Creacin de tablas (opciones avanzadas)

Introduccin
Comenzamos aqu el curso correspondiente a un segundo nivel de Microsoft Access 2007. No se trata de un curso de Access Avanzado (tambin denominado Access Aplicaciones) sino de un curso continuacin del curso de Access bsico 2007. En dicho curso se estudiaron a fondo los conceptos iniciales y fundamentales de ste programa gestor de base de datos y dichos conceptos son considerados en este punto de partida como correctamente asimilados. Sin esos conocimientos no ser posible un adecuado seguimiento de las materias que ahora comenzamos a desarrollar. En este curso profundizaremos en aspectos relativos a propiedades de las tablas, consultas, formularios e informes que nos harn poseer definitivamente una base slida para trabajar profesionalmente con esta aplicacin gestora de base de datos: Microsoft Access 2007. Tambin es importante reconocer las novedades incluidas en la nueva versin de Microsoft Access 2007, por lo que realizaremos un breve repaso de las importantes funcionalidades que incluye esta novedosa versin de la aplicacin. Como es fundamental diferenciar correctamente qu es una tabla y los otros objetos qua van a constituir una base de datos frente a qu es una base de datos, vamos a repasar tambin dichas diferencias para dejar sentada una buena base desde el principio. Despus recordaremos los diferentes objetos que puede contener una base de datos y a continuacin los distintos de datos que pueden definirse dentro de una tabla. Nota importante: Los apartados de los captulos referenciados con una (R) fueron estudiados en el curso bsico, pero dada su importancia, han sido incluidos de nuevo en este curso de nivel II, por lo que, de tener esos conocimientos asimilados y claros, pueden pasarse por alto y continuar con el siguiente apartado aunque se recomienda de nuevo su lectura.

Concepto de Base de Datos (R).

Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin homognea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema. Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, direccin, telfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar sta informacin se necesitara crear la base de datos "Agenda". Otro ejemplo de base de datos, sera el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de pelculas, clientes, distribuidoras, gneros...) con lo cual, mediante un programa especfico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendramos que crear una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base de datos sera la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la podramos llamar "Academia". A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga informacin o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (cdigo, nombre, direccin, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sera en ste caso la tabla de clientes. En cada fila tendramos todos los datos de cada cliente, tendramos lo que en trminos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendramos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato. Sin embargo, una base de datos (toda la informacin y elementos de gestin de esa informacin referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artculos, familias, descuentos) as como otros elementos que permiten trabajar cmodamente con dichos datos de las

tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, mdulos, macros... Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

El Programa: Microsoft Access 2007 (R).

Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de textos Word, y a la hoja de clculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina denominado Microsoft Office Profesional 2007. Se caracteriza por los siguientes aspectos: Facilidad de uso, ofreciendo mtodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma directa. Capacidad para almacenar grandes volmenes de informacin y consultar en cualquier momento la que interese. Numerosas herramientas visuales de diseo que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla. El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad. El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales. Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas ms habituales. Proporcionando adems ayuda en todo momento. Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden ser dBase o Paradox. Gracias a la tecnologa OLE se pueden incorporar grficos y otros tipos de informacin (sonidos, animaciones...) a una base de datos de Access.

Permite importar (traer) de forma sencilla informacin con estructura de tabla de datos proveniente de Excel o Word, as como exportar (llevar) informacin hacia cualquiera de stos dos programas de su "misma familia". Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con dicho programa, la informacin que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensin .DOC, es decir que si creamos una carta, la informacin introducida, tecleada, con los folios necesarios de extensin quedar almacenada en un archivo como por ejemplo "carta.doc". Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, los archivos generados con el procesador de textos Word, tienen la extensin .docx aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar documentos de Word con la extensin .doc Si se ha estudiado un programa hoja de clculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho programa, la informacin que se gestiona (datos numricos y formulas bsicamente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensin .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para confeccionar presupuestos, la informacin introducida, los datos, las frmulas, las funciones quedar almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls". Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de clculo Excel, tienen la extensin .xlsx aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar archivos generados con la nueva versin de Excel con la extensin .xls De igual manera, hasta la aparicin de la nueva versin de Microsoft Access (Access 2007) toda la informacin referida a un mismo mbito de la gestin de una empresa (agenda, video club, academia...) que con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introduca, se almacenaba en un archivo al que el propio programa adjudicaba la extensin .MDB (Microsoft Data Base), quedando los archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres "agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb". Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con Access 2007, van a recibir la extensin .accdb aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos de bases de datos permite guardar Bases de datos con la extensin .mdb Pero, el cambio de extensin me va a impedir trabajar con las bases de datos que tena generadas con las versiones anteriores de Access? Evidentemente no, puesto que la nueva aplicacin va a permitirnos sin problemas abrir aquellos archivos de base de datos que hubiramos creado con las versiones anteriores, tal y como veremos ms adelante. Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una tabla. En el ejemplo anterior, se podran almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los proveedores en otra, y as sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos puede albergar varias tablas. La informacin contenida en cada tabla est dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos los datos referentes a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de cada uno de los clientes. Por tanto, cada registro est constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de los datos de un cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de informacin en cada uno de los registros, solo que los dados albergados en cada campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda tpica, cada ficha de la agenda correspondera con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las fichas de la agenda se albergarn las mismas informaciones, correspondiendo cada una de ellas a un campo. El conjunto de fichas de la agenda constituiran una tabla de una base de datos (ver imagen anterior).

