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INFORME DE GESTIN ADMINISTRACIN Y CONSEJO DE ADMINISTRACIN

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INFORME DE GESTION - ADMINISTRACIN Y CONSEJO DE ADMINISTRACIN Apreciados copropietarios y amigos: Este 31 de Marzo de 2012, nos daremos a la tarea, una vez ms de analizar el estado general de nuestra copropiedad. Durante el transcurso de nuestra gestin administrativa hemos sido reiterativos en poder contar con la participacin del 100% de los propietarios, quienes tenemos el deber legal de sealar el rumbo que debe tomar nuestra copropiedad. Durante el desarrollo de nuestra gestin, hemos ejecutado varias obras de mantenimiento y mejoramiento de las zonas comunes de nuestro edificio que han brindado mayor bienestar y comodidad a los copropietarios. Todas estas obras han sido realizadas tanto en las zonas internas como externas del edificio. Pero, para el buen desarrollo de estos trabajos, es necesario Seor Propietario, contar con su valioso apoyo y participacin, no solo desde el punto de vista econmico, sino a travs de sus opiniones, sugerencias y acatando las recomendaciones que se puedan llegar a impartir. Antes de detallar los logros, gestiones en proceso y asuntos pendientes, queremos destacar el arduo y a veces desgastante trabajo que realiz el actual consejo, en sus mltiples reuniones donde siempre hubo una excelente asistencia y que gracias al esfuerzo de sus miembros podemos socializar orgullosamente con ustedes. La labor de consejero no es fcil y menos cuando la comunidad no se compromete con el desarrollo y mejoramiento de su patrimonio pero este consejo entrega este informe con la satisfaccin de que se lograron importantes avances que se han visto reflejados en los informes contables y en el diario vivir de la copropiedad y que ser un valioso aporte para quienes en la prxima asamblea sean designados como nuevos consejeros. La Administracin y el Consejo de Administracin se permiten presentar a Ustedes el informe de gestin correspondiente a las labores realizadas durante el perodo 2011-2012. Este grupo administrativo estuvo conformado as: A. Consejo de Administracin: Presidente Vicepresidente Secretario Vocal 1 Vocal 2 Miembros Principales Sandra Patricia Pelez Mara del Pilar Urrea Juan Fernando Briceo Hernn Lpez Carlos David Pardey

Miembros Suplentes de Nmero 1 Luis Enrique Ossa 2 Jorge Eliecer Rengifo 3 Edgar Humberto Mora 4 Jorge Enrique Correa 5 Gloria Chara Edificio Los Conquistadores Propiedad Horizontal
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B. Administrador: C. Contadora: D. Revisor Fiscal:

Harry Arturo Zea Ramrez Mara del Socorro Quintero Gerardo Juan Payan

Adicionalmente se cont con la participacin activa de todos los proveedores: Vigilancia Aseo Zonas Comunes Mantenimiento Ascensores Mantenimiento Subestacin de Energa Mantenimiento Planta Elctrica Mantenimiento Motobombas Mantenimiento Tanques de Almacenamiento de agua Mantenimiento Puertas Peatonales Mantenimiento Puerta Vehicular Mantenimiento Citofona y Telfonos Monederos Servicio Televisin por Cable Servicios Pblicos Recarga de Extintores Fumigaciones Rubro Fortox S.A. Rapiaseo Ltda. Tecnivec S.A. Enertcnica S.A. Tecnodiesel Ltda. Motobombas Luna Ltda. Motobombas Luna Ltda. Instaltec Ltda. Instaltec Ltda. Contels Une TV Emcali Millenium Truly Nolen Proveedor

El periodo inici con la Administracin de la seora Luz Marina Cardozo quin estuvo al frente del cargo hasta Agosto 30 de 2011 y se procedi a la seleccin y eleccin del nuevo Administrador Harry Arturo Zea quin nos acompaa desde el 1 de Septiembre de 2011 a la fecha. Este grupo administrativo afront las necesidades de la copropiedad categorizndolas en 3 aspectos bsicos: 1. Aspectos Legales: Todo lo relacionado con procesos a favor o en contra del edificio incluyendo aquellos que obran contra la D.N.E. y Adinka. As mismo, todo lo relacionado con faltas al Reglamente de Propiedad Horizontal, Cobros Pre y Jurdicos por mora en el pago de expensas comunes y finalmente Asesoras de tipo legal en diferentes aspectos del edificio. 2. Aspectos Administrativos: Aquellos relacionados netamente con la labor administrativa como el manejo de proveedores, bancos, seguros y plizas, etc. 3. Aspectos de Adecuaciones Locativas, Reparaciones y Mantenimiento: Quizs el rubro donde ms nfasis se hizo dada la gran cantidad de necesidades y dificultades para llevarlas a cabo.

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1. ASPECTOS LEGALES
1.1. Razn Social. El Edificio Los Conquistadores Propiedad Horizontal recibi su personera jurdica a partir del 2 de septiembre de 2002, mediante Resolucin No. 229 expedida por la Secretaria de Gobierno, Convivencia y Seguridad. 1.2. Representacin Legal. El Administrador obtuvo la representacin legal de la personera jurdica expedida por la Secretaria de Gobierno. 1.3. Impuestos. Se hicieron las respectivas retenciones de Industria y Comercio y Retencin en la Fuente y se presentaron las respectivas declaraciones en los periodos necesarios. Igualmente se presentaron los medios magnticos. 1.4. Libro de Propietarios. Este documento esta implementado pero falta hacerlo firmar por cada copropietario con el respectivo registro de coeficiente de propiedad y las restricciones que pudieran existir sobre los bienes privados o de dominio particular. Adems se efecta la publicacin de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes. 1.5. Acta de Asamblea No. 10. De acuerdo a la Ley, La comisin nombrada por la anterior asamblea y conformada por las siguientes personas: Mara del Pilar Urrea, Sandra Pelez y Carlos Pardey verific y aprob el Acta No. 10 correspondiente a la Asamblea General Ordinaria celebrada en Marzo 26 de 2011. Posteriormente el Acta fue publicada en las carteleras de acuerdo a los trminos de ley sin que se hubiere presentado impugnacin alguna. 1.6. Fondo de Imprevistos. Esta ltima corresponde al fondo de imprevistos dando cumplimiento al artculo 35 de la ley 675 correspondiente al 1% del presupuesto. Al cierre del 31 de diciembre se cuenta con la suma de $6.995.616 m/cte. 1.7. Mdulos de Contribucin. El Edificio Los Conquistadores es de uso mixto y como tal, el reglamento de propiedad horizontal en su Artculo 27 estipula que el pago de las expensas comunes debe ser aplicado mediante Mdulos de Contribucin. La ley 675 de 2001 tambin lo advierte pero hace la salvedad que la manera como queden distribuidos los mdulos de contribucin debe hacer parte integral del Reglamento. Por lo tanto, se est trabajando en la

