2 - MEMORY CONTY

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 3

ndice
NDICE 3

INTRODUCCIN A MEMORY CONTY

BIENVENIDO
Instalacin Importante! Registro

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13
13 14 14

CARACTERSTICAS DE MEMORY CONTY

Qu es Memory Conty? La informacin contable a la distancia de un clic Plan de cuentas y asientos Subdiarios y diarios Mayores Balances Estadsticas Centros de costos y presupuestos Estudios contables Estados contables y financieros Declaraciones juradas Conty Plus! * Y adems Prcticamente se instala solo Es muy amigable Es sumamente fcil de usar Formatos de contabilidad estndar Rpido, sencillo, seguro y gil Y adems... Tiene conexin total con Microsoft Office Dispone de claves de acceso seguras Versin disponible para mltiples usuarios

16
16 16 16 18 18 18 19 19 19 20 20 20 21 21 21 21 22 22 22 22 22 23

REQUERIMIENTOS DE MEMORY CONTY

Hardware mnimo requerido Hardware recomendado Requerimientos de software Compatibilidad con redes

23
23 23 23 23

POR DNDE COMENZAR?

PRIMEROS PASOS
MEMORY COMPUTACIN

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27

4 - MEMORY CONTY

INGRESO AL SISTEMA
Identificacin de usuario Identificacin de la Empresa Utilizacin de empresas existentes Creacin de empresas nuevas

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28 28 28 29

USO DE LA AYUDA
Moverse entre temas de ayuda Buscar un tema de ayuda Copiar un tema de ayuda Imprimir un tema de ayuda

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31 31 31 32

ABRIR, CREAR Y BORRAR EMPRESAS

Abrir empresa Crear empresa Borrar empresa

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33 33 33

CARPETAS INFORPIDAS
Qu es una carpeta InfoRpida? Acceso a las carpetas InfoRpidas Seleccin de carpetas InfoRpidas Comandos de Carpetas InfoRpidas Comando Primera ficha Comando Anterior ficha Comando Siguiente ficha Comando ltima ficha Comando Buscar ficha Comando Insertar ficha Comando Borrar ficha Comando Consultar fichas Comando Imprimir Comando Terminar Comandos avanzados de carpetas InfoRpidas Comandos de Seleccin de fichas Comando Copiar fichas Comando Cortar fichas Comando Pegar fichas Comando Copiar contenido Comando Cortar contenido Comando Pegar contenido Comando Ajustar columnas

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34 34 35 35 36 36 36 37 37 38 39 39 40 41 42 42 43 44 44 45 46 46 47

COMO TRABAJAR CON LAS CARPETAS?

Cmo moverse entre las fichas Cmo ingresar fichas nuevas Cmo ubicar una ficha MEMORY COMPUTACIN

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49 49 49

MEMORY CONTY - 5

VALIDACIN DE DATOS
Comandos de la validacin de datos Comando Mostrar Comando Explicar Comando Borrar Comando Imprimir

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51 51 52 52 52

CONFIGURACIN DE EMPRESAS
CONFIGURACIN DE EMPRESAS
Propiedades de la empresa Identificacin Datos fiscales Inscripciones Asientos Archivos Captulos Notas

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56
56 57 57 57 57 61 62 62

DATOS DE LA EMPRESA
DATOS DE LA EMPRESA
Monedas Plan de Cuentas Grupos de Cuentas Impuestos Libros Provincias Clientes y proveedores o Imputacin alternativa Comprobantes Tipos de asiento

64
66
66 67 70 71 73 74 75 77 79

CMO TRABAJAR DIARIAMENTE?

INGRESO DE COTIZACIONES Y ASIENTOS COTIZACIONES Y ARBITRAJES ASIENTOS
Formato rpido de asientos Datos del asiento Ingreso de asientos en una lnea Ingreso de asientos en ms de una lnea Ingreso de asientos con distintas leyendas o nmeros de asiento Ingreso de asientos con leyendas adicionales Ejemplos de asientos Formato clsico de asientos Moverse entre asientos MEMORY COMPUTACIN

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84 84 86
88 88 96 96 97 97 98 102 102

6 - MEMORY CONTY Ingreso de asientos

102

LOTES DE ASIENTOS
Lotes manuales Lotes Automticos

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105 106

MODELOS DE ASIENTOS COMANDOS AVANZADOS DE ASIENTOS

Comando Impuestos Comando Seleccionar asientos Comando Integrar modelo de asientos

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108 109 110

ASIENTOS AUTOMTICOS
Asiento de diferencias de cambio Con respecto a qu moneda se calcula la diferencia de cambio? A qu cuentas se le calcula la diferencia de cambio? Cmo se calcula la diferencia de cambio? Cmo se genera el asiento ? Asiento de Resultados Asientos de cierre y apertura Asiento de cierre Asiento de apertura

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112 113 113 113 113 114 115 116 116

CMO EMITIR LOS INFORMES DE LA EMPRESA?

INFORMES EMISIN DE LOS INFORMES OPCIONES DE LOS INFORMES
Informe Cuentas Fechas Monedas Importes en Monedas Apertura

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120 121 122
122 122 123 123 123 123 124

DESTINO DEL INFORME

Informe por pantalla Comando Ir al asiento Comando Ir al mayor Comando Buscar en el informe Comando Graficar Comando Imprimir Comando Cerrar Comando Actualizar MEMORY COMPUTACIN

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125 125 126 126 127 128 128 128

Guardar y abrir informes Informe por vista previa Informe por impresora Informe a planilla electrnica, base de datos o documento de texto Informe a grfica

MEMORY CONTY - 7 129 130 131 131 132

SUBDIARIOS LIBROS DIARIOS LIBROS MAYORES BALANCES ESTADSTICAS

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CMO TRABAJAR CON CENTROS DE COSTOS Y PRESUPUESTOS? 140

CENTROS DE COSTOS
Definicin de costos Reglas de distribucin de costos Asignacin de las reglas de distribucin Imputacin a centros de costos Informes de centros de costos

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142 143 144 145 145

PRESUPUESTOS
Definicin de presupuestos Ingreso de presupuestos Informes presupuestales

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147 149 149

CMO ADMINISTRAR EL ESTUDIO CONTABLE?

ESTUDIO CONTABLE
Organismos Calendarios Eventos Empresas Vencimientos Informes de agenda Motivos de legajo Legajo Informe legajos Informe empresas

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154 155 157 160 161 162 163 163 164 165

CMO CONFIGURAR Y EMITIR LOS ESTADOS CONTABLES?

ESTADOS CONTABLES
Edicin y creacin de estados contables Configuracin de estados contables MEMORY COMPUTACIN

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168 169

8 - MEMORY CONTY Estado de situacin Estado de resultados Cuadro de bienes de uso e intangibles Cuadro de detalle de activo Cuadro de detalle de pasivo Notas Informe de compilacin Modificacin y emisin de estados contables

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HERRAMIENTAS
HERRAMIENTAS
Respaldar empresa Recuperar empresa Consolidar empresas Validar datos Trabar / Destrabar Recodificar cuentas Renumerar asientos Versin DOS y Versin Wincont 1.2.8 Importar datos de la versin DOS y Windows Exportar datos a la versin DOS y Windows

180
182
182 183 183 184 184 185 186 187 187 187

IMPORTACIN DE DATOS
Formato Ejemplo Importacin de asientos Importar asientos utilizando el comando Importar archivos Importar asientos utilizando el utilitario CONTYIMP Sintaxis Ejemplo Archivo de parmetros Importar asientos utilizando la importacin Automtica (Recomendado) Nombre del archivo Propiedades del archivo Nombres de los campos Proceso de importacin automtica Ejemplo

189
189 190 191 191 191 191 192 192 193 193 194 195 195 196

OPCIONES
Generales Sugerir ltima empresa Sugerir ltimo usuario Conservar informes Continuar si faltan meses de asientos Ventanas Tipo de letra Tamao de botones MEMORY COMPUTACIN

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197 197 197 197 197 198 198 198

Maximizar al abrir ventanas Listados Usar tipos de letra de la impresora Incluir nmeros de pgina Imprimir nmeros de asiento Incluir fecha Margen superior Usar hojas previamente foliadas

MEMORY CONTY - 9 198 198 198 198 198 199 199 199

OPCIONES DE ACCESIBILIDAD
Teclado Alias

200
200 200

IMPRESORA VENTANAS
Solapas Ventanas en cascada Ventanas en mosaico Organizar iconos de ventanas Cerrar todas las ventanas

202 203
203 203 203 204 204

SEGURIDAD
USUARIOS Y PERMISOS
Usuarios Permisos Cambiar de usuario Cambiar contrasea

206
208
208 209 210 210

REGISTRO DE AUDITORIA ENCRIPTACIN DE DATOS

210 210

PRIMEROS PASOS CON MEMORY CONTY PLUS!

INTRODUCCIN A MEMORY CONTY PLUS! USO DE MICROSOFT EXCEL
Funciones de Microsoft Excel

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214 215
215

USO DE MEMORY CONTY PLUS!

Elegir empresa Valores predeterminados Consultar la ayuda Argumentos de las frmulas El primer informe Cambiar valores predeterminados MEMORY COMPUTACIN

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216 216 217 218 218 219

10 - MEMORY CONTY Guardar planillas Enviar la planilla a un colega que todava no tiene Memory Conty Plus!

219 220

FUNCIONES DE MEMORY CONTY PLUS! PLANTILLAS DE MEMORY CONTY PLUS! PRIMEROS PASOS CON MEMORY CONTY PLUS! Y ALFA DE LA DGI (URUGUAY)
Instalar el sistema Alfa de la DGI Instalar el sistema Alfa de la DGI Instalar la versin 2.02 del sistema Alfa de la DGI Crear una nueva declaracin Jurada en un archivo nuevo Exportar la Declaracin Jurada al sistema Alfa de la DGI Importar la declaracin jurada en el sistema Alfa de la DGI Crear una nueva Declaracin Jurada en un archivo ya existente

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223 223 224 224 225 225 225

CONSIDERACIONES PARA CONFECCIONAR LAS DECLARACIONES JURADAS

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LICENCIA DE USO
LICENCIA DE USO
Condiciones de venta Limitaciones al derecho de uso y goce de los programas Condiciones de venta del programa

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230
230 230 231

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 11

CAPTULO

Introduccin a Memory Conty

MEMORY COMPUTACIN

12 - MEMORY CONTY

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 13

Bienvenido
El objetivo de este manual es presentarle Memory Conty, ofrecindole un rpido paseo por el sistema, partiendo desde la creacin de la empresa hasta el ingreso de asientos y la emisin de los diferentes informes contables y de gestin de la empresa. Aqu aprender como realizar las tareas ms comunes, y encontrar ejemplos y sugerencias para lograr un adecuado aprovechamiento del sistema y de sus caractersticas ms interesantes. Este manual no es una gua exhaustiva y detallada de todas las caractersticas, ya que intenta ser razonablemente breve como para no desestimular su lectura, y poder mantenerse actualizado ms all de los cambios que se vayan incorporando en las sucesivas versiones del sistema. Para conocer Memory Conty con ms profundidad y aprender sus aspectos ms tcnicos le sugerimos recurrir a la ayuda en lnea del sistema, tal como se explica ms adelante.

Instalacin
Para instalar el sistema correctamente en su equipo o red es importante que siga las instrucciones que se detallan a continuacin. 1. Si Memory Conty ser instalado en una red, deber primero instalar Memory Conty tal como se explica a continuacin, en el equipo de la red donde se conectar la Ficha de instalacin iniciando sesin como Administrador de la red y del equipo, pudiendo este equipo, ser cualquiera de los conectados a la red. Apague el equipo y los perifricos que posea conectados al mismo como ser la impresora, el scanner, etc. Desconecte el cable de la impresora de su equipo, conecte la Ficha de Instalacin en su lugar y conecte el cable de la impresora a la Ficha de Instalacin. Encienda su equipo y los perifricos conectados al mismo, e iniciando sesin como Administrador de la red y del equipo. Al ingresar a Microsoft Windows, coloque el CDROM de Memory Conty en su equipo con lo cual el asistente de instalacin se ejecutar automticamente. Si esto no sucede ejecute el asistente de instalacin en forma manual, haciendo clic con el ratn en el botn Inicio, seleccione la opcin Ejecutar, y digite D:INSTALAR (donde D: es su unidad lectora de CDROM) y presione Aceptar. Siga las instrucciones del asistente de instalacin. MEMORY COMPUTACIN

2. 3.

4. 5.

6.

14 - MEMORY CONTY 7. En el caso de estar instalando Memory Conty en red, para instalar y habilitar el acceso de los restantes equipos de la red, deber tal como lo explica el asistente de instalacin, ejecutar el programa TERMINAL en cada uno de los equipos de la red, iniciando sesin como Administrador de la red y del equipo. Para esto ingrese al Explorador de Microsoft Windows, seleccione la unidad o carpeta compartida del equipo donde acaba de instalar Memory Conty, y haga doble clic sobre el archivo TERMINAL.EXE, el cual lo guiar paso a paso para instalar y habilitar el sistema. 8. Para ingresar a Memory Conty haga doble clic sobre el icono de Conty, que se encuentra en el Windows. Escritorio de Microsoft Memory

Importante!
Para utilizar Memory Conty, la Ficha de Instalacin debe estar continuamente conectada en su equipo. Tenga la precaucin de no extraviar la Ficha de Instalacin, y conservarla en buenas condiciones, ya que de ser extraviada o sufrir deterioros el sistema no podr ser utilizado. Para evitar desperfectos en la Ficha de instalacin nunca conecte o desconecte la misma u otros perifricos sin estar tanto el equipo como los perifricos apagados, verifique que tanto el equipo como los perifricos conectados tengan una adecuada descarga a tierra, y nunca sujete la ficha por los conectores, debiendo tomarla siempre por la parte plstica. La Ficha de instalacin est garantida por 90 das frente a defectos de fabricacin, no cubriendo esta garanta desperfectos en la misma, que fueran ocasionados por los puntos antes mencionados. Si la ficha se deteriora fuera del perodo de garanta, la misma ser repuesta por Memory Computacin, debiendo el cliente abonar el costo directo de la misma, entregar la ficha anterior y presentar la factura de compra. En caso que la Ficha de instalacin sea robada o se extrave, la misma no Ficha de instalacin anterior. Por

podr ser repuesta al no poderse entregar la

esta razn que se recomienda asegurar la Ficha de instalacin contra robo, ya que este caso el costo de reposicin es el costo original de compra.

Registro
Registrando Memory Conty obtendr mltiples beneficios, como por ejemplo recibir informacin para aprovechar al mximo su sistema, actualizarse con novedades y ofertas MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 15 de Memory Computacin, as como tambin podr obtener soporte, hacernos llegar sus sugerencias y actualizar desde su empresa el sistema en pocos minutos para aprovechar al mximo las innovaciones que continuamente son implementadas. Existen dos mtodos diferentes de poder registrar Memory Conty, debiendo para ambas seleccionar la opcin Registrarse ahora al entrar a Memory Conty; o seleccionar la opcin Registrarse luego, y al momento de desear registrarse, seleccionar la opcin Formulario de registro dentro del men Empresa de Memory Conty. Dentro del Formulario de registro, uno de los mtodos para registrar Memory Conty es a travs de Internet, la cual se recomienda que utilice por ser la ms rpida y gil. Para ello simplemente deber completar el Formulario de registro que se le presenta con sus datos, seleccionar la opcin Registro por Internet, y estando conectado a Internet, presionar el botn Enviar, con lo cual al cabo de unos instantes Memory Conty se registrar automticamente, y le confirmar su registro, debiendo luego presionar el botn Aceptar. El segundo mtodo para registrar Memory Conty es a travs de Fax, debiendo completar el Formulario de registro que se le presenta con sus datos, seleccionar la opcin Imprimir la solicitud y enviarlo por fax al nmero que se muestra en el formulario impreso. Memory Computacin, o alguno de sus representantes comerciales, le enviar un fax o le realizar un llamado telefnico, donde le indicarn su Cdigo de registro el cual deber ingresar dentro de Cdigo de registro en el Formulario de registro, y presionar el botn Aceptar, para que Memory Conty le confirme su registro.

MEMORY COMPUTACIN

16 - MEMORY CONTY

Caractersticas de Memory Conty

Qu es Memory Conty?
Memory Conty es la solucin total a las necesidades contables y exigencias legales de cualquier empresa, y adems convierte a la contabilidad de la empresa en una potente herramienta de anlisis para la toma de decisiones.

La informacin contable a la distancia de un clic

Memory Conty permite disear los planes de cuenta de cualquier empresa con total flexibilidad, imputar los asientos contables, emitir los subdiarios, libros diarios, mayores y balances de cualquier contabilidad bsica; y adems ofrece herramientas para la gestin de cuentas por cobrar y pagar, el control presupuestario, el manejo de centros de costos, el anlisis estadstico de la empresa, la confeccin de los estados contables y financieros, y la administracin de la agenda y vencimientos de las diferentes empresas para los profesionales y estudios contables. Hace casi dos dcadas Memory Computacin cambi la forma de procesar contabilidades por computadora, creando el sistema Memory Conty, una herramienta sumamente amigable, flexible, rpida y segura de utilizar, gracias a su innovadora forma de ingreso de datos, su velocidad de procesamiento asombrosa para la consulta y emisin de informes, y la facilidad para auditar la informacin contable con un simple clic. Memory Conty el software contable ms utilizado y recomendado por contadores y empresas de Latinoamrica, y presentado por Microsoft Corporation en Nueva York como ejemplo de innovacin y tecnologa integrado con Microsoft Office XP, es el aliado que nunca lo dejar solo al momento de tomar sus decisiones, conocer su situacin, determinar sus resultados, y obtener al instante la informacin para cumplir con las necesidades y exigencias contables y fiscales de la empresa.

Plan de cuentas y asientos

Plan de cuentas jerrquicos con mltiples niveles y captulos contables totalmente parametrizables, con la posibilidad de utilizar de 1 a 15 dgitos para los cdigos de cuenta. Administracin de modelos de planes de cuentas, con la posibilidad de copiar y compartir planes de cuentas entre diferentes empresas. Definicin de cuentas contables de IVA, impuestos, percepciones y retenciones y su MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 17 forma de clculo. Creacin de mltiples grupos de cuenta para la emisin de informes contables, fiscales y estadsticos de cuentas agrupadas. Configuracin de los comprobantes de la empresa y el IVA, impuestos, percepciones y retenciones vlidos para cada comprobante. Mantenimiento de los datos identificatorios y fiscales de los clientes y proveedores de la empresa. Configuracin de la moneda nacional y hasta 99 monedas extranjeras con la definicin de las cotizaciones y arbitrajes a utilizar para cada moneda. Determinacin de cuentas de prdidas y ganancias por diferencias de cambio por moneda o por cuenta. Ingreso de asientos en modalidades clsico y rpido tipo planilla que permite minimizar el tiempo dedicado al ingreso de asientos. Potentes consultas del plan de cuentas y dems datos del asiento que permiten olvidarse de los cdigos. Clculo automtico de IVA, impuestos, percepciones y retenciones en el ingreso de asientos. Definicin de alias de cuentas y teclas abreviadas definibles por el usuario para facilitar al mximo el ingreso de las cuentas y los conceptos de los asientos. Manejo de lotes y borradores de asientos para mayor control de los asientos a integrar a la contabilidad. Definicin y aplicacin de modelos de asientos para agilitar el ingreso de asientos. Copiado, cortado y pegado de asientos entre meses y/o empresas. Seleccin automtica de asientos por mltiples criterios para copiar, cortar y pegar asientos. Controles de integridad contables de los asientos ingresados, para minimizar la probabilidad de errores de imputacin. Herramienta de importacin de asientos contables en forma manual o automtica que permite incorporar asientos contables generados por Memory Fgaro, Memory Magus, Memory Worky u otros sistemas de terceros. Posibilidad de ingresar asientos en una o varias monedas a la vez. Manejo y control de asignacin de nmeros identificatorios de asientos. Asignacin del cliente o proveedor del comprobante de compra, venta, cobranza o pago Identificacin de los datos del comprobante correspondiente al asiento, con sugerencia automtica de nmeros de comprobante. Determinacin de las cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras por asiento o por tabla de cotizaciones y arbitrajes. Descarga automtica de las cotizaciones y arbitrajes de la moneda desde Internet (Disponible segn el pas). Posibilidad de ingresar mltiples conceptos por asiento y/o por cuenta. Opciones para ingresar y consultar la fecha de emisin del comprobante, la fecha del asiento contable y la fecha de vencimiento del comprobante o documento. Emisin de vouchers o comprobantes de control interno para los asientos contables ingresados. Generacin automtica de asientos por diferencias de cambio y ajustes a todas las monedas extranjeras para una correcta determinacin de la situacin y resultados en cada moneda. MEMORY COMPUTACIN

18 - MEMORY CONTY Clculo automtico de asientos de resultados, cierre y apertura de ejercicios.

Subdiarios y diarios
Subdiarios definibles por el usuario. Posibilidad de incluir en los subdiarios la fecha de emisin del comprobante adems de la fecha de contabilizacin. Diarios analticos y resumidos con resumen de subdiarios por da o por mes. Emisin de diarios en una y dos monedas a la vez. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Bsqueda de asientos por cualquier dato. Acceso directo a los asientos con un clic. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Mayores
Mayores analticos y resumidos con resumen de subdiarios por da o por mes. Estados de cuenta de clientes y proveedores sin necesidad de definir cuentas contables para cada uno. Mayores por fecha de vencimiento del comprobante o documento. Emisin de mayores en una y dos monedas a la vez. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Bsqueda de asientos por cualquier dato. Acceso directo a los asientos con un clic. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Balances
Estados de situacin patrimonial y resultados. Balances a 4 y 8 columnas. Balance tributario para Chile. Balances de nmeros y saldos. Balances de saldos de clientes y proveedores sin necesidad de definir cuentas MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 19 contables para cada uno. Totales por grupos de cuenta. Totales por cuentas de ingresos y egresos para contabilidades simplificadas. Emisin de balances en una y dos monedas a la vez. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generacin de grficas totalmente configurables con la posibilidad de detallar y resumir los diferentes niveles del plan de cuentas. Acceso directo a los mayores con un clic. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Estadsticas
Anlisis de dbitos, crditos y saldos de cuentas. Evolucin mensual de dbitos, crditos y saldos cuentas. Comparativos de dbitos, crditos y saldos de cuentas. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generacin de grficas totalmente configurables. Acceso directo a los mayores con un clic. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Centros de costos y presupuestos

Definicin de centros de costos jerrquicos con mltiples niveles. Configuracin de reglas automticas de imputaciones a centros de costos. Distribucin manual de imputaciones a centros de costos. Anlisis de totales por centros de costos, cuentas por centros de costos y centros de costos por cuenta. Definicin de mltiples presupuestos por cuentas o centros de costos. Confeccin de presupuestos mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, semestrales y/o anuales. Anlisis comparativo y evolutivo entre presupuestos y saldos reales. Seleccin del nivel de apertura del plan de cuentas en el informe. Generacin de grficas totalmente configurables. Personalizacin del diseo de impresin de los informes que brinda la posibilidad de seleccionar los datos a incluir, la orientacin de la hoja y el tamao de la letra.

Estudios contables
Mantenimiento de los datos identificatorios y fiscales de cada empresa. MEMORY COMPUTACIN

20 - MEMORY CONTY Administracin de los datos personales de los dueos, directores, socios y personas de contacto de las empresas. Definicin de los diferentes organismos, ministerios, oficinas y clientes con los que debe trabajar diariamente el profesional o estudio contable. Configuracin y determinacin de los vencimientos de las tareas, eventos, trmites y pagos a realizar por el profesional o estudio contable a cada empresa. Ingreso de los diferentes calendarios de pagos publicados por los organismos para la determinacin de las fechas de vencimientos de las obligaciones de las empresas. Administracin de las tareas a realizar y realizadas por el profesional o estudio contable con asignacin de responsables para cada tarea e importes pagados o a pagar. Emisin de las agendas de las empresas, el profesional o estudio contable y los diferentes responsables. Registro diario de las actividades realizadas con las empresas.

Estados contables y financieros

Configuracin de diferentes estados contables y financieros tipo, y modelos para ser utilizados como plantillas, de acuerdo a las diferentes necesidades y exigencias de las empresas. Administracin de mltiples estados contables y financieros por empresa. Confeccin y emisin de los estados de situacin y resultados. Definicin y emisin del cuadro de bienes de uso e intangibles. Generacin automtica de los asientos contables de revaluaciones y amortizaciones de acuerdo al cuadro de bienes de uso e intangibles. Elaboracin y emisin del estado de evolucin del patrimonio. Configuracin y emisin de anexos de detalle de activos y pasivos. Ingreso y emisin de notas a los estados financieros y contables. Diseo del informe de compilacin a presentar con los estados contables y financieros.

Declaraciones juradas
Configuracin y generacin de los estados contables y financieros exigidos por la Auditoria Interna de la Nacin de Uruguay. Determinacin y exportacin de los totales anuales de IVA ventas por cliente e IVA compras por proveedor para la confeccin de la Declaracin Jurada 3323 del SII de Chile. Conectividad con el sistema Memory Formulario 29 del SII de Chile. Emisin de los Certificados sobre Retenciones de Honorarios del SII de Chile, Conexin con SIAP IVA, SIAP SICORE, SIAP CITI Compras, y SIAP CITI Ventas de la AFIP de Argentina. Generacin automtica de los Anexos de IVA del SRI de Ecuador y conexin con el sistema Memory Anexos de IVA del SRI de Ecuador.

Conty Plus! *
MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 21 Disee sus propios informes contables o de gestin en Microsoft Excel, utilizando el producto presentado por Microsoft Corporation en el lanzamiento mundial de Microsoft Office XP en Nueva York como ejemplo de innovacin y tecnologa, Cree tantos informes como sus necesidades lo requieran, accediendo directamente a los datos de la contabilidad, poniendo como tope su imaginacin. Analice y compare informacin de varias empresas a la vez en un mismo informe. Defina informes con mltiples estructuras del plan de cuentas para una misma empresa. Presente su informacin contable y de gestin en el idioma que necesite. Cumpla con todos los formatos que le son requeridos para presentar la informacin contable y de gestin de su empresa. Configure todos los ndices y ratios que desee para analizar su negocio. Confeccione tableros de control para conocer la situacin y resultados de la empresa con un simple clic en todo momento. Proyecte y evale sus metas para tomar decisiones adecuadas en el momento oportuno. Realice todos los comparativos y anlisis que requiera para conocer el funcionamiento de su negocio. Implemente los diseos de su propia contabilidad presupuestal y de costos. Establezca el diseo y contenido de los estados contables y financieros de la empresa de acuerdo a las necesidades o requerimientos de la misma.

* Memory Conty Plus!, requiere Microsoft Excel.

Y adems
Prcticamente se instala solo
Posee un asistente de instalacin que lo guiar paso a paso, y cuenta ante cualquier consulta, duda o problema que surja, con el respaldo de los Departamentos de Soporte Tcnico de Memory Computacin.

Es muy amigable
Gracias a su Interfaz InfoRpida clara y amena. Incluso quienes no estn familiarizados con la informtica pueden manejar Memory Conty intuitivamente o bien recurrir al asistente que, adems de darle su apoyo, lo invitar con unos mates.

Es sumamente fcil de usar

Diseado especialmente para Microsoft Windows, Memory Conty, dibuja en pantalla la informacin tal como usted est acostumbrado a verla en papel. Al registrar cualquier asiento contable en modo clsico, ste se dibuja en pantalla con su diseo ms habitual. Toda la interfaz de Memory Conty fue diseada con exigentes criterios de aplicabilidad y, luego, probada y mejorada sobre la base de sugerencias de usuarios testigo; gracias a ello, el resultado es un ptimo equilibrio entre potencia y facilidad de manejo. MEMORY COMPUTACIN

22 - MEMORY CONTY

Formatos de contabilidad estndar

La presentacin de toda la informacin fue diseada cuidando al mximo la claridad de su lectura y la facilidad de acceso. Cada informe, acompaado de un grfico interactivo, admite potentes funciones de consulta y bsqueda dentro del propio informe, y la exportacin del informe a otros sistemas. El formato de todos los informes que genera Memory Conty ha sido diseado por profesionales contables, para conseguir que sea idntico al formato clsico de contabilidad. Y los resultados que se obtienen tambin intentan emular al mximo los que se obtendran de forma manual.

Rpido, sencillo, seguro y gil

Esto es algo que los miles de usuarios aprecian especialmente; coincidiendo en afirmar que existe un antes y un despus de Memory Conty, por la forma en la que ha logrado simplificar tareas que antiguamente eran muy engorrosas. La flexibilidad de Memory Conty permite incorporar informacin y corregir errores sin importar la antigedad de los mismos. Al ingresar informacin desordenada o un comprobante fuera de fecha, Memory Conty lo procesa y actualiza automticamente toda la informacin contable con un clic, sin necesidad de realizar procesos de cierre y generacin de datos.

Y adems...
Administre la contabilidad de mltiples empresas. Consolide los asientos de mltiples empresas en una sola. Mantenga ilimitados ejercicios en lnea. Intercambie la informacin contable de la empresa va Internet con un simple clic. Aumente su productividad gracias a la velocidad de procesamiento asombrosa para la consulta y emisin de informes. Grabe los informes para emitir y consultar la informacin histrica de la empresa. Ante cualquier necesidad, consulte la ayuda contextual diseada en formato HTML Help.

Tiene conexin total con Microsoft Office

Toda la informacin de Memory Conty puede ser generada en planillas electrnicas de Microsoft Excel, y en documentos de Microsoft Word, adems de otros formatos de planillas electrnicas y bases de datos.

Dispone de claves de acceso seguras

Puede limitar el acceso a la informacin que puede consultar y/o modificar cada MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 23 usuario y permite encriptar los datos de la empresa, lo que garantiza la total confidencialidad de la informacin.

Versin disponible para mltiples usuarios

Memory Conty puede ser usado en un nico computador o en diferentes computadores al mismo tiempo.

Requerimientos de Memory Conty

En este captulo se detallan los requerimientos y sugerencias de hardware y software que necesita Memory Conty para un ptimo funcionamiento.

Hardware mnimo requerido

Pentium Intel Celeron 233 Mhz, o Pentium 66 Mhz. 32 Mb. de memoria RAM. Super VGA 1 Mb. 256 colores, resolucin 800x600. Mouse o dispositivo de puntero. 30 Mb. de espacio libre en disco para Memory Conty. 10 Mb. de espacio libre en disco para los datos de la empresa.

Hardware recomendado
Pentium Intel II 300 Mhz o superior. 64 Mb. de memoria RAM. Super VGA 1 Mb. 256 colores en modo 800 x 600. Monitor color. Mouse o dispositivo de puntero.

Requerimientos de software
Microsoft Windows 95 / 98 / ME. Microsoft Windows NT 4.0 o 5.0. Microsoft Windows 2000 / XP. Microsoft Internet Explorer 4.0 o superior.

Compatibilidad con redes

Microsoft Windows 95 / 98 / ME. Microsoft Windows NT 4.0 y 5.0. Microsoft Windows 2000 / XP. Novell Netware 3.x, 4.x. Novell Intranetware 4.x y 5.x. MEMORY COMPUTACIN

24 - MEMORY CONTY

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CAPTULO

Por dnde comenzar?

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MEMORY CONTY - 27

Primeros pasos

Esta gua le proporcionar informacin para realizar el proceso de aprendizaje de Memory Conty en forma rpida y sencilla, lo cual le permitir familiarizarse con Memory Conty y administrar su empresa en forma gil y exacta, utilizando todos los beneficios y potentes herramientas que proporciona Memory Conty. Para llevar a cabo ese proceso de aprendizaje en un corto tiempo, le recomendamos que vaya siguiendo los pasos de esta gua uno a uno, leyendo los captulos a los cuales se hace referencia. Si en el transcurso de la configuracin de la empresa, surgieran datos que su empresa no maneja o no posee, siga adelante con el prximo paso, ya que Memory Conty no requiere que se ingresen todos los datos para utilizar el sistema. No se preocupe por ingresar toda la informacin solicitada por Memory Conty en una nica vez, puesto que podr registrar dicha informacin cuando la necesite, si no la tiene en este momento. Antes de comenzar a trabajar con Memory Conty es importante saber cmo ingresar al sistema y utilizar la ayuda de Memory Conty lo cual se detalla en los siguientes captulos de este manual. Seguidamente, se ver como configurar la empresa y parametrizar Memory Conty para adaptar el sistema a las necesidades especficas de la empresa.

Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema Memory Conty presione el botn Microsoft Windows, dentro del men seleccione Computacin y por ltimo Inicio de Memory Programas, luego Memory Conty, o haga doble clic doble clic sobre el Escritorio de Microsoft

icono de Memory Conty, que se encuentra en el Windows. MEMORY COMPUTACIN

28 - MEMORY CONTY

Identificacin de usuario

Al acceder a Memory Conty, el mismo muestra una ventana de presentacin y luego solicita en un cuadro de dilogo que se le indique la Identificacin del usuario que va a acceder al sistema y su contrasea. Estos datos le permiten a Memory Conty conocer al usuario, para restringir el acceso a usuarios no autorizados y para controlar las operaciones que pueden realizar los usuarios definidos en el sistema. Si es la primera vez que ingresa al sistema, o su empresa no posee definidos usuarios, indique que va a acceder como usuario SUPERVISOR, sin indicar una contrasea, para tener acceso a todo el sistema. Ms adelante podr definir si lo desea, los diferentes usuarios del sistema e indicar las operaciones que puede realizar cada uno dentro de Memory Conty. Si en su empresa un administrador ya ha definido los usuarios y los derechos de los mismos, solicite estos datos, e indique el usuario y la contrasea que le sean proporcionadas.

Identificacin de la Empresa
Memory Conty esta diseado para administrar la contabilidad de la cantidad de empresas que se desee, por esto, el mismo necesita saber con cual de ellas se va a trabajar, pudiendo en este momento seleccionar una empresa ya existente o crear una nueva. Cada una de estas empresas es identificada por el sistema por un cdigo de ocho letras, que bien puede ser el nombre de la misma, una abreviatura o un nmero. El cdigo de la empresa identifica la carpeta de Microsoft Windows donde se almacenarn los datos de la empresa. Cuando indica solamente el cdigo de la empresa, Memory Conty guarda las empresas en carpetas debajo de la carpeta donde se instala el sistema, pudindose indicar como cdigo de la empresa, el camino completo donde se desea almacenar los datos de la empresa, si se desea que los mismos se encuentren en otro disco, o en una carpeta distinta a donde se encuentra instalado el sistema.

Utilizacin de empresas existentes

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 29 Para acceder a una empresa que ya existe en el sistema, debe indicar el cdigo de la misma, o consultar las carpetas de Microsoft Windows donde se almacenan los Consulta, y seleccionar la carpeta de datos de las empresas, presionando el botn de

Microsoft Windows donde se encuentran los datos de la empresa deseada. Memory Conty incluye en su instalacin una empresa de demostracin, la cual se aconseja utilizar durante el proceso de aprendizaje del sistema. Para abrir esta empresa ingrese como cdigo DEMO. Memory Conty brinda la posibilidad adicional de que cada empresa posea una Clave empresa, la cual permite encriptar los datos de la empresa con esta clave y controlar que solo aquellos usuarios que conozcan dicha clave puedan utilizar los datos de la empresa, siendo imposible trabajar con los datos de una empresa de la cual se desconoce la clave de encriptacin. Por mayor informacin lea el captulo Encriptacin de datos. Si es la primera vez que ingresa al sistema, su empresa no posee una clave, o esta abriendo la empresa de demostracin de Memory Conty, deje el campo Clave empresa vaca, lo que indica que la empresa a utilizar no tiene definida una clave de encriptacin, y presione el botn Aceptar en el cuadro de dilogo Bienvenido a Memory Conty. Ms adelante podr definir si lo desea, una clave de encriptacin para los datos de la empresa, lo que le permitir resguardar la confidencialidad de los mismos a usuarios no autorizados. Si en su empresa un administrador ya ha definido una clave para los datos, solictela, e indique en el campo Clave empresa la contrasea que le sea proporcionada y presione el botn Aceptar en el cuadro de dilogo de ingreso al sistema.

Creacin de empresas nuevas

Para crear una nueva empresa digite un cdigo de empresa que no exista con el cual desea crear la empresa, o ingrese el camino completo donde desea guardar los datos de la empresa a crear y luego presione el botn Aceptar en el cuadro de dilogo de ingreso al sistema. Al crear la nueva empresa, Memory Conty copiar la informacin necesaria para la utilizacin de la misma y solicitar los datos identificatorios y de configuracin de la empresa, lo cual se explica ms adelante en el captulo Configuracin de la empresa.

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30 - MEMORY CONTY

Uso de la Ayuda

Luego de haber ingresado al sistema, es importante que conozca como utilizar la ayuda de Memory Conty, la cual le brindar toda la informacin referente a Memory Conty, lo guiar sobre su funcionamiento y le dar la respuesta a las consultas ms frecuentes, para que pueda administrar eficazmente su empresa. La ayuda de Memory Conty, es una ayuda contextual, lo que significa que Memory Conty determina en que parte del sistema se encuentra el usuario, para brindarle la informacin relacionada a dicho tema en particular. La ayuda de Memory Conty est especialmente diseada con la interfaz HTML Help de Microsoft Windows 98/ME/2000/XP, lo cual permite que se navegue por ella del mismo modo que por Internet. Para solicitar ayuda en cualquier parte del sistema, presione la tecla F1 o seleccione del men Ayuda, la opcin ndice. Agradecemos desde ya que nos haga llegar todos sus comentarios sobre la ayuda y las caractersticas de Memory Conty , a efectos de contribuir en nuestro proceso de mejora continua destinado a desarrollar y proveer herramientas que le permitan a usted trabajar con creciente facilidad y eficiencia. Si desea conocer cmo utilizar la ayuda de Memory Conty, a continuacin se brinda una breve resea de los comandos y operaciones que brinda la interfaz HTML Help de Microsoft Windows.

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MEMORY CONTY - 31

Moverse entre temas de ayuda

Para moverse entre los temas de la ayuda que ya ha visto: En la barra de herramientas de la ayuda, ejecute el Botn atrs , el cual desplegar el tema anterior de ayuda que ha visto. En la barra de herramientas de la ayuda, ejecute el Botn adelante , el cual desplegar el tema siguiente dentro de la secuencia de temas de ayuda que ha visto anteriormente.

Buscar un tema de ayuda

Para buscar un tema de la ayuda: 1. Dentro de la ventana de ayuda seleccione alguna de las siguientes solapas: Para navegar a travs de los temas que se encuentran agrupados por categora, seleccione la solapa Contenido que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda. Para ver una lista ordenada de los temas, seleccione la solapa ndice que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, en la cual puede recorrer los temas de la ayuda ordenados alfabticamente o ingrese un texto para ir directamente a los temas que comienzan con el texto ingresado. Para buscar por palabras o frases que estn contenidas en los temas de ayuda, seleccione la solapa Buscar que se encuentra en el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, e ingrese el texto a buscar, con lo cual la ayuda desplegar la lista de temas que contienen el texto. En el cuadro izquierdo de la ventana de ayuda, seleccione el tema del Contenido, ndice o Bsqueda que desea ver, y la ayuda le desplegar en el cuadro derecho de la ventana de ayuda el tema de ayuda.

2.

Copiar un tema de ayuda

Para copiar un tema de la ayuda hacia un documento: 1. Seleccione el texto a copiar: Si desea copiar el tema de ayuda completo, en el cuadro derecho de la ventana de ayuda presione el botn derecho del ratn dentro del tema de ayuda que desea copiar y seleccione la opcin Seleccionar todo. Si desea copiar slo parte del texto, seleccione con el ratn en el cuadro derecho de la ventana de ayuda el texto que desea copiar del tema de ayuda. Dentro del tema de ayuda, presione el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Copiar. Esto copiar el tema de ayuda en el portapapeles de Microsoft Windows. Abra el documento donde desea copiar el tema de ayuda. Seleccione la ubicacin del documento donde desea que aparezca la informacin del tema de ayuda. En el men Edicin, ejecute el comando Pegar. MEMORY COMPUTACIN

2. 3. 4. 5.

32 - MEMORY CONTY

Imprimir un tema de ayuda

Para imprimir un tema de ayuda: 1. 2. En el cuadro derecho de la ventana de ayuda, seleccione el tema que desea imprimir. Dentro del tema de ayuda, presione el botn derecho del ratn y seleccione la opcin Imprimir.

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MEMORY CONTY - 33

Abrir, crear y borrar empresas

En el captulo anterior de Ingreso al sistema, se explic como Memory Conty permite administrar todas las empresas que desee, y como abrir una empresa existente o crear una nueva al momento de ingresar al sistema. Si necesita trabajar con varias empresas, para agilitar el uso del sistema, puede abrir, crear y borrar empresas, sin necesidad de salir y volver a ingresar al sistema, tal como se explica a continuacin.

Abrir empresa
Para abrir una empresa diferente a la empresa actual, seleccione del men Empresa el comando Abrir, o haga doble clic con el ratn en la barra de estado de Memory Conty, que se encuentra debajo de la ventana del sistema sobre el cdigo de la empresa que se encuentra actualmente abierta. Al ejecutar el comando, Memory Conty le recordar las empresas abiertas anteriormente y le solicitar la identificacin de la empresa a abrir, para abrir una empresa que ya existe en el sistema, debe indicar el cdigo de la misma, o consultar las empresas existentes presionando el botn de Consulta, seleccione de la lista la empresa deseada y presione el botn Aceptar.

Crear empresa
Para crear una nueva empresa, seleccione del men Empresa el comando Crear, o ejecute el comando Abrir como se explic anteriormente e indique en ambos casos el nuevo cdigo con el que se debe crear la empresa. Al crear la nueva empresa, Memory Conty copiar la informacin necesaria para la utilizacin de la misma y solicitar los datos identificatorios y de configuracin de la empresa, lo cual se explica ms adelante en el captulo Configuracin de la empresa.

Borrar empresa
Este comando permite borrar todos los datos de una empresa en un proceso que es irreversible y que por consiguiente debe realizarse con extremada precaucin. Para eliminar una empresa existente, seleccione del men Empresa, el comando Borrar, seleccione de la lista la empresa que desea eliminar y confirme la eliminacin de la misma siempre que este seguro de realizar dicha operacin.

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34 - MEMORY CONTY

Carpetas InfoRpidas
Memory Conty se caracteriza por su innovadora interfaz de Carpetas InfoRpidas, las cuales hacen que el acceso a los datos se realice en forma gil y sencilla para el usuario.

Qu es una carpeta InfoRpida?

Las Carpetas InfoRpidas de Memory Conty son componentes de ltima generacin, diseados por Memory Computacin, en los que se registran y consultan datos de la empresa, y se emiten informes . Las Carpetas InfoRpidas de Memory Conty reflejan el resultado de aos de experiencia y estudios realizados por Memory Computacin para beneficiar a sus miles de usuarios como medio de proporcionarles una manera ms gil, potente e intuitiva de administrar la informacin de sus empresas. Esta innovacin sita a Memory Conty como uno de los productos tecnolgicamente mejor diseados a nivel mundial, para que la administracin de una empresa pueda realizarse en forma centralizada con mnimo esfuerzo, fcil uso y rpido aprendizaje del usuario. Tales cualidades, conjuntamente con la potencia que ofrece esta nueva interfaz, le permiten a la empresa aumentar en productividad a la vez que ahorrar tiempos y costos de administracin y capacitacin. Las Carpetas InfoRpidas de Memory Conty semejan un fichero manual en el cual se guardan fichas del mismo tipo, existiendo una carpeta InfoRpida para cada tipo de dato que administra Memory Conty.

