Curso de Administrao Professora: Romana Picano de Figueiredo Disciplina: Organizao, Sistemas e Mtodos OSM.

. ANLISE ADMINISTRATIVA Pode-se dizer que a funo bsica de um analista de O&M ou analista organizacional analisar uma determinada situao para fazer um diagnstico e a partir da apresentar solues. A este processo costuma-se chamar anlise administrativa, anlise organizacion al ou diagnstico situacional. Para conceituar anlise administrativa, diramos que um processo de trabalho que tem por objetivo efetuar diagnsticos situacionais de causas e estudar solues administrativas, que possam ser aplicadas. No dicionrio Aurlio um dos significados de diagnstico conhecimento ou determinao duma doena pelo(s) sintoma(s), sinal ou sinais e/ou mediante exames diversos (radiolgicos, laboratoriais, etc.). Sem dvida um conceito vindo da medicina, mas ao transportarmos para administrao no perde a essncia. Na administrao tambm se trabalha observando sintomas e realizando exames. Ainda sobre a ao de analisar, Cruz (1998) diz que as atividades que antes eram realizadas pelo analista de O&M. hoje se dividiram em trs reas distintas, porm interligadas: o analista de negcios; o analista de processos e o analista de sistemas. O analista de negcio diz o que fazer. o profissional que fica em contato de um lado com o mercado consumidor, e do outro com o empresrio, pesquisando as novas oportunidades de negcios a serem exploradas. O analista de processos diz como fazer. o profissional que est mais estritamente ligado ao trabalho de O&M, em sua verso tradicional. Tem como objetivo a implantao e/ou implementao de processos. Formaliza o incio, o meio e o fim do conjunto de atividades que transformam, produzem ou criam os produtos ou servios que as empresas vendem. O terceiro, o analista de sistema trabalha em como automatizar o novo processo. Em qualquer uma das situaes, e cada um desses profissionais para desempenhar bem o seu papel utiliza-se da tcnica de anlise ou diagnstico.

Ao se fazer uma anlise ou diagnstico busca-se identificar diversas situaes que possam influenciar no comportamento e resultados de uma organizao. Cury (2000) diz que, basicamente, desdobra-se em dois momentos: 1. Diagnstico situacional de causa: busca identificar o clima e estrutura organizacional, seus mtodos e processos de trabalho, o que se pode fazer por meio de levantamentos de dados e respectiva crtica; 2. Interveno planejada: que envolve: a. O estudo das solues dos problemas, que compreende as fases de planejamento da soluo e competente crtica; b. O planejamento das mudanas, que pode ser efetivado nas fases de implantao e controle de resultados. Mesmo se falando de duas fases, vale ressaltar que so momentos interdependentes, uma pode servir de feedback para outra. Por isso que se conceitua anlise administrativa como processo (seqncias interligadas de eventos e aes) e no como um programa. Portanto, ao se fazer uma anlise organizacional deve-se primar por uma metodologia que busque o aperfeioamento constante, dentro da viso de que no existe um modelo certo, mas sim uma soluo adequada situao, ao momento, ao tamanho da empresa, cultura organizacional, ao estilo dos administradores, s prticas do mercado, enfim s peculiaridades de cada organizao. Fatores crticos de sucesso em processo de anlise administrativa: 1. 2. 3. apoio da administrao, sem o isto nada poder ser feito; pessoas qualificadas para realiza-la; no planejamento das solues, focar na integrao das necessidades individuais e organizacionais. A anlise administrativa pode ter vrios objetivos dentro de uma organizao, por exemplo: implantar, reorganizar ou aprovar uma estrutura organizacional; implantar novas tcnicas gerenciais e operacionais; levantar necessidade de treinamentos, elaborar e/ou rever instrumentos normativos; desenhar ou redesenhar processos etc.

Um dos requisitos bsicos em anlise administrativa o levantamento de dados. Trs instrumentos principais so usados com essa finalidade: a entrevista, o questionrio e a observao direta. Comentaremos cada um deles em separado: ENTREVISTA A entrevista o processo de se obter informaes, com pessoas que executam diretamente as atividades, sobre a situao que se est querendo analisar: o fluxo dos processos ou das informaes o clima organizacional, necessidade de treinamento etc. Porm o sucesso desse trabalho depende do clima do relacionamento e do grau de confiana que o entrevistador conseguir transmitir ao entrevistado. Principais vantagens: 1. permitir ao entrevistado fazer crticas e dar sugestes sobre seu trabalho e a prpria organizao; 2. possibilita ao entrevistador o conhecimento mais profundo da unidade (seo, setor) ou cargo em anlise; 3. permite que se documente as informaes que so do conhecimento apenas do entrevistado; 4. proporciona um julgamento mais prximo sobre as atitudes das pessoas. Desvantagens: 1. dificuldade de se documentar o que foi dito na entrevista; 2. palpites apresentados pelo entrevistado, tipo: eu acho que; em seu lugar eu faria; 3. envolvimento emocional tanto pode induzir o entrevistado a concordar ou discordar sem fundamentao, como o entrevistador a formar opinio distorcida. QUESTIONRIO O questionrio outro instrumento que pode ser usado para levantamento de dados. No to comum nem to eficaz quanto entrevista, pois proporciona respostas prontas, que muitas vezes no refletem a realidade.

