Introduccin

Toda

empresa

consta

necesariamente

de

una

estructura

organizacional o una forma de organizacin de acuerdo a sus necesidades (teniendo en cuenta sus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa. Es importante conocer qu clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes empresas, saber por qu y cmo funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que inters persiguen cada una de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones, de esta manera, el trabajo que hemos desarrollado abarca los aspectos ms importantes de cada una de las estructuras de organizacin empresarial, su aplicacin y saber diferenciar adecuadamente las caractersticas de cada una de ellas para poder ser aplicadas a las necesidades de las empresas en la actualidad.

La Estructura Organizativa

Es la Forma de Organizacin que adopta los componentes de un conjunto o bien de un sistema bajo condiciones particulares de tiempo y lugar. Se dice que existe una estructura cuando una serie de elementos se integran en una totalidad que presenta propiedades especificas como un conjunto, y cuando adems las propiedades de los elementos depende (en una medida variable) de los atributos especficos de la totalidad. Por otro lado, una organizacin, es una forma de repartir trabajo y/o responsabilidades entre diferentes personas de forma estructurada un con una intencin previamente delimitada. La Teora Moderna de la Administracin est basada en el principio en que no hay estructura que sea la mejor sino ms bien estas varan de acuerdo con la situacin; por eso, el reto para la gerencia lo encontramos en el diseo de estructuras adecuadas. Para organizar y sistematizar el trabajo, se necesita definir quin lo har, adems de cmo y dnde. Tambin, se necesita definir y asignar los recursos para hacerlo. Es decir, para lograr los fines y objetivos del proceso y llevar adelante distintos tipos de planes, es necesario asignar tareas a las personas y que estas tareas estn coordinadas. Toda organizacin pretende alcanzar objetivos. Un objetivo

organizacional es una situacin deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organizacin pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.
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Segn Kast y Rosenzweig (1987) Incluye dentro del concepto e estructura los siguientes elementos: Un Patrn de Relaciones y Obligaciones Formales, es decir un organigrama y una descripcin del puesto de trabajo. Un criterio de asignacin de tareas a las unidades orgnicas, departamentos y personas. La forma en que las diferentes tareas son coordinadas o integradas.

Las relaciones de poder, status y jerarqua.

Las polticas, procedimientos, normas y controles formales que guan y regulan las actividades de los miembros de la organizacin.

Elementos Comunes de las Estructuras Organizacionales

Importancia de la Estructura Organizativa

La organizacin ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la proteccin contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a travs del tiempo. Los gobiernos, los ejrcitos y las instituciones han estudiado la organizacin, con el fin de mejorarla de utilizarla mejor. La organizacin ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el rea administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cmo resultado una estructura de la organizacin, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. La importancia deriva tambin de muchos aspectos tales como: Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn a cambios constantes (expansin, contraccin nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. Es un medio a travs del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo esfuerzo.
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 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicacin de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Tipos de Estructuras Organizativas

Existen cuatro tipos de Estructuras Organizativas: Estructura Lineal: La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados, por ejemplo la estructura militar. Esta obedece al hecho de que entre el superior y los subordinados existen lneas directas y nicas de autoridad y responsabilidad, cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su rea puesto que las lneas de comunicacin se establecen con rigidez y tienen solo dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel ms elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su autoridad sobre el nivel ms bajo. Y tiene autoridad nica y absoluta sobre sus subordinados. Ventajas de la Estructura Lineal Es sencilla y de fcil comprensin: debido a que la cantidad de cargos es relativamente pequea, la cpula solo representa un cargo
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centralizador y el subordinado nicamente se relaciona con su superior. Clara delimitacin de las responsabilidades de los cargos