Acceso a las carpetas InfoRpidas

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MEMORY CONTY - 35 Para acceder a cada una de las carpetas de la empresa, slo es necesario seleccionar la misma del men Carpetas de Memory Conty.

Para aquellas carpetas ms utilizadas Memory Conty tambin posee iconos de acceso directo en la parte inferior de la ventana del sistema, donde se simplemente se debe hacer clic con el ratn sobre el icono de la carpeta o el informe deseado.

Seleccin de carpetas InfoRpidas

Memory Conty permite tener abiertas varias carpetas a la vez, y no posee ningn tipo de restricciones al momento de abrir las diferentes carpetas del sistema, es posible por ejemplo tener abierto el plan de cuentas, mientras se ingresan asientos; tener varios meses de asientos abiertos a la vez, varios informes; o tener abierto los meses de asientos mientras se emiten informes sobre los mismos, no solamente para el usuario actual, sino para cualquier usuario de la red. Para seleccionar una Carpeta InfoRpida que ya se encuentra abierta, Memory Conty dispone de innovadoras solapas que se encuentran en la parte derecha de las mismas, donde con solo hacer clic con el ratn sobre la solapa deseada, es posible pasar a trabajar con cualquiera de las carpetas abiertas. Memory Conty agrega una solapa por cada carpeta que se encuentre abierta en forma automtica, sin necesidad de cerrar ninguna de las carpetas que se encontraban abiertas anteriormente, lo que indudablemente agiliza el uso del sistema a la vez que permite trabajar con mayor fluidez y rapidez que en otros sistemas de gestin contable.

Comandos de Carpetas InfoRpidas

Para realizar las mismas operaciones que con los ficheros manuales, Memory Conty brinda comandos de edicin, comandos de navegacin y comandos de visualizacin para las Carpetas InfoRpidas. Para todos los comandos, Memory Conty posee barras de herramientas que se encuentran en la parte superior de cada carpeta y teclas de mtodo abreviado para facilitar la operacin de las Carpetas InfoRpidas, adems de poder seleccionar los mismos en el men Edicin del sistema. MEMORY COMPUTACIN

36 - MEMORY CONTY

Comando Primera ficha

Selecciona la ficha que, segn el orden, est primera en la carpeta InfoRpida. Este comando permite seleccionar la ficha ordenada en primer lugar de la carpeta InfoRpida, de acuerdo a la ordenacin que se est utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la carpeta InfoRpida de cuentas en ese momento estuviera ordenada por cdigo, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el cdigo menor. En cambio, si en ese momento las fichas estuvieran ordenadas por nombre de cuenta, al ejecutar el comando, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el nombre que se encuentra primero alfabticamente. Para ejecutar el comando Primera ficha podr: Presionar las teclas CTRL-INICIO. Hacer clic en el botn Primero de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Primero del men Edicin.

Comando Anterior ficha

Selecciona la ficha anterior a la actual en la carpeta InfoRpida. Este comando permite seleccionar la ficha anterior a la que est seleccionada actualmente en la carpeta InfoRpida, de acuerdo a la ordenacin que se est utilizando en ese momento. Por ejemplo, si en ese momento la carpeta InfoRpida de cuentas estuviera ordenada por cdigo, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el cdigo anterior a la cuenta que est seleccionada actualmente. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty seleccionar la cuenta que se encuentra alfabticamente antes que la cuenta actual. Para ejecutar el comando Anterior ficha podr: Presionar la tecla del cursor ARRIBA. Hacer clic en el botn Anterior de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Anterior del men Edicin.

Comando Siguiente ficha

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MEMORY CONTY - 37 Selecciona la ficha siguiente a la actual en la carpeta InfoRpida. Este comando permite seleccionar la ficha siguiente a la que est seleccionada actualmente en la carpeta InfoRpida, de acuerdo a la ordenacin que se est utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la Carpeta InfoRpida de cuentas en ese momento estuviera ordenada por cdigo, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el cdigo siguiente a la cuenta que est seleccionada actualmente en la carpeta. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty seleccionar la cuenta que se encuentra alfabticamente despus que la cuenta actual. Para ejecutar el comando Siguiente ficha podr: Presionar la tecla del cursor ABAJO. Hacer clic en el botn Siguiente de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Siguiente del men Edicin.

Comando ltima ficha

Selecciona la ficha que, segn el orden, se encuentra ltima en la carpeta InfoRpida. Este comando permite seleccionar la ficha ordenada en ltimo lugar de la carpeta InfoRpida, de acuerdo a la ordenacin que se est utilizando en ese momento. Por ejemplo, si la carpeta InfoRpida de cuentas en ese momento estuviera ordenada por cdigo, Memory Conty seleccionar la cuenta que posee el cdigo mayor. En cambio, si en ese momento las cuentas estuvieran ordenadas por nombre, al ejecutar el comando, Memory Conty seleccionar la cuenta cuyo nombre se encuentra ltimo, alfabticamente. Para ejecutar el comando Ultima ficha podr: Presionar las teclas CTRL-FIN. Hacer clic en el botn ltimo de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin ltimo del men Edicin.

Comando Buscar ficha

Busca fichas que cumplan con determinadas caractersticas dentro de la carpeta InfoRpida. Este comando permite ubicar las fichas que cumplan con las caractersticas que indique el usuario al momento de realizar la bsqueda. MEMORY COMPUTACIN

38 - MEMORY CONTY Por ejemplo, si quisiera ubicar una cuenta de la cual el nico dato que recuerda es parte del nombre, ejecute el comando Buscar posicionado en la columna nombre, e ingrese el texto que conoce del nombre de la cuenta. Memory Conty mostrar la primer cuenta que posea esa caracterstica, repita la bsqueda para que Memory Conty le muestre la cuenta que se procura localizar. Las potentes bsquedas de Memory Conty no slo permiten ubicar una ficha por cualquiera de sus datos, sino tambin ingresar parte del dato a buscar cuando no se tiene el dato completo. Cuanto ms especifico sea el dato a buscar, Memory Conty seleccionar ms concretamente la ficha a la cual desea acceder. Al ejecutar el comando Buscar, Memory Conty recuerda los valores buscados anteriormente, los cuales pueden ser consultados y seleccionados utilizando las teclas ALT-ABAJO en el cuadro de dilogo del comando Buscar. Las bsquedas realizadas por Memory Conty comienzan en la lnea siguiente a la actual, y comienzan nuevamente desde el principio de la carpeta al llegar al final. Para ejecutar el comando Buscar ficha podr: Presionar la tecla F8. Hacer clic en el botn Buscar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Buscar del men Edicin. Para repetir la misma bsqueda realizada anteriormente, en el caso que exista ms de una ficha con el dato a buscar podr: Presionar las teclas CTRL-F8. Seleccionar la opcin Buscar siguiente del men Edicin.

Comando Insertar ficha

Agrega una nueva ficha dentro de la carpeta InfoRpida por delante de la ficha actual. Al ejecutar el comando Memory Conty, presenta dentro de la carpeta la ficha agregada en blanco para registrar sus datos. Por ejemplo, si est ingresando cuentas dentro de la carpeta InfoRpida de plan de cuentas, ejecute el comando Insertar ficha, ingrese los datos de la nueva cuenta y al finalizar vuelva a ejecutar el comando para guardar la cuenta actual e insertar una nueva cuenta en blanco en la carpeta InfoRpida. Para ejecutar el comando Insertar ficha podr: Presionar la tecla INSERTAR. Hacer clic en el botn Insertar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Insertar del men Edicin. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 39

Comando Borrar ficha

Marca o desmarca la ficha actual dentro de la carpeta InfoRpida para ser eliminada al momento de cerrar la carpeta. Utilice este comando con sumo cuidado, ya que si bien Memory Conty marca para su eliminacin la ficha actual dentro de la carpeta InfoRpida y no la elimina hasta cerrar la carpeta, luego de que esta se cierra, Memory Conty elimina todas las fichas marcadas para borrar en un proceso que es irreversible, puesto que los datos borrados no pueden ser recuperados por Memory Conty. Memory Conty permite al utilizar este comando para marcar una ficha a ser eliminada o desmarcar una ficha que haya sido previamente marcada, mostrando las fichas seleccionadas para eliminar en un color distinto al resto de las fichas, y no eliminar las mismas hasta que no se cierre la carpeta. Al momento de cerrar la carpeta Memory Conty procede a eliminar definitivamente todas las fichas que se encuentren marcadas al momento de cerrar la carpeta. Tenga en cuenta que si bien Memory Conty le permite a un usuario borrar cualquier dato al que tenga acceso, se debe tener mucha precaucin al momento de eliminar datos que puedan ser utilizados en otras carpetas, ya que los datos de la empresa dejarn de ser validos, y Memory Conty, para controlar la integridad de la informacin de la empresa, no permitir emitir informes de la misma, hasta que los datos no sean validos. Por ejemplo, si una cuenta tuviera asientos ingresados, Memory Conty permitir borrar la cuenta, pero al momento de emitir los informes controlar que todas las cuentas existan, al encontrar que dicha cuenta no existe, le informar al usuario de dicha situacin y no permitir emitir informes para preservar la integridad de la informacin a emitir, debido a que la informacin seria incongruente, generando diferencias importantes en las estadsticas y en la informacin contable de la empresa. Para ejecutar el comando Borrar ficha podr: Presionar las teclas CTRL-SUPRIMIR. Hacer clic en el botn Borrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Borrar del men Edicin.

Comando Consultar fichas

Permite consultar los valores posibles que se pueden ingresar, cuando el dato hace referencia a datos de otra carpeta o a valores predeterminados por Memory Conty. MEMORY COMPUTACIN

40 - MEMORY CONTY Este comando permite que en el momento de ingresar un dato solicitado por Memory Conty, relacionado con una carpeta InfoRpida, pueda consultarse cules son las fichas existentes en esa carpeta InfoRpida, sin necesidad de abrir la carpeta y buscar manualmente el dato correcto. Esta importante herramienta de Memory Conty, libera al usuario de tener que recordar los cdigos de las fichas, ofrecindole una rpida forma de ubicar la ficha a ingresar. Memory Conty no solamente permite consultar las fichas de la carpeta InfoRpida a referenciar, sino que adems permite ubicar dentro de la carpeta una ficha por cualquiera de sus datos identificatorios, como tambin en algunos casos, crear una nueva ficha si la ficha que se desea relacionar no existiera. Por ejemplo, si al momento de ingresar un asiento, no recordara el cdigo de la cuenta, ejecutando este comando, Memory Conty desplegar la lista de todas las cuentas del plan de cuentas existentes hasta ese momento, y de tal modo podr seleccionar la cuenta deseada y buscarla dentro de la lista. Tenga en cuenta que, dentro de la consulta, las potentes bsquedas de Memory Conty no slo permiten ubicar una ficha por cualquiera de sus datos, sino que adems el usuario puede ingresar parte de alguno de los datos de la ficha a buscar si no recordara el dato completo. Para ejecutar el comando Consultar ficha, estando en un dato que corresponde a valores posibles de otra carpeta, podr: Presionar la tecla F12. Hacer clic en el botn Consultar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Consultar del men Edicin.

Comando Imprimir

Permite emitir un listado de los datos de la carpeta InfoRpida. Este comando permite emitir un listado por impresora o vista previa para los datos de varias fichas a la vez. Estas fichas pueden ser todas las existentes en la carpeta InfoRpida o las que se encuentren seleccionadas al momento de emitir el listado. Por ejemplo, si en la carpeta InfoRpida de cuentas se ejecuta el comando Imprimir, y no hay cuentas seleccionadas, es posible emitir un listado de todas las cuentas definidas en la empresa, en un formato jerrquico que permite analizar los diferentes niveles definidos en el plan de cuentas. Para ejecutar el comando Imprimir podr: Presionar las teclas CTRL-P. Hacer clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 41 Seleccionar la opcin Imprimir del men Edicin.

Al seleccionar este destino, Memory Conty enva directamente el informe a vista previa y desde all es posible enviar el informe directamente a la impresora predeterminada de Microsoft Windows. Como en todas las aplicaciones para Microsoft Windows, en la medida de que tenga correctamente instalada su impresora, Memory Conty permite imprimir en cualquier impresora, como ser de matriz de puntos, lser, de chorro de tinta e incluso color. Mediante este comando, tambin es posible enviar el informe por intermedio de cualquier dispositivo que Microsoft Windows maneje como una impresora. Por ejemplo, si se desea enviar un informe por fax, lo nico que se debe hacer es seleccionar el fax como impresora. En el momento de enviar el listado a la impresora, Memory Conty ofrece un cuadro de dilogo que permite seleccionar la impresora en la que va a imprimir, el rango de pginas, y la cantidad de copias. Si tiene una vieja impresora de matriz de puntos, y desea que Memory Conty imprima en ella en forma veloz sin aprovechar la presentacin de calidad de las fuentes de Microsoft Windows, y utilice directamente las fuentes de la impresora de matriz de puntos, es necesario que modifique en la configuracin de la impresora de Microsoft Windows la calidad Borrador, y marque dentro de la solapa Listados, de las Opciones que se encuentran en el men Empresa, la opcin Usar tipos de letra de la impresora.

Comando Terminar

Cierra la carpeta InfoRpida actual y valida los datos de la misma. Este comando permite finalizar el trabajo con la carpeta InfoRpida actual y validar en forma automtica que la informacin este correcta. Tenga en cuenta antes de cerrar una carpeta InfoRpida que Memory Conty no requiere cerrar una carpeta para poder trabajar con otra, dado que su innovadora interfaz permite tener todas las carpetas que requiera abiertas al mismo tiempo y seleccionar las mismas por las solapas que se encuentran sobre la parte derecha de las carpetas. Tampoco es necesario cerrar las carpetas para salir del sistema, dado que Memory Conty se encarga en forma automtica de cerrar todas las carpetas abiertas. Se recomienda que cierre las Carpetas InfoRpidas slo cuando no acceder nuevamente, o el acceso no se realice en forma cotidiana, ya que Memory Conty est diseado para que el usuario pueda acceder a todos los datos de la empresa en forma rpida y gil, permitiendo tener varias Carpetas InfoRpidas abiertas a la vez. MEMORY COMPUTACIN

42 - MEMORY CONTY Para ejecutar el comando Terminar podr: Presionar la tecla ESCAPE. Hacer clic en el botn Terminar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Terminar del men Edicin.

Comandos avanzados de carpetas InfoRpidas

Adems de poder realizar las operaciones ms comunes para la edicin de datos de las carpetas InfoRpidas, Memory Conty dispone de comandos avanzados que permiten realizar tareas adicionales que permite agilitar aun ms el uso del sistema y automatizar determinadas tareas que simplifiquen la operacin del sistema. Estos comandos avanzados de Memory Conty al igual que los comandos bsicos, tambin pueden ser accedidos desde las barras de herramientas y teclas de mtodo abreviado, adems del men Edicin.

Comandos de Seleccin de fichas

Seleccionan una o varias fichas que se encuentren consecutivas o alternadas dentro de la carpeta InfoRpida. Estos comandos permiten seleccionar fichas, para poder realizar operaciones sobre el conjunto de fichas seleccionadas, pudiendo utilizarse en los comandos Insertar, Cortar, Copiar, Borrar, Imprimir y Exportar. Por ejemplo, si quisiera copiar varios asientos a la vez, estando en el modo de ingreso Rpido, podr seleccionar todas las lneas consecutivas o alternadas que desee y de esta manera al ejecutar el comando Copiar, para que Memory Conty copie todas las lneas seleccionadas de una sola vez. La utilizacin de estos comandos se realiza utilizando el estndar de Microsoft Windows. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 43 Para Seleccionar fichas consecutivas podr: Posicionarse en la primera ficha a marcar, presionar la tecla MAYSCULAS y sin dejar de presionar la tecla, moverse hasta la ltima ficha que desea seleccionar, ya sea con los cursores ARRIBA o ABAJO o hacer clic con el ratn, Memory Conty mostrar en un color diferente a las fichas seleccionadas, cuando finalice de marcar las fichas, ejecute el comando deseado, el cual se aplicar a todas las fichas seleccionadas. Para Seleccionar fichas alternadas podr: Posicionarse en la primer ficha a marcar, presionar la tecla CTRL y hacer clic con el ratn sobre cada una de las fichas que desea seleccionar, Memory Conty mostrar en un color diferente las fichas seleccionadas, cuando finalice de marcar las fichas, ejecute el comando deseado, el cual se aplicar a todas las fichas seleccionadas. Es posible tambin utilizar ambos comandos en conjunto, por ejemplo para seleccionar fichas alternadas y un grupo de fichas consecutivas, debiendo en este caso presionar la tecla CTRL. y hacer clic con el ratn sobre las fichas alternadas, y CTRL-SHIFT y hacer clic con el ratn sobre el conjunto de fichas consecutivas que se desean marcar.

Comando Copiar fichas

Copia al portapapeles de Microsoft Windows la ficha actual o las fichas que se encuentren seleccionadas. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows las fichas seleccionadas, para luego poder pegar la informacin dentro de Memory Conty u otra aplicacin de Microsoft Windows donde se requiera la informacin seleccionada, permitiendo de esta manera duplicar la informacin. Por ejemplo, si quisiera copiar un grupo de cuentas a una aplicacin Microsoft Windows, seleccione las cuentas deseadas utilizando los comandos de Seleccin de fichas explicados anteriormente, ejecute el comando Copiar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar o el equivalente para ejecutar dicha tarea dependiendo de la aplicacin que utilice. Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite copiar fichas dentro del mismo sistema, por ejemplo para copiar un grupo de cuentas de una empresa a otra, un grupo de asientos de un mes o a otro, o de una empresa a otra. Para ejecutar el comando Copiar fichas sobre la o las fichas seleccionadas podr: Presionar la tecla CTRL-C. Hacer clic en el botn Copiar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Copiar del men Edicin.

MEMORY COMPUTACIN

44 - MEMORY CONTY

Comando Cortar fichas

Copia al portapapeles de Microsoft Windows la ficha actual o las fichas que se encuentren seleccionadas y marca las mismas para ser borradas. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows las fichas seleccionadas, para luego poder pegar la informacin dentro de Memory Conty u otra aplicacin de Microsoft Windows donde se requiera la informacin seleccionada, a la vez que marca para ser borradas a las fichas copiadas, permitiendo de esta manera mover la informacin. Por ejemplo, si quisiera mover un grupo de cuentas a una aplicacin Microsoft Windows, seleccione las cuentas deseadas utilizando los comandos de Seleccin de fichas explicados anteriormente, ejecute el comando Cortar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar o el equivalente para ejecutar dicha tarea dependiendo de la aplicacin que utilice. Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite mover fichas dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover un grupo de cuentas de una empresa a otra, un grupo de asientos de un mes o a otro, o de una empresa a otra. Para ejecutar el comando Cortar fichas sobre la o las fichas seleccionadas podr: Presionar la tecla CTRL-X. Hacer clic en el botn Cortar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Cortar del men Edicin.

Comando Pegar fichas

Inserta y pega desde el portapapeles de Microsoft Windows la o las fichas copiadas o cortadas anteriormente mediante los comandos de Copiar fichas y Cortar fichas. Este comando permite pegar desde el portapapeles de Microsoft Windows las fichas seleccionadas y copiadas o cortadas anteriormente, dentro de la carpeta de Memory Conty, permitiendo de esta manera copiar o mover la informacin a la carpeta actual. Esta operacin slo puede realizarse cuando las fichas copiadas correspondan a la misma carpeta en la que se estn pegando, es decir que solo pueden pegarse asientos cuando se copiaron asientos, o se pueden pegar cuentas cuando se copiaron cuentas. Por ejemplo, si quisiera mover o copiar un conjunto de cuentas de una empresa a otra, luego de haber seleccionado las cuentas de la empresa origen y haberlas copiado o cortado al portapapeles de Microsoft Windows, al ejecutar el comando en la carpeta de MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 45 cuentas de la empresa destino, las mismas sern insertadas y pegadas en el plan de cuentas actual. Debido a que las fichas de Memory Conty poseen una determinada estructura de sus datos, para pegar datos desde otra aplicacin, el formato de los datos copiados al portapapeles de Microsoft Windows debe respetar el formato destino de Memory Conty, lo cual requiere una preparacin previa de la informacin, recomendndose en este caso utilizar el comando de Importacin de datos, que se explica en el captulo Herramientas. Para ejecutar el comando Pegar fichas podr: Presionar la tecla CTRL-V. Hacer clic en el botn Pegar ficha de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Pegar del men Edicin.

Comando Copiar contenido

Copia al portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado de un campo. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado de un campo, para luego poder pegar la informacin dentro de Memory Conty u otra aplicacin de Microsoft Windows donde se requiera la informacin seleccionada, permitiendo de esta manera duplicar la informacin. Por ejemplo, si quisiera copiar el nombre de una cuenta a una aplicacin Microsoft Windows, seleccione la cuenta deseada, ejecute el comando F2 para editar el nombre de esta, seleccione el texto a copiar utilizando los comandos de seleccin de texto de Microsoft Windows, ejecute el comando Copiar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar. Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite copiar contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para copiar la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Copiar contenido mientras este editando el contenido del campo podr: Presionar la tecla CTRL-C. Hacer clic en el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Copiar. MEMORY COMPUTACIN

46 - MEMORY CONTY

Comando Cortar contenido

Copia al portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado de un campo, a la vez que lo elimina del campo. Este comando permite copiar al portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado de un campo, para luego poder pegar la informacin dentro de Memory Conty u otra aplicacin de Microsoft Windows donde se requiera la informacin seleccionada, a la vez que elimina el contenido seleccionado del campo, permitiendo de esta manera mover la informacin. Por ejemplo, si quisiera mover el nombre de una cuenta a una aplicacin Microsoft Windows, seleccione la cuenta deseada, ejecute el comando F2 para editar el nombre y dentro del nombre de esta, seleccione el texto a copiar utilizando los comandos de seleccin de texto de Microsoft Windows, ejecute el comando Cortar y en el documento deseado, ejecute el comando Pegar. Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite mover contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Cortar contenido mientras este editando el contenido del campo podr: Presionar la tecla CTRL-X. Hacer clic en el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Cortar.

Comando Pegar contenido

Pega desde el portapapeles de Microsoft Windows el contenido copiado o cortado anteriormente dentro de Memory Conty u otras aplicaciones de Microsoft Windows, mediante los comandos de Copiar y Cortar. Este comando permite pegar desde el portapapeles de Microsoft Windows el contenido seleccionado y copiado o cortado anteriormente, dentro del campo que se esta editando en la carpeta de Memory Conty, permitiendo de esta manera copiar o mover el contenido. Por ejemplo, si quisiera mover o copiar el nombre de una cuenta desde una aplicacin Microsoft Windows, luego de haber seleccionado el contenido origen y haberlo copiado o cortado al portapapeles de Microsoft Windows, al ejecutar el comando estando editando el campo destino del contenido, el mismo ser insertado y pegado en el nombre de la cuenta actual. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 47 Adems de poder intercambiar de manera tan sencilla la informacin con otras aplicaciones de Microsoft Windows, Memory Conty permite mover o copiar contenido dentro del mismo sistema, por ejemplo para mover o copiar la leyenda de un asiento, al asiento de otro mes o de otra empresa. Para ejecutar el comando Pegar contenido mientras este editando el contenido del campo destino podr: Presionar la tecla CTRL-V. Hacer clic en el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Pegar.

Comando Ajustar columnas

Ajusta automticamente el ancho de las columnas de la planilla de la carpeta actual, de manera que todos los campos entren en pantalla sin necesidad de navegar en forma horizontal para ver todos los campos. Al ajustar las columnas para que no se tenga que navegar en forma horizontal, Memory Conty distribuye el espacio disponible entre las columnas que tuviera la carpeta en forma proporcional al largo de cada una de las columnas. Cuando el botn del comando se encuentra prendido, Memory Conty ajusta el ancho para que todas las columnas puedan ser visibles al mismo tiempo, en cambio cuando se vuelve a ejecutar el comando y el mismo se apaga, restablece para cada columna de la carpeta el ancho mximo previsto para las mismas. Prenda este comando cuando desee ver todos los campos en pantalla sin necesidad de navegar en forma horizontal, y apguelo cuando desea ver el contenido total de cada una de las columnas. Tenga presente que cuando prende el comando ajustar columnas, algunas columnas pueden truncar los datos que se visualizan en pantalla, debido a que Memory Conty necesita achicar los largos de cada columna, para que todas las columnas puedan verse al mismo tiempo. Cuando esto suceda pasando el puntero del ratn sobre el campo, Memory Conty mostrar en una etiqueta de informacin el contenido total del campo. Para prender el comando Ajustar columnas podr: Hacer clic en el botn este apagado. Ajustar de la barra de herramientas cuando el comando

Para apagar el comando Ajustar columnas podr: Hacer clic en el botn Ajustar columnas de la barra de herramientas cuando el comando este prendido.

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Como trabajar con las carpetas?

Para ejemplificar aun ms el uso de las carpetas InfoRpidas de Memory Conty, en este captulo se detallan los pasos a seguir para realizar las tareas de edicin ms comunes.

Cmo moverse entre las fichas

Para moverse entre las fichas de una carpeta InfoRpida siga estos pasos: Para ver la ficha siguiente, ejecutar el comando Siguiente ficha. Para ver la ficha anterior, ejecutar el comando Anterior ficha. Para ver la primera ficha, ejecutar el comando Primera ficha. Para ver la ltima ficha, ejecutar el comando Ultima ficha.

Cmo ingresar fichas nuevas

Para ingresar fichas nuevas siga estos pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccione del men Carpetas, la carpeta InfoRpida correspondiente a la ficha que desea agregar. Ejecute el comando Insertar ficha. Ingrese los datos que le solicita Memory Conty para la ficha actual. Ejecute el comando Insertar ficha si desea guardar los datos de la ficha recin ingresada y crear una nueva, o el comando Terminar, si no requiere ingresar fichas adicionales.

Es importante recordar, que Memory Conty no requiere ejecutar un comando de grabacin, a menos que se especifique dicha operacin en la carpeta, grabando automticamente la informacin ingresada. Recuerde adems, que tampoco es necesario cerrar las carpetas para acceder a otras carpetas o emitir informes.

Cmo ubicar una ficha

Para ubicar una ficha dentro de una carpeta InfoRpida siga estos pasos: 1. 2. 3. Seleccione del men Carpetas, la carpeta InfoRpida correspondiente a la ficha que desea buscar. Posicionese en la columna sobre la cual desea buscar y presione el comando Buscar. Ingrese parte del texto a buscar, o el texto completo macando la MEMORY COMPUTACIN

50 - MEMORY CONTY 4. opcin de Slo texto completo, y ejecute el botn Aceptar. Si existiera ms de un mismo dato con el texto ingresado, vuelva a ejecutar el comando Buscar y ejecute el botn Aceptar sin volver a ingresar el texto a buscar, ya que Memory Conty lo recuerda automticamente.

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Validacin de datos
Al ejecutar el comando Terminar, Memory Conty valida los datos de las carpetas automticamente antes de cerrar la misma, para asegurar la integridad de la informacin y prever la generacin de informes que no sean congruentes y por consiguiente puedan dar lugar a errores en la administracin de la empresa. Si la validacin de los datos de la carpeta da como resultado que se encuentren errores, Memory Conty ofrece la opcin de verlos y corregirlos en el momento, o dejarlos para corregir ms adelante. Si bien, Memory Conty permite dejar errores pendientes, estos errores deben ser corregidos siempre antes de emitir los informes del sistema, ya que Memory Conty para preservar la integridad de la informacin y los informes que este genera, no permite emitir errores que pudieran dar resultados invlidos o incongruentes. Cuando se selecciona corregir los errores, Memory Conty abre una nueva carpeta en la cual se detallan los errores encontrados, ofreciendo un nuevo men Errores, y una barra de herramientas con comandos que asistirn al usuario a que la correccin de los errores producidos pueda corregirse en forma gil y sencilla.

Comandos de la validacin de datos

Comando Mostrar
Este comando, vuelve a abrir la carpeta en la cual se detect el error, y se posiciona automticamente en la lnea que contiene el error indicado, lo que ofrece una forma rpida y sencilla de corregir los errores en forma interactiva. Por ejemplo si al salir de los asientos, Memory Conty detectar que un asiento no balancea, informar de dicho error, y al ejecutar el comando mostrar, se posicionar en la ltima lnea del asiento que no balancea, lo que permitir corregir el error en forma gil y sumamente sencilla. MEMORY COMPUTACIN

52 - MEMORY CONTY Para ejecutar el comando Mostrar podr: Hacer clic en el botn Mostrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Mostrar del men Edicin.

Comando Explicar
Este comando ejecuta automticamente la ayuda de Memory Conty y busca dentro de esta, el tema relacionado al error encontrado, donde se brinda informacin detalladas sobre el error encontrado y la forma de solucionar el mismo, con ejemplos prcticos de los errores ms comnmente cometidos por los usuarios. Para ejecutar el comando Explicar podr: Hacer clic en el botn Explicar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Explicar del men Edicin.

Comando Borrar
Este comando permite ir borrando de la lista de errores aquellos que ya fueron corregidos, a los efectos de visualizar solamente los pendientes, y de esta manera ir administrando las tareas que debe realizar el usuario para corregir todos los errores encontrados. Para ejecutar el comando Borrar podr: Hacer clic en el botn Borrar de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Borrar del men Edicin.

Comando Imprimir
Este comando permite imprimir la lista de errores encontrados, de forma de poder trabajar con una copia en papel de los errores, de forma de poder administrase para corregir los errores encontrados por Memory Conty. Para ejecutar el comando Imprimir podr: Hacer clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Imprimir del men Edicin.

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CAPTULO

Configuracin de empresas

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Configuracin de Empresas
Luego de haber conocido la interfaz de las carpetas InfoRpidas de Memory Conty, el siguiente paso es configurar las empresas a administrar con Memory Conty, y parametrizar el sistema para adaptarlo a las necesidades contables, fiscales y de gestin de cada una de las empresas.

Propiedades de la empresa
Las Propiedades de la empresa contienen los datos identificatorios de la empresa y las opciones que dispone Memory Conty sobre la parametrizacin de la misma. Las mismas son solicitadas por Memory Conty al momento de crear una nueva empresa, pero pueden ser cambiadas o completadas en cualquier momento gracias a la gran versatilidad del sistema, que permite en cualquier momento cambiar no solamente los datos identificatorios de la empresa, sino tambin la parametrizacin de cualquiera de las empresas. Para consultar y modificar las Propiedades de la empresa, seleccione en el men Empresa, la opcin Propiedades. Memory Conty permite administrar la informacin identificatoria de cada una de las empresas del sistema, a los efectos de no solamente poder determinar la configuracin y datos de la misma, sino tambin de poder utilizar los datos ingresados como informacin de continua consulta para la administracin contable, fiscal y de gestin. De acuerdo a la alta parametrizacin de Memory Conty, cada una de las empresas posee una serie de atributos sobre su configuracin buscando que los datos a administrar para cada empresa reflejen con mayor exactitud la realidad. En este captulo no solamente se describirn los diferentes datos identificatorios que posee el sistema para la administracin de las empresas, sino tambin las diferentes opciones de configuracin sobre la forma de trabajo de la empresa. Las mismas estn ordenadas en la secuencia que debe seguir el usuario, para definir la empresa en la cual va a trabajar. La ventana de Propiedades de la empresa, para una mejor operacin esta dividida en diferentes solapas, donde se distribuyen los datos identificatorios y los datos de configuracin del sistema que deben utilizarse para la misma.

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Identificacin
Esta solapa contiene los datos identificatorios de la empresa, que son utilizados para la consulta de los datos de la empresa, y la identificacin de los informes emitidos por Memory Conty.

Datos fiscales
Esta otra solapa permite ingresar en forma opcional los datos fiscales de la empresa, los cuales tienen como objetivo el registrar para su posterior consulta todos aquellos datos que tengan que ver con la informacin fiscal, la cual es configurada por el sistema en forma automtica de acuerdo a las necesidades de cada pas.

Inscripciones
Permite cargar en forma opcional los datos de inscripcin de la empresa en diferentes organismos que estn previamente parametrizados para cada pas, lo que posibilita administrar informacin que ser de vital ayuda al momento de requerir dichos datos. Para Argentina, en esta solapa se debe indicar la Situacin de IVA de la empresa, la cual es utilizada por Memory Conty para la validacin de los comprobantes A, B y C y la confeccin de los subdiarios de la empresa.

Asientos
Permite definir las caractersticas que debe considerar Memory Conty sobre la empresa, al momento del ingreso los asientos de la misma, como por ejemplo, cual es el primer mes en el que se ingresaran asientos, si la empresa utiliza nmeros de asientos, si se ingresarn o no asientos en moneda extranjera, si se desean administrar vencimientos para los asientos y si se ingresarn en forma discriminada los comprobantes entre otros. Primer mes con asientos Permite indicar cual es el primer mes en el que se ingresaran asientos para la empresa, este dato es utilizado por Memory Conty para conocer desde que fecha deben considerarse los saldos iniciales de las cuentas en la emisin de informes. Al momento de cerrar un balance, si aun no se ha ingresado los asientos de cierre y apertura no modifique este dato, dado que permitir arrastrar los saldos de las cuentas desde los ejercicios anteriores; si en cambio, ya se han ingresado los asientos de cierre y apertura, modifique este dato ingresando el primer mes con asientos del nuevo ejercicio, lo que optimizar el procesamiento de la informacin de la empresa, ignorando los MEMORY COMPUTACIN

58 - MEMORY CONTY movimientos de los ejercicios anteriores. Usa distintas leyendas por cuenta Esta opcin permite indicar si al momento del ingreso de asientos, se desea ingresar una nica leyenda para el asiento, o si se desea que cada cuenta del asiento posea una leyenda diferente. Si desea ingresar una leyenda diferente para cada cuenta del asiento, marque esta opcin, que permitir que Memory Conty solicite una leyenda distinta por cuenta, en vez de solicitar una nica leyenda para todas las cuentas del asiento. Usa nmeros de asientos Esta opcin permite que la empresa identifique a los asientos con un nmero interno de control, lo que permitir adems validar los nmeros de asiento, para determinar que los mismos sean nicos dentro del mismo mes o dentro de un perodo, de acuerdo a las caractersticas de la empresa. Esta opcin adems, permite que cada cuenta del asiento posea una leyenda diferente en vez de que todo el asiento posea la misma leyenda, tomando el mismo comportamiento que la opcin Usa distintas leyendas por cuenta explicada anteriormente. Muestra origen de asientos En el caso que la empresa reciba asientos generados por Memory Worky, Memory Fgaro (Versin para Microsoft Windows), Memory Magus u otra aplicacin de terceros, esta opcin permite que Memory Conty muestre para cada asiento cual es la aplicacin desde la cual fue generado, lo que posibilita identificar los asientos ingresados directamente en Memory Conty de los asientos generados por otras aplicaciones. Ingresa tipos de asiento Esta opcin, permite mostrar u ocultar el tipo del asiento que se esta ingresando o visualizando, dato que identifica a aquellos asientos que tienen un significado especial en la contabilidad de la empresa, como ser el asiento de apertura, el de cierre, el de resultados y los asientos de diferencia de cambio entre otros. Si bien Memory Conty posee predefinido determinados tipos de asientos para los asientos que son generados en forma automtica, los tipos de asiento pueden ser configurados por la empresa, de acuerdo a las necesidades de la misma, tal como se explicar ms adelante en el captulo de Tipos de asiento. Ingresa asientos en moneda extranjera Esta opcin, que se encuentra marcada por omisin, permite que si la empresa no posee asientos en moneda extranjera o no desea emitir informes en moneda extranjera, Memory Conty oculte los datos relacionadas a las monedas y las cotizaciones tanto en el ingreso de asientos como en la emisin de informes, de manera de agilitar el ingreso de datos y MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 59 posterior emisin de los informes en aquellas empresas donde este dato no sea necesario. Ingresa vencimientos de asientos Si adems de la informacin fiscal y contable de la empresa, se desear administrar la gestin de vencimientos de cheques, facturas y documentos, esta opcin permite que el usuario pueda registrar para cada lnea del asiento, una fecha de vencimiento, la cual ser utilizada para emitir los libros mayores de las diferentes cuentas ordenados por dicha fecha y de esta forma poder obtener no solamente el saldo de las cuentas a una determinada fecha, sino tambin el saldo de las cuentas de acuerdo al vencimiento que puedan tener las operaciones de la empresa. Ingresa impuestos en las lneas de asientos En el caso que la empresa posea impuestos adicionales al IVA, esta opcin permite imputar automticamente dichos impuestos en el ingreso rpido de asientos, sin necesidad de tener que calcular y discriminar en forma manual los montos y las cuentas de los impuestos. Ingresa imputaciones a centros de costos Si la empresa requiere de un anlisis de centros de costos, y estos centros de costos no pueden ser determinados en forma automtica por Memory Conty, mediante la aplicacin de reglas de distribucin porcentual entre los diferentes centros de costos, esta opcin permite que el usuario pueda discriminar en cada asiento, el monto especfico a asignar a cada centro de costos de la empresa. Ingresa comprobantes en los asientos Si en la empresa se registrar un asiento por cada comprobante, y adems se desea identificar a los mismos con su nombre, serie o punto de venta y nmero (Configuracin que Memory Conty determina de acuerdo a las necesidades de cada pas), marque esta opcin que permitir que Memory Conty incluya campos especficos para el ingreso de dichos asientos, lo que agilitar el ingreso de datos, disminuir la probabilidad de error y de omisin de comprobantes, ya que Memory Conty se encargar de recordar la numeracin correlativa de los comprobantes y detallar los datos identificatorios de cada comprobante en los subdiarios que provee el sistema. Generar leyenda a partir del comprobante Si seleccion que Ingresa comprobantes en los asientos, y desea que la leyenda de los mismos se genere en forma automtica a partir del nombre, letra, serie o punto de venta y nmero, (Configuracin que Memory Conty determina de acuerdo a las necesidades de cada pas) marque esta opcin para que Memory Conty sugiera automticamente la misma a partir de los datos que identifican al comprobante. Incrementa nmeros en las leyendas MEMORY COMPUTACIN

60 - MEMORY CONTY Esta opcin permite que Memory Conty incremente en forma automtica aquellos nmeros que se encuentren dentro de las leyendas de los asientos. Memory Conty sugerir para el siguiente asiento, si encontrar un nmero en la leyenda, el nmero del asiento anterior ms uno, dato que podr ser modificado o no por el usuario. Marque esta opcin, cuando no utilice la opcin Ingresa comprobantes en los asientos e ingrese para la empresa asientos que representan comprobantes que se identifican por un nmero dentro de la leyenda. Usa imputacin alternativa Esta opcin disponible nicamente para Uruguay, permite asignar a cada asiento un cdigo auxiliar al plan de cuentas, para luego poder emitir mayores o balances totalizados por esos cdigos de imputacin alternativa. Esta prestacin hace posible que en forma independiente al plan de cuentas de la empresa puedan por ejemplo definirse imputaciones alternativas para clientes y proveedores y de esta manera poder emitir informes de estados de cuenta y balances de saldos de clientes y proveedores sin necesidad de tener que abrir una cuenta para cada cliente o proveedor dentro del plan de cuentas de la empresa. Otra utilidad, puede ser la de definir imputaciones alternativas para gastos o ventas, y de esta manera independizar el plan de cuentas de la empresa de los totales de gastos y de ventas que requiera la empresa para su gestin. Memory Conty permite utilizar una cuenta de saldo deudor y una cuenta de saldo acreedor, que puede ser un captulo para trabajar con las imputaciones alternativas, debindose indicar cuales son las cuentas que se dividen en imputaciones alternativas en la solapa Captulos de las Propiedades de la empresa. Al habilitar esta opcin en el men Carpetas se agregar una opcin ms, con el nombre definido para la imputacin alternativa, para cargar la lista de imputaciones alternativas a las que se desea imputar, como por ejemplo los clientes, los proveedores, los gastos, las ventas o la lista de imputaciones que la empresa necesite. Memory Conty al marcar esta opcin habilita el botn de Propiedades de la imputacin alternativa para que se pueda indicar el nombre en plural y en singular, adems del genero, lo cual se utiliza para confeccionar los mensajes y ttulos de los informes que hagan referencia a la imputacin alternativa. En Chile la imputacin alternativa no esta disponible, debido a que la misma se utiliza internamente para cargar los Clientes y proveedores por su RUT, en Paraguay y Ecuador para la carga de clientes y proveedores por su RUC, en Guatemala para la carga de clientes y proveedores por su NIT, en Mxico para la carga de clientes y MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 61 proveedores por su RFC, y en Argentina para la carga de clientes y proveedores por su CUIT, Situacin de IVA y Provincia, , lo que hace posible en esos pases poder emitir estados de cuenta y balancetes de saldos para clientes y proveedores.

Archivos
Permite definir la ubicacin de los archivos de la empresa, de manera que la empresa pueda compartir archivos con otras empresas o utilice una copia inicial de los archivos de otra empresa, as como tambin permite configurar la importacin automtica de asientos generados por otras aplicaciones. Cuentas, monedas, libros, impuestos y grupos En la medida de que es comn que varias empresas tengan planes de cuenta similares o requieran utilizar plan de cuentas en comn, a los efectos de evitar configurar para cada empresa todo su plan de cuentas, Memory Conty permite que al crear una nueva empresa, esta copie el plan de cuentas de cualquier otra empresa, o bien que varias empresas compartan un mismo plan de cuentas. En el primer ejemplo, una vez que la empresa es creada se copia el plan de cuentas de otra empresa y el mismo puede ser modificado para adaptarse a las particularidades de esta empresa sin que se modifique el plan de cuentas de la empresa original. En el segundo ejemplo, varias empresas comparten un mismo plan de cuentas, de modo de que cualquier modificacin en el plan de cuentas se ve reflejada en el plan de cuentas de todas las empresas que lo utilicen. Esta particularidad, hace posible tener distintos planes de cuentas genricos, comunes a empresas de un mismo giro, de un mismo estudio contable, o de un mismo grupo econmico. Cotizaciones A su vez, tambin es posible compartir las cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras, de manera de que el usuario deba ingresar una nica vez las mismas para todas las empresas que comparten dicha informacin, o puedan existir empresas que por sus particularidades utilicen tipos de cambio diferentes al resto de las empresas que administra Memory Conty. Cambiar ubicacin Memory Conty sugiere copiar el plan de cuentas de una empresa de cdigo GENERICA, y usar las cotizaciones de dicha empresa, pudiendo el usuario cambiar este MEMORY COMPUTACIN

62 - MEMORY CONTY comportamiento, para lo cual es necesario ejecutar el botn Cambiar ubicacin en cualquier momento, seleccionar la Accin de Copiar de otra empresa o Usar de otra empresa y seleccionar la empresa donde se encuentran los datos a copiar o usar. Importar Si la empresa a su vez, recibe asientos generados por otras aplicaciones como ser Memory Worky, Memory Fgaro (Versin para Microsoft Windows), Memory Magus u otra aplicacin de gestin de terceros, es posible indicar que al abrir la empresa se verifique si existen asientos generados por dichas aplicaciones para incorporarlos en forma automtica, o verificar cada tantos minutos si existen archivos a importar, lo que permite mantener actualizada en todo momento la informacin contable de la empresa, inclusive cuando la misma no es ingresada directamente en el sistema. Si requiere que un sistema desarrollado por un tercero, gener en forma automtica los asientos a Memory Conty lea el captulo de Importacin de datos.

Captulos
Permite indicar como estn codificados en el plan de cuentas de la empresa los diferentes captulos contables, lo cual ser indispensable conocer para el sistema para el correcto calculo y emisin de los distintos libros e informes. Estos captulos deben hacer referencias a cuentas definidas en el plan de cuentas que tengan un solo dgito, lo cual identifica a los captulos del primer nivel en la estructura jerrquica del plan de cuentas.

