TESIS PUCP

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DEL PER

FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERA

ANLISIS Y DISEO DE UN SISTEMA DE TRMITE DE DOCUMENTOS DE PAGO A PROVEEDORES VA INTRANET

Tesis para optar por el Ttulo de Ingeniero Informtico, que presenta el bachiller:

Dorila Sarita Carrera Jimenez

ASESOR: Ing. Carlos Salvador Saleme Velarde

Lima, abril del 2009

RESUMEN
La presente tesis propone el anlisis y diseo un sistema de trmite de documentos de pago a proveedores va Intranet, que puede ser implementado en cualquier institucin organizada en unidades.

La organizacin de este documento, gua al lector en el conocimiento gradual del problema, el anlisis y diseo de la alternativa de solucin. As, en el primer captulo, se presenta la definicin y el marco conceptual del problema, y se describe y sustenta la alternativa de solucin. En el segundo captulo, se detalla la metodologa a utilizar, los requerimientos identificados y el anlisis de los mismos. En el tercer captulo, se disea la alternativa de solucin. Finalmente, en el cuarto captulo, se incluyen las observaciones, conclusiones y recomendaciones.

El sistema brinda las siguientes funcionalidades:

Registro de documentos en la institucin va Intranet a travs de una interfaz de usuario amigable e intuitiva, generndose lo que en adelante denominaremos documento de trmite; aqu se define el flujo de aprobacin que debe seguir el documento.

Registro del documento digitalizado, el cual se adjunta al documento de trmite, para evitar el trnsito a travs de las oficinas de la institucin para su aprobacin.

Aprobacin del documento de trmite en cada nivel del flujo, a cargo de la unidad correspondiente.

Devolucin del documento de trmite, en caso se encuentre algn dato errneo, o cuando el flujo que est siguiendo el documento deba ser cambiado.

Anulacin del trmite del documento, en caso el documento no deba continuar el trmite y deba ser devuelto al proveedor.

Contabilizacin y reversin de la contabilizacin del documento de trmite.

Interfaz con el sistema de pagos institucional, lo que permitir conocer el estado del trmite de los documentos de pago a proveedores en dicho sistema.

Bsqueda de documentos de trmite, segn el perfil de cada usuario.

Envo de mensajes de alerta por correo electrnico, a los responsables del nivel, para continuar con la atencin del documento de trmite.

Envo y recepcin de los documentos fsicos, a travs de lo que en adelante se denominar lote de documentos.

Bsqueda de lotes de documentos, segn el perfil de cada usuario.

Extranet de proveedores, la cual permitir que los proveedores puedan consultar el estado del trmite de los documentos de pago que ha emitido a la institucin.

A manera de aplicacin prctica se presentan el anlisis y diseo para la Pontificia Universidad Catlica del Per, institucin que recibe un promedio diario de cuatrocientos cincuenta documentos de sus proveedores, los cuales son consecuencia de la adquisicin de bienes y servicios que realizan las diferentes unidades que la conforman.

A Dios A Sarita Colonia A mi familia A todos mis amigos

AGRADECIMIENTOS
A Dios, por darme la vida.

A Sarita Colonia, por guiar mis pasos.

A mis padres, Raymundo y Luspicia, por haberme dado una educacin basada en valores y por apoyarme siempre.

Al ingeniero Hernn Blanc, por haber confiado en m y por haberme apoyado durante toda mi carrera universitaria.

Al ingeniero Carlos Saleme, por su apoyo y esmerado asesoramiento.

A los ingenieros Ina Cueva, Javier Agreda, Zkenia Vsquez, Carlos Crdova y Mauricio Navarrete, por su apoyo en las diferentes etapas de este proyecto.

A Catherine Daz por alentarme a concluir este documento, y Jos Luis Soria por su apoyo activo para culminar el presente documento de tesis.

A todos mis familiares y mis amigos que directa o indirectamente contribuyeron a alcanzar este logro.

INDICE

1.

Generalidades .....................................................................................................1 1.1. Definicin del problema................................................................................1 Definicin de la situacin actual del caso prctico................................3

1.1.1. 1.2.

Marco conceptual.........................................................................................6 Identificacin de conceptos...................................................................6 Roles del negocio .................................................................................8

1.2.1. 1.2.2. 1.3.

Estado del arte .............................................................................................9 Soluciones existentes ...........................................................................9

1.3.1. 1.4.

Descripcin y sustentacin de la solucin .................................................12 Objetivos .............................................................................................12 Alcance ...............................................................................................13 Reingeniera de los procesos del negocio ..........................................14 Recepcin de documentos de pago a proveedores ....................14 Trmite del documento en un nivel de registro............................15 Registro del documento ..........................................................16 Revisin del documento..........................................................17 Anulacin del trmite del documento ......................................18 Envo del documento ..............................................................18

1.4.1. 1.4.2. 1.4.3.

1.4.3.1. 1.4.3.2.

1.4.3.2.1. 1.4.3.2.2. 1.4.3.2.3. 1.4.3.2.4. 1.4.3.3.

Trmite de documentos en un nivel unidad.................................18 Revisin del documento..........................................................19 Aprobacin del documento .....................................................20 Devolucin del documento......................................................20 Anulacin del trmite del documento ......................................20

1.4.3.3.1. 1.4.3.3.2. 1.4.3.3.3. 1.4.3.3.4. 1.4.3.4.

Trmite de documentos en un nivel contable ..............................21 Registro de documentos .........................................................21 Revisin del documento..........................................................21 Contabilizacin del documento ...............................................22 Reversin de la contabilizacin del documento ......................22 Aprobacin del documento .....................................................23 Devolucin del documento......................................................23 Anulacin del trmite del documento ......................................24

1.4.3.4.1. 1.4.3.4.2. 1.4.3.4.3. 1.4.3.4.4. 1.4.3.4.5. 1.4.3.4.6. 1.4.3.4.7. 1.4.3.5.

Trmite de los documentos fsicos ..............................................24

1.4.3.5.1.

Registro y envo de lotes de documentos con documentos

fsicos al nivel de archivo ...........................................................................24 1.4.3.5.2. Registro y envo de lotes de documentos con documentos

fsicos por anulacin del trmite.................................................................24 1.4.3.5.3. 1.4.3.5.4. 1.4.4. 2. Recepcin de lote de documentos..........................................25 Anulacin de lote de documentos. ..........................................25

Ventajas de la solucin propuesta ......................................................27

Anlisis..............................................................................................................29 2.1. 2.2. Metodologa a utilizar .................................................................................29 Requerimientos del sistema.......................................................................32 Visin del proyecto..............................................................................32 Introduccin .................................................................................32 Posicionamiento ..........................................................................33 Oportunidades de negocio ......................................................33 Definicin del problema...........................................................33 Declaracin de posicionamiento del producto ........................33

2.2.1.

2.2.1.1. 2.2.1.2.

2.2.1.2.1. 2.2.1.2.2. 2.2.1.2.3. 2.2.1.3.

Descripcin de los usuarios.........................................................34 Perfiles de usuarios.................................................................34 Demografa del mercado.........................................................34

2.2.1.3.1. 2.2.1.3.2. 2.2.1.4.

Vista general del sistema.............................................................35 Perspectiva del sistema ..........................................................35 Beneficios del sistema ............................................................36 Dependencias del sistema ......................................................36

2.2.1.4.1. 2.2.1.4.2. 2.2.1.4.3. 2.2.2. 2.2.3. 2.3.

Requerimientos funcionales................................................................37 Requerimientos no funcionales...........................................................38

Anlisis de la solucin................................................................................39 Casos de uso ......................................................................................39 Actores ........................................................................................39 Casos de uso relacionados al documento...................................41 Caso de Uso: CU01 Consultar documento .............................41 Caso de Uso: CU02 Registrar documento..............................42 Caso de Uso: CU03 Registrar documento en contabilidad.....44 Caso de Uso: CU04 Administrar documento ..........................46 Caso de Uso: CU05 Administrar documento en contabilidad .48 Caso de Uso: CU06 Administrar documento en contabilidad

2.3.1.

2.3.1.1. 2.3.1.2.

2.3.1.2.1. 2.3.1.2.2. 2.3.1.2.3. 2.3.1.2.4. 2.3.1.2.5. 2.3.1.2.6.

master. ................................................................................................50 2.3.1.2.7. Caso de Uso: CU07 Consultar documento va extranet .........50 II

2.3.1.3.

Casos de uso relacionados al lote de documentos .....................52 Caso de Uso: CU08 Consultar lote de documentos ...............52 Caso de Uso: CU09 Administrar lote de documentos.............53

2.3.1.3.1. 2.3.1.3.2. 2.3.1.4. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4.

Matriz de trazabilidad...................................................................56

Diagrama de clases ............................................................................57 Especificacin de las clases del sistema ............................................57 Diagrama de estados..........................................................................59 Diagrama de estados del documento ..........................................59 Diagrama de estado del lote de documentos ..............................59

2.3.4.1. 2.3.4.2. 3.

Diseo ...............................................................................................................60 3.1. Arquitectura del sistema.............................................................................60 Arquitectura WEB ...............................................................................60 Patrn de diseo.................................................................................62 Diagrama de componentes.................................................................62 Diagramas de interaccin ...................................................................65 Diagramas de secuencia: CU01 Consultar documentos .............66 Diagramas de secuencia: CU02 Registrar documento................68 Diagramas de secuencia: CU03 Registrar documento en

3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4.

3.1.4.1. 3.1.4.2. 3.1.4.3.

contabilidad ...................................................................................................69 3.1.4.4. 3.1.4.5. Diagrama de secuencia: CU04 Administrar documento..............70 Diagramas de secuencias: CU05 Administrar documento en

contabilidad ...................................................................................................71 3.1.4.6. 3.1.4.7. Diagramas de secuencias: CU08 Consultar lote de documentos72 Diagramas de secuencias: CU09 Administrar lote de

documentos... ................................................................................................73 3.2. Modelo fsico de datos ...............................................................................74 Especificacin del modelo fsico de datos ..........................................77

3.2.1. 3.3.

Prototipos del sistema................................................................................86 Pantallas: CU01 Consultar Documento ..............................................86 Pantallas: CU02 Registrar Documento ...............................................88 Pantallas: CU03 Registrar Documento en Contabilidad .....................89 Pantallas: CU04 Administrar documento ............................................90 Pantallas: CU05 Administrar documento en contabilidad...................91 Pantallas: CU07 Consultar documento va extranet ...........................94 Pantallas: CU08 Consultar lote de documentos .................................94 Pantallas: CU09 Administrar lote de documentos ..............................96

3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5. 3.3.6. 3.3.7. 3.3.8. 4.

Observaciones, conclusiones y recomendaciones ...........................................99 III

4.1. 4.2. 4.3.

Observaciones ...........................................................................................99 Conclusiones ...........................................................................................100 Recomendaciones ...................................................................................101

Bibliografa

IV

INDICE DE TABLAS
Tabla 1.1. Tabla 1.2. Deficiencias detectadas en instituciones con procesos manuales. .......2 Deficiencias detectadas en instituciones con sistemas informticos de gestin del trmite de documentos de pago a proveedores..................3 Tabla 1.3. Tabla 1.4. Resumen de deficiencias detectadas en la PUCP. ...............................5 Conceptos necesarios para entender el problema planteado y su solucin. ................................................................................................6 Tabla 1.5. Tabla 1.6. Tabla 1.7. Tabla 1.8. Tabla 1.9. Roles del negocio. .................................................................................8 Mdulo de tramite documentario SICOP ...............................................9 SAP Enterprise Buyer Professional.....................................................10 Workflow de aprobacin de Documentos Tributarios ..........................11 Deficiencias que sern superadas con el sistema de trmite de documentos de pago a proveedores va intranet ................................27 Tabla 2.1. Marco de trabajo organizado por flujos de trabajo fundamentales del Proceso Unificado, aplicado en proyecto. ...........................................31 Tabla 2.2. Marco de trabajo organizado por fases del Proceso Unificado, aplicado en el proyecto. .....................................................................................32 Tabla 2.3. Tabla 2.4. Tabla 2.5. Tabla 2.6. Tabla 2.7. Tabla 2.8. Tabla 2.9. Requerimientos funcionales ................................................................37 Requerimientos no funcionales ...........................................................38 Actores del sistema .............................................................................40 Caso de Uso: Consultar documento....................................................41 Caso de Uso: Registrar documento ....................................................42 Caso de Uso: Registrar documento en contabilidad ...........................44 Caso de Uso: Administrar documento.................................................46

Tabla 2.10. Caso de Uso: Administrar documento en contabilidad........................48 Tabla 2.11. Caso de Uso: Administrar documento en contabilidad master............50 Tabla 2.12. Caso de Uso: Consultar documento va extranet ................................50 Tabla 2.13. Caso de Uso: Consultar lote de documentos ......................................52 Tabla 2.14. Caso de Uso: Administrar lote de documentos ...................................53 Tabla 2.15. Matriz de trazabilidad ..........................................................................56 Tabla 2.16. Clases del sistema ..............................................................................57 Tabla 3.1. Tabla 3.2. Tabla 3.3. Tabla 3.4. Capas de la Arquitectura WEB ............................................................61 Diagrama de componentes .................................................................63 Componentes del proyecto segn el patrn de diseo MVC. .............63 Estereotipos de clases para el diseo de procesos de software.........65 V

INDICE DE GRFICOS

Grfico 1.1.

Diagrama de actividades de la recepcin de documentos de pago a proveedores. ...................................................................................15

Grfico 1.2.

Diagrama de actividades del trmite del documento en un nivel de registro ............................................................................................17

Grfico 1.3.

Diagrama de actividades del trmite de documentos en un nivel unidad .............................................................................................19

Grfico 1.4. Grfico 1.5.

Trmite de documentos en un nivel contable..................................23 Diagrama de actividades del lote de documentos enviado hacia el nivel de archivo contable. ...............................................................25

Grfico 1.6.

Diagrama de actividades del lote de documentos enviado hacia el nivel de registro...............................................................................26

Grfico 2.1. Grfico 2.2.

Ciclo de vida RUP. ..........................................................................31 Esquema de la arquitectura del Campus Virtual (intranet) de la PUCP ..............................................................................................36

Grfico 2.3. Grfico 2.4. Grfico 2.5. Grfico 2.6. Grfico 2.7. Grfico 2.8. Grfico 3.1.

Diagramas de actores .....................................................................39 Diagrama de casos de uso relacionados al documento..................41 Diagrama de casos de uso relacionados al lote de documentos ....52 Diagrama de clases.........................................................................57 Diagrama de estados del documento..............................................59 Diagrama de estados del lote de documentos ................................59 Arquitectura WEB de 3 capas: presentacin, lgica de negocio y acceso a datos................................................................................61

Grfico 3.2. Grfico 3.3. Grfico 3.4. Grfico 3.5. Grfico 3.6. Grfico 3.7. Grfico 3.8. Grfico 3.9. Grfico 3.10. Grfico 3.11. Grfico 3.12. Grfico 3.13.

Patrn de diseo MVC aplicado al proyecto ...................................62 Esquema de la comunicacin WEB del proyecto............................64 Diagrama de secuencia: Consultar documentos.............................66 Diagrama de secuencia: Abrir documento ......................................67 Diagrama de secuencia: Registrar documento ...............................68 Diagrama de secuencia: Registrar documento en contabilidad ......69 Diagrama de secuencia: Aprobado documento en lote ..................70 Diagrama de secuencias: Contabilizar documento .........................71 Diagrama de secuencias: Consultar lote de documento.................72 Diagrama de secuencias: Registrar lote de documento..................73 Modelo entidad relacin general del sistema ..................................74 Modelo entidad relacin para el documento ...................................75 VI

Grfico 3.14. Grfico 3.15. Grfico 3.16. Grfico 3.17. Grfico 3.18. Grfico 3.19. Grfico 3.20. Grfico 3.21. Grfico 3.22. Grfico 3.23. Grfico 3.24. Grfico 3.25. Grfico 3.26. Grfico 3.27. Grfico 3.28. Grfico 3.29. Grfico 3.30. Grfico 3.31. Grfico 3.32. Grfico 3.33. Grfico 3.34. Grfico 3.35. Grfico 3.36. Grfico 3.37. Grfico 3.38.

Modelo entidad relacin para el lote ...............................................76 Modelo entidad relacin para el flujo y nivel ...................................76 Pantalla: Consultar documentos .....................................................86 Pantalla: Resultado de la consulta de documentos. .......................86 Pantalla: Abrir documento - Datos generales..................................87 Pantalla: Visualizar documento digitalizado ....................................87 Pantalla: Abrir documento - Flujo de aprobacin. ...........................88 Pantalla: Registrar documento ........................................................88 Pantalla: Registrar datos generales ................................................89 Pantalla: Registrar datos contables.................................................89 Pantalla: Registrar datos de la distribucin .....................................90 Pantalla: Aprobar documento en lote ..............................................90 Pantalla: Aprobar documento individual..........................................91 Pantalla: Documentos por contabilizar............................................91 Pantalla: Contabilizar documento....................................................92 Pantalla: Editar documento Datos Contables...............................92 Pantalla: Editar documento - Distribucin .......................................93 Pantalla: Editar documento Asiento contable...............................93 Pantalla: Consultar documentos va extranet..................................94 Pantalla: Resultado de la consulta de documentos va extranet.....94 Pantalla: Consultar lote de documentos..........................................94 Pantalla: Resultados de consultar lote de documentos ..................95 Pantalla: Abrir lote de documentos .................................................95 Pantalla: Registrar lote ....................................................................96 Pantalla: Registrar lote - Despus que se consultan los documentos que se pueden agregar al lote ........................................................96

Grfico 3.39.

Pantalla: Registrar lote con los documentos fsicos seleccionados. ........................................................................................................97

Grfico 3.40. Grfico 3.41. Grfico 3.42. Grfico 3.43.