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modificacin del mismo para poder validar este tipo de cobro. Mientras tanto el cobro de expensas comunes seguir siendo por coeficiente de participacin. 1.8. Reglamento de Propiedad Horizontal. El reglamento se encuentra reformado de acuerdo a la Ley 675 de 2001. Por esta razn la propiedad esta regida por sus estatutos de acuerdo a la Sentencia C-488-2002 y se deben tener en cuenta todas las sentencias proferidas por la Corte con relacin a la Ley 675 de 2001. Sin embargo, es necesario realizar algunas modificaciones en el reglamento en lo que te tiene que ver con inconsistencias de transcripcin, la forma como se aplicaran los mdulos de contribucin, cobro de intereses y de sanciones. 1.9. Manual de Convivencia. Dicho manual ya est desarrollado pero falta socializarlo a travs del Comit de Convivencia que no fue elegido en la anterior Asamblea. Esperamos que este ao, haya postulaciones y se puede elegir este comit para cumplir con los requisitos de ley. 1.10. Incumplimiento al Estatuto Vigente. Se han presentado algunos incumplimientos a los aspectos legales aprobados que rigen la copropiedad, los cuales ya estn en el debido proceso de notificacin. 1.11. Procesos Jurdicos. 1.11.1. Contra la copropiedad. Actualmente la copropiedad no esta involucrada en ningn proceso en su contra. 1.11.2. Iniciados por la copropiedad. La copropiedad ha iniciado varios procesos a saber: 1.11.2.1. Rendicin de Cuentas contra Adinka. Este proceso se inici en Septiembre de 2009 en cabeza de los abogados Carlos Arias y Diego Marulanda y pretenda obtener por parte de Administraciones Adinka todas las cuentas y soportes contables del periodo de su administracin, ya que de enero a septiembre de 2008 no presentaron la contabilidad completa. En reunin sostenida por parte del consejo con el Dr. Diego Marulanda, el da 24 de junio de 2011 como consta en el acta de consejo de administracin No.029-011, el Dr. Marulanda manifiesta el incumplimiento por parte de la copropiedad al contrato de prestacin de servicios firmado para solicitar rendicin de cuentas a la empresa Adinka, ya que los pagos acordados con la Administracin no se han cumplido, por tal motivo su oficina ha dejado el caso sin realizar gestin. El Consejo le solicita retomar este caso de forma inmediata dado la importancia que tiene. El da 26 de octubre el Dr. Marulanda solicita reunin con la presidente del consejo, en dicha reunin el Abogado informa que la empresa Adinka ya no existe, por lo cual la nica

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 opcin es demandar directamente al Sr. Vctor Emilio Cabrera, en reunin de consejo realizada el 29 de octubre de 2011 como consta en el acta 040-2011, la presidente informa sobre la situacin actual del caso , el consejo decide no realizar ninguna accin y cerrar el caso, ya que no se quiere que la copropiedad se vea afectada por una contrademanda. El costo de este proceso fue de $3.500.000 y ya fue pagado en su totalidad. Se anexa informe por parte del Dr. Marulanda. 1.11.2.2. Accin Popular contra la Fiscala General de la Nacin. Este proceso se inici en Septiembre de 2009 en cabeza de los abogados Carlos Arias y Diego Marulanda y pretende obtener el desalojo por parte de la Fiscala, del Edificio Los Conquistadores, por el alto riesgo al que estn expuestos los copropietarios en cuanto a la seguridad por lo que representa la Fiscala como institucin encargada de administrar justicia. Este proceso tuvo un costo de $4.500.000 y a la fecha se han abonado $2.250.000. Se anexa informe por parte del Dr. Marulanda. 1.11.2.3.Proceso Jurdico contra la D.N.E. Este proceso se inici en Septiembre de 2009 en cabeza del abogado Gustavo Posso y pretende obtener el pago de las expensas comunes que deban de la vigencia del ao 2008. La demanda fue admitida y se logro el embargo de 5 locales comerciales y cuentas bancarias. Este proceso fue trasladado en noviembre de 2011 a la Fiduciaria la Previsora ya que en octubre 12 de 2011 sali auto que informa del proceso de liquidacin de la D.N.E. y la orden de trasladar todos los procesos a la liquidadora y e levantamiento de las medidas cautelares. El documento enviado a la entidad liquidadora certifica que el valor de la deuda de la DIRECCION NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES, NIT 800.101.599-5 por concepto de cuotas de administracin, intereses y multas de Locales Comerciales al 30 de Noviembre de 2011 es de CIENTO SESENTA Y UN MILLONES DOSCIENTOS QUINCEMIL SETECIENTOS ONCE pesos m cte. ($161.215.711); y el valor de la deuda por concepto de cuotas de administracin, intereses y multas de los Garajes y otras expensas al 30 de Noviembre de 2011 es VEINTIUN MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL SETENTA pesos m cte. ($21.150.070), para un total de CIENTO OCHENTA Y DOS MILLONES TRESCIENTOS SESENTA Y CINCO MIL SETECIENTOS OCHENTA Y UN pesos m cte. ($182.365.781). El Abogado Posso conjuntamente con el Administrador Harry Zea, han estado al tanto de este proceso enviando a la Fiduciaria La Previsora la documentacin y soportes necesarios para sustentar el proceso. Estamos a la espera de la respuesta por parte de la Liquidadora a las pretensiones de la Copropiedad sobre el cobro de los dineros adeudados por la D.N.E. Se anexa informe por parte del Dr. Gustavo Posso.