Notas
Permite ingresar notas que sean necesarias recordar de la empresa por parte de los usuarios que utilizarn la informacin fiscal, contable y de gestin de la misma.

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CAPTULO

Datos de la empresa

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Datos de la Empresa
Para que Memory Conty pueda adaptarse a las necesidades de la empresa, procesar la informacin y elaborar los distintos informes como ser los subdiarios, diarios, mayores, balances y estadsticas entre otros, es necesario previamente ingresar los datos que definen las particularidades de la empresa. Estos datos comprenden la definicin de las Monedas en las que trabaja la empresa, los diferentes Subdiarios que utiliza, los Impuestos, los Comprobantes y el Plan de Cuentas de la empresa. La gran agilidad de Memory Conty para adaptarse a las necesidades de miles de empresas y permitir adaptarse a los cambios que estas puedan sufrir en cualquier momento, permite que los datos de la empresa puedan modificarse fcilmente para corregir errores, realizar modificaciones o agregar nuevos datos.

Monedas
Memory Conty es un sistema multimoneda, que permite trabajar adems de en moneda nacional, con hasta 99 monedas extranjeras, para ingresar la informacin contable en distintas monedas, y luego, independientemente de la moneda origen de cada asiento, reexpresar los informes contables en cualquier otra moneda o unidad de medida que el usuario seleccione al momento de emitir el informe. Para que Memory Conty pueda adaptarse a las monedas especficas con las que requiere trabajar cada empresa, dispone de una carpeta denominada Monedas, donde se definen adems de la moneda nacional de la empresa, todas las monedas extranjeras en las cuales la empresa necesite ingresar asientos o emitir informes. Para acceder a la carpeta de Monedas, seleccione del men Carpetas, la opcin Configuracin, y dentro de esta Monedas. Como se explicar en captulos anteriores, Memory Conty dispone de carpetas en las cuales en un solo lugar y en forma gil y sencilla, es posible ingresar nuevas monedas, modificar los datos de las ya definidas, o borrar monedas que se deseen dejar de utilizar. Cdigo MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 67 Cada moneda esta identificada con un cdigo numrico con el cual se la referencia en el resto del sistema, utilizndose por omisin para la moneda nacional del pas de la empresa, la moneda de cdigo 0. Nombre Permite identificar a la moneda que se esta definiendo. Smbolo Permite identificar en forma abreviada a la moneda que se esta definiendo, de forma de utilizar el smbolo en lugar del nombre en la emisin de informes, para mejorar la lectura de los informes contables emitidos por Memory Conty. Redondeo El redondeo permite indicar con qu precisin redondear los clculos realizados en cada moneda, lo cual establece el monto mnimo significativo de cada moneda. Arbitraje o Convertibilidad Permite definir para las monedas extranjeras, la frmula con la cual se interpretarn los tipos de cambio de una moneda con respecto a otra, pudindose referenciar cualquier moneda con respecto a cualquier otra, como por ejemplo: 1 U$S = x $: Indica que la cotizacin del Dlar se expresa con respecto al Peso, lo que significa que el usuario ingresar en la tabla de cotizaciones la cantidad de Pesos por cada Dlar. x PTS = 1 U$S; _Indica que el arbitraje de la Peseta se expresa con respecto al Dlar, lo que significa que el usuario ingresar en la tabla de cotizaciones la cantidad de Pesetas por cada Dlar. 1 L = x U$S: Indica que la Libra se expresa con respecto al Dlar en forma inversa, lo que significa que el usuario ingresar en la tabla de cotizaciones la cantidad de Dlares por cada Libra.

Plan de Cuentas
La carpeta de Plan de cuentas permite definir la estructura contable que requiere la empresa para representar su situacin y resultados contables. El plan de cuentas de Memory Conty esta diseado para que dicha estructura pueda realizarse en forma jerrquica, donde las cuentas se agrupan por captulos, subcaptulos y cuentas imputables, pudiendo manejarse hasta 10 niveles de detalle, los cuales son MEMORY COMPUTACIN

68 - MEMORY CONTY totalmente configurables y adaptables a las necesidades especficas de cada empresa, ya que la nica restriccin que impone Memory Conty es la de respectar como captulos del primer nivel, los captulos contables definidos en las Propiedades de la Empresa, Activo, Pasivo, Orden activo, Orden pasivo, Patrimonio, Prdidas y Ganancias. La posibilidad de definir una estructura de cuentas en forma jerrquica sin restricciones, permite que al emitir cualquiera de los informes de Memory Conty el usuario pueda optar por detallar todos los niveles o agrupar las cuentas por cualquiera de los niveles superiores, logrando de esta manera poder definir un plan de cuentas que no solamente se adapte a las necesidades contables y fiscales de la empresa, sino tambin a las necesidades de gestin que esta pudiera tener. Para acceder a la carpeta de Plan de cuentas, seleccione del men Carpetas, la opcin Plan de cuentas, o ejecute el botn directo en la parte inferior del sistema. Cuentas que se encuentra como acceso

Como se explicar en captulos anteriores, Memory Conty dispone de carpetas en las cuales en un solo lugar y en forma gil y sencilla, es posible ingresar nuevas cuentas, modificar los datos de las ya definidas, o borrar cuentas que no se utilicen; incluso es posible cambiar la estructura en cualquier momento, la cual impactar directamente en la emisin de los nuevos informes que procese Memory Conty. Cdigo Cada cuenta del plan de cuentas es identificada por un cdigo, que puede tener de uno a diez dgitos. Este cdigo no solamente permite identificar a la cuenta, sino adems ser utilizado para definir la estructura jerrquica del plan de cuentas. Memory Conty permite manejar una estructura jerrquica de rbol de cuentas, con distintos niveles de anlisis, reconociendo automticamente los niveles de las cuentas, identificando como cuentas de niveles superiores a aquellas que comienzan con los mismos dgitos, y determina el nivel de apertura de una cuenta en funcin de la cantidad de cuentas de niveles superiores que esta posee. En el ejemplo de la empresa demostracin que se muestra en este manual, se defini el captulo 1 ACTIVO, el cual se dividi en los subcaptulos de segundo nivel, 11 ACTIVO CORRIENTE y 12 ACTIVO NO CORRIENTE. A su vez, el subcaptulo 11 ACTIVO CORRIENTE, se abri en los subcaptulos de tercer nivel, 111 DISPONIBILIDADES, 112 CREDITOS POR VENTAS, 113 CREDITOS DIVERSOS y 114 BIENES DE CAMBIO. El subcaptulo 111 DISPONIBILIDADES, se abri en cuentas de cuarto nivel, 1111 CAJA, 1112 BANCOS y 1113 INVERSIONES TEMPORARIAS; y el subcaptulo 1111 CAJA se dividi en 11111 Caja Moneda Nacional y 11112 Caja Moneda Extranjera. De esta manera, al ingresar los asientos se imputarn los mismos a las cuentas del ltimo nivel definido, en este caso 11111 Caja Moneda Nacional y 11112 Caja Moneda MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 69 Extranjera, y al emitir los informes, se podr optar por emitirlos a Nivel 5, a Nivel 4, Nivel 3, Nivel 2 o Nivel 1, logrando que independiente de la estructura definida del plan de cuentas, puedan emitirse informes agrupando las cuentas por los captulos de niveles superiores. Nombre Permite identificar el nombre de la cuenta que se esta definiendo, sugirindose que al igual que el ejemplo de la empresa de demostracin aquellas cuentas que sean captulos de niveles superiores se definan con maysculas a los efectos de mejorar la visualizacin de los diferentes niveles en la emisin de los informes contables de la empresa. Moneda Este dato permite indicarle a Memory Conty cual es la moneda base del saldo de cada una de las cuentas, a los efectos de poder determinar diferencias de cambio, tomando la moneda base de la cuenta como el saldo real de la cuenta, punto de partida para el calculo y generacin automtica de los asientos por diferencia de cambio hacia las dems monedas. Opera en A cada cuenta se le podrn imputar asientos en cualquiera de las monedas definidas en la carpeta de monedas, pero si se desea restringir las monedas en las que puede operar una cuenta, es posible indicar en la columna Opera en, una lista de los cdigos de las monedas, en las que se permite ingresar asientos para cada cuenta. En este tipo de definicin de listas de monedas, las mismas se ingresan por su cdigo separadas por guiones y comas. Memory Conty interpreta las comas como separadores de monedas, y los guiones como rangos (Desde - hasta). Por ejemplo 1,4-7,9 indica que la cuenta puede operar en las monedas 1,4,5,6,7 y 9. Si no se indica nada en este dato y el mismo queda vaco, Memory Conty interpreta que a esa cuenta se le puede imputar asientos en cualquier moneda. La lista de monedas puede tambin ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la lista de monedas definidas, para que se pueda marcar para cada cuenta en forma gil y sencilla las monedas en las que se permitir imputar a cada cuenta. Diferencia de cambio Memory Conty permite entre otras prestaciones generar en forma automtica los asientos por diferencia de cambio y reexpresiones monetarias; para lo cual requiere que se le indique a cada cuenta, la lista de monedas que deben ser consideradas al momento del calculo y generacin de los asientos. Ingrese en este campo para cada cuenta, las monedas que tomando como saldo real de la cuenta, el saldo de la moneda base, se debe calcular la diferencia de cambio, con una sintaxis idntica a la explicada en el campo Opera en o utilizando el comando MEMORY COMPUTACIN

70 - MEMORY CONTY Consultar (F12). Cuando la cuenta no tiene indicada ninguna moneda a la cual calcularle la diferencia de cambio, Memory Conty no considerar a la cuenta al momento del calculo y generacin de los asientos automticos. Para conocer ms sobre el calculo y generacin de diferencias de cambio, lea el captulo Asientos automticos que se explica ms adelante.

Grupos de Cuentas
Los grupos de cuentas de Memory Conty tienen como objetivo el poder definir agrupaciones de cuentas, que no necesariamente respeten la estructura jerrquica del plan de cuentas Estos grupos, se utilizan por ejemplo para agrupar todas las cuentas de IVA que se encuentran tanto en el activo como en el pasivo y de esta manera poder emitir el mayor de todas ellas en conjunto, o emitir un informe de los saldos de dichas cuentas totalizados, lo que dara como resultado el obtener en un mismo informe el IVA a pagar o a favor de un perodo. Los grupos de cuenta pueden ser utilizados tambin para agrupar todas las cuentas de caja, las cuentas de los deudores o acreedores ms importantes, las cuentas de gastos ms representativas o para realizar cualquier otra agrupacin que sea de utilidad para la gestin de la empresa. Cada vez que Memory Conty solicite un rango de cuentas, por ejemplo al emitir un mayor, un balance o un informe estadstico, el rango de cuentas puede ser indicado mediante el cdigo de alguno de los grupos de cuenta definido, lo que a su vez permite una mayor agilidad para la seleccin de las opciones de los informes, no requiriendo recordar los cdigos de las cuentas definidas en el plan de cuentas de la empresa. Para acceder a la carpeta de Grupos de cuentas, seleccione del men Carpetas, la opcin Grupos de cuentas. Cdigo Cada grupo esta identificado por un cdigo, el cual debe comenzar con una letra, siendo este el que se podr indicar al momento de la emisin de los informes que soliciten un rango de cuentas. Nombre Es el nombre que permite identificar al grupo de cuentas que se esta definiendo. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 71 Cuentas En este dato se indica la lista de cuentas que sern incluidas en el grupo, debiendo seleccionar las cuentas por su cdigo separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo adems seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitir indicar que se consideren todas las cuentas que estn por debajo de la cuenta indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede tambin ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma gil y sencilla.

Impuestos
Los impuestos permiten identificar a aquellas cuentas del plan de cuentas que representan a impuestos como el IVA y otros impuestos. Esta identificacin permite que Memory Conty pueda calcular dichos impuestos en forma automtica en el ingreso de asientos, imputando los montos de los impuestos calculados automticamente a la cuenta correspondiente. Adems, Memory Conty utiliza la identificacin de estas cuentas para la emisin de los subdiarios de compras y ventas, donde el IVA y los dems impuestos son discriminados en columnas diferentes a los montos netos de compras y ventas. Las cuentas que representan al IVA y los dems impuestos, deben ser definidas en el plan de cuentas como cualquier otra cuenta, y luego identificadas especficamente en esta carpeta. Defina en esta carpeta todos aquellos impuestos que por su caracterstica puedan ser calculados en forma automtica al ingresar los asientos, y aquellos que se requieren discriminar en la emisin de los subdiarios. Para acceder a la carpeta de Impuestos, seleccione del men Carpetas, la opcin Configuracin y dentro de esta Impuestos. Cdigo MEMORY COMPUTACIN

72 - MEMORY CONTY Cada impuesto se identifica con un cdigo nico a los efectos de simplificar su digitacin al ingresar los asientos de la empresa. Cuenta Este dato representa, el cdigo con el que se identific a la cuenta del impuesto en el plan de cuentas, pudindose consultar las cuentas definidas utilizando el comando Consultar (F12). Nombre Representa el nombre de la cuenta seleccionada para el impuesto, el cual es completado automticamente por Memory Conty al seleccionar la cuenta. Tipo La columna tipo permite indicar al sistema si el impuesto que se esta definiendo es un IVA u otro impuesto a los efectos de poder determinar su forma de calculo y discriminar al mismo en la columna correspondiente en la emisin de los subdiarios. Memory Conty tambin solicita si el impuesto que se esta definiendo es de ventas, de compras o indistinto, a los efectos de verificar que cuando se impute el mismo, si es de ventas sea imputado al Haber, si es de compras al Debe y si es indistinto no se realice la verificacin pudiendo imputarse tanto al Debe como al Haber. Si bien este control no imposibilita imputar el impuesto de otra manera, el mismo permite advertirle al usuario cuando esto suceda para disminuir la probabilidad de errores en la imputacin de las cuentas de impuestos dentro de los asientos contables. Para Argentina, adems de los tipos de impuesto indicados anteriormente, Memory Conty permite definir como tipos de impuesto, Sobretasa de IVA ventas, compras e indistinto que se diferencian del tipo IVA explicado anteriormente, por su forma de calculo y discriminacin en la emisin de los subdiarios de la empresa. Tambin son incluidos para Argentina los tipo Percepciones y Retenciones, de IVA, IB (Ingresos brutos) e IG (Impuesto a las Ganancias), los cuales si bien no se calculan en forma automtica en el ingreso de asientos, son considerados especiales para la emisin de los subdiarios de la empresa. Tasa Permite indicar el porcentaje de calculo de cada impuesto, el cual ser tomado en cuenta por Memory Conty en el ingreso de asientos para calcular el mismo en forma MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 73 automtica. En el caso que un impuesto posea ms de una tasa y el mismo este representado en el plan de cuentas por una misma cuenta, defina tantos impuestos como tasas diferentes tenga el impuesto, indicando la misma cuenta. Calcula sobre Este dato disponible nicamente para Argentina, muestra cual ser la base de calculo utilizada por Memory Conty, para los impuestos en los diferentes tipos de comprobante que pudieran ingresarse en los asientos de la empresa.

Libros
Memory Conty brinda la posibilidad de que el usuario defina los distintos subdiarios o libros diarios auxiliares en los cuales desee imputar sus comprobantes. Esto permite llevar una contabilidad de diarios mltiples, ya que Memory Conty no solamente permitir emitir los subdiarios o libros auxiliares en el formato que ms se adecue a cada pas, sino que adems generar automticamente los asientos de resumen correspondientes a los libros diarios y mayores. Memory Conty posee predefinidos los libros de Ventas, Compras, Ingresos y Egresos, pudiendo la empresa agregar otros subdiarios de acuerdo con sus necesidades. Para acceder a la carpeta de Libros, seleccione del men Carpetas, la opcin Configuracin y dentro de esta Libros. Cdigo Cada libro est identificado con una letra, siendo la P (Partida doble) y la U (ltimo de partida doble) cdigos reservados de Memory Conty para registrar los asientos que se imputen directamente al libro diario. Los subdiarios predefinidos de Memory Conty de Ventas, Compras, Ingresos y Egresos utilizan los cdigos C, V, I y E respectivamente. Nombre Identifica el nombre que representa al libro, el cual se utilizar como ttulo en la impresin del mismo, y como leyenda en sus asientos de resumen.

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74 - MEMORY CONTY IVA Este dato le permite conocer a Memory Conty, si el IVA y los dems impuestos de los asientos del subdiario, ingresados en el modo rpido de asientos, se deben imputar al Debe, al Haber o se debe controlar que ese subdiario es Sin IVA. De esta manera Memory Conty podr interpretar del modo rpido de ingreso de asientos todas las cuentas que integran el asiento y como deben ser imputadas de acuerdo al subdiario indicado para ese asiento. Ms adelante, en el captulo Asientos podr conocer ms sobre el modo rpido de ingreso de asientos. Orden Como se explica al principio del captulo, Memory Conty brinda la posibilidad de emitir los libros diarios y mayores tanto en forma analtica como en forma resumida, generando un asiento de resumen por cada subdiario. A los efectos que los libros diarios y mayores representen con exactitud las operaciones de la empresa, es posible seleccionar el orden en el cual se desean que se muestren los asientos analticos y de resumen dentro de todos los asientos del mismo da. Tipo Este dato que se encuentra disponible para todos los pases excepto Argentina, permite que Memory Conty pueda emitir dentro de los balances un informe de Ingresos y Egresos que tiene como cometido, totalizar las contracuentas de aquellos asientos que sean ingresados en una sola lnea en el ingreso rpido de asientos y de esta manera poder realizar un informe estadstico de conceptos de ingreso y egreso para aquellas empresas que no lleven una contabilidad suficiente y en las que no se manejen especficamente conceptos de prdidas y ganancias. Formato de impresin Memory Conty no solamente permite que la empresa defina los subdiarios que son necesarios para la empresa, sino que el usuario pueda seleccionar el formato con el cual sern impresos los mismos, para que de esta manera se incluyan o no la discriminacin de IVA y de impuestos, se muestren o no separadas las operaciones exentas y gravadas, o solamente se desea emitir el total de las operaciones imputadas en cada libro. Seleccione para cada subdiario el formato de impresin que mejor represente las operaciones imputadas en cada subdiario y el formato que sea ms adecuado para los requerimientos fiscales y contables que posea la empresa.

Provincias
Esta carpeta disponible slo para Argentina permite definir las diferentes provincias MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 75 en las cuales residen los clientes y proveedores de la empresa. Memory Conty permite administrar los datos identificatorios de las provincias para poder asignar a cada cliente y proveedor la provincia en la cual reside y de esta manera poder emitir con Memory Conty Plus! la informacin estadstica de los clientes y proveedores, agrupados por provincia, brindndole a la empresa valiosa informacin para el estudio de mercados y el clculo del impuesto de ingresos brutos. Para acceder a la carpeta de Provincias, seleccione del men Carpetas, la opcin Configuracin y dentro de esta Provincias. Cdigo Cada provincia esta identificada por un cdigo, el que se utilizar al momento de la asignacin de la provincia a cada cliente y proveedor y la emisin de los informes que permitan solicitar un rango de provincias. Nombre Es el nombre que permite identificar a la provincia que se esta definiendo.

Clientes y proveedores o Imputacin alternativa

Esta carpeta, que se parametriza en forma automtica de acuerdo al pas de la empresa, permite, para Chile, cargar los Clientes y proveedores por su RUT, a los cuales Memory Conty validar el digito de verificacin y utilizar la informacin de la carpeta, para permitir asignar a los comprobantes el RUT del cliente o proveedor de cada operacin, lo que permite generar la informacin de los mismos en los subdiarios y libros auxiliares, as como tambin para la emisin de los estados de cuenta y balancetes de saldos de clientes y proveedores. En Paraguay y Ecuador esta carpeta tambin se utiliza para cargar clientes y proveedores, codificados por RUC, en Guatemala codificados por NIT y en Mxico codificados por RFC de los mismos, lo que permite utilizar dicha informacin para la asignacin de los comprobantes a los diferentes clientes y proveedores de la empresa, y con la misma generar la informacin necesaria para la presentacin de los subdiarios y MEMORY COMPUTACIN

76 - MEMORY CONTY libros auxiliares de la empresa, como tambin para la emisin de los estados de cuenta y balancetes de saldos. En Argentina, tambin es utilizada para cargar los clientes y proveedores, pero en este pas, por su CUIT, donde dependiendo de la Situacin de IVA de cada cliente y proveedor, Memory Conty valida o no el digito de verificacin del CUIT, y utiliza esta informacin para permitir ingresar en las operaciones de la empresa, el CUIT de cada comprobante. De esta forma Memory Conty valida el correcto ingreso de los Comprobantes A, B y C, adems de generar la informacin de subdiarios con los datos de los clientes y proveedores y permitir realizar la emisin de los estados de cuenta y balancetes de saldos en forma automtica. En Uruguay en cambio, esta carpeta existir slo cuando en la empresa se haya indicado que Usa Imputacin alternativa dentro de las Propiedades de la empresa, siendo el nombre de la carpeta, el definido por el usuario. En esta carpeta, se cargarn los valores posibles de la imputacin alternativa definida, lo que permitir que al ingresar los asientos, se asignen las imputaciones alternativas, y de esta manera poder emitir mayores y balancetes de saldos agrupados por este dato. Como se explicara en el captulo de Propiedades de la empresa, las imputaciones alternativas, permiten realizar agrupaciones de costos, gastos, clientes, proveedores o cualquier otra distribucin alternativa al plan de cuentas que la empresa requiera. En Chile, Paraguay, Argentina, Guatemala, Ecuador y Mxico para acceder a la carpeta de Clientes y proveedores, seleccione del men Carpetas, la opcin Clientes y Proveedores. En Uruguay para acceder a la carpeta de Imputacin alternativa, seleccione del men Carpetas, la opcin que corresponde al nombre definido para la imputacin alternativa dentro de las Propiedades de la empresa. Cdigo Este campo permite identificar a los clientes y proveedores e imputaciones alternativas, en Chile se utiliza para ingresar el RUT, sobre el cual Memory Conty calcula el digito verificador si no se ingresa o valida que el ingresado sea correcto; en Paraguay y Ecuador el cdigo se utiliza para ingresar el RUC de los clientes y proveedores; en Argentina para ingresar el CUIT de clientes y proveedores, sobre el cual Memory Conty calcula el digito verificador si no se ingresa o valida que el ingresado sea correcto; en , Guatemala para ingresar el NIT de los clientes y proveedores; en Mxico para ingresar el RFC de los clientes y proveedores; y para Uruguay se utiliza para identificar a las imputaciones alternativas. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 77 Nombre Este campo permite identificar a los clientes y proveedores o imputaciones alternativas que se ingresen en la carpeta. Situacin IVA Este campo que esta disponible solo para Argentina, permite definir la Situacin de IVA de clientes y proveedores, lo que ser utilizado por Memory Conty para realizar la validacin de los comprobantes A, B y C. Provincia Este campo, tambin disponible solo para Argentina, permite definir la Situacin de IVA de clientes y proveedores, lo que ser utilizado por Memory Conty Plus! para la generacin de informacin de gestin agrupada por este dato, y la generacin de informes para el calculo de ingresos brutos.

Comprobantes
Esta carpeta que estar disponible nicamente cuando se haya seleccionado Ingresa comprobantes en los asientos dentro de las Propiedades de la empresa, permite definir los diferentes comprobantes de venta, compra, cobro y pago (Adems de los comprobantes de retenciones de impuestos para Argentina). Los comprobantes definidos en esta carpeta permitirn que en el ingreso de asientos, el usuario pueda identificar a los asientos que corresponden a estos comprobantes, lo cual permitir que Memory Conty pueda realizar controles de imputacin de impuestos, as como tambin sugerir en forma automtica los nmeros correlativos de cada comprobante y generar la leyenda del asiento en base al comprobante, serie o punto de venta y nmero, si adems se marc la opcin Generar leyenda a partir del comprobante dentro de Propiedades de la empresa. La utilizacin de comprobantes ofrece la posibilidad de agilitar an ms el ingreso de asientos, realizar validaciones de numeracin correlativa de comprobantes para evitar errores y omisiones, y generar informacin detallada para la generacin de los subdiarios y libros auxiliares de la empresa. A su vez, cuando el usuario decida ingresar asientos en el formato clsico, lo cual se ver ms adelante, es posible incluso en este formato calcular automticamente los impuestos con sus montos y cuentas a las que deben ser imputados, dado que Memory Conty permitir calcular los impuestos con los que se gravan cada uno de los comprobantes MEMORY COMPUTACIN

78 - MEMORY CONTY definidos. Si en la empresa se registrar un asiento por cada comprobante, y adems se desea identificar a los mismos con su nombre, serie o punto de venta y nmero (Configuracin que Memory Conty determina de acuerdo a las necesidades de cada pas), Memory Conty se encargar de recordar la numeracin correlativa de los comprobantes, validar que se hayan imputado los impuestos indicados para cada comprobante y detallar los datos identificatorios de cada comprobante en los subdiarios que provee el sistema. Cuando se utilicen comprobantes y la empresa reciba asientos generados por Memory Magus o Memory Fgaro (Versin para Microsoft Windows), los asientos generados por estas aplicaciones mostrarn una descripcin exacta del comprobante al que representa el asiento, ya que estos sistemas utilizarn la informacin de los comprobantes de la empresa para discriminar los comprobantes en el ingreso de asientos. Cdigo Permite identificar al comprobante que se esta definiendo, el cual en caso de que la empresa reciba asientos generados desde Memory Magus o Memory Fgaro (Versin para Microsoft Windows) debe coincidir con la misma codificacin utilizada en la empresa de Memory Magus o Memory Fgaro (Versin para Microsoft Windows). Nombre Este dato identifica al comprobante que se esta definiendo. Tipo Indica si el comprobante corresponde a una compra, una venta, una nota de crdito, un recibo de cobro o uno de pago, lo que permite que Memory Conty pueda realizar controles de consistencia en los asientos ingresados, a la vez que permite identificar cada comprobante en la emisin de los subdiarios y libros auxiliares de la empresa. Letra Este datos solo disponible para Argentina permite identificar la letra del comprobante, lo cual ser utilizado por Memory Conty para controlar los comprobantes validos para la Situacin de IVA de la empresa y la Situacin de IVA de los clientes y proveedores, a la vez que permite identificar al comprobante en la emisin de los subdiarios de la empresa. Serie o punto de venta Permite asignar a cada comprobante cual es la serie o punto de venta del ltimo comprobante ingresado y de esta manera poder sugerir la correlatividad del mismo al momento de ingresar el siguiente comprobante con igual cdigo. Para Argentina este dato representa el Punto de venta, el cual permite ingresar un cdigo numrico de hasta 4 dgitos el cual se formatea automticamente con 0 a la MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 79 izquierda, y para Uruguay, Chile, Paraguay, Guatemala, Ecuador y Mxico se utiliza como Serie pudiendo ingresarse tanto nmeros como letras. Nmero Permite asignar a cada comprobante cual es el nmero del ltimo comprobante ingresado y de esta manera poder sugerir la correlatividad del mismo al momento de ingresar el siguiente comprobante con igual cdigo. Para Argentina, Ecuador y Mxico este dato permite se formatea automticamente con 0 a la izquierda, y para Uruguay, Chile, Paraguay y Guatemala este dato no tiene un formato especfico. Impuestos En este dato se indica la lista de impuestos con los que puede estar gravado el comprobante, debiendo seleccionar los impuestos por su cdigo separados con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de impuestos, y los guiones como rangos (Desde - hasta), por ejemplo 1,2,5-7 indica todos los 1, 2, 5, 6 y 7. La lista de impuestos puede tambin ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con los impuestos definidos en la empresa, para que se pueda marcar cada impuesto en forma gil y sencilla. Este dato, ser utilizado para validar los impuestos imputados a cada comprobante y para poder calcular los mismos en forma automtica en el ingreso de asientos en formato clsico, cuando se utilice el comando Impuestos como se explica ms adelante.

Tipos de asiento
Memory Conty permite identificar a determinados asientos dentro de la contabilidad de la empresa, que representan operaciones que por sus caractersticas deben estar diferenciadas del resto de los asientos, como por ejemplo el asiento de resultados, el asiento de apertura del ejercicio y el de cierre entre otros. Esto posibilita que Memory Conty pueda no solamente generar en forma automtica los asientos de resultados, cierre y apertura del ejercicio entre otros, sino que adems pueda controlar que al momento de generar el asiento de cierre est previamente ingresado el asiento de resultados, dado que puede diferenciar al mismo del resto de los asientos de la MEMORY COMPUTACIN

80 - MEMORY CONTY contabilidad. Adems, en el caso que el usuario decidiera ingresar estos asientos en forma manual, al permitir asignarle el tipo de asiento que representa, Memory Conty podr identificar dicho asiento y en base a esa identificacin, permitir por ejemplo excluir el asiento de cierre para la emisin de los estados de situacin y resultados, o podr identificar a los asientos de revaluaciones y amortizaciones para la confeccin del cuadro de bienes de uso e intangibles. Memory Conty no solamente permite identificar a aquellos asientos que para el procesamiento de la informacin del sistema sean necesarios, sino que permite que el usuario pueda definir todos los tipos de asiento que desee, lo que permite ampliar al momento de la emisin de los mayores y balances que asientos el usuario pueda desear incluir o excluir para la generacin de los informes. En esta carpeta Memory Conty encontrar una serie de tipos de asientos predefinidos que no pueden ser eliminados de la configuracin de la empresa, pudiendo agregar a esta lista aquellos tipos de asientos que para la contabilidad de la empresa pueda ser necesario identificar especficamente y de esta manera incluir o excluir los mismos en la generacin de los informes del sistema. Ms adelante en los captulos que explican la generacin automtica de asientos por parte de Memory Conty, y en el calculo de los estados contables de la empresa, se brindar mayor informacin de cuales sern los tipos de asientos que Memory Conty considerar en forma especial. Para acceder a la carpeta de Tipos de asiento, seleccione del men Carpetas, la opcin Configuracin y dentro de esta Tipos de asiento. Cdigo Cada tipo de asiento est identificado con un cdigo alfanumrico, el cual se utilizar para asignar a los asientos a que tipo corresponden. Nombre Permite ingresar la descripcin del tipo de asiento.

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CAPTULO

Cmo trabajar diariamente?

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Ingreso de cotizaciones y asientos

En captulos anteriores se ha explicado como ingresar al sistema, utilizar la ayuda, trabajar con las carpetas, como configurar las empresas y como parametrizar Memory Conty para adaptarlo a las necesidades especficas de cada empresa; tareas que por lo general son realizadas al momento de comenzar a trabajar con Memory Conty,y que salvo algunas excepciones o necesidades especficas no sern modificadas a lo largo del tiempo En este captulo luego haber configurado los datos de la empresa, se explica como realizar las tareas cotidianas de ingreso de datos de la empresa, como ser la carga diaria de las cotizaciones y arbitrajes de las diferentes monedas extranjeras, y la carga de los asientos contables de la empresa, para luego ms adelante poder emitir todos los informes fiscales, contables y de gestin que posee Memory Conty.

Cotizaciones y arbitrajes
A los efectos de poder convertir y reexpresar los informes en distintas monedas, Memory Conty necesita conocer las cotizaciones y arbitrajes de las diferentes monedas extranjeras definidas en la carpeta de Monedas. Estas cotizaciones y arbitrajes pueden ser indicadas en el momento de ingresar cada asiento, o pueden ser cargadas en tablas de cotizaciones de modo de que cuando sea necesario realizar una conversin, Memory Conty busque en dichas tablas de cotizaciones el valor de la moneda a la fecha del asiento. Para acceder a la carpeta de Cotizaciones, seleccione del men Carpetas, la opcin Cotizaciones y dentro de esta Impuestos. Al ingresar a la carpeta de cotizaciones se debe indicar en un cuadro de dilogo la moneda y el mes para el cual se van ingresar las cotizaciones, si este mes no tuviera previamente cargadas cotizaciones, Memory Conty lo informa y ofrece la posibilidad de crear una nueva tabla de cotizaciones para ese mes. Luego de confirmado el perodo y la moneda, Memory Conty ofrece una tabla para que ingrese las cotizaciones para cada da del mes, debindose ingresar las cotizaciones o arbitrajes expresadas tal como se defini en la carpeta de Monedas explicada en el captulo anterior. Memory Conty no requiere que se ingresen todos los das del mes, ya que si se desea que todo el mes maneje la misma cotizacin slo ser necesario ingresar la cotizacin del primer da, y al cerrar la carpeta, Memory Conty copiar dicha cotizacin en forma automtica en los das restantes. De igual manera si al completar la tabla se deja algn da con cotizacin en cero, Memory Conty copiar la cotizacin del da anterior en el que MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 85 se halla cargado una cotizacin, como puede ser el caso de los das Sbados y Domingos donde al dejarla en cero Memory Conty copiar la cotizacin del da Viernes anterior. Como se explicara en el captulo de Propiedades de la empresa, las tablas de cotizaciones pueden ser compartidas por todas las empresas del sistema a los efectos de no tener que digitar estos valores informacin para cada una. Tambin es posible que haya distintos juegos de cotizaciones utilizados por grupos de empresas, o que cada empresa defina en forma independiente los valores de las cotizaciones o arbitrajes de sus monedas. Memory Conty posee adems una asistente para descargar las cotizaciones de las monedas ms comnmente utilizadas directamente desde Internet, sin necesidad que el usuario deba cargar las mismas en el sistema, lo que simplifica y agiliza el uso del manejo de monedas extranjeras y elimina toda probabilidad de error en la carga de las mismas, para ello, lea el captulo Descargar cotizaciones de Internet.

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Asientos
En este captulo se explica cmo se ingresa en el sistema los asientos contables de cada mes, siendo este el punto crtico de todo el sistema, ya que normalmente es la tarea que insume ms tiempo y esta ms propensa a errores de digitacin. Teniendo presente esto, Memory Conty permite que la entrada de datos sea lo ms gil, sencilla y segura posible. Esto se consigue brindndole al operador la mayor cantidad de herramientas posibles y buscando que deba digitar la menor cantidad posible de datos, ya que cuanto menos digita, menos demora y menos se equivoca. Para esto Memory Conty ofrece una carpeta en la cual se ingresan los asientos contables de todos los comprobantes y operaciones de la empresa en un mismo lugar. Esta carpeta no representa ningn libro contable; siendo simplemente el lugar en el cual se ingresa los datos de la forma ms gil posible, para que Memory Conty tome la informacin, la procese y genere los libros contables y dems informes de la empresa. Memory Conty tambin prev que el operador deba hacer la menor cantidad de tareas fuera del computador, ya que los comprobantes pueden ser ingresados sin ninguna clasificacin previa, sin estar necesariamente previamente ordenados por fecha, ni por subdiario ni por tipo de operacin, con lo cual, por ejemplo, si se tienen varias libretas de ventas funcionando simultneamente se puede ingresar una y luego la otra sin tener que clasificarlas previamente, o si se tiene las facturas de compra desordenadas no es necesario ordenarlas. Memory Conty tampoco exige separar los distintos tipos de comprobantes, si por ejemplo se tiene una factura de compra con el recibo adjunto, se pueden ingresar la factura y el recibo uno a continuacin del otro. La carpeta de asientos, se divide por cada mes, a los efectos de ordenar el trabajo y los archivos de la empresa, lo cual independientemente de esto es posible emitir informes desde cualquier fecha de cualquier mes, a cualquier otra fecha de cualquier otro mes. Para acceder a la carpeta de Asientos, seleccione del men Carpetas, la opcin Asientos o haga clic en el botn la ventana de Memory Conty. Asientos que se encuentra en la parte inferior de

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MEMORY CONTY - 87 Al acceder a la carpeta de asientos, Memory Conty presenta un cuadro de dilogo, solicitando que se indique el mes y el ao en el cual se quiere ingresar los asientos contables de la empresa. En ese mismo dilogo Memory Conty tambin brinda la posibilidad de abrir los asientos de Slo lectura, lo que permitir ingresar a consultar los asientos pero impidiendo que los mismos puedan ser modificados por error, lo que permite que si no se desean realizar modificaciones, Memory Conty controla que no se realicen las mismas sin intencin por parte del usuario. Para seleccionar el mes con el cual se desea trabajar, es posible consultar los meses de asientos que posee la empresa y seleccionar el deseado, o ingresar el mismo en forma manual. Al indicar un mes nuevo, para el cual an no existen asientos ingresados, Memory Conty ofrece automticamente la opcin para crear dicho mes. Memory Conty posee dos formatos distintos de ingreso de asientos denominados Rpido y Clsico, lo cual permite que el usuario seleccione indistintamente cualquiera de los dos de acuerdo a cual de ellos le resulta ms gil, claro y sencillo de utilizar segn sus costumbres. El formato Rpido permite ingresar los asientos en una planilla de muy fcil uso, mientras que el formato Clsico permite ingresar los asientos de forma idntica a como se imputan los asientos en el libro diario, utilizando el formato convencional de dicho libro, recomendndose utilizar el modo Rpido, el cual es mucho ms gil y sencillo de utilizar..

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Formato rpido de asientos

El ingreso de datos en este formato, registrado por Memory Computacin desde su versin DOS. Hace ya 20 aos, ha marcado el rotundo xito de este sistema y ha logrado un estndar en lo que a sistemas contables se refiere por parte de los Contadores y usuarios de sistemas contables. Estudios de usabilidad han detectado que esta forma de ingreso de asientos logra ser de 2 a 3 veces ms rpida que el ingreso de asientos tradicional de la mayora de los sistemas contables. La idea se basa en una planilla en la cual, el registro de cada asiento se realiza en una lnea, entendiendo que en la mayora de los casos los comprobantes de la empresa no tienen ms de tres cuentas o cuatro cuentas: una al debe, otra al haber, el IVA y en algunos casos un impuesto. Memory Conty solicita la cuenta al debe, la cuenta al haber y de ser necesario el cdigo del impuesto IVA y otro impuesto adicional, lo que como se viera en el captulo de la carpeta de Impuestos, permite determinar el porcentaje del total a calcular para el IVA y el impuesto adicional y determinar las cuentas a las cuales deben ser imputados, y si esos impuestos deben ser imputados al debe o al haber. Este ingreso permite adems que operadores no contables puedan ingresar los asientos de los comprobantes de la empresa sin necesidad de conocimientos contables previos, dado que el ingreso de asientos se opera de forma idntica a la de una planilla y Memory Conty determina automticamente los montos de los impuestos, las cuentas y como deben ser imputados en el asiento. Pero esto no solamente permite ingresar con suma agilidad aquellos asientos que poseen tres o cuatro cuentas, sino que adems si el asiento tuviera ms de tres o cuatro imputaciones a cuentas, Memory Conty permite que un asiento sea ingresado en ms de una lnea, ocupando una lnea por cada cuenta del asiento sin ningn limite en la cantidad de lneas a ingresar.

