Buku Petunjuk Instalasi dan Administrasi

MATRIX Call Accounting

By Celeste

This manual was produced using ComponentOne Doc-To-Help.

Daftar Isi
BAB I BAB II 1
Spesifikasi Tehnis.......................................................................................................................1

Instalasi MATRIX Call Accounting...........................................................................................2

BAB III

Memulai MATRIX ....................................................................................................................5 Konfigurasi MATRIX Call Accounting.....................................................................................5 Konfigurasi secara instant ..........................................................................................................6

BAB IV

Persiapan Komunikasi Data........................................................................................................8

BAB V BAB VI

9 10

View Phone Usage .....................................................................................................................9

Selamat datang di MATRIX Call Accounting..........................................................................10

BAB VII

11

Master Files...............................................................................................................................11 Filter Bar ..................................................................................................................................12 Implementasi Filter Bar............................................................................................................12 Access Code Entry....................................................................................................................14 Area Code Entry........................................................................................................................15 Calling Card Entry....................................................................................................................16 CO Entry...................................................................................................................................17 Customer Entry.........................................................................................................................18 Department Entry......................................................................................................................18 Dial Access Entry......................................................................................................................19 Extension Entry.........................................................................................................................20 Holiday Entry............................................................................................................................21 Pulse And Cost Entry................................................................................................................22 User Account Entry...................................................................................................................23

BAB VIII
Doc-To-Help Small Manual

25
Daftar Isi i

Reports......................................................................................................................................25 Billing Statement ......................................................................................................................26 Daily Graph...............................................................................................................................26 Daily Report..............................................................................................................................27 Monthly Graph Comparison.....................................................................................................28 Moving Account Code Summary Report..................................................................................28 Summary Graph........................................................................................................................29 Summary Report.......................................................................................................................30

BAB IX

32

Tools..........................................................................................................................................32 Change Display Resolution.......................................................................................................33 Data Maintenance Scheduler....................................................................................................33 Database Maintenance..............................................................................................................34 Delete Record............................................................................................................................35 Email Notification Setup...........................................................................................................35 System Drive Information.........................................................................................................36

BAB X

38

Admin........................................................................................................................................38 Instant Configuration................................................................................................................39 User Setup.................................................................................................................................39 User Group Setup......................................................................................................................39 System Setup.............................................................................................................................40 Reset Data.................................................................................................................................41

ii BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

BAB I

Spesifikasi Tehnis
MATRIX Call Accounting membutuhkan hardware dengan spesifikasi tehnis minimum sbb: PC Pentium II RAM 128 MB Harddisk 40 GB 1 USB Port (untuk keperluan MATRIX Software Dongle) 1 Serial Port (untuk keperluan komunikasi data antara PBX dengan MATRIX Call Accounting) Monitor 14 Keyboard & Mouse Sedangkan untuk system operasi yang dapat dipakai adalah: Ms. Windows 98, NT, 2000, ME, XP, 2003 atau versi yang lebih besar. MATRIX juga membutuhkan beberapa komponen software tambahan yaitu sbb: MDAC (Microsoft Data Access Component) versi 2.8 Microsoft Jet Engine versi 4 Kedua komponen tsb di atas harus sudah terinstall sebelum MATRIX Call Accounting. Kedua software tsb juga sudah tersedia pada CD MATRIX. Untuk Instalasi pada Windows NT, kita memerlukan Ms. Internet Explorer 5.5 atau yang lebih besar.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 1

BAB II

Instalasi MATRIX Call Accounting

Instalasi MATRIX Call Accounting sangatlah mudah, cukup anda masukan CD ROM MATRIX yang original ke dalam CD ROM Drive, maka dengan otomatis anda akan melihat layar menu instalasi seperti di bawah ini:

Pilihlah menu INSTALL PRODUCT, maka akan tampil menu berikutnya:

2 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

pada gambar menu Install Product di atas, terdapat menu: 1. 2. 3. MDAC JET ENGINE 4.0 MATRIX Call Accounting

Ikutilah menu tsb sesuai dng urutannya, mulai dari menu no. 1 MDAC s/d menu no.3 MATRIX Call Accounting. Catatan: Anda bisa langsung memilih menu no.3 , jika MATRIX Call Accounting sudah pernah diinstall pada mesin yang sama. Pada saat selesai instalasi MDAC dan atau JET ENGINE 4.0 ada kemungkinan anda untuk diminta Restart PC, ikuti saja perintahnya. Setelah anda melewati menu 1 & menu 2, maka kini saat nya anda menginstall MATRIX Call Accounting yang ada pada menu no.3

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 3

4 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

BAB III

Memulai MATRIX
Setelah anda selesai menginstall MATRIX, disarankan agar anda me-restart PC anda agar seluruh file yang diinstall di PC dapat terinstall dengan sempurna. Pada saat MATRIX Call Accounting dijalankan pertama kalinya di PC anda, maka anda akan menemukan kotak pesan seperti dibawah ini:

klik tombol OK. Lalu panggil lagi MATRIX-nya.

