o n s o f t h i s p r o c e s s f o r s c h o o l s i n E n g l a n d .
p r e p a r e d , d u e t o o n g o i n g w o r k t o i m p r o v e r e c o r d s
F R E E D O T U O r T N F o R M A T T o N
i
: ?
A f t e r t h i s m e e t i n g t h e o f f i c e o f t h e l n f D r m a t i o n C o m m i s s i o n e r ( s e e s e c t i o n 6 . 2 . 1 ) T h e d i v e r s i t y o f t h e a u t h o r i t j e s i n t e r m s
w i l l e n d e a v o u r t o u n d e r t a k e t h e s a m e w o r k f o r s c h o o l s i n
N o d h e r n l r e l a n d .
o f s i z e , c o m m u n i t y a n d f u n c t i o n a l r e s p o n s i b i l i t y h a s a g a i n
l e d t o a v a r i e t y o f a p p r o a c h e s .
S o m e a u t h o r i t i e s h a v e c o m m e n t e d o n t h e l a c k o f a u n i f i e d
6 , 3
A c t i v i t i c s o f t h e l r f q r n r a t i q n C o n n r i s r i o n e r
F o l l o w i n g t h e a n n o u n c e m e n t o f t h e t i m e t a b l e f o r t h e
m o d e l s c h e m e f o r l o c a l a u t h o r i t i e s H o w e v e r , t h e w o t k o f
t h e
p i l o t s h a s s h o w n t h a t a b n e s i z e f i t s a l l a p p r o a c h
i n p l e m e n t a t i o n o f t h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t b y t h e
L o r d C h a n c e l l 0 r a n
i s
n o t a p p r o p r i a t e f o r p r i n c i p a l c o u n c i l s a n d t h e C o m m i s i i o n e t
h a s s t r e s s e d t h e i m p o t t a n c e o f e a c h a u t h o r i t y e n s u r i n g
N o v e m b e r 2 0 0 1 t h e m a i n f o c u s o f t h e
h a s b e e n o n
t h a t t h e s [ h e m e i t a d o p t s i s a p p r o p r i a t e t o i t s o w n l o m l
w o r k o f t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e l n e e d s a n d i s d e l i v e r a b l e i n p r a c t i c e .
h e l p i n g a u t h o r i t i e s d e v e l o p t h e i r
p u b l i c a t i o n s c h e m e x
A n o t h e r k e y s t r a n d o f t h e C o m m i s s i o n e r s w o r k o v e r t h e
l a s t y e a r h a s b e e n t o h e l p r a i s e a w a r e n e s s
T h e C o m m i s s i o n e r h a s a d o p t e d a d i f f e r e n t a p p r o a c h w i t h
r e g a r d s t o P a r i s h C o u n c i l s i n r e c o g n i t i o n o f t h e F r e e d o m
o f t h e i r m o r e
o f l n f o r m a t i o n A c t a m o n g
p u b l i c
a u t h o r i t i e s .
T h e s t a f F i n g e s t a b l i s h m e n t o f t h e o f f i c e o f t h e
l i m i t e d r e m i t . A m o d e l 5 c h e m e s u i t a b l e f o r a l l P a r i s h
C o u n c i l s h a s b e e n d e v e l o p e d i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e
N a t i o n a l A s s o . i a t i o n o f L o r a l C o u n c i 1 5 a n d h a s
s u b s e q u e n t l y b e e n a p p r o v e d
{ s e e
s e c t i o n 6 . 2 . 1 ) .
E l s e w h e r e n o d e l s c h e m e s f o r F i r e A u t h o r i t i e s , D r a i n a g e
B o a r d s a n d P o r i H e a l t h A u t h o r i t i e s h a v e a l s o b e e n
a
l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r h a s g r o w n b y a p p r o x i m a t e l y
5 0 p e o p l e o v e r t h e l a s t 1 2 m o n t h s i n l i n e w i t h t h e
p r o i e c t e d i n ( r e a s e f o r t h e p e r i o d
t o 2 0 0 5 . N o t a l l t h e s e
s t a f f a r e w o r k i n g o n f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n , b u t m a n y
a r e , i n c l u d i n g e x p a n d e d p u b l i c s e c t o r c o m p l i a n c e t e a m l a p p r o v e d a n d o t h e r m o d e l s c h e m e 5 f o t s m a l l e r s e c t o r s
s e n i o r
p o l i c y
m a n a q e r . i n " h o u s e l a w y e r s a n d a t e a m w i t h i n l o c a l g o v e r n m e n t a r e a l s o b e i n g d e v e l o p e d . T h e
C o m m i s s i o n e l h a s t a k e n a c o n s i s t e n t a p p r o a c h i n r e q u i r i n g
c l e a r e x p r e s s i o n o f i n t e r e s t f r o m t h e p a r t i c u l a t s e c t o r f o r
( i n i t i a l l y c o m p r i s i n q s i x s t a f f b u t t o g r o w o v e r t h e c o m i n g
y e a i t o h a n d l e t h e a p p r o v a l o f p u b l i c a t i o n
D E V E I O P I N C P U E L I C A T I O N S C H E M E S
s c h e m e x
t h e d e v e l o p m e n t o f a m o d e l s c h e m q s u p p o d e d b y
r e p r e s e n t a t i v e s w h o c a n p r o v i d e t h e n e c s s a r y k n o w l e d g e
a f l d e x p e e n c e .
S p e c i f i c g u i d a n c e o n p u b l i c a t i o n s c h e m e s w a s i s s u e d b y
t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r i n F e b r u a r y 2 0 0 2 . T h i s
i n c l u d e d i n i t i a l g u i d a n E e f o r a u t h o r i t i e s o n t u l f i l l i n g t h e
i e g a l o b l i g a t i o n t o a d o p t a n d m a i n t a i n a s c h e m e , a n d
d e m o n s t r a t e d t h e C o m m i s s i o n e r s a p p r o a c h t o t h e c o n t e n t
o f s c h e m e a n d c l a s s e s o f i n f o r m a t i o n . T h e g u i d a n c e w a s
s u p p o r t e d b y a m e t h o d o l o g y d o c u m e n t w h i c h o f f e t e d
p u b l i c
a u t h o r i t i e s a r a n g e o f p r a d i c a l s u g g e s t i o n s o n h o w
T h e w o r k o f t h e A s s o c i a t i o n o f C h i e f P o l i c e O f f i c e B
p r o j e c t t e a m o n F O I h a s b e e n e x e m p l a r y i n t h i s r e g a r d
( s e e s e c t i o n 6 . 2 . 2 ) , a n d t h e C o m m i s s i o n e f h a s b e e n
p l e a s e d
t o b e i n v o l v e d i n t h e d e v e l o p m e n t o f a m o d e l
s [ h e m e , p a l t i c u l a r l y t h r o u g h p a r t i r i p a t i o n i n a n a i i o n a l
c o n f e r e n c e p r o g r a m m e a n d t h r o u g h m e m b e E h i p o f t h e
p t o j e c t s q u a l i L y a s s u r a n c e b o a r d .
t o d e v i s e a s c h e m e . A m o n g s t o t h e r t h i n g s i t h i g h l i g h t e d
t h e i m p o r t a n c e o f i d e n t i r y i n g t h e k e y p e r s o n n e l t o b e
i n v o l v e d , a n d t h e n e e d f o r c a r e f u l c o n s i d e r a t i o n i n
c o n s t r u c t i n g t h e c l a s s e s o f i n t o r m a t i o n t o b e p u b l i s h e d .
l n i t i a t i v e s a r e a l s o u n d e r w a y w i t h i n t h e N a t i o n a l H e a l t h
S e N i c e ( s e e s e c t i o n 6 . 2 . 3 ) . T h e C o m m i s i o n e r i s i n v o l v e d
w i t h v a r i o u s t r a i n i n g e v e n t s a n d i s r e p r e 5 e n t e d o n t h e
D e p a r t m e n t o f H e a l t h p r o j e c t b o a r d .
O v e r t h e c o u l s e o f t h e y e a r t h e C o m m i s s i o n e l h a s w o r k e d
c l o s e l y w i t h t h e p i l o t a u t h o r i t i e s w h o h a v e e a c h d e v e l o p e d
t h e i r o w n a p p r o a c h t o a p u b l i c a t i o n
s c h e m e f o r t h e i r
o r g a n i s a t i o n s . A t c e n t r a I
A l l t h i s w o r k w i l l d e v e l o p a . r o s s t h e p u b l i c s e c t o r o v e r t h e
c o m i n q y e a r
g o v e r n m e n t l e v e l f i v e d e p a r t m e n t s
o r a g e n c i e s p r o d u c e d s c h e m e s w h i c h w e r e a l l p u b l i s h e d
b y e a r l y 2 0 0 2 . T h e C o m m i s s i o n e r a l s o h a s w o r k e d c l o s e l y
w i t h t h e [ o . a l G o v e r n m e n t A s s o c i a t i o n a n d t h e s e v e n
l o c a l a u t h o r i t i e 5 w h o h a v e d e v e l o p e d p u b l i [ a t i o n s c h e m e s
?$
]
p R o G R E s s
r o w A R o s l M p L E r \ 4 E N T A r r o N
R A I S I N G A W A R E N E S S
R a i s i n g a w a r e n e s s o f t h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t
T R A N I N G A N D A W A R E N E S S
T h e F R O h a s p r o v i d e d s p e a k e r s o n r e c o r d s m a n a g e m e n t
a m o n g p u b l i c
a u t h o r i t i e s h a s b e e n a k e y a c t i v i t y o f t h e
C o m m i s s i o n e r t h r o u g h o u t t h e y e a r , a n d w i l l c o n t i n u e t o
b e 5 0 d u r i n g
t o a n u m b e r o f m a j o r c o n f u r e n c e s o n f r e e d o m o f
i n f o r m a t i o n . l t h a s a l 5 o b e e n r e p r e s e n t e d o n t h e p a n e l
a t
t h e F OI r o a d s h o w s a r o u f l d t h e c o u n t r y o r q a n i s e d b y t h e
L o r d c h a n c e l l o r s D e p a r t m e n t
{ s e e
s e c t i o n 6 . 5 ) , w h e f e
t h e i m p l e m e n t a t i o n p e r i o d .
A r o u n d 2 0 0 s p e a k i n g e n g a g e m e n t s h a v e b e e n u n d e t a k e n
l r y t h e C o m m i s s i o n e r a n d h e r s t a f f o n f e e d o m o f i n f o r m a t i o n
i s s u e s i n
c l a r i f i c a t i o n o f t h e r e c o r d s m a n a g e m e n t c o d e a n d
g u i d a n c e o n r e c o r d s m a n a q e m e n t g e n e r a l l y w a s o f f e t e d
i n a n s w e r i n g q u e s t i o n s f r o m t h e f l o o r . t h e I
I
m o n t h s c o v e r e d b y t h i s r e p o r t . T h e s e
h a v e i n c l u d e d m a j o r n a t i o n a l p u b l i c s e c t o r c o n i e r e n c e s ,
a l l t h e L o r d C h a n c e l l o r l m i n i s t e f i a l l o a d s h o w s
{ s e e
s e c t i o n T h e PR O h a s c o n t i n u e d i t s p a r t n e r s h i p
w i t h t h e S o c i e t y o f
F OI 6 . 5 o f t h i s r e p o r t ) a n d a r a n g e o f f o r m a l s e m i n a r s a r r a n g e d
b y p u b l i c a u t h o r i t i e s , p r o f e s s i o n a l a s s o c i a t i o n s o r p r i v a t e
s e c t o r c o n s u l t a n K
A r c h i v i s t s t o
p f o v i d e
t r a i n i n g d a y s o n a r o u n d t h e
c o u n t r y . T h e s e e v e n t s a r e d e s i g n e d s p e c i f i c a l l y f o r r e c o l d s
I h e y h a v e a l s o i n a l u d e d p r a c t i c a l
c a s e
m a n a g e 6 a n d a r r h i v i s t s i n t h e p u b l i I s e s t o r a n d a r e
i n t e n d e d t o e x p l a i n t h e i m p l i c a t i o n s o f t h e A c t f o t t h e m
a n d
p l o v i d e
a n o p p o r t u n i r y f o r i s s u e s o f c o n c e r n t o b e
w o r k h o p s t a k i n g p u b l i c s e c t o r o f f r c i a l s t h r o u g h s t u d i e !
I n S e p t e m b e r 2 0 0 2 t h e Of f i c e o f t h e I n f o r m a t i o n r a i s e d a n d d i s c u s s e d . l t w a s d e c i d e d r i g h t f r o m t h e s t a r t
C o m m i s s i o n e r d e s i g n e d a n d d e l i v e r e d a 2 - d a y c o n f e r e n c e
o n f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n t h a t w a s o t g a n i s e d a n d h o s t e d
b y t h e C h i e f E x e c u t i v e s F o r u m i n N o r t h e r n l r e l a n d . T h i s
w a s a t t e n d e d b y 7 0 d e l e g a t e s f r o m t h e f u l l r a n g e o f p u b l i c
t h a t t h e e v e n t 5 5 h o u l d v i s i t a s m a n y p a r t s o f t h e U K a s
p o s s i b l q p a r t l y
t o r e d u c e t h e c o s t o f a t t e n d a n c e f o r t h o s e
b a s e d o u t s i d e L o n d o n a n d p a r t l y t o f o s t e r l o c a l n e t w o r k i n g .
l n t h e l a s t y e a r e v e n t s h a v e t a k e n p l a c e
i n L o n d o n , L i v e p o o l ,
a u t h o r i t i e s i n N o r t h e r n i r e l a n d . T h e i n i t i a l r e s p o n s e s w e r e
f a v o u r a b l e a n d d e t a i l e d f e e d b a c k i s b e i n g a n a l y s e d t o
i n f o r m t h e c o n t e n t a n d s t y l e o f f u t u r e e v e n t s ,
B r i s t o l a n d N e w c a s t l q a n d m o r e a t e p l a n n e d f o r n e x t y e a f .
S e p a r a t e h a l f - d a y w o r k s h o p s h a v e b e e n o t g a n i s e d f o r
r e c o r d s m a n a g e l s i n c e n t r a l g o v e r n m e n t . T h e y f o c u s o n
a c h i e v i n g c o m p l i a f l c e w i t h t h e r e c o r d 5 m a n a g e m e n t c o d e
6 , 4
6 . 4 , 1
Pr b l i R e c o r d o f f i c r
S u p p o r t t o t h e r e c o r d e . / a r c h i v e s c Om f t u n i t y
T h e Pu b l i c R e c o r d o f f i c e
{ PR o )
h a s f o c u s e d o n s u p p o t i n g
r e c o r d s m a n a g e r s a n d a r c h i v i s t s i n t h e i r w o r k o n p r e p a r i n q
f o r i m p l e m e n t a t i o n o f f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n .
a n d h a v e b e e n a t t e n d e d b y n e a r l y 3 0 0 r e c o r d s s t a f f i n
c e n t r a l g o v e l n r n e n t .
A t u r t h e r s e r i e s o f t h e s e w o l k s h o p s
w i l l b e h e l d i n 2 0 0 3 . T h e PR O i s p l a n n i n g
a c o n f e r e n c e
a b o u t t e c o r d s m a n a g e m e n t i n l o c a l g o v e r n m e n t i n S p r i n g
2 0 0 3 a n d t h e F OI i m p l i c a t i o n s f o f t e c o r d s m a n a g e m e n t
w i l l f e a t u r e i n t h e p r o g r a m m e
M OD E L A C T I ON PT A N S F OR R E A C H I N 6 C OM PL I A N T E
W I T H T H E R E C OR D S M A N A G E M E N T C OD E
A n u m b e r o f w o r k i n g p a r t i e s h a v e b e e n s e t u p b y d i f f e r e n t
p a r t s
o f t h e p u b l i c s e c t o r t o c o l l a b o r a t e o n i n p l e m e n t a t i o n
w o r k a n d t h e PR Oi s r e p r e s e n t d o n s o m e o f t h e m . A n
e x a m p l e i s T h e Pf i 0 h a s w o r k e d w i t h t h e u n i v e r s i t y s e c t o r t o
p r o d u c e
a m o d e l a c t i o n p l a n f o r h i g h e r e d u c a t i o n i n s t i t u t i o n s a n d
t h e w o r k i n g p a r t y s e t u p b y t h e N a t i o n a l
M u s e u m D i l e c t o l s C On f e r e n c e w h i c h h a s d e v e l o p e d a
r n o d e l p u b l i c a t i o n s c h e m e f o r m u s e u m s a n d g a l l e r i e s . w i t h t h e A s s o c i a t i o n o f C h i e f Po l i c e o f f i c e r s t o p r o d u c e
o n e f o r p o l i c e f o r c e s . B o t h p l a n s c a n b e a c s e s s e d f i o m t h e
PR O w e b s i t e , a s c a n t h e p l a n s f o r c e n t r a l a n d l o c a l T h e PR O i n t e n d s t o
p u b l i s h
a g u i d e t o t h e A c t a i m e d a t
g o v e r n m e n t p r o d u c e d
i n 2 0 0 1 , A m o d e l a c t i 0 n
p l a n
f 0 r
N H S h e a l t h a u t h o r i t i e s s h o u l d b e r e l e a s e d b y t h e e n d
r e c o r d 5 n a n a g e r s a n d a r [ h i v i s t s . A s i m i l a r g u i d e t o t h e
o f D a t a Pr o t e c t i o n A c t w a s p u b l i s h e d i n ?0 0 0 a n d p r o v e d
p o p u l a r
w i t h t h e r e [ o r d s l a r c h i v i s t s c o m m u f l i t y ; i t i s
h o p e d t h a t t h e F 0 l g u i d e w i l l a c h i e v e s i m i l a r s u c c e s s .
t h e y e a r a n d o n e f o r s c h o o l s r v i l l f o l l o w n e x t y e a r .
F R E E D O M O F I N F O R M A T I O N
I
, \ ^
I
I CS
6 . 4 . 2 E l e c t r o n i c R e c o r d M a n a g e m e n t
a
T h e P B O m o n i t o r s p r o g r e s s a . t o s s g o v e r n m e n t a n d r e p o r t s
T h e M o d e r n i s i n g 0 o v e r n m e n t W h i t e P a p e t s e t s o u t
s e p a r a t e l y t o t h e L o f d Ch a n c e l l o r T h e P R O
w i l l c o n t i n u e
t a r g e t f o r g o v e r n m e n t d e p a t m e n t s a n d a g e n c i e s t o h a v e
e s t a b l i s h e d t h e c a p a b i l i t i e s n e c e 5 5 a r y f o r m a n a g i n g t h e i r
e l e c t r o n i c r e c o r d s b y 2 0 0 4 . T h e i m p l e m e n t a t i o n o f
e l e c t r o n i c f e c o r d 5 m a n a g e m e n t
{ E R M ) w i l l
p u t i f l p l a c e
t h e n e c e s s a r y i n f r a s t r u c t u r e n o t o n l y t o e n c o u r a g e t h e
m o r e e f f i c i e n t m a n a g e m e n t a n d e x p l 0 i t a t i 0 n o f e l e r t r o n i c
t o p r o v i d e 5 u p p o r t a n d g u i d a n c e
f o t d e p a r t m e n t s , a n d t o
d e v e l o p t h e g e n e t a l
i n f r a 5 t r u c t u r e f o r r e c o r d s m a n a g e m e n t .
l n p a d i c u l a r . w o r k w i l l c o n t i n u e t o i m p t o v e s t a n d a t d s f o r
c o m p a t i b i l i t y i n t h e e x . h a n g e o f g o v e r n m e n t
t e c o r d s , a n d
t o t a c k l e t h e i f l p l i c a t i o n s o f g r e a t e r d a t a s h a r i n g
b e t w e e n d e p a r t m e n t s
i n f o r r n a t i o n a n d u n d e r p i n t h e d e l i v e r y o f e l e c t r o n i c s e r v i c e t
b u t a l s o t o s u p p o r t c o m p l i a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f
f l e e d o m o f i n f o r m a t i o n a n d o t h e r i n f o r m a t i o n p o l i c y
l e q i s l a t i o n . D e p a r t m e n t s w i l l b e a b l e t o q u i c k l y
i d e n t i f y
r e c o f d s w h i c h t h e y h o l d a c r o s s t h e o r g a n i s a t i o n , a n d
L o l d Ch r n c . l l o r r D e p a r b r e n t
-
n o a d r h o w s
t o
A s p a r t o f a p t o g r a m m e
t o r a i s e a w a r e n e s s a b o u t t h e
F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t a c r o s s t h e p u b l i c s e c t o r ,
l o ( a t e a n d r e t r i e v e t h e m w i t h s p e e d . l m p o r t a n t l y , E R I \
w i l l m a n a g e t h e f u l l l i f e c y c l e o f r e c o r d s f r o m c r e a t i o n t o
d i s p o s a l , t o e n s u r e
o f f i c i a l s a t t h e L o r d Ch a n c e l l o r s D e p a t t m e n t o f g a n i s e d
s e r i e s o f r e g i o n a l r o a d s h o w s a t t e n l o c a t i o n s a c r o s s t h e
a
t h a t r e c o r d 5 a r e k e p t f o r a s l o n g a s
n e e d e d , a n d a r e d i s p o s e d o f a c c o r d i n g t o e s t a b l i s h e d
b u s i n e s s r u l e s w h e n t h e y n o l o n g e l h a v e a n y c o n t i n u i n g
b u s i n e s s o r h i s t o r i c a l v a l u e .
c o u n t r y . T h e s e m i n a r s w e r e f r e e o f c h a r g e a n d w e r e a i m e d
a t t h o s e c h i e f e x e c u t i v e s a n d s e n i o r m a n a g e t s i n r e g i o n a l
p u b l i c a u t h o r i t i e s w h o w i l l b e r e s p o n s i b l e f o r i m p l e m e n t i f l g
t h e A c t i n t h e i r o r g a n i s a t i o n s
T h e P R O h a s t h e r e s p o n s i b i l i t y f o r o v e r s e e i n g a c h i e v e m e a t
h a 5 5 e t o f t h e c r o s s - g o v e r n m e n t 2 0 0 4 t a r g e t , a n d o u t a
T h e s e m i n a r s w e r e l e d b y M i c h a e l W i l l s M P , a f o r m e r
P a i l i a m e n t a r y Sc r e t a r y a t t h e L o r d Ch a n c e l l o r s D e p a d m e n t ,
f r a m e w o r k t i m e t a b l e a n d m i l e s t o n e s , w h i c h t i e i n w e l l
w i t h t h o s e s e t o u t i n t h e c o d e o f p r a c t i c e o n r e c o r d s
m a n a g e m e n t . T h e s e i n c l u d e d e v e l o p m e n t o f c o r p o r a t e
r e c o r d s p o l i c i e s a n d a n i n v e n t o r y l i s t i n g e x i s t i n g c o l l e c t i o n s
i n c o n j u n c t i o n w i t h s e n i o r o f f i c i a l x A l t h o u g h d e s i g n e d t o
r a i s e t h e
p r o f i l e
o f t h e A c t a n d t h e g e n e r a l i s s u e s
s u r r o u n d i n g f r e e d o m o f i n f o r m a t i o n t h e e n p h a s i s o f t h e
s e m i n a r s w a s e s s e n t i a l l y p r a c t i c a l . w a s s t r e s s e d
o f e l e c t r o n i c r e c o f d i a n d d o c u m e n t s , a s w e l l a s t h e d e s i g n
t h a t
a n d i m p l e m e n t a t i q f l 0 f n e w E R M t e c h n 0 l o q i e s . T h e P R 0
s u p p o r t s a c h i e v e m e n t o f e a c h m i l e s t o n e w i t h
p r a c t i c a l
c o m p l i a n c e w i a h t h e A [ t w i l l r e q u i r e s i g n i f i c a n t c h a n g e s
t o t h e w o r k i n g p r a c t i c e s o f p u b l i c a u t l i o r i t i e s a n d s h o u l d
b e i n t e g f a t e d i n t o n o r m a l b u s i n e s s p t a c t i c e a n d s y s t e m s
t
t o o l k i t t a n d h a s e s t a b l i s h e d
r e q u i r e m e n h . T h e a i m i s
a n e v a l u a t i o n s s c h e m e f o r
c o m m e r c i a l s o f t w a r e p r o d u c t s a g a i n s t u K g o v e r n m e n t
a t a n e a r l y s t a g e i n t h e i m p l e m e n t a t i o n p r o c e s s .
s u [ c e s s f u l i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t c o m p l e m e n f i a n d
r e i n f u r c e s g o o d b u s i n e 5 s p r a c t i c e s a n d w i l l h e l p i n
t h a t o n c o m p l e t i o n , q o v e r n m e n t
o r g a n i s a t i o n s
p o s s e s s
a n i n t e g r a t e d s e t o f p o l i c i e s , p f o c e d u r e s
a n d t e c h n o l o g i e s t o s u p p o r t e t f e c t i v e c o r p o r a t e w i d e
e l e c b o n i c r e c o r d s m a n a g e m e n t . I n p r a c t i c e , t h e r n a n a g e m e n t
p r o v i d i n g g o o d c u s t o m e r s e w i c e -
o f e x i s t i n g p a p e r - b a s e d r e c o r d s w i l l o f t e n a l s o b e n e f i t
f r o m t h i s m o d e r n i s a t i o n p t o c e s .
A s w e l l a s b e i n g a f o r u m f o r d i s s e m i n a t i n g i n t o r m a t i o n
t h e 5 e e v e n t s a l s o g a v e p e o p l e t h e o p p o r t u n i t y t o a s k
q u e s t i o n s a b o u t w h a t t h e A c t w o u l d m e a n f o r t h e m . E a [ h
s e m i n a r f e a t u r e d a q u e s t i o n a n d a n s w e r s e s s i o n w i t h
Ch a n c e l l o r s D e p a t m e n t , D E F R A , t h e O f f i c e o f t h e
a
s i g n i f i c a n t
p r o g r e s s h a s b e e n m a d e i n t h i s a r e a o v e r t h e
l a 5 t y e a r , a n d m a n y d e p a d m e n t s h a v e c o m e a l o n g w a y i n
p a n e l o f e x p e r t s i n c l u d i n g r e p r e s e n t a t i v e s f r o m t h e L o r d
l n f o r m a r i o n Co m m i s s i o n e r , t h e P u b l i c R e c o r d o f f i c e , a n d
t h e A d v i s o r y G r o u p o n l m p l e m e n t a t i o n o f t h e F r e e d o m o f
I n f o r m a t i o n A c t .
s t r e n g t h e n i n g t h e i r
p o s i t i o n o n E R i . 4 . A n u m b e r o f c e n t r a l
s t r a t e g i e i a n d
d e p a r t m e n t s a r e w e l l a d v a n c e d i n i m p l e m e n t a t i o n o f E R [ 4
s y s t e m s , m o s t h a v e w e l l d e v e l o p e d p l a n s a n d
h a v e s p e c i f i e d t h e i r r e q u i r e m e n t s a n d e m b a r k e d o n p i l o t
p r o j e c t e O f t e n t h i s i s b e i n g d 0 n e a s
p a r t
o f a n i n t e g r a t e d
p r o g r a m m e o f w o r k i n i n f o r m a t i o n m a n a g e m e n t , a i m i n g t o
s u p p o r t e f f e c t i v e d e l i v e r y o f d e p a t m e n t a l b u s i n e s s o b j e c t i v e t
P l o r t o i t s s u s p c n s i o n t h i s l a E e t d i d n o t a p p l y i o t h e N t t h e r n l r e l a n d E x e c d i v e
3 { ]
i
p R o c R E s s
r o w A R D s T M p T E M E N T A T T o N
A r o u n d 7 0 0 p e o p l e a t t e n d e d t h e s e s e m i n a r s , f i o m a
r a n g e o f d i f f e r e n t o r g a n i s a t i o n s i n c l u d i n g l o c a l a u t h D r i t i e t
N H S t r u s t t v a r i o u s a g e n c i e s , a n d o t h e r p u b l i c b o d i e s
o s e , o v e r 9 0 0 / 6 s a i d
s u c h
a s u n i v e r s i t i e s . O v e r h a l f o f t h o s e w h o a t t e n d e d t h e e v e n t s
L o m p l e t e d f e e d b a c k f o r m s . O f t h t h a t
t h e s e m i n a r s w e r e v a l u a b l e e v e n t s w i t h a n e f t e c t i v e
f o r m a t , p r o v i d i n g a m p l e o p p o r t u n i t y f o r t h e m t o a s k
q u e s t i o n s . T h e y , o f o t h e r m e m b e r s o f t h e i r s t a f f , w o u l d
a l s o a t t e n d s i m i l a r e v e n t s i n t h e f u t u r e . T h e q u e s t i o n a n d
a n 5 r 4 / e f s e s s i o n s w e r e a p a r t i c u l a r s u c c e s s .
T h e s e e v e n t s h a v e f u l f i l l e d a f l i m p o r t a n t r o l e i n o p e n i n g a
d i a l o g u e b e t w e e n g o v e r n m e n t a n d s e n i o r l e a d e t s f r o m
a c r o s s t h e p u b l i c s e c t o r T h e y h a v e a l s o p l a y e d a p a r t i n
d e m o n s t r a t i n g t h e g o v e r n n e n t l c o m m i t m e n t t o e n 5 u r i n g
e f f e c t i v e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t .
I ] | l p l c n e n t r t i o r t i r n e t r b l e f o r t h e A c t
T h e L o f d C h a n c e l l o r a n n o u n c e d t o t h e H o u s e o f t o r d s o n
1
,
A r t
E s t a b l i s h t h e o f f i c e o f t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e f
a n d r e l a t e t o t h e a p p o i f l t m e n t a n d p e r i o d
o f o f f i c e o f
t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r ;
3 N o v e r n b e r 2 0 0 1 t h a t t h e F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n
w o u l d b e i m p l e m e n t e d i n s t a g e s . T h e p u b l i c a t i o n s c h e m e
p r o v i s i o n s
o f t h e A c t w i l l b e i m p l e m e n t e d f i r s t , o n a r o l l i n g
, A l l o w t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r t o a p p r o v e
p u b l i a a t i o n
5 c h e m e s a n d t o
p r e p a r e a n d a p p r o v e
m o d e l p u b l i c a t i o n s c h e m e s ; p l o g r a m n e , a s d e 5 c r i b e d i n s e c t i o n 3 b e l o w T h e i n d i v i d u a l
r i g h t o f a c c e s s t o i n f o r m a t i o n w i l l b e b r o u g h t i n t o f o r c e
f o r a l l p u b l i c
a u t h o r i t i e s i n l a n u a r y 2 0 0 5 i e l e v e n m o n t h s
b e f o r e t h e d e a d l i n e s e t o u t i n s e c t i o n 8 7 ( 3 J o f t h e A c t .

A l l o w t h e C o m m i s s i o n e r t o g i v e a d v i c e a n d t o a l l a n g e
f o r t h e d i s s e m i n a t i o n o f i n l o r m a t i o n a b o u t t h e o p e r a t i o n
o f t h e A c t , a b o u t g o o d p r a c t i c e , a n d a n y o t h e r m a t t e r s
T h e f o l l o w i n g s e c t i o n s e t s o u t t h e p r o v i s i o n s o f t h e A c t w i t h i n t h e s c o p e o f h i s f u n c t i o n s u n d e l t h e A c t ;
t h a t a r e a h e a d y i n f o r c e , w h i l e s e c t i o n 3 g i v e s a m o r e
d e t a i l e d t i m e t a b l e f o r b r i n g i n g i n t o f 0 r c e t h e r e m a i n i n g
p r o v i s i o n s o f t h e A c t .
i R e n a m e t h e D a t a P r o t e c t i o n T d b u n a l a s t h e I n f o r m a t i o n
T t i b u n a l a n d e n a b l e a p p o i n t m e n t s t o b e m a d e t o i t a n d
a l l o w d e s i g n a t i o n o f
p e r s o n s
t o h e a r a p p e a l s a g a i n s t
n a t i o n a l s e E u r i t y c e r t i f i t e s u n d e r s e c t i o n 60 o f t h e A c t
P r o v i s i o n s o f t h e A c t a l r e a d y i | | f o t c e
a
T h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t l e c e i v e d B o y a l a s s e n t o n
A r e n e e d e d a s a c o n s e q u e n c e o f t h e r e n a m i n g o f t h e
D a t a P r o t e c t i o n C o r n m i s s i o n e r a s n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e l
a n d t h e r e n a m i n g 3 0 N o v e m b e f 2 0 0 0 . T h e A d
p f o v i d e s
t h a t a l l D f i t s
p r o v i s i o n s
m u s t b e i n f o r c e b y 3 0 N o v e m b e r 2 0 0 5 . T h o s e p r o v i s i o n s
o f t h e D a t a P r o t e c t i o n l r i b u n a l ; a n d
o f t h e A c t a l r e a d y i n f o r c e a t e , b y a n d l a t g q t h o s e w h i c h
a l e n e c e s s a r y t o h a v e i n p l a c e i n a d v a n c e o f i m p l e r n
e R e q u i r e t h e I n f o r n a t i o n C o m m i s s i o n e r t o l a y a n a n n u a l
e n t a t i o n r e p o t t b e f o r e P a r l i a r n e n t o n t h e e x e r c i s e o f h i s f u n c t i o n s
u n d e r t h e A c t . o f t h e A c t s m a i n p r o v i s i o n s T h e p r o v i s i o n s i n f o r c e i n c l u d e
t h o s e w h i c h :
L J n d e r s e c t i o n 8 7 ( 1 ) c e r t a i n p r o v i s i o n s o f t h e A c t c a m e
a A l l o w s e c o n d a r y l e g i s l a t i o n a n d c o d e s o f p f a c t i c e t o b e
m a d e u n
i n t o f 0 r c e o n R 0 y a l A s s e n t . i . e . 3 0 N o v e r n b e r 2 0 0 0 .
d e r t h e A c t j T h e s e a r e l i s t e d i n t h e t a b l e o p p o s i t e :
F R E E D o M o F r N F o R M A r r o N
|
33
i
c e r t a i n o t h e r
p r o v i s i 0 n s
c a m e i n t o f o r L e o n 30 . l a n u a r y
2 0 0 1
( s e e
s e c t i o n 8 7 ( 2 ) o f t h e A c t ) . T h e y a r e :
3 {
A N N E x A
s e c t i o n 8 7 { 3 ) a n d ( 4 ) o f t h e A c t p r o v i d e s t h a t t h e r e m a i n i n q
p r o v i s i o n s
s a v i n g s a n d t r a n s i t i o n a l p r o v i s i o n s
t o b e m a d e . T h e f i r s t
c o m m e n c e m e n t o r d e r , t h e F r c e d o r n o f l n f o m a t i o n A c t o f t h e A c t s h a l l c o m e i n t o f o r c e f i v e y e a r s
a f t e t
t h e d a t e o f R o y a l A s s e n t
{ i . e .
w o u l d . o m e i n t o f o r c e o n 3 0
N o v e m b e r 2 0 0 5 ) u n l e s s t h e y h a v e a l r e a d y b e e n b r o u g h t
i n t o f o r c e b y c o m m e n c e m e n t o r d e f ( s ) . T h e r e i s f l e x i b i l i t y
2 0 0 0 ( C o m m e n c e m e n t N o . I
)
O r d e r ? 0 0 1 ( S l 2 0 0 1 N o .
1 6 3 7 ( C 5 6 ) ) w a s m a d e , a n d c a m e i n t o f o r c e o n
1 4 M a y 2 0 0 1 . l t b r o u g h t i n t o f o r c e c e r t a i n , f o r t h e m o 5 t
t o a l l o w d i f f e r e n t c o m m e n c e m e n t d a t e s f o r d i f f e r e n t
p u r p o s e s
w i t h i n t h e f i v e y e a r p e r i o d a n d a l l o w a n c e f o r
p a r t , t e c h n i c a l p r o v i s i o n s w h i c h a r e n e e d e d i n a d v a n c e o f
i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c f s m a i n p r o v i s i o n s . T h e y a r e :
3 T i n r l t a b l e f o r b r i n g i n g t h e
i n t o f o r c c
r c s t o f t h e
p r o v i t i o n r a d m i n i s t r a t i a n i n N a r t h e r n l r e l a n d t h a t i m p l e m e n t a t i o n
o f t h e
p u b l i c a t i o n s c h e m e p r o v i s i o n s o f t h e A c t f o r
d e v o l v d b o d i e s i n N o f t h e r n k e l a n d w i l l f o l l o w a s i n i l a r
T h e t i m e t a b l e f o r t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e F r e e d o m o f
p a t t e r n . l t h a s b e e n a g r e e d ! ! i t h t h e N a t i o n a l A s s e m b l y f o r
W a l e s t h a t i m p l e m e n t a t i o n o f t h e s e p r o v i s i o n s f o r t h e l n f o r m a t i o n A c t w a s a n n o u n c e d b y t h e l o r d C h a n c e l l o r t o
t h e H o u s e o f l o r d s o n l 3 N o v e m b e r 2 0 0 1 . { c o p i e s o f t h e m a j o r i t y o f A s s e m b l y - S p o n s o r e d P u b l i c b o d i e s w i l l t a k e
p l a c e t h i s m o n t h . t i m e t a b l e w e r e p l a c e d i n t h e l i b r a r i e s o f b o t h H o u s e s ) .
T h e o u b l i c a t i o n s c h e m e o r o v i s i o n o f t h e A c t w i l l b e
T h e i n d i v i d u a l r i g h t o f a c c e s s w i l l b e b r o u g h t i n t o f o r c e f o r
a l l p u b l i c a u t h O f i t i e s i n J a n u a r y 2 0 0 5 .
i m p l e m e n t d f i l s t , o n a r o l l i n g p l o g r a r n m e , 5 t a r t i n g t h i 5
m o n t h a n d f i f l i s h i n g i n l u n e 2 0 0 4 ( s e e t a b l e o p p o 5 i t e ) .
S u b s e q u e n t l y , a g r e e m e n t w a s t e a c h e d w i t h t h e d e v o l v e d
F R E E D o M o F r N F o R M A r r o N
i
l l i
I
3 . 1 T h e F r e e d o m o f I n f o n n a t i o n A c t 2 0 0 0
( C o m m e n c e m e n t N o . 2 ) O r d e r 2 O O 2
A s e c o n d c o m m e n c e m e n t o r d e r h a s b e e n m a d e w h i c h w i l l
V a r i o u s o t h e r p r o v i s i o n s h a v e b e e n b r o u g h t i n t o f o r c e ,
i n c l u d i n g t h o s e w h i c h ;
b n g f u t h e r
p r o v i s i o n s
o f t h e A c t i n t o f o r c e o n 3 0 N o v e m b e r .

