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Instrumentos da Comunicao Organizacional

A comunicao de forma ampla a troca de informaes entre pessoas ou objetos. Segundo Netto (1972) comunicao provocao de significados comuns, com suas reaes resultados, entre comunicador e interprete, por meio do uso de smbolo. A comunicao social procura desenvolver tcnicas humanas para transmisso de informaes e o impacto que ela produzir na sociedade. Rivers e Scharamm (1970) apresentam que a comunicao precisa atrai a ateno, ser aceita, ser interpretada e ser guardada para a utilizao posterior. A comunicao sofreu e sofre mutaes para atingir os seus objetivos para isso, a comunicao se divide em diversas formas. Dentre elas o artigo aborda: comunicao de massa e a comunicao dirigida sem o objetivo apontar qual a melhor forma comunicao para os pblicos, apenas apresentando os modelos. Comunicao de Massa As origens da comunicao de massa esto ligadas ao sculo XV com a inveno do tipgrafo. Pois, esse foi o primeiro veculo que foi utilizado para produzir mltiplas cpias de manuscrito e textos. (THOMPSON, 1995). A sociedade de massa surgiu na metade do sculo XIX, aps a Revoluo Industrial, onde as pessoas se concentraram em determinadas cidades. E forava a populao muda-se os seus hbitos. Para ambientar a todos sobre a nova conjuntura cultural, surgiram jornais impressos e posteriormente tambm as revistas, o rdio, a televiso e a internet. Para Morin (2000) massa destinado a um aglomerado gigantesco de indivduos compreendidos alm das estruturas internas da sociedade. Thompson (1995) apresenta que a expresso massa provm das mensagens transmitidas pelos meios de comunicao so acessveis a grande parte da populao e por causa disso a sua audincia grande. Instrumentos de Comunicao de Massa Com o objetivo de transmiti as mensagens ao maior nmero de pessoas em tempo menor necessrios utilizar os seus meios que so: jornal, revista, televiso cinema, rdio, internet (home page). Apresentarei os veculos de comunicao de massa conforme as suas caractersticas. Baseando nos seguintes autores: Andrade Candido (1965), Thompson, Pfromm Neto (1975), Rivers e Schramm (1970). Jornal: o veculo de comunicao que possui maior credibilidade e um dos mais antigos meios de comunicao. Netto (1972) apresenta que esse meio possui uma linguagem fcil e valiosa. Por isso, essa mdia impressa pode ser considerada um forte formador de opinio. Revista: Andrade (1965) define da seguinte forma um veculo de comunicao em massa com largas possibilidades de alcanar o pblico em geral. (ANDRADE, 1965 p.153). E para Netto (1965) possui semelhanas com o jornal Televiso: meios de comunicao mais forte e poderoso pelo fato de possui um grande capital investido e tambm por ser concentrador. um veculo que possui a possibilidade de interagir sons, movimento e cor. Esse veculo combina harmoniosamente, a palavra escrita; efeitos sonoros, e as imagens fixas ou em movimento. Decorrei da, obvio, o imenso valor e as extremas possibilidades que esse veculo oferece no campo das comunicaes. (Andrade Teolbaldo, 1965 p. 157). Cinema: segundo Netto (1972) esse meio considerado agradvel, moderno, valioso. Alm disso, ele est associado a ser inteligente, ativo e excitante. Por isso, ele mais utilizado para veicular mensagem institucional. (ANDRADE 1965). Rdio: considerado o meio mais popular, devido ao seu baixo custo e o fcil poder de penetrao. (NETTO1972) Internet: uma rede de computadores que se comunicam atravs de um protocolo em comum. Sua vantagem o baixo custo e a velocidade da informao. Thompson (1995) aborda que a comunicao de massa est acessvel a todos, pois a sua audincia ampla. O objetivo principal desses veculos informar, educar e entreter de diferentes formas. Rivers e Schramm (1970) apresentam que a populao precisa dos meios de comunicao de