- Romain DUPRAT -

La mise en place de mesures efficaces de prvention et de dtection des fraudes ncessite de connatre les principaux schmas de dtournement dactifs. Cet article expose un certain nombre de cas frquemment rencontrs au niveau du cycle Achat des entreprises. Sommaire 1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION 1.1 La cration de fausses factures 1.1.1 Lmission dune fausse facture 1.1.2 Le paiement de la facture 1.2 La surfacturation 2. LA FALSIFICATION DES MOYENS DE PAIEMENT 2.1 Lmission de chques falsifis ou de virements frauduleux 1.1.1 Les chques falsifis 1.1.2 Les virements frauduleux 2.2 La falsification de lendossement de chques 3. AUTRES CAS FREQUENTS DE DETOURNEMENTS 3.1 La suppression dun enregistrement 3.2 Le double rglement 3.3 Lachat injustifi 3.4 Le dtournement dun remboursement reu dun fournisseur Une recherche efficace des dtournements dactifs commis par les employs rend ncessaire la matrise des principaux schmas de fraude, afin dadapter les contrles effectuer et les outils utiliser aux objectifs poursuivis. Il convient de connatre non seulement la mthode de dtournement mais aussi la technique de dissimulation du dtournement qui, si elle savre efficiente, permettra la ritration de lacte frauduleux. En effet, pour un employ fraudeur, la dissimulation de la fraude est la partie la plus importante du dlit, car elle lui permettra, dune part, de ne pas tre poursuivi et de conserver son travail et, dautre part, de continuer senrichir avec ces dtournements, tant que lentreprise victime ne se rend pas compte du prjudice subi. Les fraudes peuvent concerner tous les cycles de lentreprise, quils soient oprationnels ou administratifs. Cet article se limitera la prsentation de schmas de fraude spcifiques au cycle achats/fournisseurs . Bien quapparemment simple vu de lextrieur, le cycle achats est, en ralit, particulirement complexe compte tenu du fait quil existe diffrents types de transactions dachats avec diffrents types de fournisseurs. Le processus achats comprend lachat de biens ou de services par lentreprise,

depuis la passation de la commande jusquau paiement de la facture, en passant par la rception du bien ou de la prestation, la rception de la facture et sa comptabilisation. Ce cycle prsente des risques importants de dtournement, car il concentre lessentiel des mouvements de sortie de fonds de lentit. 1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION Le principe commun dans les schmas de falsification de la facturation est de faire en sorte que lentreprise victime reoive une facture fictive ou survalue, quelle accepte de la rgler, et que le fraudeur puisse encaisser largent son compte. 1.1 La cration de fausses factures 1.1.1 Lmission dune fausse facture La premire tape de ce schma consiste pour lemploy fraudeur introduire dans le circuit de paiement une facture totalement fictive qui ne correspond aucune marchandise ou service reu en contrepartie. Dans la plupart des cas, les factures fictives utilises pour les dtournements concernent des prestations de service. En effet, lors dun achat de biens ou de marchandises, les procdures de contrle sont gnralement plus difficiles contourner, puisquil faudra prsenter un bon de commande et un bon de rception pour que le paiement soit autoris. Cela implique donc de crer ou de falsifier dautres documents. Alors que dans le cas des services, les bons de commande ne sont pas toujours formaliss, les libells des factures sont souvent peu explicites et le contrle de la ralisation de la prestation est difficilement possible aprs coup. Donc le maquillage sera plus ais. Pour tablir une fausse facture, lemploy fraudeur a deux possibilits : soit il cre un fournisseur fictif, sil a la possibilit daccder la base des fournisseurs rfrencs (ou en labsence dune telle base), soit il utilise le compte dun fournisseur existant, mais de prfrence un qui est inutilis depuis un certain temps, et il remplace les coordonnes bancaires et postales de ce fournisseur par les siennes ou celle dune entreprise fictive cr spcifiquement pour la malversation. 1.1.2 Le paiement de la facture Le paiement des factures ncessite, dune part, que celles-ci soient approuves par une personne habilite et, dautre part, que le service payeur ne dcle rien danormal dans la procdure et les documents. Si le fraudeur a une position hirarchique lautorisant valider les factures, la fausse facture permettra juste au service payeur dtre confort dans labsence danomalie. Si le fraudeur a besoin de soumettre validation ses factures, la fausse facture devra, non seulement apparatre totalement relle, mais galement avoir un libell qui soit crdible vis vis de lautorit signataire. Une fois que le bon payer est obtenu, le rglement sera rgulirement effectu et

le fraudeur pourra rcuprer le chque ladresse du fournisseur fictif ou, si le paiement est effectu par virement, largent arrivera directement sur son compte, puisquil aura prcdemment enregistr ses coordonnes bancaires dans le fichier des fournisseurs. Ainsi, le fraudeur aura pu dtourner des fonds sans dsquilibrer les comptes de lentreprise. La seule trace de cette manipulation sera une charge fictive dans les comptes, mais qui disparatra lors du changement dexercice et de la remise zro des comptes de charges. Si cette procdure frauduleuse est bien effectue, lemploy pourra la ritrer plusieurs fois, dautant plus que la rptition de factures manant dun fournisseur fictif peut donner une apparence de rgularit et donc de normalit. Ce genre de malversation est facilit dans les entreprises o le formalisme pour ltablissement du bon payer est peu dvelopp, cest dire quil nest pas requis lensemble des lments constituant la chane (bon de commande ou contrat, bon de rception, facture) pour valider la facture. Egalement, les dfaillances dans les procdures de rfrencement et de suivi des fournisseurs actifs (accs libre la base, absence de justificatif obligatoire, ) seront propices des manoeuvres frauduleuses. 1.2 La surfacturation Cette deuxime mthode de dtournement par falsification de la facturation ncessite lentente avec un fournisseur afin de majorer le prix de certains achats et de faire payer lexcdent lentreprise victime. Le fournisseur complice partage ensuite les gains du surcot avec lemploy fraudeur, soit par rtrocession de commission, soit par des cadeaux ou autres avantages en nature. La fraude peut tre ralise par toute personne habilite passer des commandes et peut concerner tout type dachats (biens mobiliers, marchandises, prestations,). De plus, la rcurrence de la fraude accorde de la normalit au prix dachat, et donc veillera de moins en moins les soupons. La dtection de cette catgorie de fraude est trs difficile, car tous les documents sont rels et la facture correspond la rception qui elle-mme satisfait la commande. Seul un spcialiste des achats peut alors sapercevoir que le prix dachat est anormalement lev. Pour limiter ce genre de manipulation, il convient dinstaurer des rgles claires et crites de slection des fournisseurs, de systmatisez les appels d'offres pour comparer les prix et de dresser des statistiques de concentration des prestataires car travailler toujours avec les mmes prestataires multiplie les risques de fraude. 2. LA FALSIFICATION DES MOYENS DE PAIEMENT Contrairement aux cas prcdents, dans lesquels le fraudeur procdait directement ou indirectement une falsification des factures qui amenait lentreprise rgler la facture en sa faveur, les schmas de fraude suivants fonctionnent par la falsification

des moyens de paiement. Cest donc directement le fraudeur qui met le rglement son bnfice. 2.1 Lmission de chques falsifis ou de virements frauduleux 2.1.1 Les chques falsifis Dans ce schma, le fraudeur doit en premier lieu avoir accs aux chquiers. Donc, soit la prparation des chques rentre dans ses attributions et il profite de cette facult (comptable fournisseurs, trsorier, directeur financier), soit il est extrieur au circuit des paiements et doit alors drober un ou plusieurs chques de lentreprise. Ensuite, en imitant la signature dune personne habilite, il peut dtourner son profit directement ou indirectement (via une socit quil contrle ou via un complice) les sommes souhaites. Le risque peut galement rsulter dune mise la disposition dun employ, en qui on a particulirement confiance, de chques signs en blanc afin quil paie un fournisseur. Celui-ci sera alors tent de payer lui-mme le fournisseur et dencaisser le chque pour lui avec un montant suprieur. 2.1.2 Les virements frauduleux Le rglement des factures par virement nexclut pas la possibilit de dtournement. Ce type de fraude ncessite de rcuprer les coordonnes bancaires et les modles de signatures autorises ; le mieux tant encore de rcuprer une matrice dun ordre de virement. Par ailleurs, il convient de prendre connaissance des procdures de validation des virements mises en place par la socit (signature simple ou conjointe, confirmation crite ou orale, comptes dbiter par nature dopration, ). Avec ces lments, le fraudeur, agissant seul ou en quipe organise, peut confectionner de faux documents et envoyer le faux ordre de virement la banque de lentreprise victime. Si le fraudeur a respect les procdures de validation tablies avec la banque, celle-ci procdera au transfert des fonds sur le compte du fraudeur. Les structures dont le formalisme en matire de relations avec les banques est dficient sont principalement exposes ce risque de fraude. Egalement celles dont les quipes sont peu sensibilises la fraude sont des terrains propices ce genre de malversation. Cest notamment le cas lorsque lon constate que tous les instruments de paiement ne sont pas enferms dans des coffres, que des ordres de virement vierges non dtruits se trouvent dans des tiroirs ou des poubelles, ou encore quaucune cl de confirmation na t dfinie conjointement avec les banques pour scuriser les paiements. 2.2 La falsification de lendossement de chques Dans cette mthode de dtournement, lemploy intercepte un chque mis par sa socit destination dun tiers en rglement dune facture puis lencaisse son profit.

Pour intercepter les chques, les employs les mieux placs sont ceux qui manipulent ou distribuent les chques. Cela concerne principalement les personnes du service comptable, du secrtariat et du service courrier. Mais, dans les socits peu structures en termes de contrle interne, les chques sont souvent facilement accessibles. Une fois le chque intercept, le fraudeur a deux possibilits : - Il peut falsifier le nom du bnficiaire du chque et inscrire son nom la place. Ainsi il naura aucun souci encaisser le chque. - Il peut crer une socit avec une dnomination sociale similaire celle du fournisseur ls et encaisser le chque sur le compte de cette nouvelle socit. La dissimulation de la fraude : La dissimulation du dlit est un lment cl dans le schma de fraude. Elle implique non seulement de masquer lidentit du fraudeur mais galement de faire en sorte que lorganisation victime ne se rende pas compte du dtournement. Les schmas de falsification des moyens de paiement posent des problmes particuliers en matire de dissimulation. Dans dautres types de dcaissements frauduleux, comme la fausse facturation, le paiement abusif est enregistr en comptabilit par une autre personne que le fraudeur comme tant une opration lgitime. Le paiement a t dclench par la production de faux documents qui ont amen les personnes en charge de la comptabilit considrer que largent est rellement d la personne ou la socit mentionne sur le document. Ainsi, le fraudeur na pas se soucier de la dissimulation comptable de son acte puisque, involontairement, quelquun dautre la fait pour lui. Avec les schmas de falsification des moyens de paiement prsents ci-dessus, le fraudeur est la personne qui met le rglement frauduleux. Il doit donc procder sa justification en comptabilit. En effet, dans le cas dmission de chques falsifis ou de virements frauduleux, des carts au niveau de la trsorerie vont tre gnrs entre le solde en banque et le solde en comptabilit, car le chque ou le virement frauduleux va apparatre sur le relev de banque mais pas en comptabilit. Cette somme frauduleusement dtourne va donc figurer sur le rapprochement bancaire. Si elle reste en ltat, elle sera, en fonction des procdures au sein de lentreprise, plus ou moins rapidement identifie. En effet, certaines socits ne font pas des tats de rapprochement bancaire trs rgulirement, dautres se contentent de justifier uniquement les carts significatifs ou encore, dautres comptabilisent les dpenses partir des relevs bancaires. En revanche, si le fraudeur a accs aux comptes, il peut maquiller sa fraude en enregistrant une criture comptable qui viendra crditer le compte de banque dun montant gal la fraude par le dbit dun compte judicieusement choisi. Notamment, il doit comprendre beaucoup de mouvements et avoir un solde lev afin dtre difficile auditer. Avec cet enregistrement comptable, les sommes dtournes napparatront plus en rapprochement bancaire.

Ces schmas de fraude mettent en exergue limportance de la sparation des fonctions entre lmetteur du rglement, le signataire et la personne qui effectue les rapprochements bancaires. Egalement, la rconciliation des soldes entre les relevs de banque et les soldes en comptabilit constitue un point de contrle cl qui ncessite une ralisation trs rgulire (mensuellement), avec une analyse dtaille (contrle arithmtique, contrle des priodes dencaissement, contrle des sommes anciennes, analyse des chques annuls, ) ainsi quune supervision troite. 3. AUTRES CAS FREQUENTS DE DETOURNEMENTS 3.1 La suppression dun enregistrement Une des techniques de dissimulation des dtournements dactifs relatifs au cycle achats peut galement tre la suppression de lenregistrement initial de la transaction. Ce type de manipulation peut intervenir dans les cas de vol de marchandises ou de biens achets : aprs avoir drob le bien, le fraudeur annule la transaction dachat afin de ne laisser aucune trace dans le systme : ni de la rception du bien, ni de la constatation de la charge relative lachat. Le fournisseur qui a livr le bien va rclamer son rglement mais compte tenu de labsence de trace dans le systme, il sera plus difficile de dnouer le problme, dattribuer les responsabilits et de remonter jusquau fraudeur. Toutefois, les procdures de contrle interne et notamment les contrles informatiss permettent dans bien des cas de prvenir ce schma de fraude, car soit il est rendu impossible deffectuer lannulation dune transaction, soit une trace de chaque annulation est conserve et peut tre vrifie. 3.2 Le double rglement Dans ce schma le fraudeur fait en sorte que lentreprise victime rgle deux fois la mme facture. Ainsi, le fournisseur a t pay conformment sa facture et donc ne risque pas de rclamer, puis lemploy fraudeur dtourne le deuxime rglement. Pour ce faire, le fraudeur fait une copie fidle de la facture originale. Quelques temps aprs avoir pay la facture initiale, il prsente la validation la copie pour quelle soit rgle une seconde fois. Si le dlai entre les deux validations de factures est suffisamment long et si la facture concerne des biens rgulirement achets auprs de ce fournisseur, il y a peu de chance que la personne en charge de lautorisation du paiement se souvienne de la premire facture. Dans ce cas, un deuxime rglement est adress au fournisseur. Pour rcuprer le chque, le fraudeur rclame le paiement erron au fournisseur en invoquant une erreur. Celui-ci constate juste titre le double rglement et renvoie un chque la socit que le fraudeur se chargera dintercepter. Si la facture concerne des biens ou des marchandises, cette manoeuvre frauduleuse va engendrer un cart dinventaire ; en revanche, si elle concerne des prestations de service, la seule trace sera la survaluation dun poste de charge.

3.3 Lachat injustifi Par cette technique de fraude sur dcaissement, lemploy fait raliser, par lentreprise victime, des achats pour son bnfice personnel. Deux cas peuvent se prsenter : - lachat est effectu personnellement par lemploy, mais celui-ci fait en sorte que la facture soit au nom de lentreprise (falsification ou accord avec le fournisseur) afin quelle soit paye par cette dernire ; - lachat est effectu dans le cadre du circuit normal de validation des factures, mais les biens acquis seront rcuprs par le fraudeur (interception de la livraison, changement dadresse de livraison, accord avec le fournisseur, ). Ce schma est souvent utilis pour des prestations de service titre personnel (travaux dentretien, billets davion, ) car le nombre de document falsifier est gnralement moindre (absence de bon de rception, voire de bon de commande). Comme pour les fausses factures, ce genre de malversation est facilit dans les entreprises peu vigilantes sur le processus dautorisation des dpenses, et notamment sur leur documentation et justification. Egalement, elle sera facilement ralisable par les personnes habilites valider les factures si aucune procdure nest mise en place pour viter que ces personnes puissent approuver leurs propres achats. En effet, comme lun des critres dclenchant la fraude est lopportunit, un employ sans supervision est davantage incit frauder que quelquun qui sait que son entreprise a dploy des moyens permettant de dtecter les dtournements. 3.4 Le dtournement dun remboursement reu dun fournisseur Dans certains cas, les fournisseurs sont amens procder des versements au bnfice de lentreprise cliente. Cela peut concerner des remboursements partiels ou globaux dans le cadre dun retour de marchandises dtriores ou incorrectes par rapport la commande. Egalement, une prestation inadapte ou effectue partiellement, mais paye intgralement davance peut tre source de remboursement. Dans ces situations, lemploy fraudeur peut tre tent de drober les fonds reus du fournisseur et de les encaisser son compte. Ce schma de dtournement rejoint, dans son principe, ceux lis la fraude sur encaissement tudis dans larticle relatif au cycle ventes : le rglement en provenance du fournisseur est intercept par une personne du circuit de rception (exemple : accueil, secrtariat, service comptabilit), puis est dtourn son bnfice pour encaisser les fonds, et la manipulation est dissimule par un jeu dcritures comptables.