ORGANIZACION DE VENTAS Es el proceso de asignar responsabilidades y actividades a los distintos miembros del grupo de trabajo, de acuerdo con los

planes preparados para alcanzar los objetivos establecidos. Su misin es realizar el esfuerzo ms eficiente y efectivo. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN DE VENTAS En cualquier empresa hay ciertos principios bsicos de organizacin que se aplican a todas las actividades y a todos los niveles. Algunos de estos principios son los siguientes: a) b) c) d) e) La responsabilidad de cada persona debe expresarse clara y completamente por escrito. Cada persona debe comprender y aceptar sus responsabilidades. La autoridad y la libertad de accin estarn bien definidas, con relacin a la autoridad. Todos los individuos deben comprender y aceptar os estndares. Deben presentarse los procedimientos para permitir la libertad de accin

Cuando una organizacin esta dirigida por un solo jefe, muy pocos problemas de relaciones orgnicas pueden plantearse, si es que surge alguno. Sobre los hombros de este nico jefe recaen tanto las funciones de su direccin jerrquica como operativa y, por lo tanto, no hay lugar para hacer distinciones. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS. La organizacin es de vital importancia; sin ella, ningn elemento que componga el departamento de ventas podr realizar sus funciones de una manera coordinada y eficiente. La relacin que debe tener con otros ejecutivos y los canales de comunicacin con los que cuenta. Para que cada miembro de este departamento pueda desarrollar su trabajo satisfactoriamente, no solo debe contar con la calidad de conocimientos necesarios. DESARROLLO DE LA ORGANIZACIN. Es importante considerar la magnitud de la empresa, para saber cual es el tipo de organizacin que necesita, determinar el producto que fabrica y sus dimensiones. No es lo mismo disear un programa de organizacin, tambin influye el giro de la empresa, ya que hay diferentes enfoques para considerar la organizacin. Pro ejemplo, hay empresas comerciales, industriales y de servicio.la empresa industrial tiene que preocuparse por vender lo que produce; la empresa comercial, por vender lo que compra; y la empresa de servicio, de suministrar o vender el servicio que ofrece. Etapas de la organizacin. Las etapas de la organizacin de ventas son las siguientes: funciones, jerarquas y obligaciones.

Funciones: las funciones del departamento de ventas son aquellas en las cuales se basa el gerente para establecer una estructura orgnica. En l organizacin por funciones se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para formar un una organizacin. Conocer el objetivo Dividir el trabajo en operaciones parciales Dividir las unidades en prcticas. Asignar al personal especializado Delegar la autoridad correspondiente al personal especializado.

Unidades de organizacin. Esta unidad abarca todas las funciones o actividades que se deberan de desarrollar en el departamento de ventas, y considera el trabajo por desarrollar, los medios disponibles. Adems, se deben mencionar las siguientes divisiones: Por producto Por territorio Por comprador Por proceso Por numero

Dentro de las ventas, esta unidad considera los siguientes grupos: Departamento es el primer nivel jerrquico Seccin es el segundo nivel jerrquico Grupo es el tercer nivel jerrquico Individual es el cuarto nivel jerrquico.

Sistemas de organizacin. Estos sistemas son las diferentes combinaciones establecidas de la divisin de funciones y autoridad por medio de las cuales se pueden realizar la organizacin. a) Se puede expresar en graficas o cartas de organizacin y complementarse con el anlisis de puesto. b) Jerarqua. Dependiendo de la estructura orgnica del departamento de ventas. c) Obligaciones. Se refiere a delinear y definir perfectamente lo que debe hacer en todas las reas y niveles del departamento. ORGANIGRAMAS. Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos tambin como cartas o graficas de organizacin, que consiste en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por cuadro. Para desarrollar un organigrama se elabora una lista de los deberes o las actividades que corresponden a cada persona, con las siguientes aclaraciones: Vigilar que no se omita ningn labor

