Introduccin

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.

Crear una macro automticamente

La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin. Para grabar una macro debemos acceder al men Herramientas y abrir el submen Macro y dentro de este submenu seleccionar la opcin Grabar nueva macro... Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones: Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Seguridad... - Con esta opcion podemos cambiar el nivel de seguridad para evitar MacroVirus. Editor de Visual Basic - Con esta opcin accedemos al editor de Visual Basic. Editor de secuencias de comando de Microsoft - Esta funcin solo estar activa si la hemos instalado.

Al

seleccionar la opcin Grabar nueva macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema est en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin aparece la barra Macro donde tenemos la opcin de detener la grabacin. Y si nos fijamos en la barra de estado nos informa de que est grabando. A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener de la barra Macro, si por alguna razn de configuracin no nos ha aparecido esa barra, podemos detener la grabacin accediendo al men Herramientas -

Macro - Detener grabacin.

Objetivo.
Aprender como crear una macro de forma automtica utilizando el grabador de macros. Crearemos una macro que automatice el formato de la cabecera de nuestra hoja de trabajo.

Ejercicio paso a paso

1 Si no tienes abierto Excel2003, brelo para probar el ejercicio. Al entrar estaremos situados en la celda A1. 2 Despliega el men Herramientas. 3 Abre el submen Macro. 4 Y elije la opcin Grabar nueva macro... Aparece el cuadro de dilogo Grabar macro. 5 Escribe el nombre de la macro, EjemploMacro1. Y pulsa Aceptar. Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a nuestra hoja de trabajo. 6 Presiona sobre el botn Negrita de la barra Formato. 7 Presiona sobre el botn Cursiva de la barra Formato. 8 Escoge el tipo de fuente Abbess. 9 Escoge el tamao de la fuente en 14 puntos. Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la grabacin de la macro. 10 Presiona sobre el botn detener de la barra Macro, o accede al men Herramientas - Macro - Detener grabacin.

Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. 11 Escribe en la celda D1 Cabecera. 12 Escribe en la celda E1 de. 13 Escribe en la celda F1 prueba.

14 Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1 . 15 Despliega el men Herramientas. 16 Abre el submen Macro. 17 Elige Macros... 18 Selecciona la macro creada EjemploMacro1 y pulsa sobre Ejecutar. Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automticamente. Aprender cmo crear una macro de forma manual, es decir escribiendo el cdigo a mano.

Ejercicio paso a paso.

Empezaremos por crear una macro para poner a cero el contenido de ciertas celdas de nuestra hoja de trabajo. 1 Si no tienes abierto Excel2003, brelo para probar el ejercicio. 2 Abre el libro ejemplo_macros de la carpeta Ejercicios del curso. 3 Guarda el libro en la carpeta Mis Documentos con el nombre libro_macros para no modificar el original. 4 Sin seleccionar ninguna celda accede al men Herramientas. 5 Abre el submen Macro. 6 Y presiona sobre la opcin Editor de Visual Basic Aparece la pantalla del editor. 7 Accede al men Insertar para insertar un nuevo mdulo. 8 Presiona sobre Mdulo. 9 Vuelve al men Insertar. 10 Selecciona Procedimiento... Nos aparece el cuadro de dilogo Procedimiento. 11 En el nombre del procedimiento escribe Limpiar 12 Selecciona Procedimiento y que es de mbito Pblico. 13 Presiona sobre Aceptar.

14 Escribe el cdigo del procedimiento como se ve en la imagen, lo escrito en verde son comentarios aclaratorios, si quieres puedes no escribirlos.

15 Cierra la ventana del Editor de VisualBasic. Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. 16 Accede al men Herramientas -- Macro. 17 Elige la opcin Macros... 18 Selecciona la macro creada Hoja1.Limpiar y pulsa sobre Ejecutar. 19 Observa como las celdas del rango D10:F10 se han puesto a cero y las del rango D11:F11 se han quedado sin contenido. No cierres el libro. Para practicar otras instrucciones de VBA, vamos a definir una macro para sumar tres celdas y dejar el resultado en otra. 20 Abre el submen Macro. 21 Y presiona sobre la opcin Editor de Visual Basic Te aparecer el mdulo con el procedimiento limpiar. Si no es as, busca en la zona de la izquierda, en el explorador de proyectos, en la carpeta Mdulos, el mdulo Mdulo1 y haz doble clic sobre l. 22 Accede al men Insertar para insertar un nuevo mdulo. 23 Selecciona Procedimiento... Nos aparece el cuadro de dilogo Procedimiento. 24 En el nombre del procedimiento escribe Sumar 25 Selecciona Procedimiento y que es de mbito Pblico. 26 Presiona sobre Aceptar. 27 Escribe el cdigo del procedimiento como se ve en la imagen, lo escrito en verde son comentarios aclaratorios, si quieres puedes no escribirlos.