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 1.12. Conciliaciones.

Segn decisin de la asamblea general realizada el da 26 de marzo de 2011, se eligi una comisin conformada por 3 copropietarios los cuales deberan realizar conciliacin con la Fiscala, en las temas de demanda cobro jurdico, acueducto y aplicacin de mdulos de contribucin. La comisin se rene el da 24 de mayo de 2011 don el Dr. Gustavo Posso con el fin de ser ilustrados sobre la demanda en curso contra la D.N.E. para el cobro de las cuotas de administracin, la comisin solicita soporte jurdico dado la diferencia de concepto entre el Revisor Fiscal de la copropiedad y la administracin. Para obtener el concepto jurdico se solicita tener las copias del expediente, estas copias solo se lograron obtener en el mes de agosto y el concepto jurdico se recibe el 16 de septiembre, pero en el mes de octubre se tiene informacin de la liquidacin de la D.N.E. Por tal motivo esta demanda no es conciliada con la Fiscala, ya que en estos trminos se debe esperar la respuesta de Bogot sobre este caso. 1.12.1. Reunin con Fiscala. Sobre el acueducto en reunin sostenida con las representantes de la Fiscala, la Administracin y dos Consejeros se logra mediante estudio de consumo de acueducto desde le 2008 demostrar a la Fiscala que este cobro esta acorde con el consumo de la entidad. La Fiscala aprueba el pago del acueducto causado por el ao 2011 por valor de $12.000.000. Sobre el cobro de la administracin se aclara que ni la asamblea, ni el consejo desconoce que por la naturaleza de la copropiedad al ser mixta se debe realizar el cobro por medio de Mdulos de Contribucin, esto no ser posible hasta cuando el Reglamento de la Copropiedad sea reformado para tal fin, por lo tanto el cobro de la cuota de administracin debe seguirse haciendo por medio del coeficiente de copropiedad. Para tal fin de la reforma que se debe hacer se han realizado dos cotizaciones, este tema deber ser tratado en Asamblea Extraordinaria, ya que se debe ser aprobado por esta todos los cambios que se deban realizar al Reglamento de la Copropiedad. 1.13. Procesos Jurdicos contra Residentes y/o Propietarios. 1.13.1. Proceso Restitucin de Zonas Comunes. Proceso radicado el 6 de octubre de 2011 en el Juzgado Diecinueve Civil Municipal de Cali, por la Dra. Adriana Celis en contra la Sra. Francia Ariza del Apto 304-A con el fin de lograr la restitucin de la zona comn modificada por la Sra. Ariza al instalar piso en la terraza sin contar con el debido permiso de la administracin y de la asamblea. El contrato suscrito con la Dra. Celis fue por un valor de $5.000.000 y se deja constancia que nunca fue presentado al Consejo de Administracin ni aprobado por el mismo.

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 Este proceso ya ha sido fallado a favor del Edificio Los Conquistadores se esta a la espera del envo de la notificacin a la parte demandada para que inicie los trabajos necesarios para el restablecimiento de esta zona comn. 1.13.2. Cobros Jurdicos Expensas Comunes. 1.13.2.1. Procesos Ejecutivos. Actualmente estn en proceso de demanda 3 propietarios.

2. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
2.1. Consejo de Administracin. Una vez elegido el Consejo de Administracin sesion ordinariamente y extraordinariamente cuando se requiri. Hasta el 16 de marzo se han realizado un total 28 reuniones de las cuales 11 fueron de carcter ordinario donde se evaluaron y aprobaron los Estados Financieros de cada mes, el informe de gestin administrativa y el informe de revisora fiscal correspondiente. Asimismo, se realizaron 16 reuniones de carcter extraordinario donde se hizo constante seguimiento al plan de tareas formulado para esta vigencia y se tocaron tpicos como problemas de convivencia, reparaciones locativas, mantenimientos y aspectos legales de la copropiedad. Adicionalmente hubo 2 reuniones informales donde se trataron temas de navidad. Este Consejo de Administracin se ajust a los estatutos y al Reglamento de Propiedad Horizontal por lo cual la designacin de principales fue para los cargos Presidente, Vicepresidente, Secretario y 2 Vocales y los suplentes fueron designados por nmero y no por cargos como se venia realizando anteriormente. Este Consejo adems adopt la poltica de invitar abiertamente a todos los miembros del Consejo sin distinguir Principales y Suplentes con el fin de hacer una labor ms participativa y de mayor transparencia y siempre hubo asistencia de ms del 60% de los convocados. Nuestra gratitud por su presencia y colaboracin. A continuacin se relacionan las fechas de las reuniones donde se adoptaron y aprobaron las principales tareas en beneficio de la copropiedad y otras decisiones:

Mayo 2: Mayo 17

Se aprueba iniciar la demanda contra la Sra. Ariza, por el cambio de zona comn. Se realiza reunin con la comisin para la conciliacin con la Fiscala, se aprueba conseguir asesora jurdica. Se aprueba la compra de la puerta vehicular con la Empresa INSTALTEC. Se aprueban las esclusas para las puertas peatonales con la Empresa INSTALTEC.
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Junio 4