&
p l a c e a d u t y o n t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r t o
p r o m o t e t h e f o l l o w i n g o f g o o d p r a c t i c e ;
T h i s o r d e r i m p l e m e n t s t h e f i r s t t h r e e s t a g e s o f t h e
t i m e t a b l e a n d i : a n i m p o r t a n t s t e p i n i m p l e m e n t i n g t h e
s u b s t a n t i v e p r o v i s i o n s o f t h e A c t . T h e p r o v i s i o n s
t h a t
h a v e c o m e i n t o f o r c e w i l l :
a l l o w t h e c o d e s o f p a c t i c u n d e r s e c t i o n s 4 5 a n d 4 6 t o
b e i s s u e d , a n d a l l o w t h e I n f o r m a t i o n C o m m r s s r o n e r r o
t o
p r o v i s i o n s
i n i s s u e p r a c t i c e r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t i n g
o p l a c e a d u t y o n t h o s e b o d i e s l i s t e d t o [ o m p l y w i t h
t h e c o d e o f p r a c t i c e u n d e r s e c t i o n 4 5 w h e r e t h e y
c o n c e r n p u b l i c a t i o n s c h e m e s j a n d
t h e
p u b l i c a t i o n s c h e m e p r o v i s i o n s
o f t h e A c t ( f r o m
3 0 N o v e m b e r , 2 B F e b r u a r y 2 0 0 3 a n d 3 0 l u n e 2 0 0 3
r e s p e c t i v e l y f o r t h e b o d i e s i n d i c a t e d ) i a n d
, a l l o u v t h e f u . r c t i o n s o f t h e A d v i s o r y C o u f l t : i l o n P u b l i c
R e c o t d s l o b e e x t e n d d t o i n c l u d e m a t t e r s r e l a t i n g t o
* e 4 r u r e t h a t t h e p u b l i ( a t i o n s c h e m e p r o v i s i o n s c a n
b e n f o f c e d , i n s o f a r a s t h e y a p p l y t o a n y a u t h o r i t y a t
t h e a p p l i c a t i o n o f t h e F r e e d o m o f , n f o r m a t i o n A c t t o
p u b l i c r e c o r d s w h i c h a r e a l s o h i s t o r i c a l r e c o r d s .
a n y t i m e .
T h e p r o v i s i o n s a r e l i s t e d i n d e t a i l o n t h e n e x t p a g e :
3S
I
A N N E x A
C O M M E N C E [ , t E N T O N 30 N O V E M B E R 2 0 0 2
P U B I I C A T I O N SC H E M E P R O V I SI O N S P a r a g t a p h l o f P a r t I o f Sc h e d u l e I t o t h e A . t
{ g o v e r n m e n t
o f
T h e p u b l i c a t i o n 5 c h e m e p r o v i s i o n 5 p l a c e a d u t y o n
p u b l i c
a u t h 0 r i t i e s t o a d o p t a n d m a i n t a i n a s c h e m e w h i . h r e l a t e s
t o t h e p u b l i c a t i o n o f i n f o r m a t i o n b y t h e a u t h o r i r y , w h i c h h a s
h e e n a p p r o v e d b y t h e C o m m i s s i o n e l t o p u b l i s h i n f o r m a t i o n
d e p a r t m e n t s ) , e x c e p t f o r t h e C r o w n P t o s e c u t i o n Se r v i c e
a n d t h e Se r i o u s F r r u d O f f i c e . P a r a g r a p h s 2 , 3 a n d 5
P a r t I o f s c h d u l e 1 t o t h e A c t ( T h e H o u s e o f C o m m o n s ,
t h e H o u s e o f L o r d s a n d t h e N a t i o n a l A s s e m b l y f o r W a l e s ) .
i n a c c o r d a n c e w i t h t h e s c h e m e , a n d t o r e v i e w t h e s E h e m e
f r o m t i m e t o t i m e
P a t t I o f 5 c h e d u l e
( s o m e
I t o t h e s e c o n d c o m m e n c e m e n r o r o e r
o f t h e b o d i e s a n d o f f i c e s l i s t e d i n P a t V l o f
o f t h e A c t , b e i n g e i t h e r b o d i e s a n d o t f i E e s
a 5
T h e p u b l i c a t i o n s c h e m e p r o v i s i o n s o f t h e A c t a r e c o n t a i n e d
i n s e c t i o n s 1 9 ( l
)
t o ( 4 ) . T h e s e c o n d c o m m e n c e m e n t o r d e r
Sc h e d u l e 1 a n d b o d i e s a d d e d t o P a r t V l b y o r d e r u n d e r
s e c t i o n 4
w i l l b r i n g t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e p r o v i s i o n s i n t o f o r c e o n
30 N o v e m b e r 2 0 0 2 f o t t h e
p u
b l i c a
s u b j e c t t o t h e C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o 6 o v e r n m e n t
u t h o r i t i e s l i s t e d i n :
l n f o r m a t i o n o r A s s e m b l y - s p o n s o r e d p u b l i c b o d i e s
a g r e e d w i t h t h e N a t i o n a l A s s e m b l y f o r W a l e s ) .
F B E E D O I \ 4 I N F O R M A T I O N
P a r t l l o f S c h e d u l e I t o t h e s e c o n d c o m m e n c e m e n t o r d e r
V l l o f
F o r c o m r n e n c e m e n t o n 2 g F e b r u a r y
2 0 0 4
-
P a r t l V a n d
( s o m e o f t h e b o d j e s a n d o f f i c c s l i s t e d i n P a r t s o m e o f P a I t s V l a f l d V l l o f S c h e d u l e I t o t h e A c r
{ s c h o o l s ,
S c h e d u l e 1 a n d b o d i e s a d d e d t o P a r t V l l b y o r d e r u n d e f u n i v e r s i t i e s e t c , r e m a i n i n g N D P B s a n d o t h e r p u b l i c
b o d i e s
a n d o f f k e s i n c l u d i n g p u b l i c l y - o w n e d r o m p a , l i e s a s s e c t i i l n 4 , a s a q r e e d w i t h t h e d e v o l v e d a d m i n i s t l a t i o n i n
N o r t h e r n l r e l a n d ) .
C O i J M E N C E M E N T O N 2 B F E B R U A R Y 2 O O 3
T h e s e c o n d c o m m e n c e m e n t o r d e r w i l l b r i n g t h e p u b l i c a t i o n
s c h e m e p r o v i s i o n s i n t o f o r c e o n 7 8 F e b r u a r y f o r t h e p u b l i c
d e f i n e d i n s e c t i o n 6 o f t h e A c t ) .
F o r c D m r n e n ( e m e n t o . r J 0 l u n e 7 0 0 4
-
a l l r e m a i n i n g
a u t h o r i t i e s , p r e d o m i n a n t l y b o d i e s d e s i q n a t e d u n d e r
s e c t i o n 5 o f i h e A c t .
a u t h o r i t i e s l i s t e d i n :
A s s t a t e d a b o v e , p r o v i s i o n s r e l a t i n g t o t h e i n d i v i d u a l r i g h t
6
P a r t l l o f S c h e d u l e 1 t o t h e A c t i L o c a l G o v e r n m e n t ) .
o f a c c e s s ( w h i c h e f f e c t i y e l y m e a n s a l l p r o v i s i o n 5
n o t
a l r e a d y c o m m e n c e d o r c o m m e n r e d i n f u l l ) w i l l c o m e i n t o
f o r c e o n
"
S c h e d u l e 2 t o t h e s e c o n d c o m m e n c e m e n t o r d e r
{ s m a l l
I l a n u a r y 2 0 0 5 .
n u m b e r o f N D P B 5 , / A S P B s / p u b l i c b o d i e s i n N o r t h e r n
l r e l a n d ) .
T h e F r e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t w i l l t h u s b e f u l l y
i m p l e m e n t e d b y l a n u a r y 2 0 0 5 , e l e v e n m o n t h s b e t o r e t h e
d a t e s e t o u t i n s e c t i o n 8 7 { 3) o f t h e A c t .
C O M M E N C E M E N T O N 3O . ] U N E 2 O O 3
T h e s e c o n d [ o n m e n c e r n e n t o r d e r r J i l l b r i n g t h e
p u b l i c ? t i o n
s c h e m e p r o v i s i o n s i n t o f o r c e o n 30 l u n e 2 0 0 J f o r :
. I h e C l o w n P r o s e c u t i o n S e r v i c e a n d t h e S e r i o r , s
F r a u d O f t i c e
P u b l i c a u t h o r i t i e s l i s t e d i n
{ i )
{ i i )
P a r a g r a p h 6 o f P a r t I o f S c h e d u l e I t o t h e A E t
( A r m e d F o r c e s ) ,
P a r a g r a p h s 5 7 - 6 4 o f S c h e d u l e 1 t o t h e A c t
{ P o l i c e ) ,
O t h e r b o d i e s l i s t e d i n S c h e d u l e 3 t o t h e s e c o n d
c o m m e n c e m e n t o r d e r : ( t h e C e n t r a l P o l i c e T r a i n i n g a n d
D e v e l o p m e n t A u t h o r i t y , t h e N a t i o n a l C I i m e S q u a d , t h e
P o l i c e I n f o r m a t i o n a n d T e c h n o l o g y o r g a n i s a i i o n , a n d
t h e S e r v i c e A u t h o r i t y f o r t h e N a t i o n a l C r i m e S q u a d ) .
3. 2 F u r t h e r C o m m e r c e n e n t O r d e r s
F u d h e r c o m m e f l [ e m e n t o r d e r s a r e p l a n n e d i n o r d e t t o
b r i n g t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e p r o v i s i o n s
o f t h e A c t i n t o
f o r c e a s f o l l o w s ( i n l i n e w i t h t h e a n n o u n c e d p r o g r a m m e ) .
F o r c o m m e n c e m e n t o n 30 O c t o b e r 2 0 0 3 P a d l l l o f
S c h e d u l e I t o t h e A c t ( H e a l t h 5 e r v i c e ) :
l n t r o d u c t i o n
T h e f o r m a t i o n o f t h e A d v i 5 o r y C r o u p o n l m p l e m e n t a t i o n
T h e A d v i s o r y G r o u p h a s c o n t r i b u t e d t o t h e d e v e l o p m e n t
o f t h e c g d e s o f
p r a c t i c e u n d e r s e c t i o n s 4 5 a n d 4 6 o f t h e
A c t , w h i c h g u i d e p u b l i c a u t h o r i t i e s o n t h e d i s c h a r g e o f
t h e i r f u n c t i o n s u n d e r t h e A c t a n d o n r e c o r d s m a n a q e m e n t .
I t s i n p u t w a s a l s o v a l ! a b l e w h e n c o n s i d e r i n g t h e d e t a i l s
o f t h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t w a s a n n o u n c e d i n l a s t
y e a r s r e p o r t o n p r o g r e s s
w i t h i m p l e m e n t i n q t h e A c t .
l o i n t l y c h a i r e d b y t h e P a r l i a m e n t a r y S e c r e t a r y i n t h e L o r d
C h a n c e l l o r s D e p a r t m e n t a n d t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r ,
o f t h e t i m e t a b l e f o r i m p l e m e n t i n g t h o s e p a r t s o f t h e A c t
w h i c h a r e n o t y e t i n f o r c e .
t h e C r o u p h a s m e t f o u r t i m e s i n t h e l a s t y e a r ,
c o n t r i b u t i n g
t o t r a i n i n g o f p u b l i c a u t h o r i t i e s , t h e d e v e l o p m e n t o f
g u i d a n c e a n d a c t i n g a s a c a t a l y s t f 0 r t h e d r a f t i n g a n d
a p p r o v a l o f m o d e l p u b l i a t i o n s c h e m e 9 l t s t e r m s o f
r e f e . e n c e a n d n e m b e r s h i p a r e a t t h e e n d o f t h i s E h a p t e r
a n d a g e n d a s , p a p e r s a n d m i n u t e s
T h e G r o u p h a s a l 5 o a c t e d a s a
t , t a l y 5 t t o r t h e d e v e l o p m e n t
o f n o d e l p u b l i c a t i o n s c h e m e t b y b r i n g i n g t o g e t h e r
d i f f e r e n t p a d s
o f t h e
p u b l i c
s e c t o r w i t h t h e J n f o r B a t i o n
C o m m i s s i o n e r T h e f i r s t o u t c o m e o f t h i s h a s b e e n t h e
a p p r o v a l b y t h e C o m m i s s i o f i e r , i n A u g u s t 2 0 0 2 , o f a m o d e l
p u b l i c a t i o n s c h e m e f o r p a r i s h , t D W n a n d c o m m u n i t y
o f t h e C r o u p 5 m e e t i n g s
c a n b e f o u n d o n t h e D e p a r t m e n f s w e b s i t e a t :
w w w l c d - g o v u k / f o i , / a
g i m p f o i a . h t m
c o u n c i l t d e v e l o p e d i n c o n j u n c t i o f l w i t h t h e N a t i o n a l
A 5 s o c i a t i o n o f L o c a l C o u n c i l s .
W o r k o f t h c A d v i 5 o r y 6 m r p i n t h a l a 5 t y s r r
M o n i t o r i n g p r o g r e s s o n i m p l e m e n t a t i o n
T h e G r o u p h a s r e c e i v e d r e g u l a r u p d a t e s a t i t s m e e t i n g s
o n t h e p r o g r e s s b e i n g m a d e w i t h i m p l e m e n t i n g t h e A c t i n
R e c e i v i n g r e p o r t J o n p r e p a r a t i o n s
b e i n g m a d e b y t h e
l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r
A t e a [ h m e e t i n g t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r h a s
u p d a t e d t h e 6 r o u p o n t h e p r o g r e s s
b e i n g m a d e b y h e r
o f f i c e w i t h i m p l e m e n t i n g t h e A c l , S o f a r , t h i s h a s l a r g e l y
t h e d i f f e r e n t
p a r t 5
o t t h e
p u b l i c 5 e c t o r . T h e s e h a v e
i n f o r m e d i t s d i s c u s s i o n s a n d k n o w l e d g e o f w h i c h t y p e s o f
c o n c e n t r a t e d o n d e v e l o p i n g p r o c e d u r e s f o r c o n s i d e r i n c
p u b l i c a t i o n s c h e m e s s u b m a t t e d t o t h e C o r n m i 5 s i o n e r !
o f f i c e f o r a p p r o v a l u n d e r s e c t i o n 1 9 o f t h e A c t . T h e G r o u p
h a s r e s p o n d e d t o t h e s e u p d a t e s , c o m m e n t i n g o n a d r a f t
a u t h o r i t y a r e i n n e e d o f e n m u r a g e m e n t a n d a s s i s t a n c e
f r o m s e c t o r a l o r g a n i s a t i o n s t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r ,
o r i n s o m e c a s e s f r o m t h e W h i t e h a l l d e p a r t m e n t w h i c h
h a s t h e n a t i o n a l p o l i c y l e a d
o f
g u i d a n c e p r o d u c e d
b y t h e C o m m i s s i o n e r f o r l o [ a l
a u t h o r i t i e s w h i c h s e t o u t t h e l e s s o n s l e a r n e d f t o m t h e
o p e r a t a o n 0 f p i l o t p u b l i ( a t i o n s c h e m e s .
f o r t h e i r w o r k . T h e s e d i s c u s s i o n s
h a v e a l s o s p r e a d i d e a s o n h o w b e s t t o t a k e f o N a r d t h e
w o r k o n i m p l e m e n t a t i o n f r o m o n e s e c t o r t o a n o t h e r . f h e
w o r k u n d e r t a k e n b y t h e A s s o c i a t i 0 n 0 f C h i e F P o l i c e
O f f l c e r s i n s e t t i n g u p a p r o j e c t t e a m t o d e v e l o p a m o d e l
P r o n o t i n g a c u l t u r e o f t I a n s p a r e n c y b y a s s i s t i n g i n
d e v e l o p m e n t o f t r a i n i n g a r d e d u c a t i o n p r o g r a m m e !
l , 4 e m b e f s o f t h e A d v i s o r y G r o u p a t t e n d e d a n d s p o k e
p u b l i c a t i o n
s c h e m e a n d c o m p l i a n c e t o o l k i t f o r a l l
p o l i c e
f o r c e s h a s b e e n a s p e c i f i c e x a m p l e f r o m w h i c h m e m b e r s
a t
o f t h e 6 f o u p h a v e f o u n d u s e f u l t o l e a r n a n d t o c o n s i d e r
a d a p t i n g f o r t h e i r o w n 5 e [ t o L
t h e r o a d s h o \ a / s e m i n a t s a r o u n d t h e c o u n t r y o r g a n i s e d b y
t h e L o r d C h a n c e l l o f s D e p a r t m e n t i n t h s p r i n g
{ s e e
s e c t i o n 5 . 3 ) . t u l e m b e r s o f t h e C r o u p w e r e a h l e t o
p a s s o n
t h e i r o w n e x p e r i e n c e a n d e x p e r t i s e t o t h o s e i m p l e m e n t i n g
t h e A r t i n p u b l i c a u t h o r i t i e s , a s w e l l a s h e a r i n g t h e
c o n c e r n s o f t h o s e a t t e n d i n g
{ a n d
r e l a y i n g t h e 5 e t o t h e
t
f e s t o f t h e C r o u p a t i t s n e x t m e e t i n g l . T h i s e x e r c i s e a l s o
r a i s e d a w a r e n e s s
T R E E D O I \ 4 O f I N F O R M A T I O N
J $
l o g s ( w h i c h l e t t h e p u b l i c s e e w h a t i n f o r m a t i o n h a s b e e n
o f t h e e x i s t e n c e o f t h e C r o u p a n d i t s p r e v i o u s l y d i s c l o s e d ) ; l o n g i t u d i n a l s u r y e y s t o e s t a b l i s h t h e
e x t e n t o f g r e a t e r o p e n n e s s b r o u g h t a b o u t b y t h e A c t ; a n d
s u r v e y s o f b o t h c i v i l s e r v a n t s a n d p u b l i c
a t t i t u d e s t o t h e
r o l e i n a s s i s t i n g p u b l i c a u t h o r i t i e s b y i d e n t i r y i n g b e s t
p r a c t i c e a n d p r o m o t i n g c u l t u r e c h a n g e .
A c t a n d h o w i t
A r i s i n g f r o m i t s p a r t i c i p a t i o n i n t h e f i r s t s e r i e 5 o l s e m i n a r s
i n t h e s p r i n g , t h e C r o u p h a s c o n s i d e r e d w h a t s h o u l d
i s o p e r a t e d b y p u b l i c a u t h o r i t i e s a n d t h e
C o m m i s s i o n e r . T h e l o r d C h a n c e l l o r s L t e p a r t m e n t i s
p r e s e n t l y c o n s i d e r i n g h o w b e s t t o t a k e f o r w a r d t h e
p r o p o s a l s ,
w i t h t h e i s s u e o f h o w t o m o n i t o r t h e h a n d l i n g s u ( ( e e d t h e m . W h e r e a s t h e f i r s l s e r i e s o f s e m i n a r s w e r e
a i m e d a t c h i e f e x e c u t i v e s a n d o t h e r 5 e n i o r m a n a g e r s i r o f r e q u e s t s a h i g h p r i o r i t y .
p u b l i c a u t h o r i t i e s , t o t r y a n d i o r p r e s s u p o n t h e m t h e n e e d
f o r a s e n i o r o f f i c e r i n e a c h a u t h o r i t y t o t a k e r e s p o n s i b i l i t y
f o r i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t i n e a r h a u t h o r i t y ,
s e r i e s o f s e m i n a r s i s l i k e l y t o b e a i m e d a t
p r a
a 5 e c o n d
c t i t i o n e r s
-
l r s q c r t h e G r o r p l t l a y b c e x a n i n i n g i | r t h e
c o m i r g y e . r
i n t h e c o m i n g y e a r t h e C r o u p i s l i k e l y t o g i v e
f u r t h e r
t h o s e
p u b l i c
s e r v a n t s w h o w i l l b e m a n a g i n g t h e d a y t o
d a y w o r k o f i m p l e m e n t a t i o n .
a t t e n t i o n t o t h o s e a r e a s i n w h i c h i t c a n b e s t a d d v a l u e t o
A d v i s i n g o n t h e n e e d s o f u i e r 5 o f t h e A c t a n d h o w
a u t h o r i t i e s m i g h t m e e t t h o s e n e e d s
T h e e x p e r i e n c e o f m e m b e n o f t h e G r o u p h a s b e e n
t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t , i n c l u d i n g t h e
p r e p a r a t i o n
a n d t r a i n i n g n e e d i n g t o b e u n d e r t a k e n b y a u t h o r i t i e s i n
a d v a n c e o f t h e r i g h t o f a c c e s s c o r n i n g i n t o f o r c e . i t i s a l s o
v a l u a b l e i n c o n s i d e r i n g h o w a u t h o r i t i e 5 m i g h t b e s t n e e t
t h e n e e d s o f t h o s e w h o w i l l b e u s i n g t h e A c t I n p a r t i c u l a r ,
t h e G r o u p h a s b e e n k e e n t o e m p h a s i s e t h a t a u t h o r i r i e s
s h o u l d d r a w o n t h e e x p e r i e n c e t h e y h a v e g a i n e d f r o m
r e s p o n d i n g t o r e q u e s t s u n d e r t h e D a t a P r o t e c t i o n A c t
l i k e l y t o d e v o t e s o m e t i m e t o e x a m i n i n g i n f o r m a t i o n
m a n a g e m e n t i s s u e s f o r p u b l i c
a u t h o r i t i e s a n d h o w
i m p l e m e n t a t i o n o f t h e A c t c a n b e l i n k e d t o o t h e r i n i t i a t i v e s
( f o r e x a m p l e e - g o v e r n m
e n f ) w h i c h a l s o a f f u c t t h i s a s p e c t
o f a u t h o r i t i e s w o t k . T h e O r o u p m a y a l s o c o n s i d e t t h e
l e s s o n s l e a f n e d f r o m t h e
f r o f f i n d i v i d u a l s s e e k i n g i n f o r m a t i o n a b o u t t h e m s e l v e s .
T h e 6 r c u p h a s a d v i s e d t h o u g h t h a t a u t h o t i t i e s s h o u l d n o t
s i m p l y b e e x p e a t i n g t h e i r d a t a p r o t e c t i o n o f f i r e r s t o
h a n d l e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e F o l A c t a 5 i f i t w e r e m e r e l y
a n e x t e n s i o n o f t h a t A . t s r i g h t s o f a c c e s s . J m p l e m e n t i n g
t h e A c t i u q c e s s f u l l y i s a p r o j e d w h i c h w i l l n e e d t 0 d r a w
u p o n t h e s k i l l s o f r e c o f d s m a n a g e r q l a w y e r s , c u s t o m e r a n d
p u b l i c r e l a t i o n s o f f i c e r s . i n f o r m a t i o n t e [ h n o l D g y s t a f f a n d
f i r s t p h a s e o f p u b l i c a t i o n s c h e m e s
t o b e a d o p t e d f o r m a l l y a n d h o w t h e s e c a n b e s t b e
d i s s e m i n a t e d t o t h o s e a u t h o r i t i e 5 s t i l l p r e p a r i n g
t h e i r
J c h e m e s f o r s u b m i s s i o n t o t h e C o m m i s s i o n e r i n l a t e l
p h a s e s .
I e r n s o f R e f e r e n c e
T h e T e r m s o f R e f e r e n c e
t r a i n i n g d e p a r t m e n t r T o e n s u l e t h a t t h e c o n s t i t u e n t p a r t s
o f a u t h o r i t i e s w o r k t o g e t h e r w h e n i m p l e m e n t i n g t h e
o f t h e A d v i s o r y G r o u p o n
f o l l o w s :
A d ,
l m p l e m e n t a t i o n a r e a s
t h e 6 r o u p h a 5 f e l t i t i m p o t t a n t t o s t l e s s t h a t o w n e t s h i p o f
f r e e d o n o f i n f o r m a t i o n n e e d s t o b e t a k e n a t
o f m a n a g e m e n t i n e a c h a u t h o r i t y .
a s e n i o r l e v e l
T o p r o v i d e a d v i c e t o t h e L o r d C h a n c e l l o r t o a s s i s t h i m i n
p r e p a r i n g h i s a n n u a l r e p o r t t o P a r l i a m e n t i n a c c o t d a n c e
w i t h s e c t i o n 8 7 ( 5 ) o f t h e F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t
2 0 0 0 b y :
T h e C r o u p h a s m a d e l u g g e s t i o f l s o n t h e r e s e a f c h w h i c h i t
b e l i e v e s s h o u l d b e c o m m i s s i 0 n e d b y t h e 6 o v e r n m e n t
n
a n d l o r C o m m i s s i o n e r t o e n s u r e t h a t i m p l e m e n t a t i o n o f
t h e A c t
p r o c e e d i a s
[ , 4 o n i t o r i n g p r o g r e s s o n i m p l e m e n t a t i o n ;
s . n o o t h l y a s p o s s i b l e a n d t h a t i t w i l l
,
b e p o s s i b l e
t o m e a s u r e t h e i m p a c t o f t h e A c t o n c e i t i s
l d e n t i r y i n g b e s t p r a c t i c e i n i n f o r m a t i o n m a n a q e m e n t
a n d r e c o m m e n d i n g a p p r o a c h e s t o i t s d i s s e m i n a t i o n i n
a n d b e t w e e n t y p e s o f p u b l i c a u l h o r i t i e s ;
f u l l y i n f o r c e . T h e s e h a v e i n c l u d e d h o w a u t h o r i t i e s a n d t h e
C o m m i s s i o n e r c o u l d o r s h o u l d m o n i t o r a u t h o f i t i e s
p e l f o r m a n c e i n h a n d l i n q r e q u e s t s ; w h e t h e r s o f t w a r e u s e d
i n o t h e r
j u r i s d i c t i o n 5
f o r l o g g i n q a n d t t a c k i n g r c q u e s t s
s h o u l d b e e v a l u a t e d ; t h e c r e a t i o n a n d u s e o f d i s c l o s u l e
4$
I
o
A N N E X B
A d v i s i n g o n t h e n e e d s o f u s e r s o f t h e F r e e d o m o f
I n f o r m a t i o n A c t h o w a u t h o r i t i e s m i g h t b e s t m e t
t h o s e f l e e d E a n d p r o p o s i n g w a y s o f r a a s i n g t h e p u b l i c s
a w a r e n e s s o f t h e i r r i g h t s ;
C h r i r t i n e M i l e s
C h i e f E x e c u t i v e , T h e R o y a l O r t h o p a e d i c H o s p i t a l N H S
f r u s t , T h e H e d l t h S e t v i c e C o n f e d e n t i o n
D r M i c h a e l W i l k s
e R e c e i v i n g r e p o r t s o n , a n d a d v i s i n g o n , t h e p r e p a r a t i o n s
b e i n g m a d e b y t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e t t o e n s u r e
p r o c e d u r e s a r e e s t a b l i s h e d a n d g u i d a n c e p r o d u c e d i n a
C h a i r m a n o f t h e E t h i c C o m m i t t e e , T h e B t i s h
M e d k o l A s s o c i a t i o n
M i c h a e l M a l o n e - L e e
V i c e - C h a n c e l l o f ,
A n g l i a P o l y t e c h n i . u n i v e r s i t y , t i m e l y n a n n e [
U n i v e s i t i e s U K
"
P l o m o t i n g a n e w c u l t u r e o f t r a n s p a r e n c y i n p u b l i c
a u t h o r i t i e s b y a s s i s t i n q i n t h e d e v e l o p f i r e n t o f t r a i n i n g
a n d e d u c a t i o n p r o g r a m m e s .
l a n e P h i l l i p r
C h a i , f h e N a t i o n a l A s s o c i s t i o n o f 6 o v e m o 6 a n d M a n o g e r s
T o u n d e d a k e o t h e r t a s k s r e l a t e d t o t h e i m p l e m e n t a t i o n o f
S T A K E H O L D E R S A N D I N D E P E N D E N T E X P E K I M E M B E R S
t h e F r e e d o m o f
n f o r m a t i o n
A c t a s m a y b e a g r e e d b y t h e J o n a t h a n B a u m e
C e n e r a f S e c r e t a r y , L o r d C h a n c e l l o r a n d t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r
I l e F r r s t D i v i s ; o n A s s o c i a t i o n
T h e g r o u p
w i l l m e e t a t l e a s t t h r e e t i m e 5 a y e a r
u n t i l t h e
S a l t h a R a s a i a h
P o l i t i c a l , E d i t o r i a l a n d R e g u l a t o r y A f f a i r s D i r e c t o r ,
T h e N e w s p a p e t S o c i e t y
A c t i s f u l l y i m p l e m e n t e d i
M a u r i c e F r a n k e l
I t t l e m b o r s h i p
J O N I C H A I R M E N
Y v e t t e C o o p e r M P
P a r l i a m e n t a r y s e c r e t a r y , L o r d C h a n c e l l o r s D e p a m e n t
E l i z a b e t h F r a n c e C B E
T h e I n i o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r ( u n t i l S e p t e m b e r 2 0 0 2 , t o
b e s u c c e e d e d b y R i c h a r d T h o m a s i n D e c e m b e r 2 0 0 2 )
D i e d o t , T h e C a m p o i g n f o r F r e e d o m o f l n f o t m o t i o n
C h r i s t i n e C i f f o r d
f o r m - " r M e t r o p o l i t a n P o l i c e c i v i l s e l v a n t
P r o f e s 5 o r R o b e d H a z e l l
D i e c t o t , f h e C o n s t i t u t i o n U n i t , U n i v e 5 i t y C o l l e g e L o n d o n
D a v i d H e n c k e
f h e G u o t d i o n
D r D i l y r J o n e 5
R E P f i E S E N T A T I V E S O F P U B L I C A U T H O R I T I E S f o r m e r D e p a r t m e n t o f H e a l t h a n d H o m e O f f i c e c i v i l s e r v a n t
l a m e e l e s l i e M L A a n d D e n i r H a u g h e y M L A
J u n i o r M i n i s t e r s i n t h e O f f i c e a f t h e F i 5 t M i n i s t e t s n d
D e p u t y F i t s t M i n i s t e ( , N o f t h e m l r c l a n d A s s e n b l y
J i m D u Y a l l
H e a d o f l n f o { m a t i o n 5 e w i c e s , T h e L o c a l
E X P E R T P U B L I C A U T H O R T Y A D V I S E R S
N i c k J o r d a n
D i r e c t o r o f l n v e s t i g a t i o n t T h e P o i a m e n t o r y
C o n m i s s i o n e t f o I A d m i n i s t r s t i o n
6 o v e n m e n t A s s o c i d t i o n
l a n M a r k
S e n i o r L e g a l E x e c u t i v e , T h a N a t i o n a l A s s o c i a t i o n
o f L o c a l C o u n c i l s
S a r a h T y a c k e
f h e f , e e p e t o f P u b l i c R e c o r d s
l a n R e a d h e a d
D e p u t y C h i e f C o n s t a b l e , H a f f i p s h i r e C o n s t a b u l a r y ,
T h e A s s o c i a t i o n o f C h i e f P o l i c e O f f i c e r s
F R E E D O M O F I N F O R M A T I O N
E X O F F I C I O
G r a h a m S m i t h
D e p u t y l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e t
A l a n C o g b i l l
D i r e c t o r o f C i v i l l u s t i c e a n d L e g a l 5 e r u i c e s ,
L o r d C h a n c e l l o / s D e p a r t m e n t
L e e H u g h e s
H e a d o f F r e e d o m o f I n f o t m a t i o n a n d D a t a P r o t e c t i o n
D i v i s i o n , L o r d C h a n c e l l o r s D e p a t m e n t
A n d r e w E r c l e s t o n e
S e c r e t a r y t o t h e A d v i s o r y C r o u p a n d H e a d o f F r e e d o m
o f I n f o r m a t i 0 n l f l
p l e m e n t a t i o n B r a n c h .
L o r d c h a n c e l l o / s D e p a r t m e n t
l n t r o d l | c t i o n
T h e F r e e d o m o f J n f o r m a t i o n A . t 2 0 0 0 r e q u i f e 5 a l l p u b l i c
a u t h o r i t i e s t o m a k e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e p r o a c t i v e l y b y
p a p e r , t h e y s h o i . r l d k n o \ , y w h y t h e y a r e d o i n g s o a n d b e
p r e p a r e d t o j u s
r y t h e i r
a p p r o a c h i f a s k e d b y t h e l n f o r m a t i o n
C o r n m i s i o n e r o r o t h e r i n t e . e s t e d p a d i e 5 E x e c u t i v e a g e n c i e s
a r e n o t r e q u i r e d t o h a v e t h e i r o w n p u b l i c a t i o n s c h e m e s ,
v i r t u e o f t h e p u b l i c a t i o f l s c h e m e p r o v i s i o n s s e t o u t i n
s e c t i o n
b u t s h o u l d b e i n c l u d e d w i t h i n t h e s c o p e o f t h e s c h e m e
a p p l i e d b y t h e i r
p a r e n t
d e p a r t m e n t . l 9 o f t h e A c t . P u b l i c a t i o n s c h e m e s g i v e d e t a i l s o f
t h e c l a s s e s o f i n f o r m a t i o n t h a t a n a u t h o r i t y m a k e s a v a i l a b l e
p r o a c t i v e l y a n d h o w t h e y a r e a c c e s s i b l e . T h e p l a n s i n d i c a t e
a c o m m i t m e n t
C i v e n t h e d i f f e r e n t n a t u r e o f t h e b u s i n e s s o f d e p a r t m e n t s
t o
p u b l i s h p r o a c t i v e l y a s m u c h i n f o t m a t i o a a n d N D P B s i t i 5 i m p o s s i b l e t o h a v e p r e s c r i b e d r u l e s o f l
a s p o s s i b l e a n d w i l l l o o k a t h o w b e s t t o t r a n 5 m i t t h e w h a t e a c h o n e w i l l i n c l u d e i n t h e p u b l i c a t i o n
s c h e m e .
T h e a i m o f t h i s
g u i d a n c e i s t o a c h i e v e a s m u c h c o m m o n i n f o r m a t i o n t o t h o 5 e w h o n e e d t o k n o w m o r e .
T h i s p a p e r s e t 5 o u t g u i d a n c e f o r g o v e r n m e n t
d e p a t m e n t s
g r o u n d a s p o s s i b l e -
a n d n o n - d e p a r t m e n t a l p u b l i c b o d i e s ( N D P 8 5 )
i s s u e s
a s t o t h e A l l c e n t r a l g o v e t n m e n t d e p a d m e n t s a n d t h o s e n o n -
d e p a r t m e n t a l p u b l i c b o d i e s c o v e r e d b y t h e C o d e o f P r a c t i c e
o n A c c e s s t o C o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n a r e r e q u i r e d
t h a t t h e y s h o u l d c o n s i d e r w h e n d e c i d i n g w h a t
i n f o r m a t i o n t h e y w i l l c o m m i t t o m a k e p u b l i c l y a v a i l a b l e i n
t h e a r
p u b l i c a t i o n
s c h e m e s . T h i s i s g u i d a n c e n o t i n s t r u c t i o n s ;
t o
h a v e t h e i r p u b l i c a t i o n s c h e m e a p p r o v e d a n d i n p l a c e b y
n e i t h e r i s i t i n t e n d e d t o b e a m o d e l p u b l i c a t i o n s c h e m e .
H o w t h e [ o m m i t m e n t s i n t h e i r s c h e m e s a r e d e l i v e r e d i s a
3 0 N o v e m b e r 2 0 0 2 . T h e s c h e m e w i l l h a v e t o b e s u b m i t t e d
t o t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i g n r f o r a p p r o v a l b e h [ e e n
m a t t e r f o r i n d i v i d u a l d e p a d m e n t s a n d N D P B s . B u t w h e r e I J u l y a n d 3 0 S e p t e m b e r 2 0 0 2 .
d e p a t m e n t 5 o r N D P B s d e p a d f r o m t h e q u i d a n c e i n t h i s
F R E E D O M O F I N F O R M A T I O N
1 I i
C o n t e n t
I n d e c i d i n g t h e c o n t e n t
7 . 2
o f t h e j r
p u b l i c a t i o n s c h e m e ,
B a c k g r o u n d t o P o l i c y
T h e C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s 5 t o C o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n
d e p a r t m e n t s a n d N D P B 5 s h o u l d h a v e r e g a r d t o t h e p u b l i c
i n t e r e s t i n t h e i n f o r m a t i o n t h a t t h e y h o l d . S o m e i n f o r m a t i o n
h e l d b y a n o r q a n i s a t i o n w i l l b e o f p a r t i c u l a r i n t e r e s t t o
a l r e a d y c o m m i t s d e p a r t m e n t s a f l d N D P B s t o p u b l i s h i n g
t h e f a c t s a n d a n a l y s i s o f t h e f a c t r w h i c h o o v e r n m e n t
c o n s i d e r s r e l e v a n t a n d i m p o r t a n t i n f r a m i n g m a j o r p o l i c y
p r o p o s a l s
a n d d e c i s i o n s . T h i s c o m m i t m e n t s h o u l d b e
t h e
p u b l i c a n d d e p a t m e n t e a n d N D P B s s h o u l d c o n 5 i d e r
w h a t i n f o r m a t i o n t h e y h o l d t h a t t h e y c o u l d m a k e a v a i l a b l e
p r o a c t i v e l y
t o m e e t t h i s d e m a n d . T h e i n f o r m a t i o n i n c l u d e d
i n a n o r g a n i s a t i o n s p u b l i c a t i o n s c h e m e s h o u l d f o c u s o n
t h e k e y a r e a s o f a c c o u n t a b i l i t y o f t h e o r g a n i s a t i o n .
c a r r i e d f o r w a r d t o t h e p u b l i . a t i o n s c h e m e .
7 . 3
7 . 3 . 1
M a n a g e r n e n t l n f o r m a t i o n
T h e C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o C o v e l n m e n t
I n f o r m a t i o n r e q u i r e s D e p a r t m e n t s a n d N D P B s t o p u b l i s h :
D e p a r t m e n E a n d N D P B s w i l l a l s o n e e d t o c o n s i d e r w h e n
t h e i n f o r m a t i o n i n c l u d e d i n t h e i r p u b l i c a t i o n s c h e m e w i l l
b e m a d e a v a i l a b l e . F o r e x a m p l e , f a c t s a n d a n a l y s i s 0 f t h e
f a c t s r e l a t i n g t o
p o l i c y d e c i s i o n s w i l l n o r m a l l y b e m a d e
a v a i l a b l e w h e n p o l i r i e s a n d d e c i s i o n s a r e a n n o u n c e d .
P a p e r s r e l a t i n g t o m e e t i n g s m a y n e e d t o b e m a d e
i .
f u l l i n f o l m a t i o n a b o u t h o w p u b l i c s e r y i [ e s a r e r u n ,
h o w m u c h t h e y c o s t , w h o i s i n c h a f g e , a n d w h a t
c o m p l a i n t s a n d r e d r e s s p r o c e d u r e s
a r e a v a i l a b l e ; a n d
i i . f r l l a n d , w h e r e p o s s i b l e ,
c o m p a r a b l e i n f o r m a t i o n
a b o u f w h a t s e r y i c e s a r e b e i n g p r o v i d e d
,
w h a t t a r q e t s
a r e s e t , w h a t s t a n d a r d s o f s e r v i c e a r e e x p e c t e d a n d
a v a i l a b l e a n u m b e r o f w e e k s o r m o n t h s b e f o r e o r a f t e r t h e
e v e n t . A l l o w a n c e s h o u l d b e m a d e f o r t h e t i m e t a k e n t o
a p p r o v e m i n u t e s o r t o o b t a i n t r a n s c r i p t s . l t e m s w i l l t h e n
b e h e l d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e d e p a r t m e n t ! o r N D P B 5
r e c o r d d i 5 p o s a l p o l i . y a s n o r m a l i n l i g h t o f t h e i r b u s i n e s s
t h e r e s u l t s a c h i e v e d .
T h e s e c o m m i t m e n t s s h o l d b e c a r | i e d f o l w a r d t o t h e
n e e d s T h e s c h e m e s h o u l d s p e c i r y t h e u s u a l r e t e n t i o n
p e l i o d f o r a c h c l a s s o f i n f o r m a t i o n .
p u b l i c a t i o n s c h e m e ,
7 . 3 . 2
T h e r e a r e ! o m e k i n d 5 o f i n f o r m a t i o n w h i [ h a l l
l n a d d i t i o n , p u b l i [ a t i o n s c h e m e c o m m i t m e a t s a r e a l s o
l i k e l y t o
p r o v i d e a c c e s s t o t h e f o l l o w i n g i n r e l a t i o n t o t h e
r o l e , f u n c t i o n a n d m a n a g e m e n t d e p a r t m e n t s a n d N D P B s s h o u l d c o n s i d e r f o r i n c l u s i o n o f t h e
p u b l i c
a u t h o r i t y :
o f t h e a u t h o r i t y ;
w i t h i n t h e i r
p u b l i c a t i o n s c h e m e s . T h e s e a r e d e t a i l e d i n
p a r a g r a p h s 7 . 1 t o 7 . 1 2 b e l o w . T h e h e a d i n g s a r e n o t
i .
i i ,
m i s s i o n , o b j e d i v e s a n d f u n c t i o n s
i t e n d e d a s s p e c i f i c
c l a s s e s o f i n f o r f l a t i r x a l t h o u g h
a s s u c h . d e p a r t m e n t s a n d N D P B s m a y c h o s e t o u s e t h e m o r g a n i s a t i o n o f t h e a u t h o r i t y , i n c l u d i n g i n f o r m a t i o n
a b o u t w h o i s r e s p o n s i b l e f o r w h i c h f u n c t i o n a n d h o w
7 . 1 G u i d a n c e t o S t a f f t o c o n t a a t h i m o r h e r ;
I t i s e x p e E t e d t h a t p u b l i c a t i o n s c h e m e s w i l l p f o v i d e a c c e s s
t o e x p l a n a t o r y m a t e r i a l o n d e p a f t m e n t s a n d N D P B s
d e a l i n g s w i t h t h e p u b l i c a n d o t h e r o r g a n i s a t i o n s .
i i i . i n f o f m a t i o n a b o u t b o a r d m e e t i n q s . T h i s m a y i n c l u d e
I h i s
t h e a g e n d a s a n d m i n u t e s o f t h e m e e t i n g s a n d
a s s o c i a t e d p a p e r s o l s u m m a t i e s w h e r e a p p r o p r i a t e j
i n c l u d e s s u c h r u l e s p r o c e d u r e s , i n t e r n a l g u i d a n c e
t o
o f f i c i a l s , a n d s i m i l a r a d m i n i s t r a t i v e m a n u a l s a s w i l l a s s i s t
b e t t e r u n d e 6 t a n d i n g o f t h e o r g a n i s a t i o n 5 i n t e r a c t i o n i n
d e a l i n g v r i t h t h e p u b l i c .
l t w i l l a l s o i n c l u d e i n t e r n a l
q u i d a n c e t o o f f i c i a l s o n i m p l e m e n t i n g , / o p e r a t i n g t h e
c o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o G o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n
( b e f o r e 2 0 0 5 ) , t h e F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t
{ a f t e r
2 0 0 5 ) , t h e E n v i r o n m e n t a l l n f o r m a t i o n R e g u l a t i o n s a n d
t h e D a t a P r o t e c t i o n
i v t a r g e t s i n c l u d i n g t h o s e s e t f o r s t a n d a ( d s o f s e t v i c e
a n d f i n a n c i a l
p e r f o r m a n c q
t o g e t h e r v r i t h r e s u l t s
a c h i e v e d a n d c o m p a r a t i v e i n f o r m a t i o n ; a n d
v . s o u r c e s o f i n c o m e , a n d h o w e f f e c t i v e l y m o n e y i s
r a i s e d a n d s p e n t , f o r e x a m p l e , o n d i f f - " r e n t a s p e c t s
o f a d m i n i s t r a t i o n .
A r t I 9 9 8 .
4 j l
]
A N N E x c
7 . 3 . 3 T h e i n f o r m a t i o f l d e s o i b e d a b o v e o f t e n a p p e a r s i n
7 . 6
I n f o r m a t i o n p l a c e d i n t h e L i b r a r i e 5 o f t h e H o u s e s
o f P a r l i a m e n t
D e p a r t m e n h a n d N D P B s s h o u l d c o n s i d e r w h e t h e r d o c u m e n t s
p l a c e d
i n t h e
d e p a r t m e n t a l r e p o r t s , m a n a g e m e n t s t a t e m e n t s , f i n a n c i a l
m e m o r a n d a e t c . A g e n c y f i a m e w o r k d o c u m e n t s a r e a l s o
u s e f u l a s t h e y e n c a p s u l a t e t h e e s s e n t i a l m a n a g e m e n t
o p e r a t i n g a r r a n g e m e n t s f o r e a c h a g e n c y w i t h r e g a r d t o
i t s o f g a n i s a t i o n o f a d e p a d m e n t . F o r t h e p u r p o s e
l i b f a r y o f e i t h e r H o u s e s o f P a r l i a m e n t 5 h 0 u l d
o f t h i s
b e i n c l u d e d w i t h i n t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e
g u i d a n c e i t i s t h e i n f o r m a t i o n i t s e l f a n d n o t t h e f o r m i n
i s w h i . h i t i s p r e s e n t e d t h a t i m p o r t a n t .
7 . 7
7 . 7 . 1
D e c i s i o n s
D e c i s i o n s o f t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r i n r e l a t i o n t o
7 . 1 . 4 o n
( i i ) a b o v e , d e p a r t n e n E a n d N D P B 5 w i l l w a n t t o c o n s i d e r
t h e a p p r o p r i a t e l e v e l o f s e n i o r i t y o f t h e s t a f f a b o u t w h i c h
t h i s k i n d o f i n f o r m a t i o n i s t o b e
p u b l i s h e d .
l t i s
t h e F r e e d o f l o f l n f o r m a t i o n A c t a n d D a t a P r o t e c t i o n A c t
I
g g 8 ,
a n d t h e P a r l i a m e n t a r y O m b u d s m a n i n r e l a t i o n t o
t h e C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o C o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n ,
r e l a t i n g t o t h e o r g a n i s a t i o n , a r e a l s o i t e m s t o w h i c h a
i m p o f t a n t
w e l l
t h a t t h e p u b l i c c a n i d e n t i ! a p e r s o n w h o c a n p r o v i d e
t h e
i n f o r m a t i o n t h e y r e q u i r e . H o w t h i s i s a c h i e v e d m a y p u b l i c a t i o n s c h e m e i s l i k e l y t o p r o v i d e a c c e s l S o m e o f
t h e s e d e c i s i o n s a r e p u b l i s h e d b y t h e O m b u d s m a n a n d i f
s o i t m a y b e a p p r o p r i a t e s i m p l y t o
p r o v i d e a l i n k t o
v a r y b e t w e e n d e p a r t m e n t s a n d N D P 8 5 a n d i n s o m e
i n s t a n c e s r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n m a y b e c h a n n e l l e d t h a t
t h r o u g h c a l l c e n t r e s . i n f o r m a t i o n . H o w e v e r , n o t a l l o f t h e d e c i s i o n s a r e p u b l i s h e d
a n d t h i s i n f o r m a t i o n s h o u l d b e r o n s i d e r e d f o r i n c l u s i o n .
7 . 3 . 5 D e p a r t m e n t s a n d N D F 8 5 s h o u l d a l s o c o n s i d e r f o r w h i [ h T h e p u b l i c a v a i l a b i l i t y o f d e t a i l s o f d e p a r t m e n t a l i n f r a c t i o n s
u n d e r t h e E n v i r o n r n e n t a l l n f o r m a t i o n R e g u l a t i o n s s h o u l d
a l s o b e c o n s i d e r e d .
f o r m a l m e e t i n g s i t i s a p p r o p r i a t e t o
p u l r l i s h t h e a q e n d a ,
p a p e 1 5 a n d m i n u t e s o r s u m m a r i e s
i s
o f t h e s e d o
m e n t 5 . l t
7 . 7 . 2
l i k e l y t h a t d e p a r t m e n t s a n d N D P B s w i l l w a n t t o 5 p e c i r y
D e c i s i o n s o f o t h e r b o d i e s r e l a t i n g t o t h e d e p a r t m e n t
s h o u l d b e a c c e s s i b l e w h e t e a p p r o p r i a t e
w h a t i n f o r r n a t i o n w i l l b e m a d e a v a i l a b l e p r o a c t i v e l y f o r
w h i c h m e e t i n g s . o r t f p e o f m e e t i n g s . R e g u l a r f o r m a l
c o m m i t t e e s o r a d v i 5 o r y g r o u p s a r e m o r e l i k e l y t o b e
i n c l u d e d i n t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e t h a n a d - h o c o l
i m p r o m p t u d i s c u s s i o n t
7 . 7 . 3 R e a s o n s s h o u l d b e p u b l i s h e d f o r d e c i s i o n s m a d e b y t h e
d e p a r t m e n t w h e r e t h e d e c i s i o n a f f e c t s a s i g n i f i c a n t
i s n u m b e r o f i n t e r e s t e d p a d i e s A n e x a m p l e t h e C h a r i t y
7 . 4
P u b l i c C o n s u l t a t i o n
T h e C a b i n e t O f f i c e g u i d e l i n e s o n r o n s u l t a t i o n s h o u l d b e
C o m m i s s i o n , w h i c h i s m a k i n g m o r e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e
i n r e l a t i o n t o i t s d e r i s i o n s , p a r t i c u l a r l y w h e n t h e r e i s
c o n s i d e r a b l e p u b l i c i n t e r e s t . T h e d e c i s i O n s . a n d r e a s o n s ,
m o s t l i k e l y t o b e a p p r o p r i a t e t o i n c l u d e i n a p u b l i c a t i o n
f 0 l l o w e d . R e s p o n s e s s u b m i t t e d i n c o n f i d e n c e s h o u l d h a v e
t h a t c r n f i d e n c e r e s p e c t e d i f t h e i n f o r m a t i o n s u b m i t t e d
p r o p e r l y c o n f i d e n t i a l .
i s
I h e n u m b e r o f c o n f i d e n t i a l r e s p o n s e s
s t h e m e a r e i h o s e w h i c h a f f e c t a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f
p e o p l e . T h i s m a y s o m e t i m e s i n c l u d e a d e c i s i o n i n r e l a t i o n
s h o u l d h e p u b l i s h e d .
t o a n i n d i v i d u a l , b u t w h i c h s e t s a p r e c e d e n t o r h a s
r a f i l i f i c a t i o n s f o r t h e f u t u r e h a n d l i n g o f 5 i m i l a r c a s e s .
P e r s o n a l d a t a r e l a t i n g t o i n d i v i d u a l s s h o u l d b e h a n d l e d i n
a c c o r d a n c e w a t h t h e D a t a P r o t e c t i o n p r i n c i p l e s
7 , 5
D e p a r t m e n t a l C i r c u l a r s
T h e r e a r e m a n y d i f f e r e n t t y p e s o f c i r c u l a l a n d t h e y a r e
u s e d t o c o m m u n i c a t e a v a l i e t y o f i n f o r m a t i o n . l t i s
p r o b a b l e
t h a t s o m e 0 f t h e s e c i c u l a r s w i l l b e f e l e v a n t f o r
i n c l u s i o n o n a p u b l i c a t i o n s c h e m e M a n y d e p a r t m e n t s a n d
N D P B s a l r c a d y h a v e t l r i s s o r t o f i n f o r m a t i o n o n
7 . 8
S p e e c h e s
K e y n o t e s p e e c h e s b y M i n i s t e r s a n d s e n i o r o f f c i a l s a r e l i k e l y
t h e i r
w e b s i t e s a n d f o r s o m e c i r c u l a r s i t m a y b e h e l p f u l t o
p r o v i d e a n i n d e x t o i m p r o v e a c c e s s i b i l i t y . T h e s c a l e o f t h i s
t a s k w i l l t h e r e f o r e v a r y a n d d e p a t m e n t s a n d N D P 8 5 m a y
t o b e m a d e a v a i l a b l e p r o a r t i v e l y .
I n p r a [ t i c e t h e s e a r e
o f t e n a l r e a d y m a d e a v a i l a b l e t h r o u g h a d e p a n m e n t s
p r e s s
o f f i c e
f i n d t h a t s o m e o f t h i s i n f o r m a t i o n w i l l b e s u b s u m e d w i t h i n
o t h e r c o m m i t m e n t s w i t h i n t h e i r s c h e n e
F R E E D O M I N F O N M A T I O N
7 . 9 L e g i s l a t i o n a n d R e l a t e d I n f o r m a t i o n
i s
7 . 9 . 6 T e x t s o f i n t e r n a t i o n a I t r e a t i e s , c o n v e n t i o n s a I d a g r e e m e n t s
7 . 9 . 1 l t h e l p f u l t o t h e p u b l i c t o k n o w m o r e a b o u t t h e l e g a l
a
s h o u l d b e a c c e s s i b l e i f n o t
p r o v i d e d
e l s e w h e r e . D e p a r t m e n t s
m a y w i s h t o p r o v i d e c r o s s - r e f e r e n c e s t o r e l e v a n t d o c u n e n t s
f r a m e w o r k w i t h i n w h i c h d e p a d m e n 8 a n d o t h e r p u b l i c
a u t h o l i t i e s o p e r a t e . C o l l a t i n g a l i s t i n s i n g l e p l a c e a n d
o f t u m p e a n C o m m u n i t y l e g i s l a t i o n . l t
b e v i e w e d o r f r o m w h e r e t h e
i s s u g g e s t e d t h a t
g i v i n g a b r i e f d e s c r i p t i o n o f t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e
l e g i s l a t i o n a f l d t h e d e p a l t m n t l s t r u r t u r e a n d f u n c t i o n s
s h o u l d b e c o n s i d e r e d , a s s h o u l d p i o v i d i n g d e t a i l s o f
l e g i s l a t i o n o r c o d e s o f p r a c t i c e t h a t g i v e r i g h t s o f a c E e s s
d e t a i l s c o u l d b e s u p p l i e d o f \ , l e b s i t e s w h e r e t h e m a t e r i a l c a n
i n f o t m a t i o n c a n b e o b t a i n e d .
7 . 1 0 P r o c u r e m e n t , g r a n t 5 , l o a n s a n d g u a r a n t e e r
t o i n f o r m a t i o n . 7 . 1 0 . 1 D e p a r t m e n t s a n d N D P B s a r e e n c o u r a g e d t o b e a s o p e n a s
p o s s i b l e w h e n c o f l 5 i d e r i n q m a k i n g a v a i l a b l e i n f o r m a t i o n
7 . 9 . 2 H e r M a j e s t y s S t a t i o n e r y o f f i c e i n t h e C a b i n e t O f f i c e h a v e
r e 5 p o n s i b i l i t y f o r t h e p ! b l i c a t i o n o f U K l e g i s l a t i o n i n c l U d i f l g
A a t s o f P a r l i a m e n t , S t a t u t o r y l n s t r u m e n t s ( i n c l u d i n g t h o s e
i n r e l a t i o n t o
p f o c u t e m e n t ,
g r a n t t l o a n s a n d g u a r a n t e e s .
7 . 1 0 . 2 l n p a d i c u l a t t h e p u b l i c a t i o n o f p r o c u r e m e n t
a n d s u p p l i e r
p o l i c i e s s h o u l d b e c o n s i d e r e d f o r p u b l i c a t i o n a s s h o u l d t h e
d e t a i 1 5
m a d e b y t h e N a t i o n a l A s s e m b l y f o r W a l e s ) , A c t s o f t h e
N o r t h e r n l f e l a n d A s s e m b l y , S t a t u t o r y R u l e r o f N o r t h e r n
l r e l a n d , C h u r c h o f E n g l a n d M e a s u . e s a n d E x p l a n a t o r y
N o t e s t o A c t s o f P a r l i a m e n t a n d E x p l a n a t o t y N o t e s t o
A c t s o f t h e N o r t h e r n l r e l a n d A s s e m b l y . D e t a i l s o f t h e s e
o f c o n t r a c t s a w a r d e d . D e p a r t m e n t s a n d N D p B s
s h q u l d a l s o c o n s i d e r t h e p r o v i s i o n
o f i n f o r m a t i o n o n s p e c i f i c
p r o j e c t s i n s l u d i n g n o t i f i c a t i o n 0 f b i d d i n g o p p o r t u n i t i e s ,
d e c i s i o n c r i t e r i a , c o n t r a c t p e f o r m a n c e s t a n d a r d 5 , r e s u l t s
c a t e g o r i e s o f p u b l i [ a t i o n 5 w i l l b e f e a t u r e d o n H l V l S O s o f r e g u l a r p e f o r m a n c e t e v i e w s . a n d r e s u l t i a c h i e v e d
w h e r e a p p r c p r i a t e . 6 o o d e x a m p l e s o f t h e t y p e o f
p u b l i c a t i o n
s c h e m e w i t h d e t a i l s o f w h e r e u s e l s c a n v i e w
o r p u t c h a s e t h e d o c u m e n t s . l t f o l l o w s t h a t t h e r e i s n o
n e e d f o r o r g a n i s a t i o n s t o
p r o v i d e
f u l l d e t a i l s o f l e g i s l a t i o n
i n f o f m a t i o n t h a t c a n b e p r o v i d e d c a n b e f o u n d o n t h e
w e b s i t e s o f S o u t h a m p t o n c o u n c i l a t w w w . s o u t h a m p t o n . o o v u k
w h i c h t h e y h a v e p o l i c y f e s p o n s i b i l i t y f o r i n t h e i r o w n
p u b l i c a t i o n s c h e m e r T h e y m a y , h o w e v e r , w i s h t o f e a t u r e a
f e f e r e n c e i n t h e i r p u b l i c a t i o n s c h e m e t o t h e H M S o w e b 5 i t e
w h e r e a l l n e w l y e n a c t e d l e g i s l a t i o n c a n b e v i e w e d . T h e
a d d r e s s i s w w w . l e o i s l a r i o n . h m s o . o o v u k
a n d t h e N a t i o n a l A s s e m b l y f o r W a l e s a t
\ a w w . w i n n i n q o u r b u i i i e l 5 . w a l e s g o v u k .
T h e O f f i c e o f
G o v e r n m e n i C o m m e r c e c a n p r o v i d e
f u d h t a d v i c e a b o u t
t h e p r o v i s i o n
o f i n f o r m a t i o n o n 6 o v e r n r n e n t p r o c u r e m e n t ,
7 . 1 0 . 3 D e p a r t m e n t s a n d N D P B s s h o u l d c a n s i d e r i n c l u d i n g t h e i r
7 . 9 . 3 P a r l i a n e n t
i 5 r e s p o n s i b l e f o r t h e
p u b l i c a t i o n
o f B i l l s p o l i c i e s o n t h e a w a r d i n g o f g r a n t t l o a n s a n d t h e p r o v i s i o n
b e f o r e P a r l i a m e n t a n d l x p l a n a t o r y N o t e s t o B i l l s . T h i s
m a t e r i a l c a n b e v i e w e d o n t h e P a r l i a m e n t a r y w e b s i t e .
A g a i n , t h e r e i s n o n e c e s s i i y f o r d e p a r t n e n t s t o f e a t u r e
d e t a i l s i n t h e i r o w n p u b l i . a t i o n s c h e m e s a l t h o u g h t h e y
m a y w i s h t o
p r o v i d e a l i n k t o t h e P a r l i a m e n t a r y w e b s i t e a t
o f g u a r a n t e e s i n t h e i r
p u b l i c a t i o n
s c h e m e a s w e l l a s
b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n o n s c h e m e s a d m i n i r t e r e d b y t h e
o r g a n i g a t i o n . P u b l i s h i n q a n a c c o u n t o f h o w g r a n t s h a v e
b e e n d i s p e n s e d u n d e r a p a d i c u l a r s c h e m e , i n c l u d i n g
o v e r a l l f u n d s d i s p e n s e d a n d a n a s s e s s m e n t 0 f t h e b e n e f i t
w v / w . p a r l i a n e n t . u k o f t h e s c h e m e i n t e l m s o f i t s o b j e c t i v e s s h o u l d b e c o n s i d e r e d .
a e T h e p u b l i c a t i o n
o f d e t a i l s o f
g u a r a n t e e s
s u c h t h e
7 . 9 . 4 H M S O a l s o a l | a n g e s f o r t h e p u b l i c a t i o n o f t h e L o n d o n , g u a r a n t e e r e c i p i e n t , p u r p o s e a n d a m o u n t s h o u l d b e
c o n s i d e r e d f o r i n c l u s i o n i n d e p a r t n e n t a l E d i n b u r g h a n d B e l f a r t c a z e t t e s . D e t a i l s o f t h e s e w i l l b e
f e a t u r e d o n
p u b l i t i o n
H l l l s o !
p u b l i c a t i o n s r h e n e . 0 r g a n i s a t i o n s s c h e m e s w h r l s t r e s p e c t i n g l e g i t i m a t e p e r s o n a l a n d
s h o u l d , h o w e v e r , r e f e r i n t h e i r
p u b l i c a t i o n
s c h e m e s t o t h e
c a t e g o r i e s o f i n d i v i d u a l n o t i c e s w h i c h a r e s u b m i t t e d f o r
c o m f l e r c i a l c o n f i d e n t i a l i t y
p u b l i c a t i o n i n t h e G a z e f t e 7 . . l 0 . 4 I n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o t h e i t e m s a b o v e n e e d n o t i n c l u d e
a l l s u c h i n f o r m a t i 0 n b u t c o u l d b e c o v e r e d i n a g e n e r i c
7 . 9 . 5 D e p a r t m e n t s s h o u l d p r o v i d e d e t a i l s o f C o m m a n d P a p e r s ,
W h i t e P a p e n a n d 6 r e e n P a p e r s w h i c h t h e y h a v e
r e s p o n s i b i l i t y f o r p u b l i s h i n g . F o r r e f e r e n c e , a l i s t o f a l l
c o m m a n d P a p e r s i s p u b l i s h e d o n H M S o s \ a e b s i t e .
f a s h i o n o r i n c l u d e i n f o r r n a t i o n o n p r o j e c t s
a b o v e a p a t i c u l a f
c o s t t h r e s h o l d a s d e c i d e d b y t h e d e p a d m e n t o r N D P B ,
4$
A N N E X c
7 . 1 0 . 5 T h e L o r d C h a n c e l l o r ! c o d e o f p l a c t i c e o n t h e d i s c h a r g e o f
t h e f u n c t i o n s o f
p u b l i c a u t h o r i t i e s u n d e r P a r : 1 o f t h e
F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t r e q u i r e s t h a t d e p a r t m e n t s
P l r c n t | t i o r r n d D e l l v e r y l
P u b l i c a t i o n s c h e m e s a r e i n t e n d e d t o i n c r e a s e a c c e 5 s t o
g o v e . n m e n t i n f o r m a t i o n . T h e r e f o r e t h e a c c e s s i b i l i t y o f
t h e s c h e m e a n d t h e i n f o r m a t i o n i n i t i s
a n d N D P B s e n s u r e t h a t t h e y c o n s i d e r t h e i m p l i c a t i o n s f o r
f i e d o m o f i n f o r m a t i o n b e f o r e a q l e e i n g t 0 c o n f i d e n t i a l i t y
p r o v i s i o n s i n c o n t r a d s a n d a [ c e p t i n g i n f o r m a t i o n i n
c o n f i d e n c e f i o m a
v e r y i m p o r t a n t .
I t
8 . 1
i 5 b e s t p r a c t i c e
t o i n c l u d e :
t h i r d p a r t y m o r e g e n e r a l l y . l f l p a f t i [ u l a r ,
C o p y r i g h t
A q e n e r a l
a o p y r i g h t s t a t e m e n t s h o u l d b e i n c l u d e d a t t h e
h e a d
d e p a r a m e n t s a n d N D P B s s h o u l d o n l y a c c e p t i n f o r m a t i o n
f r o m t h k d p a i e s i n c o n f i d e n c e i f i t i s n e c e s s a r y t o o b t a i n
t h a t i n f o r m a t i o n i n r o n n e c t i o n w i t h t h e e x e r c i s e o f a n y o f
t h e i r f u n c t i o n s T h e y s h o u l d n o t a g r e e t o h o l d i n f o r m a t i o n
r e c e i v e d f r o m t h i r d p a r t i e s i n c o n f i d e n c e w h i c h i s n o t
o f t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e . D o c u m e n t s a c c e s s i b l e
u n d e r t h e s c h e m e s h o u l d f e a t u r e a n a p p r o p r i a t e c o p y r i g h t
n o t i c e w h e t h e r p u b l i s h e d i n p r i n t o r o n o f f i r i a l w e b s i t e s i n
a c c o r d a n c e w i t h g u i d a n c e i s s u e d b y H I I S O
c o n f i d e n t i a l i n n a t u r e . A c c e p t a n c e o f a n y c o n f i d e n t i a l i t y
p r o v i s i o n s m u s t b e f o t g o o d r e a s o n s a n d c a p a b l e o f b e i n q
j u s t i l i e d t o t h e I n f o r m a t i D n c o . n f l s s i o n e r .
4, 2
8 . 2 , 1
F o r m a t t
D e t a i l s
7 . l l
I n f o r h a t i o n r e q u i r e d t o b e
p u b l i s h e d
u n d e r
o t h e r l e g i s l a t i o n
T h i s i n c l u d e s a w i d e r a n g e o f i n f o t m a t i o n , s o m e o f w h i c h
o f t h e f o r m a t s t h a t t h e s r h e m e i t s e l f a n d t h e
i n f o r m a t i o n a c c e s s i b l e u n d e r i t a r e a v a i l a b l e i n e . g . B r a i l l e ,
W e l s h , o t h e r l a n g u a g e s , e l e c t r o n i q p a p e r e t c s h o u l d b e
g i v e n .
T h e d e c i J i o n t o
p u b l i s h i n f o r m a t i o n i f l a l t e r n a t i v e
w i l l b e s p e c i f i c t o i n d i v i d u a l o r g a n i s a t i o n s . I n p a r t i c u l a r ,
i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o t h e e n v i f o n m e n t t h a t w o u l d b e
a c c e s s i b l e
f o r m a t s i s a r e s u l t o f n o r m a l b u s i n e s i d e l i b e . a t i o n s a n d
s h o u l d b e c o n s i d e r e d w h e n a d o c u m e n t i s p t o d u c e d
a n d i s
u n d e r t h e E n v i r o n m e n t a l l n f o r m a t i o n R e g u l a t i o n s
w e l l a s e n v i r o n m e n t a l i m p a c t
s u c h a s e s t a t e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n a n d g r e e n i n g
n o t a m a t t e r f o r a
p u b l i c a t i o n
s c h e m e .
g o v e r n m e n t
r e p o * s a s
a s s e s 5 m e n t 5 a n d d e p a r t m e n t a l s u s t a i n a b l e d e v e l o p n e n t
8 . 2 . 2 T h e s c h e m e i t s e l f s h o u l d b e p r o v i d e d o n p a p e r a n d
s k a t e g i e s s h o u l d b e m a d e a v a i l a b l e w h e r e a p p r o p r i a t e .
e l e c t r o n i c a l l y . C o n s i d e r a t i o n o f o t h e r t o r m a t s s h o u l d b e i n
l i n e w i t h t h e r e l e v a n t a c c e s s i b i l i t y c r i t e r i a f o r p u b l i c a t i o n s
7 , 1 2 R e s e a r c h R e p o r t s ; R i s k & l m p a c t A s e e s s m e n t s e t r
8 . 2 . 3
i n c l u d i n g t h e o r g a n i r a t i o n ! W e l s h l a n q u a g e s c h e m e
A p p r o p r i a t e q u i d a n [ o n t h e
p u b l i c a t i o n
o f s c i e n t i f i c
r e s e a r c h f i o m t h e O f f i c e o f S c i e n c e a n d T e c h n o l o g y a n d
D e p a r t m e n t s a n d N D P B s m a y n o t b e a b l e t o r e l y w h o l l y
o n t h e i n t e l n e t a s a m e a n s o f m a k i n g i n f o r m a t i o n
o n r i s k a s s e s s m e n t s h o u l d b e f o l l o w e d w h e n c o n s i d e r i n g
t h e c o n t e n t o f a p u b l i c a t i o n s c h e r n e . R e g u l a t o r y l m p a c t
A s s e s s m e n t s a r e a l s o l i k e l y t o b e a c c e s s i b l e .
a v a i l a b l e p r o a c t i v e l y . T h e r e a r e m a n y w a y s b y w h i c h
i n f o r m a t i o n c a n b e m a d e a v a i l a b l e p r o a a t i v e l y .
8 . 3
7 . 1 3 l n f u r m a t i o n d i s c l o s e d u n d e r t h e C o d e o f P r a c t i c e o n
A c c e 5 5
A c c e s 3 t o t h e l n f o r m a t i o n
t o G o v e r n m e n t l n f o m a t i o n
i s d a s c l o s e d
D e p a * m e n t s a n d N D P g s s h o u l d m a k e c l e a r h o w i n f o r m a t i o n
c a n b e o b t a i n e d b y t h e p u b l i c u n d e r t h e s c h e m e . T h e y
s h o u l d
p u b l i s h a g u i d e f o r u s e r s o f l a p p l y i n g f o r i n f u r m a t i o n
a n d e x e r c i s i n q a s s o c i a t e d r i q h t s u n d e r t h e C o d e o f P r a E t i c e
o n A c [ e s s t o C o v e r n m e n t l n f o r m a t i o n ( b e f o r e 2 0 0 5 ) , u n d e r
w h e r e i n f o r m a t i o n t o a n i n d i v i d u a l i n r e s p o n s e
t o a r e q u e s t u n d e r t h e c o d e o f P r a c t i c e o r A c [ e s s t o
6 o v e r n m e n t l n f o r m a t i o n , o r , f r o m I J a n u a r y 2 0 0 5 , i n
r e s p o n s e t o a r e q u e s t u n d e r t h e A c t , d e p a t m e n t s a n d
N D P B s s h o u l d c o n s i d e r w h e t h e r t h e i n f o r m a t i o n d i s c l o s e d
i s
t h e F r e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t ( a f t e r 2 0 0 5 ) , u n d e r t h e
D a t a P r o t e c t i o n A c t 1 9 9 8 a n d u n d e r t h e E n v i r o n m e n t a l
I n f o r m a t i o n R e g u l a t i o n s . L i n k s t o i n f o r m a t i o n t h a t i s p a r t o f g e n e r a l i n t e r e s t a n d i n c l u d e t e l e a s e d i n f o r m a t i o n i n
t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e w h e r e a p p r o p r i a t e . o f t h e o r g a n i s a t i o n ! c o m m i t m e n t t o
p u b l i s h
b u t i s p r o v i d e d
e l s e w h e r e s h o u l d b e p t o v i d e d , i n c l u d i n g a n i n d i c a t i o n o f
a n y o n - l i n e r e s o u r c e s , s u c h a s d a t a b a s e s , w h i c h c a n b e
i n t e t r o g a t e d d i . e c t l y b y r e q u e s t e r s w h e r e t h i s
a n d p r a c t i . a b l e t o d o s o .
i s r e a s o n a b l e
F R E E D o M o F r N F o R M A r r o N
|
4 ?
8 . 4
R e l a t i o n s h i p w i t h I n f o r n a t i o n A s s e t R e g i s t e r
A s s e t R e g i s t e r ( l A R ) d e t a i 1 5 o o v e t n m e n t
i n f o r m a t i o n a n d t o c o n s u l t w i t h t h e s e g r o u p s w h e r e p o s s i b l e
8 . 4 . 1 T h e I n f o r m a t i o n
-
t h i s m a y h a v e t o b e a f t e r t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e i s i n
i n f o r m a t i o n a s s e t s t h a t c a n b e r e u s e d u n d e r l i c e n c e . T h e
I A R f o c u s e s p r i m a r i l y o n u n p u b l i s h e d d a t a h o l d i n g s a n d
p l a c e
w i t h i n i t i a l a s s e s s r n e n t o f t h e p u b l i c i n t e r e s t b a s e d
o n i n f o r m a t i o n t h e o r g a n i s a t i o n a l r e a d y h o l d s a q .
M i n i s t e r s C a s e s ,
t h u s p r o v i d e s a g u i d e t o t h e u n p u b l i s h e d i n f u r m a t i o n
r e s o u r c e s h e l d b y d e p a r t m e n t s T h e I A R c a n h e l p i d e n t i r y
w e b s i t e h i t r e t c .
w h a t i n f o r n r a t i o n a d e p a r t m e n t h o l d s , h o w u s e f u l t h a t
i n f o r m a t i o n i s
C o n s u l t a t i o n c a f l t a k e a v a r i e t y o f f o r m s , T h e s e i n c l u d e
a n d h o w t o a c c e s s i t . F o f f u t t h e r i n f o r m a t i o n
t r a d i t i 0 n a l w r i t t e n c o n s u l t a t i o n , l i s t e n i n g e v e n t s , s e m i n a r s
w i t h , a n d v i s i t s t o , r e p r e s e n t a t i v e g l o u p s H a v i n g a n e - m a i l
a d d r e s s f o t c o m m e n t s o r a n o n l i n e f e e d b a c k f o r m c a n
a b o u t t h e l n f o r m a t i o n A s s e t R e g i s t e r a n d t h e i , l i n k 5 w i t h
p u b l i c a t i o n s c h e m e t r s e e H M S O s C u i d a n c e n o t e 1 8 w h i c h
c a n b e v i e w e d o n H l v l s 0 s w e b s i t e
o u i d e s . h t m
a t : @ q h l i o 4 o Y u k l
e n c o u r a g e u s e l f u e d b a c k . I n t e r n e t d i s c u s s i o n s a r e a l s o
v a l i d w a y o f c o n s u l t i n g w i t h y o u r p u b l i C a s
a n d f o c u s g r o u p x
i s
a
b o t h
q u a n t i t a t i v e a n d q u a l i t a t i v e r e s e a r c h i n c l u d i n g s u r v e y s
8 . 4 . 2 T h e d e p a r t m e n t s i n f o r m a t i o n a s s e t r e q i s t e . s h o u l d b e
d i r e c t l y r e f e o e d t o i n i t s p u b l i c a t i o n s c h e m e a n d s h o u l d
f o r m a n i m p o r t a n t
p a r t
o f t h e i r
p r e p a r a t i o n s f o r f r e e d o m
0 f i n f o r m a l i o n . E a c h d e p a d m e n t i s r e s p o n 5 i b l e f o r c r e a t i n g
C h a q l n g
A p u b l i c a t i o n s c h e m e n r u s t s t a t e w h e t h e r d o c u m e n t s i n
t h s c h e m e w i l l b e a v a i l a b l e f r e e o f c h a r g e o r f o r a c h a r g e .
i t s . e c o r d s w i t h i n i t s o w n d e p a r t n e n t a l a s s e t r e g i J t e r .
8 . 5
A r c h i v i n g
A r c h i v i n g o f t h e
p u b l i t a t i o n s d l e r n e f o r r e r p r d s f l a n a g e m e n t
p u r p o s e s
s h o u l d b e c o n s i d e r e d w h e n e v e r t h e s c h e m e i 5
l l , l
1 1
I n t e r p r e t i n g t h e l a w
. 1 T h e E n v i r o n m e
u p d a t e d o r o t h e r w i s e a m e n d e d . l t i s s u g g e s t e d t h a t
. 1 n t a l J n f o r m a t i o f l R e g u l a t i o n s p e r m i t c h a r g e s
d e p a r t m e n t s a n d N D P B s s h o u l d k e e p t h e i l i n i t i a l s c h e m e ,
a n d s u b s e q u e n t v e r s i o n s o f t h e s c h e m e t h a t c o n t a i n
i n r e s p e d o f c o r t s r c a s o n a b l y a t k i b u t a b l e t o t h e s u p p l y o f
i n f o r m a t i o n , p r o v i d e d a s c h e d u l e o f t h e c h a r g e s t h a t m a y
b e l e v i e d i s m a d e a v a i l a b l e t 0 a l l
p e r s o n s
r e q u e s t i n g
5 i g n i f i c a n t c h a n g e s .
e n v i r o n m e n t a l i n f a r m a t i o n . T h e E l R e g u l a t i o n s a p p l y t o
b o t h p u b l i s h e d a n d u n p u b l i s h e d i n f o r m a t i o f l , i n c l u d i n g
s u p p l i e d u n d e r o t h e r e n a c t m e n t s ( J r e a s u r y a n d D E F R A
E l
8 . 6 U K O f f i c i a l P u b l i c a t i o n r
D e p a n m e n t s a n d N D P B s a r e r e m i n d e d o f t h e i r
r e s p o n s i b i l i t i e s f o r
p r o v i d i n q i n f o r m a t i o n r e l a t i o n t o
w i l l l e t d e p a r t m e n t s h a v e f u r t h e r a d v i c e o n c h a r g e s f o r
E n v i r o n f l e n t a l I n f o r m a t i o n w h e n t h e n e g o t i a t i o n s o f l t h e
r e v i s e d E l R e g u l a t i o n s h a v e r e a c h e d a f i r m e r p o i n t ) .
S o m e
o r g a n i s a t i o n s r n a y a l s o h a v e l e g i s l a t i o n o n n o n . e n v i r o n m e n t a l
m a i n t a i n i n g t h e c o m p l e t e b i b l i o g r a p h i c r e c o r d o f a l l
U n i t e d K i n g d o m O f f i c i a l P u b l i c a t i o n s . F o r d e t a i l s p l e a s e
s e e H M S O S G u i d a n c e N o t e 1 7 . T h i s c a n b e v i e w e d o r l
H M S o s
m a t t e 6 u n d e r w h i c h t h e y p u b l i s h c e t t a i n i n f o r m a t i D n .
1 1 . 1 . 2 T h e F O l A c t d o e s n o t r e q u i r e t h a t a s c h e d u l e o f c h a r g e s i s
w e b s i t e a t w w w h m s o . a o v u k , / a u r d e r h t m
i n c l u d e d w i t h i n t h e p u b l i c a t i o n s c h e m e , b u t o n l y t h a t t h e
p u b l i c a t i o n s c h e m e s p e c i r y w h e t h e r t h e m a t e r i a l i s ,
4 . 7 P l a i n L a n g u a g e
P u b l i c a t i o n s c h e m e 5 s h o u l d b e i n p l a i n l a n g u a g e T h e
C a b i n e t O f f i c e P l a i n L a n g u a g e q u i d e s h o u l d b e f o l l o w e d :
w w w c a b i n e t : o f f i c e . g o v u k
/ s e r v i c e f i
r 5 t , / 2 0 0 0 /
o l a i n l a n o u a o e , / o u i d e . h t r n
o r i s
i n t e n d e d t o b e , a v a i l a b l e f r e e o f c h a r g e o r o n p a y m e n t .
T h i s i s i m p o n a n l a s t h e I n l o r m a l i o n C o m m i s s i o n e r p r o p o s e s
t o a p p r o v e a p u b , i c a t i o n s c h e m e f o r t h r e e t o f i v e y e a r s .
O r g a n i s a t i o n s w i l l t h e r e f o r e b e s e e k i n g i n t h e i r c l a s s e s o f
i n f o r m a t i o n t o a n t i c i p a t e t h e d o c u m e n t t y p e s o r s u b j e c t
P u b l i c l n t e r e r t a n d C o n l t a t i o n
a r e a s w h i c h t h e d e p a r t m e n t w i l l b e p u b l i s h i n g d u r i n g t h a t
p e r i o d , b u t i t i s u n l i k e l y t o b e e i t h e r p r a c t i @ l n o r p o s s i b l e
t o a n t i c i p a t e e v e r y f u t u r e t i t l e o r c h a r g e .
W h e n h a v i n g r e g a r d t o t h e p u b l i c i n t e f e s t i n t h e i n f o m a t i o n
h e l d b y t h e o r g a n i s a t i o n , i t i s b e s t p r a r t i c e
t o c o n s i d e r a l l
t h e d i f f e r e n t s t a k e h o l d e r s w h o m i g h t b e i n t e r e s t e d i n t h e
4 { i
]
A N N E x c
1 1 . 1 . 3 l t
i s s u g q e s t e d t h a t i n t h e i r
p u b l i c a t i o n s c h e m e s , 1 1 . 3 . ? T h e a p p e n d i x t o t h i s g u i d a n c e c o n t a i n s a s u g g e s t e d f o r n r
o r g a n i s a t i o n s s h o u l d t h e r e f o r e s e t o u t t h e i r c h a r g i n g
p o l i c y , b u t i n d i c a t e t h a t , w h e r e c h a r g e s a . e m a d e , t h e
c h a r g e f o r e a c h p u b l i c a t i o n w i l l b e l i s t e d b y t h e t i t l e o f
o f w o r d s w h i c h a s s u m e s t h a t a n y p a y m e n t c a n b e r c q u e s t e d
i n a d v a n c e b e f o r e a p u b l i c a t i o n i s s u p p l i e d , b u t t h i s i s n o t
E l y e t c e r t a i n f o r i n f o r m a t i o n s u p p l i e d u n d e f t h e r e v i s e d
t h e p u b l i c a t i o n o n t h e u p t o d a t e p u b l i c a t i o n s l i s l A l i n k R e g u l a t i o n s . S q u a r e b r a c k e t s i n d i c a t e w h e r e d e p a r t m e n t s
o r N D P B s a r e m o s t l i k e l y t o n e e d t o a d a p t t h e w o r d i n g t o t o l h e u p t o d a t e l i s t o r a n o t e o f w h e r e i t c a n b e o b t a i n e d
i s r e c o m m e f l d e d . F o r i n f o r m a t i o n p u b l i s h e d u n d e r a n o t h e r t h e i r o w n c i r c u m s t a n c e s .
e n a c t m e n t , t h i s m a y i n s o m e c a s e s t a k e t h e f o r m o f a l i n k
t o t h e r e l e v a n t f u e s o r d e r
R e v i e w
I L t . 4
F o r t h e p u r p o s e s o f d e f i n i n g t h e p o t e n t i a l c o v e r a g e o f a
p u b l i c a t i o n s c h e m q w e m u s t h a v e r e q a r d t o b o t h s e c i i o n
1 9 a n d s e c t i o n
l 2
T h e I n f o r m a t i o n C o m r n i s s i o n e r h a s s a i d i n h e r p u b l i c a t i o n
s c h e m e C u i d a n c e t h a t s h e w i l l w a n t t o r e v i e w p u b l i c a t i o n
s c h e m e s e v e r y t h r e e y e a r s a l t h o u g h t h i s m i g h t b e e x t e n d e d
2 l o f t h e t 0 l
i 5
A c t . T h e l a t t e r i n d i c a t e s t h a t
w h e r e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e f r o m t h e
p u b l i c
a u t h o r i t y
o n r e q u e s t , i t c a n b e r e g a r d e d a s r e a s o n a b l y a c c e s s i b l e t o
t h e a p p l i c a n t w h e r e i t i s m a d e a v a i l a b l e i n a c c o r d a n r e
s l i g h t l y f o r t h e v e r y f i r s t a p p r o v a l s
{ C e n h a l
a n d L o c a l
G o v e r n m e n t ) b u t i n a n y e v e n t t h a t
p e r i o d
w i l l n o t e x c e e d
f i v e y e a I s .
T h e l n f o I m a t i o n C o m m i s s i o n e r w i l l r e q u i r e w i t h t h e a u t h o r i t y s
p u b l i c a t i o n s c h e m q a n d a n y p a y m e n t
r e q u i r e d i s s p e c i f i e d i n , o r d e t e r m i n e d i n a c c o r d a n c e w i t h , n o t i f i r a t i o n o f a n y a d d i t i o n s t o a S c h e m e d u r i n g t h a t
t h e s c h e m e . p e r i o d a n d w i l l r e q u i r e d e p a r t m e n E a n d N D P B s t o s e e k
a p p l o v a l o f t h e r e m o v a l o f a n y c o m m i t m e n t m a d e i n t h e
1 1 . 2
D f i n i t i o n o f c h a r g i n g
1 1 . 2 . 1 F o r t h e p u r p o s e s o f c h a r g e t HM T r e a s u r y
a
i s a s s u m i n g
p u b l i c a t i o n s c h e m e o v e r t h e s a m e p e d o d .
t h a t
C o n c l u s i o n
p u b l i c a t i o n i s m a t e r i a l w h i c h :
h a s a p p e a r e d o u a p u b l i c w e b s i t e j o
l 3
W h e n d e v e l o p i n q t h e i r p u b l i @ t i o n s c h e m e . d e p a r t m e n t s

h a s b e e n a d v e r t i s e d o n a p u b l i c w e b s i t e , o r i n a
a n d N D P B s s h o u l d k e e p i n m i f l d t h a t p u b l i c a t i o n s c h e m e s
a r e i n t e n d e d a s a t o o l f o r o p e n n e s t t o i n c r e a s e t r a n s p a r e n c y
a n d a r r o u n t a b i l i t y a n d i m p r o v e d e c i s i o n - m a k i n g . A l l
s c h e m s s h o u l d h a v e t h e p u b l i c i n t e r e s t a s
c o m m e r c i a l p u b l i s h e / s l i s t , a s a v a i l a b l e , a n d w h i c h i s
a l r e a d y h e l d b y , o r i m m e d i a t e l y a v a i l a b l e i n s t o r e t o ,
t h e d e p a r t m e n t s p u b l i r e n q u i r y u n i t i n i t s f i n a l f o r m a t
f o r s u p p l y t o t h e p u b l i q o r s i m i l a r l y b y t h e
d e p a r t m e n t s c o m n e r c i a l
p u b l i s h e r ;
o l
t h e i r d r i v e r
a n d s h o u l d h e l p t o p r o m o t e t r u s t b e t w e e n t h e C o v e r n m e n t
a n d t h e e l e c t o r a t e I n d e v e l o p i n g t h e i r p u b l i c a t i o n s c h e m e s .
d e p a f t m e n t 5 a f e e n c o u r a g e t o l o o k a t t h e e x p e r i e n c e o f
t h e i r c o u n t e r p a r t s i n o t h e r c o u n t r i e s w i t h f r e e d o m o f
i n f o r m a t i o n l e g i s l a t i o n a n d k e e p i n m i n d t h a t o t h e r
o p e n n e s s r e g i m e s f i e q u e f l t l y o v e r - e s t i m a t e d p e r c e i v e d
"
i s a v a i l a b l e f r o m b o o k s h o p s , p u b l i c l i b r a r i e s , e t c s u p p l i e d
b y t h e d e p a d m e n t o r t h e c o m m e r c i a l
p u b l i s h e r .
I n f o r m a t i o n w h i c h i s h e l d b y a n o r g a n i s a t i o n , b u t w h i c h i t
r i s k s a s s o c i a t e d w i t h o p e n n e s s .
h a s n o t b e e n i n t e n d e d l o
p u b l i s h , a n d h a s t o b e e x t r a c t e d
s p e c i f i c a l l y f o r t h e r e q u e s t o r , i s n o t c o v e r e d b y a
p u b l i c a t i o n s c h e m e .
l l . 3
l l . 3 . i
F o r m o f w o r d s f o r u s e i n p u b l i c a t i o n s c h e m e s
A p o s s i b l e a p p r o a c h
c a t e g o l i e s w h i c h
i s t o d e s c r i b e s o m e b r o a d p r i c i n g
a n o r g a n i s a t i o n s c o l d b e a p p l i e d e i t h e l t o
p u b l i c a t i o n s c h e m e a s a w h o l e o r t o i n d i v i d u a l c l a s s e s .
A s i n g l e p r i c i n g c a t e g o r y m a y a p p l y t o a p a r t i c u l a r
c l a s t
b u t t w o o r m o r e p r i c i n g c a t e g o l i e s t o o t h e r c l a s s e s .
F R E E D o M o F r N F o R M A r r o N
l 4 $
I
& w w f f i w f f i a w T &
p 1 a f f i . & ; f i f f i
w
& w w s f l
s { f f i $ w f f i f f i w w f f i e w f f i w
S u g g e s t e d F o r m o f W o r d s f o r C h a r g i n g o n P u b l i c a t i o n S c h e m e s
l r
i r f o r n a t i o n f r e e o f c h a r g e o r
W e i n d i c a t e
o n p 4 m e n t ? ( N o t e : s o m e i n
f o r o a t i o n a c c e s s i b l e o n
g u r
w e b s i t e i s
n o t p u b l i s h e d f o r t h e i n f o r m a t i o n o f t h e
g e n e r a l
f f o r
e a c h c l a s s o f i n f o r m a t i o n l i n o u r p u b l i q b u t i s p a d o f o u r e l e c t r o n i c d e l i v e r y o f s e r v i c e s ,
f o t e x a m p l e w h e r e a p p l i r a t i o n s f o r l i c e n c e s c a n b e
m a d e o n - l i n e o r w h e r e t a x r e t u r n s c a n b e f i l e d o n - l i n e .
I n t h a t c a s q a c c e s s t o r e c o r d s b e a d n g d e t a i l s a b o u t a
n a m e d i n d i v i d u a l o r c o m p a n y i s l i m i t e d t o t h e
p u b l i c a t i o n 5 c h e m e w h i c h o f t h e f o l l o w i n g c a t e g o r i e s
c o u l d a p p l y t o i n f o r m a t i o n y o u i n t e n d t o u s e f o r y o u r
p r i v a t e r e s e a r c h , / s t u d y :
a . f i e e o f c h a r g e o n w e b s i t e ( i . e . t h e r e i s n o c h a r g e b y
c h a r g e s b y t h e i r l n t e r n e t s e r v i s e p r o v i d e r , p e l 5 0 n a l
u s , i n d i v i d u a l o r c o m p a n y c o n c e t n e d a n d o t h e r a u t h o r i s e d
p e l s o n s W e e x p l a i n t h e E o n d i t i o n s a p p l y i n g o n o u r
w e b s i t e s o t h a t y o u c a n r e a d t h e m b e f o r e y o u b e g i n
a l t h o u q h t h e u s e r w o u l d o f c o u r s e h a v e t o m e e t a n y
p r i n t i n g r o s t t e t c ) .
a
F o r t h o s e w i t h o u t I n t e r n e t a c c e s s ,
t h e w e b s i t e w o u l d b e a v a i l a b l e
t o u 5 e t h e r e l e y a n t o n . l i n e s e r u i c e ) ;
g l o s s y o t
o t h e r b o u n d p a p e r
c o p i e l o r i n s o m e c a s e s
a C D R o f f , v i d e o o r o t h e r m e d i a . a r e f o r c h a r g e a s i n
s i n g l e p r i f l t - o u t a s o n
b y p o s t f r o m
[ . . . . 1 I o r
b y p e r s o n a l a p p l i c a t i o n a t . . . 1 .
H o w e v e r , r e q u e s t s f o r m u l t i p l e p r i n t o u t s , o r f o r a r c h i v e d
c o p i e s o f d o c u m e n t s w h i c h a r e n o l o n q e r a v a i l a b l e o n
t h e w e b , m a y a t t r a c t a c h a r g e f o r t h e c o s t o f r e t r i e v a l ,
p h o t o c o p y , p o s t a g e ,
e t c . W e w o u l d l e t y o u k n o w t h i s
a t t h e t i m e o f y o u r r e q u e s t
l t h e
c h a r g e w o u l d b e
p a y a b l e i n a d v a n c e l ;
o u r
p u b l i c a t i 0 n
l i s t s a v a i l a b l e a t
[ . . . . ] l o r
t h o 6 e o f o u r
p u b l i s h e r a v a i l a b l e a t
[ . . . . . . ] .
l f y o u w a n t t o r e - u s e o t . e p r o d u c e o u r p u b l i r a t i o n 5 ,
e , g . c o m m e r c i a l l y o f f o r c i r c u l a t i o n f o r e d u c a t i o n , e t q
p u r p o s e s , y o u
w i l l i n m o s t c a s e s n e e d t o a p p l y f o r a
h
f r e e o f c h a r g e l e a f l e t s o r b o o k l e t s o n , e . g . s e r v i c e s w e c o p y r i g h t l i c e n c e f o r t h i s . T h i s
I D e p a r t m e n t l l i s
a
o f f e r t 0 t h e
p u b l i c ,
L i s t a v a i l a b l e f r o m
1
. . . . . 1 , m a t e r i a l
i t s e l f f t o m
C r o w n b o d y a n d o u r i n f o r m a t i o n i s s u b j e c t t 0 C r o w n
[ . . . . . . . . . ] ;
c o p y r i g h t a d f l i n i s t e r e d b y H e r M a j e s t y s S t a t i o n e r y
0 f f i c e l . F o r H [ , , t s o 6 u i d a n c e N o t e s o n a r a n g e o f
c . f r e e D f c h a r g e t o v i e w a t
l o c a l o f f i c e
o r w h e r e v e r b u t
c h a r g e f o r
[ c e r t i f i e d ]
p h o t o c o p y
l a
s c h e d u l e o f c h a r g e s
t o r
[ . . . . . ]
i s a v a i l a b l e f r o m
[ . . . . 1 [ F o r
o t h e r i t e m s , w e
w o u l d l e t y o u k n o w t h e r e l e v a n t c h a r g e a t t h e t i m e o f
y o u r r e q u e s t
l t h e
c h a r g e w o u l d b e p a y a b l e i n a d v a n c e l ;
c o p y r j g h t i s s u e s , s e e t h e H M S O w e b s i t e
w w w . h m s o . o o v u k / o u i d e s . h t m o r w r i t e t 0
I . . . . 1 .
[ W e
o w n t h e c o p y r i g h t i n o u r i n f o r m a t i o n . Ou r
c h a r g i n g p o l i r y f o r t e - u s e a n d r e p r o d u c t i o n i 5
[ . . . , ]
d . i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e v i a a w e b s i t e , b u t a c h a r g e
I N 0 t e r t h i s
a p p l i e s o n l y t o N D P B s w h i c h a r e n o n - C r o w n
a n d o t h e r n o n . C r o w n p u b l i c s e c t o r b o d i e s l ,
w o u l d h a v e t o b e
p a i d
b e f o r e t h e m a i n
p a r t
o f t h e
i n f o r m a t i o n c o u l d b e a r : c e s s e d .
[ T h i s
i s t h e e x c e p t i o n . l M o r e d e t a i l s 0 f t h e G o v e r n m e r t l
p o l i c y o n w h e r e
T h i s m a y a r i s e , e . g . w h e r e t h e w e b s i t e i 5 u s e d t o c h a r g e s a r e m a d e a n d o n d e t e r m i n i n g t h e l e v e l o f
d e l i v e r a v a l u e - a d d e d c u s t o m i s e d s e r v i c e , p a d i c u l a r l y
w h e r e t h e b a s i c d a t a i s a l s o
c h a r g e s i s a v a i l a b l e i n C h a r g e s
f o r I n f o r m a t i o n ; W h e n
a v a i l a b l e t o p r i v a t e
a n d H 0 w
-
G u i d a n c e f o r C o v e r n m e a t D e p a r t m e n t s
s e c t o r u s e r s w h o m a y
p r o v i d e t h e i r o , , r n v a l u e . a d d e d
5 e r v i c e . W h e r e t h i s
a n d o t h e r C r D w n E o d i e s a t r w w w h m " t r e a s u
r y g o v u
k /
a p p l i e t t h e r e a s o n f o r t h e r h a r g e a b o u t , / o p e n g o v e r n m e n t / o p e n g o v c h a l o i n o . c f m
a n d t h e l e v e l o f c h a r g e s w o u l d b e a d v e r t i s e d
[ w h e r e ? ] .
T h i s A n n e x s e t s o u t t h e m a i n a c c e s s r e g i m e s c u t r c n t l y i n

P a | t 4 s u r n m a r i s e s l h e l e q a l r i g h t s t h a t g o v e r n a c c e s s
o p e r a t i o n w h i c h g o v e r n h o w a u t h 0 r i t i e s s h o u l d m a k e
i n f o r r n a t i o n a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c
t o e n v i r o n m e n t a l i n f o r m a t i o n h e l d b y p u b l i c
a u t h o r i t i e s u n d e r t h e I 9 9 2 E n v i r o n m e n t a l I n f o r m a t i o n
R e q u l a t i o n s , M o r e i n f o r m a t i o n a b o u t t h e s e c a n b e
s P a f t
i
r e p l o d u c e s t h e c o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o f o u n d o n t h e v r e b 5 i t e o f t h e D e p a r t m e n t f o r t h e
E n v i r o n m e n t , F o o d a n d R u r a l A f f a i r s a t :
w w w . d e f l a . g o v u k , / e n v i r o n m e n t / p u b a c r e s s / g u i d a n c e
C o v e r n m e n t l n f o r m a t i o n w h i c h a p p l i e s t o a l l r e n t r a l
g o v e f n m e n t d e p a r t m e n t 5 a s w e l l a s t h o s e n o n -
d e p a r t m e n t a l p u b l i c b o d i e 5 w h o f a l l w i t h i n t h e l e m i t o f
t h e P a r l i a m e n t a r y c o m m i s s i o n e r f o r A d m i f l i s t r a t i o n
( t h e P a r l i a m e n t a r y O m b u d s m a n ) . A l i s t o f t h e b o d i e s
c o v e r e d b y t h i s c o d e o f
p r a c t i c e c a n b e f o u n d o n t h e
. / i n d e x . h t n
, P a r t 5 s u m m a r i s e s t h e r i g h t s t h a t e x i s t t o l o c a l
g o v e r n m e n t i n f o r m a t i o n . T h e t o r a l G o v e r n m e n t A c t
1 9 7 2 a n d T h e
( A c c e s s
L o c a I o m b u d s m a n s w e b s i t e a t : w w w . o m b u d s m a n . o r g . u k , T h e A u i h o r i t i e s ( E x e c u t i v e A r r a n g e m e n t s )
c o d e o f p r a c t i c e h a s b e e n i n f o r c e s i n c e 1 9 9 4 a n d w a s
r e v i s e d i n 1 9 9 7 . A l t h o u g h i t d o e s n o t p r o v i d e a s t a t u t o r y
t o I n f o r m a t i o n ) ( E n g l a n d ) R e q u l a t i o n s 2 0 0 0
s e t o u t t h e
p u b l i c s
r i q h t s 0 f a c c e s s t o t h e a g e n d a s ,
r i q h t t o i n f o r m a t i o n i t i 5 r e g u l a t e d b y t h e P a r l i a m e n t a r y m i n u t e s a n d p a p e r s o f m e e t i n 9 5 o f p r i n c i p l e c o u n c i l s
( d i s t r i c t , b 0 r o u q h , a n d c o u n t y c o u n c i l s ) w h e n t h e s e m e t
i n p u b l i c , a n d t 0 t h e b a c k g r o u n d p a p e r s
o f f i c e r s r e l y o n
w h e n d r a w i n g u p t h e i r r e p o r t s . T h e r e a r e a i s o r i g t i t s
a c c e s s
O m b u d s m a n w h o h a s t h e
p o w e r
t o i n v e s t i q r t e b r e a c h e s
o f t h e c r d e b r o u g h t t o
o f P a r l i a m e n t .
h i s a t t e n t i o n b y a l \ l e m b e r
o f
t o
p a p e r s u s e d i n d e c i s i o n t a k i n g b y s o m e
, P a r t 2 r e p r o d u c e s t h e c o d e o f P r a c t i c e o f l O p e n n e s s i n i n d i v i d u a l s . T h e p u b l i c ( " n
a l s o i n s p e c t t h e b i l l t r e c e i p t t
i h e N H S w h i c h s e i s o u t t h e b a s i c p r i n c i p l e s u n d e r l y i n g
p u b l i c a c c e s s t o i n f o r m a t i o n a b 0 u t t h e N H 5 . t i k e t h e
c o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o 6 o v e f n m e n t l n f o r m a t i o n
i t d o e s n o t c o n f e r a s t a t u t o r y r i g h t t o i n f c r m a t i o n ,
a n d i n v o i c e s i s s u e s a n d r e c e i v e d b y t h e c o u n . i l a t t h e
A u d i t t i n e o f t h e a n n u a l a u d i t u n d e r t h e
R e g u l a t i o n s 1 9 9 6 .
A c c o u n t s a n d
a l t h o u g h c o m p l a i n t s c a n b e i n v e s t i g a t e d b y t h e H a l t h
S e r u i c e O r n b u d s m a n . l v l o r e i n f o r m a t i o n a b o u t t h e H e a l t h
S e r v i c e o m b u d s m a n c a n b e f o u n d o n t h e 0 m b u d s m a n s
v , i e b s i t e a L
u M u o l l b i & l i f i a r u E u k
o b u i n P a r t 3 s u m m a r i s e s
p e o p l e s l e g a l r i g h t s t o
p e r s o n a l
i n f o r m a t i o n h e l d a b o u t t h e m b y b o t h p u b l i c
a n d p r i v a t e s e c t o r o r g a n j s a t i o n g u n d e r t h e D a t a
P r o t e a t i o n A c t I 9 9 8 , l t a l s o e x p l a i n s h o w t o m a k e
T h e l i s t o f d a t a c o n t r o l l e r s c a n b e f o u n d o n l i n e a t
w w w d o r . o o u u k . F u r t h e r i n f o r m a t i o n a n d g u i d a n c e
a b o u t t h e D a t a P r o t e c t i o n A c t c a n b e f o u n d e i t h e r o n
a
s u b i e c t a c c e s s r e o u e 5 t u n d e r t h e D a t a P r o t e c t i o n A c t .
t h e L C D w e b s i t e a t w w u / . l c d . o o v u k / f o i l d a t p r o t . h t m o r
o n t h e w e b s i t e o f t h e l n f o r m a t i o n c o r n m i s s i o n e r a t :
I N F O R M A I I O N
# * * w
& m & * r
f f i w d *
* f
W r a u * E e s * e z & * * a * * X w f f i w w w r s a * v * a * *
m a t i o , n S e c c n d
f f i
d i t f ; * s r
q 4 e * " p t
f f i a w w w v e s s h & v & &
P a r t I
P u r p o s a
I n f o r m a t i o n t h e G o y a r n n s n t r i l l r e l e a r a
S u b . i e c t t o t h e e x e m p t i o n 5 i n P a d l l , t h e C o d e c o m m i t s
d e p a r t m e n b a n d p u b l i c b o d i e s u n d e r t h e j u d s d i c t i o n
o f
T h i s c o d e o f p r a d i . e s u p p 0 r t s t h e 6 o v e r n m e n t s
p o l i c y t h e P a r l i a m e n t a r y C o m m i s s i o n e r f o r A d m i n i s t r a t i o n
( t h e O m b u d s m a n ) :
u n d e r t h e C i t i z e n 5 C h a r t e l o f e x t e n d i n g a c c e s s t o o f f i c i a l
i n f o r m a t i o n , a n d r e s p o n d i n g t o r e a s o n a b l e r e q u e s t s f o r
i n f o r m a t i o n . T h e a p p r o a c h t o r e l e a s e o f i n f o r m a t i o n s h o u l d
i n a l l c a s e s b e b a s e d o n t h e a s s u m p t i o n t h a t i n f o r m a t i o n
g h o u l d
b e r e l e a s e d e x c e p t w h e r e d i s c l o s u r e w o u l d n o t b e
i n t h e
p u b l i c i n t e r e s t . a s s p e c i f i e d i n P a t o f t h i s C o d e .
i .
t o p u b l i s h t h e f a c t s a n d a n a l y s i s o f t h e f a c t s w h i c h
t h e G o v e r n m e n t c o n s i d e r s r e l e v a n t a n d i m p o r t a n t i n
f r a m i n g m a j o r p o l i c y p r o p o s a l s
a n d d e r i s i o n s ; 5 u c h
i n f o r m a t i o n w i l l n o r m a l l y b e m a d e a v a i l a b l e w h e n
p o l i c i e s a n d d e c i s i o n s a r e a n n o u n c e d ;
l
T h e a i m s o f t h e c o d e a r e :
i i .
e
t o i m p r o v e p o l i c y - m a k i n g a n d t h e d e m o c r a t i c
p r o c e s s
b y
e x t e n d i n g a r c e s s t o t h e f a c t s a n d a f l a l y 5 e 5 w h i c h
p r o v i d e
t h e b a s i s f o r t h e c o n s i d e r a t i o n o f p r o p o s e d p o l i c y ;
t o
p u b l i s h o r o t h e r w i s e m a k e a v a i l a b l e , a s s o o n a s
p r a c t i c a b l e
a f t e r t h e C o d e b e c o m e s o p e r a t i o n a l ,
e x p l a n a t o r y m a t e f i a l o n d e p a r t m e n t s d e a l i n g s w i t h
t h e p u b l i c ( i n c l u d i n g s u c h r u l e s , p r o c e d u r e s ,
i n t e r n a l
g u i d a n c e t o o f f i c i a l S a n d s i m i l a r a d m i n i s t r a t i v e m a n u a l s
*
t o
p r o t e c t t h e i n t e r $ t s o f i n d i v i d u a l s a n d c o m p a n i e s b y
e n s u r i n g t h a t r e a s o n s a f e g i v e n f o r a d n i n i s t t a t i v e
d e c i s i o n s , e x c e p t w h e r e t h e r e i s s t a t u t o r y a u t h o r i t y o r
a s w i l l a s s i s t b e t t e r u n d e r s t a n d i n g o f d e p a n m e n t a l
a c t i o n i n d e a l i n g w i t h t h e
p u b l i c )
e x r e p t w h e r e
p u b l i c a t i o n c o u l d p r e j u d i c e a n y m a t t e r w h i c h s h o u l d
p f o p e r l y b e k e p t c o n f i d e n t i a l u n d e r P a t l l o f t h e C o d e ;
e s t a b l i s h e d c o n v e n t i o n t o t h e c o n t f a r y ; a n d

t o s u p p o f i a n d e x t e n d t h e p r i n c i p l e s o f p u b l i c s e r v i c e
e s t a b l i s h e d u n d e r t h e C i t i z e n s C h a d e t
i i i , t o
g i v e r e a s o n s f o r a d m i n i s t r a t i v e d e c i s i o n s t o
t h o s e a f f e c t e d ; l
T h e s e a i m s a r e b a l a n c e d b y t h e n e e d i i v . t o
p u b l i s h i n a c c o r d a n c e w i t h t h e C i t i z e n l C h a . t e r :
f u l l i n f o r m a t i o n a b o u t h o w p u b l i c s e r v i c e s a r e r u n ,
h o w m u c h t h e y c o s t , w h o i s

t o m a i n t a i n h i g h s t a n d a r d s o f c a r e i n e n s u r i n g t h e
p r i v a c y o f p e r s o n a l a n d c o m m e r c i a l l y c o n f i d e n t i a l i n c h a t g e , a n d w h a t
i n f o r m a t i o n ; a n d
c o m p l a i n h a n d r e d r e s s p r o c e d u r e s a t e a v a i l a b l e ; a n d
s t o
p r e s e r y e c o n f i d e f l t i a l i t y w h e r e d i s E l o s u r e w o u l d n o t
b e i n t h e
p u b l i c i n t e r e s t o r ! , J o u l d b r e a c h p e r s o n a l
p r i v a c y o r t h e c o n f i d e n c e s 0 f a t h i r d
p a f t y , i n a c c o r d a n c e
s f u l l a f l d , w h e r e
p o s s i b l e ,
c o m p a r a b l e i n f o r m a t i o n
a b o u t w h a t s e r v i c e s a r e b e i n g p r o v i d e d , w h a t
t a r g e t s a r e s e t w h a t s t a n d a r d s o f s e r u i c e a r e
e x p e c t e d a n d t h e r e s u l l s a c h i e v e d -
w i t h s t a t u t o r y r e q u i r e m e n t s a n d P a r t , l o f t h e C o d e .
I n f l o i l h e r n l r c l a f d , t h e P a r l i a m e n t a r y c o m m i s r i o n e r f o r A d n i n i $ a d o n a n d t h e C o m D i t i i o n e r f o t
C o n p l a i n i t
T h e r e W i | l h e a f e w a | e a s v / h e r w e | | . e t a b | i s h e d c o n V e n t i o n o r | e g a | a U t h o r d y | i . n i t 5 t h e c o m m i t m e n t t o g i v e E a s o n 5 f o l e x ; | m p | e c e r i n d e c | s | 0 n s o
. r ! e s o r o f l v r h e t h e r t o t a k e e n f o r c e m e n t a c t i o n
$3
I
A N N E x D
i v . t o r e l e a s e , i n r e s p o n s e t o s p e c i f i c r e q u e t t s ,
i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o t h e i r p o l i c i e s , a c t i o n s a n d
d e c i s i o n s a n d o t h e r m a t t e r s r e l a t e d t o t h e i r a r e a s
t r e l a t i o f f h l p t o t t a t u t o r y r c c e s s r i g h t s
T h i s C o d e i s n o n - s t a t u t o r y a n d c a n n o t o v e r r i d e p r o v i s i o n s
o f r e s p o n s i b i l i t y .
T h e r e i s n o c o m m i t m e n t t h a t
p r e - e x i s t i n g d o c u m e n t s , a s
d i s t i n c t f r o m i n f o r m a t i o n , w i l l b e m a d e a v a i l a b l e i n
r e s p o n s e t o r e q u e s t s T h e C o d e d o e s n o t r e q u i r e
c o n t a i n e d i n s t a t u t o r y l i g h t s o f a c c e s s t o i n f o r m a t i o n o r
r e c o r d s ( n o r c a n i t o v e f l i d e s t a t u t o r y p r o h i b i t i o n s o n
d i s c l o s u l e ) . W h e r e t h e i n f o r m a t i o n c o u l d b e s o u g h t u n d e r
a n e x i s t i n g s t a t u t o r y r i g h t , t h e t e r m s o f t h e r i g h t o f a c c e s s
t a k e s p l e c e d e n c e o v e r t h e C o d e T h e r e a r e a l r e a d y c e t t a i n
a c c e i s r i g h t s t o h e a l t h , m e d i c a l a n d e d u c a t i o n a l r e c o r d t
t o
p e I s o n a l f i l e s h e l d b y l o c a l a u t h o r i t y h o u s i n g a n d s o c i a l
5 e r v i c e s d e p a d m e n t s , a n d t o
p e r s o n a l
d a t a h e l d o n
d e p a r t m e n t s t o a c q u i r e i n f o r m a t i o n t h e y d o n o t p o s s e s s ,
t o
p r o v i d e i n f o r m a t i o n w h i [ h i s a k e a d y p u b l i s h e d , o r t o
p r o v i d e i n f o r m a t i o n w h i c h i s p r o v i d e d a s p a d
o f a n
e x i s t i n 0 c h a r g e d s e r u i c e o t h e r t h a n t h r o u g h t h a t s e r v i c a c o m p u t e r T h e r e i s a l s o a r i g h t o f a c c e s s t o e n v i r o n m e n t a l
i n f o r m a t i o n . l t i s n o t e n v i s a g e d t h a t t h e O m b u d s m a n w i l l
b e c o n e i n v o l v e d i n s u p e r v i s i n g t h e s e s t a t u t o r y r i g h t s .
R o r F o n J l J t o r a q u r s t i f o r i n f o r n a t i o n
T h e W h i t e P a p e r o n O p e n G o v e r n m e n t ( C m
2 2 9 0 )
I n f o r m a t i o n w i l l b e
p r o v i d e d a s s o o n a s p r a c t i c a b l e . T h e p r o p o s e d
t w o n e w s t a t u t o r y f i g h t s t o i n f o r m a t i o n :
t a r q e t f o r f e s p o n s e t o s i m p l e r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n i s
2 0 w o r k i n g d a y s f i o m t h e d a t e o f f e c e i p t . T h i s t a r g e t m a y
n e e d t 0 b e e x t e n d e d w h e n s i g n i f i c a n t s e a r c h o r c o l l a t i o n
4
a n a r c e s s r i g h t t o
p e r s o n a l r e c o r d s , p r o p o s e d i n
C h a p t e r 5 ; a n d
o f m a t e r i a l i s r e q u i f e d . W h e r e i n f o r m a t i o n c a n n o t b e
p r o v i d e d u n d e r t h e t e r m s o f t h e C o d q a n e x p l a n a t i o n w i l l
n o r m a l l y b e g i v e n -
a
a n a c c e s s r i g h t t o h e a l t h a n d s a f e t y i n f o r m a t i o n ,
p r o p o s e d i n C h a p t e r 6 .
W h e r e a 5 L a L u t o r y r i g h t i s p r o p o s e d b u t h a s y e t
t o b e
S c o p e i m p l e m e n t e d . a c c e s s t o r e l e v a n t i n f o r m a t i o n m a y b e
s o u g h t u n d e r t h e C o d e , b u t t h e C o d e s h o u l d n o t b e
T h e C o d e a p p l i e s t o t h o s e g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s a n d r e g a r d e d a s a m e a n s o f a c c e s s t o o r i g i n a l d o c u m e n t s o r
o t h e r b o d i e s w i t h i n t h e
j u r i s d i c t i o n
o f t h e o m b u d s m a n
{ a s
l i s t e d i n S c h e d u l e
p e r s o n a l f i l e r
, t o t h e P a r l i a m e n t a r y C o m m i s s i o n e l
A c t 1 9 6 7 ) . 3 T h e C o d e a p p l i e s t o a g e n c i e s w i t h i n d e p t r t m e n f s
a n d t o f u n c t i o n s [ a f l i e d o u t o n b e h a l f o f a d e p a r t m e n t o r
o f t h e C o d q n o r i s
P r b l i c r e c o r d 5
T h e C o d e i s n o t i n t e n d e d t o o v e r r i d e s t a t u t o r y
p r o v i s i o n s
o n a c c e s s t o p u b l i c
f e c o r d s , w h e t h e r o v e r o r u n d e r
y e a r s o l d . U n d e r s 1
p u b l i c b o d y b y c o n t r a c t o r s . T h e S e c u r i t y a n d I n t e l l i g e n c e
S e r v i c e s a r e n o t w i t h i n t h e s c o p e
i n f o r m a t i o n o b t a i n e d f r o m o r r e l a t i n g t o t h e m .
t h i t y
2 { J ) o f t h e P a r l i a m n t a f y C o m m i s s i o n e r
A c t 1 9 6 7 , t h e 0 m b u d s m a n i s n o t r e q u i r e d t o q u e s t i o n t h e
C h a l g e i
D e p a r t m e n t s , a g e n c i e s a n d p u b l i c b o d i e s w i l l m a k e t h e i r
o w n a r r a n g e m e n t s f o r c h a r g i n g . D e t a i l s o f c h a r g e s a r e
a v a i l a b l e f f o r n d e p a r t m e n t s o n r e q u e s t S c h e m e s m a y
i n c l u d e a s t a n d a r d c h a r g e f o r p r o c e s s i n g s i m p l e r e q u e s t s
f o r i n f o r m a t i o n . W h e r e a r e q u e s t i s c o m p l e x a n d w o u l d
r e q u i t e e { t e n s i v e s e a r c h e s o f r e c o r d s o r p r o c e s s i n g o r
m e r i t s o f a d e c i s i o n i f i t i s t a k e n w i t h o u t m a l a d m i n i s f r a t i o n
b y a g o v e f n m e n t d e p a r t m e n t o r o t h e r b o d y i n t h e e x e r c i s e
o f a d i s c r e t i o n v e s t e d i n i t . D e c i s i o n s o n p u b l i c r e c o r d s
m a d e i n E n g l a n d a n d W a l e s b y t h e L o r d C h a n c e l l o r , o r i n
k o t l a n d a n d N o n h e r n l r e l a n d b y t h e S e c r e t a r y o f s t a t e ,
a r e s u c h d i s c r e t i o n a r y d e c i s i o n s .
c o l l a t i o n o f i n f o r m a t i o n , a n a d d i t i o n a l c h a r g q r e f l e c t i n g
r e a s o n a b l e c o s t s m a y b e n o t i f i e d .
| n N o l t h e l n | | e | a n d t h e c o d e a p p | i e s t o p U b | i c b o d i e 5 U r d e l t h e j g i s d i c t i o n o f t h e N o d h e n | l e | a n d P a d i a m e n t a l y G m
c o f p | a i n t s w i t h t h e e x { p t i o n o f | o c a | q o v e n m e r t a n d h e a | t h a n d p e G o n a | l o c i : | s e r v i c s b o d i e f o I t r t i C h s e p a r a t a r a n q m e n a r e b | n g d e v e
S o m e N o n h e r n k e l a n d d e p e r t n e n t s a n d b o d i c s a r c e x p r c s r l y n , b i c t t o i h e j r r i s d i . t i o n o l r h e P . r l i n n e i t a r y C o l n m i t s i o f l c r u n d e r t h e I 9 6 7 A c t .
F R E E B O M O F I N F O R M A T I O N
h r i s d i c t i o n o f c o u r t s , t r i b r r n a l s
l 0
o ? i t l q u l r i c i
l t
D e f e n c a , s c u r i t y . n d i n t e r n a t i o m l r d . t i o n 3
T h e c o d e o n l y a p p l i e s t o G o v e r n m e f l t - h e l d i n f o r m a t i o n .
d o e s n o t a p p l y t o o r a f f u c t i n f o r m a t i o n h e l d b y c o u r t s o r
a . I n f o r m a t i o n w h o s e d i s . l o s u r e w o u l d h a r m n a t i o n a l
s e c u r i t y o r d e f e n ( e .
c o n t a i n e d i n c o u r t d o c u m e n t s .
{ C o u r t
i n c l u d e s t r i b u n a l s ,
i n q u i r i e s a n d t h e N o f t h e r n l r e l a n d E n f o r c e m e n t o f
. J u d g e m e n t s O f f i c e ) . T h e p f e s e n t p r a c t i c e c o v e r i n g
d i s c l o s u r e o f i n f o r m a t i o n b e f o r e c o u r t s , t f i b u n a l s a f l d
b . I n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l q s u r e w o u l d h a r m t h e c o n d u c t
o f i n t e r n a t i o n a l r e l a t i o n s o r a f f a i r l
i n q u i r i e s w i l l c o n t i I u e t o a p p l y . c . I n f o r m a t i o n r e c e i v e d i n c o n f i d e n c e f i o m f o r e i g n
g o v e m m e n t s , f o r e i g n . o u r t s o r i n t e m a t i o n a l o r g a n i s a t i o n s
l r y " s t i g l t i o r o f G o f i
F l E i n t e
I n t e r n e l d i s u s i o n a n d a d y i c e
l l
C o m p l a i n t s t h a t i n f o r m a t i o n w h i c h s h o u l d h a v e b e e n
p r o v i d e d u n d e r t h e C o d e h a s n o t b e e n p r o v i d e d , o r t h a t
u n r e a s o n a b l e c h a f g e s h a v e b e e n d e m a n d e d , s h o u l d b e
m a d e f i r s t t o t h e d e p a r t m e n t o r b o d y [ o n c e r n e d . l f t h e
I n f o r n a t i o n w h o s e d i s c l o s u r e w o u l d h a r m t h e f r a n k n e s
a n d c a n d o u r o f i n t e r n a l d i s c u s j i o n , i n c l u d i n g :
a p p l i c a n t r e m a i n s d i s s a t i s f i e d , c o m p l a i n t s m a y b e m a d e
t h r o u g h a M e m b e r o f P a r l i a m e n t t o t h e o m b u d s m a n .
C o m p l a i n t s w i l l b e i n v e s t i g a t e d a t t h e O m b u d s m a n s
*
e
p r o c e e d i f i g s
o f C a b i n e t a n d C a b i n e t c o m m i t t e e s ;
i n t e r n a l o p i n i o n , a d v i c e , r e c o m m e n d a t i o n , c o n s u l t a t i o n
a n d d e l i b e r a t i o n ; d i s r r e t i o n i n a c c o r d a n r e w i t h t h e
p r o c e d u r e s p r o v i d e d i n
t h e l 9 6 7 A r t . "
"
P r n 2
n r f i o n s f o l c o n f i d e n d a l l t y
p r o j e c t i o n s a n d a s s u m p t i o n s f e l a t i n g t o i n t e r n a l p o l i r y
a n a l y s i s ; a n a l y s i s o f a l t e r n a t i v e p o l i c y o p t i o n s a n d
i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o r e j e c t e d p o l i c y o p t i o n s ; a n d
"
I n
c o n f i d e n t i a l c o m m u n i E a t i o n s b e t w e e n d e p a r t m e n t s ,
p u b l i c b o d i e s a n d r e g u l a t o r y b o d i e s .
T h e f o l l D w i n g c a t e g o r i e s o f i n f o l m a t i o n a r e e x e m p t f r o m
t h e c o m m i t m e n t s t o
p r o v i d e i n f o r m a t i o n i n t h i 5 C o d e .
t h o s e c a t e q o r i e s w h i c h r e f e r t o h a r m o r p r e j u d i c q t h e C o n r t u n i c a t i o f f w i t h t h e R o y a l H o n s e h o l d
l n f o f m a t i o n r e l a t i n g t o c o n f i d e n t i a l c o m m u n i c a t i o n s
p r e s u m p t i o n r e m a i n s t h a t i n f o r m a t i D n s h o u l d b e d i s c l o s e d
u n l e s s t h e h a r m l i k e l y t o a r i s e f i o n d i s c l o s u r e w o u l d o u t t E i g h
t h e p u b l i c i n t e r e s t i n m a k i n g t h e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e . b e t w e e n l v l i n i s t e r s a n d H e r M a j e s t y t h e
Q u e e n
o r o t h e r
i r e m b e r s o f t h e R o y a l H o u s e h o l d , o r r e l a t i n g t o
c o n f i d e n t i a l p r o c e e d i n g s o f t h e P r i v y C o u n c i l . R e f e r e n [ e s t o h a r m o r p r e j u d i c e i n c l u d e b o t h a c t u a l h a r m
o r p r e j u d i c e a n d r i s k o r r e a s o n a b l e e x p e c t a t i o n o f h a r m o r
p r e j u d i c e . l n s u c h c a s e s i t s h o u l d b e c o n s i d e r e d w h e t h e t
a n y h a r m o r p r e i u d i c e a f i s i n g i r o m d i s c l o s u r e i s o u h v e i g h e d
b y t h e p u b l i c i n t r e s t i n m a k i n g i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e .
L a w e n f o r c c n e r t i n d l g r l
F r o c e e d i n g s
a . l n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l o s u r e c o u l d p r e j u d i c e
t h e
T h e e x e m p t i o n s w i l l n o t b e i n t e r p r e t e d i n a l r a y w h i c h
c a u s e s i n j u s t i . e t o i n d i v i d u a l a
a d m i n i s t r a t i o n o f j u s t i c e
( i n c l u d i n g
f a i f t r i a l ) , l e g a l
p r o c e e d i n g s o r t l i e p r o c e e d i n g s o f a n y t r i b u n a l ,
p u b l i c
i n q u i r y o t o t h e f f o r m a l i n v e s t i g a t i o n s ( w h e t h e r a c t u a l
o r l i k e l y ) o r w h o s e d i s c l o s u r e i s , h a s b e e n , o r i s l i k e l y t o
b e a d d r e s s e d i n t t r e c o n t e x t o f s u [ h p r o c e e d i n g s .