Pantalla: Lote de documentos registrado........................................97 Pantalla: Lotes de documentos por recibir ......................................98 Pantalla: Recibir lote de documentos..............................................98 Pantalla: Lote recibido.....................................................................98

VII

1. Generalidades
1. 1.

A continuacin se explican los conceptos necesarios para comprender el problema que se desea resolver a travs del desarrollo del presente proyecto, luego se mencionan algunas alternativas de solucin existentes en el mercado, y finalmente se presenta la alternativa de solucin que se plantea como parte del proyecto de tesis.

1.1.

Definicin del problema

La gran mayora de empresas a lo largo del ejercicio de su actividad econmica, realizar adquisiciones de bienes y necesitar la prestacin de diversos servicios como parte de la cadena de suministro, es decir, tendr proveedores.

Los proveedores emiten comprobantes de pago por los bienes entregados o servicios prestados, y la empresa debe encargarse de verificar que el detalle de cada documento sea el correcto, para luego proceder a su pago.

Las pequeas empresas y aquellas que tienen pocos proveedores, pueden manejar la revisin y aprobacin de estos documentos con mtodos manuales sin problemas.

En las medianas y grandes empresas, en especial si se encuentran organizadas en diversas reas, el trmite de documentos de pago a proveedores puede ser complejo y puede necesitar de una o ms revisiones y aprobaciones antes de llegar a la contabilidad de la empresa. Por este motivo un proceso manual obliga que el documento fsico deba ser enviado sucesivamente a diversas oficinas.

Por otra parte, si la institucin cuenta con sistemas para realizar la solicitud de bienes y solicitud de prestacin de servicios, sistema presupuestal y de pago, ser necesario que estos sistemas se encuentren integrados al sistema de trmite de documentos de pago a sus proveedores. Sin embargo tambin se pueden presentar deficiencias.

Tabla 1.1. Deficiencia Confidencialidad.

Deficiencias detectadas en instituciones con procesos manuales. Descripcin No se garantiza la confidencialidad de la informacin contenida en los documentos, ya que el documento es manipulado por diverso personal operativo, antes de llegar a manos del personal administrativo encargado de revisarlo y aprobarlo. El tiempo que toma la revisin y aprobacin de los documentos no depende slo del personal administrativo de cada una de las unidades involucradas, si no que, adicionalmente, depende del tiempo de envo, transporte y recepcin del documento por las unidades que transite el documento. El trnsito del documento a travs de la institucin ocasiona su maltrato, y en el peor de los casos, su extravo; lo que puede acarrear problemas de ndole tributario con la Superintendencia de Administracin Tributaria (SUNAT). Los documentos de pago a proveedores son requeridos despus de su pago por unidades administrativas internas para algn anlisis inherente a sus labores, por lo cual deben ser solicitados al archivo contable.

Tiempo del trmite.

Conservacin de los comprobantes de pago.

Disponibilidad de los documentos

Tabla 1.2.

Deficiencias detectadas en instituciones con sistemas informticos de gestin del trmite de documentos de pago a proveedores. Descripcin Se limitan slo al registro y contabilizacin de los documentos. No proporcionan las funcionalidades necesarias para la revisin y aprobacin. Estas funcionalidades son muy restrictivas o limitadas.

Deficiencia Funcionalidades insuficientes o deficientes

Interfases con los sistemas existentes. Disponibilidad de los documentos.

Deficiencias en la estandarizacin de interfases con los sistemas de adquisicin de bienes y servicios, y con los sistemas de pago. Las unidades administrativas requieren consultar los documentos fsicos de pago a proveedores, durante o despus del pago (para algn anlisis relacionado a sus labores), por lo cual deben buscar el documento, durante el proceso de trmite, en la unidad en que se encuentre, o, despus del trmite, en el archivo contable.

1.1.1. Definicin de la situacin actual del caso prctico

El caso de aplicacin prctica que se presenta es el realizado en la Pontificia Universidad Catlica del Per, la que en adelante denominaremos PUCP, institucin educativa con ms de 90 aos de trayectoria en nuestro pas.

La PUCP es una institucin que:

Se encuentra organizada en doscientos setenta y un unidades y sub-unidades (reas).

En el 2008 ha adquirido bienes y servicios de catorce mil proveedores diferentes.

Recibe cuatrocientos cincuenta documentos de pago diarios en promedio, nueve mil documentos mensuales en promedio y ms de cien mil documentos de pago a proveedores en el ao 2008.

Sus documentos de pago a proveedores son tramitados a travs de un sistema informtico, sin embargo presenta deficiencias debido a nuevos requerimientos que no son soportados actualmente.

Los documentos de pago a proveedores son recibidos en la Oficina de Trmite Documentario en el campus universitario, o en las mesas de parte de las instalaciones externas de la universidad.

En cada una de esas oficinas existe personal autorizado para el registro de estos documentos en el sistema existente. Este personal es el encargado de seleccionar el flujo de aprobacin que debe seguir el documento, dependiendo adicionalmente del punto de registro del documento y del monto del documento

Los documentos de pago que provienen de la solicitud de algn bien o servicio por alguno de los sistemas existentes en la institucin deben ser enviados directamente a la oficina de contabilidad que le corresponda contabilizar el documento, a este recorrido se le conoce como Flujo corto.

Los documentos de pago que no provienen de una solicitud va sistema pasan por diversas oficinas, tales como la unidad responsable del documento, la Direccin de Administracin, la Direccin de Servicios Econmicos y en algunos casos Rectorado antes de llegar a la oficina de contabilidad correspondiente, es decir pasa por diferentes niveles de aprobacin. A este recorrido se le conoce como Flujo largo.

Algunas instalaciones externas de la universidad cuentan con una mesa de partes, y un representante de la oficina de contabilidad. La persona encargada de la mesa de partes cuenta con varios usuarios del sistema para simular que un documento sigue un flujo largo: ingresa al sistema con un usuario para registrar el documento, sale del sistema e ingresa nuevamente con otro usuario para aprobar el documento; esto lo realiza por cada nivel del flujo.

Otras instalaciones externas slo cuentan con una oficina de contabilidad. El encargado de la contabilidad cuenta con dos usuarios del sistema: ingresa al sistema con un usuario para registrar el documento, sale del sistema e ingresa nuevamente con otro usuario para contabilizarlo.

En la PUCP se van a desarrollar nuevos sistemas de solicitudes de bienes y servicios, los cuales tendrn que alimentar el proceso de trmite de documentos de

pago a proveedores y los tipos de flujos de aprobacin no son flexibles para poder cumplir con los requerimientos de integracin necesarios.

La Oficina de Contabilidad por su parte requiere descentralizar las tareas contables de aprobacin de documentos de pago, para lo cual destaca personal contable a otras unidades de la institucin para que desarrollen esta labor. El sistema actual permite que se creen nuevos flujos de aprobacin, donde se pueden configurar nuevas oficinas contables, pero la confidencialidad de la informacin es pobre, ya que todos los usuarios con permisos contables pueden visualizar los documentos de todos los niveles contables del sistema.

De forma paralela, se envan los documentos de pago a proveedores, a cada unidad de su flujo de aprobacin, por lo cual los documentos son manipulados por personal operativo antes de llegar a manos del personal administrativo encargado de la revisin y aprobacin. El trnsito de los comprobantes de pago por las unidades de la institucin ocasionan su maltrato y en el peor de los casos su extravo.

Los sistemas existentes de adquisicin de bienes y servicios se han integrado al sistema de trmite documentario, cada interfaz brinda distintas facilidades, por lo cual se hace necesario que las interfases se estandaricen.

Ante esta situacin se decide plantear un nuevo sistema de trmite de documentos de pago a proveedores, el cual permita cubrir las deficiencias existentes y que proporcione escalabilidad, lo cual le permitir adaptarse a futuros requerimientos.

Tabla 1.3. Deficiencia Confidencialidad.

Resumen de deficiencias detectadas en la PUCP. Descripcin No se garantiza la confidencialidad de la informacin registrada. Cualquier usuario con acceso al sistema puede consultar los documentos registrados. Los comprobantes de pago adems son enviados para su revisin y aprobacin a cada unidad involucrada, siendo manipulados por personal operativo. Los comprobantes de pago son enviados para su revisin y aprobacin a cada unidad involucrada, generando demora en trmite.

Tiempo del trmite.

Conservacin de los comprobantes de pago. Funcionalidades insuficientes o deficientes

El trnsito de los comprobantes de pago por las unidades de la institucin ocasionan su maltrato y en el peor de los casos su extravo. El sistema existente permite la revisin y aprobacin de documentos, sin embargo, los flujos de aprobacin no cubren la demanda de nuevos flujos que requiere la institucin. Los flujos existentes no reflejan la realidad del flujo de aprobacin que debe seguir el documento dentro de la institucin. Es necesaria la estandarizacin del proceso de integracin con los sistemas de solicitudes de bienes y servicios existentes en la institucin. Las unidades administrativas requirieren consultar los documentos fsicos de pago a proveedores para algn anlisis inherente a sus labores, por lo cual deben buscar el documento, durante el proceso de trmite, en la unidad en que se encuentre, o, despus del trmite, en el archivo contable.

Interfases con los sistemas existentes. Disponibilidad de los documentos.

1.2.

Marco conceptual

En esta seccin se presenta la teora fundamental bsica necesaria para entender el problema y la solucin que plantea el presente proyecto de tesis.

1.2.1. Identificacin de conceptos

A continuacin se presentan los conceptos necesarios para entender el problema y la solucin propuesta.

Tabla 1.4. Concepto Unidad

Conceptos necesarios para entender el problema planteado y su solucin. Descripcin rea que forma parte integrante de la institucin. Cada unidad es creada con una finalidad, por lo que tiene la responsabilidad y la capacidad de administrar eficientemente los recursos que se les asigna. rea dependiente de una Unidad. Cada sub-unidad ha sido creada para poder distribuir las funciones que realiza cada unidad, con la finalidad de facilitar la administracin de la misma. En adelante se usar solo el trmino unidad para referirse tanto a unidad como sub-unidad. Cada unidad realiza una serie de actividades, las cuales deben cuantificarse. Una actividad es un centro de costos en donde se registrarn todos los ingresos y egresos vinculados a la misma.

Sub-unidad

Actividad

Centro de costo

Es una unidad o subdivisin mnima en el proceso de registro contable en la cual se acumulan los gastos en la actividad productiva de la empresa con el fin de facilitar la medicin de los recursos utilizados y los resultados econmicos obtenidos. Unidad que solicit el bien o servicio. Es la unidad que se encarg de las coordinaciones con el proveedor. Representacin dentro del sistema de la unidad de la institucin que debe revisar y aprobar los documentos de pago a proveedores durante su trmite. Comprobante de pago emitido por el proveedor de la institucin.

Unidad Responsable Nivel

Documento fsico Documento de trmite Documento de referencia

Es el registro en el sistema de trmite de documentos de pago a proveedores del comprobante de pago emitido por el proveedor. Nmero que relaciona un documento de pago a proveedores con la solicitud realizada a travs de un sistema de solicitudes de bienes o servicios existentes en la institucin. Sistema de solicitudes de bienes o servicios que tiene interfaz con el sistema de trmite de documentos de pago a proveedores. Agrupacin de documentos de trmite, usado para el transporte de los documentos fsicos a travs de la institucin. Secuencia ordenada de niveles por el cual debe pasar el documento de trmite para su revisin y aprobacin. Registro en el sistema de un hecho econmico que generalmente provoca una modificacin en el patrimonio de la institucin. Asiento que permite el registro de la devolucin, retorno, reintegracin, etc. En el caso prctico se utiliza este tipo de asiento para registrar la reversin de la contabilizacin del documento. Representacin y medida de un elemento patrimonial, que capta la situacin inicial de ste y las variaciones que se vayan produciendo en el mismo. Clasificacin de cada rubro al que se le asignar un monto de dinero dentro del presupuesto. Reserva de dinero del presupuesto por haber solicitado la compra de algn bien o servicio. Accin de registrar el asiento contable de provisin de pago del bien o servicio que adquiere la institucin, se realiza en los niveles contables. Accin que permite revertir la accin de Contabilizar mediante el registro de un asiento de extorno. Perodo de tiempo al que se refiere la informacin contenida en el balance, cuenta de prdidas y ganancias.. Imponer un tributo a la adquisicin de un bien o servicio.

Sistema de referencia Lote de documentos Flujo de aprobacin Asiento contable Asiento de extorno

Cuenta contable

Partida presupuestal Compromiso presupuestal Contabilizar

Descontabilizar

Periodo contable Gravar

Retencin

Mecanismo diseado por la SUNAT para mejorar la recaudacin tributaria sin tener que ampliar la base de empresas supervisadas. Para el proyecto la retencin representa el monto que la PUCP como agente de retencin recauda en nombre del estado. Herramienta de apoyo al proceso de enseanza-aprendizaje integrada al sistema de informacin acadmico-administrativo de la PUCP.

Campus Virtual

1.2.2. Roles del negocio

A continuacin se presentan los roles del negocio.

Tabla 1.5. Rol Registrador Descripcin

Roles del negocio.

Rol encargado de la recepcin de los documentos de pago a proveedores, de registrarlos en el sistema de trmite de documentos. Rol encargado de la revisin y aprobacin del documento de trmite en una unidad dentro de la institucin. Este rol representa tanto al encargado de aprobar el trmite en la unidad responsable de las coordinaciones con los proveedores, y a los encargados de aprobar el trmite dentro de las unidades administrativas de la institucin, tales como Direccin de Administracin, Direccin de Servicios Econmicos, etc. Rol encargado del registro, envo y recepcin de lotes de documentos. Rol encargado de la ltima revisin del documento de trmite, encargado de registrar la informacin contable inherente al documento, contabilizar y enviar el documento al rea encargada del pago. Rol que permite consultar los documentos emitidos por un proveedor a la institucin. Rol que representa las autoridades administrativas de la institucin que necesiten supervisar el proceso de trmite de documentos de pago a proveedores tales como auditores o altos directivos.

Encargado de Unidad

Asistente Contador

Proveedor

Supervisor

1.3.

Estado del arte

En la PUCP, la institucin del caso prctico, se resuelve el problema planteado a travs de un sistema cliente servidor de trmite de documentos a proveedores y de un proceso manual paralelo para la aprobacin de estos documentos.

A continuacin se

presentan algunas alternativas de solucin existentes en el

mercado y sus principales caractersticas. Estas opciones cumplen algunas de las necesidades existentes en la institucin o brindan mayor funcionalidad que la requerida. La presente tesis es la mejor alternativa de solucin pues cumple con todas las necesidades actuales de la institucin.

1.3.1. Soluciones existentes

Tabla 1.6. Producto Mdulo de tramite documentario SICOP

Mdulo de tramite documentario, Sistema Contable Presupuestal, SICOP Top Level Corporation Sistema que permite el registro de documentos de pago a proveedores. Ofrece un grupo de flujos de trmite por los que puede ser aprobado el documento y la posterior contabilizacin de los documentos. Es el sistema que utiliza actualmente la PUCP.

Autor Descripcin general del sistema.

Funcionalidades relacionadas al trmite de documentos de pago a proveedores Observaciones

Registro de documentos de pago. Aprobacin de documentos de acuerdo a flujos de aprobacin. Integracin con el sistema que gestiona los pagos de la institucin.

Se presentan las deficiencias presentadas en el punto 1.1 Definicin del problema.

Tabla 1.7. Producto Autor Descripcin general del sistema

SAP Enterprise Buyer Professional

SAP Enterprise Buyer Professional SAP El sistema cuenta con las facilidades para realizar ofertas electrnicas y subastas inversas, procesos de licitaciones, manejo de contratos, gestin de contenidos de los catlogos digitales, manejo de procesos de compras directas end-to-end, entre otros. Adems, contempla los procesos de manejo de los catlogos de proveedores en lnea, seleccin de automtica y manual de proveedores, la generacin de requisiciones por el usuario final, su aprobacin va Workflow. Cubre tambin la ejecucin completa del proceso de aprovisionamiento, desde el pedido, elaboracin de rdenes de compra, seguimiento de las mismas, recepcin del bien o servicio, envo y recepcin de documentos al proveedor va Internet, facturacin y pago. Los proveedores slo necesitan disponer de un navegador WEB para tener acceso a los procesos de esta aplicacin. Permite la integracin con el ERP de la organizacin.

Funcionalidades relacionadas al trmite de documentos de pago a proveedores Observaciones

Recepcin de documentos de pago va intranet. Integracin con el ERP o sistema encargado de gestionar los pagos de la institucin. El proveedor puede consultar los documentos de pago emitidos a la institucin.

Este sistema presenta una alternativa de solucin interesante para la gestin de la logstica de la institucin. Sin embargo para el caso prctico que presenta la institucin no constituye una alternativa viable de solucin debido a que las funcionalidades que soportan el trmite de aprobacin de los documentos de pagos son pobres o inexistentes.

10

Tabla 1.8. Producto Autor Descripcin general del sistema

Workflow de aprobacin de Documentos Tributarios Workflow de aprobacin de Documentos Tributarios MICROSYSTEM Sistema que permite la aprobacin, recepcin y gestin de compras y pago de proveedores, que permite cubrir de manera integral el ciclo completo desde la solicitud de compra hasta la aprobacin del documento tributario en forma electrnica y en tiempo real. Administra el ciclo completo en tiempo real y en forma virtual, sin mover los documentos fsicos, controlando cada una de las actividades del proceso, generando las alarmas correspondientes. Se puede plantear la integracin del Workflow con los sistemas internos de cada organizacin.

Funcionalidades relacionadas al trmite de documentos de pago a proveedores Observaciones

Aprobacin de los documentos tributarios de la institucin. Gestin del pago a proveedores.

Este sistema presenta una alternativa de solucin interesante para la gestin de la logstica y pago a proveedores de la institucin. Para el caso prctico puede ser una alternativa de solucin, ser necesario que la institucin se adecue al Workflow que propone el sistema, o que este se modifique de tal forma que se ajuste a las necesidades de la institucin.

11

1.4.

Descripcin y sustentacin de la solucin

La presente tesis propone solucionar el problema planteado con un sistema de Trmite de documentos de pago a proveedores va Intranet.

Este sistema ser la alternativa al sistema informtico existente y de un proceso manual paralelo para la aprobacin de estos documentos que tiene la institucin.

