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Gua Bsica
Sergio Daz-Granados Guida Ministro de Comercio, Industria y Turismo Carlos Andrs de Hart Pinto Viceministro de Desarrollo Empresarial
Prlogo
Trabajar con vocacin de crecimiento, eso es lo que aqu les proponemos, al poner en sus manos esta Gua Bsica, a travs de la cual pretendemos demostrar que convertirse en un empresario formal es un ejercicio que slo conlleva diez pasos, tras los cuales usted podr tener a su disposicin una serie de beneficios, tanto del Gobierno como del sector privado, que le permitir alcanzar el xito. La decisin de cambiarse de la informalidad a la formalidad empresarial significa, en la prctica, tener estabilidad, lograr reconocimiento entre clientes y proveedores, abrir la puerta a nuevos negocios, tener mayores posibilidades de acceso al crdito legal y vivir con la tranquilidad de que usted y sus trabajadores estn protegidos, en caso de cualquier eventualidad. Por todo lo anterior, hemos preparado esta Gua pensando en usted como empresario. Tome la decisin! Lleg el momento del cambio!
Contenido
Qu es ser informal? Cundo soy formal? Cules son las ventajas de ser formal?
Reconocimiento - Tranquilidad - Seguridad - Estabilidad
Pg.
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Cules son las desventajas de ser informal? Cules son los beneficios de formalizarse? Qu necesito para formalizar mi negocio?
Los 10 pasos hacia la formalidad
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Qu es ser informal?
Llevar a cabo un negocio o actividad econmica sin tener en cuenta las normas del Estado, como tener el registro mercantil, afiliar a los trabajadores a la seguridad social, pagar impuestos, entre otros; y por lo tanto no obtener los beneficios que brinda el Estado y las diversas instituciones econmicas tanto pblicas como privadas.
Impuestos
Es la obligacin de contenido monetario existente entre el Estado y sus contribuyentes, cuyo acaecimiento depende de la ocurrencia de un hecho generador establecido en la normatividad.
Adems
Logro l posicionarme en el mercado. Puedo l acceder a crditos. Le ofrezco garanta y calidad a mis clientes. l Mi negocio puede crecer. l Obtengo beneficios del Estado. l Hago l parte de grupos y alianzas. Promuevo la competencia leal. l Aporto l al crecimiento de Colombia.
Las pequeas empresas pagarn el registro mercantil y sus renovaciones durante los primeros cuatro aos mediante la siguiente progresividad: 0%, 50%, 75% y 100%, respectivamente. PEQUEAS EMPRESAS Es toda actividad econmica realizada por persona natural o jurdica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicio, rural o urbana, cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen los 5.000 salarios mnimos mensuales legales vigentes.
INICIO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL Se entiende como la fecha de inscripcin de la empresa en el Registro Mercantil ante la Cmara de Comercio.
100% 50%
0% 1er ao 2o ao 3er ao 4o ao
Las pequeas empresas pagarn el impuesto a la renta con la siguiente progresividad durante 6 aos: 0%, 0%, 25%, 50%, 75% y 100%, respectivamente.
Las pequeas empresas pagarn los aportes parafiscales con la siguiente progresividad, durante 6 aos: 0%, 0%, 25%, 50%, 75% y 100%, respectivamente.
100% 50%
100% 50%
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1er ao 2o ao 3er ao 4o ao 5o ao 6o ao
0%
1er ao 2o ao 3er ao 4o ao 5o ao 6o ao
La gradualidad en el pago del impuesto a la renta para las pequeas empresas que se creen en los departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups ser a 11 aos: 0%, 0%, 0%, 0%, 0%, 0%, 0%, 0%, 50%, 75% y 100%, respectivamente. Adicionalmente: Las pequeas l empresas no sern objeto de retencin en la fuente en los cinco (5) primeros aos.
Para las pequeas empresas que se creen en los departamentos de Amazonas, Guaina y Vaups, la gradualidad en el pago de aportes parafiscales ser a 11 aos: 0%, 0%, 0%, 0%, 0%, 0%, 0%, 0%, 50%, 75% y 100%, respectivamente.