Konfigurasi MATRIX Call Accounting

Karena MATRIX belum pernah diinstall sebelumnya, MATRIX secara otomatis mendeteksi bahwa konfigurasi tidak ditemukan, maka anda akan menemukan kotak pesan seperti di bawah ini:

pilihlah tombol Yes agar anda dapat menginstall MATRIX Call Accounting dengan mudah dan cepat.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 5

Konfigurasi secara instant

Tampilan menu Instant Configuration berbeda dengan MATRIX Call Accounting versi sebelumnya: Step 1

Pada langkah pertama, anda hanya diminta untuk memilih jenis / merek PABX dan juga Port Komunikasi (COMM PORT) yang dipakai, jika seluruh konfigurasi PABX masih bersifat standard maka anda tidak perlu memilih Parameter lainnya seperti Speed, Parity, Data bit dan Stop bit. Karena secara otomatis MATRIX sudah memberikan nilai parameternya. Pada gambar di atas, kami menggunakan COM3, karena keterbatasan COM Port maka kami mengkonversikan USB port menjadi COM Port yang akhirnya didefinisikan oleh Windows menjadi COM3.

Step 2:

6 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Pada langkah kedua, anda hanya diminta untuk memilih database pulsa sesuai dengan lokasi kota anda. Kik pada tombol untuk memilih database pulsa sesuai dengan lokasi kota anda, klik tombol Apply untuk memulai proses dan tunggu sebentar sampai selesai.

Anda diminta untuk me-restart MATRIX, setelah proses Instant Configuration selesai.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 7

BAB IV

Persiapan Komunikasi Data

Hal hal yang perlu diperhatikan: Pastikan system tanggal dan jam pada PC sudah berjalan dengan benar. Pastikan style Date pada Regional settings pada PC anda sudah benar yaitu mm/dd/yy. Pastikan kabel komunikasi anda sudah terkonfigurasi dan terpasang dengan benar. Pastikan COM Port yang ada di PC anda tidak bermasalah Pasang Kabel komunikasi di COM Port PC, namun sebelumnya PC harus dalam keadaan OFF.

8 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

BAB V

View Phone Usage

Saat kabel komunikasi data sudah terkoneksi dengan MATRIX, maka seluruh data pemakaian telepon akan langsung dihitung dan ditampilkan seperti pada layar di atas. Bentuk tampilan layar dapat diubah sesuai dengan kebutuhan dan disimpan pada file dengan nama layout.grx (file ini ada pada folder MATRIX Call Accounting).

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 9

BAB VI

Selamat datang di MATRIX Call Accounting

Terima kasih karena telah memberikan kepercayaan kepada MATRIX Call Accounting sebagai tools atau alat bantu untuk mengontrol pemakaian telepon anda Secara default, MATRIX Call Accounting akan terinstall sebagai versi demo akan tetapi jika anda sudah memasukan Dongle pada port USB PC anda, maka secara otomatis versi MATRIX Call Accounting akan berubah menjadi versi normal. (Bukan Demo). Secara default MATRIX Call Accounting memiliki User ID dan Pasword, yaitu: User ID: admin Password: 1234 User ID dan Password ini disarankan agar diubah untuk keperluan keamanan system MATRIX Call Accounting. Catatan. MATRIX Call Accounting versi demo MATRIX Call Accounting versi demo akan otomatis keluar dari system setiap malamnya jam 00:00

10 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

BAB VII

Master Files
MATRIX mempunyai 12 Master files, seperti yang dapat anda lihat pada layar di bawah ini:

Seluruh menu sudah diurutkan berdasarkan nama, sehingga anda dapat dengan mudah mencarinya.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 11

Semua fungsi tombol yang ada pada menu master ini mempunyai karakteristik yang sama, yaitu: Untuk mencetak, anda bisa langsung menekan tombol CTRL dan tombol P secara bersamaan atau dengan cara memilih pada menu File -> Print Untuk keluar dari modul, anda bisa mengklik tanda X yang ada pada sisi kanan atas atau dengan cara menekan tombol CTRL dan tombol X secara bersamaan atau bisa juga dengan memilih pada menu File -> Exit Pada setiap modul master juga dilengkapi fasilitas pencarian data yaitu dengan memilih menu View -> Filter Bar atau dengan menekan tombol CTRL dan tombol F secara bersamaan. Untuk menuju ke data awal anda juga bisa menekan tombol CTRL dan tombol T secara bersamaan atau dapat juga memilih menu View -> Move First Untuk menuju ke data yang paling akhir anda bisa menekan tombol CTRL dan tombol B secara bersamaan atau dapat juga memilih menu View -> Move Last

Filter Bar
Pada setiap modul master juga dilengkapi fasilitas pencarian data yaitu dengan memilih menu View -> Filter Bar atau dengan menekan tombol CTRL dan tombol F secara bersamaan. Sebuah baris baru akan tampil pada grid yang paling atas dan pada baris ini setiap kolomnya bisa diisi sesuai dengan criteria yang akan dicari.