Junio 14 Junio 24

Julio 1 Agosto 10 Septiembre 22

Octubre 1 Octubre 19 Octubre 29

Noviembre 2 Noviembre 28 Diciembre 10

Enero 16

Se aprueba TECNIVEC como el nuevo proveedor para el mantenimiento de los ascensores. Se aprueba la compra de los tapetes para los ascensores con la empresa MASTER QUIMICA. Se lee el concepto para la realizacin la rampa para la torre B, no es viable este proyecto ya que no cumple con la norma. Se aprueba el mejoramiento del parque, en pintura y mantenimiento a los juegos infantiles. Se elige a FORTOX como la nueva empresa de vigilancia. Se aprueba la compra de los telfonos monederos. Se aprueba la compra de una escalera en tijera. Reunin con el Abogado Diego Marulanda, para conocer el proceso de rendicin de cuentas de Adinka, se aprueba realizar el pago del excedente del contrato. Se aprueba a MOTOBOMBAS LUNA como proveedor para el mantenimiento preventivo de las motobombas. Se aprueba la compra del tanque hidroflow para la torre A. Eleccin del nuevo administrador de la copropiedad. Se aprueba cambiar el sistema de apertura para las puertas peatonales con la empresa INSTALTEC. Se elige a TECNODIESEL como el proveedor para el mantenimiento de la planta elctrica. Se aprueba la compra de escritorio, sillas para los guardas, ventiladores y botiquines para ambas torres. Se aprueba la instalacin del sistema de citofona para los ascensores trabajo realizado por TECNIVEC. Se aprueba la instalacin de reflectores para el parque. Decisin unnime por parte de los miembros de consejo para reversar el cubrimiento dentro de la pliza de seguro a las unidades privadas. Se aprueba tomar el cubrimiento para las decisiones tomadas por el consejo por valor de $200 millones de pesos. Se aprueba las adecuaciones para los shuts con la empresa JDM, ya que se encuentran muy deterioradas y la copropiedad debe cumplir con la norma para evitar una multa. Se aprueba la adecuacin de la oficina. Se aprueba las siguientes impermeabilizaciones. o Tanque superior de la torre A o Loza de la torre A. o Tanque superior de la torre B. o Loza de la torre B. o Jardineras exteriores. o Terminacin filtro en parque infantil sector sur Se aprueba la reparacin del repello de las fachadas de los balcones de la torre A por valor de $1.328.842 con la Empresa Pintamos y mucho mas. Se aprueba el mantenimiento de la subestacin elctrica con la empresa Enertcnica, ya que la subestacin lleva ms de 10 aos sin ningn tipo de

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 mantenimiento. Se deja constancia que las actas del Consejo de Administracin se encuentran debidamente elaboradas, enumeradas, aprobadas, firmadas por la Presidente y Secretario del Consejo.

2.2. Libros Oficiales y Actas. Los libros oficiales se encuentran impresos hasta el mes de diciembre de 2011. Entre estos estn: Libro mayor y balance, libro diario resumido y detallado y libro de propietarios. El libro de actas no se hizo registrar porque no es necesario registrarlo ni ante la DIAN ni ante Cmara de Comercio, sin embargo todas las actas de las reuniones de consejo de administracin y de asambleas se encuentran debidamente firmadas y en custodia de la administracin. 2.3. Mecanismos de Seguridad. 2.3.1.Vigilancia. Dando cumplimiento a la Ley 365 de la Superintendencia de Seguridad y Vigilancia, se presta el servicio de seguridad a travs de la empresa FORTOX, a partir de 1 de julio de 2011. Esta empresa esta debidamente registrada y autorizada para prestar este servicio. Segn convenio con esta empresa se obtiene un descuento del 5% sobre la facturacin por pronto pago. Adicionalmente de manera colateral por la vecindad con la fiscala se tiene vigilancia en el permetro del edificio con personal de vigilancia propio de fiscala y desde Enero se cuenta con apoyo de agentes de polica. 2.3.2.Pliza de Zonas Comunes. El Edificio cuenta con la pliza de multirriesgos No. 994000000088 con la Aseguradora Solidaria de Colombia, incluyendo pliza de manejo para el administrador y responsabilidad civil extracontractual. A pesar de los esfuerzos por conseguir el cubrimiento para el evento de terremoto no ha sido posible obtener este amparo para este riesgo. Se pretende al renovar la pliza cambiar de agente y tratar con las certificaciones necesarias que no se necesita el reforzamiento estructural para este amparo y adicionalmente se esta buscando una alianza estratgica con la Aseguradora de la Fiscala para tratar de buscar este amparo. Para la vigencia del 2011-2012, al renovar la pliza en julio de 2011, la anterior administradora aprob sin consentimiento alguno del Consejo de Administracin el amparo adicional de los bienes privados aumentando la prima en $4.267.471.005 lo que ocasion un mayor valor a pagar en la pliza por $4.599.365. Dicha pliza entonces tuvo un costo total de $19.058.124.