El sistema puede ser implementado dentro de cualquier institucin organizada en unidades. Permite el registro, revisin, aprobacin y contabilizacin de los documentos de pago a proveedores, a travs de un flujo de aprobacin organizado por niveles, que facilite el adecuado y oportuno seguimiento por parte de las unidades involucradas de la institucin y de los proveedores.

La institucin tendr la facilidad de definir los flujos de aprobacin que debe seguir cada documento, de acuerdo al tipo de sistema por el que se haya solicitado el bien o servicio y la unidad responsable de la solicitud. Podr definir la centralizacin o descentralizacin de cada etapa del trmite segn sus necesidades, para proporcionar seguridad y confidencialidad de la informacin.

1.4.1. Objetivos

El objetivo del presente trabajo de tesis es desarrollar una aplicacin va Intranet que permita el trmite de documentos de pago a proveedores, que podra ser implementada dentro de cualquier institucin organizada en unidades. A manera de aplicacin prctica se presentar el anlisis y diseo del sistema para la Pontifica Universidad Catlica del Per. Los objetivos especficos del presente proyecto son:

Elaborar el anlisis y diseo del sistema que cubra todos los requerimientos establecidos que ser implementado bajo una arquitectura Web J2EE orientada a objetos.

Disear un sistema que brinde las facilidades para definir los flujos de aprobacin que sean necesarios dentro de la institucin en cualquier momento,

12

evite la prdida y/o deterioro de los documentos fsicos y evite la duplicidad de documentos a tramitar.

1.4.2. Alcance

El sistema ser desarrollado en la Intranet de la institucin, de esta manera permitir a los usuarios acceder al sistema desde cualquier plataforma, en cualquier momento y lugar.

El sistema permitir la digitalizacin, registro, revisin, aprobacin y contabilizacin de documentos de pago a proveedores dentro de una institucin organizada en unidades, mediante una interfaz de usuario amigable e intuitiva.

El sistema permitir a las unidades involucradas realizar el seguimiento del documento durante todo el proceso de trmite, desde que el documento se registra en este sistema hasta que es pagado en el sistema de pagos de la institucin. Tambin permitir que el proveedor conozca el estado del trmite de los documentos que le emite a la institucin.

El sistema permitir que se adjunte el documento digitalizado al trmite, para evitar el maltrato o extravo del documento de pago fsico durante su trnsito a travs de las oficinas de la institucin.

El sistema permitir el envo de mensajes electrnicos cuando un documento deba ser revisado por el nivel correspondiente dentro del flujo de aprobacin.

El sistema permitir que los flujos de trmite sean definidos por la institucin segn sus necesidades, con los niveles de aprobacin que considere conveniente.

El sistema contemplar las interfaces y validaciones necesarias para la integracin con los sistemas de compras de bienes y adquisicin de servicios existentes en la institucin, y con el sistema de pagos institucional.

13

El sistema generar reportes que permitan conocer el estado de los documentos de pago en cualquier nivel del flujo de aprobacin, con diferentes niveles de detalle y segn perfil de usuario que los consulte.

1.4.3. Reingeniera de los procesos del negocio

Se propone cambios en los procesos del negocio con la finalidad de ordenarlos, para que con la ayuda del sistema propuesto se logre el xito del proyecto.

Cada flujo de aprobacin estar conformado por uno o ms niveles, cada nivel estar a cargo de una unidad de la institucin. Los permisos de usuarios otorgados en el sistema sern por nivel.

Los niveles pueden ser del tipo registro, unidad o contable. El flujo se iniciar en un nivel de registro o contable y puede contener uno o ms niveles del tipo unidad. El nivel final del flujo de aprobacin en este sistema debe ser un nivel contable donde se procede con la contabilizacin del comprobante. Se guardar la informacin de la oficina de donde se realizar el pago del documento, se denominar nivel tesorera, y servir como parte de la interfaz con el sistema de pagos. Un nivel puede formar parte de uno o ms flujos de aprobacin.

1.4.3.1.

Recepcin de documentos de pago a proveedores

La recepcin de documento de pagos es un proceso manual, el responsable de este proceso es el rol registrador. Ver Grfico 1.1

Este proceso se inicia cuando el documento fsico llega a la mesa de partes, u oficina destinada para la recepcin de documentos de pago a proveedores, de manos del proveedor.

Si el documento de pago tiene referencia, es decir es consecuencia de una solicitud realizada mediante alguno de los sistemas de adquisicin de bienes o servicios de la institucin, el registrador verifica que el proveedor haya indicado el nmero de documento referencia, si no tuviera el nmero el documento no se recibe.

14

Si el documento no tiene referencia, el registrador debe verificar si el proveedor se encuentra en el listado proporcionado por la institucin de proveedores autorizados. Si el proveedor es autorizado el registrador debe verificar que el proveedor haya indicado cual es la unidad responsable del documento, si no tiene el cdigo de la unidad responsable el documento no se recibe. Este proceso de verificacin es manual porque el listado de proveedores autorizados vara de manera constante.

Los documentos que son recibidos son marcados mediante un dispositivo de timbrado, que le coloca un nmero correlativo de recepcin.

Grfico 1.1.
Proveedor Inicio

Diagrama de actividades de la recepcin de documentos de pago a proveedores.

Nivel Registro - Registrador

Presentar el documento de pago [no tiene referencia]/ Verificar [tiene referencia]/Solicitar Solicitar nmero Verificar nmero de referencia de referencia [autorizado]/ Solicitar [no autorizado]/Rechazar

Verificar si es documento autorizado

Solicitar codigo de Verificar cdigo de unidad responsable unidad responsable

[con numero]/Recibir

[con codigo]/Recibir

[sin cdigo]/Rechazar

Recibir y Timbrar documento

[sin numero]/Rechazar

Rechazar documento

1.4.3.2.

Trmite del documento en un nivel de registro

El trmite de documentos en la oficina de registro o nivel de registro es un proceso soportado por el nuevo sistema, el responsable de este proceso es el rol registrador. Ver Grfico 1.2. Este proceso tiene las siguientes actividades:

15

1.4.3.2.1.

Registro del documento

Se registran los dgitos del nmero de timbrado para completar los 4 ltimos caracteres del nmero de documento de trmite. El nmero de trmite est conformado por 2 ltimos caracteres del ao, 2 caracteres del mes, 3 caracteres del cdigo del nivel y los 4 ltimos consecutivos por nivel.

El sistema registra como fecha de recepcin el da actual y la fecha de pago a 30 das, esta fecha puede variar segn el tipo de documento fsico.

Si el documento tiene nmero de documento de referencia: El registrador selecciona el sistema de referencia e ingresa el nmero de documento de referencia (ser posible realizar una bsqueda de los documentos registrados en el sistema de referencia seleccionado). El sistema mostrar la siguiente informacin de la interfase con el sistema de referencia correspondiente: el tipo de documento fsico, el R.U.C. y razn social del proveedor, la moneda, el monto total del documento y la unidad responsable. El registrador ingresa la serie y nmero, la fecha de emisin y se adjunta el documento fsico; , la clasificacin del trmite y si desea ingresa alguna observacin.

Si el documento no tiene referencia: El registrador indica que no se tiene sistema de referencia, selecciona el tipo de documento fsico e ingresa la serie y nmero, la fecha de emisin y se adjunta el documento fsico, ingresa adems el R.U.C. y razn social del proveedor, la moneda y el monto total del documento, la unidad responsable, la clasificacin del trmite y si desea ingresa alguna observacin.

El sistema seleccionar el flujo de trmite que debe seguir el documento dependiendo del nivel de registro en que se encuentre, del tipo de documento de referencia al que se encuentre relacionado (tambin existe un flujo cuando el documento no tiene referencia) y a la unidad responsable del documento.

El registrador es el encargado de adjuntar el documento digitalizado al documento de trmite.

Para apoyar en el registro de los datos, se tendr la funcionalidad de bsqueda de documentos en cada uno de los sistemas de referencia.

16

Grfico 1.2.

Diagrama de actividades del trmite del documento en un nivel de registro

Nivel Registro - Registrador Inicio Registrar documento

Revisar documento

[error en documento]/ Anular

[documento ok]/ Enviar

Anular trmite del documento

Enviar documento

Fin - Envia el documento hacia el siguiente nivel del flujo (nivel del tipo unidad o nivel contable). - Envo de correo automtico al nivel destino.

- Correo automtico al nivel donde se encuentra el documento fisico para tramitar la devolucin del documento al proveedor.

1.4.3.2.2.

Revisin del documento

Si el documento tiene nmero de documento de referencia: Si los datos mostrados, provenientes de la interfase con el sistema de referencia, no coinciden con el documento de referencia o la informacin del documento de referencia no se encuentra en la interfase, no se graba el documento de trmite. El registrador coordina con la unidad responsable para que corrija la informacin del sistema de referencia o coordine el cambio del documento con el proveedor (en este caso el documento deber ser anulado) para intentar nuevamente su registro. Si toda la informacin es correcta, el registrador procede a grabar la informacin.

El flujo de aprobacin de los documentos slo puede ser cambiado desde el nivel de registro del documento, por tal motivo el registrador es el encargado de cambiar

17

este dato en el documento de trmite si fuera necesario (por lo general en caso de devolucin)

1.4.3.2.3.

Anulacin del trmite del documento

El registrador puede anular el trmite de un documento, si el documento fsico debe ser entregado al proveedor.

1.4.3.2.4.

Envo del documento

El registrador enva virtualmente el documento de trmite al siguiente nivel del flujo de aprobacin. El sistema informa que deben proseguir el trmite va correo electrnico a los usuarios del siguiente nivel.

El flujo de aprobacin es una secuencia ordenada de niveles, el sistema decide cual es el siguiente nivel al que se enviar el documento evaluando si el monto del documento se encuentra en el rango que revisa y/o autoriza dicho nivel, caso contrario enva el documento hacia el nivel contable del flujo de aprobacin correspondiente.

1.4.3.3.

Trmite de documentos en un nivel unidad

Un nivel unidad representa tanto a las unidades responsables de las coordinaciones con los proveedores, como a las unidades administrativas de la institucin tales como la Direccin de Administracin, Direccin de Servicios Econmicos, etc.

El documento de trmite debe ser revisado y aprobado en las unidades correspondientes al flujo de aprobacin por el encargado de la unidad. Es posible tambin que el encargado de la unidad devuelva el documento al nivel de registro o anule el trmite del documento. Ver Grfico 1.3. Este proceso tiene las siguientes actividades:

18

Grfico 1.3.

Diagrama de actividades del trmite de documentos en un nivel unidad

Nivel Unidad - Encargado de Unidad Recibe el documento desde un nivel de registro o unidad

Revisar documento

[documento ok]/Aprobar

[error en documento]/Anular [error en registro]/Devolver

Aprobar documento

Devolver documento

Anular trmite del documento

Fin - Envia el documento hacia el siguiente nivel del flujo (unidad o contable). - Correo automtico al nivel destino. - Es devuelto al nivel de registro para la correccin de los datos y/o cambio de flujo. - Correo automtico al nivel destino. - Correo automtico al nivel donde se encuentra el documento fisico para tramitar la devolucin del documento al proveedor.

1.4.3.3.1.

Revisin del documento

El encargado de la unidad verifica que los datos del documento de trmite coincidan con el documento digitalizado adjunto. Si encuentra alguna diferencia debe devolver virtualmente el documento al nivel de registro correspondiente para que se realice el cambio de flujo de aprobacin.

Si el nivel unidad tiene permisos para acceder a la informacin presupuestal, puede registrar y/o revisar la distribucin del cargo, donde debe distribuir el monto total del documento sin impuestos entre las unidades/actividades (centros de costos) que se vieron beneficiadas con el bien o servicio, en la partida presupuestal correspondiente.

19

1.4.3.3.2.

Aprobacin del documento

El encargado de la unidad aprueba el documento de trmite. El sistema enva virtualmente el documento de trmite al siguiente nivel del flujo de aprobacin. El sistema informa va correo electrnico a los usuarios del siguiente nivel que deben proseguir el trmite.

El flujo de aprobacin es una secuencia ordenada de niveles, el sistema decide cual es el siguiente nivel al que se enviar el documento evaluando si el monto del documento se encuentra en el rango que revisa y/o autoriza dicho nivel, caso contrario enva el documento hacia el nivel contable del flujo de aprobacin correspondiente.

1.4.3.3.3.

Devolucin del documento

Si los datos del documento fsico, que pueden ser visualizados en el sistema gracias al documento digitalizado, no coinciden con los datos del documento de trmite el encargado de unidad puede devolver virtualmente un documento de trmite a su nivel de registro para que sea corregido.

El sistema informa a los usuarios del nivel de registro va correo electrnico que deben corregir el documento para proseguir el trmite.

1.4.3.3.4.

Anulacin del trmite del documento

El encargado de unidad puede anular el trmite de un documento, si el documento fsico debe ser entregado al proveedor.

El sistema informa a los usuarios del nivel donde se encuentra el documento fsico va correo electrnico que deben enviar el documento al nivel de registro para entregarlo al proveedor.

20

1.4.3.4.

Trmite de documentos en un nivel contable

El documento de trmite debe ser revisado y procesado contablemente en el nivel contable correspondiente al flujo de aprobacin por el rol contador. Es posible tambin que el contador devuelva o anule un documento de trmite. El rol

registrador contable se encarga del registro de los documentos en el nivel contable. Ver Grfico 1.4. Este proceso tiene las siguientes actividades:

1.4.3.4.1.

Registro de documentos

El registrador contable se encarga del registro de los documentos en el nivel contable. La funcionalidad de registro en el nivel contable slo debe ser usada en casos excepcionales, por ejemplo en algn pago urgente; el registro de documentos debe realizarse a travs de un nivel de registro. El registro de los datos generales del documento es similar al del nivel de registro. El registrador contable adems puede registrar datos contables adicionales para la contabilizacin del documento (que sern explicados en la revisin contable).

1.4.3.4.2.

Revisin del documento

El contador revisa el documento de trmite en ltima instancia en la oficina contable y verifica que los datos del documento de trmite coincidan con el documento digitalizado adjunto.

El contador debe registrar los siguientes datos contables: el origen del documento, si es nacional o extranjero, la forma sugerida de pago, el indicador de pago (si el documento est ingresando el trmite para regularizacin y ya ha sido pagado, o si se encuentra por pagar), el tipo de transaccin contable, slo si se desea cambiar el asiento estndar que se genera por el tipo de documento ingresado, si el

documento debe ser pagado a una persona jurdica diferente al proveedor, puede ingresar el valor de venta, el porcentaje o importe del impuesto correspondiente al tipo de documento, un monto que permita ajustar algunas diferencias entre los montos que figuran en el documento, y el monto total del documento que debe coincidir con el monto total original ingresado en los datos generales del documento. Tambin debe registrar las retenciones que se le deban aplicar al

21

documento, indicando el tipo de retencin, el porcentaje e importe de la retencin, el tipo de bien y el tipo de operacin.

Si el documento no tiene referencia: El contador debe registrar la siguiente informacin de la distribucin del cargo del asiento (que contiene informacin contable-presupuestal y actualmente se conoce como distribucin): cuenta contable, partida presupuestal, gravacin, importe por cada unidad/actividad (centro de costo). El monto distribuido corresponde al monto total sin impuestos.

Si el documento tiene nmero de documento de referencia: El sistema le muestra la siguiente informacin de la distribucin del cargo del asiento: cuenta contable, partida presupuestal, importe por cada unidad/actividad. El contador podr modificar esta informacin y debe registrar la gravacin por cada unidad/actividad.

Adicionalmente si es necesario distribuir el abono del asiento el contador debe registrar la siguiente informacin: cuenta contable, importe por cada

unidad/actividad (centro de costo). El monto distribuido corresponde al monto total (incluyendo a impuestos).

1.4.3.4.3.

Contabilizacin del documento

El contador procede a contabilizar el documento cuando toda la informacin se encuentra completa. El sistema generar el asiento contable de provisin del pago segn la informacin ingresada, principalmente la distribucin contable

presupuestal, la distribucin del abono del asiento, y la transaccin seleccionada en los datos contables si existiera.

1.4.3.4.4.

Reversin de la contabilizacin del documento

El contador procede a revertir la contabilizacin del documento cuando se deba realizar alguna correccin en la informacin contable. El sistema registra un asiento de extorno.

22

Grfico 1.4.

Trmite de documentos en un nivel contable

Nivel Contable - Registrador

Nivel Contable - Contador

Recibe el documento del nivel de registro o unidad.

Inicio

Revisar documento

Registrar documento

[documento ok]/ Contabilizar

[error en documento]/Anular

[error en registro]/ Devolver Contabilizar documento Devolver documento Anular trmite del documento - Correo automtico al nivel donde se encuentra el documento fisico para tramitar la devolucin del documento al proveedor.

[error al contabilizar]/Descontabilizar

Fin - Es devuelto al nivel de registro para la correccin de los datos y/o cambio de flujo. - Correo automtico al nivel destino.

[contabilizacin ok] Enviar documento

Fin

- Es enviado hacia la tesorera correspondiente

1.4.3.4.5.

Aprobacin del documento

El contador aprueba el documento de trmite, el sistema enva virtualmente el documento de trmite al nivel de pago correspondiente. El sistema informa va correo electrnico a los usuarios del nivel de pago que deben procesar el pago del documento.

1.4.3.4.6.

Devolucin del documento

Si los datos del documento fsico no coinciden con los datos del documento de trmite el contador puede devolver virtualmente un documento de trmite a su nivel de registro para que sea corregido.

El sistema informa a los usuarios del nivel de registro va correo electrnico que deben corregir el documento para proseguir el trmite.

23

1.4.3.4.7.

Anulacin del trmite del documento

El contador puede anular el trmite de un documento, si el documento fsico debe ser entregado al proveedor.

El sistema informa a los usuarios del nivel donde se encuentra el documento fsico va correo electrnico que deben enviar el documento al nivel de registro para entregarlo al proveedor.

1.4.3.5.