Datos del asiento

A continuacin veremos una breve resea de los campos de la planilla del ingreso de asientos en formato rpido. Da Este primer dato permite el ingreso de la fecha del asiento o comprobante. Como la MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 89 planilla de asientos siempre corresponde a un determinado mes, es suficiente con poner el da de la misma, ahorrando tener que digitar para cada comprobante el mes y el ao. Estos das no tienen por qu estar ordenados, tal como se ve en el ejemplo; cuando corresponda, el sistema se encargar de ordenarlos cronolgicamente en la emisin de los diferentes informes. Cuentas al Debe y al Haber Tal como se adelant, la gran mayora de los comprobantes generan asientos que imputan un importe a una cuenta al debe, otro a una cuenta al haber, y eventualmente el IVA y un impuesto adicional. Esto es aplicable a cheques, depsitos, facturas, recibos, compras, etc. Supongamos en principio que nos encontramos frente a uno de estos casos y que el asiento no mueve ms que estos dos o tres rubros. Olvidmonos por un momento tambin del posible IVA y otros impuestos. Lo que hay que ingresar en las columnas Debe y Haber son los cdigos de las cuentas que operan al debe y al haber respectivamente en el asiento. Normalmente los comprobantes estn codificados previamente y el hecho de tener que digitar estos cdigos no es mayor complicacin. A pesar de esto el sistema ofrece diferentes herramientas para poder verificar e incluso consultar los cdigos de cuentas en el momento de tener que digitarlos, lo cual permite incluso olvidarse de los cdigos de las cuentas del plan de cuentas, pudiendo ubicar a las mismas directamente por su nombre. En el momento que se digita el cdigo de las cuentas y se presiona ENTER o TABULADOR, para pasar al siguiente campo, Memory Conty automticamente despliega en la parte superior de la carpeta de asientos una barra de estado en la cual muestra, entre otras cosas, el nombre que corresponde a la cuenta ingresada, con lo cual se puede verificar su correcta digitacin. Si en el momento de tener que digitar el cdigo de la cuenta, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar el plan de cuentas sin necesidad de abandonar la planilla de ingreso de asientos, y buscar dentro de la consulta a la cuenta por su nombre, por parte de su cdigo o por la estructura jerrquica del plan de cuentas abriendo los niveles superiores en la que se encuentra la cuenta. Otra interesante ventaja es que si en el momento de imputar el asiento, la cuenta no existe en el plan de cuentas, digitando un cdigo de cuenta inexistente, Memory Conty permite agregarla sin necesidad de abrir la carpeta del plan de cuentas, presentando un cuadro de dilogo en el cual se solicitan los datos ms importantes de la cuenta. Centro de costos Esta columna que aparece nicamente cuando se ha marcado Ingresa imputaciones a centros de costos dentro de las Propiedades de la empresa, permite que si la empresa requiere de un anlisis de centros de costos, y estos centros de costos no pueden ser determinados en forma automtica por Memory Conty, mediante la aplicacin de reglas de distribucin porcentual entre los diferentes centros de costos, los mismos sean MEMORY COMPUTACIN

90 - MEMORY CONTY imputados en forma manual para cada lnea del asiento, asignndole a dicho centro de costos el monto al debe o al haber de cada cuenta de la lnea. Si en el momento de tener que digitar el cdigo del centro de costos, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar los centros de costos definidos, sin necesidad de abandonar la planilla de ingreso de asientos, y buscar dentro de la consulta al centro de costos por su nombre o por parte de su cdigo. Ms adelante en el captulo Centros de costos podr encontrar informacin adicional, si su empresa requiere realizar un anlisis de costos adicional al plan de cuentas definido en la empresa. Nmero o marca de asiento Esta columna que aparece nicamente cuando se ha marcado Usa distintas leyendas por cuenta o Usa nmeros de asientos dentro de las Propiedades de la empresa, permite que al momento del ingreso de asientos, se identifiquen con una marca o con un nmero de asiento, todas las lneas que corresponden a un mismo asiento, de manera de poder ingresar para cada cuenta del asiento una leyenda diferente e identificar de ser necesario, el nmero de control interno del asiento. Comprobante Esta columna que aparece nicamente cuando se ha marcado Ingresa comprobantes en los asientos dentro de las Propiedades de la empresa, permite que al momento del ingreso de asientos, se identifique al asiento con el cdigo de alguno de los comprobantes definidos en la carpeta de Comprobantes, lo que permite adems ingresar la Serie o punto de venta y el Nmero del mismo, para una mejor identificacin de estos comprobantes en el ingreso de asientos y en la emisin de los diferentes subdiarios y libros auxiliares de la empresa. Si en el momento de tener que digitar el cdigo del comprobante, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar los comprobantes definidos, sin necesidad de abandonar la planilla de ingreso de asientos, y buscar dentro de la consulta al comprobante por su nombre. Serie o punto de venta y nmero de comprobante Al identificar en cada asiento el comprobante, Memory Conty se encargar de recordar la serie o punto de venta y numeracin correlativa de los comprobantes, permitiendo que el usuario pueda modificar dicha identificacin, la cual ser utilizada para la generacin de la leyenda automtica del asiento y la identificacin de los comprobantes en los subdiarios que provee el sistema. Concepto Luego de ingresar las cuentas al debe y al haber del asiento, se debe indicar el concepto o leyenda con el cual se desea identificar al comprobante o asiento. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 91 Como se viera en el captulo de Propiedades de la empresa, dependiendo de la opcin Incrementa nmeros en las leyendas, esta leyenda puede o no contener nmeros, siendo posible que si se ingresarn nmeros, al ingresar el siguiente asiento Memory Conty sugiera automticamente el nmero siguiente, de esta manera si se estn ingresando comprobantes de venta o cheques consecutivos, no ser necesario ingresar la leyenda de cada asiento. Tambin como se explicar en el mismo captulo de Propiedades de la empresa, dependiendo de la opcin Generar leyenda a partir del comprobante, si en el ingreso de asientos se ingresar la identificacin de los comprobantes, Memory Conty sugerir la leyenda automticamente a partir del comprobante, serie o punto de venta y nmero del mismo, sin necesidad de ingresar la leyenda de cada asiento. En ambos casos, Memory Conty se encargar simplemente de sugerir la leyenda del asiento, la cual puede ser modificada por el usuario sin ningn tipo de restricciones. Vencimiento Esta columna que aparece nicamente cuando se ha marcado Ingresa vencimientos de asientos dentro de las Propiedades de la empresa, permite que al momento del ingreso de asientos, si adems de la informacin fiscal y contable de la empresa, se desear administrar la gestin de vencimientos de cheques, facturas y documentos, el usuario pueda registrar para cada lnea del asiento, una fecha de vencimiento, la cual ser utilizada para emitir los libros mayores de las diferentes cuentas ordenados por dicha fecha y de esta forma poder obtener no solamente el saldo de las cuentas a una determinada fecha, sino tambin el saldo de las cuentas de acuerdo al vencimiento que puedan tener las operaciones de la empresa. Clientes y proveedores Este campo permite identificar a los clientes y proveedores e imputaciones alternativas al que corresponde el asiento. En Chile este campo se utiliza para ingresar el RUT, sobre el cual Memory Conty calcula el digito verificador si no se ingresa o valida que el ingresado sea correcto; en Paraguay y Ecuador el cdigo se utiliza para ingresar el RUC de los clientes y proveedores; en Argentina para ingresar el CUIT de clientes y proveedores, sobre el cual Memory Conty calcula el digito verificador si no se ingresa o valida que el ingresado sea correcto; en Guatemala el cdigo se utiliza para ingresar el NIT de los clientes y proveedores; en Mxico el cdigo se utiliza para ingresar el RFC de los clientes y proveedores; y para Uruguay se utiliza para identificar a las imputaciones alternativas, dato que estar visible slo si se indico Usa imputacin alternativa dentro de las Propiedades de la empresa. Si en el momento de tener que digitar el cdigo de los clientes y proveedores o imputaciones alternativas, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar los clientes y proveedores o imputaciones alternativas definidas, sin necesidad de abandonar la planilla de ingreso de asientos, y buscar dentro MEMORY COMPUTACIN

92 - MEMORY CONTY de la consulta por nombre. Moneda Tal como se explic al definir la carpeta de Monedas, Memory Conty permite ingresar los comprobantes directamente en su moneda origen, pudiendo stos posteriormente ser reexpresados en cualquier otra moneda. En esta columna se indica el cdigo de la moneda en la cual se ingresar el monto del asiento, con lo cual se despliega su smbolo en la lnea de estado que se encuentra en la parte superior de la carpeta de asientos. Si en el momento de tener que digitar el cdigo de la moneda, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar las monedas definidas en la carpeta de Monedas. Si la empresa trabajar en una sola moneda, podr desmarcar la opcin Ingresa asientos en moneda extranjera dentro de las Propiedades de la empresa, lo que ocultar esta columna donde Memory Conty asumir siempre la moneda nacional del pas de la empresa, que se identifica con el cdigo 0 (Cero). Total En esta columna se debe ingresar el importe total del asiento expresado en la moneda indicada en la columna Moneda, con el IVA y los Impuestos incluidos si corresponde que Memory Conty calcule los mismos en forma automtica. Nmero de IVA Esta columna permite que si el asiento a ingresar esta gravado con IVA, se ingrese el cdigo del mismo, de acuerdo a los diferentes IVA definidos en la carpeta de Impuestos, para que de acuerdo a dicho cdigo Memory Conty identifique la cuenta del plan de cuentas a la que se debe imputar dicho impuesto, la tasa que debe utilizarse para calcular el mismo y si este debe discriminarse del debe o del haber. Al ingresar el cdigo de IVA, Memory Conty despliega en la lnea de estado de la parte superior de la carpeta de asientos, la tasa y el nombre de la cuenta correspondiente. Si en el momento de tener que digitar el cdigo del IVA, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los impuestos definidos en la carpeta de Impuestos Si el comprobante a ingresar no estuviera gravado con IVA, o no correspondiera calcular IVA en el asiento, se debe ingresar como cdigo de IVA 0 (Cero) en esta columna. IVA En esta columna Memory Conty calcula automticamente el monto del IVA desagregado en funcin del importe total del comprobante y la tasa del IVA indicado. Si el IVA calculado MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 93 no correspondiera con el del comprobante,. es posible modificarlo digitando el importe en forma manual, dato que ser considerado por Memory Conty al momento de procesar la informacin para la confeccin de los diferentes informes. Nmero de impuesto Cuando la empresa tenga marcado Ingresa impuestos en las lneas de asientos dentro de las Propiedades de la empresa, Memory Conty presentar las columnas Nmero de impuesto e Impuesto, las cuales estn previstas para ingresar el impuesto adicional con el que pudiera estar gravado el comprobante, el cual ser calculado automticamente por Memory Conty, de forma anloga al funcionamiento de las columnas Nmero de IVA e IVA donde se ingresa el IVA con el que esta gravado el comprobante. De esta manera cuando se ingrese un asiento por su importe total, al indicar el Nmero de IVA el sistema calcular el IVA, y luego al ingresar el Nmero del impuesto el sistema calcular el Impuesto previo desglose del IVA del monto total ingresado. Si en el momento de tener que digitar el cdigo del impuesto, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los impuestos definidos en la carpeta de Impuestos. Si el comprobante a ingresar no estuviera gravado con impuestos, o no correspondiera calcular impuestos en el asiento, se debe ingresar como cdigo de impuesto 0 (Cero) en esta columna. Memory Conty advertir cuando se ingrese un impuesto de ventas en un libro que desglosa IVA del debe y viceversa de manera de que el usuario este enterado de tal situacin la cual podr corregir o no de acuerdo a las particularidades del asiento ingresado. Impuesto En esta columna Memory Conty calcula automticamente el monto del impuesto desagregado en funcin del importe total del comprobante y la tasa del impuesto indicado. Si el impuesto calculado no correspondiera con el del comprobante, es posible modificarlo digitando el importe en forma manual, dato que ser considerado por Memory Conty al momento de procesar la informacin para la confeccin de los diferentes informes. Cotizacin Si el asiento debe cotizarse con un tipo de cambio o arbitraje diferente del ingresado para ese da en la carpeta de cotizaciones, el usuario podr ingresar una cotizacin, tipo de cambio o arbitraje especial para este comprobante. En caso que se desee utilizar el tipo de cambio, cotizacin o arbitraje ingresado para ese da en la carpeta de cotizaciones, este dato deber dejarse en 0 (Cero), lo que indica que el asiento no tendr una cotizacin especial para su reexpresin en otras monedas. Se recomienda que en la mayora de los casos se asuma el tipo de cambio de la carpeta MEMORY COMPUTACIN

94 - MEMORY CONTY de cotizaciones para la mayora de los asientos, y se indique explcitamente dicho valor nicamente para los comprobantes que deben realizarse con uno distinto, lo que agilita en forma significativa el ingreso o modificacin de las diferentes cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras. Esto ofrece una serie de ventajas interesantes: En el momento de ingresar los comprobantes el usuario se desentiende del tipo de cambio, cotizacin o arbitraje vigente a la fecha del asiento. Los tipos de cambio y arbitrajes se ingresan una sola vez y el sistema los asume automticamente para todas las empresas que corresponde, y para todos los asientos de la empresa del mismo da. Existe la posibilidad de modificar la tabla una vez ingresados los asientos, cuando no se tiene el tipo de cambio o arbitraje en el momento en el cual se est ingresando los asientos. Con esta opcin es posible tener una tabla con cotizaciones aproximadas para poder emitir los informes con una cercana aproximacin del resultado final, y una vez que se tiene las cotizaciones definitivas se reingresa la tabla de cotizaciones y Memory Conty ajusta automticamente los valores a las nuevas cotizaciones.

En esta columna es posible tambin ingresar como cotizacin el valor -1 (Menos uno), el cual indica que el importe expresado solo tiene valor en la moneda origen del asiento, y no debe convertirse a otras monedas. Esto es especialmente til para ingresar asientos de diferencia de cambio, de reexpresin o ajuste a moneda extranjera, como tambin para cualquier otro caso en el cual el usuario quiera imputar un importe a un rubro en una moneda sin variar los saldos equivalentes expresados en otras monedas. Un interesante ejemplo, es el asiento de apertura, para lo cual se genera un asiento en cada moneda, con esta cotizacin especial para poder indicar el saldo de cada cuenta en cada moneda sin afectar el saldo en otras monedas. Si la empresa trabajar en una sola moneda, podr desmarcar la opcin Ingresa asientos en moneda extranjera dentro de las Propiedades de la empresa, lo que ocultar esta columna donde Memory Conty asumir siempre como cotizacin 0 (Cero). Libro Indica el subdiario o libro en el cual se desea imputar el asiento, pudiendo corresponder a cualquiera de los subdiarios y libros diarios auxiliares definidos en la carpeta de Libros, o ser un asiento que deba imputarse directamente en el diario general. Al indicar a qu subdiario o libro diario auxiliar corresponde, Memory Conty puede determinar automticamente la estructura del asiento, imputando adecuadamente el IVA y los impuestos, al debe o al haber segn corresponda, y distribuyendo el total y el neto entre las cuentas definidas al debe o al haber. Esta columna permite adems, clasificar los distintos asientos entre los diferentes subdiarios o libros auxiliares, para emitir los informes correspondientes y permite agruparlos para generar los asientos de resumen correspondiente en el libro diario de la MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 95 empresa. Si el asiento no corresponde a ningn subdiario o libro auxiliar, se debe ingresar en esta columna una P (Partida doble) o una U (ltimo de partida doble) para indicar que son asientos que corresponden al diario general de la empresa, siendo la nica diferencia entre los asientos identificados con una P y los identificados con una U, es que al ordenar los asientos en el diario general, el sistema coloca primero los P, luego los de resumen de los subdiarios y auxiliares y finalmente los U. Si en el momento de tener que digitar el cdigo del libro, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los libros definidos en la carpeta de Libros, adems de los cdigos reservados de Memory Conty. Origen Esta columna que estar visible solamente cuando se haya indicado Muestra origen de asientos en las Propiedades de la empresa, permite visualizar en el caso que la empresa reciba asientos generados por Memory Worky, Memory Fgaro (Versin para Microsoft Windows), Memory Magus u otra aplicacin de terceros, cual es la aplicacin desde la cual fue generado el asiento, lo que posibilita identificar los asientos ingresados directamente en Memory Conty de los asientos generados por otras aplicaciones. Este dato es de solo consulta, ya que el mismo se completa automticamente cuando los asientos son importados desde otra aplicacin, no pudiendo ser modificado por seguridad, ya que el mismo es utilizado para poder reemplazar los asientos existentes cuando estos se actualicen desde la aplicacin que los gener originalmente. Para conocer exactamente cual es la aplicacin que gener los asientos contables, podr utilizar el comando Consultar (F12), el cual mostrar una descripcin de a que aplicaciones le corresponde cada cdigo. Tipo de asiento Este dato que estar visible solamente cuando se haya indicado Ingresa tipos de asiento en las Propiedades de la empresa, permite indicar el tipo de operacin que representa el asiento, pudiendo corresponder a cualquiera de los tipos de asientos definidos en la carpeta de Tipos de asiento, o quedar vaco, lo que indica que el asiento no corresponde a ningn tipo de asiento en particular. La asignacin del tipo de asiento permite que Memory Conty pueda identificar dicho asiento y en base a esa identificacin, permitir por ejemplo excluir el asiento de cierre para la emisin de los estados de situacin y resultados, o podr identificar a los asientos de revaluaciones y amortizaciones para la confeccin del cuadro de bienes de uso e intangibles, cuando estos asientos sean ingresados en forma manual. A su vez, para aquellos asientos que hayan sido generados en forma automtica por Memory Conty, la identificacin del tipo de asiento, permite que el usuario pueda visualizar fcilmente que asiento fue generado en forma automtica por Memory Conty y de esta forma diferenciarlo de los asientos ingresados en forma manual dentro de la MEMORY COMPUTACIN

96 - MEMORY CONTY contabilidad. Memory Conty no solamente permite identificar a aquellos asientos que para el procesamiento de la informacin del sistema sean necesarios, sino que permite que el usuario pueda definir todos los tipos de asiento que desee, lo que permite ampliar al momento de la emisin de los mayores y balances que asientos el usuario pueda desear incluir o excluir para la generacin de los informes. Si en el momento de tener que digitar el cdigo del tipo de asiento, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los tipos de asiento definidos en la carpeta de Tipos de asiento, adems de los cdigos reservados de Memory Conty.

Ingreso de asientos en una lnea

Cada lnea representar un asiento diferente, para aquellos en los cuales intervienen dos cuentas y eventualmente una tercera que es la del Impuesto IVA indicado y una cuarta que se determina del cdigo de otros Impuesto indicado, como se muestra en el ejemplo los asientos que corresponden a facturas de venta contado.

Ingreso de asientos en ms de una lnea

Para aquellos asientos que poseen ms de una cuenta contable al Debe o al Haber, se deben ingresar tantas lneas como cuentas contables intervengan en el asiento, ingresando las cuentas al Debe con sus montos y dejando el campo de cuenta al Haber vaco y luego de manera inversa para las cuentas al Haber. Para que Memory Conty pueda identificar todas las lneas que componen un mismo asiento y pueda realizar los clculos de impuestos correctamente, deben tenerse en cuenta las siguientes caractersticas en el ingreso de estos asientos: Todas las lneas de un mismo asiento deben tener el mismo Da, Concepto y Libro. Si la cuenta va al Debe, se ingresa en la columna Debe dejando vaca la columna del Haber y viceversa, si va al Haber se ingresa en dicha columna, dejando vaca la del Debe. Es posible indicar en la misma lnea una cuenta al Debe y una Haber si las dos imputan el mismo importe. El asiento puede ser de cualquier libro, sea P (Partida doble), U (Ultimo partida doble) o cualquier subdiario o auxiliar. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 97 Es posible desglosar IVA e impuestos adicionales en cualquier lnea de un asiento mltiple. Si esa lnea tiene una sola cuenta, el IVA se desglosa de esa cuenta, y si tiene dos cuentas, se desglosa segn la definicin del subdiario o auxiliar, no pudiendo desglosarse IVA e impuestos adicionales un asiento P o U con una cuenta al Debe y otra al Haber en la misma lnea. El mismo asiento puede tener lneas con importes en distintas monedas, debindose indicar para esas lneas siempre un tipo de cambio especial, para que el sistema pueda validar el correcto balanceo del asiento.

En el siguiente ejemplo del asiento de remuneraciones del mes, se muestra un asiento con dichas caractersticas.

Ingreso de asientos con distintas leyendas o nmeros de asiento

El sistema prev que aquellos asientos con ms de una lnea puedan ser ingresados con Distintas Leyendas o Nmeros de asiento para cada una de las cuentas contables que lo integran, para ello dentro de las Propiedades de la empresa existe una opcin denominada Usa distintas leyendas y otra Usa nmeros de asiento, la cuales agregan una columna ms dentro del ingreso de asientos, Marca o Nmero respectivamente, la cual se utilizara para indicar que lneas pertenecen a un mismo asiento, ingresando en dicha columna un carcter o un nmero idntico para todas ellas y diferente para cada uno de los asientos del da, lo cual permite que Memory Conty identifique todas las lneas que corresponden al mismo asiento aunque las leyendas sean diferentes, como se muestra en el ejemplo del asiento de las remuneraciones del mes, en este caso utilizando nmeros de asiento.

Ingreso de asientos con leyendas adicionales

En caso de ser necesario que un asiento disponga de una leyenda ms extensa, Memory Conty permite ingresar por debajo del asiento lneas adicionales de leyenda. Para ello, luego de haber ingresado las cuentas del asiento, ingrese una o ms lneas respetando el Da del asiento y dejando vacas las cuentas al Debe y al Haber, ingrese en el concepto la leyenda que desea incluir en el asiento y en el libro ingrese el cdigo L MEMORY COMPUTACIN

98 - MEMORY CONTY (Leyenda). Memory Conty identificar estas lneas en la emisin de los libros diarios como leyenda del asiento anterior.

Ejemplos de asientos
A continuacin se da ejemplos de una serie de asientos, mostrando el asiento tal como se hara en forma manual, y su correspondiente registro en el sistema. Factura de venta contado

---------11111 Caja 4102 21332

31/05

---------a Ventas a IVA Ventas

Debe 1230.00

Haber 1000.00 230.00

Contado 1234 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar en el subdiario de Ingresos que desglosa los impuestos del Haber as: Da Debe Haber Concepto 31 11111 4102 Contado 1234 Factura de venta a crdito M Total 0 1230.00 N 6 IVA Cotizacin L 230.00 0.00 I

---------1121 Deudores 4102 21332

31/05

---------a Ventas a IVA Ventas

Debe 1230.00

Haber 1000.00 230.00

Factura 1234 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar en el subdiario de Ventas que desglosa Impuestos del Haber as: Da Debe Haber Concepto 31 1121 4102 Factura 1234 M Total 0 1230.00 N 6 IVA Cotizacin L 230.00 0.00 V

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 99 Devolucin de venta contado

---------31/05 4021 Ventas 21332 IVA Ventas 11111

----------

Debe 1000.00 230.00

Haber

a Caja

1230.00

Devolucin Contado 1234 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar como negativo en el subdiario de Ingresos que desglosa los Impuestos del Haber as: Da Debe Haber Concepto 31 11111 4102 Devolucin Contado 1234 M Total 0 -1230.00 N 6 IVA Cotizacin L -230.00 0.00 I

O si se define un subdiario de Devoluciones Contado (O), que desglose los Impuestos del Debe, se puede ingresar tambin as: Da Debe Haber Concepto 31 4102 11111 Devolucin Contado 1234 Nota de crdito de ventas M Total 0 1230.00 N 6 IVA Cotizacin L 230.00 0.00 O

---------31/05 4102 Ventas 21332 IVA Ventas 1121

----------

Debe 1000.00 230.00

Haber

A Deudores

1230.00

Nota de crdito 1234 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar como negativo en el subdiario de Ventas que desglosa los Impuestos del Haber as: Da Debe Haber Concepto 31 1121 4102 Nota de crdito 1234 M Total 0 -1230.00 N 6 IVA Cotizacin L -230.00 0.00 V

o si se define un subdiario de Notas de Crdito (N) que desglose los Impuestos del Debe, se puede ingresar tambin as: MEMORY COMPUTACIN

100 - MEMORY CONTY Da Debe Haber Concepto 31 4102 1121 Nota de crdito 1234 Recibo de cobro M Total 0 1230.00 N 6 IVA Cotizacin L 230.00 0.00 N

----------11111 Caja 1121

31/05

----------a Deudores

Debe 1230.00

Haber 1230.00

Recibo 1234 ----------- ----------------------- ----------Se puede ingresar en el subdiario de Ingresos as: Da Debe Haber Concepto 31 11111 1121 Recibo 1234 Factura de venta crdito con descuento M Total 0 1230.00 N 0 IVA Cotizacin L 0.00 0.00 I

---------31/05 ---------1121 Deudores 5303 Descuentos Concedidos 4102 a Ventas 21332 a IVA Ventas Factura 1234 ---------- --------------------- ----------

Debe 1100.00 100.00

Haber

1000.00 230.00

Se puede ingresar en el subdiario de Ventas que desglosa los Impuestos del Haber as: Da Debe Haber Concepto 31 1121 4102 Factura 1234 31 1121 5303 Factura 1234 M Total 0 1353.00 0 -123.00 N 6 6 IVA Cotizacin L 253.00 0.00 V -23.00 0.00 V

o ingresando una cuenta por lnea de esta manera: Da Debe Haber 31 1121 31 5401 31 4102 31 21332 Concepto Factura 1234 Factura 1234 Factura 1234 Factura 1234 M 0 0 0 0 Total 1230.00 100.00 1100.00 230.00 N 0 0 0 0 IVA Cotizacin L 0.00 0.00 V 0.00 0.00 V 0.00 0.00 V 0.00 0.00 V

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 101 Compra / Venta de moneda extranjera

---------31/05 11112 Caja Dlares 11111

---------a Caja Pesos

Debe U$S 100.00 $

Haber 1350.00

Compra U$S 100, a T/C 13.50 ---------- --------------------- ---------Se puede ingresar directamente en el libro Diario as: Da Debe Haber Concepto 31 11112 Compra U$S 100 31 11111 Compra U$S 100 M Total 1 100.00 0 1400.00 N 0 0 IVA Cotizacin L 0.00 14.00 P 0.00 14.00 P

MEMORY COMPUTACIN

102 - MEMORY CONTY

Formato clsico de asientos

El formato Clsico permite ingresar los asientos de forma idntica a como se imputan los asientos en el libro diario, utilizando el formato convencional de dicho libro. Especialmente diseado para aquellos usuarios acostumbrados al ingreso de asientos en el formato tradicional de un asiento, esta carpeta de ingreso de asientos no deja de ser sumamente sencilla de utilizar y gil, debido a que la misma posee una serie de herramientas que permiten automatizar tareas que deben realizarse comnmente. Es posible combinar ambos formatos de ingresos, debido a que Memory Conty guarda la informacin en un nico lugar, lo que hace posible de que luego que se ingresen los asientos en el formato rpido, puedan visualizarse en el formato clsico y viceversa, pudiendo el usuario decidir en todo momento cual es el formato que mejor se adecue a las necesidades que tenga en el momento de consultar, ingresar o modificar los asientos contables de la empresa. El ingreso de asientos en formato clsico presenta una ventana en la cual el usuario visualiza de a un asiento a la vez, la cual posee los mismos datos que los ya explicados en el formato rpido.

Moverse entre asientos

Para moverse entre los asientos siga estos pasos: Para ver el asiento siguiente, ejecute el comando Siguiente. Para ver el asiento anterior, ejecute el comando Anterior. Para ver el primer asiento, ejecute el comando Primero. Para ver el ltimo asiento, ejecute el comando Ultimo.

Ingreso de asientos
Para ingresar un nuevo asiento en forma rpida siga estos pasos:

1.

Seleccione del men Carpetas, la opcin Asientos o haga clic en el botn MEMORY COMPUTACIN

2.

3. 4. 5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

MEMORY CONTY - 103 Asientos que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Memory Conty. Al acceder a la carpeta de asientos, Memory Conty presenta un cuadro de dilogo, solicitando que se indique el Mes y ao en el cual se quiere ingresar los asientos contables de la empresa. Ingrese el mes y el ao, y en Formato, seleccione Clsico. Ejecute el comando Insertar asiento (Insertar). Ingrese el Da del asiento. En el campo Cuenta se podr digitar el cdigo de la cuenta a imputar, o ejecutar el comando Consultar (F12) para abrir la consulta del plan de cuentas y poder ubicar rpidamente la cuenta deseada por parte de su cdigo o su nombre. Si seleccion que Ingresa imputaciones a centros de costos en las Propiedades de la empresa, ingrese si corresponde el Centro de costos a imputar o deje el campo vaco. Si su empresa no requiere trabajar con centros de costos, esta columna no estar visible. En caso de haber seleccionado en Propiedades de la empresa, Usa distintas leyendas por cuenta o Usa nmeros de asientos ingrese la leyenda para esa cuenta en particular, en caso contrario este dato no le ser requerido. Si seleccion Ingresa vencimientos de asientos dentro de Propiedades de la empresa y a esta cuenta corresponde ingresarle un vencimiento, ingrese la fecha de vencimiento, en caso contrario deje el campo vaco. Si su empresa no trabaja con vencimientos, esta columna no estar visible. Ingrese la Moneda en la cual va a ingresar el monto de la cuenta, pudiendo esta columna no estar disponible si desmarco la opcin Ingresa asientos en moneda extranjera. Si no recuerda los cdigos de monedas, ejecute el comando Consultar (F12). Dependiendo si la cuenta ser imputada al Debe o al Haber ingrese el monto a imputar a la cuenta en la columna correspondiente en la moneda indicada, o en la moneda nacional del pas de la empresa. Si va a ingresar cuentas en diferentes monedas dentro del mismo asiento, o desea que el asiento tenga un tipo de cambio especial, ingrese en el campo Cotizacin, la cotizacin especial para las cuentas expresadas en moneda extranjera, en caso contrario deje el campo en 0 (Cero). Ingrese de la misma manera, las siguientes cuentas del asiento, pudiendo ingresar todas las cuentas que desee en el mismo asiento. Si deseara insertar una nueva lnea o borrar una lnea existente, haga clic con el botn derecho del ratn sobre la lnea deseada y seleccione las opciones de Insertar lnea o Borrar lnea. Al finalizar de ingresar las cuentas del asiento, al dejar vaco el campo Cuenta, Memory Conty pasar a solicitar los datos identificatorios del asiento. Si indico que Ingresa comprobantes en los asientos, Memory Conty le solicitar el Comprobante, el cual podr consultar con el comando Consultar (F12) si no recuerda el cdigo del mismo, en este momento Memory Conty le mostrar la Letra del comprobante (Exclusivo para Argentina), y le sugerir automticamente para los comprobantes emitidos por la empresa la Serie o punto de venta y el Nmero del siguiente comprobante a ingresar, si los datos no coinciden con el comprobante a ingresar modifique los datos del comprobante. A continuacin se le solicitar identificar al Cliente o proveedor del asiento si correspondiese o la Imputacin alternativa en caso que las haya definido. Recuerde que en Chile se le solicitar el RUT; en Paraguay y Ecuador el RUC; en Argentina el CUIT; en Guatemala el NIT; en Mxico el RFC; y para MEMORY COMPUTACIN

104 - MEMORY CONTY Uruguay la imputacin alternativa, dato que estar visible slo si se indico Usa imputacin alternativa dentro de las Propiedades de la empresa. Ingrese el Libro al cual desea imputar el asiento, pudiendo seleccionar alguno de los subdiarios o libros auxiliares definidos, o imputar el asiento directamente al libro diario general indicando P (Partida doble) o U (ltimo de partida doble). Recuerde que si en el momento de tener que digitar el cdigo del libro, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12), consultar los libros definidos en la carpeta de Libros, adems de los cdigos reservados de Memory Conty. En caso de haber seleccionado en Propiedades de la empresa, Usa distintas leyendas por cuenta o Usa nmeros de asientos le ser solicitada la marca de identificacin del asiento o el nmero de control del mismo, en caso contrario este dato no estar visible. Si el asiento debiera ser identificado como un asiento especial y selecciono en Propiedades de la empresa, Ingresa tipos de asiento, indique a cual de los tipos de asiento, corresponde el asiento actual, pudiendo consultar los tipos de asientos definidos utilizando el comando Consultar (F12). Si fuera necesario modifique la leyenda del asiento que le sugiere Memory Conty o ingrese todas las lneas de leyenda que le sean necesarias para identificar el asiento. Al finalizar, ejecute el comando Guardar, presionando las teclas Ctrl-G, haciendo clic en el botn Guardar de la barra de herramientas, o seleccionando la opcin Guardar del men Edicin. Ejecute el comando Insertar asiento (Insertar) si desea ingresar un nuevo asiento y el comando Terminar, si no requiere ingresar ms asientos y desea cerrar la carpeta de asientos, la cual recuerde no es necesario cerrar ni para abrir otras carpetas ni para emitir los informes contables y de gestin de Memory Conty.

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A diferencia del ingreso de asientos en el formato Rpido, Memory Conty valida el asiento al ejecutar el comando Guardar o Insertar adems de cuando se ejecuta el comando Terminar, informando de los errores que el asiento tuviera antes de permitir ingresar el siguiente asiento, permitiendo igualmente dejar errores pendientes para su posterior correccin, caso en el cual luego se informarn los errores de todos los asientos al ejecutar el comando Terminar tal como se realiza en el ingreso Rpido de asientos.

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 105

Lotes de Asientos
Adems de poder ingresar asientos dentro de la carpeta de cada mes, es posible definir carpetas auxiliares para ingresar lotes de asientos, que no integran la contabilidad y por consiguiente no son considerados al momento de la emisin de informes, que posteriormente pueden integrarse a la contabilidad de la empresa. Seguridad y Control. Si distintos usuarios trabajan con una misma empresa, cada uno puede ingresar los asientos en su lote, y recin cuando los haya validado, integrarlos a las carpetas de asientos contables de la empresa. Incluso es posible restringir a determinados usuarios la posibilidad de trabajar con las carpetas de asientos originales, pudiendo nicamente hacerlo mediante lotes de asientos auxiliares, que pueden ser integrados por un supervisor luego de validarlos. Operativa Multiusuario. Memory Conty permite ser utilizado en una red con varios usuarios ingresando datos y emitiendo informes simultneamente en la misma empresa, pero por restricciones de integridad de la informacin, no es posible que ms de un usuario este ingresando asientos en el mismo mes de la misma empresa. Cuando dos o ms usuarios pretenden ingresar datos en el mismo mes de la misma empresa, Memory Conty ofrece automticamente al segundo y siguientes usuarios una carpeta auxiliar para ingresar su lote de asientos sin interferir con el trabajo del primero, permitindole luego que queden liberados los asientos del mes, integrar los asientos del lote en forma automtica dentro de los asientos contables de la empresa.

Lotes manuales
Para ingresar un lote de asientos, seleccione del men Carpetas, la opcin Lotes de asientos, que presenta un dilogo en el cual se le solicita al usuario si desea editar un lote ya existente presentando la lista de los mismos o desea crear uno nuevo, caso en el cual solicita el nombre del nuevo lote, que generar con el nombre un archivo dentro de la carpeta de la empresa, o bien el usuario podr ingresar el nombre y camino completo donde desea guardar el archivo de lotes. Al abrirse un lote existente o crearse un nuevo lote de asientos, Memory Conty presenta un ingreso de datos idntico al explicado en Asientos, inclusive permitindole al usuario al momento de abrir el lote que pueda seleccionar editarlo en el formato Rpido o el formato Clsico del ingreso de asientos. Al terminar de trabajar con el lote de asientos, Memory Conty le pregunta al usuario si desea integrar el lote a la carpeta de asientos, y si desea luego de integrar el lote borrar el mismo, lo que agrega todos los asientos ingresados en el lote en el mes de asientos indicado por el usuario y luego elimina el archivo de lotes si el usuario lo hubiera indicado.

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106 - MEMORY CONTY

Lotes Automticos
Estos lotes son creados por Memory Conty cuando un usuario solicita ingresar los asientos de un mes en el cual otro usuario est ingresando informacin. Al abrir la carpeta de asientos, si Memory Conty detecta que algn usuario esta ingresando asientos en dicho mes, Memory Conty ofrece la posibilidad de trabajar provisoriamente con un Lote Automtico. Igual que en el caso anterior, la carpeta con este Lote Automtico es idntica a la carpeta del ingreso de asientos, informndole al usuario en la primer lnea de la carpeta que es un lote automtico para el mes solicitado. Al terminar de trabajar con el lote se ofrece al usuario la posibilidad de integrarlo a la carpeta de asientos del mes indicado. Si esto no fuera posible, porque otro usuario se encuentra ingresando asientos en el mes, el lote es grabado en forma independiente por Memory Conty, pudindose en cualquier momento volver a abrirlo con la opcin Lotes de asientos del men Carpetas, para integrarlo al terminar cuando la carpeta de asientos del mes se encuentre disponible.

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MEMORY CONTY - 107

Modelos de asientos
La carpeta de modelos de asientos permite definir asientos tipo, que por sus caractersticas deban integrarse en la contabilidad de la empresa cada cierto tiempo, como puede ser el caso del asiento de sueldos y jornales, asientos de costos de ventas, de retiros de socios, de aportes, o cualquier otro caso en el cual un mismo asiento deba ser integrado peridicamente dentro de la contabilidad. El poder definir modelos de asientos, permite que la empresa defina una nica vez un asiento, y luego pueda integrarlo en cualquier momento en cualquier mes dentro de la contabilidad de la empresa, sin necesidad de digitarlos nuevamente, pudiendo al momento de integrarlo realizar las modificaciones necesarias, por ejemplo si lo nico que cambia del asiento es la fecha o los importes ingresados en el mismo. Al acceder a Modelos de asiento dentro del men Carpetas, Memory Conty presenta un dilogo en el cual le solicita al usuario si desea editar un modelo ya existente presentando la lista de los mismos o desea crear uno nuevo, caso en el cual solicita el nombre del nuevo modelo. En el captulo de Comandos avanzados de asientos, se explica el comando Integrar modelo de asientos, lo cual permite incorporar los modelos de asientos definidos en cualquier momento.

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108 - MEMORY CONTY

Comandos avanzados de asientos

Adems de poder realizar las operaciones ms comunes para la edicin de datos de las carpetas InfoRpidas, Memory Conty dispone de comandos avanzados para el ingreso de asientos, que permiten realizar tareas adicionales que agilitan aun ms el uso del sistema y automatizan determinadas tareas que simplifican la operacin del mismo.

Comando Impuestos

Este innovador comando permite en el ingreso de asientos en formato Clsico, calcular impuestos y generar en forma automtica las imputaciones a las cuentas de los impuestos. Debido a que en el formato Clsico el usuario debe discriminar las diferentes cuentas al debe y al haber que se imputan en el asiento, lo cual implica no solamente ingresar las cuentas, sino calcular en forma manual e imputar las cuentas de impuestos, este comando permite indicar el comprobante que se esta ingresando en el asiento, y de acuerdo a los impuestos con los que puede estar gravado dicho comprobante, seleccionar de la lista los impuestos con los que esta gravada la operacin, calculando Memory Conty el importe de los diferentes impuestos y generando las lneas de imputacin a las cuentas de impuestos por los montos calculados en forma automtica. Incluso, cuando un comprobante este gravado con diferentes impuestos, como por ejemplo con diferentes tasas de IVA es posible ejecutar dentro del mismo asiento ms de una vez el comando, para ir generando en forma automtica el calculo e imputacin de los diferentes impuestos con los que esta gravado el comprobante. Esta prestacin permite, agilitar el ingreso de asientos de comprobantes que estn gravados con impuestos, a la vez que minimiza la probabilidad de error en la imputacin a las cuentas de impuestos y los montos de los mismos, debido a que Memory Conty realiza el calculo y la imputacin automtica de los mismos por el usuario. Ejecute el comando impuestos, cada vez que haya seleccionado ingresar asientos en el formato Clsico y deba ingresar el asiento de un comprobante que esta gravado con los diferentes impuestos definidos en la carpeta de impuestos, indicando el comprobante que se esta ingresando y seleccionando los impuestos con los que esta gravado el comprobante. Para ejecutar el comando Impuestos, posicionese sobre la cuenta de ventas, de compras o de gastos que esta gravada con los impuestos y ejecute el comando: Presionando la tecla F4. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 109 Haciendo clic en el botn Impuestos de la barra de herramientas. Seleccionando la opcin Impuestos del men Edicin.

Al ejecutar el comando, Memory Conty presenta un dilogo en el cual solicita el comprobante que se esta ingresando, el cual podr consultar presionando el botn de Consulta , modifique el importe gravado de ser necesario y marque los impuestos gravados que se hayan definido para ese comprobante en la carpeta de Comprobantes. Al finalizar presione el botn Aceptar, para que Memory Conty agregue las lneas de impuestos con los montos correspondientes. Tenga en cuenta que para Argentina el monto gravado a ingresar debe ser el Neto para los comprobantes A y el Total impuestos incluido para los comprobantes B y C. Para todos los dems pases, el monto gravado debe corresponderse con el monto Total impuestos incluidos, ya que Memory Conty modificar el monto por el neto y desglosar el importe de los impuestos.

Comando Seleccionar asientos

Este comando permite dentro del formato Rpido del ingreso de asientos, seleccionar uno o varios asientos en forma automtica, que cumplan con determinadas condiciones que indique el usuario, lo que simplifica la seleccin de asientos cuando lo que se necesita es seleccionar todos los asientos de por ejemplo un determinado da, un determinado libro, o una determinada cuenta, cuando estos se encuentren consecutivos o alternados dentro de la carpeta InfoRpida de Asientos. Este comando tiene el mismo objetivo que los Comandos de seleccin de fichas, que fueran explicados en el captulo de Comandos avanzados de carpetas InfoRpidas, con la diferencia que en vez de que el usuario deba seleccionar los asientos manualmente en forma consecutiva o alternada, se seleccionen en forma automtica todos los asientos que cumplan con determinadas condiciones, para poder realizar operaciones sobre el conjunto de los asientos seleccionados, pudiendo utilizarse en los Cortar, Copiar, Borrar, Imprimir y Exportar. MEMORY COMPUTACIN

comandos

Insertar,

110 - MEMORY CONTY Por ejemplo, si se quisiera copiar todos los asientos de un da a la vez, ejecute el comando Seleccionar asientos, indique el da de los asientos a copiar, y presione el botn Aceptar y luego de seleccionados los asientos por Memory Conty ejecute el Comando Copiar, para que Memory Conty copie todos los asientos seleccionados de una sola vez. Para el caso que ya se tuviera determinados asientos seleccionados, y se desea agregar nuevos asientos a la seleccin, Memory Conty dispone dentro del cuadro de dilogo del comando una opcin de nombre Conservar seleccin, la cual debe marcarse para agregar los nuevos asientos seleccionados a la seleccin anterior, o debe desmarcarse cuando se desee reemplazar la seleccin por la nueva seleccin. Tambin es posible, marcando la opcin Asientos completos, que Memory Conty seleccione a todos los asientos que en alguna de sus lneas cumplan con la condicin indicada, aunque no todas las lneas del asiento cumplan dicha condicin. En caso de no estar marcada la opcin de Asientos completos, Memory Conty seleccionar solo las lneas de asientos que cumplan la condicin, aunque esta lnea forme parte de un asiento de ms de una lnea. Para ejecutar el comando Seleccionar asientos podr: Presionar la tecla F9. Hacer clic en el botn Seleccionar asientos de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Seleccionar asientos del men Edicin.

Comando Integrar modelo de asientos

Integra alguno de los Modelos de asiento definidos, dentro del mes de asientos que se esta ingresando. Al ejecutar el comando Memory Conty, presenta un dilogo donde el usuario podr seleccionar alguno de los Modelos de asiento definidos en la empresa, a efectos de poder integrar dicho modelo en el mes de asientos que se esta ingresando, lo que permite automatizar el ingreso de asientos tipo que deban incorporarse en la contabilidad de la empresa con cierta periodicidad, sin necesidad de ingresar el asiento cada vez que el mismo deba integrarse en la contabilidad. Por ejemplo, si se estn ingresando los asientos contables de la empresa y se requiere ingresar el asiento de sueldos y jornales del mes, para el cual se creo un modelo de asientos, ejecute el comando Integrar modelo de asientos, seleccione el modelo que desea y presione Aceptar , con lo cual Memory Conty agregar al mes de asientos el modelo de asientos seleccionado. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 111 Para ejecutar el comando Integrar modelo de asientos dentro del ingreso de asientos Rpido o Clsico podr: Presionar la tecla F11. Hacer clic en el botn Integrar modelo de asientos de la barra de herramientas. Seleccionar la opcin Integrar modelo de asientos del men Edicin.

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112 - MEMORY CONTY

Asientos automticos
Memory Conty adems de permitir ingresar los asientos de la empresa en forma gil y sencilla, posee herramientas adicionales para calcular y generar en forma automtica, los asientos de resultados, cierre y apertura, y diferencias de cambio. De esta manera, Memory Conty permite automatizar el ingreso de estos asientos, logrando una mayor agilidad en la contabilidad de la empresa, a la vez que disminuye notoriamente la probabilidad de errores en la confeccin de dichos asientos.

Asiento de diferencias de cambio

A los efectos de poder expresar adecuadamente los saldos en las distintas monedas, Memory Conty prev generar automticamente los asientos de diferencia de cambio. Si bien lo habitual es generar la diferencia de cambio para ajustar los saldos a la moneda nacional, Memory Conty, permite generar asientos de diferencia de cambio con respecto a cualquier otra moneda que haya sido utilizada o no para registrar los asientos de la empresa, de modo de poder reexpresar los informes en cualquier moneda. Para generar los asientos automticos de diferencia de cambio, se debe verificar que se hayan definido adecuadamente en la carpeta de Cuentas y en la de Monedas los datos relativos a la diferencia de cambio: En la carpeta de Cuentas deben estar correctamente identificadas las cuentas que se desea ajustar, y para cada una de ellas con respecto a que monedas. Esto se realiza una nica vez indicando en dentro de la carpeta de Cuentas, en la columna Diferencia de cambio, la lista de monedas con respecto a las que se desee ajustar cada cuenta. El ejemplo ms habitual es generar la diferencia de cambio a moneda MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 113 nacional con respecto a determinadas cuentas que operan en distintas monedas extranjeras, para lo cual se debe indicar en la columna Diferencia de cambio de dichas cuentas el cdigo de la moneda 0 indicando que se deben generar diferencias de cambio con respecto a moneda nacional. En la carpeta Monedas se debe informar en que cuentas se debita o acredita el resultado ganado o perdido por concepto de diferencia de cambio, indicando en las columnas DC Ganadas y DC Perdidas de cada moneda, el cdigo de las cuentas a las cuales desea imputarse las diferencias de cambio ganadas o perdidas en cada moneda.

Una vez verificada la correcta configuracin de Memory Conty para la generacin automtica de los asientos por diferencia de cambio, debe seleccionarse la opcin Asientos automticos del men Empresa, y dentro de esta Diferencias de cambio, para generar las diferencias de cambio.

Con respecto a qu moneda se calcula la diferencia de cambio?

En el momento de solicitar el asiento de diferencia de cambio, Memory Conty ofrece un cuadro de dilogo donde el usuario indica con respecto a que moneda desea generar el ajuste, considerndose esta moneda, la moneda destino. Lo habitual es generar la diferencia de cambio a moneda nacional indicando en este dilogo la moneda cdigo cero que representa la moneda nacional del pas de la empresa. Si se desean reexpresar los saldos en otra moneda extranjera se debe indicar aqu la moneda extranjera con respecto a la cual se desea la diferencia de cambio.

A qu cuentas se le calcula la diferencia de cambio?

Memory Conty considerar para generar las diferencias de cambio a todas las cuentas que incluyan la moneda destino en la columna Diferencia de cambio de la carpeta de Cuentas.

Cmo se calcula la diferencia de cambio?

Memory Conty calcula para cada cuenta el saldo en moneda origen y el saldo expresado en la moneda destino segn las cotizaciones y arbitrajes de los asientos o de las tablas de cotizaciones al da de cada asiento segn corresponda. El saldo en moneda origen se expresa en la moneda destino a la cotizacin o arbitraje del da final del perodo, o al indicado en el cuadro de dialogo al momento de solicitar el calculo, y se compara con el saldo histrico para calcular el resultado por diferencia de cambio.

Cmo se genera el asiento ?