Novedades de Microsoft Access 2007 (R).

Llegados a este punto en el que hemos afianzado los conceptos fundamentales de un programa Gestor de Bases de Datos como es Access, mencin especial merece dedicar unos prrafos a las novedades ms interesantes y llamativas que presenta esta nueva versin de Access lanzada por Microsoft. Entre las novedades ms significativas a comentar citaremos las siguientes: Nuevas formas de creacin de bases de datos.- Microsoft Access 2007 incluye mltiples plantillas con las que poder crear fcilmente bases de datos, tablas y campos. Adems, hay nuevas vistas y herramientas de diseo que nos van a ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con los datos introducidos de manera ms rpida y sencilla. Nueva interfaz de usuario.- Otro de los aspectos que llama ms la atencin al comenzar a trabajar con la nueva versin de Office es precisamente el cambio radical que se le ha dado a la interfaz grfica, de tal forma que la clsica distribucin en mens de los comandos se ha suprimido totalmente para dar lugar a una sencilla interfaz de opciones denominada Cinta de Opciones. Las barras de herramientas desaparecen para organizar de manera ms coherente y sencilla los comandos en grupos de opciones relacionadas.

Panel de exploracin de objetos de la base de datos ms funcional y rpido de utilizar para navegar por los diferentes objetos que tengamos creados en la base de datos.

Objetos de Access en fichas.- Con el fin de hacer el trabajo ms sencillo y eficaz, en la misma ventana de trabajo de Access 2007 podremos trabajar con varios objetos abiertos simultneamente y organizados en fichas o solapas, de manera que desplazarnos de un objeto a otro nos va a resultar ms sencillo.

Herramientas de creacin de objetos ms eficaces.- en Access 2007 se han incluido nuevas mejoras en el diseo de tablas, formularios e informes con el fin de agilizar el procedimiento de creacin de estos objetos. Nuevos tipos de datos en el diseo de la tabla.- Access 2007 incorpora nuevos tipos de datos como los campos multivalor para almacenar datos complejos en un nico campo, los campos de datos adjuntos para archivos, mejoras en los campos memo y fecha.

Ejemplo de mejora en los campos de tipo Fecha.

Ejemplo aplicacin de campos de bsqueda multivalor. Nuevo panel de lista de campos en el diseo de informes y formularios.- El nuevo panel Lista de campos va ms all del selector de campos de las versiones anteriores de Access ya que incluye los campos de otras tablas.

Nuevo formato de archivos.- Como se ha comentado ms arriba, Access 2007 emplea un nuevo formato de archivo que admite las diferentes mejoras en la aplicacin. Cuando se crea una nueva base de datos con Access 2007, el programa utiliza el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y recibe la extensin de archivo .accdb

Objetos de una base de datos de Access 2007 (R).

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar informacin. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o naturalezas diferentes: Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuracin de las tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de informacin, es decir las tablas, que se puede hacer?

Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, precisamente para confirmar la gran importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un nuevo archivo base de datos, tras definir el nombre y ubicacin del nuevo archivo, directamente nos traslada el

programa a la creacin de una tabla en la vista hoja de datos para que de manera ms rpida y eficaz comencemos a disear cada tabla que formar parte de nuestra base de datos. Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, adems permiten realizar clculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar nicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de stas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: aadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas vindolos a travs de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

Informes: Crean resmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseo, formato y distribucin.

Macros: Son pequeos programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola accin, sin necesidad de conocimientos de programacin (no es preciso conocer un lenguaje de programacin como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.

Mdulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programacin, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para disear mdulos s es necesario saber programar.

Tipos de Datos en Access (R).

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que ir en relacin a la informacin almacenada en l y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar en los campos, stos, los datos, pueden ser de varios tipos. Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin. TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una familia, un telfono (no lo vamos a operar). MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters, el argumento de una pelcula... NUMRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de empleados de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos de duracin de una pelcula en una tabla de pelculas... FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada... MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... AUTONUMRICO: Este campo almacena datos numricos que sern generados automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede haber un campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como cdigos de empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden... S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No), casado (S/No), pagado (S/No)... OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos, imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar al campo un archivo .jpg nicamente. HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervnculos con estos objetos. Por ejemplo, la direccin URL que lleva a la pgina web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.

Novedades en los tipos de datos en Access 2007.

En esta nueva versin de Microsoft Access se han incluido nuevos tipos de datos y adems, se han mejorado las prestaciones de otros ya existentes. Nuevos tipos de datos son los siguientes: DATOS ADJUNTOS.- Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografas, imgenes, archivos de Office (de Word, de Excel...) En cuanto al tamao que puede albergar este tipo de campo, para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 kbytes, segn la capacidad de compresin de los datos adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fcilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que su tamao crezca innecesariamente. Office Access 2007 comprime de forma automtica los datos adjuntos cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.

CAMPOS DE BSQUEDA MULTIVALOR.- Como veremos ms adelante, existe la posibilidad de crear un campo en el que el usuario seleccione una opcin, un dato, de entre los listados en un desplegable (Tipo de datos "Asistente para bsquedas"). Pues bien, como mejora o nueva tipologa de campo se encuentra el campo de bsqueda multivalor que va a permitir al usuario de la base de datos el seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opcin sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos.