Trmite de los documentos fsicos

Los documentos fsicos slo viajarn dentro de la institucin cuando formen parte de un lote de documentos. Ver Grfico 1.5 y 1.6. Este proceso tiene las siguientes actividades:

1.4.3.5.1.

Registro y envo de lotes de documentos con documentos fsicos al

nivel de archivo

El asistente del nivel de registro crea un lote de documentos para enviar los documentos fsicos al nivel contable encargado del archivo contable de la institucin.

1.4.3.5.2.

Registro y envo de lotes de documentos con documentos fsicos por

anulacin del trmite.

El asistente del nivel contable (encargado del archivo contable de la institucin) crea un lote de documentos que se encuentra en el archivo contable, para ser enviados al nivel de registro, porque el documento de trmite fue anulado y el documento fsico debe ser entregado al proveedor.

24

1.4.3.5.3.

Recepcin de lote de documentos.

El asistente del nivel destino del lote de documentos es el encargado de recibir los lotes, para realizar esta accin debe esperar que el lote con los documentos fsicos llegue a su nivel, ya que debe indicar en el sistema explcitamente que documentos llegaron dentro del lote. En caso uno o ms documentos no hayan llegado, no se deben marcar para que ese documento pueda ser enviado en otro lote de documentos desde el nivel origen.

1.4.3.5.4.

Anulacin de lote de documentos.

El asistente del nivel origen puede anular un lote de documentos de trmite si no se seguir con el trmite de dicho lote.

Grfico 1.5.

Diagrama de actividades del lote de documentos enviado hacia el nivel de archivo contable.
Nivel Contable: Contabilidad Campus Asistente - Deben esperar a que lleguen los documentos fsicos para realizar esta actividad. - Es necesario marcar los documentos que se han recibido, antes de Recibir el lote. Los documentos que no sean marcados debern ser enviados en otro lote.

Nivel de Registro o Nivel Contable Asistente Inicio

Registrar lote con documento(s)

[error en lote]/Anular

[lote ok]/Enviar

Anular lote

Enviar lote

Recibir lote con documento(s).

Fin Fin

- Impresin opcional. - Envo de correo automtico al nivel destino. - Se deben enviar los documentos fisicos al nivel destino.

25

Grfico 1.6.

Diagrama de actividades del lote de documentos enviado hacia el nivel de registro

Nivel Registro: Of. Trmite Documentario - Asistente

Nivel Contable: Contabilidad Campus - Asistente Inicio

Registrar lote con documentos (s)

[error en lote]/Anular

[lote ok]/Enviar

Anular lote

Enviar lote

Recibir lote con documento(s)

Fin

Fin

26

1.4.4. Ventajas de la solucin propuesta

El sistema propuesto plantea solucionar las deficiencias existentes tanto en los sistemas encontrados en el mercado, como en el caso prctico. La siguiente tabla contiene el detalle de las deficiencias que sern superadas y las caractersticas del nuevo sistema que las superan.

Tabla 1.9. Deficiencias superadas

Deficiencias que sern superadas con el sistema de trmite de documentos de pago a proveedores va intranet Caractersticas que permiten que la deficiencia sea superada.

Confidencialidad

Los documentos fsicos no son enviados a travs de las unidades involucradas en el flujo de aprobacin, por lo que el personal operativo de cada unidad no tendr acceso a estos documentos. El documento digitalizado adjunto al documento de trmite sirve para la verificacin de la informacin ingresada en el sistema, por lo que son visualizados slo por el personal administrativo correspondiente. Los perfiles de usuario del sistema, permitirn que slo el personal involucrado en el trmite de cada documento tenga acceso a la informacin del mismo. Los documentos fsicos son enviados del nivel de registro al nivel encargado del archivo contable mediante un lote de documentos. Los usuarios del sistema consultan la informacin inherente a su perfil de usuario. Cada usuario tiene acceso a la informacin de uno o ms niveles. El documento de trmite es aprobado en el sistema y no se necesita del documento fsico para ello ya que cuenta con el documento digitalizado adjunto. Por este motivo no se espera a que el documento fsico llegue a cada unidad involucrada, esto disminuir el tiempo de trmite del documento. El tiempo de trmite depender del tiempo que tome el registro y digitalizacin del documento, ms el tiempo que tome su aprobacin en cada unidad. Los documentos fsicos no son enviados a travs de las unidades involucradas, evitando su deterioro o prdida. Los documentos fsicos son enviados dentro de un lote de documentos, del nivel de registro al nivel de archivo contable para su cuidado y conservacin. El documento fsico es enviado del nivel de archivo contable al nivel de registro, para ser entregado al proveedor. Sentadas las bases para el archivo digital de documentos, cuando alguna unidad necesite el documento fsico no ser necesario solicitarlo al archivo.

Tiempo del trmite

Conservacin de los comprobantes de pago

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Funcionalidades insuficientes o deficientes

Se permite la creacin de nuevos flujos de trmite, los cuales podrn ser creados en cualquier momento, segn las necesidades de la institucin. Se adjunta el documento digitalizado al documento de trmite. La estructura del sistema permitir su desarrollo incremental, beneficiando a la institucin ante el surgimiento de nuevos requerimientos. Se define el esquema de integracin para estandarizar las interfases con los sistemas existentes de solicitud de bienes y servicios, el mismo que ser usado con los nuevos sistemas. Los documentos de trmite y los documentos digitalizados son consultados desde cualquier computadora con conexin a Internet, mediante el acceso a la intranet institucional. Se conoce el estado del documento de trmite y el nivel en el que se encuentra en cualquier momento. Se sientan las bases para el archivo digital de documentos de la institucin, lo que permitir la consulta de los documentos sin necesidad de extraer los documentos fsicos de los archivos. Los procesos del negocio son organizados y soportados con las herramientas que ofrece el sistema.

Interfases con los sistemas existentes. Disponibilidad de los documentos

Optimizacin de los procesos de negocio

28

2. Anlisis
2.

A continuacin se explica la metodologa a utilizar, los requerimientos funcionales y no funcionales, obtenidos a travs de reuniones con los usuarios involucrados en las acciones que afectar el sistema (stakeholders), y se presentan los siguientes artefactos: Casos de Usos, Diagrama de clases y Diagramas de estados.
2.

2.1.

Metodologa a utilizar

En el desarrollo de este proyecto se emple una metodologa Orientada a Objetos (OO), basndose en el Proceso Unificado de Desarrollo de Software RUP (Rational Unified Process en ingls).

RUP se basa en los siguientes 6 principios [Shuja, Krebs]:

Establece un conjunto de fases adaptables al contexto y necesidades de cada proyecto.

Permite balancear las prioridades de las partes interesadas.

Promueve la colaboracin a travs de equipos.

Permite obtener productos en cada iteracin del proyecto. Permite la evaluacin al terminar cada iteracin, para redefinir e iniciar la siguiente iteracin. 29

Promueve elevar el nivel de abstraccin durante el proyecto, lo cual motiva el uso de conceptos reutilizables, el anlisis de soluciones arquitectnicas, la reutilizacin del cdigo y la representacin visual del proyecto mediante el Lenguaje Unificado de Modelado (UML), como en este proyecto. Este principio evita que el ingeniero de software vaya directamente de los requisitos a la codificacin.

Controla la calidad en todos los aspectos de cada iteracin.

Esta metodologa fue seleccionada por los siguientes motivos:

Es un marco de trabajo que permite el desarrollo exitoso de software iterativo e incremental [Larman].

Junto con UML, constituye la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis, diseo e implementacin de sistemas orientados a objetos.

El proyecto se desarrolla de acuerdo a los principios que plantea esta metodologa.

Esta metodologa es utilizada para el desarrollo de software dentro de la institucin donde se aplica el caso prctico.

El proyecto abarca las dos primeras fases del ciclo de vida del proceso unificado. Ver grfico 2.1.

Iniciacin: fase en la que se definen los diferentes alcances del proyecto y se describen con los casos de uso.

Elaboracin: fase en la que se realiza la planificacin del proyecto, se especifican en detalle los casos de uso y se realiza el diseo de la arquitectura del sistema sin llegar a la especificacin del mtodo de programacin.

Se presenta a continuacin 2 tablas con los marcos de trabajos seguidos durante este proyecto, el primer marco de trabajo organizado por flujos de trabajo del

proceso unificado y el segundo marco de trabajo organizado por fases del proceso unificado, en ambos marcos se pueden visualizar los artefactos obtenidos. 30

Grfico 2.1.

Ciclo de vida RUP.

Tabla 2.1.

Marco de trabajo organizado por flujos de trabajo fundamentales del Proceso Unificado, aplicado en proyecto. Artefacto

Flujo de trabajo fundamental Modelado del negocio Requerimientos

Procesos del negocio Diagrama de actividades Visin del proyecto. Diagrama de casos de uso y Especificacin de casos de uso. Diagrama de clases. Diagrama de secuencia de sucesos. Diagrama de estados. Diagrama de componentes. Modelo entidad relacin. Prototipo. No es parte de la presente tesis. No es parte de la presente tesis.

Anlisis

Diseo

Implementacin Pruebas

31

Tabla 2.2. Fase Inicio

Marco de trabajo organizado por fases del Proceso Unificado, aplicado en el proyecto. Artefacto Modelado del negocio - Procesos del negocio Modelado del negocio - Diagramas de actividades Requerimientos - Visin del proyecto. Requerimientos - Diagrama de casos de uso. Requerimientos - Diagrama de casos de uso y Especificacin de casos de uso. Diseo - Prototipo. Anlisis - Diagrama de clases. Anlisis - Diagrama de secuencia de sucesos. Anlisis - Diagrama de estados. Diseo - Diagrama de componentes. Diseo - Modelo entidad relacin. No es parte de la presente tesis. No es parte de la presente tesis.

Elaboracin

Construccin Transicin

2.2.

Requerimientos del sistema

continuacin

presentamos

el

documento

de

visin

del

proyecto,

los

requerimientos funcionales y no funcionales del sistema, obtenidos a travs de reuniones con los usuarios involucrados en las acciones que afectar el sistema (stakeholders) tales como: Oficina de Trmite Documentario, Direccin de Administracin y la Oficina de Contabilidad de la PUCP.

2.2.1. Visin del proyecto

2.2.1.1.

Introduccin

Se desea contar con un nuevo Sistema de Trmite de Documento de Pagos a Proveedores va intranet, que permita la flexibilidad de soportar las necesidades descritas en las reglas del negocio y futuros requerimientos, y que brinde satisfaccin a los usuarios finales.

32

2.2.1.2.

Posicionamiento

2.2.1.2.1.

Oportunidades de negocio

Existen en el mercado sistemas de pagos a proveedores que permiten el registro de los documentos de pago a proveedores con el fin nico de su procesamiento en la contabilidad de la institucin.

En el mercado actual son pocos los sistemas que permiten la revisin y aprobacin previa a la contabilizacin y al pago de los documentos de pago a proveedores, y los sistemas existentes permiten poca o ninguna flexibilidad al momento de elaborar las rutas por la cual el documento debe transitar para su revisin, aprobacin y contabilizacin dentro de la institucin.

2.2.1.2.2.

Definicin del problema

El sistema de trmite de documentos de pago existente en la institucin no es flexible (funcionalidades insuficientes o deficientes y falta de estndares en la integracin con los dems sistemas existentes en la institucin, son sus principales problemas), lo que ha generado que se utilice un proceso paralelo y manual de aprobacin de documentos de pago a proveedores.

Los problemas generados son los siguientes: deficiente confidencialidad de la informacin, incremento del tiempo del trmite, problemas de conservacin de los comprobantes de pago, problemas en las interfases con los sistemas existentes, dificultad en la disponibilidad de los documentos, entre otros.

2.2.1.2.3.

Declaracin de posicionamiento del producto

El sistema propuesto reemplazar al sistema informtico y el proceso manual paralelo utilizados en la PUCP para el trmite de documentos de pago a proveedores.

El sistema de Trmite de Documento de Pagos a Proveedores va intranet permitir realizar la revisin, aprobacin y contabilizacin de estos documentos de manera 33

flexible, segn las necesidades que surjan en la institucin, adems de establecer estndares para la integracin con los dems sistemas existentes.

2.2.1.3.

Descripcin de los usuarios

Los usuarios son miembros de la institucin educativa, que realizan labores administrativas y entre sus funciones se encargan directamente del proceso de registro, revisin, aprobacin y contabilizacin de los documentos de pago a proveedores. Adems se considera la necesidad de contar con un usuario que realice las labores de supervisin de todo este proceso.

Los usuarios poseen educacin tcnica y/o superior y tienen conocimientos bsicos en el uso de un computador e Internet.

2.2.1.3.1.

Perfiles de usuarios

Los usuarios del sistema de Trmite de Documento de Pagos a Proveedores va intranet se clasifican en cuatro perfiles:

Registrador Encargado de Unidad Asistente Contador Supervisor Proveedor

2.2.1.3.2.

Demografa del mercado

Los usuarios pueden utilizar el sistema desde dentro o fuera de la institucin. El nico requisito es que el computador que utilicen para acceder al sistema cuente con conexin a la red Local LAN (Local Area Network) de la institucin o conexin a Internet.

34

2.2.1.4.

Vista general del sistema

En esta seccin se describen las capacidades del sistema as como su integracin con la Intranet institucional.

2.2.1.4.1.

Perspectiva del sistema

El sistema proveer una alternativa al sistema de trmite de documentos de pago a proveedores existente en la institucin.

El sistema de Trmite de Documentos de Pago a Proveedores va intranet estar integrado al Campus Virtual institucional como uno de los sistemas de apoyo administrativo que se ofrece.

El acceso al Campus Virtual, se puede realizar a travs de un navegador WEB, a travs de la conexin de los computadores a la LAN dentro del campus universitario, o desde cualquier computador con conexin a la Internet.

La arquitectura Campus Virtual PUCP est conformada por tres capas [DIRINFO]:

Front-end: con aplicaciones livianas que se ejecutan sobre diversos sistemas operativos (Windows, Linux, Apple MAC, PalmOS, WinCE, etc.). Por este motivo un computador requiere slo un navegador estndar porque la tecnologa que se ha utilizado para las aplicaciones es HTML, DHTML, CSS y Javascript.

Middle-tier: corresponde a los servidores de aplicaciones que corren en sistema operativo Windows. El software para el servicio de gestin Internet (HTTP),

balanceo de carga y contenedor de aplicaciones es el Websphere Aplication Server (IBM) y sobre ste corren las aplicaciones desarrolladas con tecnologa Java (servlets, JSP y Java Beans).

Back-end: es un servidor de base de datos con sistema operativo AIX (IBM) sobre el que corre el DBMS (sistema de administracin de base de datos) ORACLE versin 10g. Sobre ste corren aplicaciones desarrolladas con tecnologa Oracle (procedimientos almacenados en PL/SQL y en Java Stored Procedures).

35

Grfico 2.2.

Esquema de la arquitectura del Campus Virtual (intranet) de la PUCP

2.2.1.4.2.

Beneficios del sistema

Confidencialidad en el manejo de la informacin. Reduccin del tiempo del trmite. Mejoras en la conservacin de los comprobantes de pago. Funcionalidades que satisfagan las expectativas de los usuarios. Mejoras en las interfases con los sistemas existentes. Disponibilidad de los documentos en todo momento. Optimizacin de los procesos de negocio.

2.2.1.4.3.

Dependencias del sistema

La disponibilidad del sistema depender de la disponibilidad de los servidores del Campus Virtual y del manejador de base de datos de la institucin. Los usuarios del sistema Web necesitarn de un navegador Web que sea soportado por el Campus Virtual sin importar el sistema operativo del computador.

El tiempo de conexin depender del tipo de conexin que tenga el usuario a Internet y del trfico existente en la red.

36

2.2.2. Requerimientos funcionales

Un requerimiento funcional es la descripcin de lo que el sistema debe hacer o una funcionalidad que debe proveer [Arlow, Neustadt].

A continuacin se listan los requerimientos funcionales del sistema.

Tabla 2.3. Referencia RF01 Requerimiento

Requerimientos funcionales

El registrador es un perfil de un nivel de registro, debe ingresar la informacin del documento de pago a proveedores en el sistema y adjuntar el documento digitalizado. El registrador contable es un perfil del nivel contable, debe ingresar la informacin del documento de pago a proveedores en el sistema y adjuntar el documento digitalizado. Si el documento de trmite tiene un documento de referencia el sistema debe mostrar la informacin contenida en la interfase con el sistema de referencia correspondiente. El sistema seleccionar el flujo de trmite que debe seguir el documento dependiendo del nivel de registro en que se encuentre, del tipo de documento de referencia al que se encuentre relacionado (tambin existe un flujo cuando el documento no tiene referencia) y a la unidad responsable del documento. El flujo de aprobacin que deber seguir el documento de trmite ser definido por el sistema. El registrador puede cambiar los datos generales del documento de trmite en caso de error de registro. El registrador enva el documento de trmite al siguiente nivel del flujo de aprobacin cuando concluye satisfactoriamente el registro. El encargado de unidad es un perfil del nivel unidad, pueden revisar y aprobar los documentos de trmite que lleguen a su nivel. El encargado de unidad enva el documento de trmite al siguiente nivel del flujo de aprobacin cuando concluye satisfactoriamente la revisin. El contador es un perfil del nivel contable, y debe contabilizar y extornar la contabilizacin del documento de trmite. El contador master es un perfil del nivel contable, y debe contabilizar y revertir la contabilizacin del documento de trmite. Adicionalmente tiene autorizacin para cambiar datos tales como la fecha de pago del documento y el tipo de documento fsico. El documento de trmite puede ser devuelto desde cualquier nivel al nivel de registro correspondiente.