IMPUESTO A LA RENTA Es el impuesto que paga toda empresa de forma anual sobre la renta lquida gravable. La tarifa es de 33%. APORTES PARAFISCALES Se entienden como los pagos que se hacen por parte del empleador al SENA, ICBF y Cajas de Compensacin familiar. Adicionalmente, para efectos de la Ley 1429 de 2010, se incluye el aporte en salud a la subcuenta de solidaridad FOSYGA. Equivalen al 10.5% del salario del empleado.
Atencin: La Ley 1429 de 2010 establece sanciones para quienes se aprovechen de forma fraudulenta de la Ley (Decreto 545 de 2011).
La renta presuntiva aplicar a partir del sexto ao. l La tarifa l del impuesto a la renta ser la mitad para las pequeas empresas que tengan ingresos menores 1.000 UVT.
Se podrn l
trasladar las prdidas que se produzcan durante la vigencia de dichos descuentos, hasta los cinco periodos gravables siguientes.
Sociedad Annima l Sociedad de Responsabilidad limitada l Sociedad Colectiva l Sociedad Comandita Simple l Sociedad Comandita por Acciones l 2. CONSULTAR EL NOMBRE O RAZN SOCIAL Debo verificar si el nombre que le voy a dar a mi empresa ya est registrado. Este trmite lo puedo hacer a travs del portal del Registro nico Empresarial RUE (www.rue.com.co), en el Portal Nacional de Creacin de Empresas (www.crearempresa.com.co) o directamente en las sedes de las cmaras de comercio. 3. CONSULTAR LA MARCA Si voy a utilizar una marca para el desarrollo de mi negocio, debo verificar que sta no se encuentre registrada por otra persona ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). La verificacin podr ser adelantada a travs del Portal Nacional de Creacin de Empresas (www.crearempresa.com.co). Si la marca no se encuentra registrada, la empresa, una vez constituida, podr adelantar el trmite pertinente ante la SIC.
Persona Jurdica:
Sujeto de derechos cuya constitucin es permitida por la Ley, creada por personas naturales (o jurdicas) para la realizacin de fines pblicos o privados, civiles y comerciales.
4. CONSULTAR LA ACTIVIDAD ECONMICA Debo identificar el tipo de actividad econmica que voy a desarrollar, de acuerdo con la Clasificacin Internacional Industrial Uniforme (CIIU). Esta consulta previa har ms eficiente el proceso de registro de la empresa ante la cmara de comercio, ya que el Formulario para el Registro nico Empresarial exige incluir la actividad empresarial acompaada de la clasificacin CIIU. La consulta podr ser adelantada a travs del Portal Nacional de Creacin de Empresas (www.crearempresa.com.co). 5. CONSULTAR EL USO DE SUELOS Aunque gracias al Decreto 1879 de 2008, el certificado de uso de suelo no puede ser exigido por ninguna autoridad como requisito para la apertura de un establecimiento de comercio, es importante consultar previamente ante la Entidad Administrativa encargada de la Planeacin del Municipio o Distrito o a travs del Portal Nacional de Creacin de Empresas (www.crearempresa.com.co), si la actividad que voy a iniciar puede llevarse a cabo en el lugar previsto para su funcionamiento.
6. TRMITES ANTE LA CMARA DE COMERCIO Las cmaras de comercio facilitan a los empresarios la realizacin en un corto tiempo de los siguientes trmites: Elaborar l el documento de constitucin de la empresa, en caso de ser un tipo societario (ver modelos en www.crearempresa.com.co).
Documentos que se requieren en el paso 6 Documento P de constitucin (solo para persona jurdica). Formulario P del Registro nico Tributario. Formulario P del Registro nico Empresarial. Formulario P adicional de Registro con otras Entidades. Original P del documento de identidad de los constituyentes y del representante legal (para personas jurdicas) o del comerciante (para personas naturales).
Certificado de Existencia y Representacin Legal:
Documento expedido por las cmaras de comercio, que constituye la prueba de la existencia y representacin legal de una persona jurdica inscrita en el Registro Merdantil.
Diligenciar el formulario del Registro nico Empresarial. l Pagar l los derechos de matrcula en el registro mercantil y del impuesto de registro (ste ltimo slo para las personas jurdicas).
Diligenciar el formulario de inscripcin en el RUT. l Diligenciar l el formulario adicional de registro con otras entidades (municipales o distritales de impuestos).