S p . r a t e a . i r n g e m n t s w i l l a p p ! i . r N o . l h e r n k e l a n d .
S +
A N N E X D
h I n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l o s u r e c o u l d p t e j u d i c e t h e
e n f o r c e m e n t o r p r o p e r a d m i n i s t r a t i o n o f t h e l a q
f f f e c t i v c m a n a g e m e n t a n d o F e . r t i o n s o f t h a
p r b l i c r e . v i c e
a . l n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l g s u r e c o u l d l e a d t o i m p r o p e r
g a i n
o r a d v a n t a g e o r w o u l d p r e j u d i c e :
i n c l u d i n g t h e
p f e v e n t i o n , i n v e s t i g a t i o n o r d e t e c t i o f l o f
c r i m e , o r t h e a p p r e h e n s i o n o r p r o s e c u t i o n o f o f f e n d e r s .
c . I n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o l e g a l p r o c e e d i n g s o r t h e
p r o c e e d i n g s o f a n y t r i b u n a l , p u b l i c i n q u i r y o r o t h e r

e
t h e c o m p e t i t i v e p o s i t i o n
o f a d e p a t m e n t
p u b l i c b o d y o r a u t h o r i t y l
Q r o t h e r
f o r m a l i n v e s t i g a t i o f l w h i c h h a v e b e e n c o m p l e t e d o r
t e r m i n a t e d , o r r e l a t i n g t o i n v e i t i g a t i o n s w h i c h h a v e
o r m i q h t h a v e r e s u l t e d i n p r o c e e d i n g s n e g o t i a t i o n s o r t h e e t f e c t i v e c o n d u c t o f p e r s o n n e l
m a f l a g e m e n t , o r c o m m e l c i a l o t c o n t t a c t u a l
d . I n f o r m a t i o n c o v e r e d b y l e g a l p r o f u s s i o n a l p r i v i l e g e
e . l n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l o s u r e w o u l d h a l m p u b l i c s a f e t y
o r p u b l i c o r d e r , o r , n o u l d p r e j u d i c e t h e s e c u
a c t i v i t i e s ; a n d
, t h e a w a r d i n g o f d i s c r e t i o n a r y g r a n t s .
r i t y o f a n y
b u i l d i n g o r p e n a l
i n s t i t u t i o n . b . I n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l o s u r e w o u l d h a t m t h e p r o p e r
a n d e f f i c i e n t c o n d u c t o f t h e o p e r a t i o n s o f a
f - I n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l o s u r e c o u l d e n d a n g e t t h e l i f e
o r
p h y s i c a l s a f e t y
o f a n y
p e r s o n , o r i d e n t i r y t h e s o u r r e
o f i n f o r m a t i o n o r a s s i s t a n c e g i v e n i n c o n f i d e n c e f o t l a w
d e p a r t m e n t o r o t h e r p u b l i c b o d y o r a u t h o r i t y ,
i n c l u d i n g N H S o r g a n i s a t i o n s , o r o f a n y r e g u l a t o r y
b o d y .
e n f o r c e m e n t o r s e r u l i t y
p u ( p o s e s .
g . I n f o r m a t i o n w h o s e d i s . l o s u r e w o u l d i n c r e a s e t h e P u b l i c e n r p l o y n e r t p l b l i c a p p o i n t m e n t s
a n d h o n o u r s
a . P e r s o n n e l r e c o r d s ( r e l a t i n g t o p u b l i c a p p o i n t m e n t s a s
w e l l a s e m p l o y e e s o f p u b l i c
a u t h o r i t i e 5 ) i n c l u d i n g t h o s e
l i k e l i h o o d o f d a m a g e t o t h e e n v i r o n m e n t , o r r a r e o r
e n d a n g e r e d s p e c i e 5 a n d t h e i r h a b i t a t s .
l m m i g E t k r l a n d n a t i o n r l i t y
I n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o i m m i g r a t i o n , n a t i o n a l i t y , c o n s u l a r
a n d e n t r y E l e a r a n c e 5 e 1 H o w e v e r , i n f o r m a t i o n w i l l b e
p r o v i d e d ,
t h o u g h n o t t h r o u g h a c [ e s 5 t o
p e r s o n a l
l e c o r d t
r e l a t i n g t o r e [ r u i t m e n t , p r o m o t i o n
a n d s e c u r i t y V e t t i f l g .
h I n f o r m a t i o n , o p i n i o n s a n d a s s e s s m e n t s g i v e n i n c o n f i d e n d e
i n r e l a t i o n t o p u b l i c e m p l o y m e n t a n d p u b l i E a p p o i n t m e n t s
m a d e b y i , ! i n i 5 t e r s 0 f t h e C r o w n , b y t h e C r o w n o n t h e
a d v i c e o f M i n i s t e r s o r b y s t a t u t o r y o f f i c e h o l d e r s . w h e r e t h e r e i s n o . i 5 k t h a t d i 5 c l o s u r e w o u l d p r e j u d i 6 e t h e
e f f e c t i v e a d m i n i s t r a t i o n o f i m m i g r a t i o n [ o n t r o l s o r o t h e r
s t a t u t o r y
p r o v i s i o n s . c . I n f o r m a t i o n , o p i n i o n s a n d a s s e s s m e n t s g i v e n i n
r e l a t i o n t o r e c o m m e n d a t i o n s f o r h o n o u r t
E f f , e c t i v e n a n a g e n e [ t o f t h e e c o n o m y
r n d c o l l e c t i o n o f t a x
a . l n f o r m a t i o n w h o 5 e d i s r l o s u r e w o u l d h a r m t h e a b i l i t y
V o l u n l n o r s
q r
Y c x a t i o r | r ] e q u e j t t
o f R e q u e s t 5 f o r i n f o r m a t i o n w h i c h a r e v e x a t i o u s o t m a n i f e s t l y
t h e o o v e r n m e n t t o m a n a g e t h e e a o n o m y ,
p r e j u d i c e
t h e
c o n d u c t o f o f f i c i a l m a r k e t o p e r a t i o n l o r c o u l d l e a d t o
i m p r o p e r q a i n o r a d v a n t a g e .
u n r a s a n a b l e o f a t e f o r m u l a t e d i n t o o g e n e f a l a m a n n e r ,
o r w h i c h
{ b e c a u s e
o f t h e a m o [ n t o f i n f o t m a t i o n t o b e
p r o c e s s e d o r t h e n e e d t 0 r e t t i e v e i n f o r m a t i o n f r o m f i l e s
n o t i r l c u r r e n t u s e ) w o u l d r e q u i r e u n r e a s o n a b l e d i v e r s i o n
b I n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l o s u l e w o u l d
p r e j u d i c e
t h e
a s s e s s m e n t o r c o l l e c t i o n o f t a x , d u t i e s o r N a t i o n a l I n e u r a n c e
c o n t r i b u t i o n s , o r a s s i s t t a x a v o i d a n ( e o r e v a s i o n .
o f l e s o u r c e s .
F R E E D O M O F I N F O R M A T I O N
P u b l i c . t i o r r n d p r e | t l . t w i t y i n r e l . t i o n
t o p r b l i c r t i o r
l n f o r n a t i o n w h i c h i s o r
l n f o f m a t i o n w h o s e d i s c l o s u r e w i t h o u t t h e c o n s e n t o f
t h e s u p p l i e r w o u l d p r e j u d i c e t h e f u t u r e s u p p l y o f
s u c h i n f o r m a t i o n .
w i l l s o o n b e p u b l i s h e d , o r w h o i e
d i s c l o s u r e w h e r e t h e m a t e r i a l r e l a t e s t o a p l a n n e d o l c . L e d i c a l i n f o r m a t i o n p r o v i d e d i n c o n f i d e n c e i f d i s c l o s u r e
p o t e n t i a l a n n o u n c e m e n t o r p u b l i c a t i o n , c o u l d c a u s e h a l m
( f o r e x a m p l e , o f a p h y s i c a l o r f i n a n c i a l n a t u r e ) .
t o t h e 5 u b j e c t w o u l d h a r m t h e i r
p h y s i c a l o r
m e n t a l
h e a l t h , o r s h o u l d o n l y b e m a d e b y a m e d i c a l p r a . t i t i o n e r .
| l R e r c a r c h , r t r t i s t i s ! a n d e n r l y s i s !
5 S t r t u t o r y . r d o t h c r r e r t r i c t i o n
I n f o r m a t i o n w h o s e d i s c l o s u r e i s a . l n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o i n c o m p l e t e a n a l y s i s , r e s e a r c h o r
s t a t i s t i c s , w h e r e d i s c l o s u r e c o u l d b e m i s l e a d i n q o r d e p r i v e
p r o h i b i t e d b y o r u n d e r
a n y e n a c t m e n t , r e g u l a t i o n , E u r o p e a n C o m m u n i t y l a w
o r i n t e r n a t i o n a l a g r e e m e n t . t h e h o l d e r o f p r i o r i t y o f p u b l i c a t i o n o r c o m m e r c i a l v a l u e
h I n f o r m a t i o n h e l d o n l y f o r p r e p a l i n g s t a t i s t i c s o r [ , r r y i n g b . I n f o l m a t i o n w h o s e r e l e a s e w o u l d c o n s t i t u t e a b r e a c h
o f P a r l i a m e n t a r y P r i v i l e g e . o u t r e s e a r c h , o r f o r s u r v e i l l a n c e f o r h e a l t h a n d s a f e t y
p u r p o s e s
{ i n c l u d i n g
f o o d s a f e t y } . a n d w h i c h r e l a t e s t o
i n d i v i d u a l t c o m p a n i e s o r p r o d u c t s w h i c h w i l l n o t b e
i d e n t i f i e d i n r e p o r t s o f t h a t r e s e a r c h o r s u r v e i l l a n c e , 0 l
i n
p u b l i s h e d
s t a t i s t i c s
l 2 P r i v r c y o f . n i r d i v i d r E l
U n w a r r a n t e d d i s c l o s u r e t o a t h i r d p a r t y o f p e r s o n a l
i n f o r m a t i o n a b o u t a n y p e r s o n ( i n c l u d i n g a d e c e a s e d p e r s o n )
o r a n y o t h e r d i s c l o s u r e w h i c h w o u l d c o n s t i t u t e o r c o u l d
f a c i l i t a t e a n u n w a r a n t e d i n v a s i o n o f
p r i v a c y .
t
f
T h i l d
p a r t t f s
c o n n e r c i a l c o [ f i d e r E j
l n f o r m a t i o n i n c l u d i n g c o m m e r c i a l c o n f i d e n c e t t r a d e s e c r e t s
o l i n t e l l e c t u a l
p r o p e r t y w h o s e u n w a r t a n t e d d i s c l o s u r e
w o u l d h a r m t h e c o m p e t i t i v e p o s i t i o n o f a t h i r d
p a r t y .
l 4
l n f o r n a t i o n g i v e n i n c o n f i d a n c e
a . l n f o r m a t i o n h e l d i n c o n s e q u e n c e o f h a v i n g b e e n
s u p p l i e d i n c o n f i d e n c e b y a
p e r s o n
w h 0 l
g a v e t h e i n f o r m a t i o n u n d e r a s t a t u t o r y g u a t a n t e e
t h a t i t s c g n f i d e n t i a l i t y w o u l d b e p r o t e c t e d ; o r
w a s n o t u n d e r a f l y l e g a l o b l i q a t i o n , w h e t h e r a c t u a l
o r i m p l i e d , t o s u p p l y i t , a n d h a s n o t E o n s e n t e d t o
i t s d i s c l o s u r e
$$
|
A N N E X D
S e c t i o n
2
# m d * m f f f r m c & f f c e s $$ # p E r i r u e w s
& * z
k f u *
W ? f l $l ,
& ? W s f f i k
P a i t l : B a s a c P r i n c i p l e s A i n t s
T h e a i r n s
I n t r o d u c t i o n
T h i s c o d e o f p r a c t i c e s e t s o u t t h e b a s i c p r i n c i p l e s u n d e r l y i n q
o f t h e C o d e a r e t o e n s u r e t h a t p e o p l e :
o
h a v e a s c e s s t o a v a i l a b l e i n f o r m a t i o n a b o u t t h e 5 e r y i r e 5
p u b l i c a c c e s s t o i n f o f m a t i o n a b o u t t h e N H S . l t r e f l e c t s t h e
G o v e r n m e n t i i n t e n t i o n t o e n s u r e g r e a t e r a c c e s s b y t h e
p r o v i d e d b y t h e N H S , t h e c o s t o f t h o s e s e r v i c e s , q u a l i t y
s t a n d a r d s a n d p e r f o r m a n c e a g a i n s t t a r g e t s ;
p u b l i c t o i n f o r m a t i o n a b o u t
p u
b l i c s e r v i c e s a n d c o m p l e m e n t s
t h c O d e o f A c c e s s t o I n f o r m a t i o n w h i c h a p p l i e s t o t h e
D e p a r t m e n t o f H e a l t h , i n c l u d i n g t h e N H s E x e c u t i v e .
, a r e p r o v i d e d
w i t h e x p l a n a t i o n s a b o u t
p r o p o s e d s e r v i c e
c h a n g e s a n d h a v e a n o p p o r t u n i t y t o i n f l u e n r e d e c i 5 i o n s
o n S u c n c n a n g e s ;
l t
a l s o b u i l d r o n t h e p r o g r e s s a l r e a d y m a d e b y t h e P a t i e n t s
C h a r t e r w h i c h s e t s o u t t h e r i g h t s o f p e o p l e t o a r a n g e 0 f
i n f o r m a t i o n a b o u t t h e N H 5 .
B e c a u s e t h e N H S i s a p u b l i c s e r v i c e , i t s h o u l d b e o p e n
,
i t
a r e a w a r e o f t h e r e a s o n s f o t d e [ i 5 i o n s a n d a c t i o n s
a f f e c t i n g t h e i r o w n t r e a t $e n t ; a n d
a b o u t i t s a c t i v i t i e s a n d p l a n s S o , i n f o r m a t i o n a b o u t h o w
i s r u n , w h o i s i n c h a r g e a n d h o w i t p e r f o r m s s h o u l d b e
e k n o w w h a t i n f o r m a t i o n i s a v a i l a b l e a n d w h e r e t h e y
c a n g e t a t .
w i d e l y a v a i l a b l e . G r e a t e r s h a r i n g o f i n f o r m a t i o n w i l l a l s o
h e l p t o f o s t e r m u t u a l c o n f i d e n c e b e t w e e n t h e N H S a n d
t h e p u b l i c . T h e b a s i c p r i n c i p l e o f t h i s C o d e i s t h a t t h e N H S G c n r a l P r i n c i p l e s
l n i m p l e m e n t i n g t h e C o d e , t h e N H S m u r t i
s h o u l d r e s p o n d p o s i t i v e l y t o r e q u e s t r f o . i n f o r m a t i o n ,
e x c e p t i n c e r t a i n c i . . u m s t a a c e s i d e n t i f i e d ; n t h e C o d e F o I
e x a m p l q p a t i e n t s r e c o r d s m u s t b e k e p t s a f e a n d c o f l f i d e n t i a l .
4
S c o p e
r e s p o n d p o s i t i v e l y t o r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n
{ e x c e p t
i n t h e c i r c u m s t a n c e s i d e n t i f i e d i n p a r a g r a p h 9 ) ;
a n s w e r f e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n q u i c k i y
a n d h e l p f u l l y ,
T h e c o d e o f p r a c t i c e c o v e | s t h e f o l l o w i n g N H S o r g a n i s a t i o n s a n d g i v e f e a s o n s f o r n o t p r o v i d i n g i n f o r m a t i o n w h e r e
i n E n g l a n d : R e g i o n a l H e a l t h A u t h o r i t i e s , F a m i l y H e a l t h
S e r v i c e s A u t h o r i t i e s , D i s t r i c t H e a l t h A u t h o r i t i e s , S p e c i a i
t h i s i s n o t
p o s s i b l e ;
H e a l t h A u t h o r i t i e s , N H S T r u s t s , t h e M e n t a l H e a l t h A c t
C a m m i s s i o n a n d C o m m u n i l y H e a l t h c o u n c i l s . l t a l s o
c o v e r s f a m i l y d o c t o r s , d e n t i s t s , o p t o m e t r i i t s
( o p t i c i a n s )
h e l p t h e p u b l i c
t o k n o w w h a t i n f o r m a t i o f l i s a v a i l a b l e ,
s o t h a t t h e y c a n d e c i d e w h a t t h e y w i s h t o s e e , a n d
w h o m t h e y s h o u l d a s k ; a n d
a n d c o m m u n t y p h a r m a c i s t s S p e c i f i c r e q u i r e m e n t s f o r
m o s t o f t h e s e o r q a n i s a t i o n s a r e d e t a i l e d i n p a r t s 2 - 5
e n s u f e t h a t t h e t e a r e c l e a r a n d e f f e c t i v e a r r a n g e m e n t s
t o d e a l w i t h c o m p l a i n t s a n d c o n c e r n s a b o u t l o c a l s e r v i c e j
a n d a c c e s s t o i n f o r m a t i o n , a n d t h a t t h e s e a r f a n g e m e n t s
a I e w i d e l y p u b l i c i s e d a n d e f f e c t i r e l y m o n i t o r e d .
b e l o w 0 r q a n i s a t i o n s n o t c o v e r e d i n t h e s e s e c t i o n s m u s t
a p p l y t h e g e n e r a l p r i n c i p l e s
o f t h e C o d e i n t h e i r d e a l i n g s
w i t h t h e p u b l i c
F R E E DOM OF I N F OR I . I | A T I ON
l . r f o n a t i o l t W h i c l t
l l l t t
b e F l o v i d . d i i .
I b e l o q
i n f o r m a t i o n w h i c h t h e o r g a n i s a t i o n d o e s n o t p o s s e s 5
( e . 9 . c o m p a r a b l e d a t a w i t h o t h e r o r g a n i s a t i o n 5 ) ; a n d
A p a r t f r o m t h e e x e m p t i o n s s e t o u t i n p a r a g l a p h
m a k e a v a i l a b l e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n :
N H S t r u s t s a n d a u t h o r i t i e s m u s t p u b l i s h o r o t h e r w i s e i i i . i n d i v i d u a l c o p i e s o f d o c u m e n t s o r o t h e r f o r m s o f
i n f o r m a t i o n w h i c h a r e a k e a d y w i d e l y p u b l i d y a v a i l a b l e
, i n f o r m a t i o n a b o u t w h a t s e r y i c e s a r e p r o v i d e d ,
t h e
t a r g e t s a n d s t a n d a r d s s e t a n d r e 5 u l t s a c h i e v e d , a n d t h e
c o s t s a n d e f f e c t i v e n e s s
l f t h e i n f o r m a t i o n i s n o t t o b e p r o v i d e d u n d e r t h e t e r m s o f
t h e C o d e , a n e x p l a n a t i o n m u s t b e p r o v i d e d
w i t h i n 2 0
w o r k i n g d a y s o f r e c e i p t o f t h e r e q u e s t . E a c h N H S
o r g a n i s a t i o n m u s t p u b l i s h t h e n a m e o f a n i n d i v i d u a l w h o
a f t h e s e r u i c e ;
d e t a i l s a b o u t i m p o t a n t
p r o p o s a l s o n h e a l t h
p o l i c i e s
0 r
p r o p o r e d c h a n g e s i n t h e w a y s e r u i c e s a r e d e l i v e r e d ,
i n c l u d i n g t h e r e a s o n s f o r t h g s e p r o p o s a l s
T h i i i n f o r m a t i o n
l r a s r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e o p e r a t i o n o f t h B c o d e o f p r a c t i c e .
T h i s s h o u l d b e a s e n i o r o t f i c e . d i r e c t l y a c c o u n t a b l e t o t h e
C h i e f E x e c u t i v e o f t h e o r g a n i s a t i o n . De t a i l s o f h o w t o
r e q u e s t i n f o r m a t i o n t h r o u g h t h i s i n d i v i d u a l m u s t a l s o b e w i l l n o r m a l l y b e m a d e a v a i l a b l e w h e n p r o p o s a l s a f e
a f l n o u n c e d a n d b e f o r e d e c i s i o n s a r e m a d e p u b l i c i s e d l o c a l l y .
d e t a i l s a b o u t i m p o r t a n t d e c i s i o n s o n h e a l t h p o l i c i e s
a n d d e c i s i o n s o n c h a n g e s t o t h e d e l i v e r y o f s e r v i c e s
T h i s i n f o r m a t i o n , a n d t h e r e a s o n s f o r t h e d e c i s i o n t r w i l l
c h a r t l n g f o r I n f o r a t i o n
N H S T r u s t s a n d A u t h o r i t i e s m a y m a k e a c h a r g e f o r p r o v i d i n g
n o r m a l l y b e m a d e w h e n t h e d e d s i o n s a r e a n n o u n c e d ;
i n f o r m a t i o n b u t a r e n o t
( e q u i r e d
t o d o 5 0 . l t i s r e c o m m e n d e d
i n f o r m a t i o n a b o u t t h e w a y i n \ , h i c h h e a l t h s e r v i c e s a r e
m a n a g e d a n d p r o v i d e d a n d w h o i s r e 5 p o n s i b l e ;
t h a t c h a r g i n g s h o u l d b e e x c e p t i o n a l b u t t h a t w h e r c h a r g e s
a r e m a d e t h e f o l l o w i n g g t o u n d r u l e s s h o u l d b e o b s e r v e d :
i n f o r n r a t i o n a b o u t h o w t h e N H S c o n m u n i c a t e s w i t h
t h e p u b l i c , s u [ h a s
a . n o c h a r g e f o r i n d i v i d u a l s e n q u i r i n g a b o u t s e w i c e s o r
t r e a t m e n t a v a i l a b l e t o t h e m ;
p r e s s
a n d o t h e r m e d i a ;
C o m m u n i t y H e a l t h C o u n c i l s ; MP s ; L o c a l A u t h o r i t i e s j
C i t i z e n s A d v i q e B u r e a u x ; a n d
d e t a i l s o f p u b l i c m e e t i n g t c 0 n s u l t a t i o n
p r o c e d u r e s , s u g g e s t i o n a n d c o n r p l a i n t s s y s t e m s ;
i n f o r m a t i o n a b 0 u t h 0 w t o c o n t a c t C o m m u n i t y H e a l t h
C o u n c i l s a n d t h e H e a l t h s e r y i c e c o m m i s s i o n e r b . f o r r e q u e s t s f r o m p e o p l e n o t l i s t e d a b o v e , n o c h a r g e f o r
t h e f i r s t h o r r a n d a c h a r g e n o t e x c e e d i n g 8 2 0 p e r h o u r
f o r e a c h h o u r t h e r e a f t e r .
{ o m b u d s m a n ) ; a n d
i n f o r m a t i o n a b o u t h o w p e o p l e
r a n h a v e a c c e s s t o t h e i f
o w n p e r s o n a l h e a l t h t e r o t d s .
P e r r o n r l H r l t t R c o r d s
n e s F o n s e t o n q r e J t i f o r h f o n n a t i o n
R e q u e s t s f o r i n l o t m a t r o n , w h e t h e t m a d e i n p e l s o n o r i n
T h e N H ! m u s t k e e p p a t i e n t i p e r s o n a l d e t a i l s m n f i d e n t i a l
b u t p e o p l e n o r m a l l y h a v e a r i g h t t o s e e t h e i r o w n h e a l t h
r e c o r d : . De p e n d i n g o n w h o m a d e t h e r e c o r d t p a t i e n t s
c a n o b t a i n a c r c s 5 t h r o u g h t h e r e l e v a n t T r u s t , H e a l t h w r i t i n g . m u s t b e a n s w e r e d
p r o m p t l y . A n a c k n o w l e d g e m e n t
m u s t b e s e n t w i t h i n 4 w o r k i n g d a y s a n d , w h e l e p o s s i b l e .
A 0 t h o r i r y f a m i l y d o d o r o r d e n t i s t . A c c e s s m u s t b e . g i v e n
w i t h i n t h e t i m e t a b l e i n t h e A c c e s s t o H e a l t h R e c o r d s A c t
1 9 9 0 ( o r ,
t h e i n f o r m a t i o n s h o u l d f o l l o w w i t h i n 2 0 w o r k i n g d a y s .
N H S o r g a n i s a t i o n s a t e n o t r e q u i r e d t o m a k e a v a i l a b l e : f o r r e c o r d : h e l d o n c o m p u t e r , t h e Da t a P r o t e c t i o n
A c t l 9 B 4 ) . U n d e r t h e s e A c t s , p a t i e n t s
m a y b e c h a r g e d f o r
i .
( o p i e s
o f t h e d o c u m e n t s o r r e E o r d s c o n t a i f l i n g t h e
i n f o r r n a t i o n
{ a l t h o u g h
i n s o m e c a s e s i t m a y b e
s i m p l e r t o d o 5 0 i f t h e y c o 4 t a i n n o t h i n g b u t t h e
i n f o r m a t i o n r e q u e s t e d ) ;
a c c e s s t o t h e i r r e c o r d s .
5 i i
A N N E x D
I n f o r n r t i o n W h i . h l l r y
N H S
b G w l t h h e l d l O
C o | | r p l r i n i h g A b o { t t h P r o v a i i o n o f I n f o r n r t i o l
t o l r u s t s a n d A u t h o r i t i e s m u s t p r o v i d e t h e i n f o r m a t i o n P e o p l e m a y w i s h t o c o m p l a i n a b o u t a d e c i s i o n t o f e f u s e
r e q u e s t e d u n l e s s i t f a l l s w i t h i n o n e o f t h e f o l l o w i n g
e x e m p t c a t e g o r i e s .
p r o v i d e i n f o r r n a t i o n , a d e l a y i n p r o v i d i n g
i n f o r m a t i o n D r
l e v e l g o f c h a t g e s . l n t h e f i r s t i n s t a n c e , c o m p l a i n t s
g h o u l d
b e r n a d e w i t h i n 3 m o n t h s t o t h e l o c a l i n d i v i d u a l r e s p o n s i b l e
i .
P e r s o n a l i n f o r m a t i o n . P e o p l e h a v e a r i g h t o f a c c e s s t o f o r t h e o p e r a t i o n o f t h e C o d e
{ s e e
p a r a g r a p h 6 a b o v e ) . l f
t h e i r o w n h e a l t h r e c o r d s b u t n o t n o r m a l l y t o
i n f o f m a t i o n a b o u t o t h e r p e o p l e .
t h e c o m p l a i n a n t r e m a i n s d i s s a t i s f i e d , a c o m p l a i n t s h o u l d
b e m a d e t o t h e C h i e f E x e c u t i v e o f t h e o r g a n i s a t i o n , o r t h e
C h i e f E x e c u t i v e o f t h e F a m i l y l l e a l t h S e r y i c e s A u t h o r i r y i n
i i .
R e q u e s t s f o r i n f o r m a t i 0 n w h i c h a r e m a n i f e s t l y
u n r e a s o n a b l e . f a r t o o g e n e r a l , o l w o u l d r e q u i r e
t h e c a s e o f f a m i l y d o c t o r s , d e n t i s t $ p h a r m a c i s t s a f l d
o p t o m e t r i s t s
{ o p t i c i a n s ) .
C o m m u n i t y H e a l t h C o u n c i l s m a y
b e a b l e u n l e a s o n a b l e l e s o u f c e s t o a n s w e r . t o h e l p p e o p l e t o p u r s u e
t h e a r c o m p l a i n L N H S
T r u s t i a n d A u t h o f i t i e s m u s t a c k n o v r l e d g e c o m p l a i n t s
i i i . l n f o r m a t i o n a b o u t i n t e r n a l d i s c u s s i o n a n d a d v i c e ,
w h e r e C i s c l o s u r e w o u l d h a r m f r a n k i n t e r n a l d e b a t e ,
e x c e p t w h e r e t h i s d i s c l o s u r e w o u l d b e o u t w e i g h e d b y
w i t h i n 4 w D r k i n g d a y s a n d r e p l y w i t h i n 2 0 w o r k i n g d a y s .
T h e N H S T r u s t o r A u t h o r i t y w i l l
p r o v i d e p e o p l e
w i t h
i n f o r m a t i o n a b o u t h o w t o f a k e t h e i r c o m p l a i n t f u r t h e r t o
t h e H e a l t h 5 e r y i c e o m b u d s m a n i f t h e y r e m a i n d i s s a t i 5 f i e d .
t h e p u b l i c i n t e r e s t .
i v
M a n a g e m e n t i n f o . m a t i o n , w h e r e d i s c l o s u r e w o u l d
h a r m t h e p r o p e r a n d e f f e c t i v e o p e r a t i o n o f t h e
N H 5 o r q a n i s a t i o n . I n p l e n c n t r t l o h o f t h s C o d e o f P r a c t i . e
T h e N H S o r g a n i s a t i o n s d e s c r i b e d i n p a r a g r a p h
2 a b o v e
m u s t i m p l e m e n t t h e c o d e o f p r a c t i c e
f r o m
I n f o r m a t i o n a b o u t l e g a l m a t t e r s a n d p r o c e e d i n g s ,
w h e r e d i s c l o s u r e w o u l d p r e j u d i c e t h e a d m i n i s t r a t i o n
l l u n e 1 9 9 5 .
o f j u s t i c e a n d t h e l a w .
v i .
D e t a i l e d g u i d a n c e n o t e s , t o h e l p t h e m r c s p o n d t o r e q u e s t s
f o r i n f o r m a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e c o d e , w i l l b e
a v a i l a b l e b v t h e i m o l e m e n t a t i o n d a t e . I n f o r m a t i o n w h i c h c o u l d p r e j u d i c e n e g o t i a t i o n s o t t h e
e f f e c t i v e c o n d u c t o f
p e r s o n n e l m a n a g e m e n t o l
c o m m e r c i a l o r c o n t r a c t u a l a d i v i t i e 5 . T h i s d o e s n o t
c o v e r i n f o r m a t i o n a b o u t i n t e r n a l N H S c o n t r a c t s P a r t 2 r l { H S T r u s t s
l n t r o d { c t i o n
T h i 5 s e c t i o n d e s c r i b e s
v i i . I n f o r m a t i o n g i v e n i n c o n f i d e n c e T h e N H S h a s a
c o m m o n l a w d u t y t o r e s p e c t c o n F i d e n c e s e x c e p t w h e n
i t i s c l e a r l y o u t w e i g h e d b y t h e p u b l i c i n t e r e s t . t h e i n f o r m a t i o n w h i c h N H 5 T r u s t s
m u s t p u b l i s h o r m a k e a v a i l a b l e . l t a l s o l i s t s e x a m p l e s o f
v i i i . I n f u r m a t i o n w h i c h w i l l s o o n b e p u b l i s h e d
o r w h e r e
d i s c l o s u r e w o u l d b e p r e m a t u r e i n r e l a t i o n t o a
i n f o r m a t i o n w h i c h i t i s r e c o m m n d e d s h o u l d b e m a d e
a v a i l a b l e a s a m a t t e r o f q o o d
p r a r t i c e ,
i t h e r t h r o u g h
p u b l i c a t i o n
o r o n r e q u e s t . p l a n n e d a n n o u n c e m e n t o r p u b l i c a t i o n .
i x . l n f u r m a t i o n r e l a t i n g t o i n c o m p l e t e a n a l y i i s , r e s e a r c h
o r s t a t i s t i c s w h e r e d i s c l o s u r e c o u l d b e m i s l e a d i n g o r l | | f o ? t n a t i o r W h i e h M r s t b e h b l i s h e d
T h e f o l l o w i n g a f e t h e d o c u r n e n t s w h i c h T r u i t s m u 5 t
p r e v e n t t h e h o l d e r f r o m p u b l i s h i n g i t f i r s t .
p u b l i s h b y g i v e n d a t e s :
F R E E DOM OF I N F O R MA T I ON
a n a n n u a l r e p o r t d e s c t i b i n g t h e T r u s t s p e t f o r m a n c e
o v e r t h e p r e v i o u s f i n a n c i a l y e a r , a n d i n c l u d i n g d e t a i l s
P a t i e n t s C h a r t e r
-
l o c a l p e r f o r m a n c e a g a i n s t n a t i o n a l t a r q e t s ;
o f b o a r d m e m b e r s r e m u n e r a t i o n ; t h e r e p o r t s h o u l d b e l o ( a l p e r t o r m a n L e a g a i n s t l o c a l t a r g e t s ,
i n f o r m a t i o n o n s e r v i c c h a n g e s ;
a g e n d a a n d p a p e r s r e l a t i n g t o o t h e r m e e t i n g s h e l d i n
w r i t t e n a n d p t e s e n t e d i n a w a y t h a t c a n b e r e a d i l y
u n d e r s t o o d b y t h e g e n e r a l p u b l i c ;
a n a n n u a l s u m m a f y o f t h e T r u s t s b u s i n e s s p l a n , d e s o i b i n g
t h e T r u s t s p l a n n e d
a d i v i t y f o r t h e c o m i n g y e a l ; p u b l i c i n a d d i t i o n t o t h A n n u a l P u b l i c Me e t i n g .
{ a s u m m a r y s t r a t e g i c d i r e c t i o n d o c u m e n t ( n o t p u b l i s h e d
p l a n s f o r
3 , 2 E x a f t p l e 3 s f I n f o r m a t i o n w h i c h Ma y b e A v a i l a b l
a n n u a l l y ) , s e t t i n q o u t t h e T r u s t s l o n g e r t e m o n R e q u e s t
T h e f o l l o w i n g l i s t i s a q u i d e
t o s o m e
t h e d e l i v e r y o f h e a l t h c a r e s e r v i c e s o v e r a f i v e y e a l
p e r i o d ; a n d
0 f t h e i n f o r m a t i o n
w h i c h i s r o u t i n e l y h e l d b y m o s t N H S T r u s t s . [ i u c h o f t h e
* a u d i t e d a . c o u n t s p u b l i s h e d a n n u a l l y .
i f l f o r m a t i o n w i l l b e d e t a i l e d i n l h e
p r e v i o u s y e a r s a n n u a l
r e p o r t . W h e r e m o r e u p . t o - d a t e i n f o r m a t i o n i s a v a i l a b l e ,
I n a d d i t i o n t o t h e d o c u m e n t s d e s c r i b e d a b o v q N H 5 T r u s t s
r n u s t a l 5 o m a k e a v a i l a b l e , o n r e q u e s t :
t h i s m a y b e q i v e n i
e p a t i e n t i n f o r m a t i o n l e a f l e t s i
d e s c r i p t i o n o f f a c i l i t i e s
{ n u m b e r s
o f b e d s , o p e r a t i n g
t h e a t r e s e t c ) ;
o
t h e r e g i s t e r o f b o a r d m e m b e r J p r i v a t e i n t e r e s t s l e q u i r e d
u n d e r t h e c o d e o f A c c o u n t a b i l i t y f o r N H S b o a r d s ; a n d

* s u c h i n f o r m a t i o n a s i s r e q u i r e d b y t h e P a t i e n t s C h a r t e r
a n d N H S p e r f o r m a n c e t a b l e s
p e r t o r m a n c e
a g a i n s t P a t i e n l j s C h a r t e r n a t i o n a l a n d
l o c a l s t a n d a r d s a n d t a r g e t s ;
2 . 1 P u b l i c Me e t i n g s
N H s T r u s t s m u s t h 0 l d a t l e a s t o n e
p u b l i c
m e e t i n g a y e a r .
w a i t i n g t i m e s b y s p e c i a l t y ;
d e t a i l e d i f l f o r m a t i o n o n a c t i v i t y ;
A n a g e n d a , p a p e E t h e a c m u n t s a n d t h e a n n u a l r e p o r t
m u s t b e p u b l i c l y a v a i l a b l e a t i e a s t 7 d a y s i n a d v a n c e o f b r o a d c o n c l u s i o n s o f c l i n i c a l a u d i q
t h e m e e t i n g . P r o v i s i o n m u s t b e m a d e f o r q u e s t i o n s a n d
c o m m e n t s t 0 b e
p u t
b y t h e
p u b l i c .
P u b l i c m e e t i n g s m u s t
b e h e l d i n l e a d i l y a c c e s s i b l e v e n u e s a n d a t t i m e s w h e n
n u m b e f a n d p e r [ e n t a g e o f o p e r a t i o n s c a n [ e l l e d ,
b y s p e c i a l t y ;
t h e p u b l i c a r e a b l e t o a t t e n d . P r o v i d i n g t h e
p u b l i c
w i t h
a c c e s s t o m o r e f r e q u e n t q e n e r a l m e e t i n g s o r t o b o a r d
i s
p r i c e l i s i s f o r e x t r a - c o n t r a d u a l r e f e r r a l s ;
m e e t i n g s g o o d p r a c t i c e a l r e a d y f o l l o w e d b y a n
i n f o r m a t i o n a b o u t c l i n i c i a n s ( i n c l u d i n g q u a l i f i c a t i o n s ,
a r e a s o f s p e c i a l
i n c r e a s i n g n u m b e r o f T r u s t s .
i n t e r e s l w a i t i n q t i m e s f o r a p p o i n t m e n t ) ;
c o o d P r a c t i c e i | | P ] o v i d i q I n f o l m . t i o n
3 . 1
a r e a s v i , h i c h h a v e b e e n m a r k e t - t e s t e d , w i t h d e t a i 1 5
d e c i s i o n s r e a c h e d ;
o f
E x a m p l s o f A d d i t i o n a l I n f u r m a t i o n w h i c h Ma y
b e P u b l i s h e d t e n d e r s r e c e i v e d b y v a l u e , b u t n o t b y n a m e o f t e n d e r e r ;
+ q u a r t e r l y b o a f d r e p o r t s
{ f i n a n c i a l ,
a c t i v i t y , q u a l i t y a n d
c o n t r a c t i n f o r m a t i o n ) ;
i n f o r m a t i o n o n m a n p o w e r a n d s t a f f i n g l e v e l s a n d s t a f f
s a l a r i e s b y b r o a d b a n d i n q s ;
p o l i c i e s f o r T r u 5 t 5 t a f f , e . g . e q u a l o p p o n u n i t i e t
s t a n d a r d t o f c o n d u d ;
t l t )
]
A N N E x
D
e n v i r o n m e n t a l i t e m s , e . g . f u e l u s a g e ;
- P a _ _ r t
3 : P u r c h a s e r c o f H e d f f i
A u t h o r i t i o i a n d F e | n i l v H e r l t h S r r v i c s A u t t o r i t y
v o l u m e a n d c a t e g o r i e s o f c o m p l a i n t s a n d l e t t e r s o f
a p p r e c i a t i o n ( w i t h o u t i d e n t i r y i n g i n d i v i d u a l s ) , a n d
p e r f o r m a n c e i n h a n d l i n
g
I
l n t o d u c t i o n
P u r c h a s e r s h a v e a n e s s e n t i a l r o l e i n t h e 5 u c r e s s f u l
c o m p l a i n t s ;
r e 5 u l t s o f u s e r 5 u r v e y s a n d a c t i o n t o b e t a k e n ; d e v e l o p m e n t o f l o c a l s e r v i c e s a f l d a c h i e v i n g a s t r a t e g i c
b a l a n c e o f [ a r e . T h e p u r c h a s e r s c o v e r e d b y t h i s s e c t i o n
s r a n d i n g o r d e r s a r d w a i v e r s o f s t a n d i n g o r d e r s ; a r e D i s t r i c t H e a l t h A u t h o r i t i e t F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s
A u t h o r i t i e s a n d D i s k i c t H e a l t h A u t h o r i t i e s a n d F a m i l y
* s t a n d i n g f i n a n c i a l i n s t r u c t i o n s ; H e a l l h S e r v i c e s A u t h o f i t i e s a E t i n g
j o i n t l y . ( p a r t s 4 a f l d 5
g i v e c o m p l e m e n t a r y a d v i c e f o r C e n e r a l P r a c i i t i o n e r
e x t e t n a l a u d i t m a n a q e n e n t l e t t e r , a n d T r u s t r e r p o n s q F u n d h o l d e r s ) .
a t t h e t i m e w h e n r e s p o n s e i s r n a d e ;
T h i ! s e c t i o n d e s c r i b e s t h e i n f o r m a t i o n w h i c h t h e v m u s t
"
+
d e t a i l i o f a d m i n i s t r a t i v e [ o s t s ;
f u n d s h e l d o n t r u s t , s u c h a s b e q u e s t s a n d d o n a t i o n s ;
p u b l i s h
o r m a k e a v a i l a b l e l t a l s o l i s t s e x a m p l e s o f i n f o r m a t i o n
w h i c h i t i s r e c o m m e n d e d i s m a d e a v a i l a b l e a s a m a t t e r o f
g o o d p r a c t i c q e i t h e r t h r o u g h p u b l i c a t i o n o r o n r e q u e s t .
"
u
p e f o r m a n c e a g a i n s t q u a l i t y s t a n d a r d s i n c o n t r a c t s ;
I n f , o r n r t i o n W h i c h M u r t h e h b l i r h e d
c l i n i c a l p e r f o r m a n c q b y s p e c i a l t y . e . g . p r o p o r t i o n
o f
s u r g e r y d o n e o n d a y s u f g e r y b a s i s , b y r o n d i t i 0 n ; 2 . 1 D i l t r i c t H e a l t h A u t h o r i t i e s / F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s
A u t h o r i t i e s
,
"
"
o
p e r f o r m a n c e a g a i n s t n a t i o n a l a n d l o c a l t a r g e t s f o r
i n p a t i e n t a n d d a y c a s e w a i t i n g t i m e i i
n a m e s a n d c o n t a c t ( o f f i c e ) n u m b e r 5 o f b o a t d m e m b e r
a n d s e n i o r o f l i c e r s ;
T h e f o l l o w i n g a r e i h e d o c u m e n t 5 w h i c h A u t h o r i t i e s m u s t
p u b l i s h b y g i v e n d a t e s :
, a n a n n u a l r e p o r t , d e s c r i b i n g t h e p e r f o r m a n c e
0 v e f t h e
p r e v i o u s f i n a n c i a l y e a L a n d i n c l u d i n q d e t a i l s o f b o a f d
m e m b e r s r e m u n e r a t i o n ; t h e r e p o d s h o u l d b e i n a f o r m
b a s i c s a l a r i e s , i . e . e x c l u d i n g P R P a n d d i s t i n c t i o n a w a f d s ,
o f s t a f f , b y b a n d i n g s a n d i n a n o n y m i s e d f o l n ;
t h a t c a n b e r e a d i l y u n d e r s t o o d b y t h e g e n e r a l p u b l i c ;
*
r e s p o n s e t i m e s f o l a m b u l a n c e s j a n d
a n a n o u a l r e p o d b y t h e D i r e c t o r o f P u b l i c H e a l t h ;

i n f o r m a t i o n a b o u t t h e u s e o f o u t s i d e m a n a g e m e n i
c o n s u l t a n t s , i n r l u d i n g e x p e n d i t u r e .
a n a n n u a l r e p o d o n p e o r m a n c e a g a i n s t P a t i e n t s
C h a r t e r r i g h t s a n d s t a n d a r d s ;
a f u l l l i s t o f 0 e n e r a l M e d i c a l P r a c t i t i o n e r s , C e n e r a l
P r o c e d l i e s f o r o b t a i n i | | g h f o r m r t i o n
T r u s t s m u s t e n s u r e
D e f l t a l P r a d i t i o n e t s , p h a r m a c i 5 t s a n d o p t o m e t r i s t s i n
t h e i r l o c a l i t y ,
a s k t h a t
p e o p l e k n o w w h o m t o f o t
p a p e r s ,
a g e n d a s a n d m i n u t e s o f b o a r d m e e t i n g s h e l d
i n f o r m a t i o n . T h e y m u s t p u b l i s h t h e n a m e o f t h e p e r s o n
r e s p o n s i b l e , a l o n g w i t h f u l l d e t a i l s o f h o w t o g o a b o u t
i n p u b l i c ;
o b t a i n i n g i n f o r f i a t i o n a n d h o w t o c o m p l a i n i f t h e
i n f o r m a t i o n i s n o t
p r o v i d e d .
T h e
p e r s o n t e s p o n s i b l e
s h o u l d b e a
a u d i t e d a c c o u n t s p u b l i s h e d a n n u a l l y ; a n d
s e n i o t o f f i c e r w h o i s d i r e c t l y t c c o u n t a b l e t o
t h e C h i e f E x e c u t i v e o f t h e T r u s t .
s t r a t e g y d o c u f t e n t
{ n o t
p u b l i s h e d a n n u a l l y ) s e t t i n g
o t t h e h e a l t h a u t h o r i t y s p l a n s o v e r a f i v e y e a r p e r i o d .
a
T h e y m u s t c o n s u l t w i t h t h e
p u b l i c b e f o r e a n d a f t e r
d e v e l o p i n g t h e s t r a t e g y .
F R E D O M O F I N F O R M A T I O N
I n a d d i t i o n t o t h e d o c u m e n t s d e s c r i b e d a b o v e , a u t h o r i t i e s
+ F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t y a l l q c a t i o n ;
m u s t a l s o m a k e a v a i l a b l e , o n r e q u e s t :
* p r o p o s e d a n d a c t u a l e x p e n d i t u r e o n s e r y i c e s , a n a l y s e d b y :
e
n
e
a n n u a l p u r c h a s i n g p l a n s ;
c o n t r a c t s w i t h
p r o v i d e r s , b o t h N H S a n d n o n - N H S ;
t h e r e g i s t e r o f b o a r d m e m b e r J p r i v a t e i n t e r e s t s r e q u i l e d
u n d e r t h e C o d e o f A c c o u n t a b i l i t y f o r N H S b o a r d s ; a n d
-
-
-
+
p r o v r d e r s ;
c o n t r a c t s ( i n c l u d i n g b y s p e c i a l t y , i f a v a i l a b l e ) j
t r e a t m e n t s p u r c h a s e d s e p a t a t e l y f r o m c o n t r a c t s
( e x t r a c o n t r a c t u a l r e f e n a l s ) ;
c h a n g e s i n
p r o v i d e r s
a n d c o n t r a c t s f r o m p r e v i o u s y e a r s ;
+ s u c h i n f o r m a t i o n a s i s t e q u i r e d b y t h e P a t i e n f s C h a r t e r
o
u
p e r f o r m a n c e a g a i n s t q u a l i t y s t a n d a r d s i n c o n t r a c t s ;
P u b l i c M e e t i n g s
D i s t r i c t H e a l t h A u t h o r i t i e s a n d F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s
c l i n i c a l
p e r f o r m a n c e ,
b y s p e c i a l t y , o f
p r o v i d e 1 5
c o n t r a c t e d w i t h , e . g . p r o p o r t i o n
o f s u r g e r y d o n e o n d a y
s u r g e r y b a s i 5 b y c o n d i t i o n ;
A u t h o r i t i e s m u s t h o l d a l l t h e i r b o a r d m e e t i n q s i n p u b l i c ,
t h o u g h t h e r e i s p r o v i s i o n f o r c e r t a i f l i s s u e 5
{ e . 9 .
p e r s o n n e l
a n d c o m m e r c i a l m a t t e r s ) l o b e t a k e n i n a p r i v a t e p a r t o f
*
o
p e r f o t m a n c e a g a i n s t n a t i o n a l a n d l o c a l t a r g e t s f o r i n "
t h e m e e t i n g . T h e a g e n d a f o t t h e s e m e e t i n g s m u s t a l w a y s
b e p r o v i d e d t o t h e
p r e s s a n d o n r e q u e s t t o m e m b e r s o f
t h e p u b l i c . P u b l i c m e e t i n q s m u s t b e h e l d i n e a s i l y a c c e s i b l e
v e n u e s , a n d a t t i m e g w h e n t h e
p u b l i c a r e a b l e t o a t b e n d .
p a t i e n t a n d d a y c a s e w a i t i n q t i m e s ;
n u m b e B o f c o m p l a i n t s d e a l t w i t h a n d r e s p o n s e t i m e s i
.
*
+
n a m e s a n d c o n t a c t
{ o f f l c e )
n u m b e r s
m e m b e r s a n d s e n
o f A u t h o r i t y b o a r d
i o r o f f i c e 1 5 ;
C o n s u l t a t i o n
D i s t r i c t H e a l t h A u t h o r i t i e s m u s t c o n s u l t w i t h t h e C o m m u n i t y
H e a l t h C o u n c i l a n d o t h e l i n t e l e s t e d p a r t i e s o n a n y p l a n s
b a s i c s a l a r i e s i . e . e x c l u d i n g P B P a n d d i s t i n c t i o n a w a r d s ,
o f s t a f f , b y b a n d i n g s a n d i n a n o n y m i s e d f o r m ; a n d
i n f o r m a t i o n a b o u t t h e u s e o f o u h i d e m a n a g e m e n t
c o n s u l t a n t i , i n c l u d i n g e x p e n d i t u r e .
t o c h a n g e t h e s e r v i E e w h i c h t h e y p u r c h a s e o r p l a n
f o r
t h e i r r e s i d e n t 5 .
T h e y m u s t p u b l i s h w e l l i n a d v a n c e a t i m e t a b l e t o e n a b l e
t h e
p u b l i c
t o k n o w w h e n a n d h o w t h e y r a n i n f l u e n c e t h e
c o m m i s s i o n i n g p r o c e s s
3 . 2
G o o d P r r c t i c e I n P r c v i d i n 0 l f f o r u t a t i o n
E x a m p l e s o f A d d i t i o n a l I n f o r m a t i o n W h i c h M a y
b e P u b l i s h e d
E x a n p l e s o f I n f o r m a t i o n W h i c h M a y b e A v a i l a b l e
o n R e q u e s t
*
3 . 1
f u t u r e
y e a r r e 5 o u r c e p l a n s ;
i n f o r m a t i o n a b o u t e x p e n d i t u r e o n d i f f e r e n t t y p e s o f
h e a l t h c a r e , s u c h a s p r i m a f y , s e r o n d a r y o r c o m m u n i r y
( a r e ;
c
"
"
"
i n f o r m a t i o n o n s e r v i c e s p u r c h a s e d b y t h e A u t h o f i t y j
i n f o r m a t i o n a b o u t c 0 n s u l t a t i o n e x e r c i s e s u n d e t a k e n
a n d o u t c o m e 5 ;
*
c
p r i c e c o m p a r i s o n s o f a l l p r o v i d e r s u s e d b y t h e p u r c h a s e r ;
t o t a l e x p e n d i t u r e
p e r h e a d o f p o p u l a t i o n ;
c o s t s o f
f u l l l e p o r E o f a n y u s e r o r a t t i t u d e s u r y e y s a n d a s t i o n t o
b e t a k e n ;
"
*
a u t h o l i t y a d m i n i s t r a l i o n ;
t o t a l a v a i l a b l e f i n a n c i a l r e 5 o u r c e s ;
D i s t r i c t H e a l t h A u t h o r i t y a l l o c a t i o n ;
s t a n d i n g o r d e r s a n d w a i v e f s o f s t a n d i n g o r d e r s ;
s t a n d i n g f i n a n c i a l i n s t r u c t i o n s ; a n d I n f o r m . t i o r W h i c h M u i t b P r b l i s h e d
e x t e r n a l a u d i t m a n a g e m e n t l e t t e t a n d r e s p o n s e , a t t h e
t i m e w h e n t h e r e s p o n s e i s m a d e .
T h e f o l l o w i n g a r e t h e s t a t u t o r i l y r e q u i r e d d o c u m e n t s
w h i c h m u s t b e p u b l i s h e d .
G e n e r a l M e d i c a l P r a c t i t i o n e r s
4
P r o c d l r r c s f o r O b t a i n i n g l r f o t m a t l o o
A u t h o r i t i e s m u 5 t e n 5 u r e t h a t
p e o p l e
k n o w w h o m t o a s k
t o r i n f o r m a t i o n . T h e y m u s t p u b l i s h t h e n a m e o f t h e
p e r s o n r e 5 p o n s i b l e , a l o n g w i t h f u l l d e t a i l s o f h o w t o g o
P r a c t i c e l - e a f l e t s
-
E s s e n t i a l i n f o r m a t i o n f o r p a t i e n t s
a b o u t i n d i v i d u a l d o c t o r s p r a r t i c e s i s p u b l i s h e d i n p r a c t i c e
l e a f l e t s w h i c h c a f l b e o b t a i n e d f r o m t h e
p r a c t i e
o r t h e
F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t y . T h e s e m u s t c o n t a i n t h e
f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n :
a b o u t o b t a i n i n g i n f o r n a t i o n a n d h o w t o c o m p l a i n i f t h e
i n f o r m a t i o n i s n o t p r o v i d e d . T h e p e r s o n r e s p o n s i b l e
s h o u l d b e a
"
"
n a m e , s e x , m e d i c a l q u a l i f i c a t i o n s a n d d a t e a n d f i r s t
p l a c e o f f e g i s t r a t i o n o f t h e 6 e n e r a l P t a c t i t i o n e r ; s e n i o r o f f i [ e r w h o i s d i r e c t l y a c c o u n t a b l e t o
t h e C h i e f E x e . u t i v e o f t h e A u t h o r i t y .
d e t a i l s o f a v a i l a b i l i t y
{ i n c l u d i n q
a r r a n g e m e n t 5 f o r c o v e r
w h e n t h e C e n e r a l P r a c t i t i o n e r i s n o t a v a i l a b l e ) ,
a p p o i n t m e n t s s y s t e m a n d h o w t o o b t a i n a n u r g e n t
P a r t 4 : c e n e r a l l $ e d i c a l P r a c t i t i o r a r t r G e n e r s l
D e n t a l P r a c t i t i o n e r s . C o n m l n i t y P h a r m a c i s t s
a p p o i n t m e n t o r h o m e v i s i t ;
r n d O p t o m e t r i s t s
"
o
a l l a n g e m e n t s f o r 0 b t a i n i n g r e p e a t p r e s c r i p t i o n s a n d
d i s p e n s i n g a r r a n g e m e n t s ;
h t r o d u c t i o n
T h i s s e c t i o n d e s c | i b e s t h e i n f o r m a t i o n w h i c h G e n e r a l
f r e q u e n c y , d u r a t i o n a n d p u r p o s e o f c l i n i c s ;
o
n u m b e r s a n d r o l e s o f o t h e r s t a t f e m p l o y e d b y t h e
p r a c t i c e , a n d i n f o r m a t i o n a b o u t w h e t h e r t h e G e n e r a l M e d i c a l P r a c t i t i 0 n e r s C e n e r a l D e n t a l P r a c t i t i o n e r s ,
C o m m u n i t y P h a r m a c i s t s a n d O p t o m e t r i s t s m u s t p u b l i s h o r
m a k e a v a i l a b l e . i t a l s o d e s c r i b e s t h e i n f o r m a t i o n a b o u t
t h e s e s e r v i c e 5 w h i c h F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t i e s
P r a c t i t i o n e r w o r k s a l o n e , p a d - t i m e o r i n p a r t n e r s h i p ;
o d e t a i l s o f s e r v i c e s a v a i l a b l e
-
f o r e x a m p l e , c h i l d h e a l t h
m u s t p r o v i d e I n a d d i t i o n , t h e s e d i o n l i s t s e x a m p l e s o f
i n f o r m a t i o n w h i c h i t i s
5 u r v e i l l a n c q c o n t r a c e p t i o n , m a t e r n i t y , m e d i c a l , m i n o r
s u r g e r y . c o u n s e l l i n g a n d p h y s i o t h e r a p y : r e c o m m e n d e d F a m i l y H e a l t h
S e r v i c e s A u t h o f i t i e s s h o u l d
p u b l i s h
o I m a k e a v a i l a b l e o n
r e q u e s t a s a m a t t e r o f g o o d
p r a c t i c e . e
I
d e t a i l s o f a r r a n g e m e n t s f o r r e c e i v i n g a n d r e s p o n d i n g
t o p a t i e n f s c o m m e n t s a n d c o m p l a i n t s ;
G e n e f a l M e d i [ a l P r a c t i t i o n e l s . 6 e n e l a l D e n t a
P r a c t i t i o n e r s , C o m m u n i t y P h a r m a c i s t s a n d O p t o m e t r i s t s
p r o v i d e
s e r v i c e s t o t h e
p u b l i c w h i c h a t e p a i d
f o t b y t h e
N H s . T h e p u b l i c s h o u l d t h e r e f o r e h a v e a c c e s s t o
,
,
g e o q r a p h i c a l b o u n d a r y a f t h e p r a d i c e a r e a ; a n d
d e t a i 1 5 o f a c c e s s f o r t h e d i s a b l e d .
i n f o r r n a t i o n a b o u t s e r v i c e s t h e y p r o v i d e A l t h o u g h t h e y
a r e s e l f - e m p l o y e d i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o 1 5 , a n d c a n n o t I N A D D I T I O N , S O M E T E A F L E T S , 4 t 5 0 :
t h e f e f o r e b e r e q u i r e d t o
p u b l i s h s e n s i t i v e i n f o r m a t i 0 n
a b o u t t h e i l b u s i n e s s e s , t h e i r c o n t r a c t s f o l s e t v i c e s s p e c i t
6 c o n t a i n i n f o r m a t i o n a b o u t P a t i e n f s C h a r t e r s t a n d a r d s ;
i n f o r m a t i o n t h a t i s i m p O t a n t t o
p a t i e n t s
a r d w h i c h m u s t
b e m a d e a v a i l a b l e .
* c o n t a i n i n f o r m a t i o n d e t a i l i n g a n y o t h e r p r o f e s s i o n a l
s t a f f e m p l o y e d b y t h e
F r a c t i c e ,
i n c l u d i n g t h e i r
r e g i s t r a t i o n s t a t u s ; a n d
a
a r e a v a i l a b l e i n l a n g u a g e s o t h e r t h a n E n g l i s h w h a c h
a r e c o m m o n l y u s e d l o c a l l y .
F R E E D O M O F I N F O R M A T I O N
2 - 2
G e n e r a l D e n t a l P r a c t i t i o [ e r s
P r a c t i c e L a f l e t s
n o r m a l o p e n i n g h o u r s a n d a r a n g e f l e n t s f o f o u t o f
h o u r s s e r u i c e s a n d e m e r g e n c i e s ; a n d
-
E s s e n t i a l i n f o r m a t i o n f o r p a t i e n t s
i s
a b o u t i n d i v i d u a l d e n t a l p r a c t i c e s p u b l i s h e d i n p r a c t i c e
l e a f l e t s w h i c h c a n b e o b t a i n e d f r o m t h e
p t a c t i c e o r t h e
F a m i l y H e a l t h S e r y i c e s A u t h o r i t y . T h e 5 e | ] o n t a i n :
A S
p r o c e d u r e s f o r l e c e i v i n g c o m m e n t s o n s e r v i c e s p r o v i d e d .
6 0 0 D P R A C T I C E :
"
+
n a m q s a \ a n d d a t e o f r e g i s t r a t i o n a s a d e n t a l p r a c t i t i o n e r ; t a n i n c r e a s i n g n u m b e r o f C o m m u n i i y P h a l m a c i s t s m a k e
h e a l t h p t o m o t i o n l e a f l e t s a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c .
a d d r e s t o p e n i n g h o u $ a n d d e t a i l s o f
p a r t n e r s / a s s o c i a t e s ; O p t o m e t r i s t s
O p t o m e t r i s t s a r e n o t c u r e n t l y r e q u i r e d t o
p r o d u c e p r a c t i c e
l e a f l e t s , b u t m a n y d o s o a s a m a t t e r o f g o o d
p r a d i c e .
R e s u l t s o f E y e - T e s t s
O p t o m e t r i s t s m u s t p r o v i d e p a t i e n t s w i t h a c o p y o f t h e
r e s u l t s o f t h e i r e y e - t e s E
{ j . e ,
t h e i r
p r e s c r i p t i o n )
o r a
"
o
w h e t h e r a d e n t a l h y g i e n i : t i s e m p l o y e d ;
d e t a i l s o f a L ( e s s L o I h e p r e m i s e s :
"
o
w h e t h e r o f l l y o l t h o d o n t i c t r e a t m e n t i s a v a i l a b l e ;
w i t h c o n s e n t , w h e t h e r t h e d e f l t i s t s p e a k s a n y
l a n q u a g e s i n a d d i t i o n t o E n g l i s h ; a n d
s t a t e m e n t t h a t n o
p r e s c r i p t i o n
i s r e q u i r e d .
2 . 5 F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t i e s
q
o e n e i a l D e n t a l P r a c t i t i o n e r s a r e r e q u i r e d t o i n f o r m
p a t i e n t s o f a n y e m e r g e n c y a t r a n g e m e n t s i n p l a E e .
D i r e c t o r y o f L o c a l S e r v i c e s
-
A l i s t o f a l l 6 e n e r a l l \ 4 e d i c a l
P r a c t i t i o n e r s , C e n e r a l D e n t a l P r a c t i t i o n e r s , C o m m u n i t y
P h a r m a c i s t s a n d O p t o m e t r i s t s m u s t b e p u b l i s h e d
b y
C H A R C E S
F a m i l y H e a l t h S e r y i c e s A u t h o r i t i e s . T h i s c o n t a i n s d e t a i l s
m u 5 t p r o v i d e p a t i e n t s
o f
&
G e n e r a l D e n t a l P r a c t i t i o n e r s a l l P r a c t i t i o n e K i n t h e a r e a a n d i n [ l u d e s i n f o r m a t i o n
a b o u t o u t o f h o u r 5 s e r y i c e s b y p h a f m a c i s t s . L o c a l O e n e r a l
P r a c t i t i o n e r P r a c t i c e C h a r t e r s a r e a l s o a v a i l a b l e f i o m
w i t h i n d i v i d u a l c o s t e d t r e a t m e n t
p l a n s . T h e y m u s t
d i s p l a y a n o t i c e o f t h e s c a l e o f N H S r h a r g e s a n d
i n f o r m a t i o n a b o u t e n t i t l e m e n t t o e x e m p t i o n f r o m o r
r e m i s s i o n o f c h a r g e x
t a m i l y H e a l t h 5 e r v i c e s A u t h o r i t i e x
C H A N C I N G F A M i t Y D O C T O R S
I T I S G O O D P R A C T I C E :
l n t o r m a t i 0 n m u s t b e
p r o v i d e d
t o h l p
p e o p l e
w i s h i n g t o
c h a n g e t h e i r f a m i l y d o c t o r . l t i s g o o d p r a c t i c e
t 0
p u b l i s h
. t o
p r o v i d e i n f o f m a t i o n a b o u t t h e i l c t o s s - i n f e i o n
6 0 n t r o l p r o c e d u r e g g i v i n g e x a m p l e s a s a p p r o p r i a t e t h i s i n f o r m a t i o n i n a l e a f l e t .
P e r s o n a l R e c o r d 5
C o m m u n i t y P h a r m a c i g t s
P r a c t i c e L e a f l e t s
-
P h a r m a c i s t s a r e n o t o b l i q e d t o p r o d u c e A l l F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t y [ o n t r a s t o r s m u s t
a l l o w a p a t i e n t a a c e s s t 0 t h e i r o w n h e a l t h r e c o r d s u n d e r
t h e D a t a P r o t e c t i o n A c t 1 9 8 4 a n d t h e A c c e s s t o H e a l t h
R e c o r d s
p r a c t i c e l e a f l e t s b u t t h o s e d i s p e n s i n g m o t e t h a n 1 5 0 0
p r e s c r i p t i o n s a m o n t h n o r m a l l y d o s o . T h e s e l e a f l e t s d e t a i l
t h e r a n g e o f s e r v i c e s a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c a n d , i f p r o d u c e d ,
m u s t c o n t a i n t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n :
t u t 1 9 9 0 .
,
,
a l i s t o f s e r y i c e s p r o v i d e d b y t h e
p h a r m a c i s t ; l r f i o t n t t i o n f t o m F r m i l y H r a l t h S a w i c e s A r t h o r i t i a s
A F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t y i s w e l l
p l a c e d
t o t a k e a n
o v e r v i e w o f p r i m a r y c a r e s e r v i c e s i n i t s a r e a a n d t h e f o l l o w i n g
n a m e , a d d r e s s a n d t e l e p h o n e n u m b e r o f t h e
p h a r m a c y ;
i n d i c a t e s a d d i t i o n a l i n t o r m a t i o n w h i c h m a y b e p r o v i d e d .
3 . 1 l n f o r m a t i o n a b o u t C e n e r a l M e d i c a I P r a c t i t i o n e r s
W i t h i n t h e r e s t r i c t i o n o u t l i n e d i n p a r a g r a p h 1 . 2 a b o u t
c o n f i d e f l
C O f u l P L A I N T S :
4 n u m b e E ;
t i a l c o f l t r a c t u a l i n f o r m a t i o n , l a m i l y t l e a l t h
S e r v i c e s A u t h D r i t i e e
( o t H e a l t h c o m m i s i i o n s ) m a y m a k e *
4
r e 5 p o f l s e t i m e s ;
a v a i l a b l e a g g r e g a t e i n f o r m a t i o n a b o u t G e n e r a l M e d i c a l
P r a c t i t i o n e r s i n r e s p e c t o f :
p e o p l e s r i g h t s a s p a t i e n E i a n d
S P E N D j
"
h o w p e o p l e c a n m a k e c o m p l a i n t s .
+ e x p e n d i t u r e 0 n 0 e n e l a l M e d i c a l S e r y i c e s ; a n d
l n f o r m a t i o n a b o u t D e n t i s t s
4 p r e s c r i b i n g .