28 Cierra la ventana del Editor de VisualBasic. Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. 29 Accede al men Herramientas -- Macro. 30 Elige la opcin Macros... 31 Selecciona la macro creada Hoja1.Sumar y pulsa sobre Ejecutar. Observa como la celda F10 contiene la suma de las celdas B3, B4 y B5. Por ltimo practicaremos con el bucle For each... next, muy til en este tipo de programacin. 32 Abre el submen Macro. 33 Y presiona sobre la opcin Editor de Visual Basic Te aparecer el mdulo con el procedimiento limpiar. Si no es as, busca en la zona de la izquierda, en el explorador de proyectos, en la carpeta Mdulos, el mdulo Mdulo1 y haz doble clic sobre l. 34 Accede al men Insertar para insertar un nuevo mdulo. 35 Selecciona Procedimiento... Nos aparece el cuadro de dilogo Procedimiento. 36 En el nombre del procedimiento escribe Aumentar 37 Selecciona Procedimiento y que es de mbito Pblico. 38 Presiona sobre Aceptar. 39 Escribe el cdigo del procedimiento como se ve en la imagen, lo escrito en verde son comentarios aclaratorios, si quieres puedes no escribirlos.

Con este procedimiento aumentamos un 50% los valores contenidos en las celdas seleccionadas. 40 Cierra la ventana del Editor de VisualBasic. Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada. En este caso, como la macro funciona a partir de las celdas seleccionadas, tenemos que seleccionarlas antes de ejecutar la macro. 41 Selecciona un rango de celdas incluido en B3:B9 (selecciona los precios de los artculos que van a variar, puedes incluso seleccionar celdas no contiguas con la tecla Ctrl). 42 Accede al men Herramientas -- Macro. 43 Elige la opcin Macros... 44 Selecciona la macro creada Hoja1.Aumentar y pulsa sobre Ejecutar. Observa como los valores de las celdas seleccionadas han aumentado un 50%. 45 Cierra el libro guardando los cambios

Asignar una macro a un botn

Una utilidad muy interesante cuando se crea una macro es asignarle su funcionalidad a un botn. Vamos a explicar los pasos a seguir para realizar esto. Esta funcin se utiliza una vez que ya se ha creado la macro. Por ejemplo podemos asignar la macro que hemos realizado en el anterior paso a paso de limpiar celdas a un botn para no tener que ir cada vez al men Herramientas y dems pasos. De modo que suponiendo que ya tenemos la macro creada vamos a asignarle un botn.

- Accedemos al men Ver - Abrimos el submen Barra de herramientas - Seleccionamos Formulario Nos aparece la barra de herramientas Formulario como vemos en la imagen . - Presionamos sobre la opcin del botn que es el que est situado en la segunda fila y la segunda columna. El puntero del ratn se transforma en una cruz. - Debemos hacer clic sobre la zona de la hoja donde queramos insertar el botn.

Una vez insertado el botn en la hoja nos aparece el cuadro de dilogo Asignar macro como vemos en la imagen.

En esta pantalla podemos asociar una macro de entre la lista que disponemos al nuevo botn creado. Los botones de la pantalla tienen la siguiente utilidad: Aceptar - Cierra la ventana y guarda los cambios. Cancelar - Cierra la ventana y cancela los cambios. Nuevo - Sirve para asignar cdigo, que escribiremos manualmente, sobre el botn. Grabar... - Pone en funcionamiento la grabadora de macros.

Siguiendo con los pasos: - Seleccionamos la macro Hoja1.Limpia_celdas. - Presionamos sobre Aceptar. El texto del botn ser Botn 1, para que sea ms intuitivo podemos cambiarlo. - Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el botn. Aparece el men Pop-up del botn. - Seleccionar la opcin Modificar texto. - Seleccionar el texto y escribir Limpiar. - Hacer clic sobre una celda en blanco para salir del botn. Tambin podemos utilizar este men Pop-up para cambiar la macro asignada al botn mediante la opcin Asignar macro....

Ejercicio paso a paso.

Vamos a asignar a un botn la macro Limpiar que creamos en un ejercicios anterior. 1 Si no tienes abierto Excel2003, brelo para probar el ejercicio. 2 Abre el libro que creamos en un ejercicio anterior libro_macros de tu carpeta Mis documentos. Al entrar estaremos situados en la celda A1. 3 Elige del men Ver -- Barras de herramientas -- Formularios. Aparecer la barra Formularios. 4 Haz clic sobre el Boton para insertar un nuevo botn

5 Haz clic sobre la celda H1 para colocar ah el botn. Si quieres definir el tamao del botn tienes que pulsar el botn del ratn sobre el punto donde quieres que empiece el botn, y sin soltar el botn, arrastrar el ratn hasta que el cuadrado que aparece sea del tamao deseado. Al soltar el botn del raton, aparecer el botn insertado. Aparece el cuadro de dilogo Asignar macro 6 Selecciona la macro Hoja1.Limpiar que hicimos en un ejercicio anterior. 7 Haz clic sobre Aceptar.