Cuidar que el numero de horas se tomen por semanas Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o seccin. Se procede el anlisis del cuadro, con el fin de modificar lo que puede cambiarse o mejorarse. Organigrama clsico. Este sistema trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas. Conserva la autoridad y responsabilidad de la organizacin lineal transmitida ntegramente, a travs de un solo jefe para cada funcin. ANLISIS DEL OS SISTEMAS ORGANIZACIONALES DE VENTAS. El anlisis implica la evaluacin del desempeo. Proporciona la retroalimentacin sobre lo bien que este haciendo algo; sin esta retroalimentacin, es imposible juzgar si la mejora es factible. Tipo bsicos de organizacin.los diversos tipos de autoridad, respecto de la organizacin a travs de la cual se establece la divisin de funciones, son los siguientes: lineal, funcional, staff y comits. Organizacin lineal. En este tipo de organizacin, la autoridad se delega en forma vertical y en lnea, cada elemento del departamento de venta tiene un solo jefe. Organizacin funcional. Este tipo de organizacin es de vital importancia, ya que se mxima la especializacin. La autoridad y la responsabilidad se practican dentro del campo de accin del especialista. Organizacin staff. Este tipo de organizacin conserva las ventajas del sistema lineal, es decir, un gerente de ventas que no puede dedicarse a ciertas actividades por falta de tiempo, o que carece de los conocimientos necesarios, se asesora por una persona capacitada. Organizacin por comits. La organizacin por comits es til para coordinar los esfuerzos del personal de ventas, con el fin de que se identifiquen y que sus ideas se tomen en cuenta. ESTABLECIMIENTO DE LOS NIVELES JERRQUICOS DE VENTAS. Los departamentos pueden estructurarse en varias formas: por funciones, como ventas, finanzas o produccin, clientes, productos o por combinaciones de estos factores. Grado de centralizacin y descentralizacin. Es donde descansa la autoridad para una planeacin detallada y para la toma de decisiones, es central porque la autoridad es retenida en la oficina central y limitada en su mayor parte a los ejecutivos cercanos. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE VENTA La descripcin actual del puesto de vendedor incluye las siguientes funciones:

Realizar labor de prospectacion. Es la preocupacin constante del vendedor por la bsqueda de nuevos prospectos. Obtener datos de precontacto. Supone de la actitud mental tcnica, de tal modo que no se realice una visita a prospectos potenciales. Concertar citas. En ciertas ventas se realizan visitas sin previa cita. Realizar visitas. Esta actividad ha sido y sigue siendo la base en el trabajo de venta. Llevar acabo entrevistas de venta. Si la visita representa la oportunidad, La entrevista supone el logro. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE VENTAS. Se hace una enumeracin del as funciones y responsabilidades para determinar la cantidad de personal que tiene para repartirlas. La situacin ideal es tener una persona para cada funcin, pero algunas veces se necesita tener una persona para diferentes funciones. AGRUPACIONES DE LAS FUNCIONES PARA DEFINIR PUESTOS. Una vez determinadas las funciones que se van a ejecutar, es conveniente agruparlas para que sean aplicadas por el personal designado. Conocida con el nombre de definicin de puestos se hace en distintas formas y de acuerdo con las necesidades. NOMBRAMIENTO DE PERSONAL Se discute mucho con relacin a que los puestos deben adecuarse al personal disponible o, por le contrario, el personal debe ejecutarse a llenar los requisitos del puesto. MEDIDAS PARA LOGRAR CONTROL Y COORDINACIN. a) Deberan preverse los medios necesarios para controlar y coordinar a los subordinados mediante el establecimiento de las comunicaciones adecuadas b) Los ejecutivos debern delegar aquellas funciones que representen una rutina. c) Nunca deber asignar un numero excesivo de subordinados a cada supervisor d) El uso del anlisis de puesto Sirve de estimulo Sirve para medir la eficiencia durante el desarrollo del trabajo. Sirve de base para el programa de entrenamiento DESCRIPCIN DE LOS COMITS DE VENTAS. El sistema de comits es poco usual cuando es puro, se utiliza para organizar los altos niveles. Planes para dividir la lnea de autoridad en la organizacin de venta. Divisin geogrfica. Cuando las condiciones del mercado varan de acuerdo con la zona geogrfica.

 Divisin por tipo de producto. Cuando la lnea de productos contiene artculos aceptados en varios mercados. Divisin por tipo de cliente o canales de distribucin. La estructura de los mercados obliga en algunos casos, a prestar especial inters al tipo de clientes. CONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIN DE VENTAS. Resulta importante evitar la duplicidad de esfuerzo. Lo grave es la duplicidad de funciones. Jerarquizacin de los problemas. Los problemas secundarios se deben resolver hasta que hayan sido resueltos los primarios. Los propsitos de la organizacin: a. Permitir el desarrollo de especialista. b. Lograr equilibrio entre las cargas de trabajo c. Definir con claridad la autoridad delegada. DETERMINACIN DE LOS OBJETIVOS EN VENTAS. Los objetivos principales de la funcin de ventas deben ser siempre considerados Los objetivos a corto plazo dictaran la manera de operar y servir para introducir las modificaciones necesarias que impone la naturaleza dinmica del mercado Los objetivos a largo plazo determinaran la poltica de la empresa. RELACIONES PBLICAS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS. Se refiere a los canales necesarios para las ventas, como la radio, la televisin o la prensa. Establece la comunicacin entre las empresas y el pblico para alcanzar la comprensin mutua, lo que presupone entendimiento y comprensin interna. Son los siguientes puntos: a. Relaciones entre el personal de ventas. Las relaciones pblicas son reflejos de las relaciones internas. b. Relacin con los funcionarios principales de la compaa La forma en que un directivo de ventas conduce sus relaciones con sus superiores