Memory Conty genera dos asientos, uno por las diferencias de cambio ganadas y otro por las perdidas, debitando o acreditando las cuentas indicadas en la carpeta de Monedas para la moneda destino contra cada una de las cuentas que generaron la MEMORY COMPUTACIN

114 - MEMORY CONTY diferencia de cambio, grabando el asiento con Cotizacin 1 (Menos uno) a los efectos que el asiento no tenga reexpresin en otras monedas, y de esta manera pueda verse afectada solamente el saldo de la moneda destino.

Asiento de Resultados

Memory Conty permite generar en forma automtica el asiento de resultados para cualquier perodo, lo que permite que la empresa pueda calcular y asentar sus resultados una o ms veces dentro del mismo ejercicio, de acuerdo a sus necesidades. Al seleccionar la opcin Asientos automticos dentro del men Empresa, y dentro de esta Resultados, Memory Conty ofrece un cuadro de dilogo en el que permite indicar el Perodo sobre el cual se desea calcular el resultado de la empresa, la cuenta en la cual deben volcarse las Prdidas y ganancias, la cuenta en la cual se desea imputar el Resultado del ejercicio y la Moneda en la cual se desea calcular y generar el asiento de resultados. Memory Conty permite generar el asiento de resultados en cada moneda solicitada, a los efectos de considerar adecuadamente los saldos expresados en dichas monedas. Si la empresa trabajara con ms de una moneda, debe generar el asiento de resultados para cada una de las monedas de la empresa, lo que permite calcular y asentar con exactitud el resultado de la empresa en cada una de las monedas, sin que el resultado de una moneda afecte el resultado de otra, debido a que Memory Conty genera el asiento de resultados con Cotizacin 1 (Menos uno), lo que indica tal como se explicara en el captulo de Asientos, que el asiento solo deba considerarse en la moneda en la cual fue ingresado sin modificar los saldos expresados en las dems monedas. El asiento de resultados, ser generado a la fecha final del perodo indicado, pudiendo ser esta fecha cualquier da de cualquier mes del ejercicio de la empresa. Al calcular y generar el asiento de resultados, Memory Conty genera tres asientos de la siguiente forma: Las cuentas diferenciales con saldo deudor (Prdidas) se asientan al Haber por sus saldos respectivos y se imputa el total de las prdidas al Debe para la cuenta Perdidas y ganancias indicada, cerrando de esta manera las cuentas de prdidas. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 115 Las cuentas diferenciales con saldos acreedor (Ganancias) se asientan al Debe por sus saldos respectivos y se imputa el total de las ganancias al Haber para la cuenta Prdidas y ganancias indicada, cerrando de esta manera las cuentas de ganancias. La diferencia entre las prdidas y ganancias imputadas a la cuenta de Prdidas y ganancias indicada, que reflejan las utilidades o perdidas netas, se imputan a la cuenta de Resultado del ejercicio, cerrando de esta manera la cuenta de Prdidas y ganancias indicada, y quedando el resultado calculado imputado a la cuenta de patrimonio, Resultado del ejercicio.

A los efectos que el usuario pueda controlar el asiento calculado y generado por Memory Conty, el asiento no es incluido directamente en la contabilidad de la empresa, sino que es generado a un Lote de asientos, el cual luego de su verificacin y/o modificacin podr ser integrado dentro de los asientos contables.

Asientos de cierre y apertura

Al seleccionar la opcin Asientos automticos del men Empresa, y dentro de esta, Cierre y apertura, Memory Conty ofrece un cuadro de dilogo en el que permite indicar el Perodo sobre el cual se desea calcular el asiento de cierre de la empresa, la Moneda en la cual se desea calcular y generar el asiento, y si se desean o no Incluir cuentas de orden en la generacin del asiento para cerrar tambin estas cuentas, si la empresa utilizar en su contabilidad cuentas de orden de activo y de orden de pasivo. El asiento se genera en cada moneda solicitada, a los efectos de considerar adecuadamente los saldos expresados en dichas monedas, de forma anloga a la explicada en la generacin del asiento de resultados, debindose generar los asientos de cierre y apertura en todas las monedas en las cuales trabaje la empresa, sin que el cierre en una moneda afecte el cierre de las otras. A los efectos que el usuario pueda controlar el asiento calculado y generado por Memory Conty, los asientos no son incluidos directamente en la contabilidad de la empresa, sino que son generados en diferentes Lote de asientos, los cuales luego de su verificacin y/o modificacin podrn ser integrados dentro de los asientos contables.

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116 - MEMORY CONTY

Asiento de cierre
Al calcular y generar el asiento de cierre, Memory Conty, controla que se haya generado anteriormente el asiento de resultados, y que las cuentas de perdidas y ganancias estn previamente cerradas, permitiendo generar el asiento en este momento si no se hubiera generado con anterioridad. Luego de este control, calcula y genera el asiento de cierre, donde todas las cuentas de saldo deudor (Activo) son imputadas al haber por sus saldos correspondientes, y las cuentas de saldo acreedor (Pasivo y Patrimonio) son imputadas al debe por sus saldos correspondientes, lo que cierra los saldos de todas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, adems de las cuentas de Orden activo y Orden pasivo si estas fueran solicitadas que se incluyan en el asiento. El asiento de cierre, ser generado a la fecha final del perodo indicado, pudiendo ser esta fecha cualquier da de cualquier mes del ejercicio de la empresa.

Asiento de apertura
Luego de generado el asiento de cierre, Memory Conty genera el asiento de apertura al da siguiente del asiento de cierre, imputando las cuentas en forma inversa al asiento de cierre, lo que permitir abrir el saldo de cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, as como tambin si hubieran sido incluidas, las cuentas de Orden activo y Orden pasivo.

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MEMORY CONTY - 117

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118 - MEMORY CONTY

CAPTULO

Cmo emitir los informes de la empresa?

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120 - MEMORY CONTY

Informes
Una vez que la empresa se encuentra configurada, y que se ha ingresado la informacin de las diferentes carpetas, as como tambin los asientos contables, es posible emitir los Informes que provee Memory Conty. Memory Conty incluye los informes contables tradicionales, Subdiarios, Diarios, Mayores y Balances, as como tambin informes de gestin y anlisis de la empresa. Memory Conty permite emitir cualquiera de los informes sin necesidad de realizar ningn tipo de procesamiento previo de la informacin, siendo posible por ejemplo emitir balances sin necesidad ni de correr procesos de mayorizacin, ni de emitir los mayores de las cuentas previamente, dndole total libertad al usuario de los informes que este desea emitir en todo momento. Todos los informes que emite Memory Conty procesan automticamente la informacin al momento en el cual son emitidos, lo que hace posible que al modificar asientos ya existentes, o al agregar nuevos asientos, los informes consideren la informacin actualizada sin necesidad de realizar tareas de actualizacin previas de los datos de la empresa. Memory Conty permite adems que puedan emitirse todos los informes inclusive mientras se tienen carpetas de datos de la empresa o asientos abiertos en ese momento, tanto en forma local como por otros usuarios, validando automticamente los datos al momento de la emisin del informe e informando de los errores encontrados si la informacin no validar correctamente, para que puedan ser rpidamente corregidos los errores cometidos en el ingreso de datos.

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MEMORY CONTY - 121

Emisin de los informes

Para emitir cualquiera de los informes de Memory Conty se debe seleccionar la opcin Informes del men, donde se ofrece una lista con los distintos informes a emitir, o seleccionar directamente el informe de los botones de acceso directo que se encuentran en la parte inferior del sistema, para los informes ms comnmente utilizados como ser Subdiarios, Diarios, Mayores, Balances y Estadsticas.

Al acceder a cada informe, Memory Conty presenta un cuadro de dialogo para la emisin de los diferentes informes, el botn Aceptar o la tecla ENTER permitir que Memory Conty comience a procesar los datos de la empresa y emitir el informe; el botn Cancelar o la tecla ESCAPE, permitirn anular la emisin del informe, y el botn Ayuda o la tecla F1, permitirn solicitar ayuda adicional sobre las opciones y el informe a emitir.

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122 - MEMORY CONTY

Opciones de los informes

Al seleccionar el informe a emitir, Memory Conty presenta un cuadro de dialogo, en el cual dispone de un conjunto de opciones para cada informe, a los efectos que el usuario pueda seleccionar el tipo de informe, el perodo, la moneda y el destino del informe entre otros. Estas opciones adems son recordadas por Memory Conty desde la ltima vez de emitido cada uno de los informes, lo que permite agilitar la emisin de los mismos.

Informe
Esta opcin permite seleccionar dentro del grupo de informes, cual es el informe que se desea emitir para la empresa en ese momento. Memory Conty dispone de diferentes modelos, diseos y agrupaciones para cada informe, de manera que cada empresa pueda seleccionar cual es el que mejor se adapta a sus necesidades, o cual en ese momento permitir realizar el mejor anlisis de la informacin contable y de gestin de la empresa. Esto permite que se puedan administrar con Memory Conty empresas con diferentes necesidades y caractersticas, y todas ellas puedan no solamente configurarse de diferente forma, sino que adems puedan seleccionar el informe que mejor represente los datos de la misma o satisfaga las necesidades que esta tenga en determinado momento. Por ejemplo, dentro de los informes de libros diarios, se podr seleccionar entre la emisin de diarios analticos, resumidos por mes o resumidos por da; dentro de los balances, el estado de situacin, el estado de resultados y el balance completo entre otros. Para seleccionar el informe deseado, haga clic con el ratn en o presione ALT-ABAJO, para desplegar la lista de informes, o simplemente seleccione la opcin utilizando las flechas.

Cuentas
Muchos informes como por ejemplo los mayores y los balances permiten seleccionar un rango de cuentas para las cuales emitir el informe, pudiendo indicar un rango de cuentas alternadas o consecutivas, cuentas por su nivel superior o un grupo de cuentas. Esta opcin podr dejarse vaca lo cual indica que se consideren todas las cuentas o indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que sern incluidas, debiendo seleccionar las cuentas por su cdigo separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo adems seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitir indicar que se consideren todas las cuentas que estn por debajo de la cuenta MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 123 indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede tambin ser confeccionada haciendo clic en para ejecutar el comando Consultar, el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma gil y sencilla, adems de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa.

Fechas
Los informes pueden solicitarse para un determinado perodo, independientemente de que la informacin se haya ingresado en las carpetas mensuales de asientos, pudiendo emitirse desde cualquier da de cualquier mes de cualquier ao, a cualquier otro. Es posible incluso emitir informes desde un da de un ejercicio a otro da de otro ejercicio. Para esto, Memory Conty solicita las fechas desde la cual y hasta la cual se desea procesar el informe, pudiendo consultarse los meses para los cuales se han ingresado asientos, haciendo clic en para invocar el dilogo de consulta de meses con asientos. Si se consulta desde la primer fecha, al hacer clic en Aceptar sobre el mes seleccionado en el dilogo de consulta, Memory Conty sugiere el primer da del mes solicitado; si se consulta de la segunda fecha, Memory Conty sugiere el ltimo da de dicho mes.

Monedas
Importes en
Algunos de los informes de Memory Conty permiten que sus valores sean expresados en una o dos monedas simultneamente.

Monedas
Segn se haya solicitado el informe en una o dos monedas, Memory Conty solicita a continuacin la o las monedas en las que se desea emitir el informe. Los valores se convierten automticamente a la o las monedas solicitadas, utilizando las cotizaciones especficamente indicadas en cada asiento o las de las tablas de cotizaciones, segn corresponda. Incluso se realizan en forma automtica los arbitrajes correspondientes para expresar los importes en cualquier moneda, independientemente de la moneda original de cada asiento. Para seleccionar, la o las monedas deseadas para el informe, se puede hacer clic en para desplegar la lista de las monedas definidas en la carpeta de Monedas. MEMORY COMPUTACIN

124 - MEMORY CONTY

Apertura
Esta opcin permite seleccionar el nivel de apertura en el que se desea agrupar el plan de cuentas de la empresa. En base a la estructura jerrquica del plan de cuentas, Memory Conty puede deducir de forma automtica el nivel de cada cuenta, en funcin de la cantidad cuentas de niveles superiores que posee una cuenta dentro del plan de cuentas. Los informes pueden ser emitidos con distintos niveles de anlisis o resumen, permitiendo que el plan de cuentas pueda estar definido en forma sumamente analtica, pero a los efectos de la emisin de determinados informes pueda interesar presentar la informacin en forma resumida. Con esta opcin se puede indicar el nivel de apertura con el que se va a resumir el informe, de modo de totalizar en las cuentas de niveles superiores todas las subcuentas que tengan un nivel de apertura mayor al solicitado. Los valores posibles para el nivel de apertura dependen de la estructura de cada plan de cuentas, y se pueden seleccionar haciendo clic en , para desplegar la lista de niveles del plan de cuentas de la empresa para la cual se esta emitiendo el informe, yendo desde Nivel 1 (Captulos principales de la contabilidad) hasta el nivel mximo Todos (Todas las cuentas sin agrupaciones).

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MEMORY CONTY - 125

Destino del informe

Adems de las opciones de cada informe, todos los informes permiten emitirse por pantalla; ser impresos directamente en la impresora; obtener una vista previa de la impresin; ser exportados a archivos de texto, planillas electrnicas y bases de datos; y algunos informes en particular, ser visualizados directamente en una grfica. Para seleccionar el destino del informe, Memory Conty presenta en la parte inferior de cada uno de los dilogos la lista con los destinos del informe, la cual debe ser seleccionada previamente a la emisin del informe

Informe por pantalla

Esta opcin muestra el informe en pantalla en una modalidad que permitir moverse libremente en el informe hacia arriba o hacia abajo, e inclusive buscar datos dentro del mismo. Memory Conty ofrece en esta modalidad una barra de herramientas, y un nuevo men de nombre Informe, que permiten realizar determinadas operaciones dentro del informe, como buscar, abrir el asiento que se esta visualizando para su consulta o modificacin, abrir el mayor de una cuenta, graficar el informe, enviarlo a la impresora para su impresin o guardar una copia del informe que se esta visualizando para consultarlo ms tarde entre otras.

Se recomienda utilizar esta forma de visualizacin cuando se esta analizando la informacin de la empresa o se estn realizando consultas rpidas de los datos, debido a que esta modalidad permite trabajar en forma gil con los datos, lo que acelera la visualizacin del informe a la vez que es ms econmico que tener que utilizar informes impresos.

Comando Ir al asiento

En aquellos informes en los que las lneas del informe representen un asiento contable ingresado en la empresa, como ser los subdiarios, diarios o mayores, en la barra de herramientas y en el men Informes, Memory Conty dispone de un comando de nombre Ir al asiento, el cual abre la carpeta de asientos, en el mes y el asiento seleccionado, lo que permite no solamente consultar como fue ingresado el asiento, sino que permite tambin modificarlo si se detectara un error de imputacin al momento de consultar el informe. Esta potente herramienta est orientada a lograr un mximo de eficiencia y simplicidad en MEMORY COMPUTACIN

126 - MEMORY CONTY la depuracin y anlisis de la informacin contable, ya que con este comando es posible, por ejemplo, al estar conciliando el mayor de una cuenta y encontrar un error abrir automticamente la carpeta de asientos de ese mes, con el cursor ubicado en el asiento que genera la lnea actual del mayor, modificar el importe o cualquier dato del mismo y volver al mayor sin realizar ningn otro tipo de operaciones previas, y sin necesidad de abrir la carpeta del mes de asientos y buscar el asiento, ya que Memory Conty se encarga de realizar esta tarea por el usuario. Por ejemplo para acceder a un asiento determinado dentro del libro diario, posicionese en el asiento que desea consultar o modificar y ejecute el comando Ir al asiento, para que Memory Conty abra la carpeta de asientos y lo posicione en el asiento deseado.

Comando Ir al mayor

En el caso que el informe que se este visualizando en pantalla, sea un balance, al ejecutar el comando Ir al mayor, es posible visualizar el mayor que genera el saldo de la cuenta seleccionada. Esto permite que mientras se este consultando un balance, si se desear conocer la composicin del saldo de una cuenta, simplemente con seleccionar la cuenta y ejecutar el comando Ir al mayor, Memory Conty procesar automticamente el mayor de dicha cuenta para la misma moneda y perodo que el balance que se esta consultando, lo que permitir que con un solo clic se pueda conocer en pocos segundos la composicin del saldo de la cuenta seleccionada sin necesidad de realizar la emisin del informe en forma manual. A su vez, dentro del mayor, como se explicara anteriormente, al ejecutar el comando Ir al asiento se puede ir a la carpeta de asientos para ver el asiento que genera cada lnea del mayor. Esto permite utilizando esta muy potente herramienta, que se pueda navegar desde el balance al mayor, desde el mayor al asiento y viceversa para conciliar y corregir la informacin en lnea, en pocos segundos, en forma gil y sin necesidad de realizar procesos intermedios. Por ejemplo, para emitir el mayor de una cuenta del balance, posicionese en la cuenta del balance para la cual desea conocer la composicin del saldo, y ejecute el comando Ir al mayor, para que Memory Conty procese y emita el mayor de la cuenta seleccionada, para la misma moneda y periodo del balance que se esta consultando.

Comando Buscar en el informe

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 127 Este comando permite ubicar dentro del informe a aquellos asientos que cumpla con la caracterstica que indique el usuario al momento de realizar la bsqueda. Seleccionando la columna del informe sobre la cual se desea buscar, y ejecutando el comando Buscar en el informe, es posible ubicar a un asiento por su fecha, su leyenda, sus cuentas o su importe, en forma rpida, lo que agilita aun ms la consulta de la informacin de los diferentes informes de Memory Conty. Las potentes bsquedas de Memory Conty no slo permiten ubicar un asiento por cualquiera de sus datos, sino tambin ingresar parte del dato a buscar, cuando no se tiene el dato completo. Cuanto ms especifico sea el dato a buscar, Memory Conty seleccionar ms concretamente al asiento al cual desea acceder. Al ejecutar el comando Buscar en el informe, Memory Conty recuerda los valores buscados anteriormente, los cuales pueden ser consultados y seleccionados utilizando las teclas ALT-ABAJO. Las bsquedas realizadas por Memory Conty comienzan en la lnea siguiente a la actual, y comienzan nuevamente desde el principio del informe al llegar al final. Por ejemplo, si quisiera ubicar un asiento por el monto del mismo dentro de un mayor, posicionese en la columna Debe o Haber, ejecute el comando Buscar en el informe, ingrese el dato a buscar y presione el botn Aceptar , para que Memory Conty muestre el primer asiento que posea esa caracterstica.

Comando Graficar

Memory Conty no solamente dispone de informes en los formatos contables convencionales, sino que permite adems que determinados informes en los que tenga sentido, pueda visualizarse el mismo en un formato grafico, que permita visualizar y analizar con mayor facilidad la informacin de la empresa. Las grficas pueden ser emitidas al ejecutar el comando Graficar, el cual abrir una nueva solapa dentro de Memory Conty, para poder analizar los mismos datos del informe en un formato grfico a los efectos de determinar visualmente los saldos de las cuentas y sus comparativos o evolucin dependiendo del informe que se este graficando. Dentro de las grficas, Memory Conty dispone una barra de herramientas, en la cual posee comandos que permiten cambiar la presentacin de la grfica, como ser el Tipo de grfica, la presentacin en 2D o 3D, los Colores de los sectores y fondos, y la personalizacin los Colores, Fuentes y Textos de los Ttulos.

MEMORY COMPUTACIN

128 - MEMORY CONTY Los comandos de anlisis Detallar y Resumir, permiten en caso de haber graficado por ejemplo un balance, al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el sector seleccionado se pueda detallar el saldo de una cuenta, en las cuentas de niveles inferiores, o se pueda resumir el saldo de una cuenta y visualizar en la grafica los saldos de los niveles superiores del plan de cuentas. Memory Conty dispone tambin del comando Imprimir grfica, as como tambin del comando Copiar grfica, el cual copia al portapapeles de Microsoft Windows la grfica para ser pegada luego en otra aplicacin como un procesador de textos o una planilla electrnica, y de esta manera se pueda confeccionar un informe que incluya la grfica configurada en Memory Conty.

Comando Imprimir

Permite emitir el informe visualizado en pantalla hacia vista previa sin necesidad de volver a emitir el informe nuevamente. Por ejemplo, si emiti el informe por pantalla y ahora desea imprimir el mismo, el comando Imprimir, enviar el informe a vista previa para su impresin en la impresora sin necesidad de volver a emitir el informe y seleccionar como destino vista previa.

Comando Cerrar

Cierra la solapa del informe que se esta visualizando. Recuerde que Memory Conty no requiere que se cierre un informe para visualizar otro informe, ni para editar los datos de la empresa, permitiendo tener abiertos todos los informes que se desee a la vez, lo que posibilita consultar varios informes a la vez y de esta manera agilitar el anlisis y consulta de los datos de la empresa.

Comando Actualizar
MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 129

Al emitirse un informe por pantalla, Memory Conty permite que el mismo se actualice calculndose nuevamente sin necesidad de cerrar y volver a emitir el informe, por ejemplo en el caos que se hayan ingresado nuevos datos en la empresa, o se hayan realizado modificaciones o correcciones en la informacin. Esta opcin es especialmente til cuando se esta trabajado en forma multiusuario en varias terminales simultneamente, para permitir actualizar los valores de informes con datos que se terminaron de ingresar en otra terminal, sin necesidad de salir y volver a emitir el informe. Tambin es til, cuando sin salir del informe se utiliz el comando Ir al asiento para modificar los datos de un asiento, al utilizar el comando Actualizar, Memory Conty procesar nuevamente la informacin tomando los cambios realizados y presentar el resultado del informe sin necesidad de haber cerrado y vuelto a emitir el informe.

Guardar y abrir informes

Memory Conty recuerda automticamente los informes generados recientemente, o los que se hayan solicitado especialmente que se graben, a los efectos de poder visualizarlos rpidamente sin necesidad de calcularlos nuevamente o para su posterior consulta cuando los datos de la empresa hayan cambiado posteriormente a su emisin. De esta manera es posible volver a visualizar un informe que muestre el estado de la empresa a un determinado momento, sin que Memory Conty vuelva a procesar la informacin y de esta manera no se incorporen en dicho informe los nuevos datos o las modificaciones realizadas en los datos de la empresa. Tambin es posible consultar un informe recientemente emitido, sin que Memory Conty deba procesar nuevamente la informacin del mismo, y de esta manera sin que los datos hayan cambiado se pueda visualizar el informe en forma rpida y sin demoras. Los informes guardados en forma automtica por Memory Conty, son guardados durante el tiempo que el usuario indique dentro de la solapa Listados, de las Opciones que se encuentran en el men Empresa. Memory Conty depura aquellos informes cuya antigedad sea mayor a la indicada al momento de abrir la empresa, de manera de optimizar el espacio utilizado por la empresa en el disco duro del computador o servidor en el cual se encuentra instalado. Comando guardar informe

Este comando permite indicarle a Memory Conty que determinado informe se mantenga y no se elimine al momento de realizar la depuracin de los informes ms antiguos. MEMORY COMPUTACIN

130 - MEMORY CONTY Ejecute el comando Guardar informe, cada vez que desee conservar un informe tal como lo esta visualizando en ese momento, ya sea porque la informacin que el mismo contiene es de importancia, porque es previo a cambios importantes que se realizarn en la empresa, o porque se desea comparar el informe en el futuro. Comando abrir informe

Al marcar la opcin Pre-grabado dentro del cuadro de dialogo de emisin de los informes, Memory Conty presenta una lista con los ltimos informes generados, para que se pueda seleccionar el informe previamente guardado que se desea visualizar sin volver a procesar la informacin de la empresa. Memory Conty presenta en la lista, los distintos informes junto con la fecha y hora de su generacin, para que el usuario pueda seleccionar cual de los informes previamente guardados desea visualizar. Dentro de la lista, Memory Conty muestra tanto los informes que fueron guardados automticamente, como los que fueron expresamente guardados mediante el comando Guardar informe por parte del usuario, los que se identifican con un disquete . Al seleccionar el informe deseado y presionar el botn Aceptar , Memory Conty inhabilita todos los campos del cuadro de dilogo del informe debido a que los datos presentarn las opciones del informe previamente guardado, permitiendo solamente cambiar el destino del informe; y habilita nuevamente las opciones del informe, al desmarcar la opcin Pre-grabado.

Informe por vista previa

Al enviar el informe a vista previa, Memory Conty muestra en una ventana el informe exactamente igual a como saldra impreso por impresora. Esta modalidad es interesante cuando se desea verificar cmo se imprimir un informe sin tener que enviarlo a la impresora. En esta vista previa, se puede conocer cuntas pginas va a ocupar el informe, en qu lugar van a quedar los cortes de las distintas pginas y con que tipo de letra se imprimir el informe.

Al enviar el informe a vista previa, Memory Conty habilita una barra de herramientas con los comandos Primer pgina, Pgina anterior, Pgina siguiente y Ultima pgina, permiten navegar entre las diferentes pginas del informe. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 131 Los comandos de Pgina completa, Ancho de pgina y Tamao real, permiten visualizar las pginas en diferentes tamaos en pantalla para una mejor apreciacin del resultado del informe. El comando Imprimir permite enviar directamente el informe de la vista previa a la impresora, sin tener que generarlo nuevamente (Lea a continuacin el captulo Informe por impresora por informacin adicional sobre este comando), y el comando cierra el informe que se esta visualizando. Cerrar

Informe por impresora

Al seleccionar este destino, Memory Conty enva directamente el informe a la impresora predeterminada de Microsoft Windows. Como en todas las aplicaciones para Microsoft Windows, en la medida de que tenga correctamente instalada su impresora, Memory Conty permite imprimir en cualquier impresora, como ser de matriz de puntos, lser, de chorro de tinta e incluso color. Mediante este comando, tambin es posible enviar el informe por intermedio de cualquier dispositivo que Microsoft Windows maneje como una impresora. Por ejemplo, si se desea enviar un informe por fax, lo nico que se debe hacer es seleccionar el fax como impresora. En el momento de enviar el listado a la impresora, Memory Conty ofrece un cuadro de dilogo que permite seleccionar la impresora en la que va a imprimir, el rango de pginas, y la cantidad de copias. Si tiene una vieja impresora de matriz de puntos, y desea que Memory Conty imprima en ella en forma veloz sin aprovechar la presentacin de calidad de las fuentes de Microsoft Windows, y utilice directamente las fuentes de la impresora de matriz de puntos, es necesario que modifique en la configuracin de la impresora de Microsoft Windows la calidad Borrador, y marque dentro de la solapa Listados, de las Opciones que se encuentran en el men Empresa, la opcin Usar tipos de letra de la impresora.

Informe a planilla electrnica, base de datos o documento de texto

Memory Conty permite no solamente emitir el informe en pantalla o enviarlo directamente a la impresora, sino tambin exportar el informe grabndolo en un archivo que puede ser ledo por otras aplicaciones. De esta manera es posible en aplicaciones de planillas electrnicas, bases de datos o procesadores de texto leer los informes exportados por Memory Conty para cambiar su presentacin, modificarlos o integrarlos como parte de otro informe que se realice en estas aplicaciones. MEMORY COMPUTACIN

132 - MEMORY CONTY Al seleccionar este destino, Memory Conty presenta un cuadro de dialogo en el cual se puede ingresar el directorio, el nombre y el formato con el cual se desea guardar el archivo.

Informe a grfica
Este destino disponible en aquellos informes en los que tiene sentido permite visualizar el informe en una grfica que mejor representa los datos solicitados. Dentro de las grficas, Memory Conty dispone una barra de herramientas, en la cual posee comandos que permiten cambiar la presentacin de la grfica, como ser el Tipo de grfica, la presentacin en 2D o 3D, los Colores de los sectores y fondos, y la personalizacin los Colores, Fuentes y Textos de los Ttulos.

Los comandos de anlisis Detallar y Resumir, permiten en caso de haber graficado por ejemplo un balance, al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el sector seleccionado se pueda detallar el saldo de una cuenta, en las cuentas de niveles inferiores, o se pueda resumir el saldo de una cuenta y visualizar en la grafica los saldos de los niveles superiores del plan de cuentas. Memory Conty dispone tambin del comando Imprimir grfica, as como tambin

del comando Copiar grfica, el cual copia al portapapeles de Microsoft Windows la grfica para ser pegada luego en otra aplicacin como un procesador de textos o una planilla electrnica, y de esta manera se pueda confeccionar un informe que incluya la grfica configurada en Memory Conty.

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MEMORY CONTY - 133

Subdiarios

Como se explicar en la carpeta de Libros, Memory Conty brinda la posibilidad de que el usuario defina los distintos subdiarios o libros diarios auxiliares en los cuales desee imputar sus comprobantes, lo que permite llevar una contabilidad de diarios mltiples, ya que Memory Conty no solamente permitir emitir los subdiarios o libros auxiliares en el formato que ms se adecue a cada pas, sino que adems generar automticamente los asientos de resumen correspondientes a los libros diarios y mayores. Memory Conty presenta al momento de emitir los subdiarios o libros auxiliares, un dialogo en el cual solicita el Libro que se desea emitir, presentando la lista de los subdiarios o libros auxiliares definidos en la carpeta de Libros. El informe presentar a cada subdiario o libro auxiliar en el formato definido para el mismo en la carpeta de Libros, ordenando los asientos imputados en forma cronolgica. Adems de los subdiarios y libros auxiliares definidos, para todos los pases excepto Argentina, se presentan adems los informes de: Caja ingresos y egresos: Este informe muestra los asientos de todos los subdiarios definidos del tipo Ingreso y Egreso en un mismo informe, desglosando el total de cada uno de los asientos, en las columnas de ingresos y egresos respectivamente, lo que permite emitir una planilla de caja para aquellas empresas que no posean contabilidad suficiente. Caja con saldo: Este otro informe, muestra los asientos de todos los subdiarios definidos del tipo Ingreso y Egreso en un mismo informe, desglosando los montos netos y de impuestos de cada asiento, pero considerando los asientos del tipo ingreso como positivos y los del tipo egreso como negativos, permitiendo en aquellas empresas que no posean una contabilidad suficiente conocer la diferencia de los impuestos entre los ingresos y los egresos.

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134 - MEMORY CONTY

Libros Diarios

Con independencia del formato en el cual se ingresaron los asientos o de la utilizacin o no de subdiarios o libros auxiliares, Memory Conty genera en forma automtica los libros diarios, que se emiten en el clsico formato contable, ordenando los asientos en forma cronolgica. El libro diario se puede emitir en los siguientes formatos: Diario Analtico: Este formato muestra un asiento por cada comprobante o asiento ingresado en la carpeta de asientos, independiente de que estos se hayan imputado a un subdiario o al diario directamente. Diario resumido por da: Agrupa a todos los asientos imputados a subdiarios, en un asiento de resumen por da y por subdiario, y muestra a los asientos imputados directamente al libro diario sin agrupacin. El informe ordena dentro del da, primero a los asientos ingresados como P (Partida doble), luego los asientos de resumen de cada subdiario (Ordenados segn el orden definido en la carpeta de Libros), y por ltimo a los asientos ingresados como U (ltimos de partida doble). Diario resumido por mes: Es similar al diario resumido por da, con la diferencia que la agrupacin de los asientos imputados a los subdiarios se realiza por mes en lugar de por da. Detalle de Operaciones: Emite un informe con las mismas caractersticas que el diario analtico, pero con un diferente diseo de impresin, el cual se realiza en la forma ms compacta posible, de modo de que entre la mayor cantidad de informacin en cada hoja, y de esta manera se deban utilizar menos hojas para la emisin del informe por impresora.

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MEMORY CONTY - 135

Libros Mayores

Con independencia del formato en el cual se ingresaron los asientos o de la utilizacin o no de subdiarios o libros auxiliares, Memory Conty genera en forma automtica los libros mayores, que se emiten en el clsico formato contable, ordenando los asientos en forma cronolgica dentro del mayor de cada cuenta. El libro mayor se puede emitir en los siguientes formatos: Mayor Analtico: Este formato muestra dentro de cada cuenta, un asiento por cada comprobante o asiento ingresado en la carpeta de asientos, independiente de que estos se hayan imputado a un subdiario o al diario directamente. Mayor resumido por da: Agrupa a todos los asientos imputados a subdiarios, en un asiento de resumen por da y por subdiario, y muestra a los asientos imputados directamente al libro diario sin agrupacin. El informe ordena dentro del da, primero a los asientos ingresados como P (Partida doble), luego los asientos de resumen de cada subdiario (Ordenados segn el orden definido en la carpeta de Libros), y por ltimo a los asientos ingresados como U (ltimos de partida doble). Mayor resumido por mes: Es similar al mayor resumido por da, con la diferencia que la agrupacin de los asientos imputados a los subdiarios se realiza por mes en lugar de por da. Estados de cuenta: Emite un informe con las mismas caractersticas que el mayor analtico, pero con un diferente diseo de impresin, el cual se realiza en un formato de estado de cuenta comercial, diferenciado del formato clsico de los mayores, en que se utiliza como nombre del cliente o proveedor, el nombre de la cuenta. El informe adems, realiza un salto de pgina por cuenta, que permite distribuir las diferentes hojas entre los diferentes clientes o proveedores que posea la empresa. De esta manera, se logra, que la empresa pueda utilizar Memory Conty no solamente como un sistema de contabilidad, sino tambin como un sistema de gestin de cuentas corrientes. Vencimientos por fecha: En un formato idntico al estado de cuenta, este informe no ordena a los asientos en forma cronolgica, sino que considera para la emisin MEMORY COMPUTACIN

136 - MEMORY CONTY solo a aquellos asientos en los cuales se ha ingresado una fecha de vencimiento, y ordena a los asientos por dicha fecha. A diferencia del resto de los informes, la opcin de rango de fechas, debe utilizarse como rango de vencimientos a incluir en el informe, independiente de la fecha de imputacin del asiento. De esta manera, se logra, que la empresa pueda utilizar Memory Conty no solamente como un sistema de contabilidad, sino tambin como un sistema de gestin de vencimientos. Mayor por clientes y proveedores o imputacin alternativa: Este informe en un formato idntico al del estado de cuenta, permite emitir un mayor que agrupa los asientos por clientes y proveedores o imputaciones alternativas segn corresponda para cada pas, en vez de agrupar los asientos por cuenta. Esto permite emitir los estados de cuenta para los clientes y proveedores en forma automtica con solo identificar en los asientos el RUT ( Chile), RUC ( Paraguay y Ecuador), CUIT ( Argentina), NIT ( Guatemala) y RFC ( Mxico) o para cada imputacin alternativa definida ( Uruguay). Cuando los libros mayores, sean solicitados para ms de una cuenta, las mismas se calculan en forma paralela ofrecindose en pantalla una ficha diferente para cada cuenta, pudindose seleccionar las diferentes cuentas haciendo clic en la solapa de la cuenta, o utilizando los comandos Cuenta anterior CTRL- - y Cuenta siguiente CTRL-+ que se encuentran en el men Mayor, o utilizando el comando Ir a la cuenta del mismo men..

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MEMORY CONTY - 137

Balances

Memory Conty dispone de mltiples formatos de presentacin para los saldos calculados de las cuentas a una determinada fecha, permitiendo as que la empresa pueda seleccionar entre los siguientes balances y balancetes: Estado de Situacin: En este informe se incluyen automticamente las cuentas de Activo, Orden activo, Pasivo, Orden pasivo y Patrimonio; y se totalizan las mismas por captulos y niveles superiores. Este informe tiene la particularidad de que en su presentacin en pantalla, se pueda cambiar el nivel de apertura de todas las cuentas, y se pueda detallar o resumir de a un nivel, dado que el informe es presentado en un diseo jerrquico. Estado de Resultados: Este informe que tambin se presenta en pantalla en un diseo jerrquico permitiendo las mismas operaciones que el estado de situacin, incluye solamente a las cuentas de los captulos de Prdidas y Ganancias. Balance Completo: Idntico a los dos anteriores, este informe presenta las cuentas de todos los captulos. Balance 4 Columnas: Este balance de diseo clsico, muestra todas las cuentas que el usuario seleccione, excluyendo los ttulos y cuentas de niveles superiores, distribuyendo los saldos de las cuentas en las columnas de Activo, Pasivo, Prdidas y Ganancias segn corresponda. Nmeros y Saldos: Este balance detalla para cada cuenta, sin incluir las cuentas de niveles superiores, el total de dbitos y el total de crditos en el perodo solicitado; y el saldo de cada cuenta diferenciado en dos columnas, una para los saldos deudores y otra para los saldos acreedores. Movimientos y saldos: Similar al balance de nmeros y saldos, este informe muestra el saldo inicial de la cuenta hasta antes del perodo solicitado, los dbitos y crditos de cada cuenta en el perodo, y el saldo final de cada cuenta, asumiendo para el saldo inicial y el saldo final, montos positivos para las cuentas de saldo deudor y montos negativos para las de saldo acreedor. Balance 8 columnas ( Uruguay, Argentina, Ecuador, Guatemala y Mxico), Balance tributario ( Chile) y Balance impositivo ( MEMORY COMPUTACIN

138 - MEMORY CONTY Paraguay): Este balance que es mostrado en el formato clsico de 8 columnas para Uruguay, Argentina, Ecuador, Guatemala y Mxico, y en el formato fiscal que es requerido en pases como Chile y Paraguay; muestra los dbitos y crditos del perodo para cada cuenta, los saldos deudores y acreedores, y los saldos distribuidos entre las columnas de Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias. Adems, en los totales de las columnas de Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias al final de estas, muestra el resultado del ejercicio en las columnas que corresponda, y agrega los textos e informacin fiscal requerida de acuerdo al pas de la empresa. Totales por grupo: Este informe tiene como objetivo totalizar los dbitos y crditos de todas la cuentas que integran un grupo de cuentas, y de esa forma calcular el saldo total del grupo definido en la carpeta de Grupos de cuenta. Esto permite que en el caso que el grupo se haya utilizado para definir todas las cuentas de IVA, en un mismo informe se pueda conocer los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas de IVA y de esta manera conocer el monto del impuesto a pagar o a favor de un perodo. Si el grupo se hubiera definido para realizar una agrupacin de deudores o de acreedores, el informe permitir conocer el total de estos y el saldo de cada uno de ellos en un mismo informe; si en cambio, se hubiera definido un grupo de cuentas para agrupar cuentas de mercaderas y de gastos, se podra obtener el costo bruto de las mercaderas, y si en ese grupo tambin se incluyera la cuenta de ventas, entonces se podra conocer la utilidad bruta. Ingresos y Egresos: Este informe que se encuentra disponible para todos los pases excepto Argentina, tiene como objetivo para aquellas empresas sin contabilidad suficiente, totalizar las contracuentas de los asientos de ingresos y egresos lo que permite conocer los conceptos de ingreso y egreso de la empresa. Este informe no considera los captulos contables para determinar las prdidas y las ganancias. Balance por clientes y proveedores o imputacin alternativa: Este informe permite los saldos de clientes y proveedores o imputaciones alternativas segn corresponda para cada pas, lo que se determina en forma automtica con solo identificar en los asientos el RUT ( Chile), RUC ( Paraguay y Ecuador), CUIT ( Argentina), NIT ( Guatemala) y RFC ( Mxico) o para cada imputacin alternativa definida ( Uruguay). Los informes de Estado de situacin, Estado de resultados y Balance completo como se indicar tienen la particularidad que son mostrados en un diseo jerrquico, que permite Detallar y Resumir los niveles en los que se encuentra cada una de las cuentas. Al hacer clic con el ratn sobre los smbolos + y de las cuentas de niveles superiores, se detallan o resumen las cuentas por debajo del nivel seleccionado, siendo posible tambin utilizar los comandos que se encuentran en la barra de herramientas del informe para detallar o resumir las cuentas, o agrupar todo el informe a un determinado nivel, seleccionando el nivel deseado en la barra de herramientas.

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MEMORY CONTY - 139

Estadsticas

Este grupo de informes, tiene como objetivo brindar al usuario una serie de herramientas que le permitan analizar la informacin de la empresa para conocer ms en detalle su situacin y en base a esta obtener insumos vitales para su correcta administracin. Dentro de las estadsticas que posee Memory Conty pueden seleccionarse: Anlisis de saldo: Permite conocer de cada una de las cuentas a lo largo del tiempo, los saldos mensuales, los saldos acumulados, los dbitos o los crditos en forma mensual. Comparativo: Permite conocer la composicin de una cuenta definida como de un nivel superior y como se distribuye el saldo de esta, entre las cuentas de nivel inferior que la integran. Evolucin mensual: Permite conocer la evolucin mes a mes de una cuenta, a los efectos de estudiar la variacin porcentual con respecto al mes anterior de la misma a lo largo del tiempo.

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140 - MEMORY CONTY

CAPTULO

Cmo trabajar con centros de costos y presupuestos?

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142 - MEMORY CONTY

Centros de costos
Memory Conty no solamente permite automatizar todas las necesidades contables de una empresa, sino que tambin provee herramientas para el anlisis y control de la gestin. Una de estas herramientas es la posibilidad de definir centros de costos, lo cual tiene como objetivo el realizar anlisis de costos por sectores, sucursales, divisiones, lneas o departamentos de la empresa, adems de por los diferentes rubros de gastos que se pudieran definir dentro del plan de cuentas de la empresa.

Definicin de costos
Memory Conty permite definir los diferentes centros de costos que desea analizar la empresa, sean estos sectores, sucursales, divisiones, lneas, departamentos, o cualquier otra discriminacin que la empresa requiera para su gestin de costos y gastos. Estos centros de costos, se definen dentro de la carpeta de Centros de costos, a la cual se accede seleccionando la opcin Definicin, que se encuentra dentro del men Carpetas y dentro de este en Centros de costos. Al acceder a la carpeta, Memory Conty presenta una planilla de forma similar a la utilizada en la carpeta de Cuentas, donde es posible no solamente definir los centros de costos que requiere la empresa, sino definir estos en un diagrama jerrquico, que permita realizar anlisis de los costos por niveles y agrupaciones. Memory Conty no requiere trabajar con diferentes niveles de centros de costos, pudiendo la empresa simplemente definir centros de costos de un nico nivel. Cdigo Cada centro de costos es identificado por un cdigo, que puede tener de uno a diez dgitos. Este cdigo no solamente permite identificar al centro de costos, sino adems ser utilizado para definir la estructura jerrquica de los centros de costos. Memory Conty permite manejar una estructura jerrquica de rbol de centros de costos, con distintos niveles de anlisis, reconociendo automticamente los niveles de los centros de costos, identificando como centros de costos de niveles superiores a aquellos que MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 143 comiencen con los mismos dgitos, y determina el nivel de apertura de un centro de costos en funcin de la cantidad de centros de costos de niveles superiores que este posee. En el ejemplo de la empresa demostracin se muestra la definicin de centros de costos a un nico nivel, pero es posible tambin definir un centro de costos a diferentes niveles, definiendo por ejemplo 1 SUCURSAL CENTRO, el cual se podra dividir en un segundo nivel, 11 ADMINISTRACION y 12 VENTAS. A su vez, el centro de costos 2 SUCURSAL SHOPPING, se podra dividir tambin en centros de costos de segundo nivel, 21 ADMINISTRACION y 22 VENTAS. Este ejemplo permitir no solamente conocer el total de costos de cada una de las sucursales, sino dentro de estas la distribucin entre administracin y ventas. Los costos se imputarn a los centros de costos del ltimo nivel definido, en este caso a los centros de costos 11, 12, 21 y 22, y al emitir los informes, se podr optar por emitirlos a Nivel 2 o Nivel 1, logrando que independiente de la estructura definida para los centros de costos, puedan emitirse informes agrupando los centros de costos por los niveles superiores. Nombre Permite identificar el nombre del centro de costos que se esta definiendo, sugirindose que al igual que en el plan de cuentas, aquellos centros de costos que sean captulos de niveles superiores se definan con maysculas a los efectos de mejorar la visualizacin de los diferentes niveles en la emisin de los informes de la empresa.