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Esta decisin ocasion adems que se presentara una coexistencia de plizas de seguros debido a que algunos copropietarios ya tienen asegurado su bien privado a titulo personal y ms an, con mejores cubrimientos incluyendo el amparo de terremoto, mientras que el amparo suscrito dentro de la pliza de zonas comunes tampoco incluye el amparo de terremoto. Por esta razn consideramos que fue una determinacin no conveniente y el Consejo en reunin de Octubre 29 determin por unanimidad reversar este cubrimiento de bienes privados y tramitar ante Aseguradora Solidaria la correccin y posterior disminucin en el valor total de la pliza. Dicho trmite ya fue radicado y corregido y se est a la espera del reajuste del saldo por pagar. 2.3.3.Sistema Contra-Incendios. Todo el sistema contraincendios funciona adecuadamente, los gabinetes contraincendios en las zonas comunes (26) se encuentran completos con su respectivo kit: Manguera, boquilla, hachuela, llave de acople, extintor de polvo qumico seco. As mismo se completaron los vidrios y chapas faltantes. Se cuenta con dos extintores con Solkaflam para los cuartos de maquinas y uno adicional de CO2 para la subestacin elctrica. Todos los extintores se encuentran debidamente recargados de acuerdo a su programacin. 2.4. Fumigacin y Desratizacin. El Edificio cuenta con un programa peridico (Cada cuatro meses) de fumigacin y desratizacin de las zonas comunes ajustndose a los trminos de ley y as obtener la certificacin necesaria por parte de la Secretaria de Salud Pblica. 2.5. Servicios Pblicos. El edificio cuenta con el suministro de todos los servicios pblicos. Se ha insistido de manera constante en la instalacin de un contador independiente de acueducto para la Fiscala pero ha sido difcil porque quien tiene que solicitar el servicio es el propietario (D.N.E.) o su depositario (Miraluna) y ambas personas jurdicas estn en liquidacin. Mientras tanto se tiene un acuerdo de pago con respecto a este rubro. El servicio de gas natural es suministrado por la empresa Gases de Occidente S.A. 2.6. Revisora Fiscal. El edificio Los Conquistadores cuenta con Revisora Fiscal la cual garantiza el cumplimiento de la ley. El Revisor Fiscal mensualmente enva informe con correcciones si las hubiere, a los estados financieros las cuales han sido realizadas por parte de la contadora y la administracin. De acuerdo a lo establecido en la Ley 222 de 1995, copia de este informe fue entregado oportunamente al Revisor Fiscal para que en su dictamen informe sobre su concordancia con los Estados Financieros. 2.7. Manejo de recursos.

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 Los pagos a proveedores y compras superiores se realizaron por medio de cheques con firma conjunta del administrador y del presidente del consejo o su suplente. El cheque se genera con su debido comprobante de egreso. No se recibieron pagos de copropietarios en efectivo y los ingresos en efectivo por concepto de telfonos monederos fueron consignados debidamente. 2.8. Contratos. Durante la vigencia del 2011-2012 se suscribieron contratos para la gran mayora de las adecuaciones y prestacin de servicios:
AREA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA LEGALES LEGALES LEGALES LEGALES MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO OBRAS CIVILES OBRAS CIVILES OBRAS CIVILES OBRAS CIVILES OBRAS CIVILES OBRAS CIVILES OBRAS CIVILES PROVEEDOR Harry Zea Gerardo Juan Payan Mara Del S. Quintero Diego Marulanda & Asoc. Diego Marulanda & Asoc. Gustavo Posso Adriana Celis Rapiaseo Fortox Motobombas Luna Tecnivec Ltda. Tecnodiesel Eyner Puentes Best World Jairo Beltrn JDM Alberto Paz Alberto Paz Pintamos Y Mas DESCRIPCION Administrador Revisor Fiscal Contadora Rendicin De Cuentas Adinka Accin Popular Contra La Fiscala Cobro Jurdico D.N.E. Restitucin Zona Comn Francia Ariza Servicio Aseo Zonas Comunes Servicio Vigilancia 24 Horas Mantenimiento Motobombas (11) Mantenimiento Ascensores (4) Mantenimiento Planta Elctrica Impermeabilizacin Loza Sup. Torre A Reparaciones Fiscala - Apto 301-A ass Tanques Almacenamiento Agua Adecuacin Shuts a la Norma Tcnica Adecuacin Saln De Reuniones Impermeabilizaciones Varias Fachadas Balcones Torre A $ $ $ $ $ $ $ VR. MENSUAL 1.865.000 613.600 711.360 3.500.000 4.500.000 N/A 5.000.000 3.790.542 FECHA FIRMA Septiembre 1 de 2011 Abril 1 de 2009 Julio 1 de 2009 Septiembre 11 de 2009 Septiembre 11 de 2009 Julio 28 de 2009 Mayo de 2011 Octubre 18 de 2008 julio 1 de 2011 Julio 15 de 2011 Junio 1 de 2011 Octubre 4 de 2011 Octubre 30 de 2010 Diciembre 22 de 2010 Marzo 16 de 2011 Diciembre 18 de 2011 Enero 10 de 2012 Febrero 2 de 2012 Febrero 3 de 2012

$ 10.579.655 $ $ $ $ $ $ $ $ $ 261.000 835.200 220.400 2.350.000 2.233.123 2.434.000 7.188.000 1.430.000 1.328.842

$ 12.435.000

2.9. Propiedad Intelectual y derechos de autor. En cumplimiento del Art. 1 de la ley 603 de julio 27 del 2000 se garantiza ante los copropietarios y ante autoridades que los productos protegidos por derechos de propiedad intelectual estn utilizados en forma legal, es decir, con el cumplimiento de las normas respectivas y debidas autorizaciones. Con respecto al software legal, la contabilidad se lleva a travs de un contador pblico independiente con software licenciado. 2.10. Laborales.

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En cumplimiento del Decreto 1406 de 1999 en sus artculos 11 y 12, se informa que el Edificio no cuenta con contratos de forma directa con empleados. Los servicios de seguridad, aseo y mantenimiento se prestan a travs de empresas especializadas en el ramo por Outsourcing y los pagos son realizados una vez verificadas las planillas de pago de aportes a la seguridad social. 2.11. Bancos. El Edificio Los Conquistadores P.H. cuenta con tres cuentas a saber: Banco Caja Social Banco Caja Social Banco Caja Social Cuenta Corriente No. 21002710191 Cuenta Corriente No. 21500272650 Cuenta de Ahorros Subediario No. 24023398597

2.12. Integracin y Convivencia. Se promovi la integracin y la convivencia de los residentes a travs de celebraciones como: Da de la Madre: Se entreg un detalle alusivo a esta fecha. Da de los nios: Se entregaron boletas de cine para los nios y sus acompaantes. Novena de Navidad: Con buena participacin de los residentes durante toda la novena y el ltimo da se rifaron obsequios y hubo un refrigerio especial. As mismo, se recogi un dinero por parte de los residentes destinado a ofrecer un aguinaldo a todo el personal de servicio (vigilantes y personal de aseo). Celebracin de Misas: En accin de gracias y por las intenciones de los residentes que estaban delicados de salud.

