MANUAL DE USO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Concepto.- El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques. Objetivo.-El presente Manual tiene por objeto regular y establecer las normas y la utilizacin del Fondo de Caja Chica a fin de que stos cumplan con el propsito para el cual se los autoriza, y as permitir un rpido y eficiente manejo administrativo para el normal desarrollo de las actividades. Los fondos de caja chica servirn nica y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el proceso normal de Adquisiciones, para cubrir necesidades de la institucin. Se sujetarn a las disposiciones establecidas en este Reglamento, las diferentes unidades administrativas, a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los funcionarios y empleados responsables de su administracin y manejo. Para efecto de este Manual se entiende por: a) Administrador/Custodio del Fondo de Caja Chica.- Funcionario o empleado responsable de la custodia del efectivo, administracin y uso conforme a las disposiciones de este reglamento. b) Bienes de menor cuanta: Bienes de hasta el valor de $25.00 (VEINTE Y CINCO DOLARES 00/100 DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA) incluido impuestos. c) Caja Chica: Valor asignado a un empleado para realizar pagos en efectivo de menor cuanta.

Procedimiento:
1. El monto del Fondo de Caja Chica ser hasta un monto que no

exceder de USA $500.00 (QUINIENTOS 00/100 DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA), el mismo que ser aprobado por el Gerente General tomando en consideracin la magnitud y programacin de cada una de las reas y sern utilizados nica y exclusivamente para el fin creado.

Para la creacin del Fondo de Caja Chica, el Gerente General previa la retroalimentacin de los custodios estableciere la necesidad de constituir o ampliar el fondo, formular la solicitud correspondiente a la Direccin General, en la que se justificar el requerimiento de apertura o ampliacin del Fondo de Caja Chica, y segn las reales necesidades determinar el monto a asignarle. El valor mximo por cada pago o desembolso no podr sobrepasar el valor de $25.00 (VEINTE Y CINCO DLARES 00/100 DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA) En casos estrictamente necesarios y debidamente justificados, cuando el valor a pagar supere el mximo autorizado, se realizar con aprobacin escrita de la Gerencia General o la mxima autoridad del rea hasta por el valor de $50.00 (CINCUENTA DLARES 00/100 DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA)
2.

Designacin de la custodia, manejo y control.- La designacin de la persona para la custodia y manejo del Fondo de Caja Chica, la realizar la Gerencia General o mxima autoridad de cada rea, el mismo que cumplir con el siguiente perfil: a) Ser empleado o funcionario, que tenga un mnimo de 90 das cumplidos (periodo de prueba) en la Empresa b) Haber recibido la induccin del manejo del Fondo de Caja Chica por parte de la Gerencia Financiera coordinacin con la Jefatura de Recursos Humanos. Cambio de Administrador.- En caso de vacaciones, enfermedad, comisin, o ausencia temporal justificada de la persona responsable del manejo de los fondos, el superior jerrquico encargar su administracin a otro funcionario o empleado de la misma rea, para lo cual se suscribir un Acta de Entrega Recepcin y enviarla a la Gerencia Financiera, para su registro y control.

3. Utilizacin del fondo.- El Fondo de Caja Chica se utilizar para

pagar la adquisicin en efectivo de bienes, servicios y otros pagos que no tienen el carcter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques, tales como:

a. Adquisicin y arreglo de cerraduras y seguridades; b. Adquisicin de registros oficiales; c. Adquisicin de mapas, planos, etc.; d. Adquisicin de suministros o materiales de menor cuanta, en caso de que no exista disponibilidad de aquellos, a travs de la correspondiente Unidad de Bodega, en cantidades indispensables para no paralizar las labores; e. Adquisicin de tiles de aseo y limpieza de menor cuanta, en caso de que no exista disponibilidad de aquellos, a travs de la correspondiente Unidad de Bodega, en cantidades indispensables para no paralizar las labores; f. Adquisicin de repuestos y reparaciones pequeas para instalaciones de agua, energa elctrica, telfono, plomera, albailera de los inmuebles u otras de similares caractersticas; g. Gastos de Cafetera.- En este rubro est incluido: Caf, azcar, T, galletas, queso, gaseosas, servilletas, aguas aromticas y aguas minerales o naturales h. Pagos efectuados que se deriven de la obtencin de derechos o registros notariales, autenticacin y certificacin de documentos, reconocimientos de firmas, del Registro de la Propiedad, fiscales, municipales, bancarios, judiciales y otros de similar naturaleza; i. Envo de correspondencia, pago de fletes; j. Gastos judiciales de diversa ndole; pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales; k. Gastos que se originen en los eventos de capacitacin; l. Pago de transporte pblico dentro de la ciudad en el trmite de documentos oficiales, movilizacin de mensajeros; m. Movilizacin de empleados o funcionarios, con la autorizacin de la Gerencia General en el vale de caja para transporte por valores mnimos y razonables que no excedern la tarifa de transporte pblico de alquiler. n. Pago de fotocopias o reproduccin de documentos que no puedan ser atendidos por el centro de copiado de la Fundacin;