RF02

RF03

RF04

RF05

RF06

RF07

RF08

RF09

RF10

RF11

RF12

37

RF13 RF14

El trmite del documento puede ser anulado en cualquier nivel. Los documentos de trmite deben ser enviados al siguiente nivel del trmite si el monto total del documento se encuentra dentro de la escala de montos que se encarga de revisar y aprobar. Los documentos de trmite despus de ser contabilizados en el nivel contable deben ser enviados al sistema de pagos, en el mdulo de tesorera correspondiente (como parte de la interfaz con el sistema de pagos institucional). Los usuarios pueden consultar los documentos que se encuentran en alguno de los niveles en los que su perfil tenga permisos, o los documentos que han transitado por dichos niveles. De esta forma se permite a los usuarios conocer el estado del trmite del documento desde su registro hasta su pago (como parte de la interfaz con el sistema de pagos institucional) El asistente del nivel debe registrar el lote de documentos y enviar el lote de documentos al nivel destino. El asistente del nivel de destino debe recibir el lote de documentos, para lo cual debe marcar cada documento que haya llegado en el lote como recibido. Los usuarios pueden consultar los lotes de documentos que fueron registrados o enviados a alguno de los niveles en los que su perfil tenga permisos. Los usuarios de cada nivel pueden visualizar el historial del flujo de aprobacin de un documento de trmite.

RF15

RF16

RF17

RF18

RF19

RF20

2.2.3. Requerimientos no funcionales

Un requerimiento no funcional es la especificacin de cmo debe ser implementado el sistema [Arlow, Neustadt].

A continuacin se listan los requerimientos no funcionales del sistema.

Tabla 2.4. Referencia RNF01 RNF02 Requerimiento

Requerimientos no funcionales

El sistema debe tener una interfaz de usuario amigable e intuitiva. Se debe poder acceder al sistema desde cualquier computador, sin importar el sistema operativo o navegador de Internet. El tiempo de respuesta del sistema no debe exceder el time-out que el navegador WEB tiene para respuestas HTTP, y debe estar dentro de los lmites de la intranet institucional.

RNF03

38

2.3.

Anlisis de la solucin

2.3.1. Casos de uso

A continuacin se presentan los casos de uso del sistema, los cuales describen la secuencia de eventos que el sistema realiza para interactuar con los actores [Arlow, Neustadt].

Primero se presenta el diagrama de actores, y luego se presentan los diagramas de casos de uso que se han agrupado en 2 diagramas, el primero para los casos de uso relacionados al documento, y el segundo los casos de uso relacionados al lote de documentos.

2.3.1.1.

Actores

Un actor representa un rol de una entidad externa que interacta con el sistema [Arlow, Neustadt]. En este proyecto los actores representaran los roles de usuarios del sistema.

Grfico 2.3.

Diagramas de actores

Usuario Genrico Asistente

Registrador Encargado de Unidad

Contador

Proveedor

Registrador Contable

Contador Master

Supervisor

39

Tabla 2.5. Actor Asistente Descripcin

Actores del sistema

Es el encargado del registro, envo y recepcin de lotes de documentos. Participa en los siguientes casos de uso: CU07 Consultar lote de documentos CU08 Administrar lote de documentos Es el encargado de contabilizar, revertir la contabilizacin, anular el trmite, devolver y editar los documentos que son enviados al nivel contable. Participa en el siguiente caso de uso: CU05 Administrar documento en contabilidad Se encarga de las actividades del contador, con atribuciones especiales que le permiten cambiar la fecha de pago del documento de trmite, y el tipo de documento fsico. Participa en el siguiente caso de uso: CU06 Administrar documento en contabilidad - master Es el encargado de aprobar, anular el trmite, devolver y enviar los documentos que son revisados en el nivel unidad. Participa en el siguiente caso de uso: CU04 Administrar documento Se encarga de consultar los documentos que ha enviado a la institucin. Participa en el siguiente caso de uso: CU09 Consultar documento va extranet Es el encargado de registrar, editar y anular el trmite un documento de pago a proveedores en el sistema en un nivel de registro. Participa en el siguiente caso de uso: CU02 Registrar documento Es el encargado de registrar, editar y anular el trmite un documento de pago a proveedores en el sistema en un nivel contable. Participa en el siguiente caso de uso: CU03 Registrar documento en contabilidad Es el encargado de consultar todos los documentos registrados en el sistema. Participa en los siguientes casos de uso: CU01 Consultar documento CU07 Consultar lote de documentos Es el encargado de consultar los documentos en los que tenga autorizacin. Participa en el siguiente caso de uso: CU01 Consultar documento

Contador

Contador Master

Encargado de Unidad

Proveedor

Registrador

Registrador Contable

Supervisor

Usuario Genrico

40

2.3.1.2.

Casos de uso relacionados al documento

Grfico 2.4.

Diagrama de casos de uso relacionados al documento

Consultar documento Usuario Genrico include Registrar documento Registrador extend include

Supervisor

Buscar proveedor include Buscar documento de referencia

Registrar documento en Contabilidad Registrador Contable

Administrar documento Encargado de Unidad Administrar documento en Contabilidad extend Administrar documento en Contablidad - Master Contador Master Consultar documento va extranet Contador

Proveedor

2.3.1.2.1.

Caso de Uso: CU01 Consultar documento

Tabla 2.6. Caso de Uso: Consultar documento

CU01 Consultar documento Descripcin El caso de uso permite consultar los documentos en los que tenga autorizacin el usuario. Usuario genrico, Supervisor. El usuario debe encontrarse dentro del sistema.

Actores Precondicin

41

Flujo Bsico

Consultar documento

1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa a la opcin Documento > Consulta. 2. El sistema le muestra un formulario con los siguiente criterios de bsqueda: a. Nmero de documento fsico (tipo, serie y nmero del documento fsico) b. Periodo de emisin del documento. c. Nmero de documento de referencia (tipo y nmero del documento de referencia) d. Proveedor. Incluir Buscar proveedor. e. Nmero de trmite f. Estado g. Unidad del documento h. Clasificacin del trmite i. Nmero de lote. 3. El usuario selecciona uno o ms criterios. 4. El usuario selecciona la opcin Consultar. 5. Si el usuario coloc el nmero de documento fsico el sistema automticamente le mostrar la informacin del documento indicado y el caso de uso se da por finalizado. 6. Si el usuario coloc el nmero de trmite el sistema automticamente le mostrar la informacin del documento indicado y el caso de uso se da por finalizado. 7. Si el usuario coloc el nmero de documento de referencia el sistema automticamente le mostrar la informacin del documento indicado y el caso de uso se da por finalizado. 8. Caso contrario el sistema mostrar un listado con los documentos que cumplan los criterios seleccionados. Este listado mostrar los siguientes datos: a. Nmero de trmite b. Nmero de documento de referencia (tipo y nmero). c. Proveedor (R.U.C. y razn social). d. Nmero de documento fsico (tipo, serie y nmero). e. Moneda f. Importe g. Nivel actual h. Estado actual. 9. El usuario selecciona el nmero de trmite que desea visualizar. 10. El sistema le mostrar toda la informacin del documento indicado, y se da por finalizado el caso de uso. Poscondicin El usuario visualiza el documento deseado.

2.3.1.2.2.

Caso de Uso: CU02 Registrar documento

Tabla 2.7. Caso de Uso: Registrar documento

CU02 Registrar documento Descripcin El caso de uso permite registrar, editar y anular el trmite de un documento de pago a proveedores en el sistema. Registrador. El usuario debe encontrarse dentro del sistema, y tener accesos a un nivel de registro.

Actores Precondicin

42

Flujo Bsico

Registrar documento

1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa a la opcin Documento > Registro. 2. El sistema le muestra un formulario donde le sugiere los siguientes campos: a. Nmero de trmite, que es el identificador del documento dentro del sistema, le sugiere el correlativo que son los 4 ltimos dgitos, los cuales pueden ser modificados. b. Fecha de recepcin, que contendr la fecha actual. c. Fecha de pago, inicialmente ser la fecha actual ms 30 das. Los das cambian con el tipo de documento fsico que se utilice. d. Siguiente nivel, este campo ser sugerido por el sistema despus que el usuario haya seleccionado el Flujo permitido. 3. El usuario debe ingresar los siguientes datos: a. Nivel, el sistema le mostrar un listado de niveles donde puede registrar un documento b. Nmero de documento de referencia, compuesto por el tipo de documento de referencia y el nmero de documento. Incluir Buscar documento de referencia. c. Nmero de documento fsico, compuesto por el tipo de comprobante o documento de pago slo si no fue sugerido por el sistema despus de seleccionar el documento de referencia (slo se sugiere en caso se cuente con interfaz con el sistema correspondiente), serie y nmero del documento fsico enviado por el proveedor. d. Fecha de emisin del documento fsico. e. Archivo, que contenga el documento digitalizado. f. Observaciones, este campo ser llenado si el usuario desea. Si el documento de referencia pertenece a algn sistema con el que se ha implementado una interfaz para compartir datos, estos campos sern colocados automticamente por el sistema, caso contrario deben ser ingresados por el usuario: a. Proveedor, cdigo de RUC. Incluir Buscar proveedor. b. Monto total, compuesto por el tipo de moneda (soles y dlares) y el monto que figura en el documento enviado por el proveedor. c. Unidad del documento, unidad de la institucin responsable de las coordinaciones con el proveedor. d. Clasificacin del trmite. 4. El sistema seleccionar el flujo de trmite que debe seguir el documento dependiendo del nivel de registro en que se encuentre, del tipo de documento de referencia al que se encuentre relacionado (tambin existe un flujo cuando el documento no tiene referencia) y a la unidad responsable del documento. 5. El usuario selecciona la opcin Grabar. 6. El sistema verifica que todos los datos obligatorios sean llenados, en caso exista algn campo con un valor invlido el sistema enviar un mensaje de alerta. 7. Si todas las verificaciones son correctas el sistema almacenar la informacin. Poscondicin El documento es almacenado en el sistema y se encuentra en estado REGISTRADO.

Flujo Alternativo

Editar documento

1. El usuario se encuentra visualizando un documento y selecciona la opcin Editar. 2. El sistema le muestra un formulario donde le permite modificar los siguientes datos: a. Nmero de documento de referencia b. Nmero de documento fsico, se puede modificar la serie y nmero del documento; slo se puede modificar el tipo de documento de pago si no ha sido sugerido por el sistema. c. Fecha de emisin. d. Flujos permitidos. e. Archivo. f. Observaciones.

43

Si el documento de Referencia pertenece a algn sistema con el que se ha implementado una interfaz para compartir datos, estos campos sern colocados automticamente por el sistema y no podrn ser modificados, caso contrario el usuario puede modificar los siguientes campos: a. Proveedor. b. Monto total. c. Unidad del documento. d. Clasificacin del trmite. 3. El usuario realiza los cambios que crea conveniente. 4. El usuario selecciona la opcin Grabar. 5. El sistema verifica que todos los datos obligatorios sean llenados, en caso exista algn campo con un valor invlido enviar un mensaje de alerta. 6. Si todas las verificaciones son correctas el sistema almacenar la informacin modificada. Poscondicin El documento es modificado.

Flujo Alternativo

Enviar documento

1. El usuario se encuentra visualizando un documento y selecciona la opcin Enviar. 2. El sistema le solicita que confirme que desea enviar el documento hacia el siguiente nivel del flujo correspondiente. 3. El usuario selecciona la opcin Aceptar. 4. El sistema es enviado hacia el siguiente nivel del flujo correspondiente y se muestra el documento con el estado EN PROCESO. Poscondicin El documento se encuentra en el siguiente nivel del flujo correspondiente en estado EN PROCESO.

Flujo Alternativo 1. 2. 3. 4.

Anular el trmite del documento

El usuario se encuentra visualizando un documento y selecciona la opcin Anular. El sistema le solicita que confirme que desea anular el trmite del documento. El usuario selecciona la opcin Aceptar. El sistema muestra el documento con el estado ANULADO. El documento se encuentra en estado ANULADO.

Poscondicin

2.3.1.2.3.

Caso de Uso: CU03 Registrar documento en contabilidad

Tabla 2.8. Caso de Uso: Registrar documento en contabilidad

CU03 Registrar documento en contabilidad Descripcin El caso de uso permite registrar, editar y anular el trmite de un documento de pago a proveedores en el sistema. Esta funcionalidad es una alternativa de registro que debe ser usada excepcionalmente en casos urgentes. Registrador contable. El usuario debe encontrarse dentro del sistema, y tener accesos a un nivel contable.

Actores Precondicin

44

Flujo Bsico

Registrar documento en contabilidad

1. Este flujo alternativo extiende el flujo bsico del caso de uso CU02 Registrar documento en el punto 3. El usuario debe ingresar adicionalmente los siguientes datos: DATOS CONTABLES: a. Origen del documento. b. Indicador de Pago c. Forma sugerida de pago d. Transaccin, seleccionar en caso el asiento deba generarse con alguna otra plantilla. e. Girar a, o persona a la cual se le debe pagar por el documento en caso sea diferente al proveedor. f. Valor de Venta g. Porcentaje de Impuesto 1 (el nombre de impuesto se mostrar segn el tipo de documento fsico que se est tramitando) h. Importe del Impuesto 1 i. Servicios/Ajuste, donde se colocar el monto positivo o negativo que permita que el importe total sea exactamente igual al importe original. j. Importe total k. Indicador de abono Si el documento de referencia pertenece a algn sistema con el que se ha implementado una interfaz para compartir datos, estos campos sern colocados automticamente por el sistema, caso contrario deben ser ingresados por el usuario: DISTRIBUCIN: Por cada lnea de distribucin del cargo. a. Cuenta b. Partida c. Unidad d. Actividad e. Importe f. Tipo de Gravacin. Si el usuario selecciona el indicador de abono deber llenar los siguientes datos: ASIENTO CONTABLE: Por cada lnea de distribucin del abono. a. Cuenta b. Partida c. Unidad d. Actividad e. Importe 2. El caso de uso contina en el punto 4 del flujo bsico del caso de uso CU02 Registrar documento. Poscondicin El documento es almacenado en el sistema y se encuentra en estado REGISTRADO.

45

2.3.1.2.4.

Caso de Uso: CU04 Administrar documento

Tabla 2.9. Caso de Uso: Administrar documento

CU04 Administrar documento Descripcin El caso de uso permite aprobar, anular el trmite, devolver y enviar los documentos que son revisados en el nivel unidad en el que se encuentre el actor. Encargado de Unidad El usuario debe encontrarse dentro del sistema, y tener accesos a un nivel del tipo unidad.

Actores Precondicin

Flujo Bsico

Aprobar documento en lote

1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa a la opcin Documento > Aprobacin. 2. El sistema le muestra un listado de documentos que deben ser aprobados. Este listado mostrar los siguientes datos: a. Nmero de trmite. b. Nmero de documento de referencia. c. Proveedor. d. Nmero de documento fsico e. Moneda f. Importe 3. El usuario selecciona uno o ms documentos. 4. El usuario selecciona la opcin Aprobar. 5. El sistema le solicita que confirme que desea aprobar los documentos seleccionados. 6. El usuario selecciona la opcin Aceptar. 7. El sistema el registro de la aprobacin de cada documento en el nivel en el que se encuentra, y enva a cada documento al siguiente nivel del flujo correspondiente. 8. El caso de uso contina en el punto 2. Poscondicin El o los documento(s) son enviados al siguiente nivel del flujo correspondiente y se encuentra(n) en estado EN PROCESO.

Flujo Alternativo 1. 2. 3. 4.

Aprobar documento individual

El usuario se encuentra visualizando un documento, y selecciona la opcin Aprobar. El sistema le solicita que confirme que desea aprobar el documento. El usuario selecciona la opcin Aceptar. El sistema guarda el registro de la aprobacin del documento en el nivel en el que se encuentra, enva el documento al siguiente nivel del flujo correspondiente. 5. El sistema muestra el documento aprobado. El documento es enviado al siguiente nivel del flujo correspondiente y se encuentra en estado EN PROCESO.

Poscondicin

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Flujo Alternativo 1. 2. 3. 4.

Anular el trmite del documento

El usuario se encuentra visualizando un documento, y selecciona la opcin Anular. El sistema le solicita que confirme que desea anular el trmite del documento. El usuario selecciona la opcin Aceptar. El sistema muestra el documento con el estado ANULADO, y notifica al nivel donde se encuentre el documento fsico que debe gestionar la entrega al proveedor. El documento se encuentra en estado ANULADO.

Poscondicin

Flujo Alternativo

Devolver documento

1. El usuario se encuentra visualizando un documento, y selecciona la opcin Devolver. 2. El sistema le solicita que confirme que desea devolver el documento al nivel de registro correspondiente. 3. El usuario selecciona la opcin Aceptar. 4. El sistema muestra el documento con el estado REGISTRADO en el nivel de registro, y lo marca como DEVUELTO. Poscondicin El documento es devuelto al nivel de registro, se encuentra en estado REGISTRO y marcado como DEVUELTO

Flujo Alternativo

Editar documento

1. El usuario se encuentra visualizando un documento, y selecciona la opcin Editar. 2. El sistema le muestra un formulario con los siguientes datos modificables: DATOS GENERALES: a. Observaciones, este campo ser llenado si el usuario desea Si el nivel permite modificar la distribucin, podr editar la siguiente seccin: DISTRIBUCIN: Por cada lnea de distribucin del pago a. Partida b. Unidad c. Actividad d. Importe 3. El usuario realiza los cambios que crea conveniente. 4. El usuario selecciona la opcin Grabar. 5. El sistema verifica que todos los datos obligatorios sean llenados, en caso exista algn campo con un valor invlido enviar un mensaje de alerta. 6. Si todas las verificaciones son correctas el sistema almacenar la informacin modificada. Poscondicin El documento es modificado.

47

2.3.1.2.5.

Caso de Uso: CU05 Administrar documento en contabilidad

Tabla 2.10. Caso de Uso: Administrar documento en contabilidad

CU05 Administrar documento en contabilidad Descripcin El caso de uso permite contabilizar, revertir la contabilizacin, anular el trmite, devolver y editar los documentos que son enviados al nivel contable en el que se encuentre el actor. Contador. El usuario debe encontrarse dentro del sistema, y tener accesos a un nivel contable.