involucrados: esto proporciona una jurisdiccin notablemente precisa. Estabilidad considerable: permite el funcionamiento tranquilo de la organizacin gracias a la centralizacin del control y de las decisiones por un lado y a la rgida disciplina garantizada por la unidad de mando por el otro. Desventajas de la Organizacin Lineal Rgida e Inflexible: la estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organizacin lineal lo que dificulta la innovacin y la adaptacin de la organizacin a nuevas situaciones o condiciones externas. Excesivo nfasis en la jefatura: la unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada, la organizacin lineal impide la especializacin puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la organizacin. Estructura Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especializacin de funciones para cada tarea. El principio funcional separa, distingue y especializa. Esta estructura fue consagrada por Taylor quien preocupado por las dificultades producidas por el excesivo y variado volumen de atribuciones dadas a los jefes de produccin en la
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estructura lineal de una siderrgica estadounidense opt por la supervisin funcional. Ventajas de la Estructura Funcional: Proporciona el mximo de especializacin a los diversos cargos de la organizacin: secundarias. Permite la mejor supervisin tcnica posible: cada cargo reporta ante expertos en su campo de especializacin. Separa las funciones de planeacin y de control de las funciones de ejecucin: existe una especializacin de la planeacin y del control, as como de la ejecucin, lo cual facilita la plena concentracin en cada actividad sin que deba prestarse atencin a las dems. Desventajas de la Estructura Funcional: Dispersin, en consecuencia perdida de la unidad de mando: la sustitucin de la autoridad lineal por la autoridad funcional, relativa y dividida dificulta que los cargos superiores controlen el funcionamiento de los cargos inferiores. Subordinacin simple: si la organizacin tiene problemas en la delegacin de autoridad, tambin los presenta en la delimitacin de las responsabilidades. esto permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o funcin y no en las dems tareas

 Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los cargos son especializados en determinadas actividades tienden a imponer a la organizacin su punto de vista y su enfoque en los problemas que surgen. Estructura Lnea y Staff: Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en lnea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y asesoramiento. Esta estructura y la matricial son las nicas formas para cubrir la organizacin en la pymes. Ventajas de la Estructura Lnea y Staff: Asegura asesora especializada e innovadora y mantiene el principio de autoridad. Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los rganos de staff. La organizacin lnea-staff se caracteriza por la existencia de rganos de lnea y rganos de staff. Desventajas de la estructura Lnea y Staff: Conflictos entre la asesora y los dems rganos y viceversa: existe un probabilidad de conflictos entre los rganos de lnea y los de staff basados en que el asesor de staff generalmente tiene mejor formacin acadmica pero menor experiencia; el personal de lnea puede sentir que los asesores quieren quitarles porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posicin, etc.
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 Dificultad en la obtencin y mantenimiento del equilibrio dinmico entre lnea y staff: el tipo de organizacin de lnea y staff puede llevar a desequilibrios y distorsiones inevitables. Otros tipos de estructuras organizativas: Estructura en Comit: Es aquella en donde la autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en vez de una. En ellas se rene el comit, por lo general para tomar una decisin y suele complementar a la de lnea o staff. Suele aplicarse para la creacin de un nuevo producto, donde se renen los distintos departamentos para decidir. Suele tener detractores por su lentitud y ser conservadoras. Estructura Matricial: Se trata de una estructura en la que especialistas de diferentes partes de la organizacin se unen para trabajar en proyectos especficos. Suele responderse ante dos superiores en vez de uno, una doble autoridad, la autoridad de lnea (habitual) y la autoridad de proyecto (especfica), para evitar doble mando el director de proyecto suele responder ante el director general.

Tipo de Estructura ms Beneficiosa para una Organizacin

Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional
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que ms se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la estructura deber acoplarse y responder a la planeacin), adems Debe reflejar la situacin de la organizacin. Por ejemplo, su edad, tamao, tipo de sistema de produccin el grado en que su entorno es complejo y dinmico, entre otros. La Estructura Lnea y Staff es por su naturaleza la ms beneficiosa para una Organizacin. Esta estructura combina la rapidez en la toma de decisiones que es propia de la estructura lineal, y la rapidez de comunicacin directa con los conocimientos expertos de los especialistas de los departamentos staff que son necesarios para dirigir numerosas actividades de muy diversa ndole organizacionalmente.

Los Organigramas

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica. Son sistemas de organizacin que se representa en forma intuitiva y con objetividad representndose, por la unin de los cuadros mediante lneas, los canales de autoridad y responsabilidad. Tambin son llamados cartas o grficas de organizacin. Los organigramas sealan la vinculacin que existe entre s de los departamentos a lo largo de las lneas de autoridad principales.

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Segn el concepto de organigrama, este muestra sus principales caractersticas: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin La naturaleza lineal o staff del departamento Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccin. Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las unidades de categora especial.