massa, pois atravs dessa que se adquiri informaes e diverso.Por isso precisamos dos meios de comunicao de massa para que aumentamos e agilizamos as informaes para universos distintos de pessoas. Mas, dentro das organizaes necessrio dinamizar o fluxo de idias (informaes especficas), no necessrio que todos saibam de forma uniforme os acontecimentos. necessrio comunicar a cada pblico de forma especifica sobre assuntos determinados. Para que consiga realizar uma discusso que trar resultados positivos para as empresa. Por isso necessrio desenvolver tcnicas que promovam isso. Comunicao Dirigida O desenvolvimento de novas tecnologias de informao possibilitaram ao homem maior acesso as informaes, fatos, dados. Com a globalizao isso, foi se tornando cada vez mais acelerado. Diante de um novo cenrio social as empresas e organizaes tiveram que readaptar o seu modo de se comunicar com os pblicos. Precisando se posicionar de forma eficaz, para atingirem vrios pblicos em lugares diferentes. Dessa forma surge a necessidade da utilizao de comunicao dirigida para poder segmentar cada vez mais os pblicos. A comunicao dirigida destina-se a pblicos especficos, pr-determinados, e conseqentemente, mais conhecidos pelos idealizadores das diferentes estratgias de aproximao possveis (Kunsch, 1997). O autor Andrade (1965) define da seguinte forma comunicao dirigida. o processo que tem por finalidade transmitir ou conduzir informaes para estabelecer comunicao limitada, orientada e freqente com determinados nmeros de pessoas homogneas e identificada (ANDRADE, 1965, p.163). Com essas definies se percebe que alguns casos no so ideais massificar as mensagens (gerar as mesmas mensagens para pblicos distintos). Cada pblico precisa ser contactado com ferramentas especficas para que a comunicao se torne eficaz e com o custo menor. Instrumentos de Comunicao Dirigida A proposta da comunicao dirigida elabora mensagens eficientes, eficazes e aptas a produzir os efeitos desejados ao pblico receptor. Ento, para isso necessrio que conhecemos as principais ferramentas de comunicao dirigida e como utiliza-las. Andrade (1965) apresenta algumas que so: correspondncia, mala direta, publicaes, relatrio, discurso, reunio, eventos, visitas. E outros autores com Denise Maria Coronado Neves de Arajo, Fbio Frana, Wilma Vilaa, e Waldir Ferreira apresentam novos instrumentos como barra do hollerith; manual de integrao; quadro de avisos; jornal mural; caixa de sugestes; newslester; vdeo empresarial; correio eletrnico e-mail; cartaz.

Correspondncias: a importncia do formato escrito, seja qual for o formato, carta, oficio, memorando e circulares, transmitir um toque pessoal. Podendo ser uma ferramenta de grande importncia para combater rumores. As desvantagens desse meio so as seguintes. No possui flexibilidade de uma conversa, pode causar interpretaes equivocadas quando no escrita de forma objetiva e clara. Mala Direta: pode ser considerado um dos veculos de maior eficincia (ANDRADE, 1965). Esse veculo abrange outros que so: folhetos, revistas, cartas comerciais, convite, catlogo, livreto, propectos, questionrio, folder, filipeta, volante. A vantagem que esse instrumento circula de forma mais gil, e agradvel ao receptor. E sua desvantagem alto-custo das peas. Publicaes (house-organ, revistas): um dos veculos mais antigos dentro das organizaes. Seu objetivo informar as polticas, diretrizes, as atividades da empresa. Sua vantagem informar diversos pblicos sobre os acontecimentos da empresa. Sua desvantagem ser dispendiosa, pois envolve mo de obra especializada, impresso e distribuio para confeco desse. Relatrio: esse instrumento utilizado principalmente para informar aos acionistas. Ele a sntese das atividades de uma empresa. Suas caractersticas so: clareza exatido, conciso, tempestividade (tempo correto), pertinncia, ilustrao