Como mejoras incluidas en tipos de campos caben destacar las siguientes: Tipo de campo Fecha: Se incluye un selector de fechas que facilita la introduccin de las mismas. Al hacer clic en el selector de fechas se mostrar un calendario interactivo que permite seleccionar una fecha concreta de forma sencilla.

Tipo de campo Memo: Los campos de tipo memo en esta nueva versin de Access 2007, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la limitacin de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.

Ejemplo de un campo de tipo memo en el que hemos aplicado diferentes opciones de formato al texto incluido en el registro.

Propiedades de los datos: solapa General.

Las propiedades que se establecen para los campos varan en funcin del tipo de dato que se va a introducir en los mismos. Cuando nos encontramos en la pantalla de de diseo de la tabla, las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan bajo dos fichas (o solapas superiores), General y Bsqueda, situndonos en la primera de ellas -General-, las propiedades son las que se pasan a detallar a continuacin:

Estudiadas en el curso bsico: Tamao del campo: Esta propiedad establece el nmero mximo de caracteres que podr contener un campo de tipo texto. Formato: Permite establecer la forma -formato- en que se presentarn los nmeros, fechas, textos y valores S/No en los distintos campos. Ttulo: El texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto descriptivo del campo que aparecer como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo -a su izquierda- al disear Formularios o Informes. Valor predefinido: El valor que se introduce en esta propiedad, aparece inicialmente -como si viniera ya introducido de primeras- en el campo al aadir un nuevo registro. Es til en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayora de los registros que van a ser introducidos. Requerido: Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introduccin de un dato en el campo. Hay datos tan importantes que siempre deben ser introducidos en un campo. Indexado: Al activar esta casilla, Access crea un ndice para el campo, lo que permitir realizar bsquedas ms rpidas en l. Esta propiedad dispone de tres opciones:

No: es el valor por omisin, indica que no se crear ningn ndice. S (Con duplicados): crea un ndice para el campo. S (Sin duplicados): crea un ndice nico para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo.

Nota: Establecer correctamente la propiedad de indexado agiliza las bsquedas y ordenaciones dentro de los datos de las tablas ya que al crearse un ndice, el comportamiento es semejante a como cuando queremos buscar alguna informacin dentro de un libro. Si ese libro posee una zona llamada ndice, accederemos ms rpidamente a dicha informacin buscada gracias al ndice que nos apunta directamente a la informacin requerida que si no tuviramos un ndice. A priori, de esto deducimos que como esta propiedad es beneficiosa, definiremos todos los campos como indexados = S. Sin embargo, si dentro de una tabla definimos muchos ndices, al igual que con los libros, pudiera darse el caso que si tenemos un ndice por cronologas, otro por temas, otro por personajes, etc, la zona de ndice podra llegar a ocupar ms espacio que la mera zona de datos... En resumen definamos como indexados los campos por los que con frecuencia vayamos a acceder a los datos de nuestra tabla. Si un campo no est indexado, se podr ordenar por l, se podr buscar por l, pero tardar ms... Adems siempre se puede cambiar esta propiedad a posteriori. Propiedades nuevas:

Mscara de entrada.
Esta propiedad permite establecer limitaciones con el fin de controlar cada uno de los caracteres, y separadores fijos, que se pueden introducir -o entrar, por eso se llama de entrada- en el campo, mediante un patrn que se disee a tal efecto. Un ejemplo del uso de estos patrones puede ser el establecer un formato uniforme para introducir fechas (10/04/99), horas (12:30) o nmeros de telfono (976)- 44-36-18. Estableciendo el patrn adecuado, al introducir los datos en el campo no har falta ms que teclear los nmeros, stos saltarn sobre los caracteres de separacin diseados en la mscara de entrada impidiendo la introduccin de cualquier otro carcter que no sea un nmero. Sirve para homogeneizar la forma en que son introducidos los datos en los campos de tipo texto. Por este motivo, si por ejemplo deseamos dar una mscara de entrada para los nmeros de telfono, el campo telef, deber ser definido como de tipo texto, adems, porque jams vamos a operar con l matemticamente.

Crear una mscara de entrada.

Hay dos formas para crear una mscara de entrada: A. Utilizando el Asistente para mscaras de entrada: Para tipos de datos comunes como fechas, n de telfono, DNI, etc. existen mscaras predefinidas. Para acceder a ellas basta con hacer clic sobre el botn Generador, situado a la derecha del cuadro de texto Mscara de entrada, y seleccionar la mscara adecuada, siguiendo a continuacin las indicaciones del asistente.