N u m b e r s a n d l o . a t i o n o f N H S d e f l t i s t s , i n c l u d i n q d e t a i l s
o f l a t e o p e n i n g a n d s p e c i a l i s t s e r v i c e s o f f e r e d .
N U l , r l B E R 5 :
o
?
+
I n f u r m a t i o n a b o u t C o m m u n i t y P h a r m a c i 5 t s
a v e r a g e l i s t s i z e o f C e n e r a l l \ , 4 e d i c a l P r a c t i t i o n e 1 5 ;
N u m b e r s a n d l o c a t i o n o f p h a r m a c i s t i a n d t h o s e o f f e t i n g :
p f i m a r y h e a l t h c a r e t e a m s ;
s
a g g r e g a t e d n u m b e r s o f d i s t r i c t n u l s e s , h e a l t h v i s i t o t s
a n d r n i d w i v e s a t t a s h e d t o p r a c t i c e s i a n d
l a r e o p e n l n g ;
4 o x y g e n s u p p l r e s ;
t a g g r e g a t e d n u m b e r o f
p l a c t i c e n u I s e 5 . * s u p p l i e s t o r e s i d e n t i a l h o m e s ;
S E R V I C E I N T O R M A T I O N :
"
o
h e a l t h p r o m o t i o n i n f o r m a t i o n ;
*
e
e
a g g r e g a t e d n u m b e r s o f f u n d h o l d i f l g
p l a c t i c e s ;
o u t o f h o u m s e r v i c e s f o r u r g e n t p r e s c r i p t i o n s ; a n d
a g g r e g a t e d l e v e l s o f i m m u n i s a t i 0 n ;
o n e e d l e e x c h a n g e f a c i l i t i e s
a g g r e g a t e d l e v e l s o f s f i e e n i n g f o r c e r v i c a l c y t o l o g y ;
p e r c e n t a g e
o f
p r a d t i c e s a c h i e v i n g t o p t a r g e t s f o l
5 m e a r s a n d v a c c i n a t i o n 5 ;
I n f o r r n a t i o n a b o u t O p t o m e t r i s t s
N u m b e r s a n d l o c a t i o n o f o p t o m e t r i s t s , a n d t h o s e o f f e r i n q : u
* l a t e o p e n i n g j a n d
"
a c h i e v e m e n t o f h e a l t h
p f o m o t i 0 n t a r g e t s ( p e r c e n t a g e
a c h i e v i n g b a n d 3 ) ;

d o m i r i l i a r y v i s i t s t o c a f i y o u t s i g h t t e 5 t s .
t i m e t a k e n t o t r a n s f e r n e d i c a l r e c o r d s ;
i n f o r m a t i o n a b o u t t y p e o f p r e m i s e s ( e . 9 . m a i n
s u r g e r i e s , b r a n c h s u r g e r i e s ) ; a n d
l r f D r n a t i o n W h i c h M s s t t l o t b e D i s c l o s e d
W i t h o r t t h c A g r l e t n t o f l r d i v i d l | r l F r | t t i l y
H e r l t h S e r v l c e C o n t i a r t o r s
C o m m e r c i a l l y s e n s i t i v e d a t a r e l a t i n g t o t h e o p e r a t i o n
o f a p r a c t i r e a 5 a b u 5 i n e s s , e . g . s a l a r i e s , b u i l d i n g 5 ; a n d
q
p e r c e n t a g e
o f
p f a c t i c e s w i t h 6 e n e r a l P l a d i t i o n e r
P r a . t i c e C h a r t e r s i n
p l a c e .
I N I T I A T I V E S :
i n f o r m a t i o n o n s p e c i f l c p r a c t i c e s , w h e r e t h e d i s c l o s u r e
h a s n o t b e e n a g r e e d w i t h t h e p r a c t i c e s c o n c e r n e d .
6
B
i n i t i a t i v e s t o p r o m o t e t h e w o r k o f p r i m a r y c a l e t e a m s ; a n d
i n v o l v e m e n t o f G e f l e r a l P r a c t i t i o n e r s i n p u r c h a s i n g .
F R E E DOM OF I N F O R MA T I ON
? ? o c e d w e s f o r Ob i a h r i n g l i f o r n . t i o n P r a c t i c e C h a r t e r ( i f a v a i l a b l e a n d n o t i n c l u d e d a b o v e ) ;
l f l f o r m a t i o n a b o u t i n d i v i d u a l G e n e r a l Me d i c a l P r a c t i t i o n e r s ,
G e n e l a l De n t a l P r a c t i t i o n e I 5 , P h a r m a c i s t s a n d Op t o m e t r i s t s
a n d t h e i r p r a c t i c e l e a f l e t s m u s t b e a v a i l a b l e f r o m t h e
a n n u a l p e d o r m a n c e r e p o r t ; a n d
a
a u d i t e d a n n u a l a c c o u n t 5 .
p r a c t i c e . F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t i e s m u t t e n s u r e
t h a t
p e o p l e k n o w w h o m t o a s k f o r a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n .
T h e A u i h o r i t y s h o u l d p l b l i s h t h e n a m e o f t h e p e r s o n
r e s p o n s i b l e , T h i s s h o u l d b e a s e n i o r o f f i c e r w h o i s d i r e c t l y
C o n s u l t a t i o n
0 e n e r a l P r a c t i t i o n e r F u n d h o l d e r i m u s t e n s ! r e t h a t a c o p y
( o r a s u m m a r y ) o f t h e i r m a j o r s h i f t s i n p u r c h a s i n g
i n t e n t i o n q
a c c o u n t a b l e t o t h e C h i e f E x e c u t i v e o f t h e A u t h o r i t y .
a n n u a l p l a n s , P r a c t i c e C h a r t e r ( i f s e p a r a t e ) a n d p e f o r m a n c e
C o r n p l a i n t 5 a b o u t f a i l u r e t 0 o b t a i n i n f o r m a t i o n s h o u l d b e
d e a l t w i t h a s
r e p o r t s i s a v a i l a b l e a t t h e i r p r a c t i c e f o r c o n s u l t a t i o n b y
f a r a s
p o s s i b l e b y t h e p r a c t i c e .
l f t h e
o l
p a t i e n t x A s o p y o f t h e a b o v e d o c u m e n t s s h o u l d b e s e n t
t o t h e F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o f i t y a n d a c o p y ( o r
s u m m a r y ) t o t h e l o s a l C o m m u n i t y H e a l t h C o u n c i l .
a
c o m p l a i n a n t r e m a i n s d i s s a t i s f i e d h e l 5 h e s h o u l d b e d i l e d e d
t o t h e F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t y . T h e a s s i s t a n c e
t h e C o m m u n i t y H e a l t h c o u n c i l m a y a l s o b e s o u g h t .
I n a d d i t i o n , C e n e r a l P r a c t i t i o n e r F u n d h o l d e r s a r e r e q u i r e d
t o
p l o d u c e a n n u a l a c c o u n t s f o r a u d i t o n c e a u d i t e d , t h e s e
a r e p u b l i c d o c u m e n E a n d a r e a v a i l a b l e f o r i n s p e s t i o n a t
t h e F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t y . C e n e r a l P r a c t i t i o n e r
F u n d h o l d e r s a r e d e v e l o p i n g a t a n g e 0 f m o d e l s f o r i n v o l v i n g
P a r t 5 : G e n e l r l P r a c t i t i o n $ F r n d f o l d e l s
p a t i e n t s i n s e r u i c e p l a n n i n g . T h e N H S E x e c u t i v e w i l l b e
I
l n t r o d s r t l o n
T h i s s e d i o n e x t e n d s P a r t 4 a n d d e s c r i b e s t h e a d d i t i o n a l
p u b l i s h i n g e x a m p l e s o f b e s t
p r a c t i c e i n t h i s a r e a l a t e r i n
I 9 9 5 . 6 e n e r a l P r a c t i t i o n e r F u n d h o l d e E s h o u l d e n s u r e
t h a t t h e y h a v e e f f u c t j v e c o m p l a i n t s p r o c e d u r e s i n p l a c e
i n f o r m a t i o n w h i c h 6 e n e r a l P r a c t i t i o n e r F u n d h o l d e r s , a s
p u r c h a s e r s o f s e r v i c e s , m u s t
p u b l i s h o t m a k e a v a i l a b l e .
T h r q u i r e n e n t s o f P a r t 4 r e l a t i n g t o G e n e r a l Me d i c a l
P r a . t i t i o n e r s a l s o a p p l y t o 6 e n e r a l P r a d i t i a n e r F u n d h o l d e E
i n t h e i r r o l e a s p r o v i d e r s o f C e n e r a l Me d i c a l S e r y i c e s ( c MS ) .
P r o c d u r e r f o r o b t r i | r i n g I n f o r n a t i o n
I n f o r m a t i o n a b o u t i n d i v i d u a l p r a c t i c e s s h o u l d b e r e q u e s t e d
d i r e c t f r o m t h e p r a c t i c e . C o m p l a i n t s a b o u t f a i i u r e t o p r o v i d e
i n f o r m a t i o n s h o u l d b e d e a l t w i t h a s f a r a s p o s s i b l e b y
2
I n f o . m a t i o n W h i c h S h o r l d b e P u b l i r h e d
T h e f o l l o w i n g a r e t h e d o c u m e n t s w h i c h c e n e r a l P r a c t i t i o n e r
F u n d h o l d e r s s h o u l d
p u b l i s h o r m a k e a v a i l a b l e b y g i v e n d a t e s :
t h e p r a c t i c e
l f t h e c o m p l a i n a n t r e m a i n s d i s s a t i s f i e d h e , / s h e s h o u l d b e
d i r e c t e d t o t h e F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t t l
T h e a s s i s t a n c e o f t h e C o m m u n i t y H e a l t h C o u n c i l m a y a l s o
b e s o u g h t .
,

p l a n s
l o r m a j o r s h i f t s i n p u r c h a s i n g i
a n n u a l p r a c t i c e p l a n d e s c r i b i n g h o w t h e
p r a c t i c e i n t e n d s
R e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n w h i c h i s n o t a b o u t a n i n d i v i d u a l
p r a c t i c e s h o u l d b e d i r e c t e d t o t h e F a m i l y H e a l t h S e r v i [ e s
A u t h o r i t y . T h e y m u s t e n s u f e a h a t t h e y p u b l i c i s e
t h e n a m e
o f t h e o f f i c e r w i t h i n t h e F a m i l y H e a l t h S e r v i c e s A u t h o r i t y
t o u s e i t s f u n d a n d m a n a g e m e n t a l l o w a n c e s o v e t t h e
c o m i n g y e a r a n d d e m o n s t r a t i n g t h e p r a d i c e s c o n t r i b u t i o n
t o n a t i o n a l t a r g e B a n d
p r i o r i t i e s a s w e l l a s a n y l o c a l l y -
a g r e e d o b j e c t i v e s . T h e p l a n s h o u l d i n c l u d e a n o u t l i n e
l o n g e r t e r m v i e w a n d m a y o p t i o n a l l y i n c l u d e t h e p r a c t i c e !
w h o i s r e s p o n s i b l e f o r p r o v i d i n g t h i s i n f o r m a t i o n a n d f o r
a t h e o p e f a t i o n o f t h e c o d e o f p r a c t i c e . T h i s s h o u l d b e
p r i m a r y h e a l t h c a r e t e a m c h a r t e r ( P r a c t i c e C h a r t e t J
a n d p l a n s f o r t h e p r a c t i c e l g e n e r a l m e d i c a l s e r v i c e s
( G MS ) a c t i v i t y ;
s e n i o r o f f i c e r w h o i s d i r e c t l y a c c o u n t a b l e t o t h e C h i e f
E x e c u t i v e o f t h e A u t h o r i t y .
$$
|
A N N E X D
S e c t i o n
3
t r e d f w d * s m $s f # 9 f & w f & e x * w s * h * i y W * x * * s a w & * F m * m
a c m d s r
[ n e r , a r a t s r s g c t r e n n , f i E t w w &
T h e D a t a P r o t e c t i o n A c t 1 9 9 8 , w h i c h c o v E b o t h t h e
p u b l i c a n d t t r e p r i v a t e
: e c t o r t h r o u g h o u t t h e U n i t e d
K i n g d o m , s e t s t h e r u l e s w i t h w h i c h o r g a n i s a t i o n s h o l d i n g
i n f o r m a t i o n a b o u t l i v i n g i n d i v i d u a l s o n c o r n p u t e r o r i n
s t r u c t u r e d m a n u a l r e c o r d s m u s t c o m p l y . T h i s i n f o r m a t i o n
i s
S u b j e c t t o 5 0 m e e x e m p t i o n s , d a t a c o n t r o l l e l s a l e r e q u i r e d
t o n o t i f y t h e I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r o f t h e
p r o c e s s i n g
o f p e r s o n a l d a t a t h a t t h e y d o . T h e J n f o r m a t i o n
C o m m i s r i o n e r i s t h e i n d e p e n d e n t d a t a p r o t e c t i o n
s u p e r y i s o r y a u t h o r i t y w h 0 h a s r e s p o n s i b i l i t y f o r a d m i n i s t e r i n g
a n d e n f o r c i n g t h e c a l l e d p e r s o n a l d a t a a n d t h e o f g a n i s a t i o n s a r e k n o w n A c !
p r o v i d e s
a d v i c e a n d p u b l i s h e s
a s d a t a c o n t r o l l e r s l A t t h e c o r e o f t h e r u l e s a r e t h e A c t s
d a t a p r o t e c t i o n p r i n c i p l e s ( a f o r m o f s t a t u t o r y c o d e o f
q o o d d a t a h a n d l i n g p r a ( t i c e ) .
t h e
p r i n c i p l e s r e q u i r e
g u i d a n c e a b o u t t h e A c t , d e a l s w i t h c o m p l a i n t s a b o u t p o s s i b l e
b r e a c h e s o f t h e A c t a n d m a n a g e s t h e n o t i f i c a t i o n s c h e m e .
o f t h e i n f o r m a t i o n h e l d a b o u t y o u ,
i e n o
p e r s o n a l d a t a t o b e : T o a p p l y f o r a c o p y
w r i t e t o t h e d a t a p r o t e c t i o n o m c e r o f t h e o r g a n i s a t i o n
+ p r o c e s s e d
f a i r l y a n d l a M u l l y ;
y o u a r e i n t e r e s t e d i n . A l t h o u g h t h e r e s t a t u t o r y
r e q u i f e m e n t f o r y o u
t o d o s o , i t w o u l d b e h e l p f u l t o s a y
"
a
o
+
p r o c e s s e d o n l y f o r l i m i t e d
p u r p o s e s ;
t h a t y o u a r e a p p l y i n g u n d e r s e c t i o n 7 o f t h e D a t a
P r o t e c t i o n A c t l 9 9 B f o r a c c e s s t o a n y p e r s o n a l d a t a
a b o u t y o u r s e l l l f t h e o r g a n i s a t i o n h a s d i f f e r e n t o f f i c e s o r
b r a n c h e s a n d y o u t e n o t s u r e w h i c h t o w r i t e t o , t e l e p h o n e
a d e q u a t q r e l e v a n t a n d n o t e x c e s s i v e ;
a c c u t a t e ; f i r s t a n d a s k . A l t e r n a t i v e l y , c o n t a c t t h e , n t o r m a t i o n
C o m m i s s i o n e / s o f f l c e o r l o o k a t t h e o r g a n i s a t i o n s e n t r y
o n t h e f e g i s t e r o f d a t a c o n t r o l l e f 5 h e l d b y t h e n o t k e p t l o n g e r t h a n n e c e s s a r y ;
C o m m i s s i o n e r T h i s c a n b e f o u n d o n t h e I n t e r n e t a t :
n f o r m a t i o n
*
6
p r o c e s s e d i n a c c o r d a n c e w i t h i n d i v i d u a l s r i g h t s ; w w w . d o r . g o v . u k . E x c e p t f o r
c e f i a i n m e d i c a l , e d u c a t i o n a n d
c r e d i t r e f e r e n c e r e c o r d s , d a t a c o n t r o l l e r s m a y c h a r g e a
k e p t s e c u r e ; a n d m a x i m u m f e e o f E l 0 f o r p r o v i d i n g s u b j e c t 6 c c e s s .
s n o t t r a n s l e r r e d t o n o n " E E A c o u n t r i e s w i t h o u t
a d e q u a t e
p r o t e c t i o n .
F u n h e r i n f o r m a t i o n a n d
g u i d a n c e a b o u t t h e D a t a P r o t e c t i o n
A c t c a n b e o b t a i n e d f r o m e i t h e r t h e L C D w e b s i t e a t :
w w $a l c d . 0 o v u k , / f o i / d a t o r o t . h t m o r f r o m t h e o f f i c e o f t h e
c e n t r a l a m o n g t h e l i g h t s w h i c h t h e A d
p r o v i d e s
f o r i n d i v i d u a l s t o f i n d o u t w h a t i n f o r m a t i o n
i s t h a t
a b o u t
I n f o r m a t i o n C o m m i s l i o n e r a t t h e a d d r e s s b e l o w :
i s h e l d
t h e m a n d t o o b t a i n a c o p y o f t h a t i n f o r m a t i o n . T h i s i s
k n o w n a s t h e r i q h t o f s u b j e c t a c c e s s . T h e r e i s a l s o a
T h e O f f r c e o f t h e l n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r
t i g h t W y c l i f f e H o u 5 e
W a t e r [ a n e
W i l m s l o w
C h e s h i r e S K g 5 A F
T e l :
t o h a v e i n a c c u r a i e d a t a c o r r e c t e d , b l o c k e d , e r a s e d o t
d e s t r o y e d , a n d t o s e e k [ o r n p e n s a t i o n t h r o u g h t h e c o u r t s
f o r d a m a g e a n d a s s o c i a t e d d i s t r e s s c a u s e d b y s u c h
i n a c c u r a c y , o r b y a n y o t h e r c o n t r a v e n t i o n o f t h e A c t . T h e t e
a r e a n u m b e r o f e x e m p t i o n s t o t h e r i g h t o f s u b j e c t a c c e s s
0 1 6 2 5 - 5 4 5 7 4 5
T h e C o m m i s s i o n e r a l s o h a 5 a w e b s i t e c o n t a i n i n g
i n f o r m a t i o n a n d g u i d a n c e :
w w \ i v i n f o r m a t i o n c o m i s s i o n e r . o o v u k
I N F O R M A T I O N
& w * * s m * : w & s a 6 . q * v w * w k 1 a m s a s s * & * r
& w # w w w a t l t w w f f i
*
g w l m f ; f i * w
*
t k *
t r w w & r s t m * m t a l
T h e r e h a s b e e n a l e g a l r i g h t o f a r c e s s t o e n v i r o f l m e n t a l
i n f o r m a t i o n 5 i n c e t h e c u r r e n t E n v i r o n m e n t a l J f l f o r m a t i o n
R e g u l a t i o n s
{ E l B s )
t h a t i f l f o r m a t i o n a v a i l a b l e t o e v e r y p e t s o n w h o t e q u e s t s
i t . A b o d y m a y . e f u s e t o s u p p l y i n f o r m a t i o n i n c e r t a i n
w e l e i s s u e d i n I 9 9 2 i n a c c o r d a n r e i n s t a n c e i e g . i f i t d o e s n o t c o n s i d e r t h a t t h e i n f o r m a t i o n
r e q u e s t e d i s e n v i r o n m e n t a l a s d e f i n e d b y t h e R e g u l a t i o n t
o r b e c a u s e t h e y b e l i e v e i t i s e x e m p t f r o m d i 5 c l o s u r e i n
a c c o r d a n c e w i t h R e g u l a t i o n s . T h e b o d y m u 5 t h o w e v e r
w i t h t h e E C D i t e c t i v e o n P u b l i c A c c e s s t o E n v i r o n m e n t a l
l n f o r m a t i o n ( 9 0 / 3 1 3 . / E E C) . F o r t h e
p u r p o s e s
o f t h e
r e g u l a t i o n s e n v i r o n m e n t a l i n f o r m a t i o n i s d e f i n e d a s
i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o :
g i v e r e a s o n s f o r r e f u s a l t o t h e a p p l i c a n t i n w r i t i n g .
o t h e
s t a t e o f r n y w a t e r o r a i r , t h e s t a t e o f a n y f l o r a o t A n y a p p l i r a n t d i s s a t i 5 f i e d w i t h a r e f u s a l b y a b o d y t o
m a k e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e . o r w h o c o n s i d e r s t h a t a
r e q u e s t f o r i n f o r m a t i o n h a s b e e n i n a d e q u a t e l y a n s w e r e d
o r d e l a y e d r n a y s e e k a f e m e d y i n a n u m b e r o f w a y s W h e r e
f a u n a , t h e s t a t e o f a n y s o i l , o r t h e s t a t e o f a n y n a t u r a l
s i t e o r o t h e r l a n d i
"
a n y a c t i v i t i e s c r r n e a s u r e s
{ i n c l u d i n q
a c t i v i t i e s g i v i n q
r i s e
t h e r e q u e s t f o r i n f o r m a t i o n i s m a d e o f l o c a l g o v r n m e n t ,
t h e a p p l i c a n t m a y a l r e a d y a p p l y t o t h e l o c a l g o v e r n m e n t
o m b u d s m a n o n g r o u n d s o f m a l a d m i n i s t r a t i o n g i v i n g r i s e
t o n o i s e o r a n y o t h e r n u i s a n c e ) w h i c h a d v e E e l y a f f e c t
a n y t h i n g m e n t i o n e d i n s u b - p a r a g r a p h ( a ) a b o v e o r a r e
l i k e l y a d v e r s e l y t o a f f e c t a n y t h i n g s o m e n t i o n e d ; a n d t o i n j u s t i c e . l f a l l e l s e f a i l s , a n a c i i o n t o e n f o r c e t h e d u t y
p r o y i d e d f o r i n R e g u l a t i o n 3 { 6 ) m a y b e t a k e n i n t h e Co u r t 5 .
s a n y a c t i v i t i e s o r a d m i n i s t r a t i v e o r o t h e r r n e a 5 u l e s
{ i n c l u d i n g
a n y e n v i r o n m e f l t a l m a n a g e m e n t p r o g r a m m e 5 }
w h i c h a r e d e s i g n e d t o
p r o t e c t a n y t h i n g s o m e n t i o n e d :
F u d h e f i n f o r m a t i o n o n t h e E n v i f o n m e n t a l l n f o r m a t i o n
R e g u l a t i o n s , i n c l u d i n g g u i d a n c e a o t e s w h i c h r e f l e c t p o l i c y
o n h o w t h e R e g u l a t i o n s s h o u l d b e i n t e r p r e t e d c a n b e
T h e s c o p e o f t h e E l R s i s w i d e a n d a p p l i e s t o a l l g o v e r n m e n t f o u n d o n l i n e a t :
w w w d e f r a . g o v u k , / e n v i r o n m e r l / D u b a c c e s s , / m i n i s t e r s , g o v e r n m e n t
d e p a r t m e n b , l o c a l a u t h o r i t i e s , a n d
a n y
p e r s o n
o r 0 r g a n i s a t i o n c a r r y i n g o u t f u n c t i o n t o f p u b l i [
a d m i n i s t r a t i o n w i t h f e s p o n s i b i l i t i e s i n r e l a t i o n t o t h e
e n v i r o n m e n t . l t a l s o i n c l u d e s a n y b o d y w i t h p u b l i c
r e s p o n s i b i l i t i e s f o r t h e e n v i r o n m e n t w h i c h i s u n d e r t h e
g u i d a c e . / i n d e x . h t n
c o n t r o l o f a s u c h a p e f s o n o r o r g a n i s a t i o n .
T h e r e g u l a t i o n J a p p l y t o i n f o r m a t i o n h e l d i n w r i t t e n ,
v i s u a l , a u l a l o r d a t a b a s e f o r m . l t i n c l u d e s i n f o r m a t i o n
c o n t a i n e d i n d o c u m e n t s , p i [ a u t e t m a p s a n d l e c o l d s w h e l e
r e c o r d s a r e t a k e n t o i n c l u d e r e g i s t e r s , r e p o t s , r e t u t n s ,
c o m p u t e r r e c o r d s { e g . d a t a b a s e s ) a n d o t h e r n o n { o c u m e n t a r y
r e c o r d s . T o m a k e a n a p p l i c a t i o n , w r i t e t o t h e a u t h o r i t y
c 0 n c e r n e d , c i t i n g t h e R e g u l a t i o f l s . A u t h o r i t i e s h a v e u p t o
t w o m o n t h s t o r e s p o n d t o y o u r r e q u e s t .
T h e R e g u l a t i o n s s t a t e t h a t a n y b o d y w h i c h h o l d s a n y
i n f o r m a t i o n t o w h i c h t h e R e g u l a t i o n s a p p l y s h a l l m a k e
S e c t i o n
& s * * * & * *
5
f u * * + i r $ f f i * w * s n m w m t
E x * f c l r m * 8 f f w * ?
U n d e I e x i s t i n g r u l e s t h e
p u b l i c a l r e a d y h a v e a c c e s s t o t h e
m i n u t e s a n d r e p o r t s f r o m c o u n c i l m e e t i n g s a n d t h e
r e a s o n s w h y c o u n c i l s h a v e m a d e d e c i s i o n s .
K e y d e c i s i o n s a r e d e f i n e d a s e x e c u t i v e d e c i s i o n s w h i c h a r e
l i k e l y t 0 h a v e s i g n i f i c a n t f i n a n c i a l i m p l i c a t i o n s w i t h
r e g a r d t o t h e l o c a l a u t h o r i t y s b u d g e t f o r t h e s e r v i c e s o r
f u n c t i o n t o w h i c h t h e d e c i s i o n r e l a t e s , o t a d e c i s i o n w h i c h
T h e L o c a l o o v e r n m e n t A E t 1 9 7 2 a p p l i e s t o a l l p r i n c i p l e
c o u n c i l s
( i . e . d i s t r i c t , b o r o u g h , a n d
i s s i g n i f i c a n t i n i t s e f f e c t o n c o m m u n i t i e s w i t h i n t w o o f
r o u n t y c o u n c i l s ) . l t m 0 r e w a r d s i n t h e a r e a o f t h e l o c a l a u t h o r i t y o r e l e c t o r a l
p r o v i d e t h e p u b l i c a n d p r s s w i t h a c c e s s t o m e e t i n g s a n d
c o n n e c t e d p a p e r s
o f t h e f u l l c o u n c i l a n d i t s c o m m i t t e e s
a n d s u b - c o m m i t t e e s , f i v e c l e a r d a y s b e f o f e t h e m e e t i n g
t a k e s p l a c e u n l e s s ( o n f i d e n t i a l o r e x e m p t i a f o r m a t i o n ,
d i v i s i o n s i n C o u n t i e s i
T h e c o n s u l t a t i o n p a p e , A c c e s s t o l n f o m d t i o n i n L o c o l
G o v e t n n e n t i s s u e d b y t h e O f f i c e o f t h e D e p u t y P r i m e
l v l i n i s t e r o n 2 S e p t e m b e r 2 0 0 2 s e t s o u t i n m o r e d e t a i l t o b e d i s c l o s e d . l t a l s o
o i v e s
a r i g h t t o s e e t h e b a c k g r o u n d p a p e f s f e l i e d u p o n b y t h e
a s d e f i n e d i n t h e A c t , i s l i k e l y
b o t h t h e c u r r e n t a n d f u ! u r e f r a m e w o r k g D v e r n i n g a c c e s s
o f f i c e r d r a w i n g u p t h e r e p o r t f o r t h e m e e t i n g . t o i n f o r m a t i o n i n L o ( a l A u t h o r i t i e s . l t c a n b e f o u n d o n l i n e
a l
P a r i s h a n d t o w n c o u n c i l s a r e c o v e l e d b y i h e P u b l i c B o d i e s
w w w l o c a l - r e g i o n s . o d o m . o o v u k / c o n s u
l t /
r e v i e , , / i n d e x . h t m
{ A d m i s s i o n
t o M e e h n g s ) A c t 1 9 6 0 a n d P a t t 2 , s e c t i o n
2 2 8 o f t h e L o c a l G o v e r n m e n t A c t 1 9 7 2 r e l a t i n g t 0 t h e
i n s p e c t i o n o f d o c u m e n t s T h e 1 9 6 0 A c t p t o v i d e s t h e
L o [ a l A u t h o r i t i e s w i l l a l s o b e a w a r c o f t h e c o o d P m d i c e
N o t e o n A r c e s s t o l n f o r m o t r o n p r o d u c e d b y t h e l o c a l
p [ b l i c w i t h a r i g h t t o b e a d m i t t e d t o m e e t i n g s u n l e s s a u t h o r i t y a s s o c i a t i o n s i n J u 0 e 1 9 9 5 .
c o n f i d e n t i a l b u s i n e s s i 5 b e i n g d i s c u s s e d . T h e 1 9 7 2 A c t
p r o v i d e s
t h a t t h e m i n u t e s o f a m e e t i n g b e o p e n t o
i n s p e c t i o n t o t h e p u b l i c .
s u p p l e m e n t a r y r e g u l a t i o n s w e r e i 5 5 u e d u n d e r P a r t l l o f
t h L o c a l C o v e r n m e n t A c t 2 0 0 0 i n t h e l i g h t o f n e w
e x e c u t i v e d e c i s i o n m a k i n g s t r u c t u t s c l e a t e d u n d e t t h i s
A c t . I h e L o c o l A u t h o t i t i e s
( E x e c u t i v e
( A c c e s s t o
A
a n g e m e n t s )
l n f o m a t i o n )
( E n g l o n d
)
R e g u l a t i o n s a p p v f i e
r e g i m e c r e a t e d b y P a d V A o f t h e 1 9 7 2 A c t ( d e s c r i b e d
a b o v e ) t o t h e e x e [ u t i v e d e [ i s i o n m a k i n g
p r o c e 5 s a n d g l v e
t h e p u b l i c a r i g h t o f a c c e s s t o m e e t i n g s , d o c u m e n t s a n d
r e a s o n s f o r d e c i s i o n s s h o u l d h a v e a c c e s s t 0 m e e t i n g s
d o c u m e n t s a n d d e . i s i o n s w h e l e t h e d e c i s i o n t o b e t a k e n
i s a k e y d e c i s i o n :
P a g e 1
o f 2
o
i l * r * S f u a * * * 1 * * r $ # * # # r t r f i * n *
S r * s * f f i * t l * s , s
4 2 4 t 0 2
2 8 N o v e m b e r 2 0 0 2
G O V E R N M E N T T O E X T E N D T H E I M P A C T O F FR E E D O M O F I N FO R M A T I O N
P u b l i c a c c e s s t o i n f o r m a t i o n f r o m D u b l i c b o d i e s i s t o b e e x t e n d e d a s
t h e g o v e r n m e n t a n n o u n c e s i t s i n t e n t i o n s t o r e p e a l o r a m e n d u p t o
o n e - h u n d r e d i t e m s o f l e g i s l a t i o n w h i c h c u r e n t l y
p r o h i b i t
d i s c l o s u r e
o f i n f o r m a l i o n a n d r e p l a c e t h e m w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e n e w
Fr e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0 .
s e c t i o n 2 8 o f t h e H e a l t h a n d S a f e t y a t W o f t A c t 1 9 7 4 w i l l b e a r n e n d e d
t o b r i n g i t i n t o l i n e w i t h t h e Fr e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t . T h e
a m e n d m e n t w i l l e n t a i l t h e H e a l t h a n d S a f e t y C o m m i s s i o n a n d E x e c u t i v e
d i s c l o s i n g i n f o r m a t i o n w h e r e t h e r e i s a c l e a r
p u b l i c
i n t e r e s t i n
d o i n g s o .
I n a d d i t i o n , M i n i s t e r s a t b o t h t h e D e p a r t m e n t o f H e a l t h a n d D e f r a
f a v o u r t h e r e p e a l o f s e c t i o n
1 1 8 o f t h e M e d i c i n e s A c t 1 9 6 8 w h i c h
w o u l d r e m o v e a b l a n k e t b a n o n r e l e a s i n g i n f o r m a t i o n c o n c e r n i n g
c l i n i c a l t r i a l s a n d r e p l a c e t h a t w i t h t h e e x e m p t i o n s a n d
p u b l i c
i n t e r e s t t e s t s i n t h e Fr e e d o m o f I n f o r m a l i o n A c t .
T h i s r e v i e w o f l e g i s l a t i o n i s
p a r t o f t h e A n n u a l R e p o r t o n t h 6
l m p l e m e n t a t i o n o f t h e Fr e e d o m o f I n f o r m a l i o n A c t 2 0 0 0 , w h o s e
p u b l i c a t i o n
t o d a y c o i n c i d e s w i t h t h e f | s t m a j o r m i l e s t o n e i n
d e l i v e r y . Fr o m S u n d a y
l
D e c e m b e r 2 0 0 2 , c e n t r a l g o v e m m e n t w i l l l a u n c h
t h e i r d e p a r t m e n t a l
p u b l i c a t i o n
s c h e m e s , a s a g r e e d w i t h t h e
I n f o r m a t i o n C o m m i s s i o n e r . T h e s e s c h e m e s s e t o u t a
p r o a c t i v e
p u b l i c a t i o n p r c g r a m r n e ,
w h i c h i s n o w a l e g a l r e q u i r e m e n t u n d e r t h e
Fr e e d o m o f l n f o r m a t i o n A c t .
N e w i n f o r m a t i o n t o b e p u b l i s h e d
m a i n l y c o n c e r n s t h e i n t e r n a l w o r k i n g s
o f
g o v e r n m e n t
d e p a r t m e n b . Fo r e x a m p l e , D FI D a r e t o
p u b l i s h
t h e i r
Q u a r t e r l y P e r f o r m a n c e r e p o r t s a n d t h e L o r d C h a n c e l l o r s D e p a r t m e n t i s
o n e o f s e v e r a l d e p a r t m e n t s w h i c h h a v e c o m m i t t e d t h e m s e l v e s t o
p u b l i s h i n g
t h e a g 6 n d a s a n d s u m m a r y m i n u t e s o f k e y s e n i o r m a n a g e m e n t
m e e t i n g s .
A l s o , i n f o r m a l i o n o f i n t e r e s t t o t h e
p u b l i c b u t
p r e v i o u s l y
d i f f c u l t
t o o b t a i n w i l l b e p r o a c t i v e l y p u b l i s h e d . Fo r e x a m p l e , t h e M i n i s t r y o f
D e f e n c e h a s i n c l u d e d a c l a s s o f i n f o r m a t i o n o n U FO s i n i t s
p u b l i c a t i o n
s c h e m e . T h e " R e n d l e s h a m f i | e " , w h i c h c o n c e m s a r e n o w n e d
a l l e g e d U FO s i g h t i n g i n S u f f o l k i n 1 9 8 0 , h a s o n l y p r e v i o u s l y b e e n
p r o v i d e d
t o a b o u t 2 0
p e o p l e .
T h i s a n d o t h e r r e p o r b , w h i c h h a v e b e e n
p r e v i o u s l y
o n l y r e l e a s e d t o t h e
p u b l i c o n r e q u e s t , w i l l n o w b e m a d e
a v a i l a b l e .
Fr e e d o m o f l n f o r m a t i o n M i n i s t e r Y v e t e C o o p e r , s a i d :
" T h e s e f i l s t s t e p s m a r k i m p o r t a n t
p r o g r e s s
t o w a r d s c h a n g i n g t h e
c u l t u r e o f G o v e r n m e n t a n d e x t e n d i n g t h e
p u b l i c s r i g h t t o k n o w w h a t
i s b e i n g d o n e i n t h e i r n a m e . "
h t t p : / / 2 1 3 . 3 8 . 8 8 . 1 9 5 / c o i / c o i p r e s s . n s f / 3 l 2 5 f 7 f c 7 d e 1 d 0 f b 8 0 2 5 6 b P l 0 0 3 3 7 4 a d l 8 f 3 7 b d 4 0 5 3 t
2 8 / l l / 2 0 0 2
P a g e 2 a f 2
- T h e
y e a r :
A n n u a l R e p o r t d e t a i l s t h e G o v e r n m e n t s
p r o g r e s s o v e r t h e l a s t
- T h e r e v i e w o f s o m e 4 0 0 i t e m s o f l o g i s l a t i o n
p r o h i b i t i n g
d i s c l o s u r e
o f i n f o r m a t i o n a n d t h e c o n c l u s i v e d e c i s i o n s a b o u t r e p s a l o r
r e t e n t i o n o f a r o u n d h a l f ( 9 7
i t e r E h a v e b e e n i d e n t i f i e d a s e a r l y
c a n d i d a t e s f o r r e D e a l o r a m o n d m e n t a n d 7 9 i t e f i E a s c a n d i d a t e s f o r
r e t e n t i o n ) .
- T h e i n t r o d u c t i o n o f a l e g a l o b l i g a t i o n f o r a
p u b l i c a t i o n
s c h e m e
d e t a i l i n g t h e c l a s s e s o f i n f o r m a t i o n t h a t w i l l b e
p u b l i s h e d b y
g o v e r n m e n t
d p a r t m e n t s
( f r o m
3 0 N o v e m b e r 2 0 0 2 ) , l o c a l a u t h o r i t i e s
( f r o m
2 8 F e b r u a r y 2 0 0 3 ) a n d t h e
p o l i c e
a n d a r m e d f o r c o s ( f r o m 3 0
J u n e 2 0 0 3 ) .
- T h 6
p u b l i s h i n g o f c o d e s o f
p r a c t i c e g i v i n g g u i d a n c e
t o
p u b l i c
a u t h o r i t i e s o n w h a t t h e y n e e d t o d o t o c o m p l y w i t h t h e r e q u i r e m o n t s
o f t h e A c t i n a n s w e d n g r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n a n d i n m a i n t a i n i n g
t h e i r r e c o r d s .
N o t e s t o E d i t o r s
1 . C o p i e s o f t h e F o l A n n u a l R e p o r t 2 0 0 2 a n d t h e R e v i e w o f S t a t u t o r y
B a r s a r e a v a i l a b l e o n l i n e a t h t t p : / / v w w . l c d . g o v . u k
2 . T h e l e g a l o b l i g a t i o n s o f t h e A c t w i l l e v e n t u a l l y a p p l y t o s o m e
1 0 0 , 0 0 0
p u b l i c
a u t h o d l i s , i n c l u d i n g l o c a l a u t h o r i t i e s ,
p o l i c e
f o r c e s , s c h o o l s a n d d o c t o r s , a s w e l l a s a n u m b e r o f
p r i v a t e
s e c t o r
b o d i e s .
3 . T h e f i r s t m i l e s t o n e - g o v e m m e n t d e p a r t m e n t s i n f o r m a t i o n
p u b l i c a t i o n
s c h e m e s - i s r e a c h e d o n S u n d a y 1 D e c e m b e r 2 0 0 2 . C o p i e s
c a n b e o b t a i n e d f r o m e a c h i n d i v i d u a l d e o a r t m e n t .
I t w i + t t
f { * r ,
$ s
t
F B s q
h t t p / 1 2 1 3 . 3 8 . 8 8 . 1 9 5 / c o i / c o i p r e s s . n s f / 3 1 2 5 f i f c 7 d e l d 0 f b 8 0 2 5 6 b f 4 0 0 3 3 7 4 a d / 8 f j 7 b d 4 0 5 . . . 2 8 1 1 1 / 2 0 0 2
I n p u t t o L C D S p e e c h
[ A s
I h a v e a l r e a d y s a i d ] t h e F O l A c t e x p e c t s a u t h o r i t i e s t o p u b l i s h
i n f o r m a t i o n
t h a t i s o f i n t e r e s t t o t h e
p u b l i c .
T h i s h a s p r o m p t e d
t h e M i n i s t r y o f D e f e n c e t o
i n c l u d e a C l a s s o f I n f o r m a t i o n o n U n i d e n t i f i e d F l y i n g O b j e c t s . T h e
R e n d l e s h a m F i l e
[ e x t r a c t s
i n c l u d e d i n t h e b r i e f i n g p a c k ]
h a s b e e n
p r o v i d e d
t o
o v e r 2 0 i n d i v i d u a l a p p l i c a n t s . B y i n c l u d i n g i t i n t h e P u b l i c a t i o n S c h e m e M O D
a r e r e c o g n i s i n g t h e l e v e l o f i n t e r e s t . I n a d d i t i o n , b y m a k i n g t h e c o n t e n t s o f t h e
f i l e
-
s o m e 1 7 0
p a p e r s - g e n e r a l l y
a v a i l a b l e , t h e y w i l l a l s o r e d u c e t h e
, A r f $ h e r
U F O a d m i n i s t r a t i v e e f f o r t i n v o l v e d i n h a n d l i n g i n d i v i d u a l r e q u e s t s .
r e p o r t s t h a t a r e r e l e a s e d i n r e s p o n s e t o l p u b l i c r e q u e s k f r o m N o v e m b e r 2 0 0 2
w i l l a l s o b e m a d e
g e n e r a l l y a v a i l a b l e .
F o r Q&A
P a c k :
W h y d o e s M O D t a k e a n i n t e r e s t i n U F O s ?
T h e M O D e x a m i n e s r e p o r t e d s i g h t i n g s s o l e l y t o e s t a b l i s h w h e t h e r t h e y
p r e s e n t a n y e v i d e n c e t h a t t h e U n i t e d K i n g d o m s a i r s p a c e m i g h t h a v e b e e n
c o m p r o m i s e d b y h o s t i l e o r u n a u t h o r i s e d a i r a c t i v i t y .
>
m o v e d a b o u t a n d
p u l s e d .
A t o n e p o i n t i t a p p e a r e d t o t h r o w o f f g l o w i n g
l p a r t i c l e s
a n d t h e n b r o k e i n t o f i v e s e p a r a t e w h i t e 0 b i e 6 { s a n d t h e n
l m m e d i a t e l y
t h e r e a f t e r , t h r e e s t a r - l i l i e o b j e c t s w e r e
l i s a p p e a r e d .
t n o t i c e d i n t h e s k y , t w o o b j e c t s t o t h e n o r t h a n d o n e t o t h e s o u t h , a l l o f
>
w h i c h w e r e a b o u t 1 0 d e g r e e s o f f t h e h o r i z o n . T h e o b j e c t s m o v e d r a p i d l y i n
> s h a r p a n g u l a r m o v e m e n t s a n d d i s p l a y e d r e d , g r e e n a n d b l u e l i g h t s . T h e
> o b j e c t s t o t h e n o r t h a p p e a r e d t o b e e l l i p t i c a l t h r o u g h a n 8 - 1 2
p o w e r
l e n s .
>
T h e y t h e n t u r n e d t o f u l l c i r c l e s .
" T h e
o b j e c t s t o i h e n o r t h r e m a i n e d i n
>
t h e s k y f o r a n h o u r o r m o r e . T h e o b j e c t t o t h e s o u t h w a s v i s i b l e f o r t w o
> o r t h r e e h o u r s a n d b e a m e d d o w n a s t r e a m o f l i g h t f r o m t i m e t o t i m e . "
>
A l t h o u g h t h e s e r y i c e m e n h a d t r i e d t o c a p l u r e t h e s i g h t i n g s o n c a m e r a , a
> f u r t h e r d o c u m e n t d i s c l o s e d t h e t t h e f i l m w a s a t f a u l t - D e s D i t e t h e n u m b e r
>
a n d v a r i a t i o n o f l i g h t s s e e n c o m i n g f r o m t h e U F O , n o t h i n g h a d s h o w n u p o n
> a n R A F r e d a r . A m e m o f r o m t h e M o D i n c l u d e d i n t h e f i l e s h o w s s o m e
>
s c e p l i c i s m a b o u t t h e s i g h t i n g s , a l t h o u g h i t s a i d t h e d e p a r t m e n t r e m a i n e d
>
" o p e n - m i n d e d
a b o u t t h e m . l t s a i d :
" N o
e v i d e n c e w a s f o u n d o f a n y t h r e a t
>
t o t h e d e f e n c e o f t h e U n i t e d K i n g d o m , a n d n o f u r t h e r i n v e s t i g a t i o n s w e r e
>
c a r r i e d o u t .
>
" N o f u r t h e f i n f o r m e t i o n h a s c o m e t o l i g h t w h i c h a l t e r s o u r v i e w t h a t t h e
>
s i g h t i n g s o i t h e s e l i g h t s w a s o f n o d e f e n c e s i g n i f i c a n c e .
" N o
> u n i d e n t i f i e d o b j e c t w a s s e e n o n r a d a r d u r i n g t h e
p e r i o d i n q u e s t i o n ,
a n d
>
t h e r e w a s n o e v i d e n c e o f a n y t h i n g h a v i n g i n t r u d e d i n t o U K a i r s p a c e , a n d
>
l a n d e d n e a r R A F W o o d b r i d g e . " T h e M o D s a i d o n e t h e o r y a b o u t t h e s i g h t i n g s
>
w a s t h a t i t c o u l d h a v e b e e n t h e b e a m o f t h e O r f o r d N e s s l i g h t h o u s e
" w i t h
>
d i s t o r t i o n s b e i n g c a u s e d b y t h e b e a m h a v i n g b e e n s e e n t h r o u g h l h e t r e e s " .
>
" T h e r e
w e r e a l s o s u g g e s t i o n s t h a t f i r e b a l l a c t i v i t y m i g h t e x p l a i n s o m e o f
>
t h e l i g h t s .
" l n
t h e a b s e n c e o f a n y h a r d e v i d e n c e , t h e M o D r e m a i n s
> o p e n - m i n d e d a b o u t t h e s e s i g h t i n g s . " e n d
> T h e L 0 r d C h a n c e l l o f s D e p a r t m e n t , w h i c h h a s r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e F r e e d o m
>
o f I n f o r m a t i o n A c t , s e i d L t C o l H a l t s r e p o r t w a s m a d e
p u b l i c
i n 1 9 8 3 w h e n
>
a r e q u e s l w a s m a d e t h r o u g h t h e U S F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t .
>
T h e L C D s a i d :
" W h i l e
t h e r e h a s b e e n f a i d y s u b s t a n t i a l c o n e s p o n d e n c e
> a b o u t t h e i n c i d e n t , a n d t h e f i l e h a s b e e n t h e o r e t i c a l l y u n d e r l h e C o d e o f
> P r e c t i c e o n A c c e s s t o G o v e m m e n t I n f o r m a t i o n s i n c e 1 9 9 4 , n o r e q u e s t f o r
>
t h e w h o l e f i l e w a s m a d e u n t i l M a y 2 0 0 1 . T h e w h o l e f i l e w a s r e l e a s e d e p a r l
>
f r o m f i v e d o c u m e n t s w h i c h w e r e w i t h h e l d c i t i n g t h e n a t i o n a l d e f e n c e
>
e x e m p t i o n o f t h e C o d e o f P r a c t i c e o n A c c e s s t o G o v e r n m e n l I n f o r m a t i o n ,
>
T h e P a r l i a m e n t a r y O m b u d s m a n r e c o m m d n d e d i n J u l y 2 0 0 2 t h a t t h e s e i l e m s b e
> r e l e a s e d a s w e l l . " T h e M o D o n l y e x a m i n e r e p o r t e d U F O s i g h t i n g s t 0
>
e s t a b l i s h w h e t h e r t h e y
p r e s e n t
a n y e v i d e n c e t h a t U K a i r s p a c e m a y h a v e b e e n
>
" c o m p r o m i s e d
b y h o s t i l e o r u n a u t h o r i s e d a i r a c t i v i t y " . O l h e r U F O r e p o r t s
>
t h a t a r e r e l e a s e d i n r e s p o n s e t o
p u b l i c r e q u e s t s f r o m n o w w i l l b e m a d e
> g e n e r a l l y
a v a i l a b l e , t h e L C D s a i d . e n d
"
T h i s e - m a i l
( a n d a n y a t t a c h m e n t ) i s i n t e n d e d o n l y f o r t h e a t t e n t i o n o f t h e
a d d r e s s e e ( s ) . l t s u n a u t h o r i s e d u s e , d i s c l o s u r e , s t o r a g e o r c o p y i n g i s n o t
p e r m i t t e d .
l f y o u a r e n o t t h e i n t e n d e d r e c i p i e n t ,
p l e a s e
d e s t r o y a l l c o p i e s
a n d i n f o r m t h e s e n d e r b y r e t u m e - m a i l .
I n t e r n e t e - m a i l i s n o t a s e c u r e m e d i u m . A n y r e p l y t o t h i s m e s s a g e c o u l d b e
i n t e r c e p t e d a n d r e a d b y s o m e o n e e l s e . P l e a s e b e a r t h a t i n m i n d w h e n d e c i d i n g
w h e t h e r t o s e n d m a t e r i a l i n r e s p o n s e t o t h i s m e s s a g e b y e - m a i l .
T h i s e - m e i l ( w h e t h e r y o u a r c t h e s e n d e r o r t h e r e c i p i e n t ) m a y b e m o n i t o r e d ,
r e c o r d e d a n d r e t a i n e d b y t h e L o r d C h a n c e l l o / s D e p a r t m e n t . E - m e i l m o n i t o r i n g
/ b l o c k i n g s o f t w a r e m a y b e u s e d , a n d e - m a i l c o n l e n t m a y b e r e a d
q t
a n y t i m e .
Y o u h a v e a r e s p o n s i b i l i t y t o e n s u r e l a w s a r e n o t b r o k e n w h e n c o m p o s i n g o r
f o r w a r d i n g e - m a i l s a n d t h e i r c o n t e n t s .
o
( u o r a i
L a t o r t p o l l t l c a l
n o w
l n d a n l l y l l a
g u a r d
i a n . c o . r . r k l p o l i t i c s
U U h i t e h a l l
s e c r e c y
l a r r s
f a l l
a s i n f i o r m a t i o n
a c t
b i t e s
i n E p r r l i a m c n !
g . n d
! b e I { i n
i s $ y o f D c f e n c e , a r c s t i l l k c c p .
i n g t h e m i n u t c s o f t b e i r t o p
6 e c u t i v e s m e e t i n g s s e c r e t .
[ t r e d e c i E l o n t o s r a n t o
j e c t
o f b a n l e s a c r o l s W h t t c -
h e i l , w i t h L o r d I r c i n c , t h e l o d
c h a n c e l l o l ,
{ l t h t i l g t h e c a u s
o f o p e [ q e s s a g a i n s t c i v l l s c r .
v a n t r
i r o r h e r n i n i s t r i e s t r y .
i n g t o k e e p l a w s b r o n i n g r h e
s v r e e p a s l c l e s e c r E c y i s t h c s u h -
D r v i d H . n o k e
W e g t m i n s t g r c o r r s s p o n d 6 n t
r e l e a s e o f i n f o r m a t i o n .
S h a r i n g h b s c n t l m e D t s a r e
T h c
g o v e r n m e r t y e r t e r d a y A . l a n M i l b u r n , r h e h e a l r h s e c -
p r o m i s e d l o r e p e a l o r a l I l e t l d r e t a l y , r n d M a r g a r e t B e c . k c n ,
9 7 l r $ $ a n d r e v i e w a f u n h e r t h e e n v i r o D m c a t s e c r t { I y ,
2 0 0 r h E t b a n t h e p u b l t c a t i o n o f
w h o
a l t
p l & n n i n g
r o e r d t h e
S o e c 7 9 l a w s a r e t o b e k e p t o f f r n c e t o r e l e a s c o m $ c r c l a l
m g i n l y t o
p r o t c c t
i n f o r m t - I n f o r n a t l o n o n d n : g r a n d v e r -
-
t i o l h e l d o n m e m b e l s o f t h e
c r i n & r y
p ] o d u c t s .
p u b u c
-
i o t h e b i S E e s t
f t ! i e w A c o n s u l t e d o n
p a p e r w i l l b e
o f u n n e c e s s a r y s e c r t c y u n d r - i s s u e d n e J d m o n t h r e p e a l i n g
t r . k e o f o . m o r t t h N n 2 0 t h e b a n o r i n f o r m a t i o n h e l d
Y v e t t e C o o p e r , l h e j u n i o r
t a r s .
b y b o t h t h e m e d l c t n e s c o l t r o l
m l o i l t e r a t l h e L o r d C b a n c e l . 8 t E n q 4 n d t h e v t e r i n a l y
l o r s D e p r r t m e n t , s a i d t h o m e d l c i n e s d i r c s r o r a r e ,
m o v e s w e r c r h r f l r s t s t a E e
o f
l h c h e a l t h a n d s a f c r y e x c c u -
i m p l e m e n t i o g d t e l o n g t i \ h E s a . l s o a g l c c d t o e n d a
d e l 8 y e d f t e e d o m o f l n f o r m a .
-
b l a n k e t b a n o n i n f o m s r i o n
t l o n A f i , w h i c h w i u n o t c o m e
I
h e l d o n m a j o r r a i l e n d f a { t o r y
I
I a c l d e n $ l v h i c h c o u ] d o p c n I i [ t o f o r c e
u t t i l 2 0 0 5 .
h o m M o n d E y a r e r y
6 o v e r o -
t h c w a y t o t h
D u b l t c
g e d i n g
m c n t d e p t r f i n e n r a n d W h t t + m o r e d e l a i l s o n s o l n e o f t h c
h a l l a S E n c y w i l l h a v e b l t s t o n
r e 4 e n t s e r i o u s ! & i l c r a s h e s s u c h
i t 6 * b s i t e a l l
t h c t y p s o f p u b - a s t h o 6 e a t L a d b . o k e G r o v c ,
h b n n r t i o n
h e l d b y r r g l i t t l l a l l . l a w m a l i R g
t a c r i m i n a l
a n i l f e d s r u t s , T b e c o v e m .
r n ! $ w i U s l s o m a i n t a i n E
b s n
o n i n i o m a b o n h c l d b y t l e v a l -
t h e C a m p a l E f o r f t e d o m o f
M a u r i f l a r * e l d , l r t c r o ! o f
u a r i o n o f f i c c f r o m p e r s o n a l
v i s t t i t o
p e o p l e ! h o m e 6 .
S t i l l u n d r r r e v i e * a r e h o \ r t
r l e a s e d o r t c i i l d r e n i n Y o l v e d
i o a d o p t i o n
D r o e d u r e 6
a n d
o n
p e o p l e
w h o 6 1 ] t o c l i n l c s t r e a t .
i D g s e x u a l l y
I t r f o m e t i o n , y s t e r d a l
w e l -
c o E e d d l e g E v e m m e n t c
m o v e
m u c h i l f o r m a t i o n
g h o u l d
b e
t o r c p e a l L l a r g e n u m b e r o f
l a w s b a r u i n g l h e r e l a s e o f
p u b l i c a t i o n
s c h e m $ d i d n o t
r r l ( t r e
o F p o r t u t i t y t o r c l a s
h f o r m a t i o l . B u t h e l r a g d l g -
f
,
a D D o l n t c d
t l l a t n 8 J : y o f r h e
i
) . :
! : . ;
: i i
.
e a s e s .
l i c a o n s t h a t a r e a v a i l a b l e
m i n u r e s o f
t h e
t o p
b o d i e s a n d r c p o n s l r o m
f r e p E r t m e n t $ t l l p u b l i s h
5 0
i n f o r m a r j o n h e l d b y v a t e c o m p t r i e s
-
f r o m t h o r e
M I S a n d M I 6 ,
p a l c n t
t r a d e w l r o
t $ t h e r h f o r m a t i o n o n
s e c r e r s a n d l r & d o s s ( r e t s o n a b a n o i r s t o t e p o r t s o n d a n -
a d v l s c r s ,
& h e r b o d i e s , i n c l u d - t h c o m p o s i r i o n o f f f i i h s c . s g e r ) u s
e l e d r i c a l a D D l i r o c e s .
o l ^ a l r a s ,
m e o f
I n k m a r i o A a l D e v e l o D m e n l d a m a g r d c h i l d r a n , p e t s 0 n h l
l e c t e d b y a l a r g e n u m b e r o f m a k i n g
a n d
t b c L o r d c h a r c e l l o r s d t a i : s h e l d o n c h j t d s u p p o r t
$ p n c i e s
6 n d l n s D e m o r s o f p r i - a v a i L & b l c :
*
t h e i r
h t o r r t r t i o n
l h e g u b l i c o n I n f o r m c t i o n k r D r s e c r c t w l l l
T h c c h a n t e w i l l m e 6 D l b r t h c i n c l u d e
D e r s o o s l d e t a i l s h s l d
f i r s t t i m e s o m e m i n i s t r i e s o n c h i l d r c l w i r h s p c c i a l n e e d s ,
n o l a b l y t h e D e p a r r m e n t m e d i c a l e v i d c n $ e o n v a c c i n e -
d c m a n d .
t 0
P o t t e r s B a f a n d H a f f i d d .
H c { l t h i s k e n ! o
p l o t e c t
c o n .
f i d e n t i a l i t y i n t h e a r e a b y a
b l a n k e r b s , n o n t l l e r e l c t r S c
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T I I E t r u t h i s o u t t h e r e
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A c l a s s i f i e d M i n i s t r y o f D e f e n c e
r e p o r t , p u b l i s h e d
f o r t h e f i r s t t i m e
y s t e r d a y , d e t a i l s t h e b i z a r r e s i g h t i n g
o f a I J F O i u t h e S u f f o l k c o u n t r y s i d e .
R e a d i n g m o r e l i k e a s c r i p t f o r T h e
X - F i l e s , i t t e l l s o f s t r a n g e g l o w i n g
o b j e c t s , m y s t c r i o u s d e p r c s s i o n s i [ t h o
g r o u n d a n d f a r m a n i m a l s i n a f r e n z y .
T h e R e n d l e s h a m F i l e
-
u n t i l n o w
o n l y 2 0 p e o p l e
-
d o c u m e n t s
h o w A m e r i c a n s e r v i c e r n e n s a w t h c
m y s t e r i o u s o b j e c t s i n R e n d l e s h a m
s e e n b y
I t
l o o k s l i k e t h e J v e
f o u n d
t h e D a m i e n H i r l t t h i n g ,
w e r e f o u n d i n t h e g r o u n d , a l o n g w i t h
h i g h l e v e l s o f r a d i a t i o n .
B u t t h e e x c i t e m e n t w a s r o t y e t o y e r .
L a t e r t h a t n i g h t , L i e u t C o l H a l t a d d e d .
a r e d s u n - l i k e l i g h t w a s s e e l l t h r o u g h
F o r e s t , n e a r R A F W o o d b r i d g e , o v e r
t w o n i g h t s i r
1 9 8 0 .
A r e p o n b y U S c o m m a n d e r L i e u t
C o l C h a r l e s H a l t s a i d h i s s e c u r i t y
p o l i c e s p o t t e d a s t r a n g e g l o w i n g o b j e c t
*
i l l t ] l e d i s t a n c e o n D e c m b e r 2 7 . A f t e r
g e n i n g p e r m i s s i o n m i n v e s t i g a t e , t h e y
s e t o f f i n t o t h e d a r k n e s s .
T h e y d e s c r i b d w h a t t h e y f o u n d a s a
t r i a n g u l a r s h a p e a b o u t 8 f t t ( ) l 0 f t a c r o s s
a t t h e b a s e . I t i l l u m i n a t e d t h e e n t i r e
f o r e s t w i t h a w h i t e l i g h t , t h e y s a i d .
t h e t r e e s . H e s a i d : I t a p p e a r c d t o
t h r o w o f f g l o w i n g p a r t i c l e s a n d t h e n
b r o k e i n t o f i v e s e p a r a t e w h i t e o b j e c l s
a n d d i s a p p e a r e d . T h r e e s t a r l i k e o b j e c t s
r e m a i n e d i n t h e s k y f o r a n h o u r .
T h c o b j c c t i t s e l f h a d a p u l s i n g r c d
l i g h t o n t o p a n d a b a n k o f b l u e l i g h t s
u [ d e r n e a t h . T h e o b j e c t w a s h o v e r i n g
o r o n l e g s .
A s t h e p a t r o l m e n c r e p t f o r w a r d , i t
m a n o e u v r e d t h r o u g h t h e t l e e s a n d
d i s a p p e a r c d . A t t h i s t i m e , t h e a n i m a l s
o n a n e a r b y f a r m w e n t i l r t o a t r e n z y .
T h e n e x t m o r n i n q . 7 i n - w i d e h o l e s
T h e M o D , s a t i s f i e d t h e r e w a s n o
i h r e a t t o B r i t i s h s c c u r i t y i n t e r e s t s , p u t
f o r w a r d i t s o w n t h e o r y .
I t s u g g e s t e d t h e b e a m o f l i g h t s e e n i n
t h e w o o d s w a s f r o m t h e O r f o r d N e s s
l i g h t h o u s e t e n m i l e s a w a y , a n d t h a t t h e
d i s t o r t i o o s w e r e c a u s e d b y t h e b e a m
h a v i n g b e e n s e e n t h r o u g h t h e t r e e s .
I t c o r c l u d e d : I n t h e a b s e n c o f a I I y
h a r d e v i d e n c e , t h e M o D r c m a i n s o p e r r -
m i n d e d a b o u t t h e s e s i g h t i r g s .
O u t o f t h i s w o r l d : D a m i e n H i r s t w i t h h i s M a r s s p o t p a i n t i n g
. . b u t l o o k w h a t w e r
s e n d i n g b a c k t o t h e r
l F T H E R E r e s l l y a r e s u c h b e i n g s
a s M a r t i a n s , t h e y a r e a b o u t t o g e t
s b i t o f a s u r p r i s e . N o t c o n t e n t
W e a r e n o t
a l o n e : W e r e
U F O S s e e n
b y A m e r i c a n
w i t h b r i n g i n g s u c h
a r t w o r k s a s
a p i c k l e d s h e p t o h i s e a r t h l y
f a n s , a r t i s t D a m i e n H i r s t i s n o w
b r a n c h i n g o u t i n t o s p a c e , H e h a s
c r e a t d a s p e c i a l p a i n t i n g w h i c h
w i l l b l a s t o f f f o r t h e R d P l a n e t
o o b o a r d t h B r i t i s h - l e d B e a g l e 2
m i s s i o n . B a r e l y b i g g e r t h a n a
c r d i t c a r d , i t c o n s l s t s o f a s r i e s
o f c o l o u r e d d o t s b a s e d o n o n e o f
s e r v l c e m e n
s t a t i o n e d i n
E a s t A n g l i a ?
B e a g l e 2 w i l l b e
h i s t r a d e m a r k s p o t p a i n t i n g s .
t } I e f i r s t p i e c e o f a r t v r s n t
s p a c e b o u n d f o r a n o t h e r p l s n
T h e u n m a n n e d m i s s i o n w i l l
a t i e m p t t o f r n d o u t o n c e a n d
a l l w h e t h e r t h e r e i s l i f e o n
H i r s t , n Y e r k n o w n f o r
s u g g e s t e d M a r t i a n s w o u l d
i m p r e s s e d w i t h h i s w o r k ,
I f
t h e y v e g o t e y e s ,
K a z a k h s t a n i n M a v
s v n m o n t h s t o r e a c h
k i l l s i x
b a l l o t
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w e r e f l e e i n g a n d f a l l i n g .
g u n m e n w e r e s h o t b y l s r a e l i
o a t r o l o f f r c e r E r a n D a v i d . 2 8 .
s a i d : l d o n t f e e l a n y t h i n g . I j u s t
w h a t I h a d t o d o .
A l A q s a M a r t y r s B r i g a d e , a
l i n k e d t o P a l e s t i n i a n l e a d e r
A r a f a t s F a t a h m o v e m e n t ,
i t c a r r i e d o u t t h e a t t a c k
t h e k i l l i n e o f t w o o f i t s l e a d -
B
b y t h e I s r a e l i s e a d i e r t h i s w e e k .
, f o r e i g n m i n i
s t e r
:
e n -
N e t a n y a h u c o n c e d e d d e f e a t
m i n i s t e r A r i e l S h a r c n i n t h e
f o r t h e L i k u d l e a d e r s h i p .
T V e x i t p o l l g a v e M r S h a r o n 6 l
c e n t o f t h e v o t e s . R i v a l : B e n i a m i n N e t a n y a h u
G r i e s
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c h i l d r e n
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T H E f u l l d e v a s t a t i o n c a u s e d b y
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s u i c i d e a t a c k a t a K e n y a n h o l i d a y r c s o r t
e v e r y w h e r e , t h e t h a t c h e d r o o l i w e r e e m e r g e d l a s t
W i t n e s s s d e s c r i b e d s c e n e s o f c a m a g e f a l l i n g i n , t h e n w e h e a r d s c r c a m i n g a n d
n i g h t ,
a s d a n c e n w h o w c r e h i r e d t o w e l c o m e w a i l i n g , I s a w p c o p l e , i n c l u d i n g c h i l -
g u e s t s t o t h e P a r a d i s e H o t e l l a y b u r i e d d r e n , c o v c r c d w i t h b l o o d - E v e r y o n e
s e e m e d t o b e s c r e a m i n g . t h e r u b b l e o f t h e e n t r a n c e
O u t s i d e , r e s c u e r s t r i e d t o s a v e S h e a d d e d : F r o m t h e d i n i n g r o o m w e
i n j u r e d c h i l d r e n t r a p p e d u n d e r s h a t t e r e d
w e r e h e r d e . d o u t t o t h e b e a c h .
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p a l m t r e e s , T h e b o m b e r s w r c c k e d
4 x 4
v e h i c l e c o u l d b e s e e n a l b w y a r d s
f r o m
t h e s m o u l d e r i n g
b u i l d i n g .
T h e r e w a s b l o o d a l l a r o u n d ,
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T h e r e w e r e n o m e d i c s . P e o p l e w r e
s c r e a m i n g l b r w a t e r b u t t h e r c w a s n o
u n d r i n k a b l e .
Y a h u d S a r o n i , t h e I s r a e l i o w n e r o f t h e
I t r i e d t o o c c u p y m y s e l f t e n d i n g t o t h e
h o t e l .
T h e r e w a s f i r e a l l a r o u n d
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c h i l -
c h i l d r e n . " l w a n t t o g o h o m e , " t h e y s a i d .
d r e n l o o k i n g f o r t h e i r p a r e n t s , p a r n t s " W h e r e a r e m y p a r e n t s l " .
A b a r m a n f r o m a n e i g h b o u d n g h o t e l l o o k i n g f o r t h e i r
c h i l d r e n .
K e n y a R e d C r o s s d i r c c t o r F a r i e A b d u l s a i d t h e a f t e r m a t h w a s l i k e a w a r z o n e ,
K a d i r s a i d m a l l y o f t h e b o d i e s w e r e
w i t h b o d i e s p o k i n g o u t o f t h e r u b b l e .
s a i d
b o t t l e d w a t e r a n d t h e t a p w a t e r i s
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b u r n e d b e y o n d r e c o g n i t i o n .
t h r e e a t t a c k e r s
d e s c r i b e d a s b e i n e
m e n o f A r a b
a p p e a r l
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T h e v e h i c l e i s c o m p l e t e l y o b l i t e r a t e d ,
t B o d i e s
w e f g b u f n t
a n c e . W i t n e s s e s
s a i d
b e V O n d f e C O E n i t i O n t
w h i c h i s s t i l l f a l l i n g
t h e v d r o v e a M i l -
a r o u n d a t t h e l i m b r s .
s u b i s h i P a j e r o ,
A w o m a n w h o g a v e
c r a s h e d t h r o u g h t h e b a r r i e r o u t s i d e
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h e r n a n e o n l y a s N e i m a s a i d s h e h a d j u s t
h o t e l a f t e r f o l l o w i n g t w o c o a c h l o a d s
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a r r i v e d a t t h e P a r a d i s e w i t h a g r o u p
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I s r a e l i t o u r i s t s w h e n t h e h o t e l l o b b y w a s I s r a e l i t o u r i s t s , t h e n b l e w i t
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W e h e a r d a m a s s i v e e x p l o s i o n
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t h e
s h a k e n b y t h e b l a s t . P e o p l e w e r e c u t u p
e n t i r e h o t e l s h o o k , s a i d w i t n e s s K e l l y
i n t h e l e g s , a r m s , a l l o v e r t h e i r b o d i e s .
H a r t o g . B l a c k s m o k e w a s
h e a d d e d . T h e h o t e l
e n t r a n c e h a s c a v e d i n
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i t s a t h a r c h e d r o o f ,
b i l l o w i n g
E v e r ! t h i n g w a s b u m d u p , s h c a d d e d .
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l . A t a b o u t 8 a m
( s a m
G i / t t ) , a n 8 l l -
c r s C | 6 s i n t o t h 6
t e r a l n v e h i c l g
T h 6 v o h l c l s a n d a
b b b y o f t n e
P d a d i s 6 H o t e l .
s a c ! | r d d e v i c 6
M r r o r . c o . u k
- I SAW A U F O SAY S AI R F O R C E C H I E F
P a g e
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F r i d a y 2 9 N o v e m b e r 2 t [ D
H o m e
N l t s
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P l a n e
SP o r t
3 a m
V o i c o f t h e M
s p y l n g
(
i r r o t
.
.
U S a i r f o r c e c h i e f a d m i t s m y s t e r y I i g h t s b u z z e d h i s Su f f o l k
a i r b a 3 e
B y B o b R o b s r t s
F r e s h
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l o o k s
F r o n t P a g e a
T h e Sc u r r a
Si n d y
n e a r l y I
C a s s a n d r a
Su z y i n t h e C i t Y
I SAW A
U F O SAY S
AI R F O R C E C H I E F . 5 p c
s p a r k s I
K l l y s
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P o l i c e
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Am Y s I
Sh e l l e y o n t h e T e l l y
T r a v e l
M l r i a m
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A H l G H - r a n k i n g
U S a i r f o r c e o f i c e r a n d h i s t r o o p s r e p o r t e d
s e e i n g a b r i g h t l y s h i n i n g
U F O i n a n E n g l i s h f o r e s t , i t w a s o f f i c i a l l y
a d m i t t e d
y e s t e l d a y .
T h e t r i a n g u l a r
c r a f t w a s s a i d t o h a v e a
p u l s i n g r e d l i g h t o n t h e t o p
a n d b l u e l i g h t s u n d e m e a t h . l t w a s e i t h e r h o v e r i n g o r o n l e g s
b e f o r e s l i p p i n g t h r o u g h t h e t r e e s a s t h e m e n c l o s e d i n . T h
s i g h t i n g , f e a t u r e d o n T V
p r o g r a m m e s a b o u t u n e x p l a i n e d U F O s
w a s f i n a l v r e v e a l e d
b y t h e G o v e m m e n t
y e s t e r d a y u n d e r t h e
F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n Ac t .
t e r r o r i t
t : , : * g
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-
C o l u m n i s t s
M i t t o r M o n e y
c a r o l @ m i r r o r
So r t e d
Q u e n t i n Wi l l s o n
M @ l l b o x
G a l d e n i n g
Ab o u t U s
C o n t a c t u s
f f i f f i
T h e m y s t e r i o u s c r a f t w a s s p o t t e d o n D e c e m b e r 2 7 1 9 8 0 b y
Am e r i c a n a i r m e n a t R AF B e n t w a t e r s , Wo o d b r i d g e , Su f f o l k .
I n a r e p o r t c a l l e d U n e x p l a i n o d L i g h t s , d e p u t y b a s e c o m m a n d e r L t
C o l C h a r l e s H a l t s a i d h e s a w a " r e d s u n - l i k e l i g h f m o v i n g t h r o u g h
t h e t r e e s i n R e n d l e s h a m F o r e s t .
T h r e e s e c u r i t y
p o l i c e m e n
w e r e
g i v e n p e r m i s s i o n
t o i n v e s t i g a t e .
L t C o l H a l t s a i d : " T h e y r e p o r t e d s e e i n g a s t r a n g e
g l o w i n g o b j e c t
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T h e o b j e c t w a s d e s c r i b e d a s b 6 i n g m e t a l l i c i n a p p e a r a n c a n d
t r i a n g u l a r i n s h a p e , a p p r o x i m a t e l y t w o t o t h r e e m e t r e s a c r o s s t h e
b a s e a n d a p p r o x i m a t e l y t w o m e t r e s h i g h .
" l t i l l u m i n a t e d t h e e n t i r e f o r e s t w i t h a w h i t e l i g h t . T h e o b j e c t i t s e f i
h a d a p u b i n g r e d l i g h t o n t o p a n d a b a n k o f b l u 6 l i g h t s
u n d e r n e a t h . T h e o b j e c t w a s h o v e r i n g o r o n l e g s .
t - _
-
As t h e
p a t r o l m e n
a p p r o a c h e d t h e o b j e c t , i t m a n o e u v r e d t h r o u g h
t h e t r e e s a n d d i s a p p e a r e d . At t h i s t i m e , t h e a n i m a l s o n a n e a r b y
f a r m w e n t i n t o a f i e n z y . "
T h e U F O w a s s p o t t e d a n h o u r l a t e r n e a r t h e b a c k
g a t e
t o t h e
b a s e .
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H t r 1
N e x t m o r n i n g , L t C o l H a n a n d h i s m e n d i s c o v e r e d t h r e e 7 i n
c i r c u l a r d e p r e s s i o n s i n t h e g r o u n d . R a d i a t i o n a r o u n d t h e m w a s 1 0
t i m e s h i g h e r t h a n n o r m a l .
h t t p : / / w w w . m i n o r . c o . u V n e w s / a l l n e w V p a g e . c f m ? o b j e c t i d = 1 2 4 1 2 2 7 3 & m e t h o d { u l l & s i t f
2 9 1 1 1 1 2 0 0 2
M r r o r . c o . u k
- I SAW AU F O SAY S AI R F O R C E
C H I E F
F a g e z . o r 2
t h e
L t C o l H a n t o l d h o w t h U F O r e t u m e d .
H e s a i d : " L a t e r i n
t r e e s t h e s e n t h r o u g h
n i g h t , a r e d s u n - l i k e
l i g h t w a s
At o n e
p o i n t , i t a p p e a r e d t o t h r o w
o f f g l o w i n g
p a r t i c l e s t h e n
b r o k e i n i o f w e s e p a r a t e w h i t e o b j e c t s a n d d i s a p p e a r e d
" l m m e d i a t e l y
t h e r e a f t e r ,
t h r e e s t a r - l i k e
o b , e c t s w e r e n o t i c e d
T h 6 o b j e c t s
m o v e d r a p i d l y i n s h a r p , a n g u l a r m o v e m e n t s a n d
d i s p l a y e d
r e d , g r e e n a n d b l u e l i g h t s "
{ B . c k
E l E - n E i l t h i s . r t i c l e t o a f r L n d B
P r i n t H "
" " t " i o n
h t t p : / / w w w . m i n o r . c o . u k / n e w V a l l n e w s / p a g e . c f m ? o b j e c t i d : 1 2 4 1 2 2 7 3 & m e t h o d : f u l l & s i . . .
2 9 / l l / 2 O O 2
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I n d e p e n d e n t
I n d e p e n d e n t
u .
@2002 I n d e p e n d e n t D i g i t a l ( U K )
L t d
W i n a d r e a m h o l i d a y
w i t h S r i L a n k a n
A i r l i n e s
W i n f l i g h t s t o Ne w Y o r k f o r f : 1 0 e a c h
R e t u r n t o t o p
h t t p : / / w w w . i n d e p e n d e n t . c o . u k / s t o r y . j s p ? s t o r y = 3 5 6 7 6 7
P a g e
j . , Oi 2
29 / 1 1 / 2002
B B C NEWS I P o l i t i c s I M i n i s t e r s l i f t l i d o n UFO s e c r e t s P a g e I o f 3
c A f Ec o i r x s w * l o r o i o u v u n : c l r g w N* n * r i r v e r n p r x s e a n c N
r
| . s g
* *
Y o u a r e i n :
t { r , ! 6
P o l i t i c s
R r r t Fa g o
T h u r s d a y , 2 8 No v e m b e r , 2 0 0 2 , 1 7 : 3 2 GM T
w o r r d
UK
En g l a n d
N l r e l a n d
P o l i t i c s
M i n i s t e r s l i f t l i d o n u Fo
s e c r e t s
Sc o t l a n d
Wa l e s
M i n m e n t
B u s i n e s s
Sr j e n e / l , l a t u r
T e c h n o l o g y
Se e a l s o ;
2 8 J u l 0 2
|
Sc o t l a n d
UFo f a n s l o o k t o t h e s k i e s
0 3 J a n 0 2
|
UK
UFO
u n i t d r e w b l a n k
2 5 J a n 0 1
|
P o l i t i c s
Wa t c h d o g a t t a c k s
Wh i t e h a l l s e c r e c y
$ e a l t h
Ed u c a t i o n
Se c r e t i n f o r r n a t i o n c o u l d b e m a d e a v a i l a b l e
I n t r f l e t l i n k s :
L o r d C h a n c e l l o r s
D e t a i l s o f a m y s t e r i o u s " g l o w i n g " UFO s e e n
T a l k i n g P o i n t
c l o s e t o a n R A F b a s e m o r e t h a n 2 0
y e a r s
a g o
h a v e b e e n r e l e a s e d u n d e r t h e Fr e e d o m o f
C o u n t r y P r o f i l s
I n f o r m a t i o n A c t .
I r D e p t h
p r o g r a m m s R e s t r i c t i o n s o n t h e M i n i s t r y o f D e f e n c e s
" R e n d l e s h a m Fi l e " w e r e d r o p p e d a s
p a r t
o f a n
T EI EI EM
o p e n i n g - u p o f t h e i n n e r w o r k i n g s o f Wh i t e h a l l .
D e p a r t m e n t
T h e B B C i s n o t r e s p o n s i b l e f o r
t h e c o n t e n t o f e x t e r n a l
i n t e r n e t s i t e s
I i l ET EM
r T ET E f i EK
g ER V I C E$
D a i l y E- m a i l
Ne w s T i c k e r
l n t o b i l e , / P D A s
M i n i s t e r s a r e a t t e m p t i n g t o l i f t t h e o f f i c i a l v e i l
o f s e c r e c y b y r e p e a l i n g o r a m e n d i n g a r a f t o f
l e g i s l a t i o n b a n n i n g a c c e s s t o i n f o r m a t i o n ,
Fr o m t h i s Su n d a y
g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s
w i l l b e r e q u i r d t o r e l e a s e i n f o r m a t i o n o n t h e
i n t e r n a l w o r k i n g s o f Wh i t e h a l l , i n c l u d i n g
m i n u t e s o f m e e t i n g s o f t o p c i v i l s e r v a n t s .
T e x t On l y
Fe e d b a c k
H e l p
T 6 p P o l i t i c $ s t o r i e $ n o w :
B r o w n s B u d g e t g a m b l e
u n d e r f i r e
L o r d s s u g g e s t i l l e g a l
m i g r a n t a m f t e s t y
l . t r i n i s t e r s l i f t l i c l o f t UP O
s a ( r e t s
T r a d e u n i o n s c a l l e d t o f i r e
p r o t e s t
A i r p o r t e x p a n s i o n
p l a n s
f a c e d e l a y
B l a i r : P r e p a r e f o r a n e w
Eu r o p e
UK c o n d e m n s K e n y a
P u l s a t i n g l i g h t s
B u t i t i s t h e u Fo s i g h t i n g c o n t a i n e d i n s e c r e t
f i l e s t h a t
i s m o s t l i k e l y t o s p a r k t h e
p u b l i c s
i m a g i n a t i o n .
T h e " R e n d l e s h a m
Fi l e " c o n c e r n s a s i g h t i n g o f
a " g l o w i n g " t r i a n g u l a r o b j e c t b y US A i r Fo r c e
p o l i c e
i n R e n d l e s h a m Fo r e s t , n e a r R A F
Wo o d b r i d g e i n Su f f o l k , h a s o n l y
p r e v i o u s l y
b e e n m a d e a v a i l a b l e t o a r o u n d 2 0
p e o p l e
w h o
u s e d t h e A m e r i c a n Fr e e d o m o f I n f o r m a t i o n
A c t t o
g a i n
a c c e s s t o i t .
f r D t T I 6 N5
C h a n g e t o Wo d d
b o m b a t t a c k
B l a i r s b i r t h d a y
p r a i s e
f o r
C h i r a c
L i n k s t o m o r P o l i t i c s
s t o r i e s a r e a t t h e f o o t o f
t h e
p a g e .
$ 0 .
I
I n t h e e a r l y h o u r s o f D e c e m b e r 2 7 , 1 9 8 0 a
n u m b e r o f US A i r Fo r c e m e n w i t n e s s e d t h e
o b j e c t h o v e r i n t h e d a r k n e s s , t r a n s m i t t i n g
b l u e
p u l s a t i n g l i g h t s a n d s e n d i n g n e a r b y f a r m
a n i m a l s i n t o a " f r e n z y " ,
I n a r e p o r t e n t i t l e d " Un e x p l a i n e d L i g h t s " ,
USA F L t C o l C h a r l e s I H a l t , D e p u t y B a s e
h t t p : / / n e w s . b b c . c o . u k /
I
/ h i / u k l o l
i t i c s l 2 5 2 5 2 2 3 . s t m 2 8 1 1 1 / 2 0 0 2
B B C NEWS I P o l i t i c s I M i n i s t e r s l i f t l i d o n UFO s e c r e t s P a g e 2 o f 3
C o m m a n d e r a t R A F B e n t w a t e r s , a d j a c e n t t o
Wo o d b r i d g e , t o l d h o w h e w i t n e s s e d a n o b j e c t
e m i t t i n g a " r e d s u n - l i k e l i g h t " m o v i n g t h r o u g h
t h e t r e e s .
Fr a n k
d i s c u s s i o n s
D e t a i l s o f t h e b i z a r r e s i g h t i n g w e r e r e v e a l e d
u n d e r t h e Fr e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t 2 0 0 0 ,
w h i c h w i l l n o t b e f u l l y i m p l e m e n t e d u n t i l
2 0 0 5 .
M i n i s t e r s s a y t h e y w i l l r e p e a l o r a m e n d u p t o
1 0 0 i t e m s o f l e g i s l a t i o n w h i c h a r e c u r r e n t l y
p r o h i b i t e d
f r o m d i s c l o s u r e .
B u t t h e
g o v e r n m e n t f a c e s a n g e r o v e r i t s
d e c i s i o n n o ! t o e x t e n d t h i s t o m i n i s t e r i a l
m e e t i n g s .
Fr e e d o m o f i n f o r m a t i o n m i n i s t e r Y v e t t e
C o o o e r s a i d : " M i n i s t e r s
h a v e t o b e a b l e t o
h a v e f r e e a n d f r a n k d i s c u s s i o n s i n o r d e r t o
m a k e d e c i s i o n s .
"
Ot
S/
n
d v
A n n o u n c i n g t h e c h a n g e s , s h e s t r e s s e d : " T h e s e
f i r s t s t e p s m a r k i m p o r t a n t
p r o g r e s s t o w a r d s
c h a n g i n g t h e c u l t u r e o f g o v e r n m e n t a n d
e x t e n d i n g t h e
p u b l i c s
r i g h t t o k n o w w h a t i s
b e i n g d o n e i n t h e i r n a m e .
" We a r e t a l k i n g a b o u t c h a n g e s t h a t w i l l h a v e a
s u b s t a n t i a l i m p a c t o n o p e n n e s s a n d
t r a n s p a r e n c y a n d t h e w a y i n w h i c h d e c i s i o n s
a r e m a d e a c r o s s g o v e r n m e n t , i m p r o v i n g
a c c o u n t a b i l i t y b u t a l s o , I t h i n k , i m p r o v i n g t h e
p u b l i c
d e b a t e a s w e l l . "
A m o n g t h e m e a s u r e s i s a n a m e n d r n e n t t o
s e c t i o n 2 8 o f t h e H e a l t h a n d Sa f e t y a t Wo r k
A c t 1 9 7 4 , w h i c h w i l l o r d e r t h e H e a l t h a n d
Sa f e t y c o m m i s s i o n a n d Ex e c u t i v e t o r e v e a l
i n f o r m a t i o n w h e r e t h e r e i s a c l e a r
p u b l i c
i n t e r e s t i n d o i n q s o .
D r u g l i c e n s i n g
T h e D e p a r t m e n t s o f H e a l t h a n d En v i r o n m e n t ,
Fo o d a n d R u r a l A f f a i r s a r e c o n s i d e r i n g
r e p e a l i n g s e c t i o n 1 1 8 o f t h e M e d i c i n e s A c t
1 9 6 8 , w h i c h w o u l d r e m o v e a b a n o n r e l e a s i n g
d e t a i l s c o n c e r n i n o c l i n i c a l t r i a l s .
P e n d i n g a c o n s u l t a t i o n e x e r c i s e t o b e
l a u n c h e d n e x t m o n t h , t h e s e c t i o n w i l l b e
r e p l a c e d w i t h a m e a s u r e t o d i s c l o s e
i n f o r m a t i o n o n c l i n i c a l t r i a l s i f i t i s i n t h e o u b l i c
i n t e r e s t .
h u p : / / n e w s . b b c . c o . u V
1
/ h i / u k l o l i t i c s / 2 5 2 5 2 2 3 . s l m 2 8 t r t / 2 0 0 2
B B C NEWS I P o l i t i c s I M i n i s t e r s l i f t l i d o n UFO s e c r e t s P a g e 3 o f 3
T h i s w o u l d h e l p m e m b e r s o f t h e
p u b l i c
t o v i e w
t h e r e a s o n s f o r l i c e n s i n g d e c i s i o n s o n d r u g s ,
f o r e x a m p l e ,
T h e g o v e r n m e n t h a s a l s o
p u b l i s h e d
i t s r e v i e w
o f 4 0 0 i t e m s o f l e g i s l a t i o n w h i c h p r o h i b i t t h e
r e l e a s e o f i n f o r m a t i o n ,
So m e 7 9 s t a t u t o r y b a r s w i l l r e m a i n i n
p l a c e ,
9 7 a r e t o b e r e p e a l e d o r a m e n d e d , w h i l e 2 2 4
a r e s t i l l u n d e r r e v i e w .
Fr o m Su n d a y , e v e r y g o v e r n m e n t
d e p a r t m e n t
w i l l b e e x p e c t e d t o p r o m o t e i t s " p u b l i c a t i o n
s c h e m e s " o r i n f o r m a t i o n w h i c h i s b e i n g m a d e
a v a i l a b l e , m a i n l y v i a t h e I n t e r n e t .
F3 E- m a i l t h i s s t o r y t o a f r i e n d
L i n k s t o m o r e P o l i t i c s s t o r i e s
l l n
T h i s Se c t i o n
@
H
t s Et s ^
^
B a c k t 0 t { } p
I
w o r l d
I
Ux
I
En g l a n d
I
N
l r e l a n d Sc o t l a n d
I
Wa l e s
P o l i t i c s
I
Su s i n e s s
I
En t e r t a i n m e n t
I
s c i e n c e / Na t u r e T e c h n o l o g y
I
H e a l t h
I
Ed u c a t i a n
I
T a l k i n g
p o i n t
,
C o u n t r y e r o f i l e s I I n D p t h I
P r o g r a m m e s
Ne w s Fr o n t P a g e J
N
1
T o
g B C
Sp o r t > >
|
T o B B C Wa t h e r > >
|
T o B B C Wo r l d Se r v i c e > >
@ t { M u I
Ne w s So u r c s
I
P r i v a c y
h t t p : / / n e w s . b b c . c o . u k / I
/ h i / u k p o l i t i c s l 2 5 2 5 2 2 3 . s t m
2 8 l l r / 2 0 0 2