e atrao. Suas vantagens so que ele apresenta de forma condensada todas as informaes referentes empresa capaz de atrair e satisfazer investidores. Discurso (lobby): um veculo de comunicao dirigida oral de grande utilidade nas empresas. importante evitar chaves, vocabulrio rebuscado. Segundo Alberti "(...) o instrumento mais adequado na discusso e encaminhamento de seus problemas e reivindicaes junto ao poder de deciso" (ALBERTI, Vanderlia, 2003 p 5) Reunio: existem dois estilos. O primeiro uma reunio informativa que tem objetivo de informar nmero de pessoas, sem carter formal. O segundo tipo a reunio de discusso e possui a finalidade, por meio cooperativo, de promover a soluo de problemas prticos ou a formulao de diretrizes. Essa pode ser realizada atravs de seminrios, mesa redonda, simpsio e debate. A vantagem desse veculo a possibilidade da interao entre as pessoas, evitando rudos na comunicao. Sua desvantagem que seu excesso pode trazer desnimo. Eventos: um acontecimento planejado que acontece em uma determinada data e local. E a comunidade ou grupo se mobiliza e envolve com o intuito de integrar, difundir e sensibilizar os participantes para os objetivos (pretendido). Sua vantagem proporcionar uma aproximao entre a empresa e os seus pblicos. Sua desvantagem alto custo, pois envolve um certo nmero de profissionais. (KUNSCH, 1997). Visitas: tambm conhecido como poltica de portas abertas. Possui como objetivo apresentar as atividades da empresa para determinados pblicos Sua vantagem consiste em contato pessoal direto estabelecido pela organizao e os seus pblicos. Barra do Hollerith: um instrumento utilizado quando se deseja passar uma informao comum a todos os funcionrios seja ela didtico-educativa ou informativa. um veculo com grande audincia, pois, geralmente, fazem leituras minuciosas desse, pois, ele vem no rodap do contra-cheque. As mensagens precisam ser curtas e objetivas. Sua vantagem a certeza do recebimento. E a sua desvantagem que pode ficar ocioso, aps a entrega pode ficar, sem ser utilizado. Manual de Integrao: sua finalidade de integrar o funcionrio ao ambiente do trabalho, deixando claros seus direitos e deveres. Precisa est atualizado condizente com os objetivos e normas da empresa. Sua vantagem a padronizao dos procedimentos da empresa. E sua desvantagem que pode levar eliminao do Rito de Iniciao ou Passagem. (VILAA 2004). Quadro de Avisos: um veculo de comunicao utilizado nas empresas para transmitir, aos funcionrios, informaes gerais. (ANDRADE 1994). Sua vantagem agilidade nos avisos. E sua desvantagem que o uso inadequado pelas organizaes est banalizando o meio, E com isso. proporciona a descredibilidade das pessoas perante o veculo. Jornal Mural: suas caractersticas so: programao editorial/pauta diria, programao visual (recursos grficos, fotos e ilustraes). Sua vantagem que pode ser transformado em outdoor, ou painel e tambm proporciona o hbito de leitura. Sua desvantagem uma mdia de apoio e por isso no pode ser usada isoladamente.(Frana, 2004). Caixa de sugestes: consiste em uma caixa onde sugestes so colocadas mediante o preenchimento de um formulrio. Sua vantagem que estimula o pblico em participar das atividades da empresa. E sua desvantagem que precisa de um feedback rpido para o meio continuar com a credibilidade. Vdeo Empresarial: o vdeo apresenta de melhor forma a empresa, pois, ao mostrar em imagens, msica e texto a comunicao, revela o seu perfil. As modalidades do vdeo podem ser vdeo conferncia; vdeo release. Sua vantagem o dinamismo que o instrumento proporciona. Sua desvantagem alto custo em produzi-lo. Correio eletrnico e-mail /intranet: so viculos de comunicao eletrnicas que so utilizadas de forma instantnea atravs da internet. A mensagem composta de cabealho e corpo (e-mail). E a intranet as mensagens so destinadas e