Reglas de distribucin de costos

Las reglas de distribucin de costos permiten automatizar la imputacin a centros de costos, cuando la imputacin a los diferentes centros de costos se realice en forma porcentual. Esto permite que el usuario no tenga que imputar en forma manual la distribucin entre costos, cuando esta distribucin pueda automatizarse mediante la aplicacin de reglas, que permitan de antemano establecer como se distribuyen el monto imputado a una cuenta ente los diferentes centros de costos de la empresa. Por ejemplo, si la empresa tuviera determinadas cuentas que deban distribuirse en un 50% al primer centro de costos, un 20% al segundo y un 30% al tercero, definiendo una regla que indique esta distribucin, Memory Conty podr imputar a los centros de costos en forma automtica, cada vez que se ingrese en un asiento la cuenta a la cual se le asigno la regla de distribucin. De esta manera, es posible definir mltiples reglas de distribucin, y asignar a cada cuenta cual es la regla que debe aplicarse al momento de ingresar asientos a dicha cuenta.

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144 - MEMORY CONTY Memory Conty permite combinar la imputacin a centros de costos utilizando o no reglas de distribucin, lo que hacen an ms potente el manejo de centros de costos, a la vez que agilita y elimina posibles errores de imputacin, cuando la distribucin deba realizarse en forma porcentual siguiendo un criterio previamente establecido. Para definir reglas de distribucin de centros de costos, Memory Conty dispone de una carpeta de nombre Reglas, a la cual puede accederse seleccionando dentro del men Empresa, la opcin Centros de costos, y dentro de esta Reglas. Cdigo El cdigo permite identificar a la regla que se esta definiendo. Nombre El nombre brinda la posibilidad de describir la regla que se esta definiendo. Distribucin Este dato, permite definir como se debe realizar la distribucin porcentual entre los diferentes centros de costos definidos en la empresa. Para definir esta distribucin, se debe ingresar el cdigo del centro de costos seguido del carcter : (Dos puntos) y el porcentaje a asignar al centro de costos, dividiendo los diferentes centros de costos a distribuir con el carcter ; (Punto y coma). Por ejemplo, para definir una regla que distribuya un 50% al primer centro de costos, un 20% al segundo y un 30% al tercero, se debe ingresar: 1: 50.00%; 2: 20.00%; 3: 30.00%. Tambin es posible definir en forma ms sencilla la distribucin entre los centros de costos, ejecutando el botn Consulta , el cual activa el cuadro de dilogo en el cual puede seleccionarse cada centro de costos por su cdigo o por su nombre, y asignando a estos el porcentaje. Al ejecutar el botn Aceptar , Memory Conty cerrar el dialogo e ingresar en el campo Distribucin la distribucin de costos seleccionada en el dialogo.

Asignacin de las reglas de distribucin

Para aquellas cuentas a las que se desee asignar una distribucin de centros de costos, aplicando alguna de las reglas definidas, dentro de la carpeta de Cuentas, debe ingresarse en el campo Regla, para cada cuenta, la regla que debe utilizar Memory Conty para realizar la distribucin en forma automtica. Si en el momento de tener que asignar el cdigo de la regla, el mismo no se recuerda, es posible mediante el comando Consultar (F12) consultar las reglas de distribucin de MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 145 centros de costos definidas., sin necesidad de abandonar la carpeta de Cuentas, y buscar dentro de la consulta a la regla por su nombre o por parte de su cdigo. Es posible indicar adems, si la cuenta utiliza una regla fija, o en algunos casos la imputacin se realizar en forma manual, debido a que la regla no debe aplicarse para todos los asientos donde se impute la cuenta, lo que permitir que el usuario pueda en casos especiales indicar la distribucin de costos de la cuenta en forma manual. Marque el campo Fija si la cuenta utilizar siempre la misma regla, o desmarque el campo cuando la cuenta en algunos casos puede no aplicar la regla indicada.

Imputacin a centros de costos

Si la empresa requiere de un anlisis de centros de costos, y estos centros de costos no pueden ser determinados en forma automtica por Memory Conty, mediante la aplicacin de reglas de distribucin porcentual entre los diferentes centros de costos, marque la opcin Ingresa imputaciones a centros de costos dentro de las Propiedades de la empresa, para que Memory Conty agregue una columna para cada cuenta del asiento en la carpeta de Asientos, en la que se pueda ingresar el centro de costos al cual se desea imputar el monto ingresado en la lnea. Cuando se estn imputando centros de costos en forma manual, se deber dividir el monto total a imputar a la cuenta en tantas lneas como centros de costos distintos deban imputarse para la cuenta, debiendo en cada lnea ingresar el monto a imputar para la cuenta y el centro de costos indicado. De esta manera, Memory Conty podr deducir la distribucin a los diferentes centros de costos para cada cuenta dentro del asiento, segn el monto que el usuario determine al momento de ingresar los asientos contables de la empresa.

Informes de centros de costos

Dentro del men informes, Memory Conty dispone de una opcin de nombre Centros de costos, donde es posible emitir informes que permitan analizar la distribucin de los diferentes centros de costos definidos en la empresa. Este grupo de informes, tiene como objetivo brindar al usuario una serie de herramientas que le permitan analizar la informacin de costos de la empresa para conocer ms en detalle su situacin y en base a esta obtener insumos vitales para su correcta gestin. MEMORY COMPUTACIN

146 - MEMORY CONTY Dentro de los informes de centros de costos que posee Memory Conty pueden seleccionarse: Totales de centros de costos: Permite conocer el total imputado a cada uno de los centros de costos definidos para la empresa. Centros de costos por cuenta: Este informe permitir analizar para cada cuenta, el total discriminado por centro de costos, por ejemplo para conocer de los gastos de Sueldos y Jornales, Papelera y otros gastos que se hayan imputado (Cuentas), el total para el sector Administracin y para el sector Ventas (Centro de costos). Cuentas por centros de costos: Este informe permitir analizar para cada centro de costos, el total discriminado por cuenta, por ejemplo para conocer del sector Administracin (Centro de costos), el total de gastos de Sueldos y Jornales, Papelera y otros gastos que se le hayan imputado (Cuentas).

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Presupuestos
Una de las principales herramientas de gestin que brinda Memory Conty, es la posibilidad de trabajar con presupuestos, donde la empresa puede definir diferentes presupuestos ya sean de gastos, de ventas, de cuentas corrientes o de cualquier rubro que sea importante para la empresa. Adems de la definicin y administracin de estos presupuestos, Memory Conty permite emitir informes comparativos de las operaciones reales de la empresa con los presupuestos planificados, de forma de brindar informacin vital para conocer el alcance de las metas y objetivos de la empresa, que permitan tomar decisiones para corregir desviaciones o eventualmente pueda conocerse de antemano los resultados que obtendr la empresa.

Definicin de presupuestos
Cada empresa de Memory Conty puede definir todos los presupuestos que desee, dentro de la carpeta de Presupuestos, a la cual se accede seleccionando la opcin Presupuestos del men Carpetas. Al acceder a la carpeta, Memory Conty solicita que se seleccione un presupuesto existente o se cree un nuevo presupuesto, caso en el cual debe indicarse el nombre que identifique al nuevo presupuesto, as como tambin las caractersticas que tendr el nuevo presupuesto las cuales se describen a continuacin. Tipo Los presupuestos pueden definirse sobre las cuentas del plan de cuentas o los centros de costos definidos en la empresa, de acuerdo a las necesidades que esta posea, lo que permitir presupuestar los gastos o ventas discriminados por cada cuenta, o por cada centro de costos. Al ingresar el presupuesto se ingresaran los montos presupuestados de cada cuenta o de cada centro de costos, y luego los informes realizaran un comparativo del presupuesto con los saldos reales de las cuentas o los centros de costos. Cuando se seleccione un presupuesto ya existente, Memory Conty mostrar automticamente el tipo con el cual fue creado, no pudiendo modificarse el tipo luego de haber creado el presupuesto. Cuentas / C. costos El rango de cuentas o de centros de costos, permite que al momento de crear el presupuesto, Memory Conty cree automticamente las cuentas seleccionadas en el rango, lo que agilitara el ingreso del mismo, debido a que crear automticamente las MEMORY COMPUTACIN

148 - MEMORY CONTY lneas del presupuesto sin que esta tarea deba realizarla el usuario en forma manual. Independiente del rango indicado, el usuario igualmente podr eliminar lneas del presupuesto, crear nuevas lneas o modificar las existentes. El rango de cuentas o centros de costos, podr dejarse vaco lo cual indica que el usuario ingresar manualmente las cuentas o centros de costos a incluir en el presupuesto, o se podrn indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que debern ser incluidas automticamente en el presupuesto, debiendo seleccionar las cuentas por su cdigo separadas con guiones y comas tal como se explicar en la definicin de grupos de cuentas del captulo Grupos de cuentas. La lista de cuentas puede tambin ser confeccionada haciendo clic en para ejecutar el comando Consultar, el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma gil y sencilla, adems de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Por ejemplo si desea crear un presupuesto para los gastos de la empresa, ingrese el cdigo del captulo de gastos que desea presupuestar, para que Memory Conty cree automticamente el presupuesto con todas las cuentas de ese captulo. Fechas Cada presupuesto a su vez, posee definido el rango de fechas que se va a presupuestar, pudiendo definirse presupuestos de hasta 12 meses. Cuando en lugar de crear un nuevo presupuesto se seleccione uno ya existente, Memory Conty desplegar automticamente el rango de fechas para el cual fue definido el presupuesto. Moneda Indica la moneda en la cual se ingresarn los montos a presupuestar, independiente de la moneda en la cual se emitan luego los informes comparativos con las operaciones reales de la empresa. Perodo Memory Conty permite que la empresa pueda definir la periodicidad con la cual se desean ingresar los montos del presupuesto, permitiendo que de acuerdo a la planificacin presupuestal que posea la empresa, el presupuesto pueda definirse en forma MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 149 Mensual, Bimensual, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral o Anual. Independientemente de la periodicidad con la cual se define el presupuesto, Memory Conty permite que los informes comparativos agrupen la informacin por perodos, por ejemplo es posible definir un presupuesto mensual y luego emitir el comparativo en forma semestral, pero evidentemente no en forma inversa debido a que Memory Conty no puede establecer de un presupuesto semestral el monto mensual, para lo cual se recomienda que se defina el presupuesto con la menor periodicidad posible.

Ingreso de presupuestos
Ya dentro del presupuesto definido, Memory Conty presenta una planilla en la cual cada lnea corresponder a una cuenta o centro de costos de la empresa, donde se podrn crear nuevas lneas, modificar las existentes o borrar lneas de igual manera a como se utilizan las dems carpetas de la empresa. Las columnas representarn la periodicidad definida para el presupuesto, debindose ingresar en la moneda indicada para el presupuesto los montos a presupuestar de cada cuenta o centro de costos para cada perodo.

Informes presupuestales
Luego de definidos los presupuestos es posible emitir los informes presupuestales que tendrn como objetivo realizar un comparativo entre la informacin real que surja de los asientos de la empresa y los diferentes presupuestos definidos. Para emitir el informe presupuestal, debe seleccionar del men Informes, la opcin Presupuestales, donde Memory Conty presentar un dialogo similar al resto de los informes donde solicitar el presupuesto a emitir. Dentro de las opciones, se podr seleccionar, las fechas para las cuales desea emitirse el informe; la moneda en la cual desea expresarse el informe, que podr ser diferente a la moneda en la cual se defini, realizando Memory Conty automticamente las conversiones monetarias necesarias, no solamente de los asientos de la empresa sino tambin del presupuesto, tomando la cotizacin del ltimo da de cada perodo. Es posible tambin, agrupar en el informe, el presupuesto y los asientos contables por perodos mayores al definido para el presupuesto, y seleccionar adems si el presupuesto desea visualizarse con los saldos del perodo o con los saldos acumulados del perodo, lo MEMORY COMPUTACIN

150 - MEMORY CONTY que permitir evaluar las desviaciones mensuales o acumuladas para cada perodo. Dentro del informe Memory Conty mostrar los montos presupuestados de cada cuenta o centro de costos para cada perodo, el porcentaje sobre el total del presupuesto de cada cuenta o centro de costos, los montos reales y los porcentajes sobre el total real, y las desviaciones tanto en monto como en porcentaje entre lo real y lo presupuestado.

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CAPTULO

Cmo administrar el estudio contable?

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154 - MEMORY CONTY

Estudio contable
Memory Conty posee un mdulo para la administracin de los diferentes vencimientos y actividades que posee un estudio contable, lo cual lo convierte en un producto que no solamente permite automatizar todas las necesidades contables de una empresa, sino que tambin provee herramientas especficas para aquellos estudios, gestoras o profesionales que administran mltiples empresas dentro de Memory Conty. El mdulo de estudio contable, tiene como objetivo la administracin de todas aquellas tareas, vencimientos, trmites y pagos, que el estudio contable, la gestora o los profesionales que administran mltiples empresas, requieran tener totalmente controlados. De esta manera, es posible organizar diariamente las tareas que deben realizarse, administrar correctamente los recursos, y planificar por anticipado los requerimientos que poseen las empresas, lo cual es imprescindible para evitar tramites y/o pagos mal realizados o fuera de fechas. Para lograr esto, Memory Conty brinda la posibilidad de administrar la agenda del estudio, la agenda de los recursos humanos y la agenda de las empresas.

Organismos
Memory Conty permite definir los diferentes lugares donde deben realizarse las tareas, tramites y pagos de la empresa, a los efectos de identificar en cada evento a realizar, ante que organismo debe llevarse a cabo el mismo. Por ejemplo uno de los organismos a definir podra ser la DGI (Direccin General Impositiva) o SII (Servicio de Impuestos Internos) (Dependiendo del pas en el cual se este trabajando), donde por ejemplo se realizar el pago de IVA, y de esta manera poder asociar al pago de IVA al organismo correspondiente; adems de los organismos tradicionales, es posible definir como organismos al propio estudio contable para agendar las tareas cotidianas del estudio, o a los clientes, lo que permite organizar las visitas, comunicaciones o solicitudes que deben realizarse a los diferentes clientes. Memory Conty utilizar tambin a los organismos para poder agrupara la informacin de los vencimientos por los mismos, lo cual permite conocer no solamente los vencimientos MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 155 da a da, sino poder conocer los vencimientos especficos que deben realizarse en cada uno de los organismos. Estos organismos, se definen dentro de la carpeta de Organismos, a la cual se accede seleccionando la opcin Estudio contable, que se encuentra dentro del men Carpetas. Cdigo Cada organismo es identificado por un cdigo, que puede tener de uno a seis caracteres. Nombre Permite identificar el nombre del organismo que se esta definiendo. Direccin Permite registrar el domicilio en el cual se encuentra el organismo, lo cual permitir en un futuro acceder rpidamente a consultar a donde debe dirigirse la persona encargada de realizar tramites o pagos ante el organismo. Telfono Permite registrar el, o los telfonos de consulta que posee el organismo, a los efectos de poder tenerlos presentes y ser consultados en cualquier momento, sin necesidad de utilizar otros sistemas de agenda para conocer los telfonos del organismo.

Calendarios
Los calendarios de pago, permiten definir los vencimientos mensuales de presentacin y pago de la informacin que solicitan algunos organismos en particular, cuyo clculo de fechas de vencimientos se realiza a travs de un calendario de pagos publicado o estipulado por el organismo. Estos calendarios de pago, tienen la particularidad de que los vencimientos mensuales, son distintos de acuerdo a el ltimo digito del nmero de inscripcin de la empresa en el organismo, o algn otro dato que el organismo establezca para la agrupacin de las diferentes empresas, para la determinacin de los vencimientos.

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156 - MEMORY CONTY Tres de estos ejemplos se utilizan en Uruguay, como ser los calendarios de pago al BPS, los calendarios de pago de DGI y los vencimientos de presentacin de las planillas de trabajo ante el MTSS; donde en el primer caso, los vencimientos dependen del ltimo digito del nmero de BPS de cada empresa, el segundo por el ltimo dgito del RUC de cada empresa, y el ltimo por el grupo y subgrupo con el cual esta inscripta la empresa ante el MTSS. Estos calendarios, se definen dentro de la carpeta de Calendarios, a la cual se accede seleccionando la opcin Estudio contable, que se encuentra dentro del men Carpetas. Cdigo Cada calendario es identificado por un cdigo, que puede tener de uno a tres dgitos numricos. Nombre Permite identificar el nombre del calendario que se esta definiendo. Determinacin Es el dato que permite indicar cual es la agrupacin que se debe utilizar para determinar los vencimientos mensuales de las obligaciones de las empresas, pudindose seleccionar si el calendario determinar los vencimientos de cada empresa por el ltimo dgito del RUC para Uruguay y Paraguay, por el ltimo dgito del RUT para Chile o por el ltimo dgito del CUIT para Argentina; por el ltimo dgito del BPS o el grupo y subgrupo del MTSS para Uruguay; o por la fecha de cierre de balance para todos los pases. De esta manera es posible, por ejemplo, definir un calendario de pago que dependiendo del mes de cierre de balance de cada empresa, se pueda indicar en que mes y en que da deben presentarse los balances ante el organismo que corresponda; o definir dependiendo del ltimo dgito del RUC, RUT o CUIT de la empresa, el da dentro de cada mes que debe realizarse el pago de IVA. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 157 Al seleccionar la determinacin que debe utilizar Memory Conty para el clculo de los vencimientos del calendario, Memory Conty armar el calendario dependiendo de este dato, para que el mismo sea cargado de forma similar a la publicada por los diferentes organismo. Fechas En esta solapa se seleccionar en la barra superior, el ao para el cual desea cargarse el calendario, y se definir de acuerdo a la determinacin definida para el mismo, el da de vencimiento para cada mes del ao. Por ejemplo, si se defini un calendario que determina el vencimiento por el ltimo dgito del RUC, RUT o CUIT de la empresa, se deber ingresar una lnea por cada dgito, y se deber indicar para cada mes, cual es el da en que las empresas que contengan dicho dgito, debern realizar su presentacin o pago. Si en cambio, el calendario se hubiera definido que determina el vencimiento por el grupo y subgrupo del MTSS, se deber ingresar una lnea por cada grupo y subgrupo y se deber ingresar el da de vencimiento dentro del mes que corresponda.

Eventos
Los eventos, representan todas aquellas obligaciones, trmites, pagos y tareas que deben realizarse por parte del estudio contable para la administracin de las diferentes empresas. Estos eventos, permitirn identificar tanto sea las tareas internas del estudio, como tambin aquellas que deban realizarse ante los clientes o ante los diferentes organismos. Para cada evento a su vez, se definir la forma de clculo de su vencimiento, para que Memory Conty pueda al momento de disear las agendas del estudio contable, determinar con exactitud la fecha en la que se debe realizar cada evento para cada empresa. Como ejemplo, se deber definir un evento para el pago de IVA, al cual se le indicar ante que organismo debe realizarse el mismo y como se debe calcular la fecha de vencimiento del mismo, pudiendo esta ser una fecha fija, un vencimiento peridico o un vencimiento que se determine de acuerdo a alguno de los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios.

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158 - MEMORY CONTY Si el estudio contable, adems de las obligaciones fiscales e impositivas, desea organizar dentro de las agendas, tareas como la facturacin de los honorarios a las diferentes empresas, las solicitudes de documentacin, la entrega de documentacin, o el envo y recepcin de datos contables; se deber definir un evento para cada una de estas tareas, indicando el da de la tarea y la periodicidad con la cual debe realizarse. Estos eventos, se definen dentro de la carpeta de Eventos, a la cual se accede seleccionando la opcin Estudio contable, que se encuentra dentro del men Carpetas. Cdigo Cada evento es identificado por un cdigo, que puede tener de uno a seis caracteres. Nombre Permite identificar el nombre del evento que se esta definiendo. Organismo Ingrese en este campo para cada evento, el cdigo del organismo en el cual debe realizarse la tarea, pudiendo consultar los organismos definidos en la carpeta de Organismos utilizando el comando Consultar (F12). La asignacin de un organismo a cada evento permitir al momento de emitir las agendas del estudio, agrupar todos los vencimientos por organismo, para no solamente conocer con exactitud da a da las tareas que deben realizarse en el estudio contable, sino tambin para conocer todas las tareas que deben realizarse en cada organismo. Regla Este campo permite definir la regla que debe aplicar Memory Conty para determinar las fechas de vencimiento del evento para cada una de las empresas, pudindose definir eventos que posean una nica fecha de vencimiento, una fecha de vencimiento peridica, o una fecha de vencimiento que depende de alguno de los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios. Por ejemplo si se definiera un evento que deba realizarse una nica vez, indique como regla de clculo Fecha nica; si en cambio el evento que se esta definiendo debe realizarse en forma peridica porque el mismo debe realizarse mensualmente, bimensualmente, trimestralmente, etc., indique como regla de clculo Peridico (Como por ejemplo, la facturacin de honorarios o envo y recepcin de datos contables); y si el evento que se esta definiendo depende de un calendario, seleccione como regla de clculo Calendario (Como por ejemplo, para el pago de IVA o aportes). Vencimiento En el caso que para el evento, se haya indicado que la regla de clculo del vencimiento es Fecha nica, deber ingresar en este dato, cual es esa fecha; si se indic para el evento que la regla de clculo es Peridico, deber ingresar en este dato la primer fecha de MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 159 vencimiento del evento. Para aquellos eventos cuya regla de clculo del vencimiento sea Calendario, este dato deber ser dejado vaco, ya que Memory Conty no precisar una fecha, dado que determinar los vencimientos de acuerdo a los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios. Perodo Para aquellos eventos que se haya indicado que la regla de clculo del vencimiento es Peridico, deber seleccionarse cual es la periodicidad del evento, pudindose indicar Mensual, Bimensual, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral o Anual, lo cual har que partiendo de la primer fecha de vencimiento indicada en el dato Vencimiento, Memory Conty calcule los siguientes vencimientos de acuerdo a la periodicidad definida. Calendario Para los eventos cuya regla de clculo sea por Calendario, deber indicarse cual de los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios, debe utilizarse para la determinacin de los diferentes vencimientos de las empresas, pudiendo consultar los calendarios definidos en la carpeta de Calendarios utilizando el comando Consultar (F12). Responsable Si el evento fuera realizado siempre por el mismo integrante del estudio contable, podr indicar quien ser el responsable de realizar dicha tarea, lo que permitir que Memory Conty al momento de calcular los vencimientos del evento para cada empresa, asigne automticamente este evento a dicha persona, y de esta manera se pueda no solamente organizar los vencimientos diarios del estudio contable, sino organizar la agenda de cada uno de los integrantes del estudio contable, ya que Memory Conty permitir emitir agendas agrupando a los vencimientos por los responsables asignados. Un ejemplo de esto, puede aplicarse cuando siempre es el mismo integrante de la empresa, el encargado de realizar el pago de IVA, la facturacin de honorarios, el clculo de sueldos y jornales u otras tareas y tramites. Monto En caso que el evento sin importar la empresa ni la fecha tuviera un monto fijo, es posible ingresar dicho monto por nica vez, para que Memory Conty cuando disee la agenda de vencimientos del estudio contable asigne automticamente el monto a pagar por el evento y de esta manera no solamente se pueda emitir la agenda para conocer la fecha de las diferentes tareas a realizar, sino tambin los montos que se deben abonar en los eventos que correspondan a pagos. Por ejemplo, en Uruguay cuando defina el evento para el pago del impuesto a las pequeas empresas, que no aportan IVA, asigne el monto a pagar del impuesto, para que en la agenda del estudio automticamente dichos vencimientos muestren el monto a pagar para las diferentes empresas. Otro ejemplo puede ser la facturacin de honorarios MEMORY COMPUTACIN

160 - MEMORY CONTY si estos, fueran idnticos para mas de una empresa, pudindose definir un evento distinto para cada monto diferente y asignar a cada evento el monto que debe facturarse por este concepto, para que el mismo sea conocido por la persona que deba realizar dicha tarea.

Empresas
Esta carpeta, permite seleccionar para cuales de las empresas definidas en Memory Conty, se desean organizar los diferentes vencimientos de los eventos definidos y cuales son los eventos que posee cada empresa. Debido a que el estudio contable puede no querer administrar todas las empresas para las cuales se utiliza Memory Conty como herramienta contable, o que los datos de las empresas pueden encontrarse en diferentes equipos o servidores de la red, es necesario seleccionar para cuales Memory Conty debe determinar los vencimientos, y cual de estos vencimientos se aplica a cada empresa. Memory Conty de esta manera, podr identificar tanto sea las empresas del estudio a organizar, como tambin los diferentes eventos que se aplican a cada empresa, los cuales dependen de las particularidades de su giro, de las obligaciones fiscales e impositivas y de los servicios contratados de cada empresa con el estudio contable. Si el estudio contable, utilizar Memory Conty para la administracin de los vencimientos de las obligaciones fiscales e impositivas, y las tareas como la facturacin de los honorarios a las diferentes empresas, las solicitudes de documentacin, la entrega de documentacin, o el envo y recepcin de datos contables; se deber definir que empresas se organizarn utilizando Memory Conty y que tareas se deben realizar para cada una de estas. Las empresas y eventos que se aplica a cada empresa, se definen dentro de la carpeta de Empresas, a la cual se accede seleccionando la opcin Estudio contable, que se encuentra dentro del men Carpetas. Empresa Este dato corresponde al cdigo de la empresa que identifica la carpeta de Microsoft Windows donde se almacenan los datos de la empresa. Al igual que como se explicar en el captulo de Identificacin de la empresa, cuando se indica solamente el cdigo de la empresa, Memory Conty busca las empresas en carpetas debajo de la carpeta donde se instala el sistema, pudindose indicar como empresa, el camino completo donde se almacenan los datos de la empresa, si los datos de la empresa se encuentren en otro disco, o en una carpeta distinta a donde se encuentra instalado el sistema. Ingrese en este dato, la misma identificacin de empresa que utiliza para acceder a los datos de la empresa, pudiendo consultar las empresas definidas utilizando el comando Consultar (F12). Cdigo MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 161 Este dato Memory Conty lo asigna automticamente con el nombre de la carpeta de Microsoft Windows donde se almacenan los datos de la empresa, pero puede ser modificado si se desea para la administracin del estudio contable utilizar uno distinto al del nombre del directorio donde se ubican los datos de la empresa, debiendo este campo ser diferente entre todas las empresas, dado que se utiliza como dato identificatorio de la misma. Razn social Memory Conty asigna automticamente este dato con la Razn social ingresada dentro de las Propiedades de la empresa, pero permite que el usuario modifique el mismo si se desea utilizar un nombre fantasa que permita identificar mas claramente a la empresa que se esta definiendo. Eventos Ingrese en este campo para cada empresa, la lista de eventos que se aplica a la empresa, ejecutando el botn Consulta , el cual activa el cuadro de dilogo en el cual pueden seleccionarse los eventos por su cdigo o por su nombre, y asignando para aquellos eventos que se hayan definido con reglas de clculo Fecha nica o Peridico, Memory Conty de ser necesario, cual es la fecha nica del evento para esta empresa si no se desea utilizar la fecha nica definida para el evento, o cual es la primer fecha de vencimiento peridico para esta empresa. Al ejecutar el botn Aceptar , Memory Conty cerrar el dialogo e ingresar en el campo Eventos la lista de los eventos seleccionados en el dialogo. La asignacin de los eventos que se aplican a cada empresa, le permitir a Memory Conty determinar con exactitud los diferentes vencimientos que tendr cada empresa, siendo imprescindible que el estudio contable realice un control exhaustivo de los eventos que se asignaron a cada empresa, para no incurrir en errores que impliquen la omisin de vencimientos de obligaciones y pagos de la empresa. Es de vital importancia que luego de asignar estos eventos, se emita un informe por parte del usuario y se valide que la informacin que posee Memory Conty sobre las empresas y los vencimientos sea la correcta, ya que Memory Conty no puede determinar omisiones de obligaciones que poseen la empresa, que el usuario no haya asignado correctamente, lo cual puede implicar aplicacin de sanciones, multas y recargos al no realizar en tiempo y forma las tareas relacionadas con la presentacin y pago de las obligaciones fiscales e impositivas de las empresas.

Vencimientos
Esta carpeta, tiene como objetivo calcular todos los vencimientos de los eventos para cada empresa, para lo cual solicita el perodo para el cual se calcularn los vencimientos. Luego de calculados los vencimientos, Memory Conty permite que el usuario consulte los mismos y pueda eventualmente realizar modificaciones o ingresar informacin adicional como ser el responsable que realizar la tarea, lo que permitir emitir las MEMORY COMPUTACIN

162 - MEMORY CONTY agendas de los integrantes del estudio contable; el monto cuando este ya este establecido para que sea incluido en la agenda del estudio contable; y notas adicionales al evento como ser observaciones a tener en cuenta sobre la tarea u otros tramites que deban realizarse al momento de ejecutar la tarea. Dentro de los vencimientos tambin se prev que el usuario vaya marcando aquellos eventos que han sido completados, lo que permite que al momento de la emisin de la agenda del estudio contable, se puedan conocer cuales tareas estn pendientes y cuales estn completados. Los vencimientos de cada empresa, se calculan y administran dentro de la carpeta de Vencimientos, a la cual se accede seleccionando la opcin Estudio contable, que se encuentra dentro del men Carpetas. Utilice esta carpeta, antes de emitir las agendas del estudio contable, para que Memory Conty pueda calcular los vencimientos para el perodo seleccionado y para ingresar la informacin adicional de cada tarea, cuando se desee asignar un responsable, indicar el monto del pago, ingresar observaciones adicionales a la tarea, o para indicar cuando la misma ya ha sido completada.

Informes de agenda

Dentro del men informes, Memory Conty dispone de una opcin de nombre Agenda, donde es posible emitir las diferentes agendas que permitan administrar los vencimientos y tareas del estudio contable, definidos para cada empresa. Este grupo de informes, tiene como objetivo brindar al usuario una serie de herramientas que le permitan organizar las tareas de administracin del estudio para conocer diariamente las tareas que deben realizarse y en base a esta controlar el correcto funcionamiento del estudio contable y las tareas que debe realizar cada integrante de este. Dentro de los informes de agenda que posee Memory Conty pueden seleccionarse: Agenda de la empresa: Permite conocer de cada empresa los vencimientos y obligaciones que posee la misma, siendo este informe el recomendado para enviar a cada una de las empresas que administra el estudio contable, para que estas conozcan de antemano las obligaciones que tendr la empresa en un determinado perodo. Agenda del estudio: Este informe permitir conocer todos los vencimientos y tareas MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 163 que deben realizarse en el estudio para todas las empresas, lo que facilita la organizacin del mismo y el control y prioridad de las tareas que deben realizarse diariamente. Agenda del responsable: Este informe permitir conocer todos los vencimientos y tareas que debe realizar cada responsable del estudio contable, lo que facilita la organizacin de las labores de cada responsable, y el controlo y prioridades de las tareas que estos deben realizar diariamente.

Todos los informes de agenda que proporciona Memory Conty, puede ser emitidos para un determinado perodo, un determinado grupo de empresas o todas ellas, para un determinado responsable o para todos los responsables, para las tareas pendientes, las completadas o todas, y el orden en el cual se desean agrupar las tareas, pudiendo este ser por fecha o por organismo.

Motivos de legajo
Los motivos de legajo permiten identificar las diferentes tareas, trmites, consultas y trabajos realizados por el estudio contable sobre cada una de las empresas, que por la importancia de estas, se requiera consultar a futuro. Estos motivos de legajo, permiten agrupar las actividades realizadas en cada empresa por su tipo o importancia, de acuerdo a la clasificacin que desee realizar el estudio contable, de las actividades que se registrarn en el legajo de las empresas. Cdigo Cada motivo de legajo es identificado por un cdigo, que puede tener de uno a seis caracteres. Nombre Permite identificar el nombre del motivo de legajo que se esta definiendo.

Legajo
El legajo, permite que el estudio contable, pueda registrar por ejemplo, las inscripciones realizadas a la empresa en los diferentes organismos, las inspecciones que pudiera haber MEMORY COMPUTACIN

164 - MEMORY CONTY tenido cada empresa y su resultado, los diferentes cambios de polticas de la empresa o en la administracin de las mismas, las consultas, advertencias o asesoramientos que puedan haberse realizado a la empresa. Esta informacin permitir que cuando sea necesario conocer la fecha y detalles por ejemplo de una inspeccin rpidamente, sin necesidad de buscarse dicha informacin dentro de todos los papeles y documentacin de la empresa, que adems puede que no se encuentren disponibles al momento de requerirlos. Fecha Permite registrar la fecha de la entrada de legajo que se esta registrando. Empresa Identifica a la empresa para la cual se esta ingresando la entrada de legajo, pudiendo consultar las empresas definidas utilizando el comando Consultar (F12). Motivo Identifica el motivo de legajo con el cual se representa y agrupa la entrada de legajo, pudiendo consultar los motivos de legajo definidos utilizando el comando Consultar (F12). Responsable Permite en caso de ser necesario ingresar el nombre del responsable que realiz la tarea que se esta registrando o la persona de contacto para obtener informacin adicional sobre la entrada de legajo. Notas Este dato permite ingresar informacin complementaria sobre la entrada de legajo que se esta ingresando, lo cual permitir conocer en detalle la tarea o evento que se esta registrando de la empresa.

Informe legajos

Dentro del men informes, Memory Conty dispone de una opcin de nombre Legajo, MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 165 donde es posible emitir informes que permitan conocer los diferentes legajos registrados de las empresas. Este grupo de informes, tiene como objetivo brindar al usuario una serie de herramientas que le permitan analizar las tareas, eventos, tramites y asesoramientos o consultas realizados a cada empresa, para conocer ms en detalle la gestin que ha realizado el estudio sobre la empresa.

Informe empresas

Dentro del men informes, Memory Conty dispone de una opcin de nombre Empresas, donde es posible emitir informes que permitan conocer las diferentes empresas que se administran con el mdulo de estudios contables. Este informes, tiene como objetivo brindar al usuario un listado que puede ser utilizado a los efectos de consultar rpidamente los datos de las empresas administradas con Memory Conty y utilizar el mismo como permanente consulta.

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166 - MEMORY CONTY

CAPTULO

Cmo configurar y emitir los estados contables?

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MEMORY CONTY - 167

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168 - MEMORY CONTY

Estados contables
Una de las principales prestaciones de Memory Conty, es la posibilidad de configurar y emitir los diferentes estados contables y anexos de los balances tipo. Estos estados contables tienen por cometido, que la empresa pueda administrarse en forma independiente de la estructura con la cual deben presentarse los rubros contables, y permitir que una misma empresa pueda adaptarse a los diferentes requerimientos de presentacin de los balances que le puedan solicitar, sin necesidad de realizar cambios ni en la configuracin, ni en la imputacin de los asientos contables de la empresa. Memory Conty brinda la posibilidad de definir estados contables, en los que se incluya el Estado de situacin, el Estado de resultados, el cuadro de Bienes de uso e intangibles, el Estado de evolucin del patrimonio, el Informe de compilacin, las Notas, y los cuadros de Detalle del activo y Detalle del pasivo, entre otros. A su vez, Memory Conty permite que se definan todos los estados contables que sean necesarios dentro de una misma empresa, ya sea por necesidades de presentacin, de agrupacin de rubros o de comparativos, y permite que los nuevos estados contables puedan crearse a partir de un estado contable de ejemplo, de otro estado contable existente en la empresa, o a partir del estado contable de otra empresa, lo que agiliza la confeccin de los mismos, en los casos en que las diferencias sean mnimas entre un estado contable y otro.

Edicin y creacin de estados contables

Para editar un estado contable existe o para crear un nuevo estado contable, se deber seleccionar del men Informes, la opcin Estados contables. Memory Conty presentar un dialogo en el cual se podr marcar la opcin Editar un estado contable existente, para seleccionar un balance existente de la lista de balances de la empresa; la opcin Crear nuevo a partir de otro estado contable, para crear uno nuevo a partir de otro balance de la misma empresa o de otra empresa de Memory Conty, donde se deber seleccionar el directorio donde se encuentra el balance que se desea copiar; o se permitir crear uno nuevo a partir de un ejemplo provisto por Memory Conty, seleccionando la opcin Crear con valores predeterminados. Al momento de crear un nuevo estado contable, Memory Conty solicita que se indiquen las Fechas sobre las cuales se debe procesar la informacin al momento de calcular el estado contable, y la Moneda en la cual se desea expresar el mismo, lo que permitir realizar todas las conversiones monetarias necesarias, en forma automtica al momento de solicitar el calculo del estado contable. Cuando se selecciona un estado contable existente, Memory Conty mostrar las opciones Fechas y Monedas con las cuales fue creado el estado contable, pero no permitir modificar estas opciones debido a que las mismas forman parte de la MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 169 configuracin del estado contable.

Configuracin de estados contables

Dentro del estado contable, Memory Conty provee en la parte superior de la carpeta, una solapa para cada estado y cuadro que integra el estado contable, y a la izquierda de cada estado o cuadro, las solapas de Configuracin y Resultado. La solapa Configuracin permite definir y configurar la forma en la cual se desea presentar el estado o cuadro, y la solapa Resultado mostrar el estado o cuadro calculado por Memory Conty de acuerdo a la configuracin realizada.