P a g e
I o f
1
C a p t a i n W i l l i a m S c h a f f n e r s D i s a p p e a r a n c e .
o n s e p t e m b e r 8 1 9 7 0 , t h e r a d a r a t R A F B i n b r o o k , n e a r M a r k e t R a s e n i n L i n c o l n s h i r e ,
h a d p i c k e d u p a n u n e x p l a i n e d b l i p i n B r i t i s h a i r s p a c e . A n u m b e r
o f a i r c r a f t s f r o m
d i f f e r e n t b a s e s w e r e s c r a m b l e d . c a p t a i n
w i l l i a m
S
c h a f & r e r , a n A m e r i c a n e x c h a n g e
o f f i c e r b a s e d a t B i n b r o o k , t o o k h i s L i g h t n i n g p l a n e
o u t o v e r t h e N o r t h S e a
b e y o n d
G r i m s b y , c h a s i n g s o m e t h i n g t h a t , a c c o r d i n g t o t h e r a d a r s c r e e n a t l e a s t , w a s v a r y i n g i t s
s p e e d b e t w e e n 6 0 0 a n d a n i n c r e d i b l e 1 7 , 0 0 0 m p h .
S c h a f f t r e r d e s c r i b e d a d a z z l i n g l y
b l u e
l i g h t a n d r e p o r t e d t h a t a s h e c l o s e d i n , h e c o u l d m a k e o u t t h a t t h e o b j e c t w a s c o i e - s h a p e d
a n d h a d a s p h e r i c a l s e c t i o n w h i c h a p p e a r e d
t o b e m a d e o f g l a s s .
A t o n e p o i n t t h e c r a f t ( o n e
o f t h e m
-
t h e r e m a y h a v e b e e n t w o ) h u r t l e d t o w a r d s h i m a n d
h e h a d t o b a n k s h a r p l y t o a v o i d a c o l l i s i o n . O n t h e r a d a r s c r e e n
s o m e t h i n g
e x t r a o r d i n a r y
h a p p e n g d , T h e b l i p s r e p r e s e n t i n g
t h e L i g h t n i n g a n d t h e u F o a c t u a l l y m e i g e d , t h e n
s t o p p e d a l t o g e t h e r . A s e c o n d l a t e r , t h e
u F o b l i b w a s c a r e e r i n g
a w a y a t u * p " . a e s t i m a t e d
t o b e i n e x c e s s o f 2 0 , 0 0 0 m p h .
R a d i o c o n t a c t w a s r e - e s t a b l i s h e d
w i t h S c h a f f i r e r , b u t h e s o u n d e d d a z e d
a n d d i s o r r e n t a t e d
a n d h i s c o m p a s s w a s n t w o r k i n g . H e w a s o r d e r e d t o d i t c h i n t h e s e a . T h e
L i g h t d n g s a n k
i n m i n u t e s . F o r s o m e r e a s o n , s c h a f f i r e r h a d
b e e n u n a b l e t o e j e c t f r o m t h e p i t
* a g . t
i n t o h i s s u r v i v a l d i " g h y . B u t t h e c o c k p i t w a s e m p q / a n d h i s b o d y w a s n e r r e r . e i o v e . e d .
" o . t
I n f o r m a t i o n
b e e n t a k e n f r o m t h e b o o k ,
" O p e n S k i e s . C . L o s e d
l , I i a d s " b y t t i c k
P o p e , p g
L 9 4 .
h t i ; l ^ , v r v . a n g e l h : e c l : : . / : 1 . \ , 1 : t -
L i , t r i i o n . l - r e g .
^
. T I 7
, . - 1
] l , C 5 / 2 0 0 2
D e s t i n a t i o n : S p a c e UFO T e m p l a t e P a g e I o f
5
t l r o
r n i g m a
A T OO- C L OS E E N C OUN T E R
b y N i c k R e d f e r n
. . . t h a t s b r i g h t . . . v e r y b r i g h t . . . I t E a c o n i c a l
s h a p e . J e e z , t h a t s b r i g h t , i t h u r t s m y e y e s
t o l o o k a t i t f o r m o r e t h a n a f e w s e a n d g . .
H e y , w a i t . . i h e r e s s o m e t h i n g e l s e . I t s l i k e
a l a r g e s o c c e r b a l l . . . i t s l i k e i t s m a d e
o f
g l a s s . . . c o m i n g
s t r a i g h t f o r m e , , .
M a n y o f y o u ,
I m s u r e , w i l l b e f a m i l i a r w i t h
t h e c a s e o f t h e
p i l o t C a p t a i n T h o m a s M a n t e l l w h o m e t h i s d e a t h w h i l s t
c h a s i n g , w e l l , s o m e t h i n g b a c k i n 1 9 4 8 : UFO, b a l l o o n , t h e
p l a n e t
V e n u s ,
f o r m a n y t h e
j u r y
i s s t i l l o u t . W h a t i s p e r h a p s l e s s w e l l k n o w n i s t h a t
B r i t a i n h a s i t s v e r y o w n v e r s i o n o f t h e M a n t e l l c a s e a n d I t h o u g h t t h a t
t h i s m o n t h ( w i t h t h e c a s e n o w t h i r t y
y e a r s
o l d ) I ? d e v o t e m y c o l u m n t o
d i s c u s s i o n o f t h i s e q u a l l y - b a f f l i n g e v e n t .
a
" T h i s i s a s t o r y
y o u a l m o s t c e f t a i n l y w o n t b e l i e v e .
I t i s a s t o r y w e h a v e
n o m e a n s o f v e r i f y i n g . T h e
p e o p l e
w e h a v e a s k e d o f f i c i a l l y h a v e d e n i e d a l l
k n o w l e d g e o f i t . T h o s e w e h a v e a s k e d u n o f f i c i a l l y h a v e s a i d q u i t e s i m p l y ,
t h e y d o n t k n o w . " T h u s w r o t e P a t Ot t e r , e d i t o r o f t h e G r i m s b y E v e n i n g
T e l e g r a p h n e w s p a p e r
-
t h e n e w s p a p e r t h a t f i r s t b r o u g h t t o l i g h t t h e
c o n t r o v e r s y i n Oc t o b e r 1 9 9 2 . A n d w h a t a c o n t r o v e r s y i t i s . . .
R e c o m m e n d e d
r e a d i n g
Ot h e r N i c k R e d f e r n c o n t r i b r
T h e C h a s e UFO
Un c o n v e n t i o n a l A
Fl i g h t Of T h e Fo o Fi
Ot h e r D e s t i n a t i o n S p a c e c o n t r i b l
Fi n a l Fr o n t i e r s R e v i e w : C o s m i c C a t a s t r ,
E s c a p e V e l o c i t y : A u d i o I n t e r v i e w w i t h G e o r g
T h e e s t a b l l s h e d f a c t s a r e r e l a t i v e l y s t r a i g h t f o r w a r d : o n t h e e v
o f
I
S e p t e m b e r 1 9 7 0 , C a p t a i n W i l l i a m S c h a f f n e r o f t h e Un i t e c
S t a t e s A i r Fo r c e l o s t h i s l i f e a f t e r h i s R o y a l A i r Fo r c e L i g h t n i n g
a i r c r a f t d i t c h e d i n t o t h e h a r s h w a t e r s o f t h e N o r t h S e a . T h e
M i n i s t r y o f D e f e n c e t o t h i s d a y m a i n t a i n s t h a t t h i s w a s s i m p l y
r e s u l t o f a t r a g i c a c c i d e n t t h a t o c c u r r e d i n t h e m i d s t o f a m i l i t
e x e r c i s e . Or w a s i t ? I n f o r m a t i o n
p u b l i s h e d
b y t h e E v e n i n g T e l
s u g g e s t e d t h a t a t t h e t i m e o f t h e e v e n t , c a p t a i n S c h a f f n e r h a
p u r s u i n g
a UFO
-
a p u r s u i t
t h a t l e d , e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t
h i s d e a t h .
US
.
E UR OP E
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/ \ r . w w .
d e s . f i r a t i c : : s p a r : e n e t , / u f c
/ g o v d o c s l m
a n t e l l . a s p
2 3 1 0 5 t 2 0 0 2
.
D e s t i n a t i o n : S p a c e UFO T e m p l a t e P a g e 2 o f
5
W
w * & s w
I n 7 9 7 0 , a c r a s h - r e t r i e v t l o p . r . t t o n o a . u / r . d w h e n a R o y a t A i r
Fo r c e L i g h t n t n g
l e t
p t . n n m e t c d l o t o t h e N o * h S e a f o l t o w i d g i t s
e c o u n t e r w i t h a UFO
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US - E UR OP E
B y P a t Ot t e r s o w n a d m i s s i o n , m o s t o f t h e T e l e g r a p h b i n f o r m
o n t h e a f f a i r h a d c o m e f r o m a s o u r c e w h o d e c l i n e d t o
g o p u b l
h o w e v e r , t h e i n f o r m a t i o n i m p a r t e d t o t h e n e w s p a p e r w a s , w i l
d o u b t , f a s c i n a t i n g . A c c o r d i n g t o t h e T e l e g r a p h 3 s o u r c e . o n t h
o f 8 S e p t e m b e r 1 9 7 0 u n u s u a l a e r i a l t a r g e t s w e r e t r a c k e d o v e
t h e N o r t h S e a b y r a d a r o p e r a t o r s a t R A F S a x a Fo r d . A i r c r a f t f
R A F L e u c h a r s w e r e s c r a m b l e d t o i n t e r c e p t . a s w a s US A F C a p t
W i l l i a m S c h a f f n e r . w h o w a s o n a n e x c h a n g e v i s i t w i t h t h e R o )
Fo r c e a n d s t a t i o n e d a t R A F B i n b r o o k , n e a r G r i m s b y . i n a d d i t i (
t h e s e b a s i c f a c t s o f t h e c a s e , P a t Ot t e r r e c e i v e d a w o r d - f o r - w
t r a n s c r i p t o f w h a t w a s s a i d t o b e t h e e x c h a n g e b e t w e e n C a p t i
S c h a f f n e r a n d r a d a r s t a f f a t R A F S t a x t o n W o l d :
S c h a f f n e r :
" I
h a v e v i s u a l c o n t a c t , r e p e a t v i s u a l c o n t a c t . Ov e r ,
S t a x t o n W o l d : " C a n y o u i d e n t i f y a i r c r a f t t y p e ? "
S c h a f f n e r : " N e g a t i v e , n o t h i n g r e c o g n i s a b l e , n o c l e a r o u t l i n e s .
i s . . . b l u i s h l i 9 h t . H e l l , t h a t s b r i g h t . . . v e r y b r i g h t . . . I t s a c o n i c a l s
J e e z , t h a t s b r i g h t , i t h u r t s m y e y e s t o l o o k a t i t f o r m o r e t h a r
s e c o n d s . . . H e y , w a i t . . . t h e r e s s o m e t h i n g e l s e . I t s l i k e a l a r g e s r
b a l l . . . i t s l i k e i t s m a d e o f g l a s s . . . c o m i n g
s t r a i g h t f o r m e . . . a m t i
e v a s i v e a c t i o n . . , a f e w . . . I c a n h a r d l . . . "
A t t h a t m o m e n t r a d i o c o n t a c t w a s l o s t . B u t m o r e w a s t o f o l l o \
r a d a r o p e r a t o r w h o h a d b e e n m o n i t o r i n g t h e m o v e m e n t s o f b
S c h a f f n e r s a i r c r a f t a n d t h e m y s t e r y o b j e c t w a s a s t o n i s h e d t o
b o t h t a r g e t s m e r g e i n t o o n e , d e c e l e r a t i n g i n s p e e d u n t i l t h e y
c a m e t o h a l t s i x t h o u s a n d f e e t a b o v e t h e N o r t h S e a ! S h o r t l y
a f t e r w a r d s , t h e s i n g l e b l i p s e p a r a t e d i n t o t w o , a n d r a d i o c o n t i
r e - e s t a b l i s h e d . B y t h a t t i m e i t w a s c l e a r t h a t c a p t a i n S c h a f f n r
s e v e r e l y d i s o r i e n t a t e d a n d i n d e e p t r o u b l e :
US - E UR OP E
S t a x t o n W o l d : " W h a t i s y o u
c o n d i t i o n ? Ov e r . "
S c h a f f n e r : " N o t t o o
g o o d .
I c a n t t h i n k w h a t h a s h a p p e n e d . . . I
k i n d a d i z z y . . . I c a n s e e s h o o t i n g s t a r s , "
A l t h o u g h h e a p p a r e n t l y h a d p l e n t y
o f f u e l r e m a i n i n g , o n t h e c
o f S t r i k e C o m m a n d H e a d q u a r t e r s , C a p t a i n S c h a f f n e r w a s i n s t
t o d i t c h h i s a i r c r a f t i n t h e N o r t h S e a . S c h a f f n e r f o l l o w e d h i s o l
t o t h e l e t t e r , I t w a s a n a c t i o n t h a t w a s t o c o s t h i m h i s l i f e ,
I t w a s s o m e w e e k s b e f o r e t h e a i r c r a f t w a s r e c o v e r e d f r o m t h (
S e a , b u t C a p t a i n S c h a f f n e r s b o d y w a s n e v e r f o u n d , W i t h t h e
a i r c r a f t i n h a n d . h o w e v e r . i t w a s i m m e d i a t e l y t r a n s f e r r e d t o
F
B i n b r o o k a n d p l a c e d i n a s e c u r e h a n g a r , w h e r e i t a w a i t e d s t u ,
a i r - c r a s h e x p e r t s f r o m R A F Fa r n b o r o u g h .
On i n v e s t i g a t i n g t h e a i r c r a f t t h e Fa r n b o r o u g h e x p e f t s f o u n d t l
s e v e r a l p i e c e s
o f c r u c i a l c o c k p i t i n s t r u m e n t a t i o n
-
i n c l u d i n g t l
c o m p a s s a n d v o l t m e t e r
-
h a d b e e n r e m o v e d . On w h o s e o r d e t
W h i l e t h i s w a s n e v e r f u l l y e s t a b l i s h e d , t h r o u g h o u t t h e i n v e s t i (
t h e Fa r n b o r o u g h t e a m w a s m o n i t o r e d c l o s e l y b y f i v e m y s t e r i c
US - E UR OP E
l , + t r / A r n 1 4 r 7 .
d g g f ! r r a t i o n s p a c e n e t A , t f r
/ c c r . d o c s l n e r t e l L : r q :
2 )
t 0 5 / 2 0 0 2
D e s t i n a r i o n S p a c e L t r O T e m p l a t e p a g e
3 o f 5
o
i n d i v i d u a l s
-
a l l o f w h o m w e r e c i v i l i a n s a n d a t l e a s t t w o o f w h
w e r e A m e r i c a n . O n t h e i r c o m p l e t i o n o f t h e i n v e s t i g a t i o n
t n e
F a r n b o r o u g h
t e a m w a s c a l l e d i n t o
t h e m a i n o f f i c e l n d a d v r s e c
u n d e r n o c i r c u m s t a n c e
w e r e t h e y e v e r t o d i s c u s s
t h e i r a n a l y s
t h e r e c o v e r e d L i g h t n i n g
a i r c r a f t , B u t h o w m u c h o f t h e a b o v e
(
a c t u a l l y b e v e r i f i e d ? A c c o r d i n g
t o
p a t
O t t e r i n l g g 2 i
" I f i r s t c a m e a c r o s s t h e s t o r y s x y e a r s
a g o w h e n a n o u t l i n e
\ ^
r e l a t e d
t o m e b y B a r r y H a l p e n n y ,
a n a v i a t i o n e n t h u s i a s t
a n d
a u t h o r . . . T h e r e
r / a s m o r e t o t h e s t o r y t h a n m e t t h e e y e , h e t o l
I h a d a n t i c i p a t e d
d i f f i c u l t i e s i n i n v e s t i g a t i n g
a 1 6 _ y e i r _ o l d
d i t r
i n c i d e n t i n t h e N o r t h S e a . b u t n o t o n t h e s c a l e
I w a s t o e n c o u
o v e r t h e n e x t f e w w e e k s . N o r m a l l y h e l p f u l p r e s s
c o n t a c t s t n f l
M i n i s t r y
o f D e f e n c e r e s p o n d e d
i n i t i a l l y b y
p r o m i s i n g
t o h e l p , t
t h e n b e c a m e v e r y r e t i c e n t . ,
b e s t r e s s e d
t h a t w e r e i t n o t f o r t h e d i l i g e n t r e s e a r c h
(
O t t e r a n d , l a t e r . T o n y D o d d , a r e t i r e d p o l i c e
s e r g e a n t . m y i n t ,
i n i h e c a s e w o u l d b e m i n i m a l . B o t h m e n m a d e J
g o o d
c a s e f o
s o m t h i n g
t r u l y e x t r a o r d i n a r y h a v i n g o c c u r r e d a n d f u r t h e .
i n f o r m a t i o n a n d a d d i t i o n a l w i t n e s s e s s u b s e q u e n t l y
s u r f a c e d , l
a _ t t e m p t
t o b e o b j e c t i v e , h o w e v e r ,
I d e e m e d
i t n e c e s s a r y
t o o
t h e o p i n i o n o f t h e M
i n i s t r y o f D e f e n c e .
I t m u s t
I f t h e i n c i d e n t d i d o c c u r a s d e s c r i b e d .
r e a s o n e d
t h a t t h e M o D w o u l d b e m o s t
u n w i l l i n g
t o d i s c u s s t h e c a s e
w i t h o u t s
H o w e v e r , N i c k P o p e
-
w h o b e t w e e n 1 (
a n d 1 9 9 4 i n v e s t i g a t e d UF O e n c o u n r e r u
o n e p a r t i c u l a r
o f f i c e o f t h e M o D
-
h a s
q u a l m s
a b o u t s p e a k i n g
w i t h r e g a r d
t o
k n o w l e d g e
o f w h a t d i d o r d i d n o t o c c u l
t h a t f a t e f u l n i g h t i n 1 9 7 0 . A c c o r d i n q
t (
i s
I w a s a p p r o a c l
c o u p l e o f y e a r s
a g o b y a n u m b e r
o f UF O r e s e a r c h e r s
_ i n c t u d i
T o n y D o d d , w h o h a d i n t u r n g o t
t h e s t o r y f r o m
p a t
O t t e r
_
w t
a l l s u d d e n l y g o t h o l d o f t h i s s t o r y t h a t a n R A F L i g h t n i n g j e t
h i
c r a s h e d i n t h e N o r t h S e a s u b s e q u e n t
t o i t s e n c o u n t e r
w i l n a n
u n i d e n t i f i e d
f l y i n g o b j e c t t h a t i t h a d b e e n v e c t o r e d o n t o b y F
C o n t r o l . "
t h o u g - h t
t h a t t h a t w a s q u i t e
a n e x t r a o r d i n a r y
s t o r y a n d d i d
b e s t t o f i n d o u t t h e f t c t s . I g o t
i n t o u c h
w i t h t h e F l i g h t S a f e t y
p e o p l e - a n d
a c t u a l l y c a l l e d
f o r t h e f u l l B o a r d o f I n q u i r y f i l e , w n
a b o u t f o u r i n c h s
t h i c k . T h a t f i l e w a s c l a s s i f i e d ,
a s a l i B o a r o o
I n q u i r y f i l e s a r .
I s p e n t a l o n g , l o n g t i m e g o l n g
t h r o u g h
t h a t
w i t h a f i n e - t o o t h c o m b .
I a l s o c h e c k e d
t h e e n c l - o s u r e
n " r * o " r =
m a k e s u r e t h e r e h a d b e e n n o f u n n y b u s i n e s s
w i t h a n W h i n o o ,
r e m o v e d
o r c r o s s e d
o u t . I f e l t d u t y - b o u n d
t o c h e c k Ue c a u s . - e
I
t h e a l l e g a t i o n s
w o u l d a l m o s t c e r t a i n l y s u r f a c e
t h a t t h e r e h a d
s o m e s o r t o f c o v e r - u p
a n d I w a s n , t g e t t i n g
t h e f u l l s t o r y . , ,
" I k n o w a b o u t
t h a t c a s e . W h a t
I c a n t e l l y o u
I
T h e b a s i c s t o r y w a s
t h a t t h e L i g h t n i n g w a s p a | t
o f a n e x e r c r s
t a c t i c a l e v a l u a t i o n
e x e r c i s e ,
I t w a s b e i n g v e c t o r e d o n t o a
S h a c k l e t o n
a i r c r a f t a n d t h e a i r c r a f t w a s - p r a c t i s i n g
t h e n i g h t _
s h a d o w l n g a n d s h e p h e r d i n g
o f l o w - s p e e d
t a r g e t s . T h a t , s l o n r
w i t h t h e s o r t o f j o b
t h a t t h e L i g h t n i n g
m i g h t h a v e t o d o i n a n
h q n :
/ A l r v w .
d e s t i n a t i o n s p a c e n e t l r f o / s o r r d o c s , / m a n t e ! 1 . a s , , 1
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D e s t i n a t i o n : S p a c e UFO T e m p l a t e
P a g e 4 o f 5
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s i t u a t i o n . S o , i t w a s b a s i c a l l y o n a m i l i t a r y e x e r c i s
L i g h t n i n g p i l o t
r e p o r t e d s e e i n g t h e l i g h t s o f t h e S h a c k l e t o n
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d i s o r i e n t a t e d a n d
s u b s e q u e n y t h e a i r c r a f t c r a
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" I s i t l i k e l y t h a t t h e B o a r d
o f I n q u i r y f i l e w i l l o n e d a v b e
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I a s k e d N i c k
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Fo r a m o m e n t h e m u s e q :
P u b l i c R e c o r d Of f i c e a b o u t d e c l a s s i f i c a t i o n
o f A o a i d
o f I n q u r r y
B u t I c a n t e l l y o u .
I v e s e e n t h a t f i l e ; I v e b e e n t h r o u g h
i t . I h
f o u n d n o t h i n g UFO- r e l a t e d
a t a l l . I t , s s i m p l y a s o n e w - o u l d i m :
t h e s t o r y o f a n a i r c r a f t c r a s h
i s : a v e r y t r a g i c s t o r y o f a c o m b
o f f a c t o r s l e a d i n g
t o t h e a i r c r a f t c r a s h i n g i n t o t h e i e a . , ,
" I d o n t k n o w . I d o n t s e e w h y n o t .
y o u d
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" W e l l . w h e n I g o t
a b o u t h a l f a d o z e n l e t t e r s f r o m d i f f e r e n r
r e s e a r c h e r s .
I t h o u g h t t h e t i m e h a d c o m e t o
p u l l
t h e m o u t o f
s t a n d a r d c o r r e s p o n d e n c e
f i l e a n d o p e n u D a f i l e o n
t h i s o n e i n
s i m p l y s o t h a t e v e r y t h i n g w a s i n o n e p l a c e .
B u t a l l t h e p r e s s u
c o m i n g f r o m UFO r e s e a r c h e r s .
T h e r e w e r e n o o r i g i n a l d o c u m e
s u g g e s t
t h a t a n y t h i n g u n u s u a l h a d h a p o e n e d . "
T h i s i s o n e o f t h o s e p a r t i c u l a r l y
f r u s t r a t i n g c a s e s
t h a t w e s e e
a n d a g a i n i n u f o l o g y . N i c k
p o p e ,
I a m c e r i a i n , i s s p e a k i n g r r u r
H o w e v e r , i t i s n o w a n e s t a b l i s h e d f a c t
t h a t t h e o f f i c e
i n w h i c h
w o r k e d w a s o n l y o n e o f a n u m b e r
t h a t i n v e s t i g a t e d
UFO
e n c o u n t e r s .
I s i t
p e r h a p s
f u a s i b l e
t h a t t h e s e
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( w h i c h
i n c l u d e
t h e M o D t D e f e n c e I n t e l l i g e n c e
S t a f f a n d t n e R
A i r Fo r c e s
p r o v o s t
a n d S e c u r i t y
S e r v i c e J ; h a v e i n t h e i r p o s s e
a d d i t i o n a l f i l e s ? Or i s t h e e n t i r e c o n t r o v e r s y
b u i l t o u t
o f n o t h i r
m o r e
t h a n a t r a g i c a c c i d e n t
a n d a m o d e r n
d a y m y t h ?
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h a d a n e x e m p l a r y c a r e e r
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y o r l
P o l i c e -
Fo r c e b e f o r e r e t i r i n g s e v e r a l y e a r s
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a u t h o r i t i e s h a v e n e e n p r e p i r e d
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t o k e e p h i d d e n
t h e o f f i c i a l r e p o r t s , , o n
t h i s , a t t ,
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f u r t h e r a d v i i e d h i m
t h a t o n e c (
w h o k n e w t h e f u l l s t o r y o f t h e L i g h t n i n g
c r a s h d i e d i n u n u s u a l
c i r c u m s t a n c e s
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p o s s i b l e
t h a t o v e r t h e c o u r s e o f t h e n e x t 12 m o n t h s
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B r i t i s h G o v e r n m e n t , s
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R u t i n g . W i l l w e f i n a l l y b e a t l e t c
t h i s m a t t e r t o r e s t o n c e a n d f o r a l l ? On l y
t i m e w i l l i e l l . . . M a y o r
s o m e o n e r e a d i n g t h e s e w o r d s a l r e a d y h a s t h e a n s w e r s ,
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C o p y r i E h t @ 2 0 0 0 D e s t i n a t i o n : S p a c e . A l l R i g h t s R e s e r v e d . P l e a s e r e a d o u r T e r r n s &
C o n d i t i o n 3 . C r e a t e d & P r o d u c e d b y D i a n a B o t g f o r d . D e s i g n e d b y D c n i s e T y l e l u / i t l
D i a n a E o t s f o r d . T h e U F O E n i g m a \ \ t e b n a s t e r i s l { a r k S n o w d o n , T h e U F O E n i g m a e d i .
t l a r k H . l l . T h e A s s o c i a t e E d i t o r i s M e l a n i R a y .
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f r o m w i t h i n U K a i r s p a c e
a l o n e n u m b e r t h o u s a n d s . T h e s e r e p o r t o b j e c t s w h i c h w e r e n o t i d e n t i f i a b l e a t t h e
t i m e o f o b s e r v a t i o n . u A P s h a v e i n c r e a s e d s i n c e t h e 1 9 5 0 s i n l i n e w i t h t h e b e g i n n r n g
o f m a n n e d f l i g h t , t h e a d v e n t o f o u t d o o r l a s e r d i s p l a y s , s p a c e f l i g h t , w e a t h e r b a l l o o n s ,
a n d s o o n . l t h a s b e e n r e c e n t M O D
p r a c t i c e
t o r e f e r t o s u c h
p h e n o m e n a .
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a b s e n c e o f r a t i o n a l e x p l a n a t i o n , a s U n e x p l a i n e d A e r i a l
p h e n o m e n a
( U A p ) .
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i n t e r e s t i n U A P i s o n l y n e c e s s a r y a s a n a s s u r a n c e t h a t a n y s u c h o b j e c t i s n o t a
t h r e a t t o U K a i r s p a c e o r a s s e t s .
I n A u g u s t 1 9 5 0 a W o r k i n g P a r t y w a s s e t u p ( a t
t h e s u g g e s t i o n o f S i r H e n r y T i z a r d )
w h o t h o u g h t " f l y i n g s a u c e r s s h o u l d b e i n v e s t i g a t e d " . R e c o r d s s h o w t h a t t h e
1 1 h
m e e t i n g o f t h e J o i n t T e c h n i c a l I n t e l l i g e n c e C o m m i t t e e ( R e f .
D S I / J T | C ( S 1 ) l t e m B
( 1 9 5 1 ) )
r e c e i v e d t h e C h a i r m a n s R e p o r t o f t h e " F l y i n g
S a u c e r W o r k i n g
p a r t y , .
T h e
c o m m i t t e e d e c i d e d t h a t " t h e d o c u m e n t s h o u l d b e r e g a r d e d a s t h e f i n i l r e p o r t a n d , i n
v i e w o f t h e c o n c l u s i o n s t h e W o r k i n g P a r t y s h o u l d b e d i s s o l v e d , . T h e C h a i r m a n
( M r .
G . L . T u r n e y D S 1 3 ) w e n t o n t o s a y t h a t , " f o l l o w i n g t h e l e a d g i v e n b y t h e
A m e r i c a n s o n t h i s s u b j e c t , t h e r e p o r t s h o u l d h a v e a s l i t f l e p u b l i c i t y
a s
p o s s i b l e
a n o
o u t s i d e c i r c u l a t i o n s h o u l d b e c o n f i n e d t o o n e c o p y , f o r S i r H e n r y T i z a r d , , . T h e r e p o r t
h a s b e e n r e l e a s e d t o t h e P R o . T h e u K w a s h a p p y t o a l l o w t h e U S s t u d i e s i o a n s w e r
a n y o u t s t a n d i n g q u e s t i o n s .
T h e u n i t e d s t a t e s A i r F o r c e h a d s t a r t e d t o t a k e a n o f f i c i a l i n t e r e s t i n 1 9 4 g w i t h
P R O J E C T S I G N , l a t e r c h a n g e d t o P R O J E C T G R U D G E a n d t h e n t o
p R O J E C T
B L U E B O O K . S u c h w a s t h e c o n c e r n i n t h e U S t h a t b y 1 9 5 2
t h e C t A i n s t i g a t e d a
c o v e r t s t u d y g r o u p
t o i n v e s t i g a t e t h e " 1 0 % o f i n c r e d i b l e r e p o r t s f r o m c r e d i b l e
w i t n e s s e s " . I n f a c t o v e r 1 0 , 0 0 0 r e p o r i s , s p a n n i n g 1 9 y e a r s ,
w e r e p r o c e s s e d
b y 1 g 6 5
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w h i c h i t w a s r e p o r t e d t h a t o n l y a b o u l 7 o / o w e r e u n e x p l a i n e d ) . T h e c o v e r t n e i s o f
t h i s i n v e s t i g a t i o n s u b s e q u e n t l y c o n t r i b u t e d g r e a t l y
t o c h a r g e s o f a g o v e r n m e n t
c o v e r - u p .
l n 1 9 5 2 - 3 t h e u s s e t u p t h e R o b e r t s o n P a n e l ( l n t e l l i g e n c e
s c i e n t i f i c A d v i s o r y
p a n e l ) .
M e a n w h i l e , t h e p o s s i b i l i t y
o f t h e U S S R u s i n g a U F O s c a r e a s a m e a n s o f
j a m m i n g
c o m m u n i c a t i o n c h a n n e l s , w h i l e s i m u l t a n e o u s l y a t t a c k i n g t h e w e s t w a s c o n s i d e r e d a
s e r i o u s p o s s i b i l i t y
b y t h e u s
-
e v e n t h o u g h t h e i n v e s t i g a t i o n t e a m h a d d i s m i s s e d
s i g h t i n g s o f u F o s a s e x p l a i n a b l e . I n 1 9 5 3 , u s A F b e g a n a m o r e d e t a i l e d c o l l e c t i o n
o f s i g h t i n g i n f o r m a t i o n w h i c h , a c c o r d i n g t o U S G o v e r n m e n t s t a t e m e n t s , c e a s e d i n
1 9 5 8 w i t h n o p r o o f
o f e x t r a { e r r e s t r i a l o r i g i n .
T h e t o p i c w o u l d n o t g o
a w a y , h o w e v e r , a n d b y 1 9 6 6 t h e U S A , s C O N D O N R e p o r t
h a d s t u d i e d a n d r e p o r t e d o n 5 9 e v e n t s i n d e t a i l . T h e r e p o r t c o n c l u d e d " \ f f h i l e
w e o o
l o J J n i n X ,
a t p r e s e n t ,
a n y t h i n g w o r t h w h i l e i s l i k e l y t o c o m e o u t o f r e s e a r c h
[ i n t o
u F o s l e a c h i n d i v i d u a l c a s e s h o u l d b e c o n s i d e r e d o n i t s m e r i t s . N o ( s e p a r i t e )
U S
A g e n c y i s r e q u i r e d - b u t t h i s m a y n o t b e t h e c a s e f o r a l l t i m e , . T h e U K t o o k n o
p a n
i n t h i s u s A F s t u d y , a n d t h e r e i s n o r e c o r d o f t h e A i r M i n i s t r y r e q u e s t i n g o r r e c e i v i n g
t h i s r e D o r t .
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I n t h e 1 9 5 0 s , t h e A i r M i n i s t r y , p r o d u c e d a m i n i m u m f o r m a t , a o n e p a g e , U F O
r e p o r t i n g p r o c e d u r e f o r b o t h p u b l i c a n d m i l i t a r y r e p o r t i n g o f i h e
p h e n o m e n a .
R e p o r t s
o f s i g h t i n g s f r o m e i t h e r m i l i t a r y o r c i v i l i a n s o u r c e s w e r e s e n t t o D e f e n c e I n t e l l i g e n c e
S t a f f ( D l S ) f r o m t h e A i r S t a f f i n c a s e t h e y c o n t a i n e d a n y i n f o r m a t i o n w h i c h w a s o f
v a l u e i n D I S s t a s k o f a n a l y s i n g t h e
p e r f o r m a n c e
a n d t h r e a t o f f o r e i g n w e a p o n s
s y s t e m s , n u c l e a r , c h e m i c a l a n d b i o l o g i c a l w e a p o n s p r o g r a m m e s
a n d t e c h n o l o g i e s
a n d e m e r g i n g t e c h n o l o g i e s . H o w e v e r , n o n e o f t h e r e p o r t s r e c e i v e d o v e r a
p e r i o d
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3 0 y e a r s h a v e y i e l d e d a n y v a l u a b l e i n f o r m a t i o n w h a t s o e v e r . D I S t h e r e f o r e d e c i d e d
i n D e c e m b e r 2 0 0 0 , n o t t o r e c e i v e t h e s e r e p o r t s a n y l o n g e r .
7
L o r d s D e b a t e
L o r d s
L o r d s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
1 8 J a n u a r y
4 M a r c h 1 9 E 2
C o l 1 3 7 0
7 A p r i l
1 9 8 2
C o l 2 1 8
2 4 O c t o b e r 1 9 8 3 C o l
62
1 3 M a r c h
1 9 8 4
C o l 1 3 2 - 1 3 3
C o l 4 9 8 1 1 J u l y 1 9 8 9
1 7 O c t o b e r 1 9 8 9
C o l 60
1 9 9 3 C o l
?
C o l WA 9 0
C o l 1 9 - 2 0 7 M a y 1 9 9 6
C o l 4 3 1 0 J u n e 1 9 9 6
C o l 2 6 8 J u l y
1 9 9 6
C o l 4 2 3 - 4 2 4 2 4 J u l v 1 9 9 6
1 6 O c t o b e r 1 9 9 6 C o l 9 2 l
1 7 O c t o b e r 1 9 9 6 C o l 1 0 8 2 1 0 9 1 - 1 0 9 3 1 0 9 5
5 N o v e m b e r 1 9 9 6 C o l 4 0 9
I
I N o v e m b e r 1 9 9 6 C o l 2 5 - 2 6
1 2 N o v e m b e r 1 9 9 6 C o l 1 1 1
1 8 D e c e m b e r 1 9 9 6 C o l 62 8 - 62 9
1 4 O c t o b e r 1 9 9 7
C o l WA 1 68 - 1 69
2 3 O c t o b e r 1 9 9 7
C o l WA 2 1 6
2 8 O c t o b e r 1 9 9 7
C o l WA 2 3 2
1 0 N o v e m b e r 1 9 9 7 C o l 4 5 0
2 9 J u n e
1 9 9 E
C o l 1 2
C o l 2 5 - 2 6 1 5 J u l v 1 9 9 8
1 9 O c t o b e r 1 9 9 8
C o l 1 3 1 - 1 3 2
3 S e p t e m b e r 1 9 9 8 C o l WA 5 9 - 60
1 9 N o v e m b e r 1 9 9 8 C o l WA 1 9 0 - 1 9 1
1 7 D e c e m b e r 1 9 9 8 C o l WA
1 7 6- 1 7 8
2 3 J a n u a r y 2 0 0 1
C o l WA 7 - 8
2 5 J a n u a r y 2 0 0 1
C o l r i l / L 2 l - 2 2
3 0 J a n u a r v 2 0 0 1
C o l WA 4 9 - 5 0
C o l WA 3 1 5 3 M a y 2 0 0 1
C o l WA 3 5 1 8 M a y 2 0 0 1
1 6 D e c e m b e r
1 9 7 9
C o l 1 2 4 6
L o r d s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
C o m m o n s
7 D e c e m b e r 1 9 9 4
L o r d s
L o r d s
L o r d s
C o m m o n s
C o m m o n s
L o r d s
L o r d s
L o r d s
L o r d s
L o r d s
L o r d s
L o r d s
L o r d s
L o r d s
L o r d s
o . .
H A N D L I N D R E O U E S T S F O R I N F O R M A T I O N U N D t r R T H E CO D E O F P R A CT I CE O N
A CCE S S T O G O V E R N M E N T I N F O R M A T I O N
o A l l r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n r e c e i v e d i n D A S f r o m M P s o r m e m b e r s o f t h e p u b l i c s h a l l b e
c o p i e d t o D A S L A O p s + P o l l f o r i n f o r m a t i o n . A r e c o r d o f a l l r e q u e s t s a n d t h e o u t c o m e w i l l b e
m a i n t a i n e d b y D A S L A O p s + P o l l .
r D A S L A O p s + P o l l s h a l l a d v i s e l h e r e l e v a n t D A S d e s k o f f t c e r o n r e l e a s e o f i n f o r m a t i o n t o
e n s u r e c o n s i s t e n c y o f a p p r o a c h w i t h i n t h e D i r e c t o r a t e a n d w i t h t h e r e l e v a n t D CL D A S L A
O p s + P o l l m a y r e f e r r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n t o D I n f o E x p A c c e s s i n o r d e r t o o b t a i n a d v i c e .
o
.
W h e r e t h e r e i s d i s a g r e e m e n t w i t h t h e a d v i c e g i v e n b y D A S L A O p s + P o l l , t h i s w i l l b e r e f e r r e d
t o t h e a p p r o p r i a t e A D , a n d D I n f o E x p A c c e s s a s a p p r o p r i a t e .
M a t e r i a l c o p i e d f o r r e l e a s e s h a l l u n d e r g o s a n i t i s a t i o n a s n e c e s s a r y b y D A S L A O p s + P o l l , w i t h
a d v i c e f r o m t h e r e l e v a n t d e s k o f l i c e r . M a t e r i a l c o p i e d w i l l b e e x a m i n e d j o i n t l y
b y t h e r e l e v a n t
d e s k o f f i c e r a n d D A S L A O p s + P o l 1 , o r a n o t h e r p e r s o n
o f t h e D A S L A O p s + P o l s e c t i o n .
. A c o p y o f m a t e r i a l s u p p l i e d w i l l b e r e t a i n e d w i t h t h e l e t t e r t o t h e M P o r m e m b e r o f t h e p u b l i c .
A n y m a t e r i a l w i t h h e l d w i l l a l s o b e c o p i e d a n d r e t a i n e d a n d m a r k e d a p p r o p r i a t e l y a l o n g w i t h t h e
r e p l y f r o m D A S .
r
o
S u b s e q u e n t r e l e a s e o f t h e s a m e m a t e r i a l t o a n o t h e r i n d i v i d u a l w i l l b e s u b j e c t t o a c h e c k b y t h e
r e l e v a n t d e s k o f f i c e r
a n d D A S L A O p s + P o l l , o r a n o t h e r i n t h a t s e c t i o n .
A n y p r o p o s a l t o w i t h h o l d i n f o r m a t i o n w i l l b e d i s c u s s e d w i t h D A S L A O p s + P o l l w h o w i l l t a k e
a d v i c e f r o m D I n f o E x p A c c e s s a s n e c e s s a r y o n a d e c i s i o n t o w i t h h o l d a n d t h e E x e m p t i o n t o b e
q u o t e d .
o D A S L A O p s + P o l l w i l l a d v i s e o n t h e f o r m o f r e p l y t o a n M P o r m e m b e r o f t h e p u b l i c w h e r e
t h e w i t h h o l d i n g o f i n f o r m a t i o n h a s b e e n a g r e e d w i t h t h e a p p r o p r i a t e s e c t i o n a n d , i f r e q u i r e d ,
w i t h D I n f o E x p A c c e s s . A l l l e t t e r s i n d i c a t i n g a d e c i s i o n t o w i t h h o l d i n f o r m a t i o n w i l l b e
h a n d l e d i n a c c o r d a n c e w i t h D CI . . .
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P i c T ] T e : P E I E R
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t u m u l t u o E s t i m e . T h e
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a r y l t h e r e - w - a s a " s t a n d - o f f " . T h e
4 . S T ON E D I A M ON D E A R R I N G S
A N D M A T G H I N G P E N D A N T W I T H
P R I N G E OF W A T E S G H A I N
g f t f o r a n y l a d y , a n d t h e
p e r f e c t c h o l c e f o r t h a t s p e c i a l
w e r e b e l n g h e L l i n f t a n . A t t h e
s a m e t i m e , o n t h e o u t s k i r t s o f a
S u f f o l k f o r e s t , a n o t f i e r k i n d o f h i s -
t o r y w a s b e i n g m a d e , t h e s o r t t h a t
t h e B r i t i s h a n d A m e r i c a n g o v e r n -
m e n t s w e r e a t D a i n s t o k e e p
q u i e t .
b e e n s p o t t e d i n R e n d l e s h a m
F
A f g h a n i s t a n , P o l a n d
w a s i n i l i s a r r a y a n d
h a d i n v a i l e d
h o s t a g e s A m e r i c a n
m o n t h , s h o r t l y a . f t e r m i d n i g h t o n e a c h o t h e r A o m a d i s i a n c e o f
D e c e m b e r 2 8 , W a r r e n s l i f e w a s t o a p p r o r j n a t e l y l i v e f e e t . W a r r e n
a n d h i s c o l l e a g u e s w e r e t I e D c h a n g e f o r e v e r .
" I h a d b e e n p o s t e d t o P e r i m e t e r o r d e r e d t o r e h r n t o t h e i r v e h i c l e s
P o s t 1 8 , " r e c a l l s W a x r e n , " W e
o m c e r a n d t n e c r e a f f e s s E u j e q a r
w e r e a n d w e r e i h i v e n b a c k t o R A F
o n a l e r t a n i l I m c o n v i n c e d i t s B e n t w a t e r s . H o u r s l a t e t t h e y w e r f )
b e c a u s e t h e r e w e r e o b j e c t s o f s u r m o E e i l b y t h e s e c u r i t y p o l i c e
u n l o x o w n o r i g i n l u r k i n g a r o u n d W a r r e n s a y s t h e y w e r o r d e r e d t o
t h e b a s e . " S o o n a . f t e r g o i r g o n d u t y s i g n a d o c u m e n t d e s c r i b i n g a
W a . r r n w a s i n f o r m e d b y s e c u . r i t y " w a t e r e d d o $ u " v e r s i o n o f w h e t
F o r t w o n i e h t s , u n u s u a l I i c h t s
a n d s f a n g e , a e r i a l o b j e c t s h a d
D i a m o n d s - t h e u t t i m a t e
F o r c e p e r s o m e l f r o m
t h e n e a r b y R A I B e n t w a t e r s b a s e
R e p o r t s f o l l o w e d . o f a
c r g u p
o f - ? i r -
m e n w h o l l : I d w l m e s s e o a s u o o e n
b y U S A i r
F o r 6 t
f r l m h i s p o s t .
p o l i c e t h a t h e w a s b e i n g
t h r e e p i c k - u p F u c k s a r d
i r s
d r i - R i c h a r d s o n o f t h e Of f i c e o f N a v a l . - -
v e n t o w a r i l s R e n a U e s h a m F o r e s t . I n t e l l i g e n c e w h o g a v e t h e m a I
H e i e f t i n a p a r t y
r e l i e v e d t h e y h a d e n c o r u t e r e d . T t t e g r o u p
o f w a s i n t r o d u c e d t o
I
I
c o m m a n d e r
t
I
p f t s e n L l h e e a r i n g s a r e s d
w t h 8
g e n u i n e b r l l l l a n t c u t
d i a m o n d s , h a n d s e t i n t o a
c l a s s i c
g c t g o l d - m i l l g r a i n
s e n i n g a n d t h e r n a t c h a n g
p e n d a n t h a s 4
g e n u i n e
d i a m o n d s
c o m e s
c o m p l e t e w i t h a n 1 8 i n c h
g c t
g o l d P d n c e o f t r i b l e s c h a i n .
M e s u r i n E 0 . 5 c m s q u a r e
e
6
i n c h ) b o t h a r e P r e s e n t e d
i n a
p l u s h p r e s e n t a t i o n b o x .
a n d
D e s i g n e d f o r p i e r c e d e a r s
t h e s e s t u n n i n g D i a m o n d
E a r r i n g s c o s t j u s t t 3 9 . 9 9
( R R P
f , 5 9 . 9 9 ) a n d t h e
D i a m o n d P e n d a n t
j u s t
a l i s e d . T h e m e n h a d b e e n o r a l e r e a l
t o r e t u r n t o t h e A b a s e w i t h o m i -
n o u s w a r n i n g s n o t t o a l i s c u s s w h a t
t h e y h a d s e e n .
T h e
p e r f e c t p l o t f o r a n e p i s o d e o f
t e l e v i s i o n
s l h e X F i l e s ? W i t h o u t a
d o u b l Y e t a c c o r d i - n g t o n u m e r o u s
f o r m e r U S A i r F b r c e p e r s o n n e l
s p e a k i n g o n t h e r e c o r i l , t h i s i s n o t
a D i e c e o f f r c t i o n .
L i k e t h e n o t o r i o u s R o s v / e l l
a f f a i r o f J u l y 1 9 4 7 , t h e e v e n t s a t
R e n d l e s h a m F o r e s t , S u f f o l k , o n
. D e c e m b e r 2 8 , 1 9 8 0 , h a v e b e c o m e
I
e x p l o s i o n o f l i g h t f r o m w h i c h
t h r e e s m a ] l c r e a t u r c s m a t e r i -
A s W a r r e n a r d h i s c o l l e a g u e s a f t r a o r i l i n a r y b r i e f i i
h t h e w o o i l s W h a t t h e y h a d s e e n i n t h e f o r e s t ,
t h e y r e a l i s e d s o m e t h i n g o f R i d E r d s o n e x p l a l n e d , r e p r e s e n t -
e x t r e m e s i g n l f i c a r c e w 8 l r t a - k i n g e d " a t e c h n o l o g y f a r a d w n c e i l t o
r e a c h e d a c l e a r i n g
p l a c e : " A n i m a l s w e r e r u n n i n g o u t o u r o w n . " H e a d d e d : " Ou r
g o v e r n -
o f t h e f o r e s t a n a l w e s a w v e h i c l e s m e n t h a s h o w n o f t h i s f o r l o n g p r
a n d a n o t h e r p a r t y o f m e n , " r c a l l s t f H n m o s t o I y o u h a l l E b e e n a l i v e . "
A n y d i s c u s s i o n o f t h e e v e n t s
_
l n e y
S e e m e d
t 2 9 . 9 9
( R R P
t 4 4 . 9 9 ) b o t h
I t h e
s t u f f o f l e g e n d , s p a w n i n g a
h o s t o f t e l e v i s i o n d o c u m e n t a r i e s
t a n d b o o k s . T t e i s s u e o f w h a t d i d
I
p r i c e s i n c l u d e p o s t a g e a n d
p a c k i n g , o r w h y n o t s a \ , / e a
t u r t h e r f 5 . 0 0 a n d b u y t h e
p e r i o d e x a c f l y t w o d e c a d e s a g o ,
o r d i d n o t o c c u r i r t h a t t l r e e - d a y
h a v e a r m s
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s r i t i n g a b o o k , E l e v e n
y e a x s
l a t e l
. . n , ^ i A h - , , ^ . t a i n 1 9 9 7 : L e f t A t E a s t G a t e w a s f i n a l .
h u m a n o i d h e a
d s t l 1 T , * S t 1 f f i S # # " t H *
w r t h c a t t i k e e y e s
b f f 1 f 1 $ H d i : f f i $ t r : ;
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R i d l a r d s o n s a i d . F o r t h o s e w h o
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c o m p l e t e
t r e a t f o r
s e t f o r
j u s t
h o w e v e r , i s f a r f r o m r e s o l v e d .
W h i l e s c e p t i c s s c o f f a t l h e i d e a
f . & 1 , 9 8 ? Or d e r y o u l s t o d a y
f o r t h a t s p e c i a l
8 i f r
o r a s a
, o u r s e l f .
b a n d i n t h e i E a g i n a t i o n o f e v e n t l e m o s t
t h a t a n r t h i n g u n u s u a l o c c u r e a l , o u r w e a p o n s a n d t o m a i n t a i n b e l l e v i n g o f s o u l s ,
t h e A m e r i c a n
g o l r n m e n t m a i n - r a d i o s i l e n c e . W e r e a d l e d t l e e d c e
t a i n s t i a t , a s t h e i n c i d e n t s o f a f i e l d , w h e r e w e s a w a g l o w i n g
r u OD A Y
w a r r e n , n o w 3 9 ,
l i v e s w i t h h i s B r i t i s t r
o c c u f i e d o n B r i t i s h s o i l , t h e y a r e a
l l l o w
m i s t . S u d d e n l y a b a s k e t - - f
w i f e i n L i v e r p o o l . T o
m a t t e r f o r t h e M i n i s t r y o f b a l l - s i z e d r e d l i g h t a p p e a r d a n d
I
W a . r r e n . " W e w e i E t o l d t o

r i g h t .
e v e n
- w n a t
n a p p e n e o - [
- t o
k n o w w h a t l u p p e n e d "
S f r e r c n e s
t e n d o s m y c h + e . / c o s s e d f t 6 t a l o d e l s l o t 1 . . . . . . . . . . m a d e p d l B b l e
? l f E B ( P R E S S o F F & n e f
I H E E OR E S S 0 F E i { n d 2 0 8 8 9 .
. .
2 1 t 6 8 9 )
A r E ,
I } E D E S B I T C I C E I \ I I R E
r l l u ( M ^ ! d M i s s ^ ! l s ) . . . . . . . j . N A M E . . . . , . . , , . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A o D R E S S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p 0 s T
c o D E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . o A Y l l M E , r E N 0
0 R p l e a s c d e b n y c e d d D e b i t c a d w i s t h e s u m o f
. . . .
M S r g f 4 E
P f G r . A r { E ,
r r v D l r s m r A | . e
B l t i f i o P s s r o f l r u n D
c t 2 3 3 n G .
P r E B E m l { o t s 6 J D C t t f i ,
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d a F b r d e t t e r y f @ n c r d 4 d u n e r
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D e f e n c e , T h e M o D m e a n w h i l e , m a d e a d o w o w a r d a r c t o w a r t l s t h e I
a n n i v e r s a r y o f w h a t t o o k m i s t . T h e r w a s a f l a s h o f l i g h t ,
I
s 4 y s o n l y t h a t w h a t e l r t o o k p l a c e
p l a c e a r d t o d r a w a t t e n - t h e n a m a c h i n e a p p e a r d o n t h e w a s o f " n o d e f e n c e s i g n i f r c a n c e " .
-
t o w h a t h e s a y s i s a m a s s i v e
T h i s h a s a n g e r e d m a n y o f t h o s e
g r o u n d . l t w a s 3 0 f t a c r o s s , F i a n g u - t i o n
f o r m e r a i r m e n i m p l i c a t e i l i n t h e t r a r a n d b r i g h t s i l v e r I t h a i l r o u g h c o v e r - u g W a n e n w a s h o l i t i n g a
e n c o u n t e r $ . n o n e m o r e s o t h a n a n d r a i s e i l s u r f a c e s a l l o v e r i t , " p e a c e f u I
p r o t e s t : i n R e n d l e s h a n
L a r r y W a r r e n , w h o h a s w a g e i l a w i t h a r a l d i s h g l o w a t t h e t o p a n d F o r e s t o v e r C h r i s t n a s " I v t a n t t o
2 G y e a r c a m p a i g n t o e x p o s e w h a t . a b a n k o f b l u e l i e h t s a t t ] l e b a s e . " t e u p e o p l e h i s t o r y c h a n e e d i n t h a t
F o r W a r r e n a n d h i s c o m r a i l e s , f o r s t i n D e c e m b e r 1 9 8 0 . I t n g o u l g
h e c l a i m s i s a g i g a n t i c c o n s p i r a c y
t o h i d e f r o m t h e p u b l i c t h e t r u t h s t r a n g e r t h i n g s w e r t o c o m e : t o h a v e a s o n l n N l a r c h a n a l I w a n t
a b o u t t h e i n c i i l e n t s a t " S u d d e r y a b l u i s h - g o l d l i g h t h i m t o k l l o w h i s d a d s t o o d u p f o r
R e n d l e s h a m F o r e s t . W a r r e n a r p e a r e d . w h i c h s o l i t i n t o t h r e e , w h a t h e b e l i e v e d i n . "
e n l i s t e d i n t h e U n i t e d S t a t e s A i r l r i d l v i a u a u t e f o r m s , a b o u t 4 f t t a l l .
/
A U s f i L n c o m p a n y h a s j u s t
F o r c e i n 1 9 7 9 , a g e i l 1 8 . On T h e y s e e m e d t o h a v e a . r m s a n d
I
o p t i o n e d t h e r i g h t s o n W a r r e n s
D e c e m b e r 1 , 1 9 8 0 , h e w a s P o s t e d t o I e g s , w i t h b i g h u m a n o i d h e a t l s a r d
I
s t o r y f f t h e r c l e a s e o f t h e f i ] . l l t
t h e U s A F - c o n t r o l l e d t t a s e a t R A F d a r k , c a t l i k e e y e s , a n d a t t i m e s
l o u I p r o m p t s
t h e a u t h o r i t i e s i o c o m e
B e n t w a t e r s . S u f f o l k . o n e o f t t r e c o u l d 6 e e s t r a i g h t t h o u g h t l e r n . " I c l e a n , t h e n v r e m a y l i r a l l y b e a b l e
A t t h a t E i a g e s a y s W a r r e n , o n e I

t o s a y , i n t h e w o r d s o f t h e X - F i 1 e 6 ,
m o s t s t a t e g i c a l l y - i m p o r t a n t m i l i -
t a r y b a s e s i n B r i t a i n . L a t e r t h a t o f t } t e s e n i o r o f f i c e r s m o v e d c l o s e r t h e F u t h r e a l l y i s o u t t h e r e .
D A l L Y s P n E s s
T H U R S D A Y D E C E M B E R 2 S 2 o o o
l l l u s l | a t i o n : F I U L C o V A R E N A
F l G I l O l l 3 7
R O M A N C E , A N D H O WT H E S WE E T H E A R T S
L O N G F E U D I N G F A M I L I E S T R I E D T O K E E P T H E M A P A R T
t h e s h o p . " L e t m e s e e t h e b o o k s , J u l i e . I
k n o w i t s y o u r s t o r e , b u t I s t i l l h a v e
f e e l i n g s f o r t h e p l a c e . J u s t
g i v e m e a
c o u p l e o f h o u . r s . "
T h e t r u t h w a s t h a t h e w a s g r e a i w i t h
t h e b o o k s a n d I n e e d e a l h e l p .
m i s t a k e . M o r t l s v l s i t i n g a n d R o m e o i s
i e a v i n g . L e f s
j u s t
i l r o p i t . "
" I m n o t l e a v i n g , " R o m e o s a i a l .
d i m e s . " Y o u w a r t t o f r g h t m e ? "
" I f t h a t s \ . v h a t y o u r e l o o k i n g f o q
A f i g h t ? " M o r t s a i d , h i s e y e s b r i g h t a s
" O K " I s a i d .
h a s c h a n g e d . "
" O h , J u l i e , " h e s a i d , w i t h w h a t I t h o u g h t
w a s s o m e s a d n e s s i n h i s v o i c e .
i s , a n w a y N o t h i n g
" Y o u h l o w w h e r e e v e r y t h h g
" E v e r y t h i n c s c h a n g e i l "
a n i l i n w a l k e i l a v e r y
n e r v o u s - l o o k i n g & o m e o
C a c c i a m a n i , H e w a s w e a r i n g g l e y p i i n t s
a n d a r v h i t e s h i r t w i t h r o l l e i l - u p s l e e v e s .
H e l o o k e d a l m o s t u n b e a r a b l y h a n i l s o m e .
" M y G o a l , " I s a i d , m y v o i c e
a u t o m a t i c a l l y d r o p p i n g t o a w h i s p e E
" w b a t a r e y o u d o i n g h e r e ? "
" Y o u s a i d t h i s w a s w h e n S a n d y w e n t t o
p i c k u p h e r k i t l s f t q m s c h o o l . I s t h i s a l l
r i g h t ? I s S a n d y h e r e ? "
I m o v e d q u i c l d y t o t h e f r o n t o f t h e s t o r e .
I k i s s e i l h l l ] l . I c o u l d n t h e l p i t . I w a s s o
g l a d a n d s o s o r r y t o s e e h i m . S h e i s n t
h e r e , b u t y o u h a v e t o
g o .
R e a l l y S h e c o u l i l
b e b a c k a n y s e c o n a l . "
" I m s o r r v I k n o w I s h o u l d n t h a v e
c o m e . I v e b - e e n a l r i v i n g a m u n d t h e b l o c k
f o r h a l f a n h o u r t e l l i n g m y s e l f n o t t o
c o m e . B u t I h a d t o s e e y o u . " H e p u t h i s
a r m s a r o u . n d m e a n d i t f e l t l i k e h e a v e n .
" Wh a t a b o u t d i n n e r t o m o r r o w ? "
" S u r e , " I s a i d . " I c a n w o r k s o m e t h i n g
o u t , b u t y o u h a v e t o
g o
n o w . " I c o u l d n t
b e l i e v e I w a s g e t t h g t h e w o r d s o u t o f m y
m o u t h . I w a n t e d h i m t o s t a y a r a l s t a y I
w a n t e d t o t e l l h t n e v e r y t h i n g t h a t w a s
E S P I T E t h e l a c k o f
f l o w e r s , t h e l a c k o f S a r d y
a n d m y g e n e r a l l y g l u m
i l e m e a n o u r . b u s i n e s s w a s
p r e t t y
e o o d , a n d t h e n t h e
b e l l r a n g a t t w o - t h i r t y
c o m e o D "
N o s o o n e r w e r e t h e w o r a l s o u t o f
R o m e o s m o u t h t h a n M o r t h a d a c y c l a m e n
i n h l s h a l d a n d w a s h u r t l i n g i t s t r a i g h t a t
R o m e o s h e a d . I t w a s a d a y p o t . I t h i i
R o m e o o n t h e l e f t t e m p l e a n d e ) $ l o d e d
i n t o a f a n o f d i r t , p e t a l s , s t e m s , a n i l
t e r a c o t l a s h a r d s , R o m e o w e n t d o w n .
F o r a l l h i s f i t s o f r a g e , I h a i l n e v e r s e e n
M o r t s t r i l e a n o t h e r D e r s o n . l l e d i i l n t e v e n
s p a a k t h e g i r l s w h e n t b e y w e r e l i t t l e . I
k n e l t b e s i d e R o m e o . I t i s h e a d w a s b l e e d i n g
s p e c t a c u l a r l y a n i l I l o v e a l h i m . I t w a s o n e
o f t h o s e m o m e n t s i n l i f e w h e n y o u r e s u . r e .
" M o r t , l D u
c o r i d h a v e k i l ] e a l h i m l "
A t t h e v e r y m e n t i o n o f b e i n g k i l l e d ,
R o m e o r o s e u p A o m t h e g r o u n d a n d f l e w a t
m y e x - h u s b a r d l i k e a c r e a t u r w i t h w i n g s .
I t D e v e r o c c u r r e d t o m e t h a t i n t e l l i g e n t
g r o w n m e n s t i l l f o u g h t , y e t . t h e r e . I . w a s
w a t c h i n g i t a s i f t h e w h o l e t h i n g w r
l a l d n g
p l , a c e
u n d e r w a t e n T h e y w e r e
s l u s s h s a n d D u l l i n e a n d I t h i n k I s a w
M o f r b i G . " s t b p i t l r l s c r e a r n e d , " S t o p i t ! "
h a p p e D i n g . I w a r t e d t o t e l l h i m e v e r l t h i n g
t b a t h a d e v e r h a p p e n e d t o m e i n m y l i f e .
f t o m b e h i r d t h e c u r t a i n .
I s e v e r y t h i n g a [ r i g h f Y o u s e e m u p s e L "
" l t s
a s t r e s s f u l t l m e , " I s a i d " a n i l t h e n ,
a s i f t o p r o \ . e m y p o i n t , M o r t c a m e o u t
" C a c c i a m a . n i ! " h e
y e U e a l .
" G e t
y o u r
l o u s y m i t t s o f f m y E r i f e . "
" Wh a f s : h e a l o i n g h e r e ? " R o m e o a s k e d .
H e k e p t h i . s m i t t s f r m l y o n m e .
" N o n e o f y o u r g o d d a m n b u s i n e s s w h a t
I m d o i n g h e r e : N o w
g E t
o u t b e f o r e I s e t
y o u o n t h e c u r b i n p i e c e s . Y o u d o n o t w a n t
t o g e t i n t o i t w i t h m e . "
R o m e o t o o k a s m a . l l s t e p a w a y f r o m m e ,
t o w a r d M o r t . " Y o u d o n : t l i v e h e r e a n y
m o r , u n l e s s I v e g o t t e n t h e s t o r y - w m n g . "
Wi t h t f E t s i m p l e c o m m a t r d t h e y f e U
a p a r t , r o l l e d a w a y t o m e a c h o t h e r l i m p
a D d p a n t i n g , b l o o d y a r d d i s l o d g e d . T h e y
l a y o n m y f l o o r a m i d t h e d i r t a n a l t h e
b l o s s o m s . b o t f r o f t h e m u n a b l e t o s t a n d .
I n l e s s t h a n a m i n u t e t h e y h a d b e e n
r u i n e d , t h e s t o r e h a d b e e n r u i n e d , I h a d
b e e n r u i n e t l . I w e n t t o R o m e o , w h o s e h e a d
w a s c o v e r e d i n b l o o d . B o t h h i s f o r e h e a d
a n d h i s l i p w e r e b l e e d i n g n o w a n a l . h i s l e f t
h a n d w a s t u r o e d a t a n u J r n a t u r g l a n g l e .
H e s a i d m y n a m e a n d I t r i e d t o t o u c h h i s
f a c e t o s e e i f a n ] t h i n g w a l ] t r e f l
B u t i t w a s M o r t w h o r e a l l y c o n c e r n e i l
m e . I t h i n k m o s t o f t h e b l o o d o n h i m w a s
R o m e o s , b u t t l e r e w a s a h o r r i b l e s w e l l i n g
o n t l l e s i d e o f h i s h e a d w h e r e t h e s k i n w a s
t a u t a n d s h i n y
y e l l o w I c o u l a l n t
g B t
h i m t o
r e s D o n d t o m e .
d o m e o d r a g g e i l h i m s e u i n t o a s i t t i D g
p o s i t i o n , w i n c i n g a t e v e r y i n c h . " D e a r
M o t h e r o f G o d " " h e s a i d , l o o k i n g a t m e
I i s t e n i n g . " T e l l m e I d i d i i t k i l l h i m . "
" Y o u d i d n t k i l l h i m , " I s a i d . " B u t I m
c a l l i n g a n a m b u l a n c e . . , "
@
J e d n n e R a . j .
a E x t r d d s b y I U T I N I C H O L L J T 1 n J u l i e
A n d . R o m e o b r J e a m p
R d J t , p u b l E h z d , o n
F e b r u a r J 5 b y P o c h e t B o o h s , p r t e 9 5 . 9 9 - T o
t h e r e s e r a e a c o p j f o r t 4 . 9 9
p h . t s p & p ,
c a
" L o o k , " I s a i d - " T h i s i s a r i d i c u l o u s E q ) r e s s B o o k s h o p o n 0 8 7 0 9 0 1 9 1 0 1 .