autorizadas, apenas, o pblico interno. As vantagens so dinamismo e baixo custo. Desvantagens que no um meio independente; precisa de outra para funcionar (internet). Cartaz: Cesca (1995) defende que a elaborao precisa ser atraente, verificando de letra, cores, imagens, quantidade e a mensagem do texto, devem ser tomados para que atinja seu objetivo. Sua vantagem agilidade nas informaes. E sua desvantagem que o seu excesso produz poluio visual. Os veculos de comunicao dirigida proporcionaro que se desenvolva uma comunicao eficiente e diversificada sem que haja um alto custo para isso. Mas, necessrio observar a cultura organizacional para que percebam qual ser o melhor veculo para que a empresa de forma barata atinja os seus pblicos. Diferenas e Semelhanas A comunicao possui o objetivo de por em comum. Para isso ela disponibiliza das formas de massa e dirigida. Por isso esses estilos possuem caractersticas que difere e tambm semelhanas. Para abordar esse tema aponto alguns autores como: Thompson (1995) e Netto (1972) que auxiliaro na comunicao de massa. J na comunicao dirigida so Andrade (1965) e Vilaa (2004). A comunicao de massa realizada para todo pblico atravs de meios fsicos por isso, necessrio que se possua uma mquina na mediao do emissor para o receptor. So esses aparelhos que proporcionaro a audincia para o

comunicador. So esses dispositivos que permitem a produo em larga escala. Essas empresas, detentoras dos direitos da transmisso, so geralmente amplas, complexas, com grande nmero de profissionais com uma elevada diviso do trabalho. Por exemplo: uma empresa jornalstica precisa de reprter, redator, editor, etc. Para que se realize o trabalho. Esse um dos motivos que torna esse meio, um veculo de comunicao de alto custo, pois existem muitos profissionais ligados para transmitir a mensagem. Outra caracterstica tpica dos meios de comunicao de massa a possibilidade de atingir simultaneamente uma vasta audincia, formada por pessoas heterogneas. A comunicao realizada apenas em um sentido. As possibilidades de feedback so menores comparados a comunicao dirigida. A comunicao dirigida, geralmente, seria oposta da comunicao de massa. No h necessidade do meio fsico para mediao entre o emissor e o receptor. No precisa de muitos profissionais para a realizao dela. Ento, o custo dela se torna menor. E sua audincia pequena e homognea comparada a da comunicao de massa. Mas, alm das diferenas elas tambm possuem semelhanas. As mensagens realizadas para veicular nos veculos de comunicao de massa buscam o mesmo objetivo da comunicao dirigida. Causar impacto ao um determinado nmero de receptor. Para isso, as mensagens so exibidas durante o horrio que encontra o maior nmeros de pessoas com o perfil do pblico alvo o qual o proprietrio da mensagem precisa atingir. E tambm, dentro da comunicao dirigida se elaboram veculos que possuem caractersticas parecidas com os veculos da comunicao de massa. Apenas realiza a adaptao.Como por exemplo, a vdeo conferncia. Colocou o instrumento em formato de TV para que ficasse agradvel ao receptor. Os Instrumentos de Comunicao Organizacional Importa destacar que o estudo dos instrumentos de comunicao, segundo Simes (1995, p. 188), permite ao profissional de comunicao, em especial o relaes-pblicas, perceber e determinar administrativamente qual o modelo de transao a ser estabelecido entre a organizao e seus pblicos. Desta forma, cabe ao profissional definir qual ou quais meios entre os instrumentos esto mais adequados a promover, sustentar e legitimar a organizao. Segundo Simes (1995, p. 159), a organizao, ao transmitir suas decises a seus pblicos, em sua atuao, por exemplo, por meio de seus produtos e servios, e no seu discurso, expresso por seus representantes e personalidades, utiliza inmeros instrumentos ou meios de comunicao que, criados sob o