Estado de situacin
Para configurar el estado de situacin, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Estado de situacin, y en la parte izquierda del estado, la solapa Configuracin. Memory Conty presenta para la configuracin del estado de situacin una planilla en la cual cada lnea representar un rubro del estado de situacin, donde podr agregar nuevas lneas, modificar las existentes o eliminar las lneas que no desee incorporar, utilizando los mismos comandos que en el resto de las carpetas de Memory Conty. Los datos a ingresar para cada rubro son los siguientes: Nivel Este campo permitir identificar el nivel que representar el rubro que se esta definiendo, de esta manera, es posible definir el estado de situacin en forma jerrquica, realizando el nivel de apertura que se desee. Ingrese para la primer lnea el nivel 1, y luego vaya incrementando en las siguientes lneas, los niveles en el que debe representarse cada uno de los rubros que componen el estado de situacin, volviendo a definir rubros con niveles superiores cuando finalice de definir los rubros de niveles inferiores. Por ejemplo, ingrese las lneas de la siguiente manera: Nivel 1, ACTIVO Nivel 2, ACTIVO CORRIENTE Nivel 3, DISPONIBILIDADES Nivel 4, Efectivo Nivel 4, Bancos Nivel 3, INVERSIONES TEMPORARIAS Nivel 4, Ttulos y acciones Nivel 2, ACTIVO NO CORRIENTE Regularizadora MEMORY COMPUTACIN

170 - MEMORY CONTY En caso que el rubro que se este definiendo corresponda a una cuenta regularizadora, que deba representarse en una columna diferente en la emisin del estado de situacin, debido a que esta posee un saldo de diferente signo que el resto del captulo, marque esta opcin, para que Memory Conty al momento de emitir el informe muestre a la misma con el smbolo positivo en una columna separada. En caso de no marcar esta opcin, la cuenta ser mostrada en la misma columna que el resto de las cuentas, pero con smbolo negativo, lo que igual dar como total del captulo el saldo correcto del mismo. Por ejemplo, en el caso de los Bienes de uso, marque las cuentas que representan las Amortizaciones acumuladas como regularizadoras, para que Memory Conty muestre a estas con smbolo positivo en una columna diferente de donde se mostrarn las cuentas de los valores originales de los bienes de uso, y de cmo saldo total de los bienes de uso, la diferencia entre el monto total de los valores y las amortizaciones acumuladas. Rubro Permite ingresar el texto con el cual se desea emitir al rubro en el estado de situacin. Cuentas Este campo permitir indicar la, o las cuentas para las cuales debern calcularse los saldos que representan el rubro que se esta definiendo. Esta opcin podr dejarse vaca, lo cual indica que el rubro debe ir en 0 (Cero), o se deber indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que sern incluidas, debiendo seleccionar las cuentas por su cdigo separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo adems seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitir indicar que se consideren todas las cuentas que estn por debajo de la cuenta indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede tambin ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma gil y sencilla, adems de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas. Esto permite que si el rubro representar exactamente el saldo de la, o las cuentas indicadas, se pueda indicar el 100% del saldo de las cuentas, pero en caso que el rubro MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 171 represente solo una parte del saldo de las cuentas indicadas, se pueda ingresar el porcentaje que deber calcular Memory Conty de los saldos de las cuentas. Cuentas de control Para verificar en la emisin del estado de situacin de no haber omitido ninguna cuenta, o no haber incluido una cuenta ms de una vez, es posible en los rubros de niveles superiores indicar a que cuenta del plan de cuentas de la empresa, representa dicho saldo. Por ejemplo, para verificar haber definido correctamente todos los rubros del captulo Activo, indique en este campo para el rubro de nivel 1 Activo, el cdigo correspondiente al captulo Activo dentro del plan de cuentas de la empresa. Memory Conty al emitir el informe incluir adems de la columna de los saldos calculados del estado de situacin, una columna ms donde ira mostrando los saldos de control, lo que permitir rpidamente verificar si el estado de situacin representa exactamente o no la informacin contable de la empresa. Nota Permite relacionar al rubro que se esta definiendo con alguna de las notas definidas en la solapa Notas del estado contable. Para realizar esta relacin, ingrese el cdigo de la nota, o seleccione la misma utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con las notas definidas en el estado de situacin, para que pueda seleccionar la nota en forma gil y sencilla

Estado de resultados
Para configurar el estado de resultados, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Estado de resultados, y en la parte izquierda del estado, la solapa Configuracin. Memory Conty presenta para la configuracin del estado de resultados una planilla en la cual cada lnea representar un rubro del estado de resultados, donde podr agregar nuevas lneas, modificar las existentes o eliminar las lneas que no desee incorporar, utilizando los mismos comandos que en el resto de las carpetas de Memory Conty. Los datos a ingresar para cada rubro son los siguientes: Nivel Este campo permitir identificar el nivel que representar el rubro que se esta definiendo, de esta manera, es posible definir el estado de resultados en forma jerrquica, realizando el nivel de apertura que se desee. Ingrese para la primer lnea el nivel 1, y luego vaya incrementando en las siguientes lneas, los niveles en el que debe representarse cada uno de los rubros que componen el MEMORY COMPUTACIN

172 - MEMORY CONTY estado de resultados, volviendo a definir rubros con niveles superiores cuando finalice de definir los rubros de niveles inferiores. Por ejemplo, ingrese las lneas de la siguiente manera: Nivel 1, RESULTADOS Nivel 2, RESULTADO BRUTO Nivel 3, INGRESOS OPERATIVOS Nivel 4, Ventas locales Nivel 4, Ventas del exterior Nivel 3, DESCUENTOS Y BONIFICACIONES Nivel 4, Descuentos concedidos Nivel 3, COSTO BIENES O SERVICIOS Nivel 4, Costo de bienes vendidos Nivel 2, RESULTADO OPERATIVO Rubro Permite ingresar el texto con el cual se desea emitir al rubro en el estado de resultados. Cuentas Este campo permitir indicar la, o las cuentas para las cuales debern calcularse los saldos que representan el rubro que se esta definiendo. Esta opcin podr dejarse vaca, lo cual indica que el rubro debe ir en 0 (Cero), o se deber indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que sern incluidas, debiendo seleccionar las cuentas por su cdigo separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo adems seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitir indicar que se consideren todas las cuentas que estn por debajo de la cuenta indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede tambin ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma gil y sencilla, adems de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas. Esto permite que si el rubro representar exactamente el saldo de la, o las cuentas indicadas, se pueda indicar el 100% del saldo de las cuentas, pero en caso que el rubro represente solo una parte del saldo de las cuentas indicadas, se pueda ingresar el MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 173 porcentaje que deber calcular Memory Conty de los saldos de las cuentas. Cuentas de control Para verificar en la emisin del estado de resultados de no haber omitido ninguna cuenta, o no haber incluido una cuenta ms de una vez, es posible en los rubros de niveles superiores indicar a que cuenta del plan de cuentas de la empresa, representa dicho saldo. Por ejemplo, para verificar haber definido correctamente todos los rubros de perdidas y ganancias, indique en este campo para el rubro de nivel 1 Resultados, el cdigo correspondiente a los captulos de Perdidas y Ganancias dentro del plan de cuentas de la empresa. Memory Conty al emitir el informe incluir adems de la columna de los saldos calculados del estado de resultados, una columna ms donde ira mostrando los saldos de control, lo que permitir rpidamente verificar si el estado de resultados representa exactamente o no la informacin contable de la empresa. Nota Permite relacionar al rubro que se esta definiendo con alguna de las notas definidas en la solapa Notas del estado contable. Para realizar esta relacin, ingrese el cdigo de la nota, o seleccione la misma utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con las notas definidas en el estado de resultados, para que pueda seleccionar la nota en forma gil y sencilla

Cuadro de bienes de uso e intangibles

Para configurar el cuadro de bienes de uso e intangibles, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Bienes de Uso e Intangibles, y en la parte izquierda del estado, la solapa Configuracin. Memory Conty presenta para la configuracin del cuadro una planilla en la cual cada lnea representar un rubro del cuadro, donde podr agregar nuevas lneas, modificar las existentes o eliminar las lneas que no desee incorporar, utilizando los mismos comandos que en el resto de las carpetas de Memory Conty. Los datos a ingresar para cada rubro son los siguientes: Nivel Este campo permitir identificar el nivel que representar el rubro que se esta definiendo, de esta manera, es posible definir el cuadro de bienes de uso e intangibles en forma jerrquica, realizando el nivel de apertura que se desee. Ingrese para la primer lnea el nivel 1, y luego vaya incrementando en las siguientes lneas, los niveles en el que debe representarse cada uno de los rubros que componen el MEMORY COMPUTACIN

174 - MEMORY CONTY cuadro de bienes de uso e intangibles, volviendo a definir rubros con niveles superiores cuando finalice de definir los rubros de niveles inferiores. Por ejemplo, ingrese las lneas de la siguiente manera: Nivel 1, BIENES DE USO Nivel 2, Inmuebles Nivel 2, Muebles y tiles Nivel 2, Maquinas y herramientas Nivel 2, Vehculos Nivel 1, INTANGIBLES Nivel 2, Marcas y patentes Nivel 2, Llave Rubro Permite ingresar el texto con el cual se desea emitir al rubro en el cuadro de bienes de uso e intangibles. Cuentas Valores de origen Este campo permitir indicar la, o las cuentas para las cuales debern calcularse los saldos que representan para el rubro los valores de origen. Esta opcin podr dejarse vaca, lo cual indica que el rubro debe ir en 0 (Cero), o se deber indicar la lista de cuentas y grupos de cuentas que sern incluidas, debiendo seleccionar las cuentas por su cdigo separadas con guiones y comas. Las comas se interpretan como separadores de cuentas, y los guiones como rangos (Desde - hasta), pudiendo adems seleccionar cuentas por los niveles superiores, lo que permitir indicar que se consideren todas las cuentas que estn por debajo de la cuenta indicada en la estructura del plan de cuentas de la empresa. Por ejemplo 111,1121,1211001-1211005 indica todas las cuentas que empiezan con 111, la cuenta 1121 y todas las cuentas desde la 1211001 a la 1211005. La lista de cuentas puede tambin ser confeccionada utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con la estructura del plan de cuentas de la empresa, para que se pueda marcar cada cuenta en forma gil y sencilla, adems de poder consultar los grupos de cuenta definidos en la empresa. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas. Esto permite que si el rubro representar exactamente el saldo de la, o las cuentas indicadas, se pueda indicar el 100% del saldo de las cuentas, pero en caso que el rubro represente solo una parte del saldo de las cuentas indicadas, se pueda ingresar el porcentaje que deber calcular Memory Conty de los saldos de las cuentas. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 175 Cuentas revaluaciones Este campo permitir indicar la, o las cuentas para las cuales debern calcularse los saldos que representan para el rubro las revaluaciones. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas revaluaciones. Porcentaje de revaluacin Memory Conty permite confeccionar el cuadro tanto cuando se encuentren los asientos de revaluaciones, tomando de dichos asientos el monto de las revaluciones; como tambin, permite calcular el cuadro aplicando el porcentaje de revaluacin a los valores de origen de cada rubro, cuando los asientos de revaluacin no se encuentren. Memory Conty identifica a los asientos que representan las revaluaciones, de acuerdo al Tipo de asiento, el cual deber ser asignado al asiento, en el caso que este se haya ingresado en forma manual, tal como se explicar en los captulos de Tipos de asiento y Asientos. Cuentas amortizaciones Este campo permitir indicar la, o las cuentas para las cuales debern calcularse los saldos que representan para el rubro las amortizaciones. Porcentaje Permite indicar en que porcentaje se debe representar en el rubro, los saldos de las cuentas indicadas en el campo Cuentas amortizaciones. Cuentas amortizaciones acumuladas Este campo permitir indicar la, o las cuentas para las cuales debern calcularse los saldos que representan para el rubro las amortizaciones acumuladas. Porcentaje de amortizacin Memory Conty permite confeccionar el cuadro tanto cuando se encuentren los asientos de amortizaciones, tomando de dichos asientos el monto de las amortizaciones; como tambin, permite calcular el cuadro aplicando el porcentaje de amortizacin a los valores de origen de cada rubro, cuando los asientos de amortizacin no se encuentren. Memory Conty identifica a los asientos que representan las amortizaciones, de acuerdo al Tipo de asiento, el cual deber ser asignado al asiento, en el caso que este se haya ingresado en forma manual, tal como se explicar en los captulos de Tipos de asiento y Asientos. MEMORY COMPUTACIN

176 - MEMORY CONTY Nota Permite relacionar al rubro que se esta definiendo con alguna de las notas definidas en la solapa Notas del estado contable. Para realizar esta relacin, ingrese el cdigo de la nota, o seleccione la misma utilizando el comando Consultar (F12), el cual presenta un dialogo con las notas definidas en el estado de resultados, para que pueda seleccionar la nota en forma gil y sencilla

Cuadro de detalle de activo

Para configurar el cuadro anexo de detalle de activo, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Detalle del Activo, y en la parte izquierda del cuadro, la solapa Configuracin. Este cuadro se define de la misma manera que la explicada para Estado de situacin, ya que la nica diferencia con el mismo, es que ser utilizado para el detalle de aquellos rubros que en el Estado de situacin se haya optado por no discriminar, pero se desee informar en un cuadro anexo, el detalle de la composicin del saldo del rubro. Utilice el cuadro de detalle de activo, por ejemplo cuando en el estado de situacin incluya un rubro para Deudores, y desea generar un anexo con el detalle de los principales deudores de la empresa.

Cuadro de detalle de pasivo

Para configurar el cuadro anexo de detalle de pasivo, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Detalle del Pasivo, y en la parte izquierda del cuadro, la solapa Configuracin. Este cuadro se define de la misma manera que la explicada para Estado de situacin, ya que la nica diferencia con el mismo, es que ser utilizado para el detalle de aquellos rubros que en el Estado de situacin se haya optado por no discriminar, pero se desee informar en un cuadro anexo, el detalle de la composicin del saldo del rubro. Utilice el cuadro de detalle de pasivo, por ejemplo cuando en el estado de situacin incluya un rubro para Acreedores, y desea generar un anexo con el detalle de los principales acreedores de la empresa.

Notas
Para configurar las notas del estado contable, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Notas. Las notas permiten incluir al final del estado contable, un detalle de las diferentes anotaciones, polticas y criterios utilizados para la confeccin del estado contable, que sean necesarias informar al momento de presentar el estado contable. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 177 Memory Conty presenta para la configuracin de las notas una planilla en la cual cada lnea representar una nota distinta, donde podr agregar nuevas lneas, modificar las existentes o eliminar las lneas que no desee incorporar, utilizando los mismos comandos que en el resto de las carpetas de Memory Conty. Los datos a ingresar para cada nota son los siguientes: Cdigo Permite identificar a la nota y ordenar a las mismas cuando se emita el estado contable de la empresa. Ttulo Permite ingresar una breve descripcin de la nota que se incluir en la emisin del estado contable. Descripcin Este campo permite ingresar el desarrollo de la nota, utilizando un formato de texto enriquecido, similar al de los procesadores de texto habituales. Para utilizar diferentes tipos de letra, tamaos, colores, o incluso insertar imgenes, grficos y tablas, podr invocar el men de formatos haciendo clic en el botn derecho del ratn, o abrir un editor ms completo, seleccionando del men del botn derecho del ratn la opcin Editar.

Informe de compilacin
Para configurar el informe de compilacin del estado contable, seleccione de la parte superior de la carpeta del estado contable la solapa Informe de Compilacin. El informe de compilacin, permite incluir al principio del estado contable, el informe de compilacin utilizado para informar quien ha confeccionado el balance y los criterios y polticas que se han seleccionado para la confeccin del mismo. Este informe utiliza un formato de texto enriquecido, similar al de los procesadores de texto habituales. Para utilizar diferentes tipos de letra, tamaos, colores, o incluso insertar imgenes, grficos y tablas, podr invocar el men de formatos haciendo clic en el botn derecho del ratn, o abrir un editor ms completo, seleccionando del men del botn derecho del ratn la opcin Editar.

Modificacin y emisin de estados contables

Para emitir los estados y anexos de los estados contables, deber seleccionar la solapa MEMORY COMPUTACIN

178 - MEMORY CONTY Resultado de cada estado y anexo, y ejecutar el comando Actualizar, para que Memory Conty procese nuevamente la informacin tomando los cambios realizados y presentar el resultado del informe sin necesidad de haber cerrado y vuelto a abrir el estado contable. Dentro de la solapa Resultado, el usuario podr modificar los montos calculados por Memory Conty, si estos no representarn los valores a presentar del estado contable, en el caso de que por ejemplo, existan operaciones que aun no han sido ingresadas. Memory Conty al momento de ejecutar el comando Imprimir emitir los saldos modificados ignorando los que hayan sido calculados por Memory Conty.

MEMORY COMPUTACIN

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CAPTULO

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Herramientas

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Herramientas
En este capitulo se detallan las utilidades adicionales que posee Memory Conty , las cuales si bien no tienen influencia sobre la contabilidad, le permiten al usuario realizar determinadas tareas anexas a la misma.

Respaldar empresa
Este comando permite copiar la informacin de la empresa a disquetes u otros medios magnticos. El comando Respaldar tiene por finalidad la creacin de copias de los datos de la empresa, como medida de precaucin y seguridad frente a posibles daos en la informacin almacenada en el disco duro del computador o servidor de la red. Memory Conty est diseado para que este proceso de respaldo de los datos de la empresa no requiera ningn conocimiento de sistema operativo o de utilitarios externos, lo que permite que cualquier usuario pueda realizarlo en forma rpida, gil y segura. Es muy importante que se acostumbre a realizar peridicamente respaldos de su informacin, definiendo la frecuencia con que debe respaldarla en base a la carga que posee la empresa. Tenga en cuenta que si su empresa realiza respaldos semanales, podr perder informacin de hasta una semana de trabajo; en cambio, si el respaldo se realiza diariamente, la prdida de trabajo disminuye a slo un da. Tome la precaucin de no utilizar un solo juego de respaldos, ya que la empresa dependera exclusivamente del estado de dicho respaldo. No utilice nunca menos de tres juegos y rtelos de acuerdo a los das de la semana. Adems de las copias de respaldo que pueda poseer en la empresa, siempre tenga copias actualizadas en lugares fsicos fuera de la empresa, para utilizar en caso de siniestros o robos. Si acaba de tener un problema en el computador, un corte de energa o un error en los datos utilizando Memory Conty, realice el respaldo en un nuevo juego, reservando los respaldos realizados anteriormente hasta tanto no determine que la informacin se halla en buen estado. Para utilizar menos espacio fsico al respaldar a disquetes o cualquier otro medio magntico, Memory Conty, permite comprimir la informacin, la cual ocupar de 2 a 10 veces menos del espacio total de la empresa, siendo esta compresin altamente confiable y compatible con otros utilitarios que utilicen el formato ZIP. Tambin, es posible que cuando se comprime la informacin la misma sea guardada con MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 183 contrasea, para impedir que ante una prdida del respaldo, usuarios no autorizados puedan utilizar los datos respaldados, teniendo como nica precaucin el no olvidarse de la contrasea indicada, ya que al momento de ejecutar el comando Recuperar empresa deber ser indicada, y si la misma no corresponde con la misma utilizada en el respaldo, la informacin no podr ser recuperada.

Recuperar empresa
Permite recuperar los datos previamente respaldados con el comando Respaldar empresa. El comando Recuperar empresa sirve, en caso de un siniestro o catstrofe, para recuperar la informacin respaldada, ya sea para reemplazar informacin en mal estado o para recuperar los datos en un nuevo computador o disco. Tenga mucho cuidado al realizar esta operacin, ya que al recuperar el respaldo de la empresa sobrescribir todos los datos que existan de la empresa y los datos se correspondern con los datos que posea Memory Conty al momento de realizar el respaldo que se est recuperando. Si al momento de la ejecucin del comando de Respaldar empresa, hubiera indicado una contrasea ingrese la misma para que Memory Conty, pueda recuperar los datos, ya que de no hacerlo o de ingresar una contrasea que no corresponda no ser posible recuperar la informacin respaldada.

Consolidar empresas
Muchas empresas debido a su estructura comercial deben dividir su contabilidad por sector, sucursal u alguna otra causa, eso hace que la contabilidad de la empresa se encuentre dividida en varias empresas pero a los efectos fiscales y totales de la empresa la informacin debe encontrarse consolidada en una empresa. Para estos casos, Memory Conty posee el proceso de Consolidar empresas que permite agrupar todos los asientos de un periodo de las empresas que indique el usuario en la empresa que se esta utilizando actualmente. Se debe tener en cuenta antes de realizar una consolidacin de empresas que las mismas deben poseer planes de cuentas, monedas, impuestos, y libros compatibles entre si, debido a que en caso contrario la informacin consolidada de los asientos no reflejar correctamente la informacin de cada una de las empresas que se hayan seleccionado para la consolidacin. Memory Conty al consolidar rene en la empresa abierta (Consolidada) los asientos de una o ms empresas (A consolidar) para un perodo dado. Si la empresa consolidada es una de las empresas a consolidar, se agrega a cada mes de asientos los movimientos de las dems empresas. Si la empresa consolidada no es una de las empresas a consolidar, se borra cada mes de asientos y se crea uno nuevo con los MEMORY COMPUTACIN

184 - MEMORY CONTY movimientos de las dems empresas. Al ejecutar el comando Consolidar empresas, seleccione el perodo para el cual desea realizar la consolidacin, la lista de empresas a consolidar, (En la cual Memory Conty sugiere las empresas consolidadas por ltima vez), y marque la opcin de Validar la cual permitir validar la consistencia de los datos consolidados en la empresa resultado, para verificar que la consolidacin de empresas se haya realizado con xito. Para confeccionar la lista de empresas a consolidar utilice los comandos Agregar y Remover que permitirn seleccionar las empresas a incluir o excluir; para agregar una empresa a la lista ejecute el comando Agregar y seleccione la empresa que desea incorporar a la consolidacin; y para eliminar una empresa de la lista, seleccinela y ejecute el comando Remover.

Validar datos
Este comando permite realizar una exhaustiva validacin de la consistencia de la informacin registrada, a efectos de verificar posibles daos que pueda haber sufrido la informacin de la empresa. Si bien Memory Conty realiza un permanente control de la integridad de la informacin, hay distintas razones por las cuales la informacin puede verse daada, como puede ser un mal funcionamiento de hardware, un corte de energa, apagado del computador incorrectamente, archivos modificados desde el sistema operativo o cualquier otro factor externo al sistema capaz de generar inconsistencias. Este proceso debe realizarse en forma peridica, lo cual permitir tener la certeza en cuanto a la validez de la informacin que posee Memory Conty. Tenga en cuenta que el comando Validar es un anlisis y diagnstico de la informacin de la empresa y la misma no realiza ningn proceso de correccin; los mismos deben ser realizados luego de este diagnstico, tal como se explicara en el captulo de Validacin de datos, donde podr utilizando el comando Explicar conocer el motivo y la solucin para cada uno de los errores informados por Memory Conty, y el comando Mostrar para ir directamente a la lnea en la cual Memory Conty detect la inconsistencia para corregir la misma en forma gil y sencilla. Recuerde que Memory Conty no permite emitir informes, cuando los datos de la empresa se encuentren con errores, de manera de preservar la integridad de la informacin, y de no realizar clculos o procesos que arrojen resultados que no sean los correctos, debiendo todos los datos de la empresa estar libre de errores al momento de la emisin de los diferentes informes.

Trabar / Destrabar
Memory Conty permite por seguridad trabar cualquiera de las carpetas de la empresa, lo cual implica que una vez trabada la misma no puede ser modificada sin ser destrabada MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 185 previamente, si bien puede emitirse cualquier informe utilizando la misma. Esto agrega un importante control de seguridad, especialmente en la carpeta de Asientos, de manera que una vez que se ingres, corrigi y valid la informacin de un mes, se pueda Trabar para que los datos no puedan modificarse por error o por otros usuarios. Al seleccionar la opcin Trabar / destrabar dentro de las Herramientas del men Empresa, Memory Conty ofrece un cuadro de dilogo en el cual se permite ingresar una contrasea que slo estar disponible para el usuario SUPERVISOR, la cual ser solicitada por Memory Conty cada vez que un usuario desee destrabar una carpeta ya trabajada, lo que aumentar en caso de ser utilizada, aun ms la seguridad de la informacin de la empresa. Para trabar o destrabar cualquier carpeta dentro del cuadro de dialogo de Trabar / destrabar, slo ser necesario seleccionar las carpetas a trabar o destrabar de la lista (Donde se distinguen con una llave las carpetas ya trabadas), y ejecutar el comando Trabar / destrabar el cual traba las carpetas que no estn trabadas, o destraba las carpetas trabadas anteriormente. Cuando el usuario desee ingresar a una carpeta que se encuentre trabada, Memory Conty le informar que la misma se encuentra trabada y le permitir acceder a la misma en modo de slo lectura, permitindole visualizar la informacin pero no realizar ningn tipo de modificaciones.

Recodificar cuentas
El proceso de Recodificar cuentas le permite al usuario el poder realizar modificaciones en la definicin del plan de cuentas sobre la marcha y aplicar dichas modificaciones a los asientos ya ingresados. Dicho proceso permite recodificar varias cuentas a la vez, traspasar ttulos en la estructura jerrquica y agregar dgitos a las cuentas, pudiendo en todos los casos el usuario realizar pruebas dentro del dialogo del proceso y realizar el mismo para un periodo o para todos los asientos que se encuentran en la empresa. Memory Conty al recodificar cambia el cdigo de una o varias cuentas en la carpeta de Cuentas, en la carpeta de Impuestos, en la carpeta de Monedas (Cuentas de prdidas y ganancias por diferencia de cambio), en la carpeta de Asientos (Cuentas al debe y al haber) y en las carpetas de Lotes de asientos y Modelos de asientos (Cuentas al debe y al haber). En la carpeta de Cuentas, segn lo seleccionado por el usuario, el cdigo de la cuenta original se cambia por el nuevo cdigo, o se conserva las cuentas originales, creando una nueva cuenta con el nuevo cdigo y manteniendo la cuenta existente. La herramienta permite recodificar una cuenta, una cuenta y sus subcuentas, o varias cuentas con cierto formato, recodificar todos los asientos, lotes y modelos, o slo los de MEMORY COMPUTACIN

186 - MEMORY CONTY un perodo determinado (En este ltimo caso, por seguridad se conserva las cuentas originales, porque pueden existir asientos no recodificados que utilicen las cuentas originales). Para recodificar un cdigo de cuenta se indica el cdigo a Buscar y el cdigo con el cual se debe Reemplazar. Los cdigos se pueden indicar con nmeros del 0 al 9 y signos de interrogacin (?), lo que se utiliza como un comodn que sustituye a cualquier dgito. Por ejemplo, si se indica Buscar el cdigo 123?, Memory Conty considerar a las cuentas con cdigos 1230, 1231, 1232, 1233, etc.. Cada comodn en el cdigo a Buscar debe tener un correspondiente en el cdigo a Reemplazar: el dgito en la posicin del comodn en el cdigo a Buscar se copia a la posicin correspondiente del cdigo a Reemplazar. Por ejemplo, si se indica buscar el cdigo 123? y reemplazarlo por 123?0, se encontrar los cdigos 1230, 1231, 1232, 1233, etc. y se los sustituir por 12300, 12310, 12320, 12330, etc. Si no se incluye comodines, el cdigo buscado se sustituye directamente por el cdigo de reemplazo. Por ejemplo, si se indica buscar el cdigo 123 y reemplazarlo por 456, se encontrar solamente el cdigo 123 y se lo sustituir por 456. Si se indica recodificar tambin las subcuentas, se reemplazar cualquier cuenta que comience con el cdigo buscado. Por ejemplo, si se indica buscar el cdigo 123 y sus subcuentas, y reemplazarlo por 456, se encontrar los cdigos 123, 1231, 1232, etc., 123111, 123112, etc., y se los sustituir por 456, 4561, 4562, etc., 456111, 456112, etc.

Renumerar asientos
Esta herramienta que estar disponible cuando la empresa tenga marcado que Usa nmeros de asiento dentro de las Propiedades de la empresa, permite asignarle nmeros de asiento a los asientos que no estaban numerados previo al comienzo de la utilizacin de nmeros de asiento. Memory Conty permite que aquellas empresas que identifican los asientos por un nmero en forma mensual, todos los meses puedan comenzar desde el mismo nmero inicial, o a aquellas otras empresas que posean un nico nmero correlativo de asiento para cada comprobante u operacin de la empresa, puedan utilizar una nica numeracin correlativa a travs del tiempo. Esta herramienta posibilita renumerar los asientos en forma secuencial tanto dentro del periodo como dentro del mes, adaptndose a las necesidades que pudiera tener la empresa, asignndoles a los asientos un nmero de identificacin en forma automtica. De esta manera se logra numerar no solamente los asientos que se ingresen a partir del comienzo de la utilizacin de nmeros de asiento, sino que es posible utilizando esta herramienta renumerar los asientos ya existentes que no posean un nmero identificatorio de asiento. Al seleccionar la opcin Renumerar dentro de las Herramientas del men Empresa, MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 187 Memory Conty ofrece un cuadro de dilogo en el cual solicita que se indique el Perodo de los asientos a renumerar, y el Nmero inicial que se debe asignar al primer asiento del perodo, permitiendo que la numeracin se realice en forma correlativa dentro del perodo seleccionado o que se deba numerar los asientos debiendo Comenzar con el numero inicial cada mes.

Versin DOS y Versin Wincont 1.2.8

Cuando se requiere intercambiar informacin de la empresa con otros usuarios que no utilizan Memory Conty, y utilizan Memory Contabilidad Central en sus versiones DOS o Windows, es necesario importar o exportar la informacin contable desde y hacia dichos sistemas. Estos procedimientos deben realizarse, debido a que Memory Conty posee prestaciones adicionales a los productos indicados y por consiguiente la informacin de Memory Conty es diferente que la que se utilizaban en versiones anteriores; adems de que Memory Conty encripta los datos de la empresa para salvaguardar la confidencialidad de los mismos, y esta encriptacin no era utilizado por los productos de versiones anteriores que no pueden identificar correctamente los nuevos datos. En este capitulo se explica como se realiza la importacin y exportacin de los asientos entre empresas de Memory Conty y empresas de la versin DOS y Windows de Memory Contabilidad Central.

Importar datos de la versin DOS y Windows

Importar datos desde la versin DOS o de Windows, de Memory Contabilidad Central, implica el traer informacin de una empresa de la versin DOS o Windows a la empresa de Memory Conty que se esta utilizando. En el dialogo el sistema presenta una lista de los archivos encontrados en la empresa de Memory Contabilidad Central para DOS o Windows, para que el usuario seleccione cuales desea importar a la empresa de Memory Conty. Marcando el botn Automtica Memory Conty se encarga de determinar cuales son los datos que aun no estn convertidos y marca los mismos por el usuario, recomendndose esta opcin para eliminar errores de seleccin por parte del usuario.

Exportar datos a la versin DOS y Windows

La exportacin de datos a la versin DOS o Windows, de Memory Contabilidad Central, es el proceso inverso a la importacin y permite que se enven los datos de la empresa de Memory Conty que se esta utilizando a la empresa de la versin DOS o Windows de Memory Contabilidad Central indicada, pudiendo al igual que el proceso anterior marcar los archivos a exportar o indicar exportacin Automtica. Debido a que Memory Conty posee innovaciones con respecto al ingreso de asientos de la Memory Contabilidad Central para DOS y Windows, aquellas empresas que desean MEMORY COMPUTACIN

188 - MEMORY CONTY exportar los datos a la versin DOS o Windows deben tener en cuenta que dichas innovaciones no podrn ser utilizadas, debido a que Memory Contabilidad Central para DOS y Windows no podrn interpretar la informacin generada en Memory Conty. Memory Conty para seguridad del usuario realiza dicho control antes de exportar la informacin, indicando las incompatibilidades encontradas.

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 189

Importacin de datos
La gran versatilidad de Memory Conty, hace posible no solamente ingresar los asientos en forma gil, sino que tambin brinda la posibilidad de consolidar asientos generados por otras aplicaciones de terceros, mediante la utilizacin de archivos de intercambio, que son integrados a los asientos ingresados directamente en el sistema. Estos archivos de intercambio, deben ser generados en formato texto por las aplicaciones de terceros, respetando las caractersticas y campos que requiere Memory Conty, para que este pueda identificar correctamente la informacin de los mismos, integre la misma y considere dicha informacin en la generacin de los informes contables que posee el sistema.

Formato
Los archivos que se importan deben ser archivos de texto, donde cada lnea del ingreso de asientos de Memory Conty debe ocupar una lnea del archivo, los campos deben estar separados por comas u otro carcter indicado por el usuario al momento de realizar la importacin de asientos, siendo la coma el valor predeterminado, y los campos alfanumricos deben estar entre comillas. Cada archivo de intercambio deber contener los asientos de un slo mes, y deber respetar las mismas caractersticas que el ingreso de asientos de Memory Conty, donde todas las lneas de un mismo asiento deben tener el mismo Da, Concepto y Libro, o Da, Nmero o Marca y Libro en el caso de utilizar nmeros de asiento o distintas leyendas. Campo DIA DEBE Tipo Numrico Numrico Largo Descripcin 2 Da del asiento. Cdigo de la cuenta al Debe, que debe 10 corresponderse con las cuentas definidas en la carpeta de Cuentas de la empresa. Cdigo de la cuenta al Haber, que debe 10 corresponderse con las cuentas definidas en la carpeta de Cuentas de la empresa. 8 Nmero del asiento. Cdigo del comprobante, que debe corresponderse 3 con los comprobantes definidos en la carpeta de Comprobantes de la empresa. 4 Serie o Punto de venta del comprobante. 8 Nmero del comprobante. 30 Leyenda de la lnea del asiento. MEMORY COMPUTACIN

HABER NUMERO COMPROBANTE SERIE O PUNTO DE VENTA DE COMPROBANTE NMERO DE COMPROBANTE CONCEPTO

Numrico Numrico Numrico

Alfanumrico Numrico Alfanumrico

190 - MEMORY CONTY RUC, RUT, CUIT o Imputacin alternativa de la lnea del asiento, que debe corresponderse con los cdigos de Clientes y proveedores o Imputaciones alternativas definidos en la carpeta de Clientes y proveedores o Imputaciones alternativas de la empresa. Cdigo de la Moneda de la lnea del asiento, que debe corresponderse con las monedas definidas en la carpeta de Monedas de la empresa. Total IVA e Impuestos incluidos de la lnea del asiento. Cdigo del IVA de la lnea del asiento, que debe corresponderse con los impuestos definidos en la carpeta de Impuestos que sean del tipo IVA. Importe del IVA de la lnea del asiento. Cdigo del Impuesto adicional al IVA de la lnea del asiento, que debe corresponderse con los impuestos definidos en la carpeta de Impuestos que no sean del tipo IVA. Importe del Impuesto adicional al IVA de la lnea del asiento. Cotizacin especial del asiento Libro al cual se imputa el asiento, que debe corresponderse con los libros definidos en la carpeta de Libros de la empresa, pudiendo adems ser P (Partida doble), U (ltimo de partida doble) o L (Leyenda adicional).

RUC, RUT, CUIT O IA

Alfanumrico

12,2

MONEDA TOTAL CODIGOIVA IVA

Numrico Numrico Numrico Numrico

2 12,2 2 12,2 2

CODIGOIMPUESTO Numrico

IMPUESTO COTIZACION

Numrico Numrico

9,2 5,7

LIBRO

Alfanumrico

Los campos del tipo alfanumrico cuando estn vacos no debern estar formateados con ningn carcter, los campos del tipo numrico deben estar sin espacios y cuando estn vacos deben ir en 0. El campo RUC, RUT, CUIT de clientes y proveedores o IA, se utilizar para el RUT en Chile, el RUC en Paraguay, el CUIT en Argentina y la Imputacin alternativa que pudiera tener definida la empresa en Uruguay, donde deber respetarse el formato y el digito verificador para Chile y Argentina.

Ejemplo
2,"11111","4101",0,1,A,401,"Contado 401","", 0,2500.00,0,0.00,0,0.00,0.0000000,"I" 2,"11111","4103",0,1,A,401,"Contado 401","", 0,8500.00,5,1043.86,0,0.00,0.0000000,"I" 2,"11111","4102",0,1,A,401,"Contado 401","", 0,24000.00,6,4487.80,0,0.00,0.0000000,"I" 5,"11112","4102",0,1,A,402,"Contado 402","", 1,2400.00,6,448.78,0,0.00,0.0000000,"I" 5,"11111","4103",0,1,A,403,"Contado 403","", 0,4000.00,5,491.23,0,0.00,0.0000000,"I" 8,"11111","4102",0,1,A,404,"Contado 404","", 0,7500.00,6,1402.44,0,0.00,0.0000000,"I"

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 191

Importacin de asientos
Para integrar los archivos de intercambio a los asientos, Memory Conty permite utilizar diferentes modalidades: Utilizando el comando Importar archivos, dentro de Herramientas del men Empresa de Memory Conty. Utilizando el utilitario CONTYIMP, en el modo interactivo o por lnea de comandos. Utilizando la importacin Automtica (Recomendada), la cual detecta la existencia de los archivos de intercambio y los integra automticamente.

Importar asientos utilizando el comando Importar archivos

Para importar archivos de asientos desde dentro de Memory Conty, seleccione el comando Importar archivos, del men Herramientas que se encuentra en el men Empresa, y seleccione los archivos de asientos a importar mediante el comando Agregar, e indique el mes al cual corresponde cada uno de los archivos. Memory Conty asume que el orden de los campos es el explicado anteriormente, que cada lnea del archivo corresponde a una lnea del ingreso de asientos, que los campos estn separados por comas y que los campos alfanumricos estn delimitados por comillas, pudiendo cambiar esta configuracin, ejecutando el botn Configuracin del cuadro de dilogo del comando Importar archivos, y visualizar previamente la interpretacin del archivo de intercambio que realizar Memory Conty.

Importar asientos utilizando el utilitario CONTYIMP

Este utilitario se distribuye tanto con Memory Conty, como en forma separada y gratuita para los usuarios registrados, pudindose descargarse de la pgina Web de Memory Computacin www.memorycomputacion.com. El mismo, permite realizar la importacin de asientos y cuentas desde otras aplicaciones de terceros, desde fuera de Memory Conty, pudindose utilizar con la misma interfaz que el comando Importar archivos de Memory Conty si se invoca sin parmetros, o puede ser usado mediante parmetros por lnea de comandos.

Sintaxis
CONTYIMP <Archivo> <Empresa> [MM/AA[AA]] [/T:C[SV], T[XT2CFW] , D[ELIMITED] /S:["SEPARADOR"] [/P] [/N] [/Q] [/B] Parmetro <Archivo> <Empresa> MM/AA[AA] /T: Descripcin Corresponde al archivo de texto a importar. Corresponde a la carpeta donde se encuentra la empresa de Memory Conty, a la cual se importan los datos. Corresponde al mes y ao al cual corresponden los asientos a importar. Corresponde al Tipo de formato del archivo. MEMORY COMPUTACIN

192 - MEMORY CONTY Campos separados por comas y lneas separadas por ENTER. Campos y lneas separados por ENTER. (Formato del utilitario T anterior TXT2CFW). Campos separados con un delimitador que es indicado con el D parmetro /S: Corresponde al Separador de campos, cuando se utiliza el parmetro /T:D. "," Campos separados por coma. ";" Campos separados por punto y coma. ":" Campos separados por dos puntos. Campos separados por ENTER. E Campos separados por TABULADOR. T Permite omitir la primera lnea, si en ella se encuentran los nombres de los campos. Permite indicar el orden de los campos, tomando los mismos de la primer lnea del archivo. En este caso se deben utilizar los nombres de campos indicados en el formato del archivo, separados por el delimitador de campos seleccionado. Permite ejecutar la importacin de asientos sin emitir mensajes al usuario, generando un archivo de nombre CONTYIMP.LOG que contiene la informacin de los mensajes de error que pudieran generarse. Permite borrar antes de importar, los asientos de ese mes que sean del mismo origen que los que se estn importando. Permite indicar el origen de los asientos. Cuando se importen archivos de aplicaciones de terceros, este parmetro debe omitirse, lo cual asigna automticamente el origen IM (Importados) que identifica a los asientos que fueron generados por aplicaciones de terceros. MG Memory Magus (Uso interno de Memory Computacin) FG Memory Fgaro (Uso interno de Memory Computacin) WR Memory Worky (Uso interno de Memory Computacin) C

/S:

/P

/N

/Q /B

/O:

Ejemplo
CONTYIMP ASIENTOS.TXT C:\CONTY\DEMO 07/01 /B En el ejemplo se importar el contenido del archivo ASIENTOS.TXT a la empresa ubicada en C:\CONTY\DEMO, dentro del mes de Julio del 2001 y que deben borrarse previa a la importacin todos los asientos de origen IM (Importados) de ese mes de asientos.

Archivo de parmetros
En el caso de requerir importar asientos de varios meses, el utilitario CONTYIMP permite adems ejecutarse utilizando un archivo de parmetros, donde los mismos parmetros que se utilizan en la lnea de comandos, pueden incluirse dentro de un archivo que contenga varias lneas, y donde cada una de las lneas corresponda a un proceso de importacin independiente.

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 193 Sintaxis CONTYIMP @<ArchivoParametros> Ejemplo CONTYIMP @PARAM.DAT Contenido del archivo PARAM.DAT ASENE.TXT C:\CONTY\DEMO 01/01 /B ASFEB.TXT C:\CONTY\DEMO 02/01 /B ASMAR.TXT C:\CONTY\DEMO 03/01 /B En el ejemplo se importar el contenido del archivo ASENE.TXT al mes Enero del 2001, el archivo ASFEB.TXT al mes Febrero del 2001 y el archivo ASMAR.TXT al mes Marzo del 2001, a la empresa ubicada en C:\CONTY\DEMO, y se borraran previa a la importacin todos los asientos de origen IM (Importados) de esos meses de asientos.

Importar asientos utilizando la importacin Automtica (Recomendado)

Este mtodo funciona con los mismos archivos de texto que los procesos anteriores, pero permite copiar los archivos de intercambio directamente a la carpeta donde se encuentra la empresa de Memory Conty, para que Memory Conty los importe en forma automtica al abrir la empresa o cuando pase el tiempo indicado por el usuario dentro de las opciones de Importar en la solapa Archivos de las Propiedades de la empresa.

Nombre del archivo

Para que Memory Conty pueda reconocer los archivos de asientos a importar automticamente, el nombre del archivo debe seguir una sintaxis, de forma de poder identificar la aplicacin que dio origen a los asientos y el mes de asientos al que deben ser importados. Sintaxis XXAAMMNN.TXT Parmetros Parmetro Descripcin Las dos primeras letras identifican a la aplicacin origen de los asientos, por ejemplo IM indicar que son de una aplicacin de terceros y permitir visualizar los asientos como importados en el caso que el archivo haya sido generado por Memory Magus los archivos de identificarn como MG, los de Memory Fgaro como FG y los de Memory Worky como WR MEMORY COMPUTACIN

XX

194 - MEMORY CONTY AA MM NN Dos nmeros que indican el ao al que pertenecen los asientos a importar. Dos nmeros que indican el mes al que pertenecen los asientos a importar. Nmero de secuencia utilizado por la aplicacin en el caso que halla ms de un archivo generado para el mismo mes y ao de asientos. Los archivos TXT que no cumplan con esta sintaxis no sern considerados pro Memory Conty en la lista de importacin automtica de asientos, debiendo importarse en forma manual utilizando los mtodos explicados anteriormente.

Propiedades del archivo

Para que Memory Conty pueda conocer los parmetros con los que debe realizarse la importacin automtica de asientos, el archivo deber contener informacin sobre los asientos generados y las caractersticas que Memory Conty debe tener presente para incorporar los asientos a la empresa. Todas las lneas del archivo de texto que comiencen con el carcter ';' (Punto y coma) se consideraran como propiedades del archivo de asientos generado, y sern ignoradas como asientos al importar los datos. Sintaxis ;<Propiedad>=Valor Propiedades Propiedad Predeterminado Descripcin Fecha de comienzo del perodo Primer da del Desde ;Desde = "DD/MM/AAAA" de los asientos generados en el mes de asientos archivo. Fecha de finalizacin del perodo ltimo da del Hasta ;Hasta = "DD/MM/AAAA" de los asientos generados en el mes de asientos archivo. Indica si antes de importar se deben borran los asientos del BorraExistentes ;BorraExistentes= "Si|No" No mismo origen en el perodo indicado. Se asume que Indica en el caso que el archivo Importado ;Importado="DD/MM/AAAA" nunca fue halla sido importado, la fecha en importado la cual se realiz la importacin. Los nombres de las propiedades no son sensibles a maysculas y minsculas y cualquiera de las propiedades puede estar omitida en el archivo, utilizndose en ese caso el valor predeterminado indicado. La propiedad Importado es agregada en el archivo por Memory Conty indicando la fecha en que fue importado el archivo de asientos, luego de culminada una importacin con xito. Esta propiedad es utilizado por Memory Conty para determinar MEMORY COMPUTACIN Formato

MEMORY CONTY - 195 automticamente si debe importar el archivo o no, caso en el cual el usuario podr importarlo en forma manual.

Nombres de los campos

Cuando se utiliza la importacin automtica de asientos los campos que estn presentes en el archivo se identifican en forma automtica a partir de la primer lnea del archivo, segn la siguiente tabla: Nombre del campo DIA DEBE HABER NUMERO COMPROBANTE SERIE O PV NUMERO CONCEPTO RUT, RUC, CUIT O IA MONEDA TOTAL CODIGOIVA IVA CODIGOIMPUESTO IMPUESTO COTIZACIN LIBRO Los nombres de los campos no son sensibles a maysculas y minsculas, y en ninguno de los campos se utilizan caracteres especiales como tildes. Si uno de los nombres de campos no se puede identificar se ignora la columna al importar, y si faltan campos se utiliza un valor predeterminado para el campo. El campo RUC, RUT, CUIT o IA puede tener diferentes nombres segn el pas o la configuracin de la imputacin alternativa de la empresa que importa los asientos.

Proceso de importacin automtica

Dentro de las Propiedades de la empresa, en la solapa Archivos, Memory Conty permite que el usuario puede optar por Importar asientos al abrir la empresa, o Importar asientos cada tantos minutos. En el primer caso al momento de abrir la empresa en Memory Conty, este busca dentro del directorio de la empresa los archivos que tengan las propiedades explicadas y que aun no hayan sido importados. Si son encontrados archivos con estas particularidades, Memory Conty le presenta al usuario un cuadro de dialogo con la lista de los archivos MEMORY COMPUTACIN

196 - MEMORY CONTY para que confirme la importacin y pueda o no modificar las propiedades con las cuales se va a realizar la importacin. En el caso que se haya indicado Importar asientos cada tantos minutos, Memory Conty cada vez que transcurra la cantidad de minutos indicados por el usuario, buscar los archivos que tengan las propiedades explicadas y que aun no hayan sido importados, presentndole el mismo dialogo que en el caso anterior cuando encuentre archivos a importar.

Ejemplo
Nombre del archivo IM010701.TXT Indica que el origen de los asientos es una aplicacin de terceros, y que el mes destino de los asientos es Julio del 2001. Contenido del archivo ;Desde=02/07/2001; Hasta = "12/07/2001" ;BorraExistentes = Si DIA, DEBE, HABER, CONCEPTO, MONEDA, TOTAL, CODIGOIVA, IVA, CODIGOIMPUESTO, IMPUESTO, COTIZACION, LIBRO 2,"11111","4101","Contado 401",0,2500.00,0,0.00,0,0.00,0.0000000,"I" 2,"11111","4103","Contado 401",0,8500.00,5,1043.86,0,0.00,0.0000000,"I" 2,"11111","4102","Contado 401",0,24000.00,6,4487.80,0,0.00,0.0000000,"I" 5,"11112","4102","Contado 402",1,2400.00,6,448.78,0,0.00,0.0000000,"I" 5,"11111","4103","Contado 403",0,4000.00,5,491.23,0,0.00,0.0000000,"I" 8,"11111","4102","Contado 404",0,7500.00,6,1402.44,0,0.00,0.0000000,"I" En el ejemplo, las lneas que comienzan con ';' corresponden a lneas de propiedades del archivo que no sern consideradas como asientos, donde se indica el perodo al que corresponden los asientos generados, y la opcin de borrar los asientos existentes. La primer lnea del asiento sin ';' corresponde a los nombres de los campos de cada columna, que permitir conocer los campos que contiene el archivo y en que orden deben ser considerados. Memory Conty importar los asientos al mes de Julio de 2001, borrando previamente en el perodo 02/07/2001 al 12/07/2001 los asientos que se encuentren con el origen IM (Importado), y luego de esto agregar en el archivo una lnea al final con el contenido: ;Importado="30/07/2001" que indica la fecha en la cual se importaron los asientos en forma automtica por Memory Conty y que permite conocer que el archivo de asientos ya ha sido importado.

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 197

Opciones
Las opciones de Memory Conty le permiten al usuario configurar determinados parmetros del mismo de acuerdo a las necesidades o gustos del usuario para la utilizacin del sistema, tales como el funcionamiento general del sistema, la emisin de informes o la apariencia de las carpetas y ventanas. .

Generales
Sugerir ltima empresa
Permite indicar si se sugiere al ingresar a Memory Conty la ltima empresa utilizada.

Sugerir ltimo usuario

Permite indicar si se sugiere el ltimo usuario al ingresar nuevamente a Memory Conty.

Conservar informes
Como se explicar en el captulo de Informes, Memory Conty guarda automticamente los informes emitidos para una posterior consulta, pudiendo el usuario definir cantidad de das por la que desea conservar los mismos dentro del disco duro del computador o servidor de la red. Al abrir la empresa Memory Conty depura todos los informes cuya fecha sea mayor a la cantidad de das indicado. Si no desea conservar los informes, indique 0 lo que permitir que Memory Conty elimine todos los informes previamente calculados cada vez que se abra la empresa.