Principais vantagens: 1. economia de tempo, permite ao analista desempenhar ou trs funes enquanto espera as respostas; 2. proporciona mais tempo ao inquirido para formular suas respostas, o que permite discutir com todos os envolvidos com a situao pata obter uma resposta mais aprimorada; 3. um meio adequado de se obter informaes de pessoas que tem dificuldades para se comunicar de outros modos. Desvantagens: 1. resistncia ao preenchimento de formulrios; 2. emisso de informaes falsas; 3. possibilidade de interpretao distorcida da pergunta com conseqente distoro da informao; 4. lentido no processo de coleta de informaes. OBSERVAO PESSOAL um meio suplementar de coleta de dados, pois apenas uma observao no d condies ao analista de formar um juzo nem adquirir conhecimento que d consistncia a sua anlise e tomada de deciso. Vantagens: 1. serve como meio para checar se as informaes colhidas pelas entrevistas e questionrios condizem com a realidade; 2. aprofunda o conhecimento tcnico do conhecimento prtico sobre o assunto pesquisado. Desvantagens: 1. demora do processo; 2. impresses erradas sobre o fato observado; 3. interferncia na rotina de trabalho das pessoas.

Comentamos anteriormente sobre o analista de processo. Mas o que afinal um processo? A palavra tem vrios significados. Quando se est falando do ambiente organizacional, processo pode ser definido como a seqncia interligada de passos de uma determinada atividade. Cruz (1998) define como: a maneira pela qual se realiza uma operao seguindo determinadas normas. A anlise de processos utilizada pelas mais modernas ferramentas de gesto, portanto um assunto que deve ser estudado a fundo por estudante de administrao. Por exemplo, orienta a implantao de sistemas de custos, de controles internos, reengenharia de processos, automatizao do processo, treinamento de pessoal ou simplesmente para documenta-los. O registro do levantamento dos processos feito com a utilizao de uma ferramenta que chamamos de fluxograma, que a representao grfica da operacionalizao de um processo, passo a passo. A anlise de um processo deve iniciar com um planejamento do trabalho. Neste planejamento, segundo Arajo (2001) trs aes so importantes: a escolha do processo a estudar; a coleta dos passos e sua representao grfica e a anlise dos mtodos empregados no processamento atual. Na maioria dos livros sobre O&M so apresentados modelos padro de questionrios, mas independente da tcnica utilizada para coleta de dados, o analista tem de saber sobre o processo em anlise no mnimo o seguinte: A essncia do processo: O que se faz? Como se faz? Quando se faz? Onde se faz? Para que se faz? Porque se faz desse modo? As inter-relaes do processo: de quem recebe, como recebe a informao (inputs) para quem fornece, como fornece (meio), e para que fornece a informao? A segurana do processo: h registros? O que se registra? Para que se registra? Quem registra? H arquivos? Como se arquiva? Onde se arquiva? H controles? Como se controla? Para que se controla? Quem controla?

Elementos chaves: objetivo da organizao; filosofia e estilo do administrador;

tamanho da organizao. Polticas e estratgias: estrutura organizacional; tipo de produo; processos organizacionais (processo decisrio, relacionamento entre as gerncias. Ambiente externo (foras-chave): fatores tecnolgicos; foras econmicas; lideranas polticas; valores sociais. Ambiente interno (foras-chave): postura dos administradores; capacidade dos empregados; estrutura organizacional; a dinmica do poder; cultura organizacional; -tecnologia (todas essas situaes devem ser avaliadas na empresa quando se faz uma anlise buscando dar um diagnstico e sugerir solues)

Elementos chaves: objetivo da organizao; filosofia e estilo do administrador; tamanho da organizao. Polticas e estratgias: estrutura organizacional; tipo de produo; processos organizacionais (processo decisrio, relacionamento entre as gerncias. Ambiente externo (foras-chave): fatores tecnolgicos;

foras econmicas; lideranas polticas; valores sociais. Ambiente interno (foras-chave): postura dos administradores; capacidade dos empregados; estrutura organizacional; a dinmica do poder; cultura organizacional; -tecnologia (todas essas situaes devem ser avaliadas na empresa quando se faz uma anlise buscando dar um diagnstico e sugerir solues)

Bibliografia: ARAJO, Luis Csar. Organizao, Sistemas e Mtodos. So Paulo. Atlas, 2001. CURY Antonio. Organizao e Mtodos: uma viso holstica. So Paulo. Atlas, 2000. CRUZ Tadeu. Sistemas, Organizao e Mtodos. So Paulo. Atlas,