Obtener l
La matrcula del o los establecimientos de comercio se deber efectuar en la cmara de comercio con jurisdiccin en el lugar de domicilio, a travs del diligenciamiento del Formulario nico de Registro Empresarial y, cancelando los derechos de inscripcin que liquide el cajero, de acuerdo a los activos del negocio.
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7. REGISTRO DE LIBROS ANTE LA CMARA DE COMERCIO Por disposicin legal, todo comerciante esta obligado a llevar y registrar los siguientes libros: Libros l de contabilidad. Dentro de estos se encuentran (I) el Libro Mayor y Balances, que incluye el resumen del movimiento mensual de las cuentas, y sirve para extraer de all los Balances generales y de prueba o los estados de resultados, (II) el Libro de Inventarios y Balances, en el cual debe dejar constancia de la obligacin que todo comerciante tiene al iniciar el negocio y por lo menos una vez al ao, de elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situacin del negocio y (III) el Libro Diario, que permite detallar los comprobantes diarios en forma cronolgica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.
solicitar el registro de los libros del comercio, con carta dirigida a la cmara de comercio segn el domicilio de la empresa y diligenciar el formulario de solicitud respectivo. Para el efecto tenga en cuenta lo siguiente: Los libros l debern estar completamente en blanco, numerados y marcados con el nombre completo del propietario y su destinacin.
La solicitud l
de registro debe contener como mnimo la siguiente informacin: Nombre Pdel propietario de los libros. Nombre P o destino de los libros (Ej: Mayor y Balances, Inventario y Balances, Diario, etc.). Nmero de hojas tiles de cada libro y su secuencia (Ej: De P la pgina 1 a la 50). Numeracin P inicial y final de cada libro. El cdigo P de cada libro, el cual se utiliza en el evento que se utilicen libros de formas continuas, de hojas removibles, etc. Se define como un distintivo de seis caracteres, escogidos libremente por el comerciante, que debe colocarse en cada una de las hojas de los libros junto a la numeracin consecutiva. Firma del P representante legal o persona natural matriculada, y su nmero de identificacin.
Libro l de
Libro l de
Libro lde registro de accionistas o libro de socios, si se trata de sociedades. Una vez la empresa ha quedado formalmente constituida y registrada, el propietario de sta o el representante legal debe
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ATENCIN: Por disposicin del Decreto 1878 de 2008, las empresas comerciales que se clasifiquen como microempresas, de acuerdo l con los requisitos establecidos en el artculo 2 de la ley 905 de 2004, solo tendrn que registrar los siguientes libros: Libro l Diario, donde establezcan mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito, y sus saldos.
Libro l
de Accionistas o Libro de Socios. Para el caso de sociedades, donde se determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
Libro l
de Actas. Para el caso de sociedades, donde se dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y control.
8. AFILIAR MI EMPRESA Y A MIS EMPLEADOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, PENSIONES Y RIESGOS PROFESIONALES
El empleador es responsable de llevar a cabo los trmites de l afiliacin (l) de la empresa y (ll) de los trabajadores, a la EPS.
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Base y Tarifas Aplicables La base sobre la cual deber calcularse la tarifa que se aporta a salud est conformada por el salario del trabajador ms comisiones, horas extras y recargos, sin tener en cuenta para el efecto (I) el auxilio de transporte, (II) ni los pagos que el trabajador y empresario hayan pactado como no constitutivos de salario (Ejemplo: bono extraordinario de desempeo). Los aportes mensuales para salud corresponden al 12.5%, de los cuales el 4% es aportado por el trabajador (retenido por el empleador) y 8.5% aportado por el empleador.
Base y Tarifas Aplicables La base sobre la cual deber calcularse la tarifa que se aporta a pensiones est conformada por el salario del trabajador ms comisiones, horas extras y recargos, sin tener en cuenta para el efecto (I) el auxilio de transporte, (II) ni los pagos que el trabajador y empresario hayan pactado como no constitutivos de salario.