Actores Precondicin

Flujo Bsico

Contabilizar documento

1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa a la opcin Documento > Aprobacin. 2. El sistema le muestra un listado de documentos que se encuentran en estado RECIBIDO en el nivel contable en el que se encuentra. Este listado mostrar los siguientes datos: a. Nmero de trmite b. Nmero de documento de referencia c. Proveedor d. Nmero de documento fsico e. Moneda f. Importe 3. El usuario selecciona el nmero del documento que desea aprobar. 4. El sistema abre el documento indicado. 5. El usuario selecciona la opcin Contabilizar. 6. El sistema marca el documento como CONTABILIZADO. Poscondicin El documento se encuentra en estado EN PROCESO y marcado como CONTABILIZADO.

Flujo Alternativo 1. 2. 3. 4.

Anular el trmite del documento

El usuario se encuentra visualizando un documento, y selecciona la opcin Anular. El sistema le solicita que confirme que desea anular el trmite del documento. El usuario selecciona la opcin Aceptar. El sistema muestra el documento con el estado ANULADO. El documento se encuentra en estado ANULADO.

Poscondicin

48

Flujo Alternativo

Devolver documento

1. El usuario se encuentra visualizando un documento que no ha sido registrado en el nivel contable, y selecciona la opcin Devolver. 2. El sistema le solicita que confirme que desea devolver al nivel de inicio el documento. 3. El usuario selecciona la opcin Aceptar. 4. El sistema muestra el documento con el estado REGISTRADO en el nivel de REGISTRO, y es marcado como DEVUELTO. Poscondicin El documento es devuelto al nivel de registro inicial con estado REGISTRADO y marcado como DEVUELTO.

Flujo Alternativo

Deshacer contabilizacin del documento

1. El usuario se encuentra visualizando un documento marcado como CONTABILIZADO y selecciona la opcin Descontabilizar. 2. El sistema le solicita que confirme que desea deshacer la contabilizacin del documento. 3. El usuario selecciona la opcin Aceptar. 4. El sistema muestra el documento sin la marca de CONTABILIZADO. Poscondicin El documento se encuentra en estado EN PROCESO

Flujo Alternativo

Editar documento

1. El usuario se encuentra visualizando un documento en estado EN PROCESO y selecciona la opcin Editar. 2. El sistema le muestra un formulario con los siguientes datos modificables: DATOS GENERALES: a. Observaciones, este campo ser llenado si el usuario desea. DATOS CONTABLES: a. Origen del documento. b. Indicador de pago c. Forma sugerida de pago d. Transaccin, seleccionar en caso el asiento deba generarse con alguna otra plantilla. e. Girar a, o persona a la cual se le debe pagar por el documento en caso sea diferente al proveedor. f. Valor de venta g. Porcentaje de impuesto 1 (el nombre de impuesto se mostrar segn el tipo de documento fsico que se est tramitando) h. Importe del impuesto 1 i. Servicios/Ajuste, donde se colocar el monto positivo o negativo que permita que el importe total sea exactamente igual al importe original. j. Importe total k. Indicador de abono DISTRIBUCIN: Por cada lnea de distribucin del cargo. a. Cuenta b. Partida c. Unidad d. Actividad e. Importe f. Tipo de Gravacin. Si el usuario selecciona el indicador de abono podr editar la siguiente seccin. ASIENTO CONTABLE: Por cada lnea de distribucin del abono. a. Cuenta

49

3. 4. 5. 6.

b. Partida c. Unidad d. Actividad e. Importe El usuario realiza los cambios que crea conveniente. El usuario selecciona la opcin Grabar. El sistema verifica que todos los datos obligatorios sean llenados, en caso exista algn campo con un valor invlido enviar un mensaje de alerta. Si todas las verificaciones son correctas el sistema almacenar la informacin modificada. El documento es modificado.

Poscondicin

2.3.1.2.6.

Caso de Uso: CU06 Administrar documento en contabilidad master

Caso de Uso: Administrar documento en contabilidad master

Tabla 2.11.

CU06 Administrar documento en contabilidad - master Descripcin El caso de uso extiende el caso de uso Administrar documento en contabilidad. Contador Master. El usuario debe encontrarse dentro del sistema, y tener accesos a un nivel contable.

Actores Precondicin

Flujo Alternativo

Editar documento

1. Este flujo alternativo extiende el flujo alternativo Editar documento del caso de uso CU05 Administrar documento en contabilidad en el punto 2. DATOS GENERALES: muestra modificable adicionalmente los siguientes campos: a. Fecha de pago b. Tipo de documento fsico 2. El caso de uso contina en el punto 3 del flujo alternativo Editar documento del caso de uso CU05 Administrar documento en contabilidad. Poscondicin El documento es modificado.

2.3.1.2.7.

Caso de Uso: CU07 Consultar documento va extranet

Tabla 2.12. Caso de Uso: Consultar documento va extranet

CU07 Consultar documento va extranet Descripcin El caso de uso permite consultar los documentos en los que tenga autorizacin el usuario. Proveedor. El usuario debe encontrarse dentro del sistema.

Actores Precondicin

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Flujo Bsico

Consultar documento

1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa a la opcin Documento > Consulta. 2. El sistema le muestra un formulario con los siguiente criterios de bsqueda: e. Nmero de documento fsico (tipo, serie y nmero del documento fsico) f. Periodo de emisin del documento. 11. El usuario selecciona uno o ms criterios. 12. El usuario selecciona la opcin Consultar. 13. Caso contrario el sistema mostrar un listado con los documentos que cumplan los criterios seleccionados. Este listado mostrar los siguientes datos: a. Nmero de documento fsico (tipo, serie y nmero). b. Proveedor (R.U.C. y razn social). c. Moneda d. Importe e. Nivel actual f. Estado actual. g. Forma de pago. h. Fecha de pago, si el estado de los documentos es REGISTRADO o EN PROCESO DE PAGO se mostrar la fecha estimada de pago, si el documento se encuentra PAGADO se muestra la fecha en que efectivamente se realiz el pago. i. Nmero de trmite j. Nmero de documento de referencia (tipo y nmero). 14. El usuario selecciona el nmero de trmite que desea visualizar. 15. El sistema le mostrar toda la informacin del documento indicado, y se da por finalizado el caso de uso. Poscondicin El usuario visualiza el documento deseado.

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2.3.1.3.

Casos de uso relacionados al lote de documentos

Diagrama de casos de uso relacionados al lote de documentos

Grfico 2.5.

Consultar lote de documentos Supervisor Administrar lote de documentos Asistente

2.3.1.3.1.

Caso de Uso: CU08 Consultar lote de documentos

Tabla 2.13. Caso de Uso: Consultar lote de documentos

CU07 Consultar lote de documentos Descripcin El caso de uso permite consultar los lotes de documentos que hayan sido registrados o enviados a este nivel. Asistente, Supervisor. El usuario debe encontrarse dentro del sistema.

Actores Precondicin

Flujo Bsico

Consultar lote de documentos

1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa a la opcin Lote > Consulta. 2. El sistema le muestra un formulario con los siguiente criterios de bsqueda: a. Nmero de lote b. Estado del lote c. Nivel origen. d. Nivel destino. e. Clasificacin del lote. f. Observaciones g. Periodo en el que se haya registrado el lote. h. Periodo en el que se haya enviado el lote. i. Periodo en el que se haya recibido el lote. j. Nmero de trmite que pueda estar contenido en un lote. 3. El usuario selecciona uno o ms criterios. 4. El usuario selecciona la opcin Consultar. 5. Si el usuario coloc el nmero de lote el sistema automticamente le mostrar la informacin del lote indicado y el caso de uso se da por finalizado. 6. Caso contrario el sistema mostrar un listado con los lotes que cumplan los criterios seleccionados. Este listado mostrar los siguientes datos: a. Nmero de Lote b. Total de documentos. c. Los primeros n documentos contenidos en el lote. d. Nivel origen. e. Nivel destino. f. Estado del lote. g. Fecha de registro

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h. Fecha de envo. i. Fecha de recepcin. 7. El usuario selecciona el nmero del lote que desea visualizar. 8. El sistema le mostrar la informacin del lote indicado, el caso de uso se da por finalizado. Poscondicin El usuario visualiza el lote de documento deseado.

2.3.1.3.2.

Caso de Uso: CU09 Administrar lote de documentos

Tabla 2.14. Caso de Uso: Administrar lote de documentos

CU08 Administrar lote de documentos Descripcin El caso de uso permite registrar, editar, enviar y anular un lote de documentos registrado en el nivel en que se encuentra el usuario, y recibir los documentos que son enviados a este nivel. Asistente. El usuario debe encontrarse dentro del sistema.

Actores Precondicin

Flujo Bsico

Registrar lote de documentos

1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa a la opcin Lote > Registro. 2. El sistema le muestra un formulario donde le sugiere los siguientes campos: a. Registrador, cdigo y nombre del usuario. b. Fecha de registro, fecha actual. 3. El usuario debe ingresar los siguientes datos: a. Nivel de origen b. Nivel de destino. c. Clasificacin del lote. d. Observaciones, es opcional. 4. El sistema le muestra algunos criterios que le permitirn encontrar los documentos que puede seleccionar para agregar al lote, los criterios son los siguientes: a. Proveedor b. Unidad del documento. c. Clasificacin del documento de trmite. d. Periodo en que se puede encontrar la fecha de registro del documento. 5. El usuario selecciona alguno de los criterios. 6. El usuario selecciona la opcin Consultar. 7. El sistema le muestra los documentos fsicos que se encuentran en el nivel origen y que cumplan con los dems criterios seleccionados. 8. El usuario selecciona los documentos que desee y los agrega al listado de documentos seleccionados. 9. El usuario puede seleccionar la opcin Limpiar para volver a escoger criterios, volviendo al paso 6. 10. El usuario puede eliminar algn documento seleccionado. 11. Si el usuario cambia de nivel de origen perder todos los documentos seleccionados. Se le mostrar un mensaje para confirmar que desea cambiar el nivel origen. 12. El usuario selecciona la opcin Grabar. 13. El sistema verifica que se haya seleccionado el nivel de destino, la clasificacin del lote y que se encuentre seleccionado por lo menos un documento. En caso exista algn campo con un valor invlido el sistema enviar un mensaje de alerta. 14. Si todas las verificaciones son correctas el sistema almacenar la informacin.

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Poscondicin

El lote de documento es almacenado en el sistema y se encuentra en estado REGISTRADO.

Flujo Alternativo

Editar lote de documentos

1. El usuario se encuentra visualizando un lote en estado REGISTRADO en el nivel de origen, y selecciona la opcin Editar. 2. El usuario puede modificar los siguientes campos: a. Nivel de destino: si el usuario cambia el nivel de destino perder todos los documentos seleccionados. Se le mostrar un mensaje para confirmar la accin. b. Clasificacin del lote. c. Observaciones. 3. El sistema le muestra algunos criterios que le permitirn filtras los documentos que puede seleccionar para agregar al lote, los criterios son los siguientes: a. Proveedor b. Unidad del documento. c. Clasificacin del trmite. d. Periodo en que se puede encontrar la fecha de registro del documento. 4. El usuario selecciona alguno de los criterios. 5. El usuario selecciona la opcin Consultar. 6. El sistema le muestra los documentos fsicos que se encuentran en el nivel origen y que cumplan con los dems criterios seleccionados. 7. El usuario selecciona los documentos que desee y los agrega al listado de documentos seleccionados. 8. El usuario puede seleccionar la opcin Limpiar para volver a escoger criterios, regresa al paso 6. 9. El usuario puede eliminar algn documento seleccionado. 10. Si el usuario cambia de nivel de origen perder todos los documentos seleccionados. Se le mostrar un mensaje para confirmar que desea cambiar el nivel origen. 11. El usuario selecciona la opcin Grabar. 12. El sistema verifica que se haya seleccionado el nivel de destino, la clasificacin del lote y que se encuentre seleccionado por lo menos un documento. En caso exista algn campo con un valor invlido el sistema enviar un mensaje de alerta. 13. Si todas las verificaciones son correctas el sistema almacenar la informacin. Poscondicin El lote del documento es modificado.

Flujo Alternativo

Enviar lote de documentos

1. El usuario se encuentra visualizando un lote en estado REGISTRADO en el nivel de origen, y selecciona la opcin Enviar. 2. El sistema le solicita que confirme que desea enviar el lote. 3. El usuario selecciona la opcin Aceptar. 4. El sistema procesa todos los documentos, registra el momento en que fueron enviados al siguiente nivel. El sistema muestra el lote con el estado ENVIADO. Poscondicin El lote de documentos se encuentra en estado ENVIADO.

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Flujo Alternativo

Anular lote de documentos

1. El usuario se encuentra visualizando un lote en estado REGISTRADO en el nivel de origen, y selecciona la opcin Anular. 2. El sistema le solicita que confirme que desea anular el lote. 3. El Registrar selecciona la opcin Aceptar. 4. El sistema muestra el lote con el estado ANULADO. Poscondicin El lote de documentos se encuentra en estado ANULADO.

Flujo Alternativo

Recibir lote de documentos

1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa a la opcin Lote > Recepcin. 2. El sistema le muestra un listado de lotes de documentos que han sido enviados al nivel destino al que pertenece el usuario. Este listado mostrar los siguientes datos: a. N de lote. b. No total de documentos contenidos en el lote. c. Los primeros n documentos contenidos en el lote. d. Nivel de origen e. Nivel destino f. Clasificacin del lote. g. Estado h. Fecha de Registro i. Fecha de Envo 3. El usuario selecciona el N del lote que desea procesar. 4. El sistema le mostrar la informacin del lote indicado, se muestra si el documento fue previamente marcado como recibido o no. 5. El usuario marca como recibido o desmarca uno o ms documentos. 6. Si desea guardar las marcas ingresadas hasta ese momento selecciona la opcin Guardar. 7. El sistema guardar la informacin de los documentos que estn siendo marcados como recibidos. 8. El usuario selecciona la opcin Recibir. 9. El sistema le solicita que confirme que sern recibidos slo los documentos marcados, y los que no se encuentren marcados sern considerados que no llegaron en el lote. 10. El usuario selecciona la opcin Aceptar. 11. El sistema registra la recepcin en el nivel destino de los documentos fsicos de aquellos documentos de trmite que fueron marcados, y no as los documentos fsicos de los documentos de trmite que no fueron marcados (se considera que permanecen en el nivel origen). 12. El sistema muestra el lote con el estado RECIBIDO Poscondicin El lote de documentos se encuentra en estado RECIBIDO.

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2.3.1.4.

Matriz de trazabilidad

Para confirmar que los casos de uso presentados cumplen con los requerimientos funcionales del sistema, se presenta la siguiente matriz de trazabilidad, donde se marca con una X un recuadro cuando el caso de uso satisface el requerimiento de la fila correspondiente.

Tabla 2.15. Casos de uso

Matriz de trazabilidad

UC01 UC02 UC03 UC04 UC05 UC06 UC07 UC08 UC09 RF01 RF02 R e q u e r i m i e n t o s RF03 RF04 RF05 RF06 RF07 RF08 RF09 RF10 RF11 f u n c i o n a l e s RF12 RF13 RF14 RF15 RF16 RF17 RF18 RF19 RF20 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

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2.3.2. Diagrama de clases

A continuacin se presenta el diagrama de clases de anlisis o tambin denominado Modelo del Dominio [Larman], donde se presentan las clases principales del sistema y la relacin existente entre ellas.

Grfico 2.6.

Diagrama de clases

2.3.3. Especificacin de las clases del sistema

A continuacin se presenta la especificacin de las clases del sistema, donde se detalla la relacin que las une.
Tabla 2.16. Clase Documento Descripcin Es la clase base del sistema, es la representacin del documento fsico dentro del sistema. Clases del sistema

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Documento Referencia

Es la clase que representa el documento de referencia. Un objeto de la clase Documento tiene referencia con cero o un objeto de la clase DocumentoReferencia; un objeto de la clase DocumentoReferencia tiene referencia con cero o un objeto de la clase Documento. Es la clase que representa al proveedor que emite el documento. Un objeto de la clase Documento es emitido por un objeto de la clase Proveedor; un objeto de la clase Proveedor emite muchos objetos de la clase Documento. Es la clase que representa las reas de la institucin. Es una generalizacin de la clase unidad, y es la representacin de la unidad responsable del documento de trmite. Un objeto de la clase Documento es tramitado por un objeto de la clase UnidadResponsable, y un objeto de la clase UnidadResponsable tramita muchos objetos de la clase Documento. Es la clase que representa al asiento contable. Un objeto de la clase Documento genera un objeto de la clase Asiento; un objeto de la clase Asiento es generado por un objeto de la clase Documento. Esta clase es parte de la clase Documento, y representa la distribucin contable presupuestal del importe del documento. Un objeto de la clase Documento contiene uno o ms objetos de la clase HistorialAprobacion; un objeto de la clase HistorialAprobacion est contenido en un objeto de la clase Documento. Esta clase es parte de la clase Documento, y representa la distribucin contable presupuestal del importe del documento. Un objeto de la clase Documento contiene uno o ms objetos de la clase DistribucionCargo; un objeto de la clase DistribucionCargo est contenido en un objeto de la clase Documento. Esta clase es parte de la clase Documento, y representa a la distribucin del abono del asiento. Un objeto de la clase Documento contiene cero o ms objetos de la clase DistribucionAbono; un objeto de la clase DistribucionAbono est contenido en un objeto de la clase Documento. Esta clase es parte de la clase Documento, y representa a la distribucin del cargo del asiento. Un objeto de la clase Documento contiene cero o ms objetos de la clase CompromisosPresupuestal; un objeto de la clase CompromisosPresupuestal est contenido en un objeto de la clase Documento. Esta clase representa el tipo de documento. Un objeto de la clase Documento se clasifica en un objeto de la clase TipoDocumento; un objeto de la clase TipoDocumento clasifica a muchos objetos de la clase Documento. Esta clase representa los tipos de trmite que tiene el sistema. Esta clase representa a los sistemas de bienes o servicios, tambin llamados sistemas de referencia. Un objeto de la clase SistemaReferencia es tramitado a travs de muchos objetos de la clase TipoTramite. Un objeto de la clase TipoTramite tramita muchos objetos de la clase SistemaReferencia. Esta clase es la asociacin de la clase Nivel y la clase Trmite.

