Tipos de eventos y sus caractersticas

DEFINICIN Empezaremos por definir el significado de la palabra EVENTO que proviene del latn "EVENTUS", que significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Evento: Trmino genrico que designa a cualquier tipo de reunin profesional de corte cientfico, tcnico, cultural, deportivo, educativo, poltico, social, econmico, comercial, religioso, promocional o de otra ndole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los participantes Los eventos surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por razones de asociarse en un determinado entorno geogrfico, en colectivos y grupos. Son un hecho econmico y cultural que permite un intercambio social, tcnico, profesional y cientfico Con lo que entenderemos, que si bien se trata de un suceso, el cual es eventual, tendr la concepcin de nico e irrepetible.

ANTECEDENTES Si atendemos a la evolucin a lo largo del tiempo de la actividad turstica, observamos que se nos manifiesta como un fenmeno complejo y con una larga trayectoria. En la Antigedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de descubrimiento, etc. Durante los siglos XV al XVIII podemos hablar de las primicias del turismo. En el siglo XIX y primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente elitista para, tras la Segunda Guerra Mundial, dar paso al turismo de masas con un fuerte grado de democratizacin debido a factores econmicos, sociales, culturales y la creciente urbanizacin, al tiempo que se diversifican las formas del turismo (costa, montaa, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios, reuniones etc.), con grandes disparidades entre los pases desarrollados y los menos desarrollados, destacando una fuerte concentracin de la demanda en Europa, Amrica del Norte (EE.UU. y Canad) y Japn, especialmente de sus poblaciones urbanas y con motivaciones muy diversas, al tiempo que, recientemente, se ha producido la emergencia de una serie de pases(Caribe, Sudfrica, Sudamrica, Costa mediterrnea de frica, China, Tailandia, etc.), que captan una parte, cada vez ms importante de los flujos tursticos. Entre fines del siglos XVIII y mediados del siglo XIX ocurri la Revolucin Industrial que propici una transformacin econmica y social y el surgimiento de una clase media numerosa y prspera; la cual comparta el deseo de viajar debido a que se incluyeron las vacaciones y se mejor el transporte, se increment el trfico de pasajeros que haca uso del barco a vapor y los ferrocarriles. En la primera mitad del siglo XIX el movimiento masivo hizo florecer la industria turstica.

Thomas Cook tiene la reputacin de ser el primer agente de viaje que en 1841 alquil un tren para llevar 540 personas a una convencin antialcohlica; organiz el viaje al precio de un cheln por viajero en la trayectoria de ida y vuelta de Leicester a Loughborough. Despus de la segunda guerra mundial el turismo se transform en un fenmeno masivo, en medio de un ambiente relativamente pacfico, Los avances en las comunicaciones y el disfrute del tiempo libre hizo posible su desarrollo. A lo anterior se agregan las innovaciones tecnolgicas en el transporte. Con el desarrollo de la aviacin comercial se flexibiliz el derecho areo y en 1945 se fund la Asociacin Internacional de Transporte Areo. As se incremento la comercializacin, lo cual origin que los inversionistas dieran un fuerte impulso a la industria del turismo y a la aplicacin de tcnicas adecuadas de mercadotecnia. Ante esta circunstancia el profesional del turismo tuvo que definir el perfil del visitante que deseaba captar, por ello el anlisis de las motivaciones se transform en el objeto de estudio central de quienes deseaban atraer el mayor nmero de turistas a sus regiones. Las modalidades del turismo son diversas. Sin embargo, una de las ms importantes por su volumen y por el aporte en divisas que presenta es la de congresos y convenciones. Ms tarde, con la evolucin natural del turismo este tipo de acontecimiento se hizo ms comn, aunque an no se le daba la importancia debida. A mediado de este siglo se establecen los lugares especficos para celebrar tales reuniones. En Europa se fundaron los Palacios de Congresos, que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales y ms tarde se unieron en la Fdration Europe en des Villes des Congrs. El origen y evolucin de los Buroes de Convenciones hay que buscarlo en los Estados Unidos, donde se crearon, a fines del siglo XIX, las primeras estructuras para el desarrollo de una corriente turstica hacia el destino de ciudad. Estas tuvieron un rpido aumento y uno de los objetivos planteados para cumplir con su funcin principal fue precisamente la organizacin de eventos como parte del llamado turismo de negocio.