8 Haz clic sobre el botn insertado para modificar el texto. El texto del botn se pone en modo edicin. 9 Escribe Limpiar 10 Haz clic sobre una celda en blanco, por ejemplo la celda D5 para salir del botn.

Probamos que funciona correctamente el botn con la macro asociada. 11 Escribe valores en las celdas D10:F10 12 Haz clic sobre el botn creado. Observa como las celdas se han puesto a cero. 13 Si quieres, puedes practicar el cambiar el botn de sitio, de tamao, de aspecto. Para ello tienes que pensar que el botn es un objeto insertado en la hoja de clculo, por lo que moverlo, cambiar su tamao, cambiar sus propiedades se hace igual que con cualquier objeto de los que ya hemos estudiado. Para seleccionar el botn sin problemas, pulsa la tecla Ctrl a la vez que haces clic en l. 14 Cierra el libro guardando los cambios.

Ejercicio 1: Crear macro automtica

1 Abrir un nuevo libro de trabajo 2 Crear una macro con la grabadora que abra el libro de precipitaciones. 3 Guardar la macro con el nombre abrir_precipitaciones. 4 Guardar el libro con el nombre de ej_macros en la carpeta Mis Documentos. Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ejercicio 2: Crear macro manualmente

Seguimos con el mismo libro de trabajo. 1 Crear una macro manualmente para que limpie las celdas seleccionadas, la macro tendr como nombre Borrar. 2 Guardar el libro. Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ejercicio 3: Ejecutar macros

Seguimos con el mismo libro de trabajo 1 Ejecutar la macro abrir_precipitaciones. 2 Ejecutar la macro Borrar.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar, Aqu te ayudamos.

Ejercicio 4: Asignar macros a botones

Seguimos con el mismo libro de trabajo 1 Crear un botn y asociarle la macro abrir_precipitaciones. El botn tendr el texto Abrir. 2 Crear un botn y asociarle la macro Borrar. El botn tendr el texto Borrar. 3 Guardar el libro y cerrarlo. 4 Aadir al libro libro_macros los botones para ejecutar las macros Sumar y Aumentar. 5 Guardar el libro antes de salir.

Ejercicio 1: Crear macro automtica

El apartado 1 nos pide crear una macro con la grabadora que abra el libro de precicitaciones. Los pasos a seguir son: 1 Seleccionar el men Herramientas, abrir el submen Macro y elegir la opcin Grabar nueva macro... Aparece el dilogo de Grabar macro. 2 Escribir el nombre de la macro abrir_Precipitaciones y pulsar sobre Aceptar. 3 Abrir el libro de Precipitaciones como lo haras de forma normal, accediendo al men Archivo - Abrir y seleccionando el archivo Precipitaciones. 4 Cuando est abierto el libro de precipitaciones parar la grabacin de la macro presionando sobre el botn de parar de la barra de macro, o accediendo al men Herramientas - Macro - Detener grabacin. Para parar la grabacin tienes que volver al libro de la macro, pues cierra el libro

Precipitaciones, ya no nos hace falta.

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Ejercicio 2: Crear macro manualmente

El apartado 1 nos pide crear una macro manualmente que limpie las celdas seleccionadas. Los pasos a seguir son: 1 Seleccionar el men Herramientas, abrir el submen Macro y elegir la opcin Editor de Visual Basic. Se abre la pantalla del editor de Visual Basic. 2 Accedemos al men Insertar - Procedimiento... 3 Elegimos Procedimiento y mbito Pblico. 4 Le damos el nombre Borrar. 5 Escribir el siguiente cdigo dentro del procedimiento, los comentarios en verde son opcionales.

6 Cerrar el editor de Visual Basic.

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Ejercicio 3: Ejecutar macros.

Para ejecutar una macro debemos: 1 Acceder al men Herramientas. 2 Abrir el submen Macro.

3 Seleccionar Macros... 4 Seleccionar la macro a ejecutar y pulsar Ejecutar.

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Ejercicio 4: Asignar macros a botones

El apartado 1 nos pide crear un botn y asociarle la macro abrir_precipitaciones. 1 Acceder al men Ver. 2 Abrir el submen Barra de herramientas. 3 Seleccionar Formulario. Aparece la barra Formulario. 4 Hacer clic sobre el comando del botn .

5 Hacer clic sobre la celda donde se quiera colocar el botn. Aparece el cuadro de dilogo Asignar macro. 6 Seleccionar la macro abrir_precipitaciones. 7 Hacer clic en sobre Aceptar.

Para cambiar el texto del botn. 1 Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el botn. Aparece el men Pop-up del botn. 2 Selecciona la opcin Modificar texto. 3 Selecciona el texto y escribe Abrir. 4 Haz clic sobre una celda en blanco para salir del botn. Para los apartados 2 y 4 seguir el mismo procidimiento.