Proveedor

Unidad Unidad Responsable

Asiento

Historial Aprobacion

Distribucin Cargo

Distribucin Abono

Compromiso Presupuestal

Tipo Documento

TipoTramite Sistema Referencia

NivelXTramite

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Nivel

Esta clase representa a un nivel de aprobacin dentro del sistema. Un objeto de la clase Nivel es administrado por un objeto de la clase Unidad. Un objeto de clase Unidad administra un objeto de la clase Nivel. Esta clase representa los flujos de aprobacin del sistema. Un objeto de la clase Nivel pertenece a uno o ms objetos de la clase Flujo; y un objeto de clase Flujo contiene uno o ms objetos de la clase Nivel. Es la clase que representa el lote de documentos. Un objeto de la clase Documento est contenido en en uno o ms objetos de la clase LoteDeDocumentos; un objeto de la clase LoteDeDocumentos contiene uno o ms objetos de la clase Documento.

Flujo

LoteDe Documentos

2.3.4. Diagrama de estados

A continuacin se presentan los diagramas de estados del sistema, los cuales representan los eventos y estados de un objeto [Larman].

Primero se presenta el diagrama de estados del documento, y luego se presentan el diagrama de estados del lote de documentos, clases principales del sistema.

2.3.4.1.

Diagrama de estados del documento

Grfico 2.7.
Registro en el sistema

Diagrama de estados del documento

REGISTRADO

Anulacin del documento

ANULADO

Fin

Inicio

Devolucin del documento

Envo al flujo de aprobacin

Registro en el sistema

EN PROCESO DE PAGO Envo a Tesorera

Anulacin del documento PAGADO Fin

2.3.4.2.

Diagrama de estado del lote de documentos

Grfico 2.8. Diagrama de estados del lote de documentos
Enviar lote al nivel destino

Inicio

Registrar en nivel origen

REGISTRADO

ENVIADO

RECIBIDO

Fin

Anular lote

ANULADO

Fin

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3. Diseo
3. 3.

3.1.

Arquitectura del sistema

En esta seccin se muestran la arquitectura WEB, el patrn de diseo y el esquema de comunicacin WEB que sern utilizados para el desarrollo del sistema y para cumplir con los requerimientos establecidos.

3.1.1. Arquitectura WEB

Para este proyecto se va a utilizar una arquitectura WEB basada en una arquitectura de aplicaciones de tres capas, en donde se separa la presentacin, la lgica del negocio y el acceso a los datos, las cuales se describen a continuacin:

60

Tabla 3.1. Capa Presentacin Descripcin

Capas de la Arquitectura WEB

Esta capa contiene la representacin grfica o visual del sistema, gestiona la navegabilidad de la interfaz grfica de usuario, validacin de datos de entrada y el formateo de los datos de salida. Esta capa contiene el conjunto de reglas y pasos establecidos para representar las necesidades que el negocio ha establecido. Es la base del sistema. Esta capa gestiona los aspectos relacionados a la manipulacin y persistencia de los datos que se manejan en el negocio. Para su gestin con el administrador de base de datos relacional (RDBMS) se disean operaciones de creacin, consulta, actualizacin y eliminacin de los datos de cada entidad utilizando los servicios que proporcionan el framework JDBC de J2EE.

Lgica de negocio Acceso a datos

Grfico 3.1.

Arquitectura WEB de 3 capas: presentacin, lgica de negocio y acceso a datos.

61

3.1.2. Patrn de diseo

Se utiliza el patrn diseo Modelo-Vista-Controlador (MVC) el cual permite un diseo flexible y escalable, mediante una separacin absoluta de la presentacin, la lgica del negocio y el acceso a datos.

Grfico 3.2.

Patrn de diseo MVC aplicado al proyecto

3.1.3. Diagrama de componentes

Un componente es una de las partes fsicas y reemplazables del sistema [Rumbaugh]. Se dice que es una parte fsica porque vive en el mundo de bits y se dice que es reemplazable porque puede ser sustituido por un nuevo componente que mejore la funcionalidad o aada alguna otra, sin que afecte a otros componentes.

A continuacin se presentan y describen los componentes del sistema.

62

Tabla 3.2.

Diagrama de componentes

Servlet Pgina HTML

Bean de Accin

Navegador WEB

Bean de Datos

JDBC Base de Datos

JS

JSP Bean de Funcin

Tabla 3.3. Componentes Servlet (Controlador)

Componentes del proyecto segn el patrn de diseo MVC.

Descripcin Recibe la solicitud del usuario y segn la accin indicada dirige la solicitud hacia el bean de accin adecuado. Se tiene un nico servlet por aplicacin. Maneja la lgica del negocio y la informacin almacenada en la base de datos. Existen tres tipos de JavaBeans. Almacena los datos. Se tiene un bean de este tipo por cada entidad de la base de datos involucrada. Almacena los mtodos que permitan obtener y transformar los datos, y adems permite la comunicacin con la base de datos. Administra la conexin con la base de datos, procesa la solicitud del usuario y decide la siguiente pgina JSP a mostrar o la siguiente accin a realizar. Permite llevar a cabo funciones de validacin, seguridad y autorizaciones sobre la aplicacin, y luego invoca la lgica del negocio. Utiliza las funciones y datos de los bean de funcin y bean de datos respectivamente. Se tiene un bean de este tipo por cada accin que el usuario puede solicitar al sistema. Muestra el resultado del procesamiento de la solicitud HTTP del usuario mediante una pgina HTML que ser mostrada por el navegador WEB. En el caso de la vista, las clases de interfaz son implementadas mediante archivos JSP la cuales dan el formato a las pginas HTML que sern mostradas por el navegador WEB del usuario. Almacenan funciones en lenguaje javascript que permiten realizar validacin de datos de entrada desde en el navegador sin invocar al servidor.

JavaBeans (Modelo) Bean de Datos Bean de Funcin Bean de Accin

JSP (Vista) Pagina HTML

Archivo JS

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El esquema de comunicacin WEB del proyecto es el siguiente:

1. El usuario realiza alguna tarea con la pagina HTML, la cual puede realizar algunas validaciones en el navegador utilizando javascript, que puede estar incluido en la pagina HTML o en un archivo JS. 2. Desde la pgina HTML se realiza una peticin HTTP a un Servlet. 3. En el servidor correspondiente responde el Servlet invocado, el cual crea una instancia del bean de accin que atiende la accin solicitada. 4. El bean de accin obtiene una conexin a base de datos. 5. Luego el bean de accin instancia: a. Beans de funciones y/o b. Beans de datos, segn sea necesario. 6. Los beans de funciones se comunican con la base de datos al ejecutar los mtodos que el bean de accin les indique, almacena la informacin en los beans de datos. 7. La informacin que luego debe ser presentada en el navegador WEB, es guardada en el mbito Request del Servlet. Finalmente, la accin indica el Java Servlet Page (JSP) que ser mostrado por el navegador WEB. 8. El Servlet enva la peticin hacia el JSP indicado en la accin. 9. El JSP, usando los objetos recientemente almacenados en el mbito del Request del Servlet, permite mostrar la pgina HTML de respuesta, la cual es enviada al navegador WEB que inici el pedido.

Grfico 3.3.

Esquema de la comunicacin WEB del proyecto.

64

3.1.4. Diagramas de interaccin

Los diagramas de interaccin son una parte clave en la realizacin de los casos de uso, por lo que muestran el diseo de los diagramas de casos de uso [Arlow, Neustadt]. Por este motivo en cada diagrama de secuencia se indica la referencia al caso de uso correspondiente.

Estos diagramas muestran la interaccin de los objetos, la cual se realiza mediante el envo de mensajes a travs del tiempo.

A continuacin se muestran los estereotipos de clases que se utilizaron para disear los diagramas [Rumbaugh].

Tabla 3.4. Estereotipo Boundary Class

Estereotipos de clases para el diseo de procesos de software. Grfico

Descripcin Representa objetos que implementen la presentacin o vista de las interfases o sistemas, por lo que tambin se les llama bordes o fronteras. En el proyecto se utiliza para representar a los JSPs del sistema. Representa objetos que se encargan de manejar las interacciones del sistema. En el proyecto se utiliza para representar a los Beans de Accin. Esta es la representacin clsica de un objeto. En el proyecto se utiliza para representar al Servlet.

Control Class

Class

Entity Class

Representa objetos que son pasivos, y no inician ninguna interaccin. En el proyecto se utiliza para representar a los Beans de Datos y Beans de Funcin en conjunto.

A continuacin se muestran los diagramas de secuencias de los principales flujos de los casos de uso del sistema.

65

3.1.4.1.

Diagramas de secuencia: CU01 Consultar documentos

Grfico 3.4.

Diagrama de secuencia: Consultar documentos

66

Grfico 3.5.

Diagrama de secuencia: Abrir documento

67

3.1.4.2.

Diagramas de secuencia: CU02 Registrar documento

Grfico 3.6.

Diagrama de secuencia: Registrar documento

68

3.1.4.3.

Diagramas de secuencia: CU03 Registrar documento en contabilidad

Grfico 3.7.

Diagrama de secuencia: Registrar documento en contabilidad

69

3.1.4.4.

Diagrama de secuencia: CU04 Administrar documento

Grfico 3.8. Diagrama de secuencia: Aprobado documento en lote

70

3.1.4.5.

Diagramas de secuencias: CU05 Administrar documento en contabilidad

Grfico 3.9.

Diagrama de secuencias: Contabilizar documento

71

3.1.4.6.

Diagramas de secuencias: CU08 Consultar lote de documentos

Grfico 3.10.

Diagrama de secuencias: Consultar lote de documento

72

3.1.4.7.

Diagramas de secuencias: CU09 Administrar lote de documentos

Grfico 3.11. Diagrama de secuencias: Registrar lote de documento

73

3.2.

Modelo fsico de datos

A continuacin se muestra el diseo fsico de la base de datos general del sistema a travs del modelo entidad-relacin, para lo cual se utilizar la notacin IDEF1X.

Grfico 3.12.

Modelo entidad relacin general del sistema

74

Vista funcional que muestra las entidades relacionadas con la entidad documento.

Grfico 3.13.

Modelo entidad relacin para el documento

75

Vista funcional que muestra las entidades relacionadas con la entidad lote.

Grfico 3.14.

Modelo entidad relacin para el lote

Vista funcional que muestra las entidades relacionadas con la entidad flujo y nivel.
Grfico 3.15. Modelo entidad relacin para el flujo y nivel

76

3.2.1. Especificacin del modelo fsico de datos

A continuacin se presenta la especificacin del modelo fsico de datos, la cual incluye la descripcin de las tablas y sus columnas ordenadas alfabticamente.

Clasificacin Clasificacin que se le otorga a un documento o a un lote.

Atributo clasificacion descriClasificacion indActividad indDocumento indLote Descripcin Cdigo de identificacin de la clasificacin Descripcin de la clasificacin Indica si la clasificacin est activa A, inactiva I Indica si la clasificacin se usa para los documentos, 1 verdadero, 0 falso. Indica si la clasificacin se usa para los lotes 1 verdadero, 0 falso.

CompromisosDocumento Compromisos presupuestales que generaron los sistemas de referencia.

Atributo actividad ao correlativoCp correlativoDoc mes monto nivelOrigen partida tipoTramite unidad Descripcin Actividad que ha generado el compromiso presupuestal Ao del documento Correlativo de los compromisos registrados para el documento Correlativo del documento Mes del documento Monto o importe del compromiso Nivel origen del documento Partida presupuestal en la que se realiz el compromiso Tipo del trmite del documento Unidad a la que pertenece la actividad que ha generado el compromiso presupuestal

DetalleLote Documentos contenidos en un lote.

Atributo aoDoc aoLot correlativoDoc correlativoLot mesDoc nivelOrigenDoc nivelOrigenLot seguimiento tipoTramiteDoc Descripcin Ao del documento Ao del lote Correlativo del documento Correlativo del lote Mes del documento Nivel origen del documento Nivel origen del lote Cdigo de identificacin del seguimiento que se realiza al lote Tipo del trmite del documento

77

DistribucionAbono Distribucin del monto total del documento en las unidades/actividades

correspondientes (centros de costo).

Atributo actividad ano ao correlativoAbo correlativoDoc cuenta indPagar mes monto nivelOrigen tipoTramite unidad Descripcin Actividad a la que se distribuir el abono Ao de la cuenta Ao del documento Correlativo del abono Correlativo del documento Cuenta en la que se registrar el abono Indicador de pago Mes del documento Monto o importe del abono Nivel origen del documento Tipo del trmite del documento Unidad a la que pertenece la actividad a la que se le distribuir el abono

DistribucionCargo Distribucin del monto total sin impuestos del documento en las

unidades/actividades correspondientes (centros de costo).

Atributo actividad ano ao correlativoCar correlativoDoc cuenta gravacion mes monto nivelOrigen partida tipoTramite unidad Descripcin Actividad a la que se distribuir el cargo Ao de la cuenta Ao del documento Correlativo del cargo Correlativo del documento Cuenta en la que se registrar el cargo Cdigo de identificacin de la gravacin que se aplica al cargo Mes del documento Monto o importe del cargo Nivel origen del documento Partida presupuestal a la que afectar el cargo Tipo del trmite del documento Unidad a la que pertenece la actividad a la que se le distribuir el cargo

Documento Documento
Atributo ao archivoDigitalizado clasificacionDoc correlativoDoc estado fechaEmision fechaFinSusp Descripcin Ao del documento Documento digitalizado. Clasificacin del documento Correlativo del documento Estado del documento Fecha de emisin del documento fsico Fecha fin de la suspensin del cobro de impuesto

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fechaInicioSusp fechaPago fechaRecepcion flujoActual forma_pago importeBruto importeImpuesto importeTotal indContabilizado indDevolucion mes nivelActual nivelOrigen nroAdicReferencia nroDocFisico nroDocReferencia nroOperacionSusp

Fecha de inicio de la suspensin del cobro de impuesto Fecha de pago del documento Fecha de recepcin del documento fsico Flujo actual del documento Cdigo de identificacin la forma de pago sugerida Importe bruto o sin impuestos Importe del impuesto Importe total Indica si el documento ha sido contabilizado Indica si el documento ha sido devuelto al nivel de registro Mes del documento Nivel actual del documento Nivel origen del documento Nmero adicional del documento de referencia Nmero del documento fsico Nmero del documento de referencia Nmero de operacin que suspende el cobro de un impuesto Nmero que relaciona el documento de tramite con el documento num_documento_id de pago origen Origen del documento periodo Periodo Persona a la que se girar el pago, slo si fuera diferente al personaGiro proveedor porImpuesto Porcentaje de impuestos proveedor Proveedor serieDocFisico Serie del documento fsico Monto o importe generado por servicios o ajustes en los clculos de serviciosAjuste los importes parciales del documento Siguiente nivel del flujo de aprobacin al que debe pasar el siguienteNivel documento sistemaReferencia Sistema de referencia tipoDocumento Tipo de documento Tipo de persona a la que se girar el pago, slo si fuera diferente al tipoPersonaGiro proveedor tipoPersonaProveedor Tipo de persona del proveedor. Tipo de tramite, el proyecto ser el primer tipo de tramite, esto servir para que sistema pueda manejar el tramite de otro tipo de tipoTramite documentos Tipo de transaccin que reemplazar al tipo de asiento por defecto tipoTransaccion del documento unidadDocumento Unidad responsable del documento

Estado Estado del documento o lote.

Atributo descriEstado estado indActividad Descripcin Descripcin del estado del documento Cdigo que identifica el estado del documento Indica si el estado se encuentra activo A, inactivo I

79

Flujo Flujo de aprobacin que siguen los documentos en el sistema.

Atributo descriFlujo flujo tipoFlujo Descripcin Descripcin del flujo de aprobacin Cdigo que identifica el flujo de aprobacin Cdigo que identifica el tipo de flujo

GENERAL.Personatural Persona que ser usuaria del sistema. Esta tabla parte de la base de datos institucional PUCP, esquema GENERAL.
Atributo apematerno apepaterno codigo nombres Descripcin Apellido materno de la persona Apellido paterno de la persona Cdigo de la persona natural, en esta tabla se encuentran todos los usuarios de la intranet de la institucin Nombres de la persona

Grabacin Tipos de gravacin que se le puede imponer al detalle de distribucin del cargo.
Atributo descriGravacion Grabacin IndAfecto Descripcin Descripcin de la gravacin Cdigo que identifica el tipo de gravacin Indica si es afecto 1 o no afecto 0.

HistorialDocumento Historial de todas las acciones realizadas sobre un documento.

Atributo Ao correlativoDoc correlativoHis fecha flujoHistorico mes mostrarEnFlujo nivelHistorico nivelOrigen observacion seguimiento tipoTramite usuario Descripcin Ao del documento Correlativo del documento Correlativo del historial Fecha en que se realiz la accin Flujo histrico del documento Mes del documento Indica si se debe mostrar en el historial del flujo de aprobacin Nivel histrico del documento Origen del documento Observacin Seguimiento de la accin que se realiz Tipo de trmite del documento Usuario que realiz la accin

80

Impuesto Impuestos, valor y fecha de vigencia del impuesto.

Atributo correlativo fechaFinVigencia fechaInicioVigencia impuesto valor Descripcin Correlativo del impuesto Fecha de fin de vigencia del valor del impuesto Fecha de inicio de la vigencia del valor del impuesto Cdigo que identifica el impuesto Valor del impuesto

Lote Lote de documentos

Atributo ao clasificacionLot correlativoLot estado fechaAnulacion fechaEnvio fechaRecepcion fechaRegistro nivelDestino nivelOrigen observaciones usuarioAnulacion usuarioEnvio usuarioRecepcion usuarioRegistro Descripcin Ao del lote de documento Clasificacin del lote Correlativo del lote Estado del lote Fecha de anulacin del lote Fecha de envo del lote Fecha de recepcin del lote Fecha de registro del lote Nivel destino del lote Nivel origen del lote Observaciones Usuario que anula el lote Usuario que envi el lote Usuario que recibe el lote Usuario que registr el lote

Nivel Nivel, un nivel puede pertenecer a muchos flujos de aprobacin.