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El empleador se encuentra obligado a afiliar a todos sus trabajadores a una administradora de Riesgos Profesionales ARP. Con esta afiliacin el trabajador adquiere el amparo contra las contingencias relacionadas con salud, invalidez y muerte, resultantes de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La no afiliacin del trabajador al Sistema de Seguridad Social en Riesgos Profesionales hace responsable al empleador por las contingencias de Riesgos Profesionales que se puedan presentar. Para este proceso, el empresario empleador debe tener en cuenta lo siguiente: El empleador es quien elige autnoma y libremente la ARP a l la cual desea vincularse. El empleador es responsable de llevar a cabo los trmites de l afiliacin (l) de la empresa y (ll) de los trabajadores, a la ARP. Base y Tarifas Aplicables Dependiendo del nivel de riesgo que representen las actividades de la empresa, la ARP establece la tarifa de riesgo. Esta tarifa es un porcentaje total de la nmina y debe ser asumida en su totalidad por el empleador.
Para realizar la respectiva inscripcin, se debe tener en cuenta que el empleador est obligado a realizar la vinculacin de la empresa con una Caja de Compensacin Familiar. Tambien debe vincularse ante la caja de compensacion respectiva. Tarifas de aportes parafiscales El empresario est obligado a pagar, durante los primeros diez das del mes, el valor correspondiente al 9% del total devengado en la nmina mensual, los cuales debern ser asumidos en su totalidad por el empleador. La distribucin del 9% es de (I) 2% para el SENA, (II) 3% para el ICBF y (III) 4% para la Caja de Compensacin Familiar.
ATENCIN: El pago a la Seguridad Social y a los aportes parafiscales se l realiza a travs de un operador de la planilla integrada de liquidacin de aportes PILA. En el l futuro la afiliacin podr llevarse a cabo a travs del formulario nico de afiliacin electrnico
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10. TRMITES ADICIONALES Abrir luna cuenta bancaria para depositar el capital inicial. Si mi l negocio involucra productos que se expendan directamente al consumidor como alimentos, medicamentos, productos de aseo o cosmticos, debo obtener el Registro Sanitario expedido por el INVIMA.
Visita l
del Cuerpo Oficial de Bomberos. Para obtener una constancia sobre las condiciones de seguridad en las que se encuentra el local en el cual funciona o funcionar mi negocio.
Matrcula Sanitaria ante la Secretara de Salud. Es obligatoria l si mi negocio involucra la manipulacin y/o preparacin de alimentos para consumo humano o animal. El trmite se hace ante la respectiva Secretara u Oficina de Salud de la Alcalda. Derechos por Ejecucin Pblica de Obras Musicales SAYCO l ACINPRO. Si en mi negocio realizo ejecucin pblica de obras musicales de los artistas representados por la Organizacin SAYCO ACINPRO, dedo cancelar la tarifa sealada.
Registro Sanitario:
El Registro Sanitario constituye la autorizacin otorgada por el Estado para la produccin, procesamiento, envase, empaque, almacenamiento, expendio, uso, importacin, exportacin, comercializacin y mantenimiento de alimientos, medicamentos, entre otros. INVIMA: Entidad del Estado encargada de garantizar la salud pblica en Colombia, ejerciendo inspeccin, vigilancia y control sanitario de carcter tcnico - cientfico sobre los asuntos de su competencia.
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R Llevar la contabilidad del negocio de acuerdo con lo sealado por la Ley (Art. 19 Cdigo de Comercio y
dems normas complementarias).
Rla correspondencia y documentos relacionados con la actividad empresarial, de acuerdo con Conservar
lo sealado por la Ley (Art. 19 Cdigo de Comercio y dems normas complementarias).
R de ejecutar actos de competencia desleal (Art. 19 Cdigo de Comercio y dems normas Abstenerse
complementarias).
R Cumplir oportunamente con las obligaciones formales y materiales relacionadas con impuestos
nacionales, departamentales y locales.
R Cumplir oportunamente con la liquidacin y pago de aportes parafiscales. R Cumplir oportunamente con el pago de nmina y dems obligaciones surgidas de la relacin laboral
(Cesantas, vacaciones, licencias, etc.).
R y pago oportuno a las entidades del sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos Inscripcin
profesionales.
Rautorizaciones necesarias por parte de la administracin de impuestos, para realizar la Tener las
facturacin.
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Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Calle 28 N 13A - 15 PBX: (571) 6067676 www.mincomercio.gov.co Bogot - Colombia