Ojo! Para tener acceso tanto a este asistente como a otros que se detallarn ms adelante es preciso que se disponga de una instalacin completa del programa Access, ya que la instalacin estndar no instala estos asistentes. De necesitarse los asistentes ser requerido el CD de instalacin de Microsoft Office. B. Introduciendo el patrn directamente: Se pueden crear mscaras de entrada personalizadas que se adapten a las necesidades de cada usuario introduciendo los caracteres fijos y los de mscara de acuerdo a unos parmetros que se detallan a continuacin. Partes de una mscara de entrada. Una mscara de entrada consta de tres partes separadas por un punto y coma (;): La primera parte es la mscara en s, establece los caracteres fijos y los caracteres de mscara. La segunda parte establece si se almacenarn o no en la tabla los caracteres fijos. Si se quieren almacenar todos los caracteres hay que establecer el valor 0 y si slo se quieren almacenar los caracteres introducidos hay que establecer el valor 1 o dejar el espacio en blanco. La tercera parte establece el carcter que se quiere visualizar cuando se dejan espacios en blanco en la mscara. Este carcter debe especificarse entre comillas. Si se omite esta parte, el carcter que se presentar ser el de un guin bajo (_) y si lo que se quiere es que no aparezca ningn carcter hay que indicar un espacio en blanco entre las comillas. As quedara una mscara de entrada correctamente establecida:

Caracteres fijos y de mscara.

Una mscara de pantalla est formada por una serie de caracteres especiales de mscara, acotando segn los que se utilicen, los datos que sern admitidos para dicho campo. A continuacin se indican los caracteres fijos y de mscara que se pueden para crear mscaras de entrada personalizadas.

Ejemplos de mscaras de entrada: Mscara Valores Correctos Admitidos por la Mscara

#99

+50, -2, 250, 5 ....

>L<??????????????

Palabras de 15 o menos letras, la primera obligatoria y el resto no. Se escriba como se escriba la primera letra estar en maysculas y el resto en minsculas.

DNI 00000000->L

Se introducirn ocho nmeros y una letra de forma obligatoria, esta ltima siempre estar en maysculas. Delante de los datos introducidos aparecer DNI.

99\->L<LL\-00

Habr que introducir dos nmeros de forma no obligatoria, tres letras de forma obligatoria y dos nmeros de forma obligatoria. El formato ser 30Jun-99, 15-Abr-68, ....

Un ejemplo de un patrn para introducir nmeros de telfono puede ser: !\(900\)900\-00\-00 que acta rellenando la mscara de derecha a izquierda, signo "!", los caracteres "(", ")" y "-" se convierten en fijos, el primer nmero del prefijo y el primer nmero del telfono pueden o no ser introducidos, el resto de nmeros es obligatorio introducirlos. Si se quieren establecer las tres partes de la mscara, el aspecto de la misma podra ser la que se muestra a continuacin: !\(900\)900\-00\-00;1;" " En este caso no se almacenarn los caracteres fijos, se ha indicado el valor 1, y las posiciones donde no se introduzca ningn valor se visualizarn como espacios en blanco (" "). Importante: Es til saber que siempre que estemos definiendo una propiedad de un campo, teniendo el cursor ubicado en el panel de entrada de dicha propiedad, pulsando la tecla F1 (Ayuda) se nos presenta la ventana de ayuda, explicando acerca de esa propiedad en concreto, valores admitidos, ejemplos... Y que esta ayuda se puede imprimir como material de consulta.

Crear una mscara de entrada. FlashWMV Descargar video en formato:

SWF

Regla de Validacin.
Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser introducido en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresin de Access. Esta propiedad nicamente permite validar datos del propio campo. Las reglas de validacin se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de validacin, o bien utilizando el Generador de expresiones al cual se accede a travs del botn situado a la derecha del cuadro de texto que tiene unos puntitos. Al hacer clic sobre el mismo aparece la siguiente pantalla:

En ella se pueden establecer de forma sencilla las reglas de validacin que se precisen en cada caso. El cuadro de dilogo presenta tres zonas diferenciadas: en su parte superior, un rea blanca en la cual se muestra la expresin a medida que se vaya generando, en la parte central, se encuentran los botones ms utilizados y en la parte inferior se presentan todas las expresiones que pueden ser utilizadas, agrupadas segn su funcin. Para crear una regla de validacin a travs de este cuadro hay que teclear la misma dentro del rea blanca introduciendo los operadores necesarios, haciendo clic sobre su botn, o bien tomando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las expresiones necesarias para establecer la regla de validacin requerida. En este ltimo caso, sobre el primero de los tres cuadros inferiores, hay que hacer doble clic sobre la carpeta que contiene la expresin que se quiere emplear, funciones, constantes y operadores. El cuadro adyacente muestra las categoras que contiene la carpeta seleccionada y el tercer cuadro las expresiones correspondientes a la categora seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresin adecuada o seleccionarla y hacer clic sobre el botn Pegar, sta se sita sobre el rea blanca de la parte superior del cuadro. La expresin seleccionada se muestra de forma genrica, para poder adaptarse a lo que se requiera en cada momento. Los elementos que requiere la expresin se sitan entre los signos <<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratn sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre l, aparecer seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir ste lo sustituir.

Ejemplos de reglas de validacin: Regla de Validacin Significado

>=0

El dato introducido debe ser mayor o igual que cero.

<8500 O Es Nulo

El dato introducido debe ser inferior a 8500 o estar en blanco.

>=5000 Y <10000

El dato debe estar comprendido entre 5000 y 10000.

>=#1/1/2007# Y <=#30/6/2007#

La fecha que se introduzca debe corresponder al primer semestre de 2007.

Como "M?????????"

El dato introducido debe tener diez caracteres y comenzar por M.