Atributo correlativoLote correrlativoDocument o descriNivel indActividad nivel tipoNivel unidadResponsable Descripcin Correlativo del lote, que ser usado para generar los cdigos de lote Correlativo del documento, que ser usado para genera los cdigos de los documentos Descripcin del nivel Indica si el nivel est activo A, inactivo I Cdigo que identifica al nivel Cdigo que identifica el tipo de nivel Unidad responsable del nivel

81

NivelXFlujo Relacin de niveles que pertenecen a un flujo de aprobacin.

Atributo escalaFinal escalaInicial flujo indActividad nivel orden Descripcin Importe o monto final o mximo que se encarga de revisar este nivel Importe o monto inicial que se encarga de revisar este nivel Flujo de aprobacin al que se relaciona el nivel Indica si el nivel del flujo est activo A, inactivo I Cdigo que identifica al nivel Orden de nivel dentro del flujo de aprobacin

Origen Origen de un documento. Ej.: nacional o extranjero.

Atributo descriOrigen indActividad origen Descripcin Descripcin del origen del documento Indica si el origen est activo A, inactivo I Cdigo que identifica el origen del documento

Seguimiento Accin realizada sobre un documento, sirve para dar seguimiento al historial del documento.
Atributo descripcion indActividad indHistorial indLote seguimiento Descripcin Descripcin del seguimiento Indica si el seguimiento est activo A, inactivo I. Indica si el seguimiento es usado para documentos - en su historial. Indica si el seguimiento es usado para lotes de documentos. Cdigo que identifica el seguimiento o accin que se realiza sobre el documento o lote

SICOP.mae_actidad Actividad o centro de costo de la institucin. Esta tabla pertenece a la base de datos institucional, y sirve de integracin con el sistema contable presupuestal PUCP. Esquema SICOP.
Atributo actividad unidad Descripcin Cdigo que identifica la actividad Cdigo que identifica la unidad a la que pertenece la actividad

SICOP.mae_subtipoasiento Sub tipo de asiento contable. Esta tabla pertenece a la base de datos institucional, y sirve de integracin con el sistema contable presupuestal PUCP. Esquema SICOP.
Atributo asiento_subtipo asiento_Tipo Descripcin Cdigo que identifica el subtipo de asiento contable Cdigo que identifica el tipo de asiento contable

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SICOP.mae_cuenta Cuenta contable. Esta tabla pertenece a la base de datos institucional, y sirve de integracin con el sistema contable presupuestal PUCP. Esquema SICOP.
Atributo ano cuenta Descripcin Ao de la cuenta Cdigo que identifica una cuenta contable

SICOP.mae_forma_pago Forma de pago de los documentos. Esta tabla pertenece a la base de datos institucional, y sirve de integracin con el sistema contable presupuestal PUCP. Esquema SICOP.
Atributo forma_pago Descripcin Cdigo que identifica la forma de pago del documento

SICOP.mae_partida Partida presupuestal. Esta tabla pertenece a la base de datos institucional, y sirve de integracin con el sistema contable presupuestal PUCP. Esquema SICOP.
Atributo partida Descripcin Cdigo que identifica la partida

SICOP.mae_persona Persona. Esta tabla pertenece a la base de datos institucional, y sirve de integracin con el sistema contable presupuestal PUCP. Esquema SICOP.
Atributo persona tipoPersona Descripcin Cdigo que identifica la persona en el sistema contable presupuestal Cdigo que identifica el tipo de persona del sistema contable presupuestal

SICOP.mae_unidad Unidad o rea de la institucin. Esta tabla pertenece a la base de datos institucional, y sirve de integracin con el sistema contable presupuestal PUCP. Esquema SICOP.
Atributo unidad Descripcin Cdigo que identifica la unidad

SICOP.tes_cab_docpag Documento de pago, es la interfase a donde debe llegar el documento de trmite para que sea pagado. Esta tabla pertenece a la base de datos institucional, y sirve de integracin con el sistema contable presupuestal PUCP. Esquema SICOP.

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Atributo num_documento_id

Descripcin Cdigo que identifica el documento en el sistema de pagos

SistemaReferencia Sistema de adquisicin de bienes o servicios que interacta con el sistema de trmite de documentos.
Atributo DescriReferencia IndAdjuntar sistemaReferencia Descripcin Descripcin del sistema de referencia Indica si debe adjuntar o no documento digitalizado Cdigo que identifica el sistema de referencia de adquisicin de bienes o servicios

TipoDocumento Tipo de documento.

Atributo abreviatura asiento_subtipo asiento_Tipo codigoSunat descriImpBruto descriImpTotal descripcion descripcionCorta diasPlazoPago tipoDocumento tipoTramite Descripcin Abreviatura del tipo de documento Subtipo de asiento que se debe generar por tipo de documentos Tipo de asiento que se debe generar por tipo de documentos Cdigo SUNAT del documento Descripcin del importe bruto para el tipo de documento Descripcin del importe total para el tipo de documento Descripcin del tipo de documento Descripcin corta del tipo de documento Das de plazo para realizar el pago del documento Cdigo que identifica el tipo de documento Tipo de trmite que se encargar de tramitar el tipo de documento

TipoFlujo Tipo de flujo.

Atributo descriTipoFlujo tipoFlujo Descripcin Descripcin del tipo de flujo Cdigo que identifica el tipo de flujo de aprobacin

TipoNivel Tipo de nivel.

Atributo descriTipoNivel indDatosContables indDistribucionAbono indDistribucionCargo indFlujoAprobacion tipoNivel Descripcin Descripcin del tipo de nivel Indica si se debe mostrar la seccin de datos contables en aplicacin Indica si se debe mostrar la seccin de distribucin de abono en aplicacin Indica si se debe mostrar la seccin de distribucin de cargo en aplicacin Indica si se debe mostrar la seccin de flujo de aprobacin en aplicacin Cdigo que identifica el tipo de nivel

la la la la

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TipoTramite Tipo de trmite.

Atributo descripcion tipoTramite Descripcin Descripcin del tipo de trmite Cdigo que identifica el tipo de trmite

TipoFlujoxSisReferencia Tipos de flujo de aprobacin que se relaciona con un sistema de referencia.

Atributo sistemaReferencia tipoFlujo Descripcin Sistema de referencia Tipo de flujo

TipoTransaccion Tipo de transaccin, se usa cuando el asiento del documento no se va a generar de acuerdo el tipo de asiento correspondiente al tipo de documento
Atributo asiento_subtipo asiento_Tipo descriTipoTransaccion tipoTransaccion Descripcin Subtipo de asiento Tipo de asiento Descripcin de tipo de transaccin Cdigo que identifica el tipo de transaccin

UnidadesPermitidasxFlujo Unidades permitidas por flujo de aprobacin, para restringir el flujo de documentos segn la unidad responsable.
Atributo flujo unidad Descripcin Flujo de aprobacin Unidad permitida

UsuarioXNivel Usuarios por nivel, aqu se detallan los roles y permisos que tiene en cada nivel.
Atributo indActividad indAsistente indContador indEncargado indRegistrador Descripcin Indica si el usuario est activo A, inactivo I Indica si es Asistente 1 o no 0. Indica si es Contador 1 o no 0. Indica si es Encargado de unidad 1 o no 0. Indica si es Registrador 1 o no 0. Monto mximo que puede aprobar un usuario en el nivel, solo tipo montoMaxAprobacion nivel unidad nivel Nivel en el que est autorizado el usuario usuario Cdigo de usuario

85

3.3.

Prototipos del sistema

Los prototipos del sistema han sido diseados cumpliendo el requerimiento no funcional RNF01 que indica que la interfaz de usuario debe ser sencilla e intuitiva.

En las siguientes pginas se presentaran las pantallas del sistema, agrupadas segn el caso de uso que las gener.

3.3.1. Pantallas: CU01 Consultar Documento

Grfico 3.16.

Pantalla: Consultar documentos

Grfico 3.17.

Pantalla: Resultado de la consulta de documentos.

86

Grfico 3.18.

Pantalla: Abrir documento - Datos generales.

Clic para descargar y visualizar el documento digitalizado

Grfico 3.19.

Pantalla: Visualizar documento digitalizado

87

Grfico 3.20.

Pantalla: Abrir documento - Flujo de aprobacin.

3.3.2. Pantallas: CU02 Registrar Documento

Grfico 3.21.

Pantalla: Registrar documento

88

3.3.3. Pantallas: CU03 Registrar Documento en Contabilidad

Grfico 3.22.

Pantalla: Registrar datos generales

Grfico 3.23.

Pantalla: Registrar datos contables

89

Grfico 3.24.

Pantalla: Registrar datos de la distribucin

3.3.4. Pantallas: CU04 Administrar documento

Grfico 3.25.

Pantalla: Aprobar documento en lote

90

Grfico 3.26.

Pantalla: Aprobar documento individual

Esta pantalla tambin sirve para acceder a las funcionalidades de editar, devolver y anular.

3.3.5. Pantallas: CU05 Administrar documento en contabilidad

Grfico 3.27.

Pantalla: Documentos por contabilizar

91

Grfico 3.28.

Pantalla: Contabilizar documento

Esta pantalla tambin sirve para acceder a las funcionalidades de editar, devolver y anular.

Grfico 3.29.

Pantalla: Editar documento Datos Contables

92

Grfico 3.30.

Pantalla: Editar documento - Distribucin

Grfico 3.31.

Pantalla: Editar documento Asiento contable

93

3.3.6. Pantallas: CU07 Consultar documento va extranet

Grfico 3.32.

Pantalla: Consultar documentos va extranet

Grfico 3.33.

Pantalla: Resultado de la consulta de documentos va extranet.

3.3.7. Pantallas: CU08 Consultar lote de documentos

Grfico 3.34. Pantalla: Consultar lote de documentos

Ingresa un nmero de lote o selecciona algn criterio de bsqueda.

94

Grfico 3.35.

Pantalla: Resultados de consultar lote de documentos

Grfico 3.36.

Pantalla: Abrir lote de documentos

95

3.3.8. Pantallas: CU09 Administrar lote de documentos

Grfico 3.37. Pantalla: Registrar lote

Ingresa los datos generales del lote.

Se ingresa uno o ms criterios para encontrar los documentos disponibles.

Grfico 3.38.

Pantalla: Registrar lote - Despus que se consultan los documentos que se pueden agregar al lote

Selecciona uno o varios documentos disponibles.

96

Grfico 3.39.

Pantalla: Registrar lote con los documentos fsicos seleccionados.

Grfico 3.40.

Pantalla: Lote de documentos registrado

97

Grfico 3.41.

Pantalla: Lotes de documentos por recibir

Grfico 3.42. Pantalla: Recibir lote de documentos

Seleccionar los documentos fsicos que llegaron en el lote.

Grfico 3.43.

Pantalla: Lote recibido

98

4. Observaciones, conclusiones y recomendaciones

4. 4.

4.1.

Observaciones

En esta seccin se busca dar nfasis a los siguientes puntos vistos en el proyecto:

Investigacin realizada

Para llevar a cabo el proyecto se realiz la investigacin y estudio de las ltimas versiones de la metodologa RUP y el lenguaje UML, para el anlisis y diseo en la Ingeniera de Software.

Metodologa utilizada

La eleccin de la metodologa fue un punto clave para el xito del proyecto. Para la presente tesis se escogi RUP, y gracias a su flexibilidad fue adaptado a las necesidades de este proyecto.

RUP promueve que se d prioridad a las principales necesidades de las partes interesadas, por lo que los principales requerimientos obtenidos fueron

considerados en el presente proyecto.

99

Obtencin de requerimientos

La adecuada captura de requerimientos es la base para las siguientes etapas del desarrollo del software, por este motivo los requerimientos del proyecto se obtuvieron en las reuniones sostenidas con los usuarios involucrados en los procesos del negocio.

Elaboracin de los casos de uso

En la elaboracin de casos de uso se evit la creacin de casos de uso complejos o muy pequeos, y se opt por crear casos de usos que represente las funcionalidades que cada actor puede realizar sobre el sistema, de estar forma se promueve una adecuada comprensin del sistema.

Diseo de los prototipos

Durante la fase de diseo se eligi una arquitectura WEB basada en el modelo MVC. En base a la arquitectura y a los requerimientos funcionales se elaboraron los prototipos del sistema, los cuales fueron presentados a los usuarios que participaron en la fase de anlisis, lo que permiti refinar los requerimientos iniciales y descubrir nuevos requerimientos, los cuales sern atendidos en prximas iteraciones del proyecto.

4.2.

Conclusiones

Como consecuencia del trabajo realizado se ha llegado a las siguientes conclusiones:

Se ha cumplido con el objetivo de realizar el anlisis y diseo de un sistema de Trmite de Documentos de Pago a Proveedores va Intranet, con el fin de apoyar las labores administrativas de una institucin organizada en unidades como la PUCP, institucin del caso prctico.

Se realiz el anlisis y diseo del sistema en base a los procesos principales del negocio. Los requerimientos se determinaron a travs del levantamiento de informacin en las reuniones sostenidas con el personal involucrado en los 100

procesos del negocio de cada unidad, y fueron refinados con la participacin de ellos en el diseo de los prototipos. La participacin de los stakeholders y futuros usuarios del sistema durante el proceso de desarrollo de software es de suma importancia para alcanzar los propsitos de la institucin.

Se control el seguimiento del flujo de aprobacin de un documento de pago a proveedores, el cual se realiza desde el registro del documento, revisin en cada una de las unidades de la institucin que conforman el flujo de aprobacin que debe seguir el documento, hasta la contabilizacin del documento.

Se logr brindar la funcionalidad que permite la creacin de flujos de aprobacin de documentos de acuerdo a las necesidades de la institucin, de manera flexible, quedando a criterio la centralizacin o descentralizacin de cada nivel de trmite de los documentos, as como la eleccin de los niveles involucrados en cada flujo.

Se mejor el proceso de trmite de los documentos de pago a proveedores, y la implementacin del sistema se realizar en base al anlisis y diseo realizado en la presente tesis.

4.3.

Recomendaciones

La metodologa RUP promueve el desarrollo iterativo e incremental de los proyectos de desarrollo de software, por lo que la ampliacin de lo expuesto en la presente tesis es completamente viable.

Entre las posibles extensiones de la investigacin realizada se recomiendan las siguientes:

Interfase que permita al sistema tramitar documentos electrnicos de pago a proveedores:

El sistema de emisin electrnica es un mecanismo desarrollado por la SUNAT, el cual permite actualmente la emisin electrnica de Recibos por Honorarios y Notas de Crdito, y se extender a otro tipo de documentos, a travs de su portal WEB,

101

an se encuentra en fase piloto, por lo que esta interfaz no fue considerada dentro del alcance del proyecto.

Este sistema permite que el contribuyente se afilie y emita documentos electrnicos. La afiliacin es opcional, y adems se le permite al contribuyente que emita documentos tanto fsicos como virtuales.

Ser necesario que los documentos electrnicos puedan integrarse al sistema de Trmite de documentos de Pago va Intranet. Cada institucin cuenta tambin con un usuario que le permite ingresar al portal WEB de la SUNAT donde puede visualizar todos los documentos electrnicos que le son emitidos, la interfase contribuira a ingresar los documentos al sistema, para que puedan seguir el flujo de aprobacin que le corresponda.

Ampliacin de la extranet de proveedores

Como primera parte de este mdulo se ha planteado en la presente tesis la funcionalidad que permite que los proveedores puedan consultar el estado del trmite de los documentos de pago que le ha emitido a la institucin.

El uso de la Internet se ha incrementado vertiginosamente, por este motivo cada vez ms empresas tienen acceso a la red, por lo que se podr involucrar activamente al proveedor dentro del proceso de trmite. Este mdulo puede permitir adicionalmente el registro de los documentos de trmite directamente por el proveedor.

Minera de datos

El procesamiento de la data histrica almacenada por el sistema permitir obtener estadsticas sobre el tiempo que toma la atencin de los documentos de trmite por tipo de documento, por tipo de flujo, por nivel, entre otros.

La informacin que se obtenga a travs de estas estadsticas le servir a cada unidad de la institucin para plantear sus indicadores de gestin, los cuales son necesarios para la implementacin de un sistema de gestin de la calidad como ISO 9001:2000.

102

Elaboracin de reportes

Reportes que muestren la relacin de la informacin del sistema de Trmite de Documentos de Pago a proveedores con la informacin de los sistemas de solicitudes de adquisicin de bienes y servicios, y con el sistema de pagos de la institucin, entre otros.

103

Bibliografa
Libros
[Arlow, Neustad] JIM ARLOW, ILA NEUSTADT, UML and the Unified Process: Practical Object-Oriented Analysis & Design, Addison-Wesley 2002.

[Larman] CRAIG LARMAN, Applying UML and patterns: and introduction to object-oriented analysis and design and iterative development, 3ra Edicin, Pearson Educacin 2007.

[Lizonde] AMADOR LIZAONDE, Casos prcticos de asientos contables: teora y prctica, OCAE 1992.

[Rumbaugh] JAMES RUMBAUGH, IVAR JACOBSON, GRADY BOOCH, The Unified Modeling Language Reference Manual, Addison-Wesley 2000.

[Snchez] JOS LUIS SNCHEZ FERNNDEZ DE VALDERRAMA, Teora y prctica de la contabilidad, Pirmide 2005.

[Shuja,Krebs] AHMAD K. SHUJA, JOCHEN KREBS, IBM Rational Unified Process Reference and Certification Guide: Solution Designer, IBM Press 2007.

[Sommerville] IAN SOMMERVILLE, Software Engineering, 7ma Edicin. Pearson Educacin 2004.

Referencias de fuentes electrnicas

[DIRINFO] http://difinfo.pucp.edu.pe

[MICROSYSTEM] http://www.ibm.com/expressadvantage/cl/solutions/workflow_doc.phtml?ca=Workflow_de_ap robacion_de_Documentos_Tributarios_MICROSYSTEM&me=W&met=inli

[SAP] http://www.sap.com

[UML] http://www.uml.org