.









.
.





.
. .
. .
.
. .


.
.
.





.

.
:







.

l N G i r H R E A L M
g C l " ,
I c h i l d r e n w h o b e g a n
n a k e s h i f t p e a c e c a m p
o d y g u a r d
a n d c o v e r t
s e e k s
u n d e r - c o v e r a t
r b e d i n t h e m i d d l e o f
f i c e r
u r i n a t i n g o n h e r
r e i r b o r e d o m , a n o t h e r
r s b e e n m u c h s p e c u l a -
: h e r t h a n a f r o n t f o r
e d . O n e w o n d e r s j u s t
, i g h t
h a v e t u r n e d o u t
b e e n o v e r r u n b y t h e
S h i e F o f D e l e n c e S t a f f
d S t a t e s
A i r F o r c e i n
l e n t w a t e r s
o n s e v e r a l
V o o d b r i d g e , w h e r e h e
v a s a l s o a s u p p o r t e r o f
a i n t c o o p e r a t i o n w i t h
c e t w i l l o p e n l y a d m i t
v a t e r s , t h e r e i s a c l u e
i e d o u t e x e r c i s e s t h a t
i e m b e r
o f P a r l i a m e n t
H o u s e
o f C o m m o n s
t o o k p l a c e a t R A F B e n t w a t e r s
i n
M a y 1 9 8 9 . T h e e x e r c i s e
t e s t e d t h e p r o c e d u r e s
i n p l a c e f o r
r e s p o n d i n g t o t h e c r a s h o f a US t r a n s p o r t a i r c r a f t c a r r y i n g n u c l e a r
w e a p o n s . T h e Un i t e d S i a t e s r e s p o n s e f o r c e s p a r t i c i p a t e d i n t h i s
e x e r c i s e . A c l a s s i A e d r e p o n o n t h e e x e r c i s e d o e s e x i s t , b u t f o r t h e
r e a s o n s m y h o n f r i e n d t h e Un d e r - S e c r e t a r y o f S t a t e f o r D e f e n c e
g a v e t o t h e h o n M e m b e r o n 3
i
J u l y
1 9 9 7 , O f f i c i a l R e p o n ,
c o l u m n 4 7 0 , a n d u n d e r E x e m p t i o n 2 o f t h e C o d e o f P r a c t i c e
o f
A c c e s s t o G o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n , I a m n o t p r e p f i e d t o r e l e a s e
t h e r e p o r t .
D R R I I D : E x e r c i s e P r o p e r
W a t c h
B a s e . l r r n a l l t h e e v i d e n c e
i t s e e m s o b v i o u s t h a t t h e r e i s a
c o n t i n u i n g c o v e r - u p t o h i d e t h e d e t a i l s o f t h e R e n d l e s h a m F o r e s t
i n c i d e n t . C o u l d i t b e b e c a u s e r h e r e r e a l l y w a s a r h r e a t t o t h e n u c l e a r
w e a p o n s ?
i s s u e .
I a s k e d N i c k P o p e
i f h e t h o u g h t t h e i n c i d e n r w a s a d e f e n c e
T h e M i n i s t r y o f D e f e n c e h a s c o n s i s t e n t l y s a i d t h a t t h e s e e v e n t s
w e r e o f n o d d e n c e s i g n i f i c a n c e .
f u s o m e b o d y w h o h a s r e s e a r c h e d
a n d i n v e s t i g a t e d UF O s f o r t h e M O D I c a n t e l l y o u t h a t I r e g a r d
t h i s w h o l e b u s i n e s s a s b e i n g o f e n t r e m e d e f e n c e s i g n i f i c a n c e ,
d o u t i n t h e Un i t e d
r f S t a t e f o r D e f e n c e
W a t c h , i n 1 9 8 9 ; o n
t h e Un i t e d S t a t e s
w i l l p l a c e a c o p y o f
M u c h h a s b e e n m a d e o F t h e r a d i a t i o n r e a d i n g s c o n c e r n i n g t h e
i n i t i a l i n c i d e n t , b u t w h a t i f t h e r e w a s a t h r e a t m o r e t e r r i b l e t h a n a n
i s o l a t e d c a s e o f r a d i a t i o n ?
G e o r g e V / i l d i s a r e s i d e n t o f O s s e t , a s m a l l m a r k e t t o w n i n \ f e s t
Y o r l a h i r e . S e v e r a l y e a r s a g o h e t o l d UF O r e s e a r c h e r s h e h a d h e a r d
t h a t
H i g h p o i n t P r i s o n i n S u f f o l k w a s t o b e e v a c u a t e d o n r h e n i g h t
o f 2 7 D c e m b e r 1 9 8 0 . B e f o r e h i s r e t i r e m e n t W i l d h a d b e e n a s e n i o r
p r i s o n o f f i c e r a t A r m l e y P r i s o n i n L e e d s , a n d i t w a s d u r i n g a p r i s o n
o f f i c e r s s e m i n a r t h a t h e f i r s t h e a r d t h e s t o r y . A p p a r e n t l y , h e h a d
s t r u c k
u p a c o n v e r s a t i o n w i t h a p r i s o n o f f i c e r f r o m H i g h p o i n t w h o
c l a i m e d
t o h a v e r e c e i v e d i n s t r u c t i o n s t h a t t h e y m i g h t h a v e t o
e v a c u a t e
t h e b u i l d i n g d u e t o a p o s s i b l e i n c i d e n t t h a t c o u l d o c c u r l a t e
t h a t n i g h t . F u r t h e r m o r e , t h e o f t i c e r s w e r e t o l d i t w a s a m a t t e r o f
n a t i o n a l
s e c u r i t y . T h e e v a c u a t i o n n e v e r t o o k p l a c e b u t t h e r e p o r t
f t -
b a g ( o )
L I N E S ON U S V F I N U K
o T h e c o n t i n u i n g U S p r e s e n c e i n t h e U n i t e d K i n g d o m f o r m s a n i m p o r t a n t p a r t
t h e U n i t e d S t a t e s c o n t i n u i n g c o m m i t m e n t t o t h e N A T O a n d t h e s e c u r i t y
o f
o f
E u r o p e . HMG w e l c o m e s t h e c o n t r i b u t i o n t h a t t h o s e f o r c e s a l s o p r o v i d e t o
i n t e r n a t i o n a l p e a c e k e e p i n g a n d h u m a n i t a r i a n a i d o p e r a t i o n s .
r B a s e s a r e m a d e a v a i l a b l e f o r u s e b y t h e U n i t e d S t a t e s f o r c e s i n a c c o r d a n c e w i t h
N A T O S t a t u s o f F o r c e s A g r e e m e n t o f 1 9 5
I
a n d c o n f i d e n t i a l a r r a n g e m e n t s
b e t w e e n t h e Go v e r n m e n t s o f t h e U n i t e d K i n g d o m a n d t h e U n i t e d S t a t e s o f
A m e r i c a . F u r t h e r i n f o r m a t i o n i s w i t h h e l d u n d e r e x e m p t i o n o n e o f t h e C o d e o f
P r a c t i c e
-
e x e m p t i o n o n e b e i n g o n t h e g r o u n d s
o f n a t i o n a l s e c u r i t y .
I
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b ) * t t g . .
b - o t c $
f o r e u s s , a -
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( A " a )
o L a a j r d
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N o n e o f t h i s a i f e c t s
e x i s - J - n g
q u i d e n c e
o n E x p e n d i t u r e o n 4 .
q i a f
f E F n F f i - e / 1 A O 1 , 2 o 4 \
-
o n r h e n r r h r i r - f r r r r d i n c
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r - o r r - - i
-
s p o r t s i , r i t h i n c h e S e : v i c e s r o r o n t h e g e n e r a L i o n o f r e c e i p t s
t - r r . \ r r , - h r h a a - . - : n i r : g i 6 n
e l i O : U n e v o i c a b i e S n p r c
r - a n a r - i - r r
* . h e
u n r e i m b u r s e d u s e o i p u b l l c a s s e t s f o r p r i v a t e b e n e f i t i s
a
m i s u s e o f v o - r e d
f u n d s ; i s l i a b l e t o a t t r a c - L a C v e r s e
c r i t i c i s r n
f r o m P a r l i a n e n - L , t h e P r e s s a n d , , h e p u b l i c ;
a n c , w o r s t
o f a ] I ,
c a s t s C o u b t o n E h e i n r e g r i t y o f p u b l i c s e r v a n t s , e s p e c i a l l y
t h o s e
t
h o m i E h r a p g e a r t o b e b e n e f i c i e r i e s .
5 . f s h o u l c b e g r e i e f u l i f
y o u w o u L d
e n s u r e t h a - , t h i s g u i d a n c e
i c r i r r - r r l : t c z l w r d c l r r r , r i a h i n r r n r t r r r c l . l a . - i i
, - _ - -
- , - v e
a r e e s
.
. / . . 1 r g . . v - r r !
I s i g n e d ]
R I C T T A R D M O T T R . A . M
\ r
t
c o n m e r c i a l o r g a n i 6 a t i o n a o r t r a d e r a . I n
G e r m a n y , u n d e r t h e
t e r m a o f t h S u P p l e & e n t a r y A g r e e l r e n t t o t h e
N A T O
S t a t u s o f
F o r c e r A g r e e m e n t ,
MO D
i t n o t a l l o r , r e d t o
g r a k e
a f i n a n c i a l
p r o f i t b y l e t t i n g o u t p r o P e r t i e a f o r c o m n e r c i a l u g e .
I . f , V R A p r o p . r t y
1 5 0 6 . A p p U . c a t J . o n e t o u s e T A V R A
c o n t l o l l e d p r o p e r t y a h o u l d
b e r e f e r r e d t o t h e a p p r o p r i a t e A s s o c i a t i o n EQ a n d d e a l t w i t h
i n
a c c o r d a n c e w i t h T A R e g u l a t i o n B , c h a p t e ! l l .
A p p l l c a t l o n r f r o n o t b r r @ v r r a . o c a t Dr p a r t r o u t r
1 5 0 7 . I f a n o t h e r G o v e r r u n e n t De p a r t m e n t (O G D)
a h o u l d a p p l y
t o u a e U O D p r o p e r t y f o r i t e p r i n c i p a l b u s i n e s g a c t i v i t i e i
a n d i s r p p r o v e d b y t h e b u d g e t h o l d e r , t h e t e r m e a n d
r e s u l t a n t c h a r g e s f o r s u c h u a e , t o b e a g r e e d b e t r , r e e n
t h e
b u d g e t h o l d c r a n d DB O (L I , w i l l b e f o r m a l i s e d b y a n e x c h a n g e
o f l e t t e r s b e t u e e n t h e O G D a n d D8 O (L ) . C h a r g e s
f o r
O G D3
g h o u l d
b e a s e e g a e d o n t h e
g a : n e
b a a i s a g a n y o t h e r n o n -
e x c h e q u e r b o d y , l l o u e v e r , d u t o t h e i n d i v j . e i b i l i t y o f t h e
C r o w r r ,
t h e n o r m a l i n s u r a n c e r e q u i r e n e n t s r n a y b w a i v e d .
t l a | [ c l a l a r ! 8 ! g . E. ! t t
1 5 0 8 . A c t u a l c h a r g e a f o r t h e u s e o f
HO D
l a n d t b u i l d i n g s , a s
a d v i s e d b y DEO (L l , a n d f o r a n y a d d i t i o n a l i d e n t i f i a b l e
e x p e n d i t u r e l i k e l y t o b e i n c u r r e d (e . g . h e a t i n g . L i g h t i n g ,
g r o u n d o m a n s
u a g e s ) f o r a p a r t i c u l a r e v e n t , a Ee t o b e s e t b y
t h e b u d g e t h o l d e r w h o
i g t o p a s s t h i g i n f o r s r a t i o n , t o g e t h e l
v i t h U I N
d e t a i l a , t o DEO (L )
f o r i n c l u Ei o n i n t h e l i c e n c e f e e
o E r e n t . DEO (L ) i { i l l a l e o l e w y
g u c h
c o s t s a E n e c e a s a r y
t o
c o v e r t h e a d n i n i s t r a t i v e e x p e n s e n i n w o l v e d i n d r a w i n g u p t h e
a p p r o p r i a t e a g r e e n e n t .
1 5 0 9 . T h e S c o u t a , G u i d e s a n d o t h e r
g i s r i l a r y o u t h
o r g a n i a a t i o n o u a y b a a l l o n e d u s e o f a m a l l a r e a a o f } a n d -
f r e e
o f e h a r g e , b u t n o t b u i l d i n g s o r e q u i p n e n t , f o r p e r i o d s n o t
e x c e e d i n g o n e m o t t t h (i . e . ? 8
d a y s ; o n a n y o n e o c c a s i o n . S u c h
o r g a n i e a t i o n a m a y a i m i l a r J , y h a v c t h e u i e o f Ep o r t e / p l a y i n q
f i e l d s f r e e o f c h a r g e , b u t n o t p a v i l i o n s o r o t h e r U u i i a i i r s e l
f o r t r a i n i n g a n d t a k i n g t e s t s , f o r e x a r p l e i n c o n n e c t i o n
L r l t h
t h Du k e o f Ed i n b u r g h , s A w a r d
S c h e n e . U o $ e v e r . a n y
a d d i t i o n a l e x p e n d i t u r e i n c u r r e d b y l r O D e h o u l d b e l e c o v e r e d . -
1 5 1 0 .
A I I i n c o m e a r i e i n q f r o u r t h e p u b l i c u s e o f HO D
f a c i l i t i e s
f o r r e c r e a t i o n a l - , e o c i a l o r c o Em e r c i a l p u r p o s e a
s h o u . L d
b e c r e d i t e d t o f A C I I Z 2 0 0 0 (r e n t s & o t h e r e h a r g e s
)
u s i n g t h e U I N
o f t h e r e l e v a n t b u d g e t h o l d e r .
a r s P 3 6 2
i , .
T
o * Qf " -
i
1 5 - 2
A r 1 9 / 9 5
f a a u t r S a c o a u d l E d s t l D L t y r c q u l r o E n t !
p r o p o s e d e v e n t .
1 5 1 1 . I t i g n e c e s s a r y t o e n s u r e t h a t u s e r s o f HOD
l a n d t
b u i l d i n g s i n d e m n i f y t h e D e P a r t s o e n t a g a i n s t a n y c o s l s a r i s i n g
f r o m d a m a g e t o i t s p r o p e r t y o r c l a i n s b y t h i r d p a r t i e e . I n
m o s t c a s e s i t i s a l s o n e c e s s a r y f o r
g u c h
u s e r s t o r e i n f o r c e
T h e
t h e s e i n d e u r n i t i e s b y m e a n s o f i n s u r a n c e c o v e r .
c i r c u m s t a n c e g i n
w h i c h i n s u r a n c e c o v e r i s n e e d e d a n d
o t h e r
d e t a i l s o f w h a t i s r e q u i " r e d a r e g i v e n i n
A r D r
A , o n c e
t h e
t e r u s o f a p a r t i c u l a r u s e h a v e b e e n e s t a b l i s h e d ,
i t i s
n o r m a l l y t h e r e e p o n s i b i l i t y o f D E o ( L l ( b u t . a l r o p a r a
1 5 2 8 ) t o e n s u l e t h a t t h e a p p l i c a n t h a s a v a l i d
i n s u r a n c e
p o l i c y w h e r e n e c e s s a r y , o r a r e n e w a l r e c e i . p t
f o r t h e i r
S o a l t h I a a f t y
1 5 1 2 . T h e p b t i c y a n d p r o c e d u l e s
b y v h i . c h t h e UOD e n s u r e s
t h e
m a i n t e n a n c e o f a c c e p t . a b l e s t a n d a r d s o f h e a l t h a n d a a f e t v
t h r o u g h o u t t h e o r g a n i s a t i o n a r e a e t o u t i n t h e X OD E e a I t L
a n d S a f e t y E a n d b o o k , J S P 3 7 5 . e d d i t i o n a l l y , e e v e r a l p i e e e s
o f I e g i s l a t i o n n a k e e x p l i c i t r e f e r e n c e t o v i a i t o r s , w h e t h e r
n o n - HOD e m p l o y e e s , c o n t r a c t o r s , o r p e E s o n a u a i n g p a r t
o f t h e
D e f e n c e E s t a t e t o o p e r a t e a b u s i n e s g ( e . g . b a n k s ,
h a i r d r e s s e r e e t c . ) , i n c l u d i n g i n t e r a l i a :
a . S e c t l o ! 3 o f t b . A a l t b r S a f e t y a t Ho r k E t c . A c t .
1 9 7 { ( E S WA ) J - u p o s e s a d u t y o n e v e 4 r e m p l o y e r a n d
.
e v e r y s e l f - e n p l o y e d p e r s o n t o c o n d u c l t h e i r
b u s i n e s s i n s u c h a u a y a s t o e n s u r e t h a t
p e o p l e
n o t
i n t h e i r b u e i n e s s a r e n o t e x p o s e d t o r i s k s t o t h e i r
h e a l t h a n d s a f e t y r r h i . L s t o n t h e e l r p l o y e r a
,
p r e n i s e s .
b . S o c l l o n
r l
o f
E S HA e x t e n d s t h e g e n e l a l
d u t y o f
S e c t i o n 3 t o p e o p l e h a v i n g c o n t r o l o f p r e t l i B e s
t o
w h i c h
c e r t a i n v i s i t o r s a r a d n i t t e d . A n e u p l o y e r
w h o f a i l e t o t a k e r e a a o n a b l y p r a c t i c a b l e e t e p -
t o
p r o t e c t v i g i t o r a ( r u c h a s c u a t o m e r s i n a e h o p ,
a a l e a m e n ,
d e l i v e r y d r i v e r e , p o s t o f f i c e e r o p l o y e e s ,
c o n t r a c t o r s , f a c t o r y i n s p e c t o r B e t c . ) f r o E h a r r o ,
i s
g u i l t y o f a n o f f e n c e u n d e r t h e A c t a n d n a y b e
p r o c e e d e d
a g a i n s t a c c o r d i n g l y . I h e e a r g l o y e r
E a y b e
p r o s e c u t e d
w h e t h e r a n a c c i d e n t h a s o c c u r e d
o r n o t .
c . Un d e r
t h e Oc c u p k r s

L l r b l l i t y A c t ( OI I ) 1 9 5 2 t h e
f o r n e r c o m m o n l a w
d u t y o f c a r e " o w e d
b y a n
o c c u p i e r
t o a l l v i a i . t o r a w a s b r o u g h t i n t o s t a t u t e
a n d v a s f u r t h e r e x t e n d e d
b y t h e o f , t 1 9 8 {
t o i n c l u d e
p e r s o n s
o t h e r t h a n v i s i t o r s , i , e . t r e s p a a e e r s ,
d . t h . X a a a g c r o o t o f l e a l t b a a d S a f c t y e t Ho r k
R e g u l a l i o n a 1 9 9 2 p l a c e
d e t a i l e d r e q u i r e m e n t e
u p o n
J S P
3 5 2 1 5 - 3 l ! 1 9 7 9 5
o
t
t -
r e g u i r e a t h e a h a r i n g o f i n f o r r n a t i o n
a b o u t t h e r i s k e
t o h e a l l h a n d s a f e t y o f t h e w o r k c a r r i e d o u t
b y
e a c h . A d d i t i o n a l r e s p o n a i b i l i t i e s a r e p l a c e d u p o n
t h e
p e l 8 o n i n c o n t r o l o f t h e s i t e
l c c o s r b y u c u b e r r o f t h e p u b l J . c t o a r e a e i i l e a t l f l c d a g
d a a g e r o u r
e $ p L o y e r s w h o E h a r e
g i t e s
t o c o - o P e r a t e a o f a r a s
h e a t t h a n d s a f e t y i g c o n c e r n e d . I n
P a r t i c u l a r
t h i s
1 5 1 3 . T h e r e s p o n e i b i l i t y f o r e a f e p u b l i c o r a n y o t h e r a c c e s s
t o MOD p r o p e r t y r e s t s
w i t h t h e b u d g e t h o l d e r f o r t h e
f , a c i l i t y c o n c e r n e d w h o e h o u l d c a r r y o u t a f o r n a L E i s k
a E s e s s o e n t i n o r d e r t o c o u r p l y u i t h o b l i g a t i o n s u n d e r t h e Ot A
1 9 5 7 & 1 9 8 { , a n d E s r A 1 9 7 i 1 .
{
I
Da r r g e r o u r a c t l , v l t l c r
1 5 1 4 . A n y a p p l j . c a t i o n t o c a r r y o u t p o t e n t i a l l y d a n g e r o u s
a c t i v i t i e s o ! e v e n t s i n v o l v i n g
g u b e t a n t i a l
r i s k
(
e . 9 .
a b a e i l i n g , n o u n t a i n e e r i n g ,
p a r a c h u t e j u : n p i n 9 ,
g l i d i n g , a u b -
a q u a , b u n g e e j u r p i n g .
u g e o f a s s a u l t c o u r s e s e t c .
)
e i t h e r b y
c o u n e r c i a l o r g a n i a a t i o n s o r i n d i v i d u a l
m e r n b e r s o f t h e . p u b l i c
i n v o l v i n g l r OD p r o p e r t y u u s t b e d e a l t u i t h o n a c a a e b y c a e e
b a a i a b y t h e b u d g e t , h o l d e r . f f t h e a p p l i c a l J , o n i a
a p p r o w e d ,
t h e b u d g e t b o l d e r e h o u l d r e f e r i ! t o DE O( L ) s h o s i l l c o n a u l t
\ r i t h P L ( L S l C l a i n e f o r a d v i c e a b o u t t h e a p p l o p r j . a t e l e v e l o f
i n g u r a n c e c o v e r a n d i f a n y s p e c i a l c o n d i t i o n s a r e t o b e
i n c o r p o r a t e d i n t h e l i c e n c e . ( s . . a l l o
p a r a
2 o f l n Do : A ) .
l { . t a l d . t . c t o r .
1 5 1 5 . t h e u e e o f m e t a l d e t e c t o r s b y n e r n b e r s
o f t h e p u b l i c
o r p r i v a t e c o m p a n i e s o n MOD l - a n d i e p r o h i b i t e d , a n d
c o n s e q u e n t l y a n y a p p l i e a t i o n s r e c e i v e d , n o n a t t e r w h a t t h e
o b j e c t o f t h e B l a r c h m a y b e , s h o u l d b e r e f u g e d . ( S . a a l l o
C b a p t r r 5 , p a r a 0 5 1 7
)
.
Da u g . t o t { OD p r o p c r t y
1 5 1 6 . B e f o r e t h e u g e o f U OD B p r o p e r t y t a k e a p l a c e , t h e
b u d g e t h o l d e r a n d h i s p r o p e r t y a t a n a g e r , i n c o n s u l t a t i o n w i t h
DE O( L l a E n e c e E s a ! y , s h o u l d c o n g i d e r t h e n e e d f o r a
c o n d i t i o n r e p o r t t o b e d r a * n u p o B t h e p r o p e r t y t o b e u s e d .
I l h e n a u c h
r e p o r t s a r e r e q u i r e d l t h e y e h o u l d b e a g r e e d b y t h e
p r o e p e c t i v e
l i c e n g e e / l e a e e e b e f o l e a c c e e e i s a p p r o v e d . A n y
a u b e e q u e n t d a r n a g e t o l a n d , b u i l d i n g s , f i t t i n g e , f a c i l i t i e i
a n d / o t e q u i p u e n t i n c l u d e d i n t h e I i c e n c e o r ] e a s e e h o u l d b e
r e p o r t d b y t h e b u d g e t h o l d e r ( o r p r o p e r t y
n a n a g e r
!
t o
DE O( L I u h o s j - I l i n s t i t u t a r e c o v e r y i n a c c o r d a n c e n i t h t h e
t e : a a o f , t h e l i c e n c e o r l e a a e .
J t r P 3 6 2
t
l 5 - {
A r . 1 9 / 9 5
1 5 1 7 . I n t h e e v e n t t h a t a n y d a m a g e i g c a u s e d t o HOD
p r o p e r t y o u t e i d e t h e t e r n s o f t h e l i c e n c e o . E l e a s s , t h e
c i r c u m s t a n c e s
a h o u L d b e r e p o r t e d w i t h o u t d e l a y b y DE o ( L )
t o
P L ( L s l C l a i n s f o r a n y n e c e s s a r y a c t i o n .
x o D f l y i o g f a c i . l l t l o a
1 5 1 8 . I n s t r u c t i o n s c o v e r i n g t h e c i v i l u s e o f HOD
f l y i n g
f a c i l i t i e s a r e s e t o u t i n J S P 3 5 O, I n o r d e r t o u r i t i g a t e t h e
r i s k o f
d a m a g e b e i n g c a u a e d t o a i r c r a f t e n g i n e s
b y t h e
i . n g e s t i o n o f
a n a l L
o b j e c t s ( e . 9 . B t o n e s , n a i l s , p i e c e s
o f
w i r e , e t c l w h j . c h u a y b e d r o p p e d o n a i r c r a f , t n o v e E l e n t
a r e a s ,
t h e b u d g e t h o l d e r i s t o e n E u r e t h a t a 1 l i n d i v i d u a l e ,
c l u b s
o r o t . h e r o r g a n i s a t i o n s p e n r i t t e d t o u s e a c t i v e a i r f i e i d g
f o r
a n y f o r m o f r e c r e a t i o n a l , s p o r t i n g o r a o c i a l a c t i v i t y
a r
a n a r e o f t h e p o t e n t i a l d a n g e r a f r o n f o r e i g n o b j e c t s a n - d
a r e
t o e Ds u r e t h a t a d q u a t e a r r a n g e n e n l s e x i s t t o n a i n t a i n
a i r f , i e l d s a f e t y .
S p e c i a l i a e d f a c l l L t l e g
1 5 1 9 . A p p l i c a t i o n 8 i n v o l v i n g t h e u a e o f e p e c i a l i s e d
f a c i l i t i e g e . g . c o m p r e a s i o n c h a m b e r e a n d d e e p d i v i n g t a n k s
n u s t b e a p p r o v e d b y t h e b u d g e t h o l d e r r e s p o n e i b l e f o r e u c h
f a c i l i t i e s i n t h e f i r s t i n s t a n c e . I f a p p r o v e d , a p p l i c a t i o n s
g h o u l d
b e d e a l t w i t h i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o c e d u r e s
d e t a i l e d i n p a r a 1 5 1 { .
A c c s s t o X OD
l a n d b y s n i v e r a l t i e c e t c . c a r r y i a g o u t
a u t b o r i a e d r c s a a . r c b
1 5 2 0 . S e e C h a p t e r 5 ,
p a r a g r a p h a 0 5 1 9 - 0 5 2 I .
A r c h a e o l o g l c a l c r c a v a t l , o a r
I
1 5 2 1 . s e e C h a p t e r 6 .
p a r a g r a p h s 0 5 1 4 - 0 6 1 5 .
I t c o l t r o v e r r l a l c l , r c u E t a E c . s ,
f o r
, U a . o f l { o D f a c l l i t l s r
p o L l t l c a l p u l ? o ! . r o r f o r a c t l v l , t l c t l l k c l y t o c a u r . a
b r s a c h
o f t b .
; r c a c e
. e t c .
L 5 2 2 . U a e o f HOD
f a c i L i t i e s i s n o t t o b e p e l d i t t e d
f o r a n y
p u r p o E s
a 8 s o c i a t e d n i t h a p o l i t i c a l p a r t y , a g r o u p h a v i n g
p o l i t i c a l a s a o c i a t i o n s o ! f o r l a r g e
e c a l e a s s e n b l i e s . / r a l l i e s
n h i c h i n t h e
j u d g e n e n t
o f t h e b u d g e t h o l d e r a r e l i k e l y t o
c a u a e ! b r e a c h o f t h e
p e a c e ,
o r r e s u l t i n u n r u l y c o n d u c t .
R c f u r a l o f a p p l i e a t l , o a ! t o . u s o X OD
l a u d o r b u l l d L a g r
1 5 2 3 . I t u r a y b e n e c e a a a r y o n o c c a s i o n g t o r e f u e e a n
, r a P
3 6 2
1 5 - 5 A 1 1 9 / 9 6
b e c a l s e
o f t h e r e a a o n a o u t l i n e d i n p a r a t L S I 3 | L 5 Z z , 1 5 2 4 4 r
L S 2 1 a / b .
o r b e c a u e e i n e u f f i c i e n t
n o t i c e o f a n e v e n t h a e b e e n
g i v e n . T o a 1 l o r . r a d e g u a t e t i m a f o r a p p l i c a t i o n s t o b e
p r o c e s s e d
i n c l u d i n g , w h e r e n e c e B E a r y , c o n g u l t a t i o n w i t h
L o c a ] a u t h o r i t i e s a n d / o r t h e p o l i c e ,
a p p l i c a t i o n a a h o u l d n o t
n o t l t a l l y b e a c c e p t e d l e s e t h a n s i x w e e k s
b e f o r e t h e d a t e o f
t h e
p . r o p o s e d
e v e n t .
w h e n .
a n a p p l i c a t i o n c a n n o t b e a c c e p t e d
t h e b u d g e t
h o l d e r
e h o u . l d
i n f o r a t t r e a p p l i c a n t a e q u i c k l y
p o s s i b l e a n d e x p l a i n n h y t h e a p p l i c a t i o n h a s b e e n
i e f u s e i .
a e
a p p l i c s t i o n t o u E e HOD
l a n d o r b u i l d i n g s , f o r
e x a . m p l e
C 6 E r l d . r a t i o a o f a p p l l e a t l o u r
:
F i r e r a f c t y
1 5 2 4 , C o n s i d e r a t i o n
o f a n y a p p l i c a t J . o n s h o u l d h a v e r e g a r d
o r e v e n t o r g a n i s e r n u e t b e r e q u i r e d
t o i n f o r t ! t h e b u d g e t h o l d e r o f a n y f l a . u u n a b t j
r n a t e r i . a l t h a t t h e y w i s h
t o b r i n q L o t h e s i t e f o r
i n t e n d t o u 3 e o n t h e E i t e l i n c o n n e c t i o n
w i t h t h e i r
p r o p o s e d
e v e n t , o t h e r t h a n c o g u o n
n a t e r i a l e
i n
r t i a l l q u a n t i t i e s , e u c h a s b o o k s , p a p e r ,
e t i .
b . T h e S e r v i e e F i r e A d v i e e r ( S f A )
w i l l i n s p c t t h e
p r e u r i : e a
o r f a c i l i t y t o b e u s e d , t a k i n g -
i n t o
T h e a p p l i c a n t a .
I
c o n a i d e r a t i o n :
i .
i i .
i i i .
a n y i n f o m a t i o n g i v e n
P . r a
a i
i n a c c o r d a n c e w i t h e u b -
t h e
p r o p o s e d
u e i a n d
t h e n u n b e r s , a g e s a n d a n y d i s a b i l i t i e e o f
t h o a e a t t e n d i n g
t h e e v e n t ,
c . I f , a E
a r e s u l t o f t h i s i n a p e c t i o n , t h e S F A
i e
s a t i s f i e d
t h a t t h e p r e u . i e e e o r f a c i l i t y i a s u i t a b l e
f o r t h e . p r o p o s e d
e v i n t a n d t h a t i t
p r e - e e n t l
n o
u n d u e
f i r e r i e k , t h e S F A w i l l a d v i s e t h e b u d g e t
h o l d e r a c c o r d i n g l y .
d . I f t h e s F A
i s n o t s a t i s f i e d t h a t t h e
p r e n i s e s
e t c ,
a r e
g u i t a b l e
f o r t h e p r o p o s e d
u s e , a n d c a n n o t b e
Da d e a o b y l i n i t i n g n u E b e r s ( s e e a u b - p a r a e b e l o r r ) ,
o r
j . . E p o a l n g
c o n d i t i o n E ( s e e s u b - p a r a
f b e l o w ) , t h e n
t h e S P A
t r i l l a d v i g c
t h e b u d g e t h o l d e r w h o
i n i u r n
w i I I l e j e c t t h e a p p l i c a t i o n .
J S P 3 6 2
e . l { h e r e
t h e . p r e n i e e s
e t c , a r : e c o n a i d e r e d e u i t a b l e ,
t h e S F A w l l l d e t e r : o i n
t h e n a x i u r u r a n u r n b e r o b e
p e r n i t t e d
i n r o o m s , p r e t n i s e a
o r f a c i l i t i e e ,
t o
l n
a c c o r d a n c e y j . t h
E o o e
Of f i c e g u i d a n c e a n d b e a r i n g
i n n i n d t h e d e g r e e
o f f a n i l i i r i t y t h a t t h e
t 5 - 5
l I . l 9 / 9 5
o r g a n i a e r e , t h e i r s t e w a r d s a n d t h e a t t e n d e e s B a y
h a v e r v i t h t h e
g r e m i s e s , e t c i n v o l v e d .
f , W h e r e i t i a c o n s i d e r e d n e c e e s a r y , t h e s F A l t a y
I a y
d o w n c o n d i t i o n s t o r e d u c e t h e r i e k o f f i r e
o c c u r r i n g
o r , i n c a g e o f f i r e , t o r e d u c e t h e r i s k
t o
p e r s o n s o r
MOD p r o p e r t y .
g . T h e a p p l i c a n t o ! e v e n t o r g a n i s e r w i l l b e p r o v i d e d
v i t h c o p i e s o f a l l r e l e v & n t F i r e Or d e r a ,
F i r e
p L a n s
a n d a n y c o n d i t i o n s i : n p o s e d b y t h e S F A ,
b e f o r e t h e
e v e n t t a k e s p l a c e .
t h e n u n b e r B l i k e l y t o a t t e n d a n e v e n t a r s
s n a 1 l , t . h e e v e n t o r g a n i a e r t n u a t e n s u r e
t h a t a l l a E
m a d e a w a r e o f h o w t o r a i s e a n a l a m o f f i r e , h o w t o
c a l l t h e f i r e b r i g a d e a n d h o w t o e v a c u a t e t h e
p r e m i s e s , e t c , a a f e l y .
j . .
t { h e r e l a r g e r n u l r b e r s a r e i n w o l v e d . a n d i n f o r n i n g
a l l t h o e e a E t e n d i n g o f t h e f i r e r o u t i n e e i g
i n p r a c t i c a l , t h e n t h e e v e n t o r g a n i s r n u c t d e t a i J ,
p e l a o n s t o a c t a e
f i r e
a L e r t a l d a . T h e s e p e r s o n s
m u s t b e n a d e f u l l y
a w a r e o f t h e f i r e r o u t i n e a , B u c h
t h a t t h e y c a n r a i s e a n a l a n n o f f i r e , e a l L t h e f i r e
b r i g a d e a n d a s s i g t a t t e n d e e s t o e v a e u a t e t h e
p r e t . a e s e t c , s a f e l y .
j .
A t o u t d o o r
e v e n t n , t h e
o r g a n i e e r t n u 6 t b e g i v e n
w r i t t e n i n g t r u c t i o n s o n h o w t o c a I I f o r a a s i s t a n c e
a n d f r o r n w h e r e t h i s e a n b e d b n e , p r e f e r a b l y
b y u a e
o f a n a p o r p l a n . T h e b u d g e t h o l d e r w i l l e n s u r e
t h a t c o Dn u n i c a t i o n s f , a c i l i t i e s f o r t h i 8 p u r p o g e
a r e
r e a d i l y a w a i l a b l e f o r u e e b y t h e o r g a n i e e r
o r t h e i r
h ,
W h e r e
a t e w a r d s .
Ot b c r f a c t o r : t o c o a r l d c r
1 5 2 5 , I n a d d i t i o n t o f i r e s a f e t y . b u d g e t h o l d e r s a l g o n e e d
t o t a k e i n t o a c c o u n t t h e f o l l . o w i n g f a c t o r s
w h e n
c o n s i d e r i n g
a p p l i c a t i o n s t o u s e t h e De f e n c e E s t a t e :
a . T h e u e e d t o n o t i f y l o c a l a u t h o r i t i e e a n d t h e
p o l i c e . Or g a n i s e r s o f n o t o r a p o r t a o r a n y o t h e r
e v e n t s s h i c h a r e l i k e l y t o b e n o i a y
o r a t t r a c t a
J . a r g e a t t e n d a n c e s h o u l d b e a d v i s e d t o c o n s u l t t h e
L o c a l a u t h o r i t i e s ( i n c l u d i n g P a r i s h C o u n c i l s i f
a p p r o p r i a t e l a n d t h e p o l j . c e a n d o b t a i n t h e i r p r i o r
a g r e m e n t t o t h e e v e n t . C o n f i r E a t i o n t h a t t h i s
h a s b e e n o b t a i n e d
n u s t b e p r o d u e e d . I f o b j e c t i o n s
a r e r a i s e d b y e i t h e r t h e l o c a l a u t h o r i t y o r t h e
p o l i c e , p e r n i s s i o n
t o h o l d t h e e v e n t n u E t b e
r e f u a e d u n l e s s t h e o b . j e c t i o n s c a n b e m e t .
J S P
3 5 2
l 5 - 7 A U . 9 / 9 5
b . T h e a E g e g g e d
! j - s k t o
j , n d i w i d u a . L s
t r o n u s l n g
p o t e n t i a l l y d a n g e r o u a
f a c i l i t i e s ( e . 9 , a s s a u l t
c o u r s s ) . o r p a r t i c u l a r
l a n d / b u i l d i n g e .
( S r r o
a l s o
P a r a
1 5 1 3
)
.
c . T h e n e e d t o n o t i f y
p u b l i c
R e l a t i o n s
O f f i c e r s
a n d / o r B r a n c h e 8 w h e r e
t h e r e f u s a l o f
a n
a p p l i c a t i o n t o d t . a g e
a n e v n t E a y l e a d
t o a d v e r s e
p u b l i c i t y ( 8 . . a l l o p a r a 1 5 2 3 | .
A T P N O V T X C A . P P L I C A T I O F S
t
S O C T I J .
t R E C R E A T T O N A I . U s E
1 5 2 6 . R e e p o n a i b i l i t y f o r a p p r o v i n g
a p p l i c a t i o n s
t o u B e HO D
f a c i l i t i a g f o r a o c i a l a n d / o r r e c r e a t i o n a l p u r p < i e e e
a n d , i n
c o n a u l t a t i o n w i t h DE O ( L ) a b o u ! t h e c h a r g e J
f o r u e i n g i a n d
a n d b u i l d i n g s , f o r s e t t i n g a n d a r r a n g i n g c o l l e c t i o n
o f t t r e
a c t u a l f i n a l l e v e l o f c h a r g e s , r e s t e n i t h t h e b u d g e t
h o l d e r .
DE O ( L ) w i I I c o n p l e t e t h e i n i t i a l f o r a a l a g r e e m e n t ( e . q .
l i c e n c e ) l n d
e n a u t r e
t h a t , a t l e a s t f o r i n i t i a l a p p l i c a t i o n i ,
t h e a p p l i c a n t h a s a v a l i d i n g u r a n c e p o l i c y r h e r e n e c e a a a r y .
1 5 2 7 . I n t h o s e i n s t a n c e e w h e r e t h e p r i v a t e u a e o f HO D l a n d
a n d b u i l d i n g a i n v o l v e e S e n r i c e p e r s o n n e l ( i n c l u d i n g
r e s e F u e s , a u x i l i a r i e s o r c a d e t s ) , O D c l v i l i a n a o r S e r v i c e
a p o n a o r e d y o u t h a n d f a n i l y o r g a n i a a t i o n a , i f n o t o n a p p r o v e d
e n c r o a c h s e n t t e l a e ( r . . C b a p t e r L , l ) , t h e
p r o c e d u r e s
d e s c r i b e d i n
p a r a 1 5 2 5 u i l l a p p l y ,
L 5 2 8 . O n c e t h e b a o i c t e r E s f o r a p a l t . i c u l a r u g e h a v e b e e n
a g r e e d , t h e b u d g e t h o l d e r Da y r s u b j e c t t o DE O ( L )
g
c o n c u r r e n c e , a i r p E o v e
a n d I i c e n c e f , u r t h e r s j - m i l a r u a e s t o
t a k e p l , a c e
o n t h e s a r e t e r [ s . f n t h e s e c i r c u m s t a n e e s ,
t h e
b u d g e t h o l d e r r r i l I a l s o b e r e s p o n e i b l e f o r r a i s i n g a n d
c o l l e c t i n g t h e a p p r o p r i a t e c h a r g e a f o r e a c h e v e n t
( e o n s u l t i n g DE O ( L I i J a i d w h e n
. n e c e s i a r y
) ,
- a n d
f o r e n s u r l . n g
t h a t t h e a p p l i c a n t h a e a v a l i d i n e u r a n c e p o l i c y .
C l v l l i a o a o d r l a : l r c r a f t c l u b s
1 5 2 9 . U s e o f
HO D p r o p e r t y b y c l u b s a f f i l , i a t e d t o t h e R A F
M o d e l
A i r c l a f t A s a o c i a l i o n o r o t h e r S e r v i c e c l u b s ( i n c l u d i n g
c l u b a f o l T e d b y u n i t e o f t h e S e a C a d e t C o r p s , A C F a n d A T C I
a e a p p r o v e d e n c r o a c h m e n t s s h o u l d b a
g i w e n p r i o r i t y o v e r u E e
1
i
b y c i v i l i a n c l u b s , u s e i e
p o s a i b l e ,
w h e l e c i v i l i a n
a p p l i c a t l o n a r r a y o n l y b e c o n s i d e r e d f l o t n c l u b s r r h i c h a r e
h r b e r s o f , o r a f f i l i a t e d t o , e i t h e r t h e B l i t i s h Ho d e 1
F l y i n g A s e o c i a t i o n ( B M F A I ,
t h L a r g e l t o d e l A s 8 o c i a t i o n
(
I J . I A )
o r t h e Ho d e l P i l o t g A s s o c i a t i o n
( l t P A )
. F u r t h e r i n f o r n a t i o n
a b o u t t h e a r r a n g e m e n t s a n d u s e o f e i t e a b y c i v i l i a n u r o d e l
a i . r c r a f t c L u b e
i s
g i v e n
i n t DD. r B .
i r a P 3 5 2
1 5 - 8
A L l g 1 9 6
! . .
X o t o r , g o - k a r t , E o t o r c y c J . . r u d c l r c l t c l u b ! .
f 5 3 0 . A p p l i c a t i o n s
m a y b e c o n s i d e r e d o n l y f r o a c l u b a o r
o r g a n i a a t i o n a
r e c o g n j , s e d
b y e i t h e r t h e R o y a I A u t . o m o b i l e
C I u b , t h e A u t o - C y c l e U n i o n o r t h e A r i t i g h C y c l e F e d e r a t i o n .
A p p l i c a t i o n e
m u s t b e f o r r r a r d e d t h r o u g h t h e n a t i o n a l o r . r e a
h e a d g u l r t e r s o f t h e a p p r o p r i a t e o r g a n i a a t i o n t o e n s u r e
t h a t
t h e y c o n p l y w i t h t . h e s l a n d a r d s o f t h e
g o v e r n i . n g
b o d y
o f t h e
e p o r t , i n c l u d i n g i n e u r a n c e r e g u i r e a e n t s , A p p l i c a t J - o n e
f , r o o
c l u b g w h i c h a r e n o t s o a f f i l i a t e d s h o u L d b e a d v i E e d
t o t a k e
s t e p a t o o b t a i n r e c o g n i t i o n .
U r . o f X o D - c o n t r o l h d t l r i a g r a D g . t
1 5 3 1 . I n s t r u c t i o n s c o v e r i n g t h e c i v i l u E e o f u o D - c o n t r o l l e d
f i r i n g r a n g e s a l e s e t o u t i n J g P { O 3 , E a a d b o o k
o f b r f c o c r
I . a ! d R a n g c S a f e t g ,
P a l l t b a l l l E g
1 5 3 2 . S e e A n n e x F t o C h a p t e r 5 .
O r l e n t e e r l o g
t
t o C h a p t e r 5 .
S b o o t l E g a a d f l r h l a g r i g L t s
1 5 3 4 . S h o o t i n g a n d f i s h i n g r i g h t a ( i , e . s p o r t i n g r i g h t s l
o v e r MO D
l a n d n a y b e g r a n t e d , a u b j e c t t o S e r v i c e
r e q u i r e n e n t s , b y t h e b u d g e t h o J . d e r o f t h e a r e a i n w h i c h t h e y
e x i g t i n c o n e u l t a t i o n \ r i t h D E O ( L l , e x c e p t w h e r e
t h e r i s h t i
h a v e b e e n s p e c i f J . c a l l y r e s e r v e d o u t o f t h e
p u r c h a s e
o r l ; a s e
o f t h e l a n d . A n y e p o r t i n g r i g h t a
g r a n t e d r r i l l
n o t i n c l u d e
t h e r i g h t t o m a n a g e
d e e r . T h e p o l i c y f o r d e e r D a n a g e m e n t
o n
! { O D
l a n d i e c o n t a i n e d i n A . n a e : C t o C h e p t . r 5 .
1 5 3 5 . A p p J . i c a t i o o e
f o r s p o r t i n g r i g h t s r i l l b e c o n g i d e r e d
o n t h e i r n e r i t s , t a k i n g i n t o a c c o u n t S e r v i c e n e e d a a n d a n y
r e l e v a n t l o c a l f a c t o r s . I n n o r e a l c i r c u a r g t a n c e s t h e u n i - t o i
e s t a b l i s h l r e n t o c c u p y i n g t h e ] a n d w i L l b e g i v e n p r e f e r e n c e .
b u t t h e g r a n t o f r i g h t s E | u s t b e U - u r " i t e d t o t h a t l a n d , a n d
w i l l n o t b e a p p J . i e d t o a d j o i n i n g
HO D
l a n d o c c u g i e d b y o t h e r
u n i t s o r e e t a b l i e h n e n t s , u n l e s s b y E u t u a l a g r - e n e n t
- o f
t h e
r e B p e c t i v e b u d g e t h o l d e r s a n d D E O ( L , ) , ! n e x t e n 8 i o n o f t h e
r i g h t a o n t o t h e a d J o i n i n g
l a n d i e
p r a c t i c a b l e . Hh e r e t h e
s p o r t i n g
r i g h t s a l e D o t t a k e n u p b y t h e o c c u p y i n g
u n i t o r
e a t a b u . e h m e n t ,
t h e b u d g e t h o l d e r i s r e s p o n s i b l e f o r e n a u r i n g
t h a t t h e r e i e n o i n f r i n g e u e n t o f t h e s e c n r i t y o f t h e u n i t o i
e a t a b l i g h . E e n t
b y t h e l i c e n s e e .
S e e A n n e x B 1 5 3 3 .
i r s P 3 6 2
1 5 - 9 4 r 1 . 9
/
9 6
! .
1 5 3 5 . F o r m s o f p e r a i . t f o r i n d i v i d u a l s e x e r c i s i n g t h e i r
e h o o t i n g r i g h t s o v e r
HOD
} a n d , a n d f o r b e a t e r a , f o l l o w e r s ,
g u e a t s e t c , o f s h o o t i n g p a r t i e 8 , a r e i e e u e d a n d a i g n e d b y
DE o ( L ) .
a n d o f , f i c i a l s T r a i n i n g A r e a a a n d o t h e r o f , f i c e r s
a d - u i n i e t r a t i v e l y r e e p o n e i b l e f o r
g u c h
a r e a a n a y a i g n
p e r u i t a , o b t a i n a b l e f r o n DE O( L ) - DE O( L ) h o r . r e w e r
r e t a i n a
r e s p o n s i b i l , i t y f o r a d v i a i n g t h e b u d g e t h o l d e r o f t h e I e v e l
o f r e n t a l
c h a r g a a a n d f o r e n s u r i n g t h a t i n d i w i d u a l a e t c .
h o l d a d e q u a t e i n a u r a n c e c o v e r .
1 5 3 8 i { h e r e a p o r t i n g r i g h t a a r e g E a n t e d
o v e r a r e a s n o e
f o r n i n g p a r t o f a u n i t o r e s t a b l i e h $ e n t r . f o r e x a a n p l e
o v e r
l a r g e - t r a i n i n g a r e a s , p r e f e r e n c e
s h o u l d b e g i v e n
t o p r o p e r l y
c o n 8 t i t u t e d S e r v i c e a y n d i c a t e s .
1 5 3 9 . T h e g r a n t i n g o f e p o r t i n g r i g h t s b y a b u d g e t h o L d e r
w i I I b e e f f e c t e d o n h i s b e h a l f b y DE O( L ) t h r o u g h t h e
c o n p l e t i o n o f a f o r n a l a g r e e n e n t w h i c h t r i l I p r o v i d e
f o r
p a y t n e n t
o f a f u l l c o r n m e r c i a l r e n t .
1 5 t 1 0 . I r r e s [ r e c t i v e o f w h e t h e r e p o r t i n g r i g h t s a r e t o
b e
g l i n t e d t o a u n i t o r e E t a b l i 8 h . B e n t , a S e r i v i c e e y n d i c a t e o r a
c i v i l i a n o r g a n i e a t i o n L t i g i n c u m b e n t o n t h e l i c e n s e e t o
p r o d u c e
f o r i n a p e c t i o n b y DE O( L / ) e v i d e n c e o f i n g u r a n c e s h i c h
g a t i g f i e s
t h e r e q u i r e n e n t s e e t o u t i n t h e a p p r o p r i a t e f o r n
o f a g r e e m e n t b e f o r e t h e g r a n t a n d / o r t h e s p o r t i n g r i g h t s c a n
b e c o n c l u d e d .
Ha l v . r o f r r r t a l c h a r g c t
1 5 , 1 1 . f h e r e n t
p a y a b l e
b y a u n i t o r e e t a b l i a h r n e n t , o r a
S e : r r i c e e y n d i c a t e f o r s p o r t i n g r i g h t s
n a y b e w a i v e d p r o v i d e d
t h a t ,
t o r i n i t i a l a p p l i c a t i o n s :
1 5 3 ? . E o He v e E , b e c a u s e DB O( L t a t a f f a r e o f t a n d i e t a n t f r o u
r a n g e a a n d t r a i n i n g a r e a a r R a n g e C o u n a n d a n t s , C o r u r a n d a n t e
o f
*
a . h o l d e r r e s p o n s i b l e f o r t h e Da n a g e n e n t
o f t h e a l e a i n w h i c h t h e s p o r t i n g r i g h t s e x i s t
g u b n i t s
t o h i r e e n i o r b u d g e t h o l d e r
( e . 9 . 1 L 8 )
f , o r a p p r o v a l a c a e e c e r t i f y i n g i n w r i t i n g t h a t t h e y
c a n n o t b e l e t t o a n y c i w i l i a n o r g a n i s a t i o n f o r o n e
o r E o r e o f t h e f o l ! , o w i n g r e a a o n a :
T h e b u d g e t
( 1 ) S e c u r i t y c o n a i d e r a t i o n s .
( 2 ) W h e r e t h e b u d g e t h o l d e r , h a v i n g c o n p l e t e d a f o n a l
r i 6 k a d a e s s n e n t , c o n s i d e r e t h a t a l r e u r b e r ( s )
o f t h e
g e n e r a l p u b l i c w o u l d b e a t r i s k o r r * o u l d c r e a t e a
r i s k .
J S P 3 6 2 1 5 - 1 0 r . 1 9 / 9 5
( 3 ) P r e s s u r e o f u s e o f t h e t r a i n i n g a r e a f o r t r a i n i n g
p u r p o s e s a u t h o r i s e d b y t h e c o n t r o l l i n g
o r
a d a r i n i e t e r i n g
g e a d q u a E t e r s
w o u l d n o t a l l o r t
s p q r t i n g r i g h t s t o b e l e t c o u r n e r c i a l l y .
b . A f o r n a l
a g r e e m e n t
i a
c o n p l e t e d
c . A c o p y o f t h e S e r v i c e d y n d i c a t e a r u l e s
a n d , / o r
c o n e t i t u t i o n
a n d f i n a n c i a l s t a t e m e n t i a l o d g e d r , r i t h
i f t h e D E o ( L l . T h e e e n a y b e i n d r a f t i n i t i a l l y
s y n d i c a t e i a i n t h e p r o c e s s o f b e i n g f o n n e d .
1 5 r t 2 . i { a i v e r s a r e o n l y v a l i d u n t i l t h e e n d o f t h e f i n a n c i a l
y e a r o f i a s u e . A n e w u a i v e r n u s t b e a u t h o r i s e d b y t h e
l p p r o p r i a t e b u d g e t a r y a u t h o r i t y a n d f o r w a r d c d t o D E O ( L ) ,
i d e a l l y , a t l e a a t 6 n e e k s b e f o r e t h e c u r r e n t . w a i v e r
a u t h o r i t y e x p i r e s
a n d b e a e c o n p a n i e d b y :
a . c o n f i r m a t i o n b y t h e a p p r o p r i a t e b u d g e t a r y
a u t h o r i t y
t h a t t h e r e a a o n ( a ) d e t a i L e d i n
p a r a l ^ 5 { l c o n t i n u e
t o
p r e c l u d e t h e g r a n t o f E p o r t i n g r i g h t e t o
c i v j . l i a n o r g a n i s a t i o n s ;
a n d
b . c o n f l r m a t i o n t h a t t h e r u f e e / c o n a t i t u t i o n
o f t h e
a y n d i c a t e h E v e n o t c h a n g e d .
1 5 4 3 . W h e r e a p p r o p r i a t e , r e n t a l c h a r g e ! w i l l b e c o l l a c t e d b y
D E o ( L l o n b e h a l f o f t h e a p p E o p r i a t e b u d g e t h o L d e r
i n
w h o s e
a E e a t h e s p o r t i n g r i g h l s e x i s t l a n d c r e d i t e d t o l h e U I N o f
t h e r e l e v a n t b u d g e t h o l d e r .
1 5 4 4 . W h e r e t h e v a l u a t i o n o f f i c e A g e n c y a c r o w n P r o p e r t y
U n i t
p a y s
c o n t r i b u t i o n s I n L i e u O f R a t e E ( C I L O R )
f o r t h e
s p o r t i n g r i g h t a i n
q u e o t i o n , t h e r e n t a s s e s s e d b y D E O ( I , )
s i l l b e i n c l u s i v e o f r a t e s , a n d a w a i v e r o f , r e n t i n
g u c h
c i r c u r n s t a n c e e w i l l t h e r e f o l e i n c l u d e
a r a i v e r o f r a t e s . T f ,
h o v e v e r ,
t h e r a t e s a r e s e p a l a t e l y
a s a e s a e d b y t h e l o c a l
r a t i n g a u t h o r i t y . t h e b u d g e t h o l d e r o ! t h e e y n d i c a t e a s t h e
c a 6 e m a y
b e , w i l l b e l i a b l e f o r t h e
p a y m e n t
o f r a t e s d i r e e t
t o t h e r a t i n g a u t h o l i t y i r r e a p e c t i v e o f v h e t h e r o r n o t t h e
r e n t i s r . r a i v e d ,
A P P R O V I H S A P P L I C A T I O
t
I
6 !
C O I O { E R C T I I . U S E
1 5 { 5 . T h e b u d g e t h o l d e r i s r e s p o n s i b l e f o r a p p r o v i n g
a p p l i c a t i o n s f o r c o r a m e r c i a l u s e o f H o D p r o p e r t y u n d e r h i s
c o n t r o l ( r e e a l o o p a r a r 1 5 0 4 a n i l
1 5 t 1 9 - 1 5 5 1 ) , a a d f o r
n a l a t a l n h g a r e g l , s t . r o f s u c h u s s , t o i a c l , u d e d e t a i l s
o f t h a t e : : ! s a n d c o u c l i t i o a g o f t h f o m a l r e n t a l
a g r o e o e o t , a l l o f w h i c h e b o u l i l b e
r e v i e w e d a c l a s ! o E c .
a y a r .
E o v e v e r r l r h e n a p r o p e r t y h a s b e e n f o r u r a l l y
a c c e p t e d b y t h e D E O f o r d i s p o s a l , t h e b u d g e t h o l d e r ,
! n
c o n s u l t a t i o n w i t h D E O ( ! ) , n u s t e n s u r e t h a t a c o u m e r c i a L
u s e , a l b e i t s h o r t - t e m , w i l l i n c e r f e r e
r . r i t h o r
j e o p a r d j - s e
t h e d i s p o s a l
p l a n .
f o l l o r i n g c a t e g o r i e s :
a , C a t g o r y A : r e q u e s t a b y c o m h e r c i a l o r g a n i s a t i o n e
t o u s e MOD
f a c i l i c i e g f o r f i l n i n g , e x h i b i t i o n s
t c i w h e r e t h e r e i s n o d i r e c t b e n e f i t , o r o n l y
l i m i t e d b e n e f i t t o l t t o D
o r i t g e u p l o y e e s ; a n d
b . C a t e g o r y
B : r e g u e a t 3 t o e e t u p s h o p s , b a n k s e t c ;
f o r t h u s e o f S e r v i c e m e n , MOD
c i v i l j a n e n p l o y e e s
a n d d e p e n d a n t g o f b o t h .
r h e f , o l l o w i n g c o n s i d e t a t i o n s i p p l y t o e a c h o f t h e g e t w o
.
) . 5 4 6 . A p p l i c a t i o n a f o r c o m m e r c i a l u s e f a l l b r o a d l y i n t o t h e
t
c a t e g o r i e a :
C A T E OOR T
A
U 6 E
L 3 4 7 . I t i s t h e r o s p o n B i b i l i . t y o f DE O( L l t o a 6 s e E s t h e
a p p r o p r i a t e l e v e l o f _ c h a l g e s ( e . g . c o m r n e r c i a l
r e n t l f o r
u a i n g HOD l a n d o r b u i l d i n g e r e l a t i v e t o n a r k e t c o n d i t i o n s ,
a n d t o e n s u r e t h a t t h e a p p l i c a n t b a a a w a l i d i n s u r a n c e
p o l i c y . U e e s e x p e c t e d t o 1 a 8 t f o r n o u o r e t h a n 2 8 d a y a w i ! . J .
b e c o n t r o l f e d b y m e a n . o f a l i c e n c e n h i c h s h o u l d b e
c o r p l t e d b y
DB O( L I . U s e a x p e c t e d t o L a e t f o r l l o r e t h a n 2 8
d a y s * i I I b e n a d e t h e e u b j e c t o f a f o r d r a l I e t t i n g n e g o t i a t e d
b y DE O( L ) , I f D8 O( L } i a r e q u e s t e d t o a r r a n g e a ] e t t i n g , t h e
b u d g e t h o l d e r
g h o u l , d
o p e c i f , y a n y c o n d i t i o n e s h i c h a r e .
r e g u i r e d t o b e i . n c o r p o r a t e d
j . n
t h e l e a s e ( e . 9 .
n a i n t e n a n c e a n d / o E
f u n d i n g r e s p o n s i b i l . i t y f o r
: h e
u a e r s r e q l u i r e e e n t s
) .
a l t e r a t i o n B t o b u i l d i n g a t o t r e e t t h e
R . q u e ! t ! f r o o f i h a a d
l l f
c o a p a n i c c
1 5 4 8 . A p p l i c a t i o n s f r o n f i L u r o r f V
c o m p a n i e E f o r
p e l a n i s a i o n
t o u a e l l o D f a c i l i t i e a s h o u l d b e d e a l t t r i t h b y t h e b u d g e t
h o l d e r i n a c c o r d a n c e r . r i t h i n s t r u c t i o n e
i a s u e d b y t h e i r
s e n i o r b u d g e t h o l d e r o r A g e n c y
C h i e f E x e c u t i v e .
A d d i t i o n a l l . y ,
DE O( L ) c o n a e r r a t i o n e h o u l d b e c o n a u l t e d a b o u t
r e g u e s t s c o n c e r n i n g w i l d l i f e c o n s e r u a t i o n
o r
a r c h a e o J . o g y .
A p p l i c a t i o n a t o u s e f l y i n g f a c i l i t i e e
f o r f i l m i n g a r e d e a l t
w i t h i n i I s P
3 6 0 .
1 5 4 9 . c h a r g e s f o r f i J . n i n g o n
Mo D
P r o P e l t y
a l e l e v i e d t o
e n s u r e t h a t
MOD r e c o v e r s i t s c o g t g f o r a n y i [ v o l v e n e n t a n d
t o a r a x i l L s e i n c o n e u h e r e a p p r o p r i a t e ,
n i n d f u l o f T r e a s u r y
a n d U OD g u i d e l i n e s . T h e b u d g e t h o l d e r i n c o n s u L t a t i o n w i t h
DE o ( ! ) , w i l l a g e e s e t h e a P p r o P r i a t e l e v e l
o _ f c h a r g e s ( e . g .
c o o m e r c i a l r e n t l f o r
u s i n g U OD
l a n d o r b u i l d i n g a r e l a t i v e
t o
r E r k e t c o n d i t i o n a . I t i , a t h e
b u d g e t h o . L d e r e r e a p o n s i b i l i t y
t o r a 8 e a s t h e r c t u a L f i n a l l e v e l o f c h a r g e a n i n d f u l o f a l l
o t h e r r e l e v a n t c o s t s i n w o . L v e d ( e . 9 . u s e o f e q u i p u r e n t ,
m a n p o r r e r a n d u t i l i t L e s e t c . ) a n d o f , a n y o t h e r f n c l o r e , e . g .
r l . l 9 / 9 6
i r a P 3 5 2
r 5 - 1 2
I
( -
b e n e f i t t o t h e D e p a r t m e n t . o n c e t h e t e r m g o f t h e f i l u t - i n g
h a v e b e e n e s t a b l i s h e d a n d D E O ( L ) i E s a t i e f i e d t h a t t h e
a p p l i c a n t / f i l m o r T v c o a p a n y h a s a w a l i d i n e u r a n c e p o l i c y , a
l i c e n c e n a y b e i s s u e d b y D E o ( L l .
c o n p a n i e s o r i n d i v i d u a l 1 5 5 0 . w h e r e c o u r m e r c i a l f i l n
j o u r n a l i s t s , s u p p o r t e d b y D I n f o D a n d D E O ( L l C o n s e r v a t i o n ,
a p p l y f o r a c c e s a t o M o D l a n d t o n a k e w i l d l i f e f i l n s o r t o
w r i t e a r t i c l e e o f b e n e t i t t o H O D 6 i u r a g e a a a c a r i n g
l a n d l o r d ,
c h a r g e e m a y b e r e d u c e d b y t h e b u d g e t h o l d e r f r o n
t h e n o r m a l f , u l l c o e t r a t e t o a n o - l o s a r a t e , w h e r e o n l y t h e
e x t r ! c o s t s o f H O D s a s s i s t a n c e n a y b e r a i s e d .
E r t l , b l t l o s o f p r o d u c t r
P R
1 5 5 1 . T h e b u d g e t h o l d e r i s r e a p o n a i b L e f o r a p p r o v i n c
r e q u e s t s f r o m c o m m e r c i a l o r g a n i s a t i o n e t o u a e H O D
f a a l l i t i ;
f o r t h e p u r p o a e o f h o l d i n g e x h i b i t i o n g o f t h e i r p r o d u c t a .
D E O ( I . ) i s r e s p o n s i b l e f o r a s g e e a i n g
t h e a p p r o p r i a t e } e v e I o f
c h a r g e s ( e . 9 . c o n n e r c i a l l e n t l f o r u a i n g l . { O D
l a n d o r
b u i l d i n g s r e l a t i v e t o m a r k e t
c o n d i t i o n s , f o r n a u l i n g
t h a t
t h e c o n p a n y h a s a v a l i d i n s u r a n c e p o l i c y a n d f o r i s e u i n g a
l i c e n c e f o r t h e e v e n E . I t i e t h e b u d g e t h o l d e i , s
r e e p o n s i b i l i t y t o a s s e s s t h e a c t u a l f i n a l c h a r g e t o b e
l e v i e d n i n d f u l o f a l l o t h e r c o s t E i n v o l v e d a n d a n y o t h e r
r e l e v a n t f a c t o r E , e . g . P R b e n e f i t t o t h e D e p a r t m e n t , a D d
r u b j e c t t o a n y i n s t r u c t i o n e i s s u e d b y t h e i r
g e n j , o r
b u d g e t
h o l d e r o r A g e n c y C h i e f E x e e u t i v e .
c t l E c o R t
B
u s E
J
1 5 5 2 , W h e r e t { O D p r o v i d e s
l s n d o r a c c o e l | o d a t i o n o f a n y s o r t
f o r . u s e b y i t s c o n t r a c t o r s ( e . 9 . o p e n s t o r a g e s p a c e ,
o f t i c e s , o n - a i t e r o r k a h o p s e t c ) i t i a i m p o r t a n t t o a v o i d t h e
c r e a t i o n o f a " b u e i n e s s t e n a n c y " p r o t e c t e d b y t h e L a D d l o r d
a q d l . l r D t A c t 1 9 5 { w h i e h w o u l d e n t i t l c t h e c o n t r a c t o r
t o
r e s r a i n i n o c c u p a t i o n o f t h e I a n d - o r a c c o m m o d a t i o n a f L e r
t e r E i n a t i o n o f t h e c o n t r a c t . T h e f a c t t h a t t h e c o n t r a c t o r
d o e s n o t u r a k e a n y p a ] . n e n t
f o r t h e l a n d o r a c c o n n o d a t i o n
d o e s
n o t D e c e s s a r i l y p r e c l u d e
t h e c r e a t i o n o f
g u c h
a t e n a n c y .
1 5 5 3 . T h e r e a r a t n o t y p e s o f a r r a n g e n e n t t r h i c h c a n p r o v i d c
t h e p l o t e c t i o n M O D
g e e k s :
a . A L i c e n c e
- r e f , e r a b l e o n l y t o a r e l a t i o n s h i p o f
e n p l o y e r / c o n t r a c t o r .
b - A T e n a n c y
-
i . f o r a f i x e d t e r & o f n o t n o r e t h a n
6
.
m o n t h s , p r o v i d e d c e r t a i n c o n d i t i o n g a r e
b e t ; a n d
. r a P 3 6 2
1 5 - 1 3
A t l 9 / 9 6
(
i i . f o r a l o n g e r f i x e d t e r m c o n t r a c t e d
l i l n " f
n l n l " * : i l " : i
I n l " l 3 l l . 1 " " " o
1 5 5 4 . T h e b u d g e t h o l d e r e h o u l d e n s u r e t h a t a l l
a r r a D g e m e n t E
r e l a t i n g t o t h e e r e c t i o n o f
p e r m a n e n t
o r t e m P o l a r y b u i l d i n g s
o n t t o D l a n d a r e c o v e r e d i n a L i c e n c e , o r T e n a n c y ( o r L e a s e l .
I n a n y c a s e r . r h e r e t h e n e e d f o t a n y f o r s t o f t e n a n c y o r
I i c e n c e a r i s e e , t h e b u d g e t h o l d e r s h o u l d c o n s u l t D E O ( L )
a t
t h e e a r l i e s t o p p o r t u n i t y . D E O ( L l t
i l l b e r e s p o n e i b l e f o r
a a s e e e i n g a n d r e c o v e r i n g t h e a p p r o p r i a t e c h a r g e s a s s o c i a t e d
u i t h t h e t e n a n c y o r l i c e n c e , a n d t h e b u d g e t h o l d e r r , r i l l b e
r e a p o n e i b l e f o r a a e e a a i n g a n y a s s o c i a t e d c h a r g e e ,
f o r
e x a n p l e h e a t i n g a n d 1 i 9 h t i n 9 , * t h a t D E O ( L ) * i 1 1 n e e d t o
r e f l e c t i n t h e a c t u a l f i n a l
c h a r g e .
E a L r d r a a r . r . , t a l l o r t & s b o c r . p a l r . r t
1 S 5 5 . U n l e s s p u r p o s e - b u i l t a c c o @ r o d a t i o n h a s a l r e a d y b e e n
p r o v i d e d i n a c c o r d a n c e w i t h a u t h o r i s e d a c a l e a , S e r v i c e
p e r e o n n e l
s h o u l d u s e t h e l o c a l c o n a r e r c i a l l y a v a i l a b l e
f a c i l i t i e s . e x i e t ( f o r I f , h o w e v e ! , n o a u c h f a c i l i t i e e
e x a m p l e i f t h e e s t a b l i s h . D e u t i s i s o l a t e d l a b u d g e t h o l d e r
n a y ( i n c o n g u l t a t i o n F i t h t h e
D E E A r e a l . l a n a g e r i f S e r v i c e
F a m i l i e g a c c o n m o d a t i o n i s i n v o l v e d ) a p p r o v e t h e r r s e o t
a u r p l u s a c c o m r n o d a t i o n r r h i c h c a n D o t o t h e * r i s e b e d i s p o e e d
o f
r . r i t h i n e a t a b l i a h m e n t g f o r h a i r d r e s s i n g , t a i ) . o r i n g o r e h o e
r e p a i r i n g b u e i n e e a e e .
1 5 5 6 . I n i n s t a n c e a w h e r e t h e a e t r a d e r s o p e a E t e f r o u r
HO D
p r e n i r e a
u n d e r f o r n a l c o n t r a g t . a r r a n g e m e n t 6 , c h a r g e s w i l l
a P p l y a n d c a n o n l y b e c r a i v e d n h e r e a l r e l f a r e n e e d
f o r t h e
n e r v i c e t h e y p r o v i d e c a n b e d e m o n 6 t r a t e d . A l l a p p l i c a t i o n s
f o r r r a i v e r g s h o u J . d b c a e n t b y t h e b u d g e t h o l d e r t o
G F ( P o I i c y l l i n t h e f i E 8 t i n e t a n c a . E x c e p t i o n a l - I y , a s i t e n a y
b a l l o c a t e d o n u h i c h t h e c o n t r a c t o r
m a y c o n s t r u c t h i s o t r r l
p r c n i a e s . ( 8 . . r l l o p r r a
f 5 6 7 ) . T r a d e r g o c c u p y i n g U O D
p r e m i a e a w h i c h a r e h o t s u b j e c t t o f o r n a l c o n t r a c t
a r r a n g e b e n t s
w i l l b e c o n t r o l l , e d b y n e a n s o f a l e a s e , t h e
E e n t f o r w h i c h s i I I b e a a s e s s e d b y D B O ( L I h a v i n g r e g a r d
t o
a l l u r a r k e t f a c t o r g
.
o t h c r p r l v a t r
t r a d o r r
1 5 5 7 . A b u d g e t h o l d e r r a y , i n c o n s u l t a t i o n s i t h D E O ( L l ,
a p p r o v e
t h e I e t t i n g o f p r e m i s e a t o o t h e r p r i v a t e t , r a d e r s .
E x c r p t i o n a l l y , a a i t e n a y b e a L l o c a t e d o n w h i c h a p r i v a t e
t r a d e r l r a y e r e c t h i g o l r n p r e n - i s e a , ( s . e
a l r o p a r a ! 1 5 6 3 -
1 5 6 { ) , I n t h e c a s e o f S e r v i c e F a m i l . i e s h o u e i n g e s t a t e s ( i n
G r e a t
B r i t a i n ! , t h i e r e s p o n a i b i l i t y ! e 8 t s Hi t h t h e b u d g e t
/ 9 6
P
+ " 5
I
J 6 P 3 6 2 1 5 - 1 a
^ L t g
a c c e p t e d
h o l d e r a n d l o c a l D 8 8 A r e a H a n a g e r i n c o n s u l t a t i o n w i t h
D E o ( L ) , D E o ( L ) i a r e e p o n e i b l e f o r t a k i n g t e n d e r a c t i o n , f o r
g r a n t i n g t h e t e n a n c y , i l s
m a n a g e n e n t a n d f o r c o l l e c t i n g t h e
E x c e p t L o n a l l y , r r h e n i t i s c l e a r l y f i n a n c i a l l y l e n t .
a c c e p t a b l e t o d o s o , D E O ( L ) ,
i n
a d v a n t a g e o u a a n d p o l i t i c a l l y
c o n s u l t a t i o n w i t h t h e b u d g e E h o l d e r a n d D E E
A r e a H a n a g e r ,
a l a y d i a p e n s e w i t h t , e n d e r a c t i o n a n d a r r a n g e f o r a p r i v a t e
t r e a t y l e t t i n g .
1 5 5 8 . f h e t e n d e r s r e c e i v e d n i l l b e c o n s i d e l e d
b y t h e b u d c e t
h o l d e r
( a n d t h e D E B A r e a H a n a g r
i f S e r v i c e l r n i ] ! g g
a c c o r u r o d a t i o n i s i n v o l v e d ) a n d D E O ( L f . T h e y e i l l e x a . m i n e
n o t o n l y t h e r e n t o f f e r e d b u t a l a o t h e a t a n d a r d
o f
g e n r i c e
p l o p o s e d a n d t h e g e n e r a l
l e v e l o f p r j . c e s
a n d c h a r q e a .
S u b j e c t t o s u c h e x a n i n a t i o n , t h e h i g h e s t t e n d e r i g t o - b e
a c c e p t e d u n l e g g t h e r e i s g o o d r e a a o n f o r n o t d o i n g a o . I n
t h i s l a t t e r
c a s e , a p p r o v a l
.
m u a t b e a o u g h t f r o m t h e
a p p r o p r i a t e c o n t r a c t s m e n t o r b e f o r e a l o v e r t e n d e r
i s
-
n o u l d b e i n c u r r e d b y MO D
a n d t h e s e r v i c e a n d f a c i l i t i e s
p r o v i d e d , b u t i t 1 s - n o n e t h e l e a a c o n a i d e r e d b y t h e b u d g e t
h o l d e r ( a n d l o c a l D E E A r e a Ma n a g e r i f a p p r o p r i a t e )
t h a t t h e
l e t t l n g o f t h e p r e o i s e a
i n t h e D a n n e ! p r o p o s e d
w o u l d p r o v i d e
a u s e f u l s e r v i c e t o t h e e s t a b l i s h . n e n t , t h e b u d g e t h o l d e r
( a n d D E E
A r e a Ma n a g e r i f n e c e s e e a r y ) a h o u l d s e e k
a d v i c e f r o m
t h e i r s e n L o r b u d g e t h o L d e r o r A g e n c y C h i e f B x e e u t i v e u n d e r
t h e t e m s o f t h e i r i . e t t e r o f d e l e g a t i o n .
1 5 6 0 . B e f o r e a n y l e t t i n g i s a d v e r t i s e d a n d b e f o r e a n
e x i s t i n g t r a d e r i s a l l o w e d t o e x t e n d t h e r a n g e o f
g o o d E
o !
s e r v i c e s w h i c h h e i e l i c e n c e d t o g r o v i d e , t h e b u d g e t h o l d e r
s h o u l d a s k I { A A F I E e a d q u a r t e r a , A a r e s b u r y , W i L t s h i r e w h e t h e r
N A A E I , g i v e n r e a s o n a b l e n o t i c e , c o u l d p r o v i d e
t h e s a a r e g o o d e
o r s e r v i c e , I f
N A A F I ( o r , w h e r e a p p l J , c a b l e , t h e
c r r T i W
w i t h i n
t h e c o n t r a i n t . s o f t h e i r t e r r n s o f t r a d i n g ) 6 r e a b l e t o m e e t
t h e r e q u e s t , t h e y E h o u l d b e i n v i t e d t o d o s o .
1 5 6 I . T h e S e r v i c e s S o u n d & V i s i o n C o r p o l a t i o n
( S S V C )
e n j o y s
a s i m i l a r p r i v i l e g e d
t r a d i n g p o a i t i o n t o N A A F I
i n r e l p e e
i f
a u d i o / v i s u a l g o o d s , a n d t h e a g r e e m e n t o f t h e S S V C , - s B e a d
O f f i c e ,
a t C h a l f o n t G r o v e , G e r r a r d s C r o s s , B u c k s
g h o u l d
f i r e t b e o b t a i n e d b e f o r e a n y l i c e n c e o r l e t t i n g a g l e e n e n t
i s
g l a n t e d
i n t h i s f i e l d o f b u s i n e s a .
1 5 6 2 .
T h e I n l a n d R e v e n u e
h a s a s k e d ! o b e p r o v i d e d
w i t h
d e t a i l s
o f p r i v a t e
t r a d e r s i n
MO D e g t a b l i g h m e n t s . A c o p y
o f
J S P 3 6 2
1 5 - 1 5 r r . 1 9
/ 9 5
1 5 5 9 . I f t h e h i g h e e t t e n d e r r e c e i v e d r e p r e s e n t s , i n D E O ( L I s
j u d g e m e n t . ,
a n u n e c o n o m i c
r e n t f o r t h e u s e o f t h e
p r e E i s e s
n i n d f u L o f t h e n a i n t e n a n c e a n d i n c i d e n t a l e x p e n s s s l r h i c h
L
a l l I i c e n c e s i B s u e d t o p r i v a t e t r a d e r s s i l l f h e r e f o r e b e
B e n t b y D E O ( L ) t o t h e T a x p a y e r s S e r v i c e D i w i a i o n , C h i e f
I n s p c t o r o f T a x e a ( P u b l i c D e p a r t E e n t l , t y G l a s .
R o a d .
C a r d i f f C F {
5 Z D .
1 5 6 3 . I f a b u d g e t h o l d e r d e c i d e e
t o t r i t h d r a , p e r a r i a e i o n
t o
e n g a g e i n p r i v a t e t r a d i n g u n d e ! t h e t e r m e o f a n a g r e e n e n t h e
e h o u l d i n f , o r u D E O { L } w h o
w i l l t a k e t h e a p p r o p r i a t a c t j , o n .
I f , i t
p r o v e a d i f f i c u l t t o r e g a i n
p o e a e s a i o n
o f t h e
p r e 6 i e e g
D E O ( L l s h o u l d l e p o r t t h e $ a t t e r i n d e t a i l t o D E b ( I ,
l
B e
P o l i c y t l , l a n a g e E e n t a s s o o n a a p o a a i b J , e .
1 5 6 { . A n y p r o p o s a l t o a l t e r l l O D p r e n i s e s
t o a r a k e
s u i t a b l a f o r a p r i v a t e t r a d e r m u g t f i r e t b e a p p r o v e d
b y
t h e r n
t h e
b u d g e t h o l d e r , D E O ( L ) ( a n d t h e D E E A r E a H a n a g e r
i f s e - r v i c e
F a r n i l i e a h o u a J . n g i g i n v o t v e d ) a n d , d e p e n d i n g o n t h e
e s t i n a t e d c o 6 t , b e s u p p o r t e d b y a n I n v e a t n e n t A p p r a i e a l .
1 5 6 5 . A n y
n o n - p u b l i c L y f u n d e d d e v e l o p m e n t ( o r c h a n g e
o f u a e l
o n NO D
l a n d r e g u i r e e f o r n a l p l a n n i n g c o n e e n t u n d e r t h l 6 r n
& C o u a t r T E l a a u l a g A c t r . B o t h t h e b u d g e t h o l d e r a n d D E O ( L )
m u r t b e c o n a u l t e d b e f o r e a c t i o n i e t a k e n b y a p r i v a t i
o r g a n i a a t i o n t o o b t a i n p l a n n i n g p e r n i a a i o n f r o n t h C
l o c a l
,
P l a n n i n g A u t h o r i t y .
B a n k t a E d r u b - p o r t o f f l c . t
. 1 .
1 5 6 5 . S p e c i a l c o n s i d e r a t i o n s a p p l y t o f a c i L i t i e c n a d e
a v a i l a b l e t o b a n k s , f o r A u t o s r a t i C T e l l e r t t a c h i n e e
a n d t o
B u b - l o s t O f f i c e g w h i c h b e c o a e a v a i l a b l e f o r l e t t i n g , a n d
b u d g e t
h o l d e r g s h o u l d c o n E u l t D E O ( L ) a b o u t a p p l i c a t i - o n a
t o
u s e / o p e r a t t h e s e f a c i l l t i e s .
l r a v r l l L l g r h o p r
1 5 6 7 . C a s u a l v i s i t s
t o UO D e s t a b l i e h r n e n t s
b y t r a v e l l i n q
s h o p s a r e n o t n o n r a l l y p e r a i t t e d e x c e p t w h e l e
r o a d s o i
m a r r i e d q u a r t e ! e a t a t e s h a v e
. b e e n
a d o p t e d b y t h e l o c a l
a u t h o r i t y a n d a r e u r a i n t a i n e d b y t h e n i n w h i c h c a s e n o
o b j e c t i o n c a n b e m a d e . I f , h o w e v e r , r o a d s a r e
n o t a d o o t e d
r a c C h a p t o r
L 2 ) , t r a v e l l i n g e h o p e r . r i t h a L o c a l A u t h o ; i t v
- (
I r c e n c e
t o t r a d e w i l l o n l y b e p e r a i t t e d o n t h e e s t a b l i s h r n e n l ,
w i t h t h e p e m i a e i o n
o f t h l b u d - g e e
h o l d e r ,
w h o
s h o u l d a d v i g e
D E O ( L , )
r r h e n p e r a i a s i o n h a a b e i n g i v e n . D E O ( L 1 w i l l a a a e s g
t h e f e e t o
- b e
c h a r g e d
a n d , s u b j e c t t o t h e b u d g e t h o l d e r s
a g r e e m e n t ,
i g g u e t h e t r a d e r w i t h a l i c e n c e .
J 8 P 3 5 2 1 5 - 1 5
t
r I . 1 9 / 9 6
A n n e x A t o
C h a p t e r
I X a U R . f , l | C E R E Q U I R T X E I T S
1 5
E O C I A L , R E C R E f , r I O l t r r r
C O r O { E R C r l I r U S E
1 . f n r u r a n c e c o v e r i s E a n d a t o r y u h e n l l O D
f a c i l i t i e e
a r e t o
b e u s e d f o x a l l a o c i a l T r e c l e a t i o n a l a n d c o n a r e r c i a l
a c t i v i t i e s e x c e p t u h e r e p a r a 5 b e l o r | a p p l i e E . I n e a c h c a s e
E h e u s e r a i n s u r a n c e p o l i c y D u e t c o v e r c l a i - n s o f a n i n i - r u n
9 1 , 0 0 0 , 0 0 0 s t e r l i n g ( o r
l o c a l e q u i v a l e n t ) f o r a n y o n e
i n c i d e n t .
2 . I n m o s t c a s e s 8 1 , 0 0 0 r 0 0 0 c t e r l i n g ( o r l o c a l e q u i v a l n t )
w o r t h o f i n g u r a n c o t r i l l a u f f i c e . T h r u i l l b e o c c a a i o n a
h o w e v e r v h e r e t h i r
g u m
1 a n o t a d e g u a t e ( e . g . w h e r e t h e
n a t u r e o f t h e a e t i v i t y i e p a r t i c u l a r l y d a n g e r o u s
o r h i g h
v a l . u e p r o p e r t y o r q u L p n e n t i a b e i n g u e e d ) . I n r u c h c a g i g
t h e u s e r r i l l b e r e g u i r e d t o p l o v i d e a d d i t l o n a l
c o v e r .
A d v i c e o n t h i c a a p e c t s h o u l d b e a d d r e g g e d v i a D E O ( L )
t o
P L ( L S l C l a i n a l .
3 . T h e c o v e r r e q u i r e d f o r t h e a b o v e s h o u l d b e i n t h e f o r m
o f
a e t a n d a r d p u b ) . i c
l i a b i l i t y p o l l c y a a i s a u e d b y t h e I e a d i n g
: . n a u r a n c e c o n P a n l e a .
4 . D E O ( L )
i a r e s p o u a i b l e f o r
g x r m i n i n g
t h e i n e u r a n c e p o l i c y
t o e n a u r e t h a t c o v e r h a s b e n u n d e r v r i t t e n f o r t h t s u n
r e q u i r e d a n d f o r d e t e r m i n i n g t h a t e n d o r a e 8 e n t a , e x c l u s i o n e
a n d c o n d i . t i o n s a t t a c h e d t o t h e t i c e n c a o r l e a s e d o n o t h a v e
t h e e f f e c t o f l i n i t l n g t h e i n d e r u r L t y . ( 4 . . a l r o p a r a
1 5 2 3 ) .
9 l h e r e a
g u i t a b l e
p o l i c y
a l r e a d y e x i e t e , a c o v e r n o t e o r a n
e n d o r s e m e n t e x t e n d i n g
t h e p o l i c y t o c o v e r t h e r i s k a a s s u m e d
u n d e r t h e I i c e n c e o r l e a a e n a y b e a c c e p t e d i n g t e a d o f t h e
a c t u a l p o l i c y .
5 . S t r i c t i n s i e t e n c e o n t h e i n e u l a n c e c o v e r n o r o a l , J , y
r e g u i r e d r r h e n HO D p r o p e r t y
i s u e e d f o r n o n - HO D p u r p o e e s
n " |
b e r e l a x e d i n t h o g e c a g e g r r h e r e u g e i E f o r r e c r e a t i o n a l
o i
s o c i a l
a c t i v i t i e s o n l y a n d e h e r e !
a . t h e a g s e s a e d
f i r e r i s k o n l a n d o r b u i l d i n g s ( o r p a r t
o f a b u i L d i n g w h e r e t h e a c t i v i t y i g r e g t r i c t e d
t o
p a r t
o n l y , a n d t h e p a l t i e c a p a , b l e o f s e p a r a t e
i n s u r a n c e a n d f i r e i a u n l i k e l y t o a p r e a d t o t h e
r e r n a i n d e r o f t h e b u i l d i n g ! t o b e u a e d
f o r t h e e v e n t
a e a s g e g s e d
b y t h e S F A d o e s . n o t e x c e e d E 1 5 , 0 0 0 ;
J 6 P 3 5 2
1 5 - f , l r r . 1 9 / 9 6
r r u m b c r o f p e r a o n a i n v o l v e d ( p a r t i c i p a n t a a n d
d p e c t a t o r r ) i e n o t e x p e c t e d t o e x e e e d 1 0 0 ;
c . l e a 6 t h a n 5 0 p r a o n a r r i e h
t o
u g e a . s u b a t a n t i a l
f a c i l J . t y r r h e r o t h f L r e r i s k i a a r q a l l ( e . 9 . a n i n d o o r
a w l m i n g p o o l l
i
a n d w h e r e a d e q u a t e a u p e n r i e i o n i n
a c c o r d a n c a s r i t h E e a l t h & S a f e t y l e g i s l a t i o n e x i g t a ;
b . t h c
d . n o l o l t c l l a l t h i l d p a r t y
r i s k s e x i s t i a n d
6 . n o 6 n t r y f e e t o t h e e v e n t w L l l b e c h a r g e d
b y t h e
o r E a n i r e r c .
A l t h o u g h i n s u r a n c e i g n o t E A n d l t o r y u n d e E
t h e s e c o n d i t i o n e .
o r g a n i a e r a o f e v e n t a a h o u l d b e a d v i e e d
t h a t L t i g i n t h e i r
o w ? l i n t e r e s t a t o e f f e c t t h i r d p a r t y c o v e r b e c a u a e t h e
S e c r s t a r y o f s t a t e a c c e p t a n o r e s p o n s i b i l i t y f o r a n y
c l a i n a
I
t h a t :
a = i a i n g f r o u t h e u t e o f
MOD p r e u . i e e e .
6 . I t i s t h r e a p o n a i b i l i t y o f t h e b u d g e t h o l d e r t o e n s u r e
d a l a g a .
t h e e v e n ! o E g a n i s c r a a r e
p r o v i d e d
w i t h c o p i e a o f t h e
r e l v a n t F i r e Or d e r g a n d F i r e P l a n s , C o g e t h e r w i t h a n y
.
r p e c i f i c r e q u i r e n e n t e o f t h e S F A t h a t t h e e o n t e n t a o f
F i r e Or d e r s a r e b r o u g h t . t o t h e a t t e n t i o n o f a l l u s e r a
o r , v h e t r e
t h i s i e i u p r a c t i c a l , t h e y h a v e e u f f i c i e n t
p e r a o n s
t r a i n a d t o c a a r 1 l
o u t t h e s u p e r v i e o r y d u t i e s
d e a c r i b e d
i n d e t a i l i n p a r a 1 5 2 { a b o v e .
7 . I l h e r e l o c a l a u t h o r l t i e s c a r = y p u b l i c l i a b i l i t y p o l i c i e e
t h e r e i a n o n e a d
f o r a e g a r a t e i a i u i a n c e c o v e r i n i e i p e c t o f
L i e e n c e e w h i c h t h e y c o n c l u d e f o r d e p a r t n e n i , s
o r
o r g a n i a a . t J . o n g
w h i c h t h e y a { - j
n i s t e r ( e . g . p o l i c e , f i r e o r
e d u c a t i o n a e r n r i c c a ! , b u t t r e p a r r { a b o v c .
-
T h i a d o e g
n o t
h o $ e v e r e x t e n d
t o o E g a n i s a t i o n g w h o c l a j _ a r e u p p o r t f r o t r , o E
a p o n a o r a h i p b y , a
-
l o c a . L a u t h o r i t y u n l e g i t h a t
i ; . ; i
a u t h o r i t y c o n f i r a g t h a t t h o r g a n i e a t i o n i a c o v e r e d b y t h e i r
p o l i c i e e .
f n a I I c a a e r t h e r e l L v a n t , i n d e a r n i t i e g r e f e i r c d t o
i n p a r a 1 5 1 1 w l l l b e e n f o r c e a b l e i n t h e e v e n t o f l o s e o r
C o u n c i l i e n o t r e q u i r e d t o s u p p o r t a n
9 .
-
t h 9 S p o r t s
i n d e r o n i t y
w i t h a p o l i c y o f i n a u r a n c e i f u s e o f a f a ; i l i t v
i ;
g r a n t e d
f o r a n e v e n t o r g a n i a e d b y t h e C o u n c i l o n i t s - o s n
b e h a l f , b u t t h e C o u n c i l , - w i I I r e l a i n l i a b i l i t y f o r e o s t s
a r i a i n g
f r o n t h i r d p a r t y c J , a i m s , d a . Da g e t o
p r o p e r t y ,
r e p a y De n t
f o r a n y e e r v i c e g p r o v i d e d
e t c , r h i s d i a p e n l a t i - o n
c l o e s
n o t e x t e n d t o R e g i o n a l S p o r t a C o u n c i l s o r l o c a l s p o r t s
o r g a n i s a t L . o - n a e v e n w h e r e t h e r e l l a y b e
: 1 " 1 :
" p o n e " i s f r i l b y t h
" ^ t
S p o r t s C o u n c i l .
J 8 P 3 6 2
1 5 A - 2
r I 1 9 / 9 6
C
t i l : ; r " :
i ;
B I C I V I & I I
X O D E L A I R C R I I T
C L U B S
l . A r r a n g e m e n t s f o r t h e u s e o f s i t e 8 b y c i v i l i a n n o d e l
a i r c r a f t c l u b E a h o u l d b e u r a d e o n a n a n n u a l b a s i s w h e r e
i t i g
d e s i r e d a n d c a n b e a l l o v e d . s i t e s E a y b e u s e d b y c l u b e o n a
r o t a s y s t e m c o n t r o l l e d b y t h e a r 6 a a u b - c o n n i t t e e o f e i t h e r
t h e B r i t i s h H o d e l F l y i n g A g a o c i a t . i o n ( B M F A )
- f o r a e r l y t h e
S o c i e t y o f
M o d e l , A e r o n a u t i c a l E n g i n e e r s ( S l t { A E
I
- t h e M o d e l
P i l o t s A E s o c i a t i o n
( H P A I
o E t h e L a r g e H o d e l A s s o c i a l i o n
( L H A )
a f , t e r c o n s u l t a t i o n s i t h t h e a p p r o p r i a t e b u d g e t h o l d e r .
T h e a r e a s u b - c o r u r i t t e e w i I I a c c e p t r e s p o n e i b i l i t y
f o r :
a . l i a i s o n w i t h t h e b u d g e t
h o l d e r a n d / o r D E O ( L l
t o
e n s u r e t h a t u s e o f a e i t e b y a c l u b d o e 6 n o t
i n t e r f e r e
w i t h o t h e r a u t h o r i s e d u s e r s a n d i e i n
c o o p l i a n c e w i t h a n y . c o n d i t i o n a i l r p o s e d b y t h e b u d g U
h o l d e r o r t h e i r
g e n i o r
b u d g e e
h o l d e r o r A g e n c y
C E , o r
U S E O T P R O P E R T I
{ O D
D E O ( r , ) ;
b . c o l l e c t i o n o f f e e s f r o a
R a d l o f r r q u a o c l c a
n e u d c e r c l u b s .
2 . T h e i n c r e a s e d u s e o f r a d i o f r e g u e n c i e s o n r a n g e s a n d
t r a i n j , n g a r e a s f , o r s j - u u l a t i o n a n d t a r g e t r y i n c r e a s e s t h e
l i k e l i h o o d o f i n a d v e l t e n t o p e r a t i o n b y o t h e r u s e r s o f t h e
f r e q u e n c y e p e c t n r n . l h e f , r e q u e n c i e e t o b e u s e d b y n o d e l
a i r c l a f t . o p e r a t o E s ! t o ! o n a p e c i f i c t t O D e s t a b l , i s h - n e n t s
o r
s i t e s m u s t b e c l e a r e d b e f o r e h a n d a t e i t h e r n a t i o n a l o r l o c a l
l e v e l $ i t h t h e a p p r o p r i a t e b u d g e t h o l d e r .
N o I a e c o o t . r o l
a p p r o p r i a t e ,
t h e N a t i o n a l
p a r k
A u t h o r i t y .
D E O ( t l w i l l
p r o o f o f e u c h c o n e u l t a t i o n b e f o r c i s e u i n g a - l , i c e n c e .
f l g u i r e
I f e i t h e r A u t h o r i t y o b j e c t a t o t h e e v e n t b e i n g h e l , d c o n s e n t
s h o u l d
b e r e f u g e d - I f t h e y a g r e e . s u b j e c t t o c o n d i t i o n s ,
t h o s e c o n d i t i o n s r i l l b e i n c o r p o r a t e d i n t h e l i c e n c e . F o r
a l l e v e n t s
t h e f o l t o r y i n g c o n d i t i o n s w i L l b e i n c o r p o r a t e d
i n
t h e l i c e n c e :
J s P 3 5 2
1 5 8 - 1
4 r . 1 9
3 . l t o d e l , a i r c r a f t f l y i n g c a r r i e s a r i o k o f p r o a e c u t i o n
u n d e ! t h e n o i s e c o n t r o l J - e g i s l a t i o n . T h e B F I . { A , H p A
a n d t } t A
a r e r e e p o n a i b l e f o r i n f o r n i n g a f f i l i a t e d c l u b s
o f t h e
r e s t , r i c t i o n s a n d p e n a l t i e s w h i c h t h e I e g i s l a t i o n
a p p l i e s .
I { h e n c l u b e , p r o p o s e
t o
- f
I y
r , r i t h i n
1 , , . 0 0 0 n e t r e s o f
. a
p i i c e
o f
i n t e r e s t f r e q u e n t e d b y t , h e p u b l i c
t h e o r g a n i e e r s
E u s t
d i a c u s B
t h e p l o p o s a l w i t h t h e l o c a l a u t h o r i t y a n d , w h e r e
_
/ 9 5
f :
a , E a c h E o d e l a i r c r a f t e h o u l d b e f i t t e d s i t h a E u f f l e r
t o t h e e n g i n e o E e n g i n e e x h a u s t p o r t u n l e s s t h e
.
I o c a t i o n i e
a u c h
t h a t n o n o i e e n u i s a n c e ( i . e .
u n s a n t e d s o u n d l l . i L l a r i a e o n a d j o i n i n g c i v i l , i a n
l a n d ;
b . F l y i n g i a t o b e r e e t r i c t e d t o b e t w e e n l O 0 0 h o u r a a n d
1 8 0 0 h o u r g . ( o r 3 0 B i n u t e s
b e f o r e l i E h t i n g u p t i m e ,
w h i c h e v e r i a t h e e a r l i e r ) . O n a i r f i i l d a i e n b v e d
f r o u
d e v e l o p e d p r o p e r t y t h e g e h o u r g E a y b e f , r o n 0 9 0 0 h o u r s
t o 2 1 0 0 h o u r s o n w e e k d a y e
a n d 0 9 0 0 h o u ! 6 t o 1 9 0 0
h o u r s o n S u n d a y s . u o f l y i n g w i l L b e a l l o w e d o n
S u n d a y e s h e r e i t r r o u l d c a u s e a n o i e e n u i g a n c e
t o
t h o s e p a r t i c i p a t i n g i n . a e e r v i c e b e i n g
h e l d i n a
p l a c e
o f w o r a h i p ;
c . N o l a u n c h i n g o r f l y i n g o f n o d e l a i r c r a f t i a t o t a k e
p l a c e w i t h i n 5 0 0 n e t r e g o f a n o c c u p i e d h o u e e , s c h o o l ,
h o e p i t a l o r o t h e r n o i g e e e n g i t i v e d e v e l o p n e n t , o r
s a f e g u a r d e d a r e a s ; a n d
{ i " .
(
d . ! o p 1 e f J . y i n g m o d e l a i r c r a f t n u s t c o u r p l y w i t h a l l
a t a t u t o r y c o d e c f o r t h e u t i n i - u r i s a t i o n o f n o i g e f r o n
n o d e l a i r c r a f t -
3 . F o r a n a J o r e v e n t a t t r a c t i n g u r a n y a p e c t l t o l a t h e l i r . i t s
i n c . E a y b e e x t e n d e d a t t h e d i g c r e t i o n o f D E O ( L ) t o
p r o h i b i t
l a u n c h i n g o r f l y i n g o f n o d e l a i r c r a f t w i t h i n a
r a d i u g o f 1 1 0 0 0 $ e t r e a . N o n o d e l a i r c r a f t o v e r 7 . 5 k g i n
w e i g h t r i l l b e p e r n i t t e d u n l e g e i t h a s a C A A e r ( e m p t i o n
c r t i f i c a t e . S p e c i f i c p e r a i s s i o n t o o p r a t e a u c h a i r i r a f t
m u a t b e o b t a i n e d f r o u t h e a p p r o p r i a t c b u d g e t h o l d e r i n e a c h
c a s e w h e !
g u c h
n o d e l s a l e t o b e u s e d , a n d t h e l i c e n c e
a n n o t a t e d a c c o r d i n g l y .
{ ,
i r a P 3 6 1 t 9 a - 2
l L t g / t 6
a
m r J - r E a r y
I N " U F O S I G H T I N E S
T h e
M i n i s t r y o f
. D e f e n c e
h a s n o i n t e r e s t , e x p e r t i s e o r r o l e w i t h
r e s p e c t t o
" U F O / f I y i n g s a u c e r . n a t t e r s , o r t h e q u e s t i o n
o f t h e
e x i s t e n c e
o r o t h e r w i s e o f e x t r a t e r r e s t r i a l
l i f e f - o r m s a b o u t w h i c h
w e . r e m a j - n
o p e n - m i n d e d . T o d a t e r h o w e v e r , w e r e m a i n u n a h r a r e
o f a n y
e v i d e n c e w h i c h p r o v e s
t h a t t h e s e p h e n o m e n a
e x i s t .
T h e M i n i s t r y o f D e f e n c e _ e T a m i n e s a n y r e p o r t s
o f " U F O " s i g h t i n g s i t .
r e c e i v e s
9 o 1 9 1 y
t o e s t a b l i s h w h e t h e r w h a t w a s s e e n r n ! - g h t h a v e
s o m e
d e f e n c e s i g n i f i c a n c e l n a m e l y
i s t h e r e a n y e v i d e n c e t h i t t h e
U K
A i r
D e f e n c e R e g i o n
n i g h t h a v e b e e n c o n p r o m i s e d
b y a f o r e i g n h o s t i f e
M O D
I N I E R E S r
a r r c r a t t ,
T h e r e p o r t s a r e e x a m i n e d , w i t h t h e a s s i e t a n c e
o f t h e D e p a r t m e n t , s
a i r d e f e n c e e x p e r t s a s r e q u i r e d . U n l e s s
t h e r e i s e v i d e i r c e
o f
a
p o t e n t i . a l
m i l i t a r y t h r e a t , a n d t o d a t e n o
, U F O , ,
s i g h t i n g h a s
r : e v e a l e d s u c h e v i d e n c e r l r e d o n o t a t t e m p t
t o i d e n t i f y t i e
p r e c i s e
r r a t - t r r e . o i e a c n s r g h t i n g r e p o r t e d t o u s . W e c o u l d
n o t
j u s t i f y
e x p e n d i t u r e
- o f
p u b l i c f u n d s o n i n v e s t i g a t i o n s
w h i c h g o - b e y o n d
o u r
s p e c i f i c d e f e n c e
r e m i t . w d b e f i e v e
t h ; t r a t i o n a l e x 6 l a n a t i o n s
c o u l d b e f o u n d
f o r t h e
, , U F O , ,
s i g h t i n g s r e p o r t e d
t o t h e M O D
i f
r e s o u r c e s w e r e d e v o t e d t o s o d o i n g . F r o m
t h e t y p e s o f
d e s c r i p t i o n s w e r e c e i v e a i r c r a f t o r n a t u r a l p h e n o i r e n a
p r o b a b l y
a c c o u n t f o r m o s !
o f t h e o b s e r v a t i o n s .









