Mdulo: Creacin automtica de pruebas de seleccin mltiple con MS Word

Creacin automtica de pruebas de seleccin mltiple con MS Word

Crear una Prueba de Seleccin Mltiple

Con MS Word 2003

I.- ELABORACIN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL

El documento principal es aquel que desplegar las preguntas seleccionadas una vez que se realice la combinacin. Recuerde que este trabajo de creacin de la plantilla o modelo de la prueba, que puede parecer extenso o tedioso, se realiza slo una vez y le servir para todas las pruebas que a futuro ud. desee confeccionar. Como paso previo, vaya al ambiente virtual a la etapa Prctica Guiada y descargue el archivo preguntas. No olvide su nombre y la carpeta donde realizar la descarga. Para la elaboracin del documento principal: 1. Cree un documento en blanco desde el men Archivo Nuevo

1. Men Archivo

2. Opcin Nuevo

2. Desde el men Archivo Configurar pgina establezca los siguientes valores: tamao del papel: Oficio (21,6 por 33 cms.); mrgenes: 2 cm. en todos los mrgenes; orientacin: vertical.

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1. Pestaa Papel

2. Tamao Oficio

3. Slo si es necesario, digite los valores adecuados o utilice las flechas para aumentar o disminuir el tamao

1. Pestaa Mrgenes

2. Establecer en 2 cm

3. Seleccionar Vertical

4. Clic en Aceptar

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3. Digite la informacin comn a todas las pruebas: ttulo, nombre alumno, curso, instrucciones, etc. Tenga presente que este documento ser una especie de plantilla o prueba modelo que utilizar para la elaboracin de todas las pruebas. Por Ejemplo

Ahora hay que vincular este documento con su archivo de base de datos (el archivo preguntas). Para ello siga las siguientes instrucciones:

4. Si la barra de herramientas Combinar correspondencia no est a la vista, entonces la mostramos desde el men Ver, as:

1. Clic en el Men Ver

2. Seleccione

3. Seleccione

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5. Con esto se muestra la barra de Combinacin de correspondencia.

6. Abrimos nuestro archivo de origen de datos presionando en la barra de combinacin de correspondencia. Este botn

7. Se despliega una ventana como la siguiente, en la que seleccionamos nuestro archivo (preguntas) y presionamos Abrir.

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Debemos insertar en el documento principal los campos que invocarn las preguntas de nuestra base de datos y otros adicionales para que aparezcan los nmeros automticos de pregunta: 8. 9. Ubique el cursor donde ud. desee que aparezca la primera pregunta. En la barra de herramientas, presione el botn que dice Insertar campo de Word.

10. Se despliega un men de persiana, y en l elija la opcin que dice Combinar registro n.

11. En su documento aparece esto: Combinar registro n Esas comillas especiales indican que lo que est entre ellas es un campo, ste en particular hace aparecer el nmero de la pregunta.

12. Ubique el cursor al lado derecho de este campo. En la barra de herramientas de Combinar correspondencia presione el botn Insertar campos combinados. Se despliega un men que muestra los campos creados en su base de datos (preguntas), que corresponden a los ttulos de la primera fila de su tabla. Seleccione el campo enunciado y luego presione el botn Insertar.

1. Clic en el botn Insertar campos combinados 2. Clic en enunciado

3. Clic en Insertar

4. Clic en Cerrar

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13. Su documento debe mostrar ahora esto: Combinar registro nENUNCIADO 14. Baje el cursor a la lnea siguiente para insertar el campo correspondiente a las alternativas de la pregunta. Para ello repita el paso 12 eligiendo el campo alternativas, debe aparecer esto en la segunda lnea: ALTERNATIVAS 15. Insertamos un nuevo campo de Word para que invoque el siguiente registro. Para ello repita los pasos 9 y 10 seleccionando ahora la opcin que dice Prximo registro. Con esto usted tiene en su documento principal los campos necesarios para invocar una pregunta: Combinar registro nENUNCIADO ALTERNATIVAS prximo registro Daremos formato al campo donde aparecern las alternativas para que automticamente muestre la letra inicial (a, b, c, d, e). 16. Seleccionamos el campo ALTERNATIVAS. Luego usamos el men Formato y seleccionamos la opcin Numeracin y vietas All elegimos la lista numerada de nuestro agrado.
1. Seleccionamos men Formato

2. Clic en Numeracin y vietas

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3. Elegimos la Pestaa Nmeros