2.13. Anlisis Financiero. 2.13.1. Situacin Financiera y Evolucin Previsible. La copropiedad presenta suficiencia financiera, en cuanto posee un efectivo disponible en cuanta de $95.230.809. Este dinero podr ser orientado al pago de los pasivos con terceros en cuanta de $13.845.110, los cuales se cancelaron normalmente durante este ao y efectuar las reparaciones locativas que durante el 2012 se estiman en $39.930.180 de las cuales ya se han iniciado algunos de estos proyectos. Los pasivos se pagan oportunamente, en promedio de 30 das. Se est esperando el resultado de la gestin de cobro ante la liquidadora de la D.N.E., de las cuotas por cobrar a la D.N.E. Durante la vigencia del 2011 se presentaron excedentes en cuanta de $17.813.693 teniendo en cuenta que no se increment la cuota de administracin por la no aprobacin del presupuesto para el mismo periodo. Esta situacin no incidi en la operacin normal del Edificio por cuanto se estn generando excedentes del ejercicio. Estimamos que con el proyecto de presupuesto proyectado para el 2012 la cuota continuara en el mismo valor. 2.13.2. Balance General.

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 El comportamiento de las finanzas del edificio est pasando por un buen momento. Se present una disminucin en el rubro de deudores. Por otra parte el disponible aument en un 2.32% manteniendo la tendencia de mejoramiento financiero del edificio. As mismo, los pasivos presentaron una disminucin del 56.25% saneando el flujo de caja con respecto a los ingresos retenidos. En cuanto al patrimonio, este aument en un 13% continuando con el mejoramiento continuo de las finanzas del edificio. Es de aclarar que todos los pagos estn al da por todo concepto con nuestros proveedores. Con respecto a las cuentas de orden se realiz una depuracin y actualizacin que evidencia una variacin del 91.24% producto de unos bienes que no fueron devueltos a la copropiedad por la empresa Adinka y el retiro de una contingencia estimada en $2.000.000.000 que se pretendan recuperar por una supuesta demanda a la D.N.E. por haber vendido la propiedad con vicios ocultos entre ellos, sin reforzamiento estructural. Anlisis de los ltimos 4 aos
Ao 2009 2010 2011 Activo 259.639.196 257.279.283 242.997.635 Pasivo 190.342.418 115.210.573 69.369.177 30.278.220 Patrimonio (17.964.375) 144.428.621 187.910.106 212.719.415 Cartera 40.215.503 26.749.480 22.572.977 34.706.080 27.188.626 Cuotas Ext. Excedente/Dficit (52.313.726) 163.825.057 43.481.484 17.813.693

2008 172.378.043

En cuanto al comportamiento del Activo, hay una tendencia equilibrada en los aos en que la copropiedad paso a manos de los propietarios. La cifra ms baja del 2008 tiene su razn en que los Estados Financieros fueron parciales para este periodo.

En cuanto al Pasivo se evidencia una tendencia que cada vez muestra una reduccin considerable debido al mejoramiento de la situacin financiera de la copropiedad producto de la recuperacin de cuentas por cobrar y por reduccin de pasivos por cuenta de una administracin anterior (Adinka).

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El Patrimonio igualmente muestra un mejoramiento continuo por la misma razn.

La cartera tomando como base solamente la de los propietarios nuevamente presenta un aumento debido a un grupo minoritario de propietarios que ya superan ms de 1 2 aos de deuda y que equivalen al 60% del total de cartera. Actualmente se est siguiendo el debido proceso para la recuperacin de esta cartera.

Solo se present dficit en 2008 cuando se recibi la copropiedad a la anterior empresa administradora (Adinka) y despus ha presentado excedentes que han ido disminuyendo porque se han venido presentando gastos en mantenimiento y adecuaciones locativas que anteriormente no se podan realizar por falta de disponible.

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16 2.13.3. Estado de Resultados: INGRESOS

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Los ingresos operacionales se han mantenido constantes, sin embargo hay una disminucin del 41.53% por un menor valor recaudado por concepto de intereses de mora en cuotas de administracin. EGRESOS Aumentaron con respecto a los del 2010 con una diferencia de $30.381.218 (9.44%) debido a que los rubros de mantenimiento, reparaciones, adecuaciones e instalaciones aumentaron significativamente por los proyectos ejecutados durante la vigencia. Y las provisiones de cartera aumentaron por el incremento en los intereses de mora en expensas comunes. Por otro lado, los gastos extraordinarios disminuyeron en un 46% debido a que no se presentaron tantas prdidas en retiro de bienes. EXCEDENTES Aunque se presentaron nuevamente excedentes del ejercicio estos fueron destinados a gastos realizados principalmente en mantenimiento, reparaciones, adecuaciones e instalaciones que no haban sido presupuestados en vigencias anteriores. 2.13.4. Ejecucin Presupuestal. Los ingresos operacionales presentan una diferencia marcada del 39% en lo correspondiente a ingresos por intereses en cuotas de administracin debido a que en el 2010 se presupuest este rubro pero realmente no se poseen cifras ciertas de base para su clculo, por su carcter circunstancial. En cuanto a los Costos Fijos la variacin obedece a que la mayora de los rubros fueron deficitarios en el 2010 y porque no se hizo el pago correspondiente al amparo de terremotos mostrando una diferencia de $23.028.338 en este rubro. Los Gastos Variables se comportaron de manera similar y unos rubros se compensaron con otros de manera tal que la variacin solo alcanz el 0.11%. Los gastos extraordinarios aumentaron por reversin de cuentas por cobrar a la Fiscala por valor de $6.425.544 por cobros no realizados en las respectivas vigencias y la reversin de $4.185.580 por inexistencia de 5 parqueaderos. 2.13.5. Flujo de Efectivo. El saldo en efectivo o disponible se ha mantenido estable presentando un ligero aumento de $2.155.937. 2.13.6. Anlisis de Cartera. Actualmente se est dando cumplimiento al Estatuto Vigente en lo que tiene que ver con el cobro de expensas comunes, donde se expresa que el propietario que no cancele dentro