.

.







. .





- '








'






-

-
'
-


'

f t ( o s
-
Q e , . } q . . r , r . t f u c r . , J . t t
- V o l
4
S e c t i o n
4
4 O u t s i d e I n t e r e s t s a n d A p p o i n t m e n t s
. 1 l n t r o d u c t i o n
Y o u m u s t n o t e n g a g e i n a n y o u t s i d e a p p o i n t m e n t s , o c c u p a t i o n s
o r a c t i v i t i e s t h a t :
r
.
r
w o u l d r e q u i r e a t t e n d a n c e d u r i n g w o r k i n g h o u r s , o r i m p a i r t h e
e f f i c i e n t e x e c u t i o n o f y o u r d u t i e s ; o r
m i g h t c o n f l i c t w i t h t h e i n t e r e s t s o f t h e M O D ; o r
w o u l d b e i n c o n s i s t e n t w i t h y o u r p o s i t i o n a s a p u b l i c s e r v a n t .
C h a p t e r 3
T h e h o l d i n g o f e x e c u t i v e d i r e c t o r s h i p s o r u n d e r t a k i n g e x e c u t i v e
w o r k f o r
p u b l i c a n d p r i v a t e c o m p a n i e s
( e x c e p t
u n d e r a u t h o r i s e d
s e c o n d m e n t o r l o a n a r r a n g e m e n t s ) i s g e n e r a l l y p r o h i b i t e d .
P e r m i s s i o n t o b e c o m e a n e x e c u t i v e d i r e c t o r o f a s m a l l " f a m i l y
t y p e " p r i v a t e c o m p a n y m a y , h o w e v e r , b e g r a n t e d b y s e n i o r l i n e
m a n a g e m e n t p r o v i d e d t h e r e i s n o c o n f l i c t w i t h t h e p r i n c i p l e s
o u t l i n e d a b o v e .
4 . 2 A d v i s o r y w o r k
B e t o r e a c c e p t i n g a n i n v i t a t i o n t o a c t i n a n a d v i s o r y c a p a c i t y f o r
c o m p a n y
y o u m u s t a p p l y f o r p e r m i s s i o n t o C M { I R & C } C U l
t h r o u g h y o u r l i n e m a n a g e r . P e r m i s s i o n w i l l n o t n o r m a l l y b e
g r a n t e d w h e r e t h e c o n s u l t a t i v e w o r k :
a
.
.
r
i s i n
y o u r s p e c i a l f i e l d o f a c t i v i t y ;
h a g a c o n n e c t i o n w i t h y o u r s p e c i a l d u t i e s ;
i s o n b e h a l f o f a f i r m t h a t i s i n a c o n t r a c t u a l . o r o t h e r s p e c i a l ,
r e l a t i o n s h i p w i t h t h e M O D .
O t h s G o v s n m e n t D e p a r t m e n t s . B e f o r e u n d e r t a k i n g w o r k f o r
a n o t h e r G o v e r n m e n t D e p a r t m s n l i n a n o f f i c i a l c a p a c i t y y o u
m u s t
a p p l y f o r p e r m i s s i o n t o y o u r s e n i o r l i n e m a n a g e m e n t . F o r
p a y m e n t f o r s u c h w o r k s e e p a r a
4 . 4 .
F o r e i g n G o v e r n m m f s , Y o u m u s t a p p l y f o r
p e r m i s s i o n
t o
C M ( I R & C ) C U 1 b e f o r e u n d e r t a k i n g w o r k f o r a F o r e i g n
G o v e r n m e n t .
P r o f e s s i o n a l A s s o c i a t i o n s . l f i n v i t e d t o h o l d o f f i c e i n a
p r o f e s s i o n a l a s s o c i a t i o n y o u m u s t c o n s u l t y o u r s e n i o r l i n e
m a n a g e r . P e r m i s s i o n t o a c c e p t t h e o f f i c e i s d e p e n d e n t o n
m a i n t a i n i n g r e t i c e n c e w h e n d i s c u s s i n g p u b l i c a f f a i r s , p a r t i c u l a r l y
t h o s e c o n c e r n i n g t h e M O D . T h e l i n e m a n a g e r m a y w i t h h o l d
p e r m i s s i o n i f :
.
o
.
t h e r e i s a c o n f l i c t o f i n t e r e s t b e t w e e n t h e a s s o c i a t i o n a n d t h e
G o v e r n m s n t ; o r
h o l d i n g t h e o f f i c e i m p i n g e s o n o f f i c i a l t i m e ; o r
h o l d i n g o f o f f i c e i s i n c o n s i s t e n t w i t h a n y o f t h e r u l e s s e t o u t
i n t h i s v o l u m e .
O u t s i d e a p p o i n t m e n t s c a n n o t b e t a k e n i n t o a c c o u n t i n p o s t i n g
d e c i s i o n s , n o r i s s p e c i a l l e a v e a l l o w e d t o f a c i l i t a t e t h e a c t i v i t y .
V o l u m e 7 C o n d u c t
1 7
M r u \
f e , r t c . * f
l r l g l t l u r e , I
^
\ } d l , ?
a
S e c t i o n
6
D i s c l o s u r e o f l n f o r m a t i o n
P r i n c i p l e s g o v e r n i n g d i s c l o s u r e o f i n f o r m a t i o n
T h i s s e c t i o n d e s c r i b e s t h e p r i n c i p l e s g o v e r n i n g t h e p u b l i c
d i s c l o s u r e o f i n f o r m a t i o n b y s e r v i n g o r f o r m e r m e m b e r s o f t h e
D e p a r t m e n t a n d s e t s o u t t h e r u l e s t h a t a p p l y t h o s e p r i n c i p l e s t o
s p e c i f i c c a s e s . T h e a c t i v i t i e s g o v e r n e d b y t h i s s e c t i o n a r e :
6 . 1
a
r
.
.
r
.
.
a
.
.
.
r
, l
p u b l i c l e c t u r e s a n d s p e e c h e s , i n t e r v i e w s w i t h o r
c o m m u n i c a t i o n s t o t h e p r e s s o r o t h e r m e d i a , f i l m , r a d i o a n d
t e l e v i s i o n a p p e a r a n c e s a n d s t a t e m e n t s t o n o n - G o v e r n m e n t a l
b o d i e s , i n c l u d i n g M O D - s p o n s o r e d c o n f e r e n c e s a n d s e m i n a r s ;
b o o k s , m o n o g r a p h s , a r t i c l e s , l e t t e r s o r o t h e r t e x t , i n c l u d i n g
s u p p o s e d f i c t i o n ;
t h e s e s f o r d e g r e e s , d i p l o m a s o r M O D - s p o n s o r e d f e l l o w s h i p s i
p a r t i c i p a t i o n i n o u t s i d e s t u d y c o n f e r e n c e s , s e m i n a r s a n d
d i s c u s s i o n s .
Y o u m u s t n o t m a k e c o m m e n t o n . o r m a k e d i s c l o s u r e o f :
c l a s s i f i e d o r " i n c o n f i d e n c e i n f o r m a t i o n ;
r e l a t i o n s b e t w e e n c i v i l s e r v a n t s a n d M i n i s t e r s , a n d a d v i c e
g i v e n
t o M i n i s t e r s ;
p o l i t i c a l l y c o n t r o v e r s i a l i s s u e s ;
m a t e r i a l c o v e r e d b y c o p y r i g h t , u n l e s s p r i o r p e r m i s s i o n h a s
b e e n o b t a i n e d . P a r t i c u l a r c a r e m u s t b a t a k e n w h e r e t h e o r i g i n
o f t h e m a t e r i a l i s o b s c u r e ;
i n f o r m a t i o n t h a t w o u l d c o n f l i c t w i t h M O D i n t e r e s t s o r
t h e C i v i l S e r v i c e i n t o
d i s r e p u t e ;
b r i n g
I
I
i n f o r m a t i o n t h a t m a y
j e o p a r d i s e
t h e c o m m e r c i a l i n t e r e s t s o f
t h e M O D o r c o m p a n i e s o r o r g a n i s a t i o n s c o l l a b o r a t i n g w i t h t h e
M O D ;
i n f o r m a t i o n t h a t w o u l d u n d e r m i n e t h 6 s e c u r i w o r o t h e r
n a t i o n a l i n t e r e s t s o f c o l l a b o r a t i n g c o u n t r i e s ;
a n y t h i n g t h a t t h e M O D w o u l d r e g a r d a s o b j e c t i o n a b l e a b o u t
i n d i v i d u a l s o r o r g a n i s a t i o n s ;
I
I
6 . 2
Y o u m u s t n o t
p u b l i s h o r b r o a d c a s t p e r s o n a l m e m o i r s r e f l e c t i n g
y o u r e x p e r i e n c e a s a G o v e r n m e n t o f f i c i a l , o r e n t e r i n t o
c o m m i t m e n t s t o d o s o , w h i l e i n C r o w n e m p l o y m e n t .
G r e a t e r o p e n n o s s i n G o v o r n m e n t r e q u i r e s :
.
.
t h e f u l l e s t
p o s s i b l e e x p o s i t i o n t o P a r l i a m e n t a n d t h e p u b l i c o f
t h a r e a s o n s f o r G o v e r n m e n t n o l i c i e s a n d d e c i s i o n s o n c e t h e s e
h a v e b e e n a n n o u n c e d ; a n d
i m p r o v i n g
p u b l i c u n d e r s t a n d i n g a b o u t t h e w a y t h e p r o c e s s e s
o f G o v e r n m e n t w o r k a n d t h e f a c t u a l a n d t e c h n i c a l b a c k g r o u n d
t o G o v e r n m e n t p o l i c i e s a n d d e c i s i o n s .
M i n i s t e r s a r e r e s p o n s i b l e f o r t h e e x p o s i t i o n o f G o v e r n m e n t
p o l i c i e s a n d d e c i s i o n s . S t a f f m u s t a v o i d b e i n g d r a w n i n t o p u b l i c
d i s c u s s i o n o n
j u s t i f i c a t i o n
o f G o v e r n m e n t
p o l i c i e s .
V o l u m e 7 C o r d u c t
2 7
6 . 3 S e e k i n g p e r m i s s i o n
Y o u m u s t o b t a i n a u t h o r i t y , b e f o r e t a k i n g p a r t i n a n y o u t s i d e
a c t i v i t y i n v o l v i n g :
. t h e d i s c l o s u r e
d u t i e s ;
o f i n f o r m a t i o n o b t a i n e d i n t h e c o u r s e o f o f f i c i a l
.
.
C h a p t e r 3
A n n e x M
t h e u s e o f o f f i c i a l e x o e r i e n c e :
t h e p u b l i c e x p r e s s i o n o f v i e w s o n o f f i c i a l m a t t e r s .
T h e p r o c e d u r e s f o r o b t a i n i n g p e r m i s s i o n a r e s e t o u t i n A n n e x M
t o C h a p t e r 3 .
Y o u a r e r e s p o n s i b l e f o r s e e k i n g t h i s a u t h o r i t y i n s u f f i c i e n t t i m e t o
a l l o w p r o p e r c o n s i d e r a t i o n . F a i l u r e t o o b t a i n p e r m i s s i o n
b e f o r e
u n d e r t a k i n g a n y s u c h a c t i v i t y i s a d i s c i p l i n a r y o f f e n c e .
E l e c t e d o f f i c i a l s o f a r e c o g n i s e d t r a d e s u n i o n o r s t a f f a s s o c i a t i o n
d o n o t n e e d t o o b t a i n M OD a u t h o r i t y i f t h e y a r e p u b l i c i s i n g
t h e i r
a s s o c i a t i o n s o r u n i o n s v i e w s o n a n o f f i c i a l m a t t e r w h i c h .
b e c a u s e i t d i r e c t l y a f f e c t s t h e c o n d i t i o n s o I s e r v i c e o f m e m b e r s ,
i s o f l e g i t i m a t e i n t e r e s t t o t h e m . T h i s e x e m p t i o n d o e s n o t a p p l y
t o t h e
( p r o b a b l y
r a 1 6 ) c a s e w h e r e t h e o f f i c i a l d u t i e s o f t h e u n i o n
o r a s s o c i a t i o n r e p r e s e n t a t i v e a s a p u b l i c s e r v a n t a r e d i r e c t l y
c o n c e r n e d w i t h t h e m a t t e r i n q u e s t i o n ;
P a n g r a p h 6 .
t
Y o u d o n o t n e e d p e r m i s s i o n
t o t a k e p a r t i n a c t i v i t i e s o r g a n i s e d
b y , o r o n b e h a l f o f , u n i o n s o r s t a f f a s s o c i a t i o n s . a l t h o u g h
c o n d u c t i n p u b l i c s h o u l d s t i l l b e c o n s i s t e n t w i t h t h e p r i n c i p l e s
s e t
o u t a b o v e .
I n t e r n a t i o n a l o r g a n i s a t i o n s
W h e n s e r v i n g i n a n i n t e r n a t i o n a l o r g a n i s a t i o n , o r w i t h v i s i l i n g
f o r c e s , y o u
m u s t o b s e r v e t h e r u l e s a n d r e g u l a t i o n s o f t h a t b o d y .
Y o u m u s t c o n s u l t De f e n c e I n f o r m a t i o n Di v i s i o n
( D- I N F OD)
w h e r e v e r m a t e r i a l c o n c e r n s t h e U K , o r i n a n y c a s e s o f d o u b t .
F o r m e r m e m b e r s o f s t a f f
A f t e r l e a v i n g t h e De p a r t m e n t y o u
m u s t o b t a i n o f f i c i a l s a n c t i o n
f r o m t h e M OD b e f o r e p u b l i s h i n g
a n y i n f o r m a t i o n g a i n e d a s a
r e s u l t o f y o u r o f f i c i a l d u t i a s .
P r e s s a n n o u n c e r p n t s
6 . 4
6 . 5
6 . 6
Of f i c i a l c o m m u n i c a t i o n s t o t h e P r e s s a r e m a d e b y t h e
p u b l i c
r e l a t i o n s s t a f f , o r o t h e r d u l y a u t h o r i s e d
p e r s o n n e l .
Y o u m u s t n o t
c o m m e n t o n i s s u e s o f a p o l i t i c a l l y
c o n t r o v e r s i a l n a t u r e .
i )
6 , 7
c h a p t e r
A n n e x
3
M
6 . 8
B r o a d c a s t s a n d m e d i a i n t e r v i e w s
l f
y o u a r e a p p r o a c h e d d i r e c t l y a b o u t p a r t i c i p a t i o n i n a r a d i o o r T V
p r o g r a m m e , o r a b o u t c o - o p e r a t i n g i n t h e p r o d u c t i o n o f a
p r o g r a m m e y o u
m u s t r e p o r t t h e m a t t e r i n a c c o r d a n c e w i t h t h e
d e t a i l e d i n s t r u c t i o n s i n t h e A n n e x M t o C h a p t e r
3 . A m e m b e r o f
t h e De f e n c e I n f o r m a t i o n Di v i s i o n o r a d u l y a u t h o r i s e d o f f i c e r m u s t
b e p r e s e n t a t a l l p r e s s i n t e r v i e w s .
R e l e a s e o f i n f o r m a t i o n a t M OD c o r f e t e n c e a , a e m i n a r s , e t c
S p o n s o r s o f M OD c o n f e r e n c e s a n d s e m i n a r s , a t w h i c h c l a s s i f i e d
i n f o r m a t i o n i s t o b e d i s c u s s e d , m u s t o b t a i n a p p r o v a l f r o m
HO S y 2 b e f o r e i s s u i n g i n v i t a t i o n s .
V o l u m e 7 C o r d u c t
2 8
o
6 . 9 P o l i t i c a l c o n f e r e n c e s
Y o u m u s t o b t a i n t h e p e r m i s s i o n f r o m a s e n i o r l i n e m a n a g e r b e f o r e
a t t e n d i n g c o n f e r e n c e s o f a p o l i t i c a l n a t u r e i n a n o f f i c i a l c a p a c i t y .
6 . l O O u t s i d e s e m i n a r s a n d s t u d y c o n f e r e n c e s
l f y o u r e c e i v e a n i n v i t a t i o n f r o m a n o n - g o v e r n m e n t a l b o d y t o
p a r t i c i p a t e i n a s t u d y . c o n f e r e n c e , s e m i n a r o r d i s c u s s i o n y o u
m u s t s e e k p r i o r p e r m i s s i o n f r o m :
.
.
.
P r e s s S e c r e t a r y a n d C h i e f o f I n f o r m a t i o n i f s e r v i n g i n M i n i s t r y
o f D e f e n c e H e a d q u a r t e r s ;
P u b l i c a t i o n C l e a r a n c e
( S c i e n t i f i c
a n d T e c h n i c a l ) ,
( S e c t i o n
o f
H O S y ( S & T ) 2 ) i f P r o c u r e m e n t E x e c u t i v e o r D E R A p e r s o n n e l
( f o r
c l e a r a n c e o f m a t e r i a l ) ;
t h e T L B h o l d e r o r h i s o r h e r d e l e g a t e d r e p r e s e n t a t i v e , i f
w o r k i n g o u t s i d e M O D H O .
I n a n y c a s e o f d o u b t y o u m u s t c o n s u l t D D e f P o l . Y o u m u s t
s u b m i t t e x t s i n a d v a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p r o c e d u r e s s e t
o u t i n t h e A n n e x M t o C h a p t e r 3 .
6 . 1
1 O u t s i d e o r g a n i s a t i o n s
Y o u d o n o t n e e d p r i o r a p p r o v a l t o t a k e p a r t i n t h e p r o c e e d i n g s
o f
t h e f o l l o w i n g i n s t i t u t e s :
.
r
r
o
.
.
6 . 1 2
I n t e r n a t i o n a l I n s t i t u t e f o r S t r a t e g i c S t u d i e s
( l l S S ) .
R o y a l I n s t i t u t e o f I n t e r n a t i o n a l A f f a i r s
( R l l A l .
R o y a l U n i t e d S e r v i c e s I n s t i t u t e f o r D e f e n c e S t u d i e s
( R U S I l .
Y o u r
p a r t i c i p a t i o n i s , h o w e v e r , s u b j e c t t o t h e f o l l o w i n g
c o n d i t i o n s :
i f n o m i n a t e d b y t h e M O D t o
p a r t i c i p a t e
i n a s t u d y , c o n f e r e n c e
o r s e m i n a r o n d e f e n c e p r o b l e m s y o u a r e e n c o u r a g e d t o m a k e
a s u s e f u l a c o n t r i b u t i o n a s p o s s i b l e b u t . i f
y o u a r e i n d o u b t ,
y o u s h o u l d c o n s u l t D D e f P o l ;
w h e n
p a r t i c i p a t i n g i n a d i s c u s s i o n , y o u m u s t b e a w a r e t h a t
y o u r r e m a r k s m a y b e r e p o r t e d a n d p u b l i c i s e d : y o u s h o u l d
a v o i d c o n f l i c t w i t h M O D o r G o v e r n m e n t p o l i c y ;
v o u m u s t n o t r e v e a l c l a s s i f i e d o r c o m m e r c i a l l v s e n s i t i v e
m a t e r i a l .
O u e s t i o n n a i r e s
Y o u m u s t n o t :
r
.
c o m p l e t e o u t s i d e q u e s t i o n n a i r e s
i f i t i n v o l v e s d i s c l o s i n g
d e t a i l e d a n d s i g n i f i c a n t i n f o r m a t i o n a b o u t o f f i c i a l d u t i e s . l f i n
d o u b t y o u m u s t c o n s u l t t h e s e c u r i t y o f f i c e r o r t h e a p p r o p r i a t e
p u b l i c a t i o n c l e a r a n c e a u t h o r i t v ;
t a k e
p a r t i n y o u r o f f i c i a l c a p a c i t y i n s u r v e y s o r r e s e a r c h
p r o i e c t s , e v e n u n a t t r i b u t a b l y , i f t h e y d e a l w i t h a t t i t u d e s o r
o p i n i o n s o n p o l i t i c a l m a t t e r s o r m a t t e r s o f p o l i c y .
V o l u m o 7 C o n d u c t
2 9
D i s c l o s u r e t o o t h e r s
I n s t r u c t i o n s a r e c o n t a i n e d i n t h e r e l e v a n t s e c u r i t v m a n u a l s a b o u t
d i s c l o s u r e o f i n f o r m a t i o n t o :
MOD MA N 4
C h a p t e r
t
I
.
r
a
a
MP s :
f o r e i g n g o v e r n m o n t s
o r f o r e i g n e r s ;
c o m m i t t e e m e m b e r s . c o n s u l t a n t s a n d d e f e n c e l e c t u r e r s ;
c o n t r a c t o r s ,
6 . 1 4 D e f e n c e P r e s s a n d B r o a d c a s t i n g A d v i s o r y C o m m i t t e e
( D P B A C I
D e f e n c e A d v i s o r y N o t i c e s a r e a d d r e s s e d t o n a t i o n a l a n d
p r o v i n c i a l n e w s p a p e r e d i t o r s , t o r a d i o a n d t e l e v i s i o n
o r g a n i s a t i o n s . a n d t o s o m e p u b l i s h e r s o r p e r i o d i c a l s a n d b o o k s o n
d e f e n c e a n d r e l a t e d s u b j e c t s .
( D A
N o t i c e s a r e i s s u e d a n d
a m e n d e d o n t h e a u t h o r i t y o f t h e D P B A C ) . T h e S e c r e t a r y o f t h e
D P B A C i s a v a i l a b l e a t a l l t i m e s t o a d v i s e o n q u e s t i o n s t h a t a r i s e
o n t h e a p p l i c a t i o n o f a D A N o t i c e t o s o m e
p a r t i c u l a r
s e t o f
c i r c u m s t a n c e s . A n y a d v i c e r e q u e s t e d b y t h e P r e s s a s a w h o l e o n
t h e p u b l i c a t i o n o f i t e m s o f i n f o r m a t i o n w h i c h a p p e a r t o c o m e
w i t h i n t h e s c o p e o f a D A N o t i c e s h o u l d b e r e f e r r s d t o t h e
S e c r e t a r y D P B A c .
O E F E N O I N C
2 9 9
1 9 8 0 , w h i c h w e r e r e p o r t e d t o h i s D e p a r t m e n t b y L i e u t e n a n t
C o l o n e l C h a r l e s H a i t , w e r e o f n o d e f e n c e s i g n i f i c a n c e ; o n w h a t
e v i d e n c e t h e a s s e s s m e n t w a s m a d e ; w h a t a n a l y s i s o f e v e n t s w a s
c a r r i e d o u t i a n d i f h e w i l l m a k e e s t a t e m e n t . 2
.
N i c h o l a s S o a m e s , M i n i s t e r o f S t a t e f o r t h e A r m e d F o r c e s a t t h e
M i n i s t r y o f D e f e n c e , r e p l i e d :
T h e
r e p o r t w a s a s s e s s e d b y t h e s t a f f i n
m y D e p a r t m e n t r e s p o n s i b l e F o r a i r d e f e n c e m a t t e r s . S i n c e t h e
j u d g e m e n t w a s t h a t i t c o n t a i n e d n o t h i n g o f d e f e n c e s i g n i f i c a n c e n o
f u r t h e r a c t i o n w e s t a k e n .
S h o u l d t h e r e b e a n i n c i d e n t i n v o l v i n g
U F O a c t i v i r y e s p e c i a l l y i f
i t
c o n c e r n s m i l i t a r y p e r s o n n e l , w e k n o w t h a t c e r t a i n g o v e r n m e n t
a g e n c i e s a r e i n t e r e s t e d , b u t w h a t a b o u t w o r l d l e a d e r s , w h e r e d o t h e y
c o m e i n , a r e t h e y i n t h e l o o p ? O n e w o u l d c e r t a i n l y i m a g i n e s o .
H o w e v e r , a s a r e s u l t o f m y i n v e s t i g a t i o n s o n t h i s s u b j e c t ,
I
a m
c o n v i n c e d t h e m a j o r i r y o f w o r l d l e a d e r s a r e n o t b r i e f e d a b o u t t h e
. W e s t e r n
l e a d e r s
f u l l n a t u r e o f t h e U F O / E T s i t u a t i o n
-
i f a t a l l . M o s t
u s u a l l y s e r v e o n l y o n e o r t w o t e r m s i n o f E c e a n d a s s u c h i t w o u l d n o t
b e n e c e s s a r y t o b u r d e n d r e m w i t h E T p o l i t i c s . F i l e P R - E M l 1 / 8 5 5 ,
o b t a i n a b l e f r o m t h e P u b l i c R e e o r d O f F c e , p r o v e s t h a t n o t e v e n
W i n s t o n
C h u r c h i l l
w a s i n t h e l o o p . T h e P r i m e M i n i s t e r s p e r s o n a l
m i n u t e d a t e d 2 8
J v l y
1 9 5 2 i s d i r e c t e d t o t h e S e c r e t a r y o f S t a t e f o r
A i r , l n r d C h e r w e l l . C h u r c h i l l q u e r i e d :
\ X / h a t
d o e s a l l t h i s s t u f f a b o u t f y i n g s a u c e r s a m o u n t t o ? \ ? h a t c a n
i t
m e a n ?
\ W h a t
c o n v e n i e n c e .
i s t h e r r u t h ? L e t m e h a v e a r p o r t a t y o u r
t o o k t e n d a y s F o r t h e A i r M i n i s t r y t o r e p l y t o C h u r c h i l l t
c o n c e r n e d r q u e s t , a n d t h e r e p l y d i d n o t c o m e d i r e c t l y f r o m
C h e r w e l l h i m s e l f , a l t h o u g h h e w r o t e p r i v a t e l y t o t h e P r i m e M i n i s t e r
a g r e e i n g
w i t h t h e f o l l o w i n g r e p o r t .
I t
:
w A 4 2 3 .
C A N : T
T E L L T H E
a r t r a c t e d
t h e a t t e n t i o n
o f
t h e H o u s e o f L o r d s .
b r d H i l l - N o r t o n
w h o p o s e d a q u e s t t o n t n
M a j e s r Y s
e s p e c i a l l y
H i g h P o i n t
I l
O n
G o v e r n m e n t :
H i l t * { o r m i l
P r i s o n
a s k e d H e r
l o c d s
w o u l d
h a v e
b e e r
s a f e t y
w a s a s r m P o r t a n r
I t
w a s o n l Y
l a t e r , r
k i n d l y
s e n t t o
m e , t h a
] i f h e t h e r
s t a f f
s o m e t i m e
a t
H i g h p o i n t
i n s t r u c t i o n s
t o
P r e P a r e
f o r
r e c e i v e d
a t
p r i s o n t h e o f
a p o s s i b l e e v a c u a t i o n
i n
S u f f o l k
b t * t t n
2 5 a n d 3 0 D e c e m b e r
1 9 8 0 a n d i f s o w h y
p r i s o n e v a c u a t i o n s
A
i r o m
a f r i e n d o f h e r s ,

c e n t r e
w e r e
t o l d t o b e
1
t h e s e i n s t r u c t i o n s
w e r e i s s u e d o
a l e r t
c o n c e r n e d
s o m e t
m i g h t
a f f e c t
n a t i o n a l
s
a l e t t e r
f r o m
a
P r i s o r
c l a i m e d
t o h a v e
s e e n
a p p r o x i m a t e l Y
9
P m
l , o r d \ f i l l i a m s
o f M o s t Y n
r e P l i e d :
I
t o a n s w e r
h i s
r e g r e t t o a d v i s e t h e N o b l e L o r d t h a t I
a m u n a b l e
P r i s o n r e l a t i n g t o r h e p e r i o d
Q u e s t i o n ,
a s r e c o r d s f o r H i g h p o i n t
T h e g o v e r n o r s
j o u r n a l i s t h e
c o n c e r n e d
a r e n o l o n g e r
" u " i l " b l t
e v e n t s
r e c o r d i n w h i c h a w r i t t e n
n o t e i s m a d e o f s i g n i f i c a n t
n o t I t h a s
P r o v e d
c o n c e r n l n g
t h e e s t a b l i s h m e n t
o n a d a i l y
b a s i s
t h a t
. i o u r n a l
P o s s i b l e
t o l o c a t e
t h a t
t h e
P r i s o n
w a s
B r e n d a
o n
h i s r e l e a s e
p r i s o n
o f f i c e r d
f i l e s I
G e o r g e W i l d
s P
s t a n d b y
w a s 2 7 D e c e
u s e d t o
A c c o r d i n g
t o a l o c a l p o l i c e s p o k e s m a n
H i g h p o i n t
P r i s o n
a p r i s o n - I n i t i a l l y
i t w a s
b e a n R A - F t r a i n i n g
c a m p b e f o r e i t b e c a m e
m a n y p r t s o n
k n o w n f o r i t s s l o p p y s e c u r i r y
a n d w a s n o t o r i o u s i o r
h a s b e e n s t e p p e d u p I c o u l d n o t
e s c a p e s , b u t
s i n c " t h t "
h t " t t " i t y
w o u l d w a n t I o e v a c u a t e
a
P , r l s o r l
, r r r d e r r t " . r d
w h y t h e g o v e r n m e n t
t o r t h e
b u t r e a l i z e d i t h a d t o i n v o l v e
s o m e t h i n g
o f m a j o r i m P o r t a n c e
( l a r i s i j o l ( i i ^ g h - " d l e d r o f
p r i s o n e r s
1 6 . l p e r h e r
S o v e r n m e n t
r o r i s L
F o r e s t
l o c a t i o n .
B u t
w a s i t a n p h i n g
t o d o w i t h t h e
R e n d l e s h a m
i n c i d e n t ? I d e c i d e d i t
w a s t i m e t o t a l k t o G e o r g e W i l d
W i l d
n o t
o n l y c o n f i r m e d t h e s t o r y b u t
a l s o a d d e d
t h a t
I t t u r n e d
H i g h p o i n t
w a s n o t t h e o n l y
p r i s o n t o r e c e i v e t h e b r i e f i n g
s t a n d b y
f o r ^ a n
o r . r i r i *
a n o t h e r
S u f f o l k
p r i s o n w a s a l s o p u t o n
c e n t r e a t e w
e v a c u a t i o n .
T h i s
w a s t h e
H o l l e s e y y o u t h
c o r r e c t i o n
m i l e s f t o r n . N 0 . o o d b r i d g e . I V i l d e x p l a i n e d t h a t t h e s e w e r e i d e a l e s t a b -
t * t t g " " t y
b e c a u s e t h e y a r e s o w e l l
i s o l a t e d
l i s h m e n t s
t o u s e i n
c o n n e c t e d
w i t h
t h e
;
g o v e r n m e n t
w e r e
n c
n i g h t , b u t
w r e
o l
o c c u r r e d
o n
t h e t h i r
t h e y
n e e d t o
e v a c u i
i n v a s i o n
o r
a n a t t a c
" t i
o
Q 4
2 1 6 .
w o u l d b e i d e a l f o r
P
s e n s i b i e t o s e t u r L
P !
R A - F i n s t a l l a t i o n s
s
t h e y w e r e
P r e P a r i n
p o s e d b Y a l i e n
c o n
w o u l d b e u s e d
a s i s
B e n f w a t e r s
a n c
e x P e r i e n c i n g
u n u s r
a p p r o x i m a t e l Y
t h i r
h o m e
t o t h e
R o Y :
s w e r a l
Y e a r s
a g o ,
I
O E F I N D T N G
T H E R E A L M
3 D 3
i n v e s t i g a t e
t h e R e n d l e s h a m
F o r e s t
i n c i d e n t ,
t h e E m b a s s y
d e n i e d a n y
o f i t . O n t 3 A u g u s t
a n d
2 2 A u g u s r 1 9 8 4 r e s f e c t i v e l n
M a r k B i r d s a l l r e c e i v e d
w r i t t e n
r e p l i e s
t o h i . r e = q u * s r s
f o . i n d . m a t i o n
f r o m t h e E m b a s r y t
c h i e f
w a r r a n t o f f i c e r ,
A . B . R o * t . y ,
US N a v y
O p e r a t i o n s
C o o r d i n a t o r ,
t o t h i s e f f e c t . Si n c e t h e US E r n b " r r y
* " ,
i n s t r u c t e d
t o d e n y t h e n e a r - n u c l e a r
a c c i d e n t s ,
i t s t a n d s t o r e a s o n w e
c a n n o t r r u s r t h e i r d e n i a l i n t h i s m a t t e r .
9 . : t : 9 * :
N o r e v e n t h e f o r m e r C h i e f
o f D e f e n c e
St a f 6 L o r d H i l l _ N o r t o n ,
w a s
p r i v y t o i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g
t h e R e n d l e s h a m
F o r e s t
i n c i d e n t .
r X f h e n
h e t a b l e d a w r i t t e n q u e s t i o n
t o t h e H o u s e
o f l o r d s
o n 1 4
O c t o b e r 1 9 9 7 , c o n c e r n i n g
H a l t , s
m e m o r a n d u m
a n d . n l a n d e d
c r a f t
i i i i i L r d l e s i i r u n
f o r e s t , L o r d G i l b e r r r e s p r , n r i e d
w i r h
r h e , ] , i i o w , . , o .
- r L
T h e
m e m o r a n d u m ,
w h i c h r e p o r t e d
o b s e * a t i o n s
o f u n u s u a i
l i g h i s
i n s l c y , w a s a s s e s s e d
b y s t a f f a t t h e
M O D r e s p o n s i b l e
f o r a i r
- t h e
d e f e n ^ c e
m a t t e r s . Si n c e t h e j u d g e m e n t
w a s t h a t i t c o n t a i n e d
n o t h i n g
o f d e f e n c e s i g n i f i c l n c e ,
n o f u r t h e r a c t i o n w a s t a k e n . , 3
I t i s w o r t h n o t i n g
t h a t L o r d
G i l b e r t r e f e r s
o n l y t o
. u n u s u a l
l i g h t s
_
i n t h e s k y w h e n i n f a c t C o l o n e l
H a l t t m e m o r a n d u m
m e n t i o n s a n
a c t u a l m e t a l l i c
o b j e c t .
H o w t h e
M i n i s t r y o f D e f e n c e
d i s m i s s e s
t h e
R e n d l e s h a m
F o r e s t
i n c i d e n t
a s h a v i n g
n o d e f e n c e
s i g n i f i c a n c e
r e m a i n s
a c o m p l e t e m y s r e r y . ( a )
W e
e i t h e r h a v e
* l r . r y , , u o i d
d . f . . r . .
s y s t e m ; ( b )
t h e y d o n o t k n o w h o w t o d e a l w i t h i t ;
( c l
t h e A m e r i c a n s
w e r e / a r e
i n c o n t r o l
o f t h e s i t u a t i o n ; ( d )
a n o t h e r B r i t i s h
d e p a r t m e n t
t s
o v e r s . r i n g
t h e UF O a g e n d a ;
o r ( e )
t h e e v i d e n c e
i s b e i l g s u p _
p r e s s e d
f o r o r h e r r e a s o n s .
I a m n o t c o n v i n c e d
t h a t o u r g r e a t
B r i t i s h
d e f e n c e
s y s t e m w o u l d f a l l i n t o c a t e g o r y ( a ) .
T h e r e f o r e ,
i f l e a v e s
l i t t l e
d o u b t
t h a t i t m u s t f a l l i n t o o n e o f t h e o t h e , c a t e g o r i e s
o r a l l o f t h e m
f o r t h a t m a t t e r .
O n 2 8 O c t o b e r 1 9 9 7 L o r d H i l l - N o r r o n
a s k e d
H e r M a i e s w t
G o v e r n m e n t
t o r e s p o n d a s t o w h e t h e r
a l l e g a t i o n s
, o , h .
n u c l e a r
w e a p o n s
h a d b e e n
s t o r e d
a t
R A i B . o * " , . r ,
" f f b ; - ; h " ,
a n d R A F
\ i T o o d b r i d g e
i n v i o l a t i o n
o f UI ? US t r e a r y w e r e
t r u . .
L o J G i l b . r t
r e p l i e d ,
I t h a s a l w a y s
b e e n
t h e p o l i c y
o f t h i s a n d p r e v i o u s
(
. w A
t 6 9 .
( 6 u . t * l t l .
-
F . a l
t s
.
3 0 6
T E L L T H T I E O P L E
w a s s u r r o u n d e d b y h u n d r e d s o f w o m e n a n d c h i l d r e n w h o b e g a n
l i v i n g i n d i s g u s t i n g l y f i l t h y c o n d i t i o n s a t a m a k e s h i f t p e a c e c a m p
s i t u a t e d o u t s i d e t h e p e r i m e t e r f e n c e . T o p b o d y g u a r d a n d c o v e r t
o p e r a t o r
J a c q u i e l i n e
D a v i s s p e n t s e v e r a l w e e l a u n d e r - c o v e r a t
G r e e n h a m C o m m o n .
S h e r e c a l l s b e i n g d i s t u r b e d i n t h e m i d d l e o f
t h e n i g h t b y a M i n i s t r y o f D e f e n c e p o l i c e o f f i c e r u r i n a t i n g o n h e r
f a c e . I t s e e m s t h i s w a s o n e w a y t h e y r e l i e v e d t h e i r b o r e d o m , a n o t h e r
w a s t o s m e a r f a e c e s o n t h e t e n t p o l e s , T h e r e h a s b e e n m u c h s p e c u l a -
t i o n t h a t G r e e n h a m C o m m o n w a s n o n e o t h e r t h a n a f r o n t f o r
B e n t w a t e t s , w h e r e t h e r e a l m i s s i l e s w e r e s t o r e d . O n e w o n d e r s
j u s r
D R R E I D : E x e r c i s e P r
M a y
1 9 8 9 .
T h e
r e s p o n d i n g
t o t h e
w e a p o n s . T h e U n i t e d
e x e r c i s e . A c l a s s i f i e d
r e a s o n s m y h o n f i i
M
g a v e t o t h e h o n
c o l u m n
4 7 0 ,
a n d
A c c e s s t o
t h e r e p o r t .
B a s e d
h o w d i f f e r e n t t h e R e n d l e s h a m F o r e s t c a s e m i g h t h a v e t u r n e d o u t
h a d t h e f o r e s t s u r r o u n d i n g t h e S u f f o l k b a s e s b e e n o v e r r u n b y t h e
G r e e n h a m C o m m o n p r o t s t e r s .
L o r d k w i n , A d m i r a l o f t h e F l e e t a n d t h e C h i e f o f D e f e n c e S t a f f
i n 1 9 8 0 , w a s a g r e a t s u p p o r t e r o f t h e U n i t e d S t a t e s A i r F o r c e i n
E u r o p e . I n f a c t , L o r d L e w i n v i s i t e d R A F B e n t w a t e r s o n s e v e r a l
- W o o d b r i d g e ,
o c c a s i o n s a n d e v e n t u a l l y r e t i r e d t o l i v e n e a r w h e r e h e
d i e d a c o u p l e o f y e a r s a g o , A p p a r e n t l y L e w i n w a s a l s o a s u p p o r t e r o f
n u c l e a r w e a p o n s a n d a r g u e d t h e n e e d f o r B r i t a i n s c o o p e r a t i o n w i t h
N A I O o n t h i s v e r y s u b j e c t .
A l t h o u g h n o h i g h - r a n k i n g A m e r i c a n o f H c e r w i l l o p e n l y a d m i t
t h a t n u c l e a r w e a p o n s w e r e d e p l o y e d a t B e n t w a t e r s , t h e r e i s a c l u e
p e r h a p s :
i t
s e e m s t h a t R A F B e n t w a t e r s c a r r i e d o u t e x e r c i s e s t h a t
s t i l l r e r r r " i n c l a s s i f i e d . O n 3 0
J u n e
1 9 9 8 M e m b e r o f P a r l i a m e n r
M a t t h e w t y l o r
p o s e d a q u e s t i o n t o t h e H o u s e o f C o m m o n s
r e g a r d i n g t h e U S A F a n d a n e x e r c i s e c a r r i e d o u t i n t h e U n i t e d
K i n g d o m :
M R N 4 A T T H E v r A v l - o n : T o a s k t h e S e c r e t a r y o f S t a t e f o r D e f e n c e
o n a l l
t h e
c o n t i n u i n g
c o v r - u P t o
i n c i d e n t . C o u l d i t b e
w e a p o n s ? I a s k e d N i c k
i s s u e .
T h e M i n i s t r y o f
w e r e o F n o d e f e n c e
a n d i n v e s t i g a t e d
t h i s w h o l e b u s i n e s s
M u c h
h a s b e e n
i n i t i a l i n c i d e n t , b u t
i s o l a t e d c a s e o f r a d i a t i
G e o r g e \ ( i l d
i s a
Y o r l s h i r e .
S e v e r a l
t h a t H i g h p o i n t
P r i s o n
o f 2 7 D e c e m b e r
1 9 8 0 .
p r i s o n o m c e r a t
o f f i c e r s s e m i n a r t l t a t
s t r u c k u P a
c l a i m e d t o
h a v e
e v a c u a t e t h e
w h a t d a t e s a n d w h e r e
i t t o o k p l a c e ;
i f t h e U n i t e d S t a t e s
D e p a n m e n t o F D e f e n s e r o o k p a r t ; a n d i f h e w i l l p l a c e a c o p y o f
t h e r e s u l t s o f t h e e x e r c i s e i n t h e L i b r a r v . 5
w h a t w a s t h e s c e n a r i o o f t h e e x e r c i s e , P r o p e r l i ? a t c h , i n 1 9 8 9 ; o n
b u i l d i n g
w l f t e n - / | n s l l c r s l J u .
t h a t n i g h t .
n a d o n a l s e c u r i r y T h e
D F E N D I N C T H E E A L M
3 8 7
i n
d c h i l d r e n w h o b e g a n
m a k e s h i f t p e a c e c a m p
b o d y g u a r d a n d c o v e r t
w e e k s u n d e r - c o v e r
a t
r r b e d i n t h e m i d d l e o f
f i c e r u r i n a t i n g o n h e r
h e i r b o r e d o m , a n o t h e r
r a s b e e n m u c h s p e c u l a -
r t h e r t h a n a f r o n t f o r
r t r l . O n e
u r o n . l - e r s j u s t
n i g h t h a v e t u r n e d o u t
s b e e n o v e r r u n b y t h e
C h i e f o f D e f e n c e S t a f f
: e d S t a t e s A i r F o r c e i n
B e n t w a t e r s o n s e v e r a l
! ? o o d b r i d g e ,
w h e r e h e
w a s a l s o a s u p p o r t e r o f
i t a i n t c o o p e r a t i o n w i t h
h c e t
D R R E D ; E x e r c i s e P r o p e r . \ 0 7 a t c h
t o o k p l a c e a t R A F B e n t w a t e r s
e x e r c i s e
t e s t e d t h e p r o c e d u r e s
i n p l a c e f o r
r e s p o n d i n g t o t h e c r a s h o f a US t r a n s p o n a i r c r a f t c a r r y i n g n u c l e a r
w e a p o n s . T h e Un i t e d S t a t e s r e s p o n s e f o r c e s p a r t i c i p a t e d i n t h i s
e x e r c i s e . A c l a s s i f i e d r e p o r t o n t h e e x e r c i s e d o e s e x i s t , b u t f o r t h e
r e a s o n s m y h o n f r i e n d t h e Un d e r - S e c r e t a r y
o f s t a t e f o r D e f e n c e
M a y 1 9 8 9 . T h e
t o t h e h o n M e m b e r o n 3 1
J u l y
1 9 9 7 , O f f i c i a l R e p o n ,
c o l u m n 4 7 0 , a n d u n d e t E x e m p t i o n 2 o f t h e C o d e o [ P r a c t i c e o f
A c c e s s t o G o v e r n m e n t I n f o r m a t i o n , I a m n o t p r e p a r e d t o r e l e a s e
r h e r e p o r t .
g a v e
$ f f B t f t e h , . * , t * b l " s f u k i c c
i t s e r m
. * . v i s t e , . & i * * * r * e
i s
r y 4 u + g g @ . u p
m h i d e t h e d e n i l e o f t h e R s r * d k * h a m F o r e - f
{
f f i * I & f o u l d
w e a p o n s ?
t s s u e .
i t b e b e c a u s e t h e r e r e a l l y w a s a t h r e a t t o t h e n u c l e a r
I a s k e d N i c k P o p e
i f h e t h o u g h t t h e i n c i d e n t w a s a d e f e n c e
T h e M i n i s r r y o f D e f e n c e h a s c o n s i s t e n t l y s a i d t h a t d r e s e e v e n t s
w e r e o f n o d e f e n c e s i g n i f i c a n c e . A s s o m e b o d y w h o h a s r e s e a r c h e d
a n d i n v e s t i g a t e d UF O s f o r t h e M O D I c a n t e l l y o u t h a t I r e g a r d
t h i s w h o l e b u s i n e s s a s b e i n g o f e x t r e m e d e f e n c e s i g n i f i c a n c e .
w i l l o p e n l y a d m i t
M u c h h a s b e e n m a d e o f t h e r a d i a t i o n r e a d i n g s c o n c e r n i n g t h e
i n i t i a l i n c i d e n t , b u t w h a t i f r h e r e w a s a t h r e a t m o r e t e r r i b l e t h a n a n
i s o l a t e d c a s e o f r a d i a t i o n ?
G e o r g e W i l d i s a r e s i d e n t o f O s s e t , a s m a l l m a r k e t t o w n i n W e s t
Y o r k s h i r e . S w e r a l y e a r s a g o h e t o l d UF O r e s e a r c h e r s h e h a d h e a r d
t h a t
H i g h p o i n t P r i s o n i n S u f f o l k w a s t o b e e v a c u a t e d o n t h e n i g h t
o f 2 7 D e c e m b e r 1 9 8 0 . B e f o r e h i s r e t i r e m e n t
r V i l d
h a d b e e n a s e n i o r
p r i s o n
o f f i c e r a t A r m l e y P r i s o n i n L e e d s , a n d i t w a s d u r i n g a p r i s o n
o f f i c e r s
s e m i n a r t h a t h e f i r s t h e a r d t h e s t o r y . A p p a r e n t l y , h e h a d
s t r u c k
u p a c o n v e r s a t i o n w i t h a p r i s o n o f f i c e r f r o m H i g h p o i n t w h o
c l a i m e d
t o h a v e r e c e i v e d i n s t r u c t i o n s t h a t t h e y m i g h t h a v e t o
e v a c u a t e
t h e b u i l d i n g d u e t o a p o s s i b l e i n c i d e n t t h a t c o u l d o c c u r l a t e
t h a t
n i g h t . F u r t h e r m o r e , t h e o f f i c e r s w e r e t o l d i t w a s a m a t t e r o f
n a t i o n a l
s e c u r i t y . T h e e v a c u a t i o n n e v e r t o o k p l a c e b u t t h e r e p o r t
t w a t e r s , t h e r e i s a c l u e
r i e d o u t e x e r c i s e s t h a t
v l e m b e r o f
P a r l i a m e n t
o f C o m m o n s
. e d o u t i n t h e Un i t e d
H o u s e
r o f S t a t e
r
r $ Z a t c h ,
f o r D e f e n c e
i n 1 9 8 9 ; o n
i t h e Un i t e d
S t a t e s
: w i l l p l a c e a c o p y o f
L I S T OF NON P A S S H OL D E R S A T T E ND I NG M E E T I NG S / C ONFE R E NC E S
S e e M OD M a n u a l 4 , p a r a g r a p h 2 1 5 0
S p o n s o r s o f n e e t
i n g s / c o n f e r e n c e s s h o u l d r e a d c a r e f u l l y t h e n o . t e s
o n t h e . r e v e r s e o f t h i s
p r o f d r n a a n d s i g n t h e C e r t i f i c a t e
b e l o w ,
S u b j e c t o f
P l a c e
D a t e
M e e t i n g / C o n f e r e n c e
o f
) l e e t i n g / C o n f e r e n c e a n d R o o m n u n b e r
o f
n e e t i n g T i n e o f s t a r t
b r a n c h , o f f i c i a l a d d r e s s a n d t e l e p h o n e n u n b e r C o n v e n o r s n a m e ,
Fo r u s e o f
No r t V S o u t h
s t a f f a t
t i c n
p r o f o r n a
a n d I u n d e r s t a n d t h a t I a n r e s p o n s i b l e f o r e n s u r i n g t h a t a l l
T o b e c o n p l e t e d b y t h e M e e t i n g , / C o n f e r e n c e S p o n s o r w h o n u s t b e a n e n b e r o f a
B r a n c h H h i c h
i s r e s i d e n t i n t h e b u i l d i n g w h e r e t h e n e e t i n g l c o n f e r e n c e i s t o
b e h e
I d ,
I h a v e r e a d t h e c o n d i t i o n s a n d u n d e r s t o o d , t h e n o t e s o n t h e r e v e r s e o f t h i s
C E R T I FI C A T E
r e g u l a t i o n s p e r i a i n i n g
t o s e c u r i t y n a t t e r s a r e o b s e r v e d a t
f e r e n c e
B r a n c h
t h e
m e e t i n g / c o n
S i g n e d
R o o r No
D a t e
T e l e p h o n e e x t
o
N O T E S
h e l d i n
M o D HQ
B u i l d i n g s
I { u s T b e s p o n s o r e d b y
a r e s i d e n i o f
t h e b u i l d i n g i n w h i c h t h e
u e e t i n g / c o n f e r e n c e i s t o t a k e
p l a c e .
T h a t s p o n g o r w i l l
b e h e l d
r e s p o n s i b l e f o r
e n s u r i n g t h a t a l l t h e r e q u i r e n e n t s
o f b o t i r n a t i o n a l
a n d l o c a l
s e c u r i t y r e g \ r l a t i o n s a r . e D e t d u r i n g t h e
p e r i o d
o f
t h e
n e e t i n g / c o n f e
r e n c e