4. Seleccionamos un tipo de numeracin

5. Clic en Aceptar

17. Hecho esto, debe aparecer la letra A) frente al campo ALTERNATIVAS. Se debe ver algo as:

Combinar registro nenunciado A) alternativas Prximo registro

18. A continuacin, usando los comandos copiar y pegar, debemos duplicar los que hemos hecho, para obtener el nmero de preguntas necesarias. No importa si inserta ms campos de los necesarios, pues los sobrantes no aparecen al realizar la combinacin de los dos archivos. 19. Para ello, primero seleccionamos los campos de nuestra pregunta:

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20. Copiamos la seleccin desde el men Edicin Copiar (o presionamos la tecla Ctrl + C)

21. Ubicamos el cursos en la lnea siguiente de lo que acabamos de seleccionar y pegamos la seleccin desde el men Edicin Pegar (o Ctrl + V)

22. Repetimos el paso 21 hasta obtener un total de 26 peguntas. En nuestro documento se visualiza lo siguiente:

23. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el campo <<alternativas>> de cada pregunta tiene distintas letras sucesivas. Debemos corregir esto para que todos se inicien en A). Para ello, ubicamos el cursor haciendo clic sobre la letra que queremos cambiar, por ejemplo B), y presionamos una vez el botn derecho del mouse. En el men contextual que se despliega seleccionamos la opcin Reiniciar numeracin.

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24. La accin anterior se debe repetir en todos los campos <<alternativa>> para obtener finalmente lo siguiente:

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25. No olvide guardar su documento: men Archivo Guardar (o Ctrl+G). Nombre de archivo: prueba.

II.- DIGITACIN Y SELECCIN DE LAS PREGUNTAS A INCLUIR EN PRUEBA

Trabajaremos con el documento preguntas, nuestra base de datos. 1. Si no est abierto el documento preguntas, bralo desde el presione las teclas Ctrl+A). men Archivo Abrir (o

1. Men Archivo 2. Opcin Abrir

3. Indique la carpeta

4. Seleccione el documento

5. Clic en Abrir

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2. Digite al menos una pregunta al final de la tabla. 3. En el campo prueba de la tabla, seleccione con un mismo nmero o letra las preguntas que desea incluir en la prueba (observe el ejemplo de la imagen), incluyendo la o las que ud acaba de digitar. En total marque 14 preguntas.

III.- COMBINACIN DE DOCUMENTOS

1. En el documento correspondencia. principal (prueba) presione el botn Destinatarios de combinar

2. En el cuadro Destinatarios de combinar correspondencia, que se despliega, presione la flecha del campo que dice prueba para indicarle al programa las preguntas a considerar. Se despliega un men, elija la opcin (Avanzado)

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1. Clic en prueba

2. Clic en (Avanzado)

3. Se despliega la ventana Opciones de consulta, donde indicaremos qu preguntas se incluirn en la prueba:

1. Pestaa Filtrar registros

2. Clic en la flecha

3. Clic en el campo prueba

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4. Seleccionamos Igual a

5. Digitamos P1

6. Clic en botn Aceptar

4. Se despliega la siguiente ventana con las preguntas seleccionadas, donde presionamos el botn Aceptar.

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5. Si al cerrar la ventana anterior no se visualizan las preguntas, entonces en la barra de herramientas Combinar correspondencia, presione el botn para Ver datos << >> combinados. ABC

6. En lugar de los campos que nosotros insertamos, ahora veremos la prueba con las preguntas que seleccionamos. Por ejemplo: 7. Para grabar lo que ha hecho use el men Archivo Guardar (o presiones las teclas Ctrl+G).

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IV.- CREACIN DE OTRA FORMA DE LA PRUEBA

1. En la barra de herramientas Combinacin de correspondencia, presione el botn Destinatarios de combinar correspondencia.

2. En la ventana que se abre, para cambiar el orden de las preguntas haga clic en el encabezado del campo apropiado, por ejemplo si hace clic en el campo enunciado, las preguntas se ordenarn alfabticamente segn el contenido de ese campo.

1. Clic en el encabezado de un campo

2. Clic en Aceptar

3. Como resultado tiene, automticamente, otra forma de la prueba, con las mismas preguntas de la forma anterior, pero en otro orden.

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4. Tenga presente que si graba de nuevo con el men Archivo Guardar, sobrescribir (borrar) la forma anterior, por lo que si le interesa conservar ambas filas debe usar el men Archivo Guardar como

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