TIPOS EVENTOS TURSTICOS Revisar los conceptos y definiciones acerca del turismo de eventos es una tarea compleja, por la utilizacin indistinta de diferentes trminos para caracterizar la actividad del turismo de eventos: se habla de industria, de sector, de sub-sector y de negocio. Esto tiene una repercusin ms all de la falta de informacin sobre aspectos tericoscientficos, que afectan a la medicin del mercado de reuniones como son: la repercusin sobre la fiabilidad de los resultados y la limitacin que impone al anlisis de los datos disponibles; inadecuado nivel de confianza de los datos de partida que se utilizan actualmente para construir las estadsticas del mercado de reuniones; falta de registro de un nmero considerable de reuniones lo que genera una infravaloracin del mercado de reuniones y carencia de estadsticas sobre los viajes de incentivos. y Turismo de eventos: incluye congresos, convenciones, ferias, exposiciones, viajes de incentivo, festivales. Es una modalidad del turismo de negocios, que moviliza esencialmente a lderes de opinin en distintas ramas del conocimiento, la ciencia, la tecnologa, la finanzas o el comercio. Turismo de reuniones: Actividades econmicas asociadas a la realizacin de congresos, convenciones, viajes de incentivo, y otras reuniones similares a estas

(jornadas, encuentros conferencias, simposios, foros, seminarios, cursos) convocados por motivos profesionales y/o asociativos. Turismo de negocios es un conjunto de corrientes tursticas cuyo motivo de viaje est vinculado con la realizacin de actividades laborales y profesionales llevadas a cabo en reuniones de negocio, congresos y convenciones con diferentes propsitos y magnitudes.

MERCADO DE LOS EVENTOS Entre los que generan la demanda de servicios encontramos a PARTICULARES, personas fsicas, morales, instituciones, corporativos, gobierno, etc. Esta demanda de servicios es ofertada por los distintos proveedores o compaas, entre los que encontraremos a organizadores de eventos, hoteles, salones, transportistas, coregrafos, empresas de renta, casas productoras, escengrafos, agencias de produccin, promociones, etc. LA DIVISIN DE LOS EVENTOS: Este mercado tiene 3 divisiones fundamentales, estas son: Eventos Sociales, principalmente destinados a la diversin de los invitados y por su simplicidad, no se requiere tener equipos profesionales ni conocimientos reales para dar el servicio y que por lo barato de estos, se encuentran al alcance de cualquier persona. Eventos Corporativos, completamente encaminados a vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al publico en general. Por su grado de complejidad requieren de compaas con una mayor infraestructura tanto tcnica como humana, que permita integrar todas las ramas audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento. Eventos Pblicos y / o populares, mejor conocidos como eventos masivos que en su mayora son Conciertos, festividades, ferias, desfiles, concursos y eventos culturales. LA CLASIFICACIN: A la hora de planificar su evento y/o encontrar a la compaa que le ayudara con el mismo, deber tener en cuenta el tipo de evento que se quiere. Por esto, tendremos que separar la clasificacin del evento del tipo o temtica. Dndonos as una mejor idea o clasificacin del mismo. La primera clasificacin se encontrara dividida en: Por su tamao: en pequeos, medianos, grandes y mega eventos.