2 .
w h e n a r r a n g i n g a c c o m t s o d a t i o n f o r
n e e t i n g s , / c o n f e r e n c e s f o r
n e n b e r s i n
e x c e s s o f a i x
p b r s o n s , t h e
s p o n s o r w i l l e n s u r e t h a t d e t e i l s o f a l l t h o s e
a t t e n d i n g t h e
r n e e t i n g / c o n f e r e n c e ,
w h o d o n o t
p o s s e s s
a
p a s s g i v i n g
u n r e s t r i c t e d
a c c e s s t o t h e b u i l d i n g i n
q u e s t i o n
a r e s e n t t o t h e
M G s c o n t r o l
l . A l l
u e e t i n g s / c o n f e r e n c e s
i n t h a t b u i l d i n g a t l e a s t
T t { O C L E A R r O B f , I N G D A Y S p r i o r t o t h e
m e e t i n g
d a t e .
F o r [ s a r e a v a i l a b l e f o r t h i s
p u r p o s e
o n d e n a n d f r o n t h e M G S c o n t r o l
R o o n
R o o m
o r C o n f e r e n c e R o o u B o o k i n g O f f i c e s ,
a s a p p r o p r i s t e
u n r e a t r i c t e d a c c e s s
3 .
W h e r e e s c o r t s a r e n e c e s s a r y f o r t h o s e n o t p e r n i t t e d
p r o v i d e d
b y r e s i d e n t a r e
t h a t t h e s e
t o t h e b u i l d i n g ,
t h e s p o n s o r w i l l
e n s u r e
n u s t b e M a i n B u i l d i n g e s c o r t s q u e s t i o n . i e . l l o D
s t a f f f r o n t h e b u l l d i n g i n
c a n n o t N o n - r e s i d e n t s
t h a t b u i l d i n g . i n
p r o v i d e d f o r
o e e t i n g s / c o n f e r e n c e s
e s c o r t
u n c l e a r e d
v
i s i t o r s .
E s c o r t s a r e t o
e n s u r e t h a t
n o n - M O D P a s s h o l d e r s a r e n o t l e f t a l o n e i n
C o n f e r e n b e R o o m s . A s a r e s u l t ,
t h e s p o n s o r w i l l e n s u r e t h a t a l l
n o n - M O D P a s s
h o l d e r g
. a r e
a d v i s e d t h a t t h e y s h o u l d n o t . a r r i v e f o r n e e t i n g s b e f o r e t h e
a d v e r t i s e d t i n e f o r t h e n e e t i n g / c o n f e r e n c e .
A l t e r n a t i v e l y , t h e s p o n s o r s h o u l d
& r r a n g e f o r
a n l t O D P a s s h o l d e r / b u i l d i n g
r e s i d e n t t o b e i n
a t t e n d a n c e a t
a n
a p p r o p r i a t e t i n e t o r e c e i v e t h e v i s i t o r s .
, i ,
c o n c e n n e d a n d
t h 6 i f o r
n e e t i n g s / c o n f e r e n c e s d e a l i n g i n c l a s s i f i e d
i n f o r m a l i o n t h a t n o s u c h i n f o r n a t i o n i s I e f t i n
u n o c c u p i e d r o o n s a n d t h a t
s u i t a b l e a r r a n g e n e n t s
a r e n a d e f o r
t h e c o n t i n u e d i n t e g r i t y o f b o t h i n f o r n a t i . o n
5 . S p o n s o r s n u s t e n s u r e
t h e
p h y s i c a l s e c u r i t y o f t h e r o o u i t s e l f ,
w h e n u n o c c u p i e d .
t h a t
p r i o r s e c u r i t y ^ a p p r o v a l
6 , T h e
l i t e e t i n g / C o n f
e r e n c e S p o n s o r u u s t e n s u r e
a r e t o a 1 t e n d
-
s e e l l o D M a n u a l
t h a t
u e . "
g r a n t e d - i o a r , y o " e r " . " = t r a t i o n a l s
t
i n c a e e s o f
d o u b t o n
" . g o z e . c o n - s u l t e d b e s h o u l d
u o n s y s c l r v c o
I ,
p r " " i J r *
t h i s
s u b j e c t .
, d l t h o u g h t h e r e h a v e b e e n a t t e m p m t o p o f t r a y m e a s a m a v e r i c k ,
I m c e r t a i n l y n o t t h e o n l y p e r s o n w i t h i n t h e e s t a b l i s h m e n t t o t h i n k
a l o n g t h e s e l i n e s . T h e r e h a v e , f o r e x a m p l e , b e e n s e v e r a l d o z e n U F O -
r e l a t e d q u e s t i o n s t a b l e d i n p a r l i a m e n t o v e r t h e l a s t f e w y e a r s a n d
t h e r e a r e p l e n t y i n t h e R A - F a n d a t t h e MO D w h o s h a r e m y
c o n c e r n s . De s p i t e t h i s , t h e r e i s a c u r i o u s a n d i n f u r i a t i n g t e n d e n c y i n
c e r t a i n q u a r t e r s t o i g n o r e t h e b e s t e v i d e n c e . T h e r e a r e a n u m b e r o f
p o s s i b l e r e a s o n s f o r s u c h a n a t t i t u d e : u f o l o g y c e r t a i n l y a f t r a c m m o r e
t h a n i t s f a i r s h a r e o f c u l t i s t s a n d c r a c k p o t s a n d t h i s m a y h a v e l e d
s o m e p e o p l e t o d i s m i s s t h e e n t i r e p h e n o m e n o n , t h e r e b y t h r o w i n g
4 1 1 q
h "
h a F r y w . i t h
t h e b a t h r v a t e r .
t l t l s
a l s o p o s s i t l e t h a t
n a r r o w -
m i n d e d n e s s
i s t o b l a m e , a s c e r t a i n i n d i v i d u a l s r e f l u e t o c o n t e m p l a t e
p o s s i b i l i t i e s t h a t w o u l d c h a l l e n g e d e e p l y h e l d b e l i e f
r y s t e m s .
O t h e r s
w o u l d d o u b t l e s s s u g g e s t a m o r e s i n i s t e r e x p l e n a t i o n : t h e i d e a t h a t
s o m e w i t h i n g o v e r n m e n t a r e i n v o l v e d i n a c o n s p i r a r y t o k e e p t h e
t r u t h a b o u t U F O s f r o m t h e p u b l i c i s w i d e l y h e l d a m o n g u F o l o g i s t s .
r V h i l e
i n v e s t i g a t i n g U F O s i g h t i n g s f o r t h e g o v e r n m e n t I
h a d
a c c e s s t o a m a s s i v e a r c h i v e o f o v e r t w o h u n d r e d r e l e v a n t f i l e s , d a t i n g
f r o m t h e e a r l y f o n i e s . T h e s e c o n t a i n e d a c c o u n t s o f p r e v i o u s U F O
s i g h t i n g s a n d t h e s u b s e q u e n t o f f i c i a l i n v e s t i g a t i o n s , t o g e t h e r w i r h
p u b l i c c o r r e s p o n d e n c e a n d m o r e g e n e r a l p o l i c y w o r k . U n t i l B r i t a i n
g e t s i t s e a g e r l y a n t i c i p a t e d F r e e d o m o f I n f o r m a t i o n A c t , t h e p u b l i c
i s d e n i e d a c c e s s t o a l l b u t a h a n d f u l o f t h e s e f i l e s . Y e t e v e n t h o s e t h a t
a r e c u r r e n t l y a v a i l a b l e a t t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e i n K e w c o n t a i n
m o r e t h a n e n o u g h t o c h a l l e n g e t h e i d e a t h a t U F O s a r e o f
n o
d e f e n c e s i g n i f i c a n c e : m a n y o f t h e d o c u m e n t s a r e s t a m p e d
S e c r e t
a n d s h o w
i u s t
h o w s e r i o u s l y t h e s u b j e c t i s t a k e n b y t h o s e c h a r g e d
w i t h t h e d e f e n c e o f r h e r e a l m .
O n e f i l e t h a t
i s c e r t a i n l y z a t a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c a t t r a c t e d m y
a t t e n t i o n m o r e t h a n t h e o t h e r s . I t s e e m e d t o o f f e r t h e m o s t t a n t a -
l i z i n g c l u e s y e t t h a t s o m e U F O s i g h t i n g s r e a l l y d i d i n v o l v e s o m e -
t h i n g
t r u l y e x o t i c a n d n o t e n t i r e l y b e n i g n . T h i s w a s t h e f i l e o n t h e
R e n d l e s h a m
F o r e s t i n c i d e n t a n d t h i s b o o k t e l l s t h e s t o r y o f t h i s
f a s c i n a t i n g
c a s e .
E v e n
t h e m o s t b a s i c i n f o r m a t i o n a b o u t t h i s i n c i d e n t
i s
Y c | U D A N I T T L L T H E P O P L E


-
e x t r a o r d i n a r y t
a s e r i e s
o f U F O e n c o u n t e r s
t o o k p l a c e i n R e n d l e s h a m
F o r e s t
i n S u f f o l h b e m e e n
t h e t w i n b a " e s
o f i A _ F B e n t w a t e r s
a n d
R A F V o o d b r i d g e .
T h o u g h
n o m i n a l l y
R A I b a s e s ,
t h e y w e r e a c r u a l l y
U n i t e d S t a t e s
A i r F o r c e f a c i l i d e s
a n d m o s t
o f t h e w i t n e s s e s
t o t h e s e
e v e n t s
v / e r e U S A F p e r s o n n e l .
T h e o f f i c i a l r e p o f t
o n t h e s e i n c i d e n t s
w a s s u b m i t t e d
t o t h e
MO D b y L i e u t e n a n t
C o l o n e l C h a r l e s
H a l t ,
t h e d e p u r y b a s e
c o m m a n d e r ,
w h o w a s
h i m s e l f a w i t n e s ,
, o . o _ . o f
t h e e v e n t s .
H i s m e m o r a n d u m
d e s c r i b e d
a g l o * i n g
o b y e c t , r r i a n g u l a r
, l r h f " a n d - m e t a l l i c
i n a p p e a r a n c e ,
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m a n o . o l r . i n g
t h r o u g h
t h e f o r e s t a n d a t o n e p o i n t
w e n a p p e a r e d
t o l a n d . N e a r b y
f a r m a n i m a l s
w e r e s e n t i n t o f r e n z y .
S , r l r . q r r . r r ,
i r r r r o r i g , i o n
r e v e a l e d
t h r e e s t r a n g e i n d e n t a t i o n s
o n
t l e f o r e s t
i o o r i n t h e c l e a r i n g
w h e r e t h e c r a f t w a s s e e n t o l a n d , a n d
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m l l l t a r y w i t n e s s e s
a n d c o r r e l a t e d
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T h e s e
e v e n t s a l o n e , o n e
m i g h t a s s u m e ,
w o u l d
c o n t r a d i c t a n y
i d e a t h a t U F O s a r e
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d e f e n c e
s i g n i f i c a n c e , ,
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t h e p o s i t i o n
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o n t h i s i n c i d e n t .
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t h e e v e n r s ,
b e c a u s e
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d o m a i n f o r 6 o m y e a r s
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t h o u g h r h e s e e v e n t s
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o f t h e s t o r y
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u n t o l d
u n t i l n o w , d e s p i t e d i l i g e n t
r e s e a r c h
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u f o l o g i s t s ,
l j L e - d g r . a t
d e f e n c e s i g n i f i c a n c e i s
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T h e L o . d
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F O F I E W O R O

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c o u p l e d
w i t h c o n s i d e r a b l e p r e s s u r e
f t o m v a r i o u s M P s a n d
p e e r s .
T h i s b o o k c h a n g e s w e r y t h i n g a n d t e l l s a s
f u l l a s t o r y a s c u r r e n d y
p o s s i b l e o f t h e i n c i d e n t s t h e m s e l v e s a n d t h e n o l e s s e x t r a o r d i n a r y
a f t e r m a t h o f t h e s e e v e n t s . G e o r g i n a B r u n i h a s u n c o v e r e d a w e a h h o f
n e w m a t e r i a l w h i c h f i n a l l y b l o w s t h e l i d o f f a n e v e n t r h a t m i g h t , i n
t i m e , c o m e t o b e r e g a r d e d a s a
t u r n i n g p o i n t i n h u m a n h i s r o r y . T h i s
i s c e r t a i n l y a b o o k t h a t w i l l c h a l l e n g e p e o p l e t w o r l d v i e w a n d d e n t
t h e r e p u t a t i o n s o f c e r t a i n i n s t i t u t i o n s a n d i n d i v i d u d s . P a r t s o f i t w i l l
l e a v e a n u n p l e a s a n t t a s t e
i n t h e m o u t h a n d w i l l l e a d t o s o m e
a w k w a r d q u e s t i o n s f o r c e r t a i n p e o p l e . I h a v e n o d o u b t t h a t m a n y o f
t h o s e c a u g h t u p i n t h e s e w e n t s w i l l r e g a r d t h i s a s l o n g o v e r d u e ,
b e c a u s e s o m e o f t h e s e p m p l e h a v e u n d e n i a b l y s u f f e r e d a s a r e s u l t o f
w h a t h a p p e n e d , a n d i f
s o m e
o f t h i s s u f f e r i n g c o u l d h a v e b e e n
p r e v e n t e d , i t i s o n l y r i g h t t h a t t h e r e s h o u l d b e a r e c k o n i n g . T h i s
b o o k , a s w e l l a s s e t t i n g t h e r e c o r d s t r a i g h t a b o u t w h a t a c t u a l l y
h a p p e n e d a t R e n d l e s h a m F o r e s t , m i g h t h e l p b r i n g a b o u t s u c h a
r e c k o n i n g .
G e o r g i n a B r u n i , i t h a s t o b e s a i d , d o e s n o r f i r r h e p u b l i c i m a g e
o f a u f o l o g i s t
-
i n d e e d , s h e w o u l d n o t c l a s s i f r h e r s e l f a s s u c h . T i e i n e d
a s a p r i v a t e d e t e c t i v e s h e h a s b e e n a f r e e l a n c e i n v e s t i g a t i v e w r i t e r
w h o s p e c i a l i z e s i n e x p o s i n g t h e a c t i v i t i e s
o f c u l t s . B u t s h e i s a l s o a
s u c c e s s f u l b u s i n e s s w o m a n w h o o r g a n i z e s s o c i a l f u n c t i o n s , p r o m o t e s
c e l e b r i t y c l i e n t s a n d r u n s a n I n t e r n e t m a g a z i n e . S h e i s w e l l c o n -
n e c t e d a n d m i x e s f t e e l y w i t h p o l i t i c i a n s , d i p l o m a t s a n d o t h e r
k e y
m o v e r s a n d s h a k e r s .
I t i s t h i s t h a t h a s e n a b l e d h e r t o
a c c e s s
i n f o r m a t i o n , t r a c k d o w n w i t n e s s e s a n d e l i c i t i n f o r m e d c o m m e n r s
- , ,
t h a t h a v e . e i u d e < i . , o t h e r r e s e a r c h e r s , i e w a s r < i e i r o r n G e o r g i n a w o u i d
h a v e b e e n a b l e t o o b t a i n c o m m e n b o n r h e U F O p h e n o m e n o n f r o m
f o r m e r P r i m e M i n i s t e r
B a r o n e s s T h a t c h e r , o r a r r a n g e a f a c e - r o - f a c e
- W i l l i a m s ,
m e e t i n g w i t h G o r d o n t h e r e t i r e d U S A F m a j o r g e n e r a l
w h o c o m m a n d e d R A F B e n t w a t e r s / W o o d b r i d g e
a t t h e t i m e o f t h e
i n c i d e n t . T h i s u n p r e c e d e n t e d a c c e s s , r o g e t h e r w i t h t h e f a c t t h a t t h e
M O D
g a v e G e o r g i n a a g u i d e d t o u r o f t h e W o o d b r i d g e b a s e d u r i n g
h e r r e s e a r c h , w i l l d o u b t l e s s c a u s e s o m e t o w o n d e r w h e r e r t h i s b o o k
h a s b e e n w r i t t e n
y e i t h
o f f i c i a l b l e s s i n g , : r s e w a y o f f i n a l l y r e l e a s i n g
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Y c ] U C A N T T E I L T H E F E O P L E
B r i t a i n a n d A m e r i c a h a d a l r e a d y s e a l e d t h e i r f r i e n d s h i p w h e n
t h e y s i g n e d a n a g r e e m e n t i n 1 9 4 0 w h i c h s d p u l a t e d t h a t t h e y w o u l d
s h a r e t h e i r s e c r e t s w i t h e a c h o t h e r . I t w a s d u r i n g t h e e a r l y 1 9 4 0 s t h a t
B r i t a i n s s e c r e t G o v e r n m e n t C o d e a n d C i p h e r S c h o o l r e o r g a n i z e d
i t s e l f a n d c h a n g e d i t s n a m e r o r h e G o v e r n m e n t
C o m m u n i c a t i o n s
H e a d q u a r t e r s ( G C H Q ) , a s
i t i s s t i l l k n o w n t o d a y . F o l l o w i n g t h i s
c h a n g e o v e r a n o t h e r m o m e n t o u s d e a l w a s m a d e b e t w e e n B r i t a i n a n d
A m e r i c a . T h i s w a s k n o w n a s t h e B R U S A A g r e e m e n t , a n i n t i m a t e
p a c t t h a t w o u l d f u r t h e r c e m e n t r e l a t i o n s b e w e e n t h e t w o c o u n t r i e s
a n d w o u l d r e q u i r e
j o i n t
c o o p e r a r i o n
i n h a n d l i n g s u p e r - s e n s i t i v e
m a t e r i a l . I n 1 9 4 7 r t b e c a m e k n o w n a s t h e U I O U S A A g r e e m e n t , a n d
t h . C a l i d i a u , A u s * , . i i a . , i a r r t i i i e w Z e a i a n c i c o c i - b r e i k r n g a g e n c r e s
w e r e i n v i t e d r o b e c o m e s e c o n d p a r t i e s . B r i t a i n s
G C H Q w a s n o w e
f i r s t p a r t y w i t h t h e N a t i o n a l S e c u r i t y
f u e n c y
( N S A ) .
A s b o t h
a g e n c i e s s p e c i a l i z e d i n i n t e r c e p t i n g a n d d e c o d i n g c o m m u n i c a r i o n s
w o r l d w i d e , p a n o f t h e s p e c i a l a g r e e m e n t w a s t h a t t h e y h a d t h e r i g h t
t o s e r u p l i s t e n i n g p o s t s o n e a c h o t h e r t t e r r i t o r y . I n d e e d , s o o n a f t e r
G C H Q m o v e d i n t o t h e i r n e w h o m e i n C h e l t e n h a m ,
t h e N S A
m o v e d n e x t d o o r . T h e N S A a l s o s e r u p o m c e s i n l n n d o n . B y
l 9 5 l
t h e y h a d s e v e n e s t a b l i s h m e n t s
i n B r i t i s h - c o n t r o l l e d
t e r r i t o r i e s .
M e a n w h i l e , B r i t a i n s G C H Q s e t u p a u n i t i n \ i a s h i n g t o n
D C .
T h e U F i / U S A A g r e e m e n t p r o v e s
t h a t B r i t a i n a n d t h e U n i t e d
S t a t e s o f A m e r i c a w o r k c l o s e l y t o g e t h e r w h e n i t c o m e s t o i n t e r -
n a t i o n a l s e c u r i t y . B u t w h a t i s i m p o r t a n t i s t h a t t h e a g r e e r n e n t i s
b e t w e e n r w o v e r y s e c r e t a g e n c i e s , t h e N a t i o n a l S e c u r i t y A g e n c y o n
t h e A m e r i c a n s i d e a n d t h e G o v e r n m e n t
C o m m u n i c a t i o n s H e a d -
q u a r t e r s o n t h e B r i t i s h s i d e . I t s t a n d s t o r e a s o n , t h e r e f o r e ,
t h a t t h e
R e n d l e s h a m F o r e s t i n c i d e n t , w h i c h i n v o l v e d t h e U S A I i n B r i t a i n ,
w o u l d s u r e h b e o f i n t e r e s t t o b o t h a g e n c i e s .
H a v i n g r e a l i z e d t h e s i g n i f i c a n t r o l e o f G C H Q ,
I l e a r n t t h a r
R o b i n D . C o l e , h e a d o f i n v e s t i g a t i o n s f o r t h e G l o u c e s t e r s h i r e U F O
G r o u p , h a d c o m e t o t h e c o n c l u s i o n t h a t t h i s s a m e a g e n c y
a r e
i n v o i v e d
i n t h e U F O a g e n d a . C o l e l i v e s i n C h e l t e n h a m , o n l y
a f e w
m i l e s f r o m G C H Q . I n A u g u s t 1 9 9 7 h i s d e t a i l e d r e p o r t o n a U K
U F O i n c i d e n t , a l l e g i n g i n t e r e s t f r o m G C H Q , w e n r o u t l i v e o n t h e
D E F E N c I N G T H E F | E A L M
2 9 1
l
!
t e l e v i s i o n m a i n e v e n i n g n e w s .
A t 9 a . m . t h e f o l l o w i n g m o r n i n g
C o l e
r e c e i v e d a t e l e p h o n e c a l l f r o m C h e l t e n h a m
S p e c i a l B r a n c h
i f
" r k i o g
t h e y c o u l d p a y h i m a v i s i t . V i t h i n t e n m i n u r e s t h e y a r r i v e d a t
h i s
d o o c b a r e l y g i v i n g h i m t i m e r o s e t u p a r e c o r d e r
t h a t h e m a n a g e d
t o
h i d e f r o m v i e w . I t h o u g h r n o o n e w o u l d b e l i e v e m e , h e s a i d .
A p p a r e n t l y ,
t h e r e a s o n g i v e n f o r t h e i r v i s i t w a s t o e n q u i r e a b o u t
t h e
^ ^ , : - - : - : - -
o f c e r t a i n
-
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a c t i v i t i e s
B r i t i s h U F O r e s e a r c h e r s .
T h e y w a n t e d t o
k n o w
w h e r e t h e y g o t t h e i r f u n d i n g , a n d i f t h e y h a d t e r r o r i s t c o n n e c t i o n s .
I n o t h e r w o r d s , w e r e t e r r o r i s t g r o u p s
f u n d i n g t h e m ? C o l e w : r s n o t
c o n v i n c e d
t h a t t h i s w a s
t h e r e a l r e a s o n
f o r i h e i r v i s i t a n d s u g g e s t e d
i t w a s d u e t o h i s p u b l i c r e f e r e n c e ( o
GC H e .
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l i ]
,
GC H Q a r e v e r y m u c h c o n c e r n e d
w i t h g o v e r n m e n t
i n t e l l i g e n c e
o p e r a t i o n s
b u t d e n y a n y i n v o l v e m e n t
w i t h U F O s . C o l e d i s c o v e r e d
t h a t M a r t i n R e d m o n d M P h a d a d d r e s s e d
GC H e , s p o s s i b l e
m o n i t o r i n g o f U F O s i n a
Qu e s t i o n s
a n d A a s w e r s d e b a t e
i n t h e
H o u s e o f C o m m o n s . R e d m o n d a s k e d t h e R i g h t H o n o u r a b l e
D a v i d
D a v i s , M i n i s t e r o f S t a t e f o r F o r e i g n a n d C o m m o n w e a l t h A f f a i r s
I f h e w i l l l i s t b y m o n t h f o r e a c h o f t h e l a s t t e n y e a r s a n d t h i s y e a r
[ 1 9 9 6 ]
t h e n u m b e r o f o c c a s i o n s
o n w h i c h t h e Go v e r n m e n r
C o m m u n i c a t i o n s
H e a d q u a r t e * h a s m o n i t o r e d u n i d e n t i f i e d
f y i n g o b j e c t s .
U n f o r t u n a t e l y , R e d m o n d d i e d a f e w w e e k s l a t e r a n d c o n s e -
q u e n t l y
a r e p l y w a s n o t f o r t h c o m i n g . C o l e w r o t e t o M i n i s t r y
o f
D e f e n c e
e m p l o y e e
N i c k Po p e , w h o
d u r i n g l 9 9 l - g 4 w a s a p p o i n t e d
t o s e c r e t a r i a t ( A i r
S t a f f ) 2 a . C o l e w a n t e d r o k n o w
i f h e h a d h " d a n y
l i a i s o n
w i t h GC H Q o n a n y m a t t e r s r e l a t i n g
t o U F O s . O n I 1
F e b r u a r y
1 9 9 7 N i c k Po p e r e p l i e d :
A s y o u m a y k n o w , i t h a s b e e n t h e l o n g - s t a n d i n g
p o l i c y o f
i n t e l l i g e n c e
a n d s e c u r i t y a g e n c i e s .
I i n t e n d t o m a i n t a i n t h a t
p o l i c y .
I a n r s , r r y i . o h a v c
t o s e n d w h a t
I k n o w w i l l b e a d i s -
a p p o i n r i n g
r e p l y , b u t I a m s u r e y o u
w i l l a p p r e c i a t e
t h a t t h i s c a n
b e
m y o n l y r e s p o n s e o n s u c h m a t t e r s .
s u c c e s s i v e
Go v e r n m e n t s n o t t o c o m m e n t o n t h e o p e r a t i o n s o f t h e
2 9 2 Y c t U C A N . T T E L L T H E P E C | P L E
I n h i s q u e s t f o r t h e t r u t h C o l e a l s o w r o t t o t h e d i r e c t o r o f
G C H Q , M r D . B . O m a n d , a s k i n g w h a t t a s k s
G C H e h a d u n d e r -
t a k e n w i t h r e g a r d s t o t h e U F O p h e n o r n e n o n .
S u r p r i s i n g l y ,
O m a n d t
r e s p o n s e
( d a t e d
t
5
J a n u a r y
1 9 9 7 ) w a s c o n s i d e r a b l y m o r e i n f o r m a -
t i v e . C o l e p a i d s p e c i a l a t t e n t i o n t o O m a n d t w o r d s . . . w e h o l d n o
i n f o r m a t i o n f r o m o u r n o r m a l w o l J x w h i c h w o u l d s h e d a n y l i g h t o n
t h e d e b a t e w h e t h e r U F O s h a v e o r h a v e n o r e v e r b e e n d e t e c t e d .
I w o u l d n o t n o r m a l l y r e p l y t o a l e t t e r o f t h i s k i n d , g i v e n i t i s o u r
f i r m p o l i c y n o t t o c o m m e n r o n i n t e l l i g e n c e
o p e r a t i o n s . I n t h i s
c a s e , h o w e v e r , I w o u l d n o t w a n t t o l e a v e y o u
w i t h a n y i m p r e s s i o n
t h a r w e a r e c o n c e a l i n g w o r k o n U F O s . $ 7 e a r e n o t e n g a g e d i n a n y
w a y w h a t s o e v e r i n a n y m o n i t o r i n g f o r s u s p e c t e d U F O s , a n d w e
h o l d n o i n f o r m a t i o n f r o m o u r n o r m a l w o r k w h i c h w o u l d s h e d
a n y l i g h t o n t h e d e b a t e w h e t h e r
U F O s h a v e o r h a v e n o r e v e r b e e n
d e t e c t e d . S o a n i l r e t u r n f r o m u s .
A s w i t h A m e r i c a s N S A , t h e G C H Q a r e a n i n t e l l i g e n c e -
g a t h e r i n g u n i r w h o s u p p l y i n f o r m a t i o n
t o o t h e r g o v e r n m e n t
d e p a r t m e n t s , w h i c h i n c l u d e M I 5 a n d M I 6 . B e c a u s e t h e y w o r k s o
c l o s e l y w i t h t h e N S A , o n e w o u l d a s s u m e t h e y w o u l d b e a w a r e
i f
t h e r e w a s a n y b r e a c h o f s e c u r i t y r e s u l t i n g
f r o m u n i d e n t i f i e d a i r c r a f t .
B u t i f t h e v r y m n t i o n o f t h e i r n a m e p r o m p t s a v i s i t f r o m S p e c i a l
B l e n c h , i t i s l c w c n d e r
t h a l
g o v e r n m e n t e m p l o y e e e r c f u s e t o b e
c o e r c e d i n t o d i s c u s s i n g G C H Q b u s i n e s s . C o l e q u e s t i o n s w h y , w i t h
.
. . , . ,
t h e e n d o f t h e C o l d
J f l a r ,
w o u l d
G C H Q b e e x p a n d i n g t h e i r
o p e r a t i o n s . I d o n o t t h i n k t h i s i s d i r e c t l y r e l a t e d t o t h e U F O s i t u a -
t i o n f o r a l t h o u g h t h e C o l d \ f a r i s o v e r t h e t h r e a t o f t e r r o r i s m i s
g r e a t e r r h a n e v e r . \ T h i l s t
I
a m a g a i n s t a c o v e r - u p c o n c e r n i n g t h e
U F O a g e n d a , I a m e q u a l l y g l a d w e h a v e a n i n t e l l i g e n c e f o r c e c a p a b l e
o f s u p p r e s s i n g t e r r o r i s m . H o w e v e r ,
C o l e i s p o s i t i v e l y c o n v i n c e d
G C H Q a r e i n v o l v e d i n i n v e s t i g a t i n g U F O s , a n d c l a i m s t o h a v e b e e n
g i v e n i n s i d e i n f o r m a t i o n t o t h a t e f i F e c t .
I f t h i s i s t h e c a s e , t h e n t h a t
w o u l d a c c o u n t f o r t h e M i n i s r r y o f D e f e n c e s l a c k
o f i n t e r e s t i n t h e
m a t t e r .
O n e h a s
t o i m a g i n e w h a t r e a c t i o n L i e u t e n a n t
C o l o n e l H a l t , s
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O E F E N O I N 6 T H E R E A L M
3 1 5
s
O n 2 2 O c t o b e r
1 9 9 7 L o r d H i l l - N o r t o n
r e p l i e d t o L o r d G i l b e r t
l e t t e r :
( i t t o g e t
T h a n k
y o u f o r
y o u r l e t t e r
o f 1 6 O c t o b e r
t o o k f i v e d a y s
w a s
g o o d
h e r e ! ) a b o u r m y O u e s t i o n
a n d C o l o n e l H a l t s M e m o I t
o f
y o u t o t a k e t h e f i o u b l e
t o r e P I Y
t o
I d o n o t w a n t t o
g o o n a n d o n , b u t b e c a u s e
y o u a r e n e w
t h e i n y o u f u l l y m o r e
t h i s
p a r t i c u l a r m a t t e r
I w o u l d l i k e t o
p u t
( p e r h a p s s a m e i n d i v i d u a l s ) t h e t h o s e a n d
p i c t u r e . Y o u r o f f f c i a . l s ,
p r e t e n d t h a t
C o l
o f p r e v i o u s A d m i n i s t r a t i o n ,
h a v e s o u g h t t o
s k y "
b u t
H a l t s r e p o r t
w a s o n - l y a b o u t
u n e x p l a i n e d l i g h t s i n t h e
g o o d d e a l a
a s I s a i d i n m y l e t t e r
o f 2 2 S e p t e m b e r i t w a s a b o u t
r n o r e . t h a n t h a t . . -
. . - . . . .
: .
I
m i s u n d e r s t a n d i n g o f f u n h e r p o s s i b i l i t y
i s n o t h e r e S o t h a t
i t
a t t a c h
a c o p y o f t h e M e m o i n f u l l , a n d I b e g
y o u t o r e a d
y o u r s e l f . F r o m t h i s
y o u w i l l s e e t h a t h e r e p o r t e d t h a t a n
u n i d e n t i f i e d
o b j e c t
b r e a c h e d U K A i I S p a c e a n d ] a n d e d i n c l o s e
p r o x i m i t y t o i h e U S / F A F A i r B a s e H e g i v e s c o n s i d e r a b l e
d e t a i l
t o g e t h e r
a b o u t w h a t h a p p e n e d
a t t h e t i m e ,
a n d s u b s e q u e n t l y
w i t h
p h y s i c a l e v i d e n c e
o f a n i n t r u s i o n
t h e
M y
p o s i t i o n b o t h
p r i v a t e l y a n d p u b l i c l y e x p r e s s e d o v e r
p o s s i b i l i t i e s
l a s t d o z e n
y e a r s o r m o r e , r s t h a t t h e r e a r e o n l y t l v o
e i t h e r :
b y u n i d e n t i i e d
a . A n i n t r u s i o n
i n t o
o u r A i r
S p a c e a n d a l a n d i n g
c r a f t
t o o k
p l a c e a t R e n d l e s h a m
a s d e s c r i b e d
O I
a r m e d
U S
b . T h e D e p u t y
C o m m a n d e r
o f a n o p e r a t i o n a l n u c l e a r
e n l i s t e d
A i r F o r c e B a s e i n E n g l a n d ,
a n d a l a r g e n u m b e r
o f h i s
m e n , w e r e e i t h e r h a l l u c i n a t i n g
o r l y i n g
o f
i n t e r e s t t o t h e M i n i s t r y o f
E i t h e r
o f t h e s e s i m p l y
m u s t b e
p r e c i s e l y t h o s e
D e f e n c e , w h i c h
h a s b e e n r e p e a t e d l y
d e n i e d i n
y o u r
t e r m s . T h e y , o r w o r d s
v e r y l i k e t h e m a r e u s e d a g a i n i n
n o t f e e l
I e t t e r a n d i b e l i e v e , i n t h e l i g h t o f t h e a b o v e
y o u w o u l d
i n c l i n e d t o s i g n
y o u r n a m e t o t h e m a g a i n
i
c o u l d
g i v e y o u a
g i r e a t d e a l m o r e e v i d e n c e i n s i m i l a r v e i n
o n t h i s
n o t o n l y a b o u t t h i s i n c i d e n t b u t a b o u t m a n y o t h e r s b u t
l e t y o u
o c c a s i o n I w i l l s p a r e
y o u l o u g h t h o w e v e r i n a l l f a i m e s s
l ( I o w t h a t t t l e r o u l i n e
d e n i a l s b y t h e M i n i s u y
-
u s u a l l y t h e
3 1 6
YOU C A N
I T
u b i q u i t o u s
M s P h i l l i p s [ s i c ] -
w i l l v e r y s o o n b e c o m e e x t r e m e l y
d a m a g i n g
t o i t s
g e n e r a l c r e d i b i l i t y i n t h i s f i e l d
L o r d H i l l - N o r t o n
d i d n o t
r e c e i v e a r e p l y
I f i t w e r e n o t
s o s e r i o u s o n e m i g h t b e a m u s e d b y L o r d G i l b e r t t
w i t n e s s e s
r e o l v . T h e
f a c t t h a t t h e M OD d o e s n o t r o u t i n e l y c o n t a c t
* i r o , , r b - i t
r e p o r t s o f
u n e x p l a i n e d a e r i a l s i g h t i n g s
u n l e s s
t h e r e i s
c o r r o b o r a t i n g
e v i d e n c e t o s u g g e s t i t i s a m a t t e r o f d e f e n c e
c o n c e r n
i n c i d e n t
i s p r . p o . t e r o r r s
w h e n r e l a t i n g i t t o t h e R e n d l e s h a m
F o r e s t
^ C l U. t ,
s e e m s t o h a v e p a i d n o a t t e n t i o n t o t h e f a c t t h a t t h e
n . a
i n c i d e n t
r e p o r t
w a s m a d e b y
a US A F o f f i c e r w h o w a s r e f e r r i n g t o a n
a n d
-
t h a t o c c u r r e d o n t h e p e r i m e t e r o f a N A T O
b a s e i n B r i t a i n
H i l l -
w h a t i s m o r e
-
i t c o n t ; i n e d
n u c l e a r w e a p o n s l N o w o n d e r L o r d
N o n o n l o s t h i s p a t i e n c e . I t o n l y p r o v e s w h a t t h e u f o l o g i s t s
h a v e
w i l l n o t
b e e n s a y i n g a l l J o n g , t h a t t h e g o v e r n m e n t s o f t h e w o r l d
c o n c e r n u n t i l
a UF O l a n d s o n t h e
W h i t e
H o u s e
a d m i t i t i s o f
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On 5
J u l y
2 0 0 0 I
q u e s t i o n e d f o r m e r S e c r e t a r y o f
S t a t e f o r
A l t h o u g h
De f e n c e
M i c h a e l P o r t i l l o
o n t h e R e n d l e s h a m F o r e s t
c a s e
b e f o r e h i s
h e w a s a w a r e o f t h e i n c i d e n t ,
h e p o i n t e d o u t t h a t i t w a s
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I s u g g e s t e d
t h a t d u e t o h i s f o r m e r p o s i t i o n
h e m u s t
i f t h e r e
b e e n b r i e f e d a b o u t t h e c a s e a n d UF Os i n g e n e r a l , a n d a s k e d
I a l o t b u t
w a s a n y t h i n g h e c o u l d t e l l m e , h e g r i n n e d a n d s a i d , k n o w
f f 4 r e n
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f i r s t
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t h e s u b i e c t
b e g i n
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p l e m e m o r i e s
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c l a i m s t l
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1 5 ? 0 0 0
F e m t n x r e
t h e m a n w h o c l a i m s t o b e M O D s F o x M u l d e r . C u e t h e s o o o k v m u s i c
N C E u p o n a r i m e N i c k
h a d a i o b i n
a d t o h e a d w i e h N t c k P o p e
i n g m o r e f r o m m e - I w a n t t o
w r i t e a n u p d a t e t o m v f i r s t b o o k . l
O p e n S k i e s , C l o s e d M i n d s . " F
O b v i o u s l y i t i s g o i n g t o
m o r e a m b i g u o u s s t a t e
a b o u t a l l e g e d U F O s i g h C
C a n y o u p r o v e a - u y h i n g .
" I t s d i f f i c u l t i r r v e s t i g a t i n g a
O
i n c i d e n t t h a t h a p p e n e d s a y ,
w e e K r m u c n m o r e s o s o m e -
I
B e h i n d y o u ! N i c k
p o p e
s a y s h i s t i m e i n v e s t i g a t i n g M O D U F O r e p o r t s c h a n g e d h i s l i f e
t h a t h a p p e n e d o v e r
s a f n g
5 0 A n d n o w t h e o f f i c i a l l i n e
S 0 D O E S t h e M O D t a k e a n i n t e r e s t i n
U F 0 s l T h i s i s i h e o f f i c i a l l i n e :
" T h e M O D e , x a m i n e $ a l l r e p o r t s o f
u n e x p l a i n e d a e r i a l s i g h t i n g s i t
r e c e i v e s , s o l e t t o e $ t a b l i s h u / h s t h e
w h a t w a s s e d f i m i g h t h a v e s o m e
s i g n i f i c a n c e ; r ] a m e i y t v l r # t h e r
a n y e v i d e n c e t h a t t h e U K s a i r -
t h a v e b e e n c o m p r o m i $ e i J
u n a u t h s r i s e d a i r a c t i v i t y .
i s e v i d e n c e o f a
t o t h e U K i r o m a n
s $ u r c , e , a n d t o d a f e n o
r e v e a l e d s u c h e v ! -
n o t a t t e m p t l o i d e n t i -
0 f e a c h r e p o r t e d
i t i s p o s s i h l e i h a t
a s a i r c r a f t
n o n / h a , c o u l d b e
i t i s n o i t h e l u n c l i o n
t h i s k i n d o f a e r i -
5 0 y e a r s a g o y o u a r e
t o t h e R o s w e l l i t r c i d e D t
a n a l l e g e d U F O c r a s h e d i n
M e x i c o ?
.
" S o m e t h i n g c r a s h e d . "
! ,
I t s s a i d t h a t t h e U S A i r F o r c e
r h i s u p . D o
e t h e s a m e
i I
h a v e p e r
t h e l o r d s : T h e s t a t i o n e r y
O f f i c e p u b l i s h e d t h i s r e p o r t o t U F O
S a u c e r s i n
d e b a t e s i n t h e H o u s e o l L o r d s
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r i t
, l
F e a t u r e
I n o u r s e a r c h f o r t h e t r u t h
( w h i c h i s p r e s u m a b l y o u t t h e r e ) C r a i g C a b e l l m e t
t h e m a n w h o c l a i m s t o b e M O D s F o x . M u l d e r . C u e t h e s p o o k v m u s i c . . .
N C E u p o n a t i m e N i c k P o p e
h a d a i o b i n S e c r e t a r i a t
( A i r
H e a d t o h e a d w i t h N i c k P o p e
i n g m o r e f r o m m e . I w a n t
c o r l -
t o
r a
w r i t e a n u p d a t e t o m y f i r s t b o o k ,
O p e n S k i e s , C l o s e d M i n d s . "
O b v i o u s l y i t i s g o i n g t o
i n c l u d e m o r e a m b i g u o u s s t a t e -
m e n t s a b o u t a l l e g e d U F O s i g h t -
r . C a n y o u p m v e a n y t h i n g .
" I t s d i f f r c u l t i n v e s t i g a t i n g a
i n c i d e n t t h a t h a p p e n e d s a y ,
w e e [ , m u c n m o r e s o s o m -
B e h i n d y o u ! N i r k P o p e s a y s h i s t i m e i N e s t i g a t i n g M o D U F o r e p o r t s c h a n g e d h i s l i f e
t h a t h a p p e n e d o v e r 5 0 A n d n o w t h e o f f i e i a l l i n e
S O D QE $ t h e M O D t a k 6 s . n i n t s r e $t i n
U F O s ? T h i s i s t h s o f f i c i a l l i n e :
" T h e
M O D e x a n i r r s s a l l r e D o r l s o f
u n e x p l a i n e d
a e r i a l s i g h t i n g s

r e c e i v e $, s o l 6 y l o s s t a b l i s h l v h s t h t
w h a t w a s $e e n m i g h t h a v e s o m e
r i e f e n c e s i g n i f i c a n c e ; n a m e i y w h t h e r
a n v e v i d e n c o t h a t t h e U K s a i r -
h a v e b e a n c o m p r ( ) m i s e d
u n a u t h 0 r i s e d a i r e c t i v i t y .
i s e y i d e n c e o f a
l o t h e U K f r o m a n
s o u r c { r , a n d t o d a t e n o
r e v e a , e d s u c h e v i -
d 0 e s a l t e m p l t o i d e n t i -
r o t
o t e a c h r e p o r t e d
i t i $
F o s s i b l e
t h a l
s u c h a s a i r c r a f t
n o f l i n a , c 0 u l d b e
i t i s n o t t h e l u n c t i o n
.
s a u ( e r s i n t h e L o r d s : I h e S t a t i o n e r y
t h i s k i n d 0 f a e d - O f f i c e p u b l i s h e d t h i s r e p o r t o f u F o
B y s a f n g 5 0 y e a r s a g o y o u a r e
e r r i n c 1 0 t h e R o s w e l l i n c i d e n t
a n a - U e g e d U F O c r a s h e d i n
M e x i c o ? i t
" S o m e t h i n g c r a s h e d . "
I t s s a i d t h a t t h e U S A i r F o r c e
t h i s u p . D o o u r F o r c e s
t h e s a m e a t t i t u d e ?
d e b a t e s i n t h e H o u s e o f L o r d s
MOD S T A T E ME N T
T h e Mi n i s t r y o f De f e n c e e x a m i n e s a n y r e p o r t s o f u n e x p l a i n e d a e r i a l s i g h t i n g s i t r e c e i v e s
s o l e l y t o e s t a b l i s h w h e t h e r w h a t w a s s e e n m i g h t h a v e s o m e d e f e n c e s i g n i f i c a n c e ; n a m e l y ,
w h e t h e r t h e r e i s a n y e v i d e n c e t h a t t h e U n i t e d K i n g d o m s a i r s p a o e m i g h t h a v e b e e n
c o m p r o m i s e d b y h o s t i l e o r u n a u t h o r i s e d a i r a c t i v i t y
U n l e s s t h e r e i s e v i d e n c e o f a
p o t e n t i a l t h r e a t t o t h e U n i t e d K i n g d o m f r o m a n e x t e m a l
m i l i t a r y s o u r c e , a n d t o d a t e n o U F O r e p o r t h a s r e v e a l e d s u c h e v i d e n c e , MOD d o e s n o t
a t t e m p t t o i d e n t i f y t h e p r e c i s e n a t u r e o f e a c h r e p o r t e d s i g h t i n g , W e b e l i e v e i t i s p o s s i b l e
t h a t r a t i o n a l e x p l a n a t i o n s , s u c h a s a i r c r a f t l i g h t s o r n a t u r a l p h e n o m e n a , c o u l d b e f o u n d f o r
t h e m , b u t i t i s n o t t h e f u n c t i o n o f t h e MOD t o p r o v i d e t h i s k i n d o f a e r i a l i d e n t i f i c a t i o n
s e r u i c e - W e c o u l d n o t
j u s t i f y
e x p e n d i t u r e o f p u b l i c f u n d s o n i n v e s t i g a t i o n s w h i c h g o
b e y o n d o u r s p e c i f i c d e f e n o e r e m i t .
W h e n t h e Mi n i s t r y o f De f e n c e w a s i n f o r m e d o f t h e e v e n t s w h i c h a r e a l l e g e d t o h a v e
o c c u r r e d a t R e n d l e s h a m F o r e s t / R A - F W o o d b r i d g e i n De c e m b e r 1 9 8 0 , a l l a v a i l a b l e
s u b s t a n t i a t e d e v i d e n c e w o u l d h a v e b e e n l o o k e d a t i n t h e u s u a l m a n n e r b y t h o s e w i t h i n t h e
De p a r t m e n t r e s p o n s i b l e f o r a i r d e f e n c e m a t t e r s . T h e
j u d g e m e n t
w a s t h a t t h e r e w a s n o
i n d i c a t i o n t h a t a b r e a c h o f t h e U n i t e d K i n g d o m s a i r d e f e n c e s h a d o c c u r r e d o n t h e n i g h t s i n
q u e s t i o n a n d n o f u r t h e r i n v e s t i g a t i o n i n t o t h e m a t t e r w a s d e e m e d t o b e n e c e s s a r y . A l t h o u g h
a n u m b e r o f a l l e g a t i o n s h a v e s u b s e q u e n t l y b e e n m a d e a b o u t t h e s e r e p o r t e d e v e n t s , n o t h i n g
h a s e m e r g e d o v e r t h e l a s t 2 0 y e a r s w h i c h h a s g i v e n u s r e a s o n t o b e l i e v e t h a t t h e o r i g i n a l
a s s e s s m e n t m a d e b y t h e De p a r t m e n t w a s i n c o r r e c t .
r A l t h o u g h a n u m b c r o f a l l e g a t i o n s h a v e s u b s e q u e n t l y b e e n m a d e a b o u t t h e s e r e p o r t e d
e v e n t s , n o t h i n g h a s e m e r g e d o v e r t h e l a s t 2 0 y e a r s w h i c h h a s g i v e n u s i e a s o n t o
b e l i e v e t h a t t h e o r i S g n a l a s s e s s m e n t m a d e b y t h e D e p a r t r n e n t w a s i n c o r r e c t .
f r o - l
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A b v e a ^ l s o l .
4 o o o E o t ,
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a r t e m p r s r o p o r r r a ) . m c
a s a m a v e r i c k ,
I m c e r t a i n l y n o t
t h e o n l y p e r s o n
w i r h i n t h e e s r a b l i s h m e n t t o t h i n k
a l o n g t h e s e l i n e s . T h e r e h a v e ,
f o r e x a m p l e , b e e n s e v e r a l d o z e n
U F O -
r e l a t e d q u e s t i o n s t a b l e d i n p a r l i a m e n t o v e r t h e l a s t f e w y e a r s
a n d
r h e r e a r e p l e n r y i n t h e
M F a n d a r t h e M O D
w h o s h a r e
m y
c o n c e r n s . De s p i t e t h i s , t h e r e i s a c u r i o u s a n d i n f u r i a r i n g t e n d e n c y
i n
c e r t a i n q u a r t e r s t o i g n o r e t h e b e s t e v i d e n c e . T h e r e a r e a n u m b e r
o f
p o s s i b l e
r e a s o n s f o r s u c h a n a r t i t u d e : u f o l o g y c e r t a i n l y a r r r a c r s m o r e
t h a n i t s f a i r s h a r e o f c u l t i s t s a n d c r a c k p o t s a n d t h i s m a y h a v e l e d
s o m e p e o p l e t o d i s m i s s t h e e n t i r e p h e n o m e n o n , t h e r e b y t h r o w i n g
o u t t h e b a b y w i t h t h e b a t h w a t e r .
I t t
a l s o p o s s i b l e t h a t n a r r o w -
m i n d e d n e s s i s t o b l a m e , a s c e r t a i n i n d i v i d u a l s r e f u s e t o c o n t e m p l a t e
p o s s i b i l i t i e s t h a r w o u l d c h a l l e n g e d e e p l y h e l d b e l i e f s y s t e m s . O r h e r s
w o u l d d o u b t l e s s s u g g e s t a m o r e s i n i s r e r e x p l a n a t i o n : r h e i d e a c h a r
s o m e w i t h i n g o v e r n m e n t a r e i n v o l v e d i n a c o n s p i r a c y t o k e e p t h e
t r u r h a b o r r t U F O s f r o m t h e p u b l i c i s r v i d e l y h e l d a m o n g u f o l o g i s t s .
W h i l e
i n v e s r i g a t i n g U F O s i g h r i n g s F o r t h e g o v e r n m e n r I h a d
a c c e s s r o a m a s s i v e a r c h i v e o f o v e r n v o h u n d r e d r e l e v a n t f i l e s , d a t i n g
f r o m t h e e a r l y f o r t i e s . T h e s e c o n r a i n e d a c c o u n t s o f p r e v i o u s U F O
s i g h r i n g s a n d t h e s u b s e q u e n r
o f f i c i a l i n v e s r i g a r i o n s , t o g e t h e r w i t h
p u b l i c c o r r e s p o n d e n c e a n d m o r e g e n e r a l p o l i c y * o r k . U n r i l B r i t a i n
g e t s i r s e a g e r l y a n t i c i p a t e d F r e e d o m
o f I n F o r m a t i o n A c r , t h e p u b l i c
i s d e n i e d a c c e s s t o a l l b u t a h a n d f u l o F t h e s e 6 l e s . Y e t e v e n t h o s e t h a t
a r e c u r r e n t l y
a v a i l a b l e a t t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e i n K e r v c o n r a i n
m o r e t h a n e n o u g h t o c h a l l e n g e
r h e i d e a t h a t U F O s a r e o f
n o
d e f e n c e s i g n i 6 c a n c e : m a n y o F r h e d o c u m e n t s a r e s t a m p e d
s e c r e r
a n d s h o w
j u s t h o r v s e r i o u s l y t h e s u b j e c t i s r a k e n b y r h o s e c h a r g e d
w i r h t h e d e f e n c e o f t h e r e a l m .
O n e 6 l e t h a t i s c e r t a i n l y z o r a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c a r t r a c t e d m y
a r t e n r i o n m o r e t h a n t h e o t h e r s .
I t s e e m e d r o o l f e r t h e m o s r r a n l a ,
l i z i n g c l u e s y e r t h a t s o m e U F O s i g h t i n g s r e a l l y d i d i n v o l v e s o m e -
t h i n g t r u l y e x o t i c a n d n o r e n t i r e l y b e n i g n . T h i s w a s t h e 6 l e o n
r h e
R e n d l e s h a m F o r e s r i n c i d e n t
a n d r h i s b o o k t e l l s t h e s t o r y o f t h i s
l a s c i n a r i n g c a s e .
E v e n t h e
m o s t b a s i c i n f o r m a t i o n a b o u r t h i s i n c i d e n t
i s

.
. .
- .
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.

I
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c o u p l c d
! ! i r h c o n s i d e r a b l c p r e s s u r e
l r o m v a r i o u s i \ 1 P s
a n d p e e r s .
T h i s
b o o k
c h i r n g e s e v e r y r h i n g a n d t e l l s a s f u l l a s r o r y a s c u r r e n r l y
p o s s i b l e
o f
r h e i n c i d e n t s t h e m s e l v e s
a n d t h e n o l e s s e x t r a o r d i n a r y
a f t e r m a t h
o f t h e s e e v e n t s . G e o r g i n a B r u n i h a s u n c o v e r e d a w e a l t h
o f
n e w m a r e r i a l w h i c h G n a l l y b l o w s t h e
l i d o f f a n e v e n r t h a t m i g h t ,
i n
r i m e ,
c o m e t o b e r e g a r d e d a s a r u r n i n g
p o i n r i n h u m a n h i s t o r y T h i s
i s c e r r a i n l y a b o o k t h a t w i l l c h a l l e n g e
p e o p l e k w o r l d v i e w a n d d e n t
t h e r e p u t a t i o n s o f c e r t a i n i n s t i r u t i o n s
a n d i n d i v i d u a l s .
p a r t s
o f i t w i l l
l e a v e a n u n p l e a s a n r t a s t e
i n t h e m o u t h a n d w i l l l e a d r o s o m e
a w k w a r d
q u e s l i o n s f o r c e r t a i n p e o p l e .
I h a v e n o d o u b t t h a t m a n y
o f
r h o s e c a u g h t u p i n t h e s e e v e n t s
w i l l r e g a r d t h i s a s l o n g o v e r d u e ,
b e c a u s e s o m e o f t h e s e p e o p l e h a v e
u n d e n i a b l y s u f f e r e d a s a r e s u l t
o f
r v h a r h a p p e n e d , a n d i f s o m e
o f r h i s s u f t i r i n g c o u l d h a v e b e e n
p r e v e n t e d , i t i s o n l y r i g h t t h a t t h e r e s h o u l d b e a r e c k o n i n g . T h i s
b o o k ,
a s w e l l a s s e t t i n g t h e r e c o r d
s t r a i g h t a b o u t w h a r a c t u a l l y
h a p p e n e d a t R e n d l e s h a m F o r e s t ,
m i g h t h e l p b r i n g a b o u t s u c h a
r e c k o n i n g .
G e o r g i n a B r u n i , i r h a s r o b e s a i d , d o e s n o r E t r h e p u b l i c i m a g e
o f a u f o l o g i s t
-
i n d e e d , s h e w o u l d
n o t c l a s s i f i h e r s e l f a s s u c h . T r a i n e d
a s a p r i v a r e d e t e c r i v e s h e h a s b e e n a f r e e l a n c e i n v e s t i g a t i v e r v r i r e r
v " . h o s p e c i a l i z e s i n e x p o s i n g t h e a c r i r . i r i e s
o f c u h s . B u t s h e i s a l s o a
s u c c e s s f u l b u s i n e s s r v o m a n w h o
o r g a n i z e s s o c i a l f u n c t i o n s , p r o m o r e s
c e l e b r i r y c l i e n t s a n d r u n s a n ] n r e r n e t m a g a z i n e . S h e i s w e l l c o n -
n e c r e d a n d m i x e s f r e e l y w i t h p o l i t i c i a n s ,
d i p l o m a t s a n d o t n c r x e y
m o v e r s a n d s h a k e r s .
I t i s r h i s t h a r h a s e n a b l e d h e r r o
a c c c s s
i n f b r m a r i o n , t r a c k d o w n w i r n e s s e s
a n d e l i c i r i n f o r m e d c o m m e n r s
t h i r r h a v e e l u d e d o c h e r r e s e a r c h e t s .
F e r v a s i d e
f r o m G e o r e i n a w - o u l d
h a v e b e e n a b l e r o o b r a i n c o m m e n r s
o n t h e U F O
p h e n o n i e n o n
f . o n
f o r n r e r P r i m e M i n i s t e r B a r o n e s s
T h a r c h e r ,
o r a r r a n s e a f a c e - t o - f a c e
n r e e r i n g w i r h G o r d o n N f l i l l i a n r s ,
r h e r e t i r e d U S A F m a j o r g e n e r a l
r , r , h o c o m m a n d e d R A F B e n r * a t e r s / V o o d b r i d e e
a t t h e t i m e o f r h e
i n c i d e n t . T h i s u n p r e c e d e n t e d a c c e s s ,
, o g . t h . . i , r i t h r h e f a c t t h a t r h e
l r { O D g a v e G e o r g i n a a g u i d e d t o u r o f r l e
r V o o d b r i d g e
b a s e d u r i n g
h e r r e s e a r c h , w i l l d o u b t l e s s c a u s e s o m e t o w o n d e r w h e t h e r t h i s b o o k
h a s b e e n w r i r r e n w i t h o F f i c i a l b l e s s i n g , a s a r v a v
o f f i n a l l y r e l e a s i n g
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a t r e n r p t s t o p o r r r a - ! m e
a s a n r a v e r i c k ,
I n . r c e r r a i n l y n o t t h e o n l y p e r s o n w i t h i n t h e e s t a b l i s h n r e n r t o t h i n k
a l o n g t h e s e l i n e s . T h e r e h a v e ,
f o r e x a m p l e , b e e n s e v e r a l d o z e n
U F O -
r e l a t e d q u e s t i o n s t a b l e d i n p a r l i a m e n t o v e r t h e l a s r f e r v y e a r s
a n d
t h e r e a r e p l e n r y i n t h e P A - F
a n d a r t h e MO D w h o s h a r e
m y
c o n c e r n s . De s p i t e t h i s , t h e r e i s a c u r i o u s a n d i n f u r i a t i n g
t e n d e n c y
i n
c e r t a i n
q u a r t e r s t o i g n o r e t h e b e s t e v i d e n c e . T h e r e a r e a n u m b e r o F
p o s s i b l e r e a s o n s f o r s u c h a n a r t i t u d e : u f o l o g y c e r t a i n l y a t r r a c a s m o r e
t h a n i r s f a i r s h a r e o f c u l t i s t s a n d c r a c k p o t s a n d t h i s m a y h a v e l e d
s o m e p e o p l e t o d i s m i s s t h e e n t i r e p h e n o m e n o n , t h e r e b y t h r o w i n g
o u t r h e b a b y w i t h t h e b a t h w a t e r . I t s a l s o p o s s i b l e t h a t n a r r o w -
m i n d e d n e s s i s t o b l a m e , a s c e r t a i n i n d i v i d u a l s r e f u s e t o c o n r e m p l a t e
p o s s i b i l i t i e s t h a t w o u l d c h a l l e n g e d e e p l y h e l d b e l i e f s l s t e m s . O r h e r s
w o u l d d o u b t l e s s s u k g e s t a m o r e s i n i s r e r e x p l a n a r i o n : t h e i d e a t h a r
s o m e w i t h i n g o v e r n m e n t a r e i n v o l v e d
i n a c o n s p i r a c v t o k e e p t h e
r r u r h a b o u t U F O s f r o m t h e p u b l i c i s w i d e l y h e l d a m o n g u f o l o g i s t s .
W h i l e i n v e s t i g a t i n g U F O s i g h r i n g s
f o r t h e g o u - e r n m e n t I h a d
a c c e s s t o a m a s s i v e a r c h i v e o f o v e r n v o h u n d r e d r e l e v a n r l i l e s , d a t i n g
f r o m t h e e a r l y f o r t i e s . T h e s e c o n t a i n e d a c c o u n r s o f p r e v i o u s U F O
s i g h r i n g s a n d t h e s u b s e q u e n r o f l i c i a l i n v e s t i g a r i o n s , t o g e t h e r w i t h
p u b l i c c o r r e s p o n d e n c e a n d m o r e g e n e r a l p o l i c y r v o r k . U n r i l B r i r a i n
g e r s i r s e a g e r l y a n t i c i p a t e d F r e e d o m
o f I n F o r m a r i o n A c t , t h e p u b l i c
i s d e n i e d a c c e s s t o a l l b u t a h a n d t u l o [ r h e s e f i l e s . Y e t e v e n t h o s e t h a t
a r e c u r r e n r l y a v a i l a b l e a r t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e i n K e r v c o n r a r n
m o r e t h a n e n o u g h r o c h a l l e n g e
t h e i d e a t h a t U F O s a r e o f
n o
d e l e n c e s i g n i f i c a n c e : m a n y
o f t h e d o c u m e n t s a r e s t a m p e d
s e c r e r
a n d s h o w
j u s t h o w s e r i o u s l y t h e s u b j e c t i s t a k e n b y r h o s e c h a r g e d
w i r h t h e d e l e n c e o f t h e r e a l m
O n e f i l e t h a t i s c e r t a i n l y z a r a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c a r r r a c t e d m y
a r t e n t i o n m o r e t h a n t h e o t h e r s .
I t s e e m e d r o o f F e r t h e m o s r r a n l a ,
l i z i n g c l u e s y e r t h a r s o m e U F O s i g h r i n g s r e a l l y d i d i n v o l v e s o m e -
. t h i n g t r u l y e x o t i c a n d n o t e n t i r e l y b e n i g n . T h i s w a s t h e f i l e o n r h e
R e n d l e s h a m F o r e s t i n c i d e n t
a n d r h i s b o o k t e l l s t h e s t o r y o F t h i s
f a s c i n . r r i n g c a s e ,
E v e n t h e m o s r b a s i c
i n f o r n i a t i o n a b o u r t h i s i n c i d e n t
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o f t h e i n c i d e n r s r h e m s e l v e s
a n d t h e n o l e s s e x t r a o r d i n a r y
a f i e r m a t h
o f t h e s e e v e n t s . G e o r g i n a
B r u n i h a s u n c o v e r e d a w e a l t h
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w h i c h f i n a l l y b l o w s t h e
l i d o f f a n e v e n r t h a t m i g h t , i n
t i m e , c o m e t o b e r e g a r d e d a s a
t u r n i n g p o i n t i n h u m a n h i s r o r y .
T h i s
i s c e r t a i n l y
a b o o k t h a t w i l l c h a l l e n g e
p e o p l e s w o r l d v i e w a n d d e n t
t h e r e p u t a r i o n s o f c e r t a i n i n s t i t u t i o n s
a n d i n d i v i d u a l s .
p a r r s
o f i t w i I
l e a v e a n u n p l e a s a n t r a s r e
i n t h e m o u r h a n d w i l l l e a d t o s o m e
a w h * a r d
q u e s t i o n s f o r c e r t a i n p e o p l e .
I h a v e n o d o u b t t h a t m a n y
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c a u g h t u p i n t h e s e e v e n r s
w i l l r e g a r d t h i s a s l o n g o v e r d u e ,
b e c a u s e s o m e o F t h e s e p e o p l e h a v e
u n d e n i a b l y s u f f e r e d a s a r e s u l t
r v h a t
h a p p e n e d , a n d i f s o m e o F
r h i s s u f f e r i n g c o u l d h a v e b e e n
p r e v e n t e d , i r i s o n l y r i g h t r h a t r h e r e s h o u l d b e a r e c k o n i n g . T h i s
b o o k , a s w e l l a s s e t r i n g t h e r e c o r d
s t r a i g h t a b o u t w h a t a c t u a l l y
h a p p e n e d a r R e n d l e s h a m F o r e s t ,
m i g h t h e l p b r i n g a b o u r s u c h a
r e c k o n i n g .
G e o r g i n a B r u n i , i t h a s
t o b e s a i d , d o e s n o r 6 r t h e p u b l i c i m a g e
o f a u f o l o g i s t
-
i n d e e d , s h e w o u l d n o r c l a s s i $ h e r s e l f a s s u c h . T r a i n e d
a s a p r i v a t e d e t e c t i v e s h e h a s b e e n
a f r e e l a n c e i n v e s r i g a t i v e l v r i r e r
w h o s p e c i a l i z e s i n e x p o s i n g t h e a c t i v i t i e s
o f c u l r s . B u r s h e i s a l s o a
s u c c e s s f u l b u s i n e s s r v o m a n w h o o r g a n i z e s
s o c i a l f u n c r i o n s , p r o m o r e s
o f
c e l e b r i r y c l i e n t s a n d r u n s
a n I n r e r n e t m a g a z i n e . S h e i s r v e l l c o n -
n e c t e d a n d m i x e s f r e e l y w i t h p o l i t i c i a n s , d i p l o m a r s a n d o t h e r l i e y
m o v e r s a n d s h a k e r s .
I t i s t h i s r h a r h a s e n a b l e d h e r t o
a c c e s s
i n f b n n a t i o n , t r a c k d o w n w i t n e s s e s
a n d e l i c i t i n f o r m e d c o m m e n r s
t h a t h a v e e l u d e d o r h e r r e s e a r c h e r s .
F e w a s i d e f r o m G e o r g i n a r v o u l d
h a v e b e e n a b l e r o o b r a i n c o m m e n r s
o n t h e UF O p h e n o m e n o n l r o m
f o r m e r P r i r n e M i n i s t e r B a r o n e s s
T h a r c h e r , o r a r r a n g e a l a c e - t o - f a c e
m e e c i n g r v i t h G o r d o n W i l l i a m s .
r h e r e t i r e d US A F m a j o r g e n e r a l
r v h o c o m m a n d e d R A F B e n n v a t e r s / V o o d b r i d g e
a t t h e r i m e o f t h e
i n c i d e n t . T h i s u n p r e c e d e n t e d
a c c e s s , t o g e t h e r w i t h t h e f a c t t h a t t h e
I \ { OD g a v e G e o r g i n a a g u i d e d t o u r o f t h e \ f o o d b r i d g e b a s e
d u r i n g
h e r r e s e a r c h , w i l l d o u b t l e s s c a u s e s o m e t o w o n d e r w h e t h e r t h i s b o o k
I u s
b e e n w r i r r e n w i r h o f f i c i a l b l e s s i n g , a s a w a v o F f i n a l l y r e l e a s i n g

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r e c e i v e d
a t e l e p h o n e
c a l l f r o m C h e l t e n h a m
S p e c i a l B r a n c h a s k i n g
. W i t h i n
t e n m i n u t e s t h e y a r r i v e d a t h i s
t h e y c o u l d
p a y h i m a v i s i t .
d o o r , b a r e l y g i v i n g h i m t i m e t o s e t u P a r e c o r d e r t h a t h e m a n a g e d t o
h i d e f r o m v i e w .
I t h o u g h t n o o n e w o u l d b e l i e v e m e , h e s a i d
A p p a r e n t l y ,
t h e r e a s o n g i v e n f o r t h e i r v i s i t w a s t o e n q u i r e a b o u t t h e
o f c e r t a i n B r i t i s h U F O r e s e a r c h e r s . T h e y w a n t e d t o k n o w
r f r i e n d s h i p
w h e n
: d t h a t t h e y w o u l d
h e e a r l y 1 9 4 0 s t h a t
i c h o o l
r e o r g a n i z e d
: C o m m u n i c a t i o n s
l a y . F o l l o w i n g
t h i s
e c w e e n B r i t a i n
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: m e n t , a n i n t i m a t e
: r t h e r w o c o u n t r l e s
" " t i . i t i " .
w h e r e t h e y g o t t h e i r f u n d i n g , a n d i f t h e y h a d t e r r o r i s t c o n n e c r i o n s
I n o t h e r w o r d s , w e r e t e r r o r i s t g r o u p s f u n d i n g
t h e m ? C o l e w a s n o t
i n g s u p e r - s e n s i t i v e
S A A g r e e m e n t ,
a n d
e - b r e a k i n g
a g e n c i e s
G C HQ
w a s n o w
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( N S A ) . A s
b o t h
r g c o m m u n i c a t i o n s
r t t h e y h a d t h e r i g h t
r I n d e e d , s o o n a f t e r
c o n v i n c e d
t h a t t h i s w a s t h e r e a l r e a s o n f o r t h e i r v i s i t a n d s u g g e s t e d
i t w a s d u e t o h i s p u b l i c r e f e r e n c e t o G C HQ
G C HQ
a r e v e r y m u c h c o n c e r n e d w i t h g o v e r n m e n t
i n t e l l i g e n c e
o p e r a t i o n s b u t
d e n y a n y i n v o l v e m e n t w i t h U F O s C o l e d i s c o v e r e d
t h a t M a r t i . ,
R e d m o n d M P h a d a d d r e s s e d G C HQ s
p o s s i b l e
m o n i t o r i n g
o f U F O s i n a
Q u e s t i o n s
a n d A n s w e r s d e b a t e i n t h e
Ho u s e o f i o m m o n s .
R e d m o n d
a s k e d t h e R i g h t Ho n o u r a b l e
D a v i d
D a v i s , M i n i s t e r
o f S t a t e f o r F o r e i g n a n d C o m m o n w e a . l t h
A f f a i r s
I t e n h a m ,
t h e N S A
n L o n d o n .
B y 1 9 5 1
n t r o l l e d
t e r r i t o r i e s .
h s h i n g t o n D C
a i n a n d t h e U n i t e d
c o m e s t o i n t e r -
r a t t h e a g r e e m e n t
i s
S e c u r i t y A g e n c Y
o n
r m u n i c a t i o n s
He a d -
r , t h e r e f o r e ,
t h a t t h e
h e U S A F i n B r i t a i n
I f h e w i l l l i s t b y m o n t h f o r e a c h o f t h e l a s t t e n y e e r s a n d t h i s y e a r
[ 1 9 9 6 ]
t h e n u m b e r o f
o c c a s i o n s o n w h i c h t h e G o v e r n m e n t
C o m m u n i c a t i o n s
He a d q u a r t e r s h a s m o n i t o r e d
u n i d e n t i f i e d
f y i n g
o b j e c t s .
r i t
U n f o r t u n a t e l y ,
R e d m o n d d i e d a f e w w e e k s l a t e r a n d
c o n s e -
q u e n t l y a r e p l y w a s n o t f o r t h c o m i n g . C o l e w r o t e t o M i n i s t r y o f
D " f . n . . . - f l o y . .
N i c k
P o p e , w h o d u r i n g l 9 9 l - 9 4
w a s a p p o i n t e d
t o r . " . . t a r i " t
( A i r
S t a f f ) 2 a . C o l e w a n t e d t o k n o w i f h e h a d h a d a n y
l i a i s o n w i t h G C HQ o n a n y m a d e r s r e l a t i n g t o U F O s O n
1 1
F e b r u a r y 1 9 9 7 N i c k
P o P e r e P l i e d :
A s y o u m a y k n o w ,
h a s b e e n t h e l o n g - s t a n d i n g p o l i c y o f
s u c c e s s i v e G o v e r n m e n t s n o t t o c o m m e n t
o n t h e o p e r a t i o n s o f t h e
i n t e l l i g e n c e
a n d s e c u r i r y
a g e n c i e s i n t e n d t o
m a i n t a i n
t h a t
p o l i c y . I a m s o r r y t o
h a v e t o
s e n d w h a t I k n o w w i l l b e a d i s -
r e p l y , b u t I a m s u r e y o u w i l l a p p r e c i a t e t h a t r h i s
c a n
l e a r n t
t h a t
l l o u c e s t e r s h i r e
U F O
C HQ , I
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s a m e a g e n s Y
a r e
e l t e n h a m ,
o n l y
a f e w
, i l e d r e p o r t o n a U K
, w e n t o u t l i v e o n t h e
i i s
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" p p o i t t t i t t g
b e m y o n l y r e s P o n s e o n s u c h m a t t e r s
2 9 2
Y O I J C A N T T E L L T H E P d P L E
a l s o w r o t e t o t h e d i r e c t o r o f
G C H Q : f t l i
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O m a n d ,
a s k i n g w h a t
t a s l s G C H Q
h a d u n d e r -
O m a n d
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t " k e n * l t h . . g r d s
t o t h e U F O
p h e n o m e n o n
S u r p r i s i n g l y
m o r e i n f o r m a -
r e s p o n s e
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J a n u a r y
1 9 9 7 )
w a s c o n s i d e r a b l y

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C o l .
p a i d s p e c i a l a t t n t i o n
t o O m a n d s
w o r d s


w e h o l d n o
f r o m o u r
n o t m a l w o r k w h i c h w o u l d s h e d a n y l i g h t o n
I n h i s q u e s t f o r t h e t r u t h C o l e
m e m o r a n ,
i n f o r m a t i o n
t h e d e b a t e w h e t h e r U F O s
h a v e o r h a v e n o t e v e r b e e n d e t e c t e d
w h e n h e
U F O r e p <
d e s k f r o m
b a s e c o m
B r i t a i n . S r
b e c a u s e i t
I w o u l d n o t n o r m a l l y r e p l y t o a l e t t e r o f t h i s k i n d g i v e n i t
i s o u r
f i r m
p o l i c y n o t t o c o m m e n t
o n i n t e l l i g e n c e
o p e r a t i o n s l n t h i s
w h o c l e a r
r e c i p i e n t
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c h e c k i n g
d e p a r t m e
d e p a r t m e
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I w o u l d
w a y
n o t w a n t t o l e a v e y o u w i t h a n y i m p r e s s i o n
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a r e n o t e n g a g e d i n a n y
t h a t w e a r e c o n c e a l i n g w o r k
o n U F O s
w h a t s o e , r e r i n a n y r n o n i t o r i n g
f o r s u s p e c t e d U F O s a n d w e
h o i d n o i n f o r m a t i o n
f r o m o u r n o r m a l
w o r k w h i c h w o u l d s h e d
b e e n
a n y l i g h t o n t h e d e b a t e
w h e t h e r U F O s
h a v e o r h a v e n o t e v e r
d e t e c t e d . S o a n i l r e t u r n f r o m u s
D I - 5 5 , b r
W h o t
i n c i d e n t
i m p o r t a n
S q u a d r o r
t h e m o s t
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A s w i t h A m e r i c a s
N S A , t h e G C H Q
a r e a n i t r t e l l i g e n c e -
g a t h e r i n g u n i t w h o s u p p l y
i n f o r m a t i o n t o o t h e r g o v e r n m e n t
i . p " r , - - . n , . ,
w h i c h i n c l u d e M I 5 a n d M I 6
B e c a u s e t h e y w o r k s o
i f
c l o s e l y w i t h t h e N S A ,
o n e w o u l d
a s s u m e t h e y w o u l d b e a w a r e
R A F B e r
t h . . . * " ,
a n y b r e a c h o f s e c u r i r y
r e s u l t i n g f r o m u n i d e n t i f i e d
a i r c r a f l
* . . r . i o t
o f t h e i r
n a m e
P r o m p t s
a v i s i t f r o m
S p e c i a l
B u t i f t h e
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" r y
B r a n c h , i t
i s n o w o n d e r t h a t
g o v e r n m e n t
e m p l o y e e s r e f u s e t o b e
w h y w i t h
c o e r c e d i n t o d i s c u s s i n g G C H Q
b u s i n e s s C o l e q u e s t i o n s
- \ V a r ,
w o u l d G C H Q b e e x p a n d i n g t h e i r
t h e e n d o f t h e C o l d
s i t u a -
o p e r a t i o n s . I d o n o t t h i n k
t h i s i s d i r e c t l y
r e l a t e d t o t h e U F O
t i o n f o r a l t h o u g h
t h e C o l d
W a r
i s o v e r t h e t h r e a t o f t e r r o r i s m
i s
t V h i l s t
I
a m a g a i n s t a c o v e r - u P c o n c e r n i n g
t h e
g r e a t e r t h a n e u l r .
I a m e q u a l l y
g l a d w e h a v e a n i n t e l l i g e n c e f o r c e c a p a b l e
i J F O
" g . n d " ,
. . r . o r i r - . H o * . v t "
C o [ e i s p o s i t i v e l y c o n v i n c e d
o f s o p i r . r r i . , g
b e e n
G C H Q a r e
i n i o l v e d
i n i n v e s t i g a t i n g
U F O s , a n d c l a i m s t o h a v e
t h a t
g i v e n i n s i d e i n f o r m a t i o n
t o t h a t e f f e c t
I F t h i s i s t h e c a s e t h e n
f o r t h e M i n i s t r y
o f D e f e n c e s
l a c k o f i n t e r e s t i n
t h e
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s u p e r i o r
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