Implementasi Filter Bar

Dengan menggunakan menu Area Code Entry, sebagai contoh pemakaian fungsi Filter Bar:

12 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

untuk melakukan pencarian dengan menggunakan fungsi Filter Bar, kita cukup menekan tombol CTRL dan F secara bersamaan atau bisa juga dengan memilih menu View -> Filter Bar. Maka akan tampil satu baris dengan kolom kolom yang akan diisi sesuai dengan criteria pencarian data.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 13

Kolom Description diketik dengan huruf GA secara otomatis akan tampil semua data Description yang berawalan dengan huruf GA. Untuk me-nonaktifkan Filter Bar, cukup menekan kembali tombol CTRL dan F secara bersamaan atau dengan cara menghilangkan tanda pada menu View -> Filter Bar.

Access Code Entry

Pada beberapa system PBX ditemukan system sbb: Untuk melakukan out going call diperlukan no. akses terlebih dahulu, dan no. akses tsb tampil pada raw data SMDR, untuk membuat agar system MATRIX dapat membedakan antara no. akses dan no. dial, maka anda harus mendaftarkan setiap no. akses tsb di modul ini.
14 BAB VII Doc-To-Help Small Manual

Contoh kasus ini dapat ditemukan pada mesin PBX Northern Telcom Option 11.

Area Code Entry

Data data yang ada pada modul ini secara otomatis akan terbuat pada saat anda menjalankan Instant Configuration (Lihat Konfigurasi secara Instant) pada langkah ke 2, dimana anda diminta untuk memilih database pulsa sesuai dengan tempat dimana anda menginstall MATRIX Call Accounting.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 15

Calling Card Entry

MATRIX Call Accounting juga mensupport pemakaian telepon ke VOIP gateway, dengan menggunakan konfigurasi khusus yang tampil pada raw data.

16 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

CO Entry

Data data yang ada pada modul ini secara otomatis akan terbuat pada saat anda menjalankan MATRIX Call Accounting tidak menemukan data CO yang
Doc-To-Help Small Manual Daftar Isi 17

bersangkutan pada saat memproses data pemakaian telepon. (Lihat Admin - System Setup)

Customer Entry

Seluruh data customer dapat diisi di modul ini, sehingga pemakaian telepon ke customer maupun pribadi dapat diketahui.

Department Entry

18 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Daftarkan seluruh departemen yang ada, dengan demikian anda akan bisa mendapatkan summary per departemen.

Dial Access Entry

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 19

Secara default data data tsb sudah otomatis, dan andapun dapat memanipulasikannya sesuai dengan kebutuhan.

Extension Entry

20 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Data data yang ada pada modul ini secara otomatis akan terbuat pada saat anda menjalankan MATRIX Call Accounting tidak menemukan data Extension yang bersangkutan pada saat memproses data pemakaian telepon. (Lihat Admin - System Setup)

Holiday Entry

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 21

untuk membedakan biaya pada hari raya dan hari biasa, anda harus mendaftarkan seluruh hari raya nasional di modul ini.(Lihat Admin - System Setup)

Pulse And Cost Entry

22 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Data data yang ada pada modul ini secara otomatis akan terbuat pada saat anda menjalankan Instant Configuration (Lihat Konfigurasi secara Instant) pada langkah ke 2, dimana anda diminta untuk memilih database pulsa sesuai dengan tempat dimana anda menginstall MATRIX Call Accounting.

User Account Entry

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 23

Seluruh PIN yang dipakai untuk outgoing call harus didaftarkan dimodul ini.

24 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

BAB VIII

Reports
MATRIX mempunyai 7 Laporan yang berisikan kombinasi laporan laporan yang dibutuhkan, seperti yang dapat anda lihat pada layar di bawah ini:

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 25

Billing Statement

Pilih billing statement yang akan dicetak , berikan tanda checked ada checkbox Delete record after print agar semua data yang sudah dicetak tidak akan dicetak lagi pada saat pencetakan selanjutnya.

Daily Graph

26 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Laporan harian dapat juga dilihat dalam bentuk grafik.