>=Ahora() y <#1/1/2025#

El dato introducido debe ser una fecha comprendida entre la fecha actual y el 1 de enero del 2025.

Para crear la ltima regla de validacin con ayuda del generador de expresiones: 1. Situar el cursor en el cuadro de texto Regla de validacin. 2. Acceder al Generador de expresiones haciendo clic en el botn situado a la derecha del cuadro de texto.

3. Hacer clic sobre la carpeta Operadores y en la columna de la derecha hacer doble clic sobre >=.

4. Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones, clic sobre la carpeta Funciones incorporadas y doble clic sobre Ahora.

5. Hacer clic sobre el botn 6. Hacer clic sobre el botn .

en la parte central del cuadro de dilogo.

7. La expresin queda como muestra la siguiente figura, por lo cual hay que hacer clic sobre <<Expr>> y pulsar la tecla Supr.

8. Situar el cursor al final de la expresin y teclear #1/1/2025#.

9. Hacer clic sobre el botn Aceptar para finalizar.

Texto de validacin.
Es el texto que aparecer en la barra de estado cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validacin establecida.

Regla y Texto de Validacin. FlashWMV Descargar video en formato:

SWF

Novedades en las Propiedades en Microsoft Access 2007.

El lanzamiento y comercializacin de la nueva versin de Access 2007, trae consigo la inclusin de una serie de propiedades nuevas que en versiones anteriores no existan y que pasamos a detallar a continuacin. Propiedad Nuevos Valores: En el caso de campos de tipo autonumrico (Access va asignando a cada registro un valor incremental automtico comenzando desde el valor 1), existe la posibilidad de establecer cmo deben generarse los nuevos valores para el campo autonumrico: Incrementalmente: Inicia el valor en 1 y lo va incrementando de 1 en 1 para cada nuevo registro. Aleatoriamente: Inicia en un valor aleatorio, al azar, y a cada nuevo registro la aplicacin le asigna un valor aleatorio. Propiedad Mostrar el selector de fechas: Para los campos de tipo Fecha, existe la posibilidad de facilitar la introduccin de datos en el mismo utilizando el selector de fechas.

Asignar propiedades a los campos en la vista hoja de datos: Una opcin interesante que incluye Access 2007 es la posibilidad de asignar determinadas propiedades en la vista hoja de datos de una tabla. Al abrir una tabla en la vista hoja de datos, disponemos en la cinta de opciones, de la Ficha Hoja de Datos.

Desde esta Ficha, en el grupo "Formato y tipo de datos" podremos cambiar las siguientes propiedades en el campo en el que estemos situados:

Tipo de datos.- Cambiar el tipo de datos del campo seleccionado. Formato.- Definir el formato atribuido al campo en el que nos encontremos situados. nico.- Ajusta la propiedad indexado (s sin duplicados). Se requiere.- Al activarlo estamos estableciendo con el valor S la propiedad Requerido. Ajustes de formato numrico.- A travs de los botones inferiores podremos variar determinadas propiedades de formato de presentacin de los datos numricos tales como: estilo moneda, porcentual, estilo millares; tambin podremos establecer el nmero de posiciones decimales utilizando los botones

Propiedades de los datos: solapa Bsqueda.

Bajo la solapa Bsqueda, las opciones de esta ficha slo se activan cuando el dato del campo es de tipo Texto, Nmero o S/No, en el resto de los casos no se pueden establecer este tipo de opciones.

La nica propiedad que aparece por defecto en esta ficha es Mostrar control, en la cual se establecen tres opciones para cada tipo de dato: Cuadro de texto, Cuadro de lista y Cuadro combinado para campos de tipo Texto o Numrico y Cuadro de texto, Casilla de verificacin y Cuadro combinado para campos de tipo S/No. Las opciones que se establecen van a permitir la introduccin de datos en el campo de distintas formas, pudiendo hacer ms rpida la introduccin de los mismos en la tabla, tal y como se expone en los apartados siguientes.

Cuadro de texto.
Si se establece esta opcin, la que posee el campo por defecto, la introduccin del dato se tiene que realizar teclendolo directamente en el campo.

Cuadro de verificacin.
Como ya se ha indicado esta opcin slo se encuentra en los campos de tipo S/No. Si se activa en el campo correspondiente aparecer un cuadro de verificacin, como el que muestra la figura, el cual se puede activar o desactivar de forma rpida, sin ms que hacer clic sobre el mismo o pulsar la barra espaciadora estando el cursos situado en el campo en cuestin.

Cuadro de lista y cuadro combinado.

Ambos cuadros son prcticamente iguales, conteniendo el cuadro combinado alguna opcin ms.