conceito tico e da esttica, servem para levar e, supostamente ao mesmo tempo, trazer informaes elaboradas pelas partes envolvidas. Conforme salienta Simes (1995, p. 161), existem trs grandes grupos de instrumentos de comunicao, sendo que, em primeiro lugar, ressaltam-se os instrumentos mistos, canais de dupla via, perfeitos para realizarem a comunicao no seu sentido de processo e resultado. So os mais adequados, importantes e permitem uma maior visibilidade para a atividade de Relaes Pblicas, pois promovem o intercmbio de informaes por meio do mesmo canal. Em segundo lugar, o instrumento de sada, que pode servir de veculo de informao da organizao com os seus pblicos. Nesse sentido, conhecido como sendo de uma nica via e, em terceiro, o instrumento de entrada, que traz dados e informaes para a organizao, possibilitando uma anlise de contedo, por exemplo, o clipping das matrias sobre o Gapa/RS, no Jornal Correio do Povo, subsdio para uma anlise quantitativa. Conseqentemente, pode-se dizer que todos os instrumentos so importantes, mas cabe ao profissional de Relaes Pblicas uma seleo adequada, visando, com a utilizao dos mesmos, buscar otimizar e maximizar os recursos, obtendo, assim, resultados que permitam a organizao dialogar e perceber as necessidades e expectativas dos seus pblicos. necessrio deixar bastante claro que a adoo da teoria indicada por Simes sobre os instrumentos de comunicao permitiu construir algumas variveis adotadas, e outras foram acrescentadas para a anlise, em especial as do item que se refere comunicao organizacional. No se pretende descrever cada item que compe os instrumentos, pois os mesmos esto descritos por Simes (1995, p. 159). Por outro lado, criou-se a seguinte tabela, com uma classificao de itens que fazem parte dos chamados instrumentos e/ou meios de comunicao: INSTRUMENTOS MISTOS - Assemblia Geral Avaliao de Desempenho pelo Sistema de Entrevistas e Objetivos - Centro de Atendimento ao Cliente - Cerimonial e Protocolo Contato Contrato Psicolgico Convnios e Parcerias Doaes/obras sociais/filantropia Correio Eletrnico Entrevistas de Demisso e Admisso - Evento (promocionais, educacionais, culturais e institucionais) - Homepage/Stio Lobby - Marketing (promocional, institucional, verde, esportivo, telemarketing, governo) Negociao Ouvidoria (ombudsman) Planejamento (e administrao) Participativo Programas de Qualidade: 5s, CCQ, TQC - Projetos Institucionais Pblico Interno Relacionamento com a imprensa - Relatrio Peridicos Servios de Utilidade Pblica Visitas Organizao INSTRUMENTOS DE SADA - Atividade de venda em si Balano financeiro e social - Balo inflvel Brindes Correio eletrnico Embalagens Identidade organizacional - Informativos (boletim, jornal da empresa, correspondncias, murais, release) Mala Direta Marca - Murais Patrocnio Polticas e normas (programas de ao) comunicacional - Preess releases Produto e servio Propaganda institucional (no-paga)- Publicidade comercial (paga) - Quadro de avisos Vdeos - Visitas organizaes. INSTRUMENTOS DE ENTRADA

- Auditoria social e financeira Cadastros - Banco de dados - Caixa de sugestes Clipping (anlise) Concursos E-mail Ombudsman (ouvidoria) - Pesquisa de opinio, atitudes, satisfao, mercado, interativa e enquete Programas de premiaes - Programas de sugestes Relatrios Homepage Livros de visitas Webmaster (Controle de visitas) - Pedidos de compras - Solicitao de informaes Cartes de visita.
Em suma, apenas a utilizao dos instrumentos, que muitas vezes no esto adequados aos seus pblicos, no permite a construo da imagem da organizao. Faz-se necessrio a combinao entre os diversos instrumentos, bem como o entendimento do processo de comunicao organizacional, administrando tambm a realidade, a identidade e a prpria imagem que os pblicos fazem da organizao.

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