o. Servicios de anillados, empastados, impresiones y transparencias; que no puedan ser atendidos por el centro de copiado de la Fundacin; p. Certificacin de cheques; q. Bienes de menor cuanta, autorizado por la Gerencia General No podr utilizarse el Fondo de Caja Chica en: a. Pago de servicios personales que habitualmente deben cancelarse mediante roles de pago; b. Gastos de uso personal de los funcionarios o empleados; c. Anticipos de viticos; d. Cambio de cheques personales o de terceros, prstamos personales o a empleados de dinero u otros desembolsos no estipulados en estas disposiciones. e. Gastos que no tengan el carcter de imprevisibles o urgentes; f. Abrir cuentas corrientes o ahorros; g. Realizar pagos diferentes a la funcin del fondo de caja chica; h. Presentar para reposicin o liquidacin del fondo documentos con tachones, borrones, enmendaduras, mutilados, rotos, deteriorados; i. Presentar documentos para reposicin o liquidacin con fechas anteriores a la creacin del fondo j. Facturas y Notas de Venta que incumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retencin emitido por el Servicio de Rentas Internas

1. PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA

1.1. La gerencia general mediante un memorandum de nombramiento designar a un responsable para el manejo del Fondo Fijo. El funcionario responsable tiene autorizado disponer del dinero asignado en un plazo no mayor de 30 das, esto con el objetivo de evitar el mal uso de los fondos. 1.2.

El fondo de caja chica estar constitudo por: dinero en efectivo, comprobantes de gastos incurridos, vales por adelanto de dinero no liquidados y formularios de solicitud de reintegros pendientes. Todos los fondos operarn por medio del sistema de fondos fijos, lo que requiere que en todo momento el encargado del fondo tenga la suma total asignada.

1.3. Los fondos de caja chica deben manejarse en forma independiente de otros dineros ajenos a sta y siempre deben permanecer en una caja metlica bajo llave, dentro de las instalaciones del Colegio a excepcin de que se realicen giras o actividades que ameriten trasladar los fondos a una determinada zona.
1.4. La reposicin del Fondo de Caja Chica se realizar cuando se haya consumido el 60% del monto asignado esto quiere decir que el custodio podr disponer del 40% de restante para no dejar sin disponibilidad para compras. No se podr realizar la reposicin o

liquidacin del fondo, sin antes contar con los documentos de respaldo originales.
1.5. Una vez cumplido el plazo de treinta das si no se ha consumido el fondo o en el momento de presentar la reposicin el responsable cajero tendr que realizar una rendicin de cuentas para que sea aprobado por el jefe correspondiente ms la revisin que dar el departamento de contabilidad de todos los documentos de respaldo de los descargos realizados, tales documentos sern: facturas, recibos y otros.

4.6. Se proceder al rembolso del Fondo Fijo si se encontrara todo en orden. 4.7. Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo se realizar los arqueos de forma peridica y sorpresiva o cuando se realice un cambio de tesorero o cuando el gerente financiero as lo disponga. El custodio de la caja chica es el responsable absoluto de los movimientos de la misma y deber estar presente y brindar la informacin requerida para practicar los arqueos que sean necesarios y firmarlos en seal de conformidad a travs de un Acta, sino hacer las salvedades del caso. En caso de ausencia, la jefatura inmediata asignar un fondo especial proveniente de la caja chica y asignar un custodio provisional para atender posibles erogaciones. La mencionada acta deber ser suscrita por el Delegado de la Gerencia de Administracin de Egresos y el Administrador del Fondo y mantener una copia en archivo para futuras auditorias. 4.8. Los sobrantes y faltantes no sern neteados, el sobrante se registrar como tal y el faltante debe ser reintegrado por los responsables. 4.9. Todo vale de caja chica debe ser liquidado o devolver el dinero que no ha utilizado, el ltimo da laboral antes de cualquier perodo de vacaciones.