Por el lugar de desarrollo: siendo estos al aire libre, lugar cerrado, en provincia. Por su tipo: Sociales, Masivos y/o Populares, Religiosos, Culturales, Deportivos, Populares, Empresariales O Corporativos. Dentro del tipo del evento, tenemos una subdivisin que nos detalla la temtica del evento. Gracias a esta temtica y en combinacin de las 3 primeras divisiones, podremos encontrar al tipo de compaa u organizadora de eventos que podramos contratar para cada tipo de evento. LAS EMPRESAS DEL MEDIO: En lo que a las empresas o proveedores se refiere tambin tenemos 3 divisiones fundamentales, mismas que agruparan a su vez a varios tipos de empresas y sus servicios. Las empresas dedicadas a los Eventos Sociales son:             Sonideros. D.J. Fotgrafos. Video filmadores. Coregrafos. Casas dedicadas a mobiliario, (lonas, carpas, sillas). Empresas de catering. Organizadores de eventos sociales. Floreras. Empresas de Sonorizacin. Grupos musicales. Renta de limosinas.

Por lo general estos tipos de empresas, se pelearan por organizarle todo su evento, sin importar la calidad final. En la actualidad, muchas de estas empresas tratan de incursionar en el mercado empresarial dando con esto una prostitucin en el precio debido a su falta de calidad y personal no capacitado. Para los eventos Pblicos y Masivos, encontraremos 2 tipos de empresas: Las organizadoras de eventos corporativos, que adems de organizar todo el evento conjuntan los servicios propios y de las empresas de renta. Empresas de renta de equipo, que en su mayora son especialistas en la renta de equipos profesionales ya sean de audio, iluminacin y video. En el mercado Empresarial o Corporativo, encontraremos una gran cantidad de compaas que se especializan en determinado(s) servicios, y pocas son las que realmente organizaran su evento. La divisin de compaas es como sigue:

Compaas organizadoras de eventos (antiguamente llamadas empresas de comunicacin audiovisual), este tipo de empresas, ya sea que tengan todo en casa o integren servicios de otros, son las profesionales de la comunicacin grfica y por ende son los nicos en los que podr apoyarse al 100% para la realizacin de cualquier tipo de evento y promocin. Integrando servicios tales como organizacin, logstica, promocin, comercializacin, produccin de audio, video, display, diseo grfico, comunicacin interna y externa, junto con un sin fin de otros servicios. As usted no tendr que descuidar sus actividades para tener que coordinar a todos los proveedores y que se le pueda escapar algn detalle. Lo mejor de todo, es que con estas compaas encontrara todo bajo un mismo techo, con un solo grupo de profesionales y dependiendo de la compaa lo que gaste podr ser deducible de impuestos. A pesar de que este tipo de empresas inicio el medio, de la comunicacin empresarial en Mxico, sus integrantes, han fundado un sin fin de empresas especializadas entre las que encontramos: Empresas de promocin y marketing, como su nombre lo dice, son especialistas en la promocin de productos sea en autoservicios, discotecas, o en el trafico ellos llevaran tu producto al cliente. Empresas de produccin de video o casas productoras, dedicadas desde la realizacin de videos corporativos, infomerciales, comerciales, etc, con una alta calidad de video. Estudios de grabacin (audio), este tipo de empresas, adems de proporcionar sus servicios al rubro anterior, tambin se dedica a la produccin de jingles, comerciales de radio, doblajes, etc. Compaas de montaje o display, proporcionando sus servicios de montaje a exposiciones, ferias, escenografas para eventos y teatro. Existe otro tipo de compaas que fueron las primeras que se encargaron de darle una mala reputacin a todas las compaas de este medio, por avaricia, dan un servicio muy deficiente, con equipos muy baratos y personal sin el ms mnimo entrenamiento. Esto a ocasionado que el cliente piense que si su evento sale mal, ya es de lo ms normal. Agencias de viajes, en un principio, sus servicios se limitaban a la organizacin y venta del hospedaje, alimentacin, y actividades fuera de los hoteles dentro de las convenciones, seminarios, etc. Haciendo as una mancuerna ideal con los organizadores de eventos. Actualmente algunas de estas agencias, trata de integrar y vender estos servicios. Compaas dedicadas a la renta de equipo audiovisual, su funcin es la de rentar equipos de audio y video a hoteles, agencias de viajes y empresas que requieren de servicios muy baratos, rpidos, de muy baja calidad o que ellos mismos puedan operar, por lo general podremos identificar estas compaas ya que los equipos que rentan son del tipo casero o son del tipo que se pueden comprar en tiendas de autoservicio.