Funcin Del Organigrama

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

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Tipos de Organigramas

Los organigramas pueden ser: Organigrama vertical En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administracin, administracin intermedia, administracin inferior. A veces separan estos niveles jerrquicos con lneas punteadas. Ventajas: Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente comprendidas. Indicar en forma objetiva las jerarquas del personal. Desventajas: Se produce el llamado efecto de triangulacin, ya que, despus de dos niveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores, para lo que se requerira hacerse organigramas muy alargados.

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Esto suele solucionarse: Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada divisin, departamento o seccin, una carta suplementaria. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la lnea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados. Organigrama horizontal Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, slo que comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas: Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organizacin, resultan los nombres de los jefes demasiado apiados y, por lo tanto, poco claros.
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Organigramas circulares Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Ventajas: Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerrquicos. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o ms bajo. Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel. Desventajas: Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles. Organigramas escalares Seala con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes.

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Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. Organigrama Mixto En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno slo, cada empresa, cada organizacin utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administracin y con ello buscan la optimizacin del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayora de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamao carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organizacin.

Clasificacin de los Organigramas

Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.

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Funcionales: Indican en el cuerpo de la grafica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

Especiales: Se destaca alguna caracterstica. Generales: Facilita una visin muy amplia de la organizacin, se limita a las unidades de mayor importancia presentes en toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestras.

Departamentales: Representan la organizacin de un departamento o seccin.

Esquemticos: Contienen solo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles.

Analticos: Son los organigramas ms especficos, los cuales suministran una informacin detallada y tcnica, incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, smbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de directores, expertos y personal de estado mayor.

Suplementarios: Se utilizan para mostrar una unidad en forma analtica o ms detallada, tales unidades pueden ser una direccin, un departamento, una gerencia entre otros. Son complemento de los analticos.

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Tcnicas para la elaboracin de un Organigrama

El Organigrama es una representacin grafica simplificada, total o parcial, de la estructura de una organizacin, en trminos de unidades, departamentos, sectores o puestos de trabajos y de las relaciones existentes entre ellos. Muestra la Departamentalizacin de una empresa, es decir, se agrupan las tareas homogneas bajo criterios lgicos y con el objeto de obtener mejores resultados en conjunto. Los Organigramas crecen a medida que lo hace la organizacin. Sin embargo, agregar reducir cuadritos en el organigrama no son formas efectivas de reestructurar una empresa. El Organigrama es el resultado de la creacin de una Organizacin, lo cual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para la elaboracin de un Organigrama: Cuando se crea una organizacin. Cuando esta existe pero no tiene organigrama, y si lo tiene, hay que organizar y reajustar. Ningn Organigrama debe tener el carcter de final, puesto que su valor verdadero depende de que se le mantenga al da y aplicando los cambios que va experimentando la estructura. Para la elaboracin e implementacin de un organigrama es fundamental. Que la autoridad superior delegue funciones a las inferiores, esta delegacin de tareas y de la autoridad para ejecutarla puede ir
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acompaada por el poder para tomar decisiones con lo cual se logra una descentralizacin mayor de la organizacin. Pese a esto, la responsabilidad por la tarea delegada queda en manos de la persona que le delega. La Departamentalizacin y la descentralizacin originan dos tipos de diferenciacin:

Diferenciacin Horizontal: Existe mucha diferencia entre las unidades de un mismo nivel, las estructuras nacen fragmentadas y cada sector mantiene una cultura claramente distinta y pierde de vista la idea general de la organizacin.

Diferenciacin Vertical: Existen muchos niveles jerrquicos, en la actualidad se estn utilizando estructuras ms planas ya que de lo contrario se dificulta la comunicacin, genera burocracia y se dificulta la toma de decisiones rpidas.

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Conclusin

La estructura orgnica es un instrumento metodolgico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura se adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad. El Organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una organizacin la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerrquicos existentes en una empresa u organizacin. En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales son los que se utilizan con ms frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos. Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organizacin. As como existen mltiples factores positivos, tambin se detallan las desventajas, considerndose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organizacin como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organizacin lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

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Referencias Bibliogrficas

FERNANDEZ ARENA, Jos Antonio, Editorial Diana, Mxico. FINKOWSKY, Benjamin Franklin y MC GRAW, Hill, Mxico MELINKOFF, Ramn V: La Estructura de la Organizacin. Universidad Central de Venezuela, Caracas, 1969. TERRY, George R. "Principios de Administracin". Nueva Edicin. Mxico, 1961.

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