Con ambas opciones se puede establecer en el campo un cuadro con una lista de datos, de la cual se puede seleccionar uno como dato que va a ser introducido. De esta forma se puede establecer el dato que se quiere introducir sin necesidad de teclearlo, sin ms que seleccionndolo de la lista que se despliega al hacer clic sobre el botn de flecha (triangulito) que aparece a la derecha del campo correspondiente. Gracias a ste sistema cuando la entrada de valores en un campo, se va a mover entre un grupo reducido y fijo de valores, por ejemplo el nombre del vendedor en una tabla de pedidos, suponiendo que nos movamos entre 3 vendedores, Andrs, Pedro y Juan estaremos evitando, por un lado tener que teclear el nombre del vendedor para cada pedido y por otro evitaremos el posible error derivado de un mal tecleo o falta de uniformidad en valores que se repiten: unas veces teclear Andrs (con acento) otras Andres (sin acento) otras Carlos Andrs (que es como se llama el comercial):

Seleccionando esta opcin se activan nuevas propiedades para poder establecer los valores que van a aparecer en la lista. Algunos de estos valores son: Tipo de origen de la lista: permite establecer el origen de los datos que van a aparecer en la lista, por ejemplo tomarlos de una tabla o consulta o establecer una lista personalizada. Origen de la fila: en este apartado se pueden establecer los valores que van a ser incluidos en la lista sin ms que teclearlos uno detrs de otro separndolos por el signo ;. El tipo de origen de la lista tiene que ser lista de valores. Limitar a la lista: slo aparece en la opcin Cuadro combinado, estableciendo el valor S en esta opcin, el dato que se introduce tiene que coincidir obligatoriamente con uno de los valores de la lista.

Cuadros de Lista y Cuadros Combinados. FlashWMV Descargar video en formato:

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Campos de Bsqueda Multivalor.

Cuando para un campo establecemos las propiedades de la solapa Bsqueda indicando que ese campo va a ser un cuadro de lista o un cuadro combinado, es posible establecer una propiedad nueva: "Permitir varios valores".

Esta nueva propiedad implica que va a ser posible almacenar para ese campo en el mismo registro varios valores que hayamos seleccionado. El usuario de la base de datos podr seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opcin sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos. Para ello, slo tendremos que establecer el valor S en la propiedad "Permitir varios valores".

Establecer una clave principal (R).

Una clave principal es un elemento ms de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo ms sencillo y frecuente) o varios campos, que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirn a lo largo de la tabla nunca. Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas: a. Acelera las consultas. b. Al visualizar los registros de una tabla, aparecern inicialmente ordenados por los valores de la clave principal. c. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones. d. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access. Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son: Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinacin de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar ms de una fila.

Hacer clic sobre el botn Clave principal del grupo herramientas, de la ficha Diseo.

En el selector de la fila o filas seleccionadas se visualizar un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseo de tabla, se realiza la operacin de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado s sin duplicados, ese puede ser el campo idneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder que s a dicha pregunta, asignar a dicho campo como clave principal: y de no existir ningn campo como indexado s sin duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado s sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.

Propiedades de la tabla.
Es posible establecer ciertas propiedades para la tabla que se est creando. Para ello estando en la ventana de diseo de tabla hay que seleccionar la opcin Hoja de Propiedades del grupo Mostrar u ocultar de la Ficha Diseo. Se visualiza panel en el lateral derecho de la pantalla de trabajo que contiene una ficha similar a la de propiedades del campo en la cual se presentan, entre otras, las siguientes opciones:

Descripcin: se puede introducir un texto que describa el contenido y el uso que se va a hacer de la tabla.

Regla de validacin: se puede introducir una expresin para validar los datos de una tabla en funcin de los datos introducidos en diferentes registros. Permite hacer referencia a diferentes campos de la tabla en la expresin. Como ocurra con las reglas de validacin de campos, stas pueden ser introducidas directamente en el cuadro de texto o a travs del generador de expresiones, situado a la derecha del cuadro de texto. Ejemplos de reglas de validacin para la tabla:

Texto de validacin: es el texto que se visualizar, al intentar abandonar un registro, cuando no se satisfacen las reglas de validacin.

Para cerrar el panel de las propiedades de la tabla no tendremos ms que hacer clic en la X del panel lateral de propiedades, o bien, hacer clic en la opcin Hoja de Propiedades de la Ficha Diseo.

Visualizacin de una tabla (R).

Existen dos formas bsicas de visualizar una tabla, el modo Vista Diseo (su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualizacin de informacin), que muestra los datos introducidos en la tabla establecindolos en filas y columnas, cada campo en una columna y cada registro en una fila.

Vista Hoja de Datos de la tabla.

Vista Diseo de la tabla. Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma rpida a travs del botn Ver del Grupo Vistas, en la ficha de Herramientas de tabla.

Vista Diseo: para visualizar y modificar el diseo del objeto seleccionado. Vista hoja de datos: visualizacin normal de tablas o consultas. Las operaciones con los datos se van a realizar en la visualizacin Vista Hoja de datos. La Vista Diseo se utilizar para establecer los campos y sus propiedades.

Introduccin de datos en la tabla (R).