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de los primeros 10 das del mes, constituir una mora y se le liquidarn intereses a razn de una y media (1.5) veces el Inters Bancario Corriente (IBC) (Tasa de Usura). Adicionalmente al cumplir 60 das de mora se iniciar cobro pre-jurdico y cumplidos los 90 das se iniciar el debido proceso para cobro jurdico. La facturacin es enviada mensualmente y en ella se detalla el estado de cuenta con intereses, sanciones y multas si existieren o saldos a favor si se diera el caso. Cabe anotar que en la vigencia pasada, la deuda que presentaba la D.N.E. a travs de la Fiscala como tenedor del bien, fue conciliada en Noviembre de 2011 y enviada en calidad de acreedor como parte en el proceso liquidatorio de la D.N.E. Por esta razn, las cifras correspondientes a esta deuda se mencionan en un cuadro aparte de la cartera de propietarios.

Comportamiento de Cartera D.N.E. Fiscala - Diciembre de 2011. DEUDA D.N.E. POR LOCALES COMERCIALES
AO 2008 2009 2010 2011 TOTAL 80.210.000 CUOTA ORDINARIAS CAUSADAS 74.040.000 6.170.000 INTERESES CAUSADOS 12.212.691 22.847.479 17.949.270 19.211.571 72.221.011 2.024.000 3.085.000 3.675.700 8.784.700 MULTAS INASISTENCIA ASAMBLEA TOTAL 86.252.691 31.041.479 21.034.270 22.887.271 161.215.711

DEUDA D.N.E. POR GARAJES

AO 2008 2009 2010 2011 CUOTA MULTAS CUOTA INTERESES ORDINARIAS INASISTENCIA EXTRAORDINARIA CAUSADOS CAUSADAS ASAMBLEA 1.980.000 1.980.000 2.247.300 2.141.700 396.000 159.401 1.114.388 1.748.659 82.500 97.350 TOTAL 1.980.000 2.535.401 3.444.188 3.987.709

SUBTOTAL

8.349.000

396.000 3.022.448 OTRAS EXPENSAS ADMINISTRACION UNISA POLIZA JUDICIAL OTROS GASTOS PROCESALES GASTOS POR COBRO JURIDICO APELACION CASO D.N.E.

179.850

11.947.298

OCTUBRE DE 2008 NOVIEMBRE DE 2009 SEPTIEMBRE DE 2009 MAYO DE 2010 JULIO DE 2011

8.263.000 740.196 143.276 6.300 50.000

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SUBTOTAL TOTAL TOTAL LOCALES, GARAJES Y OTRAS EXPENSAS

9.202.772 21.150.070 161.215.711 182.365.781

Comportamiento de Cartera Propietarios - Diciembre de 2011.

SALDOS ENVIADOS PARA INICIAR PROCESO JURIDICO CON ABOGADO SALDOS CON MAS DE 12 MESES

Apto 1403A $ 904B 403B $ $ 1003A $

Cuotas Admn. 5.429.201 5.040.467 3.452.483 3.398.506 $ $ $

Intereses 837.027 569.549 514.680 $ 1.162.008

Multas y Sanc.

Total $ 6.266.228 $ 6.202.475 $ 4.022.032

C MORA 25 23 16 16

D MORA 756 702 481 473

107.675

$ 4.020.861 $ 20.511.596

SALDOS CON MAS DE 120 DIAS Cuotas Admn. 1.122.542 1.110.960 1.080.157 971.486 875.272 $ $ 42.469 33.501 $ 50.515 C MORA 5 5 5 5 4 D MORA 156 155 150 135 122

Apto 603A $ 803A $ 1303A $ 304A $ 802A $

Intereses

Multas y Sanc.

Total $ 1.122.542 $ 1.161.475 $ 1.080.157 $ 1.013.955 $ $ 908.773 5.286.902

SALDOS ENVIADOS PARA INICIAR PROCESO PREJURICO CON ABOGADO SALDOS DE 90 DIAS Cuotas Admn. 817.737 689.676 646.050 $ $ 20.359 12.210 $ $ C MORA 4 3 3 D MORA 114 96 90

Apto 902A $ 1002B 702B

Intereses

Multas y Sanc. $ $ $ $

Total 817.737 710.035 658.260 2.186.032

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SALDOS DE 60 DIAS Cuotas Admn. 554.469 544.308 490.713 444.654 430.700 429.582 $ $ $ $ 62.044 4.310 3.983 8.678 $ $ $ $ C MORA 3 3 2 2 2 2 D MORA 77 76 68 62 60 60

Apto 303A $ 1104B 903B 602B 302A $ 502A $

Intereses 18.142

Multas y Sanc. $ $ $ $ $ $ $

Total 572.611 544.308 552.757 448.964 434.683 438.260 2.991.583

SALDOS EN CONVENIO Apto 904B 603A 303A 803A 902A 1303A Observaciones Cuota Mensual ms $300,000 hasta cubrir saldo. Cuota Mensual ms $250,000 hasta cubrir saldo. Cancela total deuda a Marzo 31 de 2012 Cancela deuda completa en cuanto tenga liquidez. Cuota Mensual ms $250,000 hasta cubrir saldo. Cuota Mensual ms $250,000 hasta cubrir saldo.