Etapas de un evento

Etapas Evento Pre-Evento

Etapas Proceso Administrativo Planificacin Organizacin

Evento Post-Evento

Direccin Evaluacin

TIPOS DE PLANES Un plan es un modelo anticipado de la realidad futura , ya sea a corto como a largo plazo. El autor James Stoner expone en su libro Administracin Tomo I que los planes se clasifican en dos grandes grupos: los Planes Estratgicos y los Planes Operativos. Los planes estratgicos: aquellos que se aplican a toda la organizacin, que establecen los objetivos generales de la organizacin para el largo y mediano plazo y buscan determinar la posicin de la organizacin en trminos de su ambiente, por lo que su delimitacin es bien general y de un modo simple. Por Planeacin estratgica, se entiende: Que es un proceso que los gerentes realizan para sus organizaciones, que tiene un mayor alcance. Es el tipo fundamental de planeacin de medios que incluye la identificacin y organizacin de las fuerzas de una organizacin o institucin para posicionarla con xito en su ambiente. Par el establecimiento de una Administracin Estratgica, se requiere del cumplimiento de los siguientes aspectos claves: y y 1. Establecimiento claro de las metas. 2. Actividad de la formulacin de la estrategia: una estrategia basada en las metas de la organizacin. 3. Implantacin de la estrategia. 4. El control estratgico que proporciona una retroalimentacin en cuanto a su progreso. un modelo que crea

y y

Los planes operacionales son los planes que especifican, en el corto plazo, la manera en que se van a lograr los objetivos generales. Su elaboracin es ms especfica y detallada (plan de trabajo). Los planes estratgicos son diseados por los altos ejecutivos y la administracin de mandos medios para lograr las metas generales de la organizacin, mientras que los planes operacionales indican cmo sern implantados los planes estratgicos mediante

las actividades diarias, proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas.

El proceso de planificacin Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas que van completando determinados resultados intermedios hasta conformar el resultado final. Cada tipo de plan tiene su forma particular de llevar a cabo el proceso de su elaboracin, pero tambin resulta posible identificar algunos pasos comunes que aparecen en cualquier proceso de planificacin: y y y y y y 1. Establecimiento de objetivos y polticas. 2. Organizacin del proceso de confeccin del plan. 3. Captacin, clasificacin y seleccin de informaciones. 4. Proyeccin del plan (primer modelo). 5. Evaluacin de la proyeccin del plan. 6. Elaboracin del plan modelo definitivo.

Establecimiento de objetivos y polticas En este primer paso se define la direccin hacia la cual debe ir el plan. El Comit Organizador debe cuestionarse qu queremos lograr con la realizacin de este evento? Por qu se debe realizar? Qu o quin debe destacarse? Cules son los temas a tratar? La formulacin de estos objetivos, implica comprender la misin de la organizacin y deben estar diseados en consecuencia de las estrategias deMarketing o Corporativa. Por su parte las polticas establecern dentro de que marcos el plan va a ser confeccionado, estas se utilizaran como medidas de control de las acciones ejecutadas. Es importante sealar en este primer paso del proceso que existen eventos que se celebran peridicamente y por lo general, cuentan ya con un plan de accin previamente conformado. En estos casos, el comit organizador se encuentra ante una posicin de certeza, es decir, conoce bien las posibles desviaciones que puedan ocurrir, lo cual facilita un mejor desenvolvimiento ante la ejecucin de las acciones del plan. Esto es una fortaleza que debe ser utilizada en pos de la mejor planificacin. A pesar de ello cada edicin, puede traer nuevas metas superiores y debe ser asumida como un nuevo evento. Y el primer paso del proceso de planificacin seguir siendo clave para el xito del mismo. Organizacin del proceso de confeccin del plan La confeccin del plan ya sea operativo o estratgico, requiere de un cuidadoso trabajo y debe ser adecuadamente planificado, organizado y controlado. Es decir, el proceso de