Hasta ahora slo se han establecido y definido los campos as como sus propiedades, por lo cual si se accede a la Vista Hoja de datos, se observa que la tabla no presenta ningn registro, ya que an no se han introducido datos en ella. Por tanto, la fase siguiente consiste en introducir datos en la tabla, generando de esta forma los registros (registro es el equivalente a ficha de un archivo tradicional). Para comenzar a introducir datos hay que situar el cursor en el campo en el cual introducir datos, en el registro que aparece en blanco en la ventana Vista Hoja de datos y que presenta el selector de fila en color anaranjado como puedes ver en la imagen siguiente:

Al empezar a introducir el dato el selector de fila anterior incluye el siguiente icono:

Esto indica que en esa fila, que en ese registro, se estn introduciendo datos. Tambin podemos observar como debajo del registro se presenta un nuevo registro en blanco, representado por el icono registro. a su izquierda, esto indica la posibilidad de introducir un nuevo

Segn se introducen los valores en cada uno de los campos de un registro stos se van guardando en la base de datos. De campo a campo se avanza mediante la tecla Intro o bien mediante la tecla de tabulacin. De este modo se pueden introducir tantos registros como sean necesarios. Una vez introducidos los registros se podra cerrar la tabla. Desde el panel de exploracin de objetos de Access vemos la tabla como elemento, y para volver a ver los datos basta con abrirla simplemente haciendo doble clic en ella. De desear aadir ms registros, lo podremos hacer: Utilizando el comando "Nuevo" del grupo Registros de la ficha Hoja de Datos, en la Cinta de Opciones de Access 2007.

O bien, desde al botn Nuevo Registro que encontramos en la parte inferior izquierda de la tabla junto a los botones de avance, retroceso, primer registro, ltimo registro (barra de navegacin de la tabla).

Modificar el diseo de una tabla (R).

Una vez introducidos registros en una tabla es posible realizar modificaciones en la estructura de la tabla. Los pasos a seguir son: 1. Establecer la visualizacin Vista Diseo.

2. Realizar los cambios que sean necesarios, cambiar el nombre de los campos, el tipo de dato, las propiedades, o incluso introducir nuevos campos.

3. Acceder a la visualizacin Vista Hoja de datos desde el botn Ver - Hoja de datos. El programa detecta las modificaciones y presenta el siguiente mensaje:

4. Para que Access recoja y guarde las modificaciones efectuadas en el diseo de la tabla haremos clic en "S". 5. Se pueden establecer tantos cambios como sean necesarios. Una vez realizados los mismos hacer clic sobre el botn Cerrar, de la barra de ttulos de la tabla, para cerrarla.

Aspectos a tener en cuenta.

Para realizar modificaciones en la tabla basta con situar el cursor en el apartado que se quiera modificar, haciendo clic sobre l o a travs del teclado. En este ltimo caso las teclas y funciones de las mismas son: Con las flechas y se accede a la fila superior e inferior respectivamente.

Para acceder al panel de Propiedades, del campo seleccionado, se pulsa la tecla F6. Las teclas Tabulador y Mays+Tabulador desplazan el cursor a la columna siguiente y anterior respectivamente. Haciendo doble clic sobre un apartado de propiedades se selecciona el texto que hay en l pudiendo suprimir el mismo con la tecla Supr o tecleando el nuevo valor. Para insertar un nuevo campo entre dos ya existentes, hay que situar el cursor en cualquier parte de la fila inferior y a continuacin seleccionar la opcin Insertar Filas del grupo herramientas de la Ficha Diseo.

Para eliminar un campo ya existente, seleccionar la opcin Eliminar filas del grupo herramientas de la Ficha Diseo, con el cursor situado en cualquier parte de la fila. Muy Importante: Modificar el tipo de un campo, cuando ya se han introducido registros con valores, en ocasiones puede causar la prdida de los datos que tuviramos introducidos en ese campo para la tabla. Por motivos como ste es muy importante un anlisis inicial profundo respecto a la estructura de campos de las tablas. Se pueden realizar modificaciones a posteriori en la estructura, pero no debemos confiarnos.

Modificaciones en el diseo de una tabla. FlashWMV Descargar video en formato:

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Importar y vincular tablas (R).

Una operacin muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la informacin introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, Dbase, ... es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha informacin. Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de la versin que se est empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox. Qu diferencias existen entre importar y vincular? Si se importan los datos se crea una copia de la informacin en una tabla nueva de la base de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no se modificar. Tras realizar esta operacin de importar, la tabla creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unin entre ambas. Si se vinculan los datos se establece una conexin a los datos de otra aplicacin de modo que los datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicacin original como en Microsoft Access. Es por ello que el formato del origen de datos externo no se modifica, pero se pueden agregar, eliminar o editar sus datos utilizando Microsoft Access. La vinculacin o conexin entre el archivo de datos de la otra aplicacin y la tabla vinculada de Access es bidireccional, es decir, si modificamos los datos en Access, quedan modificados en el

archivo original, y si se modifican en el archivo original, tambin repercute dicha modificacin en Access. Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que estn guardadas en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas ltimas distinto en funcin del tipo de archivo vinculado.

Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vnculo con la tabla pero no la tabla externa, mantenindose el archivo original intacto. Se rompe "el cordn umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos. Cundo importar y cundo vincular? Se importarn los datos cuando stos slo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona ms rpidamente. Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opcin, puede conservar los mtodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estn utilizando en el programa original.

Importar o Vincular datos.

En la nueva versin de Access 2007, todas las opciones de Importacin se han agrupado en un mismo grupo dentro de la misma ficha en la cinta de opciones: La Ficha Datos Externos. Esto nos va a facilitar muchsimo la labor de importacin de datos externos, haciendo ms sencilla la bsqueda de las opciones correspondientes.

Podemos importar datos procedentes de las siguientes aplicaciones: Botn Utilidad

Importar tablas de MS Access.

Importar tablas de MS Excel.

Importar datos de un archivo de texto.