2.14. Otros. Al trmino del ejercicio del cargo de la administradora anterior, se recibi mediante acta de entrega, el inventario de todos los bienes, fondos, documentos y enseres pertenecientes a la copropiedad y se firmaron las respectivas actas por parte de las partes. Se presentaron informes de gestin, financieros y seguimiento a tareas mensualmente al consejo de administracin. La revisora fiscal emiti sus informes mensualmente al consejo de administracin. La contabilidad de la copropiedad se ajusta al PUC de acuerdo al Decreto 2649 y 2650. Los libros oficiales se entregan impresos y registrados ante la DIAN de conformidad con los requerimientos de ley. Las declaraciones tributarias fueron presentadas cada mes dentro de los trminos de ley y ajustadas a los registros contables presentados y se realizaron las modificaciones y registros necesarios ante la DIAN y la Secretaria de Gobierno. Las decisiones del Consejo constan en actas debidamente numeradas y firmadas. Se public el Acta No. 10 correspondiente a la Asamblea General Ordinaria de Marzo 26 de 2011. Se realizaron todas las funciones inherentes a la Administracin.

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3. ASPECTOS DE ADECUACIONES LOCATIVAS, REPARACIONES Y MANTENIMIENTO

3.1. Mantenimiento y Mejoras. Mantenimiento mensual a: Ascensores, planta elctrica, puerta vehicular, puertas peatonales, motobombas (bimensual). Arreglo de la humedad del tubo del piso 11 del bloque B. Se ubicaron tarros de basura grandes en escaleras de acceso de cada torre. Se ubicaron avisos para las mascotas en zonas de acceso y parque infantil. Se instalaron rejillas en bao recepcin torre A. Se instalaron chapas en closet recepcin torre A. Se instalaron carteleras de informacin nuevas en ambas torres. Se arreglaron chapas en gabinetes de incendio que estaban malas. Se botaron escombros del parque infantil. Se reacomodaron las sillas de cemento del parque infantil y se realizo mantenimiento y pintura de los juegos. Se instalaron dos reflectores para iluminar los extremos del parque infantil. Se compr los muebles de oficina para administracin. Se compraron sillas para los porteros. Se compraron ventiladores para las recepciones. Se instalaron lmparas en zona de recepcin en torre B para ahorro de energa. Se remplazaron los telfonos monederos para ambas torres. Se hizo fumigacin contra roedores y rastreros en zonas comunes de acuerdo a la l Se retiraron materas exteriores de las torres por estar en mal estado. Se hizo mantenimiento a todos los plafones de las zonas comunes. Se realiz trabajo de tuberas de desage para evitar la inundacin del Apto 303 A. Se realiz mantenimiento y pintura de los cuartos de shuts en cada piso de ambas torres. Se realiz la compra de tapetes para ascensores. Se compro tanque precargado para la Torre A. Se instalaron citfonos y alarma en los ascensores. Se organizaron bodegas del edificio. Se compraron carros de mercados para las dos torres. Se realiz mantenimiento preventivo y correctivo de la subestacin de energa. Se realizaron compras de navidad.

3.2. Adecuaciones y Obras Civiles Importantes. Descripcin

Puerta vehicular con sistema de apertura y cierre de brazo hidrulico Cambio sistema de apertura y cierre de puertas peatonales a sistema de electroimn

Proveedor
Instaltec Ltda.

Valor
$7.192.000

Instaltec Ltda.

$3.712.000

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Adecuacin de Shuts segn la norma vigente para Unidades Tcnicas de Basuras. Adecuacin Saln de Reuniones Administracin y Consejo, Arreglo de fachadas en balcones Torre A Impermeabilizaciones tanques de almacenamiento, jardineras y filtro aguas lluvias parque infantil Cambio acometida cable 13.200 V Poste Subestacin Elctrica. JDM Ingeniera

21
$7.188.000

Alberto Paz

$5.703.000

Pintamos & Ms Alberto Paz

$1.328.842 $12.435.000

Emcali

No se tiene el costo todava

Es de anotar que en el proyecto de impermeabilizaciones conjuntamente se realiz un proyecto de ornato con el fin de dotar las jardineras nuevamente de un jardn acorde con las necesidades del edificio y que fuera de un fcil mantenimiento.

3.3. Proyectos y/o Tareas Pendientes y/o Susceptibles De Mejorar. Lograr el amparo contra terremoto. Modificar el Reglamento de Propiedad Horizontal. Modernizacin Ascensores. Embellecimiento del parque mediante cerco natural en la periferia. Instalar detectores de humo. Pararrayos. Ascensor a Stano Torre B. Exclusas de seguridad puertas peatonales. Circuito cerrado de televisin para mejorar la seguridad. Lavado y Pintura de fachada del edificio. Mejorar la numeracin de parqueaderos y controlar as el uso indebido de los mismos. Bloqueo parqueaderos D.N.E. Mantenimiento red de televisin edificio. Implementacin manual de convivencia. Definir mdulos de contribucin. Infracciones al Reglamento: o Ventanales y cambio de uso 1004-A, 1304-A. o Cambio destino terrazas 1404-A, 1402-A. o Cambio uso de vivienda a comercial 1201-B. Proyecto disminucin tasa de intereses. Independizar servicio acueducto Fiscala. Tablero de llaves. Construccin Kiosco. Impermeabilizaciones filtraciones garajes. Sensores y adecuaciones para ahorro de energa segn Emcali-Enertcnica. Restauracin carpintera recepciones. Organizar cableado telefnico.

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Informe Anual Asamblea General Ordinaria 2012 Recuperacin andenes y tala de arboles. Entrega bienes comunes por D.N.E.

Se deja constancia que el Informe de Gestin presentado contiene toda la informacin exigida por la Ley y que los conceptos jurdicos y sustentaciones fueron extractadas fielmente del Reglamento de Propiedad Horizontal y la Ley 675 de 2001 de Propiedad Horizontal. Agradecemos a todos y cada uno de los propietarios y residentes del Edifico Los Conquistadores que hicieron posible el logro de los objetivos propuestos, esperamos que nuestra gestin conjunta haya contribuido al desarrollo, bienestar y convivencia del Edificio.

______________________ Sandra Patricia Pelez T. Presidente Consejo de Administracin

______________________ Harry Arturo Zea R. Administrador Edificio Los Conquistador

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