confeccin del plan debe ser dirigido igual que se hace una actividad cualquiera o con el sistema organizativo en su conjunto Captacin, clasificacin y seleccin de informaciones. La confeccin del plan incluye un proceso complejo de tomas de decisiones que demandan gran cantidad y calidad determinada de informacin sin la cual el proceso no es posible, al menos eficientemente. La informacin necesaria en relacin a un evento puede ser de muy diversos tipos y relacionada a factores de importancia como: y y y y y y y y 1. Comportamiento de eventos anteriores. 2. Tendencias actuales de la realizacin del mismo. 3. El Pblico al que se dirige. 4. Su espacio fsico. 5. Fechas y duracin. 6. Presupuesto. 7. Recursos humanos. 8. Apoyos institucionales.

1. Comportamiento de eventos anteriores. En el caso de que se realice el plan para un evento efectuado con cierta periodicidad, es recomendable contar con la informacin necesaria del comportamiento de los anteriormente realizados para, sobre la base de las desviaciones y resultados positivos, confeccionar el nuevo plan 2. Tendencias Actuales de la realizacin del mismo. Conocer las tendencias actuales de la realizacin de eventos exitosos tanto en el pas como el mundo, que se encuentren dentro de la misma clasificacin del que se est planificando, sera provechoso, en aras de que si las condiciones de la organizacin lo permiten, poder incluir los aspectos positivos que incidan en la eficiencia y eficacia del mismo. 3. Pblico: Se deben conocer las caractersticas de las personas que participaran en el evento (rangos, estatus , invitados especiales, personalidades, lderes de opinin, jurado, prensa, expositores; participantes extranjeros, participantes nacionales, los patrocinadores, competencia, crtica especializada, etc) esto implica un anlisis minucioso de los gastos a sus necesidades, inquietudes e intereses por el evento. 4. Espacio fsico. Este es un elemento que tributa directamente a los resultados del evento por lo que es necesario conocer , las caractersticas del lugar y las condiciones materiales en las que se desarrollar el mismo, se debe ser exhaustivos en la bsqueda de sedes o locales que,

ajustndose a nuestro presupuesto, brinden la mayor comodidad y seguridad para que la percepcin sobre el encuentro sea la ms satisfactoria. 5. Duracin. La duracin, es algo que tambin debe conocerse para a travs de la planificacin garantizar el equilibrio necesario entre la duracin y los intereses de los participantes, as como tambin la eficacia del presupuesto de gastos asignado. 6. Presupuesto El presupuesto constituye la expresin financiera de un plan, mediante esta expresin resulta posible homogeneizar todos los elementos del plan, pues emplea una base de medida comn que permite hacer agregados. Por medio del presupuesto se planifica y se ejecuta el financiamiento de los gastos segn el evento que se est planificando: Gastos de imagen. Gastos de imprenta. Alquiler de locales. Transportacin. Personal de apoyo. Medios audiovisuales. Ornamentacin, Sealizacin e Indicadores. Contratacin de seguros. Catering: En los gastos personales se tiene en cuenta: Alojamiento.. Obsequios. Y otros que se consideren necesarios. La conformacin meticulosa de un plan de recursos financieros evitar que el evento se convierta en una catstrofe econmica. Lo que no se calcule en el presupuesto quedar fuera del plan de acciones, por lo que se hace Imprescindible considerar cada detalle por nfimo que parezca. 7. Recursos humanos: Es importante conocer como quedaran limitadas las responsabilidades de cada uno de los miembros del comit organizador, para establecerlas dentro del plan as como delimitar los implicados en cada accin. La concentracin de fuerzas en slo unos miembros no ayuda a la eficiencia del trabajo. Tambin es necesario dejar definido el personal de apoyo que se contrata para trabajar en el evento. 8. Apoyos institucionales:

El comit organizador debe estar muy bien informado acerca de cada una de las Organizaciones que apoyan o patrocinan el evento y de la posible proliferacin de connotaciones peyorativas que puedan disminuir el prestigio del encuentro. Proyeccin del plan (primer modelo) Una vez que se tiene la informacin sobre el comportamiento de estos y otros aspectos que se consideren necesarios, se procede a elaborar la primera versin del plan de accin para cada una de las etapas. Este primer modelo no es el definitivo de la realidad que queremos alcanzar, sino una representacin de las primeras consideraciones a las cuales se ha llegado. Evaluacin de la proyeccin del plan. El primer modelo confeccionado debe someterse al criterio de aquellos que deben participar en su anlisis y evaluacin y a las autoridades (en este caso, la totalidad del comit Organizador) que deben decidir sobre la continuacin del trabajo hacia la confeccin del plan definitivo Elaboracin del plan modelo definitivo. Como resultado de la evaluacin del plan, el nivel de direccin que corresponda, determina que se confeccione el plan siguiendo aquella alternativa que es considerada la mejor. En muchos casos este plan definitivo requiere de la elaboracin de otros derivados, por ejemplo, a niveles inferiores de direccin o a niveles mayores de detalle, proceso el cual debe iniciarse. La aprobacin del plan definitivo debe llevarse a cabo mediante un acto formal por la persona autorizada para ello. Debe ser dado a conocer a todos los ejecutores y se procede a iniciar el proceso de su ejecucin (durante el evento) y control (despus del evento).

El perodo de planeacin de un Evento. Principios a tener en cuenta La planificacin de un evento tiene un perodo de duracin en correspondencia a las caractersticas del mismo y a la capacidad de organizacin que tengan sus responsables. Para tener la medida del horizonte del plan ya sea para un perodo corto o prolongado, as como para establecer una adecuada coordinacin de todas las acciones propuestas, es necesario tener en cuenta varios principios: y El plan no es un objetivo en s mismo, sino uno de los medios de que dispone la Organizacin para obtener buenos resultados. El plan debe proponer realizaciones concretas, audaces, pero posibles dentro de las polticas establecidas. El alcance y nivel de detalle del plan debe estar adaptado al nivel de direccin del objeto de planificacin. Cuanta mayor flexibilidad pueda ser introducida en los planes, menor el peligro de prdida que se producirn por hechos inesperados. La flexibilidad introducida

implica costos y el plan ms inflexible ser el menos costoso si los hechos posteriores comprueban que era innecesaria la capacidad para cambiar la decisin. y Un factor limitante es algo que obstaculiza el logro de un objetivo deseado. Si se reconocen los factores limitantes en una situacin dada, se puede estrechar la bsqueda de alternativas a aquellas que superen a esos factores. El principio es el siguiente: "slo cuando se reconocen y se resuelven aquellos factores que representan un serio obstculo en nuestro camino hacia la meta, podemos seleccionar el mejor curso alternativo de accin."

Lo complejo de la aplicacin de este principio es la bsqueda y reconocimiento de ellos factores limitantes, que en ocasiones son obscuros. En la planeacin esto se hace interminable debido a la variabilidad de los factores limitantes por el momento dado. Lo que hoy es decisivo, maana puede entorpecer la planeacin o lo que hoy es un factor limitante, maana puede carecer relativamente de importancia. La planificacin de un evento debe verse como un proceso donde se establezcan las polticas, estrategias, objetivos, acciones, recursos, tiempo y en funcin de ello construir un modelo terico de lo que se quiere alcanzar con la realizacin del mismo para un momento posterior, mediato o inmediato. Este modelo es el plan y el resto de las funciones directivas (organizacin, mando y control) deben ser capaces de convertir esta teora en realidad concreta, convirtindolo en un instrumento que se subordine a los objetivos que se planteen. En la medida en que se logre ese espacio de comunicacin entre la organizacin y los pblicos objetivos, que es en esencia la razn de existir del evento como actividad organizacional, este proceso de planificacin tendr validez.