Daily Report

Contoh tampilan Daily Report, dengan kombinasi option yang dapat dilakukan pada saat ingin melakukan pencetakan.
Doc-To-Help Small Manual Daftar Isi 27

Monthly Graph Comparison

Moving Account Code Summary Report

28 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Account code dapat dipakai dimana saja, sehingga hal ini dapat saja merugikan extension dimana pemegang account code ybs melakukan panggilan telepon. Untuk mendapatkan laporan aktivitasnya, jalankan modul ini.

Summary Graph

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 29

Laporan summary dapat juga dilihat dalam bentuk grafik.

Summary Report

30 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Contoh tampilan Summary Report, dengan kombinasi option yang dapat dilakukan pada saat ingin melakukan pencetakan.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 31

BAB IX

Tools
MATRIX mempunyai 4 Tools seperti yang anda lihat pada layar di bawah ini:

32 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Change Display Resolution

Anda dapat merubah resolusi layar monitor anda.

Data Maintenance Scheduler

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 33

MATRIX versi terbaru ini juga sudah dilengkapi dengan system data maintenance scheduler yang berfungsi untuk menghapus secara periodic data data yang sudah tidak dibutuhkan lagi sehingga kapasitas hard disk yang terpakai dapat bertahan lebih lama.

Database Maintenance

Utilitas ini berguna untuk memelihara 2 database yang dipakai yaitu: Menu.MDB SMDR.MDB Perhatian: Dianjurkan untuk menjalankan modul ini pada saat trafik pemakaian telepon tidak sibuk, karena setelah menjalankan modul ini, MATRIX Call Accounting secara otomatis akan keluar dari system.
34 BAB VII Doc-To-Help Small Manual

Delete Record

Modul ini berguna untuk menghapus data data yang sudah tidak diperlukan lagi. Secara integrasi data daily dan data summary akan secara otomatis terkalkulasi kembali.

Email Notification Setup

Modul ini berguna untuk mengkonfigurasi fitur email. General Email Server: Masukan IP address atau nama email server-nya (Tanyakan ke Network Administrator / IT Department) Port No. : default = 25, biasanya email server memakai port ini.
Doc-To-Help Small Manual Daftar Isi 35

Email Display Name : Tampilan yang dipakai pada saat seseorang menerima email dari MATRIX. Email Address : Email address yang dipakai pada saat mengirim notifikasi email dari MATRIX. (Biasanya email address ini merupakan email address yang fiktif / dummy, sehingga email ini tidak bisa menerima email). Administrators Email : Alamat email administrator yaitu alamat email seseorang yang bertanggung jawab terhadap MATRIX software, biasanya alamat operator software MATRIX, sehingga MATRIX software dapat mengirim email notifikasi ke si penanggung jawab software MATRIX / operator MATRIX. Notification

Jenis jenis notifikasi yang akan dikirimkan melalui email dapat diaktifkan pada tab Notification ini. Catatan. MATRIX tidak akan melakukan pengecekan terhadap signal SMDR jika: Parameter yang diisi pada Check SMDR signal every 0 Hours Jika semua checkbox hari Sun s/d Sat tidak diberikan tanda Semua notifikasi akan tidak aktif jika checkbox Enable Email Notification tidak diberikan tanda .

System Drive Information

36 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Utilitas monitoring drive yang ada pada PC anda.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 37

BAB X

Admin

38 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Instant Configuration
Lihat pada halaman 3 (Konfigurasi secara instant)

User Setup
Seperti yang dijelaskan pada Bab VI, bahwa s

ecara default MATRIX Call Accounting memiliki user id dan password yang dapat diubah. Untuk mengubahnya anda dapat menjalankan modul ini.

untuk menentukan hak user bersangkutan, anda dapat memilih User group-nya.

User Group Setup

Setiap user mungkin memiliki hak akses atas MATRIX Call Accounting yang berbeda beda, untuk membuat hak akses ini , maka anda harus mendefinisikan setiap user groupnya pada modul ini.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 39

tentukan user groupnya lalu pilih hak hak aksesnya.

System Setup
Pada halaman 3 dijelaskan bagaimana MATRIX Call Accounting dikonfigurasikan secara instant, pada modul System Setup ini akan dijelaskan bagaimana mengkonfigurasikan MATRIX Call Accounting secara manual.

pilih tabulator konfigurasi yang diinginkan, secara otomatis item item pada modul ini akan terisi, jika anda sudah menjalankan modul Instant Configuration.

40 BAB VII

Doc-To-Help Small Manual

Reset Data

Seluruh data MATRIX dapat dihapus dengan modul ini, tekan tombol Reset untuk memulai penghapusan data.

Doc-To-Help Small Manual

Daftar Isi 41