Continuar si faltan meses de asientos

Permite indicar si Memory Conty informa al usuario, cuando uno de los meses del perodo solicitado al emitir un informe no existe, o si contina calculando sin informar al usuario. Cuando al emitir un informe uno de los meses del perodo solicitado no existe, si esta la opcin Continuar si faltan meses de asientos no est marcada, Memory Conty presenta un mensaje informando la situacin, y consultando al usuario para continuar con los dems meses o cancelar la operacin. Este mensaje incluye la opcin No preguntar otra vez, para continuar generando el informe aunque falten meses de asientos. Al marcar No preguntar otra vez, se marca tambin esta opcin Continuar si faltan meses de movimientos. Puede desmarcarla para que Memory Conty le informe nuevamente cuando uno de los meses del perodo solicitado no exista. MEMORY COMPUTACIN

198 - MEMORY CONTY

Ventanas
Tipo de letra
Permite elegir el tipo de letra a utilizar por Memory Conty en carpetas y ventanas de datos e informes. Ejecutando el botn Consulta , se activa el cuadro de dilogo estndar de Microsoft Windows para seleccin de tipos de letra, tamaos, efectos y colores.

Tamao de botones
Permite optar entre disponer de botones de tamao grande (Dibujo y texto) o chico (Slo dibujo) en las barras de herramientas de las carpetas de datos e informes. Presionando ALT-ABAJO se puede optar entre ambas alternativas.

Maximizar al abrir ventanas

Cuando en lugar de utilizar las solapas que provee la interfaz de Memory Conty, se deseen utilizar las ventanas tradicionales de Microsoft Windows, desmarcando la opcin Solapas del men Ventanas, se puede indicar que todas las ventanas aparezcan inicialmente maximizadas, ocupando el mximo posible de la pantalla.

Listados
Usar tipos de letra de la impresora
Si tiene una vieja impresora de matriz de puntos, y desea que Memory Conty imprima en ella en forma veloz sin aprovechar la presentacin de calidad de las fuentes de Microsoft Windows, y utilice directamente las fuentes de la impresora de matriz de puntos, es necesario que modifique en la configuracin de la impresora de Microsoft Windows la calidad Borrador, y marque la opcin Usar tipos de letra de la impresora. Esta opcin permite indicar si se utilizarn los tipos de letra propios de la impresora, lo que permitir emitir los listados ms rpido, sacrificando algunas caractersticas de tipos de letra, imgenes o colores.

Incluir nmeros de pgina

Permite incluir los nmeros de pgina en el pie de los listados.

Imprimir nmeros de asiento

Permite que en la emisin de los libros Diarios y Mayores se incluya el nmero de asiento

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 199

Incluir fecha
Permite indicar si se incluye la fecha y hora en el pie de los listados.

Margen superior
Indica la cantidad en centmetros del margen superior de la hoja que deben reservarse en los listados, cuando este margen se requiera para encuadernar los listados. Ingrese cero si no desea dejar un margen en el extremo superior de los listados, para aprovechar todo el espacio de la pgina.

Usar hojas previamente foliadas

Permite excluir en la impresin, el encabezado y el pie de pgina de los listados, cuando se deseen utilizar hojas ya foliadas o impresas con el ttulo y los nmeros de hoja o folio, para que Memory Conty no imprima dichos datos.

MEMORY COMPUTACIN

200 - MEMORY CONTY

Opciones de accesibilidad
Utilice las Opciones de accesibilidad de Memory Conty para personalizar el funcionamiento del teclado en el ingreso de asientos, definiendo teclas especiales para los textos ms comnmente utilizados, o para definir nombres alternativos a las cuentas, que permitan olvidarse de los cdigos de las cuentas.

Teclado
La configuracin de teclado permite asignar una combinacin de teclas a un texto que se usa frecuentemente como parte de un concepto en el ingreso de asientos, y de esa manera en lugar de escribir el texto completo, se pueda usar la combinacin de teclas asignada al texto, para que Memory Conty inserte el texto, aumentando la facilidad de uso y la velocidad de ingreso. Por ejemplo, si comnmente se debe digitar el texto Factura se puede definir la combinacin CTRL-F, para que al momento de tener que digitar el texto dentro del concepto de los asientos, al presionar Ctrl-F Memory Conty digite automticamente Factura. Para definir las combinaciones de teclado, seleccione la opcin Teclado del men Empresa, y elija en la columna Teclas de la lista desplegable la combinacin de teclas que desea utilizar, e ingrese en la columna Texto, el texto asociado a la combinacin que desea que Memory Conty reemplace automticamente en el ingreso de asientos.

Alias
Los alias son abreviaturas para textos como ser palabras, frases, nmeros, cdigos de cuentas o grupos de cuentas. Estos son utilizados para asociar una abreviatura fcil de recordar a una palabra o cdigo de cuenta que sea ms difcil de recordar. En lugar de escribir la palabra o el cdigo, es posible en el ingreso de asientos escribir el alias, para que Memory Conty reemplace automticamente el MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 201 alias por la palabra o el cdigo asociado. Por ejemplo, puede asociar a la palabra CAJA el cdigo de la cuenta caja 11111, y escribir CAJA en lugar del cdigo de la cuenta, en cualquier lugar en el que se pide un cdigo de cuenta, y de esta manera olvidarse de los cdigos de cuenta. Para definir los alias, seleccione la opcin Alias del men Empresa, y digite en la columna Alias el texto abreviado que desea utilizar, e ingrese en la columna Texto, el texto asociado al alias que desea que Memory Conty reemplace automticamente en el ingreso de asientos. Para reemplazar automticamente un alias por el texto asociado, marque la casilla de verificacin Completar automticamente mientras escribe, o djela desmarcada para controlar manualmente en que momento desea que Memory Conty reemplace el alias por el texto asociado, utilizando la tecla F3 para reemplazar el alias por el texto asociado.

MEMORY COMPUTACIN

202 - MEMORY CONTY

Impresora
Este comando que se encuentra dentro del men Empresa, permite elegir una impresora en la cual imprimir todos los listados y cambiar la configuracin de la impresora seleccionada, por ejemplo para cambiar el tamao del papel con el que se desean emitir los informes de Memory Conty. Este comando utiliza el cuadro de dilogo de Configuracin de impresin de Microsoft Windows. Si desea cambiar permanentemente la impresora predeterminada o la configuracin de cualquier impresora, use el Administracin de impresin o el Panel de control de Microsoft Windows.

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 203

Ventanas
El men Ventanas que se encuentra en el men principal de Memory Conty, permite cambiar la forma de ver las ventanas del sistema, siendo este men similar al del resto de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows.

Solapas
Memory Conty provee una interfaz innovadora la cual fue diseada de acuerdo a estrictos tests de usabilidad por parte de los usuarios del sistema, que permite que las ventanas tradicionales de Microsoft Windows sean vistas como solapas, lo que permite una ms gil operacin del sistema, ya que para pasar de una carpeta a otra solo es necesario hacer clic con el ratn en la solapa de la carpeta que se encuentra en la parte derecha de la ventana del sistema. Esta opcin est marcada al instalar Memory Conty para facilitar la operacin del sistema, pero podr desmarcarla para utilizar las carpetas en tpicas ventanas de Microsoft Windows.

Ventanas en cascada
Esta opcin es una particularidad de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows y permite que cuando se estn visualizando las carpetas en ventanas de Microsoft Windows, las carpetas abiertas se agrupen en forma de cascada, una debajo de la otra, lo que permite organizar las carpetas abiertas, de manera que una no superponga a la otra y se pueda determinar cuales son las carpetas que se tienen abiertas en este momento. Si bien este comando permite ver todas las carpetas que se tienen abiertas, las mismas son mostradas en ventanas pequeas para que se puedan mostrar todas las carpetas a la vez, lo que hace que no se pueda ver el contenido de las mismas en su totalidad. Dado los tests de usabilidad realizados por Memory Computacin, se aconseja que se utilice la opcin de Solapas especialmente diseado para conocer el contenido completo de todas las ventanas, ver todas las ventanas abiertas en este momento y poder acceder de manera sumamente sencilla a las dems carpetas abiertas.

Ventanas en mosaico
Esta opcin es una particularidad de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows y permite que cuando se estn visualizando las carpetas en ventanas de Microsoft Windows, las carpetas abiertas se agrupen en forma un mosaico, una al costado de otra dentro de la ventana del sistema, lo que permite organizar las carpetas abiertas, de manera que una no superponga a la otra y se pueda determinar cuales son las carpetas que se tienen abiertas en este momento. MEMORY COMPUTACIN

204 - MEMORY CONTY Si bien este comando permite ver todas las carpetas que se tienen abiertas, las mismas son mostradas en ventanas pequeas para que se puedan mostrar todas las carpetas a la vez, lo que hace que no se pueda ver el contenido de las mismas en su totalidad. Dado los tests de usabilidad realizados por Memory Computacin, se aconseja que se utilice la opcin de Solapas especialmente diseado para conocer el contenido completo de todas las ventanas, ver todas las ventanas abiertas en este momento y poder acceder de manera sumamente sencilla a las dems carpetas abiertas.

Organizar iconos de ventanas

Esta opcin es una particularidad de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows y permite que cuando se estn visualizando las carpetas en ventanas de Microsoft Windows, y las ventanas han sido minimizadas, las mismas se agrupen en la parte inferior de la ventana del sistema. Si bien este comando permite ver todas las carpetas que se tienen abiertas, al estar minimizadas, no es posible ver el contenido de las mismas. Dado los tests de usabilidad realizados por Memory Computacin, se aconseja que se utilice la opcin de Solapas especialmente diseado para conocer el contenido completo de todas las ventanas, ver todas las ventanas abiertas en este momento y poder acceder de manera sumamente sencilla a las dems carpetas abiertas.

Cerrar todas las ventanas

Este comando es una particularidad de las aplicaciones desarrolladas para Microsoft Windows y permite que se cierren todas las carpetas abiertas en este momento sin necesidad de cerrar las carpetas de a una, lo que agiliza la operacin del sistema cuando se desean cerrar todas las carpetas abiertas.

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 205

MEMORY COMPUTACIN

206 - MEMORY CONTY

CAPTULO

11

Seguridad

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 207

MEMORY COMPUTACIN

208 - MEMORY CONTY

Usuarios y permisos
Memory Conty combina la tradicional flexibilidad de las aplicaciones desarrolladas por Memory Computacin, con estrictos controles de seguridad que garantizan la calidad y confidencialidad de la informacin. Memory Conty permite definir los usuarios que van a utilizar el sistema, e indicar para cada uno de ellos, que tareas pueden o no realizar, a los efectos de restringir la informacin confidencial, la modificacin de los datos de la empresa o la emisin de determinados informes.

Usuarios
Para que Memory Conty pueda restringir el acceso a usuarios no autorizados y pueda identificar a los distintos usuarios para permitirles o no el acceso a las diferentes carpetas e informes del sistema, es necesario definir cada uno de los usuarios a los que se le permitir trabajar en el sistema y cuales son los permisos que se le conceden a los mismos. Para realizar esta definicin, Memory Conty dispone de una carpeta denominada Usuarios, donde es posible definir nuevos usuarios y sus permisos, modificar los datos o permisos de los ya definidos, o borrar usuarios a los que se desee cancelar la autorizacin de ingreso al sistema. Para acceder a la carpeta de Usuarios, seleccione del men Empresa, la opcin Usuarios, y dentro de esta Permisos. Memory Conty ya posee definido dos usuarios de cdigo OPERADOR y SUPERVISOR, siendo este ltimo el utilizado como ejemplo en el captulo de Ingreso al sistema, que posee permisos totales dentro de Memory Conty y que sobre el cual se controla que no pueda ser borrado. Al definir por primera vez los usuarios y los permisos de estos, asigne en primer lugar una contrasea al usuario SUPERVISOR, lo que permitir que los usuarios no puedan identificarse ms como dicho usuario. Tenga presente que al ingresar a Memory Conty, el mismo siempre verifica que el usuario y la contrasea sean vlidos y restringe tanto el acceso a usuarios no autorizados, como a usuarios que no digiten correctamente su contrasea, con lo cual al definir los usuarios y/o de asignar contraseas a los mismos, tenga especial precaucin de recordar los cdigos de usuarios definidos y las contraseas de los mismos, ya que de no ser as, no podr volver a ingresar a Memory Conty. Cdigo El cdigo permite realizar una identificacin nica de cada usuario, y ser el dato con el MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 209 cual se identificar cada usuario al acceder a Memory Conty. Iniciales Las iniciales sern utilizadas por Memory Conty para identificar al usuario en los informes de auditoria, que permitirn conocer las tareas realizadas por cada usuario. Nombre El nombre permite conocer con exactitud cual es el usuario que se esta definiendo. Contrasea Es la clave que utilizar Memory Conty para validar que el usuario que desea ingresar al sistema sea efectivamente el definido dentro del sistema.

Permisos
Al hacer clic en el botn Permisos de la barra de herramientas estando posicionado en el usuario que se esta definiendo, Memory Conty abre un dilogo en el cual se pueden definir para cada usuario, los permisos y restricciones que se le darn al usuario dentro del sistema. Los permisos del usuario se dividen en dos solapas, una de nombre Comandos, donde se define para cada uno de los puntos del men de Memory Conty, si al usuario se le Permite acceder, No permite acceder, o Permite acceder sin modificar. En la segunda solapa de nombre Asientos, en caso que el usuario tenga el permiso de Permite acceder a asientos, se pueden restringir operaciones especificas sobre el ingreso y modificacin de los asientos de la empresa. De esta manera, se bien se le pueden dar derechos al usuario de acceso a la carpeta de asientos, es posible definir si puede ingresar y modificar asientos de cualquier libro o seleccionar especficamente los libros sobre los que puede ingresar y modificar asientos. Tambin es posible definir la antigedad de los asientos que puede ingresar y modificar, permitindole editar los asientos de cualquier mes, slo los del mes actual, o aquellos asientos que hasta una cantidad determinada de das de antigedad.

MEMORY COMPUTACIN

210 - MEMORY CONTY

Cambiar de usuario
Este comando permite que sin salir del sistema, un usuario pueda identificarse ante Memory Conty para que a partir de ese momento se apliquen los permisos y restricciones del nuevo usuario. Para cambiar de usuario haga doble clic sobre la identificacin del usuario de la barra de estado de Memory Conty, o seleccionando el comando Cambiar usuario del men Usuarios que se encuentra dentro del men Empresa.

Cambiar contrasea
El cambio de contraseas de usuarios le permite a cada uno de los usuarios poder modificar su clave de acceso sin necesidad que dicha operacin la realice el SUPERVISOR, brindndole as una seguridad al usuario de que nadie que no conozca la clave de identificacin que ha ingresado, y de esta manera se pueda asegurar que solo dicho usuario pueda identificarse como tal. Para que cada usuario pueda cambiar su contrasea, asgnele permisos a este comando, para que el usuario pueda seleccionar el comando Cambiar contrasea del men Usuarios que se encuentra dentro del men Empresa. Al cambiar la contrasea, Memory Conty solicita que se digite la contrasea anterior y que se digite y confirme la nueva contrasea para evitar que otro usuario pueda cambiar su contrasea y adems que al digitar la contrasea no cometa errores en la digitacin que luego causen que Memory Conty no le permita identificarse correctamente al ingresar al sistema.

Registro de auditoria
Cada vez que un usuario ingresa a Memory Conty, abre o cierra una empresa, Memory Conty registra la operacin realizada por el usuario junto con la fecha y la hora en la cual se realizo la misma. Esto permite conocer posteriormente las tareas que realiz cada uno de los usuarios, emitiendo el informe de auditoria, seleccionando la opcin Auditoria del men Usuarios que se encuentra dentro del men Empresa.

Encriptacin de datos
Memory Conty prev la posibilidad de encriptar los archivos donde se guardan los datos de la empresa, de modo que sean totalmente inaccesibles para quien no conozca las claves adecuadas. Estas tcnicas de encriptacin modifican fsicamente los archivos con los datos, MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 211 transformndolos de forma indescifrable para quien no posee las claves adecuadas. De esta manera se logra que solo aquel usuario que conozca la clave de encriptacin de los datos de la empresa pueda leer los datos de la misma, para consultar, ingresar nuevos datos, modificar los existentes o emitir los informes. La encriptacin de datos por intermedio de una contrasea, hace posible que los datos de las empresas de Memory Conty no pueden ser ledos ni desde otras aplicaciones, ni desde Memory Conty cuando el usuario desconoce la clave de la empresa. Use esta opcin con cuidado, ya que si olvida la clave asignada a los datos de la empresa, no hay modo de recuperar la informacin de la empresa, ni siquiera con asistencia por parte de Memory Computacin. Para asignar una clave a la empresa, seleccione la opcin Seguridad, del men Empresa, marque la opcin Proteger los datos con contrasea, e ingrese la contrasea de seguridad y su confirmacin. A partir de ese momento, Memory Conty encriptar todos los archivos de la empresa con la clave asignada, la cual deber ser ingresada cada vez que se abra la empresa con Memory Conty, ya que al ingresar una clave incorrecta o no ingresar la misma, Memory Conty no podr descifrar la informacin de la empresa. Cuando al abrir la empresa, la clave ingresada no sea la clave con la cual estn encriptados los datos de la empresa, Memory Conty no permitir abrir los archivos de la misma y por consiguiente imposibilitar que el usuario pueda consultar la informacin, ingresar nuevos datos, modificar los existentes o emitir los informes de la empresa. Cuando al abrir la empresa, la clave ingresada es la misma con la cual estn encriptados los datos de la empresa, Memory Conty podr trabajar normalmente con los datos de la empresa, y la encriptacin de los datos ser totalmente transparente para el usuario que este utilizando Memory Conty en ese momento.

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212 - MEMORY CONTY

CAPTULO

12

Primeros pasos con Memory Conty Plus!

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MEMORY CONTY - 213

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214 - MEMORY CONTY

Introduccin a Memory Conty Plus!

Memory Conty Plus! potencia las reconocidas caractersticas de Memory Conty de Memory Computacin, para realizar estados contables personalizados, informes de gestin, anlisis de ratios, estudios comparativos, y mucho ms de lo que pueda llegar a imaginar. Con Memory Conty Plus! podr realizar estados contables personalizados, informes de gestin, anlisis de ratios, estudios comparativos, y mucho ms de lo que imagine Agregar nuevos informes para generar estados y anexos del balance tipo, cuadros de amortizaciones y revaluaciones, cuadro de origen y aplicacin de fondos, y de evolucin del patrimonio. Tambin elaborar una contabilidad presupuestal, y definir ratios e ndices segn su preferencia. Generar automticamente los informes solicitados por bancos en el formato que estos requieran. Presentar informacin para casas matrices en el exterior tal como la soliciten en forma automtica. Realizar informes de gestin y tableros de control, que resuman los saldos de determinadas cuentas, analicen gastos o comparen los ingresos segn sus preferencias. Podr integrar en un mismo documento informacin de distintas empresas, consolidando datos y prorrateando costos indirectos. Memory Conty Plus! para Microsoft Excel provee frmulas y comandos para realizar clculos y obtener informacin de empresas de Memory Conty desde hojas de clculo de Microsoft Excel. Le permite combinar la rapidez y confiabilidad de Memory Conty, el sistema ms vendido y recomendado en la regin, con la potencia y flexibilidad de Microsoft Excel. Por otra parte, realiza los clculos basndose en la ya largamente probada tecnologa de Memory Conty, por lo que la informacin resulta igual de segura y confiable, tanto en Memory Conty Plus!, como en Memory Conty. Sin embargo, no necesita ejecutar Memory Conty para usar Memory Conty Plus! Podr acceder a los datos de las empresas simultneamente desde Memory Conty Plus! y desde Memory Conty, o an, realizar modificaciones en Memory Conty y reflejar inmediatamente los cambios en Microsoft Excel.

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MEMORY CONTY - 215

Uso de Microsoft Excel

Funciones de Microsoft Excel
Memory Conty Plus! es a la vez potente y fcil de usar. En esta gua ver, paso a paso, con ejemplos claros y sencillos, cmo usar el Memory Conty Plus!. Cuando ejecute Microsoft Excel en un PC que tenga instalado el Memory Conty Plus! ver una nueva barra de herramientas, con los botones de comando Empresa y Actualizar, un nuevo men Contabilidad con los comandos del Memory Conty Plus!, ms dos nuevos comandos en el men desplegable con el botn secundario del ratn.

Memory Conty Plus! permite acceder a la informacin de las empresas de Memory Conty desde hojas de clculo de Microsoft Excel. Esto se logra escribiendo en las celdas de la hoja, frmulas con funciones que se agregan a la lista de funciones disponibles en Microsoft Excel al instalar Memory Conty Plus!. En este primer paso ver cmo se ingresan frmulas en Microsoft Excel. La frmula usar la funcin SUMA. Esta funcin es provista por Microsoft Excel y no por Memory Conty Plus!. 1. 2. 3. 4. 5. Abra un libro nuevo. En la celda A1 escriba 10. En la celda B1 escriba 20. En la celda C1 escriba 30. En la celda D1 escriba =SUMA(A1:C1).

Al salir de la celda D1 ver 60 (que es el resultado de la frmula) en lugar de la frmula. Las celdas que contienen frmulas comienza con el signo de =. A continuacin del signo de = aparece el nombre de la funcin, en este caso, SUMA. A la funcin SUMA debe indicarle los nmeros a sumar. Esta informacin adicional que la funcin necesita se denomina, en forma genrica, argumentos; los argumentos aparecen encerrados entre parntesis a continuacin del nombre de la funcin. Puede escribir el argumento directamente entre los parntesis o, como en el ejemplo anterior, puede escribir el argumento en otras celdas e incluir una referencia a esas celdas entre los parntesis.

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216 - MEMORY CONTY

Uso de Memory Conty Plus!

Elegir empresa
En este segundo paso comenzar a usar funciones de Memory Conty Plus!. 1. 2. 3. Borre las celdas A1, B1, C1 y D1 usadas en el ejemplo anterior. En la celda A1 escriba DEMO. En la celda B1 escriba =NOMBREEMPRESA(A1).

Al salir de la celda B1 ver Komfort Uruguay SA que es el nombre de la empresa DEMO.

Valores predeterminados
La mayora de las funciones de Memory Conty Plus! que acceden a los datos de las empresas de Memory Conty, llevan como argumento una empresa; las funciones necesitan esta informacin para saber cul de las empresas de Memory Conty desea usar. Si en un libro de Microsoft Excel trabaja habitualmente con una empresa, puede resultar aburrido y molesto indicar como argumento siempre la misma empresa. Con Memory Conty Plus! puede indicar la empresa una vez y omitir ese argumento en la frmula. Memory Conty Plus! calcular la funcin con la empresa predeterminada. 1. 2. Borre las celdas A1 y B1 usadas en el ejemplo anterior. Elija el comando Elegir empresa... del men Contabilidad o ejecute el botn Empresa de la barra de herramientas para elegir la empresa predeterminada. Aparecer el cuadro de dilogo Elegir empresa. En el cuadro de texto Empresa escriba DEMO. Elija Aceptar. Microsoft Excel mostrar el nombre de la empresa predeterminada en la barra del ttulo junto al nombre del libro abierto. En la celda A1 escriba =NOMBREEMPRESA().

3. 4. 5.

Al salir de la celda A1 ver Komfort Uruguay SA que es el nombre de la empresa DEMO, que ahora es la empresa predeterminada.

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 217 Note que no escribi la empresa ni una referencia a otra celda en la frmula. La empresa es opcional en la funcin NOMBREEMPRESA: si no la indica, Memory Conty Plus! usar la empresa predeterminada. Otras frmulas de Memory Conty Plus! tienen otros argumentos que tambin son opcionales y, si los omite, usan valores predeterminados, para modificar los mismos Memory Conty Plus! provee un dilogo que se encuentra dentro del men Contabilidad de nombre Valores predeterminados el cual se explica ms adelante. A continuacin ver como usar la ayuda para obtener informacin sobre una funcin, incluyendo la descripcin de los argumentos, cules son opcionales y cul es el valor predeterminado en cada caso.

Consultar la ayuda
Para conocer las frmulas disponibles, los argumentos, cules son opcionales, etc. puede usar la Ayuda de Memory Conty Plus!. 1. Elija el comando Ayuda del men Contabilidad para invocar la ayuda de Memory Conty Plus!. Aparecer en la ventana de Ayuda el tema Bienvenido. Este tema contiene una breve introduccin y una lista de vnculos a las funciones provistas con Memory Conty Plus!. Haga clic en el libro Funciones que aparece sobre la lista de la izquierda, y luego en Funcin NOMBREEMPRESA. Aparecer en la ventana de Ayuda el tema Funcin NOMBREEMPRESA. Este tema contiene toda la informacin sobre esa funcin.

2.

Consulte siempre la Ayuda para conocer las funciones disponibles y obtener informacin sobre ellas.

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218 - MEMORY CONTY

Argumentos de las frmulas

La funcin NOMBREEMPRESA tiene solamente un argumento y es fcil recordarlo: es el cdigo de la empresa de la cual desea obtener el nombre. Otras frmulas pueden tener muchos ms argumentos y ser ms difcil recordarlos. Adems de la Ayuda de Memory Conty Plus!, Microsoft Excel provee un mecanismo para escribir las frmulas ms fcilmente: el dilogo de frmulas. 1. 2. 3. 4. En la celda A5 escriba 11111. En la celda B5 escriba =NOMBRECUENTA() y haga clic en botn = que est junto a la barra de frmulas. Aparecer el dilogo de frmulas. En el argumento Empresa del dilogo de frmulas, escriba A5 o use el botn para ingresar la referencia a la celda A5. Elija Aceptar para cerrar el dilogo de frmulas.

Al cerrar el dilogo de frmulas ver Caja Moneda Nacional que es el nombre de la cuenta 11111.

El primer informe
Un informe que puede ser muy til es conocer los saldos de caja y bancos de una empresa. A continuacin preparar ese informe en segundos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En la celda A3 escriba CAJAS. En la celda A5 escriba 11111. En la celda A6 escriba 11112. En la celda A8 escriba BANCOS. En la celda A10 escriba 11121. En la celda A11 escriba 11122. En la celda B5 escriba la frmula =NOMBRECUENTA(A5). 8. Copie el contenido de la celda B5 a B6, B10 y B11. 9. En la celda C5 escriba la frmula =SALDO(A5). 10. Copie el contenido de la celda C5 a C6, C10 y C11. MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 219

Al terminar de copiar tendr un informe con los saldos de caja y bancos. De qu empresa? Como no indic una empresa cuando escribi =SALDO(A5), la funcin us la empresa predeterminada. A qu fecha? A la fecha predeterminada, la fecha es un argumento opcional de la funcin SALDO, y cuando se omite, se utiliza el valor predeterminado para la fecha. Lo mismo ocurre con la moneda. En el prximo paso ver como expresar todos los importes del informe anterior en otra moneda, simplemente cambiando los valores predeterminados.

Cambiar valores predeterminados

Para consultar y cambiar todos los valores predeterminados, incluyendo la fecha y empresas predeterminadas, use el comando Valores predeterminados. 1. 2. Elija el comando Valores predeterminados... del men Contabilidad. Aparecer el cuadro de dilogo Valores predeterminados. En la lista desplegable Moneda, est seleccionada la opcin Moneda nacional. Cmbiela a Moneda extranjera. Moneda nacional y Moneda extranjera son generalmente los usos ms comunes de las monedas 0 y 1, respectivamente, de Memory Conty. Elija Aceptar.

3.

Al cerrar el cuadro de dilogo ver el informe expresado en moneda extranjera. Lo mismo ocurre cuando cambia cualquier otro de los valores predeterminados. Por lo tanto, los valores predeterminados le permiten no slo escribir las frmulas ms fcilmente, omitiendo los argumentos correspondientes, sino tambin cambiar todos los resultados con una sola operacin. Por ejemplo, para ver este mismo informe de otra empresa, bastar cambiar la empresa predeterminada. O para ver este mismo informe en otro perodo, bastar cambiar el perodo predeterminados.

Guardar planillas
Ahora puede guardar esta planilla de ejemplo, usando el comando Guardar del men Archivo. MEMORY COMPUTACIN

220 - MEMORY CONTY Esta planilla de Microsoft Excel es igual a cualquier otra planilla de Microsoft Excel, excepto que el Memory Conty Plus! guarda los valores predeterminados como propiedades del libro; as, cuando abra nuevamente el archivo, Memory Conty Plus! reconocer que se trata de un libro con funciones de Memory Conty Plus! y sabr nuevamente los valores predeterminados usados para hacer la planilla. Luego de guardada la planilla podr abrirla en el mismo PC en el que fue creada o en cualquier otro PC que tenga instalado Microsoft Excel y Memory Conty Plus!.

Enviar la planilla a un colega que todava no tiene Memory Conty Plus!

En las celdas que tienen frmulas con funciones de Memory Conty Plus! ver el error #NOMBRE! si Memory Conty Plus! no est instalado cuando abra el libro. Para evitar esta situacin, sera ideal poder reemplazar las frmulas por los resultados. Microsoft Excel permite hacer esto, pero si lo hace, perder las frmulas que dieron origen a los valores. Memory Conty Plus! provee otra solucin: reemplazar las frmulas por los resultados y convertir las frmulas en comentarios. De esa forma, no ser necesario tener instalado Memory Conty Plus! para ver la planilla. Tambin podr convertir nuevamente los comentarios en frmulas. Elija el comando Convertir frmulas en comentarios del men Contabilidad. Ver como las celdas que contiene frmulas con funciones de Memory Conty Plus!, tienen ahora los resultados de las frmulas, y las frmulas estn un comentario agregado a la celda. Ahora podr guardar la planilla y enviarla a un colega, aunque no tenga el Plus!. Este comando es til tambin para congelar una planilla, es decir, para evitar que Memory Conty Plus! acceda a los datos de Memory Conty y calcule nuevamente las frmulas. Siempre ser posible usar el comando Convertir comentarios en frmulas, para volver atrs.

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MEMORY CONTY - 221

Funciones de Memory Conty Plus!

Ahora sabe cmo funciona Memory Conty Plus!. Las dems funciones son similares a las funciones vistas hasta el momento: Funcin CREDITOS Descripcin Devuelve los crditos de una o varias cuentas, en una moneda, a una fecha, de una empresa. El resultado se calcula como la suma de los crditos a la o las cuentas indicadas, en el perodo indicado, en la empresa indicada. DEBITOS Devuelve los dbitos de una o varias cuentas, en una moneda, a una fecha, de una empresa. El resultado se calcula como la suma de los dbitos a la o las cuentas indicadas, en el perodo indicado, en la empresa indicada. DIRECCIONEMPRESA Devuelve la direccin de una empresa. FINMES Devuelve la fecha del ltimo da de un mes. IMPORTEASIENTO Devuelve la suma de los importes acreditados o debitados a algunas o a todas las cuentas de uno o ms asientos, identificados por la leyenda, en una moneda, en un perodo, de una empresa. NOMBRECUENTA Devuelve el nombre de una cuenta, de una empresa. MONEDACUENTA Devuelve el cdigo de la moneda base de una cuenta, de una empresa. NOMBREEMPRESA Devuelve el nombre de una empresa. NOMBREMONEDA Devuelve el nombre de una moneda, de una empresa. PRIMERMESEMPRESA Devuelve el primer mes con asientos de una empresa. RESTA Resta los nmeros de un rango. RUCEMPRESA Devuelve el RUC de una empresa. SALDO Devuelve el saldo de una o varias cuentas, en una moneda, a una fecha, de una empresa. El saldo se calcula como la suma de los dbitos a la o las cuentas indicadas, menos la suma de los importes crditos a la o las cuentas indicadas, desde la fecha del primer mes con asientos hasta la fecha indicada, en la empresa indicada. SALDOPERIODO Devuelve el saldo de una o varias cuentas, en una moneda, en un perodo, de una empresa. El total se calcula como la suma de los dbitos a la o las cuentas indicadas, menos la suma de los importes crditos a la o las cuentas indicadas, en el perodo indicado, en la empresa indicada. SIMBOLOMONEDA Devuelve el smbolo de una moneda, de una empresa.

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222 - MEMORY CONTY

Plantillas de Memory Conty Plus!

Memory Conty Plus! se distribuye con varias planillas de ejemplo. Para crear nuevos libros de Microsoft Excel usando estas planillas, use el comando Nuevo... del men Archivo, donde en la solapa General ver las planillas provistas con Memory Conty Plus!.

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MEMORY CONTY - 223

Primeros pasos con Memory Conty Plus! y Alfa de la DGI (Uruguay)

Este captulo le permitir dar los primeros pasos para la presentacin de las Declaraciones Juradas de DGI con Memory Conty Plus! de Memory Computacin y el utilitario Alfa de la DGI. Memory Conty Plus! para Microsoft Excel provee adems de las frmulas y comandos para realizar clculos, la posibilidad de confeccionar y generar las Declaraciones Juradas de la DGI 2/176 y 2/149 al utilitario Alfa de la DGI con el cual se presentan las Declaraciones Juradas. Esto permite no solamente utilizar Memory Conty Plus! para realizar informes estadsticos, estados contables personalizados, anlisis de ratios y estudios comparativos, sino adems calcular y preparar la informacin a presentar ante la DGI. En esta gua ver, paso a paso, con ejemplos claros y sencillos, cmo usar Memory Conty Plus! para la confeccin y generacin de las Declaraciones Juradas 2/176 y 2/149.

Instalar el sistema Alfa de la DGI

Verifique tener instalado el sistema Alfa de la DGI, si no lo tiene, en el CD de Instalacin de Memory Conty se distribuye una copia del mismo, para instalarlo siga los siguientes pasos:

Instalar el sistema Alfa de la DGI

1. 2. 3. 4. Inserte el disco de instalacin en el CD. Elija Ejecutar en el botn Inicio Escriba en el cuadro de dilogo Ejecutar, D:\Alfa\Instalar\Setup.exe, donde <D:> es la letra asignada a la unidad de CD, y elija Aceptar. Siga las instrucciones de la Instalacin del sistema Alfa de la DGI.

Verifique tener instalada la versin 2.02 del utilitario Alfa de la DGI, ya que a partir de esta versin es que este sistema permite la importacin de Declaraciones Juradas, para ello, entre al sistema Alfa, y ejecute el botn Acerca de que le informar la versin instalada. Si llegara a tener instalada la versin 2.01, en el CD de Instalacin de Memory Conty se distribuye una copia de la actualizacin del sistema Alfa, para instalarla siga los siguientes pasos:

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224 - MEMORY CONTY

Instalar la versin 2.02 del sistema Alfa de la DGI

1. 2. 3. 4. Inserte el disco de instalacin en el CD. Elija Ejecutar en el botn Inicio Escriba en el cuadro de dilogo Ejecutar, D:\Alfa\Actualizar\Setup.exe, donde <D:> es la letra asignada a la unidad de CD, y elija Aceptar. Siga las instrucciones de la Actualizacin del sistema Alfa de la DGI.

Crear una nueva declaracin Jurada en un archivo nuevo

1. Ejecute el comando Nuevo Documento de Office, el cual puede encontrar en el botn Inicio de Microsoft Windows o desde dentro de Microsoft Excel en el men Archivo. Dentro de la solapa General encontrar las plantillas de Microsoft Excel DGI 2176.xls y DGI 2-149.xls que corresponden a las Declaraciones Juradas 2/176 y 2/149 de la DGI, debiendo en este momento seleccionar la Declaracin Jurada que desea confeccionar. Ejecute el comando Elegir Empresa que se encuentra en la barra de herramientas de Memory Conty Plus! o dentro del men Contabilidad con el mismos nombre y seleccione la empresa de Memory Conty para la cual desea generar las Declaraciones Juradas. Dentro de la Declaracin Jurada seleccionada encontrar una Hoja de nombre Configuracin y otra Hoja de nombre Declaracin, dentro de la primera ingrese en los casilleros en blanco como se le indica los datos identificatorios de la empresa, los cdigos de las cuentas del Plan de Cuentas de la empresa y los dems datos que sern ingresados por nica vez para esta empresa para todas las Declaraciones Juradas. Luego de completada la Hoja Configuracin acceda a la Hoja Declaracin e ingrese los datos especficos de la declaracin jurada que desea confeccionar, en la cual ver como se ir completando en forma automtica con los datos de Memory Conty, por ejemplo en el caso de ser una Declaracin Jurada 2/176 al haber indicado los cdigos de cuenta en la hoja Configuracin y haber indicado el mes en la hoja Declaracin, el sistema calcular de acuerdo a dicha informacin los saldos de las cuentas de Ventas, de IVA Ventas e IVA Compras para ese mes.

2.

3.

4.

5.

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MEMORY CONTY - 225

Exportar la Declaracin Jurada al sistema Alfa de la DGI

1. Cuando haya revisado e ingresado los restantes datos de la Declaracin Jurada, ejecute el comando Exportar a Alfa que se encuentra en la barra de herramientas Formularios de DGI. Ingrese los directorios en los cuales se encuentra instalada la versin 2.02 del sistema Alfa de la DGI y un directorio temporal de trabajo donde se guardarn momentneamente las declaraciones generadas por Memory Conty Plus!. Luego de generados los archivos de intercambio ejecute el comando Guardar o Guardar como que se encuentran en el men Archivo de Excel y Guarde la Planilla de la Declaracin Jurada con el Nombre de la Empresa para la cual creo la planilla o con el que Ud. desee.

2.

3.

Importar la declaracin jurada en el sistema Alfa de la DGI

1. 2. Ingrese al sistema Alfa de la DGI y ejecute el botn Utilitarios. Ejecute el botn Importar Declaraciones e ingrese o seleccione mediante el botn Buscar el directorio de trabajo donde genero los archivos de intercambio con Memory Conty Plus! y ejecute el botn Confirmar. A continuacin se le desplegar la lista de Declaraciones Juradas del archivo de intercambio, debiendo seleccionar las Declaraciones Juradas a importar mediante los botones Marcar / Desmarcar y Marcar Todos. Luego de seleccionadas las Declaraciones Juradas a importar ejecute el botn Importar. Verifique dentro del sistema Alfa de la DGI tal como lo explica su instructivo la informacin importada y realice las correcciones necesarias en caso de necesitarlo y genere los archivos a presentar ante la DGI con dicho sistema.

3.

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Crear una nueva Declaracin Jurada en un archivo ya existente

1. La prxima vez que necesite crear una Declaracin Jurada para una empresa de la cual ya tiene un archivo de Declaraciones Juradas, abra el archivo guardado de la empresa y ejecute el comando Nuevo 2/176 o Nuevo 2/149 segn corresponda, que se encuentra en la barra de herramientas Formularios de DGI. MEMORY COMPUTACIN

226 - MEMORY CONTY 2. Este comando crear una nueva Hoja para la nueva Declaracin Jurada, lo que le permitir tener en una sola planilla todas las declaraciones juradas de la empresa, debiendo solamente ingresar los datos especficos de la declaracin jurada a confeccionar, tal como lo hizo la primera vez y volver a repetir los pasos para guardarla y exportarla al sistema Alfa de la DGI. 3. Si lo desea podr renombrar los nombres de las Hojas de las Declaraciones Juradas, para personalizarla con los datos del mes o el ejercicio segn desee, presionando el botn derecho del ratn sobre el nombre de la Hoja y ejecutar el comando Cambiar nombre.

MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 227

Consideraciones para confeccionar las declaraciones juradas

La empresa dentro del dialogo de Propiedades de la empresa en Memory Conty tiene que tener en el Primer mes con asientos, el primer mes del ejercicio sobre el cual esta confeccionando la declaracin jurada, dado que las frmulas de las declaraciones juradas toman esta fecha como fecha inicial del ejercicio. Debe tener en la empresa un Plan de Cuentas definido de forma tal, que permita diferenciar las cuentas de Ventas, de IVA Ventas y de IVA Compras de acuerdo a las exigencias de las Declaraciones Juradas, pudiendo tener varias cuentas para poder definir agrupaciones o rangos de cuentas, pero nunca tener cuentas que correspondan a ms de un tem ya que no ser posible determinar de dicha cuenta los importes para cada uno de ellos. Considere como cuentas de Ventas, tambin las cuentas de Diferencias de Cambio, Descuentos y Bonificaciones que incidan sobre las ventas netas de la empresa, definiendo las mismas en el mismo rango de las cuentas de Ventas, para que al calcular las ventas netas, las mismas sean consideradas junto con las cuentas de Ventas Brutas. Tenga cuidado de nunca modificar el nombre de la Hoja Configuracin ya que la misma es imprescindible para la lectura de los datos de Configuracin de la empresa para las Declaraciones Juradas que provee Memory Conty Plus!. Mantenga siempre un archivo por empresa, lo que le permitir guardar varias Declaraciones Juradas de una misma empresa en la misma planilla e ingresar los datos de la hoja Configuracin una sola vez para cada empresa. Las plantillas de Declaraciones Juradas que integran Memory Conty Plus!, se entregan a titulo de ejemplo para ilustrar respecto a las posibilidades Memory Conty Plus! y debe ser adaptada por el usuario para que se ajuste a sus necesidades particulares. Si el usuario decide utilizarla tal como est, es responsabilidad del usuario validar que se adecue a sus necesidades especificas y que la presentacin y formulas ejemplificadas estn libres de errores, liberando de total responsabilidad a Memory Computacin en este sentido.

MEMORY COMPUTACIN

228 - MEMORY CONTY

CAPTULO

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Licencia de uso

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MEMORY COMPUTACIN

230 - MEMORY CONTY

Licencia de uso
Condiciones de venta
La compra de este sistema de computacin, implica para usted la aceptacin de las siguientes estipulaciones respecto del uso del mismo. Si usted no est de acuerdo con ellas, podr devolver el mismo a quien se lo haya vendido dentro de los 15 das de la fecha de su compra, quien a su vez le devolver el precio de la misma. Memory vende software para computadores y otorga el derecho de uso y goce respecto del contenido de los mismos (los programas) pero usted es responsable del programa seleccionado para cumplir con sus objetivos, as como del uso y resultados obtenidos con el mismo.

Limitaciones al derecho de uso y goce de los programas

A. Usted es titular de un derecho de uso y goce respecto del programa, no transferible ni exclusivo, el cual podr utilizar dentro de los trminos establecidos en las "Condiciones de Venta", pues la propiedad del programa pertenece a Memory. El programa puede ser utilizado por usted, sus empleados o sus agentes solamente en una nica computadora, o en una red de computadoras aprobada por Memory donde todos los datos del programa residan en un nico disco servidor. Usted, sus empleados y agentes estn obligados a proteger la confiabilidad de este programa, por lo que tienen prohibido la distribucin del mismo a terceros. Usted tiene prohibido copiar o reproducir total o parcialmente este programa con ningn otro fin que no sea el de respaldo para soportar el uso del mismo. An la reproduccin parcial utilizada por parte de otro programa, continuar siendo propiedad intelectual de Memory, y estar sujeta a los trminos establecidos en las "Condiciones de Venta". Usted no tiene derecho a transferir este programa a ninguna otra persona, sin el expreso y previo consentimiento de Memory. Usted acepta por esta compra que su derecho de uso y goce del programa, est limitado por las clusulas aqu expresadas y por el hecho de ser Memory el titular de la propiedad intelectual del mismo.

B.

C.

D.

E.

F.

Usted deber incluir en cualquier copia de este programa que la propiedad intelectual del mismo pertenece a Memory. Usted podr modificar el programa para su propio uso enteramente a su riesgo, teniendo en cuenta que el programa est hecho para ser utilizado como se indica en el manual o MEMORY COMPUTACIN

MEMORY CONTY - 231 instructivo del mismo. Su derecho al uso y goce de este programa queda rescindido automticamente si usted transfiere el mismo, o cualquier copia, modificacin o reproduccin parcial incluido o no en otro programa, a un tercero.

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