Importar datos de un archivo XML.

Importar datos de otros formatos de archivos: Dbase, Paradox, Carpeta de Outlook...

Los pasos a seguir para importar o vincular datos son los que se detallan a continuacin: 1. Dependiendo del formato de archivo origen del que deseamos importar los datos en una tabla de Access, seleccionaremos el botn correspondiente del grupo Importar de la Ficha Datos Externos. En nuestro ejemplo, vamos a realizar la importacin de datos procedentes de una hoja de clculo de MS Excel. Haremos clic, por tanto, en el botn

2. Se inicia el novedoso Asistente de obtencin de datos externos que incluye Access 2007. En esta primera pantalla deberemos indicar el origen de datos, es decir, el archivo de Excel (en nuestro ejemplo) que contiene los datos que queremos importar. Tambin indicaremos el tipo de importacin: en una nueva tabla (sin vinculacin) o vincular los datos en una nueva tabla.

3. Para especificar el origen de datos hacemos clic en Examinar.

4. Indicaremos la ubicacin de la carpeta que contiene el archivo de Excel cuya importacin de datos queremos realizar. Lo seleccionamos el archivo en concreto y hacemos clic en Abrir.

5. Especificaremos el tipo de importacin: en una nueva tabla de la base de datos actual.

6. Hacemos clic en

7. Se iniciar el Asistente de importacin de hojas de clculo. En el primer paso, se deber indicar la hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). Hacemos clic en Siguiente.

8. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botn Siguiente, en el cuadro de dilogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los ttulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rtulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).

9. Tras hacer clic en Siguiente, seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas caractersticas para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseo de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseo como para cualquier tabla existente en la base de datos actual).

10. El siguiente paso nos indicar la posibilidad de agregar una clave principal a la nueva tabla, o elegir un campo de los ya existentes como clave principal o bien, prescindir de la misma.

11. Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a establecer como campo Clave principal el campo DNI. Para ello activamos la opcin "Elegir la clave principal" y seleccionamos del desplegable el campo DNI.

12. Tras hacer clic en Siguiente, en el ltimo cuadro de dilogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botn "Finalizar".

13. Como ltimo paso novedoso en esta nueva versin de Access 2007, la aplicacin nos permite guardar todos los pasos dados durante el proceso de importacin para que, en caso de tener que realizar una misma importacin, no tengamos que repetirlos nuevamente.

14. Al cerrar el cuadro final, vemos como aparece en el panel de exploracin de objetos de Access la nueva tabla con los datos de Excel importados.

Importar y Vincular Tablas. FlashWMV Descargar video en formato:

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Ejercicios
Muy importante: Dada la secuencialidad y progresin de los conocimientos desarrollados en este curso, es preciso comentar que la realizacin de TODOS los ejercicios tal y como se proponen es fundamental para adquirir un alto grado de conocimientos y prctica. Dispones de un tutor para que, tras luchar e intentar realizarlos, de no tenerlo claro, podamos consultar. Ciertos ejercicios se apoyan y basan en los realizados en captulos precedentes. Conservarlos todos en el dispositivo de almacenamiento pertinente.

Ejercicio 1
Crear una base de datos llamada Socios_del_club.accdb en la carpeta correspondiente del disco duro destinada para la ubicacin de los archivos derivados de este curso. Crear en ella, una nueva tabla que se llame Socios y que contenga la estructura de campos que se describen a continuacin:

1. Introducir una mscara de entrada en el campo Telfono del socio. El aspecto del campo telfono ser: (941) 25 25 62 2. Introducir una mscara de entrada en el campo Cod_postal de tal modo que sea obligatorio introducir cinco nmeros, no permitiendo la introduccin de cualquier otro tipo de carcter. 3. Si al crear formularios o informes no se quiere visualizar delante del campo correspondiente el nombre del mismo, establecer en la propiedad Ttulo, el texto que se quiere visualizar en su lugar. Cuando nos refiramos al campo Localidad debe aparecer Poblacin del socio. 4. Establecer como valor predeterminado en el campo Provincia, el texto La Rioja. 5. Crear una regla de validacin que impida introducir un registro cuyo campo Fecha de nacimiento contenga una fecha posterior al 1/1/90. Y como texto de validacin en el mismo campo establecer "El socio es demasiado joven". 6. Crear un mscara de entrada de obligue a introducir un DNI con 8 nmeros y una letra. 7. En la ficha Bsqueda, de la ventana Propiedades, establecer las opciones que se detallan de los siguientes campos:

Federado:

 Mostrar control: Casilla de verificacin.

Localidad del socio:

Mostrar control: Cuadro combinado. Tipo de origen de la fila: Lista de valores. Origen de la fila: Logroo; Njera; Santo Domingo; Haro; Arnedo; Calahorra; Alfaro. Limitar a la lista: S. Es posible introducir un valor que no est en la lista?
Estado civil:

Mostrar control: Cuadro de lista. Tipo de origen de la fila: Lista de valores. Origen de la fila: Soltero; Casado; Viudo; Divorciado. Es posible introducir un valor que no est en la lista?
Nivel de juego:

Mostrar control: Cuadro de lista. Tipo de origen de la fila: Lista de valores. Origen de la fila: Principiante; Medio; Senior.
